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SIGNIFICADO DE “AUDITORIA ADMINISTRATIVA”

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos tornan desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas hasta entonces. Así ha ocurrido específicamente con la auditoria: la extensión de algunas tareas o funciones, como consecuencia del desarrollo tecnológico, ha hecho que los expertos se vieran obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. En nuestro medio se recurre, casi siempre, al término con el cual se caracteriza la primitiva área de actuación, con la adición del concepto que trata de precisar la novedad producida. De esta manera, al término “auditoria” se ha adicionado la palabra “administrativa”, para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera (tradicional).

El American Institute of Management (Instituto Americano de Dirección) aplica la expresión auditoria administrativa (Management Audit) a tareas que se realizan para la evaluación de la gestión administrativa de ciertos organismos. Por otra parte, en algunas reuniones nacionales e internacionales especializadas se ha empleado con frecuencia el término.

Con el propósito de que tenga sentido una teoría sobre auditoria administrativa es necesario presentar una clara definición del término. La expresión se ha usado de diferentes maneras por personas con intereses profesionales variados. Al respecto, los autores H.Q. Langenderfer y J. C. Robertson nos dice: “Los consultores administrativos han aludido a la auditoria administrativa en el contexto de la evaluación organizacional, con el propósito de definir y explicar áreas-problema”.

Los auditores internos frecuentemente aluden a sus auditorias internas o auditorias operativas denominándolas en ocasiones “auditorias administrativas”. El aspecto distinto de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoria (funcional, procesal o analitica9 se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

Definiciones:

William P. Leonard

Es un examen compresivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.

E. Hefferon

Es el arte de evaluar independiente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.

Chapman y Alonso

Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados, a permitirle emitir un juicio técnico.

Fernández Arena J.A.

Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

La auditoría administrativa se halla más en el carácter de una auditoria de la dirección superior. Se usan términos que tienen la intención de connotar el contexto de atestiguación de la auditoria administrativa. Atestiguación se define como aquel proceso por el cual se atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra mediante la acción de una tercera: el atestiguador.

NECESIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La auditoría tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo, de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. Además de auditar los sistemas financieros de un organismo, es necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la información que se le suministra para la planeación (estratégica y táctica), la organización, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa.

En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional, procesal)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analítica)

Marco general de la auditoria administrativa

El autor J.C. Burton dice: aun cuando ya se ha escrito sobre la auditoria administrativa, hasta la fecha no se ha hecho un esfuerzo formal por construir un marco para este tipo de auditoria.

Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Analizar el criterio para una auditoria administrativa.2. Establecer normas de desempeño.3. Elaboración informes sobre auditoria administrativa.4. Crear procedimientos de auditoria administrativa

1. Analizar el criterio para una auditoria administrativa.

Sobre este aspecto J.C. Burton dice que pueden establecer tres premisas

La auditoría debe tratar con lo objetivo y lo apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin perjuicios .esta definición puede satisfacer un auditor con experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: La calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la calidad de la función social, etc. Nos sigue comentando este autor que dos auditores diferentes podrían obtener de una auditoria resultados levemente distintos; pero la variación no debe exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita un correcto cuidado profesional.

La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que exista actualmente. Respecto a la relación con el futuro, una auditoria no puede hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. La auditoría es constructiva .La perspectiva actual de la administración está orientada básicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a la administración del presente, debe tomarse en cuenta implícitamente el futuro.

La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar. La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe. Una información que realmente trasmita los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor. Sin embargo, en ocasiones ocurre que el auditor solo obtiene un éxito relativo, no porque no conozca todos los datos sino porque no dedico el tiempo necesario ni puso todos los medios para transmitir esos datos a la dirección superior.

2. Establecer normas de desempeño.

Para desarrollar una auditoria administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos.

Un primer paso para la creación de medidas de control podría consistir en identificar los diversos factores de control administrativo dentro de la empresa. Una clasificación propuesta seria la que se muestra en la tabla 1.2.

Dentro de los seis factores internos, pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administración y la calidad de los procesos mediante los cuales se opera. El último factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo con el medio ambiente social, económico, y político en el cual opera la empresa.

3. Elaborar informes de auditoría administrativa.

Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de sus análisis.

El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello conviene considerar los aspectos siguientes:

Planeación del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de que se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:

¿Quién lo va a leer?

¿Qué uso va a tener?

Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones, sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad.

Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, estas son

A) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca: Portada Carta de presentación Prefacio Sumario

B) Informe Propósito de la auditoria Especificación del alcance Métodos utilizados Cuestionarios

C) Material complementario

Graficas Cuadros Entrevistas Programas de trabajo Conclusiones recomendaciones

4. Crear procedimientos de auditoria administrativa.

Los procedimientos de auditoria se definen como “las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”.

Naturaleza de los procedimientos de auditoria. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar decisión, de cual procedimiento de auditoria será el más indicado y eficiente.

Procedimientos de auditoria de aplicación general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicación de una o más técnicas de auditoria da origen a los procedimientos siguientes.

• Técnicas de investigación( investigación documental ,observación directa)

• Cuestionarios y entrevistas

HACIA UNA ESTRUCTURA TEÓRICA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La estructura teórica para la auditoria administrativa se fundamenta en una atestiguación independiente. De manera más específica: La auditoría

administrativa se aboca a examinar la eficacia de ciertos factores de control administrativo. También está la necesidad de evaluar los elementos que soportan la administración (como la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes) y de los procesos de decisión que contribuyen a lograr los objetivos de la empresa

Conceptos y postulados

Dentro de la amplia estructura de la teoría sobre auditorias se revelan dos categorías distintas de conceptos, según Langerderfer y Robertson; estas dos categorías se designan como CONCEPTOS PREPOSTULADOS Y CONCEPTOS POSPOSTULADOS. Los conceptos pre postulados son asuntos filosóficos generales en los que descansa la especificación de postulados; los conceptos pos postulados pueden considerarse en un orden de menor jerarquía teórica pero no por ello son menos importantes, es decir, pasan del concepto general a los procedimientos de operación.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. Sentido de la evaluación

La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus

Concepto general de la atestiguaciónConceptos prepostulados1. Prueba2. Cuidado adecuado en la auditoria3. Presentación correcta4. Independencia5. Ética profesional6. Conocimientos profundoHipótesis de la auditoria administrativaConceptos pospostulados1. Exposiciones de la administración2. Bases para la decisión3. Sistema administrativo4. Funciones operativas5. Sistema operativo

respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva.

2. Importancia del proceso de verificación.

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivo, administrativo y operativo; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo.

3. Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrativo a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo)

EQUIPO 2

GENERALIDADES DE CONTROL

Definición

Kast.- es la función administrativa que mantiene la actividad organizacional dentro de los límites tolerables, al compararlos con las expectativas.

Stoner J. es el proceso por medio del cual los gerentes se aseguran de que las actividades efectivas están de acuerdo con las que se han planeado.

Planeación y control

La planeación y control están estrechamente relacionados, porque la dirección superior debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la ocurrencia de las deviaciones de los planes y objetivos, para poner de acuerdo la actuación con los planes o revisar a la luz de las circunstancias que han cambiado.

El control es la función de todos los administradores, desde el gerente general hasta los supervisores de línea en todas las organizaciones.

La planeación resulta ser un prerrequisito para un control efectivo. el absurdo suponer que el control se puede lograr sin una planeación. Si no existe planeación no podrá tenerse una comprensión predeterminada de los resultados que se desea.

Importancia de control.

Son las decisiones administrativas en áreas de definición, planeación y logro de objetivos. Las decisiones de control se adoptan como una acción destinada a minimizar las consecuencias.

Costos

Las actividades de control pueden percibirse como costos de organización repercutiendo en los recursos utilizados y esfuerzos gastados, en los que incurre para impedir o corregir el desempeño, lo que implica un despilfarro. Para cierto programa de control se justifique, los ahorros de costos anticipados deben ser mayores que los costos para el proyectados. En resumen el control en los costos si se maneja bien puede ser un eficiente disuadir del despilfarro e inversamente, el control al realizarlo puede elevar el grado de ineficiencia y despilfarro.

El control en las organizaciones

Es vital para el funcionamiento de las organizaciones como un sistema, de acuerdo con el principio de retroalimentación. Consiste en actuar sobre el comportamiento determinados a fin de reducir alguna desviación que haya sido percibida.

Se procura dos cosas el cuidar que sus planes y objetivos se cumplan

Y distribuir económicamente la utilización de sus recursos organizacionales.

Proceso de control

Establecer normas: comprende la fijación de normas para todo tipo de funciones operacionales y actividades. Definiendo como una unidad de medida establecida para servir como un modelo o criterio.

Medir desempeño: consiste en medir y juzgar lo realizado refiriéndose a un solo concepto mostrar lo que se ha logrado y proporcionando la verdadera información objetiva para poder compararlo.

Comparar lo realizado: una vez obtenido la información sobre el funcionamiento es comparar, cuando exista una diferencia entre ambos, se debe aplicarse un criterio para establecer la importancia de la diferencia.

Tomar medidas correctivas: aquí se cumplen las operaciones que sean ajustadas o que se hagan esfuerzos a los resultados estén de acuerdo a lo esperado implicando una corrección del método actual a uno que cumpla con los requisitos de los objetivos.

Características de un buen control

Deben ser oportunos Seguir una estructura orgánica Ubicación estratégica Un control debe ser económico Revelar tendencias y situaciones. Hacer resaltar la excepción

Niveles de decisión

Directivo Gerencia Operativo

Funciones de control aplicada a los niveles de decisión

control estratégico: mide la coherencia de objetivos y políticas con el contexto y la coherencia de planes y programas con esos objetivos y políticas.

Control gerencia: examina la correspondencia de las decisiones con los planes, programa y la necesidad de vatir estos, es decir programar.

Control operativo: definirá la consistencia de las acciones en relación con las órdenes y con la variación de los resultados con lo previsto.

TÉCNICAS DE CONTROL

Todos los procesos administrativos y las técnicas concretas están relacionadas, directa o indirectamente, con el control, la función de planeación establece los objetivos y planes.

Donde se plantean como técnicas la planeación y el pronóstico y por lo cual serán plasmados en los 3 tipos de recursos de las empresas

Recurso humano: con las técnicas de control en medición de trabajo, evaluación del desempeño.

Recurso financiero: con las técnicas en presupuesto, análisis de punto de equilibrio, técnicas de valor presente y análisis de costos.

Recurso material: desempeñando en control de inventarios, control de calidad y programación.

Por lo tanto el recurso humano se ha usado para la medición del trabajo, en recurso financiero es tener en cuenta el dinero y los motivos para la utilización del mismo y por último el recurso material que está relacionada con la función de operaciones de la empresa.

DEFINICIONES DE EVALUACION.

Heyel: “establecer el valor, determinar la valía de un objeto de estudio”

Vázquez: “es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo.

La definición que maneja el libro es “es un proceso que consiste en analizar estudiar y considerar lo examinado, dándole valor”

LA EVALUACIÓN COMO ELEMENTO DE CONTROL

Establecer controles involucrados para la obtención de resultados finales favorables es conveniente efectuar revisiones periódicas de los distintos controles.

Po lo cual la necesidad de realizar modificaciones en sistemas de control es la necesidad primordial para obtener lo fijado a un inicio.

TIPOS DE CONTROL

Pre-control: se realiza antes del trabajo el cual elimina desviaciones antes que impacten en la organización.

Control concurrente: a medida que el trabajo se va realizando el control se detectan distintas fallas en zonas de la organización.

Control retroalimentario: consiste en controlar la acción después de tener en cuenta la falla.

LA FUNCIÓN CONTROL APLICADA A LOS NIVELES DE DECISIÓN

De control estratégico: mide la coherencia de objetivos y políticas, para los planes y programas.

Control gerencial: examina la correspondencia de las decisiones con los planes y programas.

Control operativo: definirá la consistencia de las acciones en relación a las ordenes técnicas de operación laboral.

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PORQUE SE EVALUA A LA EMPRESA

Necesidades de la evaluación

Toda empresa en general, sea pequeña, mediana o grande, y que pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su situación. Muchas son las razones para que esto se efectúe.

Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino también los de éxito a los que necesariamente tendrá que adaptarse.

En muchas ocasiones resulta no solo necesario, sino imprescindible, analizar con detalle los problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y, por tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequeña a mediana o de esta a grande, es crítico y puede prolongarse. Es necesario analizar todas las consecuencias; pero primordialmente se re

quiere llegar a la certeza de que la base de sustentación de la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus ámbitos.

En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar representado por: la necesidad de diversificación de productos, necesidad de una nueva estructura orgánica, necesidad de reducir costos, etc. Y muchas otras razones requerirán de este tipo de estudio. Uno de los problemas que surgirán en estos casos es el de la evaluación de la empresa, la cual deberá ser analizada en todos sus aspectos.

En todos los casos antes citados que se dan con mayor o menor frecuencia en todas las empresas en necesario examinar la situación, detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y según quien aplique la evaluación, el método a utilizar será diferente. También variara la profundidad del análisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar un análisis sistemático e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y las soluciones posibles.

ANANLISIS SISTEMATIDO INTEGRAL Y PERIODICO

Sistemático

Normalmente todas las empresas analizan los problemas que van encontrando y que dificultan o traban su desarrollo. En las empresas medianas y pequeñas, es el dueño el que debe hacerlo en forma directa o quizá solo orientar el análisis.

En este aspecto, muchas veces se ha podido observar que el origen, los conocimientos, la formación o también las inclinaciones del director de la empresa, condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas. Es decir, que el análisis se orientara hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar. El enfoque resultara entonces parcial, y también participaran de estas características la obtención de conclusiones y la posterior formulación de las soluciones o caminos a tomar.

Si el empresario es de formación técnica o si tiene una inclinación marcada hacia dichos aspectos; si sus primeros trabajos fueron netamente productivos; o si su escuela fue el taller, tendera a buscar la solución de sus problemas en la eliminación de ineficiencias en el sector productivo.

De la misma manera, si el director de la empresa reconoce una formación administrativa o financiera; centrara sus actuaciones en dichos aspectos y considerara que los problemas se resolverán solucionando la falta, de información contable, el inadecuado sistema de costos, la carencia de liquidez, etc.

Lo que se quiere ejemplificar es que de esta manera el resultado seguramente será un análisis fragmentado de la realidad. Obviamente las soluciones que se adopten con base en dichos análisis, no responderán exactamente a las necesidades de la empresa.

Además, los diferentes miembros de la empresa no coincidirán, como es lógico, con las conclusiones parciales. Menos aun coincidan las áreas directamente afectadas; ya que pensaran que el análisis ha sido orientado en forma parcial.

Con todo lo expuesto, solo se requiere decir y demostrar la necesidad de analizar la empresa utilizando un cierto enfoque. Existirá una forma de recoger la información, una forma para procesarla y analizarla, un cierto criterio para obtener conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas. No se trata de conocer en forma intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma, sino de adoptar un cierto sistema para hacerlo. Por esos se habla del análisis sistemático.

Integral

La aplicación concreta del enfoque a utilizar en el análisis, implica que se debe abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa. No solo por el hecho de que obviamente en todas las áreas pueden existir problemas importantes sino también, porque muchas veces ocurre que el problema que se manifiesta en un sector es un reflejo de errores localizados en otro.

Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el análisis deer ser integral. La empresa en su totalidad será sometida a examen y revisión y se estará seguro de detectar las verdaderas causas de los problemas.

Periódico

La empresa está sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la capacidad de producción nuevos productos son lanzados al mercado, nuevos métodos de fabricación y equipos reemplazan a los ya obsoletos, se incorpora el procesamiento mecánico o electrónico de datos también se incorporan personas y otras dejan la empresa: el exterior modifica la demanda y los precios varían los impuestos el gimen de cambios, los recargos, etc. De lo anterior se deduce que otra característica y necesidad de la auditoria administrativa es su periodicidad. A intervalos más o menos regulares de tiempo que debe evaluar a la empresa y deducir la evolución de la misma en el lapso transcurrido, analizando los resultados obtenidos de las medias tomadas.

Muchas empresas han convertido esta actividad de examen y revisión en una actividad permanente

CONCEPTO DE EVALUAR

La evaluación consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado.

Refiriéndose a la administración, pretende considerar las actividades de acuerdo con los principios de esta ciencia, o sea, llegar a determinar le grado de eficiencia y llevar con la extensión necesaria el desarrollo de la auditoria.

Se van a apreciar los resultados de la acción, comparándola con el plan establecido, causas de la desviación y posibles medidas de corrección que ameriten nuevos planes y, por tanto volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participación individual.

El procedimiento de auditoria para una evaluación administrativa consiste en hacer el análisis de los cuestionarios generales por áreas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar cuidadosamente las hojas de análisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que estimen convenientes para hacer una evaluación sistemática, de acuerdo con las técnicas de auditoria y principios de la administración.

En el momento de ser creados y puestos en práctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los cambios de importancia que pueden experimentar la empresa, siempre habrá necesidad de modificaciones de los mismos, cualquiera que se la empresa, los procedimientos y funciones deberán ser sometidos a revisión constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los procedimientos y controles pueden resultar en fuertes pérdidas.

Necesidades de la evaluación

La evaluación constituye un elemento esencia, porque permite conocer la medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos, esto identifica incongruencias, desviaciones, definiciones, incumplimientos y diferencias en el desarrollo y el resultado de las acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar.

En su sentido práctico, la evaluación es la base para la toma de decisiones en la reformulación y actualización de planes y programas, así como de la elaboración de presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales,

El papel de la evaluación es confrontar medios con fines, propósitos con realizaciones, y es también conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos; es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos. La evaluación es útil en la planeación, porque al ser una base para la toma de decisiones, permite la reformulación y actualización de los planes y programas al igual que en la

realización y el ejercicio de los mismos, en función de los resultados intermedios y finales, los efectos producidos y la vida útil del objetivo previsto.

¿Qué mide la evaluación?

La evaluación confronta los objetivos con realizaciones, y es también conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos; que sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos.

La evaluación tiene como base tres variables principales: los objetivos, los programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee os medios de su concretización.

En este contexto, la evaluación mide los aspectos siguientes:

-La contribución efectiva al cumplimiento de objetivos.

-El apego a los programas establecidos.

-El uso óptimo de los recursos (humanos, financieros, materiales, técnicos)

-La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la acción de la dirección superior.

Tipos de evolución

Dado que la evaluación es una tarea compleja y variada, conviene clasificarla en varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momento en que se aplica.

General: explora contenido de toda la organización. Por ejemplo: evaluación de la efectividad organizacional.

Tipos de evaluación

Por su amplitud

General

Particular

Por el momento

de su aplicación

Inmediata

Mediata

Particular: explora una parte del organismo social. por ejemplo: evaluación de la eficacia gerencial; evaluación del rendimiento individual.

Inmediata: se realiza durante la ejecución de un programa o a su término.

Mediata: se efectúa al volver el participante a su trabajo.

Ejecución de la evaluación

Trabajo en equipo. La realización de la evaluación depende de la investigación y del análisis integral. En este caso debe captarse la información, especialmente la no cuantitativa. Por tanto, es fundamental el apoyo y la participación de la dirección en la obtención y análisis de la información, colaborando con el auditor administrativo o con el consultor a cargo de la misma. Normalmente, efectuar la evaluación implica el trabajo en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditor con su equipo.

Relevamiento de la información.

La primera etapa de la evaluación consiste en recoger información. Es una etapa clave, ya que las conclusiones deberán basarse en la misma. Los errores de información o información parcial darán como resultado conclusiones erróneas.

En este caso, la búsqueda de información es en lo que difieren las formas de analizar una situación. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciación reemplazan integralmente la búsqueda y utilización de información objetiva.

Se debe de tener en cuenta que el origen y las característica de la información a utilizar en el análisis son variados respecto a este origen se resumen las posibles fuentes.

Causas comunes de una administración débil e ineficiente.

Los motivos ordinarios que dan origen a una administración deficiente son:

a) Visión y creatividad deficiente para determinar planes y objetivos a corto y largo plazo.

b) Ineptitud en la toma de decisionesc) Tiempo y trabajo insuficiente para coordinar actividadesd) Falta de delegación de autoridad y responsabilidade) Falta de capacidad para conducir al personal en forma adecuada.f) Falta de capacidad o negligencia para reconocer, analizar y dar solución

a problemas de importancia.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en descubrir deficiencia s e irregularidades en alguna función del organismo social examinado e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo básico es ayudar a la dirección superior, a fin de que logre una administración eficaz y eficiente. La intención de la auditoria administrativa es examinar y evaluar los métodos y desempeño en todas las áreas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado de los objetivos y planes, políticas y procedimientos, organización, recursos, exactitud y confiabilidad de los controles, etc.)

En términos generales, la auditoria administrativa nos proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con que cada órgano de la institución desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras palabras, nos presenta un panorama administrativo general de la institución auditada y señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención de parte de la dirección del organismo.

Objetivos secundarios

Como objetivos secundarios de la auditoria administrativa, podemos considerar los siguientes:

A) Determinar las áreas que requieren economías o practicas mejores, y valorar su persecución en el funcionamiento total del organismo

B) Descubrir las causas de una baja productividad a fin de facilitar una acción dirigida que la aumente.

C) Auxiliar en la determinación de la amplitud, variedad y localización de los métodos de control

D) Ayudar a la determinación de métodos deficientes, precisar pérdidas y deficiencias y, en su caso, resaltar oportunidades.

E) Verificar la habilidad administrativa de la dirección y el grado máximo en que los resultados se asemejen a los objetivos.

F) Descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo de las organizaciones

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA UN SERVICIO ESPCIALIZADO PARA LA ADMINISTRACION

Las auditorias sirven como comprobación de la capacidad de la administración a todos los niveles. Es un servicio proyectado para determinar: los puntos que entrañan peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades favorables: reducir costos, eliminar desperdicios y perdidas innecesarias; observar los desempeños y evaluar la eficacia de los controles;

asegurar a la dirección que las políticas y procedimientos están siendo observados; aportar a la gerencia mejores sistemas de registro y de rendir informes; revisar los planes generales y objetivos de la empresa; estudiar nuevas ideas, desarrollos y equipos; determinar si la empresa está operando con las utilidades que debería, etc.

La naturaleza de la auditoria administrativa es tal , que proporciona un servicio especializado a la administración, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de servicio. En su conocimiento detallado de la empresa, a través de las funciones investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno de los escasos individuos que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las necesidades intimas, capacidad y métodos de una variedad de departamentos. En ese carácter convierte en una fuente importante de información asesoramiento cuando se trata de cambiar.

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LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA

Si bien sabemos que a la auditoria se le adiciono la palabra administrativa para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas, este capítulo del libro “sinopsis de auditoria administrativa, nos hace referencia a esas mismas evaluaciones de una manera interna y externa, como, de la siguiente manera.

La auditoría administrativa en creciente desarrollo, permite al empleado cambios importantes, como lo son:

Dejar de ser el empleado, monótono, y sin afán de realizar actividades fuera de aquellas por las que fue contratado.

Ser administrador y auditor de su trabajo al mismo tiempo, de presentar con éxito evaluaciones

En la comparación necesaria entre auditoria interna y externa es la siguiente: La auditoría administrativa interna dependerá de una unidad administrativa de la empresa, en cambio la auditoria externa, tendrá que ser realizada por personal independiente, consultores administrativos. Sin embargo el interés fundamental es igual para ambas auditorias esto dado la necesidad de auditar

La auditoría administrativa interna como externa pretende aplicarse pensando en que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones solamente. Aplicar un enfoque sistemático, y abarcar con el mismo todas las áreas y actividades de la empresa asegura en gran parte el resultado de la auditoria administrativa.

La auditoría Interna en México

Según el Institute of International Auditor esta auditoria “Es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, dedicada al análisis de la contabilidad, de las finanzas y de las demás operaciones como base de un servicio a la dirección”

Esto expresa un control que analiza y evalúa otros controles, sus resultados y efectividad. Pretende a su vez que la dirección conozca en tiempo las deficiencias e irregularidades financieras y administrativas. Álvarez Lara nos presenta como se organiza esta función de la auditoria en México, con la clasificación de su ponencia sobre Auditoria Interna Operacional.

a) Las empresas sin auditoria interna. Cubren un porcentaje muy alto, en general hablamos de todas las empresas medianas, con organizaciones de personas físicas o grupos familiares.

b) Empresas con auditor fuera de funciones: Error principal en empresas grandes, donde nombran a una persona auditor interno, pero sus actividades desarrolladas siempre son otras, evitando que la auditoria interna sea llevada como tal.

c) Empresas con auditor interno en funciones: Conforma aquí la mayoría de las empresas, nombrando también a una persona para que se encargue del control y análisis de las operaciones sin dedicarse a ninguna otra actividad, el único detalle es que una sola persona tiene limitaciones de tiempo, y este al ser necesario para tomar decisiones, mermara el objetivo.

d) Empresas con departamento de auditoria interna: aunque son muy pocas estas empresas, el departamento de auditoria tiene un significado

Este departamento no debería depender de contabilidad ni de ningún otro, sino que dependa directamente de gerencia general o del consejo de administración en caso de aplicar, tal como se muestra a continuación.

Función de controlar de la dirección superior

Las unidades de auditoria administrativa, llevan a cabo operaciones como planeación, revisión y evaluación, que finalmente es un control total de las operaciones. Control, entenderemos como una función gerencial que asegura el cumplimiento de los planes, así es como se logra en las grandes empresas la estrecha relación entre lo que planean y lo que controlan.

El control, también puede ser un medio para cerrar el círculo en la totalidad del proceso de dirección, pero también necesita que ese control se vuelva un sistema. La auditoría administrativa por expresa delegación de autoridad de la dirección, debe ejercer el control superior o gerencial.

La auditoría administrativa, elemento clave del control superior

Si un sistema de control cualquiera que sea no cuenta con auditoría interna administrativa no puede considerarse un sistema completo, aunque este cuente con una gran diversidad de departamentos. La auditoría administrativa cumple con objetivos que ningún otro departamento posee.

Como ser una herramienta cumple con dos misiones

1.-Ser parte del control superior, es quien mantiene el control2.- Es el medio principal para la medición y evaluación de resultados.

Es así como se da a conocer la auditoria interna, y gracias a sus resultados, los accionistas, propietarios, auditores financieros confían en aplicarla es sus entidades, previenen, controlan y garantiza un sistema constante.

Adscripción de la unidad de auditoria

Una visión desde el departamento de administración, para el nivel organizacional de la auditoria interna.

Auditoría interna

Auditoría financiera Auditoría administrativa

1. Una extensión de la auditoria interna financiera

2. Función independiente de una administración financiera

4. Forma departamental con la auditoria interna

Auditoría administrativa Auditoría interna

Gerente Financiero

Gerente General

Gte. de planeación y Control

Gte Financiero

Auditoría administrativa Auditoría interna

Gte. de planeación y Control

Gte Financiero

Gerente general

Auditoría administrativa interna

4. Órgano asesor del consejo de administración

REQUISITOS & FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Como todo nivel departamental en una empresa deben existir manuales de manejo, que permita tener reglas que garanticen resultados, así mismo para con una unidad de auditoria administrativa.

En nivel en donde se encuentre esta unidad dependerá del mismo consejo de administración como ya lo vimos en las figuras pasadas, pero cual sea su lugar cumplirá con los tres requisitos ahora notados

a) Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa.b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea en todo lo relacionado con la dirección, control y coordinación.c) Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos.

Las funciones que tiene que desarrollar según el libro sinopsis de auditoria administrativa en su sexto capítulo son siete y muy claras para que puedan desarrollarse con más facilidad

1.- Investigación constante de planes y objetivos2.- Estudio de las políticas y sus prácticas3.- Revisión constante de la estructura orgánica 4.- Estudio constante de las operaciones de la empresa5.- Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales6.- Revisión constante del equilibrio de las cargas de trabajo7.- Revisión de los métodos de control

Una unidad de auditoría administrativa se estructura de la manera siguiente

Cuatro participantes son quienes conforman la unidad de auditores, describiendo puesto y sus actividades, se entiende por:

Asamblea de accionistas

Consejo de administración

Gerente general

Auditoría administrativ

a

Producción FinanzasComercialización

Auditor supervisión: Persona con responsabilidad principal sobre la unidad. Es quien se encarga de elaborar el dichoso plan de auditoria así como ser la persona con suficiente poder para autorizar procedimientos y programar revisiones.

Indispensable contar con vasta experiencia sobre el tema, ser un profesionista y tener la capacidad suficiente para auditar.

Auditor por áreas: Profesionista al que una vez dominadas las diversas áreas de esa unidad, se le especialista para cualquiera de las áreas de trabajo siguientes:

* Auditor de alta gerencia* De asesoría* De personal* De producción* De almacén * De compras* De ventas* De Finanzas* De estados financieros * De sistemas mecánicos y electrónicos

Auditor ayudante: Se encarga de auxiliar a cualquier otro auditor, e incluso en empresas grandes es quien planea y coordina actividades de trabajo pequeñas.

Auditor Principiante: Se encarga en auditorías pequeñas y grandes a aprender, sin embargo se le asignan trabajos de rutina para poder supervisar su trabajo y guiarlo hacia actividades más amplias dentro de las unidades.

La estructura de esta unidad se propone de la siguiente manera

El propósito de la auditoria interna es proporcionar un medio de control interno y determinar la efectividad de otros controles y de entre los múltiples beneficios que brinda son los que sobresalen.

1.- Determina si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para lograr objetivos fijados.

Director de unidad

Gerente general

Gerente generalGerente general

Gerente general

Gerente general

Gerente general

Auxiliares

2. Realiza recomendaciones sobre la política y procedimiento para mejorar.

3.- Suministra un medio de proveer un mayor grado de delegación de autoridad.

La última nota sobre auditoria interna es que no solo se logra con una unidad de auditores eficientes, sino con la actitud y cooperación de la dirección superior y los demás equipos de trabajo de los departamentos con los que cuente esa empresa.

AUDITORIA EXTERNA

Un licenciado en administración de empresas, capacitado previamente en la mayoría de los temas que sus tiempos les permita, mediante, cursos diplomados, postgrados etc. que su trabajo sea reconocido para beneficiar a empresas de diferentes giros. Las empresas buscan ese perfil como consultorías externas, y este debe ofrecerse por los siguientes aspectos:

a) Un trabajo o proyecto a presentar que incluya el propósito y los recursos, sean humanos materiales o técnicos.

b) Ofrece tiempo, cual sea que este requiera

c) Administra el dinero del que dispone para su trabajo de investigación y consultoría

Esta auditoria implicara responsabilidad compartida, entre el cliente y el consultor. Así todo el personal que requiera de esta consulta, se dejara guiar por los nuevos procesos y actividades a realizar, los plazos y sobretodo los objetivos. Y como toda auditoria se rige por procedimientos también sobra la elaboración de un proyecto.

a) Establecen objetivosb) Planeación de las operaciones, determinación de recursos requeridos y

orden en que deben aplicarsec) Realización de una “carta propuesta” donde se describe por el

especialista al cliente de una manera formal, las condiciones de su trabajo y las necesidades, esta carta también debe cumplir con los siguientes requisitos*Antecedentes y definición del problema, de acuerdo con el estudio preliminar*Objetivos y beneficios esperados del servicio*Programación y alcance del trabajo del consultor*La colaboración o participación del personal de la empresa* Honorarios y la forma en que se cobraran

Cuando una carta propuesta es aceptada, se da inicio a la práctica del trabajo antes detallado, y la persecución del objetivo. El consultor durante dicho trabajo realizara recomendaciones de esos análisis e informes donde resuma

que actividades lleva desarrolladas y cuales faltan y en cuento tiempo tendrá marcado cada una.

Una vez terminadas las actividades de este consultor externo se emite el informe final, con conclusiones sobre el proyecto, evaluando por parte de la empresa los resultados obtenidos.