ERPProgramas integrados de gestión corporativa.

Ing. Julio César Álvarez Reyes

juliozet@hotmail.com

http://juliozet.blogspot.com

http://www.twitter.com/juliozet

CONTENIDO I. INTRODUCCION II. HISTORIA III. DEFINICIONES IV. CARACTERISTICAS V. SELECCIÓN DE UN ERP VI. IMPLANTACION VII. VENTAJAS VIII. DESVENTAJAS IX. CONSIDERACIONES

La rapidez es la clave: Si en los 80s la clave fue la calidad y en los 90s la reingeniería, en los 2000s será la velocidad.

Bill Gates. 1998

I. INTRODUCCIONCon el avance de las Tecnologías de la Información, las empresas pasaron a utilizar sofisticados sistemas de información para soportar sus procesos operativos y de gestión.

En cada empresa han sido desarrollados sistemas para satisfacer las necesidades particulares de las diferentes áreas del negocio. Sin embargo a veces estas soluciones se encuentran con procesos no definidos, requerimientos cambiantes, etc.

Los ERP brindan una solución integrada basada en buenas prácticas, es decir en procesos exitosos y comprobados. Sin embargo nos enfrentamos al alto costo que significa adquirir y mantener un ERP Licenciado.

En esta sesión también veremos como los ERP de software libre, como una alternativa viable para empresas pequeñas y medianas en el Perú.

II. HISTORIA

Históricamente, en los años sesenta se crearon los primeros sistemas informáticos de control de inventario. Posteriormente, en los setenta, estos sistemas evolucionaron hacia sistemas de planificación de requisitos de material (MRP, material requirements planning) que daban soporte al proceso productivo planificando los requisitos de material según el plan maestro de producción.

En los años 80, con el fin de optimizar el proceso entero de producción enplanta, aparece el MRP II (manufacturing resource planning). El MRP II aparececomo una extensión del MRP.

En su última etapa, los sistemas MRP II incluyen aspectos de la gestión deáreas como ingeniería, recursos humanos, finanzas. Este hecho configura laaparición de los sistemas ERP, que cubren todas las funciones de coordinacióne integración para dar soporte al proceso productivo, dando cobertura a todaslas actividades internas de la empresa.

Evolución Sistemas de Información de Gestión

III. DEFINICIONES Los ERP se conocen como los sistemas de

“Planificación de Recursos Empresariales” (Enterprise Resource Planning). El objetivo final de una solución ERP es integrar los diferentes datos y procesos de una empresa en un sistema o proceso unificado.

Es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos de negocio y a optimizar los recursos disponibles.

Es un conjunto integrado de aplicaciones que manejan todos los procesos centrales del negocio, así como los procesos especiales que le otorgan una ventaja competitiva.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación.

La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

IV. CARACTERISTICAS Dato único: cualquier dato se entra una vez en el sistema.

Esto implica un ahorro de tiempo de introducción de datos y al mismo tiempo asegura la integridad, coherencia y consistencia de la información.

Pistas de auditoria: cualquier sistema permite una trazabilidad de todas las transacciones. La mayor parte de las transacciones quedan identificadas por el nombre y la fecha de quien entra la información.

Modularidad: Los clientes contratan sólo los módulos que necesitan. Sin embargo, para aprovechar bien un paquete, se deberían adquirir módulos correspondientes como mínimo a dos áreas de la empresa.

Parametrización: al adquirir la empresa cliente los diferentes módulos, éstos se presentan en "estado puro". Se requiere una adaptación del producto estándar al funcionamiento y circuitos propios de la empresa. Esta parametrización se realiza por parte del personal de la empresa proveedora de software ayudado por el cliente.

Herramientas de desarrollo: cada programa ERP ha sido creado en un lenguaje de programación. Entre estos lenguajes podemos destacar ABAP/4, RPG... Cualquier modificación que desee el cliente y que no se pueda conseguir mediante una adecuada parametrización se deberá programar. De todas formas la programación de modificaciones es un hecho que se debería evitar pues encarece la implantación.

Herramientas de business intelligence: Por encima del software de gestión que representa un ERP, existe la posibilidad de implantar un programa de ayuda a la toma de decisiones que permita tratar la información de forma más eficaz. Entre estos productos tenemos: Impromptus y Powerplay de la empresa Cognos, el modulo EC Enterprise controlling de SAP.

Movimientos contables y extracontables: al ser un programa integrado, la contabilidad general es el núcleo del sistema. Todas las áreas de la empresa son contabilidades auxiliares que se integran en la contabilidad principal.

V. SELECCIÓN DE UN ERP

Análisis de requisitos y funcionalidades para el sistema de información

Cumplimiento de los requisitos por proveedores ERP y evaluación de los paquetes

Selección de un paquete

La selección de un sistema ERP se debe hacer con mucho cuidado y dedicando el tiempo necesario. Las actividades a tener presente en una selección de ERP son:

5.1 Análisis de requisitos y funcionalidadesLo primero que se debe realizar es un análisis de la situación actual, identificando oportunidades de mejora o cambios que se quieran conseguir con el nuevo sistema. Esto significa establecer cómo quedará la empresa después de la implantación, es decir, definir, racionalizar y simplificar los circuitos actuales y futuros para hacer la automatización posterior.

Se deben indicar los volúmenes de las transacciones y las características más relevantes de la empresa en cuanto a gestión de la información, cómo se desean las consultas de información por pantalla, qué documentos utilizan y qué informes desean por impresora, etc.

5.2 Evaluación del Sistema ERPLa evaluación y selección de paquetes contempla las siguientes actividades:

Primera selección de proveedores Cumplimiento de los requisitos funcionales que debe

soportar el ERP Análisis de aspectos generales del proveedor de

sistemas ERP Análisis de costos asociados

5.3 Selección del ERPSiempre es la empresa cliente quien debe tomar la decisión final de qué proveedor escoger sobre la base de la información suministrada. Aparte del producto ERP, se deberá escoger el responsable de la implantación, que puede ser alguien de la propia empresa cliente, de una tercera empresa de consultoría o incluso del propio proveedor de ERP, quien a menudo ofrece este servicio.

Los contratos profesionalesNormalmente la implantación de un sistema ERP implica la firma de dos contratos: uno de licencia de software y uno de servicios profesionales relativo a la implantación, parametrización y modificaciones a realizar sobre el ERP para adaptarse a los requisitos de la empresa no cumplidos de forma estándar.La definición y firma de los contratos es un punto muy importante, que sedebe revisar antes de arrancar la implantación.

VI. IMPLANTANCION UN ERP

Se deben tener en cuenta las siguientes etapas:

Inicio del proyecto. Se debe definir el proyecto, establecimiento del equipo de implantación, compra de equipo informático

Análisis. Plan de proyecto, revisión de los requerimientos funcionales y no funcionales del SI.

Diseño. Formación del equipo de implantación, codificación de datos maestros y estructura organizativa, análisis de las programaciones

Construcción. Parametrización y prototipos, realización programaciones, documentación del proyecto, formación usuarios finales, integración de modificaciones e interfaces, plan de arranque, conversiones y arranque del proyecto.

Post-Implantación. Análisis post-implantación, cierre del proyecto.

Algunos datos …Gartner Group elaboró un informe involucrando a más de 600 empresas europeas de nueve países y 700 americanas mostrando los siguientes resultados:

Relativo al tiempo de entrega. 3% se entregó “antes de lo esperado” 55% se entregó “cuando se esperaba” 32% se entregó “más tarde de lo esperado” 10% informaron que el proyecto fue “cancelado”

Relativo a la satisfacción post-implantación 10% de clientes se declararon “muy satisfechos” 55% de clientes se declararon “satisfechos” 29% de clientes se declararon “neutrales” 4% de clientes se declararon “con ciertas insatisfacciones” 2% de clientes se declararon “muy insatisfechos”

VII. VENTAJAS Facilita la gestión día a día. Apoya a la planificación estratégica. Basado en buenas prácticas de los negocios. Control de los procesos. Elimina la redundancia de actividades. Optimiza el flujo de información.

VII. DESVENTAJAS La instalación es muy costosa. Pueden ser muy difíciles de usar. Los ERP son vistos cómo sistemas muy rígidos y

difíciles de adaptarse a las empresas. Pueden tener excesiva ingeniería respecto a las

necesidades reales del consumidor. Los proveedores suelen cargas altas sumas de dinero

por renovación de licencias que no está en relación con el tamaño del ERP de la empresa o sus ganancias.

VIII. CONSIDERACIONES

Adampiere Openbravo OpenERP Xendra (Adaptado a la legislación peruana) Compiere CK-ERP openXpertya Abanq

Existen ERP de software libre, que ofrece una interesante opción a contemplar. Los costos de estos, se dan generalmente por el tema de consultoría, otra gran ventaja es que están desarrollados en arquitectura Web y su código está disponible para ser analizado, revisado, mejorado, etc.