Expo !!!!! Unidad 2 parte 1

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EQUIPO 2 Luis Alberto Carrillo Ramos. Luis Armando García Rodríguez Jorge Pedro Mares López María Monserrat Mejía Fernández Ismael Adrian Rivera Rodríguez Rodolfo Zavala Martínez DIAGNOSTICO Y EVALUACION EMPRESARIAL IMPARTIDA POR: LUDY MAGNOLIA VALDEZ MARTINEZ

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EQUIPO 2•Luis Alberto Carrillo Ramos.

•Luis Armando García Rodríguez•Jorge Pedro Mares López

•María Monserrat Mejía Fernández•Ismael Adrian Rivera Rodríguez

•Rodolfo Zavala Martínez

DIAGNOSTICO Y EVALUACION EMPRESARIAL

IMPARTIDA POR: LUDY MAGNOLIA VALDEZ MARTINEZ

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UNIDAD2PROCESO PARA REALIZAR UNA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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TEMAS: 2.1: MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 2.1.1: TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN.

2.1.2: ESCALAS DE EVALUACIÓN.

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2.1 MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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Existe una delineación para el desarrollo de una auditoria administrativa y se divide en cuatro partes:1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.2. Establecer normas de desempeño.3. Elaborar informes sobre auditoría administrativa.4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.

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1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.

En este aspecto se pueden establecer tres premisas: La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definición puede satisfacerla un auditor con experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la calidad de la función social, etc.

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La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relación con el futuro, una auditoría no puede hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. De esta manera, lo que el auditor administrativo debe hacer, es medir y evaluar si la dirección está llevando a cabo adecuadamente o no su función orientada al futuro.

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Parte del procedimiento de auditoría debe preocuparse por el presente, ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. Por lo tanto, la otra parte de la auditoría administrativa se centra en la elaboración de un informe final de resultados del presente, y en la evaluación de los mismos.

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La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar. La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe.

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2. Establecer normas de desempeño.

Para desarrollar una auditoría administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos.

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Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos.

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Aunque los procedimientos por sí solos no pueden crear el control, es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la valoración de los sistemas y procedimientos que la organización ha establecido.

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3. Elaborar informes de auditoría administrativa.

Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis.

El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello con-viene considerar los aspectos siguientes:

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Planeación del informe

En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:¿Quién lo va a leer?¿Qué uso va a tener?

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Organización del informe

Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:

a) Material preliminar: Es la parte introductoria y abarca:

Portada. Carta de presentación. Prefacio. Sumario.

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b) Informe (contenido principal): En esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la auditoría, especificación del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado. Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido:

Deficiencias de las áreas funcionales. Deficiencias de la administración general. Apreciación de la empresa. Conclusiones y recomendaciones.

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c) Material complementario: En este apartado se incluirá la información diversa, útil a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposición básica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los anexos más comunes están los siguientes:

Gráficas. Cuadros. Formas. Diagramas de flujo. Cuestionarios. Hojas de trabajo. Hojas de datos (entrevistas). Programas de trabajo.

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Control de las conclusiones y recomendaciones.

El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones pro-puestas en él se sigan y se cumplan.Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, éste deberá:

Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos.

Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados.

Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos.

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4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.

Para efectuar la auditoría, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo. Respecto a la revisión del control interno, la auditoría tradicional (financiera) centra su atención en el control financiero, sin embargo, para la auditoría administrativa asume mayor importancia el control administrativo.

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En una auditoría administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a fondo del sistema de información.

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En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se re-quieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se denomina “procedimientos de auditoría”.

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Los procedimientos de auditoría se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. El auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente.

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2.1.1: TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN.

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La obtención de información se refiere a la realización de entrevistas. Significa juntar varios tipos de formas, documentos, procedimientos, cartas, expedientes, diagramas; códigos y secuelas relacionados con el sujeto investigado.La recolección de datos en la auditoria administrativa demanda el uso de técnicas que permitan una revisión adecuada, entre otras técnicas se lista las siguientes:

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INVESTIGACION DOCUMENTAL . • NORMATIVA

Acta constitutiva. Ley que ordena la creación de la

organización. Reglamento interno. Reglamentación especifica. Tratados y convenios. Normas . Oficios circulares.

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• ADMINISTRATIVA Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de información y certificación. Cuadros de distribución del trabajo. Estadísticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos estratégicos. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el análisis lógico de problemas. Indicadores financieros y de gestión. Estudios de mejoramiento. Auditorias administrativas previas.

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• MERCADO Productos y/o servicios. Áreas. Población. Ingresos. Factores limitantes. Comportamiento de la demanda. Situación actual. Características. Situación futura (proyectada). Comportamiento de la oferta. Situación actual. Análisis del régimen de mercado. Situación futura (previsible). Determinación de precios.

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• ESTUDIOS FINANCIEROS.

Recursos financieros para inversión.

Análisis y proyecciones financieras.

Programas de financiamiento. Evaluación financiera.

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OBSERVACION DIRECTA.

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoria.

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ACCESO A REDES DE INFORMACION.

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.

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ENTREVISTA. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.

Concertar previamente la cita. Atender el compromiso.

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Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la

información de manera lógica y consecuente. Utilizar preguntas de terminación abierta en las

cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. No hacer preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurarse de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Clasificar la información que se obtenga. Registrar la información en una bitácora.

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CUESTIONARIO.Estos instrumentos se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organización.

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2.1.2: ESCALAS DE EVALUACIÓN

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Es una técnica de registro utilizada en la observación sistemática, y consiste en un conjunto de cuestionarios que el observador cumplimenta anotando las conductas que observa. El observador debe anotar la presencia de cada tipo de conducta en la que está interesado de forma cuantitativa, tratando de utilizar términos que sigan una serie escalonada

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Sentido de la evaluación.La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es decir, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación de recursos se haga de manera eficiente.

La evaluación por escalas En esta, se establecen unos niveles de rendimiento para cada uno de los criterios que se pretenden evaluar. El evaluador debe marcar para cada criterio el punto de la escala que especifique el desempeño del evaluado. Lo normal es que todos los criterios se les aplique una misma escala. Las escalas consisten en una serie de grados (ABC, 123, bajo, regular, normal, bueno, excelente...)

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Técnica de escala grafica de calificación: Es una escala que lista varios factores o características y un rango de desempeño para cada una. Al empleado se le califica al identificar la calificación que mejor describa su nivel de desempeño por cada factor o característica.

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GRACIAS POR SU ATENCION !!!!!