ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO(Ministerio del Ambiente) MINAM

Levantamiento de las Observaciones al primer producto(Carta 106 Memorando 106)

PRIMER ENTREGABLE

Orden de Servicio 247

FONAFE

Lima, 23 de Marzo de 201538

CONTENIDOI.PRESENTACION11ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO51.1NIVEL DE CONTROL INTERNO ESTRATEGICO71.1.1COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL71.1.1.1Filosofa de la Direccin81.1.1.2Integridad y Valores ticos81.1.1.3Administracin Estratgica81.1.1.4Estructura Organizacional81.1.1.5Administracin de Recursos Humanos81.1.1.6Competencia Profesional91.1.1.7Asignacin de Autoridad y Responsabilidad91.1.1.8rgano de Control Institucional91.1.2COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS91.1.2.1Planeamiento de la Administracin de Riesgos101.1.2.2Identificacin de Riesgos101.1.2.3Valoracin de los Riesgos101.1.2.4Respuesta al Riesgo111.2NIVEL DE CONTROL INTERNO DIRECTIVO121.1.1COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL121.1.1.1Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin131.2.1.1Segregacin de Funciones131.2.1.2Evaluacin Costo-Beneficio131.2.1.3Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos141.2.1.4Verificaciones y Conciliaciones141.2.1.5Evaluacin del Desempeo141.2.1.6Rendicin de Cuentas141.2.1.7Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas141.2.1.8Revisin de Procesos, Actividades y Tareas141.2.1.9Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones151.1.2COMPONENTE SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIN151.2.1.10Funciones y caractersticas de la informacin161.2.1.11Informacin y responsabilidad161.2.1.12Calidad y suficiencia de la informacin161.2.1.13Sistemas de informacin171.2.1.14Flexibilidad al cambio171.2.1.15Archivo Institucional171.2.1.16Comunicacin Interna171.2.1.17Canales de Comunicacin171.3NIVEL DE CONTROL INTERNO DE OPERATIVO181.3.1COMPONENTE SEGUIMIENTO181.3.1.1Prevencin y Monitoreo181.3.1.2Monitoreo oportuno del Control Interno191.3.1.3Reporte de Deficiencias191.3.1.4Implantacin y Seguimiento de Medidas Correctivas191.3.1.5Autoevaluacin191.3.1.6Evaluaciones independientes202FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES212.1Titular (rgano de Direccin)222.2Direccin (rganos Directivos y Ejecutivos)232.2.1Personal de la institucin232.2.2rgano de Control Institucional243ETAPAS Y ACTIVIDADES PARA LA FORMALIZACION E IMPLANTACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO253.1ETAPA I: PLANEAMIENTO BASICO263.1.1Formalizacin del compromiso de los rganos de direccin y gerencia26Designacin del Representante de la Direccin28Organizacin del equipo institucional de trabajo28Elaboracin de diagnstico y determinacin del nivel de implementacin y adecuaciones de la estructura de control interno28Formulacin del Plan de Trabajo293.1.1.1Reglamento de funciones293.1.1.2Definicin y cronograma de actividades293.1.1.3Provisin de recursos293.1.1.4Capacitacin293.1.1.5Sensibilizacin y socializacin del control interno303.1.2Seguimiento del Plan303.2ETAPA II: DISEO E IMPLEMENTACION30ETAPA III: EVALUACION323.2.1EVALUACIN DEL NIVEL DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO333.2.2ASPECTOS CENTRALES EN LA EVALUACIN33ANEXOS34Probabilidad36Valor36

Estructura del Sistema de Control Interno del Ministerio del AmbienteMINAM

I. PRESENTACION

Considerando los lineamientos correspondiente a lo establecido por la Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado ( Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG ) Y Sobre la base de su cuatro aspectos que definen la incorporacin plena y gradual de la dimensin ambiental en las polticas pblicas: a) Estado Soberano y garante de derechos, b)Mejora de la calidad de vida con un ambiente sano, c)Compatibilizando el aprovechamiento armonioso de los recursos naturales, d) Patrimonio Natural Saludable. Se precisa establecer en forma sistmica un conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas incluyendo la actitud principalmente de los Responsables de las reas de actividad u operatividad de la entidad, concretamente la Oficina General de Administracin-OGA(rganos de Apoyo), cuatro (4) Oficinas de asesoramiento, rganos de lnea del Viceministerio de desarrollo estratgico de los recursos naturales a travs de (4) direcciones y Viceministerio de gestin ambiental a travs de cuatro (4) Direcciones Generales, dos viceministerios, que posee el MINAM para ofrecer una garanta razonable de que se cumplen sus objetivos

En ese sentido la estructura del Sistema de Control Interno a travs de componentes, principios y factores van a permitirnos evaluar de manera ptima el Ministerio del Ambiente:

De acuerdo a la Gua antes mencionada, dicho proceso comprende tres fases: Planificacin, Ejecucin y Evaluacin del proceso de implementacin.

En este contexto la adecuacin a un Sistema de Control Interno bajo el Enfoque COSO es integral para el caso MINAM, es por esta razn que estamos incluyendo un anlisis normativo del Estado en funcin a la Gestin Pblica con concordancia a la Ley de Modernizacin del Estado y a la Ley de Descentralizacin y a un Enfoque de Gestin por Procesos.

En concordancia con los objetivos del Ministerio del Ambiente .sita al control interno como herramienta de gestin, orientada a prevenir riesgos con vistas a promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en la gestin, as como resguardar los recursos del Estado y prevenir irregularidades o actos de corrupcin.

La estructura del Control Interno del MINAM trae consigo una serie de beneficios:

a. La cultura de control favorece el desarrollo de las actividades institucionales y mejora el rendimiento.b. El Control Interno bien aplicado contribuye fuertemente a obtener una gestin ptima, toda vez que genera beneficios a la administracin de la entidad, en todos los niveles, as como en todos los procesos, sub procesos y actividades en donde se implemente.c. El Control Interno es una herramienta que contribuye a combatir la corrupcin.d. El Control Interno fortalece a una entidad para conseguir sus metas de desempeo y rentabilidad y prevenir la prdida de recursos.e. El Control Interno facilita el aseguramiento de informacin financiera confiable y asegura que la entidad cumpla con las leyes y regulaciones, evitando prdidas de reputacin y otras consecuencias.

La implementacin y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve entonces:

a. La adopcin de decisiones frente a desviaciones de indicadores.b. La mejora de la tica Institucional, al disuadir de comportamientos ilegales e incompatibles.c. El establecimiento de una cultura de resultados y la implementacin de indicadores que la promuevan.d. La aplicacin, eficiente, de los planes estratgicos, directivas y planes operativos de la entidad, as como la documentacin de sus procesos y procedimientos.e. La adquisicin de la cultura de medicin de resultados por parte de las unidades y direcciones.f. La reduccin de prdidas por el mal uso de bienes y activos del Estado.g. La efectividad de las operaciones y actividades.h. El cumplimiento de la normativa.i. La salvaguarda de activos de la entidad.

El MINAM es consiente que se requiere el cumplimiento de normativas (que dependiendo de las funciones asignadas o de los sistemas administrativos pueden ser abundantes y especializadas).

Teniendo como marco integrado de referencia de control interno COSO, cuyos principios han sido vinculacin con las normas de control interno, a partir del cual se puede entender al control interno como una herramienta articulada de gestin. Su organizacin se fundamenta en una estructura basada en cinco componentes funcionales: (1) ambiente de control, (2) evaluacin de riesgos, (3) actividades de control, (4) sistemas de informacin y comunicacin, y (5) seguimiento o monitoreo. De conformidad a la Ley N 28716 de Control Interno de las Entidades del Estado, las Normas de Control Interno, aprobadas por la Contralora General de la Repblica mediante Resolucin de Contralora N 320-2006-CG y aquellas que emita dicha entidad acorde con su competencia.

El documento establece la organizacin y lineamientos para operar la estructura de control interno por cada uno de sus componentes funcionales, cuyo ordenamiento y aplicacin se integra en el funcionamiento de tres niveles de control:

1) Nivel de control interno estratgico2) Nivel de control interno directivo3) Nivel de control interno operativo.

Cada Nivel administra los componentes y principios de control vinculados que conforman la estructura de control interno institucional y estarn a cargo de los niveles funcionales involucrados de acuerdo a las competencias y responsabilidades asignadas.

En cada uno de los referidos componentes se incorporan pautas de actuacin de carcter temtico que constituirn estndares de control pertinentes respecto a los procesos, actividades u operaciones institucionales.

Finalmente, las Etapas y Actividades para la Formalizacin e Implantacin de la Estructura de Control Interno, se llevara a cabo en el Plan de Trabajo.

Dicho Plan contempla tres etapas: (1) Planeamiento Bsico, (2) Diseo e Implementacin, y (3) Evaluacin; destacndose los pasos, previos al diseo e implementacin, considerados necesarios e importantes para el apropiado y ordenado inicio del proceso de implantacin de la estructura de control interno.

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

Para la estructura del Sistema de Control Interno del MINAM lo primero que se ha tomado en cuenta que ste debe adecuarse a las caractersticas y necesidades que tengan las entidades pblicas. Sin embargo, es importante contar con ciertos parmetros que faciliten a las entidades poder hacer un seguimiento y evaluacin del Control Interno y poder informar acerca de los resultados en un lenguaje comn. De all la importancia de contar con factores clave en torno a los cuales poder evaluar. Estos factores son los componentes del Sistema de Control Interno, que tienen a su vez ciertos principios asociados.La Estructura de Control Interno en el MINAM, propone la organizacin sistmica bsica para el formal y estandarizado establecimiento e implantacin del control interno en ellas, adaptndose a las necesidades especficas de cada sector, a sus objetivos, tamao, procesos y servicios que suministran.

Siendo el propsito esencial del Sistema de Control Interno orientar a los sectores que se integren al desarrollo conjunto de actividades que forman parte de la misin del MINAM, de manera que forme parte de los procesos regulares de trabajo y, al mismo tiempo, se identifique como un proceso continuo y singular, constituyndose en un sistema. que busca el cumplimiento de sus objetivos y la contribucin de stos a los fines esenciales del Estado, su estructura se encuentra concebida y organizada bajo el enfoque moderno del modelo COSO, reconocido internacionalmente como el de mayor idoneidad, solidez y confianza para dichos fines; no obstante, a fin de proporcionarle un apropiado esquema de administracin que garantice el funcionamiento debidamente ordenado y controlado del conjunto de sus elementos, la presente estructura incorpora el establecimiento de tres (3) niveles de control interno, los cuales comprenden a los cinco (5) componentes bsicos previstos por el citado modelo COSO, cada uno con sus respectivos principios de control que suman diecisiete (17), y estos a su vez se encuentran asociados a factores claves con los cuales se evala cada uno de estos componentes en total. De tal forma que el Sistema de Control Interno consta de cinco componentes funcionales y diecisiete principios que representan los conceptos fundamentales asociados a cada componente. Los componentes del Sistema de Control Interno son cinco: I) Ambiente de Control II) Evaluacin de Riesgo III) Actividades de Control IV) Informacin y Comunicacin V) Actividades de Supervisin.

Los cuatro primeros se refieren al diseo y operacin del control interno. El quinto, Actividades de Supervisin, est diseado para asegurar que el control interno contina operando con efectividad.La relacin de los componentes y principios con la efectividad del Sistema de Control Interno es la base de esta estructura. Ya que un sistema efectivo provee una seguridad razonable respecto del logro de objetivos de la entidad. Para ello se requiere que cada uno de los cinco componentes y cada uno de los principios asociados a los mismos estn presentes y en funcionamiento. No solo que existan formalmente sino que estn operando en la prctica.En cuanto a los niveles del Sistema de control interno consideramos que no solo durante la evaluacin sino tambin durante la fase de implementacin y fortalecimiento del control interno, corresponde separar explcitamente los niveles de control interno en: estratgico, directivo y operativo. Para su mejor visualizacin, la composicin de la estructura se muestra en forma grfica en el siguiente cuadro:

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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE

NIVEL DE CONTROL INTERNO ESTRATEGICO

El control a nivel Estratgico, es diseado para valorar los cambios y los riesgos del entorno y alinear a la entidad con las estrategias adecuadas. Corresponde a la planeacin, establecimiento de la misin, visin y objetivos del Ministerio del Ambiente.

El control a nivel Estratgico es el primer nivel orgnico de la estructura de control interno del MINAM, cuyos componentes de control interrelacionados se orientan y contribuyen al cumplimiento de los objetivos de carcter estratgico y organizacional de los sectores del mismo.

El Nivel de Control Interno Estratgico tiene como finalidad la generacin y consolidacin de una cultura organizacional basada en el control a los procesos de direccin estratgica, administrativa y operativa de los sectores del MINAM.

En tal sentido, el Nivel de Control Estratgico administra dos componentes de control: (1) Ambiente de Control y (2) Evaluacin de Riesgos, orientados a proveer estndares que autocontrolan los distintos sectores respecto a su entorno estratgico y a la gestin de riesgos de la organizacin; permitiendo el diseo de los lineamientos institucionales que contribuyan a crear un ambiente favorable al control, as como administrando el riesgo del no cumplimiento de sus objetivos y fines misionales.

Los componentes y factores de este Nivel intervienen en todos los sectores del MINAM y los preparan para una gestin eficiente, eficaz, efectiva y transparente en la prestacin de los servicios y/o produccin de los bienes que le son inherentes.

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROLEl ambiente de control comprende los principios de integridad y valores ticos que deben regir en el Ministerio del Ambiente, as como los parmetros que permitan las tareas de supervisin, la estructura organizativa alineada a objetivos, el proceso para atraer, desarrollar y retener a personal competente y el rigor en torno a las medidas de desempeo, incentivos y recompensas.El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar del Ministerio del Ambiente desde la perspectiva del control interno y que son determinantes del grado en que, los principios de este ltimo, imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.Se vincula estrechamente a la actitud asumida por la direccin, gerencia y, extensivamente, por el personal del sector, con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados institucionales.Fija el tono de la organizacin, generando mstica y disciplina mediante la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto, constituyendo un andamiaje para el desarrollo del conjunto de las funciones y acciones institucionales. Los principales factores de control que forman parte de este componente son:1.1 Filosofa de la Direccin 1.2 Integridad y Valores ticos 1.3 Administracin Estratgica 1.4 Estructura Organizacional 1.5 Administracin de Recursos Humanos 1.6 Competencia Profesional 1.7 Asignacin de Autoridad y Responsabilidad 1.8 rgano de Control Institucional

Filosofa de la Direccin

La direccin, y extensivamente los niveles gerenciales, deben expresar y trasmitir una forma de pensar y actuar que genere claridad, confianza, transparencia y credibilidad respecto a que su gestin est siendo orientada hacia el cumplimiento de la misin del MINAM, en el contexto de los fines inherentes a las polticas y servicios del Estado.

Dicha manera de conduccin promueve la actitud positiva, el compromiso moral y la vocacin de servicio, motivando un ambiente propicio para el mejor desempeo funcional y un adecuado control interno.Integridad y Valores ticos

Se deben identificar y divulgar los valores ticos que sustentan el servicio y actuacin de la institucin, dando ejemplo y vigilando sobre su permanente observancia.

La integridad, transparencia, eficiencia, responsabilidad y vocacin de servicio, entre otros, son pilares para generar y mantener la cultura organizacional, orientar el cumplimiento de los objetivos institucionales y fortalecer el sistema de control interno.

Administracin Estratgica

Se debern establecer, con claridad y coherencia, los planes, metas y objetivos institucionales de corto, mediano y largo plazo, los cuales sern gestionados estratgicamente y evaluados por los rganos competentes de la empresa, en concordancia con las polticas nacionales, normativa aplicable, sistemas operativos en funcionamiento y los objetivos del control interno.. Estructura Organizacional

Se disear y aprobar formalmente un sistema de organizacin institucional que, administrativa y operativamente, responda a la naturaleza, objetivos, necesidades y resultados esperados de la empresa; de modo que contribuya efectivamente al logro de su misin y metas, satisfaga las expectativas de los usuarios y permita un ordenamiento funcional compatible con la finalidad del control interno.

El desarrollo de la estructura organizacional se formaliza y fundamenta mediante los reglamentos y manuales correspondientes.

Administracin de Recursos Humanos

Se deber realizar una evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de ste departamento a travs de indicadores de efectividad organizacional tales como evaluacin de la actuacin, Evaluacin de reclutamiento y seleccin, Evaluacin de capacitacin y desarrollo, evaluacin de la motivacin, Evaluacin de sueldos y salarios, Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.

Competencia Profesional

Se debern analizar y establecer las caractersticas requeridas de las competencias personales y profesionales que sean idneas para cada uno de los niveles funcionales de la institucin, promovindose su desarrollo y perfeccionamiento continuo de acuerdo a las funciones y responsabilidades asignadas.

Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

Se deben asignar, aprobar y comunicar apropiadamente las lneas, atributos y lmites de la autoridad que corresponda al ejercicio de los cargos jerrquicos en la institucin, as como las facultades, obligaciones y responsabilidades que conciernen al mbito funcional del personal que la integra; lo que permitir facilitar el cumplimiento de las tareas y actividades, el proceso de toma de decisiones y el equilibrio de las relaciones funcionales, as como contribuir a un adecuado control interno.

rgano de Control Institucional

La institucin contar con un rgano de Control Institucional que disponga de la independencia, el apoyo jerrquico y los recursos necesarios para el cumplimiento oportuno y profesional de sus funciones, de tal modo que agregue valor a la gestin institucional y brinde una garanta razonable de que ella se desarrolla en lnea con los objetivos del control interno.

COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS

La evaluacin del riesgo del Ministerio del Ambiente comprende los principios de definicin de los objetivos e identificacin y evaluacin de los riesgos, determinacin de la gestin de riesgos, evaluacin de la probabilidad de fraude y evaluacin de sucesos o cambios que afecten al sistema de control interno.

La evaluacin de riesgos es el proceso de identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos de la entidad y para determinar una respuesta apropiadaMediante la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes y de la capacidad institucional de neutralizarlos, se evala la vulnerabilidad de la organizacin, preparndose la respuesta necesaria para enfrentarlos y resguardndose la consecucin de los objetivos y resultados previstos por la institucin. Toda actividad importante, en la medida de su complejidad, se encuentra sujeta a riesgos en los diferentes niveles del proceso de las operaciones y de acuerdo a la estructura organizativa utilizada. Los riesgos afectan de manera directa las potencialidades y habilidades institucionales para un mejor desarrollo operativo, para competir exitosamente.

Es fundamental para la evaluacin de riesgos la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de tales condiciones y tomar las acciones necesarias. Los perfiles o niveles de riesgo y controles relacionados tienen que ser regularmente revisados y actualizados para asegurar su validez y vigencia, que las respuestas al riesgo sigan siendo apropiadamente brindadas, y que los controles para mitigarlos mantengan su efectividad.

Los factores de control asociados a este componente son:

2.1 Planeamiento de la Administracin de Riesgos 2.2 Identificacin de Riesgos 2.3 Valoracin de los Riesgos 2.4 Respuesta al Riesgo

Planeamiento de la Administracin de Riesgos

El sector, con base en una adecuada planificacin de la informacin pertinente, debe establecer e implementar polticas y lineamientos estratgicos para la prevencin y administracin de los riesgos institucionales, los cuales guiarn los sistemas y mecanismos de identificacin y anlisis que disponga el MINAM.

Para la formulacin y aplicacin de las polticas de administracin de riesgos, es fundamental tener claridad del contexto, misin y objetivos de orden institucional, as como una visin sistmica de la gestin, de modo que dicha herramienta gerencial confluya y no resulte aislada del funcionamiento administrativo y operativo del MINAM.

Una gestin planificada facilita la toma de decisiones y permite la elaboracin del mapa de riesgos, permitiendo orientar las polticas de respuesta tendentes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo, o asumir el riesgo residual; as como la aplicacin de acciones preventivas y correctivas.

Identificacin de Riesgos

Se debern adoptar las previsiones y medidas necesarias para asegurar una identificacin objetiva, precisa y oportuna de los riesgos reales o potenciales, de origen interno o externo, que puedan afectar el cumplimiento de la misin y objetivos del MINAM.

La adecuada identificacin permitir determinar si los riesgos son estratgicos, operativos, financieros, legales o tecnolgicos, facilitando su correspondiente anlisis y respuesta.

Valoracin de los Riesgos

Se debe establecer, mediante el anlisis de los riesgos, la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias o efectos, calificndolos y evalundolos a fin de determinar la capacidad de la empresa para su aceptacin, manejo y/o respuesta.

Se estimar la probabilidad e impacto de la ocurrencia de los riesgos, basndose en los criterios de frecuencia y factibilidad, o la combinacin de ambos, entre otros.

En tal sentido, el anlisis y valoracin de los riesgos debern considerar los siguientes aspectos:

La calificacin del riesgo: que se efecta a travs de la estimacin de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar su materializacin. La primera representa el nmero de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse, y la segunda se refiere a la magnitud de sus efectos. La evaluacin del riesgo: que permite comparar los resultados de su calificacin, con los criterios establecidos para determinar el grado de exposicin de la institucin al riesgo; de manera tal que es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.

Con el fin de facilitar la calificacin y evaluacin a los riesgos, en Anexo N 2 se presenta una matriz que contempla un anlisis cualitativo, que hace referencia a la utilizacin de formas descriptivas para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia (probabilidad). Se plantea las siguientes categoras: leve, moderada y catastrfica en relacin con el impacto y alta, media y baja respecto a la probabilidad.

As mismo, presenta un anlisis cuantitativo, que comprende valores numricos que contribuyen a expresar aritmticamente una mayor exactitud de la calificacin y evaluacin de los riesgos. Tanto para el impacto como para la probabilidad En dicha matriz se han utilizado ilustrativamente valores mltiplos de 5. Para el efecto, la forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresados y combinados en la matriz, provee la evaluacin del riesgo.

Respuesta al Riesgo

Como resultado del anlisis y valoracin de los riesgos, la institucin deber cuidar la seleccin de la opcin de respuesta ms apropiada, as como su debida implementacin.

Sea que se trate de evitar, reducir, compartir o transferir y aceptar el riesgo, se debern adoptar las medidas de prevencin y monitoreo respecto a las causas generadoras. (Alertas tempranas)Cada sector debe disear y operar procedimientos de deteccin anticipada de los cambios o eventos internos y externos que incidan en su desenvolvimiento y correspondiente entorno, para lo cual emplear los medios y herramientas de informacin que permita el reporte oportuno de los mismos a los niveles de decisin competentes.

NIVEL DE CONTROL INTERNO DIRECTIVO

El control a nivel Directivo, direcciona la valoracin del control interno a travs del Ministerio del Ambiente. Corresponde a la programacin, presupuesto y a la supervisin realizada por los lderes de la organizacin sobre los procesos que son de su competencia.

Es el segundo Nivel de la organizacin de la estructura de control interno del Ministerio del Ambiente. Administra los componentes de control (3) Actividades de Control y (4) Sistemas de Informacin y Comunicacin, orientndose a asegurar el control a la adecuada ejecucin de los procesos, actividades y operaciones de la empresa, as como la consecucin de los objetivos, resultados y productos previstos para el cumplimiento de su misin.

Este nivel permite al MINAM contar con elementos de control necesarios para autocontrolar el desarrollo de las operaciones.

Teniendo un ambiente organizacional favorable al control, el establecimiento de una orientacin estratgica para su accionar y los mecanismos bsicos de proteccin de sus recursos; mediante los componentes de control que conforman el Nivel de la organizacin del Ministerio del Ambiente se podr definir, disear y correlacionar las acciones, funciones y flujos de informacin y comunicacin.

1.1.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROLLas actividades de control del Ministerio del Ambiente se refieren a aquellas polticas y procedimientos establecidos para disminuir los riesgos que pueden afectar el logro de objetivos de la entidad. Para ser efectivas deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un periodo determinado y tener un costo adecuado, que sea razonable y relacionado directamente con los objetivos del control.El MINAM es consiente que se debe buscar un balance adecuado entre la prevencin y la deteccin en las actividades de control. Las acciones correctivas son un complemento necesario para las actividades de control. Las actividades de control comprenden los principios de desarrollo de actividades de control para mitigar los riesgos, control sobre la tecnologa de la informacin y comunicacin y el establecimiento de polticas para las actividades de control.Las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organizacin, en todos los niveles y en todas sus funciones. Conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, pudiendo tener stos distinta finalidad o carcter segn el objetivo que se persiga. Dichos controles pueden ser: preventivos o correctivos; administrativos; manuales o automatizados; generales o especficos; de deteccin o procesamiento; normativos u operativos; de legalidad o de oportunidad, entre otros criterios.Para ser efectivas las actividades de control necesitan ser apropiadas y razonables; ser entendibles y accesibles; funcionar consistentemente de acuerdo a sus objetivos preestablecidos; y tener un costo adecuado que no debe exceder los beneficios de su implantacin.Los factores de control que forman parte del presente componente son:3.1 Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin 3.2 Segregacin de Funciones 3.3 Evaluacin Costo-Beneficio 3.4 Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos 3.5 Verificaciones y Conciliaciones 3.6 Evaluacin del Desempeo 3.7 Rendicin de Cuentas 3.8 Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas 3.9 Revisin de Procesos, Actividades y Tareas 3.10 Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones 1.1.1.1 Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin

Se deben disear y aprobar procedimientos formales para regular y evaluar que, todos los actos u operaciones de la empresa, sean autorizados y ejecutados por los niveles funcionales correspondientes, con sujecin a la autoridad y responsabilidad asignada dentro de su competencia funcional.

Las autorizaciones y aprobaciones deben tener motivacin y sustento vlidos, estar documentadas y ser debidamente comunicadas a las personas involucradas, incluyendo los trminos y condiciones bajo las cuales han sido otorgadas.

Segregacin de Funciones Se debern separar y distribuir coherentemente entre los niveles responsables adecuados, aquellas funciones o fases trascendentales de un proceso, actividad u operacin que, si se concentraran en una misma persona, rea o unidad orgnica, podra comprometer los objetivos y eficacia del control interno.Dichas funciones o fases se deben identificar oportuna y objetivamente, considerando su eventual grado de incompatibilidad o riesgo

Evaluacin Costo-Beneficio

Se deben implementar mecanismos que permitan asegurar un anlisis costo beneficio como requisito previo a la aprobacin de cualquier decisin, medida o actividad institucional, a fin de determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin al cumplimiento de los objetivos.

Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos

Se deben aprobar disposiciones para regular y controlar el acceso sobre los recursos institucionales de toda ndole; establecindose los requisitos y condiciones apropiadas de autorizacin, disposicin o uso, custodia y restricciones, as como las responsabilidades correspondientes.

Verificaciones y Conciliaciones

Se establecern procedimientos para el debido y oportuno registro de los recursos, transacciones y actividades de la institucin; posibilitando su verificacin y conciliacin, as como su contribucin a la toma de decisiones.

Evaluacin del Desempeo

Se debern desarrollar polticas y procedimientos para realizar evaluaciones peridicas sobre el desempeo de la gestin institucional y sus servicios o productos, cuya medicin permita determinar el grado de cumplimiento de los correspondientes requisitos preestablecidos, as como de las metas y resultados de la empresa en el tiempo, incluyendo sus causas, efectos y factores condicionantes.

Se utilizarn apropiados indicadores u otras herramientas de gestin que posibiliten verificar rendimiento, calidad, eficiencia, economa, eficacia y satisfaccin; detectar cambios, desviaciones e irregularidades; as como vigilar el avance y consecucin de logros.

Rendicin de Cuentas

Se deben establecer disposiciones para regular y controlar el cumplimiento, por parte de los responsables respectivos, de la obligacin de rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, as como de informar a los niveles competentes sobre el desarrollo y resultados de la gestin llevada a cabo.

Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas

Se debern definir y establecer las polticas y procedimientos internos para garantizar que el proceso de toma de decisiones en el MINAM se efecte en un marco de legalidad, transparencia y sustento documentado.

Se cuidar que las decisiones observen las formalidades pertinentes y se basen en informacin oportuna y confiable.

Revisin de Procesos, Actividades y Tareas

Se deben determinar las modalidades y la oportunidad con la que, durante su ejecucin, los procesos, actividades y operaciones de la institucin deben ser objeto de revisin general o especfica por sus responsables, para permitir detectar y corregir oportunamente cualquier deficiencia o desviacin con respecto a lo previsto, asegurando el avance correcto y eficaz de los mismos.

Asimismo, se revisarn peridicamente los objetivos organizacionales, efectundose las modificaciones requeridas, a fin que representen guas claras y actuales para la conduccin de las actividades y proporcionen un sustento oportuno al control interno institucional.Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones

Se debern aprobar e implantar las polticas y procedimientos que regulen el funcionamiento y los controles aplicables sobre los sistemas y tecnologas de la informacin de la institucin, abarcando sus distintas fases y componentes.

Se disearn controles generales y de aplicacin, necesarios para asegurar un procesamiento adecuado, oportuno y completo de la informacin, as como el uso ptimo de sus recursos tecnolgicos.

Deber hacerse seguimiento de los recursos tecnolgicos, as como de las nuevas necesidades de la organizacin y los usuarios internos y externos, a fin de mejorar de calidad de la informacin necesaria para el cumplimiento de los requerimientos y objetivos de la gestin.

1.1.2 COMPONENTE SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIN

La administracin obtiene/genera y utiliza la informacin relevante y de calidad a partir de fuentes internas y externas para apoyar el funcionamiento de los otros componentes del Control Interno.

El MINAM considera a la comunicacin como el proceso continuo de suministro, intercambio y obtencin de informacin necesaria.

La comunicacin interna es el medio por el cual la informacin se difunde en toda la entidad, que fluye hacia arriba, hacia abajo y en toda la entidad. Esto permite al personal recibir un mensaje claro de la alta direccin sobre el hecho que las responsabilidades de control deben ser tomadas en serio.

La comunicacin externa permite la entrada de informacin relevante de fuera y proporciona informacin a las partes externas en respuesta a las necesidades y expectativas.

Los sistemas de informacin producen datos y reportes que contienen informacin estratgica, operacional, financiera, as como de cumplimiento y supervisin, que hace posible que las actividades y operaciones se diseen, organicen, ejecuten y controlen, comprendiendo tanto datos generados internamente como informacin sobre eventos externos; facilitndose, con su adecuado uso y condiciones necesarias, el proceso de toma de decisiones y la rendicin de cuentas.

La calidad de la informacin generada por el MINAM implica que contenga datos relevantes y confiables para posibilitar la gestin eficaz de la direccin y gerencia, contando con el apoyo de la tecnologa que posibilite consultas oportunas y actualizadas en todo momento; no debiendo afectar la capacidad institucional para administrarse apropiadamente.La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestin y control. La existencia de lneas abiertas de comunicacin y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales. Adems de una buena comunicacin interna, es importante una eficaz comunicacin externa que favorezca el flujo de toda la informacin necesariaLos factores de control integrantes del componente son:4.1 Funciones y caractersticas de la informacin 4.2 Informacin y responsabilidad 4.3 Calidad y suficiencia de la informacin 4.4 Sistemas de informacin 4.5 Flexibilidad al cambio 4.6 Archivo Institucional 4.7 Comunicacin Interna 4.8 Comunicacin Externa 4.9 Canales de Comunicacin

Funciones y caractersticas de la informacin

La Informacin es resultado de las Actividades Operativas, Financieras y de Control provenientes del Interior o Exterior de la Entidad. Debe Transmitir una Situacin Existente en un determinado momento reuniendo las Caractersticas de Confiabilidad, Oportunidad y Utilidad con la finalidad que el Usuario disponga de Elementos Esenciales en la Ejecucin de sus Tareas Operativas o de Gestin.

Informacin y responsabilidad

La Informacin debe permitir a los Funcionarios y Servidores Pblicos cumplir con sus Obligaciones y Responsabilidades. Los Datos Pertinentes deben ser Captados, Identificados, Seleccionados, Registrados, Estructurados en Informacin y Comunicados en Tiempo y Forma Oportuna.

Calidad y suficiencia de la informacin

El Titular o Funcionario designado debe asegurar la Confiabilidad, Calidad, Suficiencia, Pertinencia y Oportunidad de la Informacin que se genere y comunique. Para ello se debe Disear, Evaluar e Implementar mecanismos necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar toda Informacin til como parte del Sistema de Control Interno.

Sistemas de informacin

Los Sistemas de Informacin Diseados e Implementados por la Entidad constituyen un Instrumento para el establecimiento de las Estrategias Organizacionales y, por ende, para el logro de los Objetivos y las Metas. Por ello deber ajustarse a las Caractersticas, Necesidades y Naturaleza de la Entidad. De este modo, el Sistema de Informacin provee la informacin como insumo para la Toma de Decisiones, facilitando y garantizando la Transparencia en la Rendicin de Cuentas.

Flexibilidad al cambio

Los Sistemas de Informacin deben ser Revisados Peridicamente, y de ser necesario, Rediseados cuando se Detecten Deficiencias en sus Procesos y Productos. Cuando la Entidad cambie Objetivos y Metas, Estrategia, Polticas y Programas de Trabajo, entre otros, debe considerarse el Impacto en los Sistemas de Informacin para adoptar las acciones necesarias.

Archivo Institucional

El Titular o Funcionario designado debe establecer y aplicar Polticas y Procedimientos de Archivo adecuados para la Preservacin y Conservacin de los Documentos e Informacin de acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales como los Informes y Registros Contables, Administrativos y de Gestin, entre otros, incluyendo las Fuentes de Sustento.

Comunicacin Interna

La Comunicacin Interna es el Flujo de Mensajes dentro de una Red de Relaciones Interdependientes que fluye hacia abajo, a travs de y hacia arriba de la Estructura de la Entidad, con la finalidad de obtener un Mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivacin y expresin de los usuarios.

4.8. Comunicacin ExternaLa Comunicacin Externa de la Entidad debe orientarse a asegurar que el Flujo de Mensajes e intercambio de informacin con los clientes, usuarios y ciudadana en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la Entidad.

Canales de Comunicacin

Los Canales de Comunicacin son Medios diseados de acuerdo con las necesidades de la Entidad y que consideran una mecnica de distribucin formal, informal y multidireccional para la Difusin de la Informacin. Los Canales de Comunicacin deben asegurar que la Informacin llegue a cada destinatario en la, Cantidad, Calidad y Oportunidad requeridas para la mejor ejecucin de los Procesos, Actividades y Tareas

NIVEL DE CONTROL INTERNO DE OPERATIVO

El control a nivel Operativo, es diseado para valorar los riesgos de que los procesos no logren los objetivos. Corresponde a las actividades y tareas que se realizan para la operacin de la entidad.El Nivel de Control de operativo es el tercer y ltimo nivel de la estructura de control interno del Ministerio del Ambiente. Administra el componente (5) Seguimiento y tiene por finalidad evaluar en forma permanente la efectividad del control interno del MINAM, desarrollando mecanismos de medicin, supervisin y verificacin, necesarios para determinar su eficacia y permitir la retroalimentacin del sistema, con el propsito de contribuir al cumplimiento de los objetivos, polticas y normativa aplicable a la organizacin.

COMPONENTE SEGUIMIENTO

Las actividades de supervisin del Control Interno en el MINAM se refieren al conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de supervisin (o seguimientos) de la entidad con fines de mejora y evaluacin. El sistema de Control Interno debe ser objeto de supervisin para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentacin. Las evaluaciones continuas, evaluaciones independientes o una combinacin de ambas son usadas para determinar si cada uno de los componentes y sus principios est funcionando.

El seguimiento del control interno tiene por objeto asegurar que los controles funcionen segn las necesidades o expectativas previstas por el MINAM y puedan ser actualizados o modificados apropiadamente de acuerdo a los cambios que operen en la misma. El seguimiento valora tambin si, en cumplimiento de la misin de la organizacin, se alcanzan los objetivos del control interno.

El seguimiento del control interno como tal, se distingue de la revisin de las operaciones de la empresa, representando esta ltima ms bien una actividad de control internoLos resultados de la evaluacin a la efectividad del control interno se orientan a promover acciones de mejoramiento continuo de la organizacin, as como las acciones correctivas y la implementacin de las recomendaciones que se derivan de las acciones de control que realizan los rganos de control competentes internos o externos.

El nivel se conforma por los factores de control siguientes:

5.1.1 Prevencin y Monitoreo 5.1.2 Monitoreo oportuno del Control Interno 5.2.1 Reporte de Deficiencias 5.2.2 Implantacin y Seguimiento de Medidas Correctivas 5.3.1 Autoevaluacin 5.3.2 Evaluaciones independientes

Prevencin y Monitoreo

El Sistema de Control Interno requiere supervisin, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que la Alta Direccin del IIAP y la Direccin General de Administracin debern ser informadas por el Comit de Control Interno, de los aspectos significativos observados.Se deber observar y monitorear de manera continua el funcionamiento de los diversos controles durante la ejecucin de los procesos y operaciones, con el fin de determinar su vigencia y calidad, as como para acometer las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.

Las actividades de monitoreo continuo cubren los componentes y factores de control interno, procurando reducir los riesgos y evitar efectos antiticos, antieconmicos, ineficientes e ineficaces.Monitoreo oportuno del Control Interno

Las medidas correctivas a ser implantadas en el mejoramiento del control interno de los procesos y operaciones del MINAM, deben estar sujetas a monitoreo oportuno, para determinar su vigencia, consistencia y calidad, para formular las modificaciones que se consideren pertinentes, orientadas a obtener una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos previstos. El monitoreo oportuno del sistema de control interno en el MINAM, se realizar a travs del seguimiento continuo y de las evaluaciones puntuales.Reporte de Deficiencias

El reporte de deficiencias, permitir al rgano de control institucional del MINAM, recomendar a la Alta Direccin la implementacin de las medidas correctivas adecuadas de las deficiencias, causas y efectos o consecuencias que ocurren en el desarrollo de los procesos.Implantacin y Seguimiento de Medidas Correctivas

Cuando se detecte o informe alguna deficiencia o desviacin en la gestin o en el control interno institucional, se deber determinar sus causas y las opciones de solucin disponibles, adoptndose las acciones correctivas que resulten ms adecuadas para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin y la salvaguarda de los recursos institucionales.

Asimismo, se deber asegurar que las observaciones y recomendaciones de las acciones de control sean adecuada y oportunamente resueltas.Autoevaluacin

La Autoevaluacin permitir a los diferentes rganos del MINAM medir la efectividad de los controles en los procesos que intervienen y los resultados de la gestin, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo, teniendo en cuenta las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales y con la participacin de todo el personal del Instituto.

Permitir al rgano de Control Institucional del MINAM monitorear el desarrollo de los procedimientos y actividades que desarrollan los diferentes rganos a travs de la medicin de los resultados generados en los procesos y el anlisis de indicadores, evaluando su diseo y operacin en un periodo determinado, con la finalidad de tomar las decisiones conducentes a la correccin o el mejoramiento del desempeo a nivel institucional.

Los rganos del MINAM deben desarrollar acciones de:

Autoevaluacin de control, que estar orientado a la verificacin y evaluacin del cumplimiento de los planes, objetivos y metas trazados en los planes estratgicos y operativos, a travs de la calidad y efectividad de los procedimientos internos, asociados a las actividades institucionales, el desempeo de las funciones del personal del Instituto y la participacin ciudadana, con la finalidad de implementar las acciones de mejoras necesarias.

Autoevaluacin de la gestin; debe desarrollarse de acuerdo a los indicadores de gestin diseados en los planes y programas y en los procesos del MINAM, que permitir monitorear los factores crticos de xito de los procesos y establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de las operaciones y el logro de los objetivos de la entidad.

Para efectos de la autoevaluacin de control y de gestin los diferentes rganos del MINAM debern considerar los siguientes criterios: a) Analizar el conjunto de controles e indicadores establecidos en los planes y programas del MINAM para determinar la necesidad de definirlos, replantearlos o eliminarlos. b) Elaborar un informe de autoevaluacin, donde se identifique la evaluacin del Sistema recontrol Interno y las mejoras a implementar. c) Presentar el informe de autoevaluacin al comit de control interno.

Evaluaciones independientes

El rgano de Control Institucional del MINAM es responsable de realizar los exmenes de carcter autnomo y objetivo del Ministerio del Ambiente, en los que se evaluar el control interno, la gestin y los resultados obtenidos, en el marco del Plan Anual de Control, en concordancia con las normas de Control Interno emitidas por la Contralora General de la Repblica, resguardando los recursos pblicos, proponiendo las recomendaciones y sugerencias para mejor de los procesos y procedimientos de la institucin.

La evaluacin independiente ser llevada a cabo por el rgano de Control Institucional, as como por las sociedades de auditoria externa en los casos que es designada para ello, a fin de proporcionar un anlisis objetivo sobre el desempeo del sistema de control y sobre la ejecucin de los planes y operaciones vinculadas al cumplimiento de los objetivos de la empresa, y la forma como han sido realizados. Se efecta mediante las siguientes modalidades:

Evaluacin independiente del sistema de control interno: en virtud de la cual se examina la situacin del control interno en la organizacin e identifica sus deficiencias o alternativas de mejoramiento. Actividad o accin de control: por la cual se verifica el desempeo de las reas o procesos analizados, mediante la aplicacin de las normas y procedimientos de auditoria.FUNCIONES Y RESPONSABILIDADESEl funcionamiento del control interno es y alcanza la totalidad de la organizacin y actividades institucionales, desarrollndose en forma previa, simultanea o posterior de acuerdo con lo establecido en el artculo 7 de la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Sus mecanismos y resultados son objeto de revisin y anlisis permanente por la administracin institucional con la finalidad de garantizar la agilidad, confiabilidad, actualizacin y perfeccionamiento del control interno, correspondiendo al Titular de la entidad la supervisin de su funcionamiento, bajo responsabilidad.

As mismo el Ministerio del Ambiente vela por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad y del rgano a su cargo, con sujecin a la normatividad legal y tcnica aplicable. Organizar, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno, verificando la efectividad y oportunidad de la aplicacin, en armona con sus objetivos, as como efectuar la autoevaluacin del control interno, a fin de propender al mantenimiento y mejora continua del control interno. Demostrar y mantener probidad y valores ticos en el desempeo de sus cargos, promovindolos en toda la organizacin

Son funciones generales del Ministerio del Ambiente:

- Formular, planificar, dirigir, coordinar, ejecutar, supervisar y evaluar laPoltica Nacional del Ambiente,aplicable a todos los niveles de gobierno.- Garantizar el cumplimiento de las normas ambientales, realizando funciones de fiscalizacin, supervisin, evaluacin y control, as como ejercer la potestad sancionadora en materia de su competencia y dirigir el rgimen de fiscalizacin y control ambiental y el rgimen de incentivos previsto por laLey General del Ambiente(Ley N 28611).- Coordinar la implementacin de la Poltica Nacional Ambiental con los sectores, los gobiernos regionales y los gobiernos locales.- Prestar apoyo tcnico a los gobiernos regionales y locales para el adecuado cumplimiento de las funciones transferidas en el marco de la descentralizacin.

Es as que el control interno lo llevan a cabo todas las personas que, independientemente del cargo jerrquico o nivel funcional que desempeen en la organizacin, laboran y forman parte del Ministerio del Ambiente. Todas ellas constituyen en conjunto la Administracin Institucional; la cual conforma el sistema de control interno, conjuntamente con el rgano de Control Institucional, como sus componentes orgnicos.

Las responsabilidades explcitas son las que estn formalmente establecidas en las disposiciones legales, reglamentos, manuales internos y en la descripcin de los puestos de trabajo. Cada integrante del MINAM debe tener la autoridad necesaria para ejercer sus funciones, incluyendo la responsabilidad sobre el control interno de su rea. Asimismo, existen otras responsabilidades no establecidas formalmente pero que son inherentes al autocontrol de su comportamiento y actividades de su competencia, por lo que igualmente le corresponde poner en conocimiento de los niveles superiores cualquier problema operativo, deficiencias, actos ilegales e incumplimientos de las polticas, normas o procedimientos establecidos.

Adicionalmente, existen rganos externos o terceros vinculados con el MINAM que tambin pueden colaborar a que este logre sus objetivos mediante el suministro de informacin til para el mejoramiento del control interno. Dicho suministro no implica que dichos rganos externos o terceros formen parte del sistema de control interno o que tengan algn nivel de responsabilidad sobre el mismo. Los rganos externos incluyen, entre otros, a las firmas privadas de auditoria, a los entes rectores y a la Contralora General de la Repblica, quienes contribuyen al logro de los objetivos de la entidad con sus informes, recomendaciones y asesoramiento.

El Control Interno al ser una herramienta de gestin debe ser implementado por las propias entidades del Estado. Por ello, corresponde al titular y a los funcionarios la implementacin y el funcionamiento del control interno en sus procesos, actividades, recursos y operaciones, orientando su ejecucin al cumplimiento de sus objetivos. Por otro lado, existen otros actores externos que deben brindar orientaciones para el mejor desarrollo del control interno as como realizar la evaluacin del mismo, como son la Contralora General, los rganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditora.

Internamente, las responsabilidades sobre el sistema de control interno de la empresa corresponden a las siguientes funciones y estamentos:

Titular (rgano de Direccin)

La mxima autoridad jerrquica, Ministro, Director, Secretario general, son los responsable por el establecimiento y el mantenimiento del control interno, lo que representa una obligacin legal de acuerdo con lo establecido por la Ley N 28716. Dicha responsabilidad incluye el aseguramiento de un entorno de control positivo.

Sin perjuicio de las obligaciones sealadas en la acotada Ley, compete especialmente a la alta autoridad del MINAM:

Aprobar las polticas generales y disposiciones bsicas para implantar y desarrollar la organizacin del control interno en armona con lo sealado en el presente ; as como para llevar a cabo el seguimiento y evaluacin continua de su funcionamiento y de los riesgos que puedan afectar a la institucin; teniendo en cuenta su adecuacin al tamao, estructura y caractersticas de los objetivos de la institucin. Promover, dentro de la organizacin, el razonable y efectivo funcionamiento del sistema de control interno, dentro de un marco de apoyo institucional, transparencia, valoracin de riesgos y responsabilidad sobre la gestin Establecer las diversas responsabilidades respecto al sistema y niveles de control interno; incluyendo la designacin del Comit Directivo de Control Interno, el Representante de la Direccin ante el Sistema y los Responsables de los Niveles de Control Interno. Asegurar que se cuente con los medios y recursos necesarios en la organizacin para la consecucin de los objetivos del control interno.

A fin de garantizar y dar la prioridad pertinente a la conduccin y supervisin operativa de las acciones necesarias para el desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del sistema de control interno, el Directorio podr designar como Representante de la Direccin al directivo de primer nivel de la respectiva institucin, sin que ello implique delegacin de responsabilidad; quien actuar como lder del sistema y ser el encargado de llevar a cabo:

La puesta en prctica de las polticas y medidas acordadas por el Directorio para la implantacin y desarrollo del sistema de control interno. La supervisin y evaluacin de la eficacia con que la estructura, sus niveles y factores de control correspondientes, actan sobre la organizacin y los procedimientos de la empresa. La transmisin de informacin actualizada al Directorio, en relacin al funcionamiento y oportunidades de mejora del sistema de control interno. La identificacin previa de las reas en las que puedan surgir conflicto de intereses. La conduccin y evaluacin del funcionamiento del Comit Directivo de Control Interno. La supervisin del fortalecimiento de la cultura de control dentro de la organizacin. El rgano de direccin debe asegurarse que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de control interno, estn definidos y comunicados dentro del MINAM.

Direccin (rganos Directivos y Ejecutivos)

Para fines del presente documento, la funcin comprende a todos los directivos y ejecutivos de la organizacin, incluyendo al Director o quien haga sus veces, los cuales acta de acuerdo a sus correspondientes competencias y atribuciones funcionales.

Los rganos gerenciales y ejecutivos son responsables directos por el adecuado funcionamiento del sistema de control interno, incluyendo su diseo, implantacin, supervisin, mantenimiento y documentacin, en las respectivas unidades orgnicas a su cargo. En relacin a ello, deben:

Cuidar y vigilar la correccin, rendimiento y resultados de los procesos, actividades y operaciones que se realizan bajo su mbito de competencia. Ser diligentes en la adopcin de las medidas necesarias ante cualquier evidencia de desviacin de los objetivos y metas programadas, deteccin de irregularidades, o de actuaciones contrarias a los principios de legalidad, economa, eficiencia y/o eficacia. Asegurarse de la contribucin de los controles internos al logro de los resultados esperados de la gestin. Atender las observaciones y verificar la implementacin de las recomendaciones formuladas por los rganos encargados del control externo e interno.

Personal de la institucin

Bajo esta acepcin se denomina al conjunto de los trabajadores que desempean una funcin operativa, tcnica o administrativa en cada institucin del Estado, no comprendidos en los niveles jerrquicos mencionados previamente.

En relacin al establecimiento y funcionamiento del sistema, dicho personal es responsable de ejecutar las actividades asignadas, cumpliendo sus funciones y aplicando los controles establecidos en la normativa correspondiente; para cuyo efecto realiza la autoevaluacin de su comportamiento y actuaciones. Tambin es responsable de comunicar a sus superiores cualquier deficiencia, problema o irregularidad que se presente, para la adopcin de las acciones correctivas pertinentes.

rgano de Control Institucional

Sin desmedro de las funciones y obligaciones previstas especficamente por la normativa legal y reglamentaria que regula la funcin Auditora Interna, el rgano de Control Institucional es especialmente responsable de realizar una evaluacin independiente al funcionamiento del sistema e informar, integral y oportunamente, a los rganos de Direccin y Gerencia sobre la ineficacia y deficiencias del control interno, emitiendo las recomendaciones que se consideran apropiadas para su mejoramiento.

Su actuacin debe ser proactiva y considerar la poltica y disposiciones sobre control preventivo impartidas por la Contralora General de la Repblica

ETAPAS Y ACTIVIDADES PARA LA FORMALIZACION E IMPLANTACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

El MINAM ha considerado conveniente que la consistencia y eficacia de la determinacin, implantacin y funcionamiento de la estructura de control interno, guardara estrecha relacin con el desarrollo de un Plan de Trabajo adecuadamente elaborado y participativo, cuyo propsito ser guiar la actuacin ordenada e integral de los responsables para la formalizacin y mejor puesta en marcha del proceso de implantacin de la estructura de control interno en el Ministerio del Ambiente.

El grado de madurez que se ha alcanzado por el Sistema de Control Interno en el MINAM es consecuencia de una combinacin de factores del entorno as como de la prioridad que se le da a su fortalecimiento e implementacin

Dicho Plan debe contemplar esencialmente tres etapas: (1) Planeamiento bsico, (2) Diseo e implementacin, y (3) Evaluacin. Cada etapa est integrada por actividades secuencialmente orientadas a su mejor ejecucin.

La implantacin del control interno implica que el MINAM establece criterios claros y precisos para cada etapa y participante del proceso. Asimismo, al tener carcter gradual, en su discurrir ha sido necesaria la concurrencia de ciertas condiciones aconsejables para que se lleve a cabo, tal como se estado llevando acabo como son:

La comprensin de la necesidad y prioridad de la implantacin del sistema de control interno y su estructura

El desarrollo de una visin realista sobre el control interno que se requiere implantar

La elaboracin de una estrategia para disminuir la resistencia al cambio

La generacin de una base de conocimiento, confianza y motivacin en el personal

La determinacin y comunicacin del plan de implantacin, su esquema de organizacin y sus participantes

El reconocimiento de aportes e iniciativas y la difusin de cumplimiento de metas

La incorporacin y consolidacin de los cambios y logros en la cultura organizacional

ETAPA I: PLANEAMIENTO BASICO

Esta primera etapa refiere los pasos y medidas, previas al diseo e implementacin, que son consideradas necesarias e importantes para el apropiado y ordenado inicio del proceso de implantacin de la estructura de control interno.

Comprende las actividades siguientes:

Formalizacin del compromiso de los rganos de direccin y gerencia

La implantacin del control interno en las instituciones del Estado, exige en primer lugar que su Titular u rgano de direccin as como los dems rganos , en su calidad de responsables por el diseo, desarrollo y funcionamiento del sistema de control interno, manifiesten y hagan explcito su compromiso consiente de asumir directamente la conduccin superior del proceso de implantacin.

El citado compromiso se evidencia mediante la suscripcin del correspondiente documento denominado Acta de Compromiso; as como con la emisin del Acuerdo o Resolucin respectiva por el Titular u rgano de direccin de la institucin, a travs de la cual formalmente se apruebe el inicio del proceso de implantacin de la estructura de control interno en armona con lo establecido por la Ley N 28716, las normas emitidas por la Contralora General de la Repblica y el presente Cdigo Marco de Control Interno de las Instituciones del Estado.

Para dicho fin, el formato del Acta de Compromiso se consigna en el presente documento.

Designacin del Representante de la Direccin

El compromiso del Titular u rgano de direccin de la empresa se patentiza tambin a travs de la designacin formal de un directivo de primer nivel como Representante de la Direccin, quien garantizar el apoyo y conduccin institucional de las acciones necesarias al desarrollo e implementacin del sistema de control interno. Dicho representante conducir el Comit Directivo de Control Interno.

Organizacin del equipo institucional de trabajoEl Titular u rgano de direccin deber designar un equipo institucional responsable del proceso de implantacin y funcionamiento de la estructura de control interno, el mismo que estar integrado por gerentes y funcionarios ejecutivos u operativos de la institucin. La conformacin del equipo ser propuesta por el Representante de la Direccin y considera tres (3) grupos de trabajo con niveles distintos de responsabilidad frente al control interno: Grupo Directivo: constituye el Comit Directivo de Control Interno y es responsable de definir, dirigir y coordinar las polticas de planeamiento, normativa, ejecucin, seguimiento y mejoramiento del Sistema. Asimismo, como responsable por los procesos en la institucin, cada directivo y gerente tiene a su cargo la implementacin del control interno en la unidad orgnica o rea que se encuentra bajo su conduccin. Grupo Operativo: es el responsable directo, de orden ejecutivo y tcnico, del diseo, coordinacin y apoyo a las diferentes reas organizacionales en la implementacin efectiva del sistema de control interno. Se caracteriza por su conocimiento de los procesos, funciones y debilidades de control en sus reas respectivas. Impulsa la autoevaluacin y asume el rol de facilitador de control interno. Grupo Evaluador: es responsable de la evaluacin independiente y objetiva del establecimiento, mantenimiento y mejoramiento del sistema de control interno. Est constituido por el jefe y personal auditor del rgano de Control Institucional.Elaboracin de diagnstico y determinacin del nivel de implementacin y adecuaciones de la estructura de control interno Definidas la formalizacin y organizacin necesarias para emprender el proceso de implantacin, el Comit Directivo de Control Interno, en su caso con el apoyo del Grupo Operativo, se encargar de la realizacin de un Diagnstico que, mediante la recopilacin, estudio y anlisis en detalle de la informacin disponible sobre el sistema y mecanismos de control interno en operacin dentro del Ministerio del Ambiente, permita conocer la situacin real de su desarrollo y establecer su grado actual de validez y aplicacin. Como resultado de tal labor, se est llevando a cabo el nivel de implementacin y adecuaciones requeridas, en lnea con los niveles, componentes y factores de control que conforman la estructura de control interno descrita.El citado estudio permitir establecer entre otros aspectos: El nivel de desarrollo, organizacin y vigencia del sistema actual Los estndares o elementos de control que conforman el sistema existente y su grado de efectividad Las deficiencias, vacos y oportunidades de mejora que presenta el sistema en operacin Los ajustes o adecuaciones que deben efectuarse Los componentes y factores de control que deben ser implementados Las prioridades en la implementacin Una estimacin de los recursos econmicos, materiales y de personal requeridos para la implementacin Los lineamientos a considerar por el equipo institucional para su plan de trabajo

Formulacin del Plan de Trabajo Efectuado el diagnstico inicial y definido el ajuste o nivel de implementacin de la estructura de control interno propuesta, se proceder a la elaboracin del Plan de Trabajo para el diseo e implementacin de la nueva estructura de control interno. Dicho Plan contemplar cada uno de los aspectos definidos y debe contener bsicamente: Reglamento de funciones El Grupo Operativo elabora y formaliza sus objetivos y las funciones de sus integrantes, estableciendo la metodologa y documentacin a emplear, as como el lugar, periodicidad y horario de sus reuniones de trabajo.Definicin y cronograma de actividades Acorde a los objetivos previstos y los ajustes o adecuaciones considerados necesarios, el Grupo Operativo en forma consensuada con el Representante de la Direccin define y programa las actividades que desarrollar en cada una de las etapas para el diseo e implementacin de la estructura de control interno, efectuando la descripcin detallada y secuencial de los pasos que se requieren para su ejecucin, as como la determinacin de los requisitos, productos o metas que correspondan en cada caso. Para las actividades acordadas, el Grupo Operativo designa los responsables de su ejecucin y elabora un cronograma general relacionando orden de ejecucin, responsable y plazos de inicio y trmino. Provisin de recursos El Grupo Operativo debe determinar objetivamente para cada una de las actividades programadas los recursos que requerir para su ejecucin. Al respecto, considerar que el costo de los insumos, actividades e implementacin en general debe ser lo mnimo posible y no mayor a los resultados o beneficios previstos.Capacitacin Los grupos Directivo y Operativo deben definir las necesidades de capacitacin para dar cumplimiento a los objetivos y actividades del Plan. La capacitacin abordar los conceptos, caractersticas y dems aspectos necesarios para el adecuado diseo, implementacin y evaluacin de la estructura de control interno.

Sensibilizacin y socializacin del control internoEs necesario que el Grupo Operativo, con el apoyo del Grupo Directivo, prevea y lleve a cabo un proceso de sensibilizacin y socializacin, con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal del MINAM sobre el rol activo que deben desempear en la implementacin de la estructura de control interno, precisndose que la responsabilidad de implementar y fortalecer el control interno Institucional no es exclusiva de dichos Grupos ni es competencia del rgano de Control Institucional, sino de toda la organizacin.Seguimiento del PlanEl desarrollo y avances del Plan sern materia de medicin y autoevaluacin continua por el Grupo Operativo, as como supervisados por el Grupo Directivo. Los indicadores de medicin deben ser establecidos en el Plan, de tal forma que sean oportunamente conocidos y revisados por los responsables de la ejecucin y del seguimiento. Para realizar el seguimiento se establecern registros de ejecucin de cada actividad.El rgano de Control Institucional realizar la evaluacin independiente al diseo e implementacin conforme se termine cada etapa, recomendando en forma oportuna los ajustes y acciones correctivas que correspondan. ETAPA II: DISEO E IMPLEMENTACION

La etapa de Diseo e Implementacin constituye la parte central del proceso de implantacin de la estructura de control interno en las instituciones del Estado. Est referida a la adopcin y desarrollo de las acciones de ejecucin del Plan de Trabajo, mediante las cuales se elabora y materializa el esquema de aplicacin de los ajustes y adecuaciones requeridos por cada factor y componente de control conformante de los niveles de control interno.

Para el efecto, el bosquejo de dichas acciones se deriva de las conclusiones y recomendaciones del Diagnstico dispuesto y del informe correspondiente aprobado por el Titular u rgano de direccin, pudindose complementariamente llevar a cabo encuestas de percepcin que faciliten el anlisis de las necesidades de cada factor y componente de control, as como de sus respectivos subsistemas. Asimismo, podr tomarse informacin proveniente del empleo o aplicacin de otros sistemas y herramientas de gestin utilizadas por la institucin.

En tal sentido, con el apoyo y coordinacin del Grupo Operativo, los responsables de las unidades orgnicas, reas y/o procesos de la institucin debern llevar a cabo una evaluacin puntual y exhaustiva (llamada tambin Diagnstico de Profundizacin) sobre la existencia o grado de desarrollo de cada factor de control. En base a sus resultados, formularn las actividades, metodologa y responsables especficos del diseo, ajuste o implementacin, segn corresponda, por factor y componente de control, lo que ser igualmente sometido a la aprobacin del Comit Directivo de Control Interno; garantizndose con ello su adecuado funcionamiento.

En la evaluacin y acometida de cada factor de control se tendrn en cuenta las polticas, normas, procedimientos e instrumentos tcnicos vigentes que los sustentan.

El seguimiento a las acciones de diseo ajuste o implementacin estar a cargo de los mismos responsables de su ejecucin acorde al principio de autocontrol, bajo la supervisin del Grupo Operativo y el Representante de la Direccin. Igualmente, las acciones correctivas necesarias sern implementadas y monitoreadas.

De modo general, para el diseo e implementacin de la estructura de control interno en sus diferentes etapas (niveles, componente y factor de control), se consideran los lineamientos y criterios siguientes:

Dado el tamao o complejidad del MINAM este no condiciona la formalizacin de la implantacin, la que en todos los casos comprende los tres niveles y cinco componentes establecidos en la estructura. El diseo e implementacin del control interno se acopla a la estructura organizacional necesaria para el desarrollo de los procesos y operaciones que permite el cumplimiento de sus objetivos. Generalmente operar un desencadenamiento desde la misin de la entidad, pasando por los objetivos y su estructura, hasta llegar al diseo de cada componente y factor de control interno. Los controles internos no tienen un diseo esttico o invariable, actualizndose necesariamente en funcin a los nuevos riesgos, cambios estructurales o de acuerdo con el proceso de mejoramiento continuo del MINAM. La relacin costo beneficio de la implantacin debe ser favorable al MINAM. La informacin necesaria para el diseo e implementacin depende de los controles, comprendiendo al menos la siguiente:

I. Plan Estratgico InstitucionalII. Planes operativos anuales o plurianualesIII. Normas y procedimientos especficos para los sistemas o reas administrativasIV. Reglamento y Manual de Organizacin y FuncionesV. Manual de ProcedimientosVI. Manual de Descripcin de PuestosVII. Mapas de riesgosVIII. Recomendaciones internas o externas sobre controles internos.

Todas las unidades orgnicas deben analizar sus procesos y actividades operativas para identificar los controles necesarios, de acuerdo con la evaluacin de los riesgos y la relacin costo-beneficio. Los objetivos de la institucin son desagregadas en objetivos para cada unidad orgnica, las cuales determinarn las operaciones necesarias que conforman los procesos y actividades administrativas u operativas a desarrollar para el cumplimiento de tales objetivos. Estas operaciones deben ser analizadas por las unidades orgnicas para establecer los controles que sean necesarios Los controles que resulten necesario modificar, suprimir o incorporar afectarn el Manual de Procedimientos respectivo. En todos los casos, los sistemas administrativos y operativos de la institucin formalizarn los controles internos implementados, incluyndolos en los procesos y actividades que se establezcan en los respectivos reglamentos, manuales o procedimientos especficos.

Asimismo, durante el diseo e implementacin se toma en cuenta, que el Comit Directivo de Control Interno promover y deber tener disponible una compilacin completa y actualizada, de todas las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario, administrativo y de otra ndole que, directa o indirectamente, inciden en la entidad o le son aplicables, la que deber ser elaborada respecto a cada factor de control; verificndose a travs del desarrollo de la implementacin el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas.

Con base a dicha compilacin, los Grupos Directivo y Operativo as como en general todas las unidades orgnicas del MINAM, adems de proveerse de la seguridad razonable respecto al cumplimiento del objetivo del control de cumplimiento por cada componente y factor de control, podrn:

Identificar las competencias, responsabilidades y funciones asignadas al MINAM por la normativa legal y administrativa vigente. Identificar las relaciones que tenga el MINAM con otras entidades, con las cuales se vincula para el ejercicio de sus competencias, responsabilidades y funciones. Identificar normas que afecten, negativa o positivamente, la gestin de la entidad. Identificar otras normas que, as no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestin del MINAM. Identificar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad y, en general, todos los actos administrativos de inters para el MINAM.

ETAPA III: EVALUACION

Esta etapa contempla la revisin objetiva e integral a la implementacin de la estructura de control interno por parte, tanto de los responsables de su ejecucin en ejercicio del principio de autocontrol, como del rgano de Control Institucional en cumplimiento de su competencia funcional. En ambos casos, el seguimiento y evaluacin correspondiente tienen como finalidad primaria efectuar las recomendaciones para el mejoramiento del proceso de implantacin y del sistema de control interno en su conjunto

En primer trmino, la autoevaluacin del estado de implementacin de la estructura de control interno en el MINAM, corresponde ser realizada en forma continua por el Grupo Operativo, en coordinacin con el Comit Directivo de Control Interno a quien reporta; permitiendo que oportunamente se adopten las medidas correctivas y de mejora que en cada caso resulten necesarias. Para el efecto, se deber prever las herramientas y registros de ejecucin de las actividades, as como establecer los indicadores de medicin aplicables.

Semestralmente y al trmino de cada etapa, el Representante de la Direccin informar los avances y resultados producidos al Titular u rgano de direccin de la institucin. El informe contendr bsicamente la informacin siguiente:

1. Objeto y periodo de la evaluacin2. Cumplimiento del Plan y actividades programadas3. Uso de recursos4. Desempeo de los grupos de trabajo y participantes5. Limitaciones y debilidades6. Resultados obtenidos y nivel de implementacin alcanzado7. Conclusiones y recomendaciones

Culminada la ejecucin del proceso de implantacin de acuerdo con el Plan de Trabajo establecido, el Representante de la Direccin debe verificar que todos los factores y componentes de control se encuentren diseados e implementados conforme a la estructura adoptada, debiendo monitorear peridicamente su mantenimiento y perfeccionamiento, a fin de garantizar la retroalimentacin del sistema y su sujecin a las polticas y disposiciones institucionales.

Por su parte, en concordancia con la normativa que lo rige, el rgano de Control Institucional realiza la evaluacin independiente al diseo e implementacin al concluir cada etapa y peridicamente de conformidad con sus planes de control; realizando las recomendaciones pertinentes al Titular u rgano de direccin del MINAM, as como a los grupos de trabajo y unidades orgnicas competentes.

EVALUACIN DEL NIVEL DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El grado de madurez alcanzado por el Sistema de Control Interno en el MINAM es consecuencia de una combinacin de factores del entorno as como de la prioridad que se le ha dado a su fortalecimiento o implementacin. La madurez del Ministerio del Ambiente en temas de Control Interno se da a travs de su propio proceso y ritmo. Este proceso es nico y depende de factores internos y externos que inciden sobre el mismo. El MINAM analiza el estado de madurez del control interno identificando los niveles ideales que la organizacin debiera alcanzar, dadas sus condiciones iniciales, siendo importantes fijar parmetros comunes que permitan su evaluacin.Para el caso del MINAM, se emplear un adaptacin del Modelo Integrado de Capacidad y Madurez (Capacity Maturity Model Integration CMMI) que se presenta como el modelo ms adecuado para evaluar el grado de desarrollo organizacional de una gestin en particular en un contexto de unidades de gestin completamente heterogneas,

ASPECTOS CENTRALES EN LA EVALUACIN

Para evaluar el nivel de madurez del Sistema de Control Interno, es necesario tener claros algunos conceptos que forman parte de dicho proceso. Para la presente estructura se consideran:

a. Los parmetros que se tomarn en cuenta para la evaluacin de cada uno de los componentes y principiosb. La bsqueda de evidencia sustentadora de la evaluacinc. El anlisis de la informacin encontrada

ANEXOS

ANEXO N 1

Ilustracin :Grados de madurez del Sistema de Control Interno

Fuente: Elaboracin propiaA continuacin, se presenta la definicin de cada uno de los niveles de la escala demadurez:

A continuacin, se presenta la definicin de cada uno de los niveles de la escala demadurez:

0 = Inexistente: Las condiciones del elemento de control no existen.1 = Inicial: Las condiciones del elemento de control existen pero no estn formalizadas.2= Intermedio: Las condiciones del elemento de control existen y estn formalizadas.3 = Avanzado: Las condiciones del elemento de control existen, estn formalizadas, estn operando y existe evidencia documental de su cumplimiento.4 = ptimo: Las condiciones del elemento de control existen, estn formalizadas, estn operando, existe evidencia documental de su cumplimiento y muestran eficiencia y eficacia.5 = Mejora continua: Las condiciones del elemento de control existen, estn formalizadas, estn operando, existe evidencia documental de su cumplimiento, muestran eficiencia y eficacia y estn en un proceso de mejora continua con instancias internas y externas evaluadoras de su eficiencia y eficacia.La evaluacin del grado de madurez de cada uno de los componentes y principios del Sistema de Control Interno requiere enfocarse en los elementos de control que dan contenido a los principios de control interno.Los elementos de control son elementos mnimos que brindan contenido a un principio, y son actividades, procesos, acciones, lineamentos etc. que al ser tangibles y explcitos permiten una evaluacin ms objetiva del principio, que ser el resultado de la evaluacin de cada uno de estos elementos.Control de mejora continuaControl interno ptimoControl interno avanzadoControl interno intermedioControl interno inicial

ANEXO N 2MATRIZ DE CALIFICACIN, EVALUACION Y RESPUESTA A LOS RIESGOS

ProbabilidadValor

Alta315Zona de riesgo moderadoEvitar el riesgo30Zona de riesgo importanteReducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir60Zona de riesgo inaceptableEvitar el riesgoReducir el riesgoCompartir o transferir

Media210Zona de riesgo tolerableAsumir el riesgoReducir el riesgo20Zona de riesgo moderadoReducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir40Zona de riesgo importanteReducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

Baja15Zona de riesgo aceptableAsumir el riesgo10Zona de riesgo tolerableReducir el riesgo Compartir o transferir20Zona de riesgo moderadoReducir el riesgo Compartir o transferir

ImpactoLeveModeradoCatastrfica

Valor51020

Calificacin del Riesgo

Se debe calificar cada uno de los Riesgos segn la matriz de acuerdo a las siguientes especificaciones: Probabilidad Alta se califica con 3, Probabilidad Media con 2 y Probabilidad Baja con 1, de acuerdo al nmero de veces que se presenta o puede presentarse el riesgo. Y el Impacto si es Leve con 5, si es Moderado con 10 y si es Catastrfico con 20.

Evaluacin del Riesgo

Para realizar la Evaluacin del Riesgo se debe tener en cuenta la posicin del riesgo en la Matriz, segn la celda que ocupa, aplicando los siguientes criterios:

Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Aceptable (calificacin 5), significa que su Probabilidad es baja y su Impacto es leve, lo cual permite a la Entidad asumirlo, es decir, el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarlo sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen.

Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Inaceptable (calificacin 60), su Probabilidad es alta y su Impacto catastrfico, por tanto es aconsejable eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que sea posible, de lo contrario se deben implementar controles de prevencin para evitar la Probabilidad del riesgo, de Proteccin para disminuir el Impacto o compartir o transferir el riesgo si es posible a travs de plizas de seguros u otras opciones que estn disponibles.

Si el riesgo se sita en cualquiera de las otras zonas (riesgo tolerable, moderado o importante) se deben tomar medidas para llevar los Riesgos a la Zona Aceptable o Tolerable, en lo posible. Las medidas dependen de la celda en la cual se ubica el riesgo, as: los Riesgos de Impacto leve y Probabilidad alta se previenen; los Riesgos con Impacto moderado y Probabilidad leve, se reduce o se comparte el riesgo, si es posible; tambin es viable combinar estas medidas con evitar el riesgo cuando ste presente una Probabilidad alta y media, y el Impacto sea moderado o catastrfico.

Cuando la Probabilidad del riesgo sea media y su Impacto leve, se debe realizar un anlisis del costo beneficio con el que se pueda decidir entre reducir el riesgo, asumirlo o compartirlo.

Cuando el riesgo tenga una Probabilidad baja e Impacto catastrfico se debe tratar de compartir el riesgo y evitar la entidad en caso de que ste se presente.

Siempre que el riesgo sea calificado con Impacto catastrfico la Entidad debe disear planes de contingencia, para protegerse en caso de su ocurrencia.

En relacin a las opciones sealadas en cada caso, las cuales pueden considerarse independientemente, interrelacionadas o en conjunto, deber tenerse en cuenta los conceptos siguientes:

Evitar el riesgo: implica tomar las medidas encaminadas a prevenir su materializacin. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseo o eliminacin, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

Reducir el riesgo: conlleva tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevencin), como el impacto (medidas de proteccin). La reduccin del riesgo es probablemente el mtodo ms sencillo y econmico para superar las debilidades antes de aplicar medidas ms costosas y difciles. Se consigue mediante la optimizacin de los procedimientos y la implementacin de controles.

Compartir o transferir el riesgo: representa reducir su efecto, sea a travs del traspaso de las prdidas a otras reas u organizaciones, o mediante otros medios que permiten distribuir una porcin del riesgo con otra rea o entidad.

Aceptar o asumir el riesgo: luego que el riesgo ha sido reducido o transferido, puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en cuyo caso simplemente se acepta la prdida residual probable y se elabora planes de contingencia para su manejo.

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