Excel básico 2007

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 CEUPSI Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007  Microsoft Excel 2007 Excel es una aplicación de Microsoft Office que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simp les sumas hasta cálculos comple jos, crear grá fic os y analizar dat os. Está orientado básicamente al campo contable, estadístico, financiero o cualquier otra actividad que exija el análisis de valores numéricos. En este Capítulo aprenderá: Como Ingresar y salir del Excel Conocer algunos conceptos básicos Conocer los elementos de la pantalla de Excel Como Crear, Abrir y Guardar Libros Como manipular las hojas de un Libro Como se ingresan y modifican los datos Como usar el controlador de relleno y rellenar series. Como copiar, cortar y pegar datos. Como insertar y eliminar Filas o Columnas Ingresar al Excel 2007 V amos a ver las dos for mas básicas de iniciar Excel 2007. 1) Desde el botón Inicio situ ado, nor malmente, en la esquin a inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botón Inicio; Al desplegarse el menú, colocar el puntero sobre T odos los pro gramas, aparec e otra lista con los programas que hay instalado s en su compu tador; Seleccionar Microsoft Office y luego hacer clic sobre Microsoft Excel 2007 . 2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007 Salir del Excel 2007 Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones 1) Hacer clic en el botón cerrar 2) Pulsar la combinación de teclas AL T+F4. 3) Hacer clic sobre el Botón de Office y elegir la opción Salir de Excel  José Luis Samanamud Paul 1

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Curso básico y completo de Excel 2007.

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Microsoft Excel 2007Excel es una aplicación de Microsoft Office que permite realizar operacionescon números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desdesimples sumas hasta cálculos complejos, crear gráficos y analizar datos.Está orientado básicamente al campo contable, estadístico, financiero ocualquier otra actividad que exija el análisis de valores numéricos.

En este Capítulo aprenderá:

• Como Ingresar y salir del Excel• Conocer algunos conceptos básicos

• Conocer los elementos de la pantalla de Excel

• Como Crear, Abrir y Guardar Libros• Como manipular las hojas de un Libro

• Como se ingresan y modifican los datos

• Como usar el controlador de relleno y rellenar series.

• Como copiar, cortar y pegar datos.• Como insertar y eliminar Filas o Columnas

Ingresar al Excel 2007Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

1)  Desde el botón Inicio situado, normalmente, en laesquina inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botón Inicio; Aldesplegarse el menú, colocar el puntero sobre Todos los programas,aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador;Seleccionar Microsoft Office y luego hacer clic sobre Microsoft Excel 2007 .

2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007 

Salir del Excel 2007

Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones

1) Hacer clic en el botón cerrar 2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.3) Hacer clic sobre el Botón de Office y elegir la opción Salir de Excel

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Conceptos Básicos

Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de Excel 2007, que esun libro, una hoja de cálculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas,

para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo estoestará en disposición de empezar a crear hojas de cálculo. Entre losprincipales conceptos que deben conocerse están:

Libro.

Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propioExcel le da la extensión .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en funciónde la memoria disponible (el número predeterminado es 3)

Hoja de Cálculo.

Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas. Es aquídonde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer referencias.

Celda.

Es la intersección de una Columna con una fila. La celda almacenainformación, la cual puede ser un texto, un número, una fecha, una hora,una fórmula, una función, o cualquier otro objeto. Las celdas se identificanpor su Dirección, la cual consta de una letra (columna) y un número (fila).En la gráfica la celda activa es C6.

Puntero de Celda.

Es el rectángulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos.Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derechaposee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.

Etiquetas.

Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. Enla imagen la hoja activa es la Hoja 1. 

Interface de Excel

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Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla  como ésta, vamos a ver suscomponentes principales. Así conoceremos los nombres  de  los  diferenteselementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que semuestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ve en su

computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere quese vean en cada momento.

En donde:

a. Barra de Herramientas de Acceso Rápidob. Barra de Título, incluye el nombre del libro abierto.

c. Botones minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.d. Cinta de Opciones. Es una de las nuevas características en Office

2007. Se divide en varias fichas: Inicio, Insertar, Diseño dePágina, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobrecualquiera de las fichas se ocultan las herramientas.

e. Grupos: Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.En la figura se ven los Grupos incorporados en la ficha “Inicio”.

f. Columnas de la hoja de Excel.

g. Filas de la hoja de Excel.

h. Celda activa.i. Cuadro de nombres, Indica la celda activa

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 j. Insertar Función.k. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos

rápidamente por las hojas del libro.l. Barra de desplazamiento horizontal

m. Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir elporcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. También sedispone de controles para cambiar la vista de la hoja.

n. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo quese está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que elprograma está preparado para que el usuario elija un comando oescriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de lasteclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

Ayuda

Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el botón

de la cinta de opciones. Aparece la siguiente ventana:

En el panel izquierdo puede hacer clic en cualquier libro y seleccionar untema para ver su contenido en el panel derecho. Otro método consiste enutilizar el cuadro de búsqueda, en el se escribe el tema abuscar y pulsar la tecla Enter o hacer clic en el botón:

Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de lascuales elegiremos la deseada.

Operaciones con Libros José Luis Samanamud Paul 4  

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En esta nueva versión de Excel los comandos para Crear,Guardar y Abrir un libro se encuentran alojados en un menú quese despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office

localizado en el vértice superior izquierdo de la pantalla.

Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:

En donde:

a. Crea un nuevo libro en blanco

 b. Abre un libro existentec. Guarda el libro actuald. Lista de últimos libros utilizados.

También pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas deAcceso Rápido:

O las siguientes combinaciones de teclas:

Crear un Libro: Ctrl + U Abrir un Libro: Ctrl + A Guardar un Libro: Ctrl + G

Para Cerrar un Libro: Botón de Office Cerrar 

Operaciones con Hojas

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Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

Seleccionar varias Hojas

Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todasellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solopaso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.

Para seleccionar varias hojas:

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja2. Mantener pulsada la tecla Ctrl3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.

O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la teclaShift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Esta forma es convenientecuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas.

Desplazarse por las Hojas

Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta.La hoja activa se mostrará en negrita.

Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse esutilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguientefigura:

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o

hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro.

Inse rtar Hojas

Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otrasnuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por lamemoria disponible.

Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:

Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo”situado a la derecha de la última hoja del libro.

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar  Insertar Hoja

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Teclado: Shift + F11 Menú contextual en la etiqueta Insertar 

Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.

Eliminar Hojas

Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar  Eliminar Hoja

Menú contextual en la etiqueta Eliminar 

Cambiar nombre de Hojas

Para cambiar el nombre de una hoja utilice unode los siguientes métodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, FormatoCambiar el nombre de la Hoja

Menú contextual en la etiqueta

Cambiar nombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja,es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hojaque aparece en la parte inferior de la pantalla.

Mover o Copiar Hojas

Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja yse arrastra a la posición deseada.

Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar 

También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de laetiqueta utilizando el Menú contextual en la etiqueta o a través de la FichaInicio, Grupo Celdas, opción Formato y eligiendo la opción deseada.

Operaciones con CeldasSeleccionar Celdas

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Celdas: b4:d9Columnas: B,D Filas: 4, 9Celdas : f6:g7

Columnas: B y C CFilas: 4 a 9

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Utilizando el teclado:

Posicionar el puntero en la celda inicial

Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango

Utilizando el Mouse:

Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

S eleccionar celdas no contigu a s

Mantener pulsada la tecla Ctrl . mientras selecciona los rangos necesarios

Selección de una columna o fila

Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

Selecci o n ar celdas de una hoja entera

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre elencabezado de la columna A y el de la fila 1.

Ingreso de datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números,fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán:

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Texto

Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el

dato en la celda. La barra de fórmulas mostrará el contenido. Si el textoingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.

Números

Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas dedirección para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma opunto). La barra de fórmulas mostrará el número ingresado. Para valoresdecimales, utilice el punto del teclado numérico. Para que un número seconsidere texto, utilice un apóstrofe como primer carácter.

Fechas y Horas

Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27-2-2005 o 18 Enero 1958 será considerado como fecha y 10:34o 4:15 PM será considerado como horas.Las fechas y horas son tratados como los números por lo tanto se podrán

sumar, restar o añadir a otras. 

Fórmulas

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Toda fórmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+)Puede contener constantes y/o direcciones de celdaLa barra de fórmulas muestra la expresión matemática, la celda muestra elresultado

Introducir un dato en varias celdas simultáneamente

1. Seleccionar las Celdas2. Escribir el dato3. Presionar Ctrl + Enter 

Desplazamiento del Puntero de Celda

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en un momento dado.

Para moverse por la Hoja rápidamente, las teclas que podemos usar son:

MOVIMIENTO TECLADOCelda Abajo FLECHA ABAJOCelda Arriba FLECHA ARRIBACelda Derecha FLECHA DERECHACelda Izquierda FLECHA IZQUIERDAPantalla Abajo AVPAGPantalla Arriba REPAGCelda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBAÚltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJOPrimera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIOÚltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHAHoja Siguiente CTRL + AVPAGHoja Anterior CTRL + REPAG

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda mientras se está escribiendo

o después de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:1. Seleccionar la celda que contiene el dato

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2. Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de fórmulas

3. Modifique la información.

4. Pulsar Enter o haga clic sobre el Botón Introducir .

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, seselecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Practica Dirigida

Vamos a crear una hoja sencilla llamada Ventas (que nos servirá deejemplo), la cual contiene una lista de productos informáticos que se hanvendido en distintas ciudades. En ella calcularemos el Precio Total segúnlas ventas producidas y posteriormente las llevaremos al almacén para

controlar las existencias en el mismo.

Para ello, ingrese los datos tal como se muestra en la figura:

Borrar datos

La operación de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bienpor no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.

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1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar 

2. Pulsar la tecla Supro Botón derecho del mouse Borrar contenido

Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/oformato de las celdas, debe utilizar el botón Borrar:

Deshacer una Orden

A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado ynos quedamos sin saber que hacer. Para solucionar este problema,inmediatamente después de haber cometido el error, realice una de lassiguientes órdenes:

Pulse el botón: Deshacer  Pulse las teclas : CTRL + Z

Controlador de Relleno

Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial,

la proporciona el Controlador de Relleno. .Por ejemplo, podríadigitarse el nombre del primer mes, y luego generar la lista de los mesessiguientes. También se emplea para copiar el contenido de una celda, en las

celdas adyacentes.La secuencia de acciones es la siguiente:

1. Digitar el “valor inicial” de la serie (número, texto o fórmula)

2. Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad deelementos necesarios.

Para generar números correlativos, pulse Ctrl  mientras arrastra elcontrolador de relleno; o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie.

Como ejemplo adicional, pruebe con los siguientes datos:24/02/2005, Mes 1, Martes, 8:45Series

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Para rellenar celdas con valores de una serie:

1. Seleccione la celda donde desea comenzar laserie. La celda debe contener el primer valor de la

serie.2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, hagaclic en Rellenar y, a continuación, en Series.

3. Para rellenar la serie a lo largo de la hoja, hagaclic en Columnas.

4. Para rellenar la serie a lo ancho de lahoja, haga clic en Filas.

5. En el cuadro Incremento, escriba elvalor en que desea incrementar la serie.

6. En Tipo, haga clic en Lineal oGeométrica.

7. En el cuadro Límite, escriba el valor enque desea detener la serie.

Listas Personalizadas

Podemos crear nuestra propia lista de valores, para ello realice lo siguiente:

1. Botón de Office Opciones de Excel

2. Hacer clic en el botón Modificar Listas personalizadas…

3. En el recuadro Entradas de lista, escribir la serie, separadas por comas, al culminar pulsar el botón Aceptar.

Copiar, Cortar y Pegar datos

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Copiar 

1. Seleccionar las celdas que se desean copiar 

2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes Hacer clic en el botón Copiar Teclado : Ctrl + CMenú Contextual Copiar 

3. Situar el cursor en la celda destino4. Pegar  

Cortar 

1. Seleccionar las celdas que se desean mover 

2. Ejecutar algunas de las acciones siguientesHacer clic en el botón Cortar Teclado : Ctrl + XMenú Contextual Cortar 

3. Situar el cursor en la celda destino4. Pegar  

Pegar 

Ejecutar algunas de las acciones siguientes: Hacer clic en el botón Pegar Teclado: Ctrl + VMenú ContextualPegar 

M over con el Mouse

1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero delMouse en uno de los

“bordes” del bloque seleccionado (el cursor cambia de cruz blanca a flecha).

3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.

Copiar con el Mouse

1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los “bordes” del bloque

seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia aflecha con un signo +).

3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.

Operaciones con Filas y ColumnasInsertar Filas o Columnas

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En ocasiones se necesita añadir filas o columnas a la hoja para poder ingresar nuevos datos. Para ello, seguir el procedimiento:

1. Ubicar el puntero en la fila o columnadonde desea insertar  2. Seleccione la cantidad de filas o

columnas a insertar 3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar 

Insertar Filas o Columnas de hojaoMenú Contextual Insertar toda unafila o toda una columna

Nota: En ocasiones, no nos interesa añadir filas ni columnas enteras, sinoúnicamente un conjunto de celdas, en ese caso, debe ubicarse en la celda yelegir: Desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo.

Eliminar Filas o Columnas

1. Seleccionar la cantidad de filas ocolumnas a eliminar  

2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Eliminar Eliminar filas o columnas de hoja

oMenú Contextual Eliminar Toda lafila o Toda la columna

Ocultar Filas o Columnas

1. Seleccionar las filas o columnasque desea ocultar 

2. Ficha Inicio, Grupo Celdas,Formato Ocultar y Mostrar 

3. Seleccionar opción: Ocultar Filas u Ocultar Columnas

Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas ocolumnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.

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Formatos y Fórmulas

En este Capítulo vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja detrabajo, lo cual no solo hace más agradable la lectura, sino que ademáspermite resaltar algunos resultados para llamar la atención sobre ellos.Además, se mostrará la forma de crear fórmulas para realizar diversos tiposde cálculos con los datos almacenados en la hoja.

En este Capítulo aprenderá:

• Como dar formato al texto

• Como dar formato a los números

• Como dar formato a las fechas y horas

• Como modificar ancho de columnas y alto de filas

• Como trazar bordes, copiar formato e incluir comentarios

• Como dar formato personalizado y formato condicional

• Como cambiar el estilo de una tabla.

• Como introducir fórmulas y uso de operadores.

• Como hacer referencia de celdas en las fórmulas.

Formato del Texto

Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar 

2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineación hacer uso de los botonesapropiados.

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Formato de Números

Los Números contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentesmaneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar las celdas que contienen losnúmeros

2. En la Ficha Inicio, Grupo Número hacer usode los botones apropiados

Formato de Fechas y Horas

Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

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Modificar ancho de Columnas

Utilizando el Mouse:

1. Seleccionar lacolumna ocolumnas amodificar 

2. Ubicar el punterodel Mouse en elborde derecho dela columna, elpuntero cambiade cruz blanca a

flecha de doblesentido.

3. Arrastrar el bordepara disminuir oaumentar elancho.

Utilizando la Cinta deOpciones:

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1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Ancho de Columna 2. Digitar el nuevo ancho

Modificar alto de Filas

Utilizando el Mouse:

4. Seleccionar la fila o filas a modificar 5. Ubicar el puntero del Mouse

en el borde inferior de la fila,notar que el puntero cambiade cruz blanca a flecha dedoble sentido.

6. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura.

Utilizando el Menú:

3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Altode Fila

4. Digitar la nueva altura

Nota:

Un método rápido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic enla línea divisoria de los encabezados.

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Bordes

Para el trazado de bordes, seguir el siguienteprocedimiento:

1. Seleccionar las celdas a las cuales deseaaplicar los bordes

2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clicen el botón de Bordes. Se mostrarán lasopciones de bordes.

3. Seleccionar el tipo de borde que desea

aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes

Nota: También puede dibujar los bordes, seleccionando primero el color de

línea y el estilo de línea y luego trazar con el "lápiz" (el cursor toma estaforma) el borde deseado sobre las celdas

Copiar Formato

Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otraya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:

1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

 

2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en elbotón Copiar Formato

3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el

formato.

Comentarios José Luis Samanamud Paul 20

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Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared oen alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentariosnos permitirán documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dónde procede el dato, qué fórmula se ha aplicado, etc., tal como lo

apreciamos en el gráfico.

1. Clic derecho en la celda que tendrá el comentario2. Opción Insertar  comentario 

3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda (La esquina superior derecha de la celda,mostrará un marcador de color rojo).

Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda.Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda concomentario, y elegir opción: modificar o eliminar comentario.

Números con "texto"

Si desea mostrar unidades demedida en una celda concontenido numérico, y a la vezéste deba mostrar texto, sinperder su condición de número,deberá realizar lo siguiente:

1. Seleccionar la celda o celdas

2. Abrir el grupo de Número yelegir la categoríaPersonalizada

3. Realice las accionesindicadas

Anteponer "ceros"

 José Luis Samanamud Paul 21

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 Se tiene la concepcióngeneral de que "cero a laizquierda no vale", pero

se dan casos en queestos ceros tienen unvalor significativo, por ejemplo, los códigosnuméricos (001, 002,).

1. Seleccione lacelda(s)

2. Abrir el grupo deNúmero y elegir la

categoríaPersonalizada3. Realice las acciones

indicadas

Formato Condicional

En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sininteresar el contenido de la celda o su procedencia. En el formatocondicional, los atributos deberán aplicarse de manera automática,

dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguientecaso:

1. Seleccionar las celdas C3:C6

2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional

 José Luis Samanamud Paul 22

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3. Definir los criterios apropiados

Estilos de Tablas

Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelospreestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar el puntero en el interior de la

tabla2. Ficha Inicio, Grupo Estilo, Dar formato como tabla

3. Elegir el Estilo de Tabla4. En el cuadro de diálogo que aparece hacer clic en aceptar 5. El Rango se mostrará como una Tabla con el estilo seleccionado

 José Luis Samanamud Paul 23

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Practica Dirigida

Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.

1. Ingresar los datos tal como se muestra en la figura.2. Seleccionar el Rango B3:H3 y darle el siguiente formato:

Fuente: Comic Sans MS, Tamaño 12, Color letra: Rojo, Fondo: Naranja yCentrar 3. Seleccionar el Rango B4:H10 y darle el siguiente formato:

Tipo de letra: Rockwell, Tamaño: 14, Color letra : Azul oscuro, Fondo : Azul claro

4. Seleccionar la Columna A y dar un ancho fijo de 7 unidades.

5. Seleccionar las columnas C, D y F y darle un ancho de 15 unidades6. Insertar una columna delante de Cliente y otra delante de País7. Eliminar las columnas vacías.

8. Insertar 3 filas por encima del cuadro.9. Seleccionar las celdas B2:H3 y dar el formato de Combinar y Centrar 

10. Escribir el siguiente titulo: Lista de Clientes con el siguiente formato:Tipo de letra: Garamond, Tamaño: 24, Negrita y Cursiva, Color letra: AzulFondo : Verde claro

11. Dar Borde de cuadro Grueso de color: azul

12. Seleccionar las celdas B6:H13 y darle todos los Bordes con estilo de línea doble

y de color rojo13. Ajustar manualmente el ancho de la columna G14. Dar formato de Moneda a los valores del Precio y cambiar por el signo ($)

15. Seleccionar la celda D10 y escribir como comentario: Numero de fax: 7219906 

16. Seleccionar las celdas B6:H13 y copiar a la celda B20

17. Seleccionar las celdas B20:H27 y con el Mouse mover hacia la celda B2518. Seleccionar la Hoja 1 y copiar hacia la Hoja 219. En la Hoja 2 seleccionar desde las celdas A1:H15 y borrarle el formato20. Borrar todo el contenido de la Hoja 221. Copiar desde la hoja 1 las celdas B6:H13 hacia la hoja 2 a partir de la celda A5

22. Seleccionar en la hoja 2 las celdas A5:G12 y darle formato: autoajustar ancho decolumna23. En la Hoja 2 seleccionar los precios y darle el siguiente formato condicional:

 José Luis Samanamud Paul 24  

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Precios menores a $100, color rojo.Precios mayores o iguales a 100 color azul

24. Seleccionar los encabezados de la tabla y darle una alineación de 45 grados

25. Guardar el libro con el nombre: Clientes.

FORMULASLas fórmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de cálculo yson su herramienta principal. Con ellas, su hoja de cálculo se convierte enuna potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas talescomo sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer complicados cálculos financieros.

Fórmulas Básicas

Una fórmula es una combinación de valores con operadores, para realizar cálculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo enla fórmula =B5+2 sumará 2 al contenido de la celda B5 y cada vez quecambie el valor de la celda B5, volverá a recalcularse la fórmula.

1. Todas las fórmulas en Exceldeben empezar con el signo =

2. Puede digitar la fórmula

directamente en la celda o ir seleccionando con el mousecada celda a utilizar e ir colocando los operadoresrespectivos

3. Para terminar, presionar Enter 

En la celda aparecerá el resultado de la operación mientras que en la barrade fórmulas se apreciará la fórmula tal y como se escribió.

Una fórmula puede hacer referencias a celdas situadas en una misma hoja,a celdas de otras hojas del mismo libro o a celdas de otros libros. Parareferirse a celdas de otros libros, escribir la fórmula de la siguiente forma:

=’Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja’! Celda

Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del LibroNotas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir:

='C:\Documents and Settings\user\Misdocumentos\[notas.xlsx]Hoja1'!B7

 José Luis Samanamud Paul 25

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Operadores

Existen cuatro tipos de operadores:

 Aritméticos: Generan un resultado numérico

Operador Significado Ejemplo Resultado+ Suma =6+2 8- Resta y negación =6-2 -6 4 -6* Multiplicación =6*2 12/ División =6/2 3

% Porcentaje =6% 0.06^ Exponente =6^2 36

De texto: Combina texto para generar una única cadena de caracteres

Operador Significado Ejemplo Resultado& Une texto de celdas

distintasB4=ExcelC4=2007=B4&” “C4

Excel 2007

Comparativos: Generan un valor lógico Verdadero o Falso

Operador Significado Ejemplo Resultado

= Igual a =A1=B1 Falso> Mayor que =A1>B1 Verdadero< Menor que =A1<B1 Falso

>= Mayor o igual que =A1>=B1 Verdadero<= Menor o igual que =A1<=B1 Falso<> Diferente de =A1<>B1 Verdadero

De referencia: No provocan cambio en los resultados de la celda, sino quecontrolan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una fórmula.

Operador Significado: Dospuntos

Operador de rango que genera una referencia a todas lasceldas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, Coma Operador de unión que combina varias referencias en unasola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

espacio Operador de intersección que genera una referencia aceldas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Operador Resultado=10+4/2 12

=(10+4)/2 7Excel 2007 sigue las siguientes reglas fijas: Los paréntesis, se realizan primero.

 José Luis Samanamud Paul 26  

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Los operadores de igual prioridad se evalúan se izquierda aderecha.

Referencia de Celdas

Cuando se crea una fórmula es necesario indicar la celda o celdas que sevan a utilizar en la operación, según su localización en la hoja de cálculo.Esta localización puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.

Referencia Relativa: Significa que los valores empleados en una fórmulacambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una fórmula en unafila o columna diferente, los parámetros de la fórmula cambian de formaautomática. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=B8+C8)

Referencia Absoluta: Se utilizan para evitar que las direciones de celdacambien, cuando se copia una fórmula en otra celda. La forma de indicar esto es colocando el símbolo de dólar ($) delante de la letra de la columna ydel número de fila. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5)

Referencia Mixta: Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo ladirección de una columna ( $F5) o solo la dirección de la fila (F$5)

Cuando escriba una fórmula es importante asegurarse del tipo de referenciade celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de formaincorrecta al ser copiada en otra celda.

Nota: También puede usar la tecla de Función F4al momento de escribir oseñalar la celda a utilizar en una fórmula, para cambiar el tipo de referenciaentre relativa, (F5) , absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

 José Luis Samanamud Paul 27  

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Practica Dirigida

Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.

1. Ingresar los datos tal como se muestra en la figura.2. Calcular el Consumo Mensual, restando Lectura Actual – Lectura

Anterior 3. Calcular el Monto Consumo, multiplicando el Consumo Mensual por 

el Costo Kw. Utilice referencia absoluta en la fórmula para que puedacopiarse a las demás celdas.

4. Calcule el Mantenimiento, multiplicando el Monto Consumo por elporcentaje de mantenimiento, Utilice referencia mixta en la fórmula.

5. Calcule el Total en soles sumando el Monto de Consumo +Mantenimiento

6. Calcule el IGV, multiplicando el Total en soles por la celda E5. Utilicereferencia absoluta.

7. Calcule el Neto en soles, sumando el Total en soles + IGV8. Utilizando Autosuma calcule los totales de la fila 21

9. Ubicarse en la Hoja 2 y mediante formulas obtener un cuadroresumen que muestre los Números de medidores y el neto a pagar.

10. Guardar el libro con el nombre: Luz.

 José Luis Samanamud Paul 28

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Funciones

Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que serealizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además

Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadísticas,financieras, matemáticas, etc., que resuelven las necesidades másfrecuentes de distintas disciplinas profesionales.

En este capítulo aprenderá:

• Que son las funciones y como utilizarlas• Como se utiliza el Asistente para funciones

• Uso de Funciones: Aritméticas, Estadísticas, de Fecha, de Texto,

Lógicas y de Búsqueda.

Esquema de una función

Una Función debe tener la siguiente sintaxis:

=<Nombre_Función> (<Argumentos>)

El número y tipo de argumentos requeridos varía de una función a otra, loscuales pueden ser:

Números

Texto

Valores lógicos

Referencias

Matrices

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente ladirección de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello elsímbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final.

Ejm. =SUMA(A5:A10)

Cuando una función posee más de un argumento, éstos deben ser separados por un punto y coma (;) o coma (,).

Ejm =SUMA(A1;A5;A10) suma las tres celdas indicadas=SUMA(C1:C5;B10:B20) suma los dos rangos indicados.

 José Luis Samanamud Paul 29

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Asistente de funciones

En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parámetros queconforman una función, para ello, podemos acudir al asistente de funciones,el cual va solicitando los componentes correctos.Las funciones se comportan como fórmulas, se pueden agrupar conparéntesis, se pueden hacer las combinaciones que más convengan.Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:

1. Pulsar cualquiera de los siguientes botones o

elegir: Menú  Insertar  , opción  Función 2. Aparece el cuadro de diálogo, seleccione las opciones adecuadas.

3. Luego, deberá indicar los argumentos que conforman la función

 José Luis Samanamud Paul 30

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4. Por último, al pulsar  Aceptar se tendrá el resultado deseado.

 José Luis Samanamud Paul 31

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Funciones Aritméticas

AbsDevuelve el valor absoluto de un númeroSintaxis:  Abs(num ) Ejm. =abs(4-6) 2

AleatorioDevuelve un número entre 0 y 1Sintaxis: Aleatorio() Ejm. =Aleatorio() 0.090948807

EnteroRedondea un número hasta el entero inferior más próximo.Sintaxis: Entero(num) Ejm. =entero(9.67) 9

FactorialDevuelve el factorial de un número.Sintaxis: Fact(num) Ejm. =fact(5) 120

PotenciaDevuelve el valor de elevar un número a una potencia.Sintaxis: Potencia(num;potencia) Ejm. =potencia(5;3) 125

ProductoMultiplica los números indicados como argumentosSintaxis: Producto(num1; num2;...) Ejm. =producto(5;8) 40

RaízDevuelve la raíz cuadrada de un númeroSintaxis: Raiz(num) Ejm. =raiz(144) 12

Redondear Redondea un número al número de decimales especificadoSintaxis: Redondear(num; cant de decimales)Ejm. =redondear(9.78;1) 9.8

ResiduoDevuelve el resto después de efectuar una divisiónSintaxis: Residuo(num; divisor) Ejm. =residuo(13;5) 3

Truncar Trunca un número al número de decimales especificadoSintaxis: Truncar(num; cant de dec.) Ejm. =truncar(7.65;1) 7.6

Log10Devuelve el logaritmo decimal de un número.

Sintaxis: Log10(numero Ejm. =log10(100)

2Ejemplo: Aplicar funciones aritméticas para completar el siguiente cuadro:

 José Luis Samanamud Paul 32

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Funciones Estadísticas

Contar Cuenta el número de celdas que contienenSintaxis: Contar(Valor1; valor2;..)

ContaraCuenta el número de celdas que no están en blancoSintaxis: Contara(Valor1; valor2;..)

Contar.blancoCuenta el número de celdas que están en blancoSintaxis: Contar.blanco(Valor1; valor2;..)

MaxDevuelve el valor máximo de una lista de argumentos (máximo 30)

Sintaxis: Max(num1; num2;....)

MinDevuelve el valor mínimo de una lista de argumentos (máximo 30)Sintaxis: Min(num1; num2;...)

ModaDevuelve el valor que mas veces se repite en un rango de celdasSintaxis: Moda(num1;num2;...)

PromedioDevuelve la media aritmética de los argumentosSintaxis: Promedio(num1; num2;...)

Contar.SiCuenta celdas, que cumplan un determinado criterio o condición.Sintaxis: Contar.Si(Rango de búsqueda; Condición)

Sumar.SiSuma celdas que cumplen un criterio o condiciónSintaxis: Sumar.Si(Rango de búsqueda; Criterio; Rango de suma)

Ejemplo: Aplicar funciones estadisticas para completar el siguiente cuadro:

 José Luis Samanamud Paul 33

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Funciones de Fecha y Hora

AhoraDevuelve la fecha y hora actual del sistema.Sintaxis: Ahora() 

HoyDevuelve la fecha actual del sistemaSintaxis: Hoy() 

AñoDevuelve el año correspondiente a una fechaSintaxis: Año(número de serie)

MesDevuelve el mes correspondiente a una fechaSintaxis: Mes (número de serie)

DiaDevuelve el número de día correspondiente a una fechaSintaxis: Dia(número de serie)

DiasemDevuelve el día de la semana correspondiente a una fechaSintaxis: Año (número de serie) 

Ejemplo: Aplicar funciones de fecha para completar el siguiente cuadro:

 José Luis Samanamud Paul 34  

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Funciones de TextoConcatenar 

Permite unir elementos de texto.Sintaxis: Concatenar(Texto1;Texto2;....)

DerechaExtrae caracteres del extremo derecho de un texto.Sintaxis: Derecha(Texto; Num caracteres) 

Extrae Extrae un número de caracteres del texto.Sintaxis: Extrae(Texto; Posic inic; Num caracteres) 

IgualComprueba si dos cadenas son idénticasSintaxis: Igual(Texto1; Texto 2) 

IzquierdaExtrae caracteres del extremo izquierdo de un texto.Sintaxis: Izquierda(Texto; Num caracteres) 

LargoDevuelve la longitud de una cadenaSintaxis: Largo(Texto)

MayuscConvierte el texto a mayúsculasSintaxis: Mayusc(Texto) 

 José Luis Samanamud Paul 35

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MinuscConvierte el texto a minúsculasSintaxis: Minusc(Texto) 

NompropioConvierte a mayusculas la primera letra de cada textoSintaxis: Nompropio(Texto) 

Ejemplo: Aplicar funciones de Texto para completar el siguiente cuadro:

Funciones Lógicas

SiRealiza una acción, en función del resultado de una prueba lógicaSintaxis: Si(Prueba_lógica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso) 

Ejm: Si(Seguro=”Ipss”; Sueldo*11%; Sueldo*13%)

 YDevuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderosSintaxis: Y(valor lógico1; valor lógico2;..)

ODevuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdaderoSintaxis: O(valor lógico1; valor lógico2;..) 

Ejemplo: Aplicar la función lógica Si para completar el siguiente cuadro:

 José Luis Samanamud Paul 36  

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Funciones de Búsqueda

Buscar Busca un valor en una tabla, para devolver el valor equivalenteubicado en otra columna o fila.Sintaxis: Buscar(Valor_buscado; Vector_de_comparación; Vector resultado)

Ejemplo: Aplicar la función Buscar para completar el siguiente cuadro:

 José Luis Samanamud Paul 37  

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BuscarhBusca en la primera fila de una tabla y se desplaza hacia abajo enla columna para devolver el valor de una celda

Sintaxis: Buscarh(Valor_buscar; Tabla; Número de Fila, [ordenado])

BuscarvBusca en la primera columna de una tabla y se desplaza a travésde la fila para devolver el valor de una celdaSintaxis: Buscarv(Val_buscar; Tabla; Núm de columna; [ordenado])

Ejemplo: Aplicar la función Buscarv y Buscarh para completar el cuadro:

 José Luis Samanamud Paul 38

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GRAFICOS

Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la información,contenida en una hoja de cálculo. Excel dispone de una gran variedad de

tipos de gráficos e incluso permite personalizarlo a su gusto.

En este capitulo aprenderá:

• Como crear Gráficos rápidos.

• Como crear un tipo de Gráfico.

• Como cambiar el diseño de un gráfico.

• Como modificar la presentación del gráfico

• Como dar formato a sus gráficos.

Gráficos rápidos

1. Dada la información en una tabla,ubicar cursor en el interior de la tabla(cualquier celda).

2. Pulsar la tecla de función F11.3. El gráfico creado es del tipo mostrado

en la figura (de tipo columnas, en unahoja diferente)

 José Luis Samanamud Paul 39

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 José Luis Samanamud Paul 40

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Crear un Gráfico

1. Ubicar cursor en la tabla.

2. Ficha Insertar Grupo Gráficos

Existen diversos tipos de gráficos a nuestra

disposición. Haciendo clic en el tipo degráfico que le interese se despliega el listadode los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales degráficos podrá encontrar un enlace en laparte inferior del listado que muestra Todoslos tipos de gráfico...

Haciendo clic en esta opción se despliega elcuadro de diálogo: Insertar Gráfico que

muestra todos los gráficos disponibles. Lomismo aparece al hacer clic en la flecha de laparte inferior derecha del Grupo Gráficos.

 José Luis Samanamud Paul 41

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3. Al elegir el tipo de gráfico, éste se insertará en la Hoja con lascaracterísticas predeterminadas.

Diseño del Gráfico

Al seleccionar un gráfico, aparece en la

cinta de opciones,  las Herramientas degráficos, la cual contiene 3 fichas:Diseño, Presentación y Formato.

En la Ficha Diseño, aparecen las opciones:

 Cambiar tipo de gráfico:

Permite cambiar a un tipodiferente de Gráfico.

Guardar como plantilla:

Guarda como una plantilla laforma y diseño del gráficopara poderlo aplicar a futurosgráficos.

Cambiar entre Filas y Columnas:

 José Luis Samanamud Paul 42

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Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X semostrarán como Leyenda y viceversa.

Seleccionar datos:

Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas.Agregar, editar o quitar Series y editar las Categorías del eje horizontal.

Diseños de Gráfico:

Permite elegir entre 10 diseños predefinidospara aplicarlo al gráfico seleccionado.

Estilos de diseño:

Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos

Mover gráfico:

 José Luis Samanamud Paul 43

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Permite colocar el gráfico en una Hoja nueva o como unobjeto dentro de una hoja del libro.

Presentación del Gráfico

Para modificar las características de un gráfico, seleccionar el gráfico yhacer clic en la ficha Presentación. Se mostrará las siguientes opciones:

Insertar:

Permite insertar imágenes desde archivo, formas(rectángulos, círculos, flechas, líneas, etc.) y cuadros detexto en cualquier parte del gráfico.

Título del gráfico:

Permite colocar oquitar el título del

gráfico. 

Rótulos del eje:Permite agregar,quitar y definir laposición de lostítulos para cadaeje.

Leyenda:

Permite agregar, quitar y definir la posición de la leyenda del gráfico

Etiquetas de datos:

 José Luis Samanamud Paul 44  

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Permite desactivar o mostrar losvalores, nombres de series ynombres de categorías en el

gráfico. 

Tabla de datos:

Agrega una tabla de datos algráfico.

Ejes: 

Permite quitar o cambiar el formato y diseño decada eje.

Líneas de cuadrícula:Activa o desactiva la línea de división principal o secundaria de cada eje.

Área de Trazado:

Permite activar o desactivar el área detrazado. Solo está disponible para

gráficos bidimensionales.

Cuadro gráfico, plano inferior delgráfico

Modifican el aspecto de gráficostridimensionales con rellenos decolor 

Giro 3D: Permite girar el gráfico

Formato del Gráfico

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En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cualesse puede mejorar la visualización del área completa del gráfico o de uno desus componentes.

Para ello simplemente se selecciona el elemento del gráfico al cual deseadarle forma y hacer clic en el estilo que mas le agrade.

También puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma yEfectos de forma para personalizar aun más el estilo del gráfico.

Con los estilos de WordArt puede aplicar un efectovisual al texto (sombra, reflexión, resplandor), dar uncolor, ancho y estilo al contorno y rellenar el texto concolores, imágenes, degradado o textura.

Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un gráfico como el mostrado enla siguiente imagen. Para ello, previamente debe tener las imágenes comoarchivo.

 José Luis Samanamud Paul 46  

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1. Crear un gráfico de tipo Columna agrupada 2D2. En la ficha Diseño, elegir la opción Diseño 9

3. Ingresar títulos al gráfico y a los ejes4. En el gráfico, haga un clic en la serie que representará mediante unaimagen

3. Ficha Formato Aplicar formato a la selección

4. Relleno Relleno con imagen o textura

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4. Pulse el botón Archivo. Ubicar el archivo correspondiente.5. Seleccionar la opción Apilar y luego Cerrar.6. Repetir el proceso para las otras series.7. Dar Formato al gráfico.

Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un gráfico circular querepresente las ventas de zapatillas en el público femenino.

1. Ubicar el puntero en el interior de la tabla2. Ficha Insertar  Seleccionar gráfico circular 3D

3. Ficha Diseño Seleccionar Datos

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4. Quitar la Serie: Hombres y aceptar 

5. En la ficha Diseño, seleccionar el diseño 6.6. En la ficha Presentación, elegir etiquetas de datos, extremo externo

7. Dar formato al Gráfico

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Ejemplo 3.- Se desea crear un gráfico de columnas 3D que represente lasventas para cada año como muestra la siguiente tabla.

Se procede de la siguiente manera:

1. Ubicar el puntero en la tabla2. Crear un gráfico de Columnas Agrupadas 3D

3. En la ficha Diseño, elegir la opción Seleccionar datos

4. Quitar la Serie Años.5. En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botón Editar 6. Seleccionar el rango donde están los años y aceptar 7. Dar Formato al Gráfico.

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RegistrosCampos

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Base de Datos

Las Bases de datos constituyen una herramienta muy útil para organizar,

administrar y recuperar información.

En esta sesión aprenderá:

• Crear Tablas y realizar operaciones con ella

• Ordenar datos en orden ascendente o descendente.

• Uso de filtros simples y filtros avanzados

• Crear Subtotales para obtener sumas parciales

• Configurar las hojas e Imprimir los datos.

Tablas

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (losnombres de los campos), y las demás filas contienen los datosalmacenados

Por ejemplo, en la gráfica siguiente, se muestra una tabla:

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información,incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esosdatos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones que podemos realizar con las tablas tenemos:

• Ordenar los registros.

• Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.•

Crear un resumen de los datos.• Aplicar formatos a todos los datos

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Crear una tabla

Para crear una tabla seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que desea incluir en la tabla

2. Ficha Insertar  Tabla.

Aparecerá a continuación el cuadro dediálogo Crear tabla.

3. Activar la casilla de verificación sila tabla tiene encabezados y luegoaceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la cinta de opcionesaparece la ficha Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio

de la tabla.

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Operaciones con tablas

Para ingresar nuevos datos en la tabla, puede escribirlos al final o a la

derecha de ella, automáticamente se agregaran los nuevos registros ocampos.

Para ampliar o reducir el tamaño de la tabla arrastrar el controlador detamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla hasta obtener eltamaño deseado.

Para insertar o eliminar filas o columnas en la tabla, ubicar el puntero en latabla, y en el grupo Celdas hacer clic en la opción deseada.

También puede hacer clic derecho dentro de latabla para Insertar, Eliminar o Seleccionar filas ocolumnas, Borrar contenido, Ordenar, Filtrar,Calcular totales (Suma, promedio, máximo omínimo valor, etc.) o convertir en rango.

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Ordenar una Tabla

Esta operación permite organizar la información de acuerdo a ciertoscriterios.

1. Ubicar el puntero en la columna a ordenar 2. Menú Datos Ordenar 

3. Seleccionar los campos por los cuales desea ordenar 4. Escoger los criterios de ordenación

En el cuadro de diálogo Ordenar aparecen los botones:• Agregar nivel que permite agregar mas campos

• Eliminar nivel, para quitar un campo

• Copiar nivel, para hacer una copia delcampo

• Las flechas, para aumentar o disminuir la prioridad de ordenación

• Opciones, abre el cuadro Opciones deordenación dónde se encuentran más

opciones

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AscendenteDescendente

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• Ordenar Según, permite ordenar según el valor de la celda, o por sucolor o icono.

• Criterio de ordenación, para elegir si el ordenamiento es alfabético en

forma ascendente o descendente (A a Z o Z a A)

Si desea ordenar por solo un campo, ubicar el puntero enla columna a ordenar y utilizar los botones:

Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparecepulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.

Filtros

En el caso de listados extensos, la posibilidad de filtrar la lista y poder trabajar con parte de ella, es de suma utilidad.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a lascabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el filtro en laficha Datos marcando o desmarcando el botón Filtro).

A la derecha de cada campo, se visualizaráun pequeño triángulo, que al ser activadodespliega la posibilidad de definir una seriede opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si solo se marca “Cerper S.A.”,

excel filtrará todos los registros que tengan“Cerper S.A.” y las demas filas se ocultaránde la lista.

Otra opción es usar los filtros de texto,donde se despliegan una serie de opciones:

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En cualquier opción, se accede a unaventana donde se puede elegir doscondiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos.

Excel evaluará la condición elegida conel texto que escribamos, y si se cumple,mostrará la fila. Usaremos el carácter  ?para determinar que en esa posiciónhabrá un carácter, sea cual sea, y elasterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En este ejemplo se está usando el comodin “*” para filtrar los registroscuyos nombres de Compañía comience con la letra “I”.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la listadesplegable cambia de icono

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Para volver a ver todos los registros, activeel cuadro de lista y escoja la opción: Borrar filtro de “Compañía” o la opciónSeleccionar Todo, de inmediato

reaparecerán todos los registros de la lista.

También puede quitar el filtro ingresando ala Ficha Datos y hacer clic en el botón

Nota: El filtro automático solamenteselecciona los registros en función a un único campo y a lo más doscriterios.

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Filtros Avanzados

Los filtros avanzados permiten definir mas de un criterio de selección, yasea para uno o varios campos. Para crear un filtro avanzado se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Definir los criterios a utilizar en cualquier celda vacia de la Hoja decálculo, Para ello, se debe incluir los nombres de los campos y por debajo las condiciones a cumplir. Por ejemplo:

2. Posicionar el puntero en cualquier registro de la tabla

3. Dar la orden:

FichaDatos

4. En la casilla Rango deCriterios introducir lareferencia, incluidos losnombres de los campos.

Luego hacer clic en Aceptar 

5. Para reestablecer la listaoriginal, se debe dar laorden:

FichaDatos  

Nota : Para extraer registros de la tabla que cumplan algunas condiciones,se debe copiar los nombres de los campos a mostrar en una parte

vacia de la hoja y en la ventana de filtro avanzado, seleccionar laopción Copiar a e indicar además la referencia en la casilla Copiar a

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Formas de definir los criterios:

Tres o mas condiciones en un solo campo

Para definir varias condiciones para un solo campo, se debe escribir loscriterios en filas independientes, una directamente bajo la otra. Estascondiciones son excluyentes, es decir, se puede cumplir todas, algunas oninguna.

Total<3000>10000=5015

Criterios de dos o mas camposPara buscar datos que cumplan varias condiciones, estas se definen en doso mas columnas. Introduzca todos los criterios en la misma fila. Estoscriterios son concurrentes, es decir, se deben cumplir todas a la vez.

Factura Compañía Impuesto11560 Atl* >=524

Criterios para varios campos

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o unacondición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes.

Factura Compañía Impuesto11562

I*<500

Criterios para varios registros y campos

Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna yuna de dos condiciones en otra, deberán indicarse los criterios en filasindependientes.

Fecha Total25/04/2002 >1100026//04/2002 >5000

Nota: Los filtros avanzados permiten utilizar mas de dos campos y mas de

dos criterios.

Subtotales

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Este es un recurso de Excel que permite añadir sumas parciales a unabase de datos, agrupados por algún campo en particular. Supongamos quetenemos la siguiente tabla:

El modo de generar Subtotales se realiza de la siguiente manera:

1. Ordenar la lista por el campo principal de agrupación (por ejm.Empleados)

2. Ubicar el puntero de celda en cualquier registro

3. FichaDatos Subtotal

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3. Luego de haber seleccionado las opciones correctas, la lista mostraráel siguiente aspecto:

4. En el lado izquierdo, se visualizarán los controles de nivel de detalle:

Si se pulsa el botón del nivel 1, solo se verá la sumatoria total.

El botón del nivel 2 muestran sólo los totales de cada empleado

El botón del nivel 3 muestran los totales y su detalle de cada empleado

5. Para quitar los Subtotales: Ficha Datos Subtotal Quitar todos

Visualización e Impresión

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Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos,como puede ser la vista diseño de Página, la vista preliminar para ver eldocumento antes de imprimir, la configuración de las páginas a imprimir, ypor supuesto la operación de imprimir los datos.

Vista Diseño de Página

Permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de páginay el formato completo de la hoja.

Para visualizar la Vista de Diseño de página:

Ficha Vista Diseño de página.

En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos delmismo modo que en la vista Normal. También puede utilizar reglas paramedir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página,agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer losmárgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filasy columnas.

Vista preliminar 

La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes deimprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden:

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• Botón del Office Señalar Imprimir Vista preliminar 

• O bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar 

Aparecerá la siguiente ventana:

En el centro de laventana aparecerá unavista de nuestra hoja yen la parte inferior elnúmero de página quese está visualizando.

En caso de tener más

de una página, sepuede usar los botones:

Para ir a la páginaanterior.

Para ir a la páginasiguiente.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, éstos botones estarán desactivados.

Al situarse sobre la hoja, el puntero del ratón se convierte enuna lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier zona de la página. Esta operación también se puede realizar haciendo clic sobre el botón Zoom

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión,hacer clic sobre el botón imprimir, para que aparezca el cuadrode diálogo Impresión

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto,hacer clic sobre el botón Configurar página.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón: Cerrar Vista

preliminar.

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Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, apareceránunas líneas discontinuas que nos indicarán donde haráExcel 2007 los saltos de página, estas líneas no seimprimirán.

Configurar página

Permite modificar   factores que afectan a la presentación de las páginasimpresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño delpapel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a:

Vista preliminar  Configurar página... 

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con 4 fichas:

Ficha Página

Permite definir la orientacióndel papel entre vertical uhorizontal.El recuadro Escala permiteelegir el grado de ampliación oreducción de la hoja a imprimir.También aquí se puede definir eltamaño del papel y la calidadcon que se imprimirá la hoja.

Ficha Márgenes

Desde aquí se puede indicar losmárgenes superior, inferior,derecho e izquierdo de las hojasSi la hoja tiene encabezado opie de página, también se puede

indicar a cuántos centímetrosdel borde del papel queremosque se sitúe.Si desea que la hoja aparezcacentrada en el papel puedeactivar las casillas Horizontal y/oVerticalmente.Ficha Encabezado y pie depágina

Permite definir un encabezado o pie de página con objeto de realzar laimpresión del documento. Los encabezados van situados en la partesuperior y los pies de página en la parte inferior de la misma.

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En un encabezadonormalmente se sueleintroducir el título de la

obra, el autor, la fecha decreación del documento ode la impresión, y en unpie de página, el númerode página y el autor.

También puedepersonalizar unencabezado o pie. Paraello, pulse el botón:

Personalizar encabezadoo pie que desea modificar.

Aparecerá el cuadro dediálogo “Encabezado o pie” (según sea lo escogido)

En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zonaizquierda, centro y derecha de la hoja de impresión. En cada sección puedeintroducir cualquier texto con el formato deseado (fuente, estilo, tamaño) ycualquier código (número de página, fecha, hora, ruta del archivo, nombredel archivo, nombre de la hoja e imagen)Ficha Hoja

En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:

Área de impresión.

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Aquí se indica el rangoque desea imprimir. Sidesea imprimir celdas

no consecutivas,seleccione las celdasen la hoja y luego eneste recuadro escriba oseñale las celdas orangos separados por comas.Por ejemplo:A1:B3,B6:B8.Todas estas zonasdiscontinuas seimprimirán como hojasseparadas.

Imprimir Títulos. Aquípuede seleccionar los títulos de las filas o columnas y que se imprimirán traslas filas o columnas que las contienen.

Imprimir. Aquí podrá activar cualquiera de las siguientes opciones:

Líneas de División, para imprimir las líneas que delimitan cada celda

de la hoja. Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y

vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. Calidad de borrador, para realizar una impresión rápida pero menos

bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone deesta herramienta.

Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados defilas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de losnombres de las columnas superiores) de la hoja.

Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes.

Orden de las páginas. Aquí se controla el orden en que desea imprimir laspáginas:

○ Hacia abajo y luego hacia la derecha○ Hacia la derecha y luego hacia abajo.

Imprimir 

Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja,procedemos a imprimirla. Para ello dar la orden:

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Botón del Oficce Imprimir O bien, hacer clic sobre el botón Imprimir 

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, sólo en caso de acceder medianteel botón del oficce, no con el botón de la barra de herramientas.

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la quese supone que se va a imprimir.En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombrepara elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

En el recuadro Intervalo de páginas, se indicar si desea imprimir Todas laspáginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación.

En el recuadro Imprimir , podrá indicar si desea imprimir Todo el libro, o sólola Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selecciónpara imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

En Copias, indicar el número de copias a realizar.Hacer clic sobre el botón Aceptar .

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