EXCEL Nivel Intermedio

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Nivel Intermedio

Tablas Dinámicas

TABLAS DINÁMICAS

Tablas Dinámicas

¿Qué son las Tablas Dinámicas?

Las tablas dinámicas en Excel son un tipo de tabla

que nos permiten decidir con facilidad los campos

que aparecerán como columnas, como filas y como

valores de la tabla y se pueden hacer modificaciones

a dicha definición en el momento deseeado.

Tablas Dinámicas

Beneficios al usar tablas dinámicas.

Resume información en grandes bases de datos. Son

Dinámicas.

Con una tabla dinámica es posible resumir y sintetizar una

cantidad extensa de datos que se tenga en una hoja de

trabajo o en una base de datos externa, solo la información

que interese.

Se pueden hacer múltiples vistas.

Tablas Dinámicas

Movimiento y reorganización de datos.

Las tablas dinámicas están compuestas por campos

que resumen la información contenida en filas y

columnas de una gran lista de datos. La ventaja de

poder mover los campos en la tabla dinámica es que

podemos acceder a visualizar la información de

distintas maneras. Por eso se le llamamos dinámica, es

decir que no es estática, sino que está disponible para

reorganizar y cambiar de posición los encabezados

según se requira.

Tablas Dinámicas

Funciones dentro de las tablas dinámicas.

Como es lógico dentro de la tabla dinámica podemos

seleccionar cualquier tipo de función para organizar

nuestra información; suma, contar, promedio, max,

min. Podemos incluir subtotales o totales generales e

incluir nuestras propias fórmulas agregando campos

adicionales.

Tablas Dinámicas

EJEMPLOS DE TABLAS DINÁMICAS

Macros

M A C R O S

Macros

Definición.

Las Macros en Excel son un conjuntos de

instrucciones que se ejecutan de manera secuencial

por medio de una orden de ejecución, claro esta que

una Macro puede invocar a otras, logrando de esta

forma obtener operaciones cada vez mas complejas.

Macros

Ventajas.

Con la definición expuesta saltan a la vista las

ventajas decisivas de la tecnología de macros que las

convierten en una tarea obligatoria para todo aquel

que quiera sacar el máximo partido al software de

hojas de cálculo. Esto es lo que aporta crear macros

con Excel:

Macros

Reducen la tasa de errores: Grabando macros, en

cambio, solo esconde un potencial de error el propio

proceso de su creación, pero si se hizo todo

correctamente, la macro funciona siempre a la

perfección.

Macros

Reducen el tiempo de trabajo: como las macros

se crean una sola vez y se utilizan siempre que se

necesite, ahorran un tiempo valioso que es posible

dedicar a otras tareas.

Macros

Aumentan la utilidad de Excel: Con Visual Basic no

solo se pueden programar macros, sino también

desarrollar nuevas funciones. De este modo el

usuario tiene la posibilidad de ampliar el abanico de

funciones con aquellas adecuadas a sus necesidades

y de simplificar de forma considerable sus fórmulas.

Macros

EJEMPLOS DE MACROS

De la imagen de arriba, se desprende el siguiente código:

Macros

Código del EjemploSub Macro2()

'

' Macro2 Macro

'

'

Range("A1:G16").Select

Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone

Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone

With Selection.Borders(xlEdgeLeft)

.LineStyle = xlContinuous

.ColorIndex = 0

.TintAndShade = 0

.Weight = xlThin

End With

With Selection.Borders(xlEdgeTop)


.ColorIndex = 0

.TintAndShade = 0

.Weight = xlThin

End With

Macros

Código del Ejemplo (continuación)

With Selection.Borders(xlEdgeBottom)


.ColorIndex = 0

.TintAndShade = 0

.Weight = xlThin

End With

With Selection.Borders(xlEdgeRight)


.ColorIndex = 0

.TintAndShade = 0

.Weight = xlThin

End With

With Selection.Borders(xlInsideVertical)


.ColorIndex = 0

.TintAndShade = 0

.Weight = xlThin

End With

Macros


With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)


.ColorIndex = 0

.TintAndShade = 0

.Weight = xlThin

End With

Range("D4").Select

Rows("1:1").RowHeight = 34.5


With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenter

.VerticalAlignment = xlBottom

.WrapText = False

.Orientation = 0

.AddIndent = False

.IndentLevel = 0

.ShrinkToFit = False

.ReadingOrder = xlContext

.MergeCells = False

End With

Macros


With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenter

.VerticalAlignment = xlCenter

.WrapText = False

.Orientation = 0

.AddIndent = False

.IndentLevel = 0

.ShrinkToFit = False

.ReadingOrder = xlContext

.MergeCells = False

End With

With Selection.Interior

.Pattern = xlSolid

.PatternColorIndex = xlAutomatic

.Color = 5296274

.TintAndShade = 0

.PatternTintAndShade = 0

End With

Macros


Rows("1:1").RowHeight = 24

Columns("B:B").ColumnWidth = 19.43

Columns("C:C").ColumnWidth = 13.57

Columns("D:D").ColumnWidth = 13

Columns("E:E").ColumnWidth = 16.86

Columns("F:F").ColumnWidth = 15.57

Columns("G:G").ColumnWidth = 12


With Selection.Font

.ThemeColor = xlThemeColorLight1

.TintAndShade = 0

End With

Range("A1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nombre"

Range("B1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Apellidos"

Range("C1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Direccion "

Range("D1").Select

Macros


ActiveCell.FormulaR1C1 = "DNI"

Range("E1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Fecha de nacimiento"

Range("F1").Select

Columns("E:E").ColumnWidth = 19.86

Range("C1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Direccion "

Range("F1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "sexo"

Range("F1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Sexo"

Columns("G:G").Select

Selection.Delete Shift:=xlToLeft

Range("A1").Select

End Sub

Formato Condicional

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional de Excel es una útil herramienta

que se encarga de aplicar automáticamente un formato

determinado a aquellas celdas que cumplan una serie

de criterios concretos. Por ejemplo, puedes indicarle a

Excel que evalúe el valor que se introduce en un rango

determinado.

Formato Condicional

¿Qué es el formato condicional?

Una de las tantas utilidades que tiene el formato

condicional de Excel es que ayuda a identificar

rápidamente, de un sólo vistazo, determinados valores..

Esto hace que nada más verlos, los identifiquemos con el

criterio que nosotros hemos indicado en el condicional.

Formato Condicional

Resaltar celdas con formato condicional:

Formato Condicional

Esta opción de menú da la oportunidad de destacar

celdas que cumplan con la regla de formato

condicional especificada. Cada opción muestra su

propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos

necesarios para crear la regla.

Formato Condicional

Formato Condicional

Borrar reglas de formato condicional

Una vez que has analizado la información y aplicado

algún formato condicional es probable que se desee

retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir,

remover cualquier formato condicional aplicado a los

datos.

Formato Condicional

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas

Una manera de remover los formatos condicionales es

seleccionar las celdas que tienen el formato que

deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional

y seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente

Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Formato Condicional

Formato Condicional

Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo método para remover los formatos es

seleccionar la segunda opción del menú previamente

mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al

seleccionar esta opción debes estar seguro de que no

necesitas ningún formato condicional en toda la hoja

de Excel ya que se borrarán todos y cada uno de

ellos.

Formato Condicional

Eliminar algunas reglas de formato condicional

El último método que te mostraré se debe utilizar en

caso de tener varias reglas de formato y solamente

querer remover una sola de ellas. De igual manera

debes seleccionar las celdas que tienen el formato y

hacer clic en Formato condicional y posteriormente

en la opción Administrar reglas, lo cual mostrará el

siguiente cuadro de diálogo:

Formato Condicional

Formato Condicional

En la imagen anterior se muestran todas las reglas

creadas para las celdas seleccionadas. Elige la

regla que deseas borrar y haz clic en el botón

Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar.

Excel removerá la regla seleccionada y dejará el

resto de las reglas tal como estaban siendo

aplicadas sobre los datos.

Formato Condicional

Ejemplos de formato condicional en Excel

Para dejar en claro el potencial y ventajas de uso que

nos ofrece esta funcionalidad al momento de analizar

nuestros datos.

Formato condicional en números

Cuando los datos de nuestras celdas son valores

numéricos, Excel provee de varias opciones para

aplicar un formato condicional rápidamente.

Formato Condicional

Formato Condicional

Sabiendo que los datos son valores numéricos, se

pueden utilizar las siguientes opciones:

• Es mayor que: Se aplicará el formato a todas las

celdas con un valor mayor al especificado.

• En menor que: El formato será aplicado a las celdas

con un valor menor que el indicado.

• Entre: Excel evaluará las celdas para saber aquellas

que tengan un valor dentro del rango indicado y se les

aplicará el formato.

• Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor

indicado tendrán el formato.

Formato Condicional

Una vez que seleccionamos la opción que

deseamos utilizar, Excel mostrará un cuadro de

diálogo que nos permitirá indicar los valores

numéricos con los cuales se realizará la

comparación y también podremos proporcionar todo

el detalle del formato a aplicar.

Formato Condicional

Fórmulas

F Ó R M U L A S

Fórmulas

Definición.

Las fórmulas en Excel son expresiones que se

utilizan para realizar cálculos o procesamiento de

valores, produciendo un nuevo valor que será

asignado a la celda en la cual se introduce dicha

fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen

valores que se encuentran en una o más celdas de

un libro de trabajo

Fórmulas

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo

poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas

nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro

documento creado en un procesador de palabras. Se

utilizan las fórmulas de Excel para realizar cálculos

en los datos de una hoja y obtener los resultados

actualizados cada vez que los datos cambien.

Fórmulas

Existen millones de variaciones de fórmulas. Pero

sin importar la cantidad de fórmulas que se vayan

a crear, todas deberán seguir las mismas reglas

en especial la regla que indica que todas las

fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).

Fórmulas

Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única

fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el

orden que se indica en la tabla a continuación. Si

una fórmula contiene operadores con la misma

precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene

un operador de multiplicación y otro de división),

Excel evaluará los operadores de izquierda a

derecha.

Fórmulas

Fórmulas

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre

paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en

primer lugar. En el siguiente ejemplo, los paréntesis

que rodean la primera parte de la fórmula indican a

Excel que calcule B4+25 primero y después divida

el resultado por la suma de los valores de las celdas

D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Enlazar y Consolidar

ENLAZAR Y CONSOLIDAR


Enlazar y consolidar hojas de Excel

Enlazar es el proceso que se usa para hacer

referencias a celdas de otros libros de trabajo en

Excel y obtener información para nuestra página de

trabajo.

Por otro lado, Consolidar es lo que se hace cuando

se combinan o resume la información de varias

páginas de trabajo.


Enlazar datos.

Cuando se enlaza una hoja de Excel a una celda de

otra hoja de cálculo, la celda que contiene el enlace

muestra la misma información que contiene la otra

hoja de Excel. La celda que contiene el enlace se

cataloga como “celda dependiente”, mientras que la

otra celda con los datos referentes al enlace se llama

“celda precedente”.


Si la celda de Excel precedente cambia,

automáticamente cambiara la celda dependiente. Si

hoy lo que se necesita es enlazar hojas de Excel que

contengan fórmulas de cálculo, también se puede

usar una función matricial que permita vincular un

rango de celdas con fórmulas.


Cómo enlazar hojas de Excel con fórmulas paso

a paso:

Para poder enlazar hojas de Excel se tiene que

seleccionar la celda de Excel que se quiere vincular

primero en el libro de origen y a continuación seguir

estos pasos:


1. Copiar la celda en el portapapeles haciendo clic

derecho en el icono de > Copiar.

2. En el libro de destino ubicarse en la celda que

contiene el resultado de la vinculación.

Hacer clic derecho en el icono > Pegar y después

en el menú seleccionar la opción de > Pegado

Especial.

3. Por último, en el cuadro de dialogo que aparece

en la sección > Pegar, marcar la opción > Todo y

hacer clic en > Pegar Vínculos.


• En la barra de las fórmulas podremos

visualizar la formula resultante. La sintaxis

para poder crear un vinculo de manera manual

es:

= [NombreLibro]Nombrehoja!Celda

• Y en caso de que los nombres contengan

espacios, deberás colocarlo entre comillas.

Por ejemplo: =” [ventas de enero]Pedro”!$A$1


Finalmente, para editar los vínculos que se

definen, se hace clic en el icono de

> Editar Vínculos que se encuentra en la

pestaña > Dato.


Consolidar datos.

A veces se necesita que los datos de varias hojas se

combinen en una sola hoja. Para lo anterior, se

requiere de consolidar datos en Excel.


Consolidar las hojas es mucho más sencillo. Para

esto esta hablando de resumir la información de

varias hojas ubicadas en distintos libros. Esta función

se puede llevar a cabo mediante fórmulas, mediante

el pegado especial ya mencionado o través del icono

➢ Consolidar

que se encuentra situado en la pestaña de

>Datos Opciones.


Esta técnica de consolidar es muy útil al trabajar

con grandes contingentes de datos, pero aplica

mayormente para usarla con tablas dinámicas.


Analicemos el siguiente ejemplo:

Una empresa fabrica más de 20 productos diferentes y

los vende en cinco países.

Una vez al mes, las cinco delegaciones de los países

deben enviar un informe a la central con las unidades

vendidas de cada uno de los productos.


Una vez recopilados los datos, la central debe

confeccionar un informe donde se consoliden las

unidades vendidas por cada mes en cada uno de los

países.

Luego de plantear la idea del ejercicio, se presente el

libro con el que trabaja la empresa. Como se ve, cuenta

con varias hojas, una por cada país, y una hoja de

totales que, en este momento está vacía pero se ha

creado para alojar los datos resultantes. Las hojas de

los países tienen la misma estructura.


1. Se activa la hoja Totales Consolidación

2. Se selecciona la siguiente ruta de opciones:

Datos – Herramientas de datos – Consolidar


3. En el cuadro de diálogo que aparece, se debe

seleccionar la función Suma (o la función deseada).


4. Ahora, se deben ir introduciendo los rangos de

datos uno a uno en el siguiente campo. Hay que

pulsar en el cuadro Referencia, para esto se

selecciona el primer rango y se da clic en el botón

Agregar. Si el rango se encuentra en otro libro, se

puede buscar pulsando el botón Examinar. Como se

ve, los rangos se van agregando a la lista de debajo.


5. En seguida se seleccionan las casillas Fila

superior y Columna izquierda para indicarle a Excel

que ahí es donde se encuentran los encabezados de

los datos.


6. Se da clic en Aceptar. Automáticamente se calculará

la función que se había seleccionado, consolidando

los datos de todos los rangos introducidos.


7. Para finalizar, se debe escribir el encabezado de la

primera columna.


Como se podrá observar el tamaño de los rangos de

cada país no llega a ser el mismo. En unos países no

se venden algunos artículos. No debe existir

preocupación alguna. Excel lo reconoce y muestra

siempre los datos correctos.

Nota.- El ejercicio se proporciona junto con esta presentación para

hacer analizar el ejercicio de manera directa y practicar lo

ejemplificado desde el inicio.

Autor: M.A. Carlos Armando Olmos CarrascoDepto. Electrificación Divisional - Informático

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