Coordinadora:

Pilar de Torres Gimeno

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Las secretarias

La encuesta tenía como objetivo fundamental adquirir un mayor

conocimiento del Colectivo de las secretarias, ponerlo a disposición de todas

las pertenecientes al mismo, y ver qué respuestas damos vosotras mismas

a cuestiones tales como “¿Qué nombres diferentes se dan al puesto de

Secretaria ¿ ¿ Cuáles son las funciones que realizan realmente las

Secretarias ¿ ¿ Cuáles son los salarios que perciben ¿” Etc., etc.

El sólo enunciado de los objetivos da idea del interés de la encuesta, y ello

me da pie para pedir la mayor colaboración de todas en la respuesta a las

encuestas futuras, a fin de que las respuestas den la mayor

representatividad al resultado.

El de Secretaria es un puesto indispensable en aquellas Compañías que,

realmente, entienden que la posición reviste cierta complejidad y un perfil

profesional concreto. Dichas organizaciones cuentan generalmente con un

“staff” reducido de secretarias ya que ellas son profesionales que asisten a

más de una persona, teniendo un rol integral y de impacto en el conjunto

de la gestión. Ello no quita que, en casos múltiples, ejecutivos de nivel alto

demandan una secretaria propia que le atienda a él y quizá a su equipo.

Otra observación de interés es que la necesidad que hoy tienen las

Compañías de contar con personas que puedan desarrollar tareas múltiples,

se aplica sin duda alguna a las secretarias; lo cuál añade dificultad a la

labor de RR.HH. en definir un desarrollo de carrera para nuestro Colectivo.

Por ejemplo, podemos encontrar secretarias que simultáneamente son

recepcionistas y administrativas. Y cuando llega el momento de determinar

el sueldo de esta persona, ¿Cuál vamos a darle?: ¿el de recepcionista, el de

secretaria o el de administrativa?

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Y paso ya a la presentación de las diapositivas en que hemos resumido los

resultados de la encuesta.

La primera diapositiva es un recordatorio de las diferentes competencias y

habilidades que son necesarias dentro de nuestra profesión. La primera es

la Competencia General, que definimos como conjunto de rasgos y

características personales que llevan a un desarrollo laboral superior o más

eficaz. Las llamadas Competencias Técnicas que recogen los conocimientos

específicos necesarios para el desempeño de un puesto determinado. Y

finalmente las habilidades intra e interpersonales, y aun directivas que

pueden ser necesarias para algunas actividades.

En el caso de las secretarias, las competencias técnicas más importantes son:

1) Las gestión de las comunicaciones, tanto internas como externas. Para

poder clasificar a las secretarias por tipos, se deberá tener en cuenta si las

comunicaciones son orales o escritas, si son en la lengua propia o

extranjera. Se requiere un buen conocimiento del entorno, tacto, discreción

y grandes habilidades en las técnicas de comunicación, además de los

conocimientos ofimáticos necesarios.

2) La organización, supervisión y realización de trabajos de secretariado. Se

requiere visión global para poder planificar, estableciendo las prioridades

necesarias y delegando, si fuera posible, las tareas auxiliares.

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3) La tercera característica técnica es la de organizar, mantener y controlar el

archivo en soporte convencional y en soporte informático. Para ello se

requiere que la persona tenga la capacidad de diseñar, desarrollar y

gestionar sistemas de archivo (tanto físico como lógico), capacidad para

localizar las fuentes de información y sintetizar aquellos datos de carácter

relevante para la actividad.

4) La cuarta característica técnica de las secretarias es la de elaborar y

presentar documentos de trabajo, integrando en ellos tanto datos como

textos y gráficos. Se requieren los conocimientos suficientes para presentar

los documentos en el formato adecuado, respetando la integridad de la

información.

En cuanto a las habilidades más necesarias para las secretarias, observamos que

son:

Habilidades interpersonales que se refieren a la relación con otras personas, las

habilidades intrapersonales que se refieren al conocimiento de uno mismo y las

habilidades directivas que son aquellas que resultan imprescindibles para dirigir

a otras personas, cuando en la empresa se da el caso, orientándolas en su

trabajo.

Si analizamos en profundidad todo lo que hemos dicho sobre las competencias y las

habilidades, podemos afirmar que en la actualidad no sólo se nos juzga por lo

inteligentes que podemos ser o por nuestra formación y experiencia, sino también

se nos juzga por el modo en que nos relacionamos con los demás.

Una vez definidas cuales son las competencias y las habilidades deseadas en una

secretaria, vamos a analizar algunos de los resultados de nuestra encuesta

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En primer lugar, la edad de las secretarias

Edad

18-25 26-35 36-45 46-55 56-65 +65

0,93 26,5 44,2 22,3 6,05 0

En segundo lugar, y una vez vistas las competencias y las habilidades necesarias

para las secretarias, definimos para nuestra encuesta cuales eran los principales

tipos de secretaria, eso si, aprovechándonos para la denominación los

departamentos donde se encuentran encuadradas. Con la encuesta en la mano, el

“universo” del secretariado podría quedar ordenado de la siguiente manera:

Secretaria en pool, 2%

Secretaria de junior, 6%

Office Manager, 7%

Secretaria de presidencia 8%

Personal Assistant, 11%

Executive Assistant, 13%

Secretaria polivalente, 14%

Secretaria de departamento, 18%

Asistente de dirección, 18%

Una vez que hemos visto como es nuestro universo, veamos cuales son, en

general, las bandas salariales en las que nos movemos

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Banda salarial

Hasta 15 16-20 21-25 26-30 31-35 34-40 41-45 46-50 +50

5% 14% 26% 18% 12% 7% 6% 5% 8% En miles de euros brutos anuales

Si llevamos el análisis un poco más allá, cruzando las diversas tablas,

observaríamos que:

Las secretarias de edades comprendidas entre los 18 y los 25 años se encuentran

en una banda salarial muy baja, independientemente de sus responsabilidades, el

100% de ellas maneja de manera habitual las aplicaciones informáticas y pertenece

a redes sociales. También debemos resaltar que muchas de ellas tienen una

formación específica de secretariado, que han cursado dentro de la especialización

de grado superior de Formación Profesional o han asistido a centros de formación

de secretariado.

Las profesionales de edades comprendidas entre los 26 y los 35 años, que suponen

más del 25% del total de las encuestadas, se encuentran encuadradas en una

banda salarial media, entre los 21 y 35 mil euros, eso si, cubriendo uno de los más

amplios registros de responsabilidades. Ya empezamos a ver una cierta disminución

en el uso de las redes sociales. También vemos una disminución, muy paulatina, en

la formación especifica como secretarias, empiezan a aparecer profesionales que

han elegido otros estudios pero por diversos motivos que veremos más adelante, se

han dedicado a nuestra profesión.

El segmento de secretarias entre los 36 y los 45 años es el mayoritario según

nuestra encuesta, También podemos aclarar que dentro de este sector la banda

salarial está muy igualada, esto es: un 18% cobran entre 20 y 25000 euros, un

25% entre 26000 y 30000, un 15% entre 31 y 35000. En esta banda ya aparece

un 7% de secretarias con salarios superiores a 50000 euros. Es en esta banda de

edad donde mayoritariamente se encuentran profesionales que han realizado

cursos para complementar su formación y mejorar su adaptación al puesto..

En el segmento comprendido entre los 46 y los 55 años, curiosamente, se podrían

aplicar los mismos porcentajes que para el anterior, con una pequeña subida

porcentual en las secretarias con nivel salarial más elevado, pasa al 8%.

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Las profesionales con más de 55 años son una minoría en cuanto al porcentaje de

las mismas pero son las que concentran, con cierta lógica, los niveles salariales

más elevados, esto es, el 43% de ellas se encuentran en bandas salariales

superiores a los 40000 euros. Bien es cierto que muchas de estas profesionales

tienen en su remuneración, además del salario, los trienios, figura que retribuía la

fidelidad a la empresa, y que, lamentablemente, está en desaparición.

Una vez analizado desde el punto de vista de la edad de nuestras encuestadas,

obtenemos las siguientes bandas salariales medias en función del puesto que se

ocupa. Debemos hacer notar que en este caso hemos separado la secretaria de

departamento en función de los diversos departamentos, ya que varia la media:

Secretaria administrativa 21-25 mil

Secretaria en pool 21-25 mil

Secretaria financiera 21-25 mil

Secretaria polivalente 21-25 mil

Secretaria de RRHH 21-25 mil

Secretaria comercial 26-30 mil

Secretaría jurídica 26-30 mil

Asistente de dirección, 30-35 mil

Office Manager 40-45 mil

Secretaria de presidencia 45-50 mil

Asistente Ejecutiva 45-50 mil

Nos gustaría comentar que las cifras que acabamos de comentar se

corresponden a la empresa privada. No hemos recibido cantidad suficiente

de cuestionarios de la empresa pública para poder realizar esta misma

evaluación.

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Al igual que concluimos el año pasado, con lo que podemos ratificar nuestra

observación, podemos decir que a la vista del tamaño de las empresas

donde las encuestadas prestan sus servicios, el empresariado español está

repartido muy homogéneamente por el tamaño de las mismas, como vemos

en el gráfico,

Tamaño

Hasta 10 11-50 51-300 301-1000 +1000

14 20 26 14 27

Nos resulta interesante observar los múltiples sectores a los que pertenecen

nuestras encuestadas, ya que, como observareis en el gráfico, está muy

fragmentado la pertenencia uno u otro sector. Además de los que os hemos

reflejado en el gráfico, cabe destacar los siguientes: Biotecnología, Organización

empresarial, Secretariado, Siderometalurgico, Turismo, Hostelería, Servicios

Sociales, Ventas, Logística, Artes gráficas y Servicios

Es una realidad que la tecnología está modificando la forma de funcionamiento de

las oficinas, por lo que el rol de la secretaria ha evolucionado. La automatización

de la oficina y la reorganización de las estructuras ha permitido que las secretarias

asuman cada vez mayores responsabilidades que con anterioridad se reservaban

únicamente a los mandos intermedios. A pesar de todo ello, las principales

responsabilidades de la secretaria han permanecidos inalterables: básicamente nos

Sectores Slide 7

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ocupamos de coordinar las actividades administrativas de la empresa, el

almacenamiento / archivo y la gestión de la información.

Es por ello que las respuestas de nuestras encuestadas recogen todas estas tareas

con grado de dedicación muy similar, realmente la variación entre la labor más

realizada (Atención telefónica) y la menos realizada (Recepción de visitas) es

solamente de un 2%:

Además de estas responsabilidades, las encuestadas nos han comentado que, entre

otras, realizan tareas como:

Contabilidad y apoyo en el control del presupuesto y del gasto, diversas gestiones

de cobro y/o de pago, coordinación de equipos de trabajo y con otros

departamentos, gestión de la web corporativa, coordinación en la formación al

equipo de trabajo, asesoramiento en temas de protocolo, traducciones, ….

Pero, lo más importante desde nuestro punto de vista, es que las encuestadas en

una gran mayoría están dispuestas a asumir cualquier tipo de responsabilidad que

se les encomiende.

En este punto me parece que podría ser interesante comentaros algo que he leído

sobre nuestra profesión. En una páginas en la que entrevistan a secretarias para

que den su definición sobre la profesión, una Norteamérica dijo “La secretaria es

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alguien que siempre es capaz de hacer todo lo que le piden, encontrar todo

lo que alguien busca y, si no puede hacerlo personalmente, entonces

encuentra quien pueda hacerlo por ella.” Por ello, realmente, ¿Cuál es la

mejor manera de definir nuestras tareas? Imposible hacerlo, aunque

nuestra función está clara: básicamente, somos solucionadoras de

problemas.

Una vez hemos tenido en cuenta todo lo anterior, hemos querido preguntar

a nuestras encuestadas cual sería la banda salarial en la que se sentirían

correctamente retribuidas y, como podéis ver en el gráfico comparativo

entre lo actual y lo deseado, la subida salarial que nos gustaría como

colectivo es la subida de una banda salarial a la siguiente, esto es, una

subida del 10%. Podemos entender y asumir que en plena época de crisis

esta es una reivindicación que no va a llegar a buen puerto pero, una vez la

situación esté más calmada y, sobre todo, que como consecuencia de la

misma, las secretarias hayamos demostrado nuestro potencial, creo que

será una reclamación totalmente defendible. Esta postura se ve remarca

cuando preguntamos sobre cual es la opinión de las encuestadas en relación

con su sueldo y la crisis y un 51% responde que su sueldo no está en

consonancia con la marcha de la empresa y la situación de la misma.

Queremos comentar, como curiosidad que demuestra la veracidad en las

respuestas, que dos de las encuestadas piensan que su salario debería

reducirse ya que les están pagando mucho más de lo que ellas consideran

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que vale su trabajo. Es decir que, en general, hemos intentado valorar todo

lo que hacemos, nuestra dedicación horaria (de la que hablaremos más

adelante) y nuestra fidelidad a la empresa.

Desde el punto de vista de la fidelidad, resulta chocante que, aunque los

cuadros de fidelidad al jefe y de fidelidad a la empresa, parecen similares, el

análisis pormenorizado nos ofrece unas conclusiones dignas de tener en

cuenta: independientemente de la edad de la secretaria, en general somos

personas que tendemos a mantenernos en nuestro puesto, estables, sin

grandes cambios pero, y esto es lo que resulta curioso, es que hasta los 8

años en la empresa nuestra mayor fidelidad es al jefe, entre los 8 y los 15

años de antigüedad, está igualado pero, a partir de los 15 años en la

empresa, lógicamente nuestra fidelidad en con la compañía. Llegados a este

punto, alguna de las encuestadas nos han comentado que esta situación es

totalmente cierta ya que a partir del 8ª año la empresa es TU empresa, te

sientes como en casa y se remarca el sentido de pertenencia a la misma.

Esta tendencia queda claramente definida cuando, siendo más claros en la

pregunta, planteamos si acompañarían al jefe en un cambio de puesto y el

68% ha respondido positivamente pero, si dicho cambio supone un cambio

de empresa, entonces el porcentaje baja hasta el 18%. Como colofón, el

78% de las encuestadas han respondido que se intentarían adaptar si no

pudieran continuar con su jefe o en la empresa, es decir, volvemos a

encontrar pruebas de la fidelidad de las secretarias y, también es cierto, de

su adaptabilidad.

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También demostramos la confianza en nuestra empresa cuando nos

cuestionamos sobre la seguridad del puesto de trabajo en la crisis. En esta

situación la respuesta es que el puesto no está en peligro según el 75% de

las encuestadas. Creo que esta respuesta demuestra la confianza que

demostramos en nuestras empresas.

Pero esta confianza y fidelidad exigen una respuesta por parte de la

empresa: según el gráfico adjunto vemos que la principal petición que

queremos hacer a las empresas son un mayor reconocimiento laboral, una

mayor atención y valoración por parte tanto de la empresa como de los

jefes y, algo que cabía esperar después del análisis de las bandas salariales,

una subida salarial. Pero resulta de interés ver otras peticiones que, no por

menos numerosas, quiero dejar de remarcar “No sólo hablar de los valores

corporativos, sino también vivirlos”; “evaluación hacia arriba y hacia abajo”,

“definición de la carrera profesional”, “definición de objetivos”. Como se

viene defendiendo a lo largo de esta exposición, los profesionales de la

administración cada vez se quieren involucrar más en las compañías y

demandan un mayor reconocimiento. Antes de terminar con este tema, me

gustaría comentar con vosotras dos respuestas que se han dado dentro de

este apartado y que, por cariñosas, me parece interesante que conozcáis:

la primera de ellas está dentro de las respuestas de si cambiarias de jefe si

el se fuera o lo ascendieran y la respuesta es “¡¡¡Que me lleve con él!!!!. La

otra respuesta es todavía más significativa: Cuando preguntamos que les

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pediríamos para mantener nuestra fidelidad, una de nuestras encuestadas

dice “¡¡¡Que me haga caso y me dedique 5 minutos!!!”

A pesar de estas peticiones que se le hacen a la empresa, la fidelidad y la

responsabilidad de los profesionales administrativos quedan patentes en las

jornadas laborales. Como todos sabemos en España la jornada laboral

estándar sigue siendo de 40 horas semanales, esto es 8 horas al día. Pero,

si observamos la jornada de trabajo declarada por las encuestadas más del

50% de las mismas trabajan entre 8 y 10 horas e, incluso, un 7% trabaja

más de 10 horas al día. Si extrapolamos el resultado de una jornada de 5

horas, esto quiere decir que solamente el 4 % de nuestras encuestadas

tiene reducción de jornada. Un porcentaje ciertamente pequeño si

recordamos que el grupo mayoritario es de 35 a 45 años.

La responsabilidad de las secretarias se puede ver cuando preguntamos a

nuestras encuestadas por lo que ocurre cuando faltan a su puesto de

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trabajo-. Al hacer la pregunta no especificamos si por enfermedad, por

vacaciones o por cualquier otro motivo. Volvemos a observar que, a pesar

de que en muchas empresas se defiende la tesis del trabajo en equipo, eso

no es así mayoritariamente: un 64% se encuentra su trabajo sin cubrir.

Pero debemos hacer una observación importante, un 10% de ese trabajo

que se queda sin cubrir lo realiza la secretaria en remoto, es decir desde su

casa o su lugar de vacaciones. Esto no era así hace unos años y,

posiblemente, con el tiempo, esta cifra vaya subiendo precisamente por la

adaptación a las nuevas tecnologías que hemos hablado a lo largo de toda

esta presentación. También podríamos decir que debido a la capacidad de

sacrificio y la responsabilidad de la secretaria: no olvidemos que sin ser

responsable ante la empresa, ella misma se hace responsable de su trabajo

y ese 10% responde independientemente de su situación personal.

Curiosamente, a pesar o como consecuencia de la relación que tenemos con

la tecnología, y como ya hemos anticipado en algún otro punto de esta

presentación, la utilización de las Redes sociales está prácticamente

equiparada con su no-utilización, aunque cuando analizamos las respuestas

vemos que las generaciones más jóvenes son las que están utilizando esta

tecnología mientras que las generaciones con mayor edad no somos

demasiado partidarias de su utilización. Como curiosidad a este dato,

debemos aclarar que en este último caso la utilización de las redes sociales

es más una herramienta más en el trabajo que para nuestra vida personal.

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A la vista de los resultados que nos da el análisis de las encuestas que nos

han remitido sobre la valoración que dan los jefes a las iniciativas de sus

secretarias, un 49 % si las valoran un 47% no lo hacen y un 4% no opina,

debemos enseñar a nuestros jefes el valor que tiene para ellos nuestro

trabajo y nuestra iniciativa. Muchas veces les pude ocurrir que si

atendieran a alguna de nuestras iniciativas, podrían obtener un punto de

vista diferente respecto al que ellos tienen, ni mejor n peor, simplemente

complementario.

Si volvemos a nuestras intenciones de definir las funciones del puesto, debemos

decir que las responsabilidades del trabajo varían con la experiencia y con la

denominación del mismo. Las secretarias ejecutivas dan un soporte de alto nivel

tanto a una oficina como a los ejecutivos del más alto nivel en la empresa. La

asistente ejecutiva realiza el mismo tipo de funciones pero con un nivel de

independencia mayor que el de la secretaria, y con una capacidad de decisión y,

por ende, una responsabilidad mayor. Como podemos ver, la diferencia en las

funciones es realmente inexistente pero la autonomía, la responsabilidad es mayor

en una asistente que en una secretaria.

Cuando hemos preguntado a nuestras encuestadas si tienen autonomía en su

puesto de trabajo, su respuesta ha sido apabullantemente positiva: un 75% se

considera autónoma. Es más, cuando la pregunta es si tienes capacidad de

iniciativa, el 85% responde de manera afirmativa (aunque los jefes no la valoren lo

suficiente, como ya hemos visto).

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Llegados a este punto, debemos intentar definir Como es una buena secretaria, una

buena asistente. Pero, ¿Cuáles son las características esenciales de nuestro

carácter para poder trabajar como secretarias según nosotras mismas?

Según nuestras encuestadas, las principales características que se deben tener son:

Confidencialidad y discreción

Organizativa

Eficiente

Proactiva y con iniciativa

Sentido Común

Leal

Saber estar

Empatía y amabilidad

Flexibilidad

Don de gentes

Pero, además de estas, también recomiendan que las personas que nos dedicamos

a esto debemos tener otros rasgos en nuestro carácter vinculados con la

inteligencia emocional y social tales como:

Carencia de nervios, Entusiasmo, Complicidad, Ilusión por el trabajo, Sentido del

humor, Saber gestionar el stress

Dicho todo lo anterior, hemos querido averiguar cual es la razón de haber

elegido esta profesión. Hemos visto que se debe tener una forma de ser

definida, con unas características no especiales pero si adecuadas para las

funciones que se realizan. Al preguntar si se es secretaria por vocación, por

desarrollo del trabajo o por otros motivos, nos hemos encontrado con la

agradable sorpresa de que casi un 60% somos vocacionales en esta

profesión, solamente un 13% se ha encontrado en estos puestos por el

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devenir de la vida laboral y un 27% ha llegado a ello por otras razones,

tales como “me ofrecía estabilidad”, “se correspondía con mi perfil personal

y al tratar de decidirme por una profesión, me pareció lo más adecuado”, y

una que me ha encantado “Se empeñó mi padre, pero seguiré en la

profesión ya que me ha gustado”. Pero, y esta para mi es la mejor

demostración de la validez de nuestra profesión, el 97% de las personas

que la eligieron de manera No vocacional repetirían su elección.

Y las razones que dan son tan bonitas como: “El papel de la secretaria es

vital para la empresa y me gusta”; “Es un trabajo dinámico; “Es

enriquecedor”, “Es gratificante por su variedad”; “He tenido mucha suerte

pues he trabajado duro pero ha sido recompensado”, “Me gusta cada día

encontrarme con retos nuevos”. También tiene su parte negativa “Soporto

mucho estres”; “No soy lo suficientemente valorada”, “Conlleva mucha

tensión”.

En muchos casos, la compañía debe formalizar puestos con roles a medida de las

áreas en las que se desarrolla y por ello se requiere una especialización mayor. En

algunas situaciones, el puesto de asistente ejecutiva es el equivalente al de un

coordinador, dado que, como ya hemos dicho, suele tener autoridad formal sobre

otras personas y sobre temas puntuales. Y, recordemos, hemos comentado en otro

punto de la presentación, que la diferencia entre asistente y secretaria es,

digámoslo así, una diferencia cuantitativa más que cualitativa. Por ello, cuando

hemos analizado las respuestas de nuestras encuestadas sobre cual debe ser la

denominación de nuestro puesto de trabajo, nos hemos dado cuenta de que al ser

una encuesta “sencilla” y por escrito, no sabemos si las personas que nos han

respondido son Asistentes o Secretarias por lo que la respuestas están orientadas

en ambos sentidos. Si quiero aclararos que hemos decidido utilizar únicamente las

denominaciones en español, ya que aunque muchas tendemos a utilizar anglicismos

por nuestro trabajo, el español es una lengua muy rica y nos permite no tener que

utilizarlos.

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Como vemos en los gráficos, las denominaciones mayoritarias han sido Secretaria

con un 74% y Asistente de dirección, con un 31%. En este último caso, como veis,

las respuestas están mucho más fragmentadas. Al igual que he hecho ya varias

veces, me gustaría comentaros algunas de las respuestas que, por no

corresponderse propiamente a una denominación, o no poder ser aplicadas a todo

tipo de empresas, no han sido cuantificadas: “Profesional dedicado a pensar por y

para facilitar el trabajo del director/presidente no como mero administrativo”;

varias encuestadas nos dicen “La denominación no es muy importante, lo que hay

que reconocer es la valoración profesional del puesto de trabajo”; “Organizadores

del trabajo rutinario”; “Colaborador/a empresarial”; “Directora de gabinete de Sr.

X”; “Personal de soporte”, “Quien resuelve problemas”, “Responsable organizativo”,

o “Técnicos auxiliares de gestión”.

Para terminar el análisis de la encuesta sobre la que hemos trabajado, se ha pedido

a las encuestadas que nos dijeran cuales piensan que deberían ser las mejoras a

introducir en nuestra profesión para estar mejor adaptadas a este siglo XXI, y, la

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verdad, todas las propuestas han sido muy interesantes, pero, por la coincidencia

de las mismas, queremos resaltar las siguientes:

Debemos mejorar nuestra capacidad de adaptación tanto al mercado como a

las nuevas tecnologías, incluso, si ello es posible, adelantándonos a las nuevas

responsabilidades que pudieran surgir.

Debemos de mejorar nuestra formación y hacer que sea lo más adecuada

posible a las responsabilidades que estamos asumiendo.

Debemos mejorar la comunicación dentro de la profesión, promoviendo el

asociacionismo como via de contacto entre las secretarias, de forma que

podamos poner en común tanto nuestras inquietudes como nuestras

necesidades.

Debemos dar mayor valor añadido a nuestro puesto de trabajo, dando pruebas

de nuestra valía profesional y, por otro lado, valorando nosotras mismas

nuestro trabajo.

Debemos ponernos como objetivo el que se regularice la formación, que se

establezca un plan de estudios para una carrera de grado medio, equivalente a

una diplomatura.

Debemos especializarnos y formarnos para cambiar la imagen de la secretaria y

darle prestigio a la profesión.

Evitar el intrusismo profesional, incluido el provocado por las propias empresas

al fomentar la contratación de profesionales con carrera superior para ocupar

puestos de secretaria.

Debemos de conseguir una categoría profesional propia con su escala, con total

diferenciación del auxiliar administrativo.

Como conclusión de todo lo dicho, podemos decir que el incremento en la

automatización de la oficina y la restructuración organizativa harán que las

secretarias y las asistentes seamos todavía más productivas en los próximos años.

Los ordenadores, el correo electrónico, los escáneres y todos aquellos servicios

tecnológicos que están en desarrollo actualmente permitirán a la secretaria hacer

más en menos tiempo. Es cierto que el uso de las nuevas tecnologías está

cambiando la distribución del trabajo dentro de la empresa. En muchos casos, las

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tareas propias de la secretaria tales como las de mecanografiar, fotocopiar y

archivo son ahora realizadas por departamentos especializados en las mismas o por

los propios jefes. Es cierto que muchos de los jefes actualmente se mecanografían

sus propios documentos (el borrador directamente realizado en el ordenador) y

manejan gran parte de su correo electrónico. En general se ha empezado a

subcontratar externamente ciertos trabajos de la empresa: en algunas

organizaciones de menor tamaño, en vez de existir departamentos específicos, se

utilizan secretarias virtuales para ello, por ejemplo secretarias especializadas en

archivo, búsqueda de datos en Internet, etc. En las empresas grandes en vez de

las secretarias virtuales se subcontrata con empresas dedicadas únicamente a esa

rama de la actividad.

El desarrollo tecnológico de la oficina va a continuar. De todas maneras, como

hemos visto en este rato, muchas de las tareas que realizamos las secretarias son

de carácter más personal (entendiéndose como tal que debe realizarlas una

persona), de naturaleza interactiva y, lógicamente, no fácilmente automatizables.

La responsabilidad de organizar conferencias, el trato con clientes, las relaciones

inter-departamentales exigen tacto y exigen saber comunicarse. Debido a que la

tecnología, por ahora, no sabe comunicarse, las secretarias continuaremos teniendo

un rol importante en las empresas.

Como consecuencia de la crisis actual, en muchas empresas está disminuyendo el

personal administrativo. De hecho, hay una fuerte tendencia a que cuando las

compañías están en crisis, no se reducen las funciones sino que se necesitan

trabajadores con múltiples talentos, multitarea, que sean capaces de asumir varias

funciones al mismo tiempo. Y ¿Quiénes son mejores que las secretarias para

realizar múltiples tareas al mismo tiempo?

Por último, recordemos que hace 20 años, cuando yo empecé a trabajar aquí, se

decia que los jefes no iban a necesitar a las secretarias ya que con el correo

electrónico y los mensajes de voz, ellos podrían atenderse solos. Y es verdad, las

secretarias han dejado de realizar esas tareas en exclusividad. Ahora somos

profesionales de la administración. Hemos evolucionado y elevado el nivel.

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Cuando los mandos intermedios están desapareciendo ¿Quién ha ocupado sus

puestos?

Para despedirme, creo que la frase que aparece en pantalla, que la he dejado en

inglés por ser más descriptiva, aclara cual es el futuro de nuestra profesión: