“Procesos en Farmacia Hospitalaria, Implementación de Sistemas de Dispensación y Distribución de Medicamentos en Farmacia Hospitalaria”

“Experiencia en Dispensación Automatizada”Automatizada”

Hospital de Niños ”Sor María Ludovica”

La Plata- Buenos Aires

Argentina

Farm. Angélica García

¿QUE ES UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE DISPENSACIÓN?DISPENSACIÓN?

Nuestra Misión

Mejorar la calidad del proceso asistencial

del paciente mediante una atención

individualizada que permita una

farmacoterapia efectiva, segura y eficientefarmacoterapia efectiva, segura y eficiente

Visión clínica del paciente

VISIÓN

Visión de riesgosdel sistema

Visión terapéuticade los medicamentos

Nuestros Valores

� Enfocados al paciente

� Competencia profesional

� Calidad en la gestión

� Trabajo en equipo

� Apuesta por el cambio y la innovación

“Es un medio que la organización elige para moverse desde donde está hoy hasta una situación deseada en el futuro “

Ginter PM,Swayne LE, Duncan Wj.

Inversión tecnológica

...Inversión estratégica

Mayor disponibilidad

Mayor control y seguridad de la

atención

Incrementar el tiempo dedicado a los pacientes

Facilitar el uso disponibilidad de información

Facilitar el uso de las TIC

Mayor eficiencia de procesos

Logística HospitalariaLa seguridad en la utilización de medicamentos

Prescripción Dispensación Administración

� 1.-El actual proceso de dispensación proporciona seguridad y eficacia adecuadas para pacientes y usuarios?

� 2.-Necesitamos un plan estratégico para mejorarlo?

Por qué Implementar Nuevas Tecnologías en el Proceso de Dispensación de

Medicamentos

NO

� 3.-Qué aspectos se deben tener en cuenta?

■ Las Nuevas Tecnologías a implementar y sus costos■ Requerimientos de personal y espacio■ Interface entre las tecnologías y dispositivos■ Necesidades de servicio y mantenimiento

SI

•Para que?- Seguridad del proceso

- Reducir errores de medicación

•Como:

Plan estratégico de Dispensación

•Como:- Reingenieria del proceso de dispensación

- Implementar Nuevas Tecnologías en el proceso de forma segura y eficiente, incluyendo:

■ Validación farmacéutica■ Sistemas automatizado de almacenamiento (Kardex)■ Sistemas automatizados de dispensación (Pixis)

Automatización en el Servicio de Farmacia

AUTOMATIZACIÓN EN LA SALAS DE

INTERNACION

AUTOMATIZACIÓN EN EL SERVICIO DE

FARMACIA

Automatización en el Servicio de Farmacia

Pasos Previos a la Implementación

Diseño Físico

Estudio de lo volúmenes de medicación

Estudio de las áreas ocupadas

Diseño Logístico

Estudios circuitos de Estudio carga Peso/ m2

Estudio de movimientos diarios

Definición de fármacos a incluir

Configuración del armario

LLENADO

Estudios circuitos de Distribución

Definición de Procesos

IMPLANTACION/ PUESTA EN MARCHA

Servicio de Farmacia, Hospital Sor María Ludovica

� Los sistemas semiautomáticos de dispensación son armarios semi-automatizados, de configuración flexible, que almacenan y dispensan productos.

� Consta de un sistema rotatorio y un software de � Consta de un sistema rotatorio y un software de gestión específico.

� Están controlados electrónicamente e integrados

en la red del hospital.

Armarios rotativos verticales

Base soporte: alma física del equipo.

Bandejas de almacenamiento de productos.

Divisores para las bandejas.

Cajas para almacenamiento.

Principio de funcionamiento

� Picking por agrupación de pedidos

� Bandejas con giro vertical

� Optimizacion de rotacion

� Gavetas de Almacenamiento

Stock al operario� Stock al operario

� Retiro indicado por visor

� Validación de entrada/salida

� Stock minimo de almacenamiento

� Pantalla 17” táctil

- Solución automatizada de almacenamiento y gestión de picking

- Preparación por agrupación de solicitudes.

- Bandejas que giran verticalmente.

- Stock se acerca al operario.

- Indicación de donde, cuando, cantidad y para quien retirar producto

- Puesto de trabajo fijo.

- Validación de entrada y salida de producto.

Gesfar

Minifar

CIRCUITO INTRAHOSPITALARIO

Opción 2Solicitud de

Validación, picking,

modificación, transcripción

de la Impresiónde reposición Depósito

Farmacia

Transferencia pedido

Solicitud de pedido

Minifar

Stock Externo

Solicitud dereposicióninformática

DIPENSACIÓN

Stock Externo

KARDEX AMBULATORIO

Stock Externo

KARDEX INTERNADOS

Minifar

CIRCUITO INTRAHOSPITALARIOAMBULATORIO

Ingreso de la prescripción médica

Minifar

Stock Externo

KARDEX AMBULATORIO

Dispensación y validación

Preparación y validación

REENVASADO

Deberá reunir los siguientes requisitos:■ Contener una cantidad de medicamento para

una sola toma.■ Proporcionar una adecuada protección al contenido frente a los agentes ambientales.contenido frente a los agentes ambientales.

■ Permitir una fácil y completa identificación.■ Permitir ser administrado directamente del

envase sin nesecidad de ninguna manipulación.

REENVASADO

Materiales de envasado: cada unidad debe

ser fácil y perfectamente identificada:1. Nombre Genérico y Comercial2. Concentración2. Concentración3. Nº de lote de fabricación4. Fecha de vencimiento5. Lote interno de reenvasado del SF6. Opcionales

Logística HospitalariaLa seguridad en la utilización de medicamentos

Prescripción Dispensación Administración

Sistema automatizados de almacenamiento y dispensación de medicamentos

Sistemas automatizados de dispensación

Elementos básicos

� Armario para el almacenamiento y dispensación de los medicamentos.

� Sistema informático de gestión de los armarios.

� Sistema de interconexión con el resto de sistemas de información del hospital (o interfaz).

Sistema de Dispensación Automático

Se instala un SADM en UCI, un PYXIS MEDSTATION SYSTEM 2000 Versión 4.1

Proceso de configuración de un SAD

AMFE Recomendaciones ISMP-TECNO

Necesidad de

instalación de

un SAD

Revisar consumos

de unidad

Planificar Estructura

NO

Gestión de acceso de

usuarios al SAD

Realizar la carga

informática

Realizar carga

física inicial

Trasladar SAD a

la Unidad de

Hospitalización

Conectar a la

red eléctrica e

informática

Programar

reposición del

SAD

SAD

instalado

¿Espacio y

requerimientos

suficientes en la

unidad?

¿Se puede

modificar?

Tramitar la

adquisición del SAD

SI

NO

Seleccionar

medicamentos a

cargar en el SAD

Establecer stock

máximo y mínimo

Informe de

revisión de

consumos

Decidir ubicación de

los medic. en el SAD

Normas de

correcta ubicación

Conectar con otras

aplicaciones del htal.

CIRCUITO INTRAHOSPITALARIOINTERNADOS

Validación y solicitud de pedido

Prescripción

Administración

Minifar

Preparación y Reposición del SAD

Stock Externo

KARDEX INTERNADOSRetirar

Farmacéutico

SAD frente a SDMDUVentajas

� Permite mejor redistribución de los tiempos del personal del SF.

� Disminuye el Nº de dosis de medicamentos perdidos.

� Disminuye el tiempo de enfermería empleado en la gestión y mantenimiento del botiquín de medicamentos.mantenimiento del botiquín de medicamentos.

� Disminuye el Nº de retrasos en la administración de las primeras dosis.

� Permite visualizar en pantalla recomendaciones para la administración cuando la enfermera retira el medicamento.

� Aumenta la asignación de costes por paciente disminuyendo los costes por asignados unidad de enfermería.

Sistemas automatizados de dispensación

Inconvenientes� Aumenta el tiempo requerido por Farmacia (>dependencia).

� Depende de suministro eléctrico.� Depende de suministro eléctrico.

� Requiere gran coordinación en el equipo (programas de formación continua del personal que accede al sistema).

� Alta inversión económica.

Pre-Instalación del SADM

Pre-Instalación del SADM

Sistema de Dispensación Automático

Se instala un SADM en UCI, un PYXIS MEDSTATION SYSTEM 2000 Versión 4.1

Comparación de los stock en UCI antes y después de la instalación del SADM

Antes Después

Nº Especialidades 218 206

Nº Unidades de medicamentos (Costo $) 7957 ($ 20841) 3984 $ 12437)

Nº Unidades vencida (Costo $) 749 ($ 1813) 0

Nº de errores almacenamiento 12 0

Nº de sitios físicos de almacenamiento 9 (Aprox. 8 m2 ) 1 (Aprox. 1 m2)

218206

100

120

140

160

180

200

220

1

Nro. Especialidades

7957

3984

Nro. Unidades de medicamentos

Antes

Despues

Características de los pacientes ingresados en UCI

Pre-InstalaciónPost-

Instalación

Pacientes ingresados 86 107

Mediana Estadía (días) 4 4Mediana Estadía (días) 4 4

Media Edad (meses) 62 64

Media Scores

PIM * -2,95 -2,52

PRISM * 13,37 14,67

TISS * 23,55 24,26

* Pediatric Index of Mortality (PIM), Pediatric Risk Score Mortality (PRISM, Therapeutic Intervention Scoring System (TISS)

Comparación de Costo de medicamentos por paciente

Pre-Instalación Post-Instalación

Pacientes ingresados

86 107

Consumo UCI ($) 65.690,88 56.947,04

Costo/paciente ($) 763,85 532,22

8 1 7 3 2

5 6 9 4 7

0

1 5 0 0 0

3 0 0 0 0

4 5 0 0 0

6 0 0 0 0

7 5 0 0 0

9 0 0 0 0

S in P y x is C o n P y x is

Reducción del Gasto en $

5 3 2

7 6 4

0

2 0 0

4 0 0

6 0 0

8 0 0

1 0 0 0

S in P y x i s C o n P y x i s

Reducción del costo por paciente en $

38% 30%

Cual fue su actitud frente a la instalación de Pyxi s?

52%40%

4% 4%Mucho interés

Interés

Desinteres

Rechazo

SADM: Encuesta al personal de Enfermería

Como influyo en su trabajo la instalacion de Pyxis?

92,31

7,69

Positivamente

No influyo

SADM: Encuesta al personal de Enfermería

Usted cree que disminuye la probabilidad de errores de medicacion?

53%31%

4%12%

Si

En gran medida

En algunos casos

No

Segun su experiencia, como le resultó usar Pyxis?

38%

50%

12%

0%

0%Muy facil

Fácil

Medianamente fácil

Dificil

Imposible

SADM: Encuesta al personal de Enfermería

Utilizar Pyxis para su trabajo le resultó

61%

31%

8%0%

0% Muy útil

Util

Medianamente útil

Poco útil

Inútil

Cree que la disposición de medicamentos es?

19%

77%

4%

Excelente

Comoda

Poco cómoda

� 2008- El Institute for Safe Medication Practices (ISMP) EEUU

� 2009- Cuestionario de autoevaluación para evaluar seguridad de los SAD (ISMP) EEUU

Recomendaciones para el uso seguro de los Sistemas Automatizados de Dispensación de Medicamentos

evaluar seguridad de los SAD (ISMP) EEUU� 2010- Adaptación de las recomendaciones del IMSP EEUU en España a cargo del ISMP España y Grupo Tecno de la SEFH.

Gestión Clínica Gestión

LogísticaPEA

Logística HospitalariaSistema “ideal” de utilización de medicamentos

SAD

CarruselVertical-

Horizontal

Gestión Económica

Sistema Informático de Gestión

AE

AE: Administración Electrónica

PEA: Prescripción Electrónica Asistida.

SAD: Sistema automatizado de dispensación.

INNOVACION: ELEMENTOS NECESARIOS

� Ajustarse a la cultura y valores de la mayoría de los usuarios .

� Promoción activa por Lideres.� Promoción activa por Lideres.

� Provocar un retorno de la inversion para la organización

Muchas Gracias