ESTaammddvx-Plantilla Definició d'estàndard del projecte · - Tota factura, independentment del...

Projecte ATENEA-ECOFIN

Manual d’usuari

Tramitació Factures electròniques i digitalitzades

Barcelona, 24 de març de 2014 Versió 4.0

DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ ECONÒMIC FINANCERA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA.

Manual Fres E i OCR - v4.docx Pàgina 2 de 45 25/03/2014

Manual de tramitació de factures electròniques i digitalitzades

Llista de Distribució

Area Persona E-mail Obs.

Control de Canvis

Versió Autor Data Comentari/Motiu del Canvi Apartat Pàgines 001 IECISA 11/10/13 2 Núria Font 22/10/13 Revisió general de tot el manual Tots Totes 3 Núria Font 22/12/13 Revisió final de tot el manual Tots Totes 4 Núria Font 24/03/14 Revisió de tot el manual per incorporar

modificacions en l’aplicatiu Tots Totes



Índex

1 INTRODUCCIÓ ............................................................................................................. 4

2 SAFATA DE FACTURES PENDENTS ................................................................................ 6

3 DADES DE REGISTRE DE LA FACTURA .......................................................................... 14

4 CASOS PRÀCTICS ..................................................................................................... 16

4.1 Cas pràctic núm. 1a : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, però la conformitat de la factura l’ha de donar un usuari que no és el mateix gestor. L’import de la factura és superior a 2.000 € ............................................................................................. 16

4.2 Cas pràctic núm. 1b : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, però la conformitat de la factura l’ha de donar un usuari que no és el mateix gestor. L’import de la factura és inferior a 2.000 € ............................................................................................... 23

4.3 Cas pràctic núm. 2a : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, i la conformitat de la factura també l’ha de donar el mateix gestor. L’import de la factura és superior a 2.000 € ................................................................................................................. 30

4.4 Cas pràctic núm. 2b : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, i la conformitat de la factura també l’ha de donar el mateix gestor. L’import de la factura és inferior a 2.000 € ................................................................................................................... 33

4.5 Cas pràctic núm. 3 : Com visualitzar el document de conformitat annexat a una factura. .................................................................................................................................. 36

4.6 Cas pràctic núm. 4 : El gestor detecta que una factura que es troba en la seva safata en estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completa’ però no l‘ha de tramitar Factura no reconeguda (estat ‘N’) ........................................................................................................... 39

4.7 Cas pràctic núm. 5 : El gestor té una factura en estat ‘G – Acceptada’ a la safata de tramitació de factures, però detecta que no és correcta i cal fer alguna modificació. ........ 42



1 Introducció D’acord amb el Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, que aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació i contempla la utilització de diversos mitjans electrònics per a conservació de les factures, la Universitat de Barcelona ha optat per actualitzar i optimitzar la seva gestió comptable amb l’adquisició de l’equipament adequat per a la digitalització certificada de tota la seva facturació.

A més, s’ha de tenir en compte que properament es preveu que s’aprovi la Llei d’impuls de la facturació electrònica i creació del registre comptable de factures al sector públic, per la qual la recepció de factures a la UB s’ha de realitzar en un únic punt d’entrada, independentment de qui les gestioni.

Paral·lelament, s’ha de crear la unitat de Registre i Digitalització de factures per tal que sigui la receptora única de tota la facturació de la UB.

Aquest canvi entrarà en funcionament al gener de 2014, pel que a partir de l’1 de gener, tots els proveïdors hauran d’enviar totes les factures a nom de la Universitat de Barcelona, NIF: Q0818001J, a:

• Factures en pdf: [email protected]

• Factures en paper:

Unitat de Digitalització

Universitat de Barcelona

Gran Via de les Corts Catalanes, 585

08007 - Barcelona

En cas que, per algun motiu la factura arribi a la unitat que ha realitzat la compra, aquesta l’haurà de trametre a la Unitat de Registre i Digitalització per tal que aquesta sigui digitalitzada i introduïda en el registre de factures. A partir de l’1 de gener de 2014 els usuaris no tindran accés a la introducció i modificació de factures en el registre de factures, i aquest només es podrà consultar.

Per això, a continuació s’explica el procediment que hauran de seguir els usuaris per a tramitar les factures què prèviament haurà introduït la Unitat de Registre i Digitalització (URD) en el sistema Atenea-Ecofin.

NOTA ACLARATÒRIA NOVETATS VERSIÓ 4:

Modificació del circuit de tramitació de factures digitalitzades i electròniques.

Des del passat 1 de gener de 2014 va entrar en funcionament la recepció de totes les factures adreçades a la Universitat de Barcelona a través d’un únic punt d’entrada: la Unitat de Digitalització i Registre (UDR).

mailto:[email protected]



Això va implicar la modificació i adaptació dels circuits de recepció i registre de totes les factures que s’han de tramitar per tots els usuaris responsables de la gestió econòmica a la UB, per tal que aquest procés comptés amb les màximes garanties legals.

Transcorregut ja més de dos mesos des de la seva posada en marxa, s’ha estimat convenient aplicar algunes modificacions o aclariments del procediment de validació i tramitació de les factures que permetin agilitar la seva tramitació a tots els usuaris que intervenen en aquest procés administratiu, pel que fa al pas de la conformitat en la recepció de la factura, a l’espera d’anar incorporant progressivament altres millores.

Per això es volen fer els següents aclariments:

- La UDR és el únic punt de recepció i entrada de totes les factures que s’han de tramitar a través del sistema econòmic-financer Atenea-Ecofin i és la responsable de la gestió i seguiment del registre de factures de la UB. Per això, és la única unitat que podrà registrar les factures i realitzar les corresponents modificacions. Qualsevol modificació de les dades de les factures ja introduïdes en el registre de factures de la UB caldrà comunicar-la a la UDR i aquesta la realitzarà.

- Tota factura, independentment del seu import, abans de la seva tramitació i

autorització de pagament per part del responsable de la partida pressupostària per la qual s’ha d’abonar, ha de portar la conformitat de la persona que ha sol·licitat la prestació del servei o la compra del material subministrat i que pot o no coincidir en el la figura del responsable de crèdit, però com que són dos actes administratius totalment diferents, cal que ambdós estiguin degudament documentats, tal i com s’estableix a l’article 29 de les Bases d’Execució del Pressupost 2014

- Aquesta conformitat de recepció de material es podrà formalitzar mitjançant

qualsevol document que estigui degudament signat o que en el que es pugui identificar correctament la persona de la UB que ha rebut el material o servei i dóna aquesta conformitat. Per tant, seran admissibles com a document de conformitat de recepció:

el formulari de conformitat degudament signat (model de formulari

disponible a la web) l’albarà de recepció de material qualsevol altre document que permeti identificar aquesta recepció de

material o servei, tal com un correu electrònic del receptor del servei/subministrament en el que s’identifiqui el número de la factura a la que s’està donant la conformitat.

- Ara bé, per a facilitar la gestió, i només en el cas en què la persona que

hagi de donar la conformitat de recepció sigui la mateixa persona que està fent la tramitació de la factura en el sistema Atenea-Ecofin, s’ha preparat el sistema per tal que en les factures per import inferior a 2.000,00 € no es demani que s’afegeixi un document de conformitat de recepció, ja que el sistema registre i identifica la persona que està acceptant la factura (passant-la a estat G).



MOLT IMPORTANT: Ha de quedar clar que en cas que la persona que ha de donar la conformitat sigui diferent a la persona que tramita la factura en el sistema Atenea-Ecofin i l’import de la factura és inferior a 2.000 euros, s’haurà d’adjuntar el corresponent document de conformitat en el sistema, tot i que aquest no el demani, podent a més incloure com a a document alternatiu al formulari signat i l’albarà, un correu electrònic del servei/subministrament

- Per a factures d’import superior a 2.000,00 euros el sistema continuarà

demanant que s’adjunti el corresponent document de conformitat (qualsevol dels documents esmentats com a tals).

2 Safata de Factures Pendents

Les factures arribaran a la Unitat de Digitalització i Registre (UDR), i seran introduïdes en el registre únic de factures via OCR (digitalització) o en format factura electrònica. Totes elles estaran disponibles per als usuaris a la següent safata:

Menú: Registre de Factures

Transacció: Z59_ACT_FACT_OCR - Safata factures pendents validació

L’usuari ha de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic damunt d’ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla “intro”.



El sistema mostrarà la pantalla següent, on caldrà introduir els criteris de cerca o filtratge de les factures que es volen visualitzar:

El sistema mostrarà totes les factures que cumpleixin els requisits de cerca. Només apareixeran en aquesta transacció les factures que es trobin en estat 0 o C.

• ESTAT 0 Incompleta amb origen OCR. Són aquelles factures que han arribat a la URD i que han estat registrades i digitalitzades, però cal que l’usuari completi els camps obligatoris ‘Indicador d’impostos’ i ‘Descripció’ per tal que aquesta pugui ésser comptabilitzada

• ESTAT C Completa i/o amb origen E-FACT. Són aquelles factures que ja tenen informats tots els camps obligatoris, però que encara resta afegir l’acceptació de la recepció del material o servei a la factura per tal que aquesta es pugui tramitar. L’acceptació del material o servei l’ha de fer aquella persona que ha sol·licitat la compra d’un material o la prestació d’un servei i dóna constància de que aquest material ha estat servit o el servei ha estat correctament prestat, i per tant, la factura és correcte i es pot tramitar. L’acceptació del material o servei no s’ha de confondre amb l’autorització de la despesa que realitza el responsable de crèdit en el document comptable corresponent. Aquesta recepció de material s’haurà de fer, mentre no estigui disponible un aplicatiu informàtic que permeti que aquesta es pugui fer telemàticament, adjuntant un document d’acceptació o vist-i-plau al registre de factura abans de passar aquesta a l’estat “G – Factura Acceptada”

NOTA: Les factures que es trobin en ESTAT N (Incompleta o completa, però no reconeguda aquelles factures que inicialment es van identificar que pertanyien al Cente Gestor de l’usuari que fa la consulta, però aquest va indicar que no és seva i per tant, l’ha va marcar com “N – No reconeguda”) ja no es mostraran en aquesta safata. Aquestes factures en estat N les té assignades la URD per tal que faci les modificacions corresponents i les assigni al nou Centre Gestor). També estaran en aquest estat N totes les factures que requereixin d’una modificació.

El sistema mostrarà les següent pantalla, amb totes les factures que compleixin els filtres de selecció establerts en la pantalla prèvia:



En aquesta pantalla l’usuari té disponibles els següents botons, que funcionaran un cop l’usuari prèviament hagi seleccionat la factura que vol tramitar:

a) Modificar factura: Si la factura prové d’OCR i està en estat ‘0’ , permet completar-la. L’usuari haurà de completar el camp ‘Ind. Impostos’ i el camp ‘Descripció’ per tal que aquesta pugui ésser considerada com a factura completada (‘C’)

Si la factura prové de l’E-FACT ja estarà en estat ‘C’, ja que els camps ‘Ind. Impostos’ i ‘Descripció’ ja vindran emplenats per la informació que haurà facilitat el mateix proveïdor amb el fitxer de factura electrònica, però aquests camps estan oberts i es poden modificar per l’usuari si ho considera convenient. Si l’estat de la factura ja està en C, aquests camps són obligatoris i per tant no es podran deixar mai en blanc.

b) Estat UB – Factura Completada: Aquest botó permet passar una factura d’estat ‘0 – Incompleta’ a estat ‘C – Completada’. El sistema demanarà la conformitat del canvi d’estat de la factura mostrant la següent pantalla:

.

I verificarà que tots els camps obligatoris estiguin degudament emplenats (‘Indicador d’Impostos’ i ‘Descripció’) i en cas que detecti que falta alguna camp per emplenar mostrarà el següent missatge d’error:

:



El sistema no deixarà continuar i mantindrà la factura en estat ‘0’

c) Estat UB – Factura No Reconeguda: Aquest botó permet passar una factura d’estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completada’ a estat ‘N – No reconeguda’. Aquest botó s’emprarà en el cas que la factura no sigui reconeguda per l’usuari (no hagi sol·licitat el servei, no sigui del seu centre gestor, ...) i per tant, ell no la pot tramitar. Un usuari mai podrà esborrar una factura del registre de factures. En cas que la factura no sigui d’ell o no l’hagi de tramitar, l’haurà de marcar com ‘N’ , però prèviament haurà d’afegir un hipertext que expliqui el motiu pel qual està rebutjant aquesta factura per tal que la URD pugui tractar-la (veure el procediment en l’exemple corresponent).

d) Estat UB – Factura Acceptada: Aquest botó permet passar una factura d’estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completada’ a estat ‘G – Acceptada’. Aquest botó s’emprarà en el cas que la factura estigui ja completada i ja disposi de la conformitat o vist-i-plau de la recepció del material o prestació del servei que s’està facturant.

NOTA ACLARATÒRIA SOBRE LA CONFORMITAT DE RECEPCIÓ DE MATERIAL O PRESTACIÓ DEL SERVEI REALITZAT (vàlid des del 25 de març de 2014): La conformitat de la recepció del material o prestació del servei que s’està facturant no la dóna el responsable del crèdit (aquest autoritza la despesa) sinó que ho ha de fer la persona que va sol·licitar el material o el servei, i la figura pot o no coincidir amb la del responsable (veure article 29 de les Bases d’Execució del Pressupost 2014). Seguint instruccions de l’Oficina de Control Intern de la UB, Aquesta conformitat de recepció de material es podrà formalitzar mitjançant qualsevol document que estigui degudament signat o que en el que es pugui identificar correctament la persona de la UB que ha rebut el material o servei i dóna aquesta conformitat. Per tant, seran admissibles com a document de conformitat de recepció: el formulari de conformitat degudament signat (model de formulari disponible

a la web) l’albarà de recepció de material qualsevol altre document que permeti identificar aquesta recepció de

material o servei, tal com un correu electrònic del receptor del servei/subministrament.



Ara bé, per a facilitar la gestió, i només en el cas en què la persona que hagi de donar la conformitat de recepció sigui la mateixa persona que està fent la tramitació de la factura en el sistema Atenea-Ecofin, s’ha preparat el sistema per tal que en les factures per import inferior a 2.000 € no es demani que s’afegeixi un document de conformitat de recepció, ja que el sistema registre i identifica la persona que està acceptant la factura (passant-la a estat G). MOLT IMPORTANT: Ha de quedar clar que en cas que la persona que ha de donar la conformitat sigui diferent a la persona que tramita la factura en el sistema Atenea-Ecofin i l’import de la factura és inferior a 2.000 €, s’haurà d’adjuntar el corresponent document de conformitat en el sistema, tot i que aquest no el demani, podent a més incloure com a document alternatiu al formulari signat i l’albarà, un correu electrònic del servei/subministrament

Per a factures d’import superior a 2.000 € el sistema continuarà demanant que s’adjunti el corresponent document de conformitat (qualsevol dels documents esmentats com a tals).

Quan l’usuari premi aquest botó, el sistema li mostrarà el següent missatge:

Si l’import de la factura és més gran de 2.000,00 €, el sistema demanarà obligatòriament que s’adjunti el corresponent document de conformitat de què el material s’ha subministrat o bé que el servei s’ha prestat. Per tant, en cas de respondre “Sí” a la pregunta anterior, el sistema mostrarà la següent pregunta:

Si l’usuari respon “Si”, el sistema mostrarà la següent pantalla, on haurà d’escollir el tipus de document que es vol adjuntar.



I a continuació haurà d’escollir la ruta del fitxer a annexar. Per a fer-ho cal prémer el botó ”Obrir”.



S’annexarà el document, i quedarà registrat el nom de la persona que ha annexat el document d’acceptació de la factura.

Un cop adjuntat el document, la factura queda acceptada i es complimenta l’usuari i la data d’acceptació (qui ha adjuntat el document en el sistema i quan s’ha adjuntat aquest), a més de passar a estat UB = ‘G – Acceptada’.

En el cas que l’import de la factura sigui inferior a 2.000 €, el sistema no demanarà que s’adjunti cap document de conformitat, i automàticament continuarà. Aquesta factura desapareix de la safata de factures pendents de validació i queda disponible per fer la O.

En cas que la persona que hagi de donar la conformitat de NO sigui la mateixa persona que està fent la tramitació de la factura en el sistema Atenea-Ecofin, el gestor haurà d’haver adjuntat prèviament el corresponent document de conformitat en el moment en què està completant la factura (veure Cas pràctic núm. 1b on s’explica com fer-ho)

Per tant, en ambdós casos, la factura desapareix de la safata de factures pendents de validació i queda disponible per fer la O. a través de la següent ruta:



Menú: Registre de Factures Comptabilització Factures

Transacció: /IECI/RF_TR_DOCS_002 – Associar factures a obligacions

S’ha de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla “Intro”.

El sistema mostra la pantalla següent:



On es poden aplicar els filtres habituals. En cas de no aplicar cap filtre, el sistema mostrarà totes aquelles factures que el gestor té en estat ‘G – Acceptada’ i per tant estan pendents de fer el corresponent document O.

Es pot comprovar que el sistema mostra l’usuari i la data en que s’ha donat la conformitat a la factura (l’usuari que ha premut el botó “Estat UB – Factura Acceptada”.

3 Dades de registre de la factura Tota factura, ja vingui d’OCR o d’E-factura ha de tenir unes dades de registre (número de registre i data de registre). En el moment que una factura s’introdueix en el registre de factures, el sistema automàticament la numera i li assigna un segell de temps, de la següent manera:



• Comptador: És el número de registre, que seguirà un rang consecutiu.

• TimeStamp: Indica el dia i l’hora en que s’ha registrat la factura. El format és el següent (aaaammddhhmmss).

A partir del 2014, totes les factures que es registrin en el registre de factures disposaran d’un botó en la pantalla de visualització de factures, que permet veure les seves dades de registre i l’estat en que es troba (només en el cas de les e-factures).

Si es prem el botó, el sistema mostra la següent informació:

- El Número de registre - El segell de temps - Estat de la factura electrònica (només en el cas que aquesta hagi entrat com a

tal) - Estat UB: Si aquesta està en estat 0, C, N o G



4 Casos pràctics

4.1 Cas pràctic núm. 1a : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, però la conformitat de la factura l’ha de donar un usuari que no és el mateix gestor. L’import de la factura és superior a 2.000 €

La factura haurà de passar pels següents estats:

Estat 0 Estat C Estat G

En aquest cas, els passos que haurà de seguir el gestor són els següents:

El gestor accedeix a la Safata de factures pendents de validació accedint mitjançant la transacció ‘Z59_ACT_FACT_OCR - Safata factures pendents validació’.

El sistema li mostrarà totes les factures corresponents al seu CeGe que han entrat per l’OCR / E-fact i que estan pendents de la seva acceptació. El gestor selecciona la factura que vol tramitar. Com que està en estat ‘0’, ha de completar les dades obligatòries de la factura (‘Indicador d’Impostos’ i ‘Descripció’, i per a fer-ho ha de prémer el botó ‘Modificar factura’ tal i com es mostra a la següent pantalla

A continuació el sistema mostra la pantalla següent, on s’han de completar, com a mínim, els camps ‘Indicador d’impostos’ i ‘Descripció’. També es poden modificar, si s’escau, tots els camps que no estiguin tancats (en color blanc), però es recomana només completar aquells camps que el gestor tingui segurs per tal d’evitar errors i futures modificacions del registre de factures que el propi gestor no podrà realitzar i que en cas de necessitar-les les haurà de demanar a la UDR (veure cas pràctic núm. 5)



Un cop fetes totes les modificacions i emplenats els camps obligatoris, cal gravar la factura i el sistema demana la confirmació de què es va a modificar el contingut de la capçalera de la factura

Es diu ‘Sí’ i el sistema mostra la següent pantalla (capçalera de la factura)



Per a continuar, cal prèmer el botó “Fletxa verda”, tal i com es mostra en la imatge anterior, i el sistema torna a la pantalla de la safata de factures pendent de validar. Es pot comprovar que la factura encara no té els camps corregits i completats:

Cal prèmer el botó “Refrescar” i el sistema mostrarà les dades de la capçalera de la factura actualitzades.

Les dades que apareixen ja són les que hem modificat, però la factura encara continua en estat ‘0’, i ja està completa.

Per canviar l’estat de la factura de ‘0 – Incompleta’ a ‘C – Completa’, cal seleccionar la factura i prèmer el botó ‘Estat UB Factura Completada’. El sistema preguntarà:



Es contesta ‘Sí” i immediatament el sistema mostra la mateixa factura amb l’estat ‘C’.

Com que la persona que ha de donar la conformitat de la factura és diferent del gestor que està tramitant-la, el gestor ha de demanar a un tercer que doni aquesta conformitat, i mentre aquesta no arribi, la factura haurà de continuar en estat ‘C’. Si el gestor intentés comptabilitzar la factura, comprovaria que aquesta no està disponible per a comptabilitzar quan es crida la transacció de comptabilització de factures:

Menú SAP Comptabilitat Pressupostària Registre de Factures Comptabilització Factures /IECI/RF_TR_DOCS_002 - Associar factures a obligacions



Es consulta les factures que hi ha per comptabilitzar del proveïdor 102994 i no es mostra la factura FV14-0037 que està en estat ‘C’. Això és així perquè només es poden comptabilitzar les factures que estiguin en estat ‘G – Acceptada’. Per a passar a estat ‘G – Acceptada’ el sistema demanarà que s’adjunti el corresponent document de conformitat de la factura.

Un cop rebuda la conformitat (recordeu: formulari de conformitat degudament signat, albarà de recepció de material o qualsevol altre document que permeti identificar aquesta recepció de material o servei, tal com un correu electrònic del receptor del servei o subministrament), el gestor ja pot continuar amb la tramitació de la factura i per fer-ho, la factura ha d’estar en estat ‘G – Factura Acceptada’.

El canvi d’estat ho ha de fer manualment el gestor, seleccionant la factura i prement el boto ‘Estat UB – Factura Acceptada’, i el sistema mostra el següent missatge:

Opcions:

- Cancel·lar es cancel·la l’acció i la factura continua en estat ‘0’

- No l’estat de la factura no cavia, continuant en estat ‘0’

- Sí el sistema continua amb el procés d’acceptació de la factura, advertint a l’usuari “Per tal d’acceptar la factura cal adjuntar un document de “Conformitat de Recepció”. Desitja continuar?”, tal i com es mostra en la pantalla següent:



L’usuari té 3 possibles respostes:

- Cancel·lar es cancel·la l’operació i el sistema torna a la safata de completar factures, indicant que el procés ha estat cancel·lat per l’usuari i caldrà acceptar el missatge clicant damunt el flag verd

- No El sistema també cancel·la l’operació i dóna el mateix missatge que en

l’opció ‘Cancel·lar’.

- Sí El sistema continua per tal que l’usuari pugui adjuntar el document de “conformitat”. Primer mostra una pantalla on s’ha d’escollir la tipologia de document que s’està adjuntant.



Un cop seleccionada la tipologia de document a adjuntar, el sistema permet navegar per tal de trobar l’arxiu que l’usuari vol adjuntar:

Per adjuntar el document, s’ha de fer doble-clic damunt d’ell i el document ja està adjuntat. A continuació el sistema obre una nova pantalla on s’ha d’indicar la descripció que es vol que aparegui quan es consulta aquest fitxer que s’està adjuntant:

Tot seguit el sistema torna a la pantalla “Safata de completar factures OCR / Efact’, on aquesta factura ja no està disponible perquè el seu estat ja és ‘G – Acceptada’ i ja està disponible per a la seva comptabilització mitjançant la transacció: Menú SAP Comptabilitat Pressupostària Registre de Factures Comptabilització Factures /IECI/RF_TR_DOCS_002 - Associar factures a obligacions

A partir d’aquí, el procés de comptabilització és l’habitual.



4.2 Cas pràctic núm. 1b : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, però la conformitat de la factura l’ha de donar un usuari que no és el mateix gestor. L’import de la factura és inferior a 2.000 €

Seguim els mateixos passos que en cas pràctic 1b, però aquest cop escollim una factura d’import inferior a 2.000 €.

El gestor accedeix a la Safata de factures pendents de validació accedint mitjançant la transacció ‘Z59_ACT_FACT_OCR - Safata factures pendents validació’.

El sistema li mostrarà totes les factures corresponents al seu CeGe que han entrat per l’OCR / E-fact i que estan pendents de la seva acceptació. El gestor selecciona la factura que vol tramitar. Com que està en estat ‘0’, ha de completar les dades obligatòries de la factura (‘Indicador d’Impostos’ i ‘Descripció’, i per a fer-ho ha de prémer el botó ‘Modificar factura’ tal i com es mostra a la següent pantalla

A continuació el sistema mostra la pantalla següent, on s’han de completar, com a mínim, els camps ‘Indicador d’impostos’ i ‘Descripció’. També es poden modificar, si s’escau, tots els camps que no estiguin tancats (en color blanc), però es recomana només completar aquells camps que el gestor tingui segurs per tal d’evitar errors i futures modificacions del registre de factures que el propi gestor no podrà realitzar i que en cas de necessitar-les les haurà de demanar a la UDR (veure cas pràctic núm. x)



Un cop fetes totes les modificacions i emplenats els camps obligatoris, cal gravar la factura i el sistema demana la confirmació de què es va a modificar el contingut de la capçalera de la factura

Es diu ‘Sí’ i el sistema mostra la següent pantalla (capçalera de la factura)



Per a continuar, cal prèmer el botó “Fletxa verda”, tal i com es mostra en la imatge anterior, i el sistema torna a la pantalla de la safata de factures pendent de validar. Es pot comprovar que la factura encara no té els camps corregits i completats:

Cal prèmer el botó “Refrescar” i el sistema mostrarà les dades de la capçalera de la factura actualitzades.

Les dades que apareixen ja són les que hem modificat, però la factura encara continua en estat ‘0’, i ja està completa.

Per canviar l’estat de la factura de ‘0 – Incompleta’ a ‘C – Completa’, cal seleccionar la factura i prèmer el botó ‘Estat UB Factura Completada’. El sistema preguntarà:



Es contesta ‘Sí” i immediatament el sistema mostra la mateixa factura amb l’estat ‘C’.

Com que la persona que ha de donar la conformitat de la factura és diferent del gestor que està tramitant-la, el gestor ha de demanar a un tercer que doni aquesta conformitat, i mentre aquesta no arribi, la factura haurà de continuar en estat ‘C’.

Un cop rebuda la conformitat, el gestor ja pot passar la factura a estat ‘G – Acceptada’, Si premés el corresponent botó, com que la factura és de menys de 2.000 euros, el sistema no li demanarà que adjunti cap document de conformitat, però és necessari fer-ho ja que l’existència d’aquesta conformitat és requisit indispensable, tal i com estableix l’article 29 de les BEP del 2014.

Per això, el gestor, abans de prémer el botó ‘Estat UB – Acceptar Factura’, ha d’adjuntar el document de conformitat que ha rebut. Per a fer-ho cal que seleccioni la factura des de la safata d’OCR i premi el botó modificar:



El sistema mostra la pantalla de “Modificar Factura OCR’ i cal prémer el botó “Annexar imatge document’:

I a continuació s’obre una pantalla on cal escollir el tipus de document que es vol adjuntar:

Fer doble clic sobre el tipus de document que es vol adjuntar i el sistema obre una nova pantalla per tal de cercar el lloc on està guardat el document que es vol adjuntar:

Un cop indicada la ruta i escollit el document, el sistema mostra una nova pantalla on s’ha d’introduir la descripció que acompanyarà al document quan aquest sigui consultat:



Prémer el flag verd i tancar la pantalla següent prement la creu de la part superior dreta:

El sistema retorna a la pantalla de ‘Modificar Factura OCR’. Si es prem el botó ‘Documentació annexada’

el sistema mostra tots els documents que té annexats aquesta factura, i es pot veure el document que el gestor acaba d’adjuntar:

Fent doble click damunt del nom del document el sistema mostraria el document que s’ha adjuntat (no es mostra en aquest cas pràctic).



Un cop adjuntat el document de conformitat, cal prémer el botó de ‘Gravar’ per tal de guardar tots els canvis que s’han fet a la factura:

I el sistema demana que es confirmi que es vol modificar la factura:

Se li diu ‘Si’ i el sistema mostra la següent pantalla, on s’ha de prémer el botó “Enrera” per tal de tornar a la safata de l’OCR:

El sistema torna a la safata d’OCR i ara ja es pot acceptar la factura i passar-la a estat G. Cal seleccionar la factura i prémer el botó “Estat UB – Acceptar factura”:

i el sistema pregunta que es confirmi que es vol acceptar la factura:



Si es diu ‘Si’, la factura passa a estat ‘G – Acceptada’ i aquesta ha desaparegut de la “Safata de completar factures OCR / Efact’, perquè ja està disponible per a la seva comptabilització mitjançant la transacció


A partir d’aquí, el procés de comptabilització és l’habitual.

4.3 Cas pràctic núm. 2a : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, i la conformitat de la factura també l’ha de donar el mateix gestor. L’import de la factura és superior a 2.000 €

En aquest cas no és necessari demanar la conformitat de la recepció a una tercera persona i el gestor podrà passar la factura directament d’estat ‘0 – Incompleta’ a estat ‘G – Acceptada’, sense haver-la de passar a l’estat intermig ‘C – Completada’

Estat 0 Estat G

El gestor selecciona la factura que vol tramitar, que està en estat ‘0 – Incompleta’, ja que no té indicador d’impost ni ‘Descripció’, ja que prové de la UDR, i ha de prémer el botó ‘Modificar factura’ per tal de completar-la



Si s’intenta passar la directament d’estat ‘0 - Incompleta’ a estat ‘G - Acceptada’ , sense prèviament modificar-la i completar els camps obligatoris, prement el botó ‘Estat UB Acceptar Factura’, el sistema l’advertirà que això no és possible, ja que manca completar l’indicador d’impost i/o la descripció, tal i com es mostra en la pantalla següent.

Per tant, prèviament l’usuari ha de prémer el botó “Modificar factura” i el sistema li mostrarà la pantalla de ‘Modificar factura OCR’ on haurà d’emplenar els camps obligatoris i gravar-la, tal i com es mostra en la pantalla següent:



Un cop la factura està gravada, el sistema retorna a la safata ‘Completar factura OCR / Efact’ , on la factura encara continua en estat ‘0 - Incompleta’. (Recordar de refrescar la pantalla per tal que es mostrin els canvis aplicats en la capçalera de la factura)

Ara cal que el gestor canvi el seu estat a ‘G – Acceptada’, ja que és ell mateix el que ha de donar la conformitat de la factura.

Per això, cal seleccionar la factura i prémer el botó ‘Estat UB Acceptar factura’. El sistema em mostra el següent missatge:



El gestor respon ‘Sí’ i el sistema li demana annexar document de conformitat de la factura, tal i com ja s’ha vist en el Cas pràctic núm. 1a.

Un cop annexat el document: el sistema retorna el missatge de què el document s’ha annexat correctament, i la factura ja no està disponible en la safata de ‘Completar factura OCR/Efactura’ i el gestor ja pot procedir a la seva comptabilització, tal i com ja s’ha explicat en el Cas pràctic núm. 1a.

4.4 Cas pràctic núm. 2b : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, i la conformitat de la factura també l’ha de donar el mateix gestor. L’import de la factura és inferior a 2.000 €

A l’igual que en el cas pràctic 2a, no és necessari demanar la conformitat de la recepció a una tercera persona i el gestor podrà passar la factura directament d’estat ‘0 – Incompleta’ a estat ‘G – Acceptada’, sense haver-la de passar a l’estat intermig ‘C – Completada’



Estat 0 Estat G

El gestor selecciona la factura que vol tramitar, que està en estat ‘0 – Incompleta’, ja que no té indicador d’impost ni ‘Descripció’, ja que prové de la UDR, i ha de prémer el botó ‘Modificar factura’ per tal de completar-la

Si intentés passar-la directament d’estat ‘0 - Incompleta’ a estat ‘G - Acceptada’ , sense prèviament modificar-la i completar els camps obligatoris, prement el botó ‘Estat UB Acceptar Factura’, el sistema l’advertirà que això no és possible, ja que manca completar l’indicador d’impost i/o la descripció, tal i com es mostra en la pantalla següent.

Per tant, prèviament l’usuari ha de prémer el botó “Modificar factura” i el sistema li mostrarà la pantalla de ‘Modificar factura OCR’ on haurà d’emplenar els camps obligatoris i gravar-la, tal i com es mostra en la pantalla següent:



Un cop la factura està gravada, el sistema retorna a la safata ‘Completar factura OCR / Efact’ , on la factura encara continua en estat ‘0 - Incompleta’ (recordar de refrescar la pantalla per tal que es mostrin les dades de capçalera de la factura que s’acaben de modificar). Ara cal que el gestor canvi el seu estat a ‘G – Acceptada’, ja que és ell mateix el que ha de donar la conformitat de la factura.

Per això, cal seleccionar la factura i prémer el botó ‘Estat UB Acceptar factura’. El sistema em mostra el següent missatge:



El gestor respon ‘Sí’ i la factura ja queda acceptada (estat G) i desapareix de la safata d’OCR i està disponible per a la seva comptabilització a través de la transacció de comptabilització de factures:


On es pot veure quin usuari ha donat la conformitat i quan ho ha fet.

4.5 Cas pràctic núm. 3 : Com visualitzar el document de conformitat annexat a una factura.

Per veure el document annexat cal cridar la transacció /IECI/RF03 - Visualitzar factura/abonament pressupostari, i indicar la factura que es vol visualitzar:



Al prémer ‘Intro’ el sistema mostra la factura:

Prémer el botó ‘Documentació Annexada’ i el sistema mostra la llista de tots els documents annexats a la factura:

En aquest exemple, hi ha 2 documents:

- El de data 10-01-2014 que correspon al PDF que ha adjuntat la UDR en el procés de digitalització de la factura

- El de data 25-03-2014 que correspon al PDF que ha adjuntat el gestor com document de conformitat de la factura.

Per visualitzar-lo cal fer doble clic damunt del document i el sistema obrirà una pantalla on aquest es podrà visualitzar.



:

Si la factura ja té document comptable, també es pot visualitzar els documents que la factura té adjuntats, anant a la visualització del manament de pagament:

Anar a Entorn Enllaços objectes i el sistema mostra els dos documents que té adjuntats (factura digitalitzada i document de conformitat de la factura):



4.6 Cas pràctic núm. 4 : El gestor detecta que una factura que es troba en la seva safata en estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completa’ però no l‘ha de tramitar Factura no reconeguda (estat ‘N’)

En el cas que un gestor es trobi en la seva una safata una factura en estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completa’ i comprovi que:

- aquesta no és del seu CeGe no l’ha de tramitar - sí que és del seu CeGe però aquesta no és correcta i per tant, s’ha de retornar al

proveïdor

Tant en el primer cas, com en el segon, el gestor haurà de deixar la factura en estat ‘N – No Reconeguda’, afegint un hipertext on expliqui els motius del seu ‘no reconeixement’ i la Unitat de Registre i Digitalització pugui realitzar les gestions oportunes (assignar la factura al CeGe correcte o bé retornar la factura al proveïdor)

Quan el gestor detecti una factura que no vol reconèixer, el que ha de fer és seleccionar-la i prémer el botó “Modificar factura”

I sense modificar cap de les dades de la factura, prémer el botó ‘Textos ampliats’



I el sistema obre una pantalla d’hipertext, on permet que el gestor escrigui el motiu pel que no està reconeguent la factura, com per exemple, en el cas que el CeGe és incorrecte:

o per exemple, si hi ha un error en la factura, serà recomanable explicar més extensament el motiu:

Un cop finalitzat el text, cal prémer el botó "Guardar", tal i com es mostra en la imatge anterior, i a continuació la fletxa verda d’enrera, per tal de tornar a la pantalla de “Modificar factura”

A continuació cal guardar la modificació de la factura (s’ha introduït un hipertext), prement el botó “Guardar”:



I el sistema tornarà a la safata de completar factures, on aquesta continuarà en estat ‘0’. Ara ja es pot seleccionar i prémer el botó “Estat UB – Factura No Reconeguda”:

A continuació, el sistema demana la confirmació del canvi d’estat que s’està realitzant:

Prémer ‘Si’ i automàticament, el sistema canvia l’estat de la factura a ‘N – No reconeguda’ i desapareix de la safata de tramitació OCR del gestor, i està ara pendent de què la UDR faci les modificacions corresponents i la torni a assignar al CeGe corresponent un cop corregida.



4.7 Cas pràctic núm. 5 : El gestor té una factura en estat ‘G – Acceptada’ a la safata de tramitació de factures, però detecta que no és correcta i cal fer alguna modificació.

Cal recordar que la UDR és el únic punt de recepció i entrada de totes les factures que s’han de tramitar a través del sistema econòmic-financer Atenea-Ecofin i és la responsable de la gestió i seguiment del registre de factures de la UB. Per això, és la única unitat que podrà registrar les factures i realitzar les corresponents modificacions. Qualsevol modificació de les dades de les factures ja introduïdes en el registre de factures de la UB caldrà comunicar-la a la UDR i aquesta la realitzarà.

Per tant, si el gestor es troba que té una factura en la seva safata de comptabilització en estat G – Acceptada i necessita que es faci alguna modificació, s’ha habilitat el botó “Estat UB – Factura No Reconeguda” a la safata d’associar factures a obligacions (transacció /IECI/RF_TR_DOCS_002 - Associar factures a obligacions)

que permet retornar la factura que ja està en estat ‘G – Acceptada’ a estat ‘N- No reconeguda’, per tal que la UDR pugui fer les modificacions que se li indiquin en el document que s’adjuntarà en el moment que es prem el botó (NOTA: S’està treballant per tal que en un futur el sistema no demani adjuntar un document i permeti crear un hipertext, però actualment això no és possible).

Per tant, al prémer el botó “Estat UB – Factura No Reconeguda”, el sistema mostra la següent pantalla:



- Si es respon “Cancel·lar” el sistema no fa res i la factura continua a la safata en estat G

- Si es respon “No” el sistema tampoc fa res i la factura continua a la safata en estat G.

- Si es respon “Si” el sistema mostra un pop-up amb la següent pregunta:

Per tant, ara és el moment en que s’haurà d’adjuntar el document explicatiu que el gestor haurà preparat fora del sistema Atenea-Ecofin on indicarà els canvis que necessita que la UDR faci a la factura.

Al contestar ‘Si’ el sistema obre la pantalla on s’ha d’indicar el tipus de document que es vol adjuntar



Un cop seleccionada el tipus, el sistema demana la ruta on ha de cercar el document que es vol adjuntar:

Un cop seleccionat el document, el sistema demana que se li posi una descripció al document que s’està adjuntant:

Un cop posada la descripció, prémer el flag verd de la part inferior dreta de la pantalla i tancar la pantalla que queda prement la creu que hi ha a la part superior dreta:

I la factura que el gestor ha demanat que es modifiqui ha desaparegut de la seva safata de comptabilització i està a la safata de la UDR per tal que faci les modificacions corresponents.

NOTA: La UDR farà les modificacions i tornarà a deixar la factura en estat ‘0- Incompleta’ i per tant, el gestor haurà de tornar a passar-la a estat G – Acceptada, amb tots els tràmits de conformitat que hi ha establerts, ja que el sistema no permet identificar que aquesta factura ja ha tingut una acceptació prèvia. Per tant, es RECOMANA que abans d’acceptar una factura (passar-la a estat G ) i elaborar el corresponent document O, és necessari que reviseu que els camps obligatoris (IVA i descripció) i opcionals (AD, partida pressupostària, ...) ja que un cop l’heu acceptada, aquesta ja no la podreu modificar i per tant, si el camp és erroni haureu de passar la factura a estat “No acceptada” (estat N) i esperar a que la



UDR faci la modificació dels camps erronis (veure en el manual com es fa aquest canvi a estat N). En cas de dubte sobre la partida contra la que s’ha de gravar la factura, es recomana deixar l’indicador provisional corresponent i el camp partida pressupostària en blanc i emplenar-los correctament en el moment de fer la O.

Fí del manual

ESTaammddvx-Plantilla Definició d'estàndard del projecte · - Tota factura, independentment del...

Documents

Transcript of ESTaammddvx-Plantilla Definició d'estàndard del projecte · - Tota factura, independentment del...