EJE TEMATICO: No. 4

TRABAJO PRESENTADO POR:

Tutor:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOPROGRAMA CIENCIA DE LA INFOPRMACIÓN

Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ESTADISTICOS V SEMESTRE GRUPO I

MARZO 2012

NINFA JOHANA DURAN ORTIZ

LEIDY PAOLA VALLEJO BALLESTEROS

FABIAN ROBERTO RODRIGUEZ GUANEME

LIGIA MARGARITA RIAÑO GONZALEZ

Digitalización

Que es y aplicaciones

Usos

Aspectos técnicos

Equipos para la captura de información

C O N T E N I D O

I N T R O D U C C I Ó N

El tema de la digitalización nos acerca mas al mundo de la tecnología, es un gran avance que hoy en día ya podamos convertir el documento físico en forma digital facilitando de una mas ágil el acceso a ellos.

En esta presentación les trataremos primero que todo su definición , luego las aplicaciones y usos, equipos de captura para la información y los aspectos técnicos.

D I G I T A L I Z A C I Ó N

La digitalización es un proceso que permite introducir información a computadoras. Es dar formato digital a cualquier tipo de información gráfica, de audio o vídeo, es decir, convertirla al lenguaje del computador.

Alcances y ventajas de la digitalización de documentos

A la hora de analizar el papel que la digitalización cumple en la actual “sociedad de la información”, no sería posible producir información digital y, por ende, no tendríamos colecciones digitales, bibliotecas digitales ni tampoco un recurso actualmente utilizado en su trabajo y entretenimiento cotidiano por millones de personas: Internet.

Algo más

sobre

Digitalización

.

• Sin embargo, no estará de más referirse a algunas ventajas específicas de la digitalización, que se hacen notar particularmente en la capacidad de servicio de centros de información y en el trabajo de los usuarios:

La digitalización de documentos es el mecanismo mas sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.

Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal. La digitalización de documentos en papel consiste en su conversión a imágenes electrónicas, por medio de un escáner, las cuales son capturadas por medios de almacenamiento electrónico. Existen miles de accesorios que permiten digitalizar información: teclados, escáneres, cámaras digitales fotográficas, etc.

VENTAJAS ESPECIFICAS DE LA DIGITALIZACIÓN

a) Disminuye el tiempo profesional invertido en la búsqueda y traslado de documentos y los gastos de impresión.

b) Facilita significativamente la diseminación de los materiales reunidos.

Para efectos de distribución masiva de información, se cuenta también con la posibilidad de almacenar esta información en CD-ROM, Dvd o difundirla por conducto de una red programada.

c) Evita el almacenamiento de grandes cantidades de papel y, con ello, facilita un mejor aprovechamiento del espacio físico y la eliminación de costos directos y ocultos.

Qué

conseguimos

con la

digitalización

?

Expresar datos en formato digital.Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según ciertas reglas.Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenadorObtener fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones.Transformar algo analógico entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits.

FASES DEL PROCESO DIGITALIZACIÓNFASES DEL PROCESO DIGITALIZACIÓN

PROCESOS DE DIGITALIZACIÓNPROCESOS DE DIGITALIZACIÓNLa necesidad de procesar, almacenar, distribuir

y consultar los documentos de una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos  dentro de las organizaciones, hace que la digitalización se vuelva cada vez más importante.Algunos de los aspectos más relevantes en cuanto a la digitalización lo constituyen el horro generado en:

Gastos de Almacenaje.Múltiples copias y múltiples archivos.

PROCESOS DE DIGITALIZACIÓNPROCESOS DE DIGITALIZACIÓNDepuración de documentos. Localización. Manipulación. Búsqueda de documentos físicos. Retraso en firmas y autorizaciones. Extravío de documentos. Exceso de fotocopias. Archivos duplicados. Falta de seguridad y confiabilidad. Humedad, polvo, degradación, mal manejo.

Confusión y pérdida de documentos.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓNPROCESO DE DIGITALIZACIÓN

FINALIDAD Y APLICACIÓN DE LA FINALIDAD Y APLICACIÓN DE LA DIGITALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOSDIGITALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS

1. El servicio inmediato y directo de consulta. 2. Completar fondos documentales , originaria o tematicamente

afines, repartidos entre varias instituciones archivísticas, facilitando con ello su conocimiento y uso.

3. Potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales. 4. Preservar de su deterioro las piezas más frágiles y/o valiosas, al

evitar de esta forma su consulta directa. 5. Asegurar la supervivencia del contenido de un fondo frente a

posibles destrucciones o pérdidas materiales. 6. Sustituir legal y definitivamente al original (en papel) en el

supuesto de eliminación autorizada.

NOTAS SOBRE ALGUNOS USOS DE LA NOTAS SOBRE ALGUNOS USOS DE LA DIGITALIZACIÓNDIGITALIZACIÓN

La digitalización de textos, iniciada en la década de los años setenta, ha dado lugar a sistemas y productos diversos que pueden ser muy útiles en la investigación literaria. Uno de los más conocidos, el hipertexto, constituye un buen ejemplo de las posibilidades de la lectura secuencial que caracteriza las obras de referencia o determinadas investigaciones en el ámbito de la Filología, como, por ejemplo, la edición de textos

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

CONSULTA DOCUMENTALCONSULTA DOCUMENTAL SEGURIDADSEGURIDAD

Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.

Incremento en la productividad del personal.

Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados .

En la digitalización de documentos encontramos una amplia gama de equipos de diferentes marcas y referencias que han facilitado en gran medida este trabajo, cada vez mas utilizado.

Es importante en el momento de digitalizar….

Crear parámetros generales para la digitalización uniforme y organizada.Tratamiento adecuado en el formato de la imagen: brillo, contraste, resolución , modo y retoques.Identificación y numeración clara de los archivos.Asegurar por lo menos 2 dispositivos de almacenamiento de los archivos, garantizando su conservación.Controlar rigurosamente la calidad de cada uno de los documentos digitalizados.

ESCÁNER PLANOESCÁNER PLANO

Los escáneres planos son

versátiles, fáciles de manejar, y

con una amplia disponibilidad.

Todos utilizan la misma tecnología

básica, en la cual un sensor de luz

(por lo general un CCD) y una

fuente de luz, ambos montados

sobre un brazo móvil, pasan sobre

el documento, que está fijo sobre

una placa de vidrio.

ESCÁNER DE ESCÁNER DE TRAYECTORÍATRAYECTORÍA

Una variante especializada del

escáner plano es el escáner

de libros de trayectoria aérea,

en el cual la fuente de luz, la

selección de sensores y la

óptica son trasladados a un

ensamble de brazo de

trayectoria aérea bajo el cual

puede colocarse un volumen

encuadernado con las hojas

hacia arriba.

ESCANER CON

ALIMENTADOR DE HOJAS

Utilizan la misma tecnología

básica que los escáneres planos,

pero maximizan el rendimiento,

por lo general a expensas de la

calidad. Se espera que los

documentos sean de un tamaño

uniforme y solidez suficiente

para soportar una manipulación

brusca. Ya sea que utilicen un

transporte de rodillos, cinta,

tambor o de vacío, la fuente de

luz permanece fija mientras que

se mueve el documento.

ESCÁNER DE TAMBOR

Los escáneres de tambor

producen escaneados con la

mayor resolución y calidad

que cualquier otro tipo de

escáner. Además de su costo,

los escáneres de tambor son

lentos, no son indicados para

documentos de papel

quebradizo y requieren un

alto nivel de habilidad por

parte del operador.

ESCÁNER PARA MICROFILM

Los escáneres para microfilm son

dispositivos altamente

especializados para digitalizar

películas en rollo, microfichas y

tarjetas de apertura. Puede ser

difícil obtener una calidad buena y

consistente en un escáner para

microfilm debido a que los mismos

pueden tener un funcionamiento

complejo, la calidad y condición de

la película puede variar.

ESCÁNER PARA DIAPOSITIVAS

Los escáneres para diapositivas

se utilizan para digitalizar

colecciones de diapositivas ya

existentes como así también

materiales fotográficos

intermedios de objetos

tridimensionales y documentos

que no son adecuados para el

escaneado directo.

♣ La digitalización es un proceso archivístico de gran valor para la conservación en formato electrónico de documentos que han sido elaborados en soporte físico.

♣ Los escáneres han sido una herramienta de gran utilidad, como solución a las diferentes necesidades de una sociedad cambiante y exigente, sedienta de información.

W E B G R A F I AW E B G R A F I ATomado el 11 de marzo de 2012 de, http://www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm

Tomado el 11 de marzo de 2012 de, http://www.google.com.co/search?q=digitalizacion&hl=es&prmd=imvnsb&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ei=tL9ST4CbLoXuggeyruTFDQ&sqi=2&ved=0CGoQsAQ&biw=1024&bih=408

Tomado el 11 de marzo de 2012 de, http://www.slideshare.net/cachetejarana/seminario-2706157

Tomado el 11 de marzo de 2012 de, http://cidbimena.desastres.hn/filemgmt/files/modulo_IV_Digitalizacion1-40.pdfTomado el 22 de marzo de 2012 de,http://icer2007imagen.wikispaces.com/Tipos+De+Scanner