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GUIA DE USUARIO DECLARACIÓN DE INFORMACIÓN REFINADOR

CODIGO: OE-G-121

FECHA. 5/09/2018

VERSION: 1

1. OBJETIVO

Guiar al Usuario en el registro de Declaración de Información del Agente Refinador en

la plataforma SICOM.

2. ALCANCE

Esta guía va dirigida al Agente de la Cadena: Refinador.

Nota: La Declaración de Información debe ser realizada los primeros 7 días del

mes siguiente que se está declarando.

3. DESARROLLO

3.1 INGRESO

1. Ingresar al sistema SICOM por medio del link www.sicom.gov.co, seguidamente

se abre la página del home page de SICOM. Dar clic en Ingrese al Sistema –

Combustible:


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2. Digitar Usuario y contraseña en los campos correspondientes, seguido del

CAPTCHA1 del sistema, y seleccionar el botón Ingresar al Sistema

:

3.2 DECLARACION DE INFORMACION REFINADOR

1. Ingresar a la ruta Declaración de Información – Reportes de Ley – 4.

Refinador:

1. 1 Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart: Es una

prueba completamente automática y pública para diferenciar ordenadores de humanos


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2. Se muestra pantalla de Declaración de información – Agentes de la Cadena,

seleccionar año y mes a declarar:

3. Dar clic en opción Seleccionar Ciclo :

4. El sistema muestra cuatro pestañas: Datos Generales, Cargas a Plantas, Datos

de Producción y Transformación. Dentro de cada una de estas pestañas se

listan las Plantas que hacen parte del Agente Refinador.

3.2.1 DECLARACION DE CARGAS A PLANTAS

1. Seleccionar pestaña Cargas a Plantas , aquí se declaran los

productos que son utilizados como materia prima o insumos tales como el Crudo y

B100.


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El sistema muestra el listado de Plantas que tiene creado el Refinador, dar clic en el

botón llenar reporte de la Planta a declarar. Nota: La Declaración de Información

se debe realizar por cada una de las Plantas que tiene el Agente.

2. El sistema muestra los bloques que se deben diligenciar (Inventarios y

Despachos)

3.2.1.1 Inventarios

1. En este bloque se declaran todos los productos que se recibe. Llenar cada uno de

los campos de la siguiente forma.

2. Seleccionar el producto y diligenciar los campos que se relacionan a continuación:

3. Inv. Inicial (galones): Es el volumen inicial con el cual cuenta el Agente iniciando

mes. Este volumen debe ser igual al Inventario Final del mes anterior a declarar:

4. Inv. Tránsito (galones): Corresponde al volumen despachado el mes anterior el cual ingresó a la instalación del Agente el mes actual (si el refinador es quien suministra el transporte y recibe el producto en un mes diferente al despachado, debe ingresar el volumen de tránsito y luego declarar como recibo en el mes siguiente:

5. Cantidad Recibida (galones): Es el volumen recibido por el Agente durante el

mes:

La cantidad del volumen ingresado debe ser la misma que la sumatoria de los volúmenes ingresados en la sección de Recibos. Se debe tomar en cuenta los siguientes conceptos de recibo:

- Las transferencias, recibos de transferencia entre las Plantas para un mismo Agente

Refinador.


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- Las compras a un Agente de la Cadena.

- Cualquier ingreso de producto a la Planta.

6. Cantidad Cargada a Planta o Mezcla: Volumen cargado a Planta o usado para

Mezclar y obtener otro producto.

Considerar para los siguientes casos:

- Crudo, este producto se carga a Plantas (para procesar con el fin de obtener un

producto tal como el ACPM-DIESEL). Se debe ingresar el volumen que se cargó en

Planta.

- B100, no se carga a Plantas se usa para mezcla. Se debe ingresar el volumen que

se usó para mezclar y obtener el BIODIESEL AL X%.

7. Cantidad Despachada (galones): Es el volumen del producto despachado.

Se debe declarar en este campo en los siguientes casos:

- Las ventas de los productos.

- Las transferencias entre Plantas, para la Planta que despacha el producto se

ingresara la información en esta sección.

8. Volumen Reproceso: Volumen producido de baja calidad y enviado nuevamente

para ser procesado. Afecta positivamente al Inventario Final.

Se debe declarar en el siguiente caso: Si se obtiene el ACPM-DIESEL de baja calidad, se reenvía para ser procesado nuevamente, razón por la cual se declara en este campo el cual sumará al volumen de inventario final.

9. Ganancias o Pérdidas (galones): Volumen de ganancia (valor positivo) o pérdida

(valor negativo).

10. Evaporación (galones): Volumen de evaporación en galones.


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11. Volumen Transformado: Volumen obtenido luego del procesamiento del Gas

Natural. Aplica para Refinerías de Gas Natural.

12. Volumen Consumo: Volumen de Gas Natural que se consume. Aplica para

Refinerías de Gas Natural.

13. Volumen Quemado: Volumen que se pierde en el proceso del Gas Natural.

Aplica para Refinerías de Gas Natural.

14. Inventario Final (galones): Volumen Final en galones (Volumen Neto).

Nota: Para las Refinerías que van a declarar Gas Natural, la unidad de medida es Pies Cúbicos.

15. Una vez diligenciados todos los campos, se selecciona el botón y

repetir el mismo procedimiento con todos los productos que se deban ingresar a la

declaración, finalizando cada registro pulsando el botón Adicionar Productos.

7. En caso que se requiera eliminar un producto o editar volúmenes se debe hacer

clic al ícono Eliminar e ingresar nuevamente toda la información del producto y

finalizar pulsando el botón Adicionar Productos.

3.2.1.1 Recibos

En esta sección se declaran los productos recibidos por el Refinador


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1. Producto: Seleccionar el producto.

2. Tipo de Recibo: Seleccionar “Agente”, “Transferencia”, “Nacional”, “Importado”

dependiendo de la procedencia del combustible.

- Agente: Indica que se recibió de un Agente de la Cadena (proveedor)

- Nacional: Indica que se recibió de proveedor no registrado en SICOM (no es un Agente).

- Importado: Indica que se recibió de un proveedor extranjero (no es un Agente).

- Transferencia: Indica que se recibió de una Planta del mismo Agente por transferencia.

3. País: Si el tipo de Recibo es “Importado” listará los países para seleccionar el País

de Origen.

4. Tipo de Proveedor: Seleccionar de la lista el tipo del proveedor que suministra el

producto.

Si el tipo de Recibo es “Agente” o “Transferencia” listará los Tipos de Proveedores,

para el resto de casos no se solicitará esta información.

5. Proveedor: Ingresar el nombre del proveedor.

Si el tipo de Recibo es “Agente” o “Transferencia” listará los Agentes, para el resto de

casos se deberá digitar el nombre del proveedor.


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6. Planta del Proveedor: Seleccionar la Planta del proveedor si este cuenta con

Plantas.

Si el tipo de Recibo es “Agente” o “Transferencia” listará las Plantas del Proveedor

para el resto de casos no se solicitará esa información.

7. Volumen Recibido: Volumen recibido del producto.

Los conceptos de recibos del producto pueden ser: Compra, Importación y Transferencia.

8. Volumen Transito: Volumen en transito recibido al mes siguiente.

3.2.2 DECLARACIÓN DE DATOS DE PRODUCCIÓN.

3.2.2.1 Inventario

El primer bloque que se observa es Inventario en el cual se declaran todos los

campos que hacen parte del balance volumétrico mensual. registrar cada uno de los

campos de la siguiente forma. Se debe declarar los productos obtenidos de la materia

prima como, por ejemplo: JET, ACPM-DIESEL, GASOLINA CORRIENTE, GASOLINA

EXTRA, NAFTA. Los volúmenes a declarar deben ser volúmenes Netos


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Ejemplo: JET se degrada y se transforma como ACPM – DIESEL ¿Cómo se debe declarar?

Ejemplo: Se tiene 100 galones de JET que se degrada a ACPM-DIESEL

Vol. Transformación Entrada Vol. Transformación Salida

JET 100 ACPM-DIESEL 100


2. Inv. Inicial (galones): Es el volumen inicial con el cual cuenta el Agente iniciando

mes. Este volumen debe ser igual al Inventario Final del mes anterior a declarar:

3. Inv. Tránsito (galones): Corresponde al volumen despachado el mes anterior el

cual ingresó a la instalación del Agente el mes actual.

4. Trans. Entrada (galones): Volumen de Transformación de Entrada (para el caso

de que un producto se degrada y se venda como otro producto).

5. Cantidad Producida (galones): Volumen Producido por la Refinería. Es el

volumen que se obtuvo al procesar la materia prima.

6. Cantidad Recibida (galones): Se debe declarar en este campo en los siguientes

casos:


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CASO: ECOPETROL

Ejemplo: El cliente solicita a Ecopetrol un pedido por 4000 galones. Cuando se emite el tiquete en la

Planta del cliente (volumen de venta), marca 4000 galones de ACPM-DIESEL el 30/06/2010, sin embargo, el volumen que realmente recibió el Distribuidor Mayorista fue de 3990 galones (volumen obtenido mediante la medición del combustible en la Planta del Distribuidor Mayorista).

CLIENTE MES JULIO

Cantidad Recibida GANANCIA O PÉRDIDA ACPM-DIESEL 4000 -10

PROVEEDOR

Cantidad Despachada ACPM-DIESEL 4000

Las compras de los productos. Tal como el ACPM, Gasolina Corriente, Gasolina

Extra, B100

Transferencias de productos entre Plantas del mismo Agente o de cualquier otro

Agente registrado en SICOM.

7. Cantidad Despachada (galones): Volumen de combustible que se despachó.

Ventas de productos.

Transferencias entre Plantas, para la Planta que despacha el producto se le

ingresara la información.

Toda salida de producto desde la Planta.

8. Inv. Inicial Tubo (galones): Volumen que aplica para los transportadores por

poliducto, y se refiere al volumen de un poliducto al inicio de mes.

9. Inv. Final Tubo (galones): Volumen que aplica para los transportadores por

poliducto, y se refiere al volumen de un poliducto al fin de mes.

10. Cantidad Mezclada (galones): declarar la cantidad de volumen que se usó para

mezclar y obtener producto mezclado.


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- Si se mezcla B100 con ACPM-DIESEL para obtener el BIODIESEL AL X%. Declarar

que cantidad de volumen del ACPM y de B100 (se declara en la pestaña de Carga a

Plantas) se usó para mezclar.

- Si se mezcla ACEM – DIESEL ECOLOGICO + B100 = BIOACEM5%

Declarar que cantidad de volumen del ACEM– DIESEL ECOLOGICO y B100 (se declara en la pestaña de Carga a Plantas) se usó para mezclar. 11. Cantidad. Consumida (galones): Volumen que se utilizó de un producto para

autoconsumo.

12. Trans. Salida (galones): Volumen de Transformación de Salida (para el caso que

un producto se degrada y se venda como otro producto).

13. Volumen Reproceso (galones): Volumen producido de baja calidad y enviado

nuevamente para ser procesado. Afecta negativamente al Inventario Final.

Si se obtiene el ACPM-DIESEL de baja calidad, se reenvía para ser procesado

nuevamente, razón por la cual se declara en este campo el cual restará al volumen de

inventario final.

14. Ganancias o Pérdidas (galones): Volumen de Ganancia (valor Positivo) o

Pérdida (valor Negativo).

16. Evaporación (galones): Volumen de evaporación en galones.

17. Inventario Final (galones): Volumen Final en galones (Volumen Neto).

18. Una vez diligenciados todos los campos, se selecciona el botón repetir el

mismo procedimiento con todos los productos que se deban ingresar a la declaración,

finalizando cada registro pulsando el botón Agregar.



finalizar pulsando el botón Agregar.


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3.2.2.2 Despachos

Se declaran los volúmenes despachados a un Agente comprador, transferencias de

producto entre Plantas y todo producto que salga de la Refinería.

La suma total ingresada en el campo de “Volumen Despachado” (por cliente y Planta

de cliente) declarado en la sección de DESPACHO debe corresponder al total de

despachos de las Ordenes de Pedido para dicho Cliente y Planta.


2. Tipo de Despacho: Lista los diferentes tipos de despacho configurados en la

Refinería. Tipos de despachos:

Agente: Despacho a un Agente de la Cadena, es decir tiene código SICOM y

está registrado en SICOM.

Nacional: Despacho a una empresa o ente no considerado Agente.

Exportación: Despacho a una empresa extranjera, no se considera Agente.

Transferencia: Despacho a una Planta del mismo Agente.

3. País: Si el tipo de despacho es Exportación listará los países.

4. Departamento: Seleccionar el departamento si corresponde a Colombia.

5. Municipio: Seleccionar el municipio correspondiente de acuerdo al Departamento.


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6. Tipo de Cliente: Si el tipo de despacho es Agente o Transferencia listará los tipos

de Agente, en el resto de casos no se mostrará este campo (no se solicitará).

7. Cliente: Si el tipo de despacho es Agente o Transferencia listará los Agentes de

acuerdo al tipo de Cliente y solo mostrará los Agentes con los que el Refinador tiene

acuerdos de venta. En el resto de casos se tendrá que digitar el dato.

8. Planta Cliente: Si el tipo de despacho es Agente o Transferencia listará las Plantas

del Agente seleccionado, en el resto de casos no se mostrará este campo (no se

solicitará).

9. Temperatura de Despacho: Indica la temperatura de Despacho del producto.

10. Volumen Despachado (galones): Es el volumen de combustible que se

despachó.


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11. Volumen Transito (galones): Corresponde al volumen despachado el mes

anterior el cual fue recibido por el Agente comprador el mes actual.

12. Una vez diligenciados todos los campos, seleccionar el botón repetir el

mismo procedimiento con todos los productos que se deban ingresar a la declaración,

finalizando cada registro pulsando el botón Agregar.



finalizar pulsando el botón Agregar.

3.2.3 DECLARACIÓN DE DATOS DE TRANSFORMACIÓN.

En este bloque se declaran las degradaciones de productos.

Diligenciar cada uno de los campos de la siguiente forma.

1. Producto Salida: Es el producto que se transforma en uno o más productos.

2. Volumen (galones): Volumen transformado.

3. Producto Entrada: Es el producto que se obtiene del Producto Salida.

NOTA IMPORTANTE:

El volumen Transformación Salida afecta negativamente al inventario final.

El volumen Transformación Entrada afecta positivamente al inventario final.


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CASO: Se tiene el producto ACPM-DIESEL el cual se transforma en uno o más productos.

Ejemplo: El producto ACPM-DIESEL (2 000 galones) se transforma en los siguientes productos:

- Producto 1 - Producto 2 - Producto 3

El Volumen Transformación Salida afecta negativamente al inventario final. El Volumen Transformación Entrada afecta positivamente al inventario final.

DESPACHOS – INVENTARIO

Volumen Transformación Salida Volumen Transformación Entrada

ACPM-DIESEL 4000 P1 500 P2 500 P3 1000

TRANSFOPRMACION

Producto Salida Volumen Producto Entrada

ACPM-DIESEL 500 P1 ACPM-DIESEL 500 P2 ACPM-DIESEL 1000 P3

4. Una vez diligenciados los campos ingresar cada registro con el botón

repetir el mismo procedimiento con todos los productos que se deban

ingresar a la declaración, finalizando cada registro pulsando el botón Adicionar

Registro.

5. En caso que se requiera eliminar un producto o editar volúmenes se debe hacer clic

al ícono Eliminar e ingresar nuevamente toda la información del producto y finalizar

pulsando el botón Adicionar Registro.


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Finalización.

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