Que es ERPLossistemas de planificacin de recursos empresariales(ERP, por sus siglas en ingls,enterprise resource planning) sonsistemas de informacin gerencialesque integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en laproduccinde bienes o servicios.La planificacin de recursos empresariales es un trmino derivado de laplanificacin de recursos de manufactura(MRPII) y seguido de la planificacin de requerimientos de material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de suscripcin por el uso del servicio.

En que consiste ERPLos sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin,inventario, envos, facturas ycontabilidadde la compaa de forma modular. Sin embargo, la planificacin de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades denegocioscomo ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos.Los sistemas ERP son llamados ocasionalmenteback office(trastienda) ya que indican que elclientey el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales comocomercio electrnico, administracin electrnica, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM).Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus mdulos ms comunes se encuentran el de manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems lacontabilidad, y suelen incluir unsistema de administracin de recursos humanos, y herramientas demercadotecniay administracin estratgica.Los ERP de ltima generacin tienden a implementar en sus circuitos una abstraccin de la administracin denominadaMECAF (Mtodo de Expresin de Circuitos Administrativos Formalizado), lo cual los provee de una gran flexibilidad para describir diferentes circuitos usados en distintas empresas. Esto simplifica la regionalizacin y la adaptacin de los ERP a diferentes mercados verticales

Definicin de ERPLos sistemas de planificacin de recursos empresariales son sistemas de gestin de informacin que automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de unaempresa.Las aplicaciones ERP son sistemas de gestin global para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos,GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte.El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolucin de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliacin bancaria, liquidacin de impuestos, etc.Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuracin inicial de la aplicacin, que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.

Objetivos y VentajasVentajasUn ERP aporta mayor eficienciaAl tener todas las operaciones de la empresa contenidas en un mismo sistema, podemos obtener importantes mejoras en eficiencia automatizando tareas adminstrativas. Los procesos operativos de cualquier empresa llevan siempre asociados la generacin de documentos como albaranes, pedidos, facturas, etc.. adems de la necesaria ejecucin de los procedimientos que garantizan una colaboracin fluida.Un buen ERP ha de ser capaz de automatizar parte de esos procesos (ejemplo: generacin automtica de rdenes de trabajo o de pedidos compra una vez que se ha aceptado un pedido de un cliente) y ayudar a mejorar la seguridad de los mismos. Adems, evitan la insercin de datos duplicados y los errores asociados, ahorrando una gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado el disponer de un nico depsito de datos fcilmente accesible reduce el esfuerzo necesario para acceder a la informacin.Un ERP aumenta la capacidad operativaUna mejora en la eficiencia puede ser utilizado para atender a ms clientes, fabricar ms productos o procesar ms facturas. Esto depende de la estrategia u orientacin de la empresa, pero es siempre un paso imprescindible para todas las organizaciones que quieren crecer. Por lo tanto, el ERP ha de estar presente en cualquier plan de expansin por parte de una empresa..Mayor control y trazabilidadUn ERP es basicamente un sistema transaccional, esto significa que se encarga de recoger y reflejar una gran cantidad de los cambios que tienen lugar en la organizacin como consecuencia de su actividad. Esto nos permite tener un mayor control sobre todas las operaciones realizadas dando respuestas a preguntas del tipo:Cuando se vendi este producto a ese cliente? Que transportista se encarg de llevarlo? Cuntas unidades me quedan de este producto? Cuntas facturas no han sido pagadas este mes dentro de plazo?Mayor rentablidadSi la priodad de su empresa no es el crecimiento usted puede utilizar las mejores conseguidas en eficiencia para incrementar la rentabildad de su empresa.Menores costes, ms competividadSi la competencia en precios es un factor clave en su sector, su ERP puede convertirse en su mejor aliado a la hora de ofrecer un precio ms competitivo sin distorsionar su modelo de neogcio ni disminuir el valor ofrecido a sus clientes. Si usted consigue incrementar la eficiencia obtenida y reflejarla en una bajada de los precios, estar ganando una ventaja competitiva que le permitir mejorar con respecto a sus competidoresObejtivosLos objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a la informacin. Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

BeneficiosBeneficios Tangibles Reduccin de Inventarios:La implantacin de un sistema ERP generalmente reduce un 20% los inventarios. As mismo genera otros ahorros que no se ven como el costo del manejo de inventarios, reduccin en gastos como: almacenamiento, manejo del inventario, impuestos, desperdicio, entre otras. Esta reduccin se logra gracias a que se tiene en el inventario lo que se necesita, ya sea para ventas o para produccin. De esta forma logramos el librarnos de producto que no tiene rotacin y tenemos producto con mucha rotacin, lo cual eleva las ventas y el servicio al cliente. Reduccin en Costo de Materiales Producto del ERPLa empresa tendr un mejor control y conocimiento de su inventario, lo cual con lleva a mejores negociaciones de precio con los proveedores. Al contar con una mejor planeacin de la produccin o de ventas la empresa podr negociar con los proveedores mejores precios y polticas de pago, ya que podr anticiparle pedidos y contar con fechas ms exactas para la entrega, y de esta forma poder realizar pedidos ms voluminosos. De esta forma el proveedor deja de preocuparse por vender y se concentra en la calidad, y da de entrega.Reduccin en Costos de Mano de Obra Un ERP bien implantado logra una reduccin de costo de mano de obra del orden del 10%. El resultado de un ERP es lograr menores interrupciones en las lneas de produccin y un mejor plan de produccin, ya que se cuenta con anticipacin el que se va a produccin, para cuando, y para quien. Mejorar el nivel de atencin al cliente y las ventas. Generalmente se logra un aumento del 10% de las ventas. El uso de un ERP logra que nuestros vendedores cumplan con sus fechas de entrega y negocien precios y condiciones que les convengan a la empresa. Por medio de la informacin que brinda un ERP, el vendedor se concentra en la venta y la atencin al cliente, en lugar de disculparse por entregas tardas y falta de calidad en la entrega y servicio. Mejorar los controles administrativos El principal manejo del ERP es la informacin, un buen manejo de nuestra informacin administrativa logra reduccin de cartera, lo que provoca un aumento en el flujo de efectivo de la empresa y contar con liquidez para solventar las obligaciones de la empresa. As mismo logra un mejor control sobre clientes morosos, lo que nos permite tener polticas de crdito ms estrictas y ms controladas, asegurndonos de liberar crdito a los buenos clientes y evitar los clientes morosos. Razones Financieras Rotacin de Inventarios (Costo de Ventas/Inventario). Al lograr una reduccin del inventario se aumentara la rotacin del mismo. Un nmero pequeo en la rotacin de inventarios indica que tenemos producto que NO se vende y que se vuelve obsoleto dentro de nuestro almacn, por el otro lado, un nmero grande de rotacin quiere decir que tenemos un movimiento muy bueno de nuestros productos, que tenemos lo que el cliente pide, y que eso producto est en donde se vende. Das de Pago (365 * 1/(Ventas/Cuentas por Cobrar)). Los das al pago indican el nmero de das promedio que tenemos en cartera, un nmero de das grande nos indica que tenemos clientes que se toman ms crdito de la cuenta lo que provoca que la empresa no tenga liquidez para cumplir con sus obligaciones. Beneficios No Tangibles ContabilidadEvitar recapturas y mltiples bases de datos. Agilizar la facturacin lo que mejora las Cuentas por cobrar. Como cada evento econmico de la empresa se registra al momento la informacin est ms al da y ms disponible, lo que provoca que el tiempo de cierre mensual se reduzca en gran medida. Produccin y Manejo de MaterialesEl contar con un sistema ERP que permite la planeacin de la produccin nos ayuda a minimizar el efecto apaga fuegos ya que la planta en todo momento sabe que est produciendo, que es lo ms importante, para quien es lo ms importante, etc. VentasCumplir con fechas de entrega en pedidos y embarques, as como atender preguntas e inquietudes del cliente con informacin til y confiable. De igual forma mediante un inventario en lnea y confiable, es posible conocer al momento de la venta las existencias disponibles y apartar producto en ese momento, mejorando as los niveles de servicio a clientes, as como el manejo de desabastos.Razones para implementar ERPQue proveedores, empresas lo aplican o implementanNo hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correctametodologay aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcionamiento. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar los siguientes procedimientos: Definicin de resultados que debe de obtener con la implantacin de un ERP. Definicin del modelo de negocio. Definicin del modelo de gestin. Definicin de la estrategia de implantacin. Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas. Anlisis del cambio organizativo. Entrega de una visin completa de la solucin que implantar. Implantacin del sistema. Controles de calidad. Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Procesos que integran un ERPEl proceso de implantacin de un software ERP es bsicamente una fase de desarrollo de cualquier software. Hay tres etapas que se diferencian claramente (al menos en papel) y son anlisis, desarrollo e instalacin. Existen muchos libros que describen al detalle esto, as como existen diferentes metodologas de este proceso como por ejemplo enEspiralocascada. En la practica y mayoritariamente creo que se sigue mas el desarrollo en cascada donde las etapas de anlisis, desarrollo e instalacin se solapan. Lo que significa muchas veces que se hacen las tres cosas a la vez.1. Anlisis.Durante la etapa de anlisis somos los encargados de transmitir los requisitos de nuestro proyecto ERP al proveedor elegido para que se hagan una idea de lo que realmente queremos. Esto dira que es la fase mas importante de todo el proyecto, sin los requisitos correctamente especificados el proyecto no es que fracase, pero si puede resultar mas costoso o su desarrollo se alargara mucho mas tiempo de lo previsto. De hecho uno de los problemas mas comunes de la implantacin son los tiempos de entrega. As mismo es la parte de proceso de implantacin que mas dura y que incluso sigue durante lafase de mantenimiento.2. Desarrollo.Durante esta etapa se aplican todos los requisitos proporcionados por nosotros al software ERP elegido. Es la propia etapa de adaptacin y configuracin del software a nuestras necesidades. Esta etapa esta claramente ligada a la toma de requisitos, de hecho sin los requisitos o los casos de uso no se puede realizar. En principio no es crucial y normalmente es mas corta y simple de lo que se podra presuponer. Incluso con los desarrollos propios esta fase no dura tanto como podra durar el anlisis. Muchas veces se ensea un pequeo prototipo al cliente para que pueda interactuar y pulir aun mas los requisitos deseados.3. Entrega al cliente.Cuando el producto esta a punto tericamente se realiza la implanta en las maquinas cliente, se instala la infraestructura necesaria, se realiza la migracin de datos, se adquieren las licencias necesarias... etc. Es digamos la etapa final cuando el producto se entrega por as decirlo. Durante esta fase se siguen corrigiendo errores y se mejoran las funcionalidades existentes hasta que el cliente o sea nosotros estemos conformes. Esto se acaba cuando estemos "satisfechos" con el producto realizado. Despus de ello empieza el contrato de mantenimiento, que se paga aparte.Lgicamente durante este proceso nuestra funcin sera supervisar todo el proceso de implantacin sobre todo durante la fase de anlisis para transmitir una correcta idea de nuestro negocio. Es muy importante seguir de cerca el desarrollo del producto para asegurar que TODO lo que hemos pedido esta incluido y que durante la fase de mantenimiento solo se corrijan los errores menores. Cuando el software esta instalado y en funcionamiento (produccin) es mucho mas costoso realizar cualquier cambio. As que no me cansare de repetir de que la clave esta en la etapa de anlisis, si el proveedor no entiende lo que queremos, sera un desastre de proyecto.

Que conflictos tiene una empresa al implementar ERP Las principales limitaciones y obstculos importantes que puede suponer la existencia de un ERP en una empresa son los siguientes:La implantacin de un sistema ERP implica no soloenormes cambiosen la infraestructura de tecnologas de informacin de la organizacin, sino tambin implica dramticos cambios en los procesos de negocio, en la estructura y en cultura de la empresa. Las organizaciones que no entiendan que deben realizar un proceso de implantacin del sistema ERP que considere todos estos cambios tendrn problemas en su implantacin o no alcanzarn altos niveles de integracin entre procesos de negocios y funciones de la empresa.Superacin del anlisis costo/beneficio. Los costos de un sistema ERP son altos, se realizan por adelantado, son muy visibles, y muy a menudo son cobrados polticamente. En cambio, los beneficios casi invariablemente no pueden ser cuantificados al comienzo de un proyecto, y estos solo sern visibles cuando el sistema comience a operar, y quizs, un tiempo despus de ello.La inflexibilidad del sistema ERP. Tanto la tendencia a ser sistemas complejos, y por ende, difciles de dominar totalmente, como la existencia de pocas personas a nivel mundial con experiencia en su instalacin y mantenimiento, contribuyen a que un sistema ERP pueda transformarse en inflexible. Es ms, si consideramos que este tipo de software est profundamente interrelacionado con los procesos de negocios de la empresa, cuando una compaa necesite realizar grandes cambios en su organizacin deber imperiosamente modificar el sistema ERP, pero esta modificacin puede ser tan dificultosa como realizar los cambios en los viejos sistemas de informacin que fueron reemplazados por el ERP.Alcanzar beneficios estratgicos. Si una organizacin adopta procesos de negocio que nacen de los modelos genricos que proporciona el proveedor del sistema ERP puede dejar de utilizar aquellos procesos de negocios nicos que han sido fuente de sus ventajas sobre la competencia. Asimismo, para algunas organizaciones la centralizacin de la coordinacin y la toma de decisiones promovida por los sistemas ERP puede no ser la mejor forma de operar. Algunas empresas claramente no necesitan el nivel de integracin que proporcionan los sistemas ERP (Davenport, 1998).El xitodepende en las habilidades y la experienciade la fuerza de trabajo, incluyendo la educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compaas reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no est capacitado para el manejo del mismo.Cuidado con costes indirectos.Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o sus ganancias. Adems, Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).Los ERP son vistos comosistemas muy rgidos, y difciles de adaptar al flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas.Algunainformacinestorganizadaen mdulosde manera muy compleja, lo cual lo hace poco prctico, y poco funcional el navegar entre varias opciones del sistema. Para reducir esta limitacin hay que capacitar ms al personal en cuanto al uso del sistema, organizacin de los datos y obtencin de la informacin.Existedificultad para integrar la informacinde otros sistemas independientes, o bien que estn en otra ubicacin geogrfica. Esto se da ms frecuentemente con empresas que tienen unidades distribuidas en otras localidades, o bien que manejen varios proveedores.En cuanto a ladisponibilidad de algunos datos, se hace lento el proceso por tener que recalcularlos en el tiempo que son requeridos, para lo cual se hacen consultas en el historial, que no est almacenado de manera directa.No existe flexibilidaden cuanto a la personalizacin yelaboracin de algunos reportesnecesarios por la empresa para la obtencin de informacin. Lo cual debera ser independiente del rea de sistemas. Sobre todo hay que considerar que sea la informacin requerida, en un formato adecuado y oportunamente.Otros puntos negativos de la implantacin de un ERP son:Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa, proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados con el sistema.Los sistemas pueden ser difciles de usarse.Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas utilizados anteriormente en la empresa.Los sistemas pueden estar saturados relativamente a las necesidades del consumidor.

CONCLUSIONESConclusinEn la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades devaloren localidades que se encuentran en una ampliageografa, o tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de lacompetenciao reducir las ventajas que la misma pueda presentar.El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms comunes e importantes podemos mencionar: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abiertaDe las desventajas podemos mencionar: Son muy caros. Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin. Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERPs.Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organizacin y en base a ello buscar la mejor solucin en elmercado.

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