Cualquier organización, por pequeña que sea, posee una estructura

organizacional, la cual está constituida por los patrones de relaciones obligaciones

formales, por las descripciones formales de puestos, las reglas formales, las políticas de

operación, los procedimientos de trabajo, etc. La manera más sencilla de representar

dicha estructura es a través de un organigrama. El análisis de estos esquemas nos

permiten observar cuales son los patrones formales esperados de comunicación dentro

de la organización.

Una empresa en sí, es una estructura organizacional y como tal debe establecer

un orden como su primer paso para definir los distintos niveles o áreas que la

componen, asignando a cada una ellas las distintas jerarquías en cuanto a su

responsabilidad y autoridad (puestos de trabajo).

Dicha estructura recibe el nombre de horizontal o vertical, ya que los distintos

niveles o puestos se ubican de arriba abajo/de izquierda a derecha, respectivamente

conformando así su Organigrama.

Existen varias clases de organigramas en una empresa que definen los distintos

organismos o cargos que conforman la estructura organizacional. Esta representación

gráfica ejemplificaría la columna vertebral del organismo vivo que es la empresa, dando

a conocer su interior a nivel de estructura, sin definir su funcionamiento o dinámica.

La función de un organigrama en lo que respecta a la Administración de

Empresas, asiste y orienta a los distintos elementos o unidades administrativas,

mostrando la estructura organizacional, en forma grafica y actualizada. En el sistema es

de vital importancia las actualizaciones permanentes, a través de revisiones,

comunicándose por los manuales creados para tal efecto, función que se cumple desde

el área de personal en las pequeñas empresas. En lo que respecta al área de personal, el

organigrama es la herramienta fundamental de un analista para poder estudiar la

descripción de los cargos, distribución de los sueldos y para realizar toda actualización o

modificación en el sistema del área.

Conozcamos un poco más acerca de esta maravillosa herramienta.

Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas

el número, orden, armonía y dependencia de sus partes. Las organizaciones son entes

complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que

cada uno debe ejecutar en la empresa.

La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en

que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la

coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles

que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima

y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada

empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode

a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la

planeación), además debe reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad,

tamaño, tipo de sistema de producción, etc.

Según su estructura, se puede considerar dos aspectos que conforman la

estructura organizacional: La estructura formal o esquema organizacional, y La

estructura informal o estructura social.

LA ESTRUCTURA FORMAL O ESQUEMA ORGANIZACIONAL

La estructura formal o esquema organizacional comprende seis componentes:

1. La empresa propiamente dicha, representada por un organigrama.

2. Líneas de mandos, de coordinaciones, asesorías, controles, y las relaciones de

subordinación (estructura jerárquica y de autoridad formal).

Estos dos primeros puntos, se conocen como la estructura organizativa la cual

constituye el armazón sobre el que se construye la dinámica organizacional. El proceso

de construcción de la estructura organizativa comprende tres elementos: la división del

trabajo; la agrupación de tareas o actividades en órganos; y la fijación de líneas de

enlace entre órganos. Esto debe estar mediado por dos conceptos claves: Diferenciación

(especialización de tareas y actividades) e Integración (coordinación).

1. El sistema de objetivos y metas que rige cada parte de la organización.

2. Sistema axiológico de la empresa.

3. Políticas emanadas de los diferentes documentos para la formalización y

normalización de procedimientos (Manuales de organización, de función, de

procedimientos etc.)

4. Las políticas de regularización laboral en la organización (personal, incentivos,

sanciones etc.)

LA ESTRUCTURA INFORMAL O ESTRUCTURA SOCIAL

La estructura informal o estructura social tiene que ver con las dinámicas y

relaciones entre los individuos que habitan la organización, y sus interpelaciones,

comprende cinco componentes:

1. Las relaciones de poder y de autoridad como tal (en lo formal e informal).

2. Las expectativas e intereses, conflictos, y fines mutuos de sus miembros.

3. Las interrelaciones humanas y sus comportamientos.

4. La cultura organizacional propiamente dicha

5. Los diferentes grupos informales con sus intereses.

Así las cosas, dentro de la Estructura Organizacional, la estructura formal existe

sobre el papel (procede de un diseño organizacional que le garantiza su enfoque de

organización a construir), mientras que la estructura informal (social) traduce la realidad

de la vida en la empresa, imbuida de su cultura. La división de la estructura

organizacional en estos dos componentes implica que la explicación del

comportamiento organizacional no reside principalmente en la estructura formal de la

organización, ni en las proclamas para alcanzar los objetivos y fines organizacionales, ni

en la forma de prestar los servicios.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se

dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones. Por ejemplo,

una organización dividida por funciones puede tener departamentos para producción,

mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dicha organización sería el responsable

de la venta de todos los productos manufacturados por la empresa.

Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica

de departamentalización, como en la siguiente figura:

La usan primordialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada

de productos, porque aprovecha con eficiencia los recursos especializados. Otra ventaja

importante de la estructura por funciones es que facilita mucho la supervisión, pues cada

gerente sólo debe ser experto en una gama limitada de habilidades. Además, la

estructura funcional facilita el movimiento de las habilidades especializadas, para poder

usarlas en los puntos donde más se necesitan.

Conforme crece la organización, sea expandiéndose en términos geográficos o

ampliando su línea de productos, empiezan a surgir algunas de las desventajas de la

estructura por funciones. Como los gerentes de funciones dependen de la oficina central,

resulta difícil tomar decisiones rápidas.

ORGANIZACIÓN POR PRODUCTO/MERCADO

La organización producto/mercado, con frecuencia llamada organización por

división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y

comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que

están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

La mayor parte de las empresas grandes, con productos múltiples, como General

Motors, tienen una estructura de organización por producto o mercado. En algún punto

de la existencia de una organización el puro tamaño y la diversidad de productos hacen

que los departamentos por funciones no sean viables. Cuando la departamentalización

de una empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional, la

alta dirección, por regla general, creará divisiones semiautónomas. En cada división, los

gerentes y los empleados diseñan, producen y comercializan sus propios productos.

A diferencia de un departamento funcional, la división parece un negocio

independiente. El director de la división se con centra primordialmente en las

operaciones de su división, es responsable de las pérdidas o las utilidades e incluso

puede llegar a competir con otras unidades de la misma empresa. Sin embargo, una

división es diferente de un negocio independiente en un sentido crucial: el director de la

división depende de la oficina central.

La organización por producto/mercado puede seguir uno de tres patrones. El

más evidente es la división por producto, que aparece en la siguiente figura. La

estructura organizacional de HP, a lo largo de los años ochenta y principios de los

noventa, fue de este tipo.

Organigrama por producto/mercado de una empresa manufacturera:

División por productos

Por regla general, la división geográfica es usada por empresas de servicios

financieras y otras no fabriles, así como por compañías mineras y productoras de

petróleo, como en la sig. Figura:

La organización geográfica resulta lógica cuando la planta se debe ubicar lo más

cerca posible de las fuentes de materias primas, mercados principales o personal

especializado.

En el caso de la división por clientes, la organización se divide de acuerdo con

los diferentes usos que los clientes dan a los productos como en la siguiente figura. En

el caso de Hewlett Packard, algunos proponen que éste podría ser el enfoque del

producto/mercado del futuro en los mercados de las telecomunicaciones digitales.

La organización por divisiones ofrece varias ventajas. Dado que todas las

actividades, habilidades y experiencia requeridas para producir y comercializar

productos específicos se agrupan en un lugar, bajo un solo mando, la tarea entera se

puede coordinar con mayor facilidad, así como mantener un elevado desempeño en el

trabajo. Además, tanto la calidad como la velocidad de la toma de decisiones se ven

reforzadas, por que las decisiones tomadas a nivel de división están más cerca del

campo de acción. Al mismo tiempo, el peso que cargaría la administración central es

menor, porque los gerentes de las divisiones tienen mayor oportunidad para actuar. Sin

embargo, lo más importante es que la responsabilidad está clara. El desempeño de la

administración divisional se puede medir en términos de sus pérdidas o utilidades.

No obstante, la estructura de las divisiones también tiene ciertas desventajas. Los

intereses de la división quizá se coloquen por encima de las metas de la organización

entera. Por ejemplo, los directores de la división como son vulnerables a las revisiones

del desempeño en términos de pérdidas y utilidades, podrían optar por las ganancias a

corto plazo a expensas de la rentabilidad a largo plazo. Además, los gastos

administrativos aumentan porque cada división cuenta con su propio staff y

especialistas, lo cual conduce a una costosa duplicación de habilidades.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

La estructura matricial, en ocasiones llamada "sistema de mando múltiple", es un

producto híbrido que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseño, al

mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organización con una

estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados

tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de

mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las

gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal que combina al

personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de

proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o grupo, que es experto en

el campo de especialización asignado al equipo.

Conforme las organizaciones se han ido haciendo mundiales, muchas usan un

tipo de matriz para sus operaciones internacionales. Quizá cuenten con gerentes de

productos o divisiones, como en el caso de la empresa con divisiones. Por tanto, de

división dependería del gerente de la división, en cuanto a asuntos relacionados con los

productos, y el gerente nacional, en cuanto a asuntos de políticas o aquellos que

impliquen relaciones internacionales.

Aunque las estructuras matriciales para las organizaciones son complejas por

necesidad, tienen ciertas ventajas. La estructura matricial es un medio eficiente para

reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un

problema complejo. Los problemas de coordinación en este caso, porque el personal

más importante para un proyecto e trabajo es reunido en forma de grupo. En sí esto

produce un beneficio secundario: las personas, como trabajan juntas, llegan a entender

las demandas que enfrentan las personas que tienen responsabilidad de diferentes

campos.

Una desventaja es que no todo el mundo se adapta bien al sistema matricial.

Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben contar con buenas

habilidades interpersonales y ser flexibles y cooperativos. Además, la moral se puede

ver afectada de manera negativa cuando el personal se reordena, una vez terminado un

proyecto, y se inician otros nuevos. Por último si las jerarquías no están establecidas con

solidez y comunicadas con eficiencia, existe el peligro, en opinión de algunos analistas,

de que las directrices contradictorias y las responsabilidades mal definidas aten las

manos a los gerentes.

ORGANIZACIÓN CIRCULAR

Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos

concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima

de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización.

En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con

las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad.

ORGANIZACIÓN HÍBRIDA

Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las

estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque

múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y

geografía.

Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen

y tienen varios productos o mercados, es característico que las funciones principales

para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas.,

además algunas funciones también se centralizan y localizan en oficinas centrales cuya

función es relativamente estable y requiere economías de escala y especialización

profunda. Cuando se combinan características de las estructuras funcionales y

divisionales, las organizaciones pueden aprovechar las fortalezas de cada una y evitar

alguna de sus debilidades.

ORGANIZACIÓN MONOFUNCIONALES

Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona o grupo de

personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan

de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el

siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura.

ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA.

También conocida como departamentalización funcional, es la más difundida y

utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podía llamar

tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas

como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico

de este tipo de estructura es el siguiente:

ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZADA

Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional

que se describió en el inciso anterior, entre sus características propias se encuentra la

toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas

de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las

decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría

para los altos niveles.

IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la

empresa y sus recursos están a cambios constantes (expansión, contracción

nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar

cambios en la organización.

Es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los

objetivos de un grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una

definición sobre la naturaleza de la organización nos dan la pauta para determinar su

importancia.

Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad

de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina

que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera.

La organización puede darse a donde exista un organismo social, y de acuerdo

con su complejidad, ésta será más necesaria. Un organismo social depende, para su

éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen

uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función

organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían

actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la organización también es importante,

porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan

mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre

fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama

cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la

organización es requisito indispensable, porque se necesita coordinar todos los

elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo

como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

1. Análisis crítico de la estructura organizacional, disponible en:

http://www.eumed.net/tesis/2006/asc/1n.htm, consultado el 08/11/10

2. Estructura Organizacional, disponible en:

http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/hernandez_v_d/

capitulo0.pdf consultado el 07/11/10

3. Estructuras organizativas y tipos de organigramas, disponible en:

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm, consultado el

09/11/1

4. Introducción a la administración, disponible en:

http://148.202.148.5/Cursos/Id204/principal.html#unidad4, consultado el

08/11/10

5. La Estructura Organizacional: Dimensiones Estructurales, disponible en:

http://online-psicologia.blogspot.com/2007/11/la-estructura-organizacional.html,

consultado el 08/11/10

6. Naturaleza y propósito de la Organización, disponible en:

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml, consultado el

09/11/10

Maturín, noviembre del 2010