Evento 1er Exposición Fotográfica

7/26/2019 Evento 1er Exposicin Fotogrfica

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Universidad Del mar

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Integrantes:


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Los eventos sociales son una forma en la que las instituciones o

individuos pueden recaudar fondos para apoyar los objetivos generales

de una organizacin. Los eventos para recaudar fondos se pueden

realizar de distinta manera en los que destacan las cenas de galas,

subastas, exposiciones, torneos, entre otros.

La organizacin que reciba los fondos puede ser una asociacin civil, que

es una organizacin privada que dispone de personalidad jurdica y que

no tiene afn lucrativo. Estas asociaciones se componen de personas

fsicas que trabajan en conjunto con un fin social, educativo, cultural o de

otro tipo.

El presente trabajo pretende dar a conocer los lineamientos que se

seguirn para organizar la 1er exposicin fotogrfica, con la finalidad

de recabar fondos en beneficio HOPE A.C, asociacin que apoya a nios

de escasos recursos que habitan en comunidades cercanas a Bahas de

Huatulco.

El evento ser patrocinado por diferentes actores, y los organizadores se

encargarn de la realizacin del evento sin esperar la obtencin de

beneficios econmicos personales.


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Contenido

1. Caracterizacin del evento. ..................................................................................... 5

2. Tiempo de planeacin..6

3. Perfil del cliente.8

4. Nmero de asistentes................................................................................................ 8

5. Objetivos (General, especficos) ............................................................................. 8

6. Requerimientos ............................................................................................................ 9

7. Costos totales (presupuesto) .................................................................................. 9

8. Precio de venta al cliente ....................................................................................... 10

9. Formatos de empresa .............................................................................................. 10

10. Organigrama ............................................................................................................ 11

12.Planos de montaje ................................................................................................... 15

13. Invitaciones (cdigos de vestimenta) .............................................................. 16

14. Decoracin ................................................................................................................ 1615. Directorio de proveedores .................................................................................. 17

16. Programa (desarrollo del evento) ..................................................................... 18

17. Ceremonial y protocolo ....................................................................................... 18

18. Medidas de seguridad .......................................................................................... 19


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El evento a realizar consistir en llevar a cabo una exposicin fotogrfica,

la cual tiene por objetivo recolectar fondos para una obra de

beneficencia en favor de HOPE A.C . Poco se sabe acerca de la

beneficencia y los efectos que esta pueda generar en determinado grupo

de la sociedad, sera ideal que poco a poco se vayan generando ms

eventos de esta categora, favoreciendo a ms y ms personas da con

da.

El presente evento es organizado por el colectivo

arty,. Este colectivo busca fomentar e impulsar

eventos de carcter cultural dentro del destino,

dado que son pocos los llevados a cabo. As

mismo tambin se pretende apoyar a diversas

asociaciones civiles que estn a travs de lacreacin de eventos con una causa.

Como primer evento, este colectivo organizar una exposicin

fotogrfica, la cual tiene por objetivo apoyar a la A.C mencionada

anteriormente, buscando fomentar la fotografa e impulsar a fotgrafos

locales dando a conocer las diferentes obras que estos tienen.

La exposicin no tendr costo alguno, por lo que el pblico interesadopuede acceder realizando un donativo. Las fotografas expuestas estarn

disponibles para efectuar una compra, el precio de estas depender de lo

que el artista establezca al igual que el tamao que esta tenga.

En la entrada se estarn brindando copas de vino espumoso, el cual ser

para los asistentes a la exposicin. Durante el evento se llevar a cabo

una charla en la cual se expresar el motivo del evento, al mismo tiempo

se invitar a los participantes a cooperar con la causa.


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6 | P g i n a

mayoDomingo Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado

1 2 3 Establecer qu

clase de evento se

llevar a cabo para

recaudar fondos para

la beneficencia.

4 Contactar a los

fotgrafos que

deseen donar

algunas de sus

obras para la

recaudacin de

fondos

5 6Llevar a cabo

una reunin en la

que se establezca

el lugar, hora y

fecha de cuando se

llevar a cabo la

exposicin

7

8 9 Gestionar

permisos

10 11 12 13 14

15 16 17 Establecer

contacto con los

patrocinadores

18 19 20 Realizar la

compra de los

materiales

necesarios para

llevar a cabo el

evento

21


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7 | P g i n a

22 23 24 25 26 27 28

29 30 Dar a

conocer el

evento por

diferentes

medios

31

junioDomingo Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado

1 2 3 4

5 6 7 8 9 10 11

12 13Montar las

fotografas

para la

exhibicin

14 15 Inauguracin

de la galera

16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28


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8 | P g i n a

El evento est enfocado a personas con gustos por la cultura, las

manifestaciones artsticas y vivencias culturales. El evento estar abierto al

pblico en general, sin embargo se emitirn invitaciones a personas que

tienen cierto poder adquisitivo y sean posibles compradores.

Los asistentes a los que va enfocado el evento tienen el siguiente perfil:

Edad de 20 aos en adelante

Nivel de estudios indistinto

Gusto por manifestaciones artsticas

De acuerdo a la capacidad del saln el nmero de participantes ser de 130,

contando con 15 invitados.

Los visitantes sern atendidos en la recepcin por una persona, quien ser la

encargada de orientar a los invitados hacia la zona de exhibicin. Un mesero

ser el encargado de ofrecerles una copa de vino espumoso.

Objetivo general:

Obtencin de fondos econmicos a travs de donativos y venta de

fotografas, canalizando lo recaudado a la asociacin civil Hope.

Objetivos especficos:

Recaudacin de fondos para apoyar a nios de comunidades de

bajos recursos.

Dar a conocer las obras de los diferentes fotgrafos locales.

Generar una dinmica artstica y cultural en Huatulco.


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Promover la realizacin de este tipo de eventos dentro del destino.

1. Lugar para llevar a cabo el evento.

2. Fotografas

3. Paneles de exhibicin.

4. Gestionar patrocinios

5. Equipo de luz y sonido

6. Recursos humanos

7. Mobiliario

8. Promocin y publicidad del evento

10. Material de papelera

1 Botellas de boones 30 $ 40.00 $ 1200.00

2 Meseros 4 $250.00 $ 1,000.00

3 Alquiler del saln $ 3000.00 $3000.00

4 Copas y charolas 130 y 2 $ 800.00

5 Impresin de invitaciones 15 $150.00


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$6,150.00

El presupuesto es una estimacin de lo que se gastara durante la realizacindel evento, sin embargo se opt por conseguir patrocinadores que realicen

aportaciones tanto econmicas como en especie.

No habr un costo para ingresar a la exposicin, ser de carcter gratuito.

Estar abierta la opcin de que los asistentes efecten un donativo que

consideren adecuado, de esta manera se pretende incitar a que apoyen al

objetivo del evento. Por otra parte, el costo de las fotografas estar definido

de acuerdo al artista que las haya donado y al tamao de la fotografa.

Nombre del proveedor

No. Art. Descripcin Cantidad Precio Importe


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Bahas de Huatulco, Oaxaca a 4 de mayo de 2016

ASUNTO: Solicitud de fotografas.

A QUIEN CORRESPONDA:

Los que suscriben, colectivo arty de Bahas de Huatulco, un grupo de jvenes sin

fines de lucro teniendo como razn fomentar actividades de carcter cultural

dentro del destino.

Por este medio nos dirigimos a su distinguida persona de la manera ms atenta y

respetuosa con el fin de solicitar su valioso apoyo para hacernos la donacin de

algunas de sus obras fotogrficas, mismas que sern exhibidas en la exposicin

fotogrfica que se llevar a cabo el 16 de junio del presente ao en el hotel Castillo

en un horario de 18:00-21:00 hrs. La finalidad de dicho evento es recaudar fondos

para HOPE A.C, en caso de brindarnos este apoyo tenga por seguro que las

fotografas sern resguardadas y reproducidas nicamente por el grupo.

Sin otro asunto que tratar nos despedimos de usted esperando una respuesta

favorable ante nuestra peticin, al mismo tiempo aprovechamos la ocasin para

enviarle un cordial saludo.

Respetuosamente

Fidel Hernndez Ramrez

Fortino Lpez Lpez

Gabriela Lorenzo Acevedo

Guadalupe Luis Lpez

Ulises Ortz Mijangos.

Total


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En la ciudad de _______, el ___ de _________ de ________, el (la) suscrito(a) _____________________,

con domicilio en _________________, por mi propio derecho en mi calidad de autor(a) de _______I

___________________, en lo sucesivo la OBRA, manifiesto que cedo la totalidad de los derechospatrimoniales de autor que sobre ella me corresponden a nivel nacional e internacional, a favor del

_________________________, en lo sucesivo_____________.

Bajo ese tenor por medio de la presente convengo,reconozco y manifiesto bajo protesta de decir verdad

lo siguiente:

I.Que de conformidad con el artculo 83, de la Ley Federal del Derecho de Autor, relacionada con la figura de

Obra por Encargo, la OBRA me fue encomendada expresamente por ________ con domicilio en

________________________________________________________________________________________

________.

II.Que la titularidad de los derechos patrimoniales de autor de la OBRA, en trminos del artculo 27, de la

Ley Federal del Derecho de Autor (reproduccin en todas sus modalidades, transformacin o adaptacin,

comunicacin pblica, distribucin y en general cualquier tipo de explotacin que se pueda realizar por

cualquier medio conocido o por conocer), son propiedad nica y exclusiva de ____________.

III.Que laOBRApodr ser divulgada y comercializada por______________ a travs de cualquier medio enla Repblica Mexicana y en cualquier otro pas o territorio del mundo, e incluso ser modificada, compendiada,traducida y de cualquier forma explotada, en todo o en parte por_________________

IV. Que no he otorgado, ni otorgar por ningn motivo, consentimiento alguno para la utilizacin de la OBRApor cualquier medio y su materializacin en productos o servicios de cualquier naturaleza, en favor

de empresa, sociedad, institucin, dependencia, entidad de naturaleza pblica o privada, distinta a

______________

V.Aunado a lo anterior, ser obligacin de __________, hacer la mencin correspondiente respecto de mi

calidad de autor(a) de laOBRA.

VI. Que laOBRA,es original y que es de creacin exclusiva, no existe impedimento de ninguna naturaleza

para responder por cualquier accin de reivindicacin, plagio u otra clase de reclamacin que al respecto

pudiera sobrevenir.

VII. Garantizo la originalidad y titularidad de la OBRA en favor de ______________quien se encuentrafacultado para gestionar ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor, el registro de la OBRAy en sucaso del presente instrumento.

VIII. Con fundamento en el artculo 33, de la Ley Federal del Derecho de Autor, cedo los derechospatrimoniales por un trmino indefinido a partir de la firma del presente, en virtud de que al ser atribucin deste Instituto promover y fomentar una cultura de la transparencia y acceso a la informacin pblica,


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encargado de dirigir y vigilar el cumplimiento de las Leyes de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica,y de Proteccin de Datos Personales ambas del Distrito Federal y de las normas que de ellas deriven,requiere contar de manera permanente en su gestin con todos los elementos de creacin que le permitancumplir con ello.

Suscribo la presente, como constancia de la autora de la OBRA, y confirmo que los derechos

patrimoniales, el titular es exclusivamente_________________.

Sealo como domicilio para or y recibir

notificaciones______________________________________________________

Anexo copia simple de mi credencial de elector con nmero de folio

___________________________________

"EL AUTOR"

__________________________

C.

TESTIGO

C. ______________________

TESTIGO

C. ____________________


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Director de galera

Voluntariado Personal operativoDepartamento de

seguridad

Departamento deproyectos

Departamento depromocin

Las ganancias obtenidas por la venta de las fotografas sern del 100%, no

se descontar la inversin realizada debido a que todos los materiales a

utilizar sern patrocinados por diversos actores.

Entre los patrocinadores se encuentran:

Hotel Castillo Huatulco, quien ser el encargado de realizar el

prstamo del saln para poder efectuar el evento as mismo esta

empresa tambin proporcionar tanto copas como charolas, las

cuales son herramientas de trabajo para los meseros.

Pixel: esta empresa aportar a evento patrocinando la impresin de

las invitaciones, las cuales se les harn llegar a cada uno de los


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invitados. Al igual que la impresin de carteles los cuales servirn

para promocionar al evento dentro de la comunidad.

Ultramarinos ser la empresa que destine 20 botellas de boones, el

cual se servir a los invitados al entrar.

Foto conejo ser la empresa encargada de realizar la impresin de las

fotografas, este impresin es un patrocinio por parte de la

organizacin.

La parte central del saln ser destinada para ubicar los paneles donde se

ubicarn la fotografas (1). En las paredes del saln se pretende ubicar otrasfotografas de mayor tamao (2).

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La invitacin ser enviada a personas distinguidas, sin embargo el evento

est abierto al pblico en general.

El saln donde se exhibirn las fotografas estar acondicionado con luces,

las cuales contrastarn con los colores de las fotografas. La decoracin delsaln estar a cargo de un especialista. El estilo minimalista es el que se

pretende llevar a cabo en la decoracin del saln, caracterizndose por la

utilizacin de pocos elementos, emitiendo una imagen pulcra y sencilla.


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17 | P g i n a

Guamuchil 2008,

Sector H, la

Crucecita, Santa

Mara Huatulco.

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fotografas,

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de videos,

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Telfono: 01 958 587 0009

Pgina:

http://www.tuugo.com.mx/C

ompanies/foto-conejo.

Av. Universidad

601, col.

Exhacienda

Candiani. Oaxaca,

Oaxaca de Jurez.

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vincolas.

Tel: (01 951) 506 00 99

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Huatulco Oaxaca

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N0. 402, La

Crucesita, 70989

Santa Mara

Huatulco, Oax.

Venta de

bebidas

alcohlicas.

Tel: 958 113 5031


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Protocolo para invitados

De acuerdo a la regla del centro mtrico el presentador estar en el

centro del lugar, el presentador ser el encargado de dar la

bienvenida a los invitados.

A la derecha de este se ubicar el representante de la Asociacin Civil

HOPE. a quin se les donar los fondos recaudados.

Los patrocinadores del evento formarn parte de la mesa del

presdium ubicando a cada uno de manera alternada.

Los invitados deben dar una respuesta a la invitacin enviada.

La vestimenta requerida es de tipo cctel.

No se permitir el acceso de cmaras fotogrficas.

6:00 pm Recepcin de los invitados Edecanes

6:10 pm Servicio de bebidas de cortesa Mesero

6:30 pm Inauguracin del evento Organizador del evento

7:00 pm Observacin del material fotogrfico Invitados

8:30 pm Agradecimiento y despedida Organizador del evento


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Protocolo para personal

Saludar, presentar y conversar con los invitados.

El personal de recepcin saludar de mano

El personal deber hablar con cortesa y amabilidad.

El personal debe brindar una despedida corts.

Dirigirse a los invitados de acuerdo a su cargo.

Debido a que el evento de exposicin fotogrfica cuenta con material de

fotgrafos locales y forneos, se requiere de medidas de seguridad para

resguardo y proteccin del material fotogrfico, existen lineamientos de

seguridad que debern ser llevados a cabo durante la exposicin:

Dispositivos de seguridad

La galera cuenta con circuito cerrado de cmaras de vigilancia las 24

horas..

Se cuentan con sistema de alarma silenciosa conectada con los

cuerpos de seguridad.

Sistemas detectores de humo.

Extintores a base de polvo de clase D

Generadores elctricos de emergencia.

Salidas de emergencia

Cordones delimitadores.

Personal de seguridad dentro de la galera.

Detector de metal en las puertas

Botiqun de primeros auxilios

Sealamientos de seguridad.

Caja de seguridad.

Medidas de seguridad


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Se contar con personal de seguridad.

No se podrn tocar las fotografas expuestas.

Se deben respetar los cordones que delimitan la distancia de las

fotografas.

En caso de cualquier percance el personal de seguridad indicar las

salidas de emergencia.

Se prohbe el acceso a personas bajo efecto de alguna sustancia.

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