ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Definición de la ...

ESTUDIO PREVIO PRESTACIÓN DE SERVICIOS

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PROCESO: GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES

Y SERVICIOS Versión:

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

a. Definición de la necesidad:

El artículo 25 de la Declaración Universal de Derechos Humanos establece que “Toda persona tiene derecho a un nivel de vida adecuado que le asegure, así como a su familia, la salud y el bienestar, y en especial la alimentación, el vestido, la vivienda, la asistencia médica y los

servicios sociales necesarios; tiene asimismo derecho a los seguros en caso de desempleo, enfermedad, invalidez, viudez, vejez, u otros casos de pérdida de sus medios de subsistencia por circunstancias independientes de su voluntad”. El artículo 2 de la Constitución Política de Colombia, establece que son fines esenciales del estado “servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad

de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

De acuerdo a lo previsto en los artículos 2 y 209 de la Constitución Política, la función administrativa se encuentra al servicio de los intereses públicos y se ha de desarrollar con fundamento en los principios de economía, celeridad y eficacia para así dar cumplimiento a los fines del Estado.

La Urgencia Manifiesta se encuentra definida en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, en los siguientes términos: “Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en

general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado. // Parágrafo. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente.”

Que es de conocimiento público que el país se ha visto afectado en los últimos días con casos de la enfermedad denominada COVID-19, catalogada por la Organización Mundial de la Salud como una emergencia en salud pública de impacto mundial.

La organización Mundial de la Salud (OMS), declaró el 11 de marzo del 2020 el coronavirus como pandemia lo que llevó al gobierno nacional a tomar medidas relacionadas con la

contención y mitigación del Coronavirus conocido como el COVID -19. Mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, el ministro de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaró el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020. Dicha declaratoria podrá finalizar antes de la fecha aquí


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señalada o cuando desaparezcan las causas que le dieron origen o, si estas persisten o se

incrementan, podrá ser prorrogada. En tal virtud, el Gobierno Nacional profirió los Decretos 417 del 17 de marzo del 2020 y 637 del 6 de mayo del 2020 por los cuales se declaró el Estado de Emergencia, Económica y Social, buscando garantizar la buena salud procurando la sostenibilidad del estamento social y económico.

Actualmente, mediante el Decreto 1076 del 28 de julio de 2020, se ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, recogiendo las disposiciones expresadas en los Decretos 418 del 18 de marzo, 457 del 22 de marzo, 531 del 8 de abril, 593 del 24 de abril, 636 del 6 de mayo, 749 del 28 de mayo, 878 del 25 de junio y 990 del 9 de julio de 2020, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del día 1

de agosto de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 1 de septiembre de 2020 y mediante el Decreto 1168 del 25 de agosto de 2020, se decreta y regula el aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable, que regirá en la República de Colombia, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del nuevo Coronavirus COVID 19. Por lo tanto, dentro de las medidas generadas se implementó el distanciamiento social y aislamiento, según las recomendaciones establecidas por la OMS, con el firme propósito de

limitar las posibilidades de contagio y propagación del virus COVID -19, buscando mantener un equilibrio entre el distanciamiento y la prestación continua de los servicios públicos generando mecanismos agiles que permitieran a la población distanciarse socialmente en forma temporal teniendo elementos sustanciales que permitieran el mínimo vital como garantía básica del Gobierno.

De esta manera, a través de los Decretos 458 del 22 de marzo de 2020 y 659 del 13 de mayo de 2020, el Gobierno Nacional autorizó la entrega de Transferencias Monetarias no condicionadas, adicionales y extraordinarias en favor de los beneficiarios de los Programas Familias en Acción, Jóvenes en Acción y Adulto Mayor, así como el inicio de las entregas del esquema de compensación del IVA, ordenando al Gobierno Nacional efectuar las operaciones presupuestales correspondientes.

El Decreto 814 del 4 de junio de 2020, en su parte motiva expresa:

“Que, por los efectos adversos derivados de la Emergencia Económica, Social y Ecológica ocasionada por el nuevo coronavirus COVID-19, se hace necesario autorizar al Ministerio del Trabajo y al Departamento Administrativo para la

Prosperidad Social a realizar entregas de transferencias monetarias no condicionadas y extraordinarias adicionales a las establecidas en el presente decreto legislativo siempre y cuando cuenten previamente con la respectiva disponibilidad presupuestal”.

Atendiendo esta orden directa del Gobierno Nacional, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, siendo el organismo principal de la Administración Pública, del Sector

Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación, cuyo objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley, es el de formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes generales, programas y proyectos para la superación de la pobreza, la inclusión social, la reconciliación, la recuperación de territorios, la atención a grupos vulnerables, población discapacitada y la reintegración social y económica y la atención y reparación a víctimas de la violencia a las que se refiere el artículo 3° de la Ley 1448 de 2011.


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De conformidad con el Decreto 2094 de 2016, para el cumplimiento de sus objetivos

misionales, PROSPERIDAD SOCIAL dentro de su estructura, cuenta con la Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas, la cual tiene entre otras funciones la de: “1. Diseñar, formular, identificar y adoptar planes, programas, estrategias y proyectos de transferencias monetarias que permitan mejorar la calidad de vida de la población objeto del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación”.

En virtud de lo anterior, dentro de los programas de transferencias monetarias que ejecuta PROSPERIDAD SOCIAL, se encuentran: Programa Familias en Acción: consiste en la entrega condicionada y periódica de una transferencia monetaria directa que permita complementar el ingreso y mejorar la salud y educación de los menores de 18 años de las familias que se encuentran en condición de

pobreza y vulnerabilidad; adicionalmente se podrán incorporar en este, las demás transferencias que el sistema de promoción social genere en el tiempo para estas familias. Lo anterior, en cumplimiento de lo estipulado en la Ley 1532 de 2012 “Por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se regula el funcionamiento del Programa Familias en Acción”, modificada por la Ley 1948 de 2019, la cual en el artículo 1° establece : “El programa Familias en Acción desarrollará sus acciones bajo la dirección y coordinación del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, entidad encargada de regular,

ejecutar, vigilar y realizar el respectivo seguimiento de las acciones, planes y mecanismos implementados, en el marco de este programa”. Por otra parte, los Decretos 440 y 537 de 2020, señalan que la contratación de urgencia con ocasión de la declaratoria de estado de emergencia económica, social y ecológica, y en los términos del artículo 42 de la Ley 80 de 1993, se entiende comprobado el hecho que da

lugar a declarar la urgencia manifiesta por parte de las entidades estatales, para la contratación directa del suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro, con el objetivo de prevenir, contener y mitigar los efectos de la Pandemia del coronavirus COVID-19, así como para realizar las labores necesarias para optimizar el flujo de los recursos al interior del sistema de salud. Las actuaciones contractuales adelantadas con fundamento en la urgencia manifiesta se regirán por la

normatividad vigente; y las entidades excluidas de la Ley 80 de 1993 podrán contratar de manera directa los bienes y servicios enunciados. Del mismo modo, los Decretos mencionados, autorizan a las entidades a adicionarse sin limitación al valor, con el fin de atender que estas atiendan una “mejor gestión y mitigación de la situación de emergencia”.1

Mediante Resolución 844 del 26 de mayo de 2020, se prorroga la emergencia Sanitaria en todo el territorio Nacional modificando la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 ampliando al 31 de agosto de 2020 el término de esta. El 25 de agosto de 2020 mediante Resolución 1462, el ministro de Salud y Protección Social, prórroga el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en

todo el territorio nacional hasta el 30 de noviembre de 2020. Dicha prórroga podrá finalizar

1 Decreto 537 del 12 de abril de 2020, "Por el cual se adoptan medidas en materia de contratación estatal, en el marco

del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica" Art. 8 Adición y modificación contratos estatales. Durante

vigencia Emergencia Sanitaria declarada por Ministerio Salud y Protección Social…. “, el fin primordial del presente

artículo es el de garantizar la continuidad de la prestación del servicio inicial, con el firme propósito de mitigar las

acciones que genera la pandemia del Covid - 19.


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antes de la fecha aquí señalada o cuando desaparezcan las causas que le dieron origen o, si

estas persisten o se incrementan, podrá ser prorrogada nuevamente. Así las cosas, el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL en el afán de garantizar la entrega de los incentivos en dinero de dicho programa, procedió contar con los servicios financieros de una entidad o empresa autorizada para manejar los recursos del Presupuesto Nacional que contaran con el respectivo respaldo, capacidad, idoneidad y

certeza de cumplimiento a la hora de entregar el respectivo incentivo a cada uno de los hogares beneficiarios. Que, debido a lo mencionado, y con el fin realizar la implementación del mecanismo del incentivo a favor de la población más pobre y vulnerable, así como la de mitigar en la medida de lo posible los efectos económicos causados por la pandemia del COVID-19, se debe seguir

contratando con una persona jurídica cuyas capacidades en cobertura e infraestructura que pudieran atender a la población participante del Programa, contando con un canal especifico de fácil acceso físico, o de preferencia virtual o electrónico para trasferir o entregar el dinero de los incentivos del Programa Familias en Acción, agilizando sus procesos con eficiencia y eficacia siendo contratado el operador que brindara una solución inmediata para los hogares más vulnerables del país, especialmente los de los Departamentos de Arauca, Boyacá, Cundinamarca, Norte de Santander y Santander.

En tal sentido, la entidad o empresa con la que se celebrará este tipo de objeto contractual debe aplicar todo lo que este a su alcance para que el dinero del recurso que se convierte en incentivo llegue a los beneficiarios en forma integral atendiendo el principio presupuestal de especialización llegando a una coherencia en lo que tiene que ver con la destinación y el objeto final del gasto ligado a la correspondiente apropiación.

Del mismo modo, el parágrafo 1ro del artículo 10 de la Ley 1532 de 2012 expresa:

“PARÁGRAFO 1o. El programa utilizará como mecanismo de pago en la medida en que sea posible, cualquier producto financiero transaccional, a fin de lograr mecanismos de bancarización e inclusión financiera. Las comisiones que se reconozcan a las entidades

financieras, por el servicio de pago de los subsidios en cualquier esquema, serán pagadas directamente con recursos del programa y en ningún caso serán asumidas por las familias beneficiarias.” (subrayado Propio)

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, y dando cumplimiento al parágrafo del Art. 10 de la Ley 1532 de 2012 modificada parcialmente por la Ley 1948 del 2019, el programa

deberá seguir implementando los mecanismos de pago disponibles que contengan un producto financiero transaccional que les permita la inclusión financiera y mecanismos de bancarización. Pero también menciona, que sea “en la medida que sea posible”, dejando abierta la posibilidad a otro tipo de prestadores del servicio de dispersión de los incentivos del programa que cumplan con lineamientos de vigilancia y control por parte del Estado y demás garantías para el manejo del dinero.

El Art. 365 de la Constitución Política de Colombia, expresa la necesidad de vincular los servicios públicos dentro de la actividad que da cumplimiento a los fines del Estado; aclarando que este debe garantizar la prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional. Tal Disposición, abre la puesta a la ampliación de mercados para dar cumplimiento a los fines del Estado.


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Teniendo en cuenta que la actividad financiera y bursátil desde años anteriores, solo estaba

en cabeza del sector financiero siendo este regulado exclusivamente por la Superintendencia bancaria (antes, Ahora Superintendencia Financiera), dando cierta limitación a la actividad y por ende al cumplimiento de las finalidades del Estado ya que si bien es cierto, los bancos cuentan con cierta cobertura, actualmente no logran cubrir todo el territorio nacional, por esta razón, buscan “aliarse con empresas privadas que adelantan sus labores como “corresponsales” de estos donde es difícil el acceso, o simplemente el disponer de una oficina

física, no les genera la rentabilidad adecuada. Por tal motivo, es necesario desglosar el artículo en tal forma que de claridad al tema en estudio, por tanto, es preciso aclarar que “Una entidad financiera es un intermediario del mercado financiero. Las entidades financieras pueden ser bancos, cajas de ahorros o cooperativas de crédito, es decir, intermediarios que administran y prestan dinero; o

empresas financieras, un tipo distinto de intermediarios financieros que, sin ser bancos, ofrecen préstamos o facilidades de financiamiento en dinero.”2, Lo anterior, permite una analogía al concepto y por tanto, una aplicación relativa, así: El mercado financiero de unos años acá, no solamente se limita a las instituciones captadoras y colocadoras de dinero; a raíz del Decreto 2555 de 2010, se incluyen tipos adicionales de

sociedades, para efectos de seguimiento, las llamadas sociedades de colaboración colaborativa (Sic). Lo que ha permitido, ampliar el espectro, toda vez que se ha pasado de tener una industria exclusiva de las reconocidas entidades financieras tradicionales siendo Colombia el tercer país en Latinoamérica que ha desarrollado el tipo de industria llamado “Fintech” y últimamente Sociedades Especializadas en Depósitos Electrónicos (SEDPEs). Estas últimas, han demostrado que tienen eficiencia y por ende menores costos en la

actividad de pago. Su regulación es relativamente joven (teniendo en cuenta que la actividad tradicional data de más de 80 años regulados y con actividades mercantiles regidas por la costumbre comercial con más data. Por lo que se puede determinar que estas actividades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales, se encuentran por tanto

autorizadas para desarrollar operaciones de pago, recaudo, giros y incentivos nacionales en moneda nacional para actuar como corresponsales no bancarios, con la importante mención de ser regulados por la superintendencia financiera teniendo en cuenta los términos de los Arts. 1, 2 ,3 de la Ley 1328 del 2009, así como el Decreto 2555 del 2010 y la Resolución externa 02 del 2010.

Del mismo modo, el espectro se amplía en los términos de la Ley 1369 del 30 de diciembre del 2009, en el sentido de incluir las empresas dedicadas a los servicios postales siendo estos igualmente regulados, vigilados y controlados por el Estado; para el caso de estos operadores, el numeral 2.2. del Art 3 de la mencionada ley, los vincula como operadores del servicio de postal de pago y en el numeral 2.2.1. Especifica la actividad del giro nacional dentro de las modalidades física y electrónica, para este caso, regulado y vigilado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones sin perjuicio de la libertad

con la que cuenta el Banco de la Republica, la DIAN y la Unidad de Información y Análisis Financiero cada una en su campo de acción (Art. 23). Aunado a lo mencionado, el Programa Familias en Acción actuando de acuerdo con lo expresado en la Ley 1150 del 2007, así como el Decreto 1082 de 2015, adelantó el Proceso

2 Wikipedia ver: https://es.wikipedia.org/wiki/Entidadfinanciera

https://es.wikipedia.org/wiki/Mercado_financiero

https://es.wikipedia.org/wiki/Banco

https://es.wikipedia.org/wiki/Caja_de_ahorros

https://es.wikipedia.org/wiki/Cooperativa_de_ahorro_y_cr%C3%A9dito

https://es.wikipedia.org/wiki/Empresa_financiera

https://es.wikipedia.org/wiki/Entidad_financiera


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de selección del contratista por medio de Colombia Compra Eficiente dentro del instrumento

de Agregación de Demanda con el fin de adquirir dentro de los Acuerdos Marco de Precios establecidos por la Entidad encargada de este tipo de procesos. En primera oportunidad, se publicó el 21 de febrero de 2020 con fecha de cierre 6 de marzo de 2020, según informe técnico del comité evaluador solo se presentó una propuesta cuyo presupuesto supero ampliamente el propuesto por PROSPERIDAD SOCIAL lo que llevó a cerrar

el proceso y por ende, dar inicio a un nuevo proceso de selección. Posteriormente el 24 de abril de los corrientes, se fijó nuevamente en la página de Colombia Compra Eficiente una nueva oferta y el 8 de mayo se desfijo declarándose desierta por parte del comité evaluador de la Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas. En donde la tarifa individual propuesta por comisión bancaria por entrega efectiva del recurso a la

familia era de $3.612. Para Prosperidad Social es imperioso realizar el giro de recursos a las familias de la Zona 1 la cual fue declarado desierta en dos oportunidades, así las cosas con el fin de garantizar que los recursos destinados a cada uno de los hogares sean recibidos por la población vulnerable, de la manera más expedita, más aun cuando el país atraviesa una situación de Emergencia, que afecta en mayor medida a la población objeto de atención de Prosperidad

Social, se debe buscar una solución inmediata para los hogares más vulnerables del país, especialmente los de los Departamentos de Arauca, Boyacá, Cundinamarca, Norte de Santander y Santander, en los cuales se encuentran municipios con graves problemas de orden público, reciban en el menos tiempo posible los recursos destinados por el gobierno nacional a los beneficiarios del Programa familias en Acción así como los giros extraordinarios.

En ese sentido, el 26 de mayo de 2020, se suscribió el contrato de prestación de servicios No. 398 de 2020 con la sociedad MATRIX GIROS Y SERVICIOS S.A.S. - SURED, con el objeto de prestar sus “servicios de pago en dinero para entrega efectiva de incentivos para los participantes del Programa Familias en Acción en los Departamentos de Arauca, Boyacá, Cundinamarca (sin Bogotá), Norte de Santander y Santander, con sus respectivas Capitales,

Municipios corregimientos y Resguardos Indígenas, para los pagos ordinarios de la vigencia 2020; así como de los pagos extraordinarios que ocasionen las emergencias Sanitaria y Económica generadas por la pandemia del COVID-19 dependiendo de la respectiva apropiación presupuestal asignada para tal fin.”, hasta el 31 de diciembre de 2020. Mediante Decreto 444 del 21 de marzo del 2020 se ordenó la creación del Fondo de Mitigación

de Emergencias (FOME), con el objeto atender necesidades de recursos para la atención en salud y los efectos adversos generados a actividad productiva y la necesidad que la economía continúe brindando condiciones que mantengan el empleo y el crecimiento; por lo tanto, se inició un proceso de entregas graduales de los recursos por pago para la entidad. Ahora bien y teniendo en cuenta que hasta el 27 de agosto de 2020 mediante Resolución 1655 el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adicionó y distribuyó la

partida presupuestal pertinente para el 4to Pago adicional y extraordinario de 2020 en lo que tiene que ver con el servicio de dispersión de los incentivos del Programa Familias en Acción; por lo tanto, PROSPERIDAD SOCIAL no contaba con el tiempo requerido para iniciar un nuevo proceso contractual, en especial cuando el estado de emergencia sanitario se prorrogó hasta el 30 de noviembre de 2020, en ese sentido y con el fin de asegurar la atención a los beneficiarios del programa realizando los giros de manera oportuna,


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garantizando su derecho al mínimo vital, y mitigando los efectos económicos y sociales

ocasionados por la pandemia del nuevo coronavirus COVID-19. Aunado a lo anterior y teniendo en cuenta que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público es el que administra los recursos del Fondo de Mitigación de Emergencias - FOME, para conjurar la crisis e impedir la extensión de los efectos adversos generados por la pandemia y que debe atender las necesidades adicionales de recursos que se generen por parte de todas las

entidades que hacen parte del presupuesto general de la nación; motivo por el cual se reitera que fue solo hasta el 27 de agosto de 2020, que PROSPERIDAD SOCIAL pudo contar con los recursos para el 4to giro ordinario y extraordinario del programa familias en acción en la Zona 1. El Contrato No. 398 del 2020 ya había sido previamente adicionado, en más del 50% de

conformidad con el decreto 440 de 2020, por lo tanto, no se considero procedente una nueva adición, y el área técnica solicitó su terminación anticipada.

Dada la prontitud y la inmediatez de seguir protegiendo los derechos fundamentales a la vida, en condiciones dignas y al mínimo vital a las personas mas vulnerables y beneficiarias del Programa Familias en Acción Zona 1, resulta imperioso adelantar la contratación de un producto financiero transaccional “en cualquier esquema” siempre y cuando, la tarifa a

cobrar por el contratista no supere los precios del mercado lo que genera un factor determinante a la hora de contratar, ya que resulta verdaderamente importante la eficiencia del gasto público teniendo en cuenta los techos financieros expresados en la Resolución 1058 del 20 de marzo de los corrientes y en señalados en acápites anteriores, aunado a lo mencionado, resulta importante anotar que el “oferente” tiene una amplia cobertura en la zona 1 cuyos puntos geográficos son de difícil acceso y con condiciones de orden publico,

igualmente cuenta con el respectivo musculo financiero que le permite hacer una entrega efectiva a la población Beneficiaria. Del mismo modo, cumple con lo escrito anteriormente en cuanto a seguridad de las transacciones y demás lineamientos exigidos por el programa, lo anterior, teniendo en cuenta las características especiales de la población de este.

b. Descripción del objeto a contratar y especificaciones del servicio a contratar:

Objeto: Prestación de servicios de pago en dinero para entrega efectiva de incentivos para los participantes del Programa Familias en Acción en los Departamentos de Arauca, Boyacá, Cundinamarca (sin Bogotá), Norte de Santander y Santander, con sus respectivas Capitales,

Municipios corregimientos y Resguardos Indígenas, para los pagos ordinarios de la vigencia 2020; así como de los pagos extraordinarios que ocasionen las emergencias Sanitaria y Económica generadas por la pandemia del COVID-19 dependiendo de la respectiva apropiación presupuestal asignada para tal fin. Especificaciones mínimas para la prestación del servicio.

1. MODELO DE OPERACIÓN

A continuación, se describe el modelo de operación entre PROSPERIDAD SOCIAL, y el CONTRATISTA y los beneficiarios del Programa Familias en Acción.

1.1. RECEPCIÓN BASE DE DATOS


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PROSPERIDAD SOCIAL entregará a la entidad que realice los pagos la base de datos de los

participantes a través de los mecanismos para intercambio seguro de información que se determinen.

Prosperidad Social, podrá realizar ingresos periódicos de nuevos participantes cuando las políticas de PROSPERIDAD SOCIAL determinen la necesidad, hacer inscripciones en desarrollo de las metas, programas y estrategias del Gobierno Nacional definidas para la

inclusión social y erradicación de la pobreza de la población vulnerable, la información se entregará con corte bimestral.

Cuando PROSPERIDAD SOCIAL determine la necesidad de realizar proceso de reinscripción y/o actualización de la información de toda la población sujeta al recibo de incentivos monetarias se informará al CONTRATISTA anticipadamente para realizar la suspensión de la

orden de compra y su reanudación se realizará una vez se concluya la etapa de inscripción o actualización de las bases de datos de los programas de Familias en Acción. Para lo cual se adelantarán las gestiones pertinentes para garantizar la continuidad del servicio una vez concluido el proceso.

1.2. ENTREGA DE INCENTIVOS

Las jornadas de entrega de incentivos se realizarán conforme al Cronograma de Entrega de incentivos que establezca PROSPERIDAD SOCIAL para el programa de acuerdo con la respectiva apropiación presupuestal.

Las entregas de incentivos tendrán una duración de veinte (20) días calendario, los cuales

podrán ser prorrogables según los avances en la jornada, previa concertación entre

PROSPERIDAD SOCIAL y el CONTRATISTA.

Nota: PROSPERIDAD SOCIAL, podrá previo aviso al CONTRATISTA determinar ajustes a la duración del ciclo de entregas de acuerdo con las necesidades del servicio o política

institucional se requiere disminuir el periodo.

El CONTRATISTA garantizará la entrega efectiva de los incentivos a los beneficiarios de los programas de incentivos monetarias de forma oportuna y prestando un servicio en condiciones de oportunidad, eficiencia, seguridad, igualdad y dignidad.

El CONTRATISTA garantizará durante el ciclo de pagos en cada municipio, la atención

permanente y continua, incluido fines de semana mínimo de 8 horas diarias por 20 días de acuerdo con las características y cantidades de participantes por municipio, que cuenten con el efectivo requerido para entregar los incentivos cuando los beneficiarios de los programas de incentivos monetarias así lo soliciten. Durante este periodo, en fines de semana y días feriados deberá estar habilitado por lo menos un canal por municipio.

El contratista deberá remitir la programación de entrega de incentivos 10 días antes del inicio del ciclo para la revisión y ajustes por parte de PROSPERIDAD SOCIAL y deberá tener en cuenta las dinámicas del municipio en cuanto a transporte, días de mercado, movilidad, etc. Utilizará para la entrega del incentivo a nivel nacional toda la infraestructura que como entidad disponga para la atención de sus clientes habituales, con el fin de que los beneficiarios


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del programa también tengan acceso a la misma, en igualdad de condiciones que el resto de

la población atendida por el CONTRATISTA y con un enfoque diferencial.

Garantizar la disponibilidad del efectivo durante el ciclo de pago en los corresponsales, oficinas, cajas extendidas y otros aliados dispuestos con denominaciones acorde al monto liquidado del incentivo, incluyendo los saldos liquidados y no cobrados de ciclos anteriores, así mismo cumplir con las condiciones de atención, horario, fácil acceso, seguridad requeridas

en cada zona para garantizar la efectiva y oportuna entrega de los incentivos a los titulares del programa. Los establecimientos de comercio deben garantizar el trato digno a los participantes y no realizar cobros indebidos o compras forzadas con cargo al incentivo. En caso de recibir tres o más quejas por la indebida atención o el condicionamiento de compras o adquisición de servicios del corresponsal, el CONTRATISTA debe garantizar la adopción de medidas que aseguren la calidad del servicio.

La entrega de los incentivos se efectuará a través de las siguientes modalidades:

1.2.1. Entrega de incentivos por giro

Esta modalidad consiste en entregas directas de efectivo al titular autorizado por PROSPERIDAD SOCIAL. No se permite cobros por terceros.

Para la entrega de del incentivo por modalidad de giro, los participantes deben suministrar el documento de identificación original, el CONTRATISTA deberá disponer de los medios de validación que estime conveniente para garantizar la identificación del participante y entrega de del incentivo.

El CONTRATISTA deberá garantizar la entrega de un soporte de la transacción adelantada a todos los Beneficiarios. Si la transacción se realizó mediante corresponsal, el CONTRATISTA debe garantizar que el soporte incluya al menos: (i) fecha; (ii) hora; (iii) tipo; (iv) monto de la transacción; (v) nombre del corresponsal; (vi) y la identificación del corresponsal bancario (Numero de rut); vii) Número de documento de identidad, firma y huella del beneficiario.

El CONTRATISTA deberá dejar en su custodia una copia del recibo de del incentivo debidamente firmado y con la huella del beneficiario, la cual será el soporte ante cualquier reclamación. De no ser posible para el CONTRATISTA obtener la firma de los beneficiarios, implementará el mecanismo de toma de foto de ésta al momento del cobro.

Los participantes no deben ser objeto de traslado masivo para el retiro de del incentivo a un

municipio vecino al de su residencia, a menos que sea imposible llevar a cabo la entrega de recursos por ocurrencia de situaciones demostrables de fuerza mayor (inundación, terremoto, asonada) o problemas de orden público, casos en los cuales deberá presentar previamente a la programación de la estrategia de entregas la certificación de la autoridad oficial competente en la cual se informe sobre la imposibilidad por dicha circunstancia.

Las entregas de incentivos por esta modalidad deberán realizarse en el municipio en el cual esté inscrita la familia del programa Familias en Acción, se encuentra expresamente prohibido realizar traslados masivos de participantes para el retiro de su incentivo fuera de la cabecera municipal en la cual esté inscrito.

Los canales que utilice el CONTRATISTA para realizar la dispersión y entrega de incentivos deberán operar en línea facilitando el retiro en cualquier ciudad del país.


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1.3. JORNADAS DE ENTREGA DE INCENTIVOS EN JORNADAS MASIVAS.

Previo acuerdo entre PROSPERIDAD SOCIAL y el CONTRATISTA se convocará a jornadas masivas para que la mayor cantidad de participantes pueda recibir del incentivo. Esta opción será utilizada en aquellos municipios que defina el CONTRATISTA previa

coordinación con PROSPERIDAD SOCIAL.

Con ocasión de la situación acaecida en virtud de la pandemia que generó el COVID-19, debe propender por utilizar mecanismos que no den cuenta de aglomeraciones o exposición a los beneficiarios a eventuales contagios y demás situaciones que pongan en peligro su integridad y por ende su vida.

La consecución del sitio de entrega de incentivos estará a cargo del CONTRATISTA y será informada a PROSPERIDAD SOCIAL por lo menos siete (7) días antes del inicio de la entrega de del incentivo y deberá contar con todos los permisos, logística, seguridad y condiciones establecidas por las autoridades que regulan la materia para el desarrollo de este tipo de actividades.

La estrategia de entregas masivas del incentivo deberá permitir entregar, agilizar y optimizar el proceso, evacuando la mayor cantidad de participantes evitando congestión, reducción de los tiempos de espera en las filas, situaciones de riesgo para los participantes de los programas, atendiendo a todos los beneficiarios asistentes que se presenten dentro de horario establecido. Por lo cual el CONTRATISTA deberá garantizar que el alistamiento de la logística y el efectivo para la entrega de los incentivos se encuentre instalada en el municipio un (1) día antes del inicio de la jornada masiva.

PROSPERIDAD SOCIAL apoyará la convocatoria y difusión de la información de las jornadas de entrega de los incentivos, de acuerdo con la estrategia definida por el CONTRATISTA y socializada en el Comité Operativo definido por PROSPERIDAD SOCIAL. A su vez el CONTRATISTA notificará a los participantes informando el lugar de entrega de los incentivos

a través del envío de un mensaje de texto, Pagina WEB y los demás canales de difusión que garanticen la asistencia.

Así mismo, deberá garantizar durante el ciclo de pagos en cada municipio, la atención

permanente y continua, mínimo de 8 horas diarias por 20 días y por lo menos un (1) canal

por cada modalidad de entrega, que cuenten con el efectivo requerido para entregar los

incentivos cuando los beneficiarios del programa así lo soliciten.

1.4. ESTRUCTURA BASE DE DATOS

El protocolo para el intercambio de información define la estructura para la entrega de las bases de datos entre PROSPERIDAD SOCIAL y el CONTRATISTA.

Una vez el CONTRATISTA recibe la base de datos, se deben realizar las validaciones de los siguientes campos:

• Estructura del archivo de acuerdo con el protocolo de intercambio de información.

• Contenido de información en los campos marcados como obligatorios

• Tipo de dato de acuerdo con el campo


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• Documentos de identidad o códigos de beneficiario repetidos

En caso de encontrar inconsistencias en el momento de las validaciones, el CONTRATISTA devolverá el mismo día de recibo la base de datos a PROSPERIDAD SOCIAL, a través de los mecanismos establecidos para intercambio seguro de información.

1.5. SEGURIDAD EN LAS TRANSACCIONES

El CONTRATISTA mantendrá estándares de seguridad y manejo de la información en las transacciones que realicen los beneficiarios:

• Identificación plena del Beneficiario • Validación Biométrica

1.6. PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS DE SERVICIO A LOS PARTICIPANTES DEL PROGRAMA

Las atenciones de las quejas y reclamos presentadas por los participantes del programa deberán ser recibidas a través de los canales de atención al cliente del CONTRATISTA con los mecanismos que permitan obtener un número de radicado de su solicitud y el tiempo estimado de respuesta a la misma. Las quejas y reclamos presentadas por los participantes a PROSPERIDAD SOCIAL relacionadas a la operación de entrega de incentivos deben ser remitidas al CONTRATISTA por los medios que generen mayor celeridad en el proceso de respuesta al peticionario, quejoso, reclamante o denunciante, respuesta que deberá enviar copia a PROSPERIDAD SOCIAL para control y seguimiento.

Los participantes del programa deberán ser sujetos de un proceso de autenticación de su identidad en el momento de presentar la queja, reclamación o solicitud de servicio a través de las líneas de atención al ciudadano. Esto para garantizar que la solicitud a gestionar sea resuelta en debida forma al participante que corresponda.

1.6.1. Mesa de servicio

El CONTRATISTA dispondrá de una Mesa de Servicio con atención 7/24 horas con la suficiente capacidad para atender los promedios de requerimientos diarios, que actualmente maneja PROSPERIDAD SOCIAL sobre entrega de incentivos, para que los participantes puedan

solicitar información general del servicio, orientación sobre el uso, operación del producto para el retiro de del incentivo, lugares y puntos de retiro de del incentivo, radicación de solicitudes y reclamos a través de los medios disponibles por el CONTRATISTA, entre ellos:

• Número telefónico, al cual se puede comunicar de forma gratuita y donde un agente

especializado le brindará la información requerida.

• Mensaje de texto al código que determine, por medio del cual podrá conocer información

del producto por medio de mensajes de texto, de forma gratuita y además, resolver las

inquietudes que tiene sobre el mismo.

• Página web, en la cual se encuentre toda la información relacionada con el producto, las

características, videos y tutoriales ilustrativos que le permiten estar en constante

capacitación con respecto al uso del producto.


Código:



• Atención preferencial para las personas con discapacidad auditiva a través del centro de

relevo en alianza con el Ministerio de Tecnología de la información y comunicaciones de

Colombia para la atención de las solicitudes de los clientes, así como para la población

indígena y de zona rural dispersa.

• De igual manera se deberá establecer un protocolo de atención en las oficinas del

CONTRATISTA para facilitar el proceso de entrega de incentivos para toda la población,

aun cuando tenga algún tipo de incapacidad física o sean comunidades indígenas.

• En periodos de entrega de incentivos deberá presentar y activar el plan de contingencia

para sustentar el volumen de llamadas que se generan durante el periodo.

1.6.2. Novedades

El CONTRATISTA deberá cumplir con los términos de ley respecto a los temas relacionados

con las novedades que apliquen con la información actualizada de los Beneficiarios en aras de garantizar la seguridad en las transacciones que estos adelanten.

1.7. ENTREGA DE INCENTIVOS

1.7.1. Planeación de entrega del incentivo

PROSPERIDAD SOCIAL dará a conocer al CONTRATISTA un cronograma proyectado de las

fechas programadas de entrega de incentivos de acuerdo con el Ciclo Operativo del Programa

Familias en Acción.

1.7.2. Periodo de entrega del incentivo presentado por PROSPERIDAD SOCIAL

PROSPERIDAD SOCIAL entregará al CONTRATISTA el resumen de la liquidación DEFINITIVA de la cantidad de participantes del programa por municipio y el valor a pagar, a través de correo electrónico, para que el CONTRATISTA inicie el alistamiento para la dispersión.

1.7.3. Liquidación con el detalle de los archivos de entrega del incentivo

PROSPERIDAD SOCIAL cargará en mecanismo de intercambio seguro de información que se defina, antes del día inicial del ciclo de entrega de del incentivo, la base de datos para ejecutar el cronograma. Se notificará al CONTRATISTA a través de correo electrónico el mismo día del envío.

PROSPERIDAD SOCIAL deberá cargar en el mecanismo de intercambio seguro de información la base de datos de liquidación de los participantes totalmente depurada conforme con la estructura definida, así:

• Garantizar la consistencia de cuatro campos: número de documento de identidad,

código de beneficiario y, valor del incentivo a entregar.

• No debe contener números de identificación repetidos.

• No debe contener códigos de beneficiarios repetidos ni temporales.

• Registros sin caracteres especiales (ñ Ñ | *).

Una vez recibida la base de datos de liquidación, el CONTRATISTA revisará la estructura previamente señalada y realizará las validaciones necesarias para verificar la calidad de la


Código:



información y notificará a PROSPERIDAD SOCIAL estos resultados máximo un (1) día hábil

después de realizarse el cargue y de haber notificado por correo electrónico.

En caso de no presentarse inconsistencias el CONTRATISTA informará la conformidad de recibido y PROSPERIDAD SOCIAL notificará mediante oficio de AUTORIZACIÓN DEBITO, la cual debe ser reclamada por el CONTRATISTA en la Subdirección Financiera de PROSPERIDAD SOCIAL para iniciar el proceso de dispersión de recursos a los participantes del programa,

según la fecha definida para el inicio de la entrega de del incentivo.

Nota: Los totales de las bases de datos deben coincidir con los totales relacionados en la carta débito en cantidad y valor.

Adicionalmente, el CONTRATISTA debe realizar la verificación de los beneficiarios en las listas

restrictivas de SARLAFT y reportar a PROSPERIDAD SOCIAL los beneficiarios encontrados en dichas listas al día siguiente hábil a partir de la recepción de la base de datos. Los beneficiarios reportados en bases tales como OFAC Office of Foreign Assets, ONU, FINCEN o que se encuentren fallecidos en las bases del CONTRATISTA, no se pagarán.

Los campos de la base de datos de liquidación entregada por PROSPERIDAD SOCIAL deben estar de acuerdo con los protocolos de intercambio de información previamente autorizados. (Archivo: Base de datos con beneficiarios para entrega DE INCENTIVO).

Una vez validada la base de datos, esta no puede tener modificaciones, puesto que con dicha base se realizará el proceso de entrega de del incentivo.

Nota: Serán entregados a través del contrato que se suscriba con CONTRATISTA para la entrega de los incentivos que con ocasión de fallos judiciales se obligue a PROSPERIDAD SOCIAL cancelar.

1.8. ENTREGA DE RECURSOS CON CARTA DE AUTORIZACION DEL DEBITO DE

LOS RECURSOS

Los recursos del incentivo para cada ciclo deben ser entregados al CONTRATISTA en la cuenta autorizada, mínimo el día anterior del inicio del ciclo de pagos antes de las 3:00 p.m. junto con la carta de autorización de débito en físico firmada por las personas autorizadas por la Subdirección Financiera de PROSPERIDAD SOCIAL. Si los recursos son depositados en la cuenta después de las 3:00 pm el débito se realizará el siguiente día hábil.

El CONTRATISTA realizará la dispersión y entrega de los recursos, únicamente cuando tenga en su poder la carta de autorización débito firmada por PROSPERIDAD SOCIAL, teniendo presente que el débito corresponda al valor total de cada carta de autorización y al archivo relacionado en dicha carta.

PROSPERIDAD SOCIAL notificará al CONTRATISTA la recolección de la carta débito, mediante correo electrónico.

Nota: En caso de no coincidir la información registrada en el oficio con el nombre del archivo, el total de los registros de la base de datos, el ciclo de pago y el valor total del débito, o si la cuenta no tiene los recursos disponibles, la base de datos se devolverá especificando la inconsistencia, para su respectivo ajuste y nueva entrega. En este caso no cuentan los tiempos para dispersión o entrega de del incentivo.


Código:



1.9. EJECUCION DEL CRONOGRAMA

Una vez dispuestos los recursos en la cuenta bancaria del CONTRATISTA, este debe proceder al desarrollo del cronograma previamente acordado en el comité operativo.

1.9.1. Devolución de los recursos de entrega de incentivos por giro

Al finalizar el periodo de entrega de del incentivo, el CONTRATISTA cuenta con tres (3) días calendario para realizar el reintegro de los recursos que no hayan sido reclamados por los participantes a las cuentas autorizadas de PROSPERIDAD SOCIAL, al igual que el informe debidamente firmado que avale el respectivo proceso e informar por correo electrónico.

1.9.2. Conciliación por programa

Una vez finalizado el ciclo de entrega de del incentivo, dentro de los tres (3) días calendario siguientes el CONTRATISTA generará y entregará a PROSPERIDAD SOCIAL un reporte detallado de conciliación en el que se relaciona: (i) el total de los participantes habilitados por PROSPERIDAD SOCIAL para la entrega de del incentivo y (ii) la especificación para

cada participante si el pago fue realizado o no de acuerdo con la programación de entregas establecida. Archivo que debe contener la siguiente estructura en Excel:

CODIGO

FAMILIA

VALOR

PAGADO

IDENTIFICACION CUENTA

ENVIADA

CUENTA

ABONADA

PAGADO

SI/NO

FECHA

PAGO

CÓDIGO

BANCO

NOMBRES APELLIDOS CÓDIGO DANE

MUNICIPIO

NO. ORDEN

DE COMPRA

Una vez reciba la conciliación, PROSPERIDAD SOCIAL cuenta con tres (3) días hábiles para su revisión frente a la liquidación, si se encuentran diferencias se hará devolución, exponiendo los motivos para el respectivo ajuste por parte del CONTRATISTA. 2. ANEXOS

2.1. CONFORMACION DE ARCHIVOS

A continuación, se presenta un cuadro que representa la conformación de los archivos tanto de envío por parte de PROSPERIDAD SOCIAL, como de envío por parte del CONTRATISTA en respuesta al archivo enviado.

1. INFORMACIÓN ENVIADA POR PROSPERIDAD

SOCIAL

2. INFORMACIÓN

A COMPLETAR

POR EL

CONTRATISTA

3. INFORMACIÓN

A RECIBIR

PROSPERIDAD

SOCIAL

4. OBSERVACIÓN

CODMUNICIPIO X Código DANE de 5 dígitos

(Departamento +

municipio por ejemplo

08001 para Barranquilla)

DEPARTAMENTO X Nombre del

Departamento.

MUNICIPIO X Nombre del Municipio.

CODBENEFICIARIO X Número generado por

PROSPERIDAD SOCIAL


Código:



PRIMERNOMBRE X Primer nombre de la

persona.

SEGUNDONOMBRE X Segundo nombre de la

persona

PRIMERAPELLIDO X Primer apellido de la

persona

SEGUNDOAPELLIDO X Segundo apellido de la

persona

TIPODOCUMENTO

DOCUMENTO X

1: Cédula de Ciudadanía

2: Tarjeta de Identidad

3: Cédula de Extranjería

NUMERODOCUMENTO X Numero de documento

TELEFONO X Número de teléfono fijo

CELULAR X Número de Teléfono

celular

DIRECCION X Dirección de residencia

CORREOELECTRONICO X Correo electrónico

FECHANACIMIENTO X Fecha de Nacimiento

FECHAEXPEDICION X Fecha de expedición del

documento de Identidad

SEXO X Sexo

2.2. DATOS BASICOS PARA EL DETALLE DE CONCILIACION, INCENTIVOS PAGADAS Y DEVOLUCION DE RECURSOS

NOMBRE

COLUMNA

DESCRIPCIÓN TIPO DE DATO

CODIGO DE

MUNICPIO

CODIGO DEL MUNICPIO ENVIADO POR

PROSPERIDAD SOCIAL EN LA LIQUIDACION

NUMERICO

MUNICPIO NOMBRE DEL MUNICPIO ENVIADO POR


TEXTO

DEPARTAMENTO NOMBRE DEL DEPARTAMENTO ENVIADO POR


TEXTO

NOMBRE

COLUMNA

DESCRIPCIÓN TIPO DE DATO

CODIGO DE

BENEFICIARIO

CODIGO DE BENEFICIARIO REPORTADO EN

EL ARCHIVO DE ENTIDAD AUTORIZADAS

NUMERICO (NUMERO

ENTERO POSITIVO)


Código:



VALOR VALOR DE DEL INCENTIVOREPORTADO EN EL

ARCHIVO DE ENTIDAD AUTORIZADAS

NUMERICO (NUMERO

ENTERO POSITIVO)

NÚMERO DE

DOCUMENTO

NÚMERO DE DOCUMENTO REPORTADO EN EL

ARCHIVO DE ENTIDAD AUTORIZADAS

TEXTO

COBRADO INDICA SI EL DESEMBOLSO FUE EFECTIVO

(SI o NO)

TEXTO (2)

FECHA COBRO

FECHA EN LA CUAL SE REALIZÓ EL

DESEMBOLSO

A LA FAMILIA. SI LA COLUMNA DE COBRADO

ES IGUAL A 'SI' DEBE REGISTRAR FECHA DE

COBRO SI NO DEBE VENIR VACIA

FECHA

(dd/mm/aaaa)

CODIGO DEL

ENTIDAD

AUTORIZADA

CODIGO QUE TIENE ASIGNADO EL ENTIDAD

AUTORIZADA

NUMERICO (NUMERO

ENTERO POSITIVO)

PRIMER NOMBRE PRIMER NOMBRE DE LA PERSONA A LA CUAL

SE LE REALIZÓ EL DESEMBOLSO

TEXTO

PRIMER

APELLIDO

PRIMER APELLIDO DE LA PERSONA A LA CUAL

SE LE REALIZÓ EL DESEMBOLDO

TEXTO

NOMBRE BASE DE

LIQUIDACIÓN

NOMBRE DEL ARCHIVO DENTRO DEL CUAL

FUE ENTREGADO EL BENEFICIARIO PARA

PAGO

TEXTO Y/O NÚMERO

PROSPERIDAD SOCIAL entregará dos archivos por cada grupo que conforme para que el

CONTRATISTA realice el procesamiento de la información para el inicio del ciclo de entrega de incentivos.

2.3. CONSIDERACIONES PARA EL PROCESO DE INTERCAMBIO DE

ARCHIVOS

A continuación, se presentan las reglas que se deberán tener en cuenta para la generación de los archivos que se utilizarán para cargar la base de datos en PROSPERIDAD SOCIAL.

• PROSPERIDAD SOCIAL y la Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas

recibe información de archivos en formato EXCEL (valores separados por punto y

coma o pipe). Esto implica verificar la calidad de los datos antes de definir en el

archivo los delimitadores de variables.

• El encabezado (primera fila) debe contener el nombre de cada una de las variables.

• La información, asociada a una fecha de corte, deberá ser enviada por el encargado

de la ejecución del contrato, al SUPERVISOR en PROSPERIDAD SOCIAL. Se debe

realizar la entrega de la información a través del portal de trasmisión segura de

información, con su respectiva notificación a PROSPERIDAD SOCIAL a través de

correo electrónico.

• Todas las variables referidas como información a recibir deben venir en el archivo

para cada uno de los registros y respetar las reglas mínimas de conformidad con la

naturaleza del dato.

• El CONTRATISTA reportará las novedades por cambio de número de cuenta en un

archivo EXCEL o modalidad de pago, con la entrega de la conciliación.


Código:



c. Obligaciones de las partes

i. Obligaciones Generales del contratista:

1. Suministrar la programación de entrega de incentivos Monetarias a

PROSPERIDAD SOCIAL, antes de iniciar el ciclo de entrega de los incentivos.

(Cualquier cambio en la programación deberá ser autorizado previamente por las

Coordinaciones de cada programa).

2. Ajustar y proponer nueva programación de entrega de del incentivo Monetaria,

cuando los resultados no sean los esperados por las partes.

3. Informar a PROSPERIDAD SOCIAL los nombres de los funcionarios destinados

para apoyar las jornadas de entrega de incentivos.

4. Entregar a PROSPERIDAD SOCIAL la base de datos con los resultados de cada

jornada de entrega de del incentivo, manteniendo la misma estructura de variables

que entrega PROSPERIDAD SOCIAL al CONTRATISTA.

5. Informar las características, beneficios, seguridad y usos de los productos

ofrecidos, para que PROSPERIDAD SOCIAL difunda la información entre sus

profesionales regionales.

6. Capacitar, cada vez que se requiera previo acuerdo de las partes, al Centro de

Contacto de Atención Ciudadano (CAT) de PROSPERIDAD SOCIAL en los temas

relacionados con la ejecución del contrato.

7. Informar a la Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas las novedades

e inconvenientes presentados durante el proceso de entrega de incentivos, con el

fin de subsanar las posibles fallas de común acuerdo entre las partes.

8. En dado caso que se presente una situación relacionada con alteración del orden

público, debe presentar una certificación de lo acaecido, firmada por el

Comandante de la Brigada para el caso del Ejercito Nacional o de la Región de

Policía para la Policía Nacional.

9. Dar respuesta a las novedades conforme a la reglamentación vigente sobre

peticiones.

10. Dejar en su custodia una copia del recibo de la trasferencia debidamente firmado

y con la huella del beneficiario, la cual será el soporte ante cualquier reclamación.

De no ser posible para el CONTRATISTA obtener la firma del participante,

implementará el mecanismo de toma de foto de quien cobra como evidencia en

caso de algún cobro no realizado por la titular.

11. Retirar y remplazar dentro de los dos (2) días siguientes los canales que presenten

incumplimiento en las condiciones establecidas en la Programación y el proceso

de pago de manera que se reestablezca el servicio.


Código:



12. Remitir oportunamente los informes y reportes que la Dirección de transferencias

Monetarias Condicionadas le solicite en cumplimiento del presente anexo técnico,

instrumento de agregación de la demanda y/u órdenes de compra o contrato con

detalle por municipio y departamento.

13. Excluir definitivamente de la programación de fechas y puntos, aquellos

corresponsales o aliados que durante alguno de los ciclos de entrega de incentivos,

haya incurrido en malas prácticas, como cobros no autorizados, maltrato a los

titulares de los programas, exigir a los titulares requisitos no contemplados por

los programas para la entrega de los incentivos, funcionamiento irregular,

incumplimiento de horarios de atención, no contar con la infraestructura adecuada

para su operación y registro de cobro de incentivos no entregados.

14. Asumir directamente las actividades requeridas para garantizar la custodia y

cuidado de los recursos girados cada ciclo por PROSPERIDAD SOCIAL para la

entrega de los incentivos liquidados por el programa, sin que ello implique

disponibilidad o responsabilidad en esta materia por parte de las alcaldías lo que

no será excusa para no realizar la entrega de incentivos.

ii. Obligaciones específicas del contratista:

A. En cuanto a la atención al Beneficiario del Programa Familias en Acción.

1. Garantizar la plena identidad del beneficiario en el momento de la entrega del incentivo.

2. Disponer de un gestor en los municipios donde se hace la entrega efectiva de los giros que orientaran al participante para el retiro del efectivo.

3. Entregar el recurso a los participantes con herramientas de seguridad e identificación cierta de éstos, con por lo menos un (01) mecanismo de medición biométrica.

4. Diseñar un dispositivo de capacitación a las personas que el operador disponga para la entrega de los giros para que brinde la orientación necesaria al beneficiario que hace el retiro.

5. Diseñar actividades de orientación a los participantes con la forma en la que se entregará el incentivo del Programa Familias en Acción, que sirva como material de apoyo al proceso, a través de los siguientes medios:

• Presencial

• Mensajes de texto • Correo electrónico • Página Web. • Redes sociales o volantes.

6. Garantizar durante el ciclo de pagos, la atención permanente y continua en

cada municipio, incluidos los fines de semana mínimo de 8 horas diarias por 20 días de acuerdo a la cantidad de participantes. Atender las solicitudes de servicio y quejas presentadas por cada beneficiario de acuerdo con las disposiciones legales antitrámites.

7. Es necesario disponer de la infraestructura física, de recursos, de personal entre otros que permita atender el giro ordinario de su operación y el volumen que demandará la dispersión y operación del programa.


Código:



8. Disponer de los medios necesarios para atender a la población beneficiaria en

condiciones de discapacidad, mujeres embarazadas, adultos mayores, comunidades y étnicas en el marco del enfoque diferencial.

9. Garantizar la entrega de un soporte de la transacción adelantada a cada beneficiario. que incluya al menos: (i) fecha; (ii) hora; (iii) tipo; (iv) monto de la transacción; (v) nombre del corresponsal; (vi) y la identificación del corresponsal bancario (Numero de rut); vii) Número de documento de

identidad, firma y huella del beneficiario. Dejar en su custodia una copia del recibo del incentivo debidamente firmado y con la huella del beneficiario, la cual será el soporte ante cualquier reclamación.

10. Realizar la dispersión y entrega de incentivos en línea, facilitando el retiro en cualquier ciudad del país independientemente de la ciudad de origen del beneficiario.

11. Informar a PROSPERIDAD SOCIAL el equipo de personas destinado por municipio para realizar las jornadas de pagos los nombres de los datos de contacto destinados para apoyar las jornadas de entrega de Incentivos.

12. En caso de un comportamiento irregular por parte del corresponsal que se presente en algunos de los puntos proceder a retirar y remplazar el punto de pago dentro al día siguiente, de manera que se reestablezca el servicio

B. En cuanto a la Resolución de Inquietudes.

1. Entregar diariamente a PROSPERIDAD SOCIAL la base de datos con los resultados de cada jornada de entrega del Incentivo, manteniendo la misma estructura de variables que entregara PROSPERIDAD SOCIAL al operador, incluyendo las novedades que se presenten.

2. Dar respuesta a las novedades conforme a la reglamentación vigente sobre peticiones de acuerdo con la normatividad vigente.

3. Disponer de un mecanismo de atención 7días / 24 horas para la atención a participantes en información general del servicio, orientación sobre el retiro del incentivo, lugares y puntos de retiro, radicación de solicitudes y reclamos a través de los medios disponibles por el CONTRATISTA.

4. Realizar la verificación de los beneficiarios en las listas restrictivas de

SARLAFT y reportar a PROSPERIDAD SOCIAL los beneficiarios encontrados

en dichas listas al día siguiente hábil a partir de la recepción de la base de

datos. Los beneficiarios reportados en bases tales como OFAC Office of

Foreign Assets, ONU, FINCEN o que se encuentren fallecidos en las bases del

CONTRATISTA, no se pagarán

C. En cuanto al manejo de Recursos

1. Garantizar la disponibilidad del efectivo durante el ciclo de pago con

denominaciones acorde al monto liquidado del incentivo Depositar y/o

entregar del incentivo los participantes en términos de calidad, oportunidad y

seguridad dentro de los veinte (20) días establecidos por los Programas.

2. Realizar el reintegro de los recursos que no hayan sido reclamados por los

participantes a las cuentas autorizadas de PROSPERIDAD SOCIAL, al igual que el informe debidamente firmado que avale el respectivo proceso e informar por correo electrónico dentro de los tres (3) días siguientes al término del ciclo de entrega en el siguiente esquema: (i) el total de los


Código:



participantes habilitados por PROSPERIDAD SOCIAL para la entrega del

INCENTIVO y (ii) la especificación para cada participante si el pago fue realizado o no de acuerdo con la programación de entregas establecida. Archivo que debe contener la siguiente estructura en Excel:

• CÓDIGO DE FAMILIA • VALOR PAGADO

• IDENTIFICACIÓN • IDENTIFICACIÓN/CUENTA ABONADA • PAGO SI/NO • FECHA DE PAGO • NOMBRES • APELLIDOS

• CÓDIGO DANE MUNICIPIO • NO. CONTRATO

D. En cuanto a los reportes

1. Remitir la programación de entrega de incentivos a PROSPERIDAD SOCIAL antes del inicio del pago efectivo para la respectiva revisión y retroalimentación por parte de la entidad.

2. Remitir los informes y reportes que PROSPERIDAD SOCIAL en el momento que lo solicite, además de entregar diariamente durante el ciclo de pagos un resumen por municipio del comportamiento de las entregas del INCENTIVO y cada inicio de semana debe entregar el consolidado detallado en el que se identifiquen los beneficiarios que ya cobraron y los faltantes.

3. Entregar un informe de las consultas realizadas en el ciclo el cual debe ser enviado a PROSPERIDAD SOCIAL dentro de los diez (10) días hábiles después del cierre del ciclo a través del mecanismo de transmisiones seguras que contenga:

• Tipificación de manera consolidada de acuerdo con el motivo de

la consulta. • Comportamiento reclamaciones y solicitudes de servicio. • Informe financiero entre los diez (10) días hábiles siguientes al

cierre del ciclo de entrega de INCENTIVOS, evidenciando la

ejecución presupuestal, Departamento y Municipio donde se

haya realizado entrega de incentivo.

E. Las demás requeridas por PROSPERIDAD SOCIAL.

d. Obligaciones de PROSPERIDAD SOCIAL:

1. Mantener la base de datos de los participantes del programa actualizada, enviando

la información mediante el mecanismo de seguridad definido para el intercambio

de información entre PROSPERIDAD SOCIAL y el CONTRATISTA.

2. Solucionar las inconsistencias presentadas en las bases de datos reportadas por

el CONTRATISTA.

3. Cooperar con el CONTRATISTA en la difusión de la información hacia los

participantes, profesionales regionales y demás actores locales.


Código:



4. Mantener informados a los participantes sobre la forma de entrega de los

incentivos.

5. Disponer de mecanismos de seguridad de la información que garanticen la

confidencialidad y custodia de las bases de datos de los participantes, según los

protocolos de seguridad de PROSPERIDAD SOCIAL.

6. Entregar la liquidación de los incentivos a pagar a través de los mecanismos de

intercambio seguro definido entre las partes y con la estructura previamente

acordada.

e. Comité de seguimiento

Las partes acuerdan conformar el Comité de Seguimiento del programa, en el cual el CONTRATISTA presentará las diferentes estrategias y tipo de enrolamiento, las propuestas

de las estrategias para la entrega de los incentivos en cada ciclo, como también será un espacio para realizar seguimiento al contrato, solucionar las diferencias que se presenten durante la operación, buscar oportunidades de mejora, entre otros aspectos relacionadas con la operación.

Este comité se reunirá ordinariamente dentro de los diez (10) días calendario al finalizar cada

ciclo de entrega y será convocado por PROSPERIDAD SOCIAL mediante correo electrónico con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación y de manera extraordinaria en cualquier momento y de mutuo acuerdo, cuando las circunstancias así lo requieran.

Los integrantes serán como mínimo dos (2) funcionarios principales del CONTRATISTA y dos (2) suplentes, así como dos (2) funcionarios principales de PROSPERIDAD SOCIAL en su

calidad de Coordinadores de Programa y/o Supervisores del contrato, de la Dirección de incentivos Monetarias, dos (2) suplentes y el personal de apoyo a la supervisión del contrato de cada programa, las decisiones deberán ser unánimes y se dejará constancia en actas.

f. Identificación del contrato a celebrar: Contrato de Prestación de Servicios.

Codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos

y servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) V.14.080

El servicio a contratar se encuentra clasificado como3:

GRUPO F Servicios

SEGMENTO 80 Servicios financieros y de seguros

FAMILIA 841215 Banca e inversiones CLASE 84121600 Servicios de incentivos de fondos y canje y cambios

PRODUCTO 84121606 Servicios de procesamiento de remesas

g. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de la contratación:

Régimen Jurídico aplicable:

3 ttp://www.colombiacompra.gov.cho/es/Clasificacion

http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion


Código:



El presente contrato se encuentra dentro de la modalidad de contratación directa de acuerdo con lo prescrito en el literal a) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.2. del Decreto 1082 de 2015. El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y se rige por las normas del artículo 8 de la Ley 487 de 1998, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la

Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1082 de 2015, la Circular Conjunta 014 de 2011, las demás normas que la complementen modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato. Para fines presupuestales, se verificó que la necesidad objeto de este contrato, se encuentra incluida en el Plan de Compras de la Entidad para la vigencia 2020 y está debidamente

garantizada su fuente de financiación. Modalidad de Selección: La modalidad de selección corresponde a la contratación directa, de conformidad con lo previsto en el literal a) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 que señala:

“Artículo 2. De las modalidades de selección. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas: (…) 4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos:

(…) a) Urgencia manifiesta (…)” subrayas fuera de texto

Por lo anterior debe hacerse uso de las herramientas que consagra la Ley 80 de 1993 por la cual se expide el Estatuto General de la Contratación Pública como es la urgencia manifiesta, la cual normativamente se define así:

“Artículo 42º.- De la Urgencia Manifiesta. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que

demanden actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o públicos. La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado. Parágrafo.- Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente”.

De la misma manera el artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto 1082 de 2015, dispone lo siguiente:

“Artículo 2.2.1.2.1.4.2. Declaración de urgencia manifiesta. Si la causal de contratación directa es la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la Entidad Estatal no está

obligada a elaborar estudios y documentos previos.”


Código:



h. Perfil del contratista y análisis del valor estimado del contrato:

El proceso de selección de los hogares beneficiarios se adelantaría de las bases de datos del SISBEN cuyo administrador es el Departamento Nacional de Planeación - DNP y el Proceso de dispersión del incentivo, estaría a cargo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social – PROSPERIDAD SOCIAL. Debido a esto, requiere Contratar una

empresa que esté sujeta a control y vigilancia del Estado cuyo objeto social sea el de ofrecer servicios postales, pagos y recaudo de dinero, que además cuente con la experiencia necesaria certificada, que tenga la capacidad instalada de entregar los incentivos en las mejores condiciones con los siguientes requisitos:

• Disponibilidad para la ejecución en.

o Departamentos. o Municipios. o Corregimientos o Resguardos Indígenas.

• Manejo de Base de Datos. o En los términos de la Ley 1581 de 2012.

• Jornadas de entrega de incentivos

o Atendiendo los lineamientos del Programa y el gobierno nacional en virtud de la Emergencia sanitaria que produjo el COVID -19. ▪ Jornadas de entrega masiva ▪ Jornadas de entrega en APPS´S y demás.

• Seguridad en las Transacciones. o Tiene que ver con la entrega del dinero, eliminando criterios como

suplantación. o Controles Biometricos

• Productos que sean negociables en todo el territorio nacional. Al revisar las propuestas, se puede evidenciar que la Empresa Matrix Giros y Servicios S.A. – SU RED en adelante SU RED es una empresa regulada y habilitada por MinTic para prestar

el servicio postal de pago. Así mismo, cuenta con el Sistema de Administración del Riesgo de lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT). Aunado a lo mencionado, SU RED S.A., ha sido certificada en la norma SGC - ISO 9001.

En cuanto al Servicio presentado a PROSPERIDAD SOCIAL, la Empresa SU RED manifiesta tener atención en más de 20.000 puntos en 23 Departamentos y los 9 restantes a través de Red aliada con plataformas tecnológicas propias para garantizar la operación en todo el territorio nacional en horarios de lunes a sábado de 7:00 AM a 9:00 PM y Domingos y Festivos de 8:00 AM a 9:00 PM, manifestando las mejores calidades de atención y calificación de su personal para el manejo de la población participante del Programa Familias en Acción.

En cuanto a soporte tecnológico, SU RED cuenta con la APP Super Giros Móvil con la cual dice cumplir con los servicios ofrecidos por esta, del mismo modo cuenta con enrolamiento por biometría, solicitado como uno de los mecanismos de seguridad solicitados por PROSPERIDAD SOCIAL para los participantes del Programa Familias en Acción, además cuenta con entrega del soporte de la transacción y atención a PQR´s de acuerdo con los

lineamientos propuestos por la Entidad.


Código:



Por tanto, la empresa SU RED S.A. cumple a cabalidad con lo especificado por la Entidad.

i. Análisis del sector: Para el análisis del Sector el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD

SOCIAL adelantó Análisis del Sector para tal efecto, presentaron propuesta las empresas EFECTIVO LTDA – EFECTY; MATRIX Y SERVICIOS SAS – SU RED; y Red Empresarial de Servicios S.A. – SUPER GIROS en adelante EFECTY, SU RED y SUPER GIROS respectivamente, con el fin de suplir la necesidad imperiosa de la Entidad de proveer el pago en dinero de los incentivos para los participantes del Programa Familias en Acción en los Departamentos de Arauca, Boyacá, Cundinamarca ( sin incluir Bogotá), Norte de Santander

y Santander, con sus respectivas Capitales, Municipios corregimientos y Resguardos Indígenas, para la vigencia 2020 con el fin de atender los pagos ordinarios y extraordinarios que el Programa requiera con ocasión de la Emergencia sanitaria sucedida por la pandemia del COVID - 19. Para tal efecto, la entidad requirió cada uno de los ítems mencionados en el presente Estudio evidenciando lo siguiente:

SUPER GIROS:

ITEM SUPERGIROS

TARIFA $ 3.500

PUNTOS DE ATENCION SUPERGIROS cuenta con más de 20.000 puntos de atención a nivel nacional

CARACTERISTICAS DEL SERVICIO

1. Reportes diarios y/o en línea para conciliación 2. Disponibilidad de efectivo en los puntos de atención 3. Facturación de servicio mensual 4. Horario de atención de lunes a sábado de 7:00 am a

9:00 pm y domingos y festivos de 8:00 am a 9:00 pm 5. SUPERGIROS pone a su disposición sus medios

virtuales para la prestación del servicio de pago a

través de su página web y su aplicación (APP) para equipos móviles.

SOPORTES DE LOS PAGOS REALIZADOS

El sistema permite impresión del recibo como soporte de la transacción para el beneficiario de la transacción con los siguientes datos:

• Fecha y hora de la transacción

• Código y Nombre del punto de venta

• Numero de transacción.

• Datos del beneficiario.

• Valor de la transacción.


Código:



REPORTES DE PAGO

SuperGIROS tiene la capacidad entregar reportes diarios en línea y en tiempo real o con la frecuencia solicitado por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL con la información de los pagos realizados.

EXPERIENCIA

SUPERGIROS cuenta con experiencia en los siguientes, productos y servicios:

• Programa adulto mayor • Familias en acción • Jóvenes en acción • Unidad de Victimas

TECNOLOGIA

RED EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A -SuperGIROS- cuenta con un avanzado sistema tecnológico el cual permite validar

mediante biometría (Dactilar) la identidad del beneficiario del respectivo subsidio, para el caso de pago en punto de atención, previo enrolamiento de la persona.

CANALES DE ATENCION

RED EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A SuperGIROS pone a disposición del convenio su CONTAC-CENTER al cual se puede acceder mediante los siguientes canales de atención:

• Línea gratuita nacional: 01-8000-413-767 • Correo Electrónico: [email protected] • Chat: A través de nuestra página:

www.supergiros.com.co

CERTIFICACIONES

Certificada y recertificada en las normas ISO 27001:2013 para las actividades de monitoreo, seguimiento y gestión de la información del servicio postal de pagos e ISO 9001:2015 con el fin de garantizar la integridad de la información

SU RED:

ITEM MATRIX GIROS Y SERVICIOS SAS (SU RED)

TARIFA $ 3.500

PUNTOS DE ATENCION Atención en más de 20.000 puntos a nivel nacional.


1. Nuestros puntos de atención cuentan con uno de los mejores tiempos de prestación de servicio, ofertando nuestros productos de lunes a sábado: De 07:00 am A 6:00 pm y Domingos y Festivos: De 08:00 am A 5:00 pm (en los principales focos comerciales).

2. Se debe entregar junto con el documento de identidad y la tirilla prueba de entrega (si aplica).

mailto:[email protected]


Código:




Nuestro aplicativo permite impresión del soporte de la

transacción para el destinatario de la transacción con los siguientes datos:

Fecha y hora de la transacción Código y Nombre del punto de venta Numero de transacción (PIN).

Datos del destinatario. Ciudad de pago Valor de la transacción.

REPORTES DE PAGO

MATRIX GIROS Y SERVICIOS S.A.S.(SURED) cuenta con la capacidad de entregar reportes diarios con la frecuencia solicitado por el DEPARTAMENTO DE PROSPERIDIAD SOCIAL

con la información de los pagos realizados.

EXPERIENCIA

• Servicio de giros postales nacional • Pago de subsidios del Programa Adulto Mayor • Por medio de la corresponsalía Banco Agrario: Pago de DPS

Familias en Acción, Jóvenes en acción, Ingreso Solidario y Unidad para la reparación de víctimas (UARIV)

• Recaudos de BEPS- Colpensiones • Recaudo de la Registraduría Nacional del Estado Civil. • Recaudo de la Superintendencia de Notariado y Registro. • Recaudos y pagos de diferentes aliados comerciales del

sector privado.

TECNOLOGIA

Corresponde al procedimiento de reconocimiento de los datos biométricos o de seguridad de los usuarios destinatarios, en donde se identifican características de los datos y se comparan contra los datos almacenados. Si el usuario no ha utilizado el servicio, se procede con la captura de los datos biométricos

para el cotejo de estos al momento de autorizar la transacción. Es necesario cumplir con el proceso de autenticación o enrolamiento para acceder al pago.

CANALES DE ATENCION

MATRIX GIROS Y SERVICIOS S.A.S.(SURED) cuenta con las siguientes canales de atención:

• Numeral #596 gratis a nivel nacional • Pbx (571 7431414) • Correo Electrónico: [email protected] • Página Web: www.sured.com.co

CERTIFICACIONES -certificación en SGC - ISO 9001

EFECTY:

ITEM EFECTY

mailto:[email protected]


Código:



TARIFA $ 3.950

PUNTOS DE ATENCION Mas de 9.000 puntos de atención en el 100% de los Departamentos del país y en 1.070 municipios


1. Durante el ciclo de pagos se garantiza la atención

permanente en nuestros puntos, los domingos y festivos nuestra red está abierta en 40%.

2. El archivo se entrega al SFTP y adicionalmente se le asignan claves y usuarios en el portal para que, desde PS, puedan visualizar los pagos diarios.


Los recibos se custodian en los puntos de nuestra red por un año. Se remite las tirillas en medio magnético, las cuales están autorizadas por nuestro ente de control el MINTIC.

REPORTES DE PAGO Tenemos el portal empresarial, con el cual pueden acceder a toda esta información desde PS.

EXPERIENCIA -No registra

TECNOLOGIA Todos nuestros puntos cuentan con Biometría, que permite garantizar que el pago se realiza a los beneficiarios remitidos por PS.

CANALES DE ATENCION

La atención de nuestros canales como el call center y redes sociales, se presta de lunes a domingo de 7am a 8:00 pm,

para información general del servicio, orientación sobre el retiro del incentivo, lugares y puntos de retiro, radicación de solicitudes y reclamos, para el caso de los canales como Pagina Web o Correo electrónico el cliente puede radicar solicitudes y reclamos 7/24.

CERTIFICACIONES

Certificación de Calidad ISO 9001:2015 / Certificación de la

información ISO 27001:2013, ISO 14001:2015, OSHAS

18001:2007 e informe GRI

Por lo analizado por la entidad, se puede evidenciar que la única empresa que cumple a cabalidad es SU RED, toda vez que cada uno de los Items señalados para el proceso pre contractual, son cumplidos por esta ya que compite en tarifa de cobro con SUPER GIROS, pero esta cuenta con menor cobertura en la zona requerida por el Programa en este momento, en cuanto a la empresa EFECTY, cumple con algunos ítems pero no cuenta con la experiencia relacionada y la tarifa resulta más costosa para la Entidad, al presente documento, se adjunta el cuadro comparativo que se señala.

Es importante mencionar que el Programa Familias en Acción, debe atender los más altos estándares de seguridad en las transacciones y pagos, cobertura, instrumentos de apoyo tecnológico, experiencia y reportes. Por lo anterior y como se mencionó anteriormente, es viable adelantar el proceso contractual con la SU RED, teniendo en cuenta la cobertura, toda vez que, cumple con el 100% de lo

requerido a una tarifa que genera eficiencia del recurso para la Entidad siendo dable destacar


Código:



que la tarifa escogida sigue siendo competitiva aún con el proceso que se encuentra vigente

en COLOMBIA COMPRA EFICIENTE y que como se mencionó anteriormente; para este evento, se publicó dos veces, la primera con un oferente que generó un precio potencialmente alto para el presupuesto formulado por la entidad y en la segunda oportunidad declarado desierto; por lo que tuvo que abrirse el presente proceso contractual.

j. Criterios de selección

De acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, en la contratación directa no se utilizan factores de escogencia y calificación, por cuanto la selección de la persona (natural o jurídica) se realiza en atención a su idoneidad y/o experiencia para ejecutar el objeto contractual.

k. Análisis de Riesgo y la Forma de Mitigarlo De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el numeral 6 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1802 de 2015, se identifican los siguientes riesgos asociados al proceso de contratación. Para efectos de realizar el análisis del riesgo, se invita a consultar el Manual para la

Identificación y Cobertura del Riesgo en los proceso de contratación (versión 1), adoptado por Colombia Compra Eficiente, a través del link http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20130916manualderiesgos.pdf. El PROSPERIDAD SOCIAL, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos

que se relacionan en la siguiente tabla:

No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o DESCRIPCIÓN

(Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia del evento

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

Cal

ific

ació

n

To

tal

Pri

ori

dad

1

Gen

eral

Inte

rno

Pla

neac

ión

Ope

raci

onal

Se presenta cuando la definición de la necesidad y el objeto establecido en el estudio previo, no se ajusta a la modalidad de selección aplicable.

Retrasos en la revisión y ajuste del estudio previo por parte del abogado a cargo del tema y del ordenador del gasto. P

roba

ble

Men

or

Alto

Alta

2

Gen

eral

Ext

erno

Con

trat

ació

n

Ope

raci

onal

Se presenta cuando el CONTRATISTA seleccionado no firma el contrato en el plazo establecido y/o se retrasa en la constitución y presentación de las garantías que amparan el cumplimiento del contrato.

Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y afectación en el logro de los objetivos y satisfacción de la necesidad propuesta. Im

prob

able

Men

or

Baj

o

Baj

a

3

Gen

eral

Ext

erno

Eje

cuci

ón

Ope

raci

onal

Ocurre cuando se presentan retrasos o incumplimientos en la entrega de los informes y/o productos a cargo del CONTRATISTA, con ocasión de la ejecución del contrato.

Afectación de la ejecución del contrato, satisfacción de la necesidad y posible incumplimiento de las obligaciones y actividades pactadas en el contrato.

Pos

ible

May

or

Alto

Alta

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20130916manualderiesgos.pdf

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20130916manualderiesgos.pdf


Código:



No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o DESCRIPCIÓN

(Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia del evento

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

Cal

ific

ació

n

To

tal

Pri

ori

dad

4

Gen

eral

Inte

rno

Con

trat

ació

n

Fin

anci

ero Se presenta cuando la entidad no

cuenta con los recursos para pagar el valor del contrato en los plazos establecidos.

Genera mora de la entidad en el pago que puede afectar al contratista, hasta el punto de romper la ecuación económica del contrato.

Rar

o

Men

or

Baj

o

Baj

a

5

Gen

eral

Ext

erna

Eje

cuci

ón

Reg

ulat

orio

Se presenta por la expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del contrato.

Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a cualquiera o a las dos partes del contrato. Im

prob

able

Men

or

Baj

o

Baj

a

Forma de Mitigarlo

No

.

¿A

qu

ién

se

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Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

¿A

fect

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uili

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nó

mic

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trat

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Per

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Monitoreo y revisión

Pro

bab

ilid

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Imp

acto

Cal

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o s

e re

aliz

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mo

nit

ore

o?

Per

iod

icid

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¿C

uán

do

?

1

PR

OS

PE

RID

AD

S

OC

IAL

Revisión y apoyo jurídico a las dependencias que solicitan la contratación, aclarando los requisitos y la aplicabilidad de cada una de las modalidades de selección.

Impr

obab

le

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No Subdirección

de Contratación

Asesoría a las dependencias, revisión y ajuste del Estudio Previo. Constante actualización normativa.

Cada vez que se presenta una solicitud de contratación.

2

CO

NT

RA

TIS

TA

Se establecen plazos perentorios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No

Subdirección de

Contratación y Contratista

Verificando el cumplimiento de los plazos establecidos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Cada vez que se elabora un contrato.


Código:



No

.

¿A

qu

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se

le a

sig

na?

Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

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Monitoreo y revisión

Pro

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ilid

ad

Imp

acto

Cal

ific

ació

n T

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l

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Per

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ad

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?

3

PR

OS

PE

RID

AD

SO

CIA

L -

CO

NT

RA

TIS

TA

Seguimiento y verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato. Revisión y aprobación oportuna de la documentación inherente a los productos e informes del contrato.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No Supervisor del

contrato y Contratista

A través de la verificación de cumplimiento de las obligaciones del contratista, en los plazos establecidos en el contrato. Se establecen comités de seguimiento y supervisión, para la revisión previa de los productos e informes.

Permanente y previo a la expedición del recibo a satisfacción. Conforme a los plazos contractuales.

4

PR

OS

PE

RID

AD

SO

CIA

L

Verificación del valor total del contrato y/o sus adiciones en valor, de manera previa a la expedición del registro presupuestal.

Rar

o

Men

or

Baj

a

No

Subdirección Financiera –

Grupo de Presupuesto

En el momento de expedir el registro presupuestal al contrato y/o sus adiciones en valor, verificar que los valores correspondan a los del registro presupuestal.

Cada vez que se expide registro presupuestal a un contrato y/o adición.

5

PR

OS

PE

RID

AD

S

OC

IAL

CO

NT

RA

TIS

TA

Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No

Prosperidad Social y

Contratista

Permanente consulta y

actualización normativa.

Permanente

l. Exigencia de Garantías

De acuerdo con lo establecido en el numeral 7 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. y el artículo 2.2.1.2.3.1.1. del Decreto 1082 de 2015, se debe realizar una valoración de los riesgos que se deben cubrir para garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor del PROSPERIDAD SOCIAL, con ocasión de la ejecución contrato. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, el CONTRATISTA se obligará a garantizar el cumplimiento de las obligaciones


Código:



surgidas a favor del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD

SOCIAL, con ocasión de la ejecución del contrato y de su liquidación a través de cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo señalados en el Artículo 2.2.1.2.3.1.2 del Decreto 1082 de 2015 (Contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo y garantía bancaria). Por lo anterior, en el presente proceso de Contratación Directa, PROSPERIDAD SOCIAL

considera que el riesgo que puede llegar a ocurrir es el señalado en los numerales 3, 4 y 6 del artículo 2.2.1.2.3.1.7 del Decreto 1082 de 2015, los cuales se encuentran amparados a través de la Garantía de Cumplimiento. De acuerdo con naturaleza, el objeto del contrato, las obligaciones establecidas, el personal que ha de utilizar el contratista y los riesgos definidos, PROSPERIDAD SOCIAL considera

que dentro del presente contrato se debe cubrir los siguientes riesgos:

Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal: el valor de la garantía debe ser igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato y por el plazo de ejecución del contrato y hasta seis (6) meses más o hasta su liquidación.

Calidad del servicio: el valor de la garantía igual al veinte por ciento (20%) del

valor del contrato y con una vigencia que comprenda el plazo de ejecución y seis (6) meses más.

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Esta garantía debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más. El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del

contrato.

En todo caso en cualquier evento de modificación del contrato, suspensión, prorroga de su vigencia o adición en sus recursos, el contratista se obliga a ampliar, modificar o prorrogar los amparos en forma proporcional, de manera que se mantengan las condiciones originales

m. Relación estratégica del objeto contractual con la planeación institucional. El presente contrato apunta a la línea estratégica “PROSPERIDAD SOCIAL se ajusta a los procesos y cadenas de valor de la Ruta de Superación de la Pobreza, en un marco de Fortalecimiento de la Gestión y el desempeño institucional” cuyo objeto es “Implementar la Ruta de superación de la pobreza a nivel institucional, impactando las dimensiones

programáticas y de procesos de la Entidad”

n. Indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un acuerdo comercial en los términos del numeral 8 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015.

Por tratarse de una contratación mediante la modalidad directa, según lo dispuesto en el

artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, no le aplican las obligaciones previstas en los acuerdos internacionales, por lo tanto, no se requiere establecer si el objeto a contratar está o no cubierto por dichos acuerdos.4

4http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/ccemanualacuerdoscomercialesweb.pdf

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf


Código:



ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del contrato será desde el cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de este y hasta el 31 de diciembre de 2020.

VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor total del contrato es hasta por la suma MIL TRESCIENTOS CUARENTA Y TRES MILLONES TRESCIENTOS CATORCE MIL PESOS M/CTE ($1.343.314.000), incluidos

todos los impuestos de ley costos directos e indirectos, y todos las demás requeridas para garantizar el cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato. PROSPERIDAD SOCIAL pagará el valor del contrato en pagos mensuales de acuerdo con los servicios efectivamente prestados, previo recibo a satisfacción del Supervisor del contrato y a disponibilidad de recursos del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC.

La tarifa a pagar por parte de EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL al CONTRATISTA será de $ 3.500 tarifa por entrega efectiva del recurso por participante.

PRESENTACION DE LAS CUENTAS DE COBRO POR SERVICIO DE PAGOS DE LOS INCENTIVOS

El CONTRATISTA, al mes siguiente de la fecha de culminación del periodo de entrega de incentivos de cada ciclo radicará la cuenta de cobro describiendo que es por el servicio de pagos efectivos de los incentivos y deberá ser radicada en la oficina de gestión documental para su respectivo trámite acompañada del informe detallado de entrega de incentivos.

Durante el periodo comprendido entre el cierre del ciclo de entrega de incentivos y la presentación de la cuenta de cobro, el CONTRATISTA resolverá de forma definitiva las inconsistencias presentadas en la conciliación, en caso de no resolver las inconsistencias, descontará el valor correspondiente a la comisión financiera y retornará el valor de del incentivo no justificado.

Requisitos para el pago:

a. Presentación de certificación a la fecha, expedida por el revisor fiscal o el Representante Legal – de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 – en la cual se acredite el cumplimiento del pago de las obligaciones derivadas de los aportes de sus empleados, a los sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena, si estos últimos aplican. De conformidad con lo establecido en la Ley 828 de 2003, en caso de incumplimiento de la anterior disposición, PROSPERIDAD SOCIAL informará al Ministerio de Salud y de la Protección Social y/o a la Superintendencia Nacional de Salud, para que procedan de conformidad.


Código:



b. Presentación de la factura con el detalle de los conceptos, cantidades y valores a

cobrar, y que cumpla con todos los requisitos de Ley y soportes respectivos, incluyendo el IVA.

c. Informe de entregas efectivas de las sumas de incentivos por incentivos Monetarias de acuerdo con el procedimiento definido en el Comité Operativo previo recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato designado por EL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL. Todos los pagos están supeditados a la previsión del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC y a su giro respectivo por parte de la Dirección General del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para el mismo solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del CONTRATISTA y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.

PROSPERIDAD SOCIAL solo asume como impuestos el valor del IVA, siempre y cuando aplique. Cualquier otro impuesto diferente al IVA debe ser asumido por el CONTRATISTA. REAJUSTE AL PESO: El CONTRATISTA con la suscripción del contrato, acepta que en el evento en que el valor total a pagar tenga centavos, estos se ajusten o aproximen al peso, ya sea por exceso o por defecto, si la suma es mayor o menor a 50 centavos. Lo anterior, sin

que sobrepase el valor total establecido en el presente contrato. INFORMES:

PROSPERIDAD SOCIAL requiere, para garantizar la correcta y eficiente operación de los

programas, los siguientes informes en los formatos establecidos por la Entidad Compradora:

1. Conciliacion

El CONTRATISTA realizará el “proceso de generación del detalle” y el “resumen de la conciliación de los abonos exitosos y no exitosos modalidad enrolados o los giros cobrados y

no cobrados por los beneficiarios”, se deberá entregar a PROSPERIDAD SOCIAL máximo tres (3) días calendario siguientes a la finalización del ciclo de entregas de del incentivo.

2. Comportamiento de entregas de incentivos

El CONTRATISTA entregará diariamente durante el ciclo de pagos un resumen por municipio

del comportamiento de las entregas de del incentivo y cada inicio de semana debe entregar el consolidado detallado en el que se identifiquen los beneficiarios que ya cobraron y los faltantes, con el fin de reforzar la estrategia de cobro por giro de los participantes.

3. Detalle de rechazos


Código:



El informe de detalle de rechazos por dispersión de los incentivos en el producto financiero

se entregará máximo en un (1) día hábil siguiente a la finalización de la dispersión de los incentivos donde se detalla cada uno de los rechazos y sus causales.

4. Quejas, requerimientos, solicitudes de servicio y llamadas

El CONTRATISTA entregará este informe entre los diez (10) días hábiles después del cierre

del ciclo a través del mecanismo de transmisiones seguras. El informe deberá contener:

• Comportamiento de llamadas: tipificación de manera consolidada de acuerdo

con el motivo de la llamada.

• Comportamiento reclamaciones y solicitudes de servicio: Solicitudes de

servicio, quejas, novedades y reclamaciones por tipificación de manera

consolidada y la cantidad de las respuestas o soluciones de servicio atendidas

por el CONTRATISTA. Copia digital de la respuesta al peticionario.

5. Informe consolidado de resultados por ciclo operativo de entrega de incentivos

El CONTRATISTA, entregará a PROSPERIDAD SOCIAL entre los diez (10) días hábiles después del cierre del ciclo de entrega de INCENTIVOS un informe consolidado con los aspectos anteriormente señalados en esta sección.

6. Informe financiero de la ejecución del contrato

El CONTRATISTA entregará de forma detallada el informe financiero entre los diez (10) días hábiles siguientes al cierre del ciclo de entrega de INCENTIVOS, en el cual se pueda evidenciar la ejecución presupuestal por programa, Departamento y Municipio donde se haya realizado entrega de incentivos con el porcentaje de ejecución global del contrato.

RUBRO PRESUPUESTAL AFECTADO: El contrato se pagará con cargo a los siguientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal: CDP 520 del 2 de enero de 2020, con rubro presupuestal C-4103-1500-12-0-4103006, cuyo objeto es PRESTACION DE SERVICIO FINANCIERO ENTREGA DE TRANSFERENCIAS MONETARIAS CONDICIONADAS (TMC) A LOS PARTICIPANTES DEL PROGRAMA FAMILIAS EN

ACCIÒN DE PROSPERIDAD SOCIAL por un monto de SEISCIENTOS SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/L ($671.657.000). CDP 17020 14 de mayo DE 2020, adicionado el 31 de agosto de 2020, con rubro presupuestal A-03-03-01-082 FONDO DE MITIGACIÓN DE EMERGENCIAS – FOME, cuyo objeto es PRESTACION DE SERVICIO FINANCIERO ENTREGA EXTRAORDINARIA DE

TRANSFERENCIAS MONETARIAS CONDICIONADAS (TMC) A LOS PARTICIPANTES DEL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÒN DE PROSPERIDAD SOCIAL por un monto de SEISCIENTOS SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/L ($671.657.000).

SUPERVISIÓN:


Código:



La supervisión por parte del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL será ejercida por el profesional Grado 22 del GIT Familias en Acción de la Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas o por quien designe la Subdirección de Contratación mediante memorando previa solicitud de la dependencia o de la persona que designe la Subdirectora de Contratación mediante memorando, de acuerdo con la solicitud de la dependencia. Para esos efectos, el supervisor estará sujeto a lo dispuesto

en el numeral 1 del Artículo 4º y numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 734 de 2002, la Ley 1474 de 2011, la Resolución Interna por medio de la cual se adoptó el Manual de Contratación y las demás normas establecidas sobre la materia. LUGAR DE EJECUCIÓN Y DOMICILIO CONTRACTUAL:

El desarrollo del servicio financiero se realizará:

1. En los Departamentos de Arauca, Boyacá, Cundinamarca (sin Bogotá), Norte de Santander y Santander, con sus respectivas Capitales, Municipios corregimientos y Resguardos Indígenas

2. BOGOTÁ D.C.

En la ciudad de Bogotá en lo referente a los comités, reuniones e informes. El domicilio contractual es la ciudad de Bogotá D.C.

LIQUIDACIÓN La liquidación del presente contrato se efectuará en los términos del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. LISTA DE DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Memorando de solicitud de trámite. 2. Estudios previos. 3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 4. Documentos y anexos propios de la contratación 5. Certificación Bancaria. 6. Formato de información financiera de terceros. 7. Documento de Representación Legal. 8. Fotocopia del documento de identidad del representante legal. 9. Formulario de Registro Único Tributario RUT.

JULIAN TORRES JIMENEZ Director de incentivos Monetarias Condicionadas

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Definición de la ...

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