Centro CulturalParque de España

ROSARIO, Argentina29/09 - 1/10 - 2011

Planeación dePlaneación de

Miércoles 28 de septiembreMiércoles 28 de septiembre

Planeación deproyectos escénicos

Planeación deproyectos escénicos

Marisa de León

Condiciones del ámbito artísticoCondiciones del ámbito artístico

P o l í t i c a sC u l t u r a l e sPlan Nacional

InstitucionesFinanciamiento

PresentadoresForos

PROMOCIÓNEducación, Formación, Creación, Ejecución,

PROMOCIÓNEducación, Formación,

InvestigaciónCreación, Ejecución,

Interpretación

PROYECTOSPROYECTOSGESTIÓN PRODUCCIÓN

DISTRIBUCIÓN

Públicos

Promotores, Agentes, Agencias

Medios de Comunicación

Difusión

Marisa de León

Como parte de la etapa de planeación de un proyecto debemos plantearnos y responderalgunas preguntas fundamentales para clarificar su sentido, sus características generalesy específicas, la dimensión del mismo, sus implicaciones y condiciones para llevarlo acabo.

Estas preguntas son:

¿qué, por qué, quién, dónde, cuándo, cómo y con qué?¿qué, por qué, quién, dónde, cuándo, cómo y con qué?

La respuesta objetiva a estas preguntas permite la adecuada planeación de todo elproceso sin olvidar el contexto geográfico, histórico, social, cultural, artístico, político yeconómico que pueda facilitar o dificultar el desarrollo del proyecto.

Marisa de León

¿POR QUÉ?Antecedentes

Misión y Visión

Necesidad e importancia

Justificación del proyecto

¿QUÉ?Naturaleza del proyecto

Propósitos

Objetivo general

Objetivos específicos

Metas

¿DÓNDE?Ubicación geográfica

Marco legal

¿QUIÉN?

ParticipantesEquipos de trabajo

OrganigramaBeneficiarios directos e indirectos

Públicos¿CÓMO?

Recursos necesarios

Nivel de gestión

Modelo de producciónMarco legal

Localización

Infraestructura física

Acceso cultural y de equipos

Cobertura

¿CUÁNDO?Horizonte temporal

Vida del proyecto

Plan de trabajo

Ruta crítica

Cronograma

Métodos y técnicas

Estrategias y procedimientos

Actividades, tareas y

responsabilidades

Contactos y comunicaciones

Cálculos presupuestales

Estrategias de distribución

Parámetros e indicadores de

evaluación

¿CON QUÉ?Recursos disponibles

Presupuestos de

ingresos y gastos

Viabilidad financiera

Flujo y control de recursos

Marisa de León

ContextoContexto

Geográfico

Histórico

PolíticoPolítico

Social

Económico

Cultural

ComunitarioMarisa de León

Enfoque Instrumental

La ordenación de un conjuntode actividades que, combinando recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, humanos, materiales, financieros y técnicos,

se realizan con el propósitode conseguir un determinado

objetivo, meta o resultado.

Perspectiva linealMarisa de León

DIAGNÓSTICO / ORIGEN• Contexto• Situación inicial u origen• Necesidad o problema / Demanda• Misión y Visión• Expectativas• Condiciones positivas y negativas• Recursos necesarios• Participantes / Destinatarios• Diseño de contenidos, objetivos y metas • Esquema general del proyecto

ANÁLISIS

• Estudio, investigación y análisis del contexto• Búsqueda de documentación relacionada• Recursos disponibles• Contacto y relación con los involucrados• Selección y clasificación de la información• Detectar límites y posibilidades (DAFO)• Legalidad y normatividad

Ciclo de Gestión InstrumentalCiclo de Gestión Instrumental

• Esquema general del proyecto

DEFINICIÓN

• Recursos humanos, económicos, técnicos• Condiciones de participación• Organigrama• Revisión de contenidos, objetivos y metas• Efectos finales esperados• Niveles de gestión y modelos de producción• Presupuestación• Esquema preciso del proyecto

CONCRECIÓN

• Posibilidades reales• Análisis y esquema de viabilidad• Cotizaciones• Contrataciones• Compromisos y responsabilidades• Diseño de producción• Ruta crítica• Plan de trabajo• Financiamiento y administración de recursos• Canales y políticas de comunicaciónMarisa de León

ELABORACIÓN

• Redacción del proyecto• Integración de todos los documentos• Imagen, comunicación y mercadotecnia• Elaboración de la propuesta (carpeta)• Presentación del proyecto a instancias

EJECUCIÓN

• Seguimiento y control de acuerdos• Utilización y optimización de recursos• Materialización de ideas• Realización material de la producción• Ensayos artísticos• Monitoreo de resultados

Ciclo de Gestión InstrumentalCiclo de Gestión Instrumental

EXPLOTACIÓN

• Estreno y temporadas • Comercialización• Mercado o público destinatario• Impacto cultural y social• Posibilidad y grado de venta• Distribución• Control y administración

EVALUACIÓN

• Parámetros e Indicadores • Pertinencia, congruencia, calidad,

eficiencia, eficacia e impacto• Revisión de logros alcanzados• Beneficiados directos e indirectos• Escenarios a futuro• Integración de dossier o carpeta

Marisa de León

Enfoque Comunicativo

La gestión de los proyectos es un proceso constante, dinámico y

sistemático de planeación, ejecución, comunicación y evaluación

de las acciones de los actores participantes; de sus intereses, de las acciones de los actores participantes; de sus intereses,

capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el

marco de un contexto de viabilidad, participación y negociación

para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y

capacidades de

los miembros de una comunidad

Perspectiva integral del procesoMarisa de León

Gestión integral de un proyectoGestión integral de un proyecto

EJECUCIÓN Y EJECUCIÓN Y GestiónGestiónPLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

EVALUACIÓNEVALUACIÓN

EJECUCIÓN Y EJECUCIÓN Y EXPLOTACIÓNEXPLOTACIÓN

ProducciónProducción

GestiónGestión

Marisa de León

Niveles y ModelosNiveles y ModelosNiveles y ModelosNiveles y Modelos

Marisa de León

Niveles de GestiónNiveles de Gestión

El nivel de gestión es la estructura organizativa y jurídica

que regirá el funcionamiento formal del proyecto.

El nivel de gestión también se relaciona con definir si el

proyecto se realizará desde la administración pública,

iniciativa privada, asociaciones civiles, organizaciones,

fundaciones, o sectores comunitarios, modelos mixtos o

compartidos.

Marisa de León

Modelos de ProducciónModelos de ProducciónPodemos identificar varios modelos de producción, que responden a diferentesnecesidades, intereses y capacidades.

� Amateur: aficionados y de la comunidad; depende de voluntarios, y no de la taquilla. Este modelo responde a la carencia de infraestructura que permita la profesionalización íntegra de quienes se interesan en las artes escénicas.quienes se interesan en las artes escénicas.

� Escolar: programas escolares y temarios clásicos.

� Experimental: búsqueda de nuevas formas de expresión y organización tendientes a la innovación.

� Independiente: autogestivo y autofinanciable; generalmente posee un discurso propio; pretende sensibilizar al público para que tome conciencia. Realza el nivel artístico.

� Callejero: es un término genérico para todas las formas de actuación que se desarrollan fuera de los foros; está dirigido a un público que comúnmente no asiste a los espectáculos y que transita en las calles y plazas.

Marisa de León

Modelos de ProducciónModelos de Producción

� De cámara: reduce los formatos de expresión, el número de ejecutantes y de espectadores.

� Universitario: recintos universitarios; es realizado por estudiantes y profesionales. Tienen modelos de producción muy establecidos.modelos de producción muy establecidos.

� Oficial: responde a políticas culturales y cuenta con patrocinio institucional.

� Comercial: el valor de la producción está determinada por el dinero, y no por el valor artístico.

� Profesional: Todos aquellos creadores, ejecutantes e intérpretes (autores, actores, actrices, directores, diseñadores, músicos, cantantes, coreógrafos, bailarines), que viven de su profesión y trabajan por proyecto.

Marisa de León

Dimensión del proyectoDimensión del proyectoDimensión del proyectoDimensión del proyecto

Marisa de León

Definición de MISIÓNDefinición de MISIÓN

Es la expresión conceptual de lo que es y hace una organización. Es la exposiciónclara y específica con un mensaje conciso, directo y convincente que resume larazón de ser y los distintivos principales de un grupo, institución y/o proyecto y sucompromiso social.

Sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza, la filosofía, el espíritu, los valores, ladimensión social, el alcance y la perspectiva de impacto del proyecto.

Responde a las preguntas ¿Quiénes somos; Qué hacemos; Porqué; Para qué;Para quiénes y Cómo?

La Misión ES EL PROPÓSITOMarisa de León

Definición de VISIÓNDefinición de VISIÓN

La visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio, y por encima de losdemás,, ver con ojos de la imaginación, el resultado final que se pretendealcanzar.

Es la visualización del proyecto de la organización en un período de al menos 5años. Explica la importancia de realizar el proyecto desde la misión de laorganización gestora y sus valores.

Responde a las preguntas: ¿De dónde venimos y Hacia dónde vamos?

La Visión ES LA INTENCIÓN

Marisa de León

Dimensión del ProyectoDimensión del Proyecto� OBJETIVOSDescripción de los logros o finalidades generales y específicas que sepretenden alcanzar con el desarrollo del proyecto a corto, mediano y largoplazo. Establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones aseguir. Ayudan a determinar el tipo y el número de las actividades que deberánseguir. Ayudan a determinar el tipo y el número de las actividades que deberánllevarse a cabo.

� METASProductos concretos que se obtendrán durante y al finalizar el proyecto. Lasmetas son la precisión cuantitativa de las actividades, acciones o productosresultantes del proyecto.

Las metas deben ser cuantificables y los productos cualificables.

Se expresan en números, cantidades y/o porcentajes.Marisa de León

Valor artísticoValor artístico

Contar con los equipos artístico y creativo concebidos y

seleccionados para el proyecto, conociendo su

disponibilidad y condiciones para trabajar.

También se refiere a la originalidad y características

estéticas particulares del proyecto.

Marisa de León

Valor contextualValor contextual

Está relacionado con el contexto general y particular del

proyecto, así como con las circunstancias para su

realización (festival, homenaje, comisión, conmemoración

de fecha, aniversario del foro).

Marisa de León

Es muy importante ubicar el proyecto en términos del sector social al que está

dirigido, y definir el perfil del público al que interesa captar: público infantil, de la

tercera edad, jóvenes universitarios, etcétera.

DestinatariosDestinatarios

Es importante considerar las variables demográficas (género, edad, tamaño de

la familia, religión, raza, estado civil, nivel de educación y nivel de ingresos); las

variables geográficas (el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la

región y el país) y las variables psicográficas (el estrato, clase social, hábitos y

estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones y actividades).

Se relaciona directamente con los estudios de público.

Marisa de León

Financiamiento y Financiamiento y

Jueves 29 de septiembreJueves 29 de septiembre

Financiamiento y AdministraciónFinanciamiento y Administración

Marisa de León

REVISIÓN DE INGRESOSREVISIÓN DE INGRESOS

Directa Presupuesto propio inicial, fondo común, aportaciones individuales

Indirecta Subsidio o subvenciones públicas y privadas

Establecen un monto de recursos económicos que se asignan permanente o periódicamente a un organismo, institución, grupo o compañía para

Aportaciones

Materiales, bienes o servicios, en dinero o en especie: materias primas, promoción, impresos, transportes, vestuarios, pintura, etc.

o periódicamente a un organismo, institución, grupo o compañía para financiar sus programas, proyectos y operación cotidiana.

Donativos y BecasSolicitudes directas a fundaciones, organizaciones e instituciones; importante conocer las fechas de las convocatorias y asegurarse de cumplir con todos los requisitos de las bases.

Marisa de León

Mecenazgo, filantropía o altruismo

Apoyo desinteresado a proyectos no lucrativos. Debido a la globalización, esta modalidad suele trascender las fronteras nacionales y establece relación con organismos y fundaciones internacionales.

Préstamos Bancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas

Producción en común, donde dos o más fuentes financieras invierten su capital (dinero, bienes o servicios) para financiar un evento, donde la responsabilidad y el riesgo son compartidos.

Préstamos Bancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas límite, intereses, etc.

Patrocinios Negociación de apoyos económicos con empresas públicas o privadas a cambio de beneficios previamente convenidos a través de publicidad, promoción de su imagen o productos.

Coproducción

Marisa de León

Organización de eventos especiales

InternaComercialización de servicios

AlquilerEquipos propios, catálogo o lista de existencia: sonido, iluminación,vestuario, props.

Venta de productos promocionalesMerchandising o souvenir: figuras, postales, pins, camisetas, calcomanías,bolígrafos, tazas, vasos, etcétera.

Cursos, talleres, libros, discos, publicidad.

Organización de eventos especialesFiestas, convivios, rifas, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos.

Externa Venta de publicidad. En espacios destinados para insertar logotipos en el programa de mano, exhibición de publicidad y/o productos.

Preventa de funcionesPago por adelantado o un porcentaje.

Preventa de boletosAnticipada y con descuentos de preventa.

TaquillaVenta de boletos en ventanilla y/o agencias alternativas de venta.Marisa de León

Procuración de FondosProcuración de Fondos

1. Elaboración o revisión del documento de presentación del proyecto

2. Clarificar qué se necesita y a quién se le solicitará

3. Definición de propuestas para donantes

4. Investigación sobre posibles donantes y fuentes de financiamiento

5. Desarrollo de contactos, relaciones y citas

6. Elaboración del plan de obtención de fondos

7. Aprobación o rechazo a solicitudes

8. Agradecimiento y seguimiento

9. Cumplimiento de compromisos adquiridos

10. Evaluación y documentación

Marisa de León

Planes paraPatrocinadoresPlanes para

PatrocinadoresMontos de participación Plan Paquete

De $ 1,000.00 a $ 5,500.00 1 A

De $ 6,000.00 a $ 10,000.00 2 A + B

De $15,000.00 a $20,000.00 3 A + B + C

De $25,000.00 a $35,000.00 4 A + B + C + D

De $36,000.00 a $50,000.00 5 A + B + C + D + E

C) Paquete de libros y discos+ 6 boletos de cortesía

D) Programa de lujo+ Inclusión en el pendón con todos los patrocinadores

Más de $50,000.00 6 F

A) Recibo deducible de impuestos del ISR por el 100% del monto de participación+ Logotipo en el programa de mano del evento+ Invitación al estreno del evento+ 2 boletos de cortesía para cualquier función

B) Logotipo en el programa general de actividades (especificar tiraje)+ Logotipo o mención en la página de internet del grupo o foro+ Crédito en todos los impresos que se realicen (cartel, postal, volante, etc.)+ 4 boletos de cortesía para cualquier función

los patrocinadores+ 8 boletos de cortesía

E) Cena privada con los artistas participantes en el evento+ Foto con el artista o elenco+ Regalo autografiado por el artista+ 10 boletos de cortesía

F) Una función privada

Marisa de León

Posibles Gastos de Producción Posibles Gastos de Producción

CONTRATACIONES ALQUILERES COMPRAS REALIZACIONES

PERSONAL OPERACIÓN GESTIÓN INVESTIGACIÓN PROMOCIÓN

Creativo Papelería Derechos de autor Documentación Publicidad

Artístico Fotocopias Permisos Traducción MarketingArtístico Fotocopias Permisos Traducción Marketing

Administrativo Teléfono Impuestos Fotografía Taquillas

Apoyo Correo Informática Diseños Prensa

Técnico Mensajería Reparaciones Maquetas Folletos

Eventual Alquileres Locales Muestrarios Posters

Mano de obra Electricidad Sala Programas

Horas extra Agua Boletaje Impresos

Gas Seguros Inserciones

Archivos Mantenimiento Distribución

Perecederos Catering Souvenirs

Desplazamientos Relaciones públicasMarisa de León

CONTRATACIONES ALQUILERES COMPRAS REALIZACIONES

CONSTRUCCIÓN SONIDO ILUMINACIÓN VARIOS GIRAS

Maqueta Equipos Focos Imprevistos Embalaje

Escenografía Cintas Filtros o micas Estibadores Viáticos

Posibles Gastos de Producción Posibles Gastos de Producción

Escenografía Cintas Filtros o micas Estibadores Viáticos

Utilería Grabaciones Lámparas Propinas Hospedaje

Vestuario Efectos Cadenas Herrajes Seguros

Tintorería Estudio Cables Mudanzas Transporte

Maquillaje Edición Gobos Visas

Peluquería Instrumentos Efectos Exceso de

Zapatería carga

Accesorios

Efectos especiales

Taller

Herramientas

Desgaste equipos

Marisa de León

PARTIDA CONCEPTO IMPORTE TOTAL

Planeación, Gestión y Administración

OficinaPapeleríaFotocopiasPaquetería

$$$$

$ 20,000.00

Presupuesto de ProducciónPresupuesto de Producción

Ensayos Sustitutos $ $ 5,000.00

Honorarios Equipo artísticoCreativoAdministrativoTécnicoAsistentes

$$$$$

$ 87,000.00

RealizaciónEscenografía ($20,000.00)Utilería ($4,000.00)Vestuario (25,000.00)Luces y Sonido ($11,000.00)

DiseñoRentaRealizaciónComprasMantenimiento

$$$$$

$ 60,000.00

Marisa de León

PARTIDA CONCEPTO IMPORTE TOTAL

Difusión Diseño gráficoImpresos (affiche, postal, Programa de manoFotografíaInserciones en prensaDistribuciónReforzamiento

$$$$$$$

$ 40,000.00

Temporada NóminaOperación

$$ $ 45,000.00

Publicidad $

Gira EmbalajeSegurosTransportesHospedajeViáticos

$$$$$

$ 15,000.00

Posproducción LimpiezaResguardoDossier

$$$

$ 5,000.00

Varios Contingencias $ $ 23,000.00

TOTAL (+ % IVA) $ $ 300,000.00Marisa de León

INGRESOS ESTIMADOS:

APorcentaje de

aforodel recinto

BAforo delrecinto

Núm. Butacas

CPrecio boletoIngreso Bruto

$ 75.00

DImpuestos Aplicables

30 %

E

IngresoNeto X función

FIngreso NetoTemporadaX 20 FUN

100 400 $ 30,000.00 $ 9,000.00 $ 21,000.00 $ 420,000.00

90 360 $ 27,000.00 $ 8,100.00 $ 18,900.00 $ 378,000.00

Esquema de viabilidadEsquema de viabilidad

80 320 $ 24,000.00 $ 7,200.00 $ 16,800.00 $ 336,000.00

72 288 $ 21,600.00 $ 6,480.00 $ 15,120.00 $ 302,400.00

70 280 $ 21,000.00 $ 6,300.00 $ 14,700.00 $ 294,000.00

60 240 $ 18,000.00 $ 5,400.00 $ 12,600.00 $ 252,000.00

50 200 $ 15,000.00 $ 4,500.00 $ 10,500.00 $ 210,000.00

40 160 $ 12,000.00 $ 3,600.00 $ 8,400.00 $ 168,000.00

30 120 $ 9,000.00 $ 2,700.00 $ 6,300.00 $ 126,000.00

24 96 $ 7,200.00 $ 2,160.00 $ 5,040.00 $ 100,800.00

20 80 $ 6,000.00 $ 1,800.00 $ 4,200.00 $ 84,000.00

10 40 $ 3,000.00 $ 900.00 $ 2,100.00 $ 42,000.00

Fórmulas (Regla de 3) (B x 75) (C x 30%) ( C - D ) ( E x 20 ) Mar

isa

de L

eón

Estructura de la Estructura de la

Viernes 30 de septiembreViernes 30 de septiembre

Estructura de la Organización

Estructura de la Organización

Marisa de León

Equipos de trabajoEquipos de trabajo

Grupo organizado de personas con habilidades, conocimientos,

experiencias y características particulares y diferentes, que

contribuyen conjunta y coordinadamente al logro de un objetivo

compartido.

Centro de Liderazgo

Universidad Adolfo Ibañez

Marisa de León

DIRECTORARTÍSTICO

COORDINADOR-GERENTEDE PRODUCCIÓN PRODUCTOR

EJECUTIVO

Diseño de escenografía

Diseño de iluminación

Diseño de vestuario

Coreografía

Música

PRODUCTOR

Elenco

Bailarines

Orquesta

EQUIPO ARTÍSTICO

AsistentesAprendicesVoluntarios

Cantantes

Diseño de utilería

EQUIPO CREATIVOORGANIGRAMA DE

PRODUCCIÓNPROCURADOR DE

FONDOS

Difusión y Rel. Públicas

EQUIPO DE REALIZACIÓN

Jefe de foro

Técnicos

Iluminación Sonido Tramoya

Coordinador teatro

Traspunte

Sonido

Construcción

Accesorios

Maquillaje

Efectos especiales

Carpintería

HerreríaPintura escénica

Costura

EQUIPO TÉCNICO DEL TEATRO

Marisa de León

EQUIPO DE PRODUCCIÓNEQUIPO DE PRODUCCIÓN

Productor

Es el responsable del financiamiento del espectáculo.Es el responsable del financiamiento del espectáculo.Selecciona la obra, nombra al director, plantea unaserie de premisas del proyecto y gestiona el teatro,además de estar presente en las decisionesfundamentales del proyecto. Por lo general es unainstitución o empresa cultural.

Marisa de León

Coordinador de producción

Planea y diseña el proceso de producción, en tiempo, Planea y diseña el proceso de producción, en tiempo, espacio y acciones. Se encarga, en la práctica, de la organización humana, técnica y administrativa del proyecto a partir de la sistematización de cada etapa del proceso y por departamento (escenografía, iluminación, vestuario, utilería, etcétera).

Marisa de León

Gerente de producción

Administra el dinero, contrata al elenco, a los equiposAdministra el dinero, contrata al elenco, a los equiposartístico y creativo, y al personal de apoyo. Enocasiones se ocupa de la promoción publicitaria de laobra, junto con el responsable de difusión y derelaciones públicas. También llega a gestionar las giras.

Marisa de León

Productor ejecutivo

Literalmente ejecuta la producción, respetando los Literalmente ejecuta la producción, respetando los criterios artísticos y estéticos determinados por el director, el escenógrafo y el equipo creativo. Coordina las actividades de los equipos de trabajo (creativo, artístico y técnico); ayuda a resolver las necesidades administrativas, técnicas, logísticas y operativas.

Marisa de León

Perfiles del productorPerfiles del productor

Productor administrativoProductor técnicoProductor técnicoProductor artísticoProductor ejecutivoProductor curador

Marisa de León

Actividades por equipoActividades por equipo

Importancia de definir las actividades de cada equipo en cada etapa del proceso.

Constante problemática en la autogestión.

ÁREA PREPRODUCCIÓNENSAYOS,

REALIZACIÓN YPRODUCCIÓN

COMERCIALIZACIÓN POSPRODUCCIÓN

DirecciónArtística

Selecciona la obraConvoca equipos de trabajoPropone proyectoEncarga diseños a creativosAudición equipo artísticoRecibe y selecciona propuestas de diseñadoresDecide repartoDefine proyectoAnaliza con producción las necesidades y estrategiasdel proyecto

Supervisión generalDirige ensayos con equipo artísticoReuniones con creativosConsultas con producción y con difusiónEnsayos técnicosEnsayos generales

Atiende estrenoNotas de direcciónAsigna tareas a técnicos y asistente durante temporadaMantiene calidad artísticaEntrevistas de prensaSeguimiento de temporada y compromisos con patrocinadores

Entrega carpeta con copias de materiales y musicales y textosAsiste a desmontajeElabora informeAsiste a evaluación

Mar

isa

de L

eón

ÁREA PREPRODUCCIÓNENSAYOS,

REALIZACIÓN YPRODUCCIÓN

COMERCIALIZACIÓN POSPRODUCCIÓN

Escenogra -

Reuniones con director y productor, iluminación y vestuarioFirma contratoInvestiga sobre la obraAnaliza información del teatro

Presenta proyecto a toda la compañíaAsiste a ensayosSupervisa realización en talleresSelección de mobiliario y materiales y

Atiende estrenoRealiza ajustesDefine a técnicos tareas en temporada Mantenimiento estético, acabados y retoques a escenografía y utilería

Atiende desmontaje Supervisa entrega, devolución embalaje y almacenamiento de materiales y elementos de utilería y escenográficosEntrega instalacionesConfirma inventarioEscenogra -

fíay utilería

del teatroPrepara diseños y bocetosPresenta maquetaPresenta presupuestoConsigue realizadoresHace propuestas para gira

materiales y accesorios (compra, construcción, renta)Entrega inventario ylibreto técnicoAsiste y supervisa montaje, ensayos técnicos y generalesConfirma ajustesAtiende sesión fotográfica

Confirma inventarioElabora informeAtiende evaluación

Iluminación

Audio

Vestuario

etc. etc.Mar

isa

de L

eón

Logística y TiempísticaLogística y TiempísticaLogística y Tiempísticaen una

Producción Escénica

Logística y Tiempísticaen una

Producción Escénica

Marisa de León

Plan de trabajoPlan de trabajo

Acciones Actividad Tarea Inicia Finaliza Responsable

Marisa de León

CronogramaCronograma

ActividadesMARZO ABRIL MAYO JUNIO

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Integrar proyecto

Gestiones

Reuniones creativos

Presupuesto

Diagrama de Gantt

Ensayos

Procuración Fondos

Diseños

Realización

Entrega Producción

Difusión

Montaje

Estreno

Temporada

Desmontaje

Informe

Mar

isa

de L

eón

Calendarios… agendas….Calendarios… agendas….LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO

MARZO 17

Reunión de directorcon productor yproductor ejecutivo(prevenir proyecto)

MARZO 18

Reunión directorcon productor ejecutivo

MARZO 19

Reunión director Equipo creativo yartístico(prevenir libretos)

MARZO 20

Reuniones individualescon el productor ejecutivo

MARZO 21

Reuniones individualescon el productor ejecutivoElaboración de contratos

MARZO 22

Elaboración decontratos y buscarlugar de ensayos

MARZO 23

Elaboración decontratos y buscarlugar de ensayos

MARZO 24

Reunión director yproductor con diseñadoreselaboración diseños

MARZO 25

Reunión director yproductor con diseñadoreselaboración diseños

MARZO 26

Reunión productor con diseñadoresFirma de contratos

MARZO 27

Obtención de permisosy registroselabora presupuestos

MARZO 28

Obtención de permisosy registroselabora presupuestos

MARZO 29

Acondicionar lugar ensayos proporcionarmapas de ubicación

MARZO 30

Elaborar directoriosAcondicionar lugar ensayos

MARZO 31

Ajustes a diseñosCotizaciones

ABRIL 1

Ajustes a diseñosCotizaciones

ABRIL 2

EnsayoPrimera lecturadirector, elenco, asistentesTomar medidas de vestuario al elenco

ABRIL 3

EnsayoAprobación de diseños yFirma de contratos

ABRIL 4

EnsayoComienza Carpintería y sastrePropuesta de música

ABRIL 5

Reunión con el equipo derelaciones públicas

ABRIL 6

ETC...

ABRIL 7 ABRIL 8 ABRIL 9 ABRIL 1 0 ABRIL 1 1 ABRIL 1 2 ABRIL 1 3

Marisa de León

Proceso Proceso Proceso de Producción

Proceso de Producción

Marisa de León

Etapas del procesoEtapas del proceso

PREPRODUCCIÓNInicio del proyecto hasta la entrada al foro

(planeación, ensayos y realización)

PRODUCCIÓNPRODUCCIÓNMontaje, ensayos técnicos y generales

COMERCIALIZACIÓNEstreno y temporada

POSPRODUCCIÓNDesmontaje, cierre administrativo y operativo, y evaluaciónMarisa de León

PREPRODUCCIÓNPREPRODUCCIÓNReunión con convocantePrepara, reúne y organiza la información del proyectoGestiona fuentes de financiamientoCoordina reuniones con director, creativos, patrocinadores y/o coproductores, teatroConsulta con diseñadoresDiseña la producciónAdministra los recursosAdapta formatosSolicita presupuestosCotiza elementos escénicos: materiales y realización

Actividades del Productor

Cotiza elementos escénicos: materiales y realizaciónConcreta presupuestoRealiza análisis y esquema de viabilidadInvestiga aspectos legales, gestiona y solicita permisos y registrosElaboración y firma de contratos Gestiona y acondiciona lugar para ensayosFotocopia libretos, partituras, planos, documentos.Prepara ficha técnicaGestiona teatroConsigue ficha de foro y planosPreviene girasAdministra la contabilidadSupervisa todos los departamentos según ruta crítica, presupuesto y calidadSeguimiento de acuerdosInicia proceso de evaluaciónMarisa de León

ENSAYOSREALIZACIÓN Y PRODUCCIÓNENSAYOSREALIZACIÓN Y PRODUCCIÓN Apoya desarrollo de las audiciones

Prepara elementos sustitutivos para ensayosSupervisa el trabajo en los talleres (construcción y realización)

Consigue materiales y elementos de la producción (compra, renta, préstamo)Organiza embalaje y transporte al teatro

Previene y coordina montaje y temporadaConfirma teatro y personal técnico

Inventarios definitivosRecepción de toda la producción

Prepara y entrega libro técnicoPrepara y entrega libro técnicoPreviene alimentos, catering y botiquín

Asigna camerinosDistribuye invitaciones al estreno

Coordina y supervisa proceso de montajeConfirma posición y funcionamiento de todo

Asiste y facilita ensayos técnicos y generalesConfirma ajustes del director por área

Apoya sesión fotográficaUbica lugar de resguardo

Supervisa difusiónSeguimiento a patrocinadores

Prepara ficha técnica para gira y comunicación formal con otros presentadoresInicia cierre administrativo

Marisa de León

TEMPORADA Y COMERCIALIZACIÓNTEMPORADA Y COMERCIALIZACIÓN

Atiende el estreno

Asegura asientos a patrocinadores e invitados especiales

Supervisa coctel

Asigna tareas al asistente

Cuidado estético y mantenimiento de la producción

Supervisa gastos de operación

Controla ingresos de taquilla y reportes de asistencia

Seguimiento a la difusión

Previene develación de placa

Previene continuidad de temporada

Cumple compromisos con patrocinadores

Continúa cierre administrativo, comprobación de gastos y contabilidad

Realiza giras

Marisa de León

POSPRODUCCIÓNPOSPRODUCCIÓNPreviene devolución de rentas y préstamos

Organiza embalaje y transporte

Previene lugar de almacenamiento

Coteja y cierra inventarios

Organiza y coordina desmontaje

Organiza venta de foro y salida de todo

Entrega equipos e instalacionesEntrega equipos e instalaciones

Cierre final de cuentas en banco, ingresos, gastos y comprobaciones

Balance financiero

Reúne materiales de todas las áreas

Organiza archivo

Coordina evaluación

Redacta y presenta informe general

Arma dossier, carpeta de prensa

Envía cartas de agradecimiento

Solicita carta de finiquito de responsabilidades administrativasMarisa de León

Introducción a laorganización deIntroducción a laorganización de

Sábado 1º de octubreSábado 1º de octubre

organización deGiras Artísticasorganización deGiras Artísticas

Marisa de León

CONOCER DEFINIR GESTIONAR TRAMITAR COORDINAR

- Condiciones generales de la gira (fechas, lugares, honorarios)

- Necesidades técnicas y operativas del grupo artístico

- Características de las presentaciones y actividades complementarias

PlaneaciónPlaneación

- Características de las presentaciones y actividades complementarias

- Características generales y condiciones técnicas de los espacios

- Intercambiar la información para ajustar lo necesario

- Firma de contratos

- Visas, pasaportes, permisos, registros

- Traslados y transportes

- Logística general y específica por sede: hoteles, alimentos, foros

- Programas y agendas de trabajo

- Mecanismos y estrategias de difusiónMarisa de León

Negociar con el presentadorNegociar con el presentador

Definir- Las condiciones financieras- La forma y los mecanismos de cada una de las transacciones- Fechas y la forma de pago - Fechas y la forma de pago - Necesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio

Procurar - Que el pago de hoteles, transportes y alimentos los cubra el presentador- Puntualidad en las operaciones financieras.- Registrar cada movimiento financiero, respaldado por recibos, facturas y

comprobantes.- Demostrar al presentador claridad y transparencia en todas las operaciones.

Marisa de León

¿ Quién paga qué, cuándo y cómo ?¿ Quién paga qué, cuándo y cómo ?

Gastos previos

Material promocionalComunicaciones

Gastos de operación

EstibadoresTaxis

Gastos de viaje

HonorariosTrasladosComunicaciones

Envíos de paqueteríaCompra de materialesPasaportes y visasSegurosElementos sustitutosEmbalajeAgencia aduanalEnvíos de cargaTrámites

TaxisPropinasEmergencias médicas LavanderíaTintoreríaConsumibles

TrasladosExceso de equipajeHospedajeAlimentación

Marisa de León

Invitación o carta compromiso: documento formal de interés en presentar al grupo con

puntos de acuerdo y condiciones generales.

Directorio de contactos: Presentador, director artístico, coordinador técnico y de

producción, responsables de difusión, relaciones públicas, finanzas y jurídico.

Documentos de trabajoDocumentos de trabajo

producción, responsables de difusión, relaciones públicas, finanzas y jurídico.

Fichas y planos técnicos: Capacidad del auditorio, características del foro, planos a

escala del escenario, parrilla, iluminación, audio, backline, lista de canales, personal

técnico.

Transportación: Características y dimensiones del transporte requerido para la compañía

y la carga.

Hospedaje: Cantidad y distribución de las habitaciones requeridas (rooming list).

Marisa de León

Aspectos legales: Contrato, Visas, licencias, permisos y autorizaciones necesarias,

seguros, fianzas.

Comunicaciones: Políticas y estrategias. Registros.

Documentos de trabajoDocumentos de trabajo

Comunicaciones: Políticas y estrategias. Registros.

Autorizaciones para grabar en video, TV, radio, fotografías y entrevistas.

Evaluación e informe: Cumplimiento de objetivos, metas y resultados. Indicadores.

Bitácora de viaje: Registro detallado de todos los acontecimientos de la gira (fotos y

video).

Marisa de León

Nombre del grupo o compañía:

País:

Disciplina artística:

Idiomas que habla la compañía:

Contactos: Gerente de gira/producción, Stage manager, Director técnico, Director artístico,

Información del grupoInformación del grupo

Contactos: Gerente de gira/producción, Stage manager, Director técnico, Director artístico,

Relaciones públicas, Administrador.

Personal: Cantidad de directores, actores, bailarines, músicos, cantantes y técnicos que viajan.

Nombre completo, actividad, nacionalidad, fecha de nacimiento, pasaporte, fecha de expiración,

país, tipo de sangre, medicamentos, alergias, datos del seguro médico, fumadores, alimentación

especial (vegetarianos).

Hospedaje: Cantidad de habitaciones sencillas, dobles y/o triples requeridas. Anexar reparto

(Rooming List)

Fee / Cashe : Costo, paquetes, forma de pago de honorarios y viáticos o dietas (per diem)

Marisa de León

Nombre:

Disciplina y género :

Duración total: Número de actos, duración de cada uno. Número de intermedios y duración.

Descripción del espectáculo:

Información del espectáculoInformación del espectáculo

Descripción del espectáculo:

Descripción de las actividades complementarias: técnicas y de espacio, cantidad mínima y

máxima de participantes, tiempos de duración.

Ficha técnica del espectáculo: Requerimientos de espacio, técnicos, de personal, operativos y

logísticos.

Catering: en camerinos para montaje, funciones y actividades complementarias.

Carga : Cantidad y descripción de cada pieza o bulto incluyendo equipaje personal y carry-on

(contenido y aspecto, peso, dimensiones, volumen total calculado, valor estimado de la carga y

de cada pieza.Marisa de León

Inventario: Relación de los equipos, utilería (props), elementos escenográficos e instrumentos

que viajan con la compañía

Información del espectáculoInformación del espectáculo

Material promocional: Carpeta del grupo o dossier, historia del grupo –presentaciones, giras,

premios, reconocimientos–, currícula, semblanzas individuales, fotografías recientes de los

participantes y del espectáculo, videos, repertorio, discografía, críticas, entrevistas, extractos y

boletín de prensa, discos, posters, folletos, souvenirs, etc.

Programa de mano : Imagen, tipografía, notas, créditos, agradecimientos, logotipos, etc.

Marisa de León

Documentos del GrupoDocumentos del GrupoMaterial Fecha de

solicitudFecha de

envíoMedio Acuse Notas

Carpeta del grupo

Videos, discos

Material promocional

Copia de pasaportes

Contrato o convenio

Factura

Hospedaje (rooming)

Cuestionarios

Ficha Técnica

Plano de escenario

Plano de iluminación

Descripción carga

Inventarios

Camerinos

Catering

Itinerario de viaje

Plan de trabajo

Actividades complementarias

Programa de manoMarisa de León

Inventarios del grupoInventarios del grupo

Cantidad Elemento Descripción Peso Medidas Volumen Valor

Marisa de León

Agenda de ActividadesAgenda de Actividades

Fecha Hora Actividad Detalles

Marisa de León

AgendaAgendaFecha HORA Actividad Detalles

Viernes19-sep-08

05:00 a.m. Cita en el aeropuerto DF Terminal 2

07:45 a.m. Vuelo directo a Atlanta, GA

DELTA AIR LINES 0364 Código de reservación: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s)

12:09 p.m. Llegada a Atlanta South Terminal

Renaissance Concourse Hotel1 Hartsfield Centre Parkway, Atlanta, Georgia 30354 USA Phone: 1-404-209-9999 Fax: 1-404-305-2343Tiene Gimnasio y alberca!

Reservaciones:Eugenio: 81370682 Gabriel: 81371643 Aarón: 81371319Marisa: 81372099

Marisa de León

Tiene Gimnasio y alberca!

03:00 p.m. Entrevista Estación de Radio

Domingo21-sep-08

01:00 p.m. Sound check en Spivey Hall Clayton State University

03:00 p.m.

Concierto en el Spivey HallClayton State University2000 Clayton State Blvd.Morrow, GA 30260Phone: (678) 466-4200http://spiveyhall.org

Para: invitados especiales del Cuerpo Consular y los Patrones del Spivey Hall y con el apoyo de Leslie Gordon del Rialto Center for the Performing Artsinvitaremos a gente de la comunidad de Jazz en Atlanta.

Lunes22-sep-08

DesayunoSalida a aeropuertoLlegada a aeropuerto

07:30 p.m. Vuelo directo a DF

DELTA AIR LINES 0367Código de reservación: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s)

09:55 p.m. Llegada a DF Terminal 2

Evaluación de la GiraEvaluación de la Gira

CONCEPTO CALIFICACIÓN

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Comunicación e intercambio de información con el presentador

Comunicación e intercambio de información con el grupo

Contratos

5= Excelente, 4= Muy bien, 3= Bien, 2= Regular, 1= Deficiente

Contratos

Plan de trabajo y agenda de actividades

Inventarios

Datos de la compañía

Datos presentador y su equipo de trabajo

Datos Hotel

Datos sedes y foros

Información sobre actividades complementarias

Material promocional

Aspectos legales

Comunicación y organización internaMarisa de León

EvaluaciónEvaluación

CONCEPTO CALIFICACIÓN

LOGÍSTICA DE LA GIRA

Itinerarios de viaje

Recepción

Información local (directorios, mapas, sugerencias)Información local (directorios, mapas, sugerencias)

Calidad del hotel

Facilidades en hotel (restaurante, lavandería, internet)

Transporte local

Puntualidad

Pago de viáticos

Pago de honorarios

Actividades complementarias

Solución a imprevistos

Comunicación y organización interna del presentador y su equipo

Marisa de León

EvaluaciónEvaluación

CONCEPTO

ASPECTOS TÉCNICOS

Cuestionario de la compañía

Cuestionario del grupo

Planos técnicos

CONCEPTO

PROMOCIÓN

Información en la página Web

Entrevistas concertadas y realizadas

Publicación de notas avanzadasPlanos técnicos

Selección del foro

Solución a requerimientos técnicos

Adaptaciones técnicas

Equipamiento técnico

Personal técnico

Montaje

Ensayos

Funciones

Camerinos

Comunicación y organización interna

Publicación de notas avanzadas

Inserciones en medios

Calidad y cantidad de impresos(poster, volante, postal)

Programa de mano

Conferencia de prensa

Reseñas publicadas

Marisa de León

EvaluaciónEvaluación

CONCEPTO

PRESENTACIONES

Cantidad de funciones

Características generales del foro

CONCEPTO

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Cantidad de actividades realizadas

Cantidad de participantes

Cantidad de público asistente

Anuncios al público antes de función

Puntualidad

Hospitalidad o catering

Solución a imprevistos

Plática con el público

Presencia de medios de comunicación

Selección del espacio

Necesidades técnicas

Convocatoria

Presentación del grupo

Puntualidad

Hospitalidad o catering

Satisfacción del público

CALIFICACIÓN GENERAL

Marisa de León

Videos y textos útilesVideos y textos útiles

Buscar en Google:

• Claves para tener éxito en un proyecto de gestión cultural.• Claves para tener éxito en un proyecto de gestión cultural.http://www.youtube.com/watch?v=FZH1VhAPkK0

• El quinto elemento, la producción teatral y de artes escénicas.http://www.ispmusica.com/articulo.asp?id=918

• Tips para el productor de proyectos artísticos.http://esp.mexico.org/lapalabra/una/17961/tips-para-el-productor-de-proyectos-artisticos

Marisa de León

Bibliografía recomendadaBibliografía recomendada

CIMARRO, Jesús F. Producción, Gestión y Distribución del Teatro. Ed. Fundación Autor. Madrid, 1997, 428 p.COLBERT, François y Manuel Cuadrado Marketing de las artes y la cultura. Ariel. 2003, 288 p.DE LEÓN, Marisa, Espectáculos escénicos. Producción y difusión. Conaculta, México, 2004, 310 p. (Colección Intersecciones Núm. 1)DE ZUBIRÍA, Sergio, ABELLO T. Ignacio y TABARES Marta, Conceptos básicos de administración y gestión cultural.

Cuadernos de Iberoamérica. Organización de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.Cuadernos de Iberoamérica. Organización de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.GRASS, Aline, Procuración de fondos para la promoción cultural. Instituto Mexiquense de Cultura / Conaculta, México, 2005, 135 p. (Colección Intersecciones Núm. 3) KOTLER, Philip y Joanne Scheff, Marketing de las artes escénicas, Fundación Autor, España, 2005, 864 p.PAVIES, Patrice. El análisis de los espectáculos. Ed. Paidós, Barcelona, 2000, 337 p.PEREZ MARTÍN, Miguel Ángel. Técnicas de Organización y Gestión Aplicadas al Teatro y al Espectáculo. Ed. Gráficas Verona. Salamanca, 1996, 69 p.REID, Francis, Administración Teatral. Centro Andaluz de Teatro. Ed. Padilla Libros, Sevilla, 1990, 182 p.SHAGAN, Rena. Booking & Tour Management for the Performing Arts. Ed. Allworth Press, New York, 1996, 270 p.SCHEFE Bernstein, Joanne. Marketing tras bambalinas. Cómo crear y conservar el público para las artes escénicas.

Gestión Cultural, Co-edición del CONACULTA, dir. Gral. De Publicaciones y Libraria, México, 2007, 339 p.SCHRAIER, Gustavo. Laboratorio de producción teatral 1: Técnicas de gestión y producción aplicadas a

proyectos alternativos. Instituto Nacional del Teatro, Buenos Aires, 2006, (221 p. (Colección estudios teatrales)VALENTIN, Teresa y NAVARRO Grego. Gestión, Producción y Marketing Teatral. Ed. Ñaque. España, 1998, 132 p.M

aris

a de

Leó

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F I N

Muchas gracias y

suerte!…Marisa de LeónProducción escénica y Gestión culturalespectaculosescenicos@prodigy.net.mxMéxico. D.F.

suerte!…

www.espectaculosescenicos.com