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FACTUM Solución de digitalización certificada

1. ¿Qué es?

2. Fundamentos legales

3. Contexto actual de FACTUM

4. Beneficios

5. Esquema de funcionamiento de FACTUM

6. Funcionalidad

7. Características de FACTUM

8. Aplicación web

FACTUM - Digitalización Certificada 2

Contenido

¿Qué es?

• FACTUM es un software de digitalización certificada

homologado por la Agencia Tributaria en Abril de 2009

convirtiendo a la Universidad de Murcia en la primera entidad

pública Española que obtuvo esta homologación.

• Se entiende por Digitalización certificada el proceso en el cual

a partir de una factura en papel, se genera una imagen digital

firmada electrónicamente con el mismo valor probatorio que

una factura original, de forma semejante a un proceso de

compulsa.


Fundamentos Legales

Orden EHA/962/2007, de 10 de abril

• Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y

documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o

justificantes.

– Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada

de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros

documentos que conserven en papel que tengan el carácter de

originales.

– Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así

digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de

los originales en papel que les sirvieron de base.


• FACTUM surgió como un software para la digitalización

certificada de facturas.

• Hoy en día se ha ampliado su uso a todo tipo de

documentos como: fichas de jugadores, solicitudes de

permisos de vacaciones, contratos, actas…

Cualquier documento en papel al que queramos dar vida

digital, deberá pasar un proceso de digitalización

certificada.

Contexto actual de FACTUM


Beneficios

• Eliminación del papel.


• Ahorro de espacio.

• Reduciendo tiempo de procesamiento (envíos, consultas, etc…)

= • Simplifica la gestión.

• Mejora las comunicaciones.

Beneficios

Ahorro de costes


• Los estados habituales de una factura son:

• Recepción, registro, clasificación, reparto, verificado, aprobación, fotocopiado, contabilización, archivado, consultas……

• El tiempo de procesamiento medio de una factura se estima en 17’5 minutos.

• El coste promedio de un administrativo es 20 € / hora.

• Coste medio por factura:

Ahorro total por factura de 8.08 €

Costes de procesamiento 5.83 €

Costes de almacenamiento + 2.25 €

Esquema de funcionamiento de FACTUM

Diagrama general


Se escanea la factura

La imagen se procesa y se firma digitalmente

Se guarda en el gestor documental

Software de

digitalización

Una vez finalizado el proceso ya se podría destruir la factura

Al cierre del periodo de liquidación Se firma la base de datos para

garantizar su integridad

Se realiza un proceso informático automático en el que, sin interrupción del mismo y

sin intervención en momento alguno de un operador, se lleven a cabo las siguientes

tareas en el orden que se marca:

1. Digitalización de la factura obteniendo un fichero en memoria

2. Optimización de la imagen de modo que todo el contenido del documento

original pueda apreciarse

3. Introducir en el fichero de la imagen, como metadatos en formato XMP, la

información exigida por la Administración Tributaria, tales como:

• Referencia identificativa de la homologación acordada

• Marca de tiempo

• Nombre y el número de versión del software de digitalización

4. Firma electrónica del fichero de la imagen y metadatos

5. Registro en el gestor documental.

Esquema de funcionamiento de FACTUM

Descripción


• Las copias que se generan garantizan la autenticidad,

integridad y conservación de los documentos.

• Permite la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que

deban reflejarse en los libros de registro.

• Permite la copia o descarga en línea en los formatos

originales.

• Permite la impresión a papel de aquellos documentos que

sean necesarios a los efectos de la verificación o

documentación de las actuaciones de control fiscal.

• Al acabar cada periodo de liquidación se firma la base de

datos documental, para garantizar su integridad.

Funcionalidad de FACTUM


• Actualmente en versión 2.0 homologada por la Agencia tributaria.

• Es un software independiente, no está ligado a ninguna otra aplicación.

• Se puede utilizar en formato web (mediante un Applet Java) o desde una

aplicación de escritorio.

• Se puede integrar con un ERP o sistema de gestión.

• Utiliza los formatos recomendados por la AEAT:

– Formato de la imagen JPEG 2000 en un contenedor PDF para poder tener

documentos multipágina legibles universalmente.

– Un único fichero digital distinto para cada factura.

– Tamaño promedio de la imagen por página de 700 KB (resolución de 200 pp).

• Acepta indistintamente firma PDF o XAdES (XAdES-EPES por defecto)

Características básicas de FACTUM


• Permite componer documentos multipágina con escáneres sencillos

(sin necesidad de un alimentador).

• Utiliza el estándar TWAIN para realizar la adquisición de los datos.

• Soporta diferentes formatos (A3, A4, multipágina, duplex, blanco y

negro y color).

• Usa XMP para la inclusión de metadatos dentro del documento de

imagen.

• Para registrar los metadatos y las imágenes de las facturas utiliza el

gestor documental de software libre Alfresco (multiplataforma).

Características básicas de FACTUM


• Es el núcleo de un sistema de digitalización genérico configurable y ampliable.

• Diseñado para abarcar la gestión de múltiples tipos de documentos, no solamente las facturas. Es necesario identificar los metadatos de cada tipo de documento y construir una interfaz.

• Permite la clasificación y composición automática de documentos, mediante códigos de barras situados en las páginas iniciales de los documentos a digitalizar.

• Con el mismo sistema, permite la digitalización desatendida.

• Admite post-procesado y pre-procesado de documentos.

Características avanzadas

Más que digitalización certificado de facturas


• Basado en sistemas de códigos de barras.

• Podemos haber registrado previamente los datos de un documento / expediente y

asignarle un nº de registro.

• Se adjuntará al documento una etiqueta con el código (bien sobre el mismo

documento, bien sobre una cubierta).

• Podemos disponer de un sistema centralizado y eficiente de digitalización

(escáneres rápidos y de más calidad).

• El sistema puede leer el código, identificarlo con el documento que es y asignarle

los metadatos correspondientes al digitalizarlo.

• Completamente desasistido.

• Configurable con un fichero en XML

– Acciones, según el código o tipo de código podemos disparar una acción personalizada u

otra.

– Tipos de códigos de barras (EAN, ITF, etc…).


Clasificación y composición automática de documentos


• Se ha implementado un mecanismo para que se puedan ejecutar acciones

tras el proceso de digitalización, firma y almacenamiento en la base de

datos. Estas acciones estarán referenciadas en un archivo de acciones.

• Se podrán definir procesos tales como el almacenamiento de la referencia

dada en el gestor de base de datos documental, en un ERP que utilizara el

sistema FACTUM.

• Según los datos del documento podemos disparar una acción

personalizada u otra.

• Se pueden concatenar acciones.

• Estas acciones serán implementadas en clases Java (igual que en el

sistema de clasificación).

• Configurable con un fichero en XML.


Post – Procesado de documentos


• Se ha comprobado que el escáner FUJITSU fi-6130dj es

ideal para sistemas que requieran grandes volúmenes de

digitalización, en modelos más económicos la gama de

sobremesa de Epson V200 y similares dan buen

resultado.

Escenarios recomendados


Capturas

Aplicación Web


FactUM. Acceso y pantalla inicial


FactUM. Digitalización de facturas


FactUM. Búsqueda de facturas



Resultados de búsqueda



Detalles de una factura


FactUM. Cierre contable

Firma de facturas de un periodo contable


FactUM. Cierre contable

Búsqueda de cierres contables


Universidades

Ayuntamientos

Instituciones y empresas

• Algunas referencias del uso de FACTUM son:

Referencias


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Documents

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