GRANDES ERRORES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Los grandes errores que cometen algunas organizaciones sirven como experiencia para que otras empresas mejoren sus procesos en la gestión de proyectos y tengan éxito. Algunas empresas acumulan triunfos y fracasos, pero de los que mas se puede aprender es de los errores ya que estos no se podrán olvidar y obligarán a la organización a realizar cambios en la gestión de sus proyectos, a continuación se describirán algunos de los grandes errores que se han cometido en la gestión de proyectos.

El no tener clara la misión del proyecto puede ocasionar confusiones para identificar cual es el verdadero problema; el hecho de no realizar la una estrategia y saltarse pasos para la obtención de un diseño final puede generar perdida del interés y participación por parte del cliente, ya que a un diseño final es casi imposible de cambiar puesto que en el proceso no se ha contemplado esa posibilidad.

La utilización de nueva tecnología le permite a la organización avanzar en el desarrollo de sus procesos pero también puede convertirse en un problema cuando comienza a fallar, cuando los clientes sienten inconformidad, cuando los técnicos toman mucho tiempo para solucionar problemas y cuando se espera que la próxima versión tenga nuevas herramientas que se están necesitando en el preciso momento.

Otro gran error es no diseñar una buena agenda, ya que muchas veces se ignoran los pasos por que el tiempo destinado para dicha tarea no es suficiente y de debe pasar al siguiente paso; y si cada miembro del equipo de trabajo no desempeña sus funciones en el proyecto puede llegar a retrasarlo mas. Una de las razones por la que se puede llegar a cometer un gran error es con ese deseo que tienen todas las organizaciones de complacer al cliente y tratar de lograr imposibles.

Contactar el patrocinador inadecuado puede arruinar los propósitos del proyecto, este debe ser una persona interesada, bien formada y con expectativas respecto al proyecto. Involucrar las personas adecuadas puede conducir el proyecto hacia el éxito o el fracaso, por esto es importante incluir personas interesadas y comprometidas con el proyecto.

Se debe comunicar adecuadamente lo que se esta haciendo con el proyecto, se debe elaborar y ejecutar un plan de comunicaciones fuerte para que se alcancen los buenos resultados. De no realizar esta comunicación se pueden presentar problemas en el progreso de mercadeo con el plan.

Dejar de un lado los riesgos que puede tener el proyecto puede resultar un gran error e influir en el resultado del proyecto, por esto se deben evitar errores y soluciones las carencias de la gestión del proyecto.

No tener en cuenta el presupuesto destinado puede acarrear problemas graves ya que esto afecta el resultado final del proyecto.

Para evitar grandes errores las organizaciones deben realizar suficientes pruebas ya que de esto depende que el proyecto salga bien y posiblemente sea exitosa. Durante los últimos días antes de terminar el proyecto pueden ocurrir errores, por eso las últimas semanas se debe estar pendiente de que todos los procesos se cumplan satisfactoriamente.

Se debe desarrollar un programa de formación para clientes que reducirá el apoyo que el cliente desea tener cuando comience a utilizar el producto.

Una organización puede llegar a caer en el error de seguir con el proyecto cuando tiempo atrás lo debieron haber terminado, esto pudo haber ocurrido por la falta de interés por parte del cliente y el patrocinador.

Otro gran error es que el vendedor no cumpla con la meta de ventas y el proyecto no logre la utilidad necesaria.

Es importante tener un plan b por si el plan a no funciona correctamente ya que la inversión que se hace en un proyecto puede ser muy grande y no se permite tener perdidas.

En conclusión se deben, organizar correctamente, tomar todas las precauciones, mantener buenas relaciones con los clientes para que la gestión de los proyectos de una organización sea exitosa y se obtenga grandes utilidades.

Diana marcela Amaya reyesPublicidad y MercadeoEvaluación de SIMDécimoOctubre de 2010

LOS SECRETOS DE COMUNICACIÓN DE LOS GRANDES LÍDERES

En los últimos años la comunicación se ha convertido en la herramienta mas efectiva para desempeñarse y convertirse en líder; el carácter y convicción que tenga el pueden convertir las palabras en mas que información, pueden lograr que estas comuniquen, informen, animen e inspiren.

Los grandes secretos para comunicar están concebidos en tres partes primero desarrollar el mensaje, lo que se desea decir y hacer; el segundo comunicar el mensaje verbal, mental y metafóricamente; y el tercero respaldar el mensaje manteniéndolo fresco y significativo.

La primera parte de los grandes secretos para comunicar es desarrollar un mensaje, este mensaje debe tener fundamentos en los valores y la cultura organizacional. Este mensaje debe generar importancia significativa en empleados, clientes, socios estratégicos, accionistas y medios de comunicación. Este mensaje tiene como propósito la trasformación de la organización, su principal función es impulsar la confianza entre el líder y sus subordinados.

Existen tres cuatro tipos de comunicadores el experto que basa sus decisiones en los datos y la relación con el entorno comercial; el visionario cuya misión es persuadir y tratar de cambiar puntos de vista; el entrenador cuya función es dar soporte especializado en materias concretas; y por último el transformador su misión es persuadir y cambiar la mentalidad de la gente. Para hacer mensajes públicos que funcionen se deben ser un buen comunicador, esta es la razón de ser de un comunicador, debe expresar y comunicar toda la información a sus subordinados para que estos puedan orientarse y hacer el trabajo correspondiente, además de eso debe inspirar credibilidad a sus discípulos. El realizar una mala comunicación a sus subordinados constituye muchas veces el fracaso de un líder y de su grupo de trabajo.

En la actualidad una forma que facilita la comunicación entre el líder y sus subordinados es la dirección mediante comunicaciones electrónicas como el correo electrónico.

La segunda parte es transmitir el mensaje de liderazgo, en el cual el líder evalúa el público al cual se va a dirigir, prepara su presentación para no comenzar y terminar dentro del tiempo estipulado.

La credibilidad es un punto clave para poder transmitir, el orador debe variar el tono de la voz cuando se considere información importante, se debe involucrar con el público y debe ensayar para que su lenguaje corporal encaje con el verbal. Se deben cuidar algunos aspectos externos como lo son la decoración, el vestuario y la música de fondo que se utilizará.

La tercera parte es respaldar el mensaje del liderazgo, tratar de conectarse con las personas mas allá del mensaje que esta trasmitiendo, ellos están

enseñados a estar sentador y escuchar; un buen orador busca la forma de interactuar con su público estimulando sus emociones, también puede romper el hielo realizando algún juego, poner música y cambiar la intensidad de la luz

El coaching que indica la relación persona a persona, de un entrenador a su equipo. El objetivo de un coaching es lograr que la gente pase del cumplimiento al compromiso y esto se logra cuando los integrantes del equipo están sincronizados con los objetivos de la organización.Para implementar esta técnica se puede hacer de diferentes maneras como creando confianza, establecer expectativas, enseñar en todo momento, resolver los problemas, servir para motivar, transmitir disciplina, reconocer logros y ser un mentor.

Para respaldar el mensaje de liderazgo se debe asegurar que el mensaje se mantenga, una vez dada la información el líder se debe asegurar que sus subordinados la entienda y que además la puedan trasmitir correctamente y una forma de asegurarse que el mensaje no se olvide es dejarlo escrito e impreso.

En conclusión para tener buenas comunicaciones dentro de las organizaciones se debe contar con un buen comunicador, aquel que es capaz de desarrollar un mensaje de liderazgo, que genera confianza entre sus subordinados y logra comunicar la información necesaria para que estos cumplan las funciones correspondientes sincronizando sus objetivos con los de la organización.

Diana marcela Amaya reyesPublicidad y MercadeoEvaluación de SIMDécimoOctubre de 2010