MICROSOFT EXCEL Excel es una hoja de cálculo de gran capacidad, con

características que permiten ahorrar tiempo, trabajo y

consignar grandes volúmenes de información numérica y

de texto. Con este programa se pueden organizar,

analizar y calcular datos, representarlos en gráficos y

mapas, importarlos y exportarlos a otros programas.

Una hoja de cálculo es una matriz rectangular de

columnas y filas. La intersección de una fila con una

columna, es decir, cada una de las cuadriculas es una

celda.

Las columnas se identifican de izquierda a derecha, desde

la A hasta la Z. A partir de la celda los nombres de las

columnas comienzan de AA y así sucesivamente hasta la

columna IV con un total de 256 columnas (Excel 97-

2003) o XFD (Excel 2007-2010)

Las filas se identifican con números desde 1 hasta la

65.536 (Excel 97-2003) o 1´048.576 (Excel 2007-2010).

Así, cada celda está identificada por una letra y un

número. Siempre hay una celda con el borde más grueso

y los encabezados de fila y columna destacados en

negrita. Es la celda activa.

Para seleccionar una fila o una columna se hace click en

la letra o el número del encabezado.

HOJAS DE CÁLCULO Al abrir Excel se abre un nuevo libro de trabajo con 3

hojas de cálculo (Hoja1, Hoja 2 y Hoja 3). Los nombres de

las hojas aparecen en forma de solapas en la parte

inferior de la pantalla y haciendo click sobre cada una de

ellas se pasa de una a otra. La hoja de cálculo activa es la

que tiene la solapa resaltada.

Se pueden tener varias hojas activas pulsando la letra

CTRL al tiempo que se pulsa en la solapa de otras hojas.

Cuando se tienen varias hojas activas los datos y

formatos que se introduzcan en una de ellas se

introducirán en las demás en la misma posición.

El procedimiento descrito no es el único que Excel nos

brinda para operar con hojas. Así para cambiarla de

nombre, también se puede hacer con doble clic sobre la

solapa de la hoja que desee cambiar, el nombre de la hoja

seleccionada entrará en formato de edición y le permitirá

completar un nuevo nombre para esta hoja. También

puede realizar esta misma operación, desde el menú

principal – Formato – Hoja – Cambiar nombre.

Si lo que desea es eliminarlo, lo podrá realizar desde el

menú principal Edición - Eliminar hojas o por el

contrario, para insertar una nueva hoja desde el menú

principal Insertar – hoja de cálculo.

Para cambiar el orden de las hojas basta con hacer clic en

la solapa del nombre y arrastrar con el mouse hasta la

nueva posición.

INTRODUCIR DATOS

EN LA HOJA DE

CÁLCULO La celda activa es la única donde se pueden introducir

datos; una celda se convierte en la celda activa haciendo

clic sobre ella; Se puede avanzar o retroceder una

pantalla con las teclas AVPAG y REPAG.

El contenido de la celda activa aparece en la barra de

referencia.

Se puede escribir directamente sobre la celda o bien en la

propia barra de referencias.

Las modificaciones hechas en la celda serán efectivas al

pulsar el cuadro de aceptación de la barra de referencia

o pulsar la tecla intro.

Si antes de introducir la información cambia de opinión y

desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial

pulse la tecla ESC o haga clic sobre la caja de cancelación

de la barra de referencia.

ALINEAR EL

CONTENIDO DE UNA

CELDA Menú - Formato – Celda.

INSERTAR FILAS O

CELDAS 1) Menú Insertar – filas o columnas

2) Menú contextual

Altura de la fila 1) Situar el puntero del mouse al final de la fila y entre la

siguiente el aspecto del puntero del mouse cambiara a

una doble flecha, pulsar en el botón del mouse y arrastrar

hasta la altura deseada (aparecerá un recuadro indicando

la altura de la fila)

2) Menú Formato – Fila – Alto

ANCHO DE LA

COLUMNA 1) Situé el puntero del mouse entre el encabezado de la

columna a la que se desea cambiar el ancho y arrastra

hasta el ancho deseado y suelte el botón

2) Menú formato – Columna – Ancho

Ocultar y mostrar

columna

Menú Formato – Columnas – Ocultar

Menú Formato – Columnas – Mostrar.

Inmovilizar paneles

Para inmovilizar la sección horizontal superior

seleccione la fila situada debajo de donde desde que

aparezca la división. Para seleccionar la sección vertical

izquierda seleccione la columna situada a la derecha de

donde desea que aparezca la división. Para inmovilizar

tanto la sección superior como la izquierda haga clic en la

celda situada debajo y la derecha de donde sé que

aparezca la división. En el menú ventana haga clic

inmovilizar paneles.

Si desea volver a mover los paneles solamente tiene que acceder a la opción Movilizar paneles del Menú Ventana.

SELECCIÓN DE RANGOS

Con el mouse

Seleccionar una celda

Hacer clic en la celda y pasará a ser la celda activa

Seleccionar un rango

Seleccionar la primera celda seleccionada, pulsar con el mouse, arrastrar marcando todo el rango deseado.

Selección múltiple

Para seleccionar celdas o rangos no contiguos se hará la primera selección y manteniendo pulsada la tecla ctrl. Se hará una nueva zona a seleccionar, repitiendo esta operación tantas veces como sea necesario.

Seleccionar toda la hoja

Pulsar en el cuadro o botón de Seleccionar todo, situado entre el encabezado de las filas y los de las columnas.

Seleccionar una fila

Pulsar con el mouse en el encabezado de la fila correspondiente

Seleccionar una columna

Pulsar con el mouse en el encabezado de la columna correspondiente.

AUTOFORMATO

Menú Formato – Autoformato COPIAR FORMATO Se selecciona el rango a copiar – se pulsa sobre el botón copiar formato – se pulsa sobre el rango al que se va copiar

TECLAS MOVIMIENTO Inicio Se desplaza a la primera celda en la fila actual

Fin luego Enter

Se desplaza al borde extremo de la derecha de la parte ocupada de su hoja de trabajo, pero permanece en la fila actual

Ctrl/Inicio Se desplaza a la primera celda en la hoja de trabajo, celda A1

Ctrl/Fin Se desplaza al borde inferior derecho de la parte ocupada de su hoja de trabajo

Re Pág. Mueve una pantalla hacia arriba Av Pág Mueve una pantalla hacia abajo Alt/Re Pág Mueve una pantalla hacia la izquierda Alt/Av Pág Mueve una pantalla hacia la derecha Ctrl/Flecha arriba

Se desplaza a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la columna

Ctrl/Flecha abajo

Se desplaza abajo a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la columna o la fila 65536

Ctrl/Flecha derecha

Se desplaza a la derecha a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la fila o a la columna IV

Ctrl/Flecha izquierda

Se desplaza a la izquierda a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la fila o la columna A

Ordenar datos

Excel Posee la propiedad de ordenar alfabéticamente los

datos ya sea en orden ascendente o descendente

Datos –ordenar – escoger opción

Pulsando los botones de la barra de herramientas (a-z ó

z-a)

Filtrar datos

Excel nos proporciona la posibilidad de visualizar

solamente los datos que necesitamos según los criterios

que se establezcan

Datos – filtro – autofiltro – escoger parámetro

Navegar datos

Escribir la celda a la que se quiere desplazar en el cuadro

nombre – enter

Edición – ir a – dirección de la celda – aceptar

Con la barra de desplazamiento – aparece un rótulo con

el número de la fila.

Teclas de método abreviado

Nombrar un rango

1. Señalar el rango que se va a nombrar

2. Escribir el nombre en la casilla nombre

3. Pulsar Enter

Formulas

Se señala la celda en la cual se va a escribir el resultado

de la operación – Se escribe el signo igual – Se escribe el

rango o se señala las celdas que contienen los operados

separados con el signo de la operación que se desea

ejecutar – Se pulsa enter

Mostrar formulas

Menú herramientas – opciones – señalar fórmulas

Referencias absolutas

Para cambiar una referencia relativa a absoluta, se

escribe un signo pesos ($) antes del componente (fila o

columna) que se desea convertir en absoluto. Ejemplo:

$A1 Hace referencia siempre a la columna A; la fila varía.

A$1Hace referencia siempre a la fila 1; la columna varía

$A$1Hace referencia siempre a la celda A1

Graficas estáticas

La información de las hojas de cálculo es útil e

importante, si solo se desea presentar detalles

numéricos, pero pueden crearse gráficas a partir de los

datos de la hoja de cálculo. Las gráficas son muy valiosas

para aumentar la comprensión de las relaciones entre los

valores numéricos.

Una gráfica toma los valores de una hoja de cálculo y los

representa de manera visual. Podría decirse que una

gráfica es una representación instantánea de datos.

Mediante una ilustración, puede observarse con facilidad

la relación entre los datos.

NICOLAS ARDILA WILCHES 801 JT