FACTURA ELECTRNICA Y TRAMITACIN ELECTRNICA

DE EXPEDIENTES

2015

1

1. Ley 25/2013 de impulso de la factura electrnica y creacin

del registro contable de facturas en el sector pblico.

2. Tramitacin electrnica de expedientes.

3. Ejemplo de tramitacin de un expediente de gasto.

Factura electrnica y tramitacin electrnica de expedientes

2

3

Fines: Control contable riguroso de las facturas recibidas por las Administraciones, a

efectos de lograr una mayor confianza en las cuentas pblicas.

Mejora del control de la morosidad en las AA.PP mediante el seguimiento delcumplimiento de los compromisos de pago y la disponibilidad de informacinpara la determinacin del PMP (certeza de las facturas existentes pendientes depago).

Objeto: Impulsar el uso de la factura electrnica.

Crear el registro contable de facturas.

Regular el procedimiento para su tramitacin en las AA.PP. y las actuaciones deseguimiento por los rganos competentes.

mbito: Facturas emitidas en el marco de las relaciones jurdicas entre proveedores de

bienes y servicios y las Administraciones Pblicas (art. 3.2 TRLCSP).

Objeto y mbito

4

Obligacin de presentacin de facturas ante un registroadministrativo (art. 38 LRJyPAC), en el plazo de 30 das desde

la fecha de entrega efectiva de las mercancas o la prestacin

de servicios.

Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado

servicios a la Administracin pblica podrn expedir y remitirfactura electrnica.

Estarn obligadas al uso de la factura electrnica y a supresentacin a travs del punto general de entrada que

corresponda las entidades siguientes (art. 4)

Obligaciones y uso de la factura electrnica en el sector pblico

5

Articulo 4:

Sociedades annimas; Sociedades de responsabilidad limitada; Personas jurdicas y entidades sin personalidad jurdica que

carezcan de nacionalidad espaola; Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no

residentes en territorio espaol en los trminos que establece la normativa tributaria;

Uniones temporales de empresas; Agrupacin de inters econmico, Agrupacin de inters

econmico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilizacin de activos, Fondo de regularizacin del mercado hipotecario, Fondo de titulizacin hipotecaria o Fondo de garanta de inversiones.

Obligaciones y uso de la factura electrnica en el sector pblico

6

Obligatoriedad de factura electrnica y de su presentacin a travs de unPunto general de entrada: Obligatoriedad: a partir de 15-01-2015.

Las AA.PP. podrn excluir reglamentariamente de esta obligacin de facturacinelectrnica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros, y a las facturasemitidas por los proveedores a los servicios en el exterior.

Formato de las facturas electrnicas y su firma electrnica. Formato estructurado (Facturae) v. 3.2 y firma electrnica avanzada XAdES.

Tambin se admitir el sello electrnico avanzado basado en un certificado reconocido.

Registro contable de facturas: Obligatoriedad: 1-01-2014.

El Estado, las CC.AA. y los municipios de Madrid y Barcelona, podrn excluirreglamentariamente de esta obligacin de anotacin en el registro contable a lasfacturas cuyo importe sea de hasta 5.000 , y a las facturas emitidas por losproveedores a los servicios en el exterior.

Obligaciones y uso de la factura electrnica en el sector pblico. Calendario

7

El Estado, las CC.AA. y las EE.LL. dispondrn de un punto general de entrada de facturas electrnicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes.

Las EE.LL. podrn adherirse a la utilizacin del punto general de entrada que proporcione su Diputacin, Comunidad Autnoma o el Estado.

Las CC.AA. podrn adherirse a la utilizacin del punto general de entrada de facturas electrnicas que proporcione el Estado.

8

Punto general de entrada de facturas electrnicas. Adhesin

Registro contable de facturas (RCF)

Cada uno de los sujetos incluidos en el mbito de la Ley,dispondrn de un RCF que facilite su seguimiento, cuya gestincorresponder al rgano o unidad administrativa que tengaatribuida la funcin de contabilidad.

Dicho RCF estar interrelacionado o integrado con elsistema de informacin contable.

Entre el contenido obligatorio de la factura: la identificacindel rgano gestor y de la unidad tramitadora destinatarios dela factura, y de la oficina contable, de acuerdo con lacodificacin del directorio comn DIR3.

9

Unidades administrativas en la factura: OC, OG y UT

Nueva disposicin adicional trigsima tercera del TRLCSP: En los PCA para la preparacin de los contratos que se aprueben a partir de la entrada en vigor de la presente disposicin, se incluir la identificacin del rgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pblica, as como la identificacin del rgano de contratacin y del destinatario, que debern constar en la factura correspondiente.

OC: Oficina contable.

OG: rgano gestor: aquel centro directivo o delegacin provincial al que corresponda la competencia sobre la aprobacin del expediente de gasto.

UT: Unidad tramitadora: aquel rgano administrativo al que corresponda la tramitacin de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobacin.

Actuaciones del rgano competente en materia de contabilidad. Requerimientos peridicos de actuacin respecto a las facturas pendientes de

reconocimiento de obligacin.

Informe trimestral con las facturas para las que hayan transcurrido ms de tres

meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la

obligacin por los rganos competentes.

Facultades y obligaciones de los rganos de control interno. La IGAE y los rganos de control equivalentes en los mbitos autonmico y local

tendrn acceso a la documentacin justificativa, a la informacin que conste en el

RCF, y a la contabilidad en cualquier momento.

Anualmente, el rgano de control interno elaborar un informe en el que evaluar el

cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.

Registro contable de facturas. Actuaciones y obligaciones

11

OM que regula los requisitos funcionales y tcnicos del registro contable de facturas (Orden HAP/492/2014 de 27 de marzo).

OM que regula los requisitos tcnicos y funcionales del punto general de entrada de facturas electrnicas (Orden HAP/1974/2014 de 24 de junio y Resolucin de la SEAP de 5 de junio de 2014).

Desarrollo reglamentario

12

Canal informativo sobre el registro contable de facturas:

Qu es el Registro contable de facturas? Calendario de obligatoriedad del RCF.

Flujo de los facturas a travs del RCF, tanto en el caso de facturas

electrnicas como en papel.

Actuaciones del rgano competente en materia de contabilidad.

Normativa aplicable al RCF.

Referencias normativas de la factura.

El RCF de la AGE y sus organismos pblicos.

Servicios para la interoperabilidad del RCF

FAQ

Foro especfico sobre el registro contable de facturas.

Canal de informacin sobre el registro contable de facturas

13

14

15

Tramitacin electrnica de expedientes y documentos contables

GESTIN IGAE

Centro gestor Oficina de intervencin

Sistema propio de gestin

Portafirmas electrnico

propio

Seguimientoy fiscalizacin

TELCON

RAYOnet

IRIS

SIC3

FISCALIZACIN Y CONTABILIDAD

Registro y

Archivo

Contabilidad

SOROLLA2

Expediente

papel

Expediente

electrnico

mbito

Anlisis de los sistemas de informacin involucrados

Ejemplos de tramitacin electrnica

Tramitacin electrnica de expedientes de gasto

16

mbito

17

Limitamos el anlisis a la tramitacin electrnica de expedientes degasto en la AGE y sus organismos autnomos.

Entenderemos que la tramitacin es electrnica si el expediente incluyedocumentos electrnicos, en los formatos reconocidos en cada caso,firmados con firma electrnica avanzada basada en un certificadoreconocido.

Asociada a la tramitacin electrnica existe normativa especfica:

Fiscalizacin

Contabilizacin

Facturacin

Real Decreto 686/2005 para la fiscalizacin electrnica.

Resolucin de 28/11/2005 de la IGAE por la que se aprueba la aplicacin IRIS.

Normativa especfica: Fiscalizacin

18

Los documentos electrnicos que formen parte del expedienteoriginal tendrn el mismo valor que aqullos en soporte papelcuando incorporen la firma electrnica reconocida de su autor(art. 13. 1 RD 2188/1995).

Cuando la propuesta y el acto o resolucin objeto de fiscalizacinse formalicen en documento electrnico, el resultado de lafiscalizacin se formalizar igualmente en documento electrnicoque incorporar la firma electrnica reconocida del interventorcompetente (art. 13 bis. 1 RD 2188/1995).

El formato de firma electrnica se ajustar al estndar ETSI 101903.

Posibilidad de remisin de expedientes mixtos a la Intervencindelegada: documentos en soporte electrnico y otros en soportepapel (art. 13. 2 RD 2188/1995).

Real Decreto 686/2005

19

Expediente en papel. Todos sus documentos estn en papel.

Expediente electrnico. Todos sus documentos son electrnicos.

El gestor realiza el envo del expediente a la Intervencin desde el sistema de gestin a IRIS.

La Intervencin realiza la fiscalizacin en formato