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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SAN ANTONIO DE RIONEGRO SANTANDER INFORME EJECUTIVO DE LABORES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO VERSIÓN: 02 FECHA: 20-12-2019 Carrera 15m No-13-14 Barrio la Meseta –Tels.: 6188169-6188168-6188167. Fax: 6188222 [email protected] /www.esesanantonio.com “BRINDAMOS CALIDAD Y SEGURIDAD” ESE SAN ANTONIO DE RIONEGRO SANTANDER LUZ AIDA MANTILLA RODRÍGUEZ Gerente INFORME EJECUTIVO DE LAS LABORES Y ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA FISCAL 2019 (DE ENERO 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019) LUZ MARINA RUEDA JAIMES Oficina de Control Interno DICIEMBRE DE 2019
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INFORME EJECUTIVO DE LABORES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
VERSIÓN: 02
FECHA: 20-12-2019
Carrera 15m No-13-14 Barrio la Meseta –Tels.: 6188169-6188168-6188167. Fax: 6188222
[email protected] /www.esesanantonio.com “BRINDAMOS CALIDAD Y SEGURIDAD”
ESE SAN ANTONIO DE RIONEGRO SANTANDER
LUZ AIDA MANTILLA RODRÍGUEZ Gerente
INFORME EJECUTIVO DE LAS LABORES Y ACTIVIDADES
REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
VIGENCIA FISCAL 2019 (DE ENERO 1 AL 31 DE DICIEMBRE
DE 2019)
LUZ MARINA RUEDA JAIMES Oficina de Control Interno
DICIEMBRE DE 2019
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INFORME EJECUTIVO DE LAS LABORES Y ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD VIGENCIA 2019
INTRODUCCIÓN
La Oficina de Control Interno de la ESE SAN ANTONIO de Rionegro
Santander, apoya el fortalecimiento del sistema de control interno mediante la
evaluación, seguimiento y control a los procesos de la gestión institucional, a
través de recomendaciones con el propósito que la labor de la planeación,
gestión, y el control administrativo se desarrollen y cumplan la misión, visión,
principios y políticas y principalmente el logro de los objetivos institucionales.
También se tiene como finalidad el ejercicio de llevar a cabo auditorías
internas de los diferentes procesos, sin otra motivación distinta a la
protección del interés general, el logro de las metas y objetivos de la ESE
SAN ANTONIO de Rionegro Santander.
POLÍTICAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La función de la Oficina de Control Interno está orientada hacia la
sensibilización de los funcionarios con el propósito de lograr la
implementación a todo el nivel de la filosofía del control interno bajo el
esquema del Modelo Estándar de Control Interno MECI y ahora con el
modelo de planeación y gestión MIPG, según el Decreto 1499 de 2017.
Asesorar permanentemente a las Directivas de la ESE SAN ANTONIO de
Rionegro, tendientes a medir la gestión desarrollada y lograr el cumplimiento
de metas, planes, programas y proyectos propuestos en el desarrollo de las
actividades de los procesos y en el acompañamiento, siempre fortaleciendo y
recomendando, el control de los procesos de evaluación que son llevados a
cabo por esta dependencia, se recomienda continuar con la actualización de
cada uno de los cinco (5) componentes que conforman la nueva versión del
modelo estándar de control interno MECI, los cuales son: ambiente de
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control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y
comunicación y actividades de monitoreo.
• El compromiso de los funcionarios y servidores públicos de la ESE
SAN ANTONIO de Rionegro, en la aplicación y desarrollo del Modelo
Estándar de Control Interno, continuará fortaleciendo los sistemas
para el mejoramiento continuo en beneficio de la entidad y sus
usuarios.
Recalcar en los funcionarios y servidores públicos la implementación de
herramientas en los procesos ya acciones que generen mayor compromiso
institucional a través de la aplicación permanente del autocontrol y de la
autoevaluación, siempre orientado hacia el mejoramiento continuo de la ESE
SAN ANTONIO de Rionegro. Propender por el desarrollo del talento humano a
través de una adecuada sensibilización y capacitación para la ejecución de las
actividades del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SGS-ST.
ACTIVIDADES DESARROLLADAS ANALISIS DE LOS COMPONENTES DEL
MECI:
Con la expedición del Decreto 648 de 2017 y el Decreto 1499 de 2017,
estableció la forma para la creación, conformación y reglamentación de los
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para las entidades
públicas; el cual fue adoptado por la ESE SAN ANTONIO mediante resolución
160 de Septiembre de 2017.
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AUDITORIAS INTERNAS REALIZADAS A LOS DIFERENTES PROCESOS
VIGENCIA 2019
El Plan de Auditorias para la vigencia 2019 fue aprobado por el Comité
Institucional de Coordinación de Control Interno con Acta No. 01 de Enero 4 de
2018, dentro de las auditorías internas se programaron y se realizaron por parte
de la oficina de control interno un total de 5 auditorías de Gestión y las demás
realizadas por el proceso de calidad en la parte asistencial que aportaron
conocimientos sobre los procesos y procedimientos algunas debilidades y el
mejoramiento continuo a través de los planes de mejoramiento por procesos.
ACOMPAÑAMIENTO A LA ALTA DIRECCIÓN
En cumplimiento a las funciones de la Oficina de Control Interno, para la actual
vigencia en materia de acompañamiento y asesoría a la gestión administrativa,
el Asesor de la oficina asistió en calidad de invitado a diferentes comités
institucionales.
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PRESENTACIÓN INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL
INTERNO MEDIANTE EL APLICAIVO FURAG 2
La ESE SAN ANTONIO de Rionegro, en cumplimiento de la Ley 87 de
1993, los decretos 2145 de 1999 y 2539 de 2000 y la Circular Externa
005 de 2019. La oficina de control interno presenta en forma
oportuna el informe Ejecutivo de Labores del Sistema de Control
Interno de la vigencia 2019.
La Oficina de Control Interno presento el informe a través del
aplicativo FURAG2, este informe se envió oportunamente antes del
20 de diciembre de 2019.
La ESE SAN ANTONIO de Rionegro diligenció los formularios de
auto evaluación para el informe presentado al DAFP, se tuvo en
cuenta el formulario único de reporte de avance de la gestión FURAG
en lo siguiente:
• Avances y Dificultades en el desarrollo de cada una de las
dimensiones del Modelo Estándar de Control Interno, de acuerdo
con los resultados generados por las encuestas y los
seguimientos realizados durante el año.
• Acciones de mejoramiento evidenciadas en la entidad en la
implementación de MIPG.
• Estado General de la entidad.
• Recomendaciones realizadas por la Oficina de Control
Es importante recordar que entre el 18 de noviembre y el 27 de diciembre,
se puso a disposición de las entidades el diligenciamiento de todas la
información de las políticas de gestión desempeño, excepto la información
que tiene anualidad con corte a 31 de diciembre y que corresponde, entre
otras, a las políticas de gestión presupuestal y racionalización de trámites
y la información referente al plan de vacantes y caracterización del empleo
público.
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Es importante señalar que la información diligenciada en FURAG será el
insumo para reportar el cumplimiento de las metas cuatrianuales del
Gobierno Nacional de mejora en el índice de gestión y desempeño.
Ver imagen.
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PRESENTACION INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
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De conformidad con lo plasmado en la Resolución 193 de 2016 “Por la cual se
Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad
Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”.
Para la vigencia 2018, la Entidad cumplió de forma oportuna la presentación en
el aplicativo del CHIP de la página de la Contaduría General de la Nación, el día
27 de noviembre de 2019, el cual se encuentra debidamente documentado y
archivado en la oficina de control interno y publicado en la página Web de la
entidad.
INFORME RENDICION DE CUENTA
La Oficina de Control realizó seguimiento y evaluación al proceso de
Convocatoria de la Audiencia Pública, elaboración y ejecución de la presentación
del informe de Rendición de Cuentas vigencia 2018 realizado el 28 de Marzo de
2019.
La Gerencia realizó el proceso de rendición de cuentas de acuerdo a la
normatividad vigente y la Oficina de Control Interno al final del evento se realizó
la encuesta y los resultados se colgaron en la página Web de la entidad.
En donde los participantes realizaron algunas sugerencias para ser tenidas en
cuenta por la Alta Dirección.
El informe de Rendición de Cuentas de la vigencia 2018 se encuentra publicado
en la página Web de la entidad.
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INFORME DERECHOS DE AUTOR
La Oficina de Control Interno presentó el informe de Derechos de la vigencia 2018 en atención a la Circular 17 de 2011 (verificación cumplimiento de normas de uso de software), informe que reposa en la Oficina de Control Interno y se encuentra publicado en la página Web de la entidad y se diligenció mediante el aplicativo que dispuso la dirección nacional de derechos de autor de manera oportuna para tal fin, la cual se realizó en Marzo de 2019.
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INFORME PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental debe ser considerada como uno de los procesos más
trascendentales en términos de gestión administrativa, desde la creación del
documento, trámite, recepción, custodia y disposición final, cuyo fin debe ser la
creación de un patrimonio histórico que evidencie el desarrollo de actividades
que permitan generar valor agregado para la entidad.
De esta forma, la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SAN ANTONIO de
Rionegro – Santander, ha venido trabajando por la mejora de sus procesos,
entre ellos el de gestión documental, donde por medio de este diagnóstico
pretende identificar actividades tendientes a la mejora en todo el ciclo vital del
documento, desarrollando planes, programas, formatos y capacitando al
personal para la buena administración documental, la custodia y conservación.
Fortalezas
• La entidad cuenta con Ventanilla Única de correspondencia.
• Existen procedimientos establecidos para la recepción, distribución y trámite
de las comunicaciones en la entidad.
• Horario de atención de Ventanilla Única 7:00am a 12:00pm y de 1:00pm a
4:00pm
• Se cuenta con los formatos establecidos para la recepción y manejo de las
comunicaciones en la entidad.
• El Manual de Ventanilla única se encuentra actualizado y operando.
• Se evidencia el Plan Institucional de Archivo-PINAR- 2018-2020
• Se evidencia el Manual Sistema Integrado de Conservación - SIC.
• Se evidencia la organización del archivo central en sus respectivos estantes
• Se evidencia cuadro de clasificación documental por dependencias
• Se evidencia que se realizaron actividades de reorganización del archivo
central lo cual permitió la reubicación de estantería, unidades de
conservación y de expedientes sin clasificar, quedando de la siguiente
manera:
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Debilidades
• Las Tablas de Retención documental se encuentran desactualizadas.
• Existen las condiciones mínimas ambientales para la preservación de la
documentación, sin embargo, deben implementarse medidas al momento
de generar los documentos y su posterior archivo para extender la vida de
estos
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento y verificación a las acciones correctivas y de mejora que fueron suscritas en el Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de Santander de la vigencia 2016 y un Plan de Mejoramiento de la vigencia 2017 con respecto al Plan de Intervenciones Colectivas –PIC.
El seguimiento a los Planes de Mejoramiento Institucionales se reportó trimestralmente mediante el Aplicativo SIA en la presente vigencia 2019, el cual es el mecanismo implementado por la Contraloría General de Santander.
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Este informe se expide en el municipio de Rionegro Santander, a los 30 días del mes de Diciembre de 2019.
Original Firmado LUZ MARINA RUEDA JAIMES Asesor de Control Interno
