Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Oficina de Administración de los TribunalesTribunal General de Justicia

P0 Box 190917r-¯ u San Juan, Puerto Rico 00919-0917

Sigfrido Steidel FigueroaDirector Administrativo de los Tribunales

8 de mayo de 2020

CIRCULAR NUM. 20Año Fiscal 2019-2020

A ToDo EL PERSONAL DE LA RAMA JUDICIAL

POLTICA SOBRE TELETRABAJO EN LA RAMA JUDICIAL

Teléfono: (787) 641-6623Fax: (787) 766-9831www.ramajudicial.pr

La Oficina de Administración de los Tribunales ('OAT") evalUa continuamente los métodosadministrativos y Ia eficiencia del personal del Tribunal General de Justicia para mejorar elfuncionamiento de los tribunales y las demás dependencias de Ia Rama Judicial. Comoparte de ese proceso continuo, se ha determinado que eI teletrabajo (o trabajo a distancia)es un mecanismo que viabiliza que el personal que cualifique ejecute, parcial a totalmente,los deberes y responsabilidades de sus puestos desde sus hogares o desde otras oficinaso dependencias a las que están asignados regularmente. Esta opcion laboral ha sidorecientemente reconocida en nuestra jurisdicción mediante Ia Ley de Trabajo a Distanciadel Gobierno de Puerto Rico, Ley NUm. 36-2020, aprobada el 9 de abril de 2020.

La adopción del teletrabajo para el cumplimiento de Ia jornada laboral en los casos en losque resulte apropiado persigue asegurar Ia continuidad del servicio ain en situaciones deemergencia o falta de acceso al area de trabajo y maximizar, a su vez, Ia productividad yeficiencia en el desempeno de aquellas labores que no requieran Ia presencia fIsica delpersonal en el tribunal o en su centro de trabajo. Con esta alternativa laboral, Ia RamaJudicial moderniza sus operaciones al brindar una opciôn de trabajo más flexible y agil parasu recurso humano, promoviendo su bienestar, mientras asegura el cumplimiento con lasmetas y expectativas del servicio que ofrece a Ia ciudadanla.

Se emite esta PolItica sobre Teletrabajo en Ia Rama Judicial ("PolItica") con elfin deestablecer Ia polItica pUblica de Ia Rama Judicial sobre teletrabajo, asI como las directrices

i y los parámetros que regiràn dicho mecanismo.

A. PRoPOsITo Y ALCANCE

Es poiltica administrativa de Ia Rama Judicial de Puerto Rico utilizar el teletrabajo comouna forma de requerir o autorizar at personal que cualifique cumplir con las

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responsabilidades de sus puestos. Este mecanismo para el cumplimiento de Ia jornadalaboral es una opcion del patrono y no constituye un derecho del personal. Estemecanismo podrá utilizarse Unicamente en las siguientes circunstancias:

1. como parte de un plan operacional para Ia continuidad del servicio ante situacionesde emergencia, desastres naturales, pandemias o falta de acceso at area detrabajo; y

2. cuando se determine, caso a caso, que es el mecanismo más efectivo y eficientepara aprovechar el tiempo de un empleado a empleada en beneficio del servicio ylas operaciones. En tat caso, el teletrabajo podrà autorizarse conforme a losparámetros dispuestos en esta Polltica, ya sea:

a. de manera regular, con un(os) dia(s) preestablecido(s) a Ia semana o al mespara el trabajo a distancia; a

b. de manera incidental para Ia atenciôn particular de proyectos, trabajos aencomiendas especiales que requieran periodos ininterrumpidos de tiempo.

B. POLiTICA PUBLICA

Será polItica pUblica de Ia Rama Judicial requerir a permitir el teletrabajo en lascircunstancias dispuestas en Ia sección que antecede. En Ia eventualidad de que se utilicebajo Ia SecciOn A (1) de esta PoUtica, es decir, como parte de un plan operacional para Iacontinuidad del servicio, el personal podrá ser requerido a teletrabajar desde su residenciao desde una oficina a dependencia distinta a Ia que esté asignado, a discreciôn de IaAutoridad Nominadora a Ia persona en quien esta delegue.

De otra parte, cuando el teletrabajo se enmarque en Ia situación descrita en Ia Secciôn A(2), Ia participación del empleado a empleada que cualifique será voluntaria y estará sujetaa Ia evaluaciôn y recomendaciôn conjunta, previa y por escrito, del supervisor inmediato asupervisora inmediata y del Juez Administrador o Ia Jueza Administradora Regional, aDirector(a) de area, segün aplique, at amparo de los parámetros y directrices aquldispuestos, tras Ia cual podrá ser otorgada a discreciôn de Ia Autoridad Nominadora o Iapersona en quien esta delegue. De ser autorizada dicha participaciôn se considerará unprivilegio que se podrá descontinuar en cualquier momento.

C. CRITERIos DE ELEGIBILIDAD

1. Clases y Puestos Eleqibles

En atenciôn a a naturaleza de los servicios que se prestan a Ia ciudadanla y a las demásdependencias u oficinas de Ia Rama Judicial, y en consideraciôn a los horarios de sesiôndel tribunal establecidos por reglamentacion, el teletrabajo no es apropiado ni viable paratodas las clases y puestos del Sistema de Personal de Ia Rama Judicial. A modo deejemplo, esta modalidad de ordinario no resulta apropiada para el personal cuyas

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funciones requieran de su presencia fIsica en el tribunal o centro de trabajo; para elpersonal que presta servicios de seguridad, limpieza o mantenimiento; o, entre otros, paraquienes utilicen algün equipo o informaciôn especial no susceptible de trasladarse fuera delas instalaciones de Ia Rama Judicial.

La Autoridad Nominadora o Ia persona en quien esta delegue determinará, previarecomendaciOn del Area de Recursos Humanos de Ia OAT, las clases que pudieran serelegibles para participar en el mecanismo del teletrabajo.

Entre los criterios para que una clase o puesto pueda ser elegible para esta alternativalaboral, se considerarán, sin limitarse, los siguientes:

a. Funciones, tareas y deberes que puedan beneficiarse de tiempoininterrumpido de trabajo;

b. Posibilidad de estructurar el contacto o interacciOn con companeros de trabajoy personal de supervision sin presencia fIsica continua en el area de trabajo ysin entorpecer el funcionamiento de las operaciones;

c. Existencia de equipo y recursos requeridos para realizar las funciones demanera remota;

d. Deberes y tareas que se caractericen por objetivos concretos y definidos quesean susceptibles de medirse y evaluarse a base de los resultados obtenidos;y

e. Viabilidad para salvaguardar Ia seguridad y confidencialidad de Ia informaciOn.

2. Personal Eleaible

Una vez se determinen las clases o puestos que puedan ser elegibles para el teletrabajo,al evaluar cada caso en particular bajo Ia SecciOn A (2) de esta PolItica, se deberánconsiderar, además, las caracterIsticas o cualidades individuales del empleado oempleada que desee participar. Entre otras caracterIsticas, se sopesarán las siguientes:

a. Conocimiento de las funciones y responsabilidades de su puesto;b. Habilidad para organizar y ejecutar el trabajo efectivamente con

independencia y sin necesidad de supervision cercana o de apoyo de otropersonal;

c. Historial de diligencia y responsabilidad en el aprovechamiento de Ia jornadaIa bo ra I;

d. Cumplimiento con las normas de asistencia; ye. Desempeño satisfactorio, sin que haya sido objeto de medidas disciplinarias.

0. DisPosicloNEs GENERALES

\1. La Autoridad Nominadora o Ia persona en quien esta delegue podia requerir elteletrabajo bajo las circunstancias contempladas en Ia SecciOn A (1) de Ia presentePolltica. En tales casos, impartirá instrucciones y, en coordinaciOn con los JuecesAdministradores, Juezas Administradoras y personal directivo correspondiente, se

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establecerá el plan de trabajo para los empleados y empleadas, incluyendo jueces yjuezas, el cual les será notificado a través de sus supervisores y supervisoras.

2. El hecho de que se requiera el teletrabajo a un empleado o empleada como parte deun plan para Ia continuidad de las operaciones bajo Ia referida Sección A (1) nosignifica que este(a) cualifica automáticamente para participar de un plan de teletrabajobajo Ia Secciôn A (2) de esta Politica. Cada instancia será evaluada de modo individualy separado, a base de los criterios aqui dispuestos.

3. Salvo cuando se opte por el teletrabajo como parte de un plan para Ia continuidad delas operaciones, los empleados y empleadas que cualifiquen pueden solicitarteletrabajar desde su residencia o desde un lugar alterno al tribunal o dependencia a Iacual están asignados. Tal solicitud se evaluará y recaerá en Ia discreción delsupervisor inmediato o supervisora inmediata, en conjunto con el Juez Administrador aIa Jueza Administradora Regional, o Director(a) de area, segUn aplique, recomendar aIa Autoridad Nominadora su aprobación, definiendo con particularidad los factores quese consideraron para ello.

4. La aprobación deberá constar por escrito y establecerá los términos de Ia participaciondel empleado a empleada en este mecanismo de trabajo. De autorizarse el teletrabajode manera regular, se deberá establecer de antemano el lugar en donde se ejecutaráel trabajo, asI como el dia o dIas de Ia semana o del mes para realizar el trabajo adistancia. De autorizarse de manera incidental o infrecuente, se establecerá, ademásdel lugar, el proyecto, trabajo o encomienda especial que se realizará, junto al periodode tiempo autorizado para ello. De estimarlo necesario, el supervisor inmediato osupervisora inmediata podrá aprobar cambios en los dias preestablecidos, sujeto a losparámetros aqul dispuestos, lo cual consignara por escrito.

5. Toda aprobación para Ia participacion de un empleado o empleada en el mecanismodel teletrabajo estará sujeta a un periodo de prueba inicial a ser determinado por IaAutoridad Nominadora o por Ia persona en quien esta delegue. Durante dicho periodo,se evaluará si se están cumpliendo las expectativas y silas funciones de Ia clase o delpuesto, en efecto, son susceptibles de realizarse bajo esta modalidad.

El personal autorizado a teletrabajar debe registrar asistencia y cumplir fielmente con elhorario y Ia jornada regular diana o semanal, seg1in aplique, conforme a lo dispuestoen Ia normativa de Ia Rama Judicial. También se compromete a realizar lasencomiendas asignadas, segUn acordadas con su supervisor o supervisora. Reconoceque no podra realizar gestiones personales durante su jornada laboral desde suresidencia o lugar alterno de trabajo, como 01 ejemplo cuidar de algün dependiente,realizar mejoras en su residencia u otras tareas domésticas.

7. Durante las horas en las que se cumpla Ia jornada a distancia, el empleado a empleadadebe estar disponible para comunicarse con su supervisor inmediato a supervisorainmediata, asi como con otro personal, por teléfono, correo electránico yb cualquierotro canal de comunicación que haya sido acordado. De ser requerida su presencia

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fIsica en su centro de trabajo, el empleado o empleada deberá asistir, aunque se tratede un dIa previamente calendarizado para laborar a distancia.

8. El personal autorizado a teletrabajar reconoce y acepta que este método alterno detrabajo no es un derecho ni un beneficio, sino que es un mecanismo adicional con elque cuenta Ia Rama Judicial para atender las necesidades del servicio y alcanzar susmetas y expectativas.

9. La Autoridad Nominadora se reserva Ia facultad de descontinuar en cualquier momentoIa participacion de un empleado o empleada en este mecanismo de trabajo cuando seestime conveniente y sin necesidad de ofrecer notificaciOn anticipada.

10. El teletrabajo no tiene Ia finalidad de alterar o afectar el desempeno de las ejecutoriasde los teletrabajadores ni de los companeros o companeras de trabajo que cumplencon sus obligaciones desde el centro de trabajo oficial. Tampoco constituye base paraalterar el salario o los beneficios del personal participante.

11.Como norma general, no se autorizará Ia acumulaciOn de tiempo compensatorio parael personal no exento a quien se le autorice teletrabajar. De manera excepcional, estepersonal podrá acumular tiempo compensatorio conforme a Ia normativa de Ia RamaJudicial, luego de haber solicitado y obtenido autorizaciOn escrita previa debido aalguna necesidad particular del servicio. Tanto el personal no exento como sucorrespondiente supervisor o supervisora deberán certificar el tiempo extra trabajado adistancia y justificar su necesidad detallando con particularidad Ia labor realizadadurante Ia jornada.

12.De enfermarse o interesar acudir a alguna cita médica o realizar alguna gestiOnpersonal durante el horario acordado para el trabajo a distancia, el personal deberácumplir con las normas de asistencia de Ia Rama Judicial, las cuales regulan IanotificaciOn y autorizaciOn requerida del supervisor y supervisora, asI como laslicencias aplicables.

13. La participación en el mecanismo de teletrabajo bajo esta Politica no se considerará unacomodo razonable en el empleo segün definido por Ia legislacion y reglamentacionaplicable. Toda solicitud de acomodo razonable debe tramitarse ante Ia Division deSalud y Seguridad Ocupacional de Ia OAT para que se realice Ia evaluaciOncorrespondiente al amparo de los requisitos legales establecidos.

14.Todas las normas de conducta, polIticas y procedimientos de Ia Rama Judicial aplicany se mantienen en pleno vigor, independientemente del lugar donde se ejecute Ia labor.

E. RESPONSABILIDADES

1. Personal de SupervisiOn

Entre las responsabilidades que tendrén los supervisores y supervisoras para Ilevar a

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cabo una supervision adecuada del personal autorizado a teletrabajar, se encuentran lassiguientes:

a. Identificar en primera instancia si esta opciOn laboral se prestarla paraatender eficientemente las necesidades del servicio, segUn lasparticularidades de su area y de su grupo de trabajo.

b. Requerir un nivel de productividad igual o mayor a Ia productividad promediodel personal que labora presencialmente en el centro de trabajo oficial.

c. Establecer objetivos concretos, asignar tareas y desarrollar planes de trabajocon fechas de entrega, para estar en posiciOn de medir los resultadosobtenidos durante el teletrabajo y evaluar el desempeño del empleado oempleada participante.

d. Celebrar reuniones telefOnicas o por videoconferencia con el personalparticipante para ofrecer retroalimentaciOn respecto a su desempeno yejecutorias.

e. Comunicar oportunamente cualquier conducta inadecuada o inaceptable, demanera que el personal concernido tenga Ia oportunidad de corregirla.

f. Velar por no sobrecargar al personal que se mantiene cumpliendo con sujornada desde el centro de trabajo oficial.

g. Recomendar a Ia Autoridad Nominadora descontinuar el teletrabajo porincumplimiento con las directrices u objetivos, por baja productividad oinsatisfacciOn con el desempeño, por necesidad de servicio, entre otrosmotivos.

2. Personal autorizado a participar en Ia modalidad de teletrabalo o trabalo adistancia

Este personal tendrá, sin limitarse, las siguientes responsabilidades:

a. Cumplir a cabalidad con Ia normativa de Ia Rama Judicial.

b. Cumplir con el horario de trabajo establecido, segün corresponda.

c. Registrar su asistencia mediante comunicación electrOnica dirigida a susupervisor o supervisora, o Ia persona en quien este(a) delegue, informandoque comenzO y concluyO su jornada, de no ser posible obtener acceso pararegistrar su asistencia a través del Sistema Kronos.

d. Cumplir con los deberes y responsabilidades de su puesto, asi como con elplan de trabajo acordado con su supervisor o supervisora dentro de las

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fechas de entrega establecidas. En aquellos casos en los que, por razonesjustificadas, no pueda cumplir con las referidas fechas o con algUn aspectode Ia encomienda a tarea, el empleado a empleada deberá notificarlo conanticipaciOn a su supervisor o supervisora para Ia acciôn que corresponda.

e. Mantener una comunicaciOn frecuente con su supervisor inmediato osupervisora inmediata y enviarle los trabajos a informes conforme al métodode entrega acordado para esos fines.

f. Proteger y asegurar el equipo oficial baja su custodia.

g. Salvaguardar Ia confidencialidad de todo trabajo, documento, informaciOn ylas bases de datos electrónicos relacionadas a sus funciones oficiales queobren en su poder o a los que tenga acceso electrônicamente.

h. Establecer y mantener en su residencia a lugar designado un espacioadecuado de oficina, comprometiéndose, a su vez, a realizar los arreglosnecesarios, ya sea de cuido de dependientes a de otra naturaleza, paraprocurar un ambiente productivo de trabaja, sin interrupciones de Indolepersonal.

Mantener actualizados sus contactos, incluyendo su dirección fIsica deresidencia, nUmero de su teléfono celular y correos electrónicos (el oficial y elpersonal).

F. GASTOS, EQuIPo Y SERviclos

1. Se podrá autorizar Ia utilización de computadoras y equipo de telecomunicacionespropiedad de Ia Rama Judicial en las areas designadas para realizar el trabajo adistancia, disponiéndose que Ia Rama Judicial continua siendo Ia dueña de dichapropiedad y retiene el control de todo el equipa, aplicaciones, datos, etc. Dicho equipose deberá utilizar Unicamente para asuntos oficiales.

2. El personal interesado en utilizar equipo tecnologico de su propiedad deberá contarcon Ia autorizaciôn de Ia Directorla de lnformática de Ia OAT. El usa autorizado deequipo personal no conllevará campensacion a beneficio adicional.

3. Salvo en circunstancias excepcionales, no se comprara a praveera equipa oficial parael personal que desee participar en el mecanismo del teletrabajo cuando su centro detrabajo tenga las herramientas y el equipo requerido para realizar las funciones ytareas de su puesto.

El personal que desee participar en el mecanismo del teletrabajo deberá asegurarse detener el equipo y las facilidades necesarias para poder realizar sus funciones de modoremoto, incluyendo, par ejempla, conexiôn adecuada de internet y de teléfono.

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5. De averiarse el equipo utilizado para trabajar a distancia sin que se pueda sustituir oreparar inmediatamente, el personal deberá reportarse a su centro de trabajo paracontinuar el desempeño de sus funciones de manera presencial.

6. La Rama Judicial no será responsable por los costos de operaciOn asociados con IaejecuciOn del trabajo de un empleado o empleado desde su residencia o lugarautorizado (ej. teléfonos, utilidades, seguros, internet, equipo, etc.)

7. No se pagarán gastos de viaje, dieta ni millaje cuando el personal que participe delmecanismo del teletrabajo acuda al tribunal, dependencia u oficina a Ia cual estáasignado en momento alguno, como tampoco se pagaran cuando acuda a sures idencia.

G. SEGURIDAD

1. El personal certificará que su residencia o lugar alterno de trabajo cumple con losestándares de salud y seguridad ocupacional requeridos. La Rama Judicial no asumeni tendrá responsabilidad alguna por danos, accidentes o reclamaciones del empleadoo empleada que puedan surgir como parte del teletrabajo, sin perjuicio de losbeneficios de Ia legislaciOn sobre compensaciOn por accidentes de trabajo que pudieracobijar al personal.

2. En coordinación con Ia Directoria de lnformática de Ia OAT yb su supervisor osupervisora, el personal establecerá las medidas de protecciOn y seguridad requeridas(ej. contraseñas, "back ups" y otros) para proteger Ia confidencialidad de Ia informaciôny minimizar el riesgo de pérdida.

3. El personal no removerá documentos, expedientes, informaciOn, materiales y equipode su lugar de trabajo para realizar el teletrabajo sin autorizaciOn previa de susupervisor o supervisora.

4. La Rama Judicial, incluyendo su personal de supervision y empleados o empleadas, noasume ni tendrá responsabilidad alguna 01 daños ocurridos a terceros o a Iapropiedad del empleado o empleada en su residencia.

H. INCUMPLIMIENTOS

Cualquier incumplimiento con los parámetros y directrices aqul dispuestos podrá conllevarmedidas administrativas yb el inicio de acciones disciplinarias.

'\ I. DEROGACIÔN

Se deja sin efecto cualquier otra norma, directriz, carta circular o memorando de Ia OATcuyos términos sean inconsistentes con las disposiciones de esta PolItica.

J. DIVULGACION

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Los Jueces Administradores y Juezas Administradoras, el (Ia) Director(a) de ServiciosAdministrativos del Tribunal Supremo y el personal directivo correspondiente deberáninformar de esta Polltica al personal que corresponda a los fines de divulgar Ia poilticapüblica establecida y asegurar el cumplimiento con lo aqul dispuesto.

K. VIGENCIA

tiaadoorlesentata circular tendrá vigencia inmediata.

Sigfrido Steidel Figueroa