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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

ADQUISICIÓN DE LOS SERVICIOS DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO CONEXOS AL

LICENCIAMIENTO DE LOS PRODUCTOS MICROSOFT INSTALADOS EN LA

INFRAESTRUCTURA DE EQUIPOS SERVIDORES DE LA PROCURADURIA GENERAL DE

LA NACION.

Septiembre de 2020

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INTRODUCCIÓN

En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12, modificado por

el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, la Ley 1150 de 2007, y el Decreto 1082 de 2015, artículo

2.2.1.1.2.1.1. los siguientes son los estudios y documentos previos que sirven de soporte para la

elaboración de la orden de compra que tiene por objeto: ADQUISICIÓN DE LOS SERVICIOS DE

SOPORTE Y MANTENIMIENTO CONEXOS AL LICENCIAMIENTO DE LOS PRODUCTOS

MICROSOFT INSTALADOS EN LA INFRAESTRUCTURA DE EQUIPOS SERVIDORES DE LA

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION.

1. DEFINICIONES

Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado que

a continuación se indica. Los términos definidos son aplicados en singular y en plural de acuerdo

como lo requiera el contexto en el cual son considerados. Los términos no definidos a

continuación deben entenderse con su significado natural.

Términos utilizados teniendo en cuenta los estudios previos del del proceso CCE-116-IAD-2020 Instrumento de Agregación de Demanda para la adquisición de Software por catálogo.

DEFINICIONES

Catálogo Es la ficha que contiene: (a) la lista de los bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por el Instrumento de Agregación de Demanda, incluyendo el precio o la forma de determinarlo; y (c) la lista de los Proveedores que hacen parte del Instrumento de Agregación de Demanda.

Cotización Es la Oferta presentada por el Proveedor en la Operación Secundaria como respuesta a una Solicitud de Cotización generada por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Entidades

Compradoras

Son las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007; y (c) que por disposición de la Ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 o cualquier otra Entidad Estatal, que de manera autónoma, decida comprar por medio del presente Acuerdo Marco.

Estudio de Mercado Estudio de Mercado del Proceso de Contratación para seleccionar los Proveedores de un Instrumento de Agregación de Demanda de servicios de Software por catálogo, publicado en el SECOP II.

Instrumento de

Agregación de

Demanda

Es el acuerdo de voluntades suscrito entre Colombia Compra Eficiente y los Proveedores que aceptan la invitación para su vinculación

Oferta En la Operación Principal es la propuesta presentada por los interesados en ser Proveedores del "[bien o servicio]" al amparo del Acuerdo Marco en los términos del presente documento. En la Operación Secundaria es la respuesta que presenta a una Solicitud de Cotización generada por una Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Operación Principal Es el grupo de estudios, actividades y negociaciones adelantadas por Colombia Compra Eficiente para la celebración del Instrumento de Agregación de Demanda y el acuerdo entre Colombia Compra Eficiente y los Proveedores para la adquisición de Software por catálogo. La Operación Principal estará abierta durante el término de vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda

Operación

Secundaria

Son las actividades que deben adelantar en la ejecución del Acuerdo Marco: (i) la Entidad Compradora para comprar, recibir y pagar el "[bien o servicio]" ; y (ii) el Proveedor para cotizar, prestar y facturar el "[bien o servicio]" . Esta Operación inicia con la Solicitud de Cotización elevada por la Entidad

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Expresiones técnicas utilizadas:

Infraestructura

informática1

Llamamos infraestructura informática al conjunto de software y hardware sobre el que se soportan los servicios de una organización para responder eficientemente a las necesidades de los consumidores, actualizar los planes de control o supervisión y optimizar la cooperación con proveedores y clientes

Productos Microsoft2 Microsoft es una empresa informática multinacional fundada en 1975 en Estados Unidos por Bill Gates y Paul Allen. La Microsoft Corporation se dedica al desarrollo, fabricación, otorgamiento de licencias y producción de software y hardware electrónico. Su producto reconocido por excelencia es el sistema operativo Microsoft Windows en sus diversas versiones, junto con el paquete de software Microsoft Office. Ambos ocupan una gran parte de la cuota del mercado, a pesar de tener fuertes

1 Tomando de http://rcg-comunicaciones.com/rendimiento-infraestructura-informatica/ Consulta 07/03/2020 2 https://www.definicionabc.com/tecnologia/microsoft.php Consulta 07/03/2020

Compradora y finaliza con la colocación y aceptación de la Cotización más económica.

Orden de Compra Es un contrato bilateral celebrado mediante la transacción de bienes y/o servicios a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano celebrado entre el Proveedor y la Entidad Compradora

Propietario del

Catálogo

Es el propietario del software, su fabricante, desarrollador o proveedor exclusivo, o el titular de sus derechos de distribución en Colombia. Debe tener las facultades para distribuir exclusivamente el software del catálogo, o para establecer la forma de distribución en el territorio nacional.

Proponente Es quien presenta una Oferta en la Operación Principal a Colombia Compra Eficiente en desarrollo del proceso de selección de los Proveedores del IAD.

Proveedor Es quien ha sido admitido como proveedor del IAD y que tiene la autorización de vender el software del catálogo, sea como Propietario del Catálogo o como canal de distribución de un Propietario del Catálogo

Servicios de apoyo Son Los servicios relacionados con despliegue de acompañamiento para la correcta implementación de los Servicios de Software, estos incluyen capacitaciones, parametrización, instalación, migración y soporte.

SIREM Es el Sistema de Información y Reporte Empresarial de la Superintendencia de Sociedades.

Software por catálogo Son todos los servicios de Software propios del fabricante, estos están descritos en su propio catálogo publicado para el Instrumento de Agregación de Demanda

Solicitud de

Cotización

Es el evento creado por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano que inicia el proceso de selección abreviada por compra de Catálogo derivada del Acuerdo Marco, solicitando a los Proveedores la presentación de su Cotización para la adquisición de "[bien o servicio]" que requiera la Entidad Compradora

Tienda Virtual del

Estado Colombiano –

TVEC–

Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco, regulada por la Ley 527 de 1999.

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competidores como los desarrollados por la empresa Apple o el software libre y de código abierto que tuvo su auge en los últimos años3.

Scripts4 Lenguaje de programación que ejecuta diversas funciones en el interior de un programa de computador.

Software Software es un conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora.5

Partners Microsoft Un Microsoft Partner es aquella empresa que crea o comercializa productos a partir del software Microsoft6.

Soporte Técnico Hace referencia al mantenimiento correctivo y mantenimiento preventivo de la herramienta contratada7.

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

Considerando que la PGN adelantó previamente dos fases del proyecto de modernización y

fortalecimiento de la entidad, la PGN y el Banco Interamericano de Desarrollo – BID emprendieron

una serie de acciones para avanzar hacia la consolidación del programa de fortalecimiento de la

PGN en una tercera fase dirigida a fortalecer los resultados alcanzados en las etapas

precedentes. Para el efecto, la PGN se valió del apoyo de consultores expertos en el primer

semestre de 2017 para llevar a cabo un conjunto de diagnósticos en temas relevantes para el

país sobre los cuales sustentar el enfoque estratégico de la entidad, evidenciando una serie de

brechas en la capacidad institucional de la PGN que fueron agrupadas en los siguientes tres

aspectos: i) baja eficiencia en los procesos de la PGN a nivel central que afectan el ejercicio del

control público; ii) baja eficiencia en los procesos de la PGN a nivel territorial que afectan el

ejercicio del control público; y iii) insuficiente capacidad para asegurar la integridad y la

transparencia a nivel interno y externo.

A partir de estos retos identificados en los diagnósticos y las etapas de diseño, el programa se

estructuró en tres componentes a desarrollar, entre la que se encuentra, el fortalecimiento de las

capacidades operativas a nivel territorial; para lo cual, se desarrollará la esperada transformación

en materia de tecnologías de la información y la comunicación, a través del ejercicio de una

Arquitectura Empresarial que estará articulada de manera eficiente con los procesos y

procedimientos misionales de la PGN y los resultados del diagnóstico y análisis de brechas del

proyecto de gobernanza, así como con los modelos de referencia y los lineamientos que al

respecto ha dictado el Ministerio de las TIC y los proyectos en materia tecnológica que se han

venido planeando y adelantando en la entidad financiados con sus propios recursos de inversión

y funcionamiento.

Por lo anteriormente expuesto, los avances tecnológicos y el volumen de información de la

Entidad, es imprescindible resaltar la necesidad de mantener fortalecida la plataforma tecnológica

actual de la Procuraduría General de la Nación, conservando en óptimas condiciones aquellos

recursos informáticos que se han adquirido.

La plataforma tecnológica de la Entidad en su mayoría está basada en productos con software

Microsoft, tales como: Directorio Activo, Azure Ad Connet, gestión de los usuarios (Forefront

3 https://www.definicionabc.com/tecnologia/microsoft.php Consulta 07/03/2020 4 https://www.significados.com/script/ Consulta 07/03/2020 5 https://definicion.de/software/ Consulta 07/03/2020 6 https://www.innovaconsulting.es/blog/que-es-un-partner-de-microsoft/ Consulta 07/03/2020

7 CCE-139-IAD-2020 consulta 09/04=2020

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Identity Manager), Windows Server, Suite Office 365, WSUS, SQL Server, Microsoft® Office

Professional Plus (Software de oficina compatible al 100%). La infraestructura Microsoft de la

Entidad es un activo estratégico y el cimiento crítico sobre el cual el software puede ofrecer los

servicios y las aplicaciones de usuario que necesita una organización para operar de manera

efectiva.

La adquisición de productos Microsoft registrada en el presente documento, han dado lugar a los

procesos de contratación adelantados para cubrir el licenciamiento y actividades referentes a

software:

No. DE CONTRATO ORDEN DE COMPRA

DESCRIPCIÓN DE LA ADQUISICIÓN

179 – 115 de 2011

Hardware y parte del Software para la migración de la plataforma Microsoft Exchange de la Entidad, a saber: - 830 licencias Microsoft® Windows® Server CAL (licenciamiento para acceso al servidor) (Autorización para las conexiones de los usuarios clientes para el dominio del Microsoft). - 830 licencias Microsoft® Exchange Standard CAL (licenciamiento para el acceso al cliente) (Autorización para las conexiones de los usuarios a los servidores Exchange).

179 - 064 de 2012

426 licencias para permitir el uso de la plataforma cliente Microsoft® Office Professional Plus (Outlook (Correo electrónico), Word, Excel, PowerPoint, etc.), 3.170 licencias Microsoft® Windows® Server CAL y 3170 Microsoft® Exchange Standard CAL

179-130 de 2012

2 licencias de Microsoft Windows Server 2008 R2 Estándar Editions y Microsoft SQL Server SQL Server Standard Core 2012 License/ Sw Assurance

179-095 de 2013

Windows Server Cal, Microsoft Exchange Standard Cal, Microsoft Forefront Identify Manager Server y Cal, Microsoft SQL Server Standard Core

179-125 de 2014

7 licencias de SQL Server Enterprise 2012 - Windows server 2012

179-023 de 2015

Windows server Datacenter 2012 R2, Windows server standard 2012 R2 y SQL server Standard 2014

BOG-608 - 2019

301 suscripción por 3 años de, Office 365 Proplus

Orden de Compra No. 35540 - 2019

Suscripción por 3 años: 4699 licencias: Microsoft®Office365PlanE1Archiving ShrdSvr SubscriptionVL Government OLP 1License No Level Qualified Annual

179-191 de 2019

Adquisición de 112 computadores de escritorio ALL IN ONE (AIO) y 54 computadores portátiles con Microsoft Office 365 ProPlus

Lo anterior, permite mantener la uniformidad de la plataforma Microsoft existente referente a:

• Sistemas operativos de Servidor Microsoft Windows Server con versiones 2003, 2008, 2012

y 2016.

• Suite de Office 365, permite continuidad del servicio de correo electrónico institucional,

facilitando el envío y recibo electrónico de información de forma ágil, segura e inmediata;

Adicional al servicio de correo se cuenta con las funciones de manejo de calendario,

administración de tareas, agenda de reuniones, contactos, listas de distribución, configurables

para clientes web y clientes Outlook, Stream, Teams, One Drive One Note, Yammer, Forms,

SharePoint, entre otros.

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• WSUS (Windows Server Update Services), que permite integrar políticas de grupo del

Directorio Activo para que a través de un servidor central, sean descargadas las

actualizaciones y parches de los sistemas de los usuarios de la Entidad, evitando que se haga

desde el sitio web Microsoft Windows Update.

• El manejador de bases de datos Microsoft SQL Server como plataforma de base de datos y

análisis, que se utiliza en el procesamiento de transacciones en línea (OLTP) a gran escala y

el almacenamiento de datos, soportando las aplicaciones y Sistemas de Información de la

Entidad como los siguientes: SIRI, COSTOS, STRATEGOS, HOJAS DE VIDA y

CONVOCATORIAS.

• Sistema Microsoft Forefront Identity Manager - FIM, permite la sincronización de la

información de SIAF, Directorio Activo y telefonía, el aprovisionamiento, desactivación y

modificación de usuarios en el directorio activo y asignación de buzón de correo electrónico

de manera automática a partir del archivo SIAF para usuarios de planta, Contratistas,

Consultores, Judicantes, Practicantes y Pasantes.

Ante la necesidad de contar permanentemente con los servicios conexos al licenciamiento

adquirido como soporte y mantenimiento especializado de la infraestructura Microsoft, la Entidad

ha generado los siguientes contratos: Contrato 048 de 2009, contrato 179-115-2011, 179-087-

2011, 179-020-2013, 179-034-2014, 179-128-2017, 179-088 de 2018 y 179-270-2019, que se

encuentra en ejecución actualmente. Con estos contratos se han logrado principalmente:

✓ Afinamiento de las políticas de grupo existentes en el Dominio y los scripts que ejecutaban

cada una de estas, optimizando las que era necesario dejar y eliminando otras que sólo

estaban haciendo más lento el proceso de acceso, esto se ve reflejado en el tiempo de ingreso

a la red de la Entidad.

✓ Análisis de rendimiento de todos los equipos servidores. De acuerdo con los resultados de

estos, algunos administradores modificaron la localización de archivos de logs o bases de

datos y realizaron plan de mantenimiento de los mismos (índices, estadísticas, etc.).

✓ Atención de siniestros informáticos que se presentaron en su momento por problemas

técnicos que ocasionaron caídas temporales de los sistemas, y que, gracias a los contratos

de soporte y mantenimiento a la infraestructura de equipos servidores Microsoft, se atendieron

oportunamente permitiendo que la continuidad del servicio no se viera afectada.

✓ Optimizar el funcionamiento del equipo servidor donde está alojado el software para la

convocatoria del proceso de selección para proveer cargos públicos “Procurando Mérito y

rectitud 2012-2013”, permitiendo su operatividad y buen funcionamiento durante la vigencia

del proceso de convocatoria.

✓ El Desarrollo de los scripts que atienden el nuevo requerimiento funcional exigido por la Ley

1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras

disposiciones”, permitiendo apoyar técnicamente el reparto automático y trazabilidad de los

correos involucrados, así como también el cumplimiento a las disposiciones establecidas en

la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo”.

✓ La aplicación de políticas de administración de usuarios, equipos, seguridad, software y uso

de los recursos en un esquema centralizado de equipos servidores, con sistemas operativos

Windows Server.

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✓ Implementación de copia de buzones (Journaling), para correos electrónicos institucionales

de alto impacto y criticidad para la Entidad, permitiendo que se guarde todo lo que en éste se

registre.

✓ Actualización de los controladores de dominio a Windows en su última versión disponible.

✓ Implementación de la firma en el correo electrónico institucional, para los funcionarios de la

Entidad, dando cumplimiento a la Resolución 408 de 2019.

✓ Verificación y ajuste del correcto funcionamiento del portal de auto restablecimiento de

contraseñas.

✓ Creación y ejecución de scripts para atender casos reportados por los usuarios.

✓ Control de los usuarios por el cambio o la creación de los nombres de nuevas áreas en el

sistema de nómina.

✓ Verificar y ajustar el script que realiza el bloqueo de las cuentas de los usuarios e implementar

la nueva política de inactivación de buzones.

✓ Realizar una depuración de objetos tipo equipos obsoletos en el Directorio Activo.

✓ Instalación de nuevo certificado público para Exchange evidenciándose que el mismo

presenta problemas con la configuración IMAP para la aplicación SIGDEA.

✓ Creación de nuevos grupos dinámicos para las dependencias que han sido creadas en SIAF,

realizándose el ajuste de la lógica de la herramienta FIM para la reubicación de Unidades

Organizativas en el Directorio Activo.

✓ Monitoreo constante de los equipos servidores Microsoft, para prevenir errores de éstos,

manteniendo hasta la fecha la plataforma estable, con la continuidad de los servicios.

✓ Mejores prácticas recomendadas por la firma contratista, para procedimientos almacenados

de monitoreo a la base de datos de SQL en Azure.

✓ Migración de buzones de correo a la nube y desmonte de la infraestructura On Premise.

✓ Asignación de licencias: E1, E3, buzones compartidos y cuentas de servicios.

Para respaldar los servicios de apoyo que ofrece la Oficina de Sistemas, con plataforma Microsoft

a nivel de los equipos servidores, es necesario contratar los servicios conexos al licenciamiento,

como mantenimiento, soporte, implementación y optimización de esta infraestructura

encaminadas al óptimo desempeño y aprovechamiento tecnológico para el normal desarrollo de

los procesos que soporta; así como también, para minimizar los riesgos que puedan presentarse

ante fallas, contingencias y desastres, mediante la contratación del soporte y mantenimiento

especializado necesarios para atender oportunamente situaciones que incidan o que puedan

afectar la prestación de los servicios misionales y de apoyo de la Entidad, entre los que se

encuentran: Sistemas de Información, Bases de datos, Correo electrónico institucional,

Infraestructura Microsoft.

Teniendo en cuenta que esta clase de soporte y mantenimiento de la plataforma Microsoft

permiten soportar y mantener los equipos servidores de la Entidad en uniformidad de los

parámetros de los sistemas existentes, es necesario establecer periodos de tiempo técnicos, en

el cual se pueda analizar cada una de las actualizaciones, condiciones y mejoras que se crean

en el mercado mundial, toda vez, que este tipo de soportes se ha convertido en una necesidad

específica y constante año tras año para que la entidad pueda mantener su plataforma en las

mejores condiciones y con las mejores recomendaciones del mundo tecnológico en general.

Teniendo en cuenta que la Tienda Virtual del Estado Colombiano ofrece a través del Instrumento

de Agregación de Demanda, la adquisición de Software por catálogo, para satisfacer la necesidad

planteada se elaboró el presente documento con el fin de adquirir los servicios de soporte y

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mantenimiento de los productos Microsoft instalados en la infraestructura de equipos servidores

de la Procuraduría General de la Nación.

Código

Catálogo Descripción del Producto Asistencia

Cantidad

IT-SW-10-03 Soporte técnico proactivo Remoto

200 horas

Justificación:

La estimación de 200 horas de servicio proactivo remoto corresponde a contar con

aproximadamente 50 horas de soporte técnico proactivo al mes.

Este soporte evitará la indisponibilidad de los servicios con plataforma Microsoft, que se

encuentran instalados en equipos servidores de la Entidad, como también del soporte a dicho

software.

Lo anterior permitirá la obtención máxima de beneficios en términos de desempeño,

disponibilidad, escalabilidad, confiabilidad, continuidad y seguridad de los servicios

tecnológicos que soportan las aplicaciones de misión crítica y de apoyo de la Entidad.

El Proveedor debe llevar a cabo las actividades preventivas acordadas o solicitadas por la

Entidad Compradora con el fin de evitar la interrupción del servicio y garantizar la operación

correcta y permanente de los Productos. Los requerimientos deben ser formulados por los

administradores de la plataforma o la mesa de ayuda de la Entidad Compradora.

IT-SW-11-06 Soporte técnico reactivo Remoto 180 horas

Justificación:

La estimación de180 horas de servicio reactivo remoto corresponde a contar con

aproximadamente 45 horas de soporte técnico reactivo al mes.

Este soporte corresponde al Impacto Alto “Problema de Severidad” cualquier condición crítica

que impacta significativamente el ambiente de producción y hace que el uso del software sea

imposible. Para los “problemas de Severidad alta”, el soporte técnico se trabajará con la más

alta prioridad hasta que la Entidad obtenga una solución a su requerimiento

El Proveedor debe llevar a cabo las actividades de soporte reactivo orientadas a la solución

de cualquier problema que se presente sobre los Productos, reparación de los productos

instalados, reconfiguración de las aplicaciones, indisponibilidad de los Productos y Servicios

instalados, de acuerdo con los tiempos definido

2.1 Relación estratégica del objeto contractual con la planeación institucional Para responder a los componentes del Nuevo Plan Nacional de Desarrollo 2018 - 2022 Pacto por

Colombia, Pacto por la Equidad, en lo que respecta la modernización y la transformación del

Estado específicamente en Gobierno Digital, la Procuraduría General de la Nación debe

direccionar e integrar estas políticas de renovación y actualización tecnológica para enfrentar

estos retos considerados en el Objetivo No.3 del Plan Estratégico Institucional 2017 – 2021 y

adecuado en su Plan Estratégico de Tecnologías denominado PETIC, cuya ruta es consolidar

una Procuraduría con planeación y gestión estratégica, a través de un talento humano que da

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ejemplo de servicio público, y de una gestión del conocimiento y de las TIC al servicio de la

misionalidad, para mejorar la calidad de vida del ciudadano en la Nación y el territorio.

El objeto por contratar apunta a ejes de acción, objetivos estratégicos y objetivos específicos del

Plan Estratégico Institucional, así:

EJE DE ACCION OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESPECIFICO

Gestión para

un estado

moderno,

transparente y

en paz

[3] Consolidar una

Procuraduría con

planeación y gestión

estratégicas, a través de

un talento humano que da

ejemplo de servicio

público, y de una gestión

del conocimiento y de las

Tics al servicio de la

misionalidad, para

mejorar la calidad de vida

del ciudadano, en la

nación y el territorio.

[3]

Lograr una organización

articulada y fortalecida con

liderazgo, transparencia,

sinergia territorial y gestión

inteligente para recuperar la

confianza ciudadana.

[6]

Consolidar una entidad

coordinada e integrada

territorialmente y con su entorno

nacional e internacional,

mediante mecanismos de

articulación y de producción y

gestión del conocimiento, en

asocio con el IEMP, para lograr

una respuesta efectiva al

ciudadano

[7]

2.2 Fuente de Financiación

En el Proyecto de Inversión denominado “ACTUALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA

TECNOLÓGICA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN” se encuentra incluida la

actividad descrita como “Adquirir el soporte técnico para los componentes de la plataforma

tecnológica”, que se ejecuta parcialmente con la contratación a realizar, tal como se observa en

la siguiente imagen de la ficha EBI del proyecto BPIN: 2018011000459.

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3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES E

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

3.1 Descripción del objeto a contratar

ADQUISICIÓN DE LOS SERVICIOS DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO CONEXOS AL

LICENCIAMIENTO DE LOS PRODUCTOS MICROSOFT INSTALADOS EN LA

INFRAESTRUCTURA DE EQUIPOS SERVIDORES DE LA PROCURADURIA GENERAL DE

LA NACION

3.2 Alcance del objeto

La Procuraduría General de la Nación requiere los Servicios de soporte y mantenimiento,

ofrecidos en la tienda colombiana por Partner Microsoft, para los equipos servidores con

productos Microsoft instalados, de conformidad con documento anexo, basados en los

siguientes productos y servicios:

• Windows Server (2003, o superior, standard y enterprise edition)

• Windows Advanced Server (2003 o superior)

• Windows Server Update Services (WSUS)

• Microsoft SQL Server 2005 o superior

• Suite Office 365: Diagnóstico, aplicaciones, configuraciones, trazabilidad de información,

reglas de archivados, revisión de AD Connet, grupos, reglas de flujo de correo, y acciones

no descritas necesarias para el óptimo desempeño de la suite.

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• Plataforma Azure: Servicios de configuración, uso y apropiación de VPN, máquinas

virtuales, App services, servicios Pass, site Recovery, Azure Migrate, balanceadores de

carga, aplication Gateways, almacenamiento

• Microsoft Forefront Identity Manager - FIM o MIM

• Internet Information Server 6.0 o superior

• .NET (Framework)

• Hyper-V

• Servicios Microsoft (Directorio Activo y sus componentes, DHCP, DNS, entidades

certificadoras internas, actualización y remediación de servidores

• Los adquiridos durante la vigencia del contrato

3.3 Especificaciones técnicas mínimas requeridas

Se detallan en el Anexo No. 1 “Ficha Técnica” que forma parte integral del presente

documento.

3.4 Clasificación UNSPSC

Según el clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (V.14.080 del UNSPSC)

contenido en la dirección https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-

Servicios, el objeto contractual se enmarca dentro de los siguientes códigos de Clasificador de

Bienes y Servicios:

CLASIFICADOR

UNSPSC SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO

81112220 Servicios basados en Ingeniería, Investigación y Tecnología.

Servicios

Informáticos

Mantenimiento y

soporte de software.

Mantenimiento de

software de

servidores

81112205 Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología

Servicios

Informáticos.

Mantenimiento y

soporte de Software

Mantenimiento de

Software de gestión

de base de datos

81111809 Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología

Servicios

Informáticos.

Servicios de sistemas

y administración de

componentes de

sistemas

Servicios de

instalación de

sistemas

81111811 Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología

Servicios

Informáticos

Servicios de sistemas

y administración de

componentes de

sistemas

Servicios de soporte

técnico o de mesa

de ayuda

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN,

INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS

En virtud de lo consagrado por la Ley 1150 de 2007, artículo 2 adicionado por la Ley 1474 de

2011, artículo 94, numeral 1, “(…) La escogencia del contratista se efectuará por regla general a

través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del

presente artículo (…)”

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No obstante, existen los instrumentos de agregación de demanda que son un mecanismo previsto

por la ley para que las Entidades Estatales sumen sus necesidades y actúen en forma coordinada

en el mercado para obtener eficiencia en el gasto y un mejor provecho de los recursos públicos.

Los Acuerdos Marco son un tipo de instrumento de agregación de demanda.

La Ley 1150 de 2007 establece que en la selección abreviada para adquirir Bienes y Servicios de

Características Técnicas Uniformes las Entidades Estatales pueden usar instrumentos de compra

por catálogo derivados de la celebración de Acuerdos Marco. Las Entidades Estatales pueden

adherirse a los demás instrumentos de agregación de demanda para adquirir los bienes y

servicios ofrecidos en los catálogos de estos.

Una vez verificada la Tienda Virtual del Estado Colombiano, se encuentra que existe el

Instrumento de Agregación de Demanda. CCE-139-IAD-2020 que tiene una vigencia de dos (2),

años, cuyo objeto consiste en: El objeto del Instrumento de Agregación de Demanda es

establecer: (i) las condiciones para la adquisición de Software por Catálogo al amparo del

Instrumento de Agregación de Demanda; (ii) las condiciones en las cuales las Entidades

Compradoras se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda; (iii) las condiciones para la

adquisición de Software por Catálogo por parte de los Proveedores vinculados; (iv) las

condiciones para la adquisición de Software por Catálogo por parte de la Entidad Compradora; y

(v) las condiciones para el pago del Software por Catálogo por parte de las Entidades

Compradoras.

Revisado el Instrumento de Agregación de Demanda CC-139-AID-2020, se considera que las

necesidades descritas en el presente estudio previo se pueden satisfacer mediante la compra de

los servicios de soporte y mantenimiento de la infraestructura de los equipos servidores con

software Microsoft, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente- convocó a participar en

el Proceso de Contratación CCE-116-IAD-2020 para seleccionar a través de la modalidad de

contratación directa (Instrumento de Agregación de Demanda) a los Proveedores de un Instrumento

de Agregación de Demanda para la Adquisición de Software por Catálogo

Dicho Instrumento de Agregación por Demanda CCE-139-IAD-2020, tendrá una vigencia de febrero

24, 2020 hasta febrero 24, 2022.

Resultado del mismo, La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia, documento en el que

se destaca que : “Colombia Compra Eficiente, con el apoyo del Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, puso a disposición de las Entidades Estatales instrumentos de

agregación de demanda para la adquisición de servicios de Oracle y la primera y segunda generación

de los Acuerdos Marco de Google y Microsoft, lo que permitió a las Entidades Estatales adquirir

Servicios y Licencias de estos fabricantes mediante un proceso ágil y transparente; logrando niveles

de servicio de mayor calidad en comparación a los que usualmente contrataban. La primera

generación del Acuerdo Marco de Microsoft estuvo vigente hasta el 31 de octubre del 2017 y su

segunda generación estará vigente hasta el 31 de enero de 2020; por otra parte, la primera

generación del acuerdo de Google estuvo vigente hasta el 20 de agosto de 2017 y de su segunda

generación el Lote 1 estará vigente hasta el 31 de enero de 2020; finalmente el instrumento de

agregación de demanda de Oracle estará vigente hasta el 31 de enero del 2020. Colombia Compra

Eficiente procedió a evaluar la necesidad de estructurar un nuevo proceso de contratación que

incluyera estos tres instrumentos además de agregar un portafolio más amplio de software para seguir

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permitiendo a las Entidades Estatales adquirir a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano -

TVEC, de acuerdo con sus necesidades actuales.

Al analizar la información de los servicios y licencias demandados por las Entidades Estatales,

Colombia Compra Eficiente y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

determinaron que los servicios de licenciamiento de software podían estar contenidos en un

instrumento de agregación de demanda, por lo que procedió a realizar mesas de trabajo con las

Entidades Compradoras y los proveedores para identificar las características necesarias y las

particularidades a ser incorporadas en los nuevos instrumentos de agregación de demanda de TI.

Como resultado de las mesas de trabajo, Colombia Compra Eficiente concluyó que los Servicios de

Software podían dividirse en dos tipos de contratación: (i) un instrumento de agregación de demanda

que permita a las entidades estatales adquirir software y servicios relacionados de fabricantes

específicos determinados por su necesidad puntual ya sea a nivel técnico, económico u otro que

determine la entidad y (ii) un Acuerdo Marco de precios cuyo objetivo sea la adquisición de software

con base en sus funcionalidades, más no por el fabricante que lo desarrolle, este último tendrá como

objetivo dar uso al principio de neutralidad tecnológica, el cual de acuerdo al parágrafo primero del

artículo 11 de la ley 1341 del 2009 se entiende como la libertad de prestar un servicio con las

tecnologías que consideren apropiadas sin restricción distinta a las posibles interferencias

perjudiciales para el cliente final.

Así las cosas, en cumplimiento de la función establecida en el artículo 3 del Decreto Ley 4170 de

2011 de “Diseñar, organizar y celebrar los Acuerdos Marco de Precios y demás mecanismos de

agregación de demanda”, Colombia Compra Eficiente adelanta el presente estudio de mercado para

analizar la dinámica del mercado de Servicios de Software, identificando las tendencias de la oferta

y las necesidades de las Entidades Estatales en Colombia. Lo anterior con el fin de ofrecer a las

Entidades Estatales la posibilidad de adquirir servicios tecnológicos que: (i) estén alineados con la

normativa y lineamientos expedidos por el Ministerio de Tecnologías de Información y las

Comunicaciones y (ii) complemente”.

Colombia Compra Eficiente realizó un análisis de los aspectos generales del mercado, el

entorno económico, el entorno internacional, la experiencia internacional, el marco regulatorio,

las normas técnicas o certificaciones internacionales, el análisis de la oferta, la cadena de

suministro, los proveedores, las características de los Servicios de Software, los servicios

complementarios, la estructura de costos y análisis de precios el análisis financiero del sector,

el análisis de la demanda, el análisis de Tienda Virtual del Estado Colombiano, las oportunidades

de mejora, la contratación de las Entidades Estatales, la identificación de las principales

Entidades Estatales y de los principales proveedores, la modalidad de contratación, la vigencia

de los contratos, la facturación y pago, la entrega y supervisión y las características de Servicios

de Software adquiridos por las Entidades Estatales.

Resultado de ellos, concluye que: “En cumplimiento de la función establecida en el artículo 3 del

Decreto Ley 4170 de 2011 de “Diseñar, organizar y celebrar los Acuerdos Marco de Precios y

demás mecanismos de agregación de demanda”, Colombia Compra Eficiente adelanta el

presente estudio de mercado para analizar la dinámica del mercado de Servicios de Software,

identificando las tendencias de la oferta y las necesidades de las Entidades Estatales en

Colombia. Lo anterior con el fin de ofrecer a las Entidades Estatales la posibilidad de adquirir

servicios tecnológicos que: (i) estén alineados con la normativa lineamientos expedidos por el

Ministerio de Tecnologías de Información y las Comunicaciones y (ii) complementen las

alternativas con que ya cuentan a través de los demás Acuerdos Marco de Precios de TI”.

14

Conforme lo anterior, Colombia Compra Eficiente, suscribió con distintos proveedores el

Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020 con 41 proveedores cuyo alcance

consiste en proporcionar el software con el objetivo de abastecer a las entidades que requieren

una solución específica o que deben renovar licenciamientos con los que ya cuentan. El

instrumento no pretende proporcionar un entorno para la venta de proyectos o desarrollos, razón

por la cual este tipo de servicios no están incluidos. Las entidades que requieran implementar una

solución basada en el software presente en los catálogos del instrumento deben contratarla a

través de la modalidad que consideren más apropiada por fuera del instrumento.

Sin embargo, existen algunos servicios básicos que son indispensables para el funcionamiento

del Software por catálogo, razón por la cual hacen parte del catálogo del Instrumento de

Agregación de Demanda.

Por todo lo anterior, se entienden incorporados los presentes Estudio Previos, los análisis

realizados por La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente- dentro

del Proceso de Contratación CCE-116-IAD-2020 para seleccionar a través de la modalidad de

contratación directa (Instrumento de Agregación de Demanda) a los Proveedores de un

Instrumento de Agregación de Demanda para la Adquisición de Software por Catálogo.

5. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO

Inicialmente se invitó a cotizar a los Partners de Microsoft que ofrecen los servicios de soporte

técnico preventivo y proactivo a la plataforma Microsoft de equipos servidores, entre los que se

encuentran: CSYSTEMS, PCM-TI, SOFTWAREONE, SOFTLINE, VISIONSOFTWARE,

CONTROLES EMPRESARIALES (COEM), INTERGRUPO, BEXTECHNOLOGY INTERLINE,

CYSTECNOLOGIA, GOLDSYSLA, INFOTRACK, MICROHARD, ITCOMINGENIERIA,

ADSUMST; atendiendo la invitación a cotizar: BEXTECHNOLOGY S.A., INTERGRUPO y

INFOTRACK.

Una vez analizadas las cotizaciones, se observan diferencias de precios entre las empresas, que

obedecen a particularidades propias de cada una, tales como: personal calificado de planta,

tamaño de la compañía, antigüedad y niveles de competencias que inciden directamente en el

valor hora ingeniero.

15

A continuación, la Entidad procede a promediar los valores cotizados:

DETALLES DEL

SERVICIO

BEXTECHNOLOGY INTERGRUPO INFOTRACK CONTROLES

EMPRESARIALES

VALOR HORA

VALOR TOTAL

VALOR HORA

VALOR TOTAL VALOR HORA

VALOR TOTAL VALOR HORA

VALOR TOTAL

($ PESOS) ($ PESOS) ($ PESOS) ($ PESOS) ($ PESOS) ($ PESOS) ($ PESOS) ($ PESOS)

soporte remoto proactivo 200 horas

200.000

40.000.000

93.000

18.600.000

235.000

47.000.000

110.000

22.000.000

soporte remoto

reactivo 180 horas

200.000

36.000.000

84.000

15.120.000

245.000

44.100.000

100.000

18.000.000

VALOR TOTAL SIN IVA

400.000

76.000.000

177.000

33.720.000

480.000

91.100.000

210.000

40.000.000

IMPUESTO (IVA)

76.000

14.440.000

33.630

6.406.800

91.200

17.309.000

39.900

7.600.000

VALOR TOTAL INCLUIDO IVA

476.000

90.440.000

210.630

40.126.800

571.200

108.409.000

249.900

47.600.000

PROMEDIO HORA: 376.933$

PROMEDIO TOTAL: 71.643.950$

16

Del simulador ofrecido por la Tienda Colombia Compra Eficiente, se obtuvo el precio base de $40.126.800, discriminado de la siguiente manera:

Código Catálogo

Tipo Unidad Asistencia Forma de Pago cantidad Precio

Unitario

Precio Unitario + Gravamen

Subtotal IVA Precio Total

IT-SW-10-03

Soporte técnico proactivo

Servicio Hora Remoto Mensual por servicios

efectivamente prestados 200

$ 93.000,00

$ 93.000,00 $ 18.600.000,00 $

3.534.000,00 $ 22.134.000,00

IT-SW-11-06

Soporte técnico reactivo Servicio Hora Remoto Mensual por servicios

efectivamente prestados 180

$ 84.000,00

$ 84.000,00 $ 15.120.000,00 $

2.872.800,00 $ 17.992.800,00

Valor Total $ 40.126.800,00

En el evento los proveedores ofertaron los siguientes precios:

17

El mejor precio lo ofreció la UT SOFT-IG, $30.095.100.

La UT SOFT-IG incluye un descuento adicional del 25% como se describe a continuación:

18

El ahorro que la procuraduría General de la Nación obtiene al comprar por la tienda virtual del

Estado colombiano, 200 horas de Soporte Técnico Proactivo y 180 horas de Soporte Técnico

Reactivo, corresponde al 42%.

6. PRESUPUESTO ESTIMADO El presupuesto oficial destinado para el presente proceso de selección será hasta por la suma de

TREINTA MILLONES NOVENTA Y CINCO MIL CIEN PESOS MCTE. ($30.095.100) IVA

incluido, demás impuestos, tasas, contribuciones y deducciones que apliquen.

El presupuesto oficial se encuentra amparado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 42920

del 10 de septiembre de 2020, expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de la

División Financiera de la Procuraduría General de la Nación, y contemplado en el Plan Anual de

Adquisiciones según el Certificado 2020-270 del 10 de septiembre de 2020 expedido por el Administrador

del Plan. Este presupuesto está amparado en el siguiente rubro presupuestal: C-2599-1000-7-0-2599065-

02 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS – SERVICIOS TECNOLÓGICOS - ACTUALIZACIÓN DE LA

PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN – NACIONAL.

7. ANÁLISIS DEL RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO El proceso CCE-116-IAD-2020 que dio origen al Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139 –IAD-2020, identifica los siguientes riesgos en la etapa de ejecución, cuyo monitoreo está a cargo de la supervisión de cada orden de compra.

https://community.secop.gov.co/Public/Tendering/OpportunityDetail/Index?noticeUID=CO1.NTC.1067896&isFromPublicArea=True&isModal=False consulta 18/09/2020

8. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR

De conformidad con lo establecido en la Clausula 18, numeral 18.2 del Instrumento de Agregación

de demanda. Los Proveedores deben constituir una garantía de cumplimiento dentro de los tres

19

(3) días hábiles siguientes a la colocación de la Orden de Compra a favor de la Entidad

Compradora, por el valor, amparos y vigencia establecidos en la siguiente tabla.

El valor de los amparos de la garantía de cumplimiento es calculado de acuerdo con el valor de

la Orden de Compra.

AMPARO SUFICIENCIA VIGENCIA

Cumplimiento del contrato 15% de la Orden de Compra

Duración de la Orden de Compra y seis (6) meses más.

Calidad de los Bienes 20% del Valor de la Orden de Compra

Duración de la Orden de Compra y un (1) año más

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales

5% del Valor de la Orden de Compra

Duración de la Orden de Compra y (3) tres años más

Los Proveedores deberán ampliar la garantía dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la

fecha en la que la Orden de Compra sea modificada, adicionada y/o prorrogada. La vigencia de

la garantía debe ser ampliada por los plazos señalados en la tabla anterior. En todo caso de

conformidad al Decreto 1082 de 2015 la garantía de cumplimiento debe estar vigente hasta la

liquidación.

La Entidad Compradora deberá aprobar la garantía de cumplimiento correspondiente a la orden

de compra, de conformidad con las disposiciones establecidas en el manual de supervisión y de

contratación de cada entidad.

En caso de declaratoria de incumplimiento que afecte la garantía de cumplimiento o alguno de

sus amparos, el Proveedor deberá ajustar la suficiencia de la garantía, en los amparos

respectivos, de forma tal que cumpla con lo señalado en la cláusula 18 después de haber sido

afectada.

9. INDICACIÓN SI EL CONTRATO ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL El análisis de aplicación de Acuerdos Comerciales se realizó por parte de Colombia Compra

Eficiente previo al proceso de suscripción del Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139

–IAD-2020, por lo que para la suscripción de la orden de Compra requerida para suplir la

necesidad de la entidad al amparo del citado instrumento no se realiza este análisis.

10. OTROS ASPECTOS

10.1 Requisitos de legalización y ejecución de la orden de compra La Orden de Compra se entiende legalizada con la emisión de la misma y cuando se efectúe el correspondiente registro presupuestal, por parte de la Procuraduría General de la Nación. En el momento de la emisión de la orden de compra, el contratista deberá:

• Diligenciar el formulario Beneficiario-cuenta en el cual indicará el número de la cuenta

corriente o de ahorros y la entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor de la orden

20

de compra, cuenta que debe figurar a nombre y con el NIT del contratista.

• Para efectos de la expedición del certificado de registro presupuestal de la orden de compra,

debe anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste el nombre del

cuentahabiente, su número de identificación, número de la cuenta, tipo de la cuenta y si a la

fecha está activa. El nombre del beneficiario y número de identificación debe ser el mismo en

el contrato, en el formulario Beneficiario Cuenta, en la certificación del banco y en las facturas

que posteriormente se presenten.

• Allegar, certificación que acredite que se encuentra al día con los pagos relativos al Sistema

de Seguridad Social Integral y Parafiscales. El cumplimiento de esta obligación, por parte del

CONTRATISTA, se acredita, mediante certificación suscrita por el representante legal de la

empresa. En el evento que EL CONTRATISTA se encuentre incurso en alguna de las

causales de exoneración previstas en la ley, deberán hacer esta manifestación por escrito.

10.2 Plazo y lugar de ejecución

El plazo de ejecución de la orden de compra es hasta el 15 de diciembre de 2020, se iniciará una

vez sea firmada el acta de inicio y la suscripción del ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL

ALCANCE DEL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA

INFORMACIÓN, por las Partes, previo cumplimiento de los requisitos de legalización.

El objeto de la orden será prestado en las condiciones establecidas en dicha orden, en las

instalaciones de la sede principal de la Procuraduría General de la Nación, localizada en la

Carrera 5ª No. 15 – 80, piso 5 y/o Calle 16 No. 4-79, de la ciudad de Bogotá. No obstante, el

domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.

10.3 Forma de pago

Para efecto del pago de la orden de compra, la Entidad dará la aplicación a lo establecido en la

cláusula 10 - Facturación y Pago” del contrato de Agregación de Demanda CCE-139 –IAD-2020:

“El Proveedor puede facturar el Software por catálogo adquirido de la siguiente manera: i)

Mensualmente o, ii) De contado, dependiendo de las condiciones del producto adquirido en los

términos señalados en el Catálogo. Para las dos formas de pago descritas, el Proveedor deberá

facturar los productos adquiridos de conformidad con el consumo prestado o las obligaciones

monetarias adquiridos en el período.

El Proveedor debe presentar la cuenta de cobro o factura mensualmente dentro de los diez (10) días

hábiles siguientes a la entrega del Software o prestación del servicio adicional, contados desde el

inicio de la Orden de Compra cuando cumpla con las condiciones establecidas en el presente

Documento. El Proveedor debe presentar la cuenta de cobro o factura en la dirección indicada para

el efecto por la Entidad Compradora y publicar una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano”.

LA PROCURADURÍA cancelará el valor de la orden de compra en pagos mensuales, los pagos se

efectuarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en la que la supervisión

radique definitivamente la factura en la División Financiera - Grupo de Cuentas de la Procuraduría

General de la Nación con los respectivos soportes, previa revisión y aprobación de los documentos

21

entregados por el contratista. El proceso de aceptación de la factura o documento equivalente se

surtirá en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su entrega por parte

del contratista, periodo en el cual la supervisión realizará las reclamaciones en contra de su

contenido, bien sea mediante la devolución de la misma, o por medio de reclamo escrito dirigido al

emisor o tenedor de la factura o documento equivalente. La factura o documento equivalente deberá

ser enviada al correo facturaelectronica@procuraduria.gov.co, de conformidad con lo dispuesto en

la Resolución número 0042 del 5 de mayo de 2020, por la Dirección de Impuestos y de Aduanas

Nacionales – DIAN, con copia al correo del supervisor señalado en la cláusula notificaciones. La

factura o documento equivalente deberá ir acompañada del formato de recibo a satisfacción expedido

por la supervisión del contrato e informe de ejecución de acuerdo con el formato establecido por la

Entidad y de la certificación de cumplimiento con las cotizaciones al Sistema General de Seguridad

Social Integral y Parafiscales, conforme lo previsto en las normas aplicables a la materia. El

cumplimiento de esta obligación, por parte del contratista, se acredita mediante certificación suscrita

por el revisor fiscal de la empresa. En todo caso, el pago estará sujeto a la aprobación del PAC

(Programación Anual Mensualizado de Caja).

10.4 Indemnidad

De conformidad con la cláusula 25. del Contrato de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020, “El

Proveedor se obliga a mantener libre e indemne a Colombia Compra Eficiente y a las Entidades

Compradoras por cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones provenientes de terceros,

que tengan como causa directa las actuaciones del Proveedor.”

10.5 Supervisión

Conforme la cláusula 11 del Contrato de Agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020: “La

supervisión de este servicio está a cargo de la Entidad Estatal, la cual puede utilizar las herramientas

de monitoreo que tenga a su alcance para calcular los parámetros de funcionamiento periódicamente.

En el caso de los servicios, su prestación está vinculada a un ANS (Acuerdo de Nivel de Servicio),

que establece el nivel de disponibilidad y otras variables de la operación, y que además establece

compensaciones a la Entidad Compradora en caso de no alcanzar los niveles acordados. Estas

compensaciones pueden ocurrir en forma de descuentos en la facturación o como servicios

adicionales, para ello la Entidad Estatal y el proveedor deben acordar cuál de las modalidades

aplicarán para hacer efectivo el ANS.

En ese entendido, deberán ser considerados los costos asociados a dichas actividades según el

formulario dispuesto para tal fin en el Simulador de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, tanto

por la Entidad Compradora como por el Proveedor de Software.”

La supervisión de la orden de compra deberá ser llevada a cabo por:

❖ Ingeniero de sistemas con experiencia y conocimientos en administración de sistemas operativo

Microsoft Windows Server y nube, con funciones de Administración de los equipos servidores con

tecnología Microsoft en la Entidad.

22

El funcionario designado por el Jefe de la Oficina de Sistemas deberá llevar a cabo el seguimiento y

control del contrato de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 8 y el Manual de

contratación de la Entidad, sin perjuicio de las responsabilidades que le asisten al jefe de la Oficina

de Sistemas en relación con la coordinación de la contratación solicitada.

Bogotá D. C., septiembre 18 de 2020.

Elaboró,

Jussy Mercedes Flórez Valdés

Profesional universitario (E) Grado 17 Vo. Bo.,

GUILLERMO GÓMEZ GÓMEZ Jefe Oficina de Sistemas

Aprobó: Orlando Benavides Santacruz - Coordinador grupo de infraestructura

Anexos:

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS 2. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

8 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

23

ANEXO No. 1

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS

RESPONSABILIDAD SOBRE LA INFORMACIÓN ORIGINAL – RI

RI-001

Garantizar la integridad de los datos y/o respaldo de la información

contenida en los equipos servidores sobre procesos que se deriven de

actividades objeto de este contrato, o cualquier proceso en el que

intervenga el contratista.

RI-002

Dada la naturaleza de las actividades a realizar en desarrollo del objeto

contractual, el contratista debe garantizar la preservación de la integridad,

seguridad y confidencialidad de la información institucional a la cual llegare

a tener acceso directamente o por intermedio de terceros; en tal virtud,

adoptará todas las medidas que sean necesarias para impedir su

duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización

indebida de la información.

RI-003

Suscripción del “ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL

COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA

INFORMACIÓN”, entre el Contratista y la PGN.

ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS

AR-001 El CONTRATISTA deberá ofrecer soporte telefónico, remoto, vía web, VPN

y acceso a bases de conocimiento.

AR-002

Los casos de requerimiento técnico se identificarán con un número

consecutivo o código que permita realizar un control o seguimiento sobre

su desarrollo. Para la atención de requerimientos, debe suministrarse al

momento de la firma del acta de inicio los datos relativos al centro(s) de

atención, correo electrónico, su ubicación y datos de contacto del equipo de

trabajo que ofrece el soporte.

IT-SW-10-03

SOPORTE TÉCNICO PROACTIVO - REMOTO

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

El Proveedor debe proporcionar bajo el esquema de mesa de ayuda, la

atención y solución de problemas técnicos menores (Severidad C y/o D),

solicitados por los supervisores. (Solución a través de llamadas telefónicas

y/o conexión remota). En este sentido el CONTRATISTA deberá:

Prestar servicio de mesa de ayuda, ubicada en la ciudad de Bogotá o

municipios aledaños, con la cobertura de llamada local o gratuita, por

personal capacitado, de acuerdo con el perfil del equipo de trabajo, para

atender el soporte de primer nivel.

Suministrar al momento de suscribir el acta de inicio, los datos de la línea

telefónica local o gratuita exclusiva para la prestación del servicio

contratado, la cual será el primer punto de contacto para los requerimientos

del soporte técnico.

La disponibilidad de este servicio debe ser 7x24, para garantizar la

continuidad del servicio (siete días a la semana, veinticuatro horas diarias),

esta mesa de ayuda es la encargada de atender los soportes telefónicos.

24

DESCRIPCIÓN

DEL SERVICIO

Debe contar con un procedimiento detallado de atención, diagnóstico,

solución de solicitudes y seguimiento, para los requerimientos e incidentes

de la Entidad, el cual será entregado al momento de la suscripción del acta

de inicio y estará sujeto a aprobación por parte de la supervisión del

contrato.

Se podrán emplear utilitarios de acceso remoto debidamente licenciados

por el CONTRATISTA, para facilitar la solución de problemas, previa

autorización por parte de los supervisores del contrato y/o coordinador

Grupo Infraestructura; quienes a la vez deberán tener aval del área de

Seguridad Informática de la Oficina de Sistemas.

Todos los requerimientos de soporte técnico se registrarán en una base de

datos o herramienta de Gestión de casos de la firma contratista, ya sea

solicitada por medio telefónico o por correo electrónico se asignará un

número de caso, el cual será reportado a los supervisores del contrato.

El contratista prestará soporte técnico para realizar actividades de scripts

y/o desarrollos con código fuente, que sean necesarios para mejorar la

administración y el funcionamiento de la infraestructura Microsoft a nivel de

equipos servidores de la Entidad.

Para los productos que están por fuera de soporte por parte del fabricante

se deben trabajar al mejor esfuerzo.

El Proveedor debe llevar a cabo las actividades preventivas acordadas o

solicitadas por la Entidad Compradora con el fin de evitar la interrupción del

servicio y garantizar la operación correcta y permanente de los Productos.

Los requerimientos deben ser formulados por los administradores de la

plataforma o los supervisores de la Entidad Compradora.

Las actividades de soporte y mantenimiento técnico deben orientarse a la

prevención de problemas o riesgos con el fin de mantener la disponibilidad

y la eficiencia de los servicios adquiridos.

Actualización de los servicios, sistemas operativos y licencias de servicios,

con sus respectivos parches de seguridad, para evitar pérdidas de

información por posibles ataques informáticos.

Dar soporte y actualización a los productos Microsoft de la Entidad

Compradora de los Servicios adquiridos.

El consumo de las horas contratadas en la Orden de Compra se hará

efectivo una vez se registre la solicitud en la mesa de ayuda o el mecanismo

que la Entidad Compradora de común acuerdo con el Proveedor.

Llevar a cabo tareas de respaldo que permitan recuperar la información

cuando ocurra un daño crítico del sistema operativo y configuraciones del

servicio

Control de cambios (versionamiento y puntos de restauración) de los

servicios.

Otras actividades preventivas solicitadas por la Entidad Compradora

Este servicio aplica para cualquiera de los servicios adquiridos a través del

Acuerdo Marco de Precios o con los que cuente la Entidad Compradora,

correspondiente a la Categoría

Forma de

prestación del

servicio

El Proveedor puede prestar este servicio de forma remota

25

Tiempo de

entrega

La Entidad Compradora debe establecer con el Proveedor la programación

de los eventos de soporte programado. El Proveedor debe responder a las

solicitudes de soporte de la Entidad de acuerdo con los tiempos definidos

en el ANS.

Unidad de

facturación del

servicio

Hora

IT-SW-11-06

SOPORTE TÉCNICO REACTIVO – REMOTO

DESCRIPCIÓN

DEL SERVICIO

Los requerimientos deben ser formulados por los supervisores del contrato

de la Entidad Compradora.

El Proveedor debe llevar a cabo las actividades de soporte reactivo

orientadas a la solución de cualquier problema que se presente sobre los

Productos Microsoft, reparación de los productos instalados,

reconfiguración de las aplicaciones, indisponibilidad de los productos y

servicios Microsoft instalados, de acuerdo con los tiempos definidos

El Proveedor debe llevar a cabo las actividades de soporte reactivo

orientadas a la solución de cualquier problema que se presente sobre los

productos, reparación de los productos instalados, reconfiguración de las

aplicaciones, indisponibilidad de los productos y servicios instalados, de

acuerdo con los tiempos definidos. Los requerimientos deben ser

formulados por los administradores de la plataforma o la mesa de ayuda de

la Entidad Compradora y canalizados por los supervisores del contrato.

Verificación de la configuración, activación y acceso a los productos

Reinstalación, desinstalación y reconfiguración de productos.

El consumo de las horas contratadas en la Orden de Compra se hará

efectivo una vez se registre el incidente en la mesa de ayuda o el

mecanismo que la Entidad Compradora de común acuerdo con el

Proveedor.

El Proveedor debe escalar el incidente con el fabricante oportunamente en

caso de ser requerido.

Los incidentes deben ser cerrados de común acuerdo entre la Entidad

Compradora y el Proveedor siempre y cuando el problema sea resuelto

satisfactoriamente.

La Entidad Compradora debe establecer con el proveedor la programación

de los eventos de soporte programado.

El proveedor debe responder a las solicitudes de soporte de la Entidad de

acuerdo con los tiempos definidos en el ANS

Forma de

prestación del

servicio

El proveedor prestará este servicio de forma remota

Tiempo de

entrega

La Entidad Compradora debe establecer con el proveedor la programación

de los eventos de soporte programado. El proveedor debe responder a las

solicitudes de soporte de la Entidad de acuerdo con los tiempos definidos

en el ANS.

26

Unidad de

facturación del

servicio

Hora

PERFIL DEL RECURSO HUMANO PROFESIONAL SOLICITADO

Educación

formal

Título profesional en: Ingeniería Electrónica, Ingeniería de

Telecomunicaciones, Ingeniería Telemática, Ingeniería de Sistemas,

Ingeniería Informática o afines; Con especialización en base de datos,

administración de la información o afines. Con tarjeta profesional para el

ejercicio de la profesión.

Competencias

técnicas

Manejo de herramientas ofimáticas, de gestión de procesos, de gestión de

proyectos, de modelamiento, de análisis de cargas y flujos de trabajo, de

estadísticas, de automatización, análisis y mejoramiento o rediseño de

procesos, Internet, sistemas operativos, lenguajes de programación.

Competencias

blandas

Análisis, creatividad, innovación, adaptación al cambio, trabajo en equipo,

ética, responsabilidad, planificación, organización, liderazgo, comunicación

oral, escrita, compromiso e iniciativa.

Experiencia Con experiencia mínima de tres (3) años específica en los temas descritos

en las competencias técnicas.

Equivalencias

entre Estudios y

Experiencia

Profesional

Postgrado

(Especialización)

Dos años de experiencia profesional, siempre y cuando se acredite el título

profesional; o título profesional adicional al exigido siempre y cuando sea

afín con las funciones del cargo; o terminación y aprobación de estudios

profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del

respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con

las funciones del cargo, y un (1) año de experiencia profesional

CERTIFICACIONES REQUERIDAS PARA EL OFERENTE Y EL CONTRATISTA – CR

CR-001 La Procuraduría General de la Nación es un organismo de control y

administra en sus procesos misionales información sensible, crítica y de alta

importancia, que plantea un adecuado manejo y mantenimiento de los

recursos informáticos que la soportan desde el nivel central para el servicio

que presta a nivel nacional.

A fin de respaldar los procesos y mitigar los riesgos de suspensión o

alteración de los servicios misionales, el soporte sobre los sistemas de red

exige un alto nivel de respuesta, personal idóneo y alta competencia técnica

para atender los requerimientos de implementación, mantenimiento y

contingencia, entre otros.

27

CR-002 El Oferente debe estar inscrito en el programa “Microsoft Partner Network”,

diseñado para las empresas cuyo objetivo principal es la venta, servicio,

soporte técnico o creación de soluciones en la plataforma Microsoft, así

como el suministro de soluciones basadas en productos y tecnologías de

Microsoft a clientes externos independientes. En virtud de lo anterior deberá

allegar con su oferta, la certificación de inscripción vigente en el programa

de “Microsoft Partner Network”.

CR-003 Contratista que resulte favorecido con la adjudicación del proceso, deberá

mantener vigente la mencionada inscripción, autorización y certificación

durante toda la ejecución del contrato.

MEJORES PRÁCTICAS - MP

MP-001 Cada vez que la Entidad lo solicite a través de los supervisores del contrato,

el Contratista debe prestar apoyo (sugerir mejores prácticas y orientación)

en la implementación nuevos de productos, servicios y aplicaciones sobre

el esquema de la plataforma Microsoft existente en la Entidad, como

consumo de la bolsa de horas.

28

Efectividad en la Solución de Incidentes

Indicador Tiempo de solución<= 8 horas hábiles (Aplica para

todas las Zonas)

Cálculo del Indicador

Descuento por no conformidad

n = Número total de incidentes

tsi = Tiempo de solución de cada incidente

tmax =Tiempo máximo de solución del incidente

I%= Porcentaje de Incumplimiento

0% < I% < 25%: 3% de descuento en el servicio

25% <= I% < 50%: 8% de descuento en el servicio

50% <= I% < 75%: 13% de descuento en el servicio

I% >= 75%: 17% de descuento en el servicio

Para aquellos incidentes que no puedan ser solucionados por el proveedor y que requieran ser escalados al

fabricante para que actualice o modifique el código de algún producto Microsoft el tiempo de solución para cada

Zona se extenderá. Esto no aplica en caso de inadecuada instalación y configuración de los productos Microsoft

por parte del Proveedor.

Servicios relacionados

Soporte técnico

Tiempo de asignación de personal técnico, tecnólogo o Profesional

Indicador

Es el tiempo que tarda el Proveedor en asignar un experto para atender a la Entidad Compradora.

El tiempo de atención incluye el tiempo que tarda el experto en estar disponible cuando la Entidad Compradora lo requiere para atender los requerimientos de la Entidad Compradora.

Descuento por no conformidad

Tiempo asignación de un experto <=6 días calendario

Retraso 4 días calendario: 3% de descuento en el servicio

Retraso 5 días calendario: 6% de descuento en el servicio

Retraso 6 días calendario: 12% de descuento en el servicio

29

Retraso de más de 6 días calendario: 20% de descuento en el servicio

Servicios relacionados

soporte técnico proactivo, soporte técnico reactivo

30

ANEXO No. 2 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

INVENTARIO DE ACTIVOS INFORMATICOS SOFTWARE - SERVIDORES

PRODUCTOS TIPO VERSIÓN No. LICENCIAS OBSERVACIONES

SQL SERVER STANDARD x64 ENGLISH

BASE DATOS 2008 1

SQL SERVER STANDARD BASE DATOS 2005-2008 2

SQL USER CAL 2005-2008 35 Por procesador

SQL SERVER STANDARD CORE BASE DATOS 2012 8 COREx2

SQL SERVER ENTERPRISE 2012

IAPLICATION SERVER 10G 4

INTERNET DEVELOPER SUITE 10G 5

WINDOWS SERVER STANDARD R2

SISTEMA OPERATIVO

2008 4

WINDOWS SERVER ENTERPRISE EDITION

SISTEMA OPERATIVO

2008 6

MICROSOFT FOREFROMT IDENTITY MGR.

1

FOREFRONT IDENTITY MANAGER SERVER USER CAL

AUTORIZACIÓN 4500

WINDOWS SERVER CAL 2012 4500

Sistema Operativo Cantidad

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2008 R2 ENTERPRISE 3

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2008 R2 STANDARD 12

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2012 DATACENTER 2

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2012 R2 DATACENTER 5

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2012 R2 STANDARD 11

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2012 STANDARD 5

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2016 DATACENTER 1

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2016 STANDARD 5

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2016 STANDARD EVALUATION 1

MICROSOFT(R) WINDOWS(R) SERVER 2003 ENTERPRISE X64 EDITION 4

31

MICROSOFT(R) WINDOWS(R) SERVER 2003, ENTERPRISE EDITION 3

MICROSOFT(R) WINDOWS(R) SERVER 2003, STANDARD EDITION 1

Resumen por tipo de maquina (Física o Virtual):

Máquinas virtuales 36:

Plataforma de virtualización Cantidad de servidores

Sistemas Operativos

VmWare 35 Todos los mencionados anteriormente excepto MICROSOFT WINDOWS SERVER 2016 Datacenter

Otras plataformas 1 MICROSOFT WINDOWS SERVER 2016 Datacenter

Máquinas físicas: 17:

MODELO DE MÁQUINA

SISTEMAS OPERATIVOS QUE LAS CONTIENEN

PowerEdge 6850

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2008 R2 ENTERPRISE

MICROSOFT(R) WINDOWS(R) SERVER 2003 ENTERPRISE X64 EDITION

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2008 R2 STANDARD

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2012 R2 DATACENTER

MICROSOFT(R) WINDOWS(R) SERVER 2003, ENTERPRISE EDITION

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2012 R2 STANDARD

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2016 STANDARD

MICROSOFT WINDOWS SERVER 2016 STANDARD EVALUATION