Estándares Operativos Energéticos
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Cómo Operamos
Estándares Operativos
3E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
Tabla deContenido
Generales 6
Proyectos 7
Control Proyectos 17
Ingeniería 23
AM 25
HSE 27
Expansión y Crecimiento 30
Diversidad y Compromiso 32
Insumos y Contratos 33
Talento 35
Financiera 36
IT 41
SCM 42
Administración 43
IntroducciónEnergéticos tiene un sistema diferente de manejar sus actividades. Decidimos que trabajar con Políticas y Procedimientos no nos da la flexibilidad que queremos. Lo que hemos diseñado es un sistema basado en Estándares Operacionels. Los estándares definen el QUE hay que cumplir en cada actividad. Todos los estándares ( o los que los necesiten) tienen asociados unas GUÍAS que explican CÓMO se puede cumplir los estándares. Los Estándares Operacionales son mandatorios, Las Guías no lo son. Si ustedes encuentran una mejor manera de hacer su trabajo hágalo y díganos para que podamos revisar la Guía.
Los Estándares Operativos describen el nivel de calidad que esperamos de nuestras actividades.Nuestras asesorías internas tanto a proyectos como a las diferentes áreas, se basan en el cumplimiento de los Estándares Operativos, los cuales nos permiten identificar lecciones que nos indicarán si deben modificarse nuestras guías.
Flexibilidad con Estandarización.
4 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
5E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
HSESe asegurará que las guías de HSE, las normas legales de Colombia se cumplan en el desarrollo de las actividades. Se asegurará el bienestar, la seguridad de la gente y el manejo del medio ambiente.
PDE-SPT-HSE-039 Guía de HSE
ÉTICA
Se mantendrá un nivel de ética que corresponde y supera todas las normas y políticas de Wood Group, del país y las normas internacionales.
– El listado de personal de ética de Energéticos será presentado al equipo de cumplimiento de WG. El equipo de cumplimiento de WG proporcionará las instrucciones para participar el entrenamiento. Este entrenamiento se llevará a cabo anualmente de acuerdo con la política de ética de WG.
– Energéticos colocará carteles de ética en las áreas comunales de las oficinas
WGP-001 Política de Ética de Negocios (WG) Leyes Internacionales Leyes Colombianas
CULTURA Se mantendrá la cultura de Energéticos y la filosofía de El Manual de Energéticos en todas las actividades del proyecto. En ninguna situación se negociará desviaciones de El Manual con los participantes del proyecto.
QA Se asegurará el cumplimiento de la Guía de Calidad, así como de los Estándares Operativos en cada una de las áreas de Energéticos, así como en los proyectos.
PDE-MAI-QM-016 Guía de Calidad
GRUPO Entender todos los requisitos de Wood Group y asegurar que se implementan en la operaciones de Energéticos
GENERALES
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
1. GENERALSe asegurará el desarrollo los proyectos bajo los estándares de Energéticos, garantizando la calidad de los trabajos realizados con el fin de darle cumplimiento a los clientes dentro del tiempo y presupuesto establecido.
Guía para la Dirección de Proyectos
2. CULTURASe mantendrá la cultura de Energéticos y la filosofía del Manual de Energéticos en todas las actividades del proyecto. En ninguna situación se negociará desviaciones de El Manual con los participantes del proyecto.
El Manual
3. P
LAN
EAC
IÓN
Punto de Partida
El Director deberá recopilar toda la información sobre los antecedentes del proyecto en las fases de preparación de oferta y negociación del contrato.
HSETodos los miembros del equipo del proyecto deben conocer las guías de prevención de accidentes y las normas de seguridad propias acordadas con el cliente (drogas, armas, alcohol).
Riesgos Previo al inicio del proyecto se deberá realizar un Análisis de riesgos. Guía desarrollo Análisis de Riesgos
Contrato Se llevará un Registro de obligaciones contractuales y será monitoreado para asegurar su cumplimiento
Competencias Asegurar que se tienen los talentos con la competencia requerida para el desarrollo de los proyectos.
PROYECTOS
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
3. P
LAN
EAC
IÓN
Lecciones Aprendidas Se realizará divulgación de lecciones aprendidas de proyectos similares
Plan de movilización
Plan de movilización. Este plan debe haber sido discutido con Ingeniería previamente
Plan de Ejecución del
proyecto
Dentro de las dos primeras semanas de ejecución se desarrollará el Plan de Ejecución del Proyecto el cual será documentado y comunicado a todo el grupo que trabaja en el proyecto. Este Plan debe contener:
• SOW Alcance detallado del proyecto
• Los objetivos del proyecto
• Estrategia de ejecución del proyecto
• Procedimiento de Coordinación – Organigrama del proyecto – Comunicaciones – Matriz de Comunicaciones – Directorio del proyecto – Reportes
PDE-SPT-PDC-001 Guía para el control de Comunicaciones PDE-SPT-PDC-017 Guía control emisión de Documentos
• Documentación: Se implementará un proceso para definir la generación y/o actualización de la información clave y los documentos emitidos que contenga:
– Sistema de Numeración de Documentos acordado con el cliente – Sistema de registro de los documentos emitidos en todas sus
revisiones. – Sistema para el envío de los documentos al cliente.
PROYECTOS
8 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA3.
PLA
NEA
CIO
N – Formatos definidos – Estructura documental y sitio de almacenamiento de la información
electrónica.
• Plan de Control Proyectos – Cronograma de trabajo, con hitos específicos comprometidos con
el cliente. Este Cronograma será validado por los coordinadores de disciplina y coordinador de Ingeniería.
– Reportes de avance – Hitos de medición de avance – Medición de avance de subcontratos
• Plan de ejecución de Ingeniería – Establecer Bases de Diseño – Estándares y códigos de Ingeniería – Se implementará un proceso para controlar los cambios que incluirá
la definición del cambio, el impacto en los recursos, proceso de aprobación, la comunicación del cambio y las aprobaciones internas y del cliente necesarias para su ejecución.
– Revisión y aprobación de documentos – Sistema de elaboración de Planos – Establecer el numero de revisiones de los documentos acordado con
el cliente. – Estrategia de Cada Disciplina – Información requerida del cliente.
• Plan de subcontratación.
• Plan de HSE.
PROYECTOS
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
3. P
LAN
EAC
IÓN
• Plan de CalidadPDE-MAI-QM-013 Guía para elaboración de planes de calidad
Ofertas en contratos marco.
Todas las ofertas presentadas en los Contratos Marcos serán desarrolladas o revisadas por el grupo Comercial. Ninguna oferta será mandada al cliente sin esta revisión.
Las propuestas presentadas se desarrollaran basadas en: – Proyectos anteriores para disminuir las HH. – En los documentos semillas, formatos, desarrollados por el grupo
de Ingeniería. – La asignación de HH para la administración de los proyectos – Incluirá a Control Proyectos y Documentos como disciplinas con sus
HH identificadas.
Se asegurará que las condiciones negociadas con el cliente no cambia las condiciones del contrato y las Condiciones Generales de Servicio emitido por el grupo Comercial.
PDE-CC-BD-004 Condiciones Comerciales
Las propuestas asegurarán el cumplimiento de los requisitos de HSE de Energéticos, no se excluirá ningún requisito. Exclusión de cualquier requisito necesita la aprobación del Gerente General
PDE-SPT-HSE-035 Guía de requerimientos HSE para subcontratistas
La elaboración del cronograma será desarrollado teniendo en cuenta las HH laborales, sin incluir fines de semana, horas adicionales de lo normal ni festivos. Si esto es necesario se obtendrá la aprobación del Gerente General antes de presentar la oferta.
PROYECTOS
10 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Ofertas en contratos marco.
Las HH negociadas por documentos/entregables no serán menor a los estándares definidos por Ingeniería basado en los documentos semillas. Si esto ocurre se debe documentar una explicación. La HH de las propuestas serán verificadas por un grupo independiente al desarrollador de la propuesta.
4. E
JEC
UC
IÓN
EjecuciónSe debe realizar en periodos acordados con el cliente un monitoreo del cumplimiento del contrato. Desviaciones del contrato deben ser aprobados y cambios negociados con el cliente.
Comunicación
Se realizará como mínimo una reunión mensual con TODO el grupo del proyecto para presentar avances, estado del proyecto, cambios principales solicitados por el cliente, seguimiento al ATL y temas relacionados con administración, horas de trabajo y el estado de satisfacción de la gente.
Calidad
Se mantendrá la calidad de los entregables al cliente a un nivel previamente negociado con él. El proyecto implementará procesos para revisar, verificar y validar la calidad de los entregables y se basarán en las guías de ejecución, formatos, documentos semillas, emitidos por Ingeniería.
– Cada proyecto nominará una Autoridad Técnica para el proyecto y cada disciplina dentro del proyecto tendrá nominado un PTA (Project Technical Authority) que tomará responsabilidad del aseguramiento de calidad técnica del proyecto.
– Se implementará un Plan de auto asesorías para el proyecto.
PDE-MAI-QM-016 Guía de Calidad PDE-MAI-GNL-001 Manual de Calidad PDE-ENG-GNL-001 Guía para elaboración de documentos de diseño PDE-MAI-QM-007 Guía para Asesorías Internas
PROYECTOS
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
4. E
JEC
UC
IÓN
Facturación
La facturación al cliente se mantendrá al día y se hará todo esfuerzo para que los pagos sean a tiempo. Se asegurará que :
– Todas las HH trabajadas en el mes sean facturables – Los gastos reembolsables sean facturados y pagados a tiempo. – Los soportes a la facturación sean de buena calidad e incluyen todo
lo que pide el cliente. – Se mantendrá un DSO <60 días.
PDE-SPT-CYF-016 Guía para facturación de un proyecto
HSE
Cada proyecto asegurará que las guías de HSE y las normas legales de Colombia se cumplan en las actividades y el desarrollo del proyecto. El Director del Proyecto asegurará el bienestar, la seguridad de su gente y el manejo del Medio Ambiente dentro de su proyecto. Estos requisitos también aplicarán a los sub-contratistas del proyecto.
PDE-SPT-HSE-055 Guía de manejo HSE para proyectos.
Todo proyecto asegurará conductores y vehículos seguros para el personal de Energéticos que viaje a campo, el cual debe cumplir con los requisitos exigidos por HSE y por el Cliente.
PDE-SPT-HSE-046 Programa de Gestión Conductores y Transporte Seguro PDE-SPT-HSE-027 Requerimientos de HSE para Subcontratistas Requisitos del Cliente
El proyecto deberá asegurar los elementos de protección personal para las personas que viajan a campo. Contrato con el Cliente
PROYECTOS
12 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA4.
EJE
CU
CIÓ
N
HSE
Todo proyecto deberá reportar oportunamente a HSE sobre los desplazamientos del personal a campo.
El proyecto asegurará el cumplimiento de otros requisitos contractuales en HSE como: Informes, vacunación, permisos de trabajo, inducciones.
El proyecto tendrá en cuenta parámetros ambientales y de seguridad para el desarrollo de los diseños.
Técnico
Se tendrá un proceso para garantizar que se conozcan y se cumplan los requisitos reglamentarios referentes al diseño
PDE-ENG-GNL-001 Guía para elaboración de documentos de diseño
Se realizarán revisiones interdisciplinarias en reunión de los documentos claves con la participación del ingeniero que elaboró el documento, los Coordinadores de las otras disciplinas que intervienen y el Coordinador de Ingeniería del proyecto.
PDE-ENG-GNL-003 Guía revisiones interdisciplinarias
Todos los proyectos seguirán la guía de aseguramiento de Process Safety. Se limitarán las condiciones y los requerimientos de la guía únicamente si el cliente lo requiere y si el cliente lo pone por escrito.
PDE-PRO-G-007 Guía de “Process Safety” en los diseños
Control Proyectos
Se hará seguimiento periódico de los proyectos PDE-SPT-PDC-006 Guía para el control de proyectos
Se presentarán informes de control del proyecto semanalmente con el fin de identificar oportunamente las desviaciones. Adicional se presentarán informes internos requeridos.
PROYECTOS
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
4. E
JEC
UC
IÓN
Control Proyectos
El cronograma del proyecto identificará su ruta crítica al inicio del mismo y será monitoreada y controlada desde el primer día.
Se mantendrá un registro activo y actualizado de los cambios al alcance o al BOD del proyecto.
PDE-ENG-GNL-005 Guía para hacer y controlar los cambios a los diseños
De las acciones acordadas en las Minutas de Reunión internas y con el cliente se alimentara un ATL el cual se mantendrá actualizado. El informe semanal reportará el número de acciones todavía abiertas en el ATL del proyecto.
Se calcularán semanalmente los indicadores para el reporte gerencial. Los indicadores principales son la Eficiencia, Rentabilidad y Desviaciones al Cronograma
Se mantendrá un histograma de los talentos necesarios para el cumplimiento de las actividades del proyecto. Esta información se enviará al Gerente de Ingeniería y a los Líderes de Disciplinas para su programación.
Control de Cambios
Todos los cambios que impacten el alcance del proyecto deberán ser acordados con el cliente y aprobados antes de su implementación.
PDE-ENG-GNL-005 Guía para hacer y controlar los cambios a los diseños
Todos los Otrosí’s al contrato principal asegurarán lo siguiente: – No cambiarán los términos el contrato principal sin autorización del
grupo Comercial. – Serán negociados con suficiente tiempo y recursos que no impactan
el contrato principal.
PROYECTOS
14 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA4.
EJE
CU
CIO
N
Subcontratos
Todos los sub-contratos serán contratados y negociados por el grupo de I&C.
PDE-SPT-IYC-001 Guía para la adquisición de bienes y servicios, compras y contratos
Todo proyecto asegurará el cumplimiento de los requerimientos de HSE para subcontratistas, previo al inicio de los trabajos.
PDE-SPT-HSE-035 Guía requerimientos HSE para subcontratistas PDE-SPT-HSE-027 Requerimientos de HSE para Subcontratistas Requisitos del Cliente
En los proyectos donde aplique , se debe manejar un cronograma de Subcontratos, en el que se debe indicar como mínimo: Actividad subcontratada, Entidad contratada, fecha de inicio y final y el valor del Subcontrato.
Todo proyecto asegurará que se cumplan los requisitos mínimos de la Legislación Colombiana en: Salarios, Contratación de Personal, Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.
PDE-SPT-HSE-035 Guía requerimientos de HSE para Subcontratistas
Cualquier sub-contrato de trabajo técnico será revisado y autorizado por el coordinador de Ingeniería o Coordinador de Disciplina del proyecto quien asegurará la competencia del sub-contratista.
Se asegurará que todo subcontrato cuente con una orden de servicio o contrato, previo al inicio de los trabajos. Se asegurará la facturación apropiada acorde con lo establecido en el contrato.
PDE-SPT-IYC-015 Guía para administración de subcontratos
PROYECTOS
15E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
4. E
JEC
UC
ION Compras
Los directores de Proyectos tienen autoridad para hacer compras hasta un valor de $5 millones. Este valor no se puede usar dividiendo el valor de la compra en múltiples menores. Compras de mas alto valor tendrán que ser procesadas por I&C
PDE-SPT-IYC-001 Guía para la adquisición de bienes y servicios, compras y contratos
Seguridad Física
Todo proyecto que requiera desplazamientos a campo debe contar con un plan de Seguridad Física para la ejecución de las actividades.
Guía plan de seguridad física
5. C
IERR
E
Dossier Revisión y entrega del Job Dossier
Lecciones aprendidas
Se realizará un taller para identificar y documentar lecciones aprendidas y se enviarán a Gerencia de Ingeniería para su divulgación en My Tutor.
Acta de Cierre
Se elaborará un Acta de Cierre del proyecto cuando todas las actividades se han terminado y el cliente está satisfecho de la entrega. Al mismo tiempo se obtendrá del cliente una Certificación del cumplimiento del proyecto.
Backup Asegurar que las copias realizadas del proyecto contienen toda la información desarrollada.
Retención de documentos
Asegurar que Control Documentos tiene la información contractual, respecto al tiempo de retención de documentos del proyecto.
Informe de Cierre Se realizará un informe de cierre del proyecto para presentar a la Gerencia
PROYECTOS
16 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
PROGRAMACIÓN Y PLANEACIÓN PDE-SPT-PDC-006
Guía para control proyectos
Elaboración de la WBSSe estructurarán los paquetes de trabajo para que puedan programarse, supervisarse y controlarse, para lograr el alcance y crear los productos entregables requeridos.
Cronograma
Se elaborará el cronograma de trabajo para definir la estrategia de ejecución, histogramas y duración del proyecto que cumple con las expectativas del cliente y dentro de las horas normales de trabajo.
Schedule de Hitos Dentro del cronograma de trabajo se establecerán hitos para realizar seguimiento semanal del cumplimiento del mismo.
Plan de Comunicaciones
Se definirá el objeto y el medio de comunicación mediante el cual se mantendrá informado a los diferentes equipos involucrados en el proyecto.
OrganigramaSe elaborará el organigrama para identificar los roles y responsabilidades de cada integrante del equipo de trabajo del proyecto.
Plan de SubcontrataciónSe dará soporte en la realización del plan de subcontratación en el cual se debe identificar el alcance, valor y tiempos de entrega de los servicios y/o trabajos.
CONTROL PROYECTOS
17E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Plan de Movilización y desmovilización
Se presentará el histograma de talentos para que la dirección y/o coordinación del proyecto defina la entrada y salida de los mismos al inicio del proyecto y/o en el momento que exista algún cambio en el proyecto (orden de cambio) a la gerencia de ingeniería para controlar la disponibilidad y asignación de talentos.
Matriz de Comunicaciones
De acuerdo con los requisitos del cliente y el coordinador del proyecto se establecerán los canales y conducto regular para el flujo de información relacionada con el proyecto.
Control de Tiempos (HOLA)
Se crearán en HOLA las actividades relacionadas con los entregables del proyecto. (Entregables, soportes, reuniones, etc.) y se asignarán las personas que están autorizadas para trabajar en el desarrollo del mismo.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Indicadores de Desempeño
Se definirán indicadores de gestión con el fin de medir el desempeño de los proyectos teniendo en cuenta los siguientes criterios: • Medición HH programadas vs Consumidas por disciplina. • % Desviación del avance. • Control presupuestal de venta (CPV). • Rentabilidad de los proyectos.
PDE-SPT-PDC-006 Guía para control proyectos
Administrar el Log de ordenes de cambio
Se implementará el log de órdenes de cambio con el fin de visualizar su estado (presentada, aprobada, rechazada) y el impacto de las mismas en el proyecto (alcance, tiempo y costo).
CONTROL PROYECTOS
18 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Reportes
Se desarrollarán reportes para todos los proyectos con los siguientes criterios:
– HH consumidas durante el periodo – Avance del proyecto – Análisis de la información y acciones a tomar – Estado de las órdenes de cambio – Acciones pendientes
Máster de Entregables Se listarán por disciplina los documentos entregables y actividades progresables, incluyendo fecha de inicio y fin programadas, con el fin de hacer seguimiento al proyecto
Información actualizadaSe actualizarán los reportes y demás documentos de los proyectos cada semana o cuando sea necesario en la carpeta creada para tal efecto.
Divulgación de reportesSe enviarán al director, coordinador del proyecto y lideres de disciplina del proyectos los reportes de seguimiento que se elaboran.
COSTOS (VENTAS)
Soportes de Facturación Se presentarán al área financiera los soportes para proceder con el proceso de facturación de acuerdo al calendario de facturación que se haya definido al inicio del proyecto.
PDE-SPT-PDC-006 Guía para control proyectos
Análisis de los EE FF
Radica en mostrar el comportamiento de la proyección realizada, (reflejada en el P&G del proyecto) en detectar las desviaciones y sus causas, así como descubrir las reservas internas para que sean utilizadas para el posterior mejoramiento de la gestión del proyecto
CONTROL PROYECTOS
19E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Obligaciones Contractuales
Se hará un listado de obligaciones contractuales con fechas de compromiso para su seguimiento.
PDE-SPT-PDC-006 Guía para control proyectos
SOPORTE A LA DIRECCIÓN
Lecciones Aprendidas Se dará soporte en la realización y/o organización del taller de lecciones aprendidas al finalizar el proyecto.
Análisis de Riesgos Se deberá asistir al análisis de riesgos para el proyecto y se hará seguimiento a las acciones que se generen periódicamente.
Identificación de alertas Se identificarán alertas con el fin de tomar las acciones preventivas o correctivas que sean necesarias
KOM Se participará en el KOM al principio de cada proyecto.
CONTROL PROYECTOS
20 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GENERALAsegurar el control de los documentos de los proyectos y documentos técnicos, garantizando que se encuentren disponibles y actualizados cuando se requieran.
PROYECTOS
Arranque
En las dos primeras semanas del proyecto se definirán los siguientes lineamientos:
– Sistema de numeración – Formatos de documentos – Matriz de distribución de documentos – Listado de Entregables – Medio de distribución de la información – Estructura del Dossier
Ejecución
Asegurar que la información del cliente, proveedores, subcontratistas y los emitidos por Ingeniería este actualizada diariamente y se encuentra disponible para el acceso inmediato para los involucrados en el proyecto.
Se asegurará que los documentos de referencia recibidos del cliente se encuentren disponibles para todos las personas involucradas en el proyecto.
PDE-SPT-PDC-014 Guía para el manejo de la propiedad del cliente
Asegurar el registro y control de todos los documentos emitidos por ingeniería y recibidos de proveedores; diariamente se enviarán al cliente garantizando que sea la última revisión emitida.
PDE-SPT-PDC-017 Guía control emisión de documentos
Se elaborarán reportes semanalmente para indicar el estado de avance de los documentos, el cual debe ser distribuido al coordinador del proyecto.
PDE-SPT-PDC-017 Guía control emisión de documentos
CONTROL DOCUMENTOS
21E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Ejecución
Llevar un registro de las comunicaciones enviadas y recibidas del cliente que permitan identificar las comunicaciones que requieren respuesta o acción.
PDE-SPT-PDC-001 Guía para el control de Comunicaciones
Asegurar que los documentos emitidos por los proyectos cumplan con los estándares de calidad acordados con el cliente.
– Formatos – Revisiones – Presentación – Anexos – Archivos Editable y PDF
PDE-SPT-PDC-026 Guía para control de documentos de un proyecto
Los documentos de Ingeniería serán compilados en el dossier final a medida que han sido emitidos en su revisión final.
PDE-SPT-PDC-003 Guía para la elaboración del DOSSIER final de un proyecto
Cierre
Se asegurará la entrega del Dossier del proyecto en el tiempo y con la calidad acordada con el cliente.
PDE-SPT-PDC-003 Guía para la elaboración del DOSSIER final de un proyecto
Asegurar que exista copia electrónica de los proyectos finalizados, permitiendo acceso a la información cuando sea requerido.
PDE-SPT-PDC-017 Guía control emisión de documentos
CORPORATIVO Asegurar que las normas y estándares técnicos utilizados en ENERGÉTICOS estén disponibles en su última versión, para el desarrollo de los diseños.
PDE-GNL-G-005 Guía para el manejo de documentos en Mi Tutor y mis normas
ARCHIVO INACTIVO
Asegurar la conservación, disponibilidad y control de los documentos que de acuerdo a su vida útil se deban mantener en el archivo inactivo, para su fácil recuperación cuando se requieran.
PDE-SPT-PDC-027 Guía para el manejo del archivo inactivo
CONTROL DOCUMENTOS
22 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GENERAL
La organización del grupo de Ingeniería debe basarse en las necesidades de los proyectos y tener gente capacitada y herramientas modernas disponibles a tiempo, así como las guías e información técnica para desarrollar la ingeniería y servicios que han sido evaluados y contratados.
GENTE
Asegurar que los proyectos tienen los talentos suficientes y calificados para trabajar en los proyectos.
Promover e incentivar las ideas innovadoras que conlleven a mejores resultados en la ejecución de los proyectos.
Hacer anualmente el registro de competencias mediante autoevaluaciones
Generar espacios para comunicarse y conocer a los talentos de las disciplinas.
Que cada disciplina tenga un plan de capacitación basado en las necesidades de Energéticos y las de los talentos.
Que se desarrolle un sistema de mentores para cada ingeniero en Energéticos.
Desarrollar guías para cada disciplina y que estén escritos para que todos los ingenieros sepan cómo se debe trabajar dentro de su disciplina.
Desarrollar un programa interno para asegurar que los nuevos colaboradores saben cómo usar las herramientas que tenemos y las guías.
Asegurar que todos los talentos de las disciplinas reciban como mínimo un entrenamiento al año.
INGENIERÍA
23E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
HERRAMIENTAS
Asegurar y dirigir el desarrollo de herramientas tecnológicas que reduzcan las HH de las actividades en los proyectos.
Asegurar el uso de la historia de proyectos anteriores.
Asegurar el uso de las herramientas creadas en My Tutor (guías, semillas, típicos, formatos, WBS, listas de chequeo y hojas de cálculo).
Desarrollar nuevos documentos y renovar los existentes en My Tutor.
SERVICIOS
Aporte técnico a la empresa.
• Dar dirección y ayudar a resolver problemas técnicos dentro de los proyectos cuando se presenten.
• Desarrollar comunicaciones y relaciones con otras compañías de Wood Group para conseguir asistencia técnica cuando se necesite.
Desarrollo de los servicios contratados:
• Evaluar e implementar las varias opciones que tenemos para formar grupos especializados dentro de las disciplinas.
• Evaluar las necesidades de otros servicios y facilitar los contactos de las empresas o personas que lo pueden ejecutar.
INGENIERÍA
24 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GENERAL Se asegurará que el Sistema de Gestión de Calidad es conocido y entendido por todas las personas que trabajan en Energéticos.
CERTIFICACIÓN Mantener el sistema de calidad para asegurar que la empresa conserva su certificación de ISO 9001.
PDE-MAI-GNL-001 Manual de Calidad PDE-TM-GM-001 Guía para revisión Gerencial
TALENTOS
Asegurar que hay suficientes talentos disponibles para mantener el sistema de gestión de Calidad.
Planear las necesidades de talentos de Calidad para que estén disponibles para dar soporte a los proyectos a tiempo.
PROYECTOS
Se implementará un proceso de acompañamiento para los proyectos, con el fin de dar soporte para el cumplimiento de los requisitos del cliente y de Energéticos.
Este acompañamiento incluirá:
– Plan de Calidad – Procedimiento de Coordinación – Análisis de causa raíz para las lecciones identificadas – Análisis de causa raíz para las quejas del cliente y No Conformidades – Definición de acciones para dar respuestas a los hallazgos encontrados
(lecciones Quejas y No Conformidades)
PDE-MAI-QM-013 Guía para elaboración de Planes de Calidad PDE-MAI-QM-005 Guía para el Manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora
ORGANIZACIÓN Se realizará acompañamiento a todas las áreas de ENERGÉTICOS, con el fin de implementar acciones que permitan mejorar el Sistema de Gestión de Calidad.
AM
25E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
ASESORÍAS
Se desarrollarán asesorías a los proyectos y áreas de la organización basados en los estándares operativos, que permitan identificar desviaciones en el desarrollo normal de las actividades, con el fin de definir acciones para mejorar su desempeño. Se realizará seguimiento a las acciones derivadas de las asesorías para asegurar su cierre.
PDE-MAI-QM-007 Guía para auto asesorías Internas
CONTROL DOCUMENTOS
SGC
Se mantendrá un control de los documentos del SGC, garantizando que éstos son divulgados a toda la organización y que se mantienen actualizados de acuerdo a la ejecución de las actividades. Se recibirán las sugerencias de todos los talentos para la modificación de los documentos del SGC y se analizarán e implementarán las que sean viables.
PDE-MAI-QM -001 Guía para Elaborar, Numerar, Emitir y Controlar Documentos de los Sistemas de Gestión PDE-MAI-QM -004 Guía control de Registros
ACCIONESSe implementará un proceso para identificar causas de las lecciones encontradas en los procesos o proyectos para definir acciones que permitan corregir o prevenir su ocurrencia.
PDE-MAI-QM-005 Guía para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora
AM
26 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GENERAL
Desarrollar e implementar la estrategia de HSE anual orientada a cumplir las directrices organizacionales, internas y de nuestros clientes manteniendo y mejorando el sistema de gestión de HSE en Energéticos con el objetivo de asegurar cero accidentes, cero enfermedades profesionales y reducir el impacto ambiental de la compañía.
PDE-SPT-HSE-039 Guía HSE
TALENTOS
Asegurar que hay suficientes talentos disponibles para implementar la estrategia y mantener el sistema de gestión de HSE.
• Planear las necesidades de talentos de HSE para que estén disponibles con el objetivo de dar soporte a los proyectos a tiempo.
ORGANIZACIÓN WOOD GROUP
Asegurar que las directrices, guías y requerimientos corporativos son implementados y atendidos
SAF/B/1.2 Estándar del sistema de administración del SSMA (WG). SAF/B/4.2 Salud, seguridad y medio ambiente (WG) PEO/B/5.1 Drugs and Alcohol Policy (WG). SAF/B/2.1 Conducción de vehículos (WG). SOC/C/3.1 Carbon Footprint Programme (WG)
CERTIFICACIÓNMantener el sistema integrado de gestión de HSE para asegurar que la empresa conserva sus certificaciones de ISO 14001, OHSAS 18001 y RUC con el Consejo Colombiano de Seguridad.
PDE-SPT-HSE- 022 Manual de Gestión HSE.
GUÍASDesarrollar y asegurar el cumplimiento de las Guías necesarias para que la empresa pueda operar en una forma segura.
HSE
27E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GUÍAS
Estas guías incluirán: – Proceso para investigar, reportar y documentar incidentes – Proceso para identificar y valorar peligros y aspectos
ambientales. – Cumplimiento de los requisitos del cliente, de Wood Group
y requisitos legales colombianos. – Entrenamiento de HSE para gerencia, lideres, coordinadores
y talentos. – Proceso para respuesta a emergencias. – Condiciones mínimas de cumplimiento de sub-contratistas. – Proceso de asesorías y acompañamiento a sub-contratistas. – Proceso de inspecciones de seguridad.
PDE-SPT-HSE-044 GUÍA para las comunicaciones internas y externas en relación con HSE PDE-SPT-HSE-008 Guía para reporte, analisis e investigación de accidentes y casi-accidentes PDE-SPT-HSE-010 Guía inspecciones HSE PDE-SPT-HSE-019 Guía para la identificación, actualización y evaluación de requisitos legales y de otra indole de HSE
PDE-SPT-HSE-020 Guía para la identificación de aspectos e impactos ambientales, peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles PDE-SPT-HSE-021 Guía exámenes médicos PDE-SPT-HSE-029
Guía de capacitación en HSE PDE-SPT-HSE-035 Guía requerimientos HSE para subcontratistas
ASESORÍAS
Desarrollar el plan anual de asesorías teniendo en cuenta la estrategia HSE, los objetivos y metas corporativas y de Energéticos.
Asegurar que los hallazgos de las asesorías son atendidos
PDE-MAI-QM-007 Guía para Auto Asesorías Internas Plan de asesorías
PDE-MAI-QM-005 GUÍA para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora
HSE
28 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
HSE EN DISEÑOS
Dar soporte y asesorar a los proyectos para desarrollar diseños cumpliendo los requerimientos ambientales y de seguridad aplicables.
PROYECTOS
Dar soporte necesario para cumplir los requisitos HSE de Energéticos y el cliente.
PDE-SPT-HSE-055 GUÍA de manejo HSE para proyectos.
Implementar herramientas que faciliten el cumplimiento de requisitos de HSE por parte de directores, coordinadores, líderes y talentos.
PDE-SPT-HSE-056 Requisitos ToR HSE PDE-SPT-HSE-059 Semilla para la elaboración de Planes HSE de proyectos.
Garantizar el envío de los reportes de HSE solicitados por el cliente.
Verificar el cumplimiento de la documentación recibida de los sub-contratistas.
PDE-SPT-HSE-035 Guía requerimientos HSE para subcontratistas
Realizar reunión gerencial HSE previa al inicio de actividades en campo, entre el Gerente de Energéticos, el Director del Proyecto y el Gerente o Representate Legal del subcontratista.
Mantener el ATL HSE de subcontratistas actualizado y reportarlo continuamente a Directores y coordinadores, quienes deben velar por el cumplimiento del cierre de los hallazgos efectuados.
ATL HSE a subcontratistas
Asegurar el cumplimiento de requisitos HSE para subcontratistas mediante el acompañamiento a campo cuando se requiera.
PDE-SPT-HSE-035 Guía requerimientos HSE para subcontratistas
SEGURIDAD FÍSICA
Garantizar que la empresa de Seguridad Física esta enterada de los talentos reportados a HSE que viaja a campo.
Asegurar que las recomendaciones de Seguridad Física son transmitidas.
HSE
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Contratos
Cumplir con la política de contratación de WG adaptada a las condiciones de Energéticos.
FIN/C/2.1 Plantilla del sistema de gestión de riesgos contractuales (WG) INT/B/1.1 Política de Ética de Negocios (WG) FIN/B/2.1 Procedimientos de contratación (WG)
Definir el grado de riesgo aceptable por la Empresa para la presentación de una oferta comercial y de la firma de un Contrato.
Revisar financieramente a los clientes nuevos.PDE-CC-BD-001 Guía presentación ofertas definición de requisitos y revisión del contrato
Una vez asignado el Director del proyecto, el área de Expansión y Crecimiento entregará toda la información relevante del proyecto (Oferta, Contrato, acuerdos, etc.).
Comercialización
Negociar con el Cliente estrategias de facturación convenientes para las dos compañías. WG Agency Procedure
Asegurar durante el proceso comercial la rentabilidad mínima requerida de la compañía.
Asegurar el cumplimiento del presupuesto anual de ventas.
Informar los requerimientos y competencias del personal, y herramientas necesarios para la ejecución del servicio.
EXPANSIÓN Y CRECIMIENTO
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Propuestas
Elaborar la propuesta de acuerdo a los términos de referencia dados por el cliente.
Asegurar que el alcance sea el requerido por el cliente, definiendo:
– Entregables y actividades a ejecutar – Tiempo de ejecución – Calidad – Costo
Incluir, cuando sea requerido, aclaraciones, supuestos y excepciones de acuerdo a la naturaleza del servicio.
Mercadeo
Asegurar que la marca Energéticos sea conocida por las compañías operadoras de Oil & Gas.
Mantener una Base de información de clientes, proyectos y oportunidades actualizada y divulgada internamente.
Mantener un sistema que permita conocer la percepción de nuestros clientes en la ejecución de los proyectos.
PDE-CC-BD-007 Guía para la medición de la satisfacción del cliente
EXPANSIÓN Y CRECIMIENTO
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GeneralDesarrollar e implementar estrategias para mantener y fortalecer la cultura que identifica a PDE haciendo que sus talentos se sientan parte de ella.
Reforzar continuamente este proceso cultural, para lograr un cambio permanente.
DESARROLLO CULTURAL Desarrollar e implementar planes y programas asociados con:
AutoconocimientoGenerar conversaciones que permitan la comprensión y el reconocimiento de las diferentes emociones, estados de ánimo y su impacto en las relaciones con los demás.
RespetoFomentar espacios de toma de conciencia frente a la responsabilidad de afrontar las situaciones tal como son y generar alternativas creativas en la resolución de conflictos.
Cooperación Promover la conciencia de interdependencia y cultura de solidaridad. Cooperación basada en la reciprocidad.
Confianza Reforzar y acompañar continuamente con diferentes estrategias, la filosofía de PDE basada en la confianza.
Compromiso Invitar a la toma de conciencia sobre el compromiso individual y grupal para beneficiar las relaciones de trabajo.
Participación Generar a través de los trabajos en equipo espacios de participación activa para la toma de decisiones encaminados a construir una cultura de innovación.
Honestidad Propiciar diálogos que permitan comprender las diferentes situaciones, con los desafíos e implicaciones que generan para los talentos y los grupos.
DIVERSIDAD Y COMPROMISO
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GENERALAsegurar que los bienes y servicios requeridos por los proyectos y las diferentes áreas de Energéticos sean atendidos de acuerdo con la necesidad del usuario.
REQUISITOS PRECONTRACTUALES
Asegurar que los requisitos legales, técnicos, comerciales, de calidad y HSE sean entregados en la solicitud de cotización a nuestros aliados. Asegurar que nuestros aliados sean seleccionados de acuerdo a lo descrito en la PDE-SPT-IYC-001 Guía para adquisición de bienes y servicios, compras y contratos.
PDE-SPT-IYC-001 Guía para adquisición de bienes y servicios, compras y contratos.
ALIADOS Asegurar que nuestros aliados cumplan con los requisitos necesarios para ingresar al Vendor List.
PDE - SPT - IYC - 002 Formato para directorio de proveedores, contratistas de servicios y proveedores de equipos y materiales
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Asegurar que en los contratos, ordenes de servicio y de compra queden definidos los requerimientos técnicos, legales, HSE y comerciales, cumpliendo con las políticas de WG y exigencias particulares de cada cliente.
PDE-SPT-IYC-001 Guía para adquisición de bienes y servicios, compras y contratos.
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
Soportar a los administradores de contratos en el cumplimiento de las condiciones contractuales.
PDE-SPT-CYF-015 Guía para administración de sub contratos
DESARROLLO DE PROVEEDORES
Acompañamiento a nuestros aliados para el mejoramiento en temas técnicos, legales y HSE.
INSUMOS Y CONTRATOS
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GENERAL Promover la satisfacción de las necesidades y facilitar el desarrollo del personal a través de un equipo humano competente.
ATRACCION, SELECCION Y
VINCULACION DE PERSONAL
Atender oportunamente las necesidades de talentos.
CONTRATACIÓN Y NÓMINA
Desarrollar una guía de categorización que garantice equidad al interior de la compañía; basada en criterios definidos, difundidos y entendidos.
PDE-SPT-HR-001 GUÍA para la contratación de personal y terminación de contrato
Generar espacios para dar a conocer el sistema de compensación flexible a todos los talentos para que puedan tomar decisiones para su beneficio.
Generar la nómina mensualmente a todos los talentos en las fechas establecidas, cumpliendo con la legislación vigente en materia laboral, tributaria y los acuerdos internos.
Realizar seguimiento al proceso de renovación de contratos de acuerdo con las necesidades y aprobaciones de la dirección del proyecto o lider de área y la gerencia general al comienzo del mes.
ENTRENAMIENTO
Elaborar, implementar y hacer seguimiento al programa de capacitación y entrenamiento de los talentos de Energéticos, de acuerdo con las necesidades detectadas de cada área.
PDE-SPT-HR-005 Guía para entrenamiento y capacitacion
Implementar un sistema de valoracion del nivel de ingles de los talentos de la organizacion con el fin de promover el aprendizaje de este idioma.
Facilitar que los programas de capacitación y entrenamiento estén creados y aprobados a finales de cada año.
TALENTO
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
RUTA DE LOS SUEÑOS
Hacer seguimiento a la auto-observación que facilite a los talentos reflexionar sobre el nivel en que se encuentran sus competencias, permitiéndole así, lograr sus objetivos de crecimiento tanto personal, como profesional.
Dar continuidad a la “Ruta de los sueños” para propiciar el desarrollo de los talentos y retener a las Estrellas de Energéticos.
RELACIONES CON WOOD GROUP
Desarrollar relaciones y mantener comunicación permanente con las otras compañías de WG para promover transferencias e intercambios de talentos a otros países
Cumplir con los lineamientos de Wood Group
PEO/B/1.1 Principios y prácticas de recursos humanos (WG) PEO/B/3.1 Derechos Humanos (WG) PEO/B/2.1 Igualdad de oportunidades (WG)
PEO/B/4.1 Acoso (WG)
EXPATRIADOS
Desarrollar e implementar un programa de expatriados (que involucre colombianos en el exterior y extranjeros en Colombia), el cual facilite el intercambio de conocimientos y aprendizaje de mejores prácticas de las compañías de WG.
Mantener contacto permanente y prestar apoyo a los expatriados de Energéticos.
Mantener comunicación constante con las compañías donde laboren los expatriados, con el apoyo de los HR partners.
Buscar oportunidades de trabajo en el exterior para nuestros talentos.
TALENTO
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
FACTURACIÓN
Se desarrollarán relaciones con los clientes internos (Director y Control Proyectos) y externos (Clientes), que permitan llevar a cabo óptimos procesos de comunicación e información para un adecuado proceso de facturación.
PDE-SPT-CYF-016 Guía para facturación de un proyecto
Se asegurará la facturación mensual de los proyectos de la Empresa, con el fin de recaudar el dinero a los 30 días.
Se asegurará que las aprobaciones de los soportes correspondientes para cobros de servicio (entregados por los Directores y/o Control Proyectos), estén debidamente aceptados.
Se verificará que en el proceso de facturación todas las HH trabajadas y los gastos reembolsables del mes a cobrar, sean facturados.
Se emitirán facturas, cuentas de cobro y notas crédito, de acuerdo a los requerimientos y soportes exigidos por el cliente.
Se emitirán facturas, cuentas de cobro y notas crédito de acuerdo a la normatividad tributaria, cambiaria y comercial vigente.
Se presentarán reportes quincenales y mensuales a cada Director de Proyecto o en su defecto a su Control Proyectos, para mantenerlos informados sobre el estado, fechas y horario de radicación y avance del proceso de facturación del proyecto a cargo.
Se mantendrá una adecuada organización en físico mediante carpetas de todos los documentos emitidos mensualmente y de los soportes que componen el proceso de facturación de cada proyecto de la Empresa; en Share Point se mantendrá el resumen de lo facturado de cada uno de los proyectos vigentes.
FINANCIERA
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
TESORERÍA
Mantener un adecuado manejo de las cuentas bancarias, realizando el registro diario de los pagos, recaudos y optimizando los gastos bancarios.
FIN/B/6.1 Tesorería de las empresas operadoras (WG)
Semanalmente se verificará la disponibilidad de recursos de la compañía a corto y mediano plazo de tal forma que puedan preverse problemas de liquidez mediante la elaboración del Cash Flow
PDE-SPT-CYF-015 Guía para la gestión de Cartera
Se hará el pago correcto a los proveedores de acuerdo a las fechas de vencimiento y a las condiciones estipuladas en cada contrato
Se hará la inscripción correcta de los proveedores en la banca electrónica del HSBC verificando y actualizando la documentación solicitada con el fin de abonar los recursos correctamente y agilizar los procesos.
Se asegurará el manejo de las cajas menores verificando que los anticipos como los soportes de legalización cumplan con todas los requisitos tanto legales como internos y resguardando los recursos en el sitio seguro asignado por Energéticos
PDE-SPT-CYF-011 Guía para la administración de la Caja Menor
CUENTAS POR PAGAR
Se registrarán y se mantendrán actualizadas las obligaciones que contrae la compañía con terceros para el desarrollo del objeto social cumpliendo con la normatividad tributaria vigente.
PDE-SPT-CYF-014 Guía cuentas por Pagar
Los proveedores creados en el sistema contable contarán con la aprobación de un autorizador y serán reportados a la persona encargada del mantenimiento de la Base de datos de proveedores.
Se asegurará el adecuado registro, liquidación y pago de los impuestos nacionales y distritales que se generan mensualmente.
FINANCIERA
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
CUENTAS POR PAGAR
Se asegurará el registro y pago de los anticipos y gastos de viaje a los empleados y contratistas con el fin de brindarle los recursos económicos necesarios para su sostenimiento en campo.
PDE-SPT-CYF-013 Guía para la administración de anticipos y legalizaciones
Se consolidará mensualmente la información registrada respecto a contratos de mandato con el fin de brindar la mayor claridad y transparencia en los gastos reembolsables y tramitar oportunamente el cobro ante el cliente.
PDE-SPT-CYF-017 Guía para la gestión de mandatos
CONTROL COSTOS
Se verificará y asegurará la asignación de costos para cada proyecto en ejecución.
Se enviarán los reportes Financieros establecidos por Casa Matriz de acuerdo a su cronograma.
Se enviará a la Gerencia mensualmente la proyección del PYG. El mes en curso se estimará con un 90% de probabilidad y la proyección financiera de los 2 meses siguientes con una probabilidad del 60%.
PYG PROYECTOS
Los costos directos serán asignados a cada proyecto de acuerdo a su ejecución y requerimientos específicos según su operación. Los costos indirectos se distribuirán por consumo de horas hombre, a excepción de los office expenses” que se distribuirán por los puestos de trabajo utilizados en cada proyecto dentro de las oficinas de PDE, para la elaboración de los estados financieros por proyecto y posterior entrega a los directores para su Análisis, Revisión y comentarios.
PDE-SPT-CYF-021 Guía para elaboración de P y G por proyecto
Se distribuirán mensualmente los gastos administrativos, de acuerdo al consumo de Horas Hombre por cada proyecto en ejecución, para la elaboración de los estados financieros por proyecto y posterior entrega a los directores para su Análisis, Revisión y comentarios.
FINANCIERA
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Se enviará el PyG de cada proyecto en ejecución a los Directores.
ESTADOS FINANCIEROS
Se reconciliarán todas las cuentas del balance general trimestralmente, con los siguientes criterios:
– Realizado bajo el modelo estándar de reconciliación. – Los saldos deben corresponder al balance de comprobación
final del mes. – Todos los montos incluyendo saldos que vengan de periodos
anteriores que continúen en el balance, deben ser soportados en detalle.
– Todas las reconciliaciones requieren firma de quien lo prepara y quien lo revisa.
PDE-SPT-CYF-012 Guía para la elaboración de estados Financieros FIN/B/1.1 Group Accounting Policies (WG)
Asegurar que los saldos incluidos en HYPERION con los saldos reportados en SIIGO sean reconciliados de forma mensual. Cualquier diferencia causada por ajustes debe ser explicada y soportada.
CONTROL INTERNO
Asegurar que se cumpla la segregación de responsabilidades en los diferentes procesos contables y financieros, incluyendo el sistema contable, de nómina y bancos.
Asegurar que los registros manuales en el sistema contable sean autorizados y soportados adecuadamente.
Se mantendrá actualizada la matriz de delegación financiera en línea con la delegación de autoridad de la división de ingeniería de WG.
Se revisarán las transacciones contables registradas, con el fin de asegurar que la información contable presente razonablemente la realidad económica de la compañía.
FINANCIERA
39E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
NÓMINA
Se asegurarán los pagos de nómina mensualmente a todos los empleados en las fechas establecidas, cumpliendo con la legislación vigente en materia laboral y tributaria, así como los acuerdos internos.
PDE-SPT-CYF-018 Guía para la liquidación y revisión de nómina
Se garantizará la oportunidad y confiabilidad de la liquidación de los aportes a la seguridad social, para evitar inconvenientes en la prestación del servicio de salud a los empleados y cumplir con los plazos y tarifas estipulados por la ley.
Se mantendrá actualizada y correcta la información de centros de costo y cuentas contables dentro del sistema de nómina de modo que la información a contabilidad llegue oportuna y correctamente.
Se asegurará que todos los cambios de nómina sean debidamente documentados y aprobados de acuerdo a la Matriz de delegación Financiera, para garantizar la veracidad de la información.
Se revisará mensualmente el pago y liquidación de nómina, donde se garantice el cumplimiento de la legislación y acuerdos vigentes así como el abono del dinero a las cuentas bancarias de cada empleado.
FINANCIERA
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
GENERAL Desarrollar estrategias que brinden soluciones tecnológicas confiables para todas las áreas y proyectos de Energéticos.
SOLUCIONES Y SOFTWARE
Proporcionar soluciones de Software de acuerdo a las necesidades y medidas de la empresa.
Administrar el licenciamiento del software, optimizando los recursos.
SOPORTE DESKTOP SUPPORT
Proporcionar ayuda oportuna a los usuarios finales en el menor tiempo posible.
Preparar configurar e instalar los recursos de hardware y software requeridos para cada usuario.
INFRAESTRUCTURA
Mantener los servicios de red, voz y datos disponibles, garantizando accesibilidad y conectividad.
Mantener actualizado nuestro plan de recuperación de desastres (DRP) con el fin de garantizar la continuidad del negocio.
GRUPO Trabajar comprometidos, en ofrecer un servicio de calidad que genere confianza en el usuario.
IT/G/2.1 Uso aceptable de la tecnología de la información (WG)
IT
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TEMA ESTÁNDAR GUÍA
Definición de proveedores
Asegurar que la selección de proveedores para invitar en un proceso de compra o contratación es la adecuada según el tipo de bien o servicio
PDE-PRC-SCM-001 Guía para gestión de compras PDE-PEC-SCM-002 Guía gestión de compras para proyectos de ingeniería
Solicitud de ofertasGarantizar que los procesos de solicitud de ofertas son objetivos, transparentes y equitativos y alineados con el código de conducta de WG y nuestros Clientes.
Evaluación y adjudicación de ofertas
Realizar evaluaciones y adjudicaciones objetivas que aseguren la oferta con el mejor valor de adquisición (precio, tiempo y calidad).
Seguimiento y agilización
Procurar el cumplimiento de los compromisos pactados en la orden de compra para garantizar que todos los equipos/materiales lleguen a su destino a tiempo y con la calidad requerida por el Cliente.
Control de ProcesosControlar los procesos de compra y contratación delegados por el Cliente para garantizar su cumplimiento según las necesidades de los proyectos.
Manejo de información Preservar organizadamente la información permitiendo asegurar la trazabilidad de los procesos de compra y contratación.
Gestión Proveedores Revisar el desempeño de proveedores / contratistas para procurar la optimización del proceso de abastecimiento.
SCM
42 E S TÁ N D A R E S O P E R AT I V O S
TEMA ESTÁNDAR GUÍA
General Asegurar los recursos necesarios para generar un adecuado ambiente laboral.
Controlar el mantenimiento oportuno de la planta física de la organización.
ADMINISTRACIÓN
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