Etapa 8 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)

Etapa 8

Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)


¿QUÉ ES UN INDICADOR?

INDICA, MUESTRA, SEÑALA O CUANTIFICA EL GRADO EN QUE LAS ACTIVIDADES DE UN PROCESO LOGRAN UN OBJETIVO DETERMINADO. Puntual

SON LOS COCIENTES QUE PERMITEN ANALIZAR RENDIMIENTOS. Relación variablesINDICADOR

ES LA RESULTANTE DE UNA RELACIÓN COMPARATIVA DE VARIABLES, QUE SIRVE PARA DETERMINAR EL LOGRO OBTENIDO EN UN MOMENTO DETERMINADO. ALHIGO.

“QUE SIRVE PARA INDICAR. (Lat. Indicare): SEÑALAR, DESIGNAR”. Larousse.

MEDIR: “DETERMINAR UNA CANTIDAD COMPARÁNDOLA CON LA UNIDAD” Larousse.

“INSTRUMENTO DE MEDICIÓN QUE RELACIONA VARIABLES PARA FACILITAR LOS ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO QUE ARROJEN INFORMACIÓN VALIOSA SOBRE LA EVOLUCIÓN HACIA LOS OBJETIVOS PROPUESTOS”

“ES UNA CIFRA- RESULTADO - QUE SE SOCIALIZA Y SIRVE DE PARÁMETRO

PARA ANALIZAR, ESTUDIAR Y CONCEPTUAR SOBRE SITUACIONES EN

PARTICULAR” ALHIGO.

“CIFRA QUE INDICA LA EVOLUCIÓN DE UNA CANTIDAD” Larousse.

PERMITEN DETECTAR VARIACIONES EN RELACIÓN CON METAS O NORMAS

INDICE

“INDICADOR E INDICE SON HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN Y COMPARACIÓN QUE PROPORCIONAN ARGUMENTOS DE DISCUSIÓN Y ANÁLISIS PARA LA TOMA DE DECISIONES”

ALHIGO.


ORGANIZACIÓN VS GESTIÓN-MEDICIÓN

JE

RA

RQ

UÍA

S

FUNCIONES

EF

ICA

CIA

EF

ICIE

NC

IA

RESPONSABILIDADES

COMPETITIVIDAD. PRODUCTIVIDAD. RENDIMIENTO. DESEMPEÑO. METAS

RESULTADOSMEDICIÓN


PROCESOS

IMPACTO

FUNCIONAL

VIRTUAL

SATISFACCIÓN

CLIE

NTE

C L A S E D E I N D I C A D O R E S

HAY TANTOS COMO TEORÍAS SOBRE EL TEMA.

F U N D A M E N T A L E SF U N D A M E N T A L E S

EFICACIA:

EFICIENCIA::

IMPACTO::SATISFACCIÓN:

Que las cosas se hagan a como dé lugar. Gastar lo presupuestado. Ej.: Sector público

Resultados vs. Recursos. Oportunidad de optimizar costos. ProductividadProductividad

¿Qué impacto tiene?. Efecto vs. Situación.El impacto generado en la comunidad.

Los que lo recibieron, ¿cómo lo recibieron?Medición de la satisfacción del cliente.Medición de la satisfacción del cliente.Expectativa vs. percepciónExpectativa vs. percepción


RESULTADO:


¿Qué medir, cómo medir, dónde medir, cuándo ¿Qué medir, cómo medir, dónde medir, cuándo medir , por qué medir y para qué medir?.medir , por qué medir y para qué medir?.

¿Qué medir?:¿Qué medir?:

Lo financiero, la cuota de mercado, la calidad, la innovación, la productividad, los recursos humanos, la satisfacción del cliente. En conclusión: indicadores y medición para las cuatro perspectivas.

Hay otros interrogantes que son claves para la medición:Hay otros interrogantes que son claves para la medición:

¿Quién es el responsable?,¿Quién genera la verdad de los datos, quién los recibe y los entrega?,¿Quién es el responsable de concertar, cambiar o modificar datos e información?, ¿Cómo se mide el riesgo?

¿Qué oportunidades están fuera de límites o del foco del negocio? : ¿En qué no se va estar en el negocio?. FOCOFOCO

DIRECCIONAMIENTO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOESTRATÉGICO

CICLO GERENCIAL EN TORNO A LOS CICLO GERENCIAL EN TORNO A LOS INDICADORESINDICADORES

ORGANIZACIÓN

OBJETIVOSESTRATEGICOS

TOMA DEDECISIONES

POLÍTICASPLANESPROGRAMASPROYECTOSPROCESOS

RESULTADOSPRODUCTIVIDADCOMPETITIVIDADPERFORMANCE

CADENA DE VALOR


ESTRATEGIASESTRATEGIASMEDIRMEDIR

MEDIRMEDIR

MEDIRMEDIR

MEDIRMEDIR

Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿QUÉ ES UN INDICADOR?

Principios:1. Relación causa- efecto: “Si hago esto xx, entonces xxx.”

2. Tiene unos inductores de actuación, específicos para cada proceso (resultados- inductores): Políticas.

3. Tienen una vinculación directa con las finanzas.

4. Sistema de indicadores: Hacer que las relaciones (hipótesis) entre los objetivos (Indicadores) en las diversas perspectivas (CMI) sean explícitas a fin de que puedan ser gestionadas y convalidadas.

Cada indicador seleccionado para el cuadro de mando Cada indicador seleccionado para el cuadro de mando integral,integral, debe ser un elemento de una cadena de relaciones debe ser un elemento de una cadena de relaciones causa-efecto que comunique el significado de la estrategia causa-efecto que comunique el significado de la estrategia en la organizaciónen la organización.

¿QUÉ ES UN INDICADOR?

Principios: “Para el equipo”:4. La finalidad crucial de un sistema de medida debe ser ayudar a los

equipos, más que a los directivos, a estimar y valorar su progreso.

5. Un equipo en el que se ha delegado autoridad debe desempeñar un papal fundamental en el diseño de su sistema de medida.

6. Un equipo responsable de un proceso, tiene que crear medidas para hacer seguimiento a la gestión del proceso.

7. Un equipo debe adoptar sólo unas cuantas medidas. No llenarse de indicadores a controlar.

8. El equipo debe revisar con la alta dirección las medidas que ha seleccionado para asegurarse que son coherentes con la estrategia de la organización.

Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) - Teoría ¿Qué es y para qué sirve un IGE?

Es la forma de medir la evolución, a través del seguimiento, de las variables críticas de largo plazo de la organización.

Los IGE deben permitir evaluar la contribución, o valor agregado de la variable medida, al logro del Objetivo Estratégico.

Finalmente, los IGE clave por cada objetivo estratégico definirán el Cuadro de Mando Integral, como se verá más adelante.

El conjunto de TODOS los IGE conformarán el Sistema de Indicadores de Gestión Estratégica (SIGE), el cual será un producto final de ÉSTE PLAN, que seguirá siendo ajustado por la organización dada su dinámica. Los indicadores deben ser validados, ajustados y socializados por los equipos de trabajo responsables de cada proceso. “La repartición de los panes” para la crítica de cada indicador por parte de los responsables.


¿Cómo se generan los indicadores?

Es en la organización donde se generan los indicadores, para analizarla cómo funciona comparada con los competidores, no con el pasado de los registros de los hechos económicos.

Es una estrategia definir cuáles son las medidas de rendimiento más importantes: para medir y controlar lo esencial.

Es el sistema de información integral lo esencial para el control de la gestión estratégica organizacional en lugar del sólo medir y controlar los hechos pasados. El sistema de información es una estrategia basada en la información proveniente de fuentes internas y del entorno: procesos, mercados, clientes, tecnología, productos y normatividad.

Concepto de sistema: Conjunto de elementos, interrelacionados, dinámicos y con un fin común.



En la OrganizaciónEn la Organización:• Es un conjunto de procesos: “Actividad de costos y resultados”

• Hay que mirarla en forma desagregada: flujos de información.

• Tiene una cadena de valor: generación de valor agregado.

En última instancia la gestión, el control y las medidas hay que generarlas desde los procesos y su sistema de información.

Se crean medidas en los procesos. Etapas:

1. Definir factores: Tiempo, costo, calidad y rendimiento del productos.

2. Hacer esquema de los procesos: cadena de valor.

3. Identificar las capacidades y actividades esenciales: rendimiento y costo.

4. Diseñar medidas para seguimiento y control.



En el sistema de información:En el sistema de información:

Generados en el sistema de información del proceso. Por los procesos fluye información, inclusive impactada por la información del entorno. “escenarios futuros” que se construyen con variables externas.

El flujo de información es:

1. Básica: Signos vitales de la organización

2. Productividad de los recursos:

3. Capacidad de generar valor y diferenciación:

4. Distribución de recursos:

5. Entorno competitivo:




1. Básica: Signos vitales de la organización. “Pulso, presión, peso y temperatura”

Financiero: Medir: Flujo de caja , liquidez, cxc, cxp, EVA.

Cliente: Medir: requerimientos del cliente, clientes, ventas, proveedores. Satisfacción del cliente.

Procesos internos: Medir: Calidad “satisfacción requerimientos del cliente”, rendimiento y productividad. Costos del proceso.

Aprendizaje y crecimiento: Medir: Competencias nucleares del talento humano. Motivación, clima y cultura.

Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) -


2. Productividad de los recursos claves: Productividad de los factores de producción.

Financiero: Medir el beneficio (mayor que el costo de capital) EVA. Ganar más que la competencia. Ganar dinero.

Cliente: Benchmarking del cliente: Producto mejor que la competencia. Medir satisfacción del cliente: Costo, calidad, calendario.

Procesos interno: Optimización de costos en la cadena de valor.

Medir el flujo de costos de la cadena de valor. Costos de no hacer nada: “tiempos muertos”. Preguntarse: ¿Se tiene que hacer esa actividad? Si la respuesta es sí: ¿dónde se puede mejorar?, ¿Qué pasa si no la hago?, ¿Qué actividades no añaden valor?. En la cadena de valor medir los rendimientos, el valor agregado: ¿Cuánto debería costar el producto o proceso?. Gestionar los costos y optimizar los rendimientos.

Aprendizaje y crecimiento: Medir competencias nucleares del TH. Motivación, competencias básicas y operativas (funcionales) según proceso en el que participa.




3. Capacidad de generar valor y diferenciación: Medir la capacidad o liderazgo que tiene la organización de hacer algo, productivo, competitivo y diferenciador.

Liderazgo: para “ hacer algo, de cierta manera, para vendérselo a alguien de cierta forma”. Dónde genera diferenciación.

Capacidad esencial que combina el valor para el mercado y para el cliente. Lo que el cliente está dispuesto a pagar.

Capacidades esenciales o nucleares: Innovación, rendimiento, marca, imagen. Es diferente en cada empresa, puesto que forman la personalidad empresarial.




4. Distribución de recursos: Medir los recursos escasos. Concepto de economía: “maximización de recursos escasos para satisfacer necesidades ilimitadas”: Tierra, capital, trabajo, (capacidad gerencial, conocimiento, tecnología, Información.)

Financiero: Medir $, rentabilidad, plazo de recuperación de la inversión, flujo de caja, valor actual.

Cliente: Medir tiempo de respuesta al cliente, tiempos de espera, el canal, el empaque, el servicio y pos venta.

Procesos internos: Medir tecnología. “almacenar, generar y distribuir más rápido la información”. Arquitectura de la información, tecnología para soportar esa arquitectura. Flujo de recursos en los procesos.

Aprendizaje y crecimiento: Medir competencias nucleares: desempeño; motivaciones, gratificaciones e incentivos.




5. Entorno competitivo: Medir la información que viene del entorno competitivo.

Responder a estas preguntas:

¿Qué información se recibe del entorno?, ¿Quién es el responsable?, ¿Quién genera la verdad de esa información?,¿ Quién la recibe y la analiza?, ¿Quién es el responsable analizarla, cambiarla o modificarla?.

Ubicar en las cuatro perspectivas.


Características que debe tener un IGE

Para que un IGE quede completamente formulado, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a. Nombre: es la forma de identificar el objetivo, su utilidad y diferenciación de otros indicadores.

b. Código: es la forma de identificar al indicador dentro de un SIG.

c. Propósito: es el objetivo del indicador, lo que busca medir.

d. Índice: es la forma en que se calcula el indicador (su fórmula). Su resultado.

e. Variables: son los factores que se relacionan en el cálculo del indicador (Índice). “Es lo que se quiere lograr”

f. Unidades: es la forma de expresar los valores de las variables que componen el indicador.


Características que debe tener un IGE (Continuación)…

g. Origen de la Información: son la fuente de la información dentro de la organización o fuera de ésta.

h. Metas: son los valores esperados de comportamiento del indicador en períodos futuros.

i. Periodicidad: es cada cuánto se medirá el indicador.

j. Responsable del indicador y medición: es la persona (o cargo de ésta), que deberá responder por la información y medición del indicador ante la Gerencia y el Administrador del SIG.


Ventajas de contar con Indicadores de Gestión.

a. Motivar a los miembros de la organización hacia la medición de la gestión para alcanzar metas retadoras a través de la sana competencia. Ciclo: “Gestionar, medir, controlar, evaluar y tomar decisiones”

b. Estimular y promover el trabajo en equipo.

c. Contribuir al desarrollo personal, del equipo y de la organización.

d. Generar procesos de innovación y desarrollo.

e. Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad en la organización.

f. Disponer de una herramienta de información sobre la gestión de la organización que permita medir lo que se debe y tomar decisiones basadas en dichas mediciones.


Metodología para definir los IGEMetodología para definir los IGE1. Se debe contar con los Objetivos estratégicos y las Estrategias Objetivos estratégicos y las Estrategias

claramente definidas para la organizaciónclaramente definidas para la organización. La Cadena de valor, los procesos (mapa de procesos)

2. Se deben identificar los factores críticosfactores críticos de éxito de la Estrategia dentro de cada dimensión del BSC, es decir, aquellos factores que más contribuyen (o más agregan valor) al logro de los Objetivos al logro de los Objetivos Estratégicos.Estratégicos.

3. Establecer indicadores para cada factor crítico de éxito según las dimensiones del BSC, es decir, qué se quiere medir.

4. Priorizar, en caso de obtener aún muchos indicadores por dimensión (más de 5), aquellos que más contribuyan al logro de los Objetivos Estratégicos y de la Visión del negocio.

5. Construir la Hoja de Vida de cada Indicador finalmente escogido.


APLICACIÓN PRÁCTICA

INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

ETAPA 8

FORMATO 1.


Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1.

Proceso FCE/FCN Indicador Responsable

Gestión registral

Entrega de registro dentro de los tres días siguientes a la solicitud

Registrador

Numero de errores en proceso de registro Registrador

Número de documentos radicados para registro Registrador

Sistematización documental por oficina Superintendente.

Tiempo de respuesta al ciudadano por consulta Registrador

Número de transacciones por oficina Registrador

Número de oficinas sistematizadas y centralizadas Superintendente delegado

Número de folios sistematizados Superintendente delegado

Número de oficinas remodeladas en infraestructura Física

Secretario general

Cobertura registral Superintendente

Visitas integrales año Superintendente delegado

Número de quejas por oficina de registro Registrador

Número de funcionarios capacitados para el desarrollo de competencias laborales

Superintendente delegado

Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).

Formato: Hoja de vida de los indicadores

NOMBRE DEL INDICADOR:

Entrega de registro dentro de los tres días siguientesHOJA DE VIDA DE INDICADORES

DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

CÓDIGO DEL INDICADOR:

PROPÓSITO DEL INDICADOR: hacer seguimiento a la satisfacción del cliente.

INDICE:

Oportunidad de respuesta al cliente

VARIABLES Y UNIDADES:

Fecha de desanotación menos fecha de radicación

ORIGEN DE LOS DATOS:

Libro diario del radicador

NOTAS:

Decreto ley 1250 de 1970

NIVELES DE METAS (por oficina)

AÑO 2007:

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

Año 2011

INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:

Mayo de 2007; Mensual

RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:

PROCESO: Gestión registral

PERSONA: Registrador

OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):

Satisfacer los requerimientos del ciudadano




Número errores en proceso registroHOJA DE VIDA DE INDICADORES



PROPÓSITO DEL INDICADOR:

Disminuir el número de errores por oficina

INDICE:

Errores en registro de documentos por oficina


Número de correcciones/ número de documentos inscritos


Consecutivo del radicador

NOTAS:

Decreto 1250 de 1970.

NIVELES DE METAS (POR ORIPS)

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, mensual





Medir número de errores por oficina




Número de documentos radicados para registroHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Disponer de los recursos para satisfacción de la demanda

INDICE:

Documentos radicados por oficina


Variabilidad de documentos radicados por oficina.

Incremento de Transacciones inmobiliarias

Documentos por calificador


Libro radicador

NOTAS:

NIVELES DE METAS (por ORIPS)

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011







Medir demanda por oficina de registro




Sistematización documental por oficinaHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Hacer seguimiento al avance de la sistematización de las carpetas por oficina y para optimizar los recursos.

INDICE:

Número de carpetas sistematizadas


Número de carpetas sistematizadas/ total carpetas


Archivo de cada oficina

NOTAS:

Decreto 1250 de 1970

Normas de archivística: Ley 594 de 2000


AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, semestral





Conocer el número de documentos soporte sistematizados




Tiempo respuesta al ciudadano por consultaHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Reducir el tiempo de respuesta al ciudadano

INDICE:

Oportunidad en la respuesta al ciudadano


Tiempo promedio de respuesta al ciudadano


Archivo de cada oficina.

NOTAS:

Consultas sobre folios y sobre antecedentes registrales.


AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007, mensual



PERSONA: registrador


Medir la respuesta oportuna al ciudadano frente a su solicitud




Número de transacciones por oficinaHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir niveles de productividad y conocer el dinamismos inmobiliario por oficina.

INDICE:

Transacciones por oficina


Variabilidad de transacciones mensuales por oficina.


Libro radicador

NOTAS:


AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011





PERSONA: Registrador.


Incremento de transacciones por oficina




Oficinas sistematizadas y centralizadas.HOJA DE VIDA DE INDICADORES




Accesibilidad del ciudadano a la información

INDICE:

Oficinas sistematizadas y centralizadas


Número de oficinas sistematizadas y centralizadas / total de oficinas


Oficina de superintendencia delegada.

NOTAS:

Seguimiento al proyecto de sistematización y modernización.

NIVELES DE METAS- Nivel central-

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010





PERSONA: Superintendente delegado para el registro


Conectividad de la información y venta de servicios de información.




Número de folios sistematizadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Garantizar seguridad y accesibilidad al servicio.

INDICE:

Número de folios sistematizados


Número de folios sistematizados a nivel nacional/ total de folios.


Oficinas de registro y el proyecto de sistematización y modernización

NOTAS:

NIVELES DE METAS- Nivel central.

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, trimestral



PERSONA: Superintendente delegado para el registro


Integración de la información




oficinas remodeladas en infraestructura FísicaHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Adecuación de las oficinas de registro para garantizar comodidad en la prestación del servicio.

INDICE:

Número de oficinas remodeladas


Número de oficinas remodeladas/ total de oficinas


Proyecto de reposición y recuperación de la infraestructura registral.

NOTAS:

Equidad de acuerdo a las necesidades de adecuación de las oficinas de registro.


AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, trimestral



PERSONA: Secretario general


Mejorar condiciones físicas de las oficinas de registro




Cobertura registralHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Presencia del Estado y accesibilidad al servicio

INDICE:

Incremento en los puntos de servicio al ciudadano.


Nuevos puntos de atención creados según estudios de mercado


Bogotá: 10 CADES. Medellín: 6 puntos valle de aburrá. Cal: 3 puntos. Cartagena: 2 puntos. Barranquilla: 4 puntos. Bucaramanga: 4 puntos. Santa marta: 1 punto. Palmira: 1 puntos. Pasto: 2 puntos. Pereira:2. Manizales: 2. Armenia:2

Popayán: 2. Cúcuta: 3. revisar otras ciudades.

NOTAS:

Tomando como base 190, diferenciando una oficina de un punto de atención


AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011




PERSONA: Superdelegado de registro para el registro


Incrementar los puntos de atención al ciudadano.




Número quejas resueltas por oficina HOJA DE VIDA DE INDICADORES




Detectar fallas, hacer seguimiento al servicio y hacer mejoramiento continuo.

INDICE:

Número de quejas por oficina


Numero de quejas resueltas por oficina / total de quejas por oficina


Radicador de quejas y reclamos.

NOTAS:

Identificar el índice de satisfacción por oficina.

NIVELES DE METAS- Nivel por ORIPS-

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011





PERSONA: registrador.


Medir la satisfacción del cliente-ciudadano-




Visitas integrales añoHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Mejorar la satisfacción del cliente.

INDICE:

Número de visitas realizadas año


Número de visitas realizadas año/ total visitas programadas


Actas de visita

NOTAS:

Decreto 960 de 1970.

Obedece a programación y recursos presupuestales planeados por superdelegada de registro


AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011





PERSONA: Superintendente delegado para el registro.


Orientar vigilar y controlar el servicio registral




Número de funcionarios capacitadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la capacitación y la calidad en la prestación del servicio.

INDICE:

Número de funcionarios capacitados


Número de funcionarios capacitados/ total de funcionarios


Gestión humana: Capacitación por competencias. Investigación y capacitación

NOTAS:

Definir plan estratégico de capacitación. Elaborar plan de capacitación


AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


2008


PROCESO: Gestión Humana

PERSONA: Secretario General.


Mejorar calidad de vida laboral y prestación del servicio



Proceso FCE/FCN Indicador ResponsableOrientación, inspección v y control

Notarios subsidiados.

Capacitación a notarios

Quejas recibidas/ quejas atendidas

Procesos iniciados/ procesos en curso.

Visitas realizadas/ programadas


Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:

Número de Notarías subsidiadasHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Asignar recursos y conocer número de notarias subsidiadas

INDICE:

Número de notarias subsidiadas


Número de notarias subsidiadas/´ total de notarias


Informe estadístico notarial

NOTAS:

Conocer el número de notarias subsidiadas y su costos de sostenimiento.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007, mensual


PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control

PERSONA: superintendente delegado para el notariado


Determinar la política de subsidios



Capacitación a notariosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir número de notarios capacitados

INDICE:

Número de notarios capacitados


Número de notarios capacitados/ total de notarios


Oficina de investigación y capacitación

NOTAS:

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, semestral.


PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control

PERSONA: Superintendente delegado para el notariado. Jefe de la oficina de investigación y capacitación


Desarrollar competencias de los notarios



Quejas recibidas de notariasHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir el número de quejas recibidas y resultas por notaria

INDICE:

Quejas tramitadas


Quejas tramitadas / quejas recibidas


Base de datos de atención al ciudadano

NOTAS:

Conocer las quejas recibidas de los notarios y/o notarias con el fin de contribuir con la excelente prestación del servicio notarial

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011




PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control

PERSONA: Superintendente delegado para el notariado


Satisfacción del cliente



Número de Procesos disciplinarios a notariosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




cumplimiento de la normatividad aplicable al servicio

INDICE:

Número de procesos adelantados


Número de Procesos adelantados/total procesos iniciados.


Base de datos de la superintendencia delegada para el notariado.

NOTAS:

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011





PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.


Inspección, vigilancia y control de la gestión notarial



Visitas realizadas a notariasHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Determinar el grado de cumplimiento de las normas y la efectividad en la prestación del servicio.

INDICE:

Número de visitas realizadas


Visitas realizadas año/ total programadas


Programación anual de visitas y quejas recibidas

NOTAS:

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011





PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.


Orientación, inspección, vigilancia y control




Cultura de servicio

Tiempo de respuesta al cliente. Secretaria general

Capacitación en cultura de servicio Secretaria general

Seguimiento al ciudadano Secretaria general



Tiempo de respuesta al clienteHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la satisfacción del cliente ciudadano

INDICE:

Índice de satisfacción


Encuestas y estadísticas de satisfacción


Oficina de atención al ciudadano

NOTAS:

Mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, como elemento esencial de la política de calidad.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, Mensual


PROCESO: Servicio al ciudadano



Oportunidad en la prestación del servicio



Capacitación en cultura de servicioHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la satisfacción del cliente ciudadano y la inversión en capacitación

INDICE:

Mejorar índice de satisfacción


Encuestas de satisfacción

Número de funcionarios capacitados e impactos con cultura de servicio/ total funcionarios


Gestión humana

Oficina asesora de planeación

NOTAS:

Medir el impacto de la cultura de servicio en los servidores públicos.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


2008


PROCESO: Gestión humana



Impacto de la cultura de servicio sobre el servidor público



Seguimiento al servicio prestado al ciudadanoHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la satisfacción del ciudadano frente al servicio

INDICE:

Índice de satisfacción al ciudadano


Registro de seguimiento a quejas, peticiones, reclamos y felicitaciones


Atención al ciudadano

NOTAS:

Impactar cultura de cliente interno, para que haga seguimiento a los servicios prestados: Llamadas y relaciones de largo plazo con el cliente. Mejorar índice de satisfacción del ciudadano.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


2008



PERSONA: Secretario general.


Mejorar satisfacción y retroalimentación




Gestión mercadeo

Plan de mercado y comunicaciones



Plan de mercadeo institucionalHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir y hacer presencia institucional, grado de aceptación de los servicios, promoción de servicios.

INDICE:

Plan de mercadeo institucional


Elaboración del plan de mercadeo institucional


Comunicaciones y divulgación

NOTAS:

Oficina asesora de Planeación lidera elaboración del plan con sus respectivos indicadores.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


2008



PERSONA: Equipo directivo.


Divulgación de servicios




Soporte tecnológico.

Tiempo de respuesta con soporte tecnológico.



Tiempo respuesta soporte técnico informáticaHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir el tiempo de respuesta

INDICE:

tiempo de respuesta


Fecha de respuesta menos fecha solicitud de soporte informático.


Oficina de informática

NOTAS:

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, mensual.


PROCESO: Gestión mantenimiento software y hardware

PERSONA: Jefe oficina de informática


Establecer la oportunidad de atención a requerimientos de soporte



Plan de comprasHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Formular y ejecutar un plan de compras

INDICE:

Plan de compras


Elaborar plan de compras anuales con metas de inversión


Recursos físicos

NOTAS:

Elaborar un plan de compras, liderado por planeación y ejecutado proceso responsable (Secretaria General)

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, anual


PROCESO: Gestión compras



Definir un plan de compras



Elaboración del presupuesto anualHOJA DE VIDA DE INDICADORES




La prestación del servicio desde lo presupuestal

INDICE:

Presupuesto apropiado


Formulación, elaboración, presentación, aprobación, ejecución y liquidación final de presupuesto en una vigencia.


Oficina asesora de planeación

Dirección financiera

NOTAS:

Estatuto orgánico del presupuesto: decreto 111 de 1994.

Marco de gasto de mediano plazo.

Circular externa de Ministerio de hacienda y CP. Manual de presupuesto de la SNR

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007. anual


PROCESO: Gestión presupuestal , Direccionamiento E.

PERSONA: Secretaria general, Jefe direccionamiento.


Garantizar la apropiación y distribución equitativa de recursos



Pagos mensuales de la SNRHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Planeación de los pagos mensuales de la entidad.

INDICE:

Pagos mensuales


Total pagado mes/ total planeado mes



NOTAS:

Planeación, control y seguimiento a plan de pagos mensuales.

Total recursos pagos mes/ Total recursos planeados por pagar mes.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007. anual


PROCESO: Gestión tesorería

PERSONA: Director (a) Financiero


Garantizar elaboración y ejecución de plan de pagos.



Presentación de estados financierosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Planeación de registro de hechos económicos y presentación de estados financieros

INDICE:

Estados financieros


Fecha de presentación de estados financieros según las normas legales vigentes.



NOTAS:

Planeación, control y seguimiento a la elaboración y presentación de estados financieros de la SNR

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007. anual


PROCESO: Gestión contabilidad

PERSONA: Director (a) Financiero


Garantizar la presentación de estados financieros para la tomas de decisiones.



Proyectos inscritos en DNPHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Formulación e inscripción de proyectos de inversión

INDICE:

Proyectos formulados e inscritos en DNP


Número de proyectos inscritos en DNP/ total proyectos formulados


Oficina de planeación

NOTAS:

Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación formular e inscribir en el DNP los proyectos de inversión

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007. Trimestral


PROCESO: Direccionamiento estratégico

PERSONA: jefe oficina de planeación


Cumplir con las normas de inscripción de los proyectos



Seguimiento a planes, programas y proyectosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir avance físico y financiero de los proyectos

INDICE:

Informes de avance de proyectos (por proyectos)


Seguimiento a cada proyecto inscrito y en ejecución (avance físico y financiero)


Oficina de planeación

NOTAS:

Seguimiento trimestral.

Decreto 3286 de 2004

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007. Trimestral





Generar mecanismos de seguimiento y control a proyectos



Diseño y rediseño de procesos en las ORIPS.HOJA DE VIDA DE INDICADORES




Proceso y procedimiento por oficina de registro y en el nivel central

INDICE:

Número de oficinas con procesos estandarizados e implementados.


Oficina de registro con procesos diseñados/ total oficinas

Número de procesos diseñados/ total procesos a diseñar.

Número de proceso diseñados nivel central/ total procesos


Direccionamiento estratégico: Oficina Asesora de planeación

NOTAS:

Procesos y procedimientos por oficina de registro y en el nivel central.

Es indispensable el diseño y rediseño de procesos para buscar la certificación NTC GP:100-2004

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007, semestral.



PERSONA: jefe oficina asesora de planeación


Racionalizar, optimizar, estandarizar de procesos y conectividad



Mejoramiento continuo de procesosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir el número de procesos rediseñados o diseñados y mejorados

INDICE:

Procesos mejorados


Número de procesos mejorados/ total procesos a mejorar


Oficina Asesora de planeación

NOTAS:

Identificar los procesos a mejorar y su mejoramiento permanente.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, Trimestral





Mejoramiento continuo, racionalización de trámites.



Oficinas con sistema integrado de Información

HOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir el grado de conectividad

INDICE:

Número de Oficinas integradas mediante un sistema de información integrado


Número de oficinas integradas a sistema de información / total oficinas de la SNR


Oficina de informática y oficinas de registro.

NOTAS:

Identificar el número de oficinas de registro integradas mediante un sistema de información integral, condición esencial para la integración registro catastro y ventanilla única.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007, Trimestral


PROCESO: Gestión Informática

PERSONA: Jefe de oficina de informática


Accesibilidad, conectividad, Oportunidad, Confiabilidad, eficiencia, cobertura



Número de oficinas adecuadas físicamenteHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir número de oficinas adecuadas físicamente, imagen, servicio al ciudadano, Presencia institucional

INDICE:

Oficinas adecuadas físicamente


Número de Oficinas adecuadas físicamente/ total oficinas de la SNR


Secretaría general

NOTAS:

La adecuación física de las oficinas de registro es indispensable para: el sistema de información integral y para la excelente prestación del servicio al ciudadano.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007, trimestral


PROCESO: Gestión logística



Adecuación de oficinas.



Número de servidores públicos capacitadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir número servidores capacitados

INDICE:

Número de servidores capacitados


Número de servidores capacitados/ total de servidores.


Gestión Humana, oficina de investigación y capacitación

NOTAS:

Capacitación orientada al desarrollo de competencias, a la gestión del desempeño y a la productividad humana.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2008, Trimestral





Mejorar las competencias laborales



Índice de satisfacción al ciudadanoHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Reducir índices de insatisfacción

INDICE:

Índice de satisfacción del ciudadano


Encuesta

Mejorar índice de satisfacción del ciudadano.


Servicio al ciudadano

NOTAS:

La política de calidad establece el mejoramiento del índice de satisfacción al ciudadano.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo 2007, mensual



PERSONA: Secretario General


Cultura de servicio



Medir imagen institucionalHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir imagen

INDICE:

Imagen


Encuestas de medición de imagen institucional.


Comunicaciones

NOTAS:

Con el mejoramiento del índice de satisfacción del ciudadano, l incremento de la cobertura en la prestación de los servicios, la conectividad y con con el compromiso de los servidores públicos se mejora la imagen de la SNR

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Mayo de 2007, semestral


PROCESO: Servicio al ciudadano y gestión comunicaciones

PERSONA: Superintendente de notariado y registro.


Posicionamiento institucional



Plan de bienestar laboral y estímulosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir niveles de satisfacción cliente interno, compromiso, motivación y clima organizacional, desempeño laboral.

INDICE:

Plan de bienestar


Formular, ejecutar y medir plan anual de bienestar y estímulos


Gestión Humana

NOTAS:

En año 2007: formular el plan y ejecutar en el año 2008

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Junio de 200y, trimestral





Motivar y estimular a los servidores públicos



Número de normas actualizadas y unificadasHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la unificación de criterios y racionalización de trámites.

INDICE:

Número de normas actualizadas y aplicadas


Número de normas actualizadas/ Total de normas por actualizar en la SNR


Oficina asesora jurídica. Superintendencias delegadas para el registro y el notariado.

NOTAS:

Actualización de la normatividad aplicable al servicio público notarial y registral.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Junio de 2007, semestral


PROCESO: Gestión jurídica, registral y OIVC notarial

PERSONA: Jefe oficina jurídica y superdelegados.


Actualización, articulación normativa y unificación de conceptos



oficinas con archivos microfilmados- digitalizadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la oportunidad en la entrega de la información y vanguardia en el manejo archivístico

INDICE:

Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados.


Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados/ total de oficinas de la SNR


Oficinas de registro

NOTAS:

Gestión documental registral para la salvaguarda de la fe pública. Formular proyectos para la digitalización o microfilmación de la documentación registral.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Enero de 2008. trimestral


PROCESO: Gestión logística y documental Registral

PERSONA: Secretario general y registradores.


Fácil acceso a la información, conservación y guarda de la fe pública



Plan maestro informáticoHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la seguridad de la información

INDICE:

Formulación del plan maestro informático


Formulación, ejecución y seguimiento del plan maestro


Gestión informática

NOTAS:

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Junio de 2007, trimestral


PROCESO: Gestión informática

PERSONA: jefe oficina informática


Trazar políticas en materia informática y garantizar seguridad informática

Paso 3. Identificar los indicadores de las acciones de los procesos en ( PVA, MVA, PCI, DS/DF) el despliegue de Objetivos Estratégicos en el CMI. Formato 3.

Nota: identificados los indicadores se llena la hoja de vida de cada indicador

Proceso PVAC, MVA,

PCI, DS/DFIndicador Responsable



Nuevos servicios ofrecidosHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Medir la venta de nuevos servicios

INDICE:

Nuevos servicios ofrecidos


Número de nuevos servicios ofrecidos/ total servicios ofrecidos


Oficina de investigación y capacitación. Superintendencias delegadas y oficina Asesora de planeación

NOTAS:

Investigación de nuevos servicios. Hacer mercadeo y buscar alternativas de ventas de nuevos servicios.

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Enero de 2008, trimestral



PERSONA: jefe de oficina investigación y capacitación


Ofrecer nuevos servicios y diversificar servicios



Sistema de costos por actividadesHOJA DE VIDA DE INDICADORES




Costear las actividades y las áreas de responsabilidad.

INDICE:

Sistema de costos por actividades


Definir y desarrollar un Programa de costos por actividades (ABC) en la SNR



NOTAS:

El sistema de costos por actividades permite identificar el costo real de los servicios público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control

NIVELES DE METAS

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011


Enero de 2008, trimestral


PROCESO: Gestión financiera

PERSONA: Director financiero


Direccionar los costos por centros de costos y actividades

Etapa 8 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)

Documents

Transcript of Etapa 8 Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)