FACTURACIÓN

CONCEPTOFactura de venta es un documento soporte y probatorio de las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, donde se transfieren los derechos de dominio y propiedad de la mercancía o servicio al consumidor – cliente-. (Contado o Crédito).

Si la venta o prestación servicio se hace de contado, se entrega original al beneficiario con sello de “cancelado”, evitando la circulación como titulo valor – no hay crédito pendiente de cobrar - .

FACTURACIÓNArt. 772 Código Comercio; Modificado Art. 1 Ley 1231 de 2008

Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio; por la venta de bienes entregados real y materialmente, y de servicios efectivamente prestados, derivados de un contrato verbal o escrito.

El vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias.

LA FACTURA COMO FUENTE PRINCIPAL DEL REGISTRO CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES

Tipos de FacturaOrdinarias. Rectificativas. Recapitulativas. Proformas. (X- N )

¿Como se debe llenar una factura?

Podrán ser llenadas en forma manual, mecánicas o a través de sistemas computarizados, las facturas en original y copia debe ser llenadas en forma simultanea y debe ser idéntica a la original; de no ser así no serán validas

 

Estar denominado como FACTURA DE VENTA (PREIMPRESO)

Apellidos y Nombre o Razón social y NIT del vendedor (PREIMPRESO)

Fecha Expedición Mayo 28 de 2013

Apellidos y Nombre o Razón social y NIT del comprador

Pepito Pérez5.565.768

Número Consecutivo (PREIMPRESO)

Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos

Nombre o Razón social y NIT del impresor de la factura (PREIMPRESO)

1920

13920

12000

Indicar calidad de RetenedorImpuesto sobre las ventas

Valor total de la Operación

REQUISITOSArt. 617 Estatuto Tributario;

Modificado Art. 40 Ley 223 de 1995

Discriminación IVA pagado.

REQUISITOSArt. 774 Código Comercio;

Modificado Art. 3 Ley 1231 de 2008

Mayo 28 de 2013Pepito Pérez

5.565.768

1920

13920

12000

Fecha de Vencimiento, - si no posee , cancela 30 días siguientes-

FECHA DE VENCIMIENTO23 08 13

FECHA RADICACIONMayo 29 de 2013

Fecha de recibo, nombre o identificación o firma recibe.

Estado de pago del precio y condiciones de pago

Observaciones

Firma de quien lo crea(Art. 621 Cód. Cio)

Se cancelo el 50%, pendiente de pago el restante

La Mención del Derecho que en Titúlo se Incorpora.(Art. 621 Cód. Cio)

CUOTAS. Número, fecha de Vencimiento, Cantidad a Pagar. (Art. 777 Cód. Cio; Mod. Art 4 Ley 1231 de 2008)

OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURAArt. 615 Estatuto Tributario

Personas o entidades que tengan la calidad de

comerciantes.

Los que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.Los que enajenen bienes

productos de la actividad agrícola o ganadera.Los responsables del

impuesto sobre las ventas.

OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURAArt. 616-1 Estatuto TributarioAdicionado Art. 37 de la Ley 223 de 1995

La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con:• Comerciantes.• Importadores.• Prestadores de servicios.• Ventas a Consumidores Finales.

Los tipógrafos y Litógrafos que pertenezca al Régimen Simplificado del IVA (Decreto 1001 de 1997)

DOCUMENTOS EQUIVALENTESArt. 616-1 Estatuto TributarioAdicionado Art. 37 de la Ley 223 de 1995

• Tiquete de la Maquina Registradora.• Boletas de Ingresos a

Espectáculos Públicos.• La Factura Electrónica.• Los Tiquetes de

Transporte de Pasajeros.• Recibos de Pagos de Matricula y Pensiones expedidos por

Establecimientos de Educación reconocidos por el Gobierno.• Pólizas de Seguros, Títulos de Capitalización y Comprobantes

de Pago.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES• Extractos expedidos por Sociedades Fiduciarias,

fondos: de Inversión, de Inversión extranjera, Mutuos de Inversión, de Valores, de Pensiones y Cesantías.

• Boleta de Ingresos a las Salas de Exhibición

Cinematográfica, (Art. 615 E.T.).

• Boleta, Billete -Juegos de Suerte y Azar- (Art. 420 E.T.)

• Loterías, Rifas y Apuestas.• Cobro de Peajes.

• Demás que señale el Gobierno Nacional.

REQUISITOS DE DOCUMENTOS EQUIVALENTESTiquetes de maquinas registradoras

TIQUETES DE

MAQUINA REGISTRADORA

P.O.S.• Nombre o razón social y nit del

vendedor• No. Consecutivo• Fecha de operación.• Descripc. De bienes o servicios

vendidos.• Valor total de la transacción.

P.L.U Y POR DPTO.1. Nombre o razón social y nit del

vendedor.2. No. Consecutivo.3. Fecha de la operación.4. Valor total de la transacción.

FACTURA ELECTRONICA

Contempla entre otros aspectos, lo relativo a la autenticidad, integridad, originalidad y conservación de documentos electrónicos.

Ley 527 de 1999.

Ley 962 de 2005. Con el propósito de concretar este instrumento el principio de neutralidad electrónica, amplió el ámbito de utilización de factura electrónica.

Decreto Reglamentario 1929 de 2007 Derogo Decreto 1094/96. Clarifica condiciones para poder expedir la factura electrónica bajo los lineamientos dados por el art. 616-1, 618 E.T.

FACTURA ELECTRONICA

Documentos que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garanticen su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

Las facturas electrónicas solo se pueden expedir si primero el adquiriente del bien o servicio está de acuerdo en aceptarlas.

FACTURA ELECTRONICAAspectos a tener en cuenta:

Certificación de Calidad ISO

9001:2000- Propia o Tercero-Resolución 14465.

Ratifica PN o PJ que desea expedir,

comunicar DIAN intención.

PN o PJ emitan o aceptan Factura

Electrónica, reportes

bimestrales DIAN.Excluidos. Expidan Factura:

Exportación, Talonario/Papel, o documento equivalente

generan/ entregan al adquirente bienes/servicios que

se entregen/consumen en el establecimiento de Comercio.

Requisitos Art. 617 E.T., salvo nombre/razón

social y NIT impresor.

Soporte fiscal de ingresos, costos/deducciones Impuesto de Renta y sobre las ventas.

FACTURA POR COMPUTADOR Facturas que son elaboradas e impresas a través de un software especializado de facturación por computador, las cuales deben reunir los requisitos indicados en el Art, 617 del Estatuto Tributario (excepto aquellos que hacen referencia a una impresión previa). Dicho software deberá proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.

CASOS QUE NO REQUIEREN EXPEDICIÓN DE FACTURAArt. 616-2 Estatuto Tributario

• Operaciones realizadas con Bancos, Corporaciones Financieras, Corporaciones de Ahorro y Compañías de Financiamiento Comercial.

• Ventas efectuadas por los Responsables del

Régimen Simplificado.Decreto 1001 de 1997• Las Cooperativas de Ahorro y Crédito,

los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del

Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos

de Empleados .

• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido.

• Empresas presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

• Quienes presten servicios de baños públicos.

• Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria.

• Personas naturales que únicamente vendan servicios excluidos del IVA o

presten servicios gravados (SIN SOBREPASAR TOPES RS)

OBLIGACIÓN DE EXIGIR FACTURAArt. 618 Estatuto TributarioSubrogado Art. 76 de la Ley 488 de 1998

Los adquirientes de bienes corporales muebles o servicios estas obligados a exigir las facturas o documentos equivalente, y exhibirlos cuando la administración tributaria lo exija.

PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES EN EL IVA

Art. 771-2 Estatuto TributarioAdicionado Art.3 de la Ley 383 de 1997

Se requerirá de facturas que cumplan los requisitos art. 617 (Razón y NIT del vendedor y adquiriente, numeración, fecha expedición, descripción productos, valor total operación) y art. 618 E.T.

DERECHO DE EXIGIR FACTURAArt. 944 Código Comercio y

Art, 3 de la Ley 1231 de 2008

El Comprador tiene derecho a exigir del vendedor la formación y entrega de una factura de las mercaderías vendidas con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiese sido cancelada.

Pídela y Consérvala

SANCIONESArt.616-3 Estatuto tributario;Adicionado Art. 39 de la Ley 223 de 1995Empresas que elaboren facturan sin los requisitos

previstos en la norma o expidan factura con numeración repetida serán sancionadas:

• Un día de clausura del establecimiento o sitio donde ejerce actividad.

Incurre nuevamente dentro 2 años siguientes:

• Clausura establecimiento por 10 días Calendario.• Multa 0.5 % del mayor valor entre patrimonio

liquido y Ingresos netos año anterior (20.000 UVT)

EXPEDIR FACTURAS SIN REQUISITOSArt.652 Estatuto tributario;Modificado Art. 44 de la Ley 223 de 1995

Obligados a expedir factura, lo hagan sin cumplimientos de los requisitos del art. 617 E.T. (factura de venta, nombre o razón social y NIT impresor, calidad de agente retenedor IVA), incurren sanción:

• 1% valor operaciones facturadas, sin exceder 950 UVT.

Reincidencia aplica lo previsto art. 657 E.T.

PARAGRAFO: También procede si en la factura no aparece el NIT.

POR NO FACTURARArt.652-1 Estatuto tributario;Modificado Art. 56 de la Ley 6 de 1992

Obligados a expedir factura no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, o sitio donde ejerza la actividad, profesión u oficio según lo dispuesto art. 657 y 658 E.T.

CLAUSURA DEL ESTABLECIMIENTOArt.657 Estatuto Tributario.

La administración de impuestos podrá imponer sanción por clausura o cierre en los siguientes casos:

• Expida facturas sin requisitos art. 617 (Razón y NIT del vendedor, identificación adquiriente, numeración, fecha expedición, descripción productos, valor total) o se reincida señalado art. 652 E.T.

• Contribuyente lleve doble contabilidad, doble facturación o que una factura o documento equivalente no se encuentre registrada.

• Responsable del Régimen Simplificado no cumpla con las obligaciones de dicho régimen –Exhibir Rut lugar visible- (art.506 E.T.).

• Cuando agente retenedor y responsable del Régimen Común del IVA, se encuentre en omisión de la presentación de la declaración o en mora en el saldo a pagar, superior a 3 meses a partir de fecha de vencimiento para la presentación y pago.

Clausura por 3 días del sitio respectivo del contribuyente, responsable o agente retenedor, mediante imposición de sello “cerrado por evasión”Incurre en cualquiera hechos sancionables, se aplica clausura por 10 días calendario y multa (Art. 655).

Lugar clausurado es casa de habitación, se permite acceso a personas que lo habitan.

Sanción impone mediante resolución, 10 días para responder.

POR INCUMPLIR CLAUSURAArt.658 Estatuto Tributario.

Cuando el contribuyente, responsable o agente retenedor rompa los sellos oficiales, o por cualquier medio abra o utilice el sitio, el termino de la clausura, se le podrá incrementar hasta por un mes.

A ADMINISTRADORES Y REPRESENTANTES LEGALESArt.658-1 Estatuto Tributario.Adicionado Art. 1 de la Ley 788 de 2002

Cuando en la contabilidad/declaraciones tributarias se encuentren irregularidades en relación a omisión de ingresos gravados, doble contabilidad e inclusión de costos/deducciones inexistentes y perdidas improcedentes, ordenados y aprobados por el representante legal, serán sancionados con multa del 20% de la sanción impuesta al contribuyente (tope 4100 UVT) – igualmente al revisor fiscal que haya conocido las irregularidades.

RELATIVAS AL INCUMPLIMIENTO EN LA OBLIGACIÓN DE INCRIBIRSE EN EL RUT Y OBTENCIÓN DEL NITArt.658-3 Estatuto Tributario.Adicionado Art. 49 de la Ley 1111 de 2006No inscribirse en el RUT, antes inicio

actividad:• Clausura establecimiento por un día por

cada mes o fracción mes de retraso o multa 1 UVT por cada día retraso (sin establecimiento).

No exhibir lugar visible certificación RUT por responsable Régimen Simplificado:• Clausura establecimiento por 3 días.

No actualizar información por parte personas o entidades inscritas en el RUT, dentro del mes siguiente al hecho:

• Multa 1 UVT por cada día retraso en la actualización, 2 UVT c/d retraso respecto desactualización dirección o actividad económica.

Por informar datos falsos, incompletos o equivocados por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el RUT:

• Multa equivalente a 100 UVT.

CONSTANCIA DE LA NO EXPEDICIÓN DE FACTURAS O EXPEDICION SIN EL LLENO DE REQUISITOSArt.653 Estatuto Tributario.Modificado Art. 45 de la Ley 223 de 1995

Cuando no se expida factura, o se expida sin el lleno de requisitos, dos funcionarios designados por el jefe de fiscalización, que hayan constatado la infracción, darán fe del hecho mediante acta que contendrá explicaciones del que haya efectuado dicha operación.

HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDADArt.654 Estatuto Tributario.

• No llevar libros de contabilidad.• No tener registrado los libros principales de

contabilidad.• No exhibir los libros de contabilidad, cuando las

autoridades tributarias lo exigieren.• Llevar doble contabilidad.• Que los libros contabilidad no poseen los factores

necesarios para establecer bases de liquidación de impuestos y retenciones.

• Exista más de 4 meses de atraso entre la fecha de las ultimas operaciones registradas y el último día del mes anterior donde se solicita la exhibición.

SANCION IRREGULARIDADES EN LA CONTABILIDADArt.655 Estatuto Tributario.

Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no estén plenamente probados, la sanción será del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del año anterior. Sin exceder de 20.000 UVT.

No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria en un mismo año calendario o año gravable.

RÉGIMEN SIMPLIFICADOArt.499 Estatuto Tributario.Modificado Art. 14 de la Ley 863 de 2003

Pertenecen personas naturales comerciantes y los artesanos (minoristas y detallistas), los agricultores y ganaderos (operaciones gravadas), quienes presten servicios gravados, cumpliendo las siguientes condiciones:

• Año anterior hubieran obtenido ingresos brutos totales provenientes de actividades inferiores a 4.000 UVT.

• Máximo un establecimiento de comercio, oficina, local o negocio donde ejerzan su actividad.

• El establecimiento de comercio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

• Que no sean usuarios aduaneros.

• Año anterior o en curso no hayan celebrado contrato de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a 3.300 UVT.

• Año anterior o en curso el monto de las consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras no supere la suma de 4.500 UVT.

OBLIGACIONES RESPONSABLES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADOArt.506 Estatuto Tributario.Adicionado Art. 35 de la Ley 633 de 2000

• Inscribirse en el Registro Único Tributario.• Entregar copia de inscripción Régimen

Simplificado, en la primera venta/prestación de servicios que realice a adquirientes no pertenecientes al R.S.

• Cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional.

• Exhibir en un lugar visible al público documento de inscripción en el RUT, como R.S.

LIBRO FISCAL DE OPERACIONESArt.616 Estatuto Tributario.Modificado Art. 36 de la Ley 223 de 1995

Comerciantes bienes / servicios gravados del Régimen Simplificado, deben llevar libro fiscal de operaciones de registro de operaciones diarias por cada establecimiento -reposar en el mismo-, en el cual se identifique el contribuyente, esté foliado y se registren en forma global o discriminada las operaciones realizadas.Finalizar mes totalizar valor pagado en la adquisición de bienes/servicios y los ingresos obtenidos (facturas que les expidieron).

SANCIONES AL REGIMEN SIMPLIFICADOArt.616 Estatuto Tributario.Modificado Art. 36 de la Ley 223 de 1995

La no presentación del libro fiscal al momento que lo requiera la administración, o la constatación de atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos del art. 652:

• 1% valor operaciones facturadas, sin exceder 950 UVT.

SANCION VIOLAR LAS NORMAS QUE RIGEN LA PROFESIÓNArt.659 Estatuto Tributario.Modificado Art. 54 de la Ley 6 de 1992

Contadores públicos, auditores o revisores fiscales que:• Lleven o aconsejen llevar contabilidades, estados

financieros o certificaciones que no reflejen la realidad económica de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.

• Tengan asientos registrados en libros que no coinciden.

• Emitan dictámenes u opiniones sin sujeción a normal de auditoria, que sirven de base para declaraciones tributarias o soportar actuaciones ante la Administración tributaria.

Incurren en términos de sanciones de la Ley 43 de 1990.

LEY 43 DE 1990Art.23 De las Sanciones:

• Amonestaciones en el caso de fallas leves.

• Multas sucesivas hasta de cinco salarios mínimos cada una.

• Suspensión de la inscripción como contador público.

• Cancelación de la inscripción como contador público.

En iguales sanciones se incurre si no se suministra oportunamente informaciones o pruebas solicitadas por la Administración Tributaria.

SANCIÓN A SOCIEDADES DE CONTADORES PÚBLICOSArt. 659-1 Estatuto TributarioAdicionado Art. 54 de la ley 6 de 1992

Las sociedades de contadores públicos que ordenen o toleren que los contadores a su servicio incurren en los hechos del art. 659, serán sancionados por la Junta Central de Contadores con multas de hasta 590 UVT, según la gravedad de la falta cometida por el personal y el patrimonio de la respectiva sociedad.

Se presume que las sociedades toleran tales hechos cuando no ejercen control de calidad del trabajo de auditoría.

GRACIAS