Estructura Y Organización
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Estructura
Y Organización
Capitulo III
Transport Acción, está conformada por siete departamentos más la
Dirección General. Cada departamento está orientado a la satisfacción de las
necesidades de nuestros clientes por arriba de lo que éstos esperan.
A continuación, enlistamos cada uno de los departamentos especificando sus
objetivos, así como la relación que tienen con los demás departamentos.
CAPITULO III
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• Definir e implementar planes de desarrollo y crecimiento de la empresa.
• Definir los objetivos estratégicos de cada una de las áreas conjuntamente
Con los gerentes de las mismas.
• Definir los indicadores de desarrollo por medio de los cuales se evaluará
mensualmente el progreso de cada departamento y el avance general de la
empresa.
• Desarrollar alianzas estratégicas con agentes consolidadores y operadores
De servicios conexos a nivel internacional.
• Detectar, evaluar y desarrollar alianzas estratégicas con proveedores de
servicios de transporte nacionales que incrementen la disponibilidad de
servicios para atender a los clientes e incrementar la rentabilidad de la
empresa.
• Monitorear los indicadores de productividad de la empresa y en base a su
desarrollo implementar las medidas necesarias para alcanzar los objetivos
de la misma.
• Evaluar los resultados mensuales de la empresa en relación a los
Presupuestos y objetivos definidos.
• Vigilar el sano desarrollo de la empresa.
Dirigir los esfuerzos de toda la organización, hacia la consecución de la Misión de
la misma.
Objetivos Específicos:
Objetivo General:
1. DIRECCIÓN GENERAL.
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CAPITULO III
Todas las áreas:
• Definir conjuntamente los objetivos a alcanzar por cada una de las
áreas.
• Evaluar periódicamente el logro de objetivos definidos.
• Monitorear los indicadores de desarrollo de cada una de las áreas.
Sistemas:
• Evaluar las novedades tecnológicas más actuales propuestas por el
área.
• Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para
aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al manejo del
Softcargo y otros sistemas.
Capital Humano:
• Participar como ponente en las prácticas de operación para
actualizar los conocimientos del personal en las distintas áreas de
servicio.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Mantener actualizado diariamente el módulo comercial en el sistema
Softcargo para contar oportunamente con las tarifas aéreas y marítimas
para elaborar cotizaciones en un lapso de dos horas máximo.
•Mantener actualizado diariamente el módulo de seguimiento en el
sistema Softcargo para contar con los registros del primer contacto con
un cliente o agente nuevo y dar seguimiento telefónico o electrónico (e-
mail) con la finalidad de mantener vigentes las relaciones comerciales
con ellos.
•Al lograr la venta de un servicio, abrir el expediente y turnar al área de
tráfico aéreo o marítimo, según corresponda, el historial completo en
relación al embarque en cuestión.
•Asegurar el control de calidad en el servicio de embarques.
•Supervisar activamente las operaciones marítimas de las oficinas de la
Ciudad de México, Veracruz y Manzanillo a fin de crear sinergia en el
área Marítima en beneficio de los clientes y agentes.
•Negociar con líneas aéreas y navieras las mejores tarifas a fin de
brindar un servicio a precio competitivo.
2. COMERCIAL Y SERVICIOS MARÍTIMOS.
Recibir todas las solicitudes de posibles embarques aéreos y marítimos y
atender en un lapso de dos horas máximo los requerimientos del cliente
externo o agente en cuanto a cotizaciones, servicios de logística integral,
transporte terrestre, despacho aduanal, seguro, etc.; brindando a éstos
las mejores opciones y tarifas disponibles de acuerdo al mercado.
Supervisar la operación de servicios marítimos en las Ciudades de
México, Veracruz y Manzanillo a fin de lograr una sinergia entre las
oficinas foráneas en el logro de la satisfacción de los clientes.
Objetivos Específicos:
2.1. COMERCIAL Y VENTAS INTERNAS
Objetivo General:
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CAPITULO III
Dirección General:
Definir las estrategias comerciales y de venta para impulsar
el negocio de la empresa.
Definir los objetivos semestrales del área para incrementar
el nivel de negocio y rentabilidad.
Evaluar los resultados del área para redefinir estrategias.
Contraloría:
Notificar y verificar cargos a cobrar; gestionar solicitudes de
pago.
Facturación y Cobranza en
Mostrador:
Solicitar la facturación oportuna de servicios relacionados a
embarques marítimos.
Tráfico Marítimo y Aéreo:
Turnar los expedientes de nuevos embarques según
corresponda.
Dar seguimiento estrecho a la operación de los embarques.
Atender con prontitud y profesionalismo las quejas de
clientes y agentes.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
Oficinas de Veracruz y Manzanillo:
Dar estrecho seguimiento a la operación de embarques
marítimos.
Sistemas:
Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir
las necesidades del área.
Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para
aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al
manejo del Softcargo y otros sistemas.
Capital Humano:
Entregar información relacionada al personal.
Participar en las prácticas de operación para mantener
actualizado el conocimiento del personal a su cargo y del que
interactúe con el departamento.
Brindar apoyo logístico en cuanto a la ejecución
de los planes y programas de capacitación.
Todas las áreas:
Mantener al día el funcionamiento del sistema del reloj
chocador.
Elaborar la nómina.
Generar el reporte de Puntualidad y Asistencia para facilitar
la toma de decisiones.
Garantizar el control de las vacaciones del personal.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Generar respuestas rápidas y precisas a cualquier solicitud de
transporte marítimo.
•Solucionar de manera eficiente toda situación propia de los
embarques marítimos ya sea por legislaciones internacionales,
reglamentos de navieras o cualquier otra causa motivada por la
documentación.
•Obtener tarifas y condiciones de crédito preferenciales con los
proveedores, forwarders, co-loaders, navieras, agentes aduanales,
transportistas, etc.
•Incrementar el nivel de embarques marítimos de importación y
exportación, en base a la implementación de estrategias de ventas
y una alta calidad en el servicio.
•Garantizar la rentabilidad de la empresa a través del manejo
eficiente de los recursos y la satisfacción total de los clientes.
Brindar una respuesta lo más pronta y económica posible de
acuerdo a las necesidades de transporte marítimo de cualquier tipo
de mercancía y bienes, desde cualquier punto del país hacia
cualquier parte del mundo y viceversa.
Objetivos Específicos:
2.2. TRÁFICO MARÍTIMO.
Objetivo General:
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2. COMERCIAL Y SERVICIOS MARÍTIMOS.
CAPITULO III
Dirección General:
Dar cumplimiento a los objetivos estratégicos definidos por
la Dirección General, para alcanzar la Misión de la empresa.
Comercial y Ventas Internas:
Solicitar cotizaciones para realizar embarques marítimos y/o
servicios de logística integral.
Recibir el expediente nuevo con toda la información
necesaria para proceder a realizar un embarque.
Dar seguimiento a la atención al cliente para determinar nivel
de satisfacción de éste.
Atender quejas de clientes y dar seguimiento a la solución del
caso.
Contabilidad:
Capturar con toda precisión la información necesaria en el
sistema para facturar oportuna y eficientemente y que de
esta manera el área Contable cuente con la
información en el tiempo estipulado.
Contraloría:
Solicitar la tramitación de pagos y entregar con oportunidad
la facturación para llevar a cabo la cobranza oportunamente.
Sistemas:
Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir
las necesidades del área.
Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para
aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al manejo
del Softcargo y otros sistemas.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Efectuar los procesos de importación y exportación aérea con
prontitud y amabilidad, en el menor tiempo posible, para mantener
la satisfacción de los clientes.
•Mantener la facturación de embarques aéreos de importación y
exportación al día, para garantizar la cobranza oportuna y precisa.
•Elaborar cotizaciones para la tramitación de embarques de
acuerdo a la solicitud de clientes, en un plazo no mayor de dos
horas.
•Proveer con información precisa a clientes sobre requerimientos,
aclaraciones o quejas.
•Como el resto de las áreas, es responsable de contribuir además
con la información veraz y oportuna en sistema, de donde se
obtienen las estadísticas, reportes y resultados de su actuación y
de la empresa en general.
Atender el negocio de la importación y exportación aérea de embarques
tanto de clientes propios como de los de agentes extranjeros asociados
en todo el mundo, con el compromiso de ofrecer la mejor tarifa, tiempo
de tránsito, costo de servicios adicionales y óptima atención.
La correcta cotización, oportuna facturación y esmerado servicio, son
indispensables para asegurar un ingreso rentable y constante, conservar
a sus clientes y, garantizar el crecimiento y su destacada presencia en
el mercado.
Objetivos Específicos:
3.1. TRÁFICO AÉREO.
Objetivo General:
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3. SERVICIOS (TRÁFICO AÉREO) Y CONTRALORÍA.
CAPITULO III
Dirección General:
Dar cumplimiento a los objetivos estratégicos definidos por la
Dirección General, para alcanzar la Misión de la empresa.
Comercial y Ventas Internas:
Solicitar cotizaciones para realizar embarques aéreos y/o
servicios de logística integral.
Recibir el expediente nuevo con toda la información
necesaria para proceder a realizar un embarque.
Dar seguimiento a la atención al cliente para determinar nivel
de satisfacción de éste.
Atender quejas de clientes y dar seguimiento a la solución
del caso.
Sistemas:
Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para
cubrir las necesidades del área.
Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas
para aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al
manejo del Softcargo y otros sistemas.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Cuidar el patrimonio de la empresa, alertando a la Dirección General
sobre cualquier desviación de manera inmediata.
•Administrar los recursos de la empresa.
•Custodiar y controlar los valores de la empresa conforme a los
lineamientos y procedimientos legales.
•Cumplir con el pago de nominas oportunamente.
•Pagar oportunamente a proveedores de servicio.
•Supervisar las cuentas por cobrar y por pagar nacionales e
internacionales.
•Informar a Dirección General sobre los movimientos de la empresa.
•Anualmente elaborar los presupuestos de operación de la empresa.
Administrar adecuadamente los recursos de la empresa mediante el
control estricto de los fondos cobrados, manejo de cheques, pagos,
ingresos, cuentas bancarias y de inversión a fin de garantizar la custodia
y control de los valores eficientemente.
Objetivos Específicos:
3.2. CONTRALORÍA
Objetivo General:
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3. SERVICIOS (TRÁFICO AÉREO) Y CONTRALORÍA.
CAPITULO III
Dirección General:
•Informar a la Dirección General del resultado de las operaciones
y la evaluación económica de la empresa.
Cobranza:
•Revisar y coordinar el cobro de cuentas a agentes extranjeros.
Contabilidad:
•Realizar el pago oportuno de los impuestos.
•Atender los requerimientos gubernamentales.
•Cumplir con Estados Financieros.
Sistemas:
•Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir
las necesidades del área.
• Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para
aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al manejo del
Softcargo y otros sistemas.
Ventas:
•Atención de cotizaciones y tarifas promocionales para el
desarrollo de proyectos.
Capital Humano:
•Brindar apoyo logístico en cuanto a la ejecución de los planes y
programas de capacitación.
•Elaborar y dar seguimiento al presupuesto anual de capacitación.
•Participar en las prácticas de operación para mantener
actualizado el conocimiento del personal a su cargo y del que
interactúe con el departamento.
• Elaborar y dar seguimiento al presupuesto anual de
capacitación, desarrollo y administración de personal.
Mensajería: Coordinar y cumplir con trabajos fuera de oficina.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Incrementar el volumen de negocio tanto en embarques aéreos como marítimos en
un 30% anual.
•Visitar un promedio de 20 clientes semanales (potenciales y actuales).
•Proporcionar información completa sobre las características de los embarques de
clientes que solicitan cotizaciones a fin de que las áreas involucradas puedan
elaborar la cotización correspondiente en el menor tiempo posible.
•Entregar oportunamente a los clientes, las cotizaciones solicitadas.
•Dar seguimiento a las cotizaciones presentadas a clientes en base a sus
requerimientos y cerrar la venta.
•Mantener actualizada la información sobre los clientes visitados, para que los
listados de la empresa, permanezcan al día.
•Una vez logrado un cierre de ventas, informar a las áreas involucradas para dar
inicio a la atención eficiente del embarque correspondiente.
•Contar con información actualizada y oportuna que le permita cerrar ventas con
facilidad.
•Coordinar la difusión de herramientas de venta para promoción, comunicación
comercial, telemarketing, servicio al cliente y publicidad.
•Dar seguimiento oportuno de estrategias creadas por dirección general mediante el
contacto con clientes para la difusión de los servicios de exportación e importación
aérea y Marítima.
•Mantener actualizado el CRM de clientes en Sistema ACT a fin de contar con
listados confiables para el manejo de estrategias de Marketing.
•Verificar la calidad del servicio semestralmente a fin de mantener la satisfacción de
los clientes.
Ampliar el nivel de negocio en el mercado a través de la identificación y
captación de clientes nuevos y potenciales, así como de la promoción
telefónica de los servicios y visitas a clientes leales, dando seguimiento a la
presentación de cotizaciones específicas de acuerdo a los requerimientos de
éstos.
Objetivos Específicos:
Objetivo General:
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4. VENTAS.
CAPITULO III
Dirección General:
Dar cumplimiento a los objetivos estratégicos de ventas
definidos por la Dirección General, para alcanzar la Misión de la
empresa.
Coordinar el Plan de Trabajo anual respecto a las
estrategias corporativas de ventas, definidas por la
Dirección General
Comercial y Ventas Internas:
Solicitar cotizaciones aéreas o marítimas y/o servicios de
logística integral en base a la solicitud de clientes.
Dar seguimiento a la atención al cliente para determinar nivel
de satisfacción de éste.
Atender quejas de clientes y dar seguimiento a la solución del
caso.
Mantener estrecha relación para obtener retroalimentación
por parte de los clientes en cuanto al servicio y determinar
medidas de acción pertinentes.
Capital Humano:
Dar seguimiento a los planes y programas anuales de
capacitación y desarrollo humano, de la organización, así como
lo referente a aspectos de administración de personal y clima
laboral.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
Tráfico Aéreo y Marítimo:
Informar oportuna y constantemente sobre el cambio de tarifas
y de información relevante que afecte la labor de
ventas.
Informar sobre el seguimiento y resultado de embarques
contratados por los clientes desarrollados, hasta su entrega
final.
Proporcionar información sobre cambios de datos de los
clientes a fin de mantener actualizadas las bases de datos de
clientes.
Brindar apoyo en las estrategias de mercadeo definidas por
la Dirección General y coordinadas por esta área.
Coordinar visitas a clientes potenciales detectados por esta
área.
Sistemas:
Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir
las necesidades del área.
Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para
aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al
manejo del Softcargo y otros sistemas.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Establecer las políticas y procedimientos contables de las
diferentes áreas que intervienen en el proceso contable, con el fin
de generar información financiera oportuna y confiable.
•Entregar información contable y financiera oportunamente
conforme a los lineamientos y la normatividad vigentes en la
empresa.
•Establecer procedimientos contables claros y precisos para evitar
perdidas financieras y malos manejos a fin de mantener una
contabilidad sana y confiable.
•Mantener actualizada a la empresa en materia fiscal, contable y
financiera.
•Cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.
Generar información oportuna y confiable para la toma de
decisiones de la Dirección General
Objetivos Específicos:
Objetivo General:
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5. CONTABILIDAD.
CAPITULO III
Dirección General:
Entregar oportunamente información financiera para la toma de
decisiones.
Atender requerimientos específicos.
Entregar indicadores financieros para la toma de decisiones.
Contraloría:
Recibir información contable oportunamente.
Entrega de información para realizar pago de impuestos,
nómina, seguros etc.
Elaborar la confronta de saldos e información general.
Entregar información requerida para obtener las fianzas
requeridas.
Cobranza:
Recibir pagos al extranjero y cobranza.
Elaborar confronta de saldos.
Facturación y cobranza en mostrador:
Recibir la información en cuanto a facturación y cobranza para
revisión y control.
Tráfico Marítimo y Aéreo:
Recibir facturas, BL’S, solicitudes de pagos a navieras y
proveedores para su aprobación.
Son las que inician y procesan la operación, por lo que el área
contable depende de ellas para la generación oportuna de la
información financiera correspondiente.
Supervisar las cuentas por cobrar y por pagar nacionales y
extranjeras.
Revisar las cuentas y vigilar que no excedan los limites de crédito
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
Oficinas Foráneas:
Recibir información: facturación, comprobantes, recibos de
nómina y aclaración de pagos de Manzanillo, Veracruz y
Monterrey.
Sistemas:
Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir las
necesidades del área.
Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para
aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al manejo del
Softcargo y otros sistemas.
Capital Humano:
Entregar información relacionada al personal.
Participar en las prácticas de operación para mantener
actualizado el conocimiento del personal a su cargo y del que
interactúe con el departamento.
Brindar apoyo logístico en cuanto a la ejecución
de los planes y programas de capacitación.
Todas las áreas:
Mantener al día el funcionamiento del sistema del reloj chocador.
Elaborar la nómina.
Generar el reporte de Puntualidad y Asistencia para facilitar la
toma de decisiones.
Garantizar el control de las vacaciones del personal.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Establecer programas de desarrollo y actualización de hardware y
software.
•Sugerir a la Dirección, programas de superación y mejoramiento en el
área a su cargo.
•Definir e implementar programas de capacitación de personal, para el
adecuado uso de equipos y programas.
•Asistir en el desarrollo de habilidades del personal y administración del
mismo.
•Brindar el soporte necesario a los usuarios desde su capacitación, uso
diario y atención a fallas en relación a los sistemas de la empresa.
•Desarrollar una cultura del uso de la información y de los sistemas,
que resulte en el aprovechamiento óptimo de los recursos.
•Brindar mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de
información, a fin de mantenerlos en óptimas condiciones.
•Mantener actualizado el inventario de los componentes de hardware y
software de los sistemas de información.
•Realizar la evaluación y el despliegue de proyectos específicos.
•Evaluar tecnologías y selección previa a la compra o elección de
proveedores de bienes y servicios inherentes al área.
•Mantener comunicación estrecha con proveedores sobre la gestión y
manejo de recursos adquiridos a estos.
•Instalar, configurar e implementar componentes de hardware y
software de los sistemas de información.
•Monitorear el buen uso de los sistemas.
•Mantener actualizados los sistemas de comunicación que la Dirección
General establezca a fin de transmitir información veraz y oportuna a
todos los colaboradores.
Proveer a la empresa con los sistemas y programas tecnológicos más
avanzados con la finalidad de agilizar las funciones de cada uno de los
colaboradores, facilitando el flujo de información con y a clientes internos y
externos, y desarrollar las páginas Web necesarias para fortalecer los
esfuerzos de mercadeo y ventas de la empresa.
Objetivos Específicos:
Objetivo General:
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6. SISTEMAS.
CAPITULO III
Dirección General:
Proponer e implementar las novedades tecnológicas más
actuales para favorecer el flujo de información y el esfuerzo
de ventas de la empresa, a fin de lograr la Misión de la
misma.
Capital Humano:
Definir y mantener actualizadas las políticas sobre el uso de
los sistemas de comunicación de acuerdo a las mejoras
tecnológicas implementadas por la Dirección General.
Aplicar las medidas pertinentes con el personal que no se
apegue a las políticas de uso y mantenimiento de los
sistemas de la empresa.
Otras áreas:
Brindar soporte técnico y dar seguimiento a las políticas de
seguridad y buen manejo de los sistemas.
Llevar a cabo las reparaciones necesarias en los sistemas a
fin de que las fallas en éstos no entorpezcan la operación
cotidiana de la empresa.
Brindar el apoyo necesario por parte de Capacitación de
Sistemas para aclarar dudas y/o renovar conocimientos en
cuanto al manejo del Softcargo y otros sistemas en toda la
empresa.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III
•Implementar y supervisar los programas de inducción y re-inducción
general a la organización.
•Implementar y supervisar los programas de inducción específica al
puesto para cada colaborador de nuevo ingreso.
•Elaborar diagnósticos de necesidades de capacitación conjuntamente
con los gerentes.
•Desarrollar y coordinar cursos de capacitación de acuerdo al
diagnostico de necesidades
•Implementar programas para evaluar periódicamente el desempeño de
todos los colaboradores.
•Realizar encuestas de satisfacción laboral.
•Apoyar a los gerentes de área en el manejo de toda clase de
situaciones relacionadas con la administración del capital humano bajo
su responsabilidad.
•Atender inquietudes, quejas y sugerencias de todos los colaboradores.
•Brindar apoyo al área de Sistemas en la aplicación de las medidas
pertinentes a fin de salvaguardar la integridad y el funcionamiento de
todos los equipos y sistemas propiedad de la empresa.
•Observar el cumplimiento de la normatividad de la organización.
•Implementar actividades que favorezcan la sana convivencia entre los
colaboradores.
Proveer a la organización con el capital humano que cualitativa y
cuantitativamente se requiere para alcanzar la Misión de la empresa.
Asimismo, brindar asesoría en cuanto a la administración y optimización del
capital humano dentro de la misma.
Objetivos Específicos:
Objetivo General:
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7. CAPITAL HUMANO.
CAPITULO III
Dirección General:
Definir las estrategias corporativas del capital humano de la
empresa.
Todas las Áreas:
Dar seguimiento a los planes y programas de capacitación y
desarrollo.
Brindar apoyo a los gerentes en la administración del capital
humano.
Implementar los sistemas de comunicación interna que
faciliten el logro de la Misión de la organización y lograr el
desempeño de todos los colaboradores de acuerdo a la
Filosofía de la misma.
Coordinar las prácticas de operación por cada
departamento.
Apoyar a gerentes en cuanto la aplicación de la
normatividad.
Garantizar la confidencialidad del manejo de la información.
Sistemas:
Garantizar la confidencialidad en cuanto al manejo de los
sistemas.
Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir
las necesidades del área.
Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para
reforzar conocimientos o impartir nuevo en base a
necesidades generales y específicas detectadas.
Solicitar a Capacitación de Sistemas la elaboración de flujos
de operación y actualización de procedimientos.
Relación con otras áreas:
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CAPITULO III