EXPOSITORCPC ANGEL MANUEL CARRILLO LEVANOCPC ANGEL MANUEL CARRILLO LEVANO

Lima, Octubre 2012

“SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

PROCESOS TECNICOS

El sistema de abastecimiento fue establecido mediante el Decreto Ley Nº 22056, con la finalidad de asegurar la unidad racional, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento y de bienes y servicios no personales en los organismos que conforman la administración pública, a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisición almacenamiento, distribución, registro y control, mantenimiento, seguridad, recuperación de bienes y disposición final de los mismos.

Sistema de Abastecimiento

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DNINAP/DN

SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios. y servicios.

SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de custodia temporal de

bienes.bienes.SA.06 Austeridad del Abastecimiento.SA.06 Austeridad del Abastecimiento.SA.07 Verificación del estado y utilización SA.07 Verificación del estado y utilización

de bienes y servicios. de bienes y servicios.

Toda adquisición de bienes y servicios será realizada Toda adquisición de bienes y servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento ó Logística de la por la Oficina de Abastecimiento ó Logística de la Entidad. Entidad.

Para ello aplicará las normas de la Ley de Para ello aplicará las normas de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.Contrataciones del Estado y su Reglamento.

SA.04 UNIDAD DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOSSA.04 UNIDAD DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Toda adquisición do ingresos de bienes será Toda adquisición do ingresos de bienes será ingresada a Almacén . ingresada a Almacén .

Cuando para casos específicos temporalmente se Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente a Almacén, se tendrá encargue a un órgano diferente a Almacén, se tendrá el debido cuidado de ejercer el control de recepción el debido cuidado de ejercer el control de recepción y conformidad. y conformidad.

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES. TEMPORAL DE BIENES.

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.órgano de Abastecimiento.

Supone que todas las áreas de la Entidad conozcan Supone que todas las áreas de la Entidad conozcan las medidas de austeridad, sobre todo para la las medidas de austeridad, sobre todo para la elaboración de los documentos de gestión: POI, PAC elaboración de los documentos de gestión: POI, PAC

Y PIA.Y PIA.

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.

• Las entidades públicas formularán y aplicarán Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.de que dispone la entidad.

• Los inventarios permanentes y anuales ayudan Los inventarios permanentes y anuales ayudan mucho en esta gestión.mucho en esta gestión.

SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓNSA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. DE BIENES Y SERVICIOS.

BASE LEGALBASE LEGAL

R.J. Nº 335 – 90 – INAP/DNAR.J. Nº 335 – 90 – INAP/DNA, que , que aprueba el “Manual de Administración de aprueba el “Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Almacenes para el Sector Público Nacional”, Nacional”, conteniendo los procedimientos conteniendo los procedimientos para el buen funcionamiento de un para el buen funcionamiento de un almacén como área especial, desvirtúa ser almacén como área especial, desvirtúa ser utilizado como un depósito. utilizado como un depósito.

Contiene información para el alta y baja Contiene información para el alta y baja de bienes de almacén.de bienes de almacén.

NORMATIVIDAD LEGAL NORMATIVIDAD LEGAL PRINCIPALPRINCIPAL

11. . NORMATIVA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO:NORMATIVA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO: NUEVA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, APROBADA CON

DECRETO LEGISLATIVO 1017, PUBLICADO EL 04 DE JUNIO 2008. REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO,

APROBADO CON D.S. 184-2008-EF, PUBLICADO EL 1° DE ENERO 2009.

LEY 29873 (1-6-2012), MODIFICA LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, artículos: 3°,9°,11°,19°,20°,22°,23°,27°,28°,32°,39°,41°,51°,52°,58°,60°,62°,63°,64°,68°,70° y 5° Disposición Complementaria Final

MODIFICATORIAS EFECTUADAS AL REGLAMENTO:– D.S. 021-2009-EF (01-02-2009): Art. 19°, 24°, 44°-47°, 55°, 57°-

59°, 71°,88°, 155°, 157°, 161°, 252° y 259°. – D.S. 140-2009-EF (22-06-2009): Art. 255°, 259°, 265° y 272° – D.S. 154-2010-EF (18-07-2010): Art. 43°, 63°, 69°, 97°-103°,

138°, 157°, 255°, 265°, 272° y 282°– D.S. 046-2011-EF (24-03-2011): Adicionan Art. 85ª, y modifican

Art. 157° y 237°. – D.S. 138-2012-EF (07-08-2012): modifican más de 120 artículos

del RLCE.

Ley Anual de Presupuesto

•Determina normas de austeridad•Aprueba los topes de procesos de selección•Aprueba normas especiales de ejecución presupuestal

NORMAS DE AUSTERIDAD 2012NORMAS DE AUSTERIDAD 2012LEY 29812LEY 29812

10.5 Queda prohibida la adquisición de vehículos automotores, salvo en los 10.5 Queda prohibida la adquisición de vehículos automotores, salvo en los casos de pérdida total del vehículo, adquisiciones de ambulancias, casos de pérdida total del vehículo, adquisiciones de ambulancias, vehículos de rescate y autobombas y los destinados a la limpieza pública, vehículos de rescate y autobombas y los destinados a la limpieza pública, seguridad ciudadana, seguridad turística en el marco de la Ley Nºseguridad ciudadana, seguridad turística en el marco de la Ley Nº

29408, Ley General de Turismo, seguridad interna y defensa nacional, así 29408, Ley General de Turismo, seguridad interna y defensa nacional, así como la que se realice para la consecución de las metas de los proyectos como la que se realice para la consecución de las metas de los proyectos de inversión pública, la adquisición de vehículos automotores con el de inversión pública, la adquisición de vehículos automotores con el objeto de renovar los vehículos que tengan una antigüedad igual o objeto de renovar los vehículos que tengan una antigüedad igual o superior a diez (10) años, para el caso de las entidades que, en el marco superior a diez (10) años, para el caso de las entidades que, en el marco de sus funciones, desarrollen operaciones o actividades de campo que de sus funciones, desarrollen operaciones o actividades de campo que requieran la renovación de los mismos. Asimismo, están comprendidas en requieran la renovación de los mismos. Asimismo, están comprendidas en esta excepción las entidades de reciente creación que necesiten vehículos esta excepción las entidades de reciente creación que necesiten vehículos para el desarrollo de sus funciones de operaciones o actividades de para el desarrollo de sus funciones de operaciones o actividades de campo.campo.

PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

CATALOGACIÓN

REGISTRO DE PROVEEDORES

REGISTRO Y CONTROL

PROGRAMACIÓN

ADQUISICION

SUB SISTEMA DE INFORMACION

RECUPERACION DE BIENES

SUS SISTEMA DE NEGOCIACION

PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

ALMACENAMIENTO

MANTENIMIENTO

SEGURIDAD

DISTRIBUCION

DISPOSICION FINAL

SUB SISTEMA DE UTILIZACION

PROCESO TECNICO DE CATALOGACION

CATALOGO DE LAS NACIONES UNIDASCATALOGO DE LAS NACIONES UNIDAS

DEFINICION:DEFINICION: Lista ó relación de bienes, servicios y Lista ó relación de bienes, servicios y

obras debidamente clasificados ú obras debidamente clasificados ú ordenados por grupos, géneros, ordenados por grupos, géneros, clases y correlativos. clases y correlativos.

La codificación de 8 dígitos La codificación de 8 dígitos constituye en conjunto el constituye en conjunto el “Clasificador de las Naciones “Clasificador de las Naciones Unidas”.Unidas”.

Es administrado por el Osce Es administrado por el Osce 1616

CATALOGO DE LAS NACIONES UNIDASCATALOGO DE LAS NACIONES UNIDAS

USO DEL CATALOGO:USO DEL CATALOGO: Plan Anual de ContratacionesPlan Anual de Contrataciones Convocatorias en el SEACE Convocatorias en el SEACE

1717

PROCESO TECNICO DE REGISTRO DE PROVEEDORES

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOREGISTRO DE PROVEEDORESREGISTRO DE PROVEEDORES

D. LEG 1017D. LEG 1017

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOREGISTRO DE PROVEEDORESREGISTRO DE PROVEEDORES

D. LEG 1017D. LEG 1017

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOREGISTRO DE PROVEEDORESREGISTRO DE PROVEEDORES

D. LEG 1017D. LEG 1017

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOREGISTRO DE PROVEEDORESREGISTRO DE PROVEEDORES

D. LEG 1017D. LEG 1017

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOREGISTRO DE PROVEEDORESREGISTRO DE PROVEEDORES

D. LEG 1017D. LEG 1017Artículo 260º.- Socios Comunes Artículo 260º.- Socios Comunes Cuando dos o más proveedores tengan socios comunes en los que Cuando dos o más proveedores tengan socios comunes en los que

sus acciones, participaciones o aportes sus acciones, participaciones o aportes sean superiores al cinco sean superiores al cinco por ciento (5%) del capital por ciento (5%) del capital o patrimonio social en cada uno o patrimonio social en cada uno de ellos, con la solicitud de inscripción, renovación, de ellos, con la solicitud de inscripción, renovación, ampliación de especialidad, aumento de capacidad máxima ampliación de especialidad, aumento de capacidad máxima de contratación, según corresponda, que formulen ante el de contratación, según corresponda, que formulen ante el RNP, RNP, deberán declarardeberán declarar que cuando participen en un mismo que cuando participen en un mismo proceso de selección, proceso de selección, sólo lo harán en consorcio sólo lo harán en consorcio y no y no independientemente. independientemente.

Si se detectara el incumplimiento del presente artículo Si se detectara el incumplimiento del presente artículo deberá comunicarse al Tribunal de Contrataciones del deberá comunicarse al Tribunal de Contrataciones del Estado para la aplicación de la sanción correspondiente, Estado para la aplicación de la sanción correspondiente, establecida en la Ley. establecida en la Ley.

PROCESO TECNICO DE REGISTRO Y

CONTROL

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOREGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL

Es un proceso referido a las acciones de "control Es un proceso referido a las acciones de "control previo", verificación y conformidad, a cada una previo", verificación y conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos de las fases de cada uno de los procesos técnicos, a fin de detectar oportunamente técnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias. desviaciones y adoptar las medidas necesarias.

Así como también Así como también referido al seguimiento de los referido al seguimiento de los documentos administrativos generados en los documentos administrativos generados en los diversos niveles de la entidaddiversos niveles de la entidad, para evitar , para evitar demoras o establecimiento en el trámite de los demoras o establecimiento en el trámite de los mismos, hecho que perjudicaría a lamismos, hecho que perjudicaría a la oficina oficina de de abastecimiento y a la institución.abastecimiento y a la institución.

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOREGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL

APLICA, ENTRE OTROS, A LOS SIGUIENTES ASPECTOS:APLICA, ENTRE OTROS, A LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

Emisión de los documentos fuentes: O/C, O/S, PECOSA, NEAEmisión de los documentos fuentes: O/C, O/S, PECOSA, NEA

Recepción de la orden de compraRecepción de la orden de compra

Conformidad de la recepción y de la prestación de serviciosConformidad de la recepción y de la prestación de servicios

Seguimiento de los documentos mencionados, así como del Seguimiento de los documentos mencionados, así como del vencimiento de cartas fíanza de garantías de fiel cumplimiento y/o vencimiento de cartas fíanza de garantías de fiel cumplimiento y/o monto diferencial de propuestamonto diferencial de propuesta

PROCESO TECNICO DE PROGRAMCIÓN

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOPROGRAMACION PROGRAMACION

Constituye un conjunto de acciones Constituye un conjunto de acciones conducentes a programar las conducentes a programar las contrataciones de bienes, servicios y contrataciones de bienes, servicios y obras, los cuales deben reflejarse obras, los cuales deben reflejarse finalmente en un gran documento de finalmente en un gran documento de gestión denominado: “PLAN ANUAL gestión denominado: “PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (DE CONTRATACIONES (PACPAC)”. )”.

ELABORACION DEL PACELABORACION DEL PAC La elaboración comprenderá 2 Etapas:La elaboración comprenderá 2 Etapas:

1° Etapa1° Etapa: : Coincidente con la programación y Coincidente con la programación y

formulación presupuestal, lo que debe dar formulación presupuestal, lo que debe dar como resultado: PROYECTO DE PACcomo resultado: PROYECTO DE PAC

2° Etapa2° Etapa::Una vez aprobado el Presupuesto Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC, Institucional, el OEC, revisará, evaluará revisará, evaluará y y actualizaráactualizará el proyecto del PAC el proyecto del PAC sujetándolo sujetándolo a los montos del Presupuesto Institucionala los montos del Presupuesto Institucional

FORMATO PAC 2012FORMATO PAC 2012

FORMATO CON LA LEY FORMATO CON LA LEY VIGENTEVIGENTE

PROCESO TECNICO DE ADQUISICIÓN

PROCESO TECNICOPROCESO TECNICOADQUISICION ADQUISICION

Constituyen las acciones adecuadas para Constituyen las acciones adecuadas para contratar los bienes, servicios y obras necesarios contratar los bienes, servicios y obras necesarios para el cumplimiento de las metas operativas de para el cumplimiento de las metas operativas de la Entidad.la Entidad.

Trabaja en función del Plan Anual, formulando los Trabaja en función del Plan Anual, formulando los Expedientes de Contratación por cada proceso de Expedientes de Contratación por cada proceso de selección programado en el PAC,selección programado en el PAC,

Se Designan a los miembros de Comités Se Designan a los miembros de Comités Especiales y/o PermanentesEspeciales y/o Permanentes

Ejecución del proceso de selecciónEjecución del proceso de selección Contrato con el Postor Ganador.Contrato con el Postor Ganador. Emisión de Orden de Compra y/o servicio.Emisión de Orden de Compra y/o servicio.

EXPEDIENTE DE EXPEDIENTE DE CONTRATACIONCONTRATACION

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN(Art. 10° Regto.)(Art. 10° Regto.)

Requerimiento de Area Usuaria: Requerimiento de Area Usuaria: Estudio de las Posibilidades que ofrece el MercadoEstudio de las Posibilidades que ofrece el Mercado Valor referencialValor referencial Disponibilidad PresupuestalDisponibilidad Presupuestal Tipo de proceso de selecciónTipo de proceso de selección Modalidad de selección: Clásico, Subasta InversaModalidad de selección: Clásico, Subasta Inversa Resúmen EjecutivoResúmen Ejecutivo Sistema de contratación : Precios Unit. Y Suma AlzadaSistema de contratación : Precios Unit. Y Suma Alzada Modalidad de contratación : Normal, Llave en mano y Modalidad de contratación : Normal, Llave en mano y

Concurso OfertaConcurso Oferta

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN(Art. 10° Regto.)(Art. 10° Regto.)

Fórmulas de reajuste de ser el caso:Fórmulas de reajuste de ser el caso: Precios al consumidor Precios al consumidor Cotización InternacionalCotización Internacional Moneda ExtranjeraMoneda Extranjera

Actuaciones desde la designación del Comité Actuaciones desde la designación del Comité hasta la culminación del contratohasta la culminación del contrato

Incluye ofertas no ganadorasIncluye ofertas no ganadoras El Expediente deberá estar en custodia de la OEC. El Expediente deberá estar en custodia de la OEC.

REQUERIMIENTO DEL AREA USUARIAREQUERIMIENTO DEL AREA USUARIA

Normas dispuestas por la Ley de

Contrataciones del Estado(Dec. Leg. 1017)

Normas dispuestas por la Ley de

Contrataciones del Estado(Dec. Leg. 1017)

Art. 13°.- Características Técnicas de los bienes, servicios y obras a contratar

Art. 13°.- Características Técnicas de los bienes, servicios y obras a contratar

Normas dispuestas por el

Reglamento Ley de Contrataciones del Estado

ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADOOFRECE EL MERCADO

Reglamento Ley de Contrataciones

del Estado

Procedimiento de Selección.Procedimiento de Selección.

Procesos ClásicosProcesos Clásicos– Licitación Pública: Bienes y ObrasLicitación Pública: Bienes y Obras– Concurso Público: ServiciosConcurso Público: Servicios– Adjudicación Directa: para Bienes, Servicios y Adjudicación Directa: para Bienes, Servicios y

ObrasObras– Adjudicación de Menor Cuantía: para Bienes, Adjudicación de Menor Cuantía: para Bienes,

Servicios y ObrasServicios y Obras– Adjudicación de Menor Cuantía Adjudicación de Menor Cuantía

DerivadaDerivada: para Bienes, Servicios y Obras: para Bienes, Servicios y Obras

Modalidades de selecciónModalidades de selección Convenio MarcoConvenio Marco Subasta InversaSubasta Inversa

ETAPAS DE LOS PROCESOS DE SELECCION

CONVOCATORIA REGISTRO DE PARTICIPANTES PRESENTACION DE CONSULTAS Y

OBSERVACIONES ABSOLUCION DE CONSULTAS Y

OBSERVACIONES INTEGRACION DE LAS BASES PRESENTACION DE PROPUESTAS EVALUACION Y BUENA PRO

ETAPAS POSTERIORES DE LOS PROCESOS DE SELECCION

CONSENTIMIENTO DE BUENA PRO POSTOR GANADOR PRESENTA

DOCUMENTOS PARA FIRMA CONTRATO

SUSCRIPCION DE CONTRATO

Culminación de Procesos de Culminación de Procesos de Selección.Selección.

Buena pro consentida y firma de Buena pro consentida y firma de contratocontrato

Entidad designaráEntidad designará

ComitéComité Especial EspecialLicitaciones PúblicasLicitaciones PúblicasConcursos PúblicosConcursos Públicos

Art. 24º Ley

AdjudicacionesAdjudicacionesDirectasDirectas

1 o más CEP

También podrá haber CE

Adjudicaciones deAdjudicaciones deMenor CuantíaMenor Cuantía

A cargo del Órgano Encargado de las Contrataciones ó CEP

1 Área usuaria,1 Área usuaria,

1 OEC1 OEC

1 Otra área1 Otra área

Necesariamente alguno de Necesariamente alguno de los miembros debe tener los miembros debe tener conocimiento técnicoconocimiento técnico

Conformación del Conformación del Comité EspecialComité Especial Art. 24º Ley

Bs sofisticados, Ss especializados u obras: si la Entidad no cuenta con especialistas, el CE podrán integrar 1 o más expertos independientes.

En la conformación del CEP solo será exigible que uno de sus integrantes sea Representante del Órgano Encargado de las Contrataciones.

3 miembros

Art. 30º Rglto

El Titular de la Entidad, designará por escrito.

Titulares y Suplentes, Indicar quien actuará como

presidente Entrega de Resolución y

Expediente Contratación

DesignaciónDesignación Art. 27º Rglmto

Una vez recibida la documentación señalada en el párrafo anterior, el presidente de Comité Especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas.

1.1. Consultar la información Consultar la información proporcionada en el proporcionada en el Expediente de Contratación.Expediente de Contratación.

2.2. Elaborar las BasesElaborar las Bases3.3. CConvocar el procesoonvocar el proceso4.4. AAbsolver Consultasbsolver Consultas y Obs. y Obs.5.5. IIntegrar las Basesntegrar las Bases6.6. EEvaluar las valuar las Propuestas Propuestas7.7. Adjudicar la Buena ProAdjudicar la Buena Pro8.8. Declarar desierto Declarar desierto 9.9. Todo acto necesario hasta el Todo acto necesario hasta el

Consentimiento de la Buena Consentimiento de la Buena pro.pro.

CompetenciasCompetencias Art. 31º Rglmto.

El CE no podrá de oficio modificar las bases aprobadas

SUSCRIPCION DE CONTRATOSUSCRIPCION DE CONTRATO

Postor ganador presenta Postor ganador presenta documentos para suscripción de documentos para suscripción de contratoscontratos

Cumplimiento de Requisitos:Cumplimiento de Requisitos:– Constancia de no estar inhabilitadoConstancia de no estar inhabilitado– Garantías de fiel cumplimiento y Garantías de fiel cumplimiento y

monto diferencial de propuesta, monto diferencial de propuesta, cuando correspondacuando corresponda

– Otros según las basesOtros según las bases Emisión orden de compra y/o Emisión orden de compra y/o

servicioservicio

SUSCRIPCION DE CONTRATOSUSCRIPCION DE CONTRATO

En procesos de AMC de bienes y En procesos de AMC de bienes y servicios, el contrato se perfecciona servicios, el contrato se perfecciona con la recepción de la orden de con la recepción de la orden de compra o de servicio.compra o de servicio.

En modalidad de convenio marco, En modalidad de convenio marco, se formaliza a través de la se formaliza a través de la recepción de la orden de compra o recepción de la orden de compra o de servicio, no siendo aplicable de servicio, no siendo aplicable procedimiento de suscripción de procedimiento de suscripción de contrato y sus requisitos. contrato y sus requisitos.

SUSCRIPCION DE CONTRATOSUSCRIPCION DE CONTRATO

– En Caso de procesos por relación de items, En Caso de procesos por relación de items, si este o la sumatoria de los items tiene un si este o la sumatoria de los items tiene un valor comprendido dentro de una AMC, el valor comprendido dentro de una AMC, el contrato se perfecciona con la recepción contrato se perfecciona con la recepción de la orden de compra o de servicio.de la orden de compra o de servicio.

EMISION DE DOCUMENTOS EMISION DE DOCUMENTOS FUENTESFUENTES

ORDEN DE COMPRA:ORDEN DE COMPRA: Emisión en original y …… copiasEmisión en original y …… copias

– Original ………………… Original ………………… – Copia 1 …………………. Copia 1 …………………. – Copia 2 ………………….Copia 2 ………………….– Copia 3 ………………….Copia 3 ………………….– Copia 4 ………………….Copia 4 ………………….– Copia 5 ………………….Copia 5 ………………….– Copia 6 ………………….Copia 6 ………………….

EMISION DE DOCUMENTOS EMISION DE DOCUMENTOS FUENTESFUENTES

ORDEN DE SERVICIO:ORDEN DE SERVICIO: Emisión en original y …… copiasEmisión en original y …… copias

– Original ………………… Original ………………… – Copia 1 …………………. Copia 1 …………………. – Copia 2 ………………….Copia 2 ………………….– Copia 3 ………………….Copia 3 ………………….– Copia 4 ………………….Copia 4 ………………….– Copia 5 ………………….Copia 5 ………………….– Copia 6 ………………….Copia 6 ………………….

INFORMACION A CONSIDERARINFORMACION A CONSIDERAR ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.

– En las órdenes de compra o de servicios que se En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a los postores ganadores de la Buena Pro, remitan a los postores ganadores de la Buena Pro, debe figurar la condición de que el contratista se debe figurar la condición de que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de para contratar con el Estado en caso de incumplimiento. incumplimiento.

– Deben registrarse en el SEACE en plazo no mayor de Deben registrarse en el SEACE en plazo no mayor de 10 días hábiles siguientes a su perfeccionamiento, 10 días hábiles siguientes a su perfeccionamiento, ocurrencia o aprobación (Art. 138° RLCE). ocurrencia o aprobación (Art. 138° RLCE). Igualmente, deben registrar las órdenes de compra o Igualmente, deben registrar las órdenes de compra o de servicios generados por la modalidad de convenio de servicios generados por la modalidad de convenio marco. (Art. 98°, numeral 9 RLCE)marco. (Art. 98°, numeral 9 RLCE)

INFORMACION A CONSIDERARINFORMACION A CONSIDERAR ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.

– Referencia del proceso de selección, Referencia del proceso de selección, modalidad (clásico, subasta inversa o modalidad (clásico, subasta inversa o convenio marco)convenio marco)

– En las órdenes de compra debe indicarse la En las órdenes de compra debe indicarse la marca de los productos, con las marca de los productos, con las características técnicas, cantidades, precios características técnicas, cantidades, precios unitarios y total,unitarios y total,

– Las firmas de funcionarios que aprueban el Las firmas de funcionarios que aprueban el documento fuente.documento fuente.

– Afectación de la cadena del gasto Afectación de la cadena del gasto presupuestalpresupuestal

DISTINCION CON LA DISTINCION CON LA COMPRA DE ACTIVOS FIJOSCOMPRA DE ACTIVOS FIJOS

Es importante, desde la emisión, Es importante, desde la emisión, distinguir si los bienes a adquirirse son distinguir si los bienes a adquirirse son activos fijos o bienes no depreciables.activos fijos o bienes no depreciables.

Para ello utilizar criterios establecidos en Para ello utilizar criterios establecidos en el Instructivo Contable N° 2.el Instructivo Contable N° 2.

Es necesario remitir copia de documentos Es necesario remitir copia de documentos fuentes (O/C, NEA, PECOS) y facturas a la fuentes (O/C, NEA, PECOS) y facturas a la oficina de Patrimonio, para facilitar el oficina de Patrimonio, para facilitar el control patrimonial.control patrimonial.

NOTA DE ENTRADA AL NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN - NEAALMACEN - NEA

Se utiliza para ingresar bienes en Se utiliza para ingresar bienes en almacén distintos a las almacén distintos a las adquisiciones, tales como:adquisiciones, tales como:– DonacionesDonaciones– TransferenciasTransferencias– ReposicionesReposiciones– SobrantesSobrantes– Etc.Etc.

PROCESO TECNICO DE RECUPERACION

DE BIENES

PROCESO TECNICO DE RECUPERACION DE BIENES

Es un proceso que comprende actividades orientadas para Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a tener dominio o disposición  de bienes (para uso, volver a tener dominio o disposición  de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente se tenía consumo) o de servicios que anteriormente se tenía derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberlos derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:perdido por diversas causas como:- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.- Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la - Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad. propia entidad. - Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido - Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que permanecieron en stock o sin utilizados, es decir que permanecieron en stock o sin rotación, o por rotación, o por haber sido adquiridos sin haber sido adquiridos sin programación , ocasionando excesos. programación , ocasionando excesos.

(Esto se puede originar desde la misma programación en (Esto se puede originar desde la misma programación en los cuadros de necesidades)los cuadros de necesidades)

PROCESO TECNICO DE

ALMACENAMIENTO

DOCUMENTOS FUENTESDOCUMENTOS FUENTES

ORDEN DE COMPRAORDEN DE COMPRA NEANEA

ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

Recepción Recepción ConformidadConformidad Internamiento temporalInternamiento temporal RegistroRegistro Control y custodiaControl y custodia InformaciónInformación

RECEPCIONRECEPCION

Se aplica “Unidad de Almacén”.Se aplica “Unidad de Almacén”. Implica que el área de almacén recepcione Implica que el área de almacén recepcione

los bienes que los contratistas están los bienes que los contratistas están obligados a internar. obligados a internar.

Recepción de bienes sobrantesRecepción de bienes sobrantes Contrastar con el contenido y descripción Contrastar con el contenido y descripción

que indica el original de la Orden de que indica el original de la Orden de Compra y/o NEACompra y/o NEA

Si los bienes no cumplen con las Si los bienes no cumplen con las características técnicas, no se recepciona.características técnicas, no se recepciona.

CONFORMIDADCONFORMIDAD La conformidad es de responsabilidad del La conformidad es de responsabilidad del

órgano de administración ó del funcionario órgano de administración ó del funcionario o servidor señalado en las normas de o servidor señalado en las normas de organización interna de la Entidad.organización interna de la Entidad.

La conformidad en compras de AD y LP, La conformidad en compras de AD y LP, requiere de un requiere de un informe del funcionario informe del funcionario responsable del área usuariaresponsable del área usuaria, quien , quien deberá verificar la calidad, cantidad y deberá verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de condiciones cumplimiento de condiciones contractuales, debiendo realizar las contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. pruebas que fueran necesarias.

En base a dicha información, el Almacén En base a dicha información, el Almacén podrá brindar la conformidad en la orden podrá brindar la conformidad en la orden de compra respectiva.de compra respectiva.

CONFORMIDADCONFORMIDAD Tratándose de órdenes de compra derivadas de Tratándose de órdenes de compra derivadas de

procesos de AMC, la conformidad puede procesos de AMC, la conformidad puede consignarse en dicho documento.consignarse en dicho documento.

Para las compras de bienes sofisticados, pueden Para las compras de bienes sofisticados, pueden designarse Comisiones de Recepción y designarse Comisiones de Recepción y Conformidad.Conformidad.

En caso de existir observaciones se consignarán En caso de existir observaciones se consignarán en el acta respectiva, dándose al contratista un en el acta respectiva, dándose al contratista un plazo prudencial, no menor de 2 ni mayor de 10 plazo prudencial, no menor de 2 ni mayor de 10 días calendarios, caso contrario ameritará días calendarios, caso contrario ameritará resolución de contrato.resolución de contrato.

La Recepción conforme de la Entidad, no enerva La Recepción conforme de la Entidad, no enerva su derecho a reclamar posteriormente por su derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos.defectos o vicios ocultos.

CONFORMIDADCONFORMIDAD

Como parte de la conformidad, es Como parte de la conformidad, es importante tener en cuenta las normas de importante tener en cuenta las normas de contrataciones por “Subasta Inversa”, las contrataciones por “Subasta Inversa”, las cuales dispone, en algunos casos, en las cuales dispone, en algunos casos, en las “Fichas Técnicas”, que los contratistas al “Fichas Técnicas”, que los contratistas al momento de internar los bienes entregen momento de internar los bienes entregen un Certificado de Calidad, en la cual un un Certificado de Calidad, en la cual un tercero acreditado manifiesta que los tercero acreditado manifiesta que los productos internados cumplen con todas productos internados cumplen con todas las características técnicas indicadas en las características técnicas indicadas en dichas fichas. dichas fichas.

INTERNAMIENTO TEMPORALINTERNAMIENTO TEMPORAL

Implica almacenar los bienes en Implica almacenar los bienes en forma adecuada en los anaqueles o forma adecuada en los anaqueles o espacios diseñados.espacios diseñados.

Se debe aplicar las normas del Se debe aplicar las normas del “Manual de Administración de “Manual de Administración de Almacenes”.Almacenes”.

REGISTROREGISTRO

Implica realizar el registro en las Implica realizar el registro en las tarjetas “Bincard” ó control visible, tarjetas “Bincard” ó control visible, manteniéndolas al día.manteniéndolas al día.

El documento fuente: Orden de El documento fuente: Orden de Compra y/o NEACompra y/o NEA

CONTROL Y CUSTODIACONTROL Y CUSTODIA Implica mantener el debido control y custodia Implica mantener el debido control y custodia

de los bienes internados, evitando su deterioro, de los bienes internados, evitando su deterioro, desgaste, obsolescencia, etc.desgaste, obsolescencia, etc.

Se debe estar alerta con aquellos bienes que Se debe estar alerta con aquellos bienes que necesitan protección especial, caso de necesitan protección especial, caso de alimentos, medicinas, etc.alimentos, medicinas, etc.

Evitar la pérdida de bienes por presencia de Evitar la pérdida de bienes por presencia de personas extrañas en el área de almacén.personas extrañas en el área de almacén.

Inventarios PermanentesInventarios Permanentes

INFORMACIONINFORMACION

Implica informar a otras áreas mediante una Implica informar a otras áreas mediante una copia de orden de compra ó NEA:copia de orden de compra ó NEA:– SIGASIGA– ContabilidadContabilidad– KardexKardex

Cuando las alternativas informáticas lo permita, Cuando las alternativas informáticas lo permita, pueden acompañarse con los documentos pueden acompañarse con los documentos fuentes un resúmen de movimiento de fuentes un resúmen de movimiento de almacén: entradas, salidas y saldos (Inventario almacén: entradas, salidas y saldos (Inventario Permanente)Permanente)

Informar la aplicación de penalidades.Informar la aplicación de penalidades.

INFORMACION DE APLICACIÓN DE INFORMACION DE APLICACIÓN DE PENALIDADESPENALIDADES

Estar atento a la fecha de recepción Estar atento a la fecha de recepción de nos bienes en relación con los de nos bienes en relación con los plazos estipulados en el contrato.plazos estipulados en el contrato.

Discernir la base de cálculo para Discernir la base de cálculo para aplicar las penalidades:aplicar las penalidades:– Monto total del contratoMonto total del contrato– Monto del ItemMonto del Item– Monto de la orden de compraMonto de la orden de compra

PROCESO TECNICO DE MANTENIMIENTO

PROCESO TECNICO DE MANTENIMIENTO

Es una etapa del sistema de abastecimiento, Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de abastecimiento o Logística, donde la oficina de abastecimiento o Logística, por medio de la unidad de servicios o de terceras por medio de la unidad de servicios o de terceras personas idóneas, proporciona adecuada y personas idóneas, proporciona adecuada y oportunamente el servicio de mantenimiento. oportunamente el servicio de mantenimiento.

Dichos servicios pueden ser de tipo predictivo, Dichos servicios pueden ser de tipo predictivo, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el propósito de enseres, edificaciones, etc. con el propósito de estar en óptimo estado de conservación y de estar en óptimo estado de conservación y de operación de los mismos.operación de los mismos.

PROCESO TECNICO DE SEGURIDAD

PROCESO TECNICO DE SEGURIDAD

Es una etapa del sistema, donde la oficina Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento o Logística por medio de abastecimiento o Logística por medio de la unidad de Seguridad, utilizando su de la unidad de Seguridad, utilizando su propio personal o de registros, brindan un propio personal o de registros, brindan un eficiente servicio de seguridad integral a eficiente servicio de seguridad integral a los bienes de la entidad.los bienes de la entidad.

Implica la contratación de pólizas de Implica la contratación de pólizas de seguros, seguridad y vigilancia, etc. seguros, seguridad y vigilancia, etc. 

Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia.

PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION

DOCUMENTO FUENTEDOCUMENTO FUENTE

PECOSA:PECOSA: Se utiliza para distribuir los bienes en Se utiliza para distribuir los bienes en

almacén a los usuarios. almacén a los usuarios. También se usa para:También se usa para:

– FaltantesFaltantes– Realizar DonacionesRealizar Donaciones– Control administrativo de bienes del Control administrativo de bienes del

Activo FijoActivo Fijo

PROCESO TECNICO DE PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCIONDISTRIBUCION

Formulación de pedido, Formulación de pedido, Autorización de despacho, Autorización de despacho, Acondicionamiento de materiales, Acondicionamiento de materiales, Control de materiales, Control de materiales, Entrega al usuario, Entrega al usuario, Registro é Registro é InformaciónInformación

VALUACION DE INVENTARIOS

ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (UEPS)SALIDAS (UEPS)

Asigna los costos a los inventarios bajo el Asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que los bienes que se adquieren supuesto que los bienes que se adquieren último son los primeros en utilizarse último son los primeros en utilizarse (entrega al usuario). (entrega al usuario).

Por lo tanto el costo de los bienes salidos al Por lo tanto el costo de los bienes salidos al usuario quedarán valuado a los últimos usuario quedarán valuado a los últimos precios de compra con que fueron precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; adquiridos los artículos;

De forma contraria, el inventario final es De forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma articulo en el momento que se dio la misma (precios actuales)(precios actuales)

PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (PEPS)PRIMERAS SALIDAS (PEPS)

Método de valuación de inventarios Método de valuación de inventarios mediante el cual se considera que lo mediante el cual se considera que lo que se pide para el usuario es lo que que se pide para el usuario es lo que primero entró al almacén, por lo que primero entró al almacén, por lo que el inventario queda valuado a los el inventario queda valuado a los precios de las últimas adquisiciones. precios de las últimas adquisiciones.

Este método de "costeo" del Este método de "costeo" del inventario permite que el inventario inventario permite que el inventario queda valuado en forma más realista.queda valuado en forma más realista.

PROMEDIO PONDERADOPROMEDIO PONDERADO

Es el sistema que comúnmente se conoce Es el sistema que comúnmente se conoce como método de costos promedio. como método de costos promedio.

Cada vez que ingresa al almacén una nueva Cada vez que ingresa al almacén una nueva partida de material, se determina un nuevo partida de material, se determina un nuevo costo unitario promedio. costo unitario promedio.

Se divide el costo total de cada una de las Se divide el costo total de cada una de las partidas entre su correspondiente partidas entre su correspondiente existencia. existencia.

Con estos resultados se calcula un costo Con estos resultados se calcula un costo unitario promedio para todas las partidas. unitario promedio para todas las partidas.

A este costo se valorizan las salidas de A este costo se valorizan las salidas de material, hasta que haya una nueva entrada material, hasta que haya una nueva entrada de material con un precio diferente al de material con un precio diferente al promedio. promedio.

PROCESO TECNICO DE DISPOSICION

FINAL

PROCESO TECNICO DE DISPOSICION FINAL

Es una etapa del sistema de Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la abastecimiento relacionada con la situación técnica, administrativa y jurídica situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso, la cual de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulación tiene como finalidad evitar la acumulación improductiva de bienes y/o servicios improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad.innecesarios para la entidad.

Por lo que será pertinente tramitar su baja Por lo que será pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineración o y posterior venta, incineración o destrucción, según su estado. destrucción, según su estado.

¡ Muchas Gracias !

ÁNGEL MANUEL CARRILLO LÉVANOÁNGEL MANUEL CARRILLO LÉVANOMUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓNMUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Teléfonos: 995276290 / RPM #368719 Teléfonos: 995276290 / RPM #368719 Correo Electrónico: Correo Electrónico:

asesoriagubernamental@hotmail.com asesoriagubernamental@hotmail.com carrillo.asociados@hotmail.comcarrillo.asociados@hotmail.com