Facturación electrónica

Daniel Sánchez Martínez (danielsm@um.es)

Universidad de Murcia

13 de Mayo de 2010

Índice

• Definiciones

• Motivación

• Impresión de facturas

• Tipos de facturación

• Escenarios

• Interoperabilidad

• Formatos

• Digitalización certificada

Definiciones

• La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

• Una factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

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Definiciones

• ¿En qué consiste?– Creación de la factura en formato electrónico.

– Firma digital de la factura.

– Envío telemático del documento firmado.

– Conservación en soporte digital.

– Puesta a disposición de la Administración cuando se requiera.

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Motivación

• ¿Qué beneficios se obtienen?– Recorte de gastos para la empresa.

• 3 euros/factura emitida.

– Agilidad en la tramitación.

• Sin desplazamientos físicos ni esperas.

– Ahorro de espacio.

• Archivado digital.

– Procedimiento seguro firma electrónica.

• Autenticidad

• Integridad

• No repudio

– Interoperabilidad.

• Formatos comunes para sistemas heterogéneos.

• Automatización en la introducción de datos.

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Motivación

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Requerimientos

• Emisor– Tener el consentimiento previo del receptor.

– Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la firma electrónica.

– Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz).

– Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

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Requerimientos

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Requerimientos

• Receptor

– Disponer del software necesario para la

validación de la firma electrónica.

– Almacenar las facturas recibidas digitalmente

(factura y firma) en su formato original.

– Las facturas almacenadas deben contener

elementos que faciliten su búsqueda,

visualización e impresión en caso de

inspección (acceso completo a los datos).

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Requerimientos

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Marco legal

• Orden PRE/2971/2007: Expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la AGE).

• Resolución de 24 de octubre de 2007, de la AEAT, Procedimiento para la homologación de software de digitalización Certificada.

• Orden EHA/962/2007, Facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

• Ley 56/2007, Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

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Marco legal

• Autorización del cliente (art. 164 Ley 37/1992)– Es necesario el consentimiento expreso, por

cualquier medio.– En cualquier momento puede anular el

consentimiento. El proveedor debe respetar esta decisión.

– El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos.

• Otros aspectos a tener en cuenta:– Las fotocopias legalizadas de las facturas no son

justificantes válidos para los gastos deducibles o cuotas soportadas del IVA.

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Marco legal

• ¿Cómo asegurar la autenticidad e integridad en la eFactura?– Usando una firma electrónica reconocida.

– Empleando sistemas de intercambio de datos (EDI).

– Otros sistemas: requiere autorización de la D.G. del Dpto. de Inspección Financiera y Tributaria.

• Obligación de expedir facturas:– Se podrá realizar en papel o en soporte electrónico.

– Se tiene que consignar en el libro de registro.

– Adecuada conservación.

– El medio de expedición no condiciona el medio por el que deban remitirse.

– Se pueden expedir por el cliente o un tercero (art. 164.2 Ley IVA):• Deberá existir acuerdo previo.

• Debe garantizarse la aceptación por el sujeto obligado a la expedición.

• Se emplea el certificado de quien la expide.

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Marco legal

• ¿Cuándo debe expedirse? (art. 9 Reglamento de facturación):– Con carácter general, en el momento de realizarse la operación.– Si el destinatario es un empresario o profesional, dentro del mes

siguiente al de la operación. – En todo caso antes del día 16 del mes siguiente al período de

liquidación del impuesto.

• Validez del certificado de la firma:– Si está caducado o revocado en el momento de la expedición de la

factura:• No se considerarán válidamente remitidas.• No se considerarán recibidas.

– El software del expedidor debe comprobar la validez antes de la firma.

– El software del destinatario debe verificar que el certificado no está caducado ni revocado.

– Se recomienda el uso de formatos de larga duración XadES y CAdES.

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Marco legal

• No existe un formato único de eFactura ni de firma electrónica. El empleado en la AGE es “Facturae”.

• Remisión por medios electrónicos: – Transmisión o puesta a disposición del destinatario:

– Medios:• Teléfono.

• Radio.

• Medios ópticos.

• Medios magnéticos.

• Obligación de conservar copia o matriz de la factura emitida:– Con carácter general en el soporte en el que fueron expedidas y

recibidas.

– Matriz: Conjunto estructurado de datos, tablas, bases de datos o sistemas de ficheros que contienen los datos de la factura, junto a las aplicaciones que permitan al expedidor generar la factura.

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Marco legal

• Obligación de garantizar la legibilidad y el acceso completo:– Legibilidad: Se deberá disponer de la función de

exportación de datos a formatos que sean accesibles en el momento de la comprobación.

– Acceso completo: Debe posibilitar:• Consulta en línea que permita la visualización de los

datos.

• Búsqueda selectiva por los datos que conforman el libro de registro.

• Copia o descarga en línea en los formatos originales.

• Impresión en papel.

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Factura electrónicaVisualizadores de facturas

+

Datos factura XML

Visualizador

PARTICULAR

Visualización particular

Visualizador

AEAT

+

Visualización AEAT

Marco legalTransformación de digital a papel

• Contemplado en la Orden EHA 962/2007.

• Para facturas originales en soporte electrónico firmadas o cualquier sistema homologado por la AEAT.

• En la impresión hay que incluir dos marcas de autenticación, mediante códigos PDF-417:– Datos de la factura.

– La firma que se aplicó a la factura.

– Si la firma está embebida en el fichero de la factura, bastará con una sola marca gráfica que incluya los datos de ambos.

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Marco legalTransformación de digital a papel

• Características de las marcas gráficas:– Deben permitir la lectura para la generación de los

ficheros originales.

– Las marcas se tienen que poner siempre en la misma coordenada absoluta respecto del ángulo superior izquierdo.

– Procedimiento Macro PDF-417.

• Otra alternativa la ofrece el art. 6.5 de la Orden (servicios ofrecidos por un tercero):– Aplicación que gestione el repositorio de facturas.

– Código de autenticación de cada documento. Con este código se permitirá el acceso al documento.

– Este documento es válido.

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Impresión de facturas

• MACRO PDF-417 (Portable Data File 417)– Etiquetas de códigos de barras apiladas en 2D.

– Permiten la reconstrucción exacta del documento original a partir de la marca impresa.

– Recogida en Resolución 2/2003 de 14 de febrero previa solicitud a la AEAT:

• Código PDF-417 de la factura en sí misma.

• Código PDF-417 de su firma electrónica.

– Sólo son admitidos como casos de excepción.

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Impresión de facturas

+

Datos de la factura en formato

Facturae, pdf, doc, xls….

Firma electrónica reconocida

Factura electrónica PDF 417

Tipos de facturación

• Facturación normal– Cada actor dispone de soluciones de eFactura propias, e

integradas en sus sistemas de gestión.

– Más adecuado para grandes empresas e instituciones.

• Autofacturación– El cliente envía la eFactura al proveedor.

– Es necesario un acuerdo previo entre las partes.

– Proceso inverso al habitual.

– Grandes clientes que lideran todos los procesos comerciales.

• Facturación por terceros– Tercero que actúa por nombre y cuenta del obligado.

– Externalización de tareas relacionadas con la facturación.

– Modo de incorporación más sencilla para PYMES.

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Tipos de facturación

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Autofacturación

• Requisitos:

– Acuerdo documentado por escrito y previo entre el empresario o profesional que realiza las operaciones y el destinatario.

– Cada factura deberá ser objeto de aceptación por quien realiza la operación.

– El destinatario de las operaciones deberá remitir una copia al que las realizó (transmisión o puesta a disposición por medio de equipos electrónicos).

– Deberá ser aceptada en 15 días desde la recepción. Las rechazadas de forma expresa, se tendrán por no expedidas.

– Serán expedidas en nombre y por cuenta de quien haya realizado las operaciones.

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Autofacturación

• El obligado a la expedición de la factura

será el responsable del cumplimiento de

las obligaciones.

• La autofacturación electrónica es la

emitida y firmada electrónicamente por el

cliente, en nombre del proveedor.

• Regulado en el art. 5 del R.D. 1496/2003,

de 28 de noviembre.

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Escenarios

• Dentro de la tipología de facturación normal, encontramos diferentes escenarios en función de los perfiles empresariales:

– Redes de valor añadido (EDI)• Soluciones basadas en el uso de EDI y en sistemas

centralizados.

– Entornos web centralizados• Evolución del anterior en base a servicios web.

– ERP to ERP• Modelo abierto de emisión y recepción de facturas

desde aplicaciones comerciales de gestión.

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Escenarios

• Redes de valor añadido– Basado en el anterior marco fiscal.– No siempre se usa firma electrónica.– Requiere estaciones EDI en emisor y receptor.– Puede requerir la custodia de un tercero para obtener

una validez legal.– Se emplea en grandes sectores que ya disponían de

este tipo de estaciones.

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Escenarios

• Entornos web centralizados– Facilitan a los proveedores enviar las facturas en un

formato que entiende el receptor.

– El receptor debe asumir el desarrollo.

– En muchos casos implica reintroducción de datos y duplicidad de facturas.

– En otros casos también implica una impresión en papel.

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Escenarios

• ERP to ERP

– Modelo abierto de emisión y recepción entre distintos perfiles de clientes.

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Interoperabilidad

• Fundamental asegurar la compatibilidad de formatos automatización de la introducción de datos por el receptor.– Adopción de estándares XML.

– Integración en aplicaciones de gestión o ERPs.

– Integración en soluciones de firma electrónica.

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Formatos

• UBL XML Invoice– Lenguaje de definición de datos

OASIS Universal Bussiness Language• Basado en XML.

• Define tipos de datos y estructuras para distintos modelos de documentos comerciales a través de esquemas XSD.

• Tipo propio para facturas Invoice.

– Versiones• Release 2.0 Octubre de 2006.

– Estructura• Cabecera, resumen y detalle de la factura.

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Formatos

• Facturae– Promovido inicialmente por AEAT

• Denominación original CCI-AEAT

– Asumido ahora por MITyC y MEC conjuntamente.• Facturae 3.1

– 5 grandes bloques• Datos generales

• Identificación de emisor y receptor

• Datos comunes de facturas

• Detalle de facturas

• Datos de firma electrónica

– Debe converger en su versión 4 con UBL

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Formatos

• Facturae

– Política de firma electrónica

• Trabaja con XAdES 1.2.2. – 1.3.2.

• Formato de firma electrónica avanzada básico

(XAdES – EPES).

• Formato de firma electrónica avanzada con

información de validación (XAdES – XL).

– Se realiza al menos 24 horas después de la fecha del

sello de tiempo.

• Se especifican las reglas de creación y verificación

de las firmas electrónicas.

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Recursos disponibles

• http://www.facturae.es/– Web oficial del Ministerio de Industria, Turismo y

Comercio.

– Promueve el formato Facturae.

– Sección de descargas con utilidades y aplicaciones.

• Trabajo práctico a realizar:– Generación de una factura de prueba en formato

Facturae.

– Firma de una factura con la política de firma Facturae.

– Comprensión de sus campos.

– Visualización e impresión.

– Validación de una factura en formato Facturae.

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Digitalización Certificada

FACTUM 2.0 software de digitalización certificada de la

Universidad de Murcia

Marco legalTransformación de papel a digital

• Regulado en el art. 7 de la Orden EHA/962/2007 y Resolución de 24 de octubre de 2007.

• Es necesario el empleo en el proceso de un software homologado por la AEAT.

• Convierte la imagen de un documento en papel en una imagen digital codificada.

• Producida la digitalización, se puede destruir el original, sin perjuicio de las obligaciones en otros ámbitos.

• Se puede aplicar la digitalización certificada al archivo histórico.

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Marco legalTransformación de papel a digital

• Requisitos:– El proceso se puede hacer por el obligado tributario o por

un tercero.– La imagen tiene que ser fiel e íntegra de cada documento

y firmada electrónicamente.– Tiene que existir un plan de gestión de calidad.– Las imágenes se tienen que organizar en una base de

datos documental. En la BD se tienen que registrar todos los campos exigibles en la llevanza de libros de registro de facturas.

– La BD se tiene que firmar al cierre de cada período de liquidación.

– La BD tiene que permitir el acceso completo y sin demora a: la firma electrónica, sello de tiempo, metadatos, referencia identificativa del software de digitalización y versión.

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Referencias

• Universal Business Language (UBL).

http://www.oasis-

open.org/committees/tc_home.php?wg_ab

brev=ubl

• Facturae. http://www.factura.es/

• Portal de la factura electróina.

http://efactura.cecarm.com/

• PDF417.

http://en.wikipedia.org/wiki/PDF41738

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Daniel Sánchez Martínez (danielsm@um.es)

Universidad de Murcia

13 de Mayo de 2010