ENTIDAD: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA NIT ...
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ENTIDAD: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA NIT 899999063-3 REPRESENTANTE LEGAL: MOISES WASSERMAN LERNER PERIODO FISCAL 2010 MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR FECHA DE SUS 28/11/2011 FECHA DE EVALUACION: 31/12/2011 N° Código Hallazgo Descripción Hallazgo Criterio Causa del Hallazgo Efecto del Hallazgo Acción de mejoramiento Propósito de la Acción de Mejora Area Responsable Descripción de las Actividades Denominación de la Unidad de medida de la Actividad Cantidad de Medida de la Actividad Fecha iniciación de la Actividad Fecha terminación de la Actividad Plazo en semanas de la Actividad Avance fisico de ejecución de las Actividades Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las Actividades Puntaje Logrado por las Actividades (PLAI) Puntaje Logrado por las Actividades Vencidas (PLAVI) Puntaje atribuido a las actividades vencidas (PAAVI) OBSERVACIONES Areas Financieras de cada una de las sedes. Establecer un cronograma de visitas a los Fondos Especiales seleccionados para hacerles seguimiento. Cronogramas (1 por sede) 7 01/11/2011 30/12/2011 8 6 86% 7 7 8 Areas Financieras de cada una de las sedes. Visitar los fondos seleccionados , elaborar un informe de la visita y retroalimentar a la Division Nacional de Presupuesto Informe (1 por sede) 7 01/01/2012 30/04/2012 17 1 14% 2 0 0 Areas Financieras de cada una de las sedes y Nivel Nacional Concertar con el Nivel Nacional acciones de mejoramiento derivadas de los informes de visita Reunion 1 01/05/2012 30/07/2012 13 0 0% 0 0 0 Socializar entre los Docentes Directores de Proyectos la obligatoriedad de discriminar las transferencias en las Fichas Financieras. Dar a conocer la normatividad que regula los proyectos de Extensión en materia de transferencias Unidad Administrativa Facultad de Medicina Realizar una circular dirigida a los docentes dando a conocer la normatividad en materia de transferencias para los proyectos de extensión. Circular 1 01/09/2011 30/11/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA Verificar periodica y aleatoriamente discriminación de las transferencias en las fichas financieras presentadas por los docentes y en la Resoluciones que aprueban el presupuesto de los proyectos según lo indicado en el acuerdo 036 de 2009 del CSU. Verificar la discriminación de las transferencias tanto en la Ficha Financiera como en la Resolución que aprueba el presupuesto del proyecto. Unidad Administrativa Facultad de Medicina Informe periódico de la verificación de la discriminación de las transferencias de los proyectos. Informe Trimestral de Verificación 4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0 Definir directrices que establezcan la naturaleza de los recursos del presupuesto de funcionamiento y de Destinación regulada en los Fondos Especiales para su manejo en el SGF -QUIPU Aclarar la naturaleza de los recursos de funcionamiento y de destinacion regulada para el registro de la información en el SGF -QUIPU Division Nacional de Presupuesto Formular acto administrativo mediante el cual se establezcan las directrices Acto Administrativo 1 01/12/2011 31/12/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCIÓN CUMPLIDA El instructivo que define las directrices se puede consultar en la página web www.gerencia.unal.edu.co Incluir un mayor nivel de detalle en la Información de la Ficha Administrativa de los proyectos genéricos de la Facultad Soportar la parte presupuestal de los proyectos genericos con la información generada por el proceso de planeación. Unidad Administrativa Facultad de Medicina Incluir en la ficha Administrativa de los proyectos genéricos de la Facultad de Medicina la información que permita la evaluación del logro de los resultados previstos para el proyecto, paras las vigencias 2011 y 2012. Ficha Administrativa Completa 2 01/09/2011 30/03/2012 30 0 0% 0 0 0 Jefatura Financiera de Sede Manizales Evaluar el comportamiento histórico del genérico durante la vigencia 2010 Documento de estudio de evaluación histórica 1 01/09/2011 15/10/2011 6 1 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA Registro de Proyectos en la Ficha financiera del Sistema Quipu y Autorizaciones de transferencias de los proyectos.- Al verificar la ficha financiera de los proyectos en el sistema Quipu, se observa que no esta registrada la distribución de recursos del proyecto en el sistema. De igual manera no se evidencia soportes que sustenten las transferencias, ni las autorizaciones del consejo de sede que indican que transferencias se van a realizar y cuales no Resolución 040 de 2001 modificada por la Resolución 2030 de 2002, Articulo 2 de la resolución 0129 de 2010 modificado por el Artículo 1 de la resolución 41 de 2010, parágrafo 2 del articulo 19 del acuerdo 036 de 2009 del CSU. Esta situación evidencia deficiencias en este mecanismo de control interno, lo que no permite llevar un control sobre la ejecución del proyecto. Situación que no permiten identificar el uso y aplicación de los recursos regulados de la Facultad de Medicina. 1 11 03 002 1. NEGOCIO MISIONAL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010 2 11 03 002 Gestión Fiscal de los Proyectos Genéricos.- Analizadas las fichas administrativas de los proyectos genéricos, tanto en la Sede Bogotá como en Manizales, se evidencia que no se cuenta con la definición de antecedentes, descripción y objetivo de cada uno de los proyectos genéricos ni con metas definidas para la vigencia fiscal sino que solamente se requiere y verifica el manejo presupuestal de cada uno de los proyectos, sin que su ejecución a final de vigencia refleje el 100%. No obstante, para los proyectos de la Facultad de Medicina, se observa que en las mismas se establece tanto el objetivo general como los específicos pretendidos, pero los mismos son generales y globales. Resolución 040 de 2001 modificada por la Resolución 2030 de 2002 Desconocen los objetivos y metas precisas que permitan la medición de los resultados alcanzados, situación que en primera instancia No permite hacer una evaluación de la gestión fiscal efectuada en términos de eficiencia, eficacia, economía y equidad. Completar la ficha del Fondo INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA SUSCRIPCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO FORMULARIO No 14.1 Realizar seguimiento selectivo a los Fondos Especiales sobre el cumplimiento de los procesos procedimientos establecidos por la Universidad para el manejo del presupuesto. Verificar el correcto registro de las apropiaciones de los proyectos que se ejecutan en los Fondos Especiales en cumplimiento de las normas establecidas en la Universidad. 1
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ENTIDAD: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA NIT 899999063-3
REPRESENTANTE LEGAL: MOISES WASSERMAN LERNER
PERIODO FISCAL 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 28/11/2011
FECHA DE EVALUACION: 31/12/2011
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
Areas Financieras de
cada una de las sedes.
Establecer un
cronograma de visitas a
los Fondos Especiales
seleccionados para
hacerles seguimiento.
Cronogramas (1
por sede) 7 01/11/2011 30/12/2011 8 6 86% 7 7 8
Areas Financieras de
cada una de las sedes.
Visitar los fondos
seleccionados , elaborar
un informe de la visita y
retroalimentar a la
Division Nacional de
Presupuesto
Informe (1 por
sede) 7 01/01/2012 30/04/2012 17 1 14% 2 0 0
Areas Financieras de
cada una de las sedes y
Nivel Nacional
Concertar con el Nivel
Nacional acciones de
mejoramiento derivadas
de los informes de visita
Reunion 1 01/05/2012 30/07/2012 13 0 0% 0 0 0
Socializar entre los Docentes
Directores de Proyectos la
obligatoriedad de discriminar las
transferencias en las Fichas
Financieras.
Dar a conocer la normatividad
que regula los proyectos de
Extensión en materia de
transferenciasUnidad Administrativa
Facultad de Medicina
Realizar una circular
dirigida a los docentes
dando a conocer la
normatividad en materia
de transferencias para
los proyectos de
extensión.
Circular 1 01/09/2011 30/11/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Verificar periodica y aleatoriamente
la discriminación de las
transferencias en las fichas
financieras presentadas por los
docentes y en la Resoluciones que
aprueban el presupuesto de los
proyectos según lo indicado en el
acuerdo 036 de 2009 del CSU.
Verificar la discriminación de
las transferencias tanto en la
Ficha Financiera como en la
Resolución que aprueba el
presupuesto del proyecto. Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Informe periódico de la
verificación de la
discriminación de las
transferencias de los
proyectos. Informe Trimestral
de Verificación4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Definir directrices que
establezcan la naturaleza de los
recursos del presupuesto de
funcionamiento y de
Destinación regulada en los
Fondos Especiales para su
manejo en el SGF -QUIPU
Aclarar la naturaleza de los
recursos de funcionamiento y
de destinacion regulada para el
registro de la información en el
SGF -QUIPU
Division Nacional de
Presupuesto
Formular acto
administrativo mediante
el cual se establezcan
las directrices
Acto Administrativo 1 01/12/2011 31/12/2011 4 1 100% 4 4 4ACCIÓN CUMPLIDA
El instructivo que define las directrices se puede consultar
en la página web www.gerencia.unal.edu.co
Incluir un mayor nivel de detalle
en la Información de la Ficha
Administrativa de los proyectos
genéricos de la Facultad
Soportar la parte presupuestal
de los proyectos genericos con
la información generada por el
proceso de planeación.
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Incluir en la ficha
Administrativa de los
proyectos genéricos de
la Facultad de Medicina
la información que
permita la evaluación del
logro de los resultados
previstos para el
proyecto, paras las
vigencias 2011 y 2012.
Ficha
Administrativa
Completa
2 01/09/2011 30/03/2012 30 0 0% 0 0 0
Jefatura Financiera de
Sede Manizales
Evaluar el
comportamiento histórico
del genérico durante la
vigencia 2010
Documento de
estudio de
evaluación histórica
1 01/09/2011 15/10/2011 6 1 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA
Registro de Proyectos en la Ficha financiera del
Sistema Quipu y Autorizaciones de transferencias de
los proyectos.- Al verificar la ficha financiera de los
proyectos en el sistema Quipu, se observa que no esta
registrada la distribución de recursos del proyecto en el
sistema. De igual manera no se evidencia soportes que
sustenten las transferencias, ni las autorizaciones del
consejo de sede que indican que transferencias se van a
realizar y cuales no
Resolución 040 de 2001
modificada por la Resolución
2030 de 2002, Articulo 2 de la
resolución 0129 de 2010
modificado por el Artículo 1
de la resolución 41 de 2010,
parágrafo 2 del articulo 19 del
acuerdo 036 de 2009 del
CSU.
Esta situación
evidencia
deficiencias en
este mecanismo
de control
interno, lo que no
permite llevar un
control sobre la
ejecución del
proyecto.
Situación que
no permiten
identificar el
uso y aplicación
de los recursos
regulados de la
Facultad de
Medicina.
1 11 03 002
1. NEGOCIO MISIONAL
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
2 11 03 002
Gestión Fiscal de los Proyectos Genéricos.-
Analizadas las fichas administrativas de los proyectos
genéricos, tanto en la Sede Bogotá como en Manizales,
se evidencia que no se cuenta con la definición de
antecedentes, descripción y objetivo de cada uno de los
proyectos genéricos ni con metas definidas para la
vigencia fiscal sino que solamente se requiere y verifica el
manejo presupuestal de cada uno de los proyectos, sin
que su ejecución a final de vigencia refleje el 100%. No
obstante, para los proyectos de la Facultad de Medicina,
se observa que en las mismas se establece tanto el
objetivo general como los específicos pretendidos, pero los
mismos son generales y globales.
Resolución 040 de 2001
modificada por la Resolución
2030 de 2002
Desconocen los
objetivos y metas
precisas que
permitan la
medición de los
resultados
alcanzados,
situación que en
primera instancia
No permite
hacer una
evaluación de
la gestión fiscal
efectuada en
términos de
eficiencia,
eficacia,
economía y
equidad.
Completar la ficha del Fondo
Genérico en el Sistema
Financiero QUIPU con base en
los planes de acción que
formulan las diferentes
unidades.
Favorecer la identificación de
los objetivos y metas que
medirán la gestión fiscal del
Fondo Genérico.
INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
SUSCRIPCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO
FORMULARIO No 14.1
Realizar seguimiento selectivo
a los Fondos Especiales sobre
el cumplimiento de los procesos
y procedimientos establecidos
por la Universidad para el
manejo del presupuesto.
Verificar el correcto registro de
las apropiaciones de los
proyectos que se ejecutan en
los Fondos Especiales en
cumplimiento de las normas
establecidas en la Universidad.
1
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Ordenadores del Gasto
Definir objetivos y metas
en el marco del plan de
acción de la Facultad y
de la Sede, según
corresponda.
Documento con
objetivos y metas
por cada proyecto
genérico
4 15/11/2011 15/12/2011 4 4 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Ordenadores del Gasto
Registrar en la ficha
administrativa del
sistema financiero los
antecedentes, objetivos
y metas.
Registrar en la
ficha administrativa
de cada proyecto
genérico
4 01/01/2012 20/01/2012 3 0 0% 0 0 0
Definir una directriz indicando
que al cierre de cada vigencia
debera justificarse en las areas
financieras los saldos de
proyectos superiores al 30%
Establecer las causas por las
cuales se presentan saldos de
apropiacion al cierre de la
vigencia
Division Nacional de
Presupuesto
Formular acto
administrativo mediante
el cual se establezcan
las directrices
Acto Administrativo 1 01/01/2012 30/04/2012 17 0 0% 0 0 0
Definir mecanismos que
permitan la evaluación del grado
de cumplimiento de los objetivos
frente a la proyección y a la
ejecución de los ingresos
previstos para vigencia.
Establecer una evaluación que
permita hacer seguimiento de
los recursos con que se financia
el proyecto genérico (regulados)
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Elaborar un flujo de caja
para el seguimiento
periódico (mensual) de
los ingresos regulados
Flujo de caja
mensual
diligenciado
4 01/09/2011 31/12/2011 17 3 75% 13 13 17
Ajustar los planes de
acción de las FacultadesPlanes de acción 11 01/11/2011 30/01/2012 13 0 0% 0 0 0
Realizar seguimiento
semestral a los planes
de acción de las
Facultades
Reportes de
seguimiento33 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Socializar entre los Docentes
Directores de Proyectos de
Investigación la obligatoriedad
de formular adecuadamente
cada proyecto y de presentar el
informe de gestión al finalizar la
ejecución del mismo.
Dar a conocer la necesidad de
formular adecuadamente los
proyectos de Investigación y de
mostrar los resultados de los
mismos.
Realizar una circular
dirigida a los docentes
dando a conocer la la
obligatoriedad de
formular adecuadamente
cada proyecto y de
presentar el informe de
gestión al finalizar la
ejecución del mismo.
Circular 1 01/09/2011 30/11/2011 13 1 100% 13 13 13ACCION CUMPLIDA
Circular No. 005 de 2011 de la Unidad Administrativa de
la Facultad de Medicina
Verificar trimestralmente la
formulación de los proyectos de
Investigación.
Garantizar la inclusión del
documento de formulación
proyecto dentro de los soportes
del mismo.
Informe periódico
(Trimestral) de la
verificación de la
formulación del proyecto.
Informe Trimestral
de Verificación4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Oficina de Planeacion
Sede Medellín
1. Elaborar instrucción
con lineamientos.
Instructivo 1 30/11/2011 31/12/2011 4 1 100% 4 4 4
ACCION CUMPLIDA
Se remitió mediante correo electrónico y posteriormente
mediante oficio OP-531 de 2011, los lineamientos para la
ejecución de proyectos de inversión para la vigencia 2012.
DIME 2. Informe semestral.Informe de
seguimiento2 01/07/2011 30/06/2012 52 1 50% 26 0 0
Seguimiento a la ejecución
presupuestal de los proyectos.
Oficina Nacional de
Planeación, Oficinas de
Planeación Sedes
Andinas
3. Verificación de la
aplicabilidad de la Resol.
309/09
Reporte Mensual
de ejecución
presupuestal de los
proyectos
96 01/11/2011 01/11/2012 52 8 8% 4 0 0
Se adjuntan ejecuciones a noviembre de las 7 sedes y
Nivel Nacional.
Oficina de Planeacion
Sede Medellín
1.Emitir una circular
recordando a los
directores de proyectos
las obligaciones
contenidas en la
Resolución Rectoral 309
de 2009.
Circular 1 01/10/2011 31/10/2011 4 1 100% 4 4 4
ACCION CUMPLIDA
Con la circular 001 del 31 de octubre de 2011 de la
Oficina de Planeación, se realizó énfasis en las principales
funciones de los directores de proyectos que están
establecidas en la resolución de rectoría 309 de 2009. Se
adjunta copia de la circular mencionada y el correo de
envio.
Cumplir los objetivos de los
proyectos en los tiempos
preestablecidos.
Riesgo de que
se afecte el
cumplimiento
del proyecto
Identificar y realizar
oportunamente las
modificaciones presupuestales
6 11 03 002
SEDE MEDELLIN. Cumplimiento en la ejecución de
objetivos.- El proyecto de investigación “Jóvenes
investigadores de Colciencias” de la empresa 3065 tiene
en su plan de acción desarrollar 29 objetivos en el 2010,
de los cuales dejó de ejecutar el 29% en promedio.
Acuerdo 31 de 2006.
reglamentario de los Fondos
de Investigacion, articulo 2,
literal b
Deficiencias en la
planeación
SEDE MEDELLIN. Ejecución Presupuesto Proyectos.-
El presupuesto es una herramienta administrativa que
sirve para controlar y tomar decisiones, así mismo tiene
como fin desarrollar los programas y proyectos de la
entidad con el fin de cumplir sus objetivos. Sin embargo de
la muestra seleccionada de 21 proyectos, se evidenció
inejecución presupuestal promedio del 43.1% a diciembre
31 de 2010
Acuerdo 31 de 2006.
reglamentario de los Fondos
de Investigacion, articulo 2,
literal b
Deficiencias en la
planeación para
la ejecución de
los recursos
Riesgo que la
continuidad del
proyecto quede
comprometida.5 11 03 002
2 11 03 002
Gestión Fiscal de los Proyectos Genéricos.-
Analizadas las fichas administrativas de los proyectos
genéricos, tanto en la Sede Bogotá como en Manizales,
se evidencia que no se cuenta con la definición de
antecedentes, descripción y objetivo de cada uno de los
proyectos genéricos ni con metas definidas para la
vigencia fiscal sino que solamente se requiere y verifica el
manejo presupuestal de cada uno de los proyectos, sin
que su ejecución a final de vigencia refleje el 100%. No
obstante, para los proyectos de la Facultad de Medicina,
se observa que en las mismas se establece tanto el
objetivo general como los específicos pretendidos, pero los
mismos son generales y globales.
Resolución 040 de 2001
modificada por la Resolución
2030 de 2002
Desconocen los
objetivos y metas
precisas que
permitan la
medición de los
resultados
alcanzados,
situación que en
primera instancia
3 11 03 002
Ejecución Proyectos Regulados Facultad de
Medicina (Genérico y Plan de Acción).- No obstante,
los Proyectos de Plan de Acción y Genérico de la
Facultad de Medicina, presentan recursos no
comprometidos a 31 de diciembre de 2010 en cuantía de
$323,6 millones y $880,3 millones, para cada caso, que
frente a recursos apropiados de $719,1 millones para el
primer proyecto y de $2.413,1 millones para el segundo,
refleja una ejecución del 55% y del 63,5%
respectivamente.
Resolución 040 de 2001
modificada por la Resolución
2030 de 2002
No permite
hacer una
evaluación de
la gestión fiscal
efectuada en
términos de
eficiencia,
eficacia,
economía y
equidad.
Completar la ficha del Fondo
Genérico en el Sistema
Financiero QUIPU con base en
los planes de acción que
formulan las diferentes
unidades.
Favorecer la identificación de
los objetivos y metas que
medirán la gestión fiscal del
Fondo Genérico.
No permite
hacer una
evaluación de
la gestión fiscal
efectuada en
términos de
eficiencia,
eficacia,
economía y
equidad.
No permite
hacer una
evaluación de
la gestión fiscal
efectuada en
términos de
eficiencia,
eficacia,
economía y
equidad.
11 03 002
Inexistencia de formulación del proyecto
202010012487 Revista Scielo.- A la CGR no le fue
suministrada la información correspondiente a la
formulación del proyecto 202010012487 Revista Scielo, ni
informe de gestión alguno que de cuenta de la ejecución
de los recursos proyectados para la vigencia 2010 por
valor de $76,3 millones. Solamente se allegó un
documento que reporta el impacto de la Revista Scielo en
cuanto a los accesos al sitio Web y otros sin mostrar
seguimiento puntual a la aplicación de los recursos
durante la mencionada vigencia.
Seguimiento semestral a la
ejecución presupuestal de los
proyectos.
Falencias en la
planeación de los
proyectos o en el
seguimiento de
los mismos
Resolución 418 de 200,
organización del BPUN. 4
Falencias en la
planeación y
ejecución de los
proyectos o en el
seguimiento de
los mismos
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Ajustar los planes de acción de
las Facultades correspondientes
a la vigencia, para que reflejen
la planeación de los diferentes
proyectos que incluyan: los
objetivos, las metas, las
actividades y el presupuesto
estimado. Realizar seguimiento
semestral al cumplimiento de lo
planeado y la ejecución
presupuestal.
Articular los planes de acción
de las facultades con el plan de
acción de la Sede y realizar
seguimiento a sus proyectos
Oficina de Planeación
Institucional y del
Territorio
Seguimiento semestral a la
ejecución física y presupuestal
de las convocatorias y
proyectos de investigación.
2
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
DIME
2. Efectuar seguimientos
semestrales a la
ejecución de los
proyectos, donde se
pueda medir los
resultados de la gestión
y cumplimiento de los
objetivos y en aquellos
casos que lo ameriten,
realizar los ajustes
correspondientes.
Informes de
Seguimiento2 31/07/2011 31/07/2012 52 1 50% 26 0 0
Seguimiento a la ejecución
técnica semestral de los
proyectos.
Oficina Nacional de
Planeación, Oficinas de
Planeación Sedes
Andinas
3. Verificación de la
aplicabilidad de la Resol.
309/09
Reporte Semestral
de ejecución
técnica de los
proyectos
16 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Se aclara que la cantidad de medida de la actividad no es
consistente con la denominación de la unidad. Solo se
presentan 2 informes semestrales. En total serían 16: 7
sedes y Nivel Nacional.
Diseñar documento base para
los usuarios que requieran
buscar información en el
sistema financiero de la
Universidad.
Facilitar a los usuarios que
requieran información el acceso
y comprensión del sistema
financiero.
Elaboración del
documento base sobre la
operación del Sistema
Financiero QUIPU para
aquellos aspectos donde
la guía se considere
insuficiente y a partir del
cual se eliminen las
inconsistencias
generadas por
desconocimiento del
usuario del sistema.
Documento base 1 01/09/2011 30/01/2012 22 0 0% 0 0 0
Taller de Aplicación Validar propósito del documento
base
Realizar un taller donde
funcionarios ajenos a las
actividades financieras,
ingresen al sistema
Quipu, aplicando el
documento base
elaborado
Listado de
funcionarios
capacitados en el
taller
1 01/02/2012 30/03/2012 8 0 0% 0 0 0
Evaluación del Taller
Verificar la comprensión del
documento por parte de los
usuarios
Evaluar las tareas
realizadas por cada
funcionario en el
desarrollo del taller
Documento con los
resultados de la
evaluación
1 01/04/2012 30/04/2012 4 0 0% 0 0 0
Publicación del Documento
Base
Consulta pública de fácil acceso
a los usuarios que requieran
conocer el documento
Gestionar con el Nivel
Nacional la inclusión del
documento base en la
página del Quipu.
Documento
publicado1 01/05/2012 30/06/2012 9 0 0% 0 0 0
Cambio del Director del
proyecto " Fortalecimiento de la
Gestión Investigativa en la Sede
Orinoquia 2010-2012" .
Nombrar mediante
Resolucion un nuevo
Director y coordinador
funcional del proyecto:
Fortalecimiento de la
Gestión Investigativa en
la Sede Orinoquia 2010-
2012
Resolución
expedida y
aprobada.
1 01/06/2011 30/09/2011 17 1 100% 17 17 17
ACCION CUMPLIDA
Resolucion No. 181/2011 de Nombramiento del Profesor
Nestor Pérez, como Director y Coordinador Funcional del
proyecto: Fortalecimiento de la Gestión Investigativa en la
Sede Orinoquia 2010-2012
Análisis del alcance de
los compromisos
establecidos en la
formulación detallada del
proyecto y ajuste de
acuerdo a la factibilidad
de ejecución
Proyecto ajustado
en programa BPUN 1 14/09/2011 31/12/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Revisión semestral a la
ejecución de las
actividades del proyecto:
Fortalecimiento de la
Gestión Investigativa en
la Sede Orinoquia.
Informe semestral
de ejecución del
proyecto
Fortalecimiento de
la Gestión
Investigativa en la
Sede Orinoquia.
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Cumplir los objetivos de los
proyectos en los tiempos
preestablecidos.
Riesgo de que
se afecte el
cumplimiento
del proyecto
6 11 03 002
SEDE MEDELLIN. Cumplimiento en la ejecución de
objetivos.- El proyecto de investigación “Jóvenes
investigadores de Colciencias” de la empresa 3065 tiene
en su plan de acción desarrollar 29 objetivos en el 2010,
de los cuales dejó de ejecutar el 29% en promedio.
Acuerdo 31 de 2006.
reglamentario de los Fondos
de Investigacion, articulo 2,
literal b
Deficiencias en la
planeación
Inconsistencia en
la información
reflejada
Garantizar la ejecución de los
recursos apropiados para cada
vigencia, de tal manera que
beneficien la consolidación de la
Sede como ente promotor de la
investigación en la región de la
Orinoquia.
Restan
confiabilidad a
la información
que reporta el
sistema sobre
un mismo
hecho a la vez
que genera
confusión para
un tercero, en
este caso el
Ente de
Control, en el
seguimiento a
los recursos
asignados al
proyecto para
efectos de
funcionamiento
de las Unidades
Básicas.
Director y Coordinador
Funcional del proyecto: "
Fortalecimiento de la
Gestión Investigativa en
la Sede Orinoquia 2010-
2012"Acuerdo 31 de 2006.
reglamentario de los Fondos
de Investigacion, articulo 2,
literal b
SEDE ORINOQUIA.- Ejecución en Proyecto de
investigación.- Se desconoce la definición estratégica
del Plan Global de Desarrollo 2010 – 2012 de la
Universidad Nacional de Colombia, si se tiene en cuenta
que todos los objetivos y metas contribuyen al desarrollo
de los programas, toda vez que en revisión del Proyecto
de investigación No. 2050100153 – Fortalecimiento de la
Gestión Investigativa en la Sede Orinoquia se encontró
que de $229,6 millones apropiados para la vigencia 2010,
solo se ejecutó $51,4 millones, correspondientes al 22%,
8 11 03 002
Seguimiento semestral a la
ejecución física y presupuestal
de las convocatorias y
proyectos de investigación.
Falta de gestión
para la ejecución
de los recursos
destinados a
proyectos de
investigación
Incumpliendo lo
programado en
el presupuesto
para los
estímulos a los
estudiantes
auxiliares,
viáticos y
gastos de viaje,
otros gastos
generales y
operaciones
internas de
adquisición de
servicios.
Asegurar el cumplimiento de las
actividades planedas según los
ajustes aprobados por la Oficina
de Planeación Nacional en la
vigencia restante del proyecto
7 11 03 002
SEDE MANIZALES. Ficha financiera proyectos de
recursos regulados.- Para el proyecto 90101015634 -
Genérico gastos de funcionamiento y deuda - vigencia
2010, en la ficha financiera en la distribución de rubros
presupuestales, la cual contiene los movimientos al
presupuesto del proyecto, se refleja un valor total de
$26.881,83 millones, cifra que no guarda consistencia con
la información reflejada en el Reporte de Ejecución
Presupuestal Acumulada por Proyecto, según la cual la
apropiación definitiva del proyecto referido es de
$29.341,16 millones.
Igual situación para los proyectos 90101015639 -
Proyecto genérico gastos de operación fondo especial
Dirección - vigencia 2010 y 90101015646 - Proyecto
genérico gastos de operación fondo especial Facultad de
Ingeniería y Arquitectura 2010. Para el primero, en la
ficha financiera presenta un total de $1.136,28 millones y
en el reporte una apropiación definitiva de $1.126,65
millones y para el segundo, $1.276,79 millones en la ficha
financiera frente a $1.219,41 millones como valor total del
proyecto y apropiación definitiva en el reporte mencionado.
Resolución 040 de 2001
modificada por la Resolución
2030 de 2002
Sección Financiera
(Grupo Presupuesto)
Sede Manizales
3
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Seguimiento a la ejecución
presupuestal de los proyectos.
Oficina Nacional de
Planeación, Oficinas de
Planeación Sedes
Andinas
Verificación de la
aplicabilidad de la Resol.
309/09
Reporte Mensual
de ejecución
presupuestal de los
proyectos
96 01/11/2011 01/11/2012 52 8 8% 4 0 0
Se adjuntan ejecuciones a noviembre de las 7 sedes y
Nivel Nacional.
A través de
Convocatorias
regionales con los
sectores productivos,
establecer una agenda
regional para la vigencia
2012
Agenda regional
anual1 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Promover mediante
reuniones el
acercamiento con
entidades estratégicas
para hacer la
presentación de la
oferta de extensión, con
el fin de desarrollar
proyectos o suscribir
convenios,
teniendo en cuenta la
capacidad de
articulación con los
diferentes grupos de
investigación, soporte
técnico y tecnológico y
capacidad docente de
las diferentes sedes de
la Universidad.
reuniones
trimestrales
desarrolladas
4 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar seguimiento a
los proyectos
desarrollados mediante
la elaboración de
informes semestrales
Informe semestral
de los proyectos
desarrollados y/o
convenios
suscritos.
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Obtención y análisis de
la información
institucional relacionada
con informática y
comunicaciones.
Informe 1 01/02/2011 10/06/2011 18 1 100% 18 18 18
ACCION CUMPLIDA
Problema estructural cuya solución implica a mediano
plazo el concurso de recursos que aún no tiene la
Universidad. Se reconoce la importancia de buscar la
integralidad de los sistemas de información, proceso en
que ha estado comprometida la Universidad, en virtud de
la Universidad elaboró el Plan Maestro de Tecnologías de
Información y Comunicaciones de la Universidad Nacional
de Colombia.
El artículo 12 de la Resolución 309/2009 consignado en la
columna "Criterio" no corresponde a este hallazgo.
Plan Estratégico de Tecnologías de Información Y
Comunicaciones - PETI Documento de Análisis
Presentación preliminar
avance Presentación 1 13/06/2011 20/06/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
Elaboración documento
Plan Estratégico de
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones – PETI,
Documento Plan
Estratégico de
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones –
PETI
1 05/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0
ACCION CUMPLIDA
Plan Estratégico de Tecnologías de Información Y
Comunicaciones – PETI Documento de Diseño y
Documento de Requisitos
Prueba piloto 1 03/10/2011 03/10/2012 52 0 0% 0 0 0
Informe de
resultados de
prueba piloto
1 15/11/2012 31/03/2013 19 0 0% 0 0 0
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Análisis e identificación
de los ajustes del
Sistema Gerencial
Financiero Quipú
requeridos para
actualizar la información
Informe 1 03/10/2011 30/06/2012 39 0 0% 0 0 0
Estabilizar y estandarizar
el aplicativo Bpun en
campos y rubros
Director Instituto de
Estudios de la Orinoquia
Oficina Nacional de
Planeación
10
Evaluar la viabilidad de realizar
un proceso de integración entre
los dos sistemas BPUN y
QUIPÚ.
Facilitar la comunicación de los
dos sistemas quipú y bpun.
Establecer las directrices
tecnológicas de la Universidad
en información y
comunicaciones y sugerir los
proyectos que alineados con la
visión de la Universidad
habilitarán el logro de las metas
trazadas por el cuerpo directivo
de la misma
Imposibilidad de
un proceso de
integración
totalmente
automático
entre estos dos
sistemas.
Diseñar el Plan Estratégico de
Tecnologías de Información y
Comunicaciones – PETI, con
base en el Plan Maestro de
Tecnologías de Información y
Comunicaciones.
Vicerrectoría General
9 11 03 002
SEDE ORINOQUIA. Soportes proyectos de
extensión.- El 71% de los recursos auditados según la
muestra en cuantía de $2.027.348 miles, corresponden a
proyectos de extensión, que se ejecutan a través del
presupuesto de la Sede Orinoquia, pero financian
proyectos de otras zonas geográficas que no benefician a
la Región. Estos recursos que según el presupuesto se
ejecutan en la Sede Orinoquia, no están generando
impacto en esta comunidad.
Literales d y h, Artículo 3,
Acuerdo 36 de 2009
Falta de gestión
para la ejecución
de los recursos
destinados a
proyectos de
extensión en la
reión.
Integralidad de los sistemas de información BPUN -
QUIPU.- Se observó que no hay correspondencia entre el
código que se asigna al proyecto en BPUN y la
codificación del Quipu, en algunos casos diferencias entre
los valores aprobados para el proyecto y entre la
información que reporta uno y otro sistema como se
presenta al interior de este informe. Así mismo se
presentan otras deficiencias de tipo operativo, debido a la
transcripción manual que deben realizar al BPUN los
directores de los proyectos de la información económica y
contractual registrada en el Sistema de Gestión Financiera
QUIPU, tampoco permite la consulta de información de
vigencias anteriores, ni impresiones parciales de periodos
específicos.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Lo anterior, y tal
como se observó
en el Nivel
Nacional y las
Sedes Bogotá,
Manizales y
Palmira, se
evidencia que no
hay integralidad
entre el BPUN y
el QUIPU.
Situación que
además de lo
expuesto implica
deficiencias en el
Sistema de
Control Interno
de la UN en lo
correspondiente
a monitoreo y
seguimiento.
Garantizar la ejecución de los
recursos apropiados para cada
vigencia, de tal manera que
beneficien la consolidación de la
Sede como ente promotor de la
investigación en la región de la
Orinoquia.
Acuerdo 31 de 2006.
reglamentario de los Fondos
de Investigacion, articulo 2,
literal b
SEDE ORINOQUIA.- Ejecución en Proyecto de
investigación.- Se desconoce la definición estratégica
del Plan Global de Desarrollo 2010 – 2012 de la
Universidad Nacional de Colombia, si se tiene en cuenta
que todos los objetivos y metas contribuyen al desarrollo
de los programas, toda vez que en revisión del Proyecto
de investigación No. 2050100153 – Fortalecimiento de la
Gestión Investigativa en la Sede Orinoquia se encontró
que de $229,6 millones apropiados para la vigencia 2010,
solo se ejecutó $51,4 millones, correspondientes al 22%,
los proyectos
desarrolados no
tiene impacto
en la región
8 11 03 002
Falta de gestión
para la ejecución
de los recursos
destinados a
proyectos de
investigación
Incumpliendo lo
programado en
el presupuesto
para los
estímulos a los
estudiantes
auxiliares,
viáticos y
gastos de viaje,
otros gastos
generales y
operaciones
internas de
adquisición de
servicios.
Implementar el Modelo de
Extensión para la Sede
aprobado por el Comité
Académico Administrativo
Orientar la función de
extensión en la sede, facilitando
el seguimiento, evaluación y
control de la misma acorde con
los lineamientos y normatividad
institucional, con el fin de lograr
un mayor impacto académico y
de desarrollo regional.
11 03 002
4
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones
Estandarización de la
plataforma tecnológica a
nivel de versión de
bases de datos del
Sistema de información
financiera QUIPU
Base de datos
estandarizada9 03/10/2011 30/06/2012 39 0 0% 0 0 0
Definición del muestreo Informe 1 03/10/2011 31/12/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Verificación de la
información de los
proyectos de la muestra
Proyectos
revisados15 09/01/2012 09/03/2012 9 0 0% 0 0 0
Comunicación a los
directores de la agenda
del taller, fecha y lugar
de realización
Invitación 17 01/11/2011 01/12/2011 4 0 0% 0 0 4
Realización del taller Taller 1 01/12/2011 31/03/2012 17 0 0% 0 0 0
11 11 03 002
SEDE PALMIRA. Reporte del Banco de Proyectos.-
La oficina de Planeación de la Sede no cuenta con un
reporte del Banco de Proyectos consolidado de
seguimiento y aprobación, que permita verificar en tiempo
real la operatividad, dado la complejidad que presenta el
aplicativo.
Es así como, para observar las modificaciones
presentadas respecto a los proyectos, se deben abrir cada
una de las solicitudes de modificaciones, que para los
ocho (8) proyectos seleccionados fueron 391, así para
poder ver el sustento y la aprobación correspondiente se
tendría que desplegar 391 veces y esto es sin contar las
otras actividades que se realizan en el aplicativo.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Ddeficiencias que
presentan las
herramientas
para generar los
reportes de
manera
consolidada.
Esta situación
genera demoras,
y dificulta la
consulta de las
diferentes
actividades que
se registran en
este aplicativo en
desarrollo de la
formulación y
ejecución de los
proyectos de
soporte
institucional
Realizar el ajuste al aplicativo
BPU
Mejorar la visualización del
aplicativo BPUN en lo
correspondiente a las
solicitudes de modificación
Oficina Nacional de
Planeación
Ajuste del aplicativo
BPUN para una mejor
visualización del
sustento de las
solicitudes de
modificación de los
proyectos de inversión
Aplicativo ajustado 1 01/11/2011 30/11/2011 4 1 100% 4 4 4
ACCION CUMPLIDA
El BPUN es un aplicativo administrativo y como tal debe
guardar todas las solicitudes registradas por el Director del
proyecto. En el hallazgo se hace alusión a “las
deficiencias que presentan las herramientas para generar
los reportes de manera consolidada”.
Es importante aclarar que todas las solicitudes de cambio
es posible visualizarlas en la opción “versiones” que tiene
el aplicativo BPUN que se encuentra siguiendo la ruta:
Ejecución y Seguimiento
Visualizar
Versiones
Generar una circular para todos
los Directores de los proyectos
de inversión de gestión y
soporte institucional, como
responsables institucionales de
los mismos, orientada a solicitar
se evidencien los soportes
documentales de lo actuado en
el desarrollo de los proyectos.
Garantizar de manera oportuna
y fiable el suministro de la
información requerida
Oficina Nacional de
Planeación
Elaboracion y envío de la
Circular a los Directores
de los proyectos de
inversión de gestión y
soporte institucional
Circular 1 01/11/2011 01/12/2011 4 1 100% 4 4 4
ACCION CUMPLIDA
"Se adjunta fotocopia de la Circular No.11 de Noviembre
29 de 2011 y constancia de envío a las Sedes y de
entrega a los Directores de proyectos del Nivel Nacional.
Ajuste del procedimiento
SIMEGE en lo relativo a la
formulación detallada de
proyectos de inversión
exigiendo como requisito para la
aprobación de los mismos los
estudios previos
correspondientes.
Garantizar la adecuada
planeación de los recursos de
los proyectos de inversión de
gestión y soporte institucional
Oficina Nacional de
Planeación y Oficinas
de Planeaciónde Sede
Elaboración y validación
de la propuesta de
modificación del
procedimiento con las
sedes
Documento de
Procedimiento
ajustado
1 01/11/2011 28/02/2012 17 0 0% 0 0 0
Definicion de espacios de
socializacion y capacitación a
los responsables de los
Proyectos Modernización y
Mantenimiento de la
Infraestructura de Laboratorios
de I+E y de Sistema Nacional
de Laboratorios, en el análisis y
seguimiento de las consultas y
reportes del SGF-QUIPU
Lograr que los usuarios
responsables de los proyectos
esten en capacidad de hacer
seguimiento y analisis en los
reportes adecuados
Grupo funcional SGF-
QUIPU
Realizar capacitación de
Introducción al SGF-
QUIPU en el marco del
cronograma diseñado.
Capacitación 1 01/09/2011 31/12/2011 17 0 0% 0 0 17
Diseñar un taller virtual de
capacitación a los responsables
de los Proyectos en el análisis
y seguimiento de las consultas y
reportes del SGF-QUIPU
A través de una herramienta
virtual, publicar en el sitio web
de la GNFA un taller virtual de
capacitación que esté en linea a
disposición de los responsables
de los proyectos
Grupo funcional SGF-
QUIPU
Un taller virtual de
capacitación en el
análisis y seguimiento de
las consultas y reportes
del SGF- QUIPU
Taller virtual 1 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Muestreo de 15 proyectos de
inversión de gestión y soporte
institucional del Nivel Nacional
para verificar registro de
información
Verificación del registro de la
información consignada por los
Directores de proyecto en el
aplicativo BPUN frente a la
información generada en los
reportes de ejecución
presupuestal del Sistema
Financiero Quipú.
Oficina Nacional de
Planeación
Oficina Nacional de
Planeación
Buscar que los directores de los
proyectos de inversión de
gestión y soporte institucional
del Nivel Nacional diligencien en
el BPUN oportuna y
adecuadamente la información
referente al Banco de proyectos
de la Universidad – BPUN,
como sistema administrativo
que permita el control de los
proyectos y adicionalmente
propender porque la información
que se registra en el Sistema
Financiero Quipú coincida con
la registrada en el BPUN.
10
Realizar un taller con los
Directores de Proyectos de
inversión de gestión y soporte
institucional del Nivel Nacional–
BPUN.
Evaluar la viabilidad de realizar
un proceso de integración entre
los dos sistemas BPUN y
QUIPÚ.
Facilitar la comunicación de los
dos sistemas quipú y bpun.
Imposibilidad de
un proceso de
integración
totalmente
automático
entre estos dos
sistemas.
11 03 002
12 11 03 002
Documentos soporte del valor y gastos del proyecto.-
En la información suministrada por la Universidad de cada
uno de los proyectos tomados como muestra por la CGR,
no se evidencia soportes documentales que permitan
determinar el valor asignado para el proyecto y el valor
asignado a cada rubro del mismo, situación que no permite
verificar si se ha realizado una correcta planeación.
Artículo 10, Fase de diseño
del proyecto, Reslución 309
de 2009, Procedimientos
BPUN.
Para el
establecimiento de
los valores de los
contratos de
prestación de
servicios, se
manifiesta que se
toma como base
una tabla de
criterios de
contratación, cuyos
valores
corresponden al
nivel educativo y
experiencia de
quien se contrata y
los cuales
necesariamente no
corresponden a los
presentados en la
formulación del
Ejecución Proyecto Fortalecimiento al Sistema
Nacional de Laboratorios en el Nivel Nacional
vigencia 2010.- El sistema QUIPU en el desglose de la
ejecución por vigencias, presenta para el año 2010 un
valor ejecutado de $220,37 millones, que frente a la suma
de los compromisos de la vigencia presentados por el
mismo sistema , en el movimiento proyecto por $258,1
millones, genera una diferencia de $3,77 millones, sin que
se conozca la razón de la misma.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Lo anterior, y tal
como se observó en
el Nivel Nacional y
las Sedes Bogotá,
Manizales y
Palmira, se
evidencia que no
hay integralidad
entre el BPUN y el
QUIPU. Situación
que además de lo
expuesto implica
deficiencias en el
Sistema de Control
Interno de la UN en
lo correspondiente a
monitoreo y
seguimiento.
Imposibilidad de
un proceso de
integración
totalmente
automático
entre estos dos
sistemas.
Integralidad de los sistemas de información BPUN -
QUIPU.- Se observó que no hay correspondencia entre el
código que se asigna al proyecto en BPUN y la
codificación del Quipu, en algunos casos diferencias entre
los valores aprobados para el proyecto y entre la
información que reporta uno y otro sistema como se
presenta al interior de este informe. Así mismo se
presentan otras deficiencias de tipo operativo, debido a la
transcripción manual que deben realizar al BPUN los
directores de los proyectos de la información económica y
contractual registrada en el Sistema de Gestión Financiera
QUIPU, tampoco permite la consulta de información de
vigencias anteriores, ni impresiones parciales de periodos
específicos.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Lo anterior, y tal
como se observó
en el Nivel
Nacional y las
Sedes Bogotá,
Manizales y
Palmira, se
evidencia que no
hay integralidad
entre el BPUN y
el QUIPU.
Situación que
además de lo
expuesto implica
deficiencias en el
Sistema de
Control Interno
de la UN en lo
correspondiente
a monitoreo y
seguimiento.
No permite
verificar si se
ha realizado
una correcta
planeación.
13
11 03 002
5
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
La Dirección Nacional de
Laboratorios realizará un
seguimiento permanente a la
ejecución presupuestal del
proyecto de inversión.
Dirección Nacional de
Laboratorios
Informe semestral de
seguimientoInforme 1 01/06/2011 01/12/2011 26 0 0% 0 0 26
Seguimiento a la ejecución
técnica semestral de los
proyectos.
Oficina Nacional de
Planeación, Oficinas de
Planeación Sedes
Andinas
3. Verificación de la
aplicabilidad de la Resol.
309/09
Reporte Semestral
de ejecución
técnica de los
proyectos
16 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Se aclara que la cantidad de medida de la actividad no es
consistente con la denominación de la unidad. Solo se
presentan 2 informes semestrales. En total serían 16: 7
sedes y Nivel Nacional.
Unidad Administrativa
Sede Amazonía
Realizar taller de
capacitacion sobre los
procedimientos de
selección del contratista
y formalizacion de la
adquisicion, asi como del
adecuado uso de las
herramientas definidas
en el macroproceso de
gestion administrativa y
financiera para apoyo a
al gestion contractual
Taller de
capacitacion1 02/01/2012 30/04/2012 17 0 0% 0 0 0
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Realizar revision de
expedientes
contractuales, mediante
una visita de
segumiento a la gestion
contractual, para
verificar la aplicación de
los procedimientos y
herramientas
visitas de
seguimiento 1 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
El director de cada proyecto al
ingresar el informe de avance
semestral al aplicativo BPUN
debe verificar que la información
consignada de la ejecución
presupuestal coincida con
sistema financiero Quipu.
Asegurar que cualquier
información suministrada sobre
la ejecución financiera de los
proyectos dada una fecha de
corte sea confiable
Director del Proyecto
Reportar la ejecución
financiera del proyecto
en el informe de avance
semestral teniendo
como fuente de
información el sistema
QUIPU (sistema
financiero)
Informe de avance
semestral 2 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
La Oficina de Planeación
revisará los informes de avance
semestral para constatar esa
coincidencia de las cifras
Asegurar que la información
registrada en el aplicativo BPUN
coincida la información del
sistema financiero QUIPU en la
misma fecha de corte
Oficina de Planeación
Institucional y del
Territorio
Revisión de los informes
de avance semestrales
Seguimiento de los
proyectos en el
informe de avance
en el aplicativo
BPUN
2 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Revisar el 100% de
los contenidos de la
página web del SIMEGE
y en la intranet en la
Sede Manizales,
periodicamente.
Informe de revisión
semestral2 30/08/2011 30/08/2012 52 1 50% 26 0 0
Se realizó la revisión de los contenidos de la página web
del simege de la sede Manizales, de las actividades
comprendidas entre el mes de julio y el mes diciembre de
2011.
Uno de los resultados de esta revisión fue el rediseño de
la pág web, (ODS No.168 de 1-29 septiembre de 2011).
La nueva página web del simege se publicó el día 6 de
octubre de 2011, de acuerdo a correo enviado por la
administradora de sistemas informáticos del Centro de
Cómputo de la Sede. Informe realizado el 30 de diciembre
Dirección Administrativa
y Financiera
Sede Manizales
Minimizar la pérdida de recursos
una vez finalice la vigencia
Planeación de los recursos destinados a impresos y
publicaciones, y transferencias Proyecto
Fortalecimiento al Sistema Nacional de Laboratorios
(Nivel NAcional).- Para el desarrollo del proyecto durante
la vigencia 2010 se apropio en el rubro de impresos y
publicaciones la suma de $ 4,4 millones, igualmente en el
rubro de transferencias se apropio $30 millones; revisado
la ejecución de estos recurso se evidenció que no se
ejecutaron en la vigencia,
Artículo 10, Fase de diseño
del proyecto, Reslución 309
de 2009, Procedimientos
BPUN.
Fortalecimiento y cualificacion
de los equipos responsables en
la aplicación de los
procedimientos de selección del
contratista en la sede Amazonia,
14 11 03 002
11 03 002
Ejecución Proyecto Sistema de Mejor Gestión UN-
SIMEGE III Etapa vigencia 2010.- Para la Sede Bogotá,
en el Aplicativo BPUN al evaluar el avance a 31 de
diciembre de 2010, acorde al despliegue de avance a
2010-2, se presenta una ejecución del proyecto por valor
total de $250 millones, que corresponde a un 32,69% del
total apropiado para la vigencia,Sin embargo, en el mismo
aplicativo en el reporte del resumen presupuestal, se
presenta una ejecución a 2010 de $637,56 millones que
correspondería a un porcentaje de ejecución del 83,37%
para la vigencia, pero que no concuerda con el avance
2010-2. Cifra que a su vez, tampoco es coherente con la
reflejada en el informe de gestión del Director del Proyecto
por valor de $591,73 millones equivalente a una ejecución
del 77,38 para el año 2010.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Procedimientos
antieconomicos
en el desarrollo
del proyecto.
No permite
verificar si se
ha realizado
una correcta
planeación.
Deficiencias en el
Sistema de
Control Interno
de la UN en lo
correspondiente
a monitoreo y
seguimiento.
Lo anterior
resta
confiabilidad a
la información
reportada en los
diferentes
aplicativos
sobre un mismo
hecho, en
menoscabo de
la aplicación y
eficiencia del
sistema de
control interno
de la entidad.
16
Artículo 2º, Resolución 1066
de 2007, crea el SIMEGE17 11 03 002
SEDE MANIZALES. Actualización información.- En
revisión efectuada al Sistema de Mejor Gestión de la
Universidad Nacional se observa que la información
reportada en la página web de la UN Sede Manizales no
se encuentra actualizada. Nótese, por ejemplo, que se
levantaron las matrices de riesgos de acuerdo a los
procesos que aplican a las dependencias, pero estas no
han sido incorporadas a la página.
Para el
establecimiento de
los valores de los
contratos de
prestación de
servicios, se
manifiesta que se
toma como base
una tabla de
criterios de
contratación, cuyos
valores
corresponden al
nivel educativo y
experiencia de
quien se contrata y
los cuales
necesariamente no
corresponden a los
presentados en la
formulación del
proyecto y que no
son fáciles de
determinar para un
tercero, en este
caso el Ente de
Control.
15 11 03 002
SEDE AMAZONIA. Deficiencias en la etapa
precontractual para la adquisición de elementos de
laboratorio.- Para la adquisición de elementos de
laboratorio no se esta aplicando los principios de
planeación y economía, dado que se para la ODC 148 de
18/11/201 que se tuvo que cambiar las características de
los ítems a adquirir mediante otro si, dado que inicialmente
se realizó la ODC para la adquisición de una “balanza
analítica Sartorius LA230S Master pro 230 g x por 0.1 mg”
por valor de $14.976.285, y el proveedor informó el 18 de
marzo de 2011 (90 días después de iniciado el plazo de
ejecución) que la balanza solicitada estaba descontinuada
pero que tenían otra balanza más económica que cumplía
la misma función, la entidad mediante otro si No. 01 de
22/03/2011 modifica los ítems a adquirir incluyendo la
balanza más económica y funcional, además de incluir
más elementos con el sobrante por el menor precio.
ARTÍCULO 10, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
No aplicación del
principio de
economía, dado
que en el estudio
de precios y
mercados, no se
tuvo en cuenta
que existía en el
mercado otra
balanza más
económica que
cumplía con la
misma función,
de igual manera
se evidencia la
no aplicación del
principio de
planeación dado
que se requería
comprar más
ítems y no fueron
contemplado en
la solicitud inicial.
Socializar con los Directores de
proyectos, coordinadores de
areas y docentes los
procedimientos y herramientas
que se debn tener en cuenta
para adelantar procesos de
invitacion y selección de ofertas
para contratar bienes y servicios
y realizar seguimiento a su
correcta aplicacion
Mantener actualizada la página
web del SIMEGE y la intranet
en la Sede Manizales, para
facilitar el uso y búsqueda de la
información.
1. Revisión de la página web del
SIMEGE Sede Manizales e
identificación de los link que
requieren actualización y/o
cambios en el contenido de la
información allí reportada con
una periodicidad establecida.
En los formatos
de control de
riesgos que
contienen los
planes de acción
y mejoramiento y
de seguimiento a
las acciones no
se observa
actualización de
la información
recopilada a
través de las
visitas de
seguimiento
Ello pone en
riesgo la utilidad
del instrumento
para fortalecer
de manera
permanente la
gestión, la
capacidad
académico
administrativa y
el desempeño
de la UN en el
cumplimiento
de su misión
6
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 20102. Identificación de los
link que requieren
actualización y/o
cambios en el contenido
de la información allí
reportada.
Documento de
reporte semestral2 30/08/2011 30/08/2012 52 1 50% 26 0 0
Se realizó la identificación de los link que requerían
actualización y/o cambios de la información de la pág web,
estos se informaron en el documento de reporte
semestral de la pág web del simege en la sede Manizales,
Informe comprendido entre las fechas de julio a diciembre
de 2011.
Informe realizado el 30 de diciembre de 2011 por la
profesional de apoyo en comunicaciones Natalia Jaramillo
García y entregado a la coordinadora del equipo técnico
del proyecto.3. Efectuar las
actualizaciones
periódicas que sean
necesarias.
Documento
semestral de
registro de
actualizaciones
2 30/08/2011 30/08/2012 52 1 50% 26 0 0
e realizaron las actualizaciones de la pág. web durante el
periodo comprendido entre septiembre y diciembre de
2011 , esta se registraron en el documento semestral de
registro de actualizaciones de la pág web del simege de la
sede Manizales.
Se realizó actualización a la página en las siguientes
fechas: 26 de octubre, 13, 14, 15, 22 y 27 de diciembre de
2011. 1. Realizar el 100% del
seguimiento a los planes
de acción y planes de
tratamiento definidos en
cada uno de los
procesos.Informes
trimestrales de
seguimiento
4 30/08/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Se realizó seguimiento de las actividades y subproyectos
formulados en el proyecto UN -SIMEGE III ETAPA,
durante el III y IV trimestre del año 2011.
Se presentó el informe de avance del III trimestre del año
2011 al nodo de la sede Manizales el 10 de octubre de
2011.
Se presentó el informe del IV trimestre del año 2011 al
coordinador funcional de proyecto y se envió a la
Vicerrectora General el día 16 de diciembre del año 2011.
Será presentado al nodo en la primera revisión del año 2. Actualizar la
información en el
software SIMEGE
electrónico.
Reporte trimestral
de actualizaciones4 30/08/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Se mantuvo actualizada la información en el SIMEGE
electrónico, lo que se evidencia con el reporte trimestral de
las actualizaciones realizadas en los planes de acción y
los planes de tratamiento de riesgos, por parte de los
administradores de los módulos en los diferentes equipos
de gestión. En estos reportes se puede identificar la fecha
de elaboración del documento y las fechas y avances de
la ejecución de las acciones definidas en los diferentes
planes de acción, en el periodo comprendido entre julio y
diciembre de 2011. Reporte ejecutado por la profesional
de apoyo Elimarian Usma Giraldo el día 3 de enero de
2012.
1. Realizar el 100% de la
revisión del estado de
avance de las
actividades y/o
subproyectos frente a la
meta y fechas
establecidas en la
formulación del proyecto
UN SIMEGE.
Informe trimestral
de avance4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Se realizó seguimiento de las actividades y subproyectos
formulados en el proyecto UN -SIMEGE III ETAPA,
durante el III y IV trimestre del año 2011.
Se presentó el informe de avance del III trimestre del año
2011 al nodo de la sede Manizales el 10 de octubre de
2011.
Se presentó el informe del IV trimestre del año 2011 al
coordinador funcional de proyecto y se envió a la
Vicerrectora General el día 16 de diciembre del año 2011.
Será presentado al nodo en la primera revisión del año
2012.
Como resultado de estos seguimientos se definió enviar 2. Llevar a cabo el
control total sobre las
actividades y/o
subproyectos que no
han avanzado durante el
trimestre, de acuerdo
con el proyecto BPUN.
Tablero trimestral
de control de
actividades
4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Se mantuvo el control sobre las actividades y/o
subproyectos por medio de los tableros con las
actividades y/ o subproyectos del III trimestre (julio-
agosto y septiembre) y el IV trimestre (octubre, noviembre
y diciembre) del año 2011 . . Se realizó el control del
avance de las metas frente al avance de la sede
Manizales .
Dirección Administrativa
y Financiera Sede
Manizales
1. Realizar seguimiento
en la matriz de avance
del proyecto trimestral.
Informe de
seguimiento4 30/08/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Se realizó seguimiento de los avances del proyecto
utilizando la matriz de resporte de las actividades
mensuales. Se presentaron los siguientes informes de
seguimiento:
1. Informe ejecutivo del proyecto a julio 31 de 2011 en
reunión de nodo, del 8 de agosto de 2011.
2. Informe de avance del proyecto al 31 de octubre de
2011 en reunión de nodo, del 21 de noviembre de 2011.
Vicerrectoría de Sede
2. Reuniones
trimestrales para
analizar e implementar
estrategias para el
avance del proyecto.
Actas de reuniones 4 30/08/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Se realizaron reuniones para la revisión de los avances de los
subproyectos que presentaban atraso en sus metas o actividades
y se realizaron las recomendaciones para el avance de estos, se
realizaron en las sesiones de Nodo del 5 de septiembre de
2011, acta No. 6; del 12 de sepptiembre , acta de reunión y del
21 de noviembre del 2011 , acta No. 8.
Se revisaron los avances del subproyecto de Clima
Organizacional , de Programa de egresados, Donaciones,
Desarrollo Territorial y Desarrollo Informático.
Subproyecto de Clima Organizacional.
La jefe de personal expuso las razones de porque no se ha
avanzado en las actividades formuladas, pero manifiesta que la
sede ha venidio realizando intervenciones con el plan de
Dirección Administrativa
y Financiera
Sede Manizales
11 03 002
SEDE MANIZALES. Actividades sin ejecución.-
Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE. Las actividades
1.1.2, 1.8.2, 2.3.2, 3.1.5, 5.2.1, 5.3.3, 6.1.2, 11.2.2, que
tenían fecha de inicio prevista en el año 2010. Sin
embargo, no se reportan informes de avance y/o
cumplimiento de las mismas,
Artículo 10, Fase de diseño
del proyecto, Reslución 309
de 2009, Procedimientos
BPUN.
Desconocimiento
del proceso de
planeación del
proyecto
Dirección Administrativa
y Financiera
Sede Manizales
1. Ejercer control trimestral
sobre las actividades y/o
subproyectos que componen el
proyecto UN SIMEGE y
establecer cuáles no han
iniciado o tienen poco avance.
Artículo 2º, Resolución 1066
de 2007, crea el SIMEGE17 11 03 002
SEDE MANIZALES. Actualización información.- En
revisión efectuada al Sistema de Mejor Gestión de la
Universidad Nacional se observa que la información
reportada en la página web de la UN Sede Manizales no
se encuentra actualizada. Nótese, por ejemplo, que se
levantaron las matrices de riesgos de acuerdo a los
procesos que aplican a las dependencias, pero estas no
han sido incorporadas a la página.
No permite
efectuar
seguimiento
real del
proyecto y que
no permite
certeza sobre el
avance final
reportado en el
Sistema BPUN.
Mantener actualizada la página
web del SIMEGE y la intranet
en la Sede Manizales, para
facilitar el uso y búsqueda de la
información.
18
1. Revisión de la página web del
SIMEGE Sede Manizales e
identificación de los link que
requieren actualización y/o
cambios en el contenido de la
información allí reportada con
una periodicidad establecida.
En los formatos
de control de
riesgos que
contienen los
planes de acción
y mejoramiento y
de seguimiento a
las acciones no
se observa
actualización de
la información
recopilada a
través de las
visitas de
seguimiento
Ello pone en
riesgo la utilidad
del instrumento
para fortalecer
de manera
permanente la
gestión, la
capacidad
académico
administrativa y
el desempeño
de la UN en el
cumplimiento
de su misión
Detectar oportunamente las
actividades y/o subproyectos
que no han iniciado o que no
han avanzado lo suficiente para
motivar o promover su avance.
2. Promover el inicio y el avance
de las actividades definidas en
el proyecto, buscando la
nivelación de acuerdo al avance
que se debe tener, a través de
diversas estrategias.
Definir e implementar acciones
o estrategias para lograr el
avance del proyecto de acuerdo
a las fechas y desarrollo del
proyecto según sea la
necesidad y el caso.
2. Implementación del módulo
SIMEGE electrónico de riesgos
y el de acciones en la Sede
Manizales.
Dirección Administrativa
y Financiera Sede
Manizales
Mantener actualizada la
información de los planes de
acción de mejora y del
seguimiento y estado de las
acciones definidas en los planes
de tratamiento de los riesgos
que hayan definido en cada uno
de los procesos en la Sede
Manizales.
7
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Control de la informacion
digitada en las nuevas fichas
administrativas del Sistema
Quipú de los proyectos de
gestión y soporte institucional
del Nivel Nacional
correspondientes al Plan de
Acción 2010-2012
Disminuir el riesgo de
inconsistencias en la digitacion
manual de la información
Oficina Nacional de
Planeación
Verificación de la
información digitada en
la ficha administrativa del
proyecto, al momento de
su realización
Ficha administrativa
verificada2 05/09/2011 30/11/2011 12 2 100% 12 12 12 ACCIÓN CUMPLIDA
Prueba piloto 1 03/10/2011 03/10/2012 52 0 0% 0 0 0
Informe de
resultados de
prueba piloto
1 15/11/2012 31/03/2013 19 0 0% 0 0 0
1,) Realizar dos
videoconferencias de
coordinación y
seguimiento al desarrollo
de estas actividades con
la Unidad Nacional de
Archivo.
Actas de
Videoconferencias 2 01/10/2011 30/01/2012 17 1 50% 9 0 0
2,) Estandarización de
los formatos de registro
de consultas
documentales.
Acta de
estandarización 1 01/10/2011 30/12/2011 13 0 0% 0 0 13
3.) Implementación de
los formatos
estandarizados, a partir
de la fecha aprobada por
el Equipo del Proceso de
Gestión Documental de
la Universidad.
Formato de
Registro de
Consulta
Documental
Implementado
1 01/01/2012 30/09/2012 39 0 0% 0 0 0
4) Acompañamiento a la
Sección de Archivo de la
Sede Manizales, por
parte de la Unidad
Nacional de Archivo,
para el reporte del
Informe de Avance
Técnico del proyecto de
la Sede, con anterioridad
a la fecha de
vencimiento de las
actividades y de la fecha
de cierre del Informe.
Informe de
acompañamiento1 01/12/2011 20/01/2012 7 0 0% 0 0 0
21 11 03 002
SEDE PALMIRA. Gestión archivística Sede Palmira.-
El Comité de Archivo deberá ejercer las funciones que le
facilite a la Universidad Nacional Sede Palmira un correcto
manejo de los archivos ya que estos hacen parte del
patrimonio documental de la UN. Se evidenció que el
comité no ha operado, ni se aportan los soportes de que
se hayan efectuado las reuniones periódicas.
Artículo 5, 8 y 10 literales a,
b, c, d de la Resolución N°
385 de 2003
Falta de controles
efectivos sobre
los procesos
implementados
Esta deficiencia
puede afectar las
decisiones que se
deben tomar en
consenso sobre
los
procedimientos
de traslado,
almacenaje,
cuidado y
conservación,
clasificación,
aprobación y
modificaciones de
las TRD
Convocar a reuniones de
Comité de Archivo conforme a
lo establecido en la resolución
de Rectoría 385 de 2003
Tomar decisiones a tiempo, con
el fin de no incurrir en fallas en
la aplicación de los
procedimientos de traslado,
almacenaje, cuidado y
conservación, clasificación,
aprobación y modificaciones de
las TRD.
Coordinador de la
sección de archivo y
correspondencia Sede
Palmira.
Realizar dos sesiones al
año del comité de
Archivo de la Sede de
acuerdo a lo establecido
en la norma.
Actas 2 01/05/2011 15/12/2011 33 2 100% 33 33 33 ACCION CUMPLIDA
1.Revisar de manera conjunta
entre la Secretaría de Sede, la
Unidad Nacional de Archivo y el
equipo financiero de la sede
Amazonia la aplicación de las
TDR en la Unidad
Administrativa y solicitar informe
del estado de los hallazgos
encontrados por la CGR desde
el punto de vista de la aplicación
de las TRD.
1. Revisar la aplicación
de las TDR en la Unidad
Administrativa y levantar
acta de revision con
informe del estado de los
hallazgos desde el punto
de vista de la aplicación
de las TRD
Acta de revision 1 01/09/2011 30/09/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
2. Determinar acciones
correctivas a los hallazgos de
los expedientes con deficiencias
desde el punto de vista de la
aplicación de las TRD.
2. Revisar el 100% de
los expedientes
involucrados en el
hallazgo y determinar el
porcentaje al que aplica
la acción correctiva.
Documento informe
de la Secretaría de
Sede
1 01/09/2011 30/09/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Oficina Nacional de
Planeación
Estabilizar y estandarizar
el aplicativo Bpun en
campos y rubros
Facilitar la comunicación de los
dos sistemas quipú y bpun.
Evaluar la viabilidad de realizar
un proceso de integración entre
los dos sistemas BPUN y
QUIPÚ.
Mejorar los procedimientos de
traslado, almacenaje, cuidado y
conservación, clasificación,
aprobación y modificaciones de
las TRD y su aplicacion en las
areas de la unidad
Admnistrativa, mediante la
socialización y seguimiento de
su aplicación.
22 11 03 002
19 11 03 002
Costo del Proyecto Modernización y Consolidación
de la Gestión Documental y establecimiento de los
Archivos Históricos de la Universidad Nacional de
Colombia en el Nivel Nacional.- Según la ficha
administrativa generada del Sistema Quipu, el valor del
proyecto es de $3.373,3 millones, cifra que difiere del valor
del proyecto registrado en el BPUN y aprobado por la
Resolución 292 de 2010, según la cual el valor total es de
$2.157,77 millones y para la inversión es de $1.937
millones.
No permite
efectuar
seguimiento
real del
proyecto y que
no permite
certeza sobre el
avance final
reportado en el
Sistema BPUN.
SEDE AMAZONÍA. Archivo de los Expedientes
documentales del proceso de contratación.- se
encontraron debilidades en la gestión documental del
proceso de contratación en sus diferentes etapas,
encontrando que los informes de Interventoría, los
soportes de las legalizaciones de viáticos y las actas de
liquidación de ordenes de servicios no se encontraban
archivadas en el expediente documental de la orden
Retardo en la
ejecución de
los proyectos
ARTÍCULO 10, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Resolución 385 de 2003,
sistema de archivos.
En tal sentido, la
información entre
el Banco de
Proyectos de la
UN y el Sistema
Financiero de la
misma, no es
consistente.
Falta de controles
efectivos sobre
los procesos
implementados
Esta deficiencia
puede afectar
las decisiones
que se deben
tomar en
consenso sobre
los
procedimientos
de traslado,
almacenaje,
cuidado y
conservación,
clasificación,
aprobación y
modificaciones
de las TRD
Dar cumplimiento oportuno y
coordinado a las actividades
2,1,6 y 5,1,1 (sic ver 5,1,2) del
Proyecto de la Sede Manizales
y hacer seguimiento a los
avances de las actividades
realizadas en la Unidad de
Archivo
20 11 03 002
SEDE MANIZALES. Unidad de Criterio con la Unidad
de Archivo Nacional.- En espera de definir unidad de
criterio con la Unidad de Archivo Nacional, no se realizó el
reporte de las consultas previstas en la actividad 5.1.1.
Asimismo, el plan anual de trabajo (actividad 2.1.6)
presentó retardo por la misma causa.
Artículo 21 ,Ley 594 de 2000
falencias de
comunicación
entre el Nivel
Nacional y la
Sede con su
consecuente
efecto sobre la
gestión de la
última
Secretaría de Sede
Amazonía
Sección de Archivo
Sede Manizales
Mejorar los niveles de
comunicación y coordinación
entre la Unidad Nacional de
Archivo y la Sección de Archivo
de Sede Manizales
8
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 20103. Diseñar Plan de Trabajo de
acuerdo con el Informe del estado
de los hallazgos desde el punto de
vista de la aplicación de la TDR,
presentado por la Secretaría de
Sede y concertado con la Unidad
Administrativa.
3. Elaborar un Plan de
Trabajo de acuerdo con
la revisión y los
hallazgos realizados a la
aplicación de las TRD,
concertado con la
Unidad Administrativa.
Documento Plan de
Trabajo
Mejoramiento
Aplicación TRD
1 31/10/2011 07/11/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
4. Implementar Plan de Trabajo
de acuerdo con la revisión y los
hallazgos realizados a la
aplicación de las TRD,
concertado con la Unidad
Administrativa.
Unidad Administrativa
Sede Amazonía
4. Ejecutar el Plan de
Trabajo presentado por
la Secretaría de Sede.
Documento
Resumen
Aplicación Plan de
Trabajo
1 10/10/2011 31/12/2011 12 1 100% 12 12 12 ACCION CUMPLIDA
5. Realizar reinducción sobre la
aplicación de las TRD en la
Unidad Administrativa de la
sede Amazonia.
Dirección Nacional de
Archivo
5. Realizar taller de
reinducción de la
aplicación de las tablas
de retencion documental
al personal de la Unidad
Administrativa
Taller de
reinducción1 12/09/2011 16/09/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
6. Realizar seguimiento a la
correcta implentación de las
TRD en los procedimientos de
traslado, almacenaje, cuidado,
conservación,
clasificación,aprobación y
modificaciones en la Unidad
Administrativa
Secretaría de Sede
Amazonía
6. Realizar visitas de
seguimiento de las
actividades de archivo y
aplicación de las TRD a
las areas que conforman
la unidad administrativa
de la sede y muestreos
mensuales a los
expedientes objeto de la
mejora para detectar
desviaciones y
correcciones.
Actas de
seguimiento y
muestreos
4 10/10/2011 31/12/2011 12 4 100% 12 12 12 ACCION CUMPLIDA
Revisar y reformular las metas,
actividades y tiempo de
ejecución de las actividades del
proyecto de acuerdo a los
recursos disponibles.Director del Proyecto
Revisar y reformular la
totalidad de las
actividades del proyecto
en el cronograma
Cronograma inicial
y cronograma
ajustado
2 01/09/2011 31/10/2011 9 0 0% 0 0 9
En los proyectos se debe
identificar las actividades
críticas dentro del cronograma
para realizar un segumiento
minucioso por parte del director.
Oficina de Planeación
Institucional y del
Territorio
Seguimiento quincenal a
proyectos de inversión
Acta de reunión y
lista de asistencia26 01/09/2011 01/09/2012 52 8 31% 16 0 0
Reprogramar los tiempos de
ejecución y los recursos del
proyecto en el aplicativo BPUN.
Se hará el seguimiento al nuevo
cronograma de actividades en el
comité de seguimiento del
proyecto Hospital Universitario
mensualmente
Reprogramar los tiempos
de ejecución y los
recursos disponibles del
proyecto en el
cronograma
Cronograma inicial
y cronograma
ajustado en tiempos
y recursos
2 01/09/2011 31/12/2011 17 0 0% 0 0 17
Ajustar las metas y actividades
del proyecto en el aplicativo
BPUN, se hará el seguimiento
al nuevo cronograma de
actividades en el Comité de
Seguimiento del proyecto
Hospital Universitario
mensualmente.
Ajustar las metas y las
actividades del proyecto
en el cronograma
Cronograma inicial
y cronograma
ajustado en las
metas y las
actividades
2 01/09/2011 31/12/2011 17 2 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Elaborar la programación
mensual de la ejecución
de los recursos.
Informe trimestral
de ejecución del
recursos
4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Elaborar cronogramas
específicos para
establecer los tiempos
previos a la contratación
de los recursos.
Cronogramas 2 01/08/2011 31/12/2011 22 2 100% 22 22 22 ACCION CUMPLIDA
En los proyectos se debe
identificar las actividades
críticas dentro del cronograma
para realizar un segumiento
minucioso por parte del director.
Oficina de Planeación
Institucional y del
Territorio
Seguimiento quincenal a
proyectos de inversión
Acta de reunión y
lista de asistencia26 01/09/2011 01/09/2012 52 8 31% 16 0 0
Esta situación
ocasiona que
se atrasen las
actividades que
dependen del
desarrollo de
acciones
previas, o como
para el caso de
las
intervenciones
del espacio
pública en el
campus la
imposibilidad de
iniciarse dado
que su
cumplimiento
Evitar el atraso de actividades
que dependan del desarrollo de
acciones previas que por su
alcance y recursos requeridos
sean de dificil cumplimiento.
24
Mejorar los procedimientos de
traslado, almacenaje, cuidado y
conservación, clasificación,
aprobación y modificaciones de
las TRD y su aplicacion en las
areas de la unidad
Admnistrativa, mediante la
socialización y seguimiento de
su aplicación.
22 11 03 002
SEDE AMAZONÍA. Archivo de los Expedientes
documentales del proceso de contratación.- se
encontraron debilidades en la gestión documental del
proceso de contratación en sus diferentes etapas,
encontrando que los informes de Interventoría, los
soportes de las legalizaciones de viáticos y las actas de
liquidación de ordenes de servicios no se encontraban
archivadas en el expediente documental de la orden
Resolución 385 de 2003,
sistema de archivos.
11 03 002
Actividades sin ejecución Vigencia 2010 Proyecto I
Etapa de Apertura Hospital Universitario.- (SEDE
BOGOTÁ), Se encontraron actividades sin ejecución
alguna para las metas propuestas para la vigencia 2010,
Algunas actividades son fundamentales para el desarrollo
de las actividades previstas para el 2010 como son el
trámite de la licencia de Construcción y adecuación y las
adecuaciones arquitectónicas de los espacios, para el
Edificio del Hospital Universitario, que están atrasando la
ejecución de actividades para las vigencias posteriores.
En el BPUN no se deja constancia de la justificación del
atraso de estas actividades
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Esta situación
evidencia falta de
compromiso de
las directivas de
la Universidad
para el desarrollo
del Hospital
Universitario
Falta de controles
efectivos sobre
los procesos
implementados
Esta deficiencia
puede afectar
las decisiones
que se deben
tomar en
consenso sobre
los
procedimientos
de traslado,
almacenaje,
cuidado y
conservación,
clasificación,
aprobación y
modificaciones
de las TRD
Baja Ejecución de Actividades Vigencia 2010
Proyecto de Modernización de la Infraestructura
física para el desarrollo misional y de bienestar de la
Sede Bogotá 2010-2012.- Si bien se ha cumplido con un
porcentaje de ejecución razonable al cierre del primer año
del trienio 2010-2012, existen actividades programadas
para la vigencia 2010 que tuvieron una baja ejecución
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
11 03 002
Ejecutar las actividades
planeadas de acuerdo al
cronograma establecido
Elaborar mecanismos de
programación y control de
actividades según recursos
disponibles
No ha sido
priorizado un
proyecto que dé
solución total a
esta necesidad
de los
estudiantes de
las Facultades
de Medicina,
Odontología y
Enfermería.
Como lo es un
Hospital
Universitario
Secretaría de Sede
Amazonía
23
Deficiencias en la
formulación de
las actividades,
dado que no se
tuvo en cuenta
su complejidad
Director del Proyecto
9
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Área de Inventarios
Sede Palmira
Realizar un diagnóstico
del predio de sabaletas
en el cual se indique las
condiciones actuales de
uso del predio
Diagnostico 1 01/09/2011 30/10/2011 8 1 100% 8 8 8 ACCION CUMPLIDA
Vicerrector Sede
Palmira
Preparar un informe de
viabilidad al Rector sobre
la situación presentada
con el bien inmueble
ubicado en Sabaletas,
con el fin de que tomen
las acciones
correspondientes.
Informe de
viabilidad1 30/10/2011 30/03/2012 22 1 100% 22 0 0 ACCION CUMPLIDA
Área de Inventarios
Sede Palmira
Revisar y ajustar el
calculo de avalúo del
bien
informe de Avaluó
actualizado1 15/09/2011 30/10/2011 6 1 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA
Área de Inventarios
Sede Palmira
Realizar el calculo de la
provisión de protección
del predio
Reporte del Cálculo
de la Provisión1 01/11/2011 30/11/2011 4 1 100% 4 4 4
Contabilidad Sede
Palmira
Realizar el registro
contable
correspondiente, de
acuerdo a la información
presentada del calculo
de la provisión de
protección del predio.
Registro Contable 1 01/12/2011 31/12/2011 4 1 100% 4 4 4
Seguimiento a proyectos de
Gestión y Soporte Institucional
que conforman el Plan de
Acción 2010-2012 de la Sede
Palmira con el fin de verificar el
alcance de los objetivos y
metas.
Hacer seguimiento y evaluación
semestral de la ejecución
realizada por los directores de
proyectos.
Oficina de Planeación
Sede Palmira
Realizar informe de
seguimiento semestral
de los proyectos de
Gestión y Soporte
Institucional del Plan de
Acción Institucional, con
base en los informes de
avance técnico remitidos
por los Directores de
proyectos a través del
aplicativo BPUN.
informe 2 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Elaboración de informes
trimestrales con el fin de
visualizar el avance del proyecto
y hacer seguimiento y control de
cada una de las actividades y
metas del proyecto.
Conocer al detalle el porcentaje
de ejecución de cada una de las
actividades plasmadas en el
banco de proyectos (BPUN)
Centro de Informática y
Comunicaciones Sede
Palmira
Elaborar informes
trimestrales de
seguimiento al
cumplimiento de
objetivos y ejecución del
proyecto.
Informes 4 03/10/2011 03/10/2012 52 1 25% 13 0 0
1). Solicitar por medio
escrito a la Oficina
Nacional de Planeación
los ajustes necesarios
en el proyecto para
solucionar el hallazgo.
Oficio solicitud de
tramite dirigido a la
Oficina Nacional de
Planeación.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
2). Solicitar en el
aplicativo BPUN los
ajustes en el proyecto de
acuerdo a la ejecución
real.
Solicitud del ajuste
en el aplicativo
BPUN
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
3). Revisión de los
ajustes realizados y
validarlos con el sistema
QUIPU.
Revisión en el
aplicativo BPUN
donde se reflejen
los ajustes
realizados y
Reporte del sistema
QUIPU.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17
ACCION CUMPLIDA
El ajuste no es posible realizarlo en la vigencia 2010 en
nunguno de los dos sistemas (QUIPU y BPUN) según
oficio VRA-023 de 2012
1). Solicitar por medio
escrito a la Oficina
Nacional de Planeación
los movimientos a
realizar en los proyectos
a cargo de la
Vicerrectoría Académica
Oficio solicitud de
tramite dirigido a la
Oficina Nacional de
Planeación.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
2). Solicitar en el
aplicativo BPUN los
cambios solicitados
mediante oficio.
Solicitud del ajuste
en el aplicativo
BPUN
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
ACCION CUMPLIDA
Se entrego oficio CONT - 02 de enero 12 de 2012,
CONT-04 de enero 20 de 2012 y Oficio AI002 de enero
20 de 2012 . Teniendo en cuenta el ajuste realizado al
avaluo ($44,250,000) se presentó desvalorización del bien
por lo tanto, no hubo necesidad de realizar la provisión.
Analizar la viabilidad de uso del
bien inmueble
Actualización de los registros
contables del bien
Determinar el valor real del
bien.
Vicerrectoría Académica 11 03 002
pone en riesgo
el cumplimiento
de las metas
del proyecto y
genera
demoras
injustificadas en
la ejecución del
proyecto
27
SEDE PALMIRA. Proyecto actualización y
sostenimiento de los sistemas de información y la
infraestructura.-
La Resolución de Rectoría Nº 0825 de julio 9 de 2010,
establece la fecha a partir de la cual se debe dar inicio al
Proyecto actualización y sostenimiento de los sistemas de
información y la infraestructura; sin embargo, su ejecución
se dio en el mes de octubre del mismo año.
Adicionalmente, se presentaron 172 solicitudes de
modificaciones a actividades propuestas de las cuales seis
(6) corresponden a traslados presupuestales.
Coordinar con la Oficina
Nacional de Planeación para
que los movimientos
presupuestales de los proyectos
a cargo de la Vicerrectoría
Académica, se realicen primero
en el aplicativo BPUN y
posteriormente en el sistema
QUIPU.
ARTÍCULO 10, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Fallas en la
planeación, al
adquirir un bien
que no se puede
utilizar para el
objetivo previsto,
afectando la
inversión de los
recursos
públicos, ante la
imposibilidad de
venderlo
Afectando la
inversión de los
recursos
públicos, ante
la imposibilidad
de venderlo
La Resolución de Rectoría Nº
0825 de julio 9 de 2010
Incumplimiento
del principio de la
planeación
Que los sistemas BPUN y
QUIPU reflejen la situación real
del proyecto.
SEDE PALMIRA. Lote Sabaletas.- Como resultado de la
revisión de los bienes de propiedad de la UN, Sede
Palmira, se evidenció que la entidad, adquirió mediante
compraventa y escritura pública Nº 3155 de diciembre 19
de 1996, un predio ubicado en el Corregimiento de
Sabaletas, por $6 millones, con el fin de disponer de un
espacio para desarrollar proyectos productivos y de
investigación.Este predio hace parte del adjudicado por el
Instituto Colombiano de la Reforma Agraria en el año
2002, al Consejo Comunitario de Sabaletas en
cumplimiento de la Ley 70 de 1993, y Decreto 1745 de
1995, reivindicando para dichas comunidades negras, el
derecho constitucional de la propiedad colectiva sobre
terrenos baldíos que han venido ocupando en forma
ancestral e histórico en el Pacifico Colombiano.
Apropiación de Recursos Proyecto Becas.- Según la
información suministrada por la Dirección del Proyecto,
durante la vigencia se efectuaron movimientos
presupuestales que generaron un valor total disponible
para la vigencia de $7.066,12 millones, los cuales frente a
una apropiación definitiva de $6.779,9 millones, genera
una diferencia de $286,22 millones, correspondientes a
recursos que no fueron incluidos en los disponibles de la
vigencia 2010 y que afectan el saldo a ejecutar y por lo
tanto los resultados y ejecución real del proyecto a la
vigencia.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Las solicitudes de
apropiación
estaban sujetas a
los resultados de
las convocatorias
realizadas, las
cuales una vez
finalizadas
permiten
establecer el
valor que se
requiere apropiar.
Realizar un seguimiento al
estado y uso del predio
Afectan el saldo
a ejecutar y por
lo tanto los
resultados y
ejecución real
del proyecto a
la vigencia.
11 03 002
Mantener la información
actualizada la información de los
proyectos en los sistemas
BPUN y QUIPU.
26 11 03 002
25
Coordinar con la Oficina
Nacional de Planeación para
realizar los ajustes en la
vigencia 2010 del proyecto.
10
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
3). Revisión de los
cambios realizados y
validarlos con el sistema
QUIPU.
Revisión en el
aplicativo BPUN
donde se reflejen
los ajustes
realizados y
reportes del
sistema QUIPU.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 0 0% 0 0 17
1). Solicitar por medio
escrito a la Oficina
Nacional de Planeación
los ajustes necesarios
en el proyecto para
solucionar el hallazgo.
Oficio solicitud de
tramite dirigido a la
Oficina Nacional de
Planeación.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLDIA
2). Solicitar en el
aplicativo BPUN los
ajustes en el proyecto de
acuerdo a la ejecución
real.
Solicitud del ajuste
en el aplicativo
BPUN
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17
ACCION CUMPLDIA
El ajuste solo re refleja en el modulo de ejecución y
seguimiento ya que la meta en el modulo de formulación,
no es posible modificarla, según oficio VRA-023 de 2012
3). Revisión de los
ajustes realizados y
validarlos con el sistema
QUIPU.
Revisión en el
aplicativo BPUN
donde se reflejen
los ajustes
realizados y
Reporte del sistema
QUIPU.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17
ACCION CUMPLIDA
El ajuste no es posible realizarlo en la vigencia 2010 en
ninguno de los dos sistemas (QUIPU y BPUN) según
oficio VRA-023 de 2012
1). Solicitar por medio
escrito a la Oficina
Nacional de Planeación
los movimientos a
realizar en los proyectos
a cargo de la
Vicerrectoría Académica
Oficio solicitud de
tramite dirigido a la
Oficina Nacional de
Planeación.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLDIA
2). Solicitar en el
aplicativo BPUN los
cambios solicitados
mediante oficio.
Solicitud del ajuste
en el aplicativo
BPUN
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLDIA
3). Revisión de los
cambios realizados y
validarlos con el sistema
QUIPU.
Revisión en el
aplicativo BPUN
donde se reflejen
los cambios
realizados y reporte
del sistema QUIPU.
1 01/09/2011 31/12/2011 17 0 0% 0 0 17
Capacitar a los funcionarios
responsables de la formulación
de proyectos de invesrión en el
BPUN, a través de la Oficina
Nacional de Planeación.
Mejorar el proceso de
formulación, administración y
seguimiento de los proyectos de
inversión en el BPUN.
Solicitar ante la Oficina
Nacional de Planeación,
la capacitación a los
funcionarios de la
Vicerrectoría de
Investigación,
responsables del manejo
de los proyectos de
inversión.
Capacitación
realizada 1 01/12/2011 16/12/2011 2 1 100% 2 2 2 ACCION CUMPLIDA
Incluir actividades de control en
el procedimiento de Planeación
Operativa de la Investigación,
Creación Artística e Innovación,
que garantice la revisión previa
de la información incorporada
en el sistema BPUN antes de
su aprobación.
Garantizar que la información
incorporada en el sistema
BPUN corresponda a lo
progarmado.
Modificar y actualizar el
procedimiento de
Planeación Operativa de
la Investigación,
Creación Artística e
Innovación.
Documento que
contenga el
procedimiento con
actividades de
control y
seguimiento, los
cuales deben
realizarse
trimestralmente.
4 31/12/2011 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Controlar y hacer seguimiento
de la ejecución de los recursos
transferidos a las Sedes.
Realizar seguimiento y control
oportuno de la ejecuciòn de los
recursos transferidos.
Elaborar informes
trimestrales que den
cuenta de la ejecución
de los recursos
transferidos.
Informes
trimestrales. 4 30/10/2011 30/10/2012 52 0 0% 0 0 0
Socializar con las Sedes de la
Universidad el proceso de
seguimiento a la ejecución de
los recursos transferidos
Realizar oportunamente la
ejecución de los recursos
transferidos.
Llevar a cabo una
reunión presencial o
virtual con cada una de
las Sedes para la
socialización del
procedimiento de
seguimiento a la
ejecución de los
recursos.
Actas de reuniones
realizadas8 30/10/2011 30/12/2011 9 8 100% 9 9 9 ACCION CUMPLIDA
VICERRECTORÍA DE
INVESTIGACIÓN
VICERRECTORÍA DE
INVESTIGACIÓN
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Vicerrectoría Académica
Deficiencias en el
seguimiento y
control de los
proyectos
especialmente en
lo que
corresponde a la
publicidad y
coherencia de la
información
consignada en el
banco de
proyectos
11 03 002
11 03 002
Preventiva: Coordinar con la
Oficina Nacional de Planeación
para que los movimientos
presupuestales de los proyectos
a cargo de la Vicerrectoría
Académica, se realicen primero
en el aplicativo BPUN y
posteriormente en el sistema
QUIPU.
28
27
Deficiencias en la
formulación de
las actividades,
dado que no se
asigno el
presupuesto para
su desarrollo en
la vigencia
Genera
inconsistencias
en la información
reportada por el
BPUN con el
correspondiente
efecto en el
sistema de control
interno de la
entidad frente al
manejo de la
información y el
desconocimiento
de la gestión
efectuada por la
Dirección del
Proyecto y el real
cumplimiento de
los objetivos del
programa
Registro de Ejecución Real en el BPUN Proyecto de
Creación de un Sistema Nacional de Becas y apoyos
académicos para los estudiantes de posgrados.- En
el aplicativo BPUN se registran otorgadas 250 becas por
el valor total del recurso y presentado una ejecución del
100% de la meta proyectada. La anterior situación no es
coherente, ya que 250 becas corresponderían únicamente
a la mitad de la meta. No obstante, acorde a lo
manifestado por la dirección del proyecto, al parecer la
situación se genera por la forma como quedó contemplada
la meta en el aplicativo y que la misma no permite registrar
el número total de las becas otorgadas en la vigencia.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Deficiencias en la
formulación de
las actividades,
dado que no se
tuvo en cuenta
su complejidad
Corectiva: Coordinar con la
Oficina Nacional de Planeación
para realizar los ajustes en la
vigencia 2010 del proyecto.
Que los sistemas BPUN y
QUIPU reflejen la situación real
del proyecto.
30 11 03 002
Información consignada en la ficha del BPUN
Proyecto Movilidad de docentes e investigadores.-
La información del proyecto que se lleva en el Banco de
proyectos no corresponde con la ejecución real del
proyecto toda vez que en rublo gastos generales en el
BPUN en el informe de avance del segundo semestre de
2010 aparece apropiado $926 millones y ejecutados $70
millones para la vigencia y verificada la información que se
allegó de la gestión del proyecto y la visita realizada a la
Vicerrectoría de Investigaciones se observa que lo que
realmente se ejecutó fue la suma de $393 millones,
Artículo 8, Resolución 309 de
2009, Procedimientos BPUN
Coordinar con la Oficina
Nacional de Planeación para
que los movimientos
presupuestales de los proyectos
a cargo de la Vicerrectoría
Académica, se realicen primero
en el aplicativo BPUN y
posteriormente en el sistema
QUIPU.
Apropiación de Recursos Proyecto Becas.- Según la
información suministrada por la Dirección del Proyecto,
durante la vigencia se efectuaron movimientos
presupuestales que generaron un valor total disponible
para la vigencia de $7.066,12 millones, los cuales frente a
una apropiación definitiva de $6.779,9 millones, genera
una diferencia de $286,22 millones, correspondientes a
recursos que no fueron incluidos en los disponibles de la
vigencia 2010 y que afectan el saldo a ejecutar y por lo
tanto los resultados y ejecución real del proyecto a la
vigencia.
Planeación y coherencia entre la proyección de
recursos y logro de los objetivos en la vigencia 2010
Proyecto Visibilidad de la producción académica.-
Para el desarrollo del proyecto durante la vigencia 2010 no
se proyecto presupuesto de inversión, no obstante que
estaba previsto el inició de su ejecución con la meta 4 en
diciembre de 2010, en la que para su cumplimiento se
ejecuto $120 millones, lo anterior denota falencias en la
etapa de planeación del proyecto, puesto que el
presupuesto debe corresponder en el tiempo y en el valor
con las metas proyectadas.
La Convocatoria
de movilidad es
de carácter
permanente, es
decir, que se
encuentra abierta
hasta agotar
recursos. Por esta
razón se realizan
los traslados a las
sedes de acuerdo
con sus
solicitudes, pues
éstas deben
contar con un
presupuesto que
se irá agotando
conforme a la
demanda que
presente la
convocatoria
Mantener la información
actualizada la información de los
proyectos en los sistemas
BPUN y QUIPU.
ARTÍCULO 12, Resolución
309 de 2009, procedimientos
del BPUN
Las solicitudes de
apropiación
estaban sujetas a
los resultados de
las convocatorias
realizadas, las
cuales una vez
finalizadas
permiten
establecer el
valor que se
requiere apropiar.
Afectan el saldo
a ejecutar y por
lo tanto los
resultados y
ejecución real
del proyecto a
la vigencia.
Genera
inconsistencias
en la
información
reportada por el
BPUN con el
correspondiente
efecto en el
sistema de
control interno
de la entidad
frente al manejo
de la
información y el
desconocimient
o de la gestión
efectuada por la
Dirección del
Proyecto y el
real
cumplimiento
de los objetivos
del programa
29
Mantener la información
actualizada la información de los
proyectos en los sistemas
BPUN y QUIPU.
11 03 002
Vicerrectoría Académica
11
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Oficina de Planeación
Sede Medellín
1. Emitir una circular
recordando a los
directores de proyectos
las obligaciones
contenidas en la
Resolución Rectoral 309
de 2009.
Circular 1 01/10/2011 31/12/2011 13 1 100% 13 13 13
ACCION CUMPLIDA
Con la circular 001 del 31 de octubre de 2011 de la
Oficina de Planeación, se realizó énfasis en las principales
fuciones de los directores de proyectos que están
establecidas en la resolución de rectoría 309 de 2009. Se
adjunta copia de la circular mencionada y el correo de
envio.
Directores de Proyectos
2. Efectuar seguimientos
semestrales a la
ejecución de los
proyectos, donde se
pueda medir los
resultados de la gestión
y cumplimiento de los
objetivos y en aquellos
casos que lo ameriten,
realizar los ajustes
correspondientes.
Informes de
seguimiento2 31/07/2011 31/07/2012 52 1 50% 26 0 0
Seguimiento a la ejecución
técnica semestral de los
proyectos.
Oficina Nacional de
Planeación, Oficinas de
Planeación Sedes
Andinas
3. Verificación de la
aplicabilidad de la Resol.
309/09
Reporte Semestral
de ejecución
técnica de los
proyectos
16 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Se aclara que la cantidad de medida de la actividad no es
consistente con la denominación de la unidad. Solo se
presentan 2 informes semestrales. En total serían 16: 7
sedes y Nivel Nacional.
32 11 03 002
SEDE MANIZALES. Ejecución proyectos de soporte.-
No obstante, para los proyectos de inversión que se
presentan en el siguiente cuadro, se observa que en el
Sistema BPUN se registra una ejecución presupuestal
contenida entre el 90 y 96%, hecho que denotaría un
cumplimiento de metas satisfactorio. Sin embargo, se
evidencia que para los mismos proyectos, las reservas
presupuestales constituidas a final de vigencia, se
encuentran entre un 35 y 70%,
Resolución de Rectoria 040
de 2001
Baja ejecución
presupuestal real
Desvirtúa la
ejecución real
alcanzada para el
proyecto, por
cuanto la reserva
presupuestal si
bien respalda un
compromiso
adquirido, no
revela la
ejecución efectiva
de la actividad
programada.
Hecho además de
afectar los
procesos de
seguimiento y
monitoreo tiene
incidencia sobre
los resultados
rendidos en la
gestión
institucional.
Seguimiento a la ejecución
presupuestal de los proyectos.
Garantizar la ejecución de los
recursos apropiados para cada
vigencia
Oficina Nacional de
Planeación, Oficinas de
Planeación Sedes
Andinas
Verificación de la
aplicabilidad de la Resol.
309/09
Reporte Mensual
de ejecución
presupuestal de los
proyectos
96 01/11/2011 01/11/2012 52 8 8% 4 0 0
Generar un reporte de
profesores que
recibieron apoyo
Reporte trimestral 4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Enviar solicitud a través
de correo electrónico a
cada profesor cuando se
reciba el apoyo en el
marco del Programa de
Formación de Doctores.
Reporte trimestral
de solicitudes
enviadas a cada
profesor
4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Verificar la recepción de
los informes y solicitarlos
nuevamente si estos no
han sido enviados por
los profesores.
Reporte trimestral
de control de
informes
entregados por los
profesores
4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Confirmar a través del
aplicativo informático
existente (que además
se utilizará para entregar
apoyo adicional) que se
dé cumplimiento a la
presentación del
informe.
Reporte trimestral 4 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Informar al Decano
sobre las situaciones de
incumplimiento por parte
de los profesores
Informe trimestral 4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Cumplir los objetivos de los
proyectos en los tiempos
preestablecidos.
Lo anterior
debido a
deficiencias de
gestión
administrativa,
con el riesgo de
que se afecte el
cumplimiento del
proyecto.
Debilidades en el
proceso de
monitoreo y
seguimiento de
las actividades
Afectación en
la presentación
de resultados
del proyecto y
su avance.
31 11 03 002
SEDE MEDELLÍN. Ejecución de Actividades
proyectos de inversión de la empresa 3001.- Para la
ejecución de los proyectos de inversión de la empresa
3001, se tenía previsto desarrollar una serie de objetivos
antes de diciembre 31 de 2010. No obstante, estar el
proyecto definido para desarrollarse en el trienio 2010-
2012, se tenía previsto desarrollar una serie de objetivos,
metas y actividades, las cuales la Universidad dejó de
ejecutar en los plazos preestablecidos en el año 2010,
Plan anual Operativo 2010
Baja ejecución
de los
proyectos de
inversión.
SEDE MANIZALES. Seguimiento Proyecto
Consolidación de la Investigación y los posgrados
de la Sede Manizales. Pese a que se entregaron los
apoyos para 16 profesores (meta 19) que se encuentran
en estudios de doctorado y se promovió la vinculación de
docentes a este programa, no se ha realizado seguimiento
completo a la ejecución de recursos ya que no fueron
presentadas la totalidad de los informes por parte de los
beneficiarios.
Asimismo, el seguimiento y evaluación a los proyectos fue
parcial, ya que se presentaron los reportes del QUIPU,
pero no fueron evaluados.
33
Dirección de
Investigación Sede
Manizales
Realizar un seguimiento más
estricto a los informes de los
profesores que son financiados
mediante el programa
Formación de Doctores
Hacer seguimiento a la
ejecución de los proyectos y en
caso de ajustes acompañar la
justificación debidamente
soportada de las situaciones
especiales por las cuales se
deben modificar los proyectos
sin afectar el presupuesto
general y el objetivo misional.
11 03 002
Mantener una información
confiable y actualizada del
seguimiento a los compromisos
asumidos con los recursos
entregados.
Literal j Articulo 3 de la
Resolución 014 de 2006,
reglamento del SIUN
12
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
1. Informe de
seguimiento al desarrollo
de actividades
Informe trimestral
de seguimientos4 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
2. Detectar desviaciones
actuales o previstas
Informe trimestral
de desviaciones4 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
3. Realizar los ajustes
necesarios
Informe semestral
de ajustes
requeridos
2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Seguimiento a la ejecución
técnica semestral de los
proyectos.
Oficina Nacional de
Planeación, Oficinas de
Planeación Sedes
Andinas
3. Verificación de la
aplicabilidad de la Resol.
309/09
Reporte Semestral
de ejecución
técnica de los
proyectos
16 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Se aclara que la cantidad de medida de la actividad no es
consistente con la denominación de la unidad. Solo se
presentan 2 informes semestrales. En total serían 16: 7
sedes y Nivel Nacional.
Ajustar la Ficha de Aprobación
de la asignación de Préstamo a
Estudiantes en concordancia
con lo establecido a Resolución
001 de 2011 Consejo de
bienestar Universitario.
Cumplimiento de los requisitos
para la asignación del préstamo.
Actualización de la
ficha de aprobación, en
la cual se contemple la
verificación de los
requisitos establecidos
en la normatividad
vigente de Bienestar
Universitario,
Ficha Ajustada. 1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Aplicar Procedimiento
estandarizado "Convocatoria y
adjudicación del Préstamo
Estudiantil" Código U-PR-
07,003,031 Versión :0,0; en los
Puntos 10 y 11
Correspondientes a la
Adjudicación.
Garantizar que las Documentos
soportes(Pagaré, Carta de
Autorización y soportes del
deudor y codeudores) del
Préstamo a estudiantes,
cumplen con los requisitos
necesarios para respaldar la
deuda.
Aplicación de la Ficha de
aprobación conforme al
procedimiento.
Informe de la
Aplicación del
Procedimiento
establecido
1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Depurar la información
correspondiente a los
pagares determinando
cuales por su fecha de
constitución y la forma
en la cual fueron
diligenciados podrían
presentar problemas en
el momento del cobro.
Informe de Pagares
por antigüedad y
posibles fallas en
su diligenciamiento.
1 1/11/2011 15/11/2011 2 1 100% 2 2 2 ACCION CUMPLIDA
Verificación de la
viabilidad jurídica de
pagarés y documentos
soportes de la deuda de
préstamo estudiantes,
que permitan determinar
su estado de
cobrabilidad.
Informe
Consolidado de
estado de Pagares
de acuerdo a los
conceptos jurídicos
1 16/11/2011 30/11/2011 2 1 100% 2 2 2 ACCION CUMPLIDA
Reportar a la Oficina de
Contabilidad de la Sede
las deudas que sean
considerados como de
difícil cobro e
incobrables de acuerdo a
la depuración realizada,
para ser consideradas
en el comité de
sostenibilidad contable.
Informe de Pagares
de difícil cobro o
incobrables
1 01/12/2011 15/12/2011 2 1 100% 2 2 2 ACCION CUMPLIDA
Informe de cartera
ajustado 1 15/12/2011 30/01/2012 7 1 100% 7 0 0 ACCION CUMPLIDA
Realizar los registros contables
correspondientes para la
depuración de cartera
Actualizar la información
contable de acuerdo a las
depuración realizada
Oficina de Contabilidad
Sede Palmira
Registros
Contables1 15/12/2011 30/01/2012 7 1 100% 7 0 0 ACCION CUMPLIDA
Elaboración de Pliegos
de condiciones para
convocatoria a firmas de
abogados.
Documento de
pliegos de
condiciones.
1 01/02/2012 30/03/2012 8 0 0% 0 0 0
Realizar los ajustes
correspondientes tanto
en Contabilidad como en
Bienestar Universitario
de acuerdo a la decisión
remitida por el Comité de
Sostenibilidad Contable.
Depurar la información
correspondiente a la Cartera de
Préstamo a Estudiantes del año
1995 a 2011 de acuerdo a la
normatividad vigente.
Identificar el valor
correspondiente a cartera
exigible, correspondiente a
Préstamo a Estudiantes y
realizar los debidos registros
contables y en la base de datos
de Bienestar Universitario.
Realizar la Gestión contractual
para la entrega de cartera
correspondiente a Préstamo a
Estudiantes, a una firma de
abogados que cuente con el
reconocimiento y herramientas
necesarias para efectuar el
cobro prejuridico y jurídico.
Recuperación de cartera que
presenta mora actualmente, y
evitar el detrimento patrimonial.
Detectar anticipadamente las
desviaciones en lo planeado y
realizar los ajustes
oportunamente
SEDE MANIZALES. Cumplimiento de actividades año
2010 Proyecto Consolidación de la Investigación y
los posgrados.- Se brindó apoyo a la Convocatoria
Nacional de Investigación, se presentaron 19 propuestas
que fueron remitidas al nivel central continúan en el
proceso, a 31/12/2010 no se han recibido las propuestas
ganadoras de la Sede, situación que afecta el
cumplimiento de 5 actividades del 2010.
La convocatoria conjunta con la Universidad de Caldas
reporta en el BPUN para el segundo semestre de 2010 en
la actividad 4.1.2 (Expedición de Resolución de Apertura
de la Convocatoria, publicación en la Web y difusión a
través de todos los medios de comunicación de la Sede)
un cumplimiento del periodo del 0%, en las demás
actividades no se reporta, ni cumplimiento del periodo ni
avance de la actividad; sin embargo, se aportan registros
de su realización; acorde con lo anterior la información
reportada en el sistema BPUN no es consistente con los
registros aportados de manera física
Resolución 014 de 2006,
reglamento del SIUN Y
Resolucion 309 de 2009
reglamento BPUB
Fallas en los
mecanismos de
control interno,
dirigidos a
verificar el
cumplimiento de
los requisitos
establecidos para
la aprobación y
manejo de los
documentos que
respaldan los
préstamos
otorgados a los
estudiantes, así
como a graves
deficiencias en la
gestión de cobro
y recuperación
de cartera por
parte de la
entidad
35 11 03 002
Riesgo de
convertirse en
detrimento
Patrimonial
Dirección de Bienestar
Universitario Sede
Palmira.
SEDE PALMIRA. Pagarés que respaldan préstamos a
estudiantes.- Los Pagarés Nº 1869 por $ 20.8 millones y
1868 por $22.4 millones carecen de firmas. DIEZ (10),
pagarés relacionados a continuación, presentan
deficiencias tales como enmendaduras, carencia de
autenticación o falta de original. La cuantía de estos
asciende a $89.98 millones , que por las condiciones en
que se encuentran se convertirían en incobrables y
podrían constituirse en un presunto detrimento patrimonial,
73 Pagarés cuya cuantía asciende a $632.57 millones,
están próximos a vencerse y corren el riesgo de
convertirse en incobrables debido a que la ubicación de
los deudores corresponde a zonas de difícil acceso, zonas
con problemas de orden público o que no cuentan con
servicio de correo.
Se evidenció la existencia de 53 Pagarés vencidos, que
corresponden a beneficiarios ya graduados y que fueron
fechados por la Universidad, corriéndose el riesgo de
convertirse en Pagarés incobrables, por $358,7 millones,
cifra que podría generar detrimento patrimonial.
El artículo 20 de la
Resolución 939 de 1993,
artículo 709 del Código de
Comercio
34
Los términos de
la convocatoria
(Resolución VR-
401 del
22/10/2010)
difieren de las
definidas en la
formulación del
proyecto
Desvirtúa el
proceso de
planeación
efectuado para
el proyecto
frente a las
actividades y
términos
propuestos, y
por lo tanto,
afecta los
resultados y
gestión de la
vigencia.
Verificar que los términos de la
convocatoria se ajusten a los de
las actividades incluidas en la
formulación del proyecto.
Evaluar el avance de las
convocatorias conjuntas y
realizar las acciones que
permitan ajustar las metas
físicas y financieras según se
requiera
Dirección de
Investigación Sede
Manizales
11 03 002
Dirección de Bienestar
Universitario Sede
Palmira.
13
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Elaboración y
suscripción de contrato
de prestación de
servicios profesionales
para recuperación de
cartera "Programa
Préstamo a estudiantes
de la Universidad"
Contrato 1 01/04/2012 30/06/2012 13 0 0% 0 0 0
Efectuar la entrega de la
cartera a la Firma de
abogados contratada.
Informe de entrega 1 01/07/2012 30/07/2012 4 0 0% 0 0 0
Control de Recuperación
trimestral según
informes proporcionados
por firma de abogados.
Informes
trimestrales de
recuperación de
cartera
2 01/07/2012 30/12/2012 26 0 0% 0 0 0
Implementar
herramientas de
acompañamiento a los
procedimientos
contractuales, dentro de
las que se contemplan
una guia para
elaboracion de estudios
de mercado, previa
solicitud de invitacion
para los tipos de ordenes
y contratos que aplica
según normatividad
vigente.
Guia 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
La guía estandarizada se puede consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Realizar revision de
expedientes
contractuales, mediante
visitas de seguimiento a
la gestion contractual,
identificando la
aplicación de la guia en
los procesos
cntractuales que de
acuerdo con la
normatividad lo requieren
visitas de
seguimiento ( 1 por
Sede)
7 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, estandarizar
el proceso de
adquisición de bienes y
servicios a nivel nacional
junto con los formatos de
invitacion directa a
presentar oferta para
orden contractual y
solicitud de orden
contractual que hacen
parte del mismo
Proceso 1 01/07/2011 31/12/2011 26 1 100% 26 26 26
ACCIÓN CUMPLIDA
Los procedimientos estandarizados para la adquisición de
bienes y servicios se pueden consultar en la página web
www.gerencia.unal.edu.co.
Socializar para su
implementacion con los
equipos administrativos
los ajustes realizados al
proceso y a los formatos
definidos para invitacion
directa a presentar oferta
para orden contractual y
solicitud de orden
contractual
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes )
12 01/05/2011 31/12/2011 35 12 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Realizar la Gestión contractual
para la entrega de cartera
correspondiente a Préstamo a
Estudiantes, a una firma de
abogados que cuente con el
reconocimiento y herramientas
necesarias para efectuar el
cobro prejuridico y jurídico.
Recuperación de cartera que
presenta mora actualmente, y
evitar el detrimento patrimonial.
37 1402003
Estandarizar las actividades
relacionadas con la gestion
contractual al interior de la
Universidad para minimizar los
riesgos del proceso de
adquisiscion de bienes y
servicios
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
36 1402003
Principio de Planeación.- Revisados los expedientes de
las órdenes contractuales seleccionados por la CGR y el
Manual de Convenios y Contratos, adoptado mediante
Resolución de Rectoría 1952 del 22 de diciembre de
2008, se observa que no existen en los expedientes
contractuales, y no es exigido en el Manual Interno de
Contratación, estudios previos técnicos y económicos
que determinen el valor estimado del objeto a contratar, en
dichas ordenes contractuales. Por el contrario, para los
contratos se exige estudio de precios de mercado con la
solicitud del contrato en el artículo 41 del mencionado
Manual.
La norma que se indica
vulnerada es interna numeral
g del artículo 3 del Acuerdo
002 de 2008 titulada principio
de planeación, por tanto no se
esta desconociendo la
autonomía constitucional que
tiene la Universidad de dictar
sus propios reglamentos.
Lo anterior
evidencia un
desconocimiento
en la aplicación
de los principios
consagrados en
el artículo 209 de
la Norma
Superior, pues si
bien es cierto que
la Universidad
Nacional de
Colombia a la luz
del art. 69 de
nuestra Carta
Política en
concordancia con
el Art. 57 de la
Ley 30 de 1992
al garantizar la
"autonomía
universitaria",
Incumplimiento
del Principio de
planeación
Fallas en los
mecanismos de
control interno,
dirigidos a
verificar el
cumplimiento de
los requisitos
establecidos para
la aprobación y
manejo de los
documentos que
respaldan los
préstamos
otorgados a los
estudiantes, así
como a graves
deficiencias en la
gestión de cobro
y recuperación
de cartera por
parte de la
entidad
Rediseño y aplicación de
formatos para invitacion a
presentar oferta y solicitud de
orden contractual,
desagregando los factores de
habilitacion y de asignacion de
puntaje definidos para selección
del contratista,
Los principios contemplados
en el artículo 209 de la
Constitución Política y los
establecidos en el Acuerdo
002 de 2008 emitido por el
Consejo Superior
Universitario
35 11 03 002
Riesgo de
convertirse en
detrimento
Patrimonial
Dirección de Bienestar
Universitario Sede
Palmira.
SEDE PALMIRA. Pagarés que respaldan préstamos a
estudiantes.- Los Pagarés Nº 1869 por $ 20.8 millones y
1868 por $22.4 millones carecen de firmas. DIEZ (10),
pagarés relacionados a continuación, presentan
deficiencias tales como enmendaduras, carencia de
autenticación o falta de original. La cuantía de estos
asciende a $89.98 millones , que por las condiciones en
que se encuentran se convertirían en incobrables y
podrían constituirse en un presunto detrimento patrimonial,
73 Pagarés cuya cuantía asciende a $632.57 millones,
están próximos a vencerse y corren el riesgo de
convertirse en incobrables debido a que la ubicación de
los deudores corresponde a zonas de difícil acceso, zonas
con problemas de orden público o que no cuentan con
servicio de correo.
Se evidenció la existencia de 53 Pagarés vencidos, que
corresponden a beneficiarios ya graduados y que fueron
fechados por la Universidad, corriéndose el riesgo de
convertirse en Pagarés incobrables, por $358,7 millones,
cifra que podría generar detrimento patrimonial.
El artículo 20 de la
Resolución 939 de 1993,
artículo 709 del Código de
Comercio
Diseño y aplicación de
herramientas para apoyo a la
gestion contractual
Trámite para adelantar la contratación.- Revisado los
expedientes contractuales de ordenes (mínimas, menores
y superiores) suscritas por la Universidad se evidenció
que no existe dentro de dichos expedientes parámetros
previos que indiquen los criterios que se deben seguir para
adelantar el proceso de selección y evaluación del
contratista.
No existen
parámetros
previos
establecidos a los
que se deba
sujetar los
respectivos
procesos
contractuales.
La Universidad
asume el riesgo
de expedir una
invitación y
seleccionar
una oferta o
propuesta que
no corresponda
a sus
necesidades
puesto que no
esta el
elemento
primario
sustancial
(pliego de
condiciones), y
que no se
realice una
selección
objetiva por
falta de
definición de
criterios de
selección
previamente
estipulados.
2. GESTION CONTRACTUAL
Aclarar y estandarizar los
parametros establecidos dentro
de los procesos contractuales
referidos a criterios de selección
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
14
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar revision de
expedientes
contractuales, mediante
visitas de seguimiento a
la gestion contractual,
identificando la
adecuada aplicación de
los formatos rediseñados
visitas de
seguimiento ( 1 por
Sede)
7 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
Parametrizar un campo
en la minuta de orden
contractual, que permita
dejar la trazabilidadad de
la recomendación al
ordenador de gasto
incluyendo el nombre del
jefe de contratacion o
quien haga sus veces y
la fecha en que esta se
realiza
Campo
parametrizado1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Realizar una
modificacion al manual
de convenios y
contratros aclarando el
rol que debe cumplir el
jefe de contratacion en el
marco de la evalución de
los procesos
contractuales.
Modificacion 1 01/09/2011 15/04/2012 32 0 0% 0 0 0
Socializar la accion
mejorada a todos los
equipos responsables
del proceso contractual
Documento escrito 1 02/01/2012 30/04/2012 17 0 0% 0 0 0
Realizar revision de
expedientes
contractuales, mediante
visitas de segumiento a
la gestion contractual,
identificando los ajustes
con respecto al campo
parametrizado
visitas de
seguimiento ( 1 por
Sede)
7 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
39 1402100
Unificación de trámites, formatos y directrices, para
adelantar la gestión contractual de la Universidad
Nacional de Colombia.- La Universidad Nacional para
adelantar su gestión contractual creo su marco normativo
de conformidad con la autonomía universitaria reconocida
constitucional y legalmente, para tal fin expidió el Acuerdo
002 de 2008 en el que se encuentra consagrados las
normas generales que rigen los convenios de voluntades y
la Resolución 1952 del 22 de diciembre de 2008 por la
cual se adopto el manual interno de contratación, no
obstante que estas normas rigen para toda la Universidad
se evidenció que existen diferencias en los procedimientos
utilizados para adelantar la adquisición de bienes y
servicios en los Niveles y en las Sedes
Acuerdo 002 de 2008 en el
que se encuentra
consagrados las normas
generales que rigen los
convenios de voluntades y la
Resolución 1952 del 22 de
diciembre de 2008 por la cual
se adopto el manual interno
de contratación
La anterior situación
se presenta por la
expedición de
directrices y
formatos para
adelantar la gestión
de contratación
aplicable a un nivel
o sede; es decir
parcialmente,
debilidades en los
mecanismos de
control interno
Generan
incumplimientos
en normatividad
interna vigente,
inaplicabilidad
uniforme del
manual,
requisitos y
procedimientos
diferentes para
un mismo
proceso.
En el marco de la estrategia de
mejoramiento del macroproceso
de gestión administrativa y
financiera, definir normas,
procesos, procedimientos y
herramientas de apoyo a la
gestion contractual en forma
colectiva para su aplicación
estandarizada por parte de
todos los involucrados en el
proceso contractual
Estandarizar la aplicación de las
normas, procesos,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la gestion
contractual
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Realizar talleres de
socializacion y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar
la gestion contractual
dirigidos a los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores. )
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
37 1402003
Rediseño y aplicación de
formatos para invitacion a
presentar oferta y solicitud de
orden contractual,
desagregando los factores de
habilitacion y de asignacion de
puntaje definidos para selección
del contratista,
38 1402008
Aclaración de la normatividad
vigente en relación con los
responsables de consolidar el
informe de evaluacion de las
propuestas y de recomedar al
ordenador de gasto la
suscripcion de la orden
contractual .
Dejar trazabilidad de la funcion
de cada responsable de
consolidar el informe de
evaluacion de las propuestas y
de recomedar al ordenador de
gasto la suscripcion de la orden
contractual.
Falta de vigilancia
y control del Área
de Contratación
tanto en la
evaluación y
verificación de
los requisitos
exigidos por la
Universidad para
celebrar las
respectivas
órdenes, como
en la suscripción
de las mismas sin
los requisitos
plenos. Aunado a
lo anterior, refleja
debilidades en el
Sistema de
Control Interno
de la entidad y de
los procesos de
autocontrol de las
dependencias.
Riesgo en la
selección del
contratista e
inaplicabilidad
del principio de
transparencia.
Consolidación de la evaluación, Recomendación del
Jefe de Contratación y aceptación por el ordenador
del gasto.- Realizada la verificación de los expedientes
contractuales correspondientes a órdenes contractuales
menores tomados de muestra en el Nivel Nacional, Sede
Bogotá y Facultad de Medicina, se evidenció que quien
consolida la evaluación cuando existen varios oferentes y
realiza la recomendación al contratar mediante órdenes
contractuales menores es el jefe del área que solicita el
bien o servicio, función atribuida de conformidad con la
norma interna de contratación al jefe de contratación o
quien haga sus veces.
Los principios contemplados
en el artículo 209 de la
Constitución Política y los
establecidos en el Acuerdo
002 de 2008 emitido por el
Consejo Superior
Universitario
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Artículo 29, Capitulo II
Órdenes Contractuales
Menores, del Manual de
Convenios y Contratos,
adoptado mediante
Resolución 1952 del 22 de
diciembre de 2008
Trámite para adelantar la contratación.- Revisado los
expedientes contractuales de ordenes (mínimas, menores
y superiores) suscritas por la Universidad se evidenció
que no existe dentro de dichos expedientes parámetros
previos que indiquen los criterios que se deben seguir para
adelantar el proceso de selección y evaluación del
contratista.
No existen
parámetros
previos
establecidos a los
que se deba
sujetar los
respectivos
procesos
contractuales.
La Universidad
asume el riesgo
de expedir una
invitación y
seleccionar
una oferta o
propuesta que
no corresponda
a sus
necesidades
puesto que no
esta el
elemento
primario
sustancial
(pliego de
condiciones), y
que no se
realice una
selección
objetiva por
falta de
definición de
criterios de
selección
previamente
estipulados.
Aclarar y estandarizar los
parametros establecidos dentro
de los procesos contractuales
referidos a criterios de selección
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
15
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
40 1802002
Registro Presupuestal.- En el expediente del contrato
número 10 de 2010, se efectuó el registro presupuestal
número 2393 de fecha 10 de diciembre 2010 por valor de
$2.000 millones, por concepto de contratar el suministro
de un portafolio integral de bienes y servicios para los
servidores públicos de la Universidad Nacional de
Colombia en el desarrollo del programa de bienestar para
docentes y administrativos, el cual tiene como beneficiario
la Caja de Compensación Familiar CAFAM 860013570;
éste registro se realizó sin que existiera contrato, es decir
se afectó el presupuesto sin existir el correspondiente
soporte, lo anterior se evidencia con el memorando
número 104 de fecha 14 de diciembre de 2010 en el cual
hasta ahora estaba culminando el proceso precontractual
establecido con la recomendación del Secretario técnico
de comité de contratación y la aceptación por parte del
ordenador del gasto, contrato que finalmente fue suscrito
el día 17 de diciembre de 2010.
Artículo 45 del Manual de
Convenios y Contratos
adoptado mediante
Resolución 1952 de 2008 y
de la norma general de
Presupuesto Público (Artículo
71 del Decreto 111 de 1996)
Expedición de
registros
presupuestales
sin que se
suscribiera el
contrato y a
nombre de un
contratista
específico
Hecho que
resta
trasparencia al
proceso
precontractual y
a la misma
adjudicación del
contrato
Definicion de punto de control
en el procedimiento de
Seleccionar y formalizar
contratos, para la actividad del
registro presupuestal
Establecer un punto de control
en la actividad del registro
presupuestal, para verificar la
existencia previa de la
aceptación del ordenador del
gasto antes de registrar el
contrato.
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Incluir dentro del
procedimiento
Seleccionar y formalizar
contratos, una actividad
o condicion general
donde quede explícito un
control asociado al
registro presupuestal.
procedimiento
ajustado 1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, estandarizar
los formatos de
invitacion directa a
presentar oferta para
orden contractual y
solicitud de orden
contractual que hacen
parte del mismo
Formatos 2 01/07/2011 31/12/2011 26 2 100% 26 26 26ACCION CUMPLIDA
Los formatos estandarizados se pueden consultar en la
página web www.gerencia.unal.edu.co
Socializar para su
implementacion con los
equipos administrativos
los ajustes realizados de
los formatos definidos
para invitacion a
presentar oferta y
solicitud de orden
contractual
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes )
12 01/05/2011 31/12/2011 35 12 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Realizar revision de
expedientes
contractuales, mediante
visitas de segumiento a
la gestion contractual,
identificando la
adecuada aplicación de
los formatos rediseñados
visitas de
seguimiento (1 por
Sede)
7 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
42 1402007
Comunicación de legalización al contratista y al
interventor requisito de perfeccionamiento y
legalización.- Se evidenció que las ordenes contractuales
suscritas en UNIMEDIOS, al igual que en algunas de la
facultad de medicina (ODS 240,220,72,294, 1787/09, 46,
48, 72, 167, 179, 190, 195, 200, 237, 239, 281, 294, 409,
412, 420, 461 de 2010) el jefe de contratación o quien
hace sus veces no informa por escrito la asignación de las
OC a los contratistas y la designación al respectivo
supervisor y/o interventor indicando la fecha de
legalización y perfeccionamiento de la orden
correspondiente
Artículo 31 del manual de
convenios y contratos
adoptado por la UN
No se informa por
escrito la
asignación de las
OC a los
contratistas y la
designación al
respectivo
supervisor y/o
interventor
Incumplir las
funciones
asignadas al jefe
contratación o
quien haga sus
veces, implica
asumir el riesgo
de no dejar
constancia de la
fecha en que
notificó al
interventor de la
responsabilidad
asignada y la
constancia de
notificación de la
fecha en que se
inicia a contar el
plazo de
ejecución de la
orden al
contratista, o
iniciarla ejecución
sin el lleno de
requisitos
exigidos.
Efectuar la revisión de las
ordenes contractuales para
verificar el cumplimiento de los
lineamientos establecidos en el
articulo 31 "Requisitos de
perfeccionamiento, legalización
y ejecución " del Manual de
Convenios y Contratos.
Manejar los formatos
establecidos y actualizados
dentro del macroproceso de
gestión administrativa y
financiera en cuanto a la
formalización de comunicación
y legalización de las ordenes
menores.
Unidad Administrativa y
Financiera UNIMEDIOS
Revisar periódicamente
los contratos realizados
de una manera aleotaria,
verificando que se
encuentre la constancia
de las notificaciones
mediante los
comunicados a los
interventores y
contratistas.
Acta 12 01/07/2011 30/06/2012 52 6 50% 26 0 0
Definición del objeto de las órdenes contractuales.-
Existen ODS cuyos objetos son amplios e indeterminados
como aquellos donde se establece que se contrata el
“apoyo académico y administrativo…” y “apoyo
logístico…” , sin que se identifiquen claramente las
actividades y obligaciones que debe cumplir el contratista.
Principio de Planeación que
se debe observar en la
contratación, acorde con lo
estipulado en el artículo g del
Acuerdo 002 de 2008
Objetos
contractuales
amplios e
indeterminados
Situación que no
permite medir, a
un tercero, en
este caso la CGR,
la gestión fiscal
desarrollada en
términos de
eficacia y
eficiencia. En
igual medida se
desconoce la
valoración
establecida para
determinar el
valor de los
mismos, al no
saberse qué se
está pagando y el
porqué del precio
estipulado, hecho
que no da cuenta
de la aplicación
del principio de
economía.
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
41 1404001
Diseño y aplicación de formatos
para invitacion a presentar
oferta y solicitud de orden
contractual, identificando de
manera independiente campos
para descripcion del objeto,
especificaciones técnicas y
obligaciones especificas
Estandarizar formatos para la
gestion contractual que
permitan plasmar la informacion
detallada del bien o servicio a
adquirir
16
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Suspender la aplicación de la
Circular 01-S del 19 de febrero
de 2008 de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa y del formato por
ella adoptado, en relación con el
procedimiento allí establecido
para el cálculo del Ingreso Base
de Cotización (IBC) para el
pago de aportes al Sistema
General de Seguridad Social
Integral por parte de los
contratistas.
Emitir directriz de
suspensión de la
aplicación de la Circular
01-S del 19 de febrero
de 2008 de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa y del
formato por ella
adoptado
Circular 1 01/07/2011 31/12/2011 26 1 100% 26 26 26 ACCION CUMPLIDA
Aclarar y socializar a través del
sitio web de la GNFA el
procedimiento con el que los
contratistas deben calcular los
aportes al SSSI
Difundir a través de la
página web de la Gerencia
Nacional Financiera y
Adminisitrativa, en el
módulo de preguntas
frecuentes el procedimiento
para el cálculo del IBC,
conforme a lo establecido
en el decreto 1703 de 2002,
de forma tal que se aclaren
las obligaciones de los
contratistas frente al
sistema y la forma para
calcular los aportes.
Publicacion pagina
WEB1 01/07/2011 15/10/2011 15 1 100% 15 15 15
ACCION CUMPLIDA
consultar www.gerencia.unal.edu.co, luego hacer link en
"preguntas frecuentes" y después "Aportes al Sistema de
Seguridad Social"
Diseñar una herramienta de
consulta para que tanto
interventores y supervisores
como contratistas puedan
verificar la correcta proporción
de los aportes al SSSI con base
en el valor mensualizado del
contrato.
Facilitar la verificación por parte
de interventores, supervisores y
contratistas, de la correcta
relación entre el valor de los
aportes al SSSI y el valor
mensualizado del contrato
Diseñar un simulador
que permita a los
interventores,
supervisores y
contratistas la
verificación de la
correcta relación entre el
valor mensualizado del
contrato y el valor de los
aportes que debe
efectuar al SSSI
Simulador 1 01/07/2011 15/10/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Diseñar un documento y
un formato que describe
las acciones a seguir
para la afiliacion al
Sistema de riesgos
profesionales de
contratistas.
Documentos
estandarizados 2 01/09/2011 31/12/2011 17 0 0% 0 0 17
Socializar para su
implementarcion el
documento y formato
que describe las
acciones a seguir para la
afiliacion al Sistema de
riesgos profesionales de
contratistas.
Publicacion pagina
WEB1 01/11/2011 31/12/2011 9 0 0% 0 0 9
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
44 1405004
Sistema General de Riesgos Profesionales de
contratistas por Órdenes de Prestación de Servicios
con la Universidad.- Se evidenció que no se cumple con
la inclusión en las órdenes de prestación de servicios, del
texto donde se indique la intención del contratista de
afiliarse o no al Sistema General de Riesgos
Profesionales, en caso tal de que su intención sea
afiliarse, debe incluirse como una cláusula del contrato
Se esta incumpliendo lo
ordenado mediante Circular
Conjunta No 1 de 2008
emitida por la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa y Dirección
Nacional de Personal, que
estableció en el numeral 4
Procedimiento
inconcluso para
definir la
aceptación o no
de la afiliación al
SGRP por parte
del contratista
Riesgo de
asumir valores
por accidentes
de trabajo que
pueden ser
asumidas por
las ARP.
43 1405004
Ingreso base de cotización (IBC) para órdenes
contractuales de prestación de servicios (ODS)
Personas Naturales.- La División Nacional de Tesorería
tiene establecido un formato denominado “Cálculo del
ingreso base de cotización (IBC) para órdenes
contractuales de prestación de servicios (ODS) –
Personas Naturales”, codificado FC-001, en el cual se
instituye el IBC sobre un valor neto del contrato
mensualizado
Artículo 23 del Decreto 1703
de 2002, Circular 00001 de
2004 de los Ministerios de
Hacienda y Crédito Público y
de Protección Social,
La UN induce a
error a los
contratistas de
prestación de
servicios en el
sentido que un
menor valor de
IBC conlleva un
menor aporte al
Sistema General
de Seguridad
Social
Los contratistas
incurran en
elusión frente al
mencionado
Sistema
Diseño y aplicación de
herramientas para describir las
acciones a seguirpara la
afiliacion al Sistema de riesgos
profesionales de contratistas,
asociadas al proceso de
adquisicion de bienes y
servicios
Aclarar y estandarizar las
acciones a seguir para la
afiliacion al Sistema de riesgos
profesionales de contratistas,
asociadas al proceso de
adquisicion de bienes y
servicios
Precisar al interior de la
Universidad el procedimiento de
determinación del Ingreso Base
de Cotitización (IBC) de los
contratistas frente al Sistema de
Seguridad Social Integral
17
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Modificar y ajustar la
normatividad vigente,
clarificando el rol del
inteventor y supervisor y
sus obligaciones
Resolucion 1 01/11/2011 15/04/2012 24 0 0% 0 0 0
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar como
herramientas de apoyo
los modelos para
informes de ejecucion
contractual (ODS
Servicios personales con
el aval del respectivo
interventor o supervisor)
e informe parcial/final de
interventoria
Modelo de Informe 2 01/05/2011 31/12/2011 35 2 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Socializar para su
implementacion los
modelos para informes
de ejecucion contractual
(ODS Servicios
personales con el aval
del respectivo interventor
o supervisor e informe
parcial/final de
interventoria
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
Suspender la aplicación de la
Circular 01-S del 19 de febrero
de 2008 de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa y del formato por
ella adoptado, en relación con el
procedimiento allí establecido
para el cálculo del Ingreso Base
de Cotización (IBC) para el
pago de aportes al Sistema
General de Seguridad Social
Integral por parte de los
contratistas.
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Emitir directriz de
suspensión de la
aplicación de la Circular
01-S del 19 de febrero
de 2008 de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa y del
formato por ella
adoptado
Circular 1 01/07/2011 31/12/2011 26 1 100% 26 26 26 ACCION CUMPLIDA
Aclarar y socializar a través del
sitio web de la GNFA el
procedimiento con el que los
contratistas deben calcular los
aportes al SSSI
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Difundir a través de la
página web de la Gerencia
Nacional Financiera y
Adminisitrativa, en el
módulo de preguntas
frecuentes el procedimiento
para el cálculo del IBC,
conforme a lo establecido
en el decreto 1703 de 2002,
de forma tal que se aclaren
las obligaciones de los
contratistas frente al
sistema y la forma para
Publicacion pagina
WEB1 01/07/2011 15/10/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Diseñar una herramienta de
consulta para que tanto
interventores y supervisores
como contratistas puedan
verificar la correcta proporción
de los aportes al SSSI con base
en el valor mensualizado del
contrato.
Facilitar la verificación por parte
de interventores, supervisores y
contratistas, de la correcta
relación entre el valor de los
aportes al SSSI y el valor
mensualizado del contrato
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Diseñar un simulador
que permita a los
interventores,
supervisores y
contratistas la
verificación de la
correcta relación entre el
valor mensualizado del
contrato y el valor de los
aportes que debe
efectuar al SSSI
Simulador 1 01/07/2011 15/10/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Diferenciar las obligaciones que
se derivan de la funcion de
interventoria y supervision, las
cuales se acompañan de
herramientas de apoyo, tales
como modelos para informes de
ejecucion contractula (ODS
Servicios personales con el aval
del respectivo interventor o
supervisor e informe parcial/final
de interventoria para los casos
que aplique
46
Verificación del correcto pago aportes al SGSS por
parte de los contratistas.- En las OC celebradas por la
Universidad Nacional de Colombia, si bien se anexa copia
de la planilla de pagos al sistema de seguridad social o de
las consignaciones efectuadas, con el fin de establecer el
cumplimiento de la obligación por parte del contratista, no
se evidencia la aplicación de un procedimiento que permita
verificar en desarrollo del contrato ni a su liquidación, la
obligación del contratista frente al Sistema General de
Seguridad Social, donde se corrobore la correcta relación
entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber
sido cotizadas. Situación que también se evidenció en la
Sede Orinoquía donde no se exigió al contratista la
presentación de la certificación que demostrara el pago de
seguridad social en las siguientes órdenes: ODS 2 y 3 del
proyecto 2050100153, ODC 67 del proyecto 4020401148
y ODS 164 del proyecto 3040100139.
Artículo 50 de la Ley 789 de
2002 e inobservancia a lo
dispuesto en la Circular
Conjunta 00001 de 2004 de
los Ministerios de Hacienda y
Crédito Público y de
Protección Social
Precisar al interior de la
Universidad el procedimiento de
determinación del Ingreso Base
de Cotitización (IBC) de los
contratistas frente al Sistema de
Seguridad Social Integral
45 1405004
Interventoría y/o Supervisión de las Órdenes
Contractuales.- En los expedientes contractuales
tomados de muestra por CGR en el Nivel Nacional, Sedes
Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira por la CGR no
reposan informes de interventoría y/o supervisión que den
cuenta de la gestión contractual desarrollada y del
seguimiento efectuado a la misma; solamente se
evidencian como soporte a los pagos, certificados de
cumplimiento del objeto contractual, sin considerarse las
demás obligaciones del contratista.
Numerales 8 y 10 del Artículo
97 del Manual de Convenios
y Contratos, Obligaciones del
supervisor o interventor
1405004
Ausencia de
informes de
interventoría y/o
supervisión que
den cuenta de la
gestión
contractual
desarrollada
Riesgo de que
no se ejecuten
los contratos en
las condiciones
requeridas por
la entidad
Falencias en la
aplicación de
artículo 50 de la Ley
789 de 2002 e
inobservancia a lo
dispuesto en la
Circular Conjunta
00001 de 2004 de
los Ministerios de
Hacienda y Crédito
Público y de
Protección Social
eInaplicabilidad de
un procedimiento
que permita verificar
en desarrollo del
contrato ni a su
liquidación, la
obligación del
contratista frente al
Sistema General de
Seguridad Social
Posible elusión
e inclusive
evasión en el
pago de los
recursos del
SGSS
Modificacion y ajuste de la
normatividad vigente,
clarificando el rol del inteventor
y supervisor
18
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar una
guía asociada al proceso
de adquisicion de bienes
y servicios, para la
elaboracion de
justificaciones para
procesos contractuales
Guía 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Socializar para su
implementacion con los
equipos administrativos
la guía definida para
elaboracion de
justificaciones para
procesos contractulaes
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes )
12 01/05/2011 31/12/2011 35 12 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Realizar revision de
expedientes
contractuales, mediante
visitas de segumiento a
la gestion contractual,
identificando la
adecuada aplicación de
la guia para elaborar
justificaciones
visitas de
seguimiento ( 1 por
Sede)
7 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar el
instructivo y modelos de
apoyo para la liquidacion
efectiva de las órdenes
contractuales y
contratos, asociados al
procedimiento de
seguimiento a la
ejecución contractual
Documentos
(instructivo y tres
modelos)
4 01/05/2011 31/12/2011 35 4 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Socializar para su
implementacion con los
equipos administrativos
el instructivo y modelos
de apoyo para la
liquidacion efectiva de
las órdenes
contractuales y contratos
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Emitir directriz a Nivel
Nacional, indicando las
acciones a seguir por los
jefes de contratación o
quien haga sus veces
para hacer seguimiento
a la liquidacion de las
órdenes contractuales y
contratos pendientes
Directriz escrita 1 31/10/2011 15/11/2011 2 1 100% 2 2 2 ACCIÓN CUMPLIDA
Remitir comunicaciones
a interventores sobre
liquidaciones pendientes
y consignar en
herramienta de control y
seguimiento
Herramientas de
control y
seguimiento
Control con las
comunicaciones
enviadas (1 por
Sede)
7 01/09/2011 01/09/2012 52 1 14% 7 0 0
Realizar seguimiento
trimestral sobre el estado
de las liquidaciones
pendientes
Seguimientos
consignados en
herramienta de
control y
seguimiento
4 01/11/2011 30/10/2012 52 0 0% 0 0 0
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Consolidar información
sobre actas de
liquidación suscritas y
pendientes a Nivel
Nacional
informe estado de
liquidaciones 4 01/11/2011 30/10/2012 52 0 0% 0 0 0
140500148
Estandarizar las actividades
que se deben adelantar para
liquidar órdenes contractuales y
contratos
Liquidación de Contratos.- De conformidad con la
información remitida a la CGR, se evidencia que para
vigencia 2010, la Universidad Nacional de Colombia, Nivel
Central y Sede Bogotá, no ha liquidado un total de 1.038
contratos por valor de $11.420,85 millones
Igualmente se determino que para las vigencias 2005 al
2009 no se han liquidado 21.486 contratos por valor de
$220.067,54 Millones.
Artículos 91 y 92 del Manual
de Convenios y Contratos,
adoptado mediante
Resolución 1952 del 22 de
diciembre de 2008 y Artículo
8 del Acuerdo 002 de 2008
Manual de Contratación en el
artículo 78 numeral 1 y el
Acuerdo 002 de 2008 en su
artículo 9
Ausencia de los
informes de
interventoria que
justifiquen las
prorrogas y las
adiciones
No permite aun
tercero en este
caso la CGR
verificar la
existencia efectiva
de la necesidad
de la modificación
y las razones
fácticas y
económicas que
influyeron para
realizarla,
desconociendo
así mismo el
principio de
publicidad y
objetividad
Emitir lineamientos para la
elaboracion de justificaciones
para procesos contractuales
Deficiente control
al cumplimiento
de los
procedimientos
contractuales
establecidos en el
Manual de
convenios y
contratos
Genera
incertidumbre
frente a los
derechos y
obligaciones
contractuales
de la
Universidad, y
conlleva a la
entidad a
asumir un
riesgo de
pérdida de
recursos puesto
que la no
liquidación
impide que se
constituyan el
título ejecutivo
para cobrar los
recursos a
favor, cuando
hay lugar a
ellos.
Justificación para las modificaciones (adición y
prorroga) de las órdenes contractuales.- Revisadas
las ordenes contractuales solicitadas por la CGR, se
evidencio que no se encuentra debidamente justificada la
adición efectuada, simplemente se determina que lo
mismo se requiere, sin que medie soporte alguno sobre el
monto de recursos solicitado o el término estipulado para
la prorroga,
Diseño y aplicación de
herramientas para liquidacion de
órdenes contractuales y
contratos
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Jefes de contratación o
quien haga sus veces
en cada sede
Definicion de estrategias de
seguimiento a la liquidacion de
las órdenes contractuales y
contratos que no se han
liquidados
Minimizar el riesgo de la no
liquidacion oportuna de las
órdenes contractuales y
contratos
140500447
Diseño y aplicación de una guia
para elaboracion de
justificaciones para procesos
contractuales
19
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar la revisión de las
ordenes contractuales de tracto
sucesivo de la vigencia 2010,
con el fin de constatar la debida
liquidación de las mismas.
Aplicar la normatividad
establecida para la liquidación
de contratos de tracto sucesivo.
Revisar las ordenes
contractuales de tracto
sucesivo de la vigencia
2010 y efectuar las
actas de liquidación
pendientes.
Informe 1 15/09/2011 31/12/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Socializar entre los usuarios del
proceso contractual, las
funciones y obligaciones
estipuladas en el Manual de
Convenios y Contratos, en
relación a la elaboración de las
respectivas actas de liquidación
para la culminación definitiva de
las ordenes Contractuales,
Contratos de tracto sucesivo y
de obra.
Implementar los documentos
resultado de la estandarización
de los procesos y
procedimientos del
Macroproceso Gestión
Administrativa y Financiera, en
lo correspondiente a la
ejecución contractual.
Socializar a los
respectivos interventores
y/o Supervisores, los
modelos, guías e
instructivos para la
liquidación de ordenes
contractuales y
contratos.
Boletín Informativo 1 01/02/2012 28/02/2012 4 0 0% 0 0 0
Realizar seguimiento trimestral a
las ordenes contractuales de
tracto sucesivo, en forma
aleatoria, con el fin de verificar
el cumplimiento de las
directrices de la liquidación de
los contratos de tracto sucesivo,
establecidas en el Manual de
Convenios y Contratos.
Verificar la implementación de
las directrices establecidas en el
manual de convenios y
contratos
Realizar seguimiento
trimestral a las ordenes
contractuales de tracto
sucesivo, mediante
muestra tecnica.
Informe 4 01/10/2011 01/10/2012 52 1 25% 13 0 0
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar una
guía asociada al proceso
de adquisicion de bienes
y servicios, para la
elaboracion de
justificaciones para
procesos contractuales
Guía 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Socializar para su
implementacion con los
equipos administrativos
la guía definida para
elaboracion de
justificaciones para
procesos contractulaes
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes )
12 01/05/2011 31/12/2011 35 12 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Realizar revision de
expedientes
contractuales, mediante
visitas de segumiento a
la gestion contractual,
identificando la
adecuada aplicación de
los formatos rediseñados
visitas de
seguimiento (1 por
Sede)
7 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
Aclarar la normatividad vigente
en realcion con las
responsabilidades de
interventores y supervisores
Fortalecer el control en la
ejecucion de los contratos
Modificar y ajustar la
normatividad vigente,
clarificando el rol del
inteventor y supervisor y
sus obligaciones
Resolución 1 01/11/2011 15/04/2012 24 0 0% 0 0 0
Realizar talleres de
socializacion y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar
la gestion contractual
dirigidos a los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
140500148
Liquidación de Contratos.- De conformidad con la
información remitida a la CGR, se evidencia que para
vigencia 2010, la Universidad Nacional de Colombia, Nivel
Central y Sede Bogotá, no ha liquidado un total de 1.038
contratos por valor de $11.420,85 millones
Igualmente se determino que para las vigencias 2005 al
2009 no se han liquidado 21.486 contratos por valor de
$220.067,54 Millones.
Artículos 91 y 92 del Manual
de Convenios y Contratos,
adoptado mediante
Resolución 1952 del 22 de
diciembre de 2008 y Artículo
8 del Acuerdo 002 de 2008
14020014
ODS 097/2010, Cumplimiento de requisitos previos
para ejecución de la orden.- El informe final de
actividades presentado por la contratista informa lo
actuado desde el 6 de abril de 2010 (fecha de suscripción
de la orden) hasta la finalización del mismo. Sin embargo,
acorde a la aprobación de la garantía y la comunicación de
legalización de la orden contractual, dicha legalización se
dio el 13 de abril de 2010, fecha a partir de la cual debía
darse el inicio de la ejecución de la orden en la cual. Por
lo anterior se deduce que el contrato empezó a ejecutarse
sin que se surtieran las condiciones de perfeccionamiento,
legalización y ejecución determinadas en el clausulado
contractual, toda vez que la aprobación de la garantía es
un requisito sine qua non para dar inicio a la ejecución del
contrato, además que los riesgos que se buscaban
amparar con la póliza no fueron cubiertos oportunamente
y fue la UN permisiva ante el hecho de permitir la
ejecución del contrato sin que se contará con el respaldo
requerido por ella misma.
50
Deficiente control
al cumplimiento
de los
procedimientos
contractuales
establecidos en el
Manual de
convenios y
contratos
Genera
incertidumbre
frente a los
derechos y
obligaciones
contractuales
de la
Universidad, y
conlleva a la
entidad a
asumir un
riesgo de
pérdida de
recursos puesto
que la no
liquidación
impide que se
constituyan el
título ejecutivo
para cobrar los
recursos a
favor, cuando
hay lugar a
ellos.
Riesgo de
incumplimiento
de un contrato
sin el
cubrimiento de
una garantia
que llene todos
los requisiots.
Seccion de Contratación
Sede Palmira
Artículo 13 del Decreto 4996
del 2009
Debilidades en el
control interno en
la ejecución de
los contratos
1404007
ODC 017/2010 Adición mayor al 50% sin
justificación.- El contrato fue adicionado en más del 50%
de su valor inicial, desconociendo lo estipulado en el Art.
78 del Manual de Convenios y Contratos. Si bien, en
dicho articulo se manifiesta la posibilidad de una adición
superior, la misma debe estar debidamente justificada por
el interventor, entendiéndose que en el informe de
ejecución se deben exponer las razones por las cuales se
justifica la adición y la cuantía de la misma. Hecho que no
se evidencia en las adiciones de este contrato, ya que
solamente se manifiesta que se requiere pero no se
establecen las razones o causas por las cuales se
determina la cuantía y menos porque se sobrepasa el 50%
del valor del contrato en dichas adiciones.
Art. 78 del Manual de
Convenios y Contratos
No existe un
estudio técnico
que soporte tanto
el tiempo
establecido como
el monto de
recursos
solicitado
Diseño y aplicación de una guia
para elaboracion de
justificaciones para procesos
contractuales
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Definicion de un espacio de
socializacion de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervision
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
49
Emitir lineamientos para la
elaboracion de justificaciones
para procesos contractuales
Posible
sobrecosto en
la ejeución del
contrato
20
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar un
modelo de informe de
ejecución contractual
para ODS Servicios
Personales, donde se
identifca claramente
fechas de inicio y
finalización de la orden
contractual, asi como el
periodo del informe que
se rinde .
Modelo de Informe 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Elaboración e
implementación de
cuadro de control al
seguimiento de Ordenes
contractuales de Servicio
y Compra.
Formato 1 01/09/2011 30/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Realizar seguimiento
trimestral al cuadro de
control.
Reporte de
Seguimiento 4 15/12/2011 30/11/2012 50 0 0% 0 0 0
Suspender la aplicación de la
Circular 01-S del 19 de febrero
de 2008 de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa y del formato por
ella adoptado, en relación con el
procedimiento allí establecido
para el cálculo del Ingreso Base
de Cotización (IBC) para el
pago de aportes al Sistema
General de Seguridad Social
Integral por parte de los
contratistas.
Emitir directriz de
suspensión de la
aplicación de la Circular
01-S del 19 de febrero
de 2008 de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa y del
formato por ella
adoptado
Circular 1 01/07/2011 31/12/2011 26 1 100% 26 26 26 ACCION CUMPLIDA
Aclarar y socializar a través del
sitio web de la GNFA el
procedimiento con el que los
contratistas deben calcular los
aportes al SSSI
Difundir a través de la
página web de la Gerencia
Nacional Financiera y
Adminisitrativa, en el
módulo de preguntas
frecuentes el procedimiento
para el cálculo del IBC,
conforme a lo establecido
en el decreto 1703 de 2002,
de forma tal que se aclaren
las obligaciones de los
contratistas frente al
sistema y la forma para
calcular los aportes.
Publicacion pagina
WEB1 01/07/2011 15/10/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Diseñar una herramienta de
consulta para que tanto
interventores y supervisores
como contratistas puedan
verificar la correcta proporción
de los aportes al SSSI con base
en el valor mensualizado del
contrato.
Facilitar la verificación por parte
de interventores, supervisores y
contratistas, de la correcta
relación entre el valor de los
aportes al SSSI y el valor
mensualizado del contrato
Diseñar un simulador
que permita a los
interventores,
supervisores y
contratistas la
verificación de la
correcta relación entre el
valor mensualizado del
contrato y el valor de los
aportes que debe
efectuar al SSSI
Simulador 1 01/07/2011 15/10/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Parametrizar en el SGF -
QUIPU, el tipo de
documento suspension
dejando trazabilidad del
trámite adelantado
Parametrizacion 1 01/09/2011 30/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
ODS 098/2010, Verificación del correcto pago a
SGSS en la liquidación de la ODS.- Si bien en el
numeral 10 del acta de liquidación anticipada, el
interventor dejó constancia de haber verificado durante la
ejecución contractual y para efectos de la liquidación, el
cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones
con los sistemas de salud y pensiones, y manifiesta que
es correcta la relación entre el monto cancelado y las
sumas que debieron haber sido cotizadas, dicha situación
no concuerda con lo evidenciado por la CGR, ya que de la
evaluación del contrato y con un IBC de $620.000
correspondiente al 40% del valor bruto por pago del
contrato; la contratista dejo de aportar al Sistema General
de Seguridad Social la suma de $152.700.
Generar alertas para el
seguimiento de las Ordenes
contractuales de Servicio y
Compra, que indique fechas de
legalización de las ordenes y
finalización,
Vicerrectoria General -
Coordinación General
UN SIMEGE
14020014
ODS 097/2010, Cumplimiento de requisitos previos
para ejecución de la orden.- El informe final de
actividades presentado por la contratista informa lo
actuado desde el 6 de abril de 2010 (fecha de suscripción
de la orden) hasta la finalización del mismo. Sin embargo,
acorde a la aprobación de la garantía y la comunicación de
legalización de la orden contractual, dicha legalización se
dio el 13 de abril de 2010, fecha a partir de la cual debía
darse el inicio de la ejecución de la orden en la cual. Por
lo anterior se deduce que el contrato empezó a ejecutarse
sin que se surtieran las condiciones de perfeccionamiento,
legalización y ejecución determinadas en el clausulado
contractual, toda vez que la aprobación de la garantía es
un requisito sine qua non para dar inicio a la ejecución del
contrato, además que los riesgos que se buscaban
amparar con la póliza no fueron cubiertos oportunamente
y fue la UN permisiva ante el hecho de permitir la
ejecución del contrato sin que se contará con el respaldo
requerido por ella misma.
50
Grupo soporte funcional
SGF-QUIPU
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Modificación en la
parametrización del SGF-
QUIPU para incluir el registro de
suspensiones contractuales y
socialización del ajuste
Artículo 50 de la Ley 789 de
2002 y en la Circular
Conjunta 00001 de 2004 de
los Ministerios de Hacienda y
Crédito Público y de
Protección Social
Incumplimiento
de las funciones
de interventoria
Precisar al interior de la
Universidad el procedimiento de
determinación del Ingreso Base
de Cotitización (IBC) de los
contratistas frente al Sistema de
Seguridad Social Integral
Riesgo de
incumplimiento
de un contrato
sin el
cubrimiento de
una garantia
que llene todos
los requisiots.
Establecer herramientas de
control, para los interventores
del Proyecto UN SIMEGE tanto
a Nivel Nacional como a las
diferentes Sedes, en las ODS y
ODC, con el fin de mitigar la
ocurrencia de errores en los
informes y facilitarle al
interventor de los contratos bajo
su supervisión, una herramienta
de fácil consulta, referente a las
fechas de legalización de los
contratos, asi como su inicio y
ejecución en las contrataciones
vigentes.
2202001
51
La situación
presentada no
permite llevar
desde el QUIPU
un control sobre
la terminación y la
correspondiente
liquidación en los
términos
establecidos por
la normatividad
vigente
1404004
Artículo 13 del Decreto 4996
del 2009
Debilidades en el
control interno en
la ejecución de
los contratos
Posible elusión
e inclusive
evasión del
pago al SGSS.
Realizar las supensiones de
ordenes contractuales en el
SGF -QUIPU
ODS 108/2010, Suspensión y ejecución de la ODS.-
La modificación de la póliza por efectos de la suspensión
dada para el período del 23 de agosto al 5 de septiembre
de 2010, se hizo hasta el 27 de octubre de 2010, fecha en
la cual fue aprobada, En la ficha del contrato que reporta
el aplicativo Quipu, las fechas de terminación y de
liquidación estimada establecidas en la mencionada ficha
no son reales, por cuanto en ellas no se contempla la
suspensión y la prórroga que presentó la ODS.
Manual de Convenios y
Contratos UN
el Sistema de
Gestión
Financiera
QUIPU no
soporta
automáticamente
dicho trámite
Definicion de un espacio de
socializacion de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervision
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
52
21
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Socializar la
instrucciones para
registrar las
suspensiones
contractuales en el SGF-
QUIPU
Documento 1 01/10/2011 30/01/2012 17 0 0% 0 0 0
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Realizar revision de
expedientes
contractuales que hayan
tenido suspensiones,
mediante visitas de
segumiento a la gestion
contractual, identificando
la elaboración de estas a
traves del SGF-QUIPU
visitas de
seguimiento ( 1
por Sede)
7 02/01/2012 30/11/2012 48 0 0% 0 0 0
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar
la gestión contractual
dirigidos a los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar un
modelo de informe de
ejecución contractual
para ODS Servicios
Personales, donde se
identifca claramente
fechas de inicio y
finalización de la orden
contractual, asi como el
periodo del informe que
se rinde .
Modelo de Informe 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Definición de un espacio de
socialización de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervision
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar
la gestión contractual
dirigidos a los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
Elaboración e
implementación de
cuadro de control al
seguimiento de Ordenes
contractuales de Servicio
y Compra
Formato 1 01/09/2011 30/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Elaboración e
implementación de
cuadro de Control y
seguimiento a los pagos
efectuados a
contratistas.
Formato 1 01/09/2011 30/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Realizar seguimiento
trimestral al cuadro de
control de Ordenes
contractuales y de
pagos.
Reporte de
Seguimiento 4 15/12/2011 30/11/2012 50 0 0% 0 0 0
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar
la gestión contractual
dirigidos a los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
El contrato
empezó a
ejecutarse sin
que se surtieran
las condiciones
de
perfeccionamient
o, legalización y
ejecución
determinadas en
el clausulado
contractual.
la contratista
cometió un error en
el primer informe de
la ODS
correspondiente al
mes de abril
dejando como
plantilla el informe
final del contrato
anterior. En igual
error incurrió la
interventora, al
revisar las
actividades y no
prestar atención a la
plantilla empleada
en el informe.
Dicha situación
debilita el
Sistema de
Control Interno
de la Entidad.
Manual de Convenios y
Contratos UN
54
Una presunta
legalización de
hechos
cumplidos, por
pagarse
actividades
desarrolladas
antes del inicio
de la ejecución
del contrato
Definición de un espacio de
socialización de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
Grupo soporte funcional
SGF-QUIPU
Modificación en la
parametrización del SGF-
QUIPU para incluir el registro de
suspensiones contractuales y
socialización del ajuste
Generar alertas para el
seguimiento de las Ordenes
contractuales de Servicio y
Compra, que indique fechas de
legalización de las ordnes y
finalización, asi como el
seguimiento a los pagos.
ODS 110/2010, Ejecución de la Orden.- En el informe
presentado para el mes de abril de 2010, se reflejan
actividades correspondientes a la ODS 431 de 2009 y si
Otrosí 1. Se desconoce como terminó de ejecutar y
cancelar dichas ODS y como se inició la presente.
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervisión
Vicerrectoria General -
Coordinación General
UN SIMEGE
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervision
2202001
1404004
La situación
presentada no
permite llevar
desde el QUIPU
un control sobre
la terminación y la
correspondiente
liquidación en los
términos
establecidos por
la normatividad
vigente
Establecer herramientas de
control, para los interventores
del Proyecto UN SIMEGE tanto
a Nivel Nacional como a las
diferentes sedes, en las ODS y
ODC , para mitigar la ocurrencia
de errores en los informes y
facilitarle al interventor de los
contratos bajo su supervisión
una herramienta de facil
consulta, referente a las fechas
de legalización de los contratos,
asi como su inicio y ejecución
en las contrataciones vigentes.
Definición de un espacio de
socialización de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
1402014
ODS 124/2010 Cumplimiento de requisitos previos
para ejecución.- El informe final de actividades
presentado por la contratista, sin fecha, informa
actuaciones efectuadas durante el mes de abril, período
en el cual aún no se había legalizado la ODS, ya que
dicha legalización se dio el día 4 de mayo de 2010.
Artículo 13 del Decreto 4996
del 2009, mediante el cual se
liquida el Presupuesto
General de la Nación para la
vigencia 2010
53
Realizar las supensiones de
ordenes contractuales en el
SGF -QUIPU
Una presunta
legalización de
hechos
cumplidos, por
pagarse
actividades
desarrolladas
antes del inicio
de la ejecución
del contrato
ODS 108/2010, Suspensión y ejecución de la ODS.-
La modificación de la póliza por efectos de la suspensión
dada para el período del 23 de agosto al 5 de septiembre
de 2010, se hizo hasta el 27 de octubre de 2010, fecha en
la cual fue aprobada, En la ficha del contrato que reporta
el aplicativo Quipu, las fechas de terminación y de
liquidación estimada establecidas en la mencionada ficha
no son reales, por cuanto en ellas no se contempla la
suspensión y la prórroga que presentó la ODS.
Manual de Convenios y
Contratos UN
el Sistema de
Gestión
Financiera
QUIPU no
soporta
automáticamente
dicho trámite
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
55 1402014
ODS 083/2010, Cumplimiento de requisitos previos
para ejecución.- El informe final de actividades
presentado por la contratista, para el período “del 15 de
marzo hasta el 01 de febrero de 2011”, informa
actuaciones efectuadas antes de la fecha de legalización
de la orden, la cual se dio el día 24 de marzo de 2010.
Artículo 13 del Decreto 4996
del 2009, mediante el cual se
liquida el Presupuesto
General de la Nación para la
vigencia 2010
El contrato
empezó a
ejecutarse sin
que se surtieran
las condiciones
de
perfeccionamient
o, legalización y
ejecución
determinadas en
el clausulado
contractual.
52
22
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar un
modelo de informe de
ejecución contractual
para ODS Servicios
Personales, donde se
identifca claramente
fechas de inicio y
finalización de la orden
contractual, asi como el
periodo del informe que
se rinde .
Modelo de Informe 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar
la gestión contractual
dirigidos a los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar un
modelo de informe de
ejecución contractual
para ODS Servicios
Personales, donde se
identifca claramente
fechas de inicio y
finalización de la orden
contractual, asi como el
periodo del informe que
se rinde .
Modelo de Informe 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar
la gestión contractual
dirigidos a los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores
Talleres
(distribuidos en
todas las Sedes por
grupo focal -
equipos
administrativos y
solicitantes e
interventores)
18 01/05/2011 30/04/2012 52 18 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
En el marco de la
estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, diseñar un
modelo de informe de
ejecución contractual
para ODS Servicios
Personales, donde se
identifca claramente
fechas de inicio y
finalización de la orden
contractual, asi como el
periodo del informe que
se rinde .
Modelo de Informe 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35ACCIÓN CUMPLIDA
Los modelos de informe se pueden consultar en la página
web www.gerencia.unal.edu.co
56
1404004
Soportes cumplimiento ODS 425 de 2010.- En el
expediente documental de la ODS Nº 425, no se
encuentra, informe de actividades requerido en el
clausulado de la OC previó para realizar el pago, soporte
que evidencie el pago del valor del contrato en expediente
e igualmente en el aplicativo financiero (QUIPU) no esta
registrado, Constancia de cumplimiento del objeto
contratado suscrita por el interventor; o actas de
suspensión del mismo; No obstante que el plazo de
ejecución culminó el día veintiocho (28) de febrero de
2011
Manual de convenios de la
universidad en sus artículos
96 y 97
Deficiencia en la
supervisión del
contrato
Una presunta
legalización de
hechos
cumplidos, por
pagarse
actividades
desarrolladas
antes del inicio
de la ejecución
del contrato
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervision
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Definición de un espacio de
socialización de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
Definición de un espacio de
socialización de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervision
57
Una presunta
legalización de
hechos
cumplidos, por
pagarse
actividades
desarrolladas
antes del inicio
de la ejecución
del contrato
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
55
Definición de un espacio de
socialización de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoria
Emitir lineamientos para la
desarrollar una adecuada
interventoria o supervision
1402014
ODS 086/2010, Cumplimiento de requisitos previos
para ejecución.- El informe final de actividades
presentado por la contratista, para el período “del 15 de
marzo hasta el 02 de febrero de 2010”, informa
actuaciones efectuadas antes de la fecha de legalización
de la orden, la cual se dio el día 24 de marzo de 2010. Por
lo anterior se presume que el contrato empezó a
ejecutarse sin que se surtie
Artículo 13 del Decreto 4996
del 2009, mediante el cual se
liquida el Presupuesto
General de la Nación para la
vigencia 2010
El contrato
empezó a
ejecutarse sin
que se surtieran
las condiciones
de
perfeccionamient
o, legalización y
ejecución
determinadas en
el clausulado
contractual.
Una presunta
legalización de
hechos
cumplidos, por
pagarse
actividades
desarrolladas
antes del inicio
de la ejecución
del contrato
1402014
ODS 083/2010, Cumplimiento de requisitos previos
para ejecución.- El informe final de actividades
presentado por la contratista, para el período “del 15 de
marzo hasta el 01 de febrero de 2011”, informa
actuaciones efectuadas antes de la fecha de legalización
de la orden, la cual se dio el día 24 de marzo de 2010.
Artículo 13 del Decreto 4996
del 2009, mediante el cual se
liquida el Presupuesto
General de la Nación para la
vigencia 2010
El contrato
empezó a
ejecutarse sin
que se surtieran
las condiciones
de
perfeccionamient
o, legalización y
ejecución
determinadas en
el clausulado
contractual.
23
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar talleres de
socializacion y aplicación
de las herramientas
estandarizadasy
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos y
solicitantes.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 20 20 35 ACCION CUMPLIDA
Realizar visitas de
acompañamiento a las
diferentes unidades
administrativas que
permitan evidenciar la
aplicación del ajuste a la
normatividad en lo
relacionado con el rol del
interventor y supervisor,
en la unidades de mayor
volumen contractual
Visitas a unidades
administrativas 4 01/03/2012 30/09/2012 30 0 0% 0 0 0
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Elaboracion del
documento de control de
envío y respuesta de las
comunicaciones
enviadas a los
interventores
Documento de
Control
comunicaciones
1 01/09/2011 30/09/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Envío mensual de
comunicaciones a los
interventores de las
ordenes contractuales,
contratos próximos a
vencer y a su cargo, con
el fin de recordarles las
obligaciones contraidas
como interventor
Documento de
Control con las
comunicaciones
enviadas
4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Registrar cancelaciones de
saldo con acta de liquidación
Evitar cancelaciones de saldo
en el SGF-QUIPU que no
cuenten con su respectiva acta
de liquidación
Seccion de Prespuesto
Sede Bogotá
Realizar un control
aleatorio trimestral de
que las cancelaciones
de saldos
presupuestales se
realicen mediante acta
de liquidación
Acta de control
aleatorio 4 01/01/2012 30/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Visitas de
acompañamiento y
seguimiento a la gestión
contractual, a Unidades
Administrativas con
mayor volumen de
contratación.
Visitas 5 01/11/2011 30/05/2012 30 0 0% 0 0 0
58 1404004
Designación de
la función de
interventoría y/o
supervisión a una
persona natural
que no es
servidor público
de la Universidad
Nacional
Realizar seguimiento a las
órdenes proximas a vencer y/o
vencidas
Garantizar que la interventoría o
supervisión de ordenes
contractuales y contratos se
lleve a cabo de acuerdo a la
normatividad interna
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
se atribuyen
presuntas
responsabilidades
civiles,
disciplinarias,
fiscales y penales
por la ejecución
de la actividad
como interventor,
a una persona
natural que no ha
sido contratada
para ejercer tal
actividad y/o
función y se le
imputa la
responsabilidad
Aplicación de la Modificacion y
ajuste de la normatividad,
clarificando el rol del inteventor
y supervisor
Artículo 96 del Manual de
Convenios y Contratos
adoptado mediante
Resolución de Rectoría
60 1404100
Suspensión ODC 224.
La ODC en su clausulado establece que la orden
contractual se perfecciona y legaliza con la firma de
ordenador del gasto y el registro presupuestal, hecho que
se dio en diciembre 17 de 2010. Adicionalmente,
determina un plazo de ocho (8) días contados a partir del
perfeccionamiento y legalización, de lo que se deduce
como duración de la orden, el período comprendido entre
el 17 de diciembre y el 24 de diciembre de 2010.
Sin embargo, según comunicación mediante correo
electrónico al interventor de la orden, la Jefe de la Sección
de Contratación informa como fecha de legalización de la
ODC el 17 de diciembre de 2010, señala como fecha de
inicio el 28 del mismo mes y de finalización el 4 de enero
de 2011. Fechas que no corresponden a lo expresado en
el clausulado contractual y al cumplimiento de los
requisitos de legalización y ejecución establecidos.
Manual de Convenios y
Contratos UN
Falencias en el
sistema de
control interno de
la entidad
Efecto sobre la
ejecución real
de la ODC
Realizar una jornada de
capacitación al personal que
participa en la legalizacion de
las órdenes contractuales.
Propender porque los
interventores realicen los
trámites oportunos a las
ordenes contractuales o
contratos (informes, pagos,
liquidación, y/o adiciones,
modificaciones, prorrogas o
suspensiones)
Si bien, la
cuantía no es
significativa,
denota
inoportunidad
en los
movimientos
presupuestales
y debilidades en
el sistema de
control interno
de la entidad
59 1404004
Designación de interventoría.- Durante el segundo
semestre de 2010, se designó al Dr. Gustavo Montañez
Gómez, como interventor de las ODS 314, 363, 419, 450,
549, 550, 551, 553, 554, 555, 556, 561, 719 y de las
ODC 178 y 231. Al respecto, es de precisar que el Dr.
Montañez es contratista de la Sede Bogotá según ODS
242 de 2010 con vigencia del 02/07/10 al 01/01/11, sin
que dentro del objeto del contrato ni en las obligaciones
específicas del mismo se encuentre la función o actividad
de ser interventor, situación que sí fue expresa en
contratación inmediatamente anterior según consta en la
ODS 016/10 del Fondo Especial de la Sede.
Cambio en el valor de la ODS y afectación del
presupuesto.- El contrato está suscrito el 27 de mayo de
2010, por valor de $3,012 millones pagaderos en pagos
parciales, previa certificación del interventor y del
cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones
ante el SGSS. Analizados los pagos, se observan tres
egresos cada uno por valor de $1 millón, para un valor
total cancelado en cuantía de $3 millones, sin que exista
modificación alguna respecto a cambio del valor del
contrato
Resolución 040 de 2001
Inconsistencias
en la información
del sistema e
incumplimiento
de las clausulas
de valor de la
orden y forma de
pago.
Aplicar la modificación de la
parametrización del SGF-
QUIPU que se establecerá para
incluir el registro de
suspensiones contractuales
24
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Realizar un informe
consolidado del
resultado de la visita de
acompañamiento y
seguimiento a la
ejecución.
Documento de
Seguimiento 5 30/05/2012 31/12/2012 31 0 0% 0 0 0
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Visitas de
acompañamiento y
seguimiento a la gestión
contractual, a Unidades
Administrativas.
Visita 5 01/11/2011 30/05/2012 30 0 0% 0 0 0
Realizar un informe
consolidado del
resultado de la visita de
acompañamiento y
seguimiento a la
ejecución.
Documento de
Seguimiento 5 30/05/2012 31/12/2012 31 0 0% 0 0 0
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Visitas de
acompañamiento y
seguimiento a la gestión
contractual, a Unidades
Administrativas.
Visita 5 01/11/2011 30/05/2012 30 0 0% 0 0 0
Realizar un informe
consolidado del
resultado de la visita de
acompañamiento y
seguimiento a la
ejecución.
Documento de
Seguimiento 5 30/05/2012 31/12/2012 31 0 0% 0 0 0
Aplicación de los modelos de
solicitud de modificación de
ordenes contractuales, que
implemente la Universidad, En
el marco de la estrategia de
mejoramiento del macroproceso
de gestión administrativa y
financiera
Realizar el correcto seguimiento
y control a la ejecución
contractual por parte de los
interventores y/o supervisores.
Falta de
elementos
necesarios para
evaluar el
cumplimiento
del contrato y la
gestión fiscal
asociada.
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
61 1903004
ODS 167, Inconsistencias en la información.-
Mediante solicitud DAC-3017 se solicitó modificación de la
ODS, en adición de $3.542.994 y prórroga de 1.5 meses
contemplados entre el 19 de diciembre de 2010 y el 1 de
febrero de 2011. Sin embargo, en el clausulado de la
Adición, acorde al soporte documental de la misma que
reposa en el expediente, la cual se encuentra suscrita
únicamente por el ordenador del gasto (e), se determinó
como plazo de la ODS, a partir del 19 de diciembre de
2010 hasta el 1 de enero de 2011. Es decir solamente lo
correspondiente a medio mes de prorroga y no como se
había solicitado por el interventor del proyecto. No
obstante, al consultar la mencionada adición en el Sistema
Quipu, refleja como fecha de terminación de la orden, el 1
de febrero de 2011.
Manual de Convenios y
Contratos UN
Denota
inconsistencias
entre la
información
documental y la
del sistema de
información
respecto a un
mismo hecho.
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Incumplimiento
de las funciones
de dirección e
interventoria del
proyecto.
Desconocimient
o del plazo y
valor final del
contrato.
60 1404100
Suspensión ODC 224.
La ODC en su clausulado establece que la orden
contractual se perfecciona y legaliza con la firma de
ordenador del gasto y el registro presupuestal, hecho que
se dio en diciembre 17 de 2010. Adicionalmente,
determina un plazo de ocho (8) días contados a partir del
perfeccionamiento y legalización, de lo que se deduce
como duración de la orden, el período comprendido entre
el 17 de diciembre y el 24 de diciembre de 2010.
Sin embargo, según comunicación mediante correo
electrónico al interventor de la orden, la Jefe de la Sección
de Contratación informa como fecha de legalización de la
ODC el 17 de diciembre de 2010, señala como fecha de
inicio el 28 del mismo mes y de finalización el 4 de enero
de 2011. Fechas que no corresponden a lo expresado en
el clausulado contractual y al cumplimiento de los
requisitos de legalización y ejecución establecidos.
Manual de Convenios y
Contratos UN
Falencias en el
sistema de
control interno de
la entidad
Efecto sobre la
ejecución real
de la ODC
Realizar una jornada de
capacitación al personal que
participa en la legalizacion de
las órdenes contractuales.
62 1404007
Soportes de las adiciones.- Para la adición a la ODS 74
del proyecto de infraestructura Bogotá, no tiene los
debidos soportes que justifican la modificación de la orden
inicial, ni informe del Interventor sobre la ejecución a la
fecha de solicitud del otro si. De igual manera, para la
Acta de suspensión de la ODS 490 del proyecto de I etapa
del Hospital Universitario, no tiene los debidos soportes la
suspensión de la orden, ni informe del Interventor sobre la
ejecución a la fecha de la suspensión.
Garantizar que el expediente
contractual coincida con los
registros del SGF-QUIPU.
Artículos 78 y 79 del Manual
de Convenios y contratos
adoptado mediante
Resolución de Rectoría Nº
1952 de 22 de Diciembre de
2008
Aplicación de los formatos
solicitud de ordenes
contractuales, identificando de
manera independiente, campos
para el plazo de ejecución,
objeto contractual,
especificaciones técnicas y
obligaciones contractuales.
Aplicar la modificación de la
parametrización del SGF-
QUIPU que se establecerá para
incluir el registro de
suspensiones contractuales
25
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Visitas de
acompañamiento y
seguimiento a la gestión
contractual, a Unidades
Administrativas.
Visita 5 01/11/2011 30/05/2012 30 0 0% 0 0 0
Realizar un informe
consolidado del
resultado de la visita de
acompañamiento y
seguimiento a la
ejecución.
Documento de
Seguimiento 5 30/05/2012 31/12/2012 31 0 0% 0 0 0
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
Realizar el correcto seguimiento
y control a la ejecución
contractual por parte de los
interventores y/o supervisores.
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Informar a los interventores y/o
supervisores, la relación de
órdenes contractuales de
próximo vencimiento, con el fin
de generar alertas tempranas
que aporten a su gestión.
Aplicar la normatividad vigente,
clarificando el rol del inteventor
y supervisor y sus obligaciones
Aportar al ejercicio de
interventoría o supervisión
alertas que le permitan la
oportuna toma desiciones,
frente a la ejecución de los
contratos a cargo
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Elaboración de un
informe Trimestral que
de cuenta de las
comunicaciones
(Alertas) enviadas a los
interventores en relación
con las fechas de
vencimiento de los
contratos.
Informe 4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
Realizar el correcto seguimiento
y control a la ejecución
contractual por parte de los
interventores y/o supervisores.
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Informar a los interventores y/o
supervisores, la relación de
órdenes contractuales de
próximo vencimiento, con el fin
de generar alertas tempranas
que aporten a su gestión.
Aplicar la normatividad vigente,
clarificando el rol del inteventor
y supervisor y sus obligaciones
Aportar al ejercicio de
interventoría o supervisión
alertas que le permitan la
oportuna toma desiciones,
frente a la ejecución de los
contratos a cargo
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Elaboración de un
informe Trimestral que
de cuenta de las
comunicaciones
(Alertas) enviadas a los
interventores en relación
con las fechas de
vencimiento de los
contratos.
Informe 4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Cumplimiento de la orden contractual.- Revisado el
expediente contractual de la Orden de Compra 50, se
evidencio lo siguiente: El plazo establecido en la orden
contractual era de 50 días contados a partir de la
legalización de la orden es decir desde el 25/06/10 hasta
el día 15/08/10; No obstante los elementos fueron
entregados parcialmente en almacén el día 25/08/10,
cuando ya había finalizado el plazo, sin que existiera
prorroga o suspensión de la orden, sin que tomarán las
medidas tendientes a hacer efectivas las sanciones
pecuniarias establecidas en la orden, y sin que se hayan
hecho requerimientos por parte de interventor.
Artículo 79 del manual de
convenios y contratos de la
UN
Posible
detrimento
patrimonial
Falencias en la
labor de
supervisión
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
Artículo 97 del Manual de
Convenios y contratos de la
Universidad Nacional.
Mayor valor pagado en liquidación Anticipada.- En la
ODS 290 del proyecto I Etapa de Hospital Universitario, se
realizó mayor valor pagado, dado que la orden de
prestación de servicios tenia ejecución hasta el 26 de
Enero de 2011, y fue liquidada anticipadamente el 10 de
diciembre, y se descontó solamente $1.62 millones por el
periodo restante que era de 1.5 meses que equivaldría a
$7.53 millones, lo que se constituiría en un mayor valor
pagado por $ 5.91 millones,
63 1405001
Deficiencias en la
labor de
Interventoría,
dado que no se
exige informe al
contratista sobre
las actividades
desarrolladas en
la ejecución de la
ODS
Fortalecer la función de
Interventoría y/o supervisión en
la Sede.
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Artículo 79 del manual de
convenios y contratos de la
UN
1404100
Incumplimiento
delobjeto
contractual
Falencias en la
labor de
supervisión
Incumplimiento
delobjeto
contractual
65
Cumplimiento de la Orden Contractual.- Revisado el
expediente contractual de la Orden de Compra 51, se
evidencio que no fueron entregados la totalidad de los
ítems estipulados en la ODC, situación que se corrobora
con oficio de 29 de julio de 2010 donde el contratista
indica al supervisor de la orden, que no se entregan unos
títulos sin que exista pronunciamiento del supervisor de la
orden, y sin que se pueda verificar si se allegaron en
forma posterior; o requerimientos hechos a fin de imponer
medias sancionatorias estipuladas en la orden.
64 1404004
26
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
Realizar el correcto seguimiento
y control a la ejecución
contractual por parte de los
interventores y/o supervisores.
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 20 01/05/2011 31/12/2011 35 20 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Informar a los interventores y/o
supervisores, la relación de
órdenes contractuales de
próximo vencimiento, con el fin
de generar alertas tempranas
que aporten a su gestión.
Aplicar la normatividad vigente,
clarificando el rol del inteventor
y supervisor y sus obligaciones
Aportar al ejercicio de
interventoría o supervisión
alertas que le permitan la
oportuna toma desiciones,
frente a la ejecución de los
contratos a cargo
Sección de
Contratación Sede
Bogotá
Elaboración de un
informe Trimestral que
de cuenta de las
comunicaciones
(Alertas) enviadas a los
interventores en relación
con las fechas de
vencimiento de los
contratos.
Informe 4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Aplicar los
procedimientos
levantados y
estandarizados en el
marco de la estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera en relación
con la selección de
proveedores así como
los formatos y demás
herramientas asociados
a éstos.
Taller 1 01/01/2012 01/06/2012 22 0 0% 0 0 0
Sección de
Contratación y Jefaturas
de Unidad de los fondos
Especiales o quie haga
sus veces
Realizar un seguimiento
semestral, frente al
cumplimiento de los
procedimientos y la
correcta utilización de los
formatos
Documento de
Seguimiento 2 01/12/2011 01/12/2012 52 0 0% 0 0 0
68 1404001
FACULTAD DE MEDICINA (BOGOTÁ). Cláusula de
aportes al Sistema General de Seguridad Social y
Parafiscales.- En los clausulados de las órdenes
contractuales suscritas por la Facultad de Medicina y
evaluadas por la CGR, no se evidencia la cláusula sobre
el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de
Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales.
Parágrafo 2 del Artículo 1 de
la Ley 828 de 2003
Debilidades en la
elaboración de
las cláusulas
contractuales.
Posible elusión
e inclusive
evasión del
pago de los
aportes al
SGSS
Inculir la clausula en las
ordenes Menores y Superiores
acorde con el manual de
convenios y contratos
Garantizar el cumplimiento del
parragrafo 2 del articulo 1 de la
Ley 828 de 2003
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Realizar revisiones
trimestrales para verificar
la inclusión de la
cláusula, en la totalidad
de ordenes de
prestación de servicios,
suscritas en el trimestre
Informe de
verificación
Trimestral
4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
69 1404007
FACULTAD DE MEDICINA. Justificación Otro Si.- Se
evidencio que no se encuentra debidamente justificada las
adiciones efectuadas, simplemente se determina que lo
mismo se requiere pero no existe un estudio técnico que
soporte el monto de recursos solicitados
Artículo 27 del Manual de
Convenios y Contratos
Incumplimiento
de las funciones
de interventoria
No permite
evidenciar la
gestión fiscal
realizada hasta el
momento, ni
permite verificar si
la necesidad se
debe a un cambio
en las
condiciones del
proyecto o por
deficiencias en la
etapa de
planeación en la
formulación del
mismo
Aplicación de los
procedimientos del seguimiento
de ejecución contractual, que
implemente la Unviersidad,
para el cumplimiento del
caracter de interventoría y/o
supervisión, en cuanto al
seguimiento, la elaboracion de
informes de interventoría y/o
solciitudes de modificación
Garantizar la elaboración de
otrosis de acuerdo con los
requisitos deifinidos por la
Universidad
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Aplicar la guía asociada
al proceso de
adquisicion de bienes y
servicios, para la
elaboracion de
justificaciones
desarrollada en el marco
de la estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera, mediante la
revisión del 10% de las
modificaciones,
adiciones y/o prorrogas
suscritas, en el trimestre
verificando la existencia
de su adecuada
justificación.
Informe de
verificación
Trimestral
4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar liquidación de la ODC
N° 163
Presentar claridad sobre el
estado de ejecución del
contrato.
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Realizar el acta de
liquidación
correspondiente a la
ODC N° 163
Acta de liquidación 1 01/09/2011 30/11/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Contratar por
una modalidad
diferente y sin
el lleno de los
requisitos
necesarios par
la selección del
contratista
1404100
Artículo 79 del manual de
convenios y contratos de la
UN
Falencias en la
labor de
supervisión
Cumplimiento de la Orden Contractual.- Revisado el
expediente contractual de la Orden de Compra 55, se
evidencio que no fueron entregados la totalidad de los
ítems estipulados en la ODC, situación que se corrobora
con oficio de 16 de septiembre de 2010 donde el
contratista indica al supervisor de la orden, que no se
entregan unos títulos sin que exista pronunciamiento del
supervisor de la orden, y sin que se pueda verificar si se
allegaron en forma posterior; o requerimientos realizados a
fin de imponer medias sancionatorias estipuladas en la
orden.
Incumplimiento
delobjeto
contractual
Artículo 79 del manual de
convenios y contratos de la
UN
67
Fortalecer la verificación de
requisitos previos para la
contratación de bienes y/o
servicios, de acuerdo a la
normatividad vigente en el
marco del Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera.
Fortalecer el control en los
procesos de selección de
proveedores
Incumplimiento
delobjeto
contractual
1402014
Proceso de selección del contratista ODS 27.- La
solicitud de la orden contractual es de fecha 11 de mayo
de 2010 en ella se establecen entre otras cosas la
justificación del contrato, no obstante con dicha solicitud
se acompaña un Oficio denominado ampliación de la
justificación donde se indica “La Doctora NEIDA ROCIO
CHAVES CARO, será contratada…”, posteriormente se
realiza la invitación el día 20 de mayo de 2010, de lo cual
se recibe una sola propuesta de Neida Rocio Chaves el
día 21 de mayo de 2010, la cual es evaluada el mismo 21
de mayo por el Director de Investigación Se de Bogotá
quien recomienda la contratación.
De lo anterior se puede observar que al parecer la
selección de la contratista se realizó de manera directa
antes de iniciar el trámite que de selección que virtud del
manual del contratación correspondía (tramite de ODS
menor) y los documentos posteriores se realizaron al
parecer a manera de simple formalismo.
Debilidades en el
control de las
solicitudes de
contratacion.
66
1402100
Falencias en la
labor de
supervisión
70
Los principios de planeación,
igualdad, moralidad,
publicidad y transparencia
que rigen los acuerdos de
voluntades, establecidos en el
artículo 3 del Acuerdo 0002
de 2008
FACULTAD DE MEDICINA. Cumplimiento de la ODC
163.- El objeto de la ODC señala “compra de pruebas para
pacientes en desarrollo del proyecto, # Item detalle
Elementos 1 Amplicor CT/NG AMPLIFICACIÓN GEN II
cantidad 12 valor unitario $10.813.600 valor total
$129.763.200”, objeto acorde con la solicitud y con la
cotización presentada por el contratista de fecha 21 de
junio de 2010.
Sin embargo, en la factura presentada por el contratista
solamente se detalla 7 de los Kit por valor $75,7 millones,
igualmente en oficio de entrada la almacén de la
Universidad se ingresa kits por igual valor; es decir, que
los elementos recibidos no corresponden con la totalidad
pactada en el contrato. No obstante no se dejo soportes
dentro del expediente contractual que dieran cuenta de los
demás elementos que se habían pactado en la orden,
simplemente en la constancia de cumplimiento se ordena
anular el saldo, lo cual no permite a un tercero en esta
caso la CGR, establecer que circunstancias que
obedecieron para que se cumpliera parcialmente lo
contratado.
27
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Revisar aleatoriamente los
soportes de pago de los
contratos y la correspondencia
entre el objeto contratado y el
valor a pagar.
Verificar que los pagos
realizados se realicen de
acuerdo con lo parametros
establecidos
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Revisar la ejecución del
10% de las ordenes de
compra suscritas dentro
del trimestre, verificando
el cumplimiento de la
totalidad de las
obligaciones
contractuales, a través
de sus correspondientes
ordenes de pago.
Informe de revisión
trimestral4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar talleres de
socializacion y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión de interventoría
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 1 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Revisar la etapa
precontractual, del 20%
de las órdenes
contractuales suscritas
dentro del semestre,
verificando la selección
objetiva del oferente.
Documento de
Seguimiento 2 01/01/2012 30/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar un informe
consolidado del
resultado de las
revisiones adelantadas.
Documento de
Seguimiento 1 01/09/2012 31/12/2012 17 0 0% 0 0 0
Realizar un taller
orientado a explicar el
adecaudo
diligenciamiento de los
formatos previamente
establecidos por el
Macroproceso de
gestión Administrativa y
Financiera.
Taller 1 01/09/2011 31/12/2011 17 0 0% 0 0 17
Revisar la etapa
precontractual, de 30
órdenes contractuales
suscritas dentro del
semestre, verificando la
selección objetiva del
oferente.
Documento de
Seguimiento 2 01/01/2012 30/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Fortalecer la verificación de
requisitos previos para la
contratación de bienes y/o
servicios, de acuerdo a la
normatividad vigente en el
marco del Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera.
Fortalecer el control en los
procesos de selección de
proveedores
Aplicar los
procedimientos
levantados y
estandarizados en el
marco de la estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera en relación
con la selección de
proveedores así como
los formatos y demás
herramientas asociados
a éstos.
Taller 1 01/09/2011 31/12/2011 17 0 0% 0 0 17
Participar del taller de
socializacion y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores, expuesto
por la Sede Bogotá
Taller 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35 ACCION CUMPLIDA
Artículo 79 del manual de
convenios y contratos de la
UN
Fortalecer el ejercicio de la
interventoría y/o supervisión
con herramientas que le
permitan garatizar el
cumplimiento de las
obligaciones contractuales
pactadas, en los acuerdos de
voluntades, conforme al
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera.
Incumplimiento de
la Orden como el
adelantamiento
de los trámites
necesarios para
imponer las
sanciones
pecuniarias
pactadas dentro
del clausulado
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Aplicación de los
procedimientos del seguimiento
de ejecución contractual, que
implemente la Unviersidad,
para el cumplimiento del
caracter de interventoría y/o
supervisión, conforme al
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera
Realizar el correcto seguimiento
y control a la ejecución
contractual por parte de los
interventores y/o supervisores,
conforme al Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera.
72 140214
Debilidades en la
interventoria de
loscontratos.
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Incumplimiento
delobjeto
contractual
Incumplimiento
del objetivo
contractual.
Socializar las Normas de
Contratación, particularmente
en materia de criterios de
evaluación soportables para la
elaboración de las órdenes de
compra como se establece en el
formato U-FT-12.002.002,
conforme al Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera
Contribuir al cumplimiento de lo
establecido en el Acuerdo 002,
articulo 3, mediante la aplicación
del formato U-FT-12.002.002
en el cual se contemplan los
criterios de evaluación,
conforme al Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera
FACULTAD DE MEDICINA. Plazo de ejecución ODC
350.- La ODC tiene un plazo de 60 días a partir de la
legalización. La ODC y el registro presupuestal tienen
fecha del 27/11/10; según correo electrónico se notificó al
contratista la asignación de la ODC dándole cinco (5) días
para presentarse a la suscripción, lo cual daría como
fecha máxima de legalización el 05/12/10 y por lo tanto, el
plazo de ejecución sería del 05/12/10 al 04/02/11.
No obstante, hasta el día 7 de marzo de 2011 se
comunica al interventor su designación y se le informa la
legalización de la ODC sin presentarse fecha exacta de
dicho trámite, lo cual genera incertidumbre sobre la
realidad de la ejecución de la misma.
Manual de convenios y
contratos de la UN
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
1402100
Falencias en la
labor de
supervisión
71 1402100
FACULTAD DE MEDICINA. Selección del contratista
ODC 103.- En las dos ofertas allegadas solamente se
observa que se allego la cotización de los muebles sin que
exista registro del recibido de las mismas que indique,
fecha de la recepción, lugar o dependencia, número de
folios allegados, no obstante en la evaluación sin firma
que se anexa se descarta la oferta más económica
indicando que la más onerosa fue la única que allegó
documentos
Los principios de economía,
selección objetiva,
establecidos en el artículo 3
acuerdo 002 de 2008 y
eficiencia fiscal de los
recursos
La existencia de
debilidades en el
Sistema de
Control Interno
de la entidad y de
los procesos de
autocontrol de las
dependencias
70
FACULTAD DE MEDICINA. Cumplimiento de la ODC
163.- El objeto de la ODC señala “compra de pruebas para
pacientes en desarrollo del proyecto, # Item detalle
Elementos 1 Amplicor CT/NG AMPLIFICACIÓN GEN II
cantidad 12 valor unitario $10.813.600 valor total
$129.763.200”, objeto acorde con la solicitud y con la
cotización presentada por el contratista de fecha 21 de
junio de 2010.
Sin embargo, en la factura presentada por el contratista
solamente se detalla 7 de los Kit por valor $75,7 millones,
igualmente en oficio de entrada la almacén de la
Universidad se ingresa kits por igual valor; es decir, que
los elementos recibidos no corresponden con la totalidad
pactada en el contrato. No obstante no se dejo soportes
dentro del expediente contractual que dieran cuenta de los
demás elementos que se habían pactado en la orden,
simplemente en la constancia de cumplimiento se ordena
anular el saldo, lo cual no permite a un tercero en esta
caso la CGR, establecer que circunstancias que
obedecieron para que se cumpliera parcialmente lo
contratado.
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad, en materia
de Acciones Sancionatorias en
procesos contractuales, de
acuerdo al Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera
28
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar una encuesta
de medicion del impacto
del taller, dirigida a los
asistentes y tavbular los
resultados para
identificacion de
indicadores de gestion
Encuesta aplicada
y tabulada 1 31/12/2011 30/06/2012 26 0 0% 0 0 0
73 1401003
FACULTAD DE MEDICINA. Idoneidad y sobrecosto
en la contratación.- Del proyecto 202010012487 Revista
Scielo, de acuerdo al objeto de la ODS Nº 17, una de las
funciones es realizar control de calidad de los materiales y
archivos enviados por las revistas de la UN para ser
incluidas en la colección de Scielo, y en la solicitud de la
orden se requiere contratar a un personal especializado y
experimentado en la aplicación de la metodología de
Scielo, viendo la hoja de vida del contratista la misma no
sustenta la idoneidad necesaria para el desarrollo de las
funciones del objeto contractual, ni cumple con los
requisitos puestos en la solicitud de la misma.
De igual manera, en la misma orden contractual se
presenta un sobrecosto, dado que en el numeral 3 de la
circular 23 de 16/06/2008 establece la determinación del
valor a pagar para técnico profesional es de 2.4 salarios
mínimos legales vigentes hasta 3 SMLV
Numeral 3 de la circular 23 de
16/06/2008
Deficiencias en la
labor de
Interventoría,
dado que no se
verifica los
documentos de la
etapa
precontractual en
cuanto a la
selección de los
contratistas,
perfiles y montos
a pagar,
Posibe
sobrecosto.
Verificar la aplicación de la
Circulares 23 y 25 de 2008 y
07 de 2010 de la Dirección de
Gestión frente a su
correpondencia con el perfil
requerido debidamente
soportado y los honorarios a
pagar, conforme al
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera.
Garantizar la asignación de
honorarios a los contratistas
dentro de los límites definidos
por la Sede y conforme a los
procedimientos definidos en el
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera.
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Verificación trimestral del
10% de las ordenes
contractuales de
prestación de servicios
personales, validando la
correspondencia entre
perfiles, obligaciones
contratuales y
honorarios de los
contratistas,
seleccionado.
Informe trimestral
de Verificación4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Informar a los interventores y/o
supervisores, la relación de
órdenes contractuales de
próximo vencimiento, con el fin
de generar alertas tempranas
que aporten a su gestión.
Aportar al ejercicio de
interventoría o supervisión
alertas que le permitan la
oportuna toma desiciones,
frente a la ejecución de los
contratos a cargo
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Elaboración de un
informe Trimestral que
de cuenta de las
comunicaciones
(Alertas) enviadas a los
interventores en relación
con las fechas de
vencimiento de los
contratos.
Informe 4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión de interventoría
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 1 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Revisar la ejecución del
10% de las órdenes de
prestación de servicios
dentro del trimestre,
verificando el
cumplimiento de la
totalidad de las
obligaciones
contractuales, a través
de sus correspondientes
ordenes de pago.
Informe de revisión
trimestral4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar un informe
consolidado del
resultado de las
revisiones adelantadas.
Documento de
Seguimiento 1 01/09/2012 31/12/2012 17 0 0% 0 0 0
Verificar la aplicación de la
Circulares 23 y 25 de 2008 y
07 de 2010 de la Dirección de
Gestión frente a su
correpondencia con el perfil
requerido debidamente
soportado y los honorarios a
pagar.
Garantizar que el perfil del
contratista se encuentre
debidamente soportado y/o
acreditado, conforme a lo
establecido en el Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera.
Verificación trimestral del
10% de las órdenes
contratuales de
prestación de servicios
personales, validando
que el perfil requerido,
esté debidamente
acreditado.
Informe Trimestral
de Verificación4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Desconocimiento
de las clausulas
estipuladas,
como también de
las obligaciones
estatuidas
Riesgo de
incumplimiento
del objeto
contractual
Debilidades en la
verficación de los
requisitos
contractuales
Contratación de
personal que no
cumple con los
requisitos para
realizar el
objetivo
contractual
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Socializar los procedimientos
implementados por la
Universidad, en materia de
Acciones Sancionatorias en
procesos contractuales, de
acuerdo al Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera
Fortalecer el ejercicio de la
interventoría y/o supervisión
con herramientas que le
permitan garatizar el
cumplimiento de las
obligaciones contractuales
pactadas, en los acuerdos de
voluntades, conforme al
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera.
Incumplimiento de
la Orden como el
adelantamiento
de los trámites
necesarios para
imponer las
sanciones
pecuniarias
pactadas dentro
del clausulado
74
Aplicación de los
procedimientos del seguimiento
de ejecución contractual, que
implemente la Unviersidad,
para el cumplimiento del
caracter de interventoría y/o
supervisión, conforme al
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera
Realizar el correcto seguimiento
y control a la ejecución
contractual por parte de los
interventores y/o supervisores,
conforme al Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera.
72 140214
Debilidades en la
interventoria de
loscontratos.
Artículo 96 a 98 del Manual
de convenios y contratos de
la UN
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina75 1402014
Artículos 27 y 31 de la
Resolución 1952 de 2008
1402100
FACULTAD DE MEDICINA. Cumplimiento de la ODS
1443.- La ODS se suscribió en diciembre de 2010 con
plazo inicial de tres meses, es decir hasta el 26 de marzo
de 2011. En cuanto al cumplimiento de la orden se
evidencia que no fue cumplida dentro del término
estipulado y no se presento la solicitud de adición en
término, e igualmente no se evidencia que el supervisor
haya hecho requerimientos o haya iniciado el
procedimiento para aplicar sanciones pecuniarias al
contratista
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
FACULTAD DE MEDICINA. Experiencia del
contratista ODS 409 y 461.- En la solicitud de
contratación de las ODS 409 y 461 se estableció como
requerimientos para la contratación además de la
formación profesional, experiencia de 3 años. Analizadas
la hoja de vida que reposan en los expedientes
contractuales se observa que en ninguno de los casos se
cumplió con la mencionada experiencia y que por lo tanto,
se contrató a un oferente que no cumplía con los
requisitos mínimos establecidos en la solicitud de
contratación. Lo anterior, toda vez que para la primera
orden reporta 2 años y 3 meses, sin que se encuentre
certificada aquella efectuada en entidad diferente a la UN
y para la segunda, presenta 2 años y 9 meses la cual no
se encuentra certificada.
FACULTAD DE MEDICINA. Plazo de ejecución ODC
350.- La ODC tiene un plazo de 60 días a partir de la
legalización. La ODC y el registro presupuestal tienen
fecha del 27/11/10; según correo electrónico se notificó al
contratista la asignación de la ODC dándole cinco (5) días
para presentarse a la suscripción, lo cual daría como
fecha máxima de legalización el 05/12/10 y por lo tanto, el
plazo de ejecución sería del 05/12/10 al 04/02/11.
No obstante, hasta el día 7 de marzo de 2011 se
comunica al interventor su designación y se le informa la
legalización de la ODC sin presentarse fecha exacta de
dicho trámite, lo cual genera incertidumbre sobre la
realidad de la ejecución de la misma.
Manual de convenios y
contratos de la UN
29
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Fortalecer la verificación de
requisitos previos para la
contratación de bienes y/o
servicios, de acuerdo a la
normatividad vigente en el
marco del Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera.
Fortalecer el control en los
procesos de selección de
proveedores
Aplicar los
procedimientos
levantados y
estandarizados en el
marco de la estrategia de
mejoramiento del
macroproceso de gestión
administrativa y
financiera en relación
con la selección de
proveedores así como
los formatos y demás
herramientas asociados
a éstos.
Informe Trimestral
de Verificación4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Verificación trimestral del
10% de las órdenes
contratuales de
prestación de servicios
personales, validando
que el proceso de
selección efectuado
respalde el perfil del
contratista.
Informe Trimestral
de Verificación4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Revisar la aplicación de
las TDR en la Unidad
Administrativa y levantar
acta de revision con
informe del estado de los
hallazgos desde el punto
de vista de la aplicación
de las TRD
Informe Trimestral
de Verificación4 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar taller de
divulgación y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas por la
Universidad, para
apoyar la gestión
contractual dirigidas a
los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores, conforme
al Macroproceso de
Gestión Administrativa y
Financiera.
Taller (dirigido a
equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores)
1 01/05/2011 30/04/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar una encuesta
de medicion del impacto
del taller, dirigida a los
asistentes y tavbular los
resultados para
identificacion de
indicadores de gestion
Encuesta aplicada
y tabulada 1 30/04/2012 30/12/2012 35 0 0% 0 0 0
Debilidades en el
desempeño de
las funciones de
supervisión e
interventoria.
No se puede
realizar una
efciente
evaluación y
seguimiento del
proceso
contractual.
Socialización de normas ,
procedimientos y herramientas
de apoyo a la interventoría y/o
supervisión, de acuerdo a lo
estipulado por el Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera.
Aplicar procedimientos
implementados por la
Universidad, en el marco del
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera,
para el desarrollo de una
adecuada interventoría o
supervisión.
Desatención de
los requisitos y
criterios
estipulados en la
solicitud de orden
contractua
76 1402014
FACULTAD DE MEDICINA. Soportes selección
contratista ODS 936.- No reposan en el expediente
soportes del proceso de selección efectuado y que
respalden el oferente seleccionado señalado en la solicitud
de la orden contractual
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Debilidades en la
verficación de los
requisitos
contractuales
Contratación de
personal que no
cumple con los
requisitos para
realizar el
objetivo
contractual
Garantizar que el perfil del
contratista se encuentre
debidamente soportado y/o
acreditado, conforme a lo
establecido en el Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera.
Manual de Convenios y
Contratos en los artículos 26,
28 y 29
77 1402014Artículo 96 a 98 del Manual
de Convenios y Contratos.
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina75 1402014
Artículos 27 y 31 de la
Resolución 1952 de 2008
FACULTAD DE MEDICINA. Cumplimiento de
Requisitos de perfeccionamiento y legalización ODS
237.- Se desconoce la fecha exacta de perfeccionamiento
y legalización de la ODS, pero considerando la notificación
al contratista de la asignación de la orden fechada del 15
de febrero de 2010 y el término de cinco (5) días que se
otorga para que se suscriba la mencionada orden, se
presume que la fecha de legalización y por lo tanto de
inicio de ejecución es del 20 de febrero de 2010.
Sin embargo, el primer pago se efectúa acorde a
constancia de cumplimiento suscrita por la interventora de
la ODS, fechada del 19 de febrero de 2010, por valor de
$171 mil previa presentación de factura 1350. Analizada
dicha factura, se observa que la misma esta fechada del
21 de enero de 2010 y que corresponde según la relación
de vales anexa, a servicios prestados entre el 24 de
noviembre de 2009 y el 19 de enero de 2010, fechas en
las cuales no existía esta orden contractual para cubrir
dicho servicio. Adicionalmente, se presenta una relación
de vales pendientes por cobrar fechada del 10 de
diciembre del 2009 por valor de $155 mil.
FACULTAD DE MEDICINA. Experiencia del
contratista ODS 409 y 461.- En la solicitud de
contratación de las ODS 409 y 461 se estableció como
requerimientos para la contratación además de la
formación profesional, experiencia de 3 años. Analizadas
la hoja de vida que reposan en los expedientes
contractuales se observa que en ninguno de los casos se
cumplió con la mencionada experiencia y que por lo tanto,
se contrató a un oferente que no cumplía con los
requisitos mínimos establecidos en la solicitud de
contratación. Lo anterior, toda vez que para la primera
orden reporta 2 años y 3 meses, sin que se encuentre
certificada aquella efectuada en entidad diferente a la UN
y para la segunda, presenta 2 años y 9 meses la cual no
se encuentra certificada.
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Verificar la aplicación de la
Circulares 23 y 25 de 2008 y
07 de 2010 de la Dirección de
Gestión frente a su
correpondencia con el perfil
requerido debidamente
soportado y los honorarios a
pagar, conforme al
Macroproceso de Gestión
Administrativa y Financiera.
Contratación de
personal que no
cumple con los
requisitos para
realizar el
objetivo
contractual
30
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar taller de
divulgación y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas por la
Universidad, para
apoyar la gestión
contractual dirigidas a
los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores, conforme
al Macroproceso de
Gestión
Taller (dirigido a
equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores)
1 01/05/2011 30/04/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar una encuesta
de medicion del impacto
del taller, dirigida a los
asistentes y tavbular los
resultados para
identificacion de
indicadores de gestion
Encuesta aplicada
y tabulada 1 30/04/2012 30/12/2012 35 0 0% 0 0 0
Realizar taller de
divulgación y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas por la
Universidad, para
apoyar la gestión
contractual dirigidas a
los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores, conforme
al Macroproceso de
Gestión
Taller (dirigido a
equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores)
1 01/05/2011 30/04/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar una encuesta
de medicion del impacto
del taller, dirigida a los
asistentes y tavbular los
resultados para
identificacion de
indicadores de gestion
Encuesta aplicada
y tabulada 1 30/04/2012 30/12/2012 35 0 0% 0 0 0
Realizar taller de
divulgación y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas por la
Universidad, para
apoyar la gestión
contractual dirigidas a
los equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores, conforme
al Macroproceso de
Gestión
Taller (dirigido a
equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores)
1 01/05/2011 30/04/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar una encuesta
de medicion del impacto
del taller, dirigida a los
asistentes y tavbular los
resultados para
identificacion de
indicadores de gestion
Encuesta aplicada
y tabulada 1 30/04/2012 30/12/2012 35 0 0% 0 0 0
Expedición de la
instrucción.Instructivo 1 01/11/2011 30/11/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Verificar, mediante una
muestra tecnicamente
seleccionada, la
efectividad del
mejoramiento de la
medida.
Informes
Semestrales de
Seguimiento
2 01/12/2011 01/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Existe
incertidumbre
sobre la
finalización de
la ejecución
contractual y
por lo tanto del
respectivo
proceso de
liquidación
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
Artículos 96 a 98 del Manual
de Convenios y Contratos.
Incumplimiento
de las funciones
del interventor
por cuanto al
terminar el plazo
de ejecución de
la orden se
continuó con la
prestación del
servicio
1402014
FACULTAD DE MEDICINA. Evaluación y requisitos
previos ODC 102.- Si bien reposa en el expediente un
informe de evaluación de propuestas allegadas para la
compra de 13 impresoras para la Facultad de Medicina
suscrito por el Jefe de la Unidad de Informática y
Comunicaciones de la mencionada Facultad en la cual
recomienda continuar con el proceso de contratación con
la firma OFIMARCAS S.A., no obra en el expediente
Concepto técnico de la Dirección Nacional de Informática
y Comunicaciones DNIC o del responsable del centro de
cómputo o de la oficina de informática de la Sede Bogotá
Literal f) del Numeral 5 del
Artículo 70 del Manual de
Convenios y Contratos
78
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina79 1402014
FACULTAD DE MEDICINA. Cumplimiento de
Requisitos de perfeccionamiento y legalización ODS
861.- La ODS está fechada de 23/08/10 y con fecha de
legalización del 27/08/10 según la comunicación del Jefe
de Unidad Administrativa a la interventora. Sin embargo,
la garantía fue aprobada por el mencionado Jefe de
Unidad el 06/09/10, fecha a partir de la cual se cumplían
los requisitos de legalización y ejecución de la ODS. No
obstante, acorde a los soportes del primer pago, se
observa factura correspondiente al suministro de
almuerzos durante el mes de agosto, situación que a su
vez es avalado por la interventora según certificación del
16 de septiembre de 2010, donde “autoriza el pago Nº 1
por $4.469.700, correspondientes al mes de agosto según
planillas adjuntas”.
Artículo 13 del Decreto 4996
del 2009
El contrato
empezó a
ejecutarse sin
que se surtieran
las condiciones
de
perfeccionamient
o, legalización y
ejecución
determinadas en
el clausulado
contractual
Presunta
legalización de
hechos
cumplidos por
pagarse
actividades
desarrolladas
antes del inicio
de la ejecución
del contrato
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
No se emitio
concepto técnico
previo para
adelantar la
contratación
Genera que los
equipos
adquiridos no
tengan la
verificación
técnica
correspondiente
con las
consecuencias
en la calidad y
servicios que
presten
80 1402008
Dirección Administrativa
Sede Medellín
Instrucción a los interventores y
asistencias administrativas para
que certifiquen previa
comprobación de la efectiva
prestación del servicio.
Fortalecer el control en el
seguimiento a la ejecución
contractual
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Riesgo de que
se pague por
bienes o
servicios no
recibidos, o que
no cumplan con
la calidad
requerida.
Prevenir que se paguen bienes
o servicios no recibidos y pagar
solo lo efectivamente certificado
por el interventor.
1704003Numeral 12 , Artículo 97,
Resolución 1952 de 2008
Deficiencias de
control y
supervisión
81
SEDE MEDELLÍN. Pagos .- La cláusula contractual
“Forma de Pago” estipula para las órdenes contractuales
de prestación de servicios, que la Universidad pagará el
valor pactado al contratista de forma mensual; cada uno
de los pagos se hará efectivo previa certificación expedida
por el interventor. No obstante, en las siguientes ordenes
contractuales de la vigencia 2010, se pagó en forma
anticipada
FACULTAD DE MEDICINA. Plazo de ejecución ODS
239.- Según la información que reposa en el expediente
contractual, la orden estaba vigente hasta el 30 de junio de
2010. No obstante, acorde a los egresos efectuados y a
las constancias de la interventoría se observa que la
ejecución fue como mínimo hasta el mes de octubre de
2010 ya que la última certificación esta calendada del 8 de
noviembre de 2010. Situación que indica que se continuó
ejecutando una orden después de su vencimiento pese a
que aún existía recurso disponible y que por lo tanto refleja
tanto falencias en el proceso de planeación de la
contratación como en el seguimiento de la ejecución
contractual.
Fortalecer el control en el
seguimiento a la ejecución
contractual
Fortalecer el control en el
seguimiento a la ejecución
contractual
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
31
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Elaborar un formato
unificado para la
suscripcion de las actas
de liquidación
Formato 1 01/10/2011 31/03/2012 26 1 100% 26 0 0 ACCION CUMPLIDA
Socializar el formato Circular 1 01/04/2012 31/05/2012 9 0 0% 0 0 0
Verificacion de los
contratos, por medio de
una muestra
técnicamente
seleccionada
Informe
Semestrales de
seguimiento
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Capacitación a
interventores y
servidores involucrados
en el proceso de
contratación.
Capacitación 1 01/10/2011 30/11/2011 9 0 0% 0 0 9
2. Establecimiento de
una muestra
técnicamente
seleccionada, donde se
verifique que los
contratos con adiciones,
esten debidamente
justificados.
Informe
semestrales de
seguimiento
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Implementar lista de
chequeo establecida en
los procedimientos.Lista de chequeo 1 01/10/2011 01/11/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Realizar verificaciones a
la totalidad de los
contratos que requieren
publicacion
Informes
semestrales de
Seguimiento
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Instructivo dirigido a los
interventores, directores
de proyectos y
asistencias
administrativas
Instructivo 1 01/10/2011 01/11/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Verificar, mediante una
muestra tecnicamente
seleccionada, la
justificacion de las
adquisiciones que se
realicen mediante
importación
Informes
semestrales de
seguimiento
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Deficiencias de
interventoría
Riesgo que se
aumenten los
costos del
contrato por
acciones
innecesarias.
85
Hacer la publicación oportuna
de los contratos
Justificar adecuada y
suficientemente las adiciones de
los contratos
Cumplir a cabalidad lo
establecido en el manual de
convenios y contratos
Debilidades en
el cumplimiento
del principio de
publicidad.
SEDE MEDELLÍN. Adición de contratos.- El Artículo 78
del Manual de Convenios y Contratos establece que en
caso de adición el supervisor o interventor de la orden
contractual o contrato presentará al ordenador del gasto o
al comité de contratación, según se trate de órdenes
contractuales o contratos, un informe de ejecución,
exponiendo las razones por las cuales se justifica la
adición y la cuantía de la misma. Se evidencia que se
realizan adiciones mediante memorandos que hacen
alusión a la necesidad de adición, pero son escuetos y no
permiten analizar y entender la justificación de las
adiciones, tal como ocurre en las órdenes contractuales
ODS: 1 y 34 de la empresa 3011
Artículo 78 del Manual de
Convenios y Contratos
1402100
SEDE MEDELLÍN. Importación de equipo.- El Manual
de Convenios y Contratos, adoptado mediante
Resolución de Rectoría No. 1952 del 22 de diciembre de
2008, establece en sus Artículos 56 a 59 los requisitos
para trámite de órdenes contractuales con oferentes sin
representación en Colombia en cuanto a justificación de la
contratación, invitaciones a presentar oferta o propuesta,
la constancia de que estos bienes o servicios no pueden
ser proveídos por un oferente nacional o que pudiendo
serlo resulta más favorable técnica y económicamente
para la universidad adquirirlos con un proveedor
internacional.
Se evidenció que las ODC 314-10-3001 y ODC 203-10-
3015 mediante las cuales la Universidad realizó
importación de un equipo, no presentan adecuada
justificación a la contratación realizada
Resolución de Rectoría No.
1952 del 22 de diciembre de
2008, establece en sus
Artículos 56 a 59
Deficiencias de
gestión en el
proceso
contractual
84 1401008
Cumplir a cabalidad lo
establecido en el manual de
convenios y contratos
Oficinas de contratación
de la Sede y de las
facultades.
Dirección Administrativa
Sede Medellín
83 1404007
82 1405001
SEDE MEDELLÍN. Acta de liquidación.- La orden
contractual de prestación de servicios 144-3001 por valor
de $10,8 millones estipula en la cláusula “Forma de Pago”
que se deben hacer desembolsos mensuales previa
certificación del interventor. Se evidenció que mediante las
órdenes de pago 4332, 5143, 6405 se desembolsó la
suma de $ 8,2 millones, valor que no coincide con el
estipulado en el acta de liquidación de la orden
contractual que es por un valor de $6,8 millones.
Numeral 13 , Artículo 97,
Resolución 1952 de 2008
Falta de revisión
de la totalidad de
los documentos
necesarios para
la elaboración del
acta de
liquidación
Generando
confusión para
el pago.
Artículo 76 del Manual de
Convenios y Contratos de la
Universidad Nacional
Falta de gestión
Justificar adecuadamente el
beneficio técnico y financiero de
la adquisición de bienes o
servicios con proveedores
internacionales
Cumplir a cabalidad lo
establecido en el manual de
convenios y contratos y los
procedimientos estandarizados.
Instrucción a los interventores y
asistencias administrativas para
que certifiquen previa
comprobación de la efectiva
prestación del servicio.
Riesgo que no
se adquieran
los bienes a las
mejores
condiciones de
mercado, tanto
en calidad
como en
precios
Dirección Administrativa
Sede Medellín
Dirección Administrativa
Sede Medellín
Diligenciar verazmente las actas
de liquidación en el formato
estandarizado
SEDE MEDELLÍN. Publicación.- El Artículo 76 del
Manual de Convenios y Contratos de la Universidad
Nacional, establece que las ordenes contractuales
superiores (aquellas que tienen cuantía superior a 80 y
hasta 400 salarios mínimos legales vigentes) y los
contratos se deben publicar en el sitio Web de
contratación, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a su legalización. Se evidenció que el contrato
Nº 003 de 24 de febrero de 2010 de las Empresas 3001,
se legalizó en fecha 09 de marzo de 2010 y presenta
publicación en el sitio Web y certificado de 28 de abril de
2010, por lo cual la publicación se efectuó 33 días hábiles
después
32
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 20101. Continuar con las
capacitaciones
semestrales al personal
docente y administrativo
para el conocimiento de
los formatos
estandarizados.
Listado de
asistentes a las
capacitaciones
2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
2. Incluir en la lista de
chequeo actual la
verificación, por parte de
la dependencia
solicitante
del correcto
diligenciamiento del
formato estandarizado y
la capacidad (K) de
contratación para las
invitaciones públicas y
privadas.
Lista de chequeo
ajustada1 01/11/2011 05/11/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
3. Verificar el
cumplimiento de la lista
de chequeo establecida
para las solicitudes de
contratación por parte
de la Oficina de
Contratación.
Informes
trimestrales4 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
4. Realizar verificación
trimestral sobre el
avance de la acción de
mejora
Informe de
verificación 3 01/12/2011 30/08/2012 39 0 0% 0 0 0
Jefe de Contratacion
Sede Manizales
Realizar jornadas de
trabajo con los
responsables de la
aplicacion de los
procedimientos
contractuales al interior
de la Sede, para orientar
las acciones a
desarrollar en este
marco
Jornada de trabajo 2 02/01/2012 30/03/2012 13 0 0% 0 0 0
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Realizar una visita de
seguimiento a la Sede a
la implementación de las
acciones descritas en los
procedimientos
estandarizados en el
proceso de adquisición
de bienes y servicios.
Visita de
Seguimiento 1 01/04/2012 30/11/2012 35 0 0% 0 0 0
SEDE MANIZALES. Selección de contratistas.- En la
contratación a cargo de la Vicerrectoría de la Sede
Manizales, no se observan soportes que permitan
determinar el cumplimiento del principio de transparencia,
instituido con el fin de garantizar la imparcialidad en la
escogencia del contratista. Este hecho se evidencia en la
celebración de 348 contratos por valor de $4.503,0
millones todos bajo la modalidad de selección o invitación
directa, la que se convierte en la regla contractual y no la
excepción, situación diferente al común de las entidades
estatales, lo cual impide establecer el cumplimiento de los
principios de la función administrativa.
Principios contenidos en el
artículo 209 de la
Constitución Política de
Colombia, Art 209 Función
Administrativa, las
definiciones en la Parte I de la
Resolución 1952 del 22 de
diciembre de 2008, Parte I y
los procedimientos y
requisitos en las Parte II, III y
IV de la misma Resolución
1402014
Sede Manizales, Requisitos de la Contratación.
En la etapa precontractual, la orden de compra número 20
por $234,9 millones, presenta una inadecuada aplicación
del indicador que establece la relación patrimonial en el
proceso de selección del contratista, firmándose el
contrato con personas cuyo patrimonio o capital social es
inferior a la disponibilidad presupuestal a ejecutar, hecho
originado en la errónea interpretación del indicador
establecido en los términos de referencia del proceso
contractual, contraviniendo igualmente la aplicación del
principio de transparencia y colocando en riesgo los
recursos de la UN en caso de incumplimiento del objetivo
contractual.
Estandarizar procesos.
Garantizar que el proponente
seleccionado disponga de un
patrimonio suficiente que
respalde las obligaciones
adquiridas con la Universidad.
87 1402100
Oficina de Contratación
Sede Manizales
Aplicar los nuevos formatos de
pliegos de condiciones,
estandarizados a nivel nacional,
contemplando los criterios que
deben tenerse en cuenta para la
selección de los contratistas,
entre los cuales se encuentran
los criterios financieros, los que
se deben aplicar según el tipo
de acuerdo de voluntades a
suscribir.
86 Pliego de condiciones
Incumplimiento
derequisitos para
contratar
Debilidades en
el cumplimiento
del Principio de
transparencia
Las debilidades
en los
mecanismos de
control
establecidos
representadas
por la flexibilidad,
laxitud y vacíos
del manual de
convenios y
contratos
Estandarizar las actividades
relacionadas con la gestion
contractual al interior de la
Universidad para minimizar los
riesgos del proceso de
adquisicion de bienes y
servicios
Debilidades en
el cumplimiento
del Principio de
transparencia
Mantener el seguimiento a la
estandarizacion y aplicación de
la normatividad y los
procedimientos formulados en el
marco del macroproceso de
gestion administrativa y
financiera
33
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
1.) Realizar mapa de
necesidades de personal
en los laboratorios de la
Sede .
Mapa de
necesidades de
personal.
1 01/09/2011 29/02/2012 26 1 100% 26 0 0 ACCION CUMPLIDA
2) Revisar si en la
planta de personal
existente se dispone de
funcionarios
competentes con el perfil
requerido en los
laboratorios
Documento de
análisis de la planta
de personal
1 01/09/2011 29/02/2012 26 1 100% 26 0 0 ACCION CUMPLIDA
3) Presentar propuesta
ante la Dirección
Nacional de Personal
para la creación de los
cargos necesarios
Propuesta 1 01/09/2011 30/03/2012 30 0 0% 0 0 0
Director de Laboratorios
Sede Manizales
4) Elaboración de
programación de
contratación en el área
de laboratorios con base
en las necesidades
Programación de
contratación1 01/04/2012 30/08/2012 22 0 0% 0 0 0
Oficina de Contratación
Sede Manizales
Vinculación de un
supernumerario para que
apoye el proceso de
revisión y ajuste de los
expedientes
contractuales, de
acuerdo a los
parámetros establecidos
Resolución de
vinculación1 01/09/2011 30/10/2011 8 0 0% 0 0 8
Sección de Archivo
Sede Manizales
Capacitación por parte
de la Unidad de Archivo
a los funcionarios de la
Oficina de Contratación
Listado de
asistencia a la
capacitación
1 01/10/2011 30/11/2011 9 0 0% 0 0 9
Verificación del
contenido de los
expedientes, de acuerdo
a la Tabla de Retención
Documental y del
Estudio de Series.
Reporte trimestral
de metros lineales
verificados de
archivo
4 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Incorporación de los
tipos documentales
faltantes.
Reporte trimestral
de folios
incorporados
4 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Reuniones mensuales
de seguimiento en
coordinación con la
Unidad de archivo de la
Sede.
Actas de reuniones 12 01/09/2011 30/08/2012 52 1 8% 4 0 0
Oficina de Contratación
Sede Manizales
89 1402100
SEDE MANIZALES. Archivo Contractual.- En la
totalidad de la muestra revisada se evidencia
incumplimiento de las normas establecidas sobre el
archivo, en relación con el manejo de la documentación, al
no existir integralidad de la información y carecer de
documentos que comprueben el cumplimiento de los
requisitos contractuales.
Presentación al Nivel Nacional
de propuesta integral de
asignación o creación de cargos
para los laboratorios de la Sede
que lo requieran, de forma que
se pueda suprimir el máximo
número de ODS en los
Laboratorios de la Sede.
Revisión detallada del archivo
Artículos 209 de la
Constitución Política de
Colombia, sobre la función
administrativa, 12
(responsables de la gestión
documental) y 22 (procesos
archivísticos) de la Ley 594
de 2000, Ley General de
Archivos.
Debilidades en el
manejo de la
información
Garantizar que la series
CONTRATOS y ÓRDENES
CONTRACTUALES contenga
los tipos documentales de
acuerdo al estudio de series de
la Unidad Nacional de Archivo y
la Tabla de Retención
documental
1402100
SEDE MANIZALES. Renovación indefinida ODS.- En
la revisión documental a la contratación se observó que,
algunas ODS de tracto sucesivo, se renuevan
indefinidamente y sin interrupción, permitiendo la
Universidad con esta situación, que algunos contratos se
prorroguen o perpetúen en el tiempo. Específicamente,
esta situación se da en las órdenes prestación de
servicios profesionales 27, 128, 198 y 220 de 2008, 33 de
2009, 22 y 184 de 2010.
Manual de convenios y
contratos de la UN.
Debilidades de
control, monitoreo
y seguimiento a
la contratación
Riesgo de
contratar
personal que no
se necesita en
la Sede y a la
posibilidad de
que terceros
contratistas
interpongan
demandas
alegando
continuidad en
la prestación de
servicios
88
Eliminación de ODS en los
laboratorios y prestación del
servicio con funcionarios de
planta.
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo
Sede Manizales
Información
incompleta e
inoportuna
34
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Sección de Archivo
Sede Manizales
Seguimiento técnico por
parte de la Sección de
Archivo de la Sede,
mediante un muestreo
trimestral para verificar la
implementación de las
acciones correctivas en
los expedientes
contractuales
Reporte de
Seguimiento4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Decanatura Facultad de
Administración
1. Realizar la liquidación
del 100% de contratos
de extensión que lo
requieran según la
normatividad.
Reporte trimestral
de acta de
liquidación por cada
contrato de
extensión ejecutado
4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Oficina Jurídica
(público) y Oficina de
Contratación (privado)
2. Incluir la cláusula de
liquidación bilateral en
cada uno de los
contratos que se
realicen. La Oficina
Jurídica envía a cada
Director de Proyecto
formato de liquidación.
Reporte de envío
de formatos
ajustados
1 01/09/2011 30/10/2011 8 1 100% 8 8 8 ACCION CUMPLIDA
Vicerrectoría de Sede
3. Expedir circular de
socialización del formato
indicando en la misma la
necesidad de adjuntar a
la resolución de
liquidación del proyecto,
el acta de liquidación del
mismo
Circular de
socialización del
formato
1 01/09/2011 20/10/2011 7 1 100% 7 7 7 ACCION CUMPLIDA
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Realizar análisis y
elaborar un diagnóstico
de viabilidad respecto a
implementar el sistema
de causación en el
registro de la retención
del impuesto de industria
y comercio de la Sede
Palmira
Documento
diagnóstico1 01/09/2011 30/03/2012 30 0 0% 0 0 0
Soporte Quipú Sede
Palmira
Con base en el estudio
de viabilidad y de
acuerdo con la
normatividad vigente
tomar la decisión para
hacer ajuste en el
sistema de información
financiera QUIPU
Directriz 1 30/03/2012 30/12/2012 39 0 0% 0 0 0
92 140210
SEDE PALMIRA. Mantenimiento Locativo.- Mediante
la orden de servicio ODS N° 60 del 26 de octubre de
2010, por $23.9 millones, correspondiente al Proyecto de
Infraestructura Física para la Academia, se contrató el
mantenimiento locativo del área de Salud Estudiantil de la
Sede Palmira, bajo el ítem 1173-Adecuación a edificios.
Como resultado de la visita de inspección al área citada,
se observó que se efectuaron cambios en las actividades
iniciales de la obra, las cuales se encuentran establecidas
en los ítems de la propuesta. Si bien, estas modificaciones
fueron aprobadas en reunión entre el Director del
Proyecto, la Coordinadora del área, el contratista y un
Auxiliar del Proyecto, quedando en Acta N° 001 del 29 de
noviembre de 2010, no se contó con la presentación
previa del análisis de precios unitarios, debidamente
respaldado con el balance de obra.
El literal “a” del numeral 2º del
artículo 50 del Manual de
Contratación
Debilidades en
los mecanismos
de planeación en
la contratación,
inobservancia del
principio de
economía y
deficiencias en el
seguimiento a la
ejecución
contractual por
parte del
interventor y/o
supervisor
generar
incumplimiento
de metas
establecidas en
la gestión del
proyecto y que
la Universidad
Nacional de
Colombia sede
Palmira invierta
en obras que al
final no se
destinen al uso
previsto
Efectuar seguimiento para
verificar oportunamente los
requerimientos de cambio o
modificaciones que se
presenten en la ejecución de los
contratos.
Fortalecer los mecanismos de
planeación de la contratación,
generar observancia del
principio de economía y
eficiencia en el seguimiento a la
ejecución contractual por parte
del Interventor y/o supervisor.
Director Proyecto de
Infraestructura Física
Palmira
Elaboración Informe
Trimestral Consolidado
de las obras que se
encuentren en
ejecución. En el cual se
consigne información del
avance de obra,
cumplimiento de los
tiempos y el estudio
respectivo de cambios
de obra con su
respectivo análisis
unitario cuando se
presenten.
Informe Trimestral
Consolidado2 01/09/2011 31/03/2012 30 1 50% 15 0 0
89 1402100
SEDE MANIZALES. Archivo Contractual.- En la
totalidad de la muestra revisada se evidencia
incumplimiento de las normas establecidas sobre el
archivo, en relación con el manejo de la documentación, al
no existir integralidad de la información y carecer de
documentos que comprueben el cumplimiento de los
requisitos contractuales.
140210091
SEDE PALMIRA. Reteica.- Verificada la contabilización
de los pagos de las ODS con personas naturales, se
observa que en las órdenes de pago se liquidan los
impuestos (RETEICA) pero no se causan.
La causación contable de la orden involucra las cuentas
de Honorarios, servicios, compras por el valor total del
pago. Luego en la Nota Débito (egreso) se efectúa la
cancelación de la cuenta por pagar al proveedor por su
valor total, el cual no es el que corresponde a lo
efectivamente pagado al tercero sino que involucra lo
correspondiente a las retenciones de ley y se causan las
cuentas por pagar por las retenciones referidas.
Regimén Tributario -
RETEICA
No se aplican los
principios de
causación y
revelación plena
dado que no se
causan las
retenciones en el
momento del
hecho generador
de la obligación
Podría generar
una
sobrestimación
de las cuentas
por pagar a los
proveedores y
contratistas al
registrar un
valor mayor al
que realmente
debe
cancelarse a su
nombre
Revisión detallada del archivo
Artículos 209 de la
Constitución Política de
Colombia, sobre la función
administrativa, 12
(responsables de la gestión
documental) y 22 (procesos
archivísticos) de la Ley 594
de 2000, Ley General de
Archivos.
Debilidades en el
manejo de la
información
Garantizar que la series
CONTRATOS y ÓRDENES
CONTRACTUALES contenga
los tipos documentales de
acuerdo al estudio de series de
la Unidad Nacional de Archivo y
la Tabla de Retención
documental
Genera
incertidumbre
frente a los
derechos y
obligaciones
contractuales de
la Universidad, y
conlleva a la
entidad a asumir
un riesgo de
pérdida de
recursos puesto
que la no
liquidación impide
que se
constituyan el
título ejecutivo
para cobrar los
recursos a favor,
cuando hay lugar
a ellos.
Realizar la liquidación del 100%
de contratos de extensión que
sean objeto de la misma
Realizar la liquidación de los
contratos para establecer si la
universidad y al contratista se
encuentran a paz y salvo con
sus obligaciones
Establecer la viabilidad de la
implementación del sistema de
causación de la retención de
ICA en la Sede Palmira
90 1405001
SEDE MANIZALES. Liquidación contratos extensión.-
En desarrollo de la actividad misional de Extensión de la
Sede Manizales, la Facultad de Administración de
Empresas ejecutó proyectos para los cuales suscribió los
contratos que se relacionan a continuación, que requieren
acta de liquidación, sin que esta tampoco repose en la
carpeta respectiva
Artículos 91 y 92 del Manual
de Convenios y Contratos,
adoptado mediante
Resolución 1952 del 22 de
diciembre de 2008 y Artículo
8 del Acuerdo 002 de 2008
Deficiente control
al cumplimiento
de los
procedimientos
contractuales
establecidos en el
Manual de
convenios y
contratos
Realizar diagnóstico de
viabilidad respecto a
implementar el sistema de
causación en el registro de la
retención del impuesto de
industria y comercio de la Sede
Palmira, en la presentación y
pago de la declaración de ICA
de la Sede Palmira
Información
incompleta e
inoportuna
35
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Adecuar el espacio asignado
para la ubicación e instalación
de los equipos refrigeradores
adquiridos para Investigación.
Poner en funcionamiento los
equipos adquiridos para el
desarrollo de la investigación.
Adecuar el espacio
asignado para la
ubicación e instalación
de los equipos
refrigeradores adquiridos
para Investigación.
informe de
Instalación de los
equipos
1 27/06/2011 11/09/2011 11 0 0% 0 0 11
Realizar una base de
datos para el
seguimiento de los
proyectos de
investigación de la Sede,
ubicación y adecuado
funcionamiento de los
equipos adquiridos.
Base de datos 1 29/08/2011 30/10/2011 9 1 100% 9 9 9ACCION CUMPLIDA
Alimentar y realizar
seguimiento a la
información suministrada
en los proyectos de
investigación de manera
trimestral.
Informes de
seguimiento3 01/11/2011 30/07/2012 39 0 0% 0 0 0
Elaboración e
implementación de
cuadro de control al
seguimiento de las
Ordenes Contractuales
de servicio y de Compra
del proyecto de gestion
documental
Formato Cuadro
Control1 01/11/2011 15/12/2011 6 1 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA
Informe trimestrales de
seguimiento al formato
de cuadro de control
Informes Trimestral 4 15/12/2011 15/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Verificar el cumplimiento de las
medidas establecidas para el
uso y cuidado de los bienes a
cargo de los funcionarios
Realizar el control de los bienes
de la institución
Área de Inventarios
Sede Palmira
Realizar verificación
mediante muestra
técnica por cada
semestre de existencia y
estado de los bienes.
Informe de
verificación2 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar seguimiento trimestral a las
ordenes contractuales de tracto
sucesivo, en forma aleatoria, con el
fin de verificar el cumplimiento de
las directrices de la liquidación de
los contratos de tracto sucesivo,
establecidas en el Manual de
Convenios y Contratos.
Verificar la implementación de
las directrices establecidas en el
manual de convenios y
contratos
Seccion de Contratación
Sede Palmira
Realizar seguimiento
trimestral a las ordenes
contractuales de tracto
sucesivo, mediante
muestra tecnica.
Informe 4 01/10/2011 01/10/2012 52 1 25% 13 0 0
Elaboración e
implementación de
cuadro de control al
seguimiento de las
Ordenes Contractuales
de servicio y de Compra
del proyecto de gestion
documental
Formato Cuadro
Control1 01/11/2011 15/12/2011 6 1 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA
Informe trimestrales de
seguimiento al formato
de cuadro de control
Informes Trimestral 4 15/12/2011 15/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar seguimiento trimestral a las
ordenes contractuales de tracto
sucesivo, en forma aleatoria, con el
fin de verificar el cumplimiento de
las directrices de la liquidación de
los contratos de tracto sucesivo,
establecidas en el Manual de
Convenios y Contratos.
Verificar la implementación de
las directrices establecidas en el
manual de convenios y
contratos
Seccion de Contratación
Sede Palmira
Realizar seguimiento
trimestral a las ordenes
contractuales de tracto
sucesivo, mediante
muestra tecnica.
informe 4 01/10/2011 01/10/2012 52 1 25% 13 0 0
Dirección de
Investigación Palmira93
El artículo 6, de la Resolución
309 de 2009, literal “e”, del
numeral 1º, del artículo 72,
del Manual de Contratación
Debilidades de
control y
seguimiento a la
gestión
contractual
Se pone en
riesgo el
cumplimiento
de las
obligaciones
asumidas por el
contratista en
caso de
presentarse
defectos en los
elementos
SEDE PALMIRA. Banco de Germoplasma.- La
Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, adquirió
mediante la orden de compra N° 79 del 16 de septiembre
de 2010, nueve (9) equipos, refrigeradores, para la
conservación de semillas de hortalizas por valor de $31.9
millones, elementos estos que después de siete (7) meses
de comprados no están prestando el servicio para lo que
fueron adquiridos, toda vez que se encuentran sin
desempacar, situados en las instalaciones de los talleres
de maquinaria.
La Entidad aduce que esta ubicación obedece a que no ha
sido liberado el espacio de la disposición final de los
equipos, situación presentada por falta de una efectiva
planeación en cuanto a viabilidad y prioridad para el
desarrollo del Proyecto, lo que genera retardo en el
cumplimiento de metas establecidas en la gestión del
mismo.
1405004
Fortalecer las herramientas de
supervisión y control en la
ejecución del contrato para
minimizar los riesgos inherentes
a la ejecución y garantizar el
cumplimiento del contrato en
términos de calidad y
oportunidad.
Realizar el seguimiento a los
proyectos de investigación
aprobados por la Dirección de
Investigación Palmira, mediante
una base de datos que permita
identificar la adquisición de
equipos y su ubicación.
Monitorear en forma efectiva la
función de la Interventoria y
aplicar las medidas necesarias a
fin de garantizar que se cumpla
el objeto del contrato en el
tiempo
establecido y aprobados para
cada bien y servicio.
SEDE PALMIRA. Cumplimiento ODC 113 - Pendones.-
Se revisó la orden de compra Nº 113, mediante la cual se
adquirieron ocho (8) pendones para capacitación y
publicidad. En la verificación al cumplimiento contractual
se evidenció que sólo se encuentran dos (2) pendones,
desconociéndose por parte del Director del Proyecto, la
Coordinadora, y del personal contratado que labora en
esta área, la ubicación de los seis (6) restantes.
El Capitulo II, artículos 96 al
98 del Manual de
Contratación establecen las
funciones y obligaciones del
interventor o supervisor, en la
gestión contractual de la
entidad.
El artículo 34-Deberes-
numerales 21 y 22 de la Ley
734 de 2002, establece el
deber de vigilar y
salvaguardar los bienes que
le han sido encomendados y
cuidar que sean utilizados
debida y racionalmente
Asegurar un adecuado
seguimiento a los proyectos de
investigación y un adecuado
uso y ubicación de equipos
adquiridos por los diferentes
proyectos.
Monitorear en forma efectiva la
función de la Interventoria y
aplicar las medidas necesarias a
fin de garantizar que se cumpla
el objeto del contrato en el
tiempo
establecido y aprobados para
cada bien y servicio.
Fortalecer las herramientas de
supervisión y control en la
ejecución del contrato para
minimizar los riesgos inherentes
a la ejecución y garantizar el
cumplimiento del contrato en
términos de calidad y
oportunidad.
95
SEDE PALMIRA. Cumplimiento de la ODS 183 -
Desinfección Archivo.- La UN, contrató los servicios
personales para la desinfección de los depósitos y áreas
de trabajo del archivo central, por $2 millones, con un
plazo establecido en la orden contractual Nº 183, de 12
días entre el 3 y el 14 de diciembre de 2010.
Se tuvo conocimiento que este servicio no fue prestado en
los días que estipula la orden. La Coordinadora en calidad
de encargada del área e interventora de la contratación,
manifiesta que el contratista ejerció su labor durante los
días 11 y 12 de diciembre de 2010, días que
corresponden a sábado y domingo, sin embargo, al
efectuar la revisión del registro de entrada a la Sede en los
días descritos, se observa que únicamente se registra el
ingreso de cinco (5) personas el día 12 de diciembre a las
7 am; con la siguiente anotación en la minuta de registros
de entrada y salida con logo de Seguridad Atlas “personal
autorizado, trabajar en archivo, 05 personas”.
Secretaría de Sede-
Archivo y
Correspondencia
Palmira
Secretaría de Sede -
Archivo y
Correspondencia
Palmira
94 1405004
El artículo 7º, literal b, de la
Resolución 309 de 2009 ,
artículos 96 a 98 del Manual
de Contratación
Fallas en los
mecanismos de
dirección y
supervisión por
parte del Director
del Proyecto, así
como debilidades
en las funciones
de interventoría
Fallas en los
controles internos
dirigidos
garantizar la
adecuada y
oportuna
interventoría y la
adecuada
conservación y
uso de los bienes
adquiridos
Incertidumbre
frente al
cumplimiento
del objeto
contractual
Se pone en
riesgo la
inversión de los
recursos y
generando
incertidumbre
frente al
cumplimiento
del objeto
contractual
36
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar seguimiento y control a
la ejecución técnica y financiera
del proyecto de gestión
documental para garantizar el
logro de los objetivos, metas y
resultados esperados.
Mitigar y prevenir las fallas en
los mecanismos de dirección y
supervisión.
Secretaría de Sede-
Archivo y
Correspondencia
Palmira
Elaborar informe
trimestral de seguimiento
a las metas, objetivos y
ejecución de
presupuesto del proyecto
Informe 2 15/11/2011 15/06/2012 30 0 0% 0 0 0
Elaboración e
implementación de
cuadro de control al
seguimiento de las
Ordenes Contractuales
de servicio y de Compra
del proyecto de gestion
documental
Formato Cuadro
Control1 01/11/2011 15/12/2011 6 1 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA
Informe trimestrales de
seguimiento al formato
de cuadro de control
Informes Trimestral 4 15/12/2011 15/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar seguimiento trimestral a las
ordenes contractuales de tracto
sucesivo, en forma aleatoria, con el
fin de verificar el cumplimiento de
las directrices de la liquidación de
los contratos de tracto sucesivo,
establecidas en el Manual de
Convenios y Contratos.
Verificar la implementación de
las directrices establecidas en el
manual de convenios y
contratos
Seccion de Contratación
Sede Palmira
Realizar seguimiento
trimestral a las ordenes
contractuales de tracto
sucesivo, mediante
muestra tecnica.
informe 4 01/10/2011 01/10/2012 52 1 25% 13 0 0
Realizar seguimiento y control a
la ejecución técnica y financiera
del proyecto de gestión
documental para garantizar el
logro de los objetivos, metas y
resultados esperados.
Mitigar y prevenir las fallas en
los mecanismos de dirección y
supervisión.
Secretaría de Sede-
Archivo y
Correspondencia
Palmira
Elaborar informe
trimestral de seguimiento
a las metas, objetivos y
ejecución de
presupuesto del proyecto
Informe 4 15/11/2011 15/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar revisión de las
liquidaciones de los
pagos efectuados en la
vigencia 2010; con el fin
de verificar la liquidación
de RETEICA
correspondiente, de
acuerdo a los
lineamientos
establecidos en la
normatividad.
Informe de
verificación y
aplicación de
acciones
correctivas
1 01/10/2011 31/12/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Hacer seguimiento
trimestral de la aplicación
de los requisitos y tarifas
establecidas en el
Acuerdo Municipal,
realizando una muestra
tecnicamente
seleccionada .
Informe 4 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Fortalecer las herramientas de
supervisión y control en la
ejecución del contrato para
minimizar los riesgos inherentes
a la ejecución y garantizar el
cumplimiento del contrato en
términos de calidad y
oportunidad.
Monitorear en forma efectiva la
función de la Interventoria y
aplicar las medidas necesarias a
fin de garantizar que se cumpla
el objeto del contrato en el
tiempo
establecido y aprobados para
cada bien y servicio.
95
SEDE PALMIRA. Cumplimiento de la ODS 183 -
Desinfección Archivo.- La UN, contrató los servicios
personales para la desinfección de los depósitos y áreas
de trabajo del archivo central, por $2 millones, con un
plazo establecido en la orden contractual Nº 183, de 12
días entre el 3 y el 14 de diciembre de 2010.
Se tuvo conocimiento que este servicio no fue prestado en
los días que estipula la orden. La Coordinadora en calidad
de encargada del área e interventora de la contratación,
manifiesta que el contratista ejerció su labor durante los
días 11 y 12 de diciembre de 2010, días que
corresponden a sábado y domingo, sin embargo, al
efectuar la revisión del registro de entrada a la Sede en los
días descritos, se observa que únicamente se registra el
ingreso de cinco (5) personas el día 12 de diciembre a las
7 am; con la siguiente anotación en la minuta de registros
de entrada y salida con logo de Seguridad Atlas “personal
autorizado, trabajar en archivo, 05 personas”.
El artículo 7º, literal b, de la
Resolución 309 de 2009 ,
artículos 96 a 98 del Manual
de Contratación
Fallas en los
mecanismos de
dirección y
supervisión por
parte del Director
del Proyecto, así
como debilidades
en las funciones
de interventoría
Incertidumbre
frente al
cumplimiento
del objeto
contractual
SEDE PALMIRA. Cumplimiento de la ODS 154 -
Diagnóstico Archivo.- La UN, contrató los servicios
personales para el apoyo operativo en la realización del
diagnostico de material contaminado, por $0,85 millones,
con un plazo de tres días del 20 al 22 de octubre de 2010,
actividades de las cuales no se tiene conocimiento de su
desarrollo. El Director del Proyecto desconoce la
ejecución de esta orden contractual, en razón a que no
existe informe alguno de las labores realizadas por el
contratista, como tampoco se evidencia informe de
interventoría.
El artículo 7º, literal b, de la
Resolución 309 de 2009 ,
artículos 96 a 98 del Manual
de Contratación
Fallas en los
mecanismos de
dirección y
supervisión por
parte del Director
del Proyecto.
Igualmente se
evidencian
debilidades en las
funciones de
interventoría
Genera
incumplimiento
en el objeto
contractual.
Sección de tesorería
Sede Palmira
Cumplir con el acuerdo
municipal que indica los
contribuyentes a los cuales se
les debe aplicar el impuesto de
industria y comercio.
97 1402100
SEDE PALMIRA. Impuesto de Industria y Comercio.-
La Entidad, suscribe órdenes de servicio con personas
naturales domiciliadas fuera de la ciudad de Palmira,
quienes por Ley deben pagar el impuesto de Industria y
Comercio (Reteica), de acuerdo a lo establecido en el
artículo 68 del Acuerdo 071 del Municipio de Palmira.
Al efectuar la verificación a las órdenes de servicio
seleccionadas con personas naturales, se evidenció que
en ocho (8) órdenes contractuales la Universidad Nacional
de Colombia, Sede Palmira, dejó de practicar esta
retención, situación presentada por.
Normatividad Impuesto de
Industria y comercio Palmira.
Falta de una
adecuada
revisión de los
documentos al
momento de la
liquidación del
pago
Elusión en el
pago del
impuesto de
industria y
comercio
Liquidar correctamente el
Impuesto de industria y
comercio (reteica) de cada una
de las cuentas a las que se les
deba aplicar el impuesto de
industria y comercio.
Secretaría de Sede-
Archivo y
Correspondencia
Palmira
96 1405004
37
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Comunicar a los
interventores, sobre la
obligación de garantizar
la devolución bienes que
hayan sido asignados a
contratistas.
Circular 1 01/09/2011 30/06/2012 43 0 0% 0 0 0
Realizar la revision
trimestral de paz y salvo
emitidos por la sección
de inventarios,
Cuadro de control
trimestral4 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Diseño de Cuadro
de Control1 01/10/2011 31/10/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Implementación y
verificación al
Cuadro de Control
4 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Socializar con los
Directores de los
proyectos de extensión y
los interventores, lo
establecido en el Manual
de conveios y contratos
en lo relativo a la
constitución de las
garrantias
Talleres de
socialización
semestrales
2 19/10/2011 19/10/2012 52 0 0% 0 0 0
100
SEDE ORINOQUIA. Aprobación de Garantías.- Las
pólizas de garantía presentadas por los contratistas, no
tienen la aprobación por parte de la Universidad, la cual es
un requisito para la legalización y la ejecución de los
contratos y se debe efectuar mediante la imposición de un
sello, con la firma del jefe de contratación o quien haga
sus veces, y la indicación de la fecha en que se realizó
dicha aprobación.
Artículos 31 y 73 del manual
de manual de contratación -
UN
La falta de la
aplicación de las
políticas
administrativas
para la
legalización de
los contratos
Genera riesgos
en la ejecución,
cumplimiento y
respaldo de los
mismos.
Reiterar al Jefe de Contratación,
la prioridad de la colocación del
sello litográfico para la
aprobación de cada una de las
pólizas que se requieran previa
contratación en la Universidad
Nacional de Colombia SEDE
ORINOQUIA.
Garantizar la legalización y
ejecución de las obligaciones
contractuales adquirirdas.
Jefe de Unidad
Administrativa y
Financiera Sede
Orinoquia
Implementar un cuadro
de control para los
contratos que requieren
garantias.
Implementación y
verificación al
Cuadro de Control
4 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Capacitar a los líderes
de cada una de las áreas
de la Universidad
Nacional de Colombia,
Sede Orinoquia, quienes
actuan como
interventores, para
socializar los
procedimientos
establecidos por la
Universidad para el
cumplimiento de las
acciones de
interventoria.
Taller 1 02/04/2012 29/07/2012 17 0 0% 0 0 0
Verificar la totalidad de
las ordenes de compra,
el cumplimiento del
objeto contractual en los
tiempos establecidos,
para la vigencia 2012
Acta de
Verificación4 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
No
perfeccionamient
o en debida
forma de las
órdenes
contractuales
No prevención
de los riesgos
que se derivan
de la ejecución
de su objeto.
Implementar un cuadro
de control para los
contratos que requieren
garantias.
Jefe de Unidad
Administrativa y
Financiera Sede
Orinoquia
101 1404003
SEDE ORINOQUIA. Plazo del contrato.- La Universidad
Nacional de Colombia Sede Orinoquía, incumplió la
cláusula relacionada con el plazo de duración, en las
siguientes órdenes: ODC 33 proyecto 4030201138, ODC
91 proyecto 4010302172, ODC 30 proyecto 3010400105,
ODC 84 proyecto 4030201171, ODS 120 proyecto
3020100125 y ODC 16 y 46 del proyecto 4020401148.
Clausula “Plazo del contrato”
de las órdenes.
Debilidades en la
interventoría del
contrato
Se afecta el
término dentro
del cual las
partes deben
cumplir con el
objeto y
obligaciones
adquiridas a
través del
acuerdo de
voluntades.
Socializar con todos lo
interventores los
procedimientos establecidos por
la Universidad para el
cumplimiento de las acciones de
interventoria.
Generar
menoscabo de
los inventarios
de la Sede.
Reforzar los controles para que
los contrtaos efectivamente
inicien una vez estan
perfeccionados
Jefe de Unidad
Administrativa y
Financiera Sede
Orinoquia
Jefe de Unidad
Administrativa y
Financiera Sede
Orinoquia
Garantizar el cumplimiento del
objeto contractual en los
tiempos establecidos
Garantizar el amparo del objeto
contratado dentro de los
términos de la ejecución
establecidos.
98 1404004
SEDE ORINOQUIA. Paz y salvo inventarios.- En las
órdenes de servicio Nº 163 y 176 del proyecto
3040100139; la Nº 81 del proyecto 4030201142; Nº 35,
36 y 125 del proyecto 1020100144, no se refleja como
soporte del último pago, el paz y salvo emitido por la
sección de inventarios, que el interventor debe requerir al
contratista, por tenencia de bienes devolutivos que le
hayan sido asignados para el desarrollo del objeto
contractual.
Artículo 97 obligaciones del
interventor, numeral 16 del
manual de contratación
Incumplimiento
de las
obligaciones de
interventoría
Monitoreo periodico sobre el
cumplimiento por parte de los
interventores de la obligación de
expedir de expedir el certificado
de bienes, cuando el contrastita
es responsable de bienes a
cargo y se haya pactado en la
orden contractual.
Garantizar la devolución de los
bienes que hayan sido
asignados a contratistas.
99 1404003
SEDE ORINOQUIA. Inicio del contrato sin pólizas.-
Las órdenes de compra y de servicios firmadas por la
Universidad: ODC 18, ODS 8 del proyecto 9010101129,
ODC 47, 48 y 49 del proyecto 3010400106, ODS 200 y
307 del proyecto 3020100101 y la ODS 305 del proyecto
3020200152, iniciaron su ejecución sin las respectivas
garantías, debido a que estas se adquirieron por el
contratista después de la fecha de inicio; la fecha de
adquisición de las pólizas es posterior a la fecha de inicio
de la vigencia de la misma.
Artículos 31, 71 y 72 del
manual de contratación un
38
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35
ACCION CUMPLIDA
En la matriz se sobredimensionó la cantidad de medida, ya
que correspondían a 20 personas en la Sede, y no 20
talleres en una sede tan pequeña
Visitas de
acompañamiento y
seguimiento a la gestión
contractual, a Unidades
Administrativas.
Visita 5 01/11/2011 30/05/2012 30 2 40% 12 0 0
Se recibe el Acta No. 06 del 30 de noviembre y 08 del 16
de diciembre de 2011, La Sede no cuenta con otras
facultades o fondos especiales, se realiza seguimiento
integral a la gestión de la sede.
Realizar un informe
consolidado del
resultado de la visita de
acompañamiento y
seguimiento a la
ejecución.
Documento de
Seguimiento 5 30/05/2012 31/12/2012 31 0 0% 0 0 0
Realizar talleres de
socialización y aplicación
de las herramientas
estandarizadas y
adoptadas para apoyar la
gestión contractual
dirigida a equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores.
Taller 1 01/05/2011 31/12/2011 35 1 100% 35 35 35
ACCION CUMPLIDA
En la matriz se sobredimensionó la cantidad de medida, ya
que correspondían a 20 personas en la Sede, y no 20
talleres en una sede tan pequeña
Visitas de
acompañamiento y
seguimiento a la gestión
contractual, a Unidades
Administrativas.
Visita 5 01/11/2011 30/05/2012 30 2 40% 12 0 0
Se recibe el Acta No. 06 del 30 de noviembre y 08 del 16
de diciembre de 2011, La Sede no cuenta con otras
facultades o fondos especiales, se realiza seguimiento
integral a la gestión de la sede.
Realizar un informe
consolidado del
resultado de la visita de
acompañamiento y
seguimiento a la
ejecución.
Documento de
Seguimiento 5 30/05/2012 31/12/2012 31 0 0% 0 0 0
1. Garantizar que el Comité de
Publicaciones reglamente la
presentación y aval para la
elaboracion de publicaciones de
la sede, confirmando
previamente el cumplimiento de
todos los requisitos técnicos de
la publicacion a contratar.
Direccion Sede
Amazonía
1. Realizar
comunicación escrita al
Comité de Publicaciones
de la sede Amazonia
solicitando
reglamentacion del
proceso previo a la
contratacion de
elaboracion de
publicaciones.
Documento oficio 1 16/06/2011 20/06/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
2. Implementar y socializar los
procedimiento de aprobación
para editar publicaciones ante el
Comité de Publicaciones
2. Elaborar y socializar
guía del Comité de
Publicaciones con las
recomendaciones
generales para la
presentación y
aprobación de
financiación de
impresión de
publicaciones de la sede.
Guía-Instructivo
para presentación y
aprobación de
financiación de
impresión de
publicaciones de la
sede
1 01/06/2011 30/06/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
No se verifican
las fechas de
los informes del
contratista
1402100
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
Fortalecer la función de
Interventoría y/o supervisión en
la Sede.
No se verifican
las fechas de
EJECUCIÓN
DED LOS
CONTRSATO
S.
Literal C del artículo 3 del
Acuerdo 002 de 2008 del
Consejo Superior
Universitario
Deficiencias en la
etapa
precontractual al
no tener en
cuentas estos
procedimientos
en el plazo
establecido.
Comité de publicaciones
de la sede Amazonía
103
SEDE AMAZONIA. Plazo de Ejecución superior al
plazo pactado en la ODS.- En la ODS 153 del proyecto
SIMEGE III se verificó que la ejecución de la orden
superó el plazo estipulado en la misma de 60 días, el cual
se venció el 30/12/2010, y en el informe de actividades del
último pago se certifican actividades del 11/02/2011 al
23/03/2011.
Unidad Administrativa
Sede Amazonía
Debilidades en la
interventoría
104
Manual de Convenios y
Contratos, UN
SEDE AMAZONIA, Informes de Actividades
elaborados con anterioridad a las actividades
detalladas.- Se observa en todos los informes de
actividades soportes de las ordenes de pago de ODS, que
los mismos tienen fecha de elaboración anterior a las
fechas de periodo trabajo en los mismos, lo cual genera
incertidumbre sobre la certificación de actividades, la
mayoría de los informes presentan una diferencia de 1
semana, pero como consta para el último pago del 2010
de la ODS 42 del proyecto SIMEGE, el informe de
actividades tiene fecha de elaboración de 10/12/2010 y
corresponde a actividades realizadas hasta el 30/12/2010.
Lo mismo sucede en los pagos de las ODS 36 del
proyecto SIMEGE, y ODS 96, 97, 98, 99 del proyecto
Académico y ODS 24 del proyecto Amazonia.
Unidad Administrativa
Sede Amazonía
102
1402100
Riesgo de
incumplimiento
del objetivo del
contrato
Establecer mecanismos de
control previo a la contratacion
de elaboracion de publicaciones
que garantice el cumplimiento
de del objeto del contrato
1402100
Aplicación de los
procedimientos implementados
por la Universidad para el
seguimiento de la ejecución
contractual que debe desarrollar
la Interventoría y/o supervisión,
en el marco del Macroproceso
de Gestión Administrativa y
Financiera
Fortalecer la función de
Interventoría y/o supervisión en
la Sede.
SEDE AMAZONIA. Plazo del Otro Si mayor al plazo
de la ODC.- Se encontró en las ordenes de servicio 78 y
79 del proyecto Investigación: la Amazonia y su
importancia estratégica en el ambiente nacional e
internacional, cuyo objeto era la impresión de libros y
folletos, que se modificó mediante otro si el plazo de la
orden, el plazo inicial de las ordenes era de 45 días, y
mediante los otro si se les adiciono el plazo hasta el 30 de
junio de 2011, lo que equivale a un aumento del 400% en
el plazo establecido inicialmente, este otro si se justifica
únicamente con carta del proveedor manifestando que se
en encontraban en revisión y corrección de estilo, lo que
evidencia deficiencias en la etapa precontractual al no
tener en cuentas estos procedimientos en el plazo
establecido.
Manual de Convenios y
Contratos, UN
Debilidades en la
interventoría
39
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 20103.Emitir aval mediante
comunicacion escrita por parte
del comite de publicaciones para
la contratación de
publicaciones.
3. Aprobar en las Actas
del Comité de
publicaciones de la sede,
la financiación de
publicaciones y remitir
una copia al área de
Bienes y suministros
para dar tramite al
proceso de contratacion
de publicaciones.
Acta de Comité 2 01/07/2011 31/12/2011 26 2 100% 26 26 26 ACCION CUMPLIDA
1. Socializar la Circular No.016
de la Gerencia Financiera y
Administrativa mediante la cual
se comunica suspension de la
aplicación de la circular 01-S del
19 de febrero de 2008 de la
Gerencia Financiera y
Administrativa.
1. Realizar taller de
socializacion con
contratistas de la circular
No. 016 de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa.
Taller de
socializacion1 08/08/2011 12/08/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
2. Informar y socializar a
directores de proyectos,
personal de apoyo a gestión y
contratistas sobre normas y
procedimientos de liquidacion de
los aportes a Seguridad Social
de los contratistas
2. Realizar
comunicación escrita y
socializar a directores de
proyectos, personal de
apoyo a gestión y
contratistas de la sede
Amazonia, instructivo
para liquidación de
aportes a seguridad
social.
Instructivo
liquidación aportes
seguridad social
1 08/08/2011 12/08/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
3. Mejorar el proceso de revisión del
diligenciamiento de los formatos
soportes para liquidacion de ordenes
de pago en el area de cuentas por
pagar y la Unidad Administrativa a
traves de la implementacion de
formato causales de devolucion de
documentos radicados para
liquidacion de ordenes de pago
3. Realizar registro
mensual en acta sobre
las causales de
devolución de
documentos para
liquidacion de ordenes
de pago y realizar
socializacion de los
resultados para
establecer puntos de
control.
Actas mensuales 4 01/09/2011 31/12/2011 17 4 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Vicerrectoría de Sede
Manizales
1. Informar a la Oficina
de Contratación sobre
las novedades
relacionadas con
situaciones
administrativas que
involucren cambio de
ordenar del gasto
Reporte quincenal
sobre las
novedades
24 01/09/2011 30/08/2012 52 8 33% 17 0 0
Oficina de Contratación
de Sede Manizales
2. Solicitar a la DNIC la
asignación de
contraseñas para los
nuevos ordenadores del
gasto.
Reportes
quincenales de
solicitud de
contraseña
24 01/09/2011 30/08/2012 52 8 33% 17 0 0
Literal C del artículo 3 del
Acuerdo 002 de 2008 del
Consejo Superior
Universitario
Deficiencias en la
etapa
precontractual al
no tener en
cuentas estos
procedimientos
en el plazo
establecido.
Comité de publicaciones
de la sede Amazonía
Cumplir con la resolución 5772
de 2006 CGR
105 1404004
SEDE AMAZONIA. Verificación IBC ODS 32 y 38.- Se
evidenció incumplimiento de lo establecido el articulo 23
del decreto 1703 de 2002, en la circular 0001 de 2004 de
los ministerios de Hacienda y Crédito Público y de
Protección Social, donde esta claramente establecido que
la base de cotización para los sistemas de salud y
pensiones corresponderá como mínimo al 40% del valor
bruto del (de los) contrato(s) facturado en forma
mensualizada, dado que para las ODS 32 y 38 que
trataban de dos ordenes de medio tiempo con el mismo
contratista, el IBC era la sumatoria de los ingresos
percibidos por los dos contratos en los que fungía, pero el
contratista liquido con un IBC equivalente a solo los
ingresos por un contrato
Las obligaciones estipuladas
en los artículos 96 a 98 del
manual de contratación.
El Supervisor de
las ODS no esta
cumpliendo con
la obligación de
revisar que los
contratistas
cumplan con la
normatividad
vigente
Posible elusión
en el pago de
los apportes al
SGSS
Fortalecer los controles para la
verificación del pago de aportes
al SGSS de acuerdo a lo
establecido en el articulo 23 del
decreto 1703 de 2002, y en la
circular 0001 de 2004 de los
ministerios de Hacienda y
Crédito Público y de Protección
Social, para garantizar el pago
adecuado al Sistema de
Seguridad Social por parte de
contratistas.
104
Superar las deficiencias en el
proceso de registro contractual
en SICE, según lo establecido
en la Resolución 5772 de 2006,
de la CGR
En la Sede Manizales, se
verificará el estado de las 21
alarmas existentes a 31 de
diciembre 2010; dado que
oportunamente se remitieron las
explicaciones para responderlas
y para que las mismas fueran
quitadas.
1402100
Riesgo de
incumplimiento
del objetivo del
contrato
Establecer mecanismos de
control previo a la contratacion
de elaboracion de publicaciones
que garantice el cumplimiento
de del objeto del contrato
1402004
SEDES MEDELLÍN Y MANIZALES. Cumplimiento de
normatividad SICE.- La comisión auditora mediante
consulta al aplicativo SICE, evidenció las deficiencias en
el proceso de registro del proceso contractual, al
observarse que del total de la contratación efectuada, se
reportan 55 alarmas a 31 de diciembre de 2010,En la
Sede Medellín, se evidencian las siguientes deficiencias:
• Ordenes contractuales que presentaron errores al
momento del registro en el portal del SICE, sin que se
evidencie la oportuna corrección para un registro exitoso
en el mismo, así: Empresa 3001: órdenes de compra-
ODC Nº 120; 244 y 314. Empresa 3011: ODC Nº 102 y
ordenes de servicio-ODS Nº 1; 153 y 182. Empresa 3015:
ODC Nº 203 y ODS 751. Empresa 3065: ODC Nº 93; 94
y 150.
• En siete contratos de la muestra evaluada se presentó
registro extemporáneo en el SICE, así: Empresa 3001:
Contratos-CON Nº 004 y 007; modificación Nº 2 CON
008-10-3001. Empresa 3015: ODC Nº 159 y 199. ODS
Nº 1108. Empresa 3065: ODC Nº 52 Y 221.
• Se encontró registro extemporáneo de 96 contratos de la
vigencia 2010., las cuales se discriminan así: Empresas
3001 y 3010: 32 contratos; Empresa 3011: 30 contratos.
Empresas 3013 y 3063: 3 contratos; Empresas 3015 y
3065: 34 contratos.
En la Sede Manizales la consulta en el sistema evidenció
deficiencias en el proceso de verificación de requisitos del
proceso contractual, al observarse que del total de la
contratación efectuada por la Vicerrectoría de Sede, se
reportan 21 alarmas, relacionadas con el registro
extemporáneo de los contratos.
Resolucion 5772 de 2006
CGR.
Relacionadas
con el registro
extemporáneo de
los contratos.
Deficiencias de
control,
incumpliendo con
el principio de
publicidad y .
Generación de
alarmas106
Unidad Administrativa
Sede Amazonía
SEDE AMAZONIA. Plazo del Otro Si mayor al plazo
de la ODC.- Se encontró en las ordenes de servicio 78 y
79 del proyecto Investigación: la Amazonia y su
importancia estratégica en el ambiente nacional e
internacional, cuyo objeto era la impresión de libros y
folletos, que se modificó mediante otro si el plazo de la
orden, el plazo inicial de las ordenes era de 45 días, y
mediante los otro si se les adiciono el plazo hasta el 30 de
junio de 2011, lo que equivale a un aumento del 400% en
el plazo establecido inicialmente, este otro si se justifica
únicamente con carta del proveedor manifestando que se
en encontraban en revisión y corrección de estilo, lo que
evidencia deficiencias en la etapa precontractual al no
tener en cuentas estos procedimientos en el plazo
establecido.
40
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Oficina de Contratación
de Sede Manizales
3. Verificar que el
ordenador del gasto
tenga activa y en
funcionamiento la
contraseña asignada
Lista de Chequeo
mensual12 01/09/2011 30/08/2012 52 4 33% 17 0 0
Oficina de Contratación
de Sede Manizales
4. Solicitar al SICE
notificación de
saneamiento de las
alarmas detectadas
durante el año 2010
Oficio de solicitud 1 01/09/2011 31/10/2011 9 0 0% 0 0 9
Oficina de Contratación
de Sede Manizales
5. Realizar verificación
mensual de las posibles
alarmas con miras a
desplegar actividades de
control y saneamiento
de las mismas
Lista de Chequeo
mensual12 01/11/2011 01/11/2012 52 2 17% 9 0 0
1.Definir un procedimiento
regular en conjunto con el nivel
Nacional para la depuración
periódica de las alarmas y así
mantener el sistema
actualizado.
1.Corregir oportunamente las
alarmas que se reporten en el
SICE.
Documentar y
establecer un
procedimiento Procedimiento 1 01/11/2011 30/04/2012 26 1 100% 26 0 0
ACCION CUMPLIDA
La Universidad Nacional de Colombia levantó en junio de
2011 un instructivo referente a la "Elaboración informe
mensual SICE"; sin embargo, atendiendo lo establecido
por el Decreto 0019 de enero 10 de 2012 (Ley
Antitrámites), en su articulo 222 "Supresión del Sice,
gratuidad y sistema de análisis de precios", se debe
revisar la pertinencia de esta acción con el grupo auditor
de la CGR, teniendo en cuenta que no seria procedente
2. Registrar íntegra y
oportunamente la información
requerida por el SICE.
2. Prevenir la generación de
alarma en el SICE por registro
extemporáneo de los contratos.
Realizar seguimiento
semestral a las alarmas
generadas
Informes
semestrales de
Seguimiento
2 30/06/2012 30/06/2013 52 0 0% 0 0 0
Realizar taller de
divulgación y aplicación
buenas prácticas en el uso
de los recursos
presupuestales asignados a
los proyectos, previa
suscripción de los
certificados de
disponibilidad presupuestal,
Taller (dirigido a
equipos
administrativos,
solicitantes e
interventores del
Nivel Central)
1 01/12/2011 30/06/2012 30 0 0% 0 0 0
Realizar una encuesta de
medicion del impacto del
taller, dirigida a los
asistentes y tavbular los
resultados para
identificacion de indicadores
de gestion
Encuesta aplicada
y tabulada 1 30/06/2012 30/12/2012 26 0 0% 0 0 0
Oficina de Personal
Sede Palmira
Elaboración de informe
de las inconsistencias
presentadas en el
manual de funciones en
lo relacionado a la Sede
Palmira y envío a la
Dirección Nacional de
Personal.
Informe 1 12/05/2011 30/12/2011 33 1 100% 33 33 33 ACCION CUMPLIDA
Dirección Nacional de
Personal
Elaboración del acto
administrativo.Acto Administrativo 1 01/01/2012 30/05/2012 21 1 100% 21 0 0 ACCION CUMPLIDA
Resolución 1714 de 2010,
Manual de Funciones.108
Realizar revisión de funciones
de los cargos de la Sede
Palmira e informar a la
Dirección Nacional de Personal
las inconsistencias presentadas
para su respectivo ajuste.
Deficiencias en la
aplicación de LA
NORMATIIDAD
Afecta la
concertación de
objetivos y la
valoración al
merito que
deben realizar
los jefes de
dependencias
según los
lineamientos de
la Resolución
454 de 1998 de
Rectoría y
Resolución 843
de 2000.
Ajustar las funciones según los
cargos correspondientes, con el
fin de facilitar el mejor
desempeño de las mismas.
Cumplir con la resolución 5772
de 2006 CGR
Artículo 71, decreto 111 de
1996 y Numeral 3.2.11,
Manual de contratación de la
UN
Superar las deficiencias en el
proceso de registro contractual
en SICE, según lo establecido
en la Resolución 5772 de 2006,
de la CGR
En la Sede Manizales, se
verificará el estado de las 21
alarmas existentes a 31 de
diciembre 2010; dado que
oportunamente se remitieron las
explicaciones para responderlas
y para que las mismas fueran
quitadas.
SEDE PALMIRA. Manual de Funciones.- Una vez
revisada las funciones asignadas al cargo Auxiliar
administrativo 51208, con el manual de funciones
aprobado mediante Resolución 1714 de 2010, se
encontró que las mismas están relacionadas en el perfil
del cargo PL-AT-51208-05, observando que las funciones
no corresponden a la naturaleza de la dependencia de
contabilidad.
Fortalecer el proceso de
selección de proveedores
Sección Contratación
Sede
Debilidad en la
elaboración de
estudios que
soporten la
solicitud de
disponibilidad,
dado que el
estudio de
precios
sobrestimo el
costo
Ineficacia en la
utilización de
recursos pues
se congelan
valores que
pueden ser
utiles para otros
poryectos.
1402004
SEDES MEDELLÍN Y MANIZALES. Cumplimiento de
normatividad SICE.- La comisión auditora mediante
consulta al aplicativo SICE, evidenció las deficiencias en
el proceso de registro del proceso contractual, al
observarse que del total de la contratación efectuada, se
reportan 55 alarmas a 31 de diciembre de 2010,En la
Sede Medellín, se evidencian las siguientes deficiencias:
• Ordenes contractuales que presentaron errores al
momento del registro en el portal del SICE, sin que se
evidencie la oportuna corrección para un registro exitoso
en el mismo, así: Empresa 3001: órdenes de compra-
ODC Nº 120; 244 y 314. Empresa 3011: ODC Nº 102 y
ordenes de servicio-ODS Nº 1; 153 y 182. Empresa 3015:
ODC Nº 203 y ODS 751. Empresa 3065: ODC Nº 93; 94
y 150.
• En siete contratos de la muestra evaluada se presentó
registro extemporáneo en el SICE, así: Empresa 3001:
Contratos-CON Nº 004 y 007; modificación Nº 2 CON
008-10-3001. Empresa 3015: ODC Nº 159 y 199. ODS
Nº 1108. Empresa 3065: ODC Nº 52 Y 221.
• Se encontró registro extemporáneo de 96 contratos de la
vigencia 2010., las cuales se discriminan así: Empresas
3001 y 3010: 32 contratos; Empresa 3011: 30 contratos.
Empresas 3013 y 3063: 3 contratos; Empresas 3015 y
3065: 34 contratos.
En la Sede Manizales la consulta en el sistema evidenció
deficiencias en el proceso de verificación de requisitos del
proceso contractual, al observarse que del total de la
contratación efectuada por la Vicerrectoría de Sede, se
reportan 21 alarmas, relacionadas con el registro
extemporáneo de los contratos.
Resolucion 5772 de 2006
CGR.
Relacionadas
con el registro
extemporáneo de
los contratos.
Deficiencias de
control,
incumpliendo con
el principio de
publicidad y .
Generación de
alarmas106
3. EVALUACION DEL PROCESO PRESUPUESTAL
4. GESTION ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
Dirección Administrativa
Sede Medellín
Fortalecer en los Directores de
Proyecto y solicitantes buenas
prácticas en el uso de los
recursos presupuestales
asignados a los proyectos,
previa suscripción de los
certificados de disponibilidad
presupuestal.
15 01 100
107 1802002
Soportes expedición de Certificados de
disponibilidad.- Como consecuencia de la revisión
adelantada a la fecha por el equipo auditor a la muestra
seleccionada de los acuerdos de voluntades suscritos por
la UN, se infiere que existen debilidades en la elaboración
los estudios realizados por los directores de proyectos que
soportan la solicitud, la expedición de los certificados de
disponibilidad por cuanto se solicita una suma que
desborda el valor real del gasto hasta en un 100%.
(Ejemplo 521 de 2010, Nivel Central Sede Bogotá)
41
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Oficina de Personal
Sede Palmira
Informar por correo
electrónico masivo los
cambios presentados en
el manual de funciones
para su respectiva
consulta.
correo electrónico
masivo a
dependencias
1 30/05/2012 30/06/2012 4 0 0% 0 0 0
109 15 01 001
Nombramientos Provisionales.- La provisión de
empleos de carrera, en la universidad, se debe hacer
exclusivamente mediante concurso , y mientras este se
realiza, podrá proveerse el empleo preferencialmente
mediante encargo de funcionarios escalafonados si llenan
los requisitos y como última alternativa temporal los
nombramientos provisionales los cuales en ningún caso
tendrá un término mayor de cuatro (4) meses , salvo que
por justa causa la Comisión Nacional de Carrera
Administrativa autorice la ampliación del término , sin
embargo se evidenció que a 30 de diciembre de 2010
existían 643 cargos provistos provisionalmente por un
periodo mayor a cuatro meses (4) meses, como se
evidencia en el archivo magnético adjunto, sin que
cuenten con la autorización de ampliación mencionada, la
última fue hasta el 5 de noviembre de 2008.
CONSOLIDADO NACIONAL
Articulo 18, Acuerdo 67 de
1998 CSU, UN y Artículo 7
de la Resolución 391 de 2010
Incumplimiento
de la
normatividad
relacionada con
la orovisión de
cargos de
manera
provisional.
Posibles
demandas
contra la
universidad por
derechos
adquiridos.
Presentar ante la Comisión
Nacional de Carrera
Administrativa, solicitud de
autorización para la ampliación
excepcional del término de
vnculación de provisionales,
durante el tiempo en que los
cargos no se puedan proveer de
manera definitiva.
Contar con la autorzación de la
Comisión Nacional de Carrera
Administrativa para la
realización de nombramientos
provisionales en cargos que no
se hayan provisto de manera
definitiva.
Comités de Carrera
Administrativa de las
Sedes
Solicitar a la Comisión
Nacional de Carrera
Administrativa la
autorización para ampliar
el término de vinculación
de personal provisional
durante un año mientras
los cargos se proveen de
manera definitiva,
teniendo en cuenta que
la Comisión Nacional de
Carrera Administrativa
se ha pronunciado en el
sentido de adelantar
concursos abiertos
anualmente.
solicitud con
reporte de cargos
(por cada Sede una
solicitud con
reporte)
4 12/10/2011 30/11/2011 7 4 100% 7 7 7 ACCION CUMPLIDA
Diseñar un formato de
declaración juramentada
respecto a no estar
incurso en ninguna de
las inhabilidades
consagradas en la Ley 4
de 1992; de manera
detallada lo relacionado
con existencia de una
Orden de Prestación de
Servicios vigente con la
Universidad al momento
de tomar posesión de un
cargo de la planta
administrativa.
Formato 1 19/09/2011 18/10/2011 4 0 0% 0 0 4
Elaborar y difundir
Cirular remitida a las
Oficinas de Personal
estableciendo
lineamientos para la
implementación del
formato de declaracion
juramentada y consulta
en QUIPU.
circular 1 18/10/2011 19/11/2011 5 0 0% 0 0 5
Establecer un proceso de
consulta en QUIPU sobre la
existencia o inexistencia de
vinculación vigente mediante
ODS de las personas que se
van a vincular en la modalidad
de provisional en un cargo de la
planta administrativa de la
Universidad
Garantizar que al momento de la
vinculación en la modalidad de
provisional en un cargo de la
planta administrativa de la
Universidad, la persona no
tenga una vinculación en la
modalidad de ODS vigente.
Verificar en QUIPU y
elaborar acta de consulta
de la existencia o
inexistencia de
vinculación vigente
mediante ODS de las
personas que se van a
vincular en la modalidad
de provisional en un
cargo de la planta
administrativa de la
Universidad.
acta de consulta
trimestral4 19/10/2011 18/10/2012 52 0 0% 0 0 0
Identificación de las
necesidades de
capacitación y
formación, mediante la
aplicación del
instrumento diseñado
para tal fin
Formato Encuesta
Necesidades de
Capacitación
1 01/09/2011 15/12/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Definición Ejes de
Desarrollo
Matriz Ejes de
Desarrollo1 13/12/2011 30/12/2011 2 1 100% 2 2 2 ACCION CUMPLIDA
Elaboración del Plan de
Capacitación
Matriz Descripción
del Plan de
Capacitación por
temáticas
1 02/01/2011 30/01/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Resolución 1714 de 2010,
Manual de Funciones.108
Realizar revisión de funciones
de los cargos de la Sede
Palmira e informar a la
Dirección Nacional de Personal
las inconsistencias presentadas
para su respectivo ajuste.
Deficiencias en la
aplicación de LA
NORMATIIDAD
Afecta la
concertación de
objetivos y la
valoración al
merito que
deben realizar
los jefes de
dependencias
según los
lineamientos de
la Resolución
454 de 1998 de
Rectoría y
Resolución 843
de 2000.
Ajustar las funciones según los
cargos correspondientes, con el
fin de facilitar el mejor
desempeño de las mismas.
Continuar con el desarrollo del
Plan de Capacitación 2010-
2012
Diseñar e implementar el Plan
de Capacitación para un
período de tres (3) años, de
acuerdo al Plan de Desarrollo, el
cual incluya los siguientes
aspectos:
1) Objetivos, 2) Diagnóstico de
necesidades de capacitación, 3)
Ejes de Desarrollo, 4) Plan de
Capacitación, 5) Financiación,
6) Seguimiento y Medición
Para el periodo 2010-2012 está
elaborado, implementado y en
proceso de ejecución el Plan de
Capacitación de acuerdo a los
criterios señalados.
Falencias en los
sistemas de
planificación de la
Universidad para
este Sede en
materia de
capacitación al
personal y falta
de control a la
actividad,
Impactar
negativamente
en los
resultados del
trabajo
específico
desarrollado por
los funcionarios
111 15 04 001
Oficina de Personal
Docente y
Administrativa Sede
Manizales
Genera riesgo
de doble pago
SEDE PALMIRA. Manual de Funciones.- Una vez
revisada las funciones asignadas al cargo Auxiliar
administrativo 51208, con el manual de funciones
aprobado mediante Resolución 1714 de 2010, se
encontró que las mismas están relacionadas en el perfil
del cargo PL-AT-51208-05, observando que las funciones
no corresponden a la naturaleza de la dependencia de
contabilidad.
Diseñar implementar un formato
de declaración juramentada, el
cual debe ser diligenciado por
las personas que se vincularán
de manera provisional o
definitiva en un cargo de carrera
administrativa en la Universidad.
Dirección Nacional de
Personal
Garantizar que las personas
que se vincularan de manera
provisional o definitiva a la
Universidad den fe de no estar
incursos en ninguna de las
inhabilidades contempladas en
la Ley 4 de 1992
110 15 03 001
Contratación de Prestación de servicios y
nombramiento provisional simultáneo.- La
normatividad vigente establece que. nadie podrá
desempeñar simultáneamente más de un empleo público
ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro
público, o de empresas o de instituciones en las que tenga
parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente
determinados por la ley. Para tal efecto, define como
tesoro público el de la Nación, el de las entidades
territoriales y el de las descentralizadas (Artículo 128
Constitución Nacional y artículo 19 de la Ley 4° de 1992).
Sin embargo al cruzar la información suministrada por la
UN de las ODS sin liquidar con la vinculación de
provisionales y las actas de liquidación y cesión
suministradas por la Dirección Nacional de Personal se
evidencian las siguientes 6 órdenes que no habían sido
liquidadas en el momento de la vinculación del funcionario
como provisional, lo cual genera riesgo de doble pago e
incumplimiento de las normas citadas. NIVEL NACIONAL
y SEDE BOGOTA.(Artículo 128 Constitución
Nacional y artículo 19 de la
Ley 4° de 1992)
Debilidad de
control en la
liquidación de las
ODS y en el
cruce de la
información ente
Contratación y
Talento Humano.
,
15 01 100
SEDE MANIZALES. Capacitación Personal
Administrativo.- Se encontró que no existió un plan
diseñado por la Universidad para esa vigencia, y que la
capacitación dada, no responde a un estudio de
necesidades que integre los requerimientos de los
funcionarios en su formación personal, ni los de la
Universidad para el desempeño de sus cargos.
Resolución de Rectoría 661
del 15 de junio de 2007,
expidió los lineamientos del
Plan de Capacitación
42
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Medición y Seguimiento
de la aplicación del plan
Informe de
seguimiento del
avance del plan
3 01/11/2011 30/08/2012 43 2 67% 29 0 0
desarrollar un taller a los
jefes para dar
lineamientos de como
se formula un
diagnostico de
necesidades de
capacitación para
garantizar la eficiencia y
para satisfacer las
necesidades de las
areas.
taller 1 15/11/2011 15/01/2012 9 0 0% 0 0 0
solicitar a los jefes en
sus requerimientos de
capacitación que
respondan a
necesidades de sus
areas a cargo.
oficio de Solicitud a
jefes de area1 15/01/2012 15/02/2012 4 0 0% 0 0 0
Realizar un analisis de
las solicitudes de jefes,
con el fin de tener un
diagnostico de
necesidades de acuerdo
a los perfiles definidos
en el manual de
funciones
Informe
consolidado de
necesidades de
capacitación
1 15/02/2012 30/03/2012 6 0 0% 0 0 0
Elaborar el plan de
capacitación que
responda a las
necesidades formuladas
en el diagnostico
Plan de
Capacitación1 01/04/2012 30/04/2012 4 0 0% 0 0 0
Realizar seguimiento dos
veces al año al plan de
capacitación
Informes semestral
de seguimiento2 01/06/2012 30/12/2012 30 0 0% 0 0 0
1. Gestión escrita ante
las autoridades
nacionales para la
emisión de la Resolución
de aprobación de los
lineamientos para la
inducción y reinducción,
siguiendo las etapas
previas a la emisión de
un acto administrativo.
Oficio de solicitud 1 01/08/2011 30/11/2011 17 0 0% 0 0 17
2.) Dar cumplimiento al
proceso de inducción
establecido por la
Universidad,
convocando a los
funcionarios docentes y
administrativos recién
vinculados, e igualmente
al proceso de
reinducción de los
funcionarios docentes y
administrativos ya
vinculados
Convocatoria 2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
3.) Dejar evidencia de la
participación del
funcionario en su historia
laboral.
Reporte trimestral
de certificados de
asistencia por
empleado
capacitado
4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Elaboración diagnostico de
necesidades de capacitación
con cada uno de los jefes de
personal administrativo con
personal a cargo.
Conocer a través de los jefes
sus necesidades de
capacitación y programar
actividades de capacitación
acorde a necesidades
misionales de las áreas.
Oficina de Personal
Sede Palmira
Elaborar el plan de capacitación
y realizar seguimiento al plan.
Fortalecer las habilidades y
destrezas del personal
administrativo
Oficina de Personal
Sede Palmira
Continuar con el desarrollo del
Plan de Capacitación 2010-
2012
Diseñar e implementar el Plan
de Capacitación para un
período de tres (3) años, de
acuerdo al Plan de Desarrollo, el
cual incluya los siguientes
aspectos:
1) Objetivos, 2) Diagnóstico de
necesidades de capacitación, 3)
Ejes de Desarrollo, 4) Plan de
Capacitación, 5) Financiación,
6) Seguimiento y Medición
Para el periodo 2010-2012 está
elaborado, implementado y en
proceso de ejecución el Plan de
Capacitación de acuerdo a los
criterios señalados.
Falencias en los
sistemas de
planificación de la
Universidad para
este Sede en
materia de
capacitación al
personal y falta
de control a la
actividad,
Impactar
negativamente
en los
resultados del
trabajo
específico
desarrollado por
los funcionarios
111 15 04 001
Genera
dificultades
para probar el
cumplimiento
de las normas
que le son
aplicables
Dirección de Bienestar
Universitario Sede
Manizales
Oficina de Personal
Docente y
Administrativa Sede
Manizales
113 15 04 001
SEDE MANIZALES. Inducción y reinducción a
personal docente de la Sede.- En las hojas de vida del
personal de la Sede docente y administrativo,
seleccionado en la muestra, por todo tipo de vinculación,
no se encontró registro que evidencie la inducción o
reinducción a los funcionarios nuevos o que son
encargados en puestos administrativos.
El Acuerdo 035 de 2002
establece en su Artículo 8,
numeral 7,
Deficiencias en la
planificación y
control al registro
de los actos que
dan fe de las
actuaciones de la
Sede
112 15 04 001
SEDE PALMIRA. Plan de Capacitación.- Se evidenció
que el Plan Institucional entregado al equipo auditor por la
Oficina de Talento humano no obedeció a un diagnostico
realizado a partir de un consenso con todos las unidades
de gestión de la institución.
Así mismo, se logró evidenciar que las unidades de
gestión de la Universidad no presentaron a la Oficina de
Personal Administrativo de la Sede los requerimientos
anuales de capacitación, acorde con el análisis de
necesidades adelantado y en las fechas establecidas por
la oficina mencionada.
Requisito 6 Gestión del
Talento Humano Numeral
6.2.2 Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009,
concordante con el Plan de
Mejoramiento SIMEGE.
Falencias en los
sistemas de
planificación de la
Universidad para
este Sede en
materia de
capacitación al
personal y falta
de control a la
actividad,
Impactar
negativamente
en los
resultados del
trabajo
específico
desarrollado por
los funcionarios
Gestionar por diferentes medios
la aprobación y puesta en
marcha de la resolución por la
cual se fijan los lineamientos
para la inducción y reinducción
de estudiantes, docentes y
funcionarios administrativos de
la Dirección Nacional de
Bienestar
Contar con un programa
reglamentado de inducción y
reinducción a nivel nacional
SEDE MANIZALES. Capacitación Personal
Administrativo.- Se encontró que no existió un plan
diseñado por la Universidad para esa vigencia, y que la
capacitación dada, no responde a un estudio de
necesidades que integre los requerimientos de los
funcionarios en su formación personal, ni los de la
Universidad para el desempeño de sus cargos.
Resolución de Rectoría 661
del 15 de junio de 2007,
expidió los lineamientos del
Plan de Capacitación
43
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Garantizar el cumplimiento
estricto de los tiempos mínimos
establecidos mediante circular
de Vicerrectoría VR-003 del 17
de febrero de 2011 relacionada
con los Tiempo Mínimos para el
trámite de situaciones
administrativas
Garantizar que la Facultad
desate el trámite de aprobación,
legalización e inicio de cada
comisión de estudios,
respetando los tiempos mínimos
exigidos en la Circular de
Vicerrectoría VR-003 del 17 de
febrero de 2011
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Reportar desde cada
Facultad mediane oficio
remisorio, hacia la
vicerrectoría de sede, el
aval para iniciar cada
comisión de estudios,
que se aprueben por
parte del consejo de
facultad; respetando los
tiempos establecidos
para continuar con los
trámites de legalización y
ejecución
No. de solicitudes
avaladas por el
consejo de facultad
/ Oficios de aval
emitidos por el
consejo de facultad
100% 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
Implementar elementos de
supervisión adicionales que
complementen los existentes y
que permitan fortalecer el
control de la comisión de
estudios de cada docente
Garantizar el seguimiento y
supervisión de las comisiones
de estudios
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Elaborar informe dirigido
a la Oficina Jurídica y a
la Comisión Disciplinaria
de Personal Docente,
por cada profesor que
incumpla la comisión de
estudios, una vez se
genere el
incumplimiento.
Informe semestral 2 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
Garantizar el cumplimiento
estricto de los tiempos mínimos
establecidos mediante circular
de Vicerrectoría VR-003 del 17
de febrero de 2011 relacionada
con los Tiempo Mínimos para el
trámite de situaciones
administrativas
Garantizar que la Facultad
desate el trámite de aprobación,
legalización e inicio de cada
comisión de estudios,
respetando los tiempos mínimos
exigidos en la Circular de
Vicerrectoría VR-003 del 17 de
febrero de 2011
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Reportar desde cada
Facultad mediane oficio
remisorio, hacia la
vicerrectoría de sede, el
aval para iniciar cada
comisión de estudios, que
se aprueben por parte del
consejo de facultad;
respetando los tiempos
establecidos para continuar
con los trámites de
legalización y ejecución
No. de solicitudes
avaladas por el
consejo de facultad
/ Oficios de aval
emitidos por el
consejo de facultad
100% 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
Implementar elementos de
supervisión adicionales que
complementen los existentes y
que permitan fortalecer el
control de la comisión de
estudios de cada docente
Garantizar el seguimiento y
supervisión de las comisiones
de estudios
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Elaborar informe dirigido
a la Oficina Jurídica y a
la Comisión Disciplinaria
de Personal Docente,
por cada profesor que
incumpla la comisión de
estudios, una vez se
genere el
incumplimiento.
Informe Semestral 2 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
Garantizar el cumplimiento
estricto de los tiempos mínimos
establecidos mediante circular
de Vicerrectoría VR-003 del 17
de febrero de 2011 relacionada
con los Tiempo Mínimos para el
trámite de situaciones
administrativas
Garantizar que la Facultad
desate el trámite de aprobación,
legalización e inicio de cada
comisión de estudios,
respetando los tiempos mínimos
exigidos en la Circular de
Vicerrectoría VR-003 del 17 de
febrero de 2011
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Reportar desde cada
Facultad mediane oficio
remisorio, hacia la
vicerrectoría de sede, el
aval para iniciar cada
comisión de estudios,
que se aprueben por
parte del consejo de
facultad; respetando los
tiempos establecidos
para continuar con los
trámites de legalización y
ejecución
No. de solicitudes
avaladas por el
consejo de facultad
/ Oficios de aval
emitidos por el
consejo de facultad
100% 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
Implementar elementos de
supervisión adicionales que
complementen los existentes y
que permitan fortalecer el
control de la comisión de
estudios de cada docente
Garantizar el seguimiento y
supervisión de las comisiones
de estudios
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Elaborar informe dirigido
a la Oficina Jurídica y a
la Comisión Disciplinario
de Personal Docente,
por cada profesor que
incumpla la comisión de
estudios, una vez se
genere el
incumplimiento.
Informe Semestral 2 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
15 06 100
SEDE MANIZALES. Comisión de estudios del
personal docente – Caso 1.- Valorada la historia laboral
del docente Profesor Asistente, dedicación tiempo
completo, perteneciente a la Facultad de Ciencias Exactas
y Naturales, Departamento de Física y Química, se
encontró que se le concedió comisión de estudios para
adelantar doctorado en Ingeniería, Ciencia y Tecnología,
dictado por la Universidad Nacional de Colombia, Sede
Medellín, y que el contrato, suscrito inicialmente por $92
millones, empezó a ejecutarse sin que se hubiera
cumplido con la obligación contractual que tenía el
docente de suscribir pagaré a favor de la Universidad por
el mismo valor. El docente no cumplió con una de las
obligaciones suscritas en el contrato y en últimas no
obtuvo su título, sin que la institución haya iniciado las
acciones de rigor establecidas para estos casos
Acuerdos 035 de 2002,
artículo 40, numeral 6;
Acuerdo 73 de 1986 y
Acuerdo 029 de 2002 del
Consejo superior
Universitario y en la
Resolución 1955 de 2008
116 15 03 002
Afecta de
manera directa
el presupuesto
de la entidad
Se origina en
deficiencias en la
legalización de
los contratos,
falencias en la
función de
Interventoría o
supervisión a las
comisiones de
estudio
Se origina en
deficiencias en la
legalización de
los contratos,
falencias en la
función de
Interventoría o
supervisión a las
comisiones de
estudio
Deficiencias en el
control de la
asignación de la
remuneración
mensualizada de
los contratistasd.
Afecta de
manera directa
el presupuesto
de la entidad
115
Acuerdos 035 de 2002,
artículo 40, numeral 6;
Acuerdo 73 de 1986 y
Acuerdo 029 de 2002 del
Consejo superior
Universitario y en la
Resolución 1955 de 2008
15 03 002
SEDE MANIZALES. Contratos Comisión de estudios
– Caso 2.- Verificada la documentación que reposa en la
historia laboral de Profesor Asistente, dedicación tiempo
completo, perteneciente a la Facultad de Ingeniería y
Arquitectura, Departamento de Ingeniería Eléctrica y
Electrónica, se encontró que se le otorgo comisión de
estudios para adelantar doctorado en Ingeniería, dictado
por la Universidad Nacional de Colombia, Sede Manizales.
El contrato suscrito inicialmente, ascendió a $94,8
millones.
Con fundamento en lo
dispuesto por el artículo 4° de
la Resolución 407 de 2004
que establece como “…límite
a la remuneración de
contratos de prestación de
servicios personales…” y el
(Artículo 15 de la Ley 50 de
1990)
114
SEDE MANIZALES. Comisión de estudios del
personal docente y administrativo - Caso 3.- De
acuerdo a información suministrada por la Oficina de
Personal de la Sede, un profesor asociado, de dedicación
exclusiva, perteneciente a la Facultad de Ciencias Exactas
y Naturales, Departamento de matemáticas y Estadística,
terminó comisión de estudios que se le otorgo para
adelantar doctorado en Programación Lógica,
Computación e Inteligencia Artificial, con la Universidad de
Sevilla, sin que a la fecha de cierre de la presente
auditoria, haya entregado copia de su título, acta de grado
o documento expedido por autoridad competente que
valide su situación. Requerida la Universidad al respecto,
responde a través de la Oficina Jurídica que “… dicho
contrato se celebró en vigencia del Acuerdo 035 de 2005,
el título debía presentarlo al año siguiente del vencimiento
de la comisión, plazo que venció el 31 de enero de 2011,
sin que obre en la historia laboral copia del mismo, ni
documento sobre el estado del doctorado”.
Genra un
mayor valoor
pagado
44
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Garantizar el cumplimiento
estricto de los tiempos mínimos
establecidos mediante circular
de Vicerrectoría VR-003 del 17
de febrero de 2011 relacionada
con los Tiempo Mínimos para el
trámite de situaciones
administrativas
Garantizar que la Facultad
desate el trámite de aprobación,
legalización e inicio de cada
comisión de estudios,
respetando los tiempos mínimos
exigidos en la Circular de
Vicerrectoría VR-003 del 17 de
febrero de 2011
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Reportar desde cada
Facultad mediane oficio
remisorio, hacia la
vicerrectoría de sede, el
aval para iniciar cada
comisión de estudios,
que se aprueben por
parte del consejo de
facultad; respetando los
tiempos establecidos
para continuar con los
trámites de legalización y
ejecución
No. de solicitudes
avaladas por el
consejo de facultad
/ Oficios de aval
emitidos por el
consejo de facultad
100% 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
Implementar elementos de
supervisión adicionales que
complementen los existentes y
que permitan fortalecer el
control de la comisión de
estudios de cada docente
Garantizar el seguimiento y
supervisión de las comisiones
de estudios
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Elaborar informe dirigido
a la Oficina Jurídica y a
la Comisión Disciplinario
de Personal Docente,
por cada profesor que
incumpla la comisión de
estudios, una vez se
genere el
incumplimiento.
Informe Semestral 2 01/11/2011 30/08/2012 43 0% 0 0 0
Garantizar el cumplimiento
estricto de los tiempos mínimos
establecidos mediante circular
de Vicerrectoría VR-003 del 17
de febrero de 2011 relacionada
con los Tiempo Mínimos para el
trámite de situaciones
administrativas
Garantizar que la Facultad
desate el trámite respetando los
tiempos mínimos exigidos en la
Circular de Vicerrectoría VR-
003 del 17 de febrero de 2011
Decanos de Facultad
Sede Manizales
Reportar desde cada
Facultad mediane oficio
remisorio, el aval para
iniciar la comisión de
estudios, respetando los
tiempos establecidos
para continuar con los
trámites de legalización y
ejecución
No. de solicitudes
avaladas por el
consejo de facultad
/ Oficios de aval
emitidos por el
consejo de facultad
100% 01/11/2011 30/08/2012 43 0 0% 0 0 0
Implementar elementos de
supervisión adicionales que
complementen los existentes y
que permitan fortalecer el
control de la comisión de
estudios de cada docente
Mejorar el proceso actual de
supervisión enviando desde las
decanaturas un informe
semestral de avance de las
comisiones de estudio a la
Oficina Jurídica para los fines
pertinentes
Decanaturas de las
Facultades de
Administración,
Ciencias Exactas y
Naturales e Ingeniería y
Arquitectura de la Sede
Manizales
Elaborar informe dirigido
a la Oficina Jurídica y a
la Comisión Disciplinario
de Personal Docente,
por cada profesor que
incumpla la comisión de
estudios, una vez se
genere el
incumplimiento.
Informe semestral
de parte del
Decano - 6
informes (2 por
Facultad al año)
6 02/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Hacer una revisión de la
normativa interna en cada
Consejo de Facultad en
concordancia con las directrices
nacionales para verificar la
congruencia entre lo definido
en la misma y lo requerido por
el programa de trabajo
académico de la Sede
Manizales y hacer los cambios
necesarios.
Decanaturas de las
Facultades de
Administración,
Ciencias Exactas y
Naturales e Ingeniería y
Arquitectura de la Sede
Manizales
1. En sesión de cada
Consejo de Facultad
revisar la normativa,
hacer los cambios y
ajustes y efectuar la
aprobación.Acta del Consejo
de Facultad3 01/09/2011 30/12/2011 17 0 0% 0 0 17
2. Socializar, en caso de que se
introduzcan modificaciones, la
nueva normativa
Dirección Académica
Sede Manizales
2. Por cada Facultad
desarrollar una jornada
de trabajo en cada
departamento para
socializar los ajustes
normativos y/o actualizar
a los profesores en la
normativa sobre el tema.
Se dejará un acta de
asistencia de los
profesores.
Acta de reunión de
profesores por
Departamento10 01/01/2012 30/03/2012 13 0 0% 0 0 0
Artículo 96 al 98, del Manual
de convenios y contratos,
adoptado por la Resolución
1952 de 2008
15 06 100
impacto
negativo sobre
el cumplimiento
de la función en
sí y de las
obligaciones
derivadas de
los contratos
por parte de los
docentes.
Se origina en
deficiencias en la
legalización de
los contratos,
falencias en la
función de
Interventoría o
supervisión a las
comisiones de
estudio
117 15 06 100
SEDE MANIZALES. Comisión de estudios del
personal docente y administrativo - Caso 4.- Se
encontró que un profesor asistente de tiempo completo,
perteneciente a la Facultad de Administración,
Departamento de Ciencias Humanas, se le otorgó
comisión de estudios que inició el 23 de enero de 2007,
para adelantar doctorado en Piscología con la Universidad
del Norte de Barranquilla. La comisión fue revocada de
mutuo acuerdo, el 14 de mayo de ese mismo año.
Requerida la Universidad sobre los pagos efectuados a la
docente durante el tiempo que duró la comisión y si ellos
fueron reintegrados por el no cumplimiento del objeto
principal de la comisión, esta responde así “… y teniendo
en cuenta que la imposibilidad de iniciar los estudios era
imputable a la Universidad del Norte –Barranquilla-, y en
consecuencia el desistimiento no fue generado por la
docente…”
Se observó que sólo hasta la presente auditoria y una vez
valorada la historia laboral del docente, la Universidad
inició gestiones para recuperar el dinero que se canceló al
docente, que empezaron con la suscripción de pagaré, sin
que a la fecha se evidencia la recuperación efectiva del
dinero.
Acuerdos 035 de 2002,
artículo 40, numeral 6;
Acuerdo 73 de 1986 y
Acuerdo 029 de 2002 del
Consejo superior
Universitario y en la
Resolución 1955 de 2008
Mejorar el proceso de
planificación y control del
programa de trabajo académico
de los profesores
SEDE MANIZALES. Supervisión a contratos de
comisiones de estudio.- De los hallazgos anteriormente
expuestos se evidencian debilidades e incumplimiento en
el ejercicio de las funciones de interventoría o supervisión
a los contratos de comisión de estudio, al observase
incumplimiento a las cláusulas de los mismos, sin que el
interventor advierta sobre lo ocurrido.
Se originan en la
ausencia de
instrucciones
precisas para el
diligenciamiento
del formato; fallas
en el ejercicio del
control y
monitoreo a los
programas y a las
actividades que
los docentes
plasman en ellos,
por parte de los
superiores
inmediatos,
desdibujando.
Restando
validez al
documento
como
herramienta de
planificación y
control a las
actividades del
docente y como
fundamento
basal para
justificar la
contratación de
personal
docente
15 06 100
SEDE MANIZALES. Programa de Trabajo
Académico.- Valorado el Programa de Trabajo
Académico de 55 docentes de acuerdo a muestra
seleccionada, se observó que no hay homogeneidad en
los criterios de diligenciamiento del mismo, al encontrarse
reporte de la misma actividad específica en ítems
diferentes del programa, en un caso ausencia reporte de
las actividades académico – administrativas, algunos
donde no se reporta la actividad de preparación de clases,
tutorías, calificación, docentes no reportan preparación de
clases, tutorías y/o asesorías a estudiantes en el ítem
“otras actividades docentes”, sino que lo hacen en el
correspondiente a “Docencia presencial” o en el de “Otras
actividades”. También hubo un caso donde docente no
incluye actividad académico administrativa en su programa
de trabajo, en la decanatura de una de las facultades de la
Sede, etc.
118
Artículo 26 del Acuerdo 035
de 2002, Estatuto de
Personal Académico y según
el articulo 27 responsabilidad
del Director de cada Unidad
Básica de Gestión
Académico Administrativa
velar por el cumplimiento de
los programas de trabajo del
personal académico a su
cargo y aplicando como
soporte el Informe anual de
actividades (IAA).
Afecta de
manera directa
el presupuesto
de la entidad
Falta de
supervisión de
las autoridades
competentes a
las funciones de
los supervisores
o interventores
de los contratos
de comisión de
estudios
119
45
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
3. Continuar y fortalecer el
proceso de seguimiento al
diligenciamiento de los
formatos establecidos para el
cumplimiento de las
actividades académicas y del
trabajo académico -
administrativo.
Direcciones de
Departamento Sede
Manizales
3. Revisar
detalladamente en cada
departamento y en cada
Comité de Unidades
Académicas Básicas
que los formatos de
trabajo académico estén
diligenciados en su
totalidad y conforme a
las directrices dictadas
en la resolución
respectiva.
Documento reporte
de revisiones10 01/01/2012 30/04/2012 17 0 0% 0 0 0
1. Elaborar el
diagnóstico sobre la
estructura de
funcionamiento de la
Comisión y presentar
una propuesta de
estructura al Consejo
Superior Universitario,
previo aval del Consejo
de Sede.
Documento de
diagnóstico y
propuesta de
estructura
1 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Clasificación física de
los expedientes por
fecha de radicación.
Documento de
clasificación de
estado expedientes
1 01/09/2011 31/08/2012 52 1 100% 52 0 0
Levantamiento de datos
sobre el estado del
proceso en archivo
digital.
Documento de
clasificación de
estado expedientes
1 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Comisiones de Asuntos
Disciplinarios
Presentación de
propuesta de ajuste
integral de la normativa
ante el Consejo Superior
Universitario
Propuesta 1 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Consejo Superior
Universitario
Emisión de Acuerdo que
ajuste la reglamentación
de los procesos
disciplinarios de personal
docente
Acto Administrativo 1 01/09/2012 31/12/2012 17 0 0% 0 0 0
121 15 06 100
Remuneración Órdenes de Prestación de Servicios.-
Adicional al análisis efectuado a la muestra seleccionada
de las Ordenes de Prestación de Servicios, realizada en el
proceso auditor a la línea de contratación y con
fundamento en lo dispuesto por el artículo 4° de la
resolución 407 de 2004, que establece como “…límite a la
remuneración de contratos de prestación de servicios
personales…”, prohíbe el pacto de remuneración para
pago de servicios personales calificados con personas
naturales, o jurídicas, encaminados a la prestación de
servicios en forma continua para atender asuntos propios
de la Entidad, por valor mensual superior a la
remuneración total mensual establecida para el Rector
General.
Artículo 4° de la resolución 407 de 2004
Debilidades en
laelaboracion de
las clausulas
contractuales de
las ODS
Posiblesobreco
sto en
lacontratacion
Garantizar el cumplimiento de lo
dispuesto por el Art. 4 de la
Resolución 407 de 2004
Aplicar la normatividad
establecida en cuanto al límite a
la remuneración de contratos de
prestación de servicios
personales
Decanaturas de las
Facultades involucradas
en el hallazgo
Aplicar las acciones
derivadas de las
indagaciones a que haya
lugar
Aplicación de las
acciones100% 01/01/2012 30/12//2012 52 0 0% 0 0 0
120 15 06 100
SEDE MANIZALES. Procesos Oficina de Control
Disciplinario Docente.- Valorada la información
suministrada por la Oficina de Control Disciplinario
Docente, relacionada con los procesos que allí cursan, se
observó que existen procesos que datan desde 2006 sin
que se hayan resuelto; otros datan de 2007, algunos de
2009 y otros de 2010, donde se denota ausencia de
celeridad en los trámites que allí se adelantan ante la
presencia de procesos cuya última actuación es antigua, y
otros que datan de 2010 no han sido abiertos.
El Estatuto del Personal
Académico de la Universidad
adoptado mediante Acuerdo
035 de 2002y el Acuerdo
016 de 2005, Capítulo VIII,
establece el Régimen
disciplinario , aplicable a los
docentes de la Universidad.
Se origina por la
ausencia de
normatividad
específica aplicable
en materia de
control disciplinario
que real y
efectivamente se
aplique; una
inadecuada
estructura y
conformación de la
dependencia que
tiene a su cargo los
procesos, de tal
manera que se
establezcan
procedimientos
claros y términos
concretos a las
actuaciones de la
Oficina. Igualmente
lo anotado se
fundamenta en la
ausencia de
criterios de control y
seguimiento al
curso de los
procesos.
Mejorar la capacidad de
respuesta y dar celeridad a los
procesos a cargo de la
Comisión de Asuntos
Disciplinarios y evitar el
vencimiento de términos
Comisión de asuntos
disciplinarios del
personal docente Sede
Manizales
Mejorar el proceso de
planificación y control del
programa de trabajo académico
de los profesores
1. Diseñar una propuesta de
estructura de funcionamiento
para mejorar la gestión en el
seguimiento de los procesos
que se llevan en la Comisión
Disciplinaria
2. Solicitar al Consejo Superior
Universitario revisar la
normativa relativa a los
procesos disciplinarios del
personal Docente
Se originan en la
ausencia de
instrucciones
precisas para el
diligenciamiento
del formato; fallas
en el ejercicio del
control y
monitoreo a los
programas y a las
actividades que
los docentes
plasman en ellos,
por parte de los
superiores
inmediatos,
desdibujando.
Restando
validez al
documento
como
herramienta de
planificación y
control a las
actividades del
docente y como
fundamento
basal para
justificar la
contratación de
personal
docente
15 06 100
SEDE MANIZALES. Programa de Trabajo
Académico.- Valorado el Programa de Trabajo
Académico de 55 docentes de acuerdo a muestra
seleccionada, se observó que no hay homogeneidad en
los criterios de diligenciamiento del mismo, al encontrarse
reporte de la misma actividad específica en ítems
diferentes del programa, en un caso ausencia reporte de
las actividades académico – administrativas, algunos
donde no se reporta la actividad de preparación de clases,
tutorías, calificación, docentes no reportan preparación de
clases, tutorías y/o asesorías a estudiantes en el ítem
“otras actividades docentes”, sino que lo hacen en el
correspondiente a “Docencia presencial” o en el de “Otras
actividades”. También hubo un caso donde docente no
incluye actividad académico administrativa en su programa
de trabajo, en la decanatura de una de las facultades de la
Sede, etc.
Artículo 26 del Acuerdo 035
de 2002, Estatuto de
Personal Académico y según
el articulo 27 responsabilidad
del Director de cada Unidad
Básica de Gestión
Académico Administrativa
velar por el cumplimiento de
los programas de trabajo del
personal académico a su
cargo y aplicando como
soporte el Informe anual de
actividades (IAA).
Afecta la
definición de los
procesos, dilata
su resolución
pudiendo
impactar
negativamente en
el desempeño
laboral del
docente; viola el
debido proceso
tanto de la parte
del denunciante
como del
presunto
responsable.
Además se corre
el riesgo de
prescripción en
detrimento del
derecho a la
justicia y a la
igualdad
119
46
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 20101. Diseñar un formato
coherente con la
normatividad existente
Formato diseñado 1 01/09/2011 01/12/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
2. Socializar el formato
entre los Directores de
Departamento
Actas de reuniones
de socialización3 01/12/2011 30/01/2012 9 0 0% 0 0 0
Consejos de Facultad
3.Presentar informe
semestral a la Oficina de
Personal de
necesidades de
docencia ocasional en
cada facultad
Informe semestral
por Facultad6 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
4. Estructurar en la
Oficina de Personal un
consolidado de las
necesidades de
docencia ocasional
debidamente avalada por
cada Consejo de
Facultad. Este
consolidado debe ir
adjunto a la solicitud de
asignación de
presupuesto de
Docencia Ocasional por
Facultad.
informe semestral
consolidado de
necesidades de
Docencia
Ocasional
(Semestral)
2 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Consejo de Sede
Manizales
5. Realizar una sesión
de revisión y aprobación
por parte del Consejo de
Sede semestralmente
Actas de reuniones
del Consejo de
Sede (Semestral)
2 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Enviar comunicado a cada
Secretaría de facultad para que
remitan las notificaciones de
evaluación anual de
desempeño, con el fin de que
archiven en la historia laboral de
manera individual.
1. Socialización y
comunicación a las
Secretarías de Facultad
del oficio que ordena
modificar las tablas de
retención Documental
Comunicado 1 01/10/2011 30/11/2011 9 0 0% 0 0 9
2. Ajustar el procedimiento a las
nuevas tablas de retención
documental y a la instrucción
dada mediante oficio de la
Unidad Nacional de Archivo
UNA-172-10 en donde retira
las resoluciones de puntaje de
las historias laborales de los
docentes.
2. Ajuste de las tablas de
retención.
Tabla de Retencion
Ajustada1 01/01/2012 31/03/2012 13 1 100% 13 0 0 ACCION CUMPLIDA
3. Archivar de acuerdo con las
normas de retención
documental los documentos
soportes que sean procedentes
para su archivo en la hoja de
vida.
3. Actualizar el archivo
de acuerdo a las
directrices de la Unidad
Nacional de Archivo
Informes
semestrales de
seguimiento
2 01/04/2012 01/04/2013 52 0 0% 0 0 0
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
1) Vinculación de un
supernumerario para que
apoye el proceso de
revisión y ajuste de las
historias laborales, de
acuerdo a los
parámetros establecidos.
Resolución de
vinculación1 01/09/2011 30/10/2011 8 0 0% 0 0 8
124 19 05 001
SEDE MANIZALES. Archivo Historias laborales
personal docente y administrativo.- Valoradas las
historias laborales del personal docente y administrativo de
la Universidad, de esta Sede, por todo tipo de vinculación,
se encontró que no se da cumplimiento a las normas
relacionadas con el archivo, custodia y tenencia de las
historias laborales de personal adscrito a la Sede, al
evidenciarse ausencia de foliación de hojas de vida de
docentes; tablas de retención documental, índice de
contenido de carpetas, etc.
Por lo demás hay ausencia de integralidad en el archivo
de las historias laborales al fraccionar la información que
debe reposar en ellas; deficiencia en el archivo al
presentarse hojas sueltas, documentos ilegibles;
documentos repetidos, falencias en el archivo en orden
cronológico, documentos archivados en la historia de un
funcionario que corresponde a otro; carencia de
documentos fundamentales que comprueben el
cumplimiento de requisitos o dan fe de la trayectoria del
funcionario en la Universidad.
La Circular 004 del 2003
establece que dentro de los
criterios técnicos establecidos
por el Archivo General de la
Nación, cada expediente de
Historia Laboral debe
contener como mínimo los
siguientes documentos:
Evaluación del desempeño,
Actos administrativos que
señalen las situaciones
administrativas del
funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones,
ascensos, traslados,
encargos, permisos,
ausencias temporales,
inscripción en carrera
administrativa, suspensiones
de contrato y pago de
prestaciones.
Debilidades de
control
Fortalecer el proceso de
planeación y control de la
contratación de Docentes
Ocasionales
15 07 002
Ajustar de manera correctiva el
procedimiento a las nuevas
tablas de retención documental
y al Oficio UNA-172 -10
Incertidumbre
acerca de la
verdadera
necesidad de
contratación de
personal
académico por
la modalidad de
ocasional
Debilidades de
control
no permite
establecer las
situaciones
administrativas
de cada
funcionario
SEDE MEDELLÍN. Expedientes de historias
laborales.-En la revisión de historias laborales efectuada
en abril de 2011, se evidenció lo siguiente:
En el archivo de Gestión documental, no se encontraron
archivadas las resoluciones de puntos salariales y
bonificaciones del 2010 de los siguientes docentes de
planta: c.c. 70085078, c.c. 43039331, c.c. 6867112, c.c.
70077289, c.c. 43040393, c.c. 71688915, c.c. 9530826,
c.c. 24805511, c.c. 98494178, c.c. 43086657 y c.c.
71607158.
En el archivo de Gestión documental, no se encontraron
archivadas las evaluaciones anuales de desempeño del
2010 de los siguientes docentes de planta: c.c. 70085078,
c.c. 43039331, c.c. 6867112, c.c. 71688915, c.c.
9530826, c.c. 25805511, c.c. 71583116, c.c. 98494178 y
c.c. 43086657
Revisión de las Historias
Laborales, tomando como base
respuesta de la Unidad Nacional
de Archivo frente a consulta
formulada por la Unidad de
Archivo de Sede mediante oficio
A-129 de diciembre 17 de 2010.
123Oficina de Personal
Sede Medellín
Mejorar el proceso de cálculo de
las necesidades de docencia
ocasional para cada semestre
no permite
establecer las
situaciones
administrativas
de cada
funcionario
Garantizar que la historia laboral
del personal docente y
administrativo cumpla con los
requerimientos técnicos y
normativos establecidos para la
Universidad y que se mantenga
la integridad de los expedientes.
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
122 15 01 002
SEDE MANIZALES. Contratación de personal
docente bajo la modalidad de ocasional.- Se evidenció
el cumplimiento parcial del Acuerdo en comento, al no
haber una justificación de las necesidades de contratación
de docentes ocasionales, basada en la capacidad
instalada de la planta de personal docente, ni presentarse
un plan detallado de las actividades a realizar por los
docentes a contratar donde se evidencia la ausencia de
personal de la Sede para desarrollarlas.
El Acuerdo 018 de 2008 “Por
el cual se reglamenta la
vinculación del personal
académico no perteneciente a
la carrera profesoral
universitaria”, establece en su
artículo 7, numeral 6,
Docentes Ocasionales, literal
a) como requisito para la
contratación “Solicitud del
Director del Departamento en
la que justifique la vinculación
del personal docente
ocasional.
No se observa
que la
contratación de
docentes
ocasionales se
haga con base en
un estudio de la
ocupación real y
efectiva de la
planta de
personal de
dedicación
exclusiva y de
tiempo completo
de la Sede, y a
partir de los
resultados del
estudio optimizar
la distribución de
la carga
académica de
estos docentes.
La Circular 004 del 2003
establece que dentro de los
criterios técnicos establecidos
por el Archivo General de la
Nación, cada expediente de
Historia Laboral debe
contener como mínimo los
siguientes documentos:
Evaluación del desempeño,
Actos administrativos que
señalen las situaciones
administrativas del
funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones,
ascensos, traslados,
encargos, permisos,
ausencias temporales,
inscripción en carrera
administrativa, suspensiones
de contrato y pago de
prestaciones.
47
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Sección de Archivo de
la Sede Manizales
2) Capacitación por parte
de la Unidad de Archivo al
personal designado para tal
labor y a los funcionarios del
equipo de gestión de talento
humano.
Listado de
asistencia1 01/09/2011 30/10/2011 8 0 0% 0 0 8
3) Revisión de las historias
laborales y aplicación de
procesos técnicos de
archivo.
Reporte semestral
de la revisión2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
4) Diligenciamiento de Hoja
de control de acuerdo con
las directrices de la
Universidad Nacional
Reporte semestral
de avance de
diligenciamiento de
la hoja de control
2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
5) Reuniones mensuales
de seguimiento en
coordinación con la
Unidad de archivo de la
Sede.
Actas de
Reuniones12 01/09/2011 30/08/2012 52 1 8% 4 0 0
Sección de Archivo de
la Sede Manizales
6) Seguimiento técnico
por parte de la Sección
de archivo de la sede,
mediante un muestreo
trimestral para verificar la
implementación del plan
de mejoramiento
Reporte de
seguimientos4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
1) Vinculación de un
supernumerario para que
apoye el proceso de
revisión y ajuste de las
historias laborales, de
acuerdo a los
parámetros establecidos.
Resolución de
vinculación1 01/09/2011 30/10/2011 8 0 0% 0 0 8
Sección de Archivo de
la Sede Manizales
2) Capacitación por parte
de la Unidad de Archivo al
personal designado para tal
labor y a los funcionarios del
equipo de gestión de talento
humano.
Listado de
asistencia1 01/09/2011 30/10/2011 8 0 0% 0 0 8
3) Revisión de las historias
laborales y aplicación de
procesos técnicos de
archivo.
Reporte semestral
de la revisión2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
4) Diligenciamiento de
Hoja de control de
acuerdo con las
directrices de la
Universidad Nacional
Reporte semestral
de avance de
diligenciamiento de
la hoja de control
2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
5) Reuniones mensuales
de seguimiento en
coordinación con la
Unidad de archivo de la
Sede.
Actas de
Reuniones12 01/09/2011 30/08/2012 52 1 8% 4 0 0
Sección de Archivo de
la Sede Manizales
6) Seguimiento técnico
por parte de la Sección
de archivo de la sede,
mediante un muestreo
trimestral para verificar la
implementación del plan
de mejoramiento
Reporte de
seguimientos4 01/09/2011 30/08/2012 52 1 25% 13 0 0
124 19 05 001
SEDE MANIZALES. Archivo Historias laborales
personal docente y administrativo.- Valoradas las
historias laborales del personal docente y administrativo de
la Universidad, de esta Sede, por todo tipo de vinculación,
se encontró que no se da cumplimiento a las normas
relacionadas con el archivo, custodia y tenencia de las
historias laborales de personal adscrito a la Sede, al
evidenciarse ausencia de foliación de hojas de vida de
docentes; tablas de retención documental, índice de
contenido de carpetas, etc.
Por lo demás hay ausencia de integralidad en el archivo
de las historias laborales al fraccionar la información que
debe reposar en ellas; deficiencia en el archivo al
presentarse hojas sueltas, documentos ilegibles;
documentos repetidos, falencias en el archivo en orden
cronológico, documentos archivados en la historia de un
funcionario que corresponde a otro; carencia de
documentos fundamentales que comprueben el
cumplimiento de requisitos o dan fe de la trayectoria del
funcionario en la Universidad.
La Circular 004 del 2003
establece que dentro de los
criterios técnicos establecidos
por el Archivo General de la
Nación, cada expediente de
Historia Laboral debe
contener como mínimo los
siguientes documentos:
Evaluación del desempeño,
Actos administrativos que
señalen las situaciones
administrativas del
funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones,
ascensos, traslados,
encargos, permisos,
ausencias temporales,
inscripción en carrera
administrativa, suspensiones
de contrato y pago de
prestaciones.
Debilidades de
control
125
Revisión de las Historias
Laborales, tomando como base
respuesta de la Unidad Nacional
de Archivo frente a consulta
formulada por la Unidad de
Archivo de Sede mediante oficio
A-129 de diciembre 17 de 2010.
Falencias en los
controles
inherentes y
propios del
proceso de
archivo
Revisión de las Historias
Laborales, tomando como base
respuesta de la Unidad Nacional
de Archivo frente a consulta
formulada por la Unidad de
Archivo de Sede mediante oficio
A-129 de diciembre 17 de 2010.Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
no permite
establecer las
situaciones
administrativas
de cada
funcionario
Garantizar que la historia laboral
del personal docente y
administrativo cumpla con los
requerimientos técnicos y
normativos establecidos para la
Universidad y que se mantenga
la integridad de los expedientes.
Garantizar que la historia laboral
del personal docente y
administrativo cumpla con los
requerimientos técnicos y
normativos establecidos para la
Universidad y que se mantenga
la integridad de los expedientes.
19 05 001
SEDE MANIZALES. Documentación historias
laborales docentes.- Se encontró el caso de un docente
donde la Universidad desconoce la manera como este se
vinculó a la institución, al no aparecer en su historia
laboral información al respecto. Una vez requerida la
información faltante a la Jefatura de Personal Docente y
Administrativo, se manifestó por parte de aquella, no tener
respuesta sobre lo observado.
En otro caso, un docente no fue incorporado a la carrera
profesoral oportunamente. La universidad manifestó la
ocurrencia de un olvido involuntario, pero informó
desconocer si hubo o no acciones disciplinarias derivadas
del hecho.
Un docente presentó un documento para certificar su
dominio de una segunda lengua, en el cual no es claro si
corresponde a una certificación del conocimiento de la
misma, o un comprobante de inscripción como reza en el
documento que en fotocopia simple reposa en el archivo
de la Oficina de Personal; el que además carece de fecha,
y al que no se le observa anotación sobre autorización de
autoridad competente para la enseñanza de un idioma.
La Circular 004 del 2003
establece que dentro de los
criterios técnicos establecidos
por el Archivo General de la
Nación, cada expediente de
Historia Laboral debe
contener como mínimo los
siguientes documentos:
Evaluación del desempeño,
Actos administrativos que
señalen las situaciones
administrativas del
funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones,
ascensos, traslados,
encargos, permisos,
ausencias temporales,
inscripción en carrera
administrativa, suspensiones
de contrato y pago de
prestaciones.
Pone en riesgo
de la memoria
institucional
laboral y de
documentos y
presenta
dificultades
para disponer
de la totalidad
de los soportes
de las historias
laborales
48
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 20101) Sensibilización en la
obligatoriedad de
presentar el formato de
declaración de bienes y
rentas en el tiempo
establecido.
Listado de
asistentes a las
reuniones de
sensibilización por
departamento
10 01/09/2011 15/02/2012 24 0 0% 0 0 0
2) Enviar circular con
plazo límite de entrega. Circular 1 01/09/2011 20/02/2012 25 0 0% 0 0 0
3) Enviar reporte anual
de personal que
incumplió y se envió a
proceso disciplinario
Reporte 1 28/02/2012 30/03/2012 4 0 0% 0 0 0
1.) Realizar monitoreo
semestral sobre el
estado de vacaciones de
los funcionarios de la
Sede
Matriz de control de
vacaciones -
semestral
2 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
2) Envío del reporte de
estado de vacaciones
pendientes de disfrute y
próximos a prescribir a
los funcionarios,
decanaturas y/o Jefes de
dependencias de la
Sede.
Reporte estado de
vacaciones -
semestral
2 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
3) Verificación trimestral
aleatoria de que las
historias laborales
tengan el acto
administrativo de
vacaciones archivado
Informe de
verificación y
control
4 01/09/2011 31/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Implementación del formato
estandarizado de certificación
de recargo nocturno, horas
extras, dominicales y festivos.
Garantizar el cumplimiento de
los lineamientos establecidos,
mediante el diligenciamiento del
formato de certificación de
recargo nocturno, horas extras,
dominicales y festivos.
Oficina de Personal
Sede Palmira
Implementación del
formato estandarizado
de certificación de
recargo nocturno, horas
extras, dominicales y
festivos.
Formato
implementado1 30/09/2011 30/12/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Informar a los Directores
de Departamento y
comunidad docente,
mediante correo
electrónico y afiche, los
tiempos establecidos
para la duplicación de
material recibido
(folletos, guías, textos de
gran volumen).
Comunicado,
Afiche2 12/09/2011 30/09/2011 3 1 50% 1 1 3
Realizar la programación
de las actividades por
cada semestre: Guías,
folletos, priorizando
exámenes y textos.
Programación
Semestral2 01/01/2012 30/12/2012 52 0 0% 0 0 0
126 19 05 001
19 05 001
SEDE PALMIRA. Reconocimiento y pago de horas
extras permanentes.- El formato de reporte de horas
extras y recargos con Código: P-FT-08-004.005 Versión
1.0, correspondiente a las fechas registradas en que el
funcionario administrativo, identificado con la cédula de
ciudadanía Nº 16.269.554, con cargo técnico operativo,
prestó sus servicios, presenta entre otras, inconsistencia
tales como: enmendaduras, días sin firma, se registra una
hora de salida en la minuta base y en el formato otra,
enmendaduras en las horas registradas, horas reportadas
Formato pero en la minuta base no se registra la hora de
salida.
Se observó que las razones especiales del servicio
manifestadas en el Certificado de servicios en su gran
mayoría son folletos, cursos, guías, manual de guías,
armado y duplicado de Resolución 026, 024, 134,135 de
2010.
Igualmente, se evidencia irregularidad en las horas
registradas en la minuta de vigilancia del sector base (torre
administrativa), las mismas soportadas en un formato
Gestión Talento Humano (Certificado de Servicios) sin
código y el formato de enero de 2010, presenta una firma
de visto bueno que no es la del jefe de la Oficina.
SEDE MANIZALES. Declaración Bienes y Rentas,
formato DAFP.- De acuerdo al archivo documental que
constituye las historias laborales del personal de la
Universidad por todo tipo de contratación, se observó que
esta obligación no se cumple y/o no es archivada
oportunamente en las carpetas correspondientes, pues
requerida la Sede al respecto responde en ambos sentidos
aduciendo que algunos funcionarios la entregan al
momento de presentar su declaración de o que los
documentos existen pero no han sido archivados, con esto
último se estaría evidenciando falta de actualización de las
historias laborales del personal.
En otro caso un docente no fue incorporado a la carrera
profesoral oportunamente. La universidad manifestó la
ocurrencia de un olvido involuntario, pero informó
desconocer si hubo o no acciones disciplinarias derivadas
del hecho.
El Decreto 2232 de 1995, en
su artículo 4, establece que la
fecha límite de entrega y
actualización de la
información sobre rentas y
bienes de los funcionarios
públicos, es como máximo el
último día del mes de febrero
en cada anualidad.
Fallas en los
sistema de control y
custodia de las
historias laborales
del personal al
servicio de la Sede,
ausencia de
criterios unificados,
claros y concretos
en materia de
contenido y
distribución de los
documentos que
conforman la
historia laboral del
docente;
127
Ejercer control permanente del
disfrute y análisis del estado
de las vacaciones a los
funcionarios de la Sede
Realizar la planeación de las
actividades de acuerdo a las
solicitudes recibidas (folletos,
guías de laboratorio, textos y
exámenes) en el taller de
publicaciones.
SEDE MANIZALES. Vacaciones.- A través del análisis
de las historias laborales del personal docente y
administrativo de la Sede, se observaron casos de
acumulación de periodos de vacaciones y/o días
pendientes de disfrute de ellas a algunos funcionarios
docentes y administrativos. También fue posible
evidenciar que en algunos casos los días pendientes ya
prescribieron y que en otros podría presentarse la misma
situación.
El Código de trabajo, en su
artículo 186: “1. Los trabajadores
que hubieren prestado sus
servicios durante un año tienen
derecho a quince (15) días
hábiles consecutivos de
vacaciones remuneradas”. El
Articulo 190, Acumulación, dice
“2. Las partes pueden convenir en
acumular los días restantes de
vacaciones hasta por dos años.”
Estatuto de personal
administrativo, Capítulo 7:
Situaciones administrativas en
que pueden encontrarse los
empleados públicos, artículo 23,
numeral 10., Capítulo IV –
Vacaciones anuales
remuneradas, fija las pautas y
periodos sobre la misma materia.
Para el personal docente, el
Acuerdo 035/02, artículo. 39,
situaciones administrativas,
se origina en
falencias en la
planificación de las
actividades
ordinarias del
personal tanto
docente como
administrativo y en
fallas al control de
estas actividades
por parte de los
superiores
inmediatos del
funcionario que
aplaza sus periodos
vacacionales y/o le
quedan pendientes
días.
Puede conllevar a
erogaciones de
dinero en contra
del presupuesto
de la Universidad,
por pagos de
vacaciones en
dinero, pérdida
del derecho como
se ha observado
que ocurrió en
varios casos;
cansancio, stress
y desmotivación
del personal,
entre otras.
128
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo
Sede Manizales
Ejercer el control efectivo de las
historias laborales del personal
de la Sede con criterios
documentales claros, concretos
y unificados.
Cumplir con la normatividad
existente en el tema de
declaración de bienes y rentas
como funcionarios del Estado,
específicamente dando
cumplimiento a lo establecido en
los decretos 2232 de 1995 y
736 de 1996.
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo
Sede Manizales
Mitigar y prevenir las fallas en
los mecanismos de control y
seguimientos en la prestación
de servicios en horas extras
laborales
Publicaciones Sede
Palmira
Eliminar el aplazamiento e
interrupción de vacaciones,
salvo situaciones de
necesidades expresas del
servicio, relacionadas con
procesos continuos de la
Institución, situaciones
sobrevinientes e imprevisibles y
actividades académicas que se
crucen con los períodos de
vacaciones
Consecuencias
sobre el historial
del personal que
puede ocasionar
perdida de
documentación,
dificultad en
establecer
derechos,
obligaciones y/o
cualquier otra
circunstancia que
afecte la vida
laboral de una
persona al
servicio de la
institución.
15 02 001
La Circular 7 de octubre 26
de 2006, remitida a los Jefes
de Personal de las Sedes o
quien haga sus veces, jefes
de vigilancia de la Sede o
quien haga sus veces,
imparte lineamientos con
respecto a la Jornada Laboral,
Horas Extras, y trabajo
dominical y festivo.
Fallas en los
mecanismos de
control y
seguimiento en la
prestación de
servicios en
horas extras
laborables,
contraviniendo lo
dispuesto en el
Requisito Gestión
Documental 4
Numeral 4.2.3
Control de
Documentos
Generando
incertidumbre
frente a los
soportes de
pago de estas
horas extras y
presunto
detrimento
49
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
129 2205100
Incumplimiento de metas Plan de Mejoramiento.- Se
estableció que 14 metas tienen el plazo vencido y
muestran incumplimiento
Informe aprobado mediante
Acta 242del 28 de abril de
2009, Comité de Control
Interno, UN
Varias según
cada acción
correctiva
Cumplimiento
del 97% y un
avance del
83.6% igual al
reportado en el
informe de
avance a 31 de
marzo de 2011
entregado por
la UN
Dar cumplimiento a las metas
establecidas en vigencias
anteriores
Evidenciar el cumplimiento de
las metas que tenían el plazo
vencido y que se dieron como
incumplidas con corte a
diciembre de 2010
Dependencias
relacionadas como
responsables en cada
una de las acciones
incumplidas
Cumplimiento de las
metas relacionadas en
las vigencias pertinentes
Cumplimiento de
metas14 30/03/2011 30/03/2012 52 0 0% 0 0 0
La Universidad Nacional dentro del plan de mejoramiento
vigencia 2010 replanteará las fechas de las metas que se
encontraban incumplidas a Junio de 2011 (se puede
verificar desde el punto 13 del presente plan)
130 2205100
SEDE MEDELLIN. Acción no cumplida.- Del hallazgo
7. La entidad bajo la responsabilidad de sus directivos
debe implementar algunos aspectos para orientar la
aplicación del control interno y entre ellos está la definición
de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos que permitan controlar las
actividades;…, las mismas no están adoptadas, unificadas
y consolidadas como políticas o manuales de
procedimientos. No se evidenció el cumplimiento dentro
del plazo establecido sobre la aprobación de una
resolución de actualización del Manual de Funciones y de
Competencias Laborales de los empleos de la Planta
Administrativa de la Universidad.
Informe aprobado mediante
Acta 242del 28 de abril de
2009, Comité de Control
Interno, UN
Varias según
cada acción
correctiva
Cumplimiento
del 97% y un
avance del
83.6% igual al
reportado en el
informe de
avance a 31 de
marzo de 2011
entregado por
la UN
Desarrollo del Proyecto de
inversión con código BPUN
1029 “Actualización del Manual
de Funciones y de
Competencias Laborales de la
Planta de Personal
Administrativo de la Universidad
Nacional de Colombia”. Esta
implementación comprenderá
las siguientes fases:
a) Captura y levantamiento de la
información de la planta.
b) Definición de perfiles,
competencias y valores
institucionales.
c) Revisión, definición y
elaboración del manual.
d) Implementación del manual.
Actualizar el Manual de
Funciones y de Competencias
Laborales de los empleos de la
Planta Administrativa de la
Universidad y su remisión al
Consejo Superior Universitario
para su aprobación e
implementación.
Dirección Nacional de
Personal y la División
de Personal de la Sede
Medellín
Desarrollo del proyecto:
para la Actualización del
Manual de Funciones y
Competencias
Laborales, la
Universidad elaboró una
guía metodológica con el
objetivo de ser revisada
y articulada con el
modelo Multisedes y la
reorganización
administrativa inmerso
en el Plan Global de
Desarrollo, actualmente
liderado por la Rectoría.
Resolución por la
cual se actualiza e
implementa el
Manual de
funciones y
Competencias
Laborales, para la
Planta
Administrativa de la
Universidad.
1 30/07/2010 31/12/2010 22 1 100% 22 22 22
ACCION CUMPLIDA
desde diciembre de 2010 mediante la Expedición de la
Resolución Rectoral 1714 de 2010 por la cual se Expide el
Manual Específico de Funciones para los cargos
contemplados en la planta global de personal
administrativo de la Universidad Nacional de Colombia
1. Revisar por muestreo
cada uno de los
documentos soporte
relacionados con el
proceso contractual
Informe de
seguimiento2 01/10/2011 01/10/2012 52 0 0% 0 0 0
2. Implementar en el
proceso de recepción y
entrega de mercancias,
el mecanismo de
constancias por parte de
la interventoría.
Procedimiento 1 01/10/2011 31/03/2012 26 1 100% 26 0 0
ACCION CUMPLIDA
En el proceso de recepción y entrega de mercancias, la
implementación de la constancia de cumplimiento por parte del
interventor, se evidencia en la parte final de este proceso, es decir,
en el pago al proveedor y especificamente en la verificación de los
documentos soportes de la liquidación de la orden de pago. Ver
pagina 9 del instructivo "Radicar y verificar documentos soporte de
la liquidación de la órden de pago
3. Recordar el
cumplimiento de las
funciones de
interventoría y/o
supervisión establecidas
en el Manual de
Convenios y Contratos.
Circular 1 01/10/2011 31/12/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Implementar
herramientas de
acompañamiento a los
procedimientos
contractuales, dentro de
las que se contemplan
instructivos y guias
instructivos o guias 6 01/05/2011 31/12/2011 35 6 100% 35 35 35
ACCION CUMPLIDA
Los instructivos y guías estandarizados para la
adquisición de bienes y servicios se pueden consultar en
la página web www.gerencia.unal.edu.co
Artículo 4 del decreto 1537 de
2001
Lo que evidencia
deficiencia y/o
inoperancia en
esos controles
Deficiencias en
la identificación
y análisis del
riesgo debe ser
un proceso
permanente e
interactivo entre
la
administración
y las oficinas de
control interno o
quien haga sus
veces,
evaluando los
aspecto tanto
internos como
externos que
pueden llegar a
representar
amenaza para
la consecución
de los objetivos
organizaciones,
Diseño y aplicación de
herramientas para apoyo a la
gestion contractual
Estandarizar las actividades
relacionadas con la gestion
contractual al interior de la
Universidad para minimizar los
riesgos del proceso de
adquisiscion de bienes y
servicios
2205100131
132 1902001
Mecanismos de Control Interno proceso de
Adquisición de bienes y Servicios.- Realizada la
evaluación operacional de los mecanismos de control
interno en el proceso de Adquisición de bienes y servicios,
soportada con los hallazgos de contratación presentados,
se encontró que los siguientes Riesgos no son mitigados
por los controles establecidos por la entidad, de acuerdo
al siguiente detalle:
• Selección inapropiada del proveedor: Los soportes de la
documentación son insuficientes, las listas de chequeo no
tienen todos los elementos necesarios para garantizar la
aplicación de los principios de transparencia y selección
objetiva.
• Declarar desierta la invitación: Se presenta ausencia de
estudios de precios de mercados en las órdenes
contractuales.
• Hacer de forma inadecuada la ejecución y la
interventoría: Se presentan deficiencias en la aplicación
de los lineamientos claves para el ejercicio de la
interventoría y/o supervisión.
• No liquidar los contratos: Los tres controles determinados
por la Universidad fueron ineficaces, como se evidencia
en el hallazgo de liquidación de acuerdo de voluntades.
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Informe aprobado mediante
Acta 242del 28 de abril de
2009, Comité de Control
Interno, UN
Varias según
cada acción
correctiva
Cumplimiento
del 97% y un
avance del
83.6% igual al
reportado en el
informe de
avance a 31 de
marzo de 2011
entregado por
la UN
Evidenciar un mejoramiento
efectivo en los procesos de
contratación de la Universidad
Jefes de Contración a
nivel de Sede y
Facultades
Cumplir a cabalidad con los
requisitos establecidos en el
Manual de Convenios y
Contratos de la Universidad.
5. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
SEDE MEDELLIN. Acciones parcialmente cumplidas.-
Se encontraron las siguiente acciones parcialmente
cumplidas:
• Del hallazgo 10. En las ordenes contractuales Nos 803 y
675 de 2008 de la Facultad de Minas, se evidencian las
invitaciones y no hay mas información que permita
establecer que todos los invitados presentaron propuestas,
dado que no hay cuadro comparativo de las mismas y en
caso de haberse recibido una sola propuesta, no hay
recomendación. Así mismo para la orden de servicio No.
79 del 20 de junio de 2008 de la Facultad de ciencias no
hay documento que indique como se realizó el proceso de
evaluación. Se ha dado cumplimiento parcial a la meta de:
(i) revisar cada uno de los documentos soportes
relacionados con el proceso contractual y capacitar al
personal relacionado con procesos contractuales para
evitar reprocesos.
• Del hallazgo 19. En La cláusula forma de pago de las
órdenes contractuales celebradas, se establece que la
Universidad pagará lo pactado a treinta días de la fecha de
la factura, en efectivo, con el ingreso al almacén y
constancia del cumplimiento expedida por el interventor,
sin embargo en el 60% de las órdenes incluidas en la
muestra evaluada del rubro de impresos y publicaciones,
se evidenció que la administración de la Universidad
realizó los pagos al contratista sin la certificación expedida
por el interventor, debido a falta de control con el riesgo
que se pague por servicios no recibidos. Se ha dado
cumplimiento parcial a las metas: (i) anexar a la factura
constancia firmada del interventor sobre el cumplimiento
de las obligaciones por parte del contratista para el trámite
de pago. (ii) Implementar en el proceso de recepción y
entrega de mercancías el mecanismo de expedición de
constancias por parte de la Interventoría de los procesos 6. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
50
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar jornada de
trabajo con los
responsables del
proceso contractual en
cada una de las Sedes
para recibir
retroalimentación de las
herramientas
implementadas en éstas
Taller 1 01/11/2011 15/07/2012 37 1 100% 37 0 0 ACCION CUMPLIDA
133 1902100
Riesgos no contemplados.- Realizada la evaluación
operacional de los mecanismos de control interno en el
proceso de Adquisiciones de bienes y servicios, se
identificó que la entidad no tiene contemplados los
siguientes riesgos:
• Sobrecostos en la contratación por la no aplicación del
principio de planeación, dado que no se tienen
establecidos procedimientos para realizar estudios de
mercado en las órdenes contractuales.
• Imposibilidad de los jefes de contratación para objetar las
solicitudes de contratación presentadas, dado que no
tienen elementos para objetar los precios presentados
como valor de los objetos a contratar por las respectivas
áreas por cuanto no existe puntos de comparación
establecidos. De igual manera el ordenador del gasto no
tiene elementos para no acoger la recomendación del jefe
de contratación respecto de la oferta seleccionada, por
cuanto no tiene parámetro para comparar.
• Realización de mayor valor de pagos por anulación de
ordenes de pago canceladas, como se evidencia en el
hallazgo de TICS, en el procedimiento no tiene identificado
este riesgo, del cual se encontró un caso.
• Deficiencias en el clausulado de las ordenes
contractuales, por las el aplicativo Quipu no se actualiza
los formatos para imprimir de las órdenes contractuales,
de acuerdo a lo registrado en la Base de Datos, situación
que obliga a los funcionarios del área de contratación a
volver a cargar la información para alimentar la minuta a
imprimir, incrementando el riesgo de error humano por la
doble digitación. Situación que se detalla en el hallazgo de
Errores en los clausulados en la Sede Amazonía.
Artículo 4 del decreto 1537 de
2001
Debilidades en la
identifición de
riesgos
Existencia de
riesgos no
contemplados
Revision y actualización del
mapa de riesgos vigente y su
plan de tratamiento
Verificar la existencia de riesgos
no identificados en el proceso
de adquisicion de bienes y
servicios y formular el Plan de
tratamiento correspondiente
Areas de contratacion
de la sede y el nivel
nacional
Realizar una jornada de
trabajo con los
responsables del
proceso contractual en
cada una de las Sedes ,
para actualizar el mapa
de riesgos, incluyendo
algunos no identificados
y formular su plan de
tratamiento.
Jornada de trabajo 1 01/01/2012 15/07/2012 28 0 0% 0 0 0
134 1901001
Compromiso de la administración con los resultados
de la oficina de Control Interno.- La responsabilidad
del control interno en los organismos y entidades públicas
en cabeza del representante legal, al igual que los jefes de
cada una de las dependencias, y al articulo 8 de la misma
Ley que establece que el Representante Legal velará por
el establecimiento formal de un sistema de evaluación y
control de la gestión, se presenta un incumplimiento, dado
que no se han atendido las observaciones y
recomendaciones que la oficina de control Interno ha
realizado en los Informes de evaluación en los procesos
de contratación de la Universidad.
Articulo 6 de la Ley 87 de
1993
Falta de
compromiso de la
administración
(definida esta
como el
Representante
legal de la
Entidad y los
jefes de de cada
una de las
distintas
dependencias)
con el sistema de
Control Interno
de la Entidad
No permite
cumplir con los
objetivos de la
Oficina de
Control Interno.
Suscribir con la Oficina
Nacional de Control Interno los
compromisos de mejoramiento
relativos a las observaciones
presentadas en los informes
Contribuir a mejorar el
compromiso de la alta dirección
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Diseñar las acciones de
mejoramiento relativas a
las observaciones
presentadas en informes
de Control Interno
Compromisos de
mejoramiento3 01/01/2011 30/04/2011 17 3 100% 17 17 17
ACCION CUMPLIDA
1. Compromisos sobre el informe de seguimiento y
evaluación del SCIC Mayo 20 de 2011 ( cumplida por
fuera del término)
2. Compromisos sobre el seguimiento a los compormisos
de mejoramiento del Informe Final de Evaluación al
proceso contractual de la ODC 269 de 2009 - DG-67 del
14 de febrero de 2011
3. Compromisos sobre la evalaución de contratación Nivel
NAcional - Memo 517 del 24 de marzo de 2011.
Elaborar un diagnóstico
de la situación financiera
de la universidad
Documento 1 01/07/2011 30/10/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Realizar talleres de
discusión para la
elaboración de
propuesta de régimen
financiero de la
Universidad, con las
areas involucradas en el
Nivel Nacional y las
sedes.
Talleres 4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Elaborar propuesta de
régimen Financiero que
debe regir la
administración y manejo
de los recursos
financieros de la
Universidad Nacional de
Colombia.
Documento 1 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Dispersión de la
normatividad
presupuestal
Artículo 4 del decreto 1537 de
2001
Lo que evidencia
deficiencia y/o
inoperancia en
esos controles
Deficiencias en
la identificación
y análisis del
riesgo debe ser
un proceso
permanente e
interactivo entre
la
administración
y las oficinas de
control interno o
quien haga sus
veces,
evaluando los
aspecto tanto
internos como
externos que
pueden llegar a
representar
amenaza para
la consecución
de los objetivos
organizaciones,
Diseño y aplicación de
herramientas para apoyo a la
gestion contractual
Estandarizar las actividades
relacionadas con la gestion
contractual al interior de la
Universidad para minimizar los
riesgos del proceso de
adquisiscion de bienes y
servicios
Estructurar, armonizar y mejorar
la gestión financiera de la
Universidad
Elaborar una propuesta de
regimen financiero para la
Universidad Nacional de
Colombia
Normatividad Presupuestal.- En materia presupuestal
existe una serie de normas dispersas (no compiladas) que
regulan la elaboración, ejecución (activa y pasiva) y
seguimiento al presupuesto.
Articulo 5° del Acuerdo 11 de
2005, Estatuto General de la
Universidad
Complica su
aplicación por
parte de la
administración,
afecta el
objetivo de
mejorar la
gestión
financiera de la
entidad y
dificulta la
evaluación por
parte de los
entes de
control.
1903002135
132 1902001
Mecanismos de Control Interno proceso de
Adquisición de bienes y Servicios.- Realizada la
evaluación operacional de los mecanismos de control
interno en el proceso de Adquisición de bienes y servicios,
soportada con los hallazgos de contratación presentados,
se encontró que los siguientes Riesgos no son mitigados
por los controles establecidos por la entidad, de acuerdo
al siguiente detalle:
• Selección inapropiada del proveedor: Los soportes de la
documentación son insuficientes, las listas de chequeo no
tienen todos los elementos necesarios para garantizar la
aplicación de los principios de transparencia y selección
objetiva.
• Declarar desierta la invitación: Se presenta ausencia de
estudios de precios de mercados en las órdenes
contractuales.
• Hacer de forma inadecuada la ejecución y la
interventoría: Se presentan deficiencias en la aplicación
de los lineamientos claves para el ejercicio de la
interventoría y/o supervisión.
• No liquidar los contratos: Los tres controles determinados
por la Universidad fueron ineficaces, como se evidencia
en el hallazgo de liquidación de acuerdo de voluntades.
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
51
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Dirección Administrativa
Sede Medellín
1. Elaborar instrucción
con lineamientos.
Instructivo 1 01/10/2011 31/12/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Oficina de Planeación
Sede Medellín2. Informe semestral
Informes de
seguimiento2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
137 1903003
SEDE MEDELLÍN. Controles Cajas Menores.- Se
evidenció que solo se realizó un arqueo de caja menor en
la vigencia 2010 y no realizó arqueos en forma periódica
en los demás fondos creados, por parte de la
administración
Resolución 357 de 2008 de la
CGN en su numeral 4.1,
dentro de las Acciones de
Control de identificación
Debilidades de
control y
seguimiento a
éstos fondos
Riesgo de no
identificar
oportunamente
situaciones
irregulares que
afecten los
recursos de la
entidad
Realizar arqueos periódicos a la
totalidad de las cajas menores.
Verificar la integridad de los
fondos.
Sección de Pagaduría
Sede Medellín
Ejecutar arqueos a las
cajas menoresArqueos 10 01/10/2011 01/10/2012 52 4 40% 21 0 0
Consolidar el plan de
mejoramiento de la Sede
Palmira
Informe
consolidado1 30/10/2011 15/12/2011 7 1 100% 7 7 7 ACCION CUMPLIDA
Realizar el seguimiento
al plan de mejoramiento
de la Sede Palmira
Informe de
seguimiento 1 20/01/2012 30/04/2012 14 0 0% 0 0 0
Verificar mediante
auditoría in situ en los
EG de la Sede, la
implementación de los
controles establecidos
en los procedimientos
Informe 1 31/03/2012 30/06/2012 13 0 0% 0 0 0
Fortalecer la campaña
de control y autocontrol
realizada por la
Coordinación General
del Proyecto, para la
Sede Palmira.
Campaña 1 01/11/2011 31/03/2012 22 0 0% 0 0 0
Diseñar campaña de
sensibilización dirigidas al
personal docente, administrativo
y contratistas acerca del deber
adquirido de vigilar y
salvaguardar los bienes que
tienen a su cargo.
Mitigar el riesgo de perdida y/o
hurto de los bienes
Servicios Generales -
Vigilancia Sede Palmira
Realizar dos campañas
de sensibilización sobre
las medidas
permanentes de
seguridad.
Campañas 2 01/09/2011 30/04/2012 35 1 50% 17 0 0
Verificación del cumplimiento de las
medidas establecidas para el uso y
cuidado de los bienes a cargo de los
funcionarios
Área de Inventarios
Sede Palmira
Realizar verificación
aleatoria por cada
semestre de existencia y
estado de los bienes.
informe de
verificación2 01/11/2011 01/11/2012 52 0 0% 0 0 0
Realizar la verificación de los
bienes muebles que ingresan y
salen de las instalaciones de la
Sede
Servicios Generales -
Vigilancia Sede Palmira
Verificación aleatoria de
la aplicación del
procedimiento de
ingreso y salida de
bienes devolutivos.
informe de
verificación
bimensual
5 01/10/2011 30/06/2012 39 1 20% 8 0 0
Realizar la contratación de
Personal Auxiliar para la
realización de la foliación de
los documentos de Unisalud
que se encuentran en el
archivo central.
ODS realizada 1 20/10/2011 31/10/2011 2 1 100% 2 2 2 ACCION CUMPLIDA
Capacitar a la persona
contratada para realizar
la foliación de los
documentos en la norma
archivística de la
Universidad.
Capacitación
realizada 1 01/11/2011 11/11/2011 1 1 100% 1 1 1 ACCION CUMPLIDA
Foliar los documentos de
Unisalud que se
encuentran en el archivo
central que representan
un volumen documental
en metros lineales (ML)
de 78,72ML
informe de foliación
por año desde
1998 al 2004
6 03/11/2011 30/03/2012 21 2 33% 7 0 0
Realizar el traslado de
los documentos de
Unisalud de acuerdo a la
norma archivística al
Archivo Central
formato de
transferencia
documental
6 30/03/2012 31/05/2012 9 0 0% 0 0 0
Realizar la fase de foliación del
archivo de Unisalud de los años
1998 a 2004 trasladado al
archivo central contando con la
orientación, acompañamiento y
seguimiento de la sección de
archivo de la Sede.
Realizar el seguimiento de las
acciones correctivas,
preventivas y oportunidades de
mejora derivadas de las
auditorías internas.
Asegurar el uso de los controles
establecidos en los
procedimientos fomentando el
autocontrol de acuerdo con las
directrices del Modelo Estándar
de Control Interno.
140
Deficiencias en
los mecanismos
de autocontrol y
en la aplicación
de las medidas
de seguridad
establecidas para
la salvaguarda de
los bienes por
parte de los
afectados
Generar una
posible perdida
de recursos en
el evento de
que no se
reconozca el
bien por parte
de la Compañía
Aseguradora de
los bienes.
Afecta la
mejora continua
de los procesos
y se generan
riesgos de
incumplimiento
y sanciones
Artículo 34-Deberes-
numerales 21 y 22 de la Ley
734 de 2002
Esta situación
obedece a fallas
en el seguimiento
a las acciones
correctivas
planteadas y a
las
recomendaciones
derivadas de las
auditorías
internas
Realizar el control de los bienes
de la institución
1905001
138 1903006
Cumplir con los requisitos
archivísticos para el Traslado de
los documentos al archivo
central que incluye: depuración,
clasificación, foliación y
organización según la TRD
Debilidades en
los mecanismos
de control y
seguimiento a la
gestión
archivística por
parte de los
responsables de
este archivo
Verificar la implementación de
los controles en los
procedimientos
Consolidar el plan de
mejoramiento de la Sede
Palmira y realizar seguimiento
del avance.
139 1901001
SEDE MEDELLÍN. Presupuesto de Gastos.- Se
evidenciaron bajas ejecuciones frente a la asignación
definitiva, durante la vigencia 2010 en los rubros
detallados en la tabla 77 del Informe.
DIRECTOR UNISALUD
SEDE PALMIRA SEDE PALMIRA. Foliación archivo UNISALUD.- El
archivo correspondiente a Unisalud fue trasladado a las
instalaciones del archivo de la Universidad Nacional de
Colombia sede Palmira, para su organización y
conservación, el cual, se encuentra totalmente organizado,
sin embargo, se evidenció que este archivo, carece en su
totalidad de la respectiva foliación.
Acuerdo N° 002 de 2004, del
Archivo General de la Nación
Minimizar los riesgos de
perdidas de documentos y
mejorar el control y consulta de
los mismos, así como dar
cumplimiento a la norma
archivística.
Seguimiento semestral a la
ejecución presupuestal del
gasto (Funcionamiento e
inversión)
Realizar la Transferencia de los
archivos de los años 1998 a
2004 hacia el archivo central
una vez cumplidas todas las
etapas archivísticas.
Artículo 34-Deberes-
numerales 21 y 22 de la Ley
734 de 2002
SEDE PALMIRA. Bienes Devolutivos.- Como resultado
de la revisión de los procesos disciplinarios, se evidenció
que en su mayoría obedecen a pérdida de bienes
devolutivos. Es así como para el 2010 se presentaron seis
(6) casos de hurtos entre computadores, elementos de
cómputo y cámara digital, cuya tenencia estaba a cargo de
personal docente y administrativo.
Generando
riesgos de
pérdida de los
documentos,
dificultando el
control y
consulta de
estos
SIMEGE Palmira
SEDE PALMIRA. Mecanismos de Control Interno.- Se
observó en la revisión efectuada a los mecanismos de
control interno, que los informes de evaluación a los
procesos, dependencias y los seguimientos a los
compromisos de mejoramientos realizado por la Oficina de
Control Interno de la Sede Palmira, como evaluador
independiente, presenta las recomendaciones
pertinentes que permiten fortalecer el sistema de control
interno de la Universidad.
No obstante lo expuesto, las deficiencias encontradas en
los procesos permiten inferir una debilidad en los
mecanismos de autocontrol y la definición y seguimientos
de controles en los procedimientos, los cuales deben ser
apropiados por cada servidor público en el ejercicio de sus
funciones y por el sistema de mejor gestión – SIMEGE-
para dar cumplimiento al principio establecido por Modelo
Estándar de Control Interno.
136 1802002
Decreto 111 de 1996,
Decreto 4996 de 2009,
Resolución de Rectoria 040
de 2001
Deficiencias en la
Planeacion.
Riesgo de no
identificar
oportunamente
situaciones
irregulares que
afecten los
recursos de la
entidad
Identificar y realizar
oportunamente las
modificaciones presupuestales.
52
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Aplicar los procedimientos
establecidos para la gestión
documental de la Universidad
Fortalecer los mecanismos de
control documental para
garantizar el cumplimiento de
los requisitos para la
organización de los archivos.
Coordinador de la
sección de archivo y
correspondencia Sede
Palmira.
Realizar dos informes
consolidados al año, del
estado de las
transferencias
documentales de
acuerdo a lo establecido
en la norma.
Informe
consolidado de
Transferencias
Documentales.
2 01/10/2011 01/10/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Elaborar el mapa de
riesgos para cada
Facultad Mapa de Riesgos
por Facultad
3 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
2. Elaborar y ejecutar el
plan de tratamiento a
partir de los riesgos
identificados en cada
Facultad
Plan de tratamiento
por Facultad3 01/09/2011 31/08/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Diligenciar los
formatos acción
correctiva, preventiva y
de mejora, con base en
las ocurrencias
identificadas
Reporte anual de
acciones
identificadas
1 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
2. Realizar los registros
en el módulo de
acciones del SIMEGE
electrónico
Reporte anual de
registros en el
SIMEGE
electrónico
1 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Dirección Administrativa
y Financiera (Equipo
Técnico SIMEGE)
3. Revisión y
seguimiento por parte de
SIMEGE.
Formato de
seguimiento
diligenciado
1 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Continuar con las
indagaciones que
conduzcan a esclarecer
lo sucedido con el bien
extraviado.
Oficios y correos
electrónicos4 23/09/2011 30/03/2012 27 2 50% 14 0 0
2.Seguimiento al estado
del proceso disciplinario
iniciado.
Oficios de
averiguación2 23/09/2011 30/03/2012 27 1 50% 14 0 0
Aclarar el destino del bien.
Tomar las medidas pertinentes
frente al posible incumplimiento
de las obligaciones de los
interventores. Brindar el
conocimiento requerido para
ejercer una adecuada
interventoría y/o supervisión
que conlleva a una efectiva
vigilancia al cumplimiento de los
objetos y obligaciones
contractuales
142
140
Aumentando el
riesgo en la
actividad
Debilidad en la
gestión del
debido cobrar.
1905001
SEDE MANIZALES. Mapa de riesgos actualizado.- No
existe actualización del mapa de riesgos y su respectivo
plan de tratamiento, elemento fundamental en el control de
riesgos; la oficina de Planeación presenta un plan de
mejoramiento que no sigue la metodología del
procedimiento de acciones correctivas, acciones
preventivas y oportunidades de mejora
Procedimiento de elaboración
del plan de mejoramiento de
equipo de gestión
No existe un plan
de capacitación
que obedezca a
las necesidades y
prioridades de los
funcionarios
Riesgo de
desconocimient
o de los
procedimientos
por parte de los
funcionarios de
las
dependencias
Adoptar la metodología del
procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y
oportunidades de mejora, de
acuerdo con criterios que defina
el Sistema de Mejor Gestión
Debilidades en
los mecanismos
de control y
seguimiento a la
gestión
archivística por
parte de los
responsables de
este archivo
1902001
Detectar y controlar los riesgos
inherentes al proceso de
contratación de personal
docente en cada Facultad
Dar cumplimiento a los
estándares que establece el
Sistema de Mejor Gestión
SEDE PALMIRA. Foliación archivo UNISALUD.- El
archivo correspondiente a Unisalud fue trasladado a las
instalaciones del archivo de la Universidad Nacional de
Colombia sede Palmira, para su organización y
conservación, el cual, se encuentra totalmente organizado,
sin embargo, se evidenció que este archivo, carece en su
totalidad de la respectiva foliación.
Acuerdo N° 002 de 2004, del
Archivo General de la Nación
Elaborar el mapa de riesgos de
contratación de personal
docente en cada Facultad en
coordinación con el Sistema de
Mejor Gestión de la Sede
Decanaturas de las
Facultades de
Administración,
Ciencias Exactas y
Naturales e Ingeniería y
Arquitectura de la Sede
Manizales
141
Generando
riesgos de
pérdida de los
documentos,
dificultando el
control y
consulta de
estos
SEDE MANIZALES. Mapa Riesgos Contratación
Personal Docente.- No se evidenció mapa de riesgos
asociado a la contratación de personal docente y que
involucre de manera directa el manejo de riesgos
inherentes, de detección y de control al cumplimiento de
las actividades de los docentes y catedráticos en materia
de formación, investigación y extensión. Además, el mapa
de procesos de la Universidad no desdobla la
contratación, dejándola inmersa en el Área Administrativa
Generando una
incertidumbre
en la
razonabilidad
de los estados
financieros por
el valor descrito
143
SEDE MANIZALES. Pagos Anticipo Adquisición
Bienes.- A partir del análisis efectuado al grupo Deudores
en la Sede Manizales, donde presenta provisionadas y
clasificadas como de Difícil Recaudo, entre otras, cuentas
a las empresas CIENYTEC y ELE INTERNATIONAL
LIMITED por valor de $42,2 millones. Se observó que si
bien es cierto existe el adecuado manejo contable, observa
la Contraloría, que de ellas no se evidencian gestiones de
cobro y/o procesos que permitan establecer su origen,
exactitud y veracidad.
Sobre la suma de $32.7 millones correspondiente a la
contabilización de la deuda de la firma ELE
INTERNATIONAL LTDA, no se logra establecer la
veracidad y exactitud, dada la antigüedad de su registro al
igual que no se logra evidenciar soportes asociados a la
misma; esta situación estaría generando una
incertidumbre en la razonabilidad de los estados
financieros por el valor descrito.
Con respecto a los $9.5 millones restantes, que
corresponden a la deuda asociada a la firma CIENYTEC,
se remite información de la siguiente forma:
Mediante la orden de prestación de servicios ODS N°
1051 de 2002 la UNAL contrató con Aduanas América SA
el proceso de nacionalización y transporte de
una fibra óptica con destino a la Sede Manizales. “El 18
de septiembre de 2008 el Director Administrativo de la
Sede mediante oficio DAS-928, informó a la Asesora
Jurídica, sobre la situación que se presentaba con
la importación de unos equipos por valor de US$4.167
FOB Miami, sin que hubiera claridad si dichos equipos se
recibieron en la Sede Bogotá y con la certeza de que no
fueron recibidos en esta Sede, motivo por el cual no ha
sido posible su legalización”
Con base en lo anterior, la Asesoría Jurídica reporta la
omisión en responder por parte del docente que realizó las
funciones de interventoría a la Comisión Investigadora de
Asuntos Disciplinarios del Personal Docente el día 24 de
junio de 2009. Desde esa fecha no se observa actuación
alguna al proceso.
Las situaciones descritas, además de generar
incertidumbre en la razonabilidad de los estados
financieros, denotan debilidades de control en los
procesos de legalización y entradas de equipos al
almacén.
Oficina de Planeación
de Sede Manizales
Oficina de Asesoría
Jurídica Sede Manizales
1. Continuar con las acciones
iniciadas en la Sede Manizales
con el propósito de esclarecer lo
sucedido con el bien adquirido.
2. Efectuar seguimiento al
proceso disciplinario iniciado a
la interventora del contrato.
3. Reforzar en las
capacitaciones el tema de
obligaciones y
responsabilidades de los
interventores, así como
aquellos temas que la Ley 1474
de 2011 desarrolla frente a las
responsabilidades de los
interventores y supervisores.
Manual de funciones a nivel
de Cargo.
1903001
Los mapas de riesgo para
cada uno de los procesos,
identifican la probabilidad e
impacto de los mismos, se
definen controles y
responsables
Debilidades en la
idenitificación de
los riesgos
53
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
3. Reforzar en las
capacitaciones al
personal docente y
administrativo de la Sede
sobre las
responsabilidades de los
interventores.
Capacitaciones al
personal docente y
administrativo -
semestral
2 23/09/2011 22/09/2012 52 1 50% 26 0 0
Construir Mapa y plan
de TratamientoMapa y plan
construido2 15/09/2011 30/10/2011 6 2 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA
Identificar
CONTROLES
subyacentes (EN
APLICACIÓN)
Controles
identificados.2 15/09/2011 30/11/2011 11 2 100% 11 11 11 ACCION CUMPLIDA
Ingresar Mapa y plan de
Tratamiento al SIMEGE
ELECTRONICO
Mapa y plan de
tratamiento
ingresados.
2 15/09/2011 30/12/2011 15 2 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Verificar la
implementación de las
acciones a través de los
planes de tratamiento
(UN SIMEGE)
Reporte semestral
de la
implementación de
los planes de
tratamiento en
Simege Electrónico
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Incorporar en los planes
de tratamiento
actividades de
construcción e
implementación PLAN
DE CONTINGENCIA
Plan de
contingencia 1 15/09/2011 30/12/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Verificar elaboración e
implementación PLAN
DE CONTINGENCIA .
Reporte semestral
de la
Implementación
PLAN DE
CONTINGENCIA .
2 01/01/2012 30/12/2012 52 0 0% 0 0 0
145 1801003
CONTROL INTERNO CONTABLE. Registro en
cuentas “otros”.- Se evidenció la contabilización de
partidas en subcuentas “otros”, que superan el 5% de la
cuenta…
La entidad manifiesta que elevaron solicitud a la CGN para
la creación de nuevos conceptos, pero esta entidad
manifestó que no era viable por lo que se debería revelar
esa información adicional en las notas contables.
Revisadas las correspondientes a la vigencia 2010
suministradas al equipo Auditor, se evidenció que las
relacionadas con las siguientes cuentas no están
debidamente detalladas, por lo tanto no permiten tener
claridad sobre la conformación de los saldos de estas
cuentas. Ver tabla 78
Artículo quinto de la
Resolución 250 de 2003
Debilidades de
nla CGN en la
creación de
nuevos items.
No se tiene
claridad sobre
la conformación
de los saldos de
estas cuentas,
generando
incertidumbre
en su saldo
Verificar los conceptos que
conforman las subcuentas
"otros".
Tener claridad sobre los
conceptos que conforman los
saldos de las subcuentas
"otros"
Division Nacional de
Contabilidad
Seguimiento a las notas
a los estados contables
del año 2011 para
detallar la composiciòn
de las subcuentas 90
"Otros".
Notas a los estados
contables a
diciembre de 2011
con especificación
de las cuentas
otros
1 01/01/2012 28/02/2012 8 0 0% 0 0 0
Fondo Pensional UN
Elaborar las Notas a los
estados contables
especificando la
información cuantitativa
y cualitativa del pasivo
pensional
Notas a los estados
contables a
diciembre de 2011
con ampliación de
la información del
pasivo pensional
1 01/01/2012 28/02/2012 8 0 0% 0 0 0
División Nacional de
Contabilidad
Reportar a la Contaduría
General de la Nación en
las Notas a los Estados
Contables la información
relacionada con el
pasivo pensional.
Notas a los estados
financieros a
diciembre de 2011
con ampliación de
la información del
pasivo pensional
1 01/01/2012 28/02/2012 8 0 0% 0 0 0
147 1801003
CONTROL INTERNO CONTABLE. Propiedad
intelectual.- La Entidad tiene debilidades para el
reconocimiento de los hechos relacionados con la
Propiedad Intelectual, dado que no presenta en sus
activos intangibles registro alguno con respecto a este
punto. Además no se cuenta con un procedimiento claro
donde se defina claramente los controles y registros para
las Fases de Investigación y Desarrollo para los activos
desarrollados por la entidad.
Nnumerales 3, 5 y 6 del
capitulo VI del Manual de
procedimientos de
Contabilidad Publica
Insuficiente para
desarrollar una
eficaz labor de
reconocimiento y
protección de la
Propiedad
Intelectual surgida
de la Universidad
Afectación de
Los saldos
contables
Establecer directrices para el
reconocimiento contable de la
propiedad intelectual de la
Universidad
Reconocer adecuadamente la
propiedad intelectual en
aplicación de Régimen de
Contabilidad Pública
Division Nacional de
Contabilidad
Elaborar documento
escrito para el
reconocimiento contable
de la propiedad
intelectual de la
Universidad
Documento escrito 1 01/09/2012 31/12/2012 17 0 0% 0 0 0
La Universidad solo
esta revelando en
las notas el saldo
del monto del
calculo actuarial en
libros lo que
evidencia una
contravención del
principio de
Revelación, que
manifiesta “la
información
adicional que sea
necesaria para una
adecuada
interpretación
cuantitativa y
cualitativa de la
realidad y
prospectiva de la
entidad contable
Afectación de la
razonabilidad
de los Estados
Financieros
Una vez se cuente con el
pronunciamiento de la
Contaduría General de la
Nación sobre la clasificación de
la Universidad en el tema
pensional, se especificará en
las notas a los estados
financieros del año 2011
Incorporar dentro de la gestión
de riesgos del proceso, el PLAN
DE CONTINGENCIA asociado
al subproceso GESTIÓN DE
SOPORTE A USUARIOS E
INCIDENTES DE
INFORMÁTICA Y
COMUNICACIONES.
Garantizar la construcción e
implementación Plan de
Contingencia de
comunicaciones para la Sede
Coordinador de
Informática y
Comunicaciones Sede
Orinoquía
Aclarar el destino del bien.
Tomar las medidas pertinentes
frente al posible incumplimiento
de las obligaciones de los
interventores. Brindar el
conocimiento requerido para
ejercer una adecuada
interventoría y/o supervisión
que conlleva a una efectiva
vigilancia al cumplimiento de los
objetos y obligaciones
contractuales
Garantizar la identificación,
tratamiento e implementación de
los mapas y planes de
tratamiento del proceso
Informática y Comunicaciones
Los mapas de riesgo para
cada uno de los procesos,
identifican la probabilidad e
impacto de los mismos, se
definen controles y
responsables
146 1801003
CONTROL INTERNO CONTABLE. Notas a los estados
financieros.- La Universidad esta incumpliendo el donde esta
plasmado que las entidades contables públicas que reconocen y
pagan pensiones y las que tienen a su cargo los fondos cuenta
revelarán en las notas el monto total del calculo actuarial del
pasivo pensional, la fecha de corte del cálculo actuarial, la
metodología técnica utilizada, la reserva contable, el tiempo que
resta para amortizar dicho cálculo conforme al plazo establecido y
la información general de la reserva financiera que sustenta la
obligación pensional.
La Universidad solo esta revelando en las notas el saldo del monto
del calculo actuarial en libros lo que evidencia una contravención
del principio de Revelación, que manifiesta “la información
adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación
cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad
contable pública y que no esté contenida en el cuerpo de los
estados, informes y reportes contables, debe ser revelada por
medio de notas”.
Numeral 43 del capitulo VIII
del libro II Manual de
procedimientos de la
Contaduría General de la
Nación
Componente 2: Establecer,
construir e ingresar al aplicativo
Soft Expert SIMEGE
ELECTRONICO los mapas y
planes de tratamiento para el
proceso Informática y
Comunicaciones (Tecnologías
de la Información 2011)
Debilidad en la
gestión del
debido cobrar.
Debilidades en la
idenitificación de
los riesgos
Aumentando el
riesgo en la
actividad
Garantizar el cumplimiento del
principio de revelación en
relación con el pasivo pensional
de la Universidad
144 1902001
SEDE ORINOQUIA. Mecanismos de Control Interno.-
Realizada la Evaluación Conceptual y de la Operatividad
del Sistema de Control Interno, se determinó que existen
algunas debilidades, las cuales son:
Componente 2 - Valoración del riesgo: El proceso de
evaluación de riesgos de la entidad no incluye la
determinación y evaluación de los riesgos relacionados
con tecnología de la información.
Componente 5 - Información y comunicación: La entidad
no ha diseñado e implementado un plan de contingencia
para ser aplicado en caso de presentarse fallas en los
canales de comunicación, a nivel de Sede.
Generando una
incertidumbre
en la
razonabilidad
de los estados
financieros por
el valor descrito
143
SEDE MANIZALES. Pagos Anticipo Adquisición
Bienes.- A partir del análisis efectuado al grupo Deudores
en la Sede Manizales, donde presenta provisionadas y
clasificadas como de Difícil Recaudo, entre otras, cuentas
a las empresas CIENYTEC y ELE INTERNATIONAL
LIMITED por valor de $42,2 millones. Se observó que si
bien es cierto existe el adecuado manejo contable, observa
la Contraloría, que de ellas no se evidencian gestiones de
cobro y/o procesos que permitan establecer su origen,
exactitud y veracidad.
Sobre la suma de $32.7 millones correspondiente a la
contabilización de la deuda de la firma ELE
INTERNATIONAL LTDA, no se logra establecer la
veracidad y exactitud, dada la antigüedad de su registro al
igual que no se logra evidenciar soportes asociados a la
misma; esta situación estaría generando una
incertidumbre en la razonabilidad de los estados
financieros por el valor descrito.
Con respecto a los $9.5 millones restantes, que
corresponden a la deuda asociada a la firma CIENYTEC,
se remite información de la siguiente forma:
Mediante la orden de prestación de servicios ODS N°
1051 de 2002 la UNAL contrató con Aduanas América SA
el proceso de nacionalización y transporte de
una fibra óptica con destino a la Sede Manizales. “El 18
de septiembre de 2008 el Director Administrativo de la
Sede mediante oficio DAS-928, informó a la Asesora
Jurídica, sobre la situación que se presentaba con
la importación de unos equipos por valor de US$4.167
FOB Miami, sin que hubiera claridad si dichos equipos se
recibieron en la Sede Bogotá y con la certeza de que no
fueron recibidos en esta Sede, motivo por el cual no ha
sido posible su legalización”
Con base en lo anterior, la Asesoría Jurídica reporta la
omisión en responder por parte del docente que realizó las
funciones de interventoría a la Comisión Investigadora de
Asuntos Disciplinarios del Personal Docente el día 24 de
junio de 2009. Desde esa fecha no se observa actuación
alguna al proceso.
Las situaciones descritas, además de generar
incertidumbre en la razonabilidad de los estados
financieros, denotan debilidades de control en los
procesos de legalización y entradas de equipos al
almacén.
Oficina de Asesoría
Jurídica Sede Manizales
1. Continuar con las acciones
iniciadas en la Sede Manizales
con el propósito de esclarecer lo
sucedido con el bien adquirido.
2. Efectuar seguimiento al
proceso disciplinario iniciado a
la interventora del contrato.
3. Reforzar en las
capacitaciones el tema de
obligaciones y
responsabilidades de los
interventores, así como
aquellos temas que la Ley 1474
de 2011 desarrolla frente a las
responsabilidades de los
interventores y supervisores.
Manual de funciones a nivel
de Cargo.
54
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Informar a las tesorerias de la
Universidad los topes que se
tienen con las entidades
bancarias para realizar
transferencias de recursos a
través de ACH en portales
bancario.
Contar con informacion
actualizada para que no se
presente rechazos en giros
electrónicos por superar topes
establecidos para transferencia
de recursos teniendo en cuenta
lo establecido por ACH.
División Nacional de
Tesorería
Elaborar comunicación
para las tesorerias
informando topes de
transferencias.
Comunicación
escrita.1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Elaborar un acta mensual en
donde conste que los
responsables de las revisiones
al interior de la División
Nacional de Tesorería,
efectuaron las verificaciones de
los requisitos establecidos en la
cláusula forma de pago de las
Ordenes Contractuales de
Prestación de Servicios
suscritas con personas
naturales, respecto a los
documentos soportes radicados
para trámite de pago.
Dar cumplimiento a la
normatividad vigente en materia
contable.
División Nacional de
Tesorería
Elaborar acta mensual
en donde se realice
seguimiento.
Acta 6 01/09/2011 30/03/2012 30 4 67% 20 0 0
Elaborar y gestionar un
acto administrativo que
establezca la
implementación del
control dual en el manejo
de los recursos en
cuentas bancarias y en
el uso de cajas fuertes
Resolución 1 02/05/2011 30/05/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Realizar informe de las
acciones adelantadas
por las tesorerías de la
Universidad Nacional de
Colombia para la
implementacion del
control dual en el manejo
y uso de cajas fuertes y
el registro de firmas ante
las entidades bancarias
Informe 1 01/07/2011 30/03/2012 39 0 0% 0 0 0
Sistema de Alarma
conectado a la División
de Vigilancia.
Sistema 1 01/09/2011 30/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Cerraduras Digital para
caja Fuerte
Documento de
cambio de
cerraduras
1 01/09/2011 08/06/2012 40 1 100% 40 0 0 ACCION CUMPLIDA
Division Nacional de
Contabilidad
Elaborar un estudio de
viabilidad para
implementar el
reconocimiento contable
de los derechos y
obligaciones potenciales
en cuentas de orden.
Documento escrito 1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Areas de Contabilidad
en cada Sede y en el
Nivel Nacional
Con base en el estudio
de viabilidad y de
acuerdo con la
normatividad vigente
tomar la decisión para el
registro
Directriz 1 01/01/2012 28/02/2012 8 0 0% 0 0 0
1. Realización de estudio
de mercado para el
diseño de la solución de
protección contra
inundaciones.
Documento con el
informe del estudio
de mercado
realizado
1 01/10/2011 30/10/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
2.Inclusión de recursos
económicos en el
presupuesto de la
vigencia 2012.
Documento de
proyección
presupuestal en el
cual se especifican
los recursos.
1 01/11/2011 28/02/2012 17 0 0% 0 0 0
7. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Implementación del sistema de
protección contra inundaciones
en los centros de cómputo del
edificio 608 y de la Hemeroteca
Mejorar las condiciones físicas
de los centros de cómputo151
CONTROL INTERNO CONTABLE. Mecanismos de
control interno de tesorería (Nivel Nacional).- Se
evidenciaron fallas en los mecanismos de control interno
del área de tesorería, en la transferencia para el pago de
nomina para otros bancos de la cuenta 077-0029675-4 del
nivel nacional del 30 de diciembre de 2010 por $20.963.1
millones fue rechazada por el banco por superar el monto
diario de transferencias, y por tal razón la misma se realizó
hasta el 04 de enero de 2011.
Circular 074 de junio de
2010, respecto a los soportes
documentales de los hechos
económicos, financieros y
sociales de la UN.
Incumplimiento
de las
obligaciones
contractuales con
su respectivo
efecto en el
debido soporte de
la nota débito que
se genera por el
pago de los
servicios
prestados
Verificar el impacto y la
necesidad de controlar los
acuerdos de voluntades en
cuentas de orden desde el
momento de la suscripción, en
aplicación al Regimen de
Contabilidad Pública.
Superar el
monto diario de
transferencias
Dar cumplimiento al Regimen de
contabilidad Pública
22 02 002
Protección contra inundaciones.- La Universidad
Nacional cuenta en la Sede Bogotá con dos centros de
cómputo, localizados, el primero en el edificio 608 y el
segundo en el edificio de la Hemeroteca Nacional, los
cuales no funcionan como espejos sino que cada uno
soporta servicios diferentes. Las sedes de Medellín,
Manizales y Palmira también manejan su centro de
cómputo en donde tienen alojados los datos y versiones
de los aplicativos misionales y de apoyo. El centro de
cómputo principal cuenta con una infraestructura
tecnológica que permite la operación de los servicios
informáticos y de comunicaciones en forma adecuada, el
ingreso de personal autorizado y/o visitantes se registra en
una bitácora; cuenta con condiciones de seguridad física
apropiadas (acceso biométrico, tarjetas magnéticas,
cámaras de vigilancia); existen elementos preventivos
como: detectores de humo, alarmas audibles y extintores;
aire acondicionado; sistemas eléctricos de respaldo (UPS
y planta eléctrica). Sin embargo, no se cuenta con un
sistema de protección contra inundaciones.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 3, políticas a nivel de
planeación, innovación y
prospectiva tecnológica de
informática y
comunicaciones.
Debilidades en la
prevencion de
siniestros
naturales
Provocar
errores en la
información y
confiabilidad en
la misma en
cuanto a
exactitud en la
información
148 1801003
Unidad Administrativa
Facultad de Medicina
División Nacional de
Tesorería
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones
CONTROL INTERNO CONTABLE. Mecanismos de
control interno tesorería (Sede Bogotá).- Verificadas
las cuentas bancarias de la Facultad de Medicina, se
detectó un siniestro por el hurto y cobro de cheques en el
mes de Diciembre de 2010 por valor de $142.8 millones.
Esta situación se presento por graves fallas en los
mecanismos de control interno de la tesorería de la
facultad de medicina con respecto al acceso de la misma,
y el almacenamiento de cheques girados sin restricciones
ni sellos de pago al primer beneficiario... La entidad no ha
determinado con respecto al banco por su presunta
responsabilidad en el cobro de los cheques hurtados y los
resultados de las actuaciones disciplinarias. Situación
similar se había presentado el 11 de diciembre de 2009 en
la Facultad de Agronomía con un siniestro por $186.4
millones.
Mapa de Riesgos de
Tesoreria
Fallas en los
mecanismos de
control interno de
la tesorería de la
facultad de
medicina
Riesgo de
perdida de
recursos
Garantizar de manera adecuada
la salvaguarda de los recursos
de la Universidad
150 1801003
CONTROL INTERNO CONTABLE. Cuentas de orden
– causación de contratos.- La UN no esta cumpliendo
con los principios de contabilidad de Registro y Causación
), toda vez que no se evidencia causación de los acuerdos
de voluntades en el momento de la suscripción (fecha en
la cual nacen las futuras obligaciones) en las Cuentas de
Orden, sino que el primer registro contable se efectúa
hasta el momento del trámite del primer pago sea en
calidad de anticipo o pago o abono en cuenta.
Numerales 116 y 117 del
Régimen de Contabilidad
Pública
No aplicación de
lo estipulado en
el Régimen de
Contabilidad
Pública, en la
descripción y
dinámica de las
cuentas de orden
No permite llevar
un control
contable sobre los
contratos que
suscribe para el
desarrollo de sus
objetivos
misionales (tanto
aquellos en que
actúa como
contratante como
en los que ejerce
como contratista)
generando una
incertidumbre
sobre las
responsabilidades
y derechos
contingentes
Implementar el control dual en el
manejo de los recursos en
cuentas bancarias y en el uso
de cajas fuertes
Instalación de un Sistema de
Alarmas en la Unidad
Administrativa (Tesorería)
conectado a la División de
Vigilancia. Cambio de las
Cerraduras de la puerta de
acceso a la Unidad
Administrativa.
Cambio del Sistema de apertura
de la caja Fuerte de la tesorería
por uno Digital.
149 1801003
55
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
3. Invitación a cotizar la
implementación de la
solución.
3. Informe
Resultado del
proceso
precontractual para
la adquisción de la
solución.
1 01/03/2012 30/04/2012 9 0 0% 0 0 0
4.Ejecución del contrato
para la implementación
de la solución.
Contrato legalizado
para la
implementación de
la solución.
1 01/05/2012 15/05/2012 2 0 0% 0 0 0
5.Puesta en operación
de la Solución.
Solución
Implementada2 01/05/2012 30/09/2012 22 0 0% 0 0 0
1. Socializar el
instructivo de gestión de
usuarios y seguridad
informática de
aplicativos.
1. Numero de
sesiones de
socialización (3
sesiones para
Administradores de
aplicativos; 6 para
usarios
administrativos y 6
para usuarios
finales)
15 19/09/2011 16/11/2011 8 15 100% 8 8 8 ACCION CUMPLIDA
2. Solicitar a los
proveedores de los
aplicativos corporativos,
la implementación de
contraseñas seguras y el
control de sesiones.
solicitar a los
proveedores de los
6 aplicativos
(SIA,HERMES,SA
RA,QUIPU,SIE,BP
UN), la certificacion
del manejo de
contraseñas
sergura y control de
sesión.
6 03/10/2011 20/10/2011 2 6 100% 2 2 2 ACCION CUMPLIDA
3. Implementar en los
aplicativos la gestión de
contraseñas seguras y el
control de sesiones.
Actualizar en los 6
aplicativos
institucionales el
manejo de
contraseña segura
y control de sesión.
6 06/02/2012 23/04/2012 11 0 0% 0 0 0
Oficina de Personal
Docente y
Administrativo Sede
Manizales
1. Aumentar el número
de caracteres para la
contraseña de los
usuarios del sistema
SARAParametrización del
sistema1 01/09/2011 30/08/2012 52 1 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
Dirección Académica
Sede Manizales
2. Desactivar los
usuarios genéricos del
sistema UNIVERSITAS
XXI
Listado mensual de
usuarios
desactivados
12 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
3. Adecuar el flujo de
trabajo de contratación
para que al finalizar una
ODS envíe notificación
al Centro de Cómputo
para desactivación del
usuario.
Manual de usuario
y software1 01/02/2012 30/06/2012 21 0 0% 0 0 0
4. Activar y desactivar
oportunamente los
usuarios del aplicativo
QUIPU, según informes
recibidos de la Oficina de
Personal y los
interventores de las
órdenes de prestación
de servicios
Listado mensual de
activaciones y
desactivaciones12 01/09/2011 30/08/2012 52 4 33% 17 0 0
Implementación del sistema de
protección contra inundaciones
en los centros de cómputo del
edificio 608 y de la Hemeroteca
Mejorar las condiciones físicas
de los centros de cómputo151
Centro de Cómputo
Sede Manizales
22 02 002
Protección contra inundaciones.- La Universidad
Nacional cuenta en la Sede Bogotá con dos centros de
cómputo, localizados, el primero en el edificio 608 y el
segundo en el edificio de la Hemeroteca Nacional, los
cuales no funcionan como espejos sino que cada uno
soporta servicios diferentes. Las sedes de Medellín,
Manizales y Palmira también manejan su centro de
cómputo en donde tienen alojados los datos y versiones
de los aplicativos misionales y de apoyo. El centro de
cómputo principal cuenta con una infraestructura
tecnológica que permite la operación de los servicios
informáticos y de comunicaciones en forma adecuada, el
ingreso de personal autorizado y/o visitantes se registra en
una bitácora; cuenta con condiciones de seguridad física
apropiadas (acceso biométrico, tarjetas magnéticas,
cámaras de vigilancia); existen elementos preventivos
como: detectores de humo, alarmas audibles y extintores;
aire acondicionado; sistemas eléctricos de respaldo (UPS
y planta eléctrica). Sin embargo, no se cuenta con un
sistema de protección contra inundaciones.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 3, políticas a nivel de
planeación, innovación y
prospectiva tecnológica de
informática y
comunicaciones.
Evitar los riesgos asociados a la
suplantación y al uso indebido
por parte de los usuarios en los
sistemas de información
QUIPU, UNIVERSITAS XXI y
SARA
Reducir los riesgos y aumentar
la confiabilidad en la
administración de los sistemas
de información SARA, QUIPU y
UNIVERSITAS XXI
Debilidades en la
prevencion de
siniestros
naturales
Provocar
errores en la
información y
confiabilidad en
la misma en
cuanto a
exactitud en la
información
Gestión de contraseñas.- Se observa que, para la
vigencia 2010, el procedimiento para la administración de
usuarios no estaba documentado porque el instructivo
para gestión de usuarios para aplicaciones: B-IN-
11.002.002.037, tiene Fecha de elaboración del 30 de
Marzo de 2011. Tampoco existe una adecuada gestión de
contraseñas, en cuanto a su cambio periódico y uso
repetido de las mismas, posibilitando el conocimiento de
estas por más de un usuario y su uso indebido.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 9, establece que la
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones propenderá
por la articulación e
integración de los diferentes
subsistemas de información
que se encuentren en
operación en la Universidad.
Falta de
implementación
donde se
integren estos
sistemas.
Riesgo de
pérdida de
equipos e
información.
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones
153 22 02 002
152 22 02 002
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones
(Coordinacion de
Sistemas de
Información)
Implementar en los aplicativos
corporativos mecanismos de
control de acceso y el uso de
contraseñas seguras
Garantizar que los aplicativos
corportaivos de la Universidad,
tengan los elementos mínimos
de seguridad que a nivel de
gestión de usuarios y
contraseñas se requieran, con
el fin de minimizar el riesgo por
accesos no autorizados.
SEDE MANIZALES. Gestión de Usuarios.- De acuerdo
al instructivo para gestión de usuarios para aplicaciones,
donde se establece el procedimiento de la administración
de usuarios y los lineamientos que debe seguir las
dependencias para solicitar, asignar, deshabilitar ó
cancelar roles y como resultado de las pruebas realizadas
a los sistemas de información se encontraron las
siguientes debilidades:
En el sistema QUIPU, se evidencia que los usuarios no
son desactivados ó eliminados, cuando el funcionario ya
está retirado de la Universidad
- En el módulo UNIVERSITAS XXI, se evidencia que los
usuarios son creados con cuentas genéricas, lo que
puede ocasionar en el tiempo, la no detección del
responsable real quien realizó una transacción, dado que
una cuenta es asignada a diferentes funcionarios en
tiempos deferentes y además no se evidencia un control
que obligue el cambio de contraseñas, cuando la cuenta
es asignada a otro funcionario
- En el sistema SARA la longitud de la contraseña es
demasiada corta permite hasta tres caracteres, lo que
puede comprometer la integridad y confiabilidad de la
información, por el riesgo de pérdida ó alteración de la
misma.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 8, directricesen
materia de seguridad y
respaldo de la información se
establecen las siguientes
directricesnumeral 1.
Esta situación
obedece a
deficiencias en el
diseño de
controles en la
administración de
usuarios en los
sistemas de
información
Provocar
riesgos en el
manejo y
confiabilidad de
la información.
56
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 20101. Evaluar los
procedimientos de
gestión de cambios y
plan de contingencia
Informe de
Evaluación Técnica1 05/09/2011 14/10/2011 6 1 100% 6 6 6 ACCION CUMPLIDA
2. Socializar al interior
del centro de cómputo
los procedimientos y los
resultados de la
evaluación
Reinducción al
personal del Centro
de Cómputo (5
funcionarios)
responsable de
cumplir los
procedimientos
1 10/10/2011 28/10/2011 3 1 100% 3 3 3 ACCION CUMPLIDA
3. Enviar al menos cinco
postmaster a la
comunidad en general
sobre aspectos de los
procedimientos
anteriores que no
pongan en riesgo la
seguridad de la
infraestructura
tecnológica
Correos enviados 5 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
155 22 02 001
SEDE MANIZALES. Adquisición de Software y
Hardware.- De acuerdo a los instructivos: “solicitudes de
conceptos técnicos para la adquisición de sistemas de
información y prestar asesoría para la adquisición
desarrollo e implementación de herramientas informáticas
para el procesamiento de la información de alcance
institucional”, donde se establece el procedimiento a seguir
con el fin de que el Coordinador del área de sistemas
analice y realice el respectivo concepto técnico, en la
revisión de 23 contratos relacionados con la adquisición
de sistemas de información se pudo evidenciar que en
14 órdenes de compras menores, no se adjunta el
concepto técnico requerido.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 6, pautas a nivel de
los contratos y proyectos
relacionados con informática
y comunicaciones
Falta de control
en la adquisición
en los sistemas
de información
en compras
menores
Compra de
equipos y/o de
software que no
cumpla con los
requerimientos
y/o
especificacione
s técnicas de
las necesidades
institucionales.
ación
Según lo manifestado por la
Contraloría General en el oficio
2011EE90674 del 28 de
noviembre de 2011, la acción
de mejoramiento se encuentra
cumplida
1 31/12/2011 31/12/2011 0 1 100% 0 0 0 ACCION CUMPLIDA
1. Solicitar al proveedor
del sistema de
informacion Financiera,
certificacion en que se
defini la versión de base
de datos ORACLE
soportada por el
aplicativo.
Solicitud tramitada 1 20/07/2011 15/09/2011 8 1 100% 8 8 8 ACCION CUMPLIDA
2. Gestionar ante las
instancias competentes los
recursos necesarios para
instalar la version de base
de datos certificada para
este aplicativo
Solicitudes
tramitadas7 20/09/2011 05/02/2012 20 0 0% 0 0 0
3.Adecuación en todas las
Sedes de la Universidad de
la Version de base de datos
certificada para el Sistema
de informacion financiera
QUIPU.
Infraestructura
adecuada7 06/02/2012 01/04/2012 8 0 0% 0 0 0
4. Migrar las Bases de
datos del aplicativo
financiero en cada una
de las Sedes.
Base de datos
instalada7 02/04/2012 30/05/2012 8 0 0% 0 0 0
Elaborar instructivo para
desactivación de
usuarios que culminan
su vinculo con la
institución.
Instructivo 1 03/10/2011 01/11/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Socializar por medio de
correo masivo y
publicación en página
Web, el instructivo
realizado.
Publicación 2 02/11/2011 30/11/2011 4 2 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Establecer un instructivo donde
se establezcan los lineamientos
a seguir para la desactivación
de la cuenta asignada a un
funcionario, cuando culmine su
vinculo con la institución.
Centro de Cómputo
Sede Manizales
Evaluar al interior del Centro de
Cómputo los procedimientos
establecidos por la Dirección
Nacional de Informática y
Comunicaciones con el objetivo
de asegurar su cumplimiento.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 8, directricesen
materia de seguridad y
respaldo de la información
Disminuir el riesgo presente al
existir usuarios en los sistemas
de información con perfiles
activos, cuando este personal
abandona la institución
Provocar
riesgos en el
manejo y
confiabilidad de
la información.
157 22 02 002
SEDE PALMIRA. Claves de acceso.- La seguridad
informática, es un proceso que evalúa y administra los
riesgos apoyados en políticas y estándares que cubran las
necesidades de una organización.
La entidad no cuenta con los procedimientos establecidos
para realizar los cambios periódicos de contraseñas y
bloqueo automático de las mismas, que le permita prevenir
el repetido uso de contraseñas, tampoco cuenta con los
procedimientos de cierres automáticos de sesiones de
trabajo luego de determinado periodo de inactividad, de
acuerdo con el listado entregado por el área de Tecnología
de la Información que contiene los usuarios del QUIPU.
Se evidenciaron seis (6) usuarios con clave abierta a
pesar de que ya no laboran en la Universidad, es decir que
en cualquier momento pueden ingresar al aplicativo y
modificar la información.
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones
Evaluar y Socializar los
procedimientos de gestión de
cambios y plan de contingencia
Esta situación
obedece a
deficiencias en el
diseño de
controles en la
administración de
usuarios en los
sistemas de
información
154 22 02 001
SEDE MANIZALES. Procedimientos Escritos TI.- El
Modelo Estándar de Control Interno MECI y las Norma
Técnica de Calidad, establecen que los controles y los
procedimientos deben estar documentados y socializados,
dado lo anterior se observa que los procedimientos:
gestión de cambios y plan de contingencia, adoptados por
la Universidad no han sido evaluados y socializados.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 4, lineamientos para
el uso y aprovechamiento de
las tecnologías de la
información y las
comunicaciones
Falta de
implementación
donde se
integren estos
sistemas.
Provocar
errores en la
información y
confiabilidad en
la misma en
cuanto a
exactitud en la
información
156 22 02 001
SEDE MANIZALES. Integración de Sistemas de
Información.- De los análisis efectuados se evidencia
que no existe integración en los aplicativos QUIPU -
SARA y QUIPU – BPUN.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 9, establece que la
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones propenderá
por la articulación e
integración de los diferentes
subsistemas de información
que se encuentren en
operación en la Universidad.
Falta de
implementación
donde se
integren estos
sistemas.
Provocar
errores en la
información y
confiabilidad en
la misma en
cuanto a
exactitud en la
información
Estandarización de la
plataforma tecnológica a nivel
de versión de bases de datos
del Sistema de información
financiera QUIPU
Posibilitar la implementación de
esquemas de integracion entre
el Sistema de informacioó
Financiero y los demas
aplicativos de la Universidad.
Centro de Informática y
Comunicaciones Sede
Palmira
57
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Elaboración de
propuesta para la
remodelación del Centro
de Informática y
Comunicaciones.
Propuesta 1 15/09/2011 01/03/2012 24 0 0% 0 0 0
Remitir los estudios de
viabilidad técnica y
financiera de la
propuesta a la
Vicerrectoría, para la
respectiva validación y
aprobación del mismo.
Informe de
Viabilidad1 01/03/2012 15/03/2012 2 0 0% 0 0 0
Configuración del Servidor
Proxy (permite el acceso a
internet) para bloquear el
acceso a redes sociales, y
descargas de software.
Informe de
Configuración1 04/08/2011 30/10/2011 12 1 100% 12 12 12 ACCION CUMPLIDA
Actualización de
accesos restringidos en
el Servidor Proxy
Informe de los sitios
bloqueados1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Revisiòn de los procedimientos
relacionados con el Subproceso
GESTIÓN DE CONTINUIDAD
Y RECUPERACIÓN DE LOS
SERVICIOS DE
INFORMÁTICA Y
COMUNICACIONES, para la
creación de un reglamento del
centro de cómputo,
Minimizar riesgos de seguridad
en el centro de cómputo, tanto
como para las personas como
para los equipos y la
información.
Coordinador de
Informática y
Comunicaciones Sede
Orinoquía
Elaboración de un
reglamento para el
centro de cómputo,
asociado a bitácora de
ingreso de usuarios
Reglamento para el
centro de computo
1 14/09/2011 31/12/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Controlar el ingreso de personal
no autoirizado al centro de
computo
Minimizar riesgos de seguridad
para las areas de informatica de
la sede
Coordinador de
Informática y
Comunicaciones Sede
Orinoquía
Elaboración de un
reglamento para el
centro de cómputo,
asociado a bitácora de
ingreso de usuarios
Reglamento para el
centro de cómputo1 14/09/2011 31/12/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Gestionar el avance del
proyecto de infraestructura que
incluye la construcción del
centro de cómputo, que ya se
encuentra en etapa de diseño
Director de Sede
Orinoquia
Ejecución proyecto de
infraestructura ( Meta
centro de cómputo)
Informe semestral
de Avance de
ejecución proyecto
de infraestructura (
Meta centro de
cómputo)
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Continuar con la ejecución del
proyecto de inversión de
Informática que considera en
sus objetivos para el 2012 la
instalación de dispositivos de
seguridad y control de acceso
en el centro de cómputo
Coordinador de
Informática y
Comunicaciones Sede
Orinoquía
Ejecución proyecto de
inversiòn Informàtica
(Consolidación centro de
còmputo)
Informe semestral
de Avance de
ejecución proyecto
de inversiòn
Informàtica
(Consolidación
centro de còmputo)
2 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Revisiòn de los procedimientos
relacionados con el Subproceso
GESTIÓN DE CONTINUIDAD
Y RECUPERACIÓN DE LOS
SERVICIOS DE
INFORMÁTICA Y
COMUNICACIONES, para la
creación de un reglamento del
centro de cómputo.
Garantizar la confiabilidad de la
información.
Coordinador de
Informática y
Comunicaciones Sede
Orinoquía
Elaboración de un
manual relacionado con
el procedimiento de
copias de seguridad de
la Sede.
Manual relacionado
con el
procedimiento de
copias de seguridad
de la Sede.
1 14/09/2011 31/12/2011 15 1 100% 15 15 15 ACCION CUMPLIDA
Elaborar propuesta de viabilidad
para la remodelación del
espacio físico asignado al
Centro de Informática y
Comunicaciones.
Analizar la viabilidad de
remodelar el espacio físico del
Centro de Informática y
Comunicaciones, con el fin de
cumplir con las especificaciones
técnicas.
160
Realizar los ajustes en el
Servidor Proxy de la Sede, que
restrinjan descargas de
software; incluyendo el acceso a
redes sociales en horarios
laborales.
Restringir el acceso a sitios
como redes sociales y mejorar
los filtros en los sistemas proxy
Centro de Informática y
Comunicaciones Sede
Palmira
158 22 02 002
SEDE PALMIRA. Seguridad Centro de cómputo.- En
cuanto a la seguridad física y ambiental del centro de
cómputo, la oficina no cuenta con condiciones de
seguridad física de acceso apropiadas; sin embargo,
presenta limitaciones de espacios, y las instalaciones
carecen de pisos falsos, sistemas detectores de incendio,
humo, gases, humedad, alarmas.
Provocar
errores en la
información y
confiabilidad en
la misma en
cuanto a
exactitud en la
información
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 3, políticas a nivel de
planeación, innovación y
prospectiva tecnológica de
informática y
comunicaciones,.
Debilidades en la
prevencion de
siniestros
naturales
Centro de Informática y
Comunicaciones Sede
Palmira
Provocar
riesgos en el
manejo y
confiabilidad de
la información.
Garantizar un adecuado nivel de
servicio de los sistemas de
información de la Sede.
22 02 002
SEDE ORINOQUIA. Seguridad Física Centro de
computo.- Se determinó que no existe reglamento para
su uso, ni bitácoras para el control de entradas al mismo,
adicionalmente el uso inicial de anexo al auditorio no se ha
eliminado por completo, permitiendo el acceso de personal
no autorizado. En cuanto a la seguridad ambiental, no se
cuenta con detectores de humo, sensores de movimiento,
sistemas de control de acceso con alarmas sonoras, ni
medidas de protección contra inundaciones. Y en relación
con la seguridad de las bases de datos se determinó que
no se utilizan formatos para soportar la elaboración del
procedimiento de generación y restauración de copias de
seguridad.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 8, directricesen
materia de seguridad y
respaldo de la información
Esta situación
obedece a
deficiencias en el
diseño de
controles en la
administración de
usuarios en los
sistemas de
información
Provocar
riesgos en el
manejo y
confiabilidad de
la información.
159 22 02 001
SEDE PALMIRA. Acceso a páginas no autorizadas.-
Durante la presente auditoría se evidenció que los
funcionarios del área de tesorería y de otras aéreas
pueden acceder, desde sus equipos de cómputo, a sitios
en internet que no han sido reportados como necesarios
para el desempeño de las funciones que realizan de
acuerdo con la misión de la Universidad Nacional de
Colombia, como lo son las redes sociales.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 8, directricesen
materia de seguridad y
respaldo de la información
Esta situación
obedece a
deficiencias en el
diseño de
controles en la
administración de
usuarios en los
sistemas de
información
58
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
1. Brindar capacitación a los
usuarios finales que operan la
funcionalidad de adquisiciones
en el registro, análisis y
seguimiento de la informscion
del SGF-QUIPU
Jefe Grupo Soporte
SGF-QUIPU Sede
Amazonía
1. Enviarles cronograma
de capacitaciones de
Introducción al SGF-
QUIPU ya programadas
para que se inscriban
Capacitacion 1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
2. Mejorar la revisión del
proceso de elaboracion de
ordenes contractuales en
terminos de contratacion
mediante el seguimiento
mensual de los documentos
Unidad Administrativa
Sede Amazonía
2. Realizar registro
mensual en acta sobre
las causales de
devolucion de las
ordenes contractuales.
Acta mensual 12 01/09/2011 01/09/2012 52 4 33% 17 0 0
Verificar por medio de pruebas
en el SGF-QUIPU, que este
muestre los mensajes de
advertencia necesarios para
que el usuario no anule ordenes
de pago que ya han sido
pagadas
Jefe Grupo Soporte
SGF-QUIPU Sede
Amazonía
Realizar pruebas
simulando el proceso
que debe seguir el
usuario para intentar
anular una orden de
pago ya cancelada,
verificando que se
presentan los mensajes
de advertencia
necesarios para que el
responsable de la
operación realice las
validaciones necesarias
en el proceso
Documento con
resultado de la
verificación
1 01/09/2011 01/06/2012 39 0 0% 0 0 0
Brindar capacitación a los
usuarios finales que operan la
funcionalidad de adquisiciones
en el registro, análisis y
seguimiento de la información
del SGF-QUIPU
Jefe Grupo Soporte
SGF-QUIPU Sede
Amazonía
Enviar el cronograma de
capacitaciones de
Introducción al SGF-
QUIPU ya programadas
para que se inscriban
Cronograma de
capacitaciones 1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Mejorar la revisión del proceso
de elaboracion de ordenes
contractuales en terminos de
contratacion mediante el
seguimiento mensual de los
documentos
Unidad Administrativa
Sede Amazonía
Realizar registro
mensual en acta sobre
las causales de
devolucion de las
ordenes contractuales.
Acta mensual 12 01/09/2011 01/09/2012 52 4 33% 17 0 0
Brindar capacitación a los
usuarios finales que operan la
funcionalidad de adquisiciones
en el registro, análisis y
seguimiento de la información
del SGF-QUIPU
Jefe Grupo Soporte
SGF-QUIPU Sede
Amazonía
Enviar cronograma de
capacitaciones de
Introducción al SGF-
QUIPU ya programadas
para que se inscriban
Cronograma de
capacitaciones 1 01/09/2011 31/12/2011 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Mejorar la revisión del proceso
de elaboracion de ordenes
contractuales
Unidad Administrativa
Amazonía
Realizar registro mensual
en acta sobre las ordenes
revisadas verificando que la
persona o cargo que se
haya designado como
interventor o supervisor sea
la que se designó en la
solicitud de orden
contractual
Acta mensual 12 01/09/2011 01/09/2012 52 4 33% 17 0 0
Lograr que los usuarios
responsables de la operación
realicen las validaciones y
requeridas en el proceso
SEDE AMAZONIA. Anulación de Órdenes de Pago
canceladas.- Se realizó un pago mayor al valor de la
ODS 167 del proyecto de bibliotecas, el mayor valor
pagado correspondía al anticipo del 15% $900.000 que
corresponde al anticipo del 15% el cual no fue descontado
del segundo pago realizado el 25/02/2010. Si bien
después se reintegro el valor el 27 de Julio de 2010 (5
meses después), la situación evidencia deficiencias en los
controles a la contratación que tiene el sistema QUIPU
dado que permitió anular una orden de pago que ya había
sido cancelada y así realizar un pago mayor al valor de la
orden, de igual manera, evidencia deficiencias en la
comunicación de las diferentes dependencias, dado que
cuentas por pagar anuló la Orden de pago por el anticipo,
pero esta no llegó a Tesorería, permitiendo que se girara
por un mayor valor.
161 22 02 001
SEDE AMAZONIA. Errores en el clausulado de las
órdenes de servicio.- Se encontraron diferencias en las
órdenes de prestación de servicios entre lo registrado en
la base de datos de QUIPU y el formato impreso con el
clausulado de acuerdo al siguiente detalle:
• ODS 42 del proyecto UN-SIMEGE III etapa: El Plazo de
la ODS en el formato impreso es de 10 días, siendo lo
correcto 10 meses, al consultar en el sistema se ven 300
días registrados de plazo, pero al imprimir se genera el
formato de 10 días.
• ODS 24 del proyecto Amazonía y su importancia en el
ámbito nacional e internacional: No son claras las
cláusula de identificación de las partes, ni, ni la de lugar de
ejecución, ni la supervisión, ni la de forma de pago, ni la
del plazo (no se sabe el tiempo de ejecución, consultando
en la base de datos se observa que el plazo es de 195
días). De igual manera, incluyeron una clausula de
garantía que no aplica al tipo de orden.
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 9, establece que la
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones propenderá
por la articulación e
integración de los diferentes
subsistemas de información
que se encuentren en
operación en la Universidad.
se presenta por las
deficiencias en el
sistema QUIPU,
dado que no
actualiza los
formatos para
imprimir de acuerdo
a lo registrado en la
base de datos,
teniendo los
funcionarios del
área de
contratación volver
a cargar la
información, para
alimentar la minuta
a imprimir con las
diferentes
cláusulas,
incrementando el
riesgo de error
Doble proceso
de cargue de
información del
QUIPU que son
la causa de los
errores en los
clausulados de
las ODS
impresos
Lograr que los usuarios
responsables de la operación
realicen las validaciones y
requeridas en el proceso
163 22 02 001
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 9, establece que la
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones propenderá
por la articulación e
integración de los diferentes
subsistemas de información
que se encuentren en
operación en la Universidad.
Se evidencia
deficiencias en el
sistema QUIPU,
dado que el
sistema no puede
asignar
automáticamente
un interventor,
dado que esto
depende de las
características
propias de las
diferentes
ordenes
contractuales,
Genera que se
sobrecargue de
funciones al
Jefe
administrativo.
Lograr que los usuarios
responsables de la operación
realicen las validaciones y
requeridas en el proceso
SEDE AMAZONIA. Interventor designado por el
Sistema QUIPU.- En las ordenes de servicio 93, 95, 96,
97, 98, 99, 101 y 103 del proyecto académico, se
encontró que esta nombrada como interventora la Jefe
Administrativa de la sede, pero existe una cláusula
adicional donde menciona la designación de un supervisor
diferente, en las órdenes de pago se evidencia como labor
de interventoría / supervisión solamente la certificación de
cumplido de actividades realizada por el Supervisor de la
segunda clausula, pero no se evidencia actuaciones del
interventor designado en la primera clausula. Esta
situación se presenta por deficiencias en la etapa
precontractual que no se aclara cual es el interventor más
idóneo para la orden y porque el sistema QUIPU
automáticamente trae como interventor al jefe
administrativo .
162 22 02 001
El Acuerdo 046 de 2009,
artículo 9, establece que la
Dirección Nacional de
Informática y
Comunicaciones propenderá
por la articulación e
integración de los diferentes
subsistemas de información
que se encuentren en
operación en la Universidad.
Se evidencia que
el sistema
QUIPU permite la
anulación de
ordenes de pago
que ya han sido
pagadas
Riesgo no
contemplado
por la entidad
59
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
División Nacional de
Contabilidad
Memorando indicando el
hallazgo de la Contraloria y
para solicitar tomar las
acciones pertinentes al
elaborar los acuerdos de
voluntades para garantizar
la razonabilidad y
confiabilidad de la
información contable.
Documento escrito 1 01/08/2011 31/12/2011 22 1 100% 22 22 22 ACCION CUMPLIDA
División Nacional de
Contabilidad
Socializar por medio
escrito los aspectos a
tener en cuenta en la
elaboración de los
contratos para lograr el
reconocimietno contable
adecuado.
Documento escrito 1 01/08/2011 31/12/2011 22 1 100% 22 22 22 ACCION CUMPLIDA
Revisión de las claúsulas
contractuales definidas al
interior del SGF-QUIPU
Analizar la pertinencia del
clausuado contractual definido
al interior del SGF-QUIPU
Division Nacional de
Servicios
Administrativos
Realizar diagnóstico de
la pertinencia de las
claúsulas contractuales
definidas al interior del
SGF-QUIPU
Documento
diagnóstico1 01/09/2011 15/04/2012 32 0 0% 0 0 0
Identificar la composición de la
Cartera correspondiente a
Préstamo a Estudiantes para
informar a la Oficina de
Contabilidad
Establecer la composición de la
cartera de Préstamo a
estudiantes según su
antigüedad, y elaborar informe
para Oficina de contabilidad
Dirección de Bienestar
Universitario Sede
Palmira.
Elaborar y enviar
Informe a la Oficina de
contabilidad. Informe
desarrollado y
entregado
1 01/09/2011 30/10/2011 8 1 100% 8 8 8 ACCION CUMPLIDA
Registrar los valores que por su
antigüedad y morosidad deben
ser reclasificados de la
subcuenta Préstamos
concedidos por entidades no
financieras (14707301), a la
subcuenta Deudas de difícil
recaudo - préstamos por
entidades no financieras
(1475904)
Reflejar en los estados
financieros la composición real
del grupo Deudores, de tal
forma que cumplan con las
características de razonabilidad
y confiabilidadContabilidad Sede
Palmira
Reclasificar en la cuenta
de difícil cobro la
información suministrada
por el área de Bienestar
Universitario, de acuerdo
a la normatividad
establecida.
Reportes de la
reclasificación1 01/09/2011 31/07/2012 48 1 100% 48 0 0 ACCION CUMPLIDA
Consultar a la
Contaduría General de la
Nación sobre la
clasificación de la
Universidad de acuerdo
a la Ley 1371/2009.
Oficio de consulta 1 01/07/2011 31/12/2011 26 1 100% 26 26 26 ACCION CUMPLIDA
Solicitar mesas de
trabajo a la Contaduría
General de la Nación.
Mesa de trabajo 1 01/07/2011 31/12/2011 26 1 100% 26 26 26 ACCION CUMPLIDA
Area Contable Fondo
Pensional UN
Realizar los registros
contables en aplicación a
los establecido por la
Contaduría General de la
Nación.
Comprobante
contable1 01/01/2012 28/02/2012 8 0 0% 0 0 0
165 1801002
Una vez se cuente con el
pronunciamiento de la
Contaduría General de la
Nación sobre la clasificación de
la Universidad en el tema
pensional, se dará aplicación y
se harán los registros
correspondientes
Unificar el criterio para el
reconocimiento y registro
contable respecto al pasivo
pensional de la Universidad y
hacer los registros
correspondientes
División Nacional de
Contabilidad
CONSOLIDADO UN.- Pasivos estimados – provisión
para pensiones (2720).- Se presenta incumplimiento a
los procedimientos de la CGN para el registro y revelación
del cálculo actuarial de los fondos de reserva que
establece que entre el año 1 y 10, se reconoce y revela
dentro del pasivo estimado; y que el valor del cálculo
actuarial proyectado del año 11 en adelante, se reconoce
y revela en cuentas de orden, de igual manera no se
amortizó el valor correspondiente del pasivo corriente a
pagar en el año 2011.
Socializar a la División Nacional
de Servicios Administrativos y a
las areas de contratación en las
sedes y unidades especiales, el
impacto en los estados
contables al definir las clausulas
contractuales.
Garantizar desde la fuente
primaria de la información
(contratación) la claridad en los
conceptos que permitan el
adecuado reconocimiento
contablenumerales 116 y 119 del
régimen de contabilidad
pública
el contrato no
establece
claramente la
calidad en la cual
se entrega el
recurso en el
primer pago
166
164 1801002
CONSOLIDADO UN. Anticipos y avances (1420).- En
la ODC 173 de 2010 existe un solo pago del 18/de febrero
de 2011 por valor de $30 millones el cual se efectuó
contra entrega del cronograma de actividades a ejecutar y
que se contabilizó directamente al gasto, siendo no
procedente por cuanto no hay ejecución real de la orden
de compra. De otra parte, según la garantía presentada y
aprobada, el recurso entregado tiene la calidad de anticipo,
por lo que debió contabilizarse en la cuenta de Deudores y
no al Gasto.
subestimación
de los
deudores,
subcuenta
anticipos y
sobrestimación
de los gastos
1801002
el numeral 46 del capitulo VIII
del libro II Manual de
procedimientos de la
Contaduría General de la
Nación
deficiencias en el
registro,
actualización,
revelación y
amortización del
pasivo pensional
Afectación de la
razonabilidad
de los Estados
Financieros
CONSOLIDADO UN. Deudas de difícil recaudo –
Préstamos concedidos por entidades no financieras
(14759004), Provisión préstamos concedidos por
entidades no financieras (14809004).- Realizada la
revisión de la Cartera por prestamos concedidos a
estudiantes que equivale al 70.18% del total de deudores
(14707301 y 14759004) y aplicando el método y criterio
general con base en los rangos de antigüedad para la
cartera exigible para estos deudores se determinó los
valores a provisionar en la sede Bogotá, En la Sede de
manizale sno se evidencia constitución de cuentas de
dificil cobro, en Palmira no se identifican las cuentas de
dificil cobro.
artículo 1° de la resolución
768 de 26 de noviembre de
2009 de la Gerencia Nacional
Administrativa y Financiera de
la Universidad Nacional.
debilidades en el
registro de la
composición de
la cuenta
Deudores, lo cual
no refleja la
composición real
del grupo
incidir en la
toma de
decisiones que
con respecto a
la recuperación
de Cartera debe
implementar la
entidad.
8. EVALUACION FINANCIERA Y DE ESTADOS CONTABLES
60
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
División Nacional de
Contabilidad
Efectuar el análisis del
informe de procesos
judiciales reportados por
las oficinas juridicas de
las sedes y unidades
especiales frente al
instructivo para el
registro de los procesos
judiciales.
Identificar los aspectos
en los cuales hay
confusión en la
terminologia utilizada
tanto por juridica como
por contabilidad
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
División Nacional de
Contabilidad
Socializar a las areas
contables las
inconsistencias a fin de
identificar las dificultades
y concertar las
actividades a seguir.
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
Seccion de contabilidad
sede Bogota
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Medellin
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Palmira
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Amazonia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
167 1801002
CONSOLIDADO UN. Cobros judiciales (2460).- Se
estableció una subestimación de la cuenta de Créditos
Judiciales por valor de $14.5 millones, esta diferencia
corresponde a dos procesos en contra de la universidad
con sentencia definitiva en contra por $15.2 millones, y un
proceso que no tiene en la base de datos la Oficina
Jurídica Nacional por valor de $0.7
millones.
el numeral 3 del
Procedimiento Contable del
Régimen de Contabilidad
Pública
Deficiencias en
lla comunicación
entre las areas de
contabilidad y
juridica.
subestimación
de la cuenta de
Créditos
Judiciales
61
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Orinoquia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede Caribe
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Division Nacional
Financiera y
Administrativa Unisalud
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 2 100% 15 0 0 ACCION CUMPLIDA
Fondo Pensional
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Oficina Financiera y
administrativa Editorial
UN
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad Unimedios
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
División Nacional de
Contabilidad
Efectuar el análisis del
informe de procesos
judiciales reportados por
las oficinas juridicas de
las sedes y unidades
especiales frente al
instructivo para el
registro de los procesos
judiciales.
Identificar los aspectos
en los cuales hay
confusión en la
terminologia utilizada
tanto por juridica como
por contabilidad
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
División Nacional de
Contabilidad
Socializar a las areas
contables las
inconsistencias a fin de
identificar las dificultades
y concertar las
actividades a seguir.
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
167
168 1801002
CONSOLIDADO UN. Provisión para contingencias
(2710).- Revisada los listados de procesos judiciales y
conciliaciones extrajudiciales en contra remitida por la
Oficina Jurídica Nacional, se clasificó cuales tienen alto
riesgo de ser pagados por estar fallos en primera instancia
en contra de la Universidad se determinó las diferencias
presentadas en la Tabla Nº 82. De acuerdo a lo anterior,
se estableció una subestimación de las provisiones para
contingencias en $421.5 millones.
numeral 3 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Deficiencias en la
comunicación
entre las áreas
de contabilidad y
jurídica.
subestimación
de las
provisiones
para
contingencias
1801002
CONSOLIDADO UN. Cobros judiciales (2460).- Se
estableció una subestimación de la cuenta de Créditos
Judiciales por valor de $14.5 millones, esta diferencia
corresponde a dos procesos en contra de la universidad
con sentencia definitiva en contra por $15.2 millones, y un
proceso que no tiene en la base de datos la Oficina
Jurídica Nacional por valor de $0.7
millones.
el numeral 3 del
Procedimiento Contable del
Régimen de Contabilidad
Pública
Deficiencias en
lla comunicación
entre las areas de
contabilidad y
juridica.
subestimación
de la cuenta de
Créditos
Judiciales
62
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Seccion de contabilidad
sede Bogota
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Medellin
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Palmira
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Amazonia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Orinoquia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede Caribe
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Division Nacional
Financiera y
Administrativa Unisalud
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 2 100% 15 0 0 ACCION CUMPLIDA
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
168 1801002
CONSOLIDADO UN. Provisión para contingencias
(2710).- Revisada los listados de procesos judiciales y
conciliaciones extrajudiciales en contra remitida por la
Oficina Jurídica Nacional, se clasificó cuales tienen alto
riesgo de ser pagados por estar fallos en primera instancia
en contra de la Universidad se determinó las diferencias
presentadas en la Tabla Nº 82. De acuerdo a lo anterior,
se estableció una subestimación de las provisiones para
contingencias en $421.5 millones.
numeral 3 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Deficiencias en la
comunicación
entre las áreas
de contabilidad y
jurídica.
subestimación
de las
provisiones
para
contingencias
63
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Fondo Pensional
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Oficina Financiera y
administrativa Editorial
UN
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad Unimedios
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
División Nacional de
Contabilidad
Efectuar el análisis del
informe de procesos
judiciales reportados por
las oficinas juridicas de
las sedes y unidades
especiales frente al
instructivo para el
registro de los procesos
judiciales.
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
División Nacional de
Contabilidad
Socializar a las areas
contables las
inconsistencias a fin de
identificar las dificultades
y concertar las
actividades a seguir.
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
Seccion de contabilidad
sede Bogota
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Medellin
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Palmira
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
numeral 2 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Deficiencias en la
comunicación
entre las areas de
contabilidad y
juridica.
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
169 1801002
CONSOLIDADO UN. Derechos contingentes, litigios y
mecanismos alternativos de solución de conflictos
(8120).- Revisada los listados de procesos judiciales y
conciliaciones extrajudiciales a favor que no se
encuentran todavía con sentencia definitiva, se
encuentran las diferencias presentadas en la Tabla Nº 83.
De acuerdo a lo anterior se presenta una subestimación
de la cuenta 8120 Derechos contingentes – Litigios y
mecanismos alternativos de solución de conflictos por
valor de $4.377.5 millones. Esta situación va en contravía
del numeral 2 del Procedimiento Contable del Régimen de
Contabilidad Pública, en relación con el Reconocimiento y
Revelación de los Procesos Judiciales, Laudos
Arbítrales, Conciliaciones extrajudiciales y Embargos
decretados y ejecutados
Subestimación
de la cuenta
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
168 1801002
CONSOLIDADO UN. Provisión para contingencias
(2710).- Revisada los listados de procesos judiciales y
conciliaciones extrajudiciales en contra remitida por la
Oficina Jurídica Nacional, se clasificó cuales tienen alto
riesgo de ser pagados por estar fallos en primera instancia
en contra de la Universidad se determinó las diferencias
presentadas en la Tabla Nº 82. De acuerdo a lo anterior,
se estableció una subestimación de las provisiones para
contingencias en $421.5 millones.
numeral 3 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Deficiencias en la
comunicación
entre las áreas
de contabilidad y
jurídica.
subestimación
de las
provisiones
para
contingencias
64
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Amazonia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Orinoquia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede Caribe
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Division Nacional
Financiera y
Administrativa Unisalud
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 2 100% 15 0 0 ACCION CUMPLIDA
Fondo Pensional
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Oficina Financiera y
administrativa Editorial
UN
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad Unimedios
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
División Nacional de
Contabilidad
Efectuar el análisis del
informe de procesos
judiciales reportados por
las oficinas juridicas de
las sedes y unidades
especiales frente al
instructivo para el
registro de los procesos
judiciales.
Identificar los aspectos
en los cuales hay
confusión en la
terminologia utilizada
tanto por juridica como
por contabilidad
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
numeral 2 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Deficiencias en la
comunicación
entre las areas de
contabilidad y
juridica.
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
Deficiencias en la
comunicación
entre las areas de
contabilidad y
juridica.
sobrestimación
de las
provisiones
para
contingencias
CONSOLIDADO UN. Responsabilidades contingentes
– litigios y mecanismos alternativos de solución de
conflictos (9120).- Revisada los listados de procesos
judiciales y conciliaciones extrajudiciales en contra
notificados que no se encuentran todavía con fallo en
contra o que tiene fallo en primera instancia a favor de la
UN contra la cuenta de Responsabilidades contingentes –
litigios y mecanismos alternativos de solución de
conflictos.
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
numeral 3 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
169 1801002
CONSOLIDADO UN. Derechos contingentes, litigios y
mecanismos alternativos de solución de conflictos
(8120).- Revisada los listados de procesos judiciales y
conciliaciones extrajudiciales a favor que no se
encuentran todavía con sentencia definitiva, se
encuentran las diferencias presentadas en la Tabla Nº 83.
De acuerdo a lo anterior se presenta una subestimación
de la cuenta 8120 Derechos contingentes – Litigios y
mecanismos alternativos de solución de conflictos por
valor de $4.377.5 millones. Esta situación va en contravía
del numeral 2 del Procedimiento Contable del Régimen de
Contabilidad Pública, en relación con el Reconocimiento y
Revelación de los Procesos Judiciales, Laudos
Arbítrales, Conciliaciones extrajudiciales y Embargos
decretados y ejecutados
Subestimación
de la cuenta
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
170 1801002
65
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
División Nacional de
Contabilidad
Socializar a las areas
contables las
inconsistencias a fin de
identificar las dificultades
y concertar las
actividades a seguir.
Documento de
observaciones1 01/09/2011 31/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
Seccion de contabilidad
sede Bogota
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Medellin
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Palmira
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Amazonia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Orinoquia
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede Caribe
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Division Nacional
Financiera y
Administrativa Unisalud
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 2 100% 15 0 0 ACCION CUMPLIDA
Fondo Pensional
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 0 0% 0 0 0
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
Deficiencias en la
comunicación
entre las areas de
contabilidad y
juridica.
sobrestimación
de las
provisiones
para
contingencias
CONSOLIDADO UN. Responsabilidades contingentes
– litigios y mecanismos alternativos de solución de
conflictos (9120).- Revisada los listados de procesos
judiciales y conciliaciones extrajudiciales en contra
notificados que no se encuentran todavía con fallo en
contra o que tiene fallo en primera instancia a favor de la
UN contra la cuenta de Responsabilidades contingentes –
litigios y mecanismos alternativos de solución de
conflictos.
numeral 3 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
170 1801002
66
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Oficina Financiera y
administrativa Editorial
UN
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad Unimedios
Elaborar conciliación y
realizar las gestiones
necesarias para
minimizar las
inconsistencias, en
coordinación con las
áreas juridicas de las
sedes y unidades
especiales.
Conciliación de los
procesos judiciales
con corte a
septiembre y
diciembre de 2011
2 01/10/2011 15/01/2012 15 1 50% 8 0 0
Seccion de contabilidad
sede Bogota
Elaborar el análisis de la
correlación de los
ingresos y costos de
extensión para la
vigencia 2011 y
evidenciar el resultado
en las notas a los
estados contables
Hojas de trabajo 1 01/09/2011 15/01/2012 19 0 0% 0 0 0
Seccion de contabilidad
sede Medellin
Elaborar el análisis de la
correlación de los
ingresos y costos de
extensión para la
vigencia 2011 y
evidenciar el resultado
en las notas a los
estados contables
Hojas de trabajo 1 01/09/2011 15/01/2012 19 0 0% 0 0 0
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Elaborar el análisis de la
correlación de los
ingresos y costos de
extensión para la
vigencia 2011 y
evidenciar el resultado
en las notas a los
estados contables
Hojas de trabajo 1 01/09/2011 15/01/2012 19 0 0% 0 0 0
Seccion de contabilidad
sede Palmira
Elaborar el análisis de la
correlación de los
ingresos y costos de
extensión para la
vigencia 2011 y
evidenciar el resultado
en las notas a los
estados contables
Hojas de trabajo 1 01/09/2011 15/01/2012 19 0 0% 0 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Amazonia
Elaborar el análisis de la
correlación de los
ingresos y costos de
extensión para la
vigencia 2011 y
evidenciar el resultado
en las notas a los
estados contables
Hojas de trabajo 1 01/09/2011 15/01/2012 19 0 0% 0 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede
Orinoquia
Elaborar el análisis de la
correlación de los
ingresos y costos de
extensión para la
vigencia 2011 y
evidenciar el resultado
en las notas a los
estados contables
Hojas de trabajo 1 01/09/2011 15/01/2012 19 0 0% 0 0 0
Unidad administrativa -
contabilidad sede Caribe
Elaborar el análisis de la
correlación de los
ingresos y costos de
extensión para la
vigencia 2011 y
evidenciar el resultado
en las notas a los
estados contables
Hojas de trabajo 1 01/09/2011 15/01/2012 19 0 0% 0 0 0
División Nacional de
Contabilidad
Evidenciar en las Notas
consolidadas a los
Estados Contables el
seguimiento realizado a
los ingresos y costos de
extension de acuerdo a
lo infromado por las
sedes
Notas a los estados
financieros a
diciembre de 2011
1 01/01/2012 15/02/2012 6 0 0% 0 0 0
Verificar que exista
correlatividad entre los ingresos
y los costos de extensión para
la vigencia 2011
Garantizar el cumplimiento del
principio de asociación entre los
ingresos y costos de extensión
en la Universidad
CONSOLIDADO UN. Correlación costos - ingresos.-
Como resultado del análisis del comportamiento de los
Costos por Servicios de Educación no formal – Formación
extensiva, se observa un incremento atípico y
desproporcionado en el 2010 de los costos comparado
con el incremento de los ingresos por venta de servicios
de dichos conceptos, mientras los costos por venta de
estos servicios educativos aumentaron en un 31.2%, lo
ingresos por estos conceptos aumentaron en 1%.
Unificar criterios entre las áreas
de juridica y contabilidad a fin de
reconocer adecuadamente los
procesos judiciales en contra y
a favor de la Universidad
Deficiencias en la
comunicación
entre las areas de
contabilidad y
juridica.
sobrestimación
de las
provisiones
para
contingencias
parágrafo 118 del numeral 8
del Plan General de
Contabilidad Pública
Deficiencias en la
aplicación del
principio de
asociación entre
costos e
ingresos.
CONSOLIDADO UN. Responsabilidades contingentes
– litigios y mecanismos alternativos de solución de
conflictos (9120).- Revisada los listados de procesos
judiciales y conciliaciones extrajudiciales en contra
notificados que no se encuentran todavía con fallo en
contra o que tiene fallo en primera instancia a favor de la
UN contra la cuenta de Responsabilidades contingentes –
litigios y mecanismos alternativos de solución de
conflictos.
numeral 3 del Procedimiento
Contable del Régimen de
Contabilidad Pública
Mantener comunicación
permanente entre las áreas de
jurídica y contabilidad en la
sedes y unidades y a Nivel
Nacional, homogenizando el
lenguaje utilizado por las dos
áreas
171 1801002incertidumbre
en los costos
170 1801002
67
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Realizar Actas de
verificación trimestral en
las cuales se evidencie
que no hay partidas con
más de 60 días de
antigüedad en las
tesorerías de la Sede
Bogotá
Acta 4 01/09/2011 01/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Realizar seguimiento con
las tesorerías de la Sede
Bogotá que evidencien
atraso en sus partidas
por registrar
Conciliaciones 8 01/09/2011 01/09/2012 52 5 63% 33 0 0
División Administrativa y
Financiera Sede Bogotá
Realizar reuniones de
seguimiento con las
tesorerías de la Sede
que evidencien un atraso
representativo (volumen,
antigüedad,
identificación y gestión)
en sus partidas por
registrar
Actas 2 01/09/2011 01/09/2012 52 0 0% 0 0 0
Division Administrativa y
Financiera Sede Bogotá
Solicitar a la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa las
directrices para la
amortización de
anticipos sin facturas,
por incumplimiento de
contrato y/o terminación
unilateral del mismo.
Directriz 1 01/10/2011 01/09/2012 48 0 0% 0 0 0
Sección de Contabilidad
Sede Bogotá
Aplicar la directriz
generada por la
Gerencia Nacional
Administrativa y
Financiera
Registro 1 01/10/2011 01/09/2012 48 0 0% 0 0 0
División Administrativa y
Financiera Sede Bogotá
Verificar el cumplimiento
y la aplicación de las
directrices establecidas
por la Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Informe 1 01/10/2011 01/09/2012 48 0 0% 0 0 0
Oficina de Planeación
Institucional y del
Territorio
Evaluar las ordenes de
servicio relacionadas por
la CGR, determinando
cuales corresponden a
obra nueva, adición o
mejora y/o reparación o
mantenimiento.
Informe 1 01/10/2011 01/09/2012 48 0 0% 0 0 0
Sección de Contabilidad
Realizar el ajuste
contable de acuerdo a la
información remitida por
la Oficina de Planeación.
Registro 1 01/10/2011 01/09/2012 48 0 0% 0 0 0
Dirección de Gestión
Emitir las directrices para
el manejo y control de
las Obras Civiles
Circular 1 01/01/2012 31/03/2012 13 0 0% 0 0 0
Dirección de Gestión
Emitir circular donde se
den directrices para el
manejo y control de los
bienes entregados en
comodato
Circular 1 01/10/2011 30/12/2011 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Oficina Nacional de
Planeación y del
territorio
Efectuar revisión, hacer
seguimiento y remitir
informe a la Sección de
Inventarios y Almacén
de los bienes inmuebles
de propiedad de la
Universidad Nacional de
Colombia entregados en
comodato.
informe 1 01/10/2011 01/06/2012 35 0 0% 0 0 0
Registrar el contrato de
comodato suscrito entre
la Universidad Nacional
de Colombia y la Caja de
Previsión Social en
Liquidación
Registro 1 15/06/2012 30/09/2012 15 0 0% 0 0 0
Reconocer en los Estados
Financieros el concepto de
comodato
Subestimación
del activo174 1801002
Revelar la realidad económica
de la Sede Bogotá en sus
Estados Financieros
1801002
SEDE BOGOTA. Avances y anticipos (1420).- Se
encuentra una sobrestimación en la cuenta de deudores
por $71.8 millones de la cuenta de Anticipos en la
facultad, al encontrarse anticipos de la vigencia 2006 que
no se han legalizado a la fecha, correspondientes al
proyecto 30202006732
de Interventoría de Proyectos de Vivienda de Interés
Social Rural en Convenio interadministrativo suscrito con
el Banco Agrario.
del numeral 8 del Titulo II del
Plan General de Contabilidad
Pública y los procedimientos
N-PR-12002005 referido al
Seguimiento y control y el N-
PR-12002007 de liquidación,
del proceso de Adquisición de
bienes y servicios
deficiencias en la
labor de
supervisión del
interventor de
estas ordenes
sobrestimación
en la cuenta de
deudores
Fortalecer los mecanismos que
garanticen el reconocimiento
adecuado de los conceptos de
obra nueva, adición o mejora y/o
reparación o mantenimiento, de
acuerdo a la normatividad que
regula los bienes inmuebles,
tanto interna como externa.
Implementar, socializar y aplicar
políticas institucionales para el
manejo y control de los avances
y anticipos.
175
173
SEDE BOGOTA. Edificaciones (1640), bienes y
servicios pagados por anticipado (1905).- Revisada
las ordenes de prestación de servicio tomadas de muestra
del proyecto de Infraestructura, se encontró que las
erogaciones con cargo a obras especificas
como el nuevo edificio de Doctorados, el nuevo edificio de
la facultad de enfermería, y cafeterías de las facultades
entre otras, se están contabilizando con
cargo al estado de actividad financiera, económica y social
(Costo o gasto) y no como un gasto anticipado para la
adquisición de bienes o un mayor valor del
activo de acuerdo al caso, contraviniendo el numeral 1 del
Capítulo III del manual de procedimientos de Contabilidad
Pública. En total se presenta una
subestimación del activo por $60,7 millones ($6.4 millones
de la cuenta 1640 y $54.3 millones de la cuenta 1905)
el numeral 1 del Capitulo III
del manual de procedimientos
de Contabilidad Pública
Deficiencias en
los mecanismos
de Control
Interno del area
de contabilidad
Seccion de tesorería
sede Bogotá
1801002
Realizar el oportuno registro en
libros de las transacciones
bancarias.
Revelar la realidad economica
de la Sede Bogotá en sus
Estados Financieros
Sección de Inventarios y
Almacén
Realizar seguimiento al proceso
de depuración y registro de
estas partidas
SEDE BOGOTA. Bienes inmuebles entregados en
comodato (192006).- Se presenta una subestimación de
la cuenta 192006 por valor de $2.918,9 millones que
corresponden al valor de las edificaciones que se
entregaron mediante Contrato de Comodato suscrito con
la Caja Nacional de Previsión social en liquidación con
ocasión de la firma del convenio interadministrativo 11 de
compra del lote destinado al Hospital Universitario, las
cuales fueron entregadas en comodato por 1 año, y a 31
de diciembre de 2010 todavía se encontraban en
administración de Cajanal.
numeral 8 del Titulo II del
Plan General de Contabilidad
Pública
Deficiencias en
los mecanismos
de Control
Interno del area
de contabilidad al
momento de
registro de los
hechos
economicos
subestimación
de la cuenta
Bienes
Inmuebles
entregados en
Comodato
Revelar la realidad económica
de la Sede Bogotá en sus
Estados Financieros
172 1801002
SEDE BOGOTA. Depósitos en instituciones (1110).-
Revisadas la conciliaciones bancarias, se encontraron
partidas con más de 60 días de antigüedad sin conciliar.
los parágrafos 1 y 2 del
artículo 4 de la Resolución
246 de la Gerencia Nacional
Financiera y Administrativa de
2008, los principios de
registro y periodo contable del
numeral 8 del Titulo II del
Plan General de Contabilidad
Pública.
fallas en los
mecanismos de
control interno de
las areas de
Contabilidad y
Tesorería que
permitan la
identificación
oportuna de los
recursos que
ingresan a las
cuentas
bancarias por
recaudo nacional
sobrestimación
de los ingresos
68
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Verificar semestralmente
el registro y estado de
los contratos de bienes
en comodato suscritos
por la Sede Bogotá
Informe 2 15/12/2011 15/12/2012 52 0 0% 0 0 0
176 1801002
SEDE MEDELLIN. Bienes y servicios pagados por
anticipado (1905).- Se detectó una sobrestimación de la
cuenta de Bienes+ y Servicios pagados por anticipado por
valor de $1.252,8 millones, que corresponden a un saldo
que viene de años anteriores y que no fue amortizado en
el transcurso de la vigencia 2010.
Esta situación contraviene el principio de Registro del
numeral 8 del Título II del Plan General de Contabilidad
Pública la dinámica del PGCP en la cuenta 1905
“Bienes y servicios pagados por anticipado”
numeral 8 del Titulo II del
Plan General de Contabilidad
Pública
Deficiencias en
los mecanismos
de Control
Interno del area
de contabilidad
Sobrestimación
de la cuenta
Ajustar la directriz para para
amortizar el valor de las
vacaciones pagadas por
anticipado.
Dar cumplimiento al numeral 8
del Titulo II del Plan General de
Contabilidad Pública
Division Nacional de
Contabilidad
Revisar el procedimiento
emitido por la Contaduría
General de la Nación de
acuerdo al Régimen de
Contabilidad Pública y
ajustar la directriz de
amortización definida en
la Circular DNC 80 de
2009
Documento escrito 1 01/09/2011 31/01/2012 22 1 100% 22 0 0 ACCION CUMPLIDA
Sección Financiera
(Grupo Contabilidad)
Sede Manizales
Búsqueda de
documentación soporte
Tabla de contenido
de documentos1 01/09/2011 31/10/2011 9 1 100% 9 9 9 ACCION CUMPLIDA
Sección Financiera
(Grupo Contabilidad)
Sede Manizales
Análisis de la
informaciónInforme 1 01/11/2011 30/12/2011 8 1 100% 8 8 8 ACCION CUMPLIDA
Sección de Bienes y
Suministros
Registro en el Sistema
de Bienes
Reporte de
registros1 01/01/2012 29/02/2012 8 0 0% 0 0 0
Sección Financiera
(Grupo Contabilidad)
Sede ManizalesAjuste Financiero Informe 1 01/03/2012 31/03/2012 4 0 0% 0 0 0
178 1801002
SEDE ORINOQUIA. Deudores por servicios
educativos (140701).- El 20% de las facturas de venta
de servicios por concepto de educación no formal y
extensiva, fueron anuladas durante el año 2010, como
consecuencia de solicitud por parte del contratante, ante la
ausencia de recursos para cancelarlas en las fechas
establecidas.
numeral 8 del Titulo II del
Plan General de Contabilidad
Pública
Deficiencias en
los mecanismos
de Control
Interno del area
de contabilidad
se genera
incertidumbre
contable en la
cuenta de
Deudores por
srvicios
Educativos
Fortalecer el mecanismos de
control interno de la facuración
Garantizar la expedición de
facturas y recaudo de la cartera
dentro de los plazos
establecidos.
Jefe Unidad
Administrativa y
Financiera
Capacitar al Director del
IEO y su equipo de
colaboradores, en la
socilaizacion del
procedimiento
establecido para
anulacion de facturas
Socialización 1 01/09/2011 30/07/2012 48 0 0% 0 0 0
Reforzar el mecanismo de
control por parte de la tesoreria
de la sede para garantizar el
cumplimiento de la legalización
de viaticos.
Diseño del tablero de
controlTablero de control 1 01/10/2011 31/10/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Realizar una verfificación
semanal por parte del tesorero
sobrel el cumplimiento del
procedimiento: Legalización de
Viaticos.
Realizar una
verfificación semanal por
parte del tesorero sobre
el cumplimiento del
procedimiento:
Legalización de Viáticos.
Reporte trimestral
del Tablero de
control actualizado
4 01/01/2012 31/12/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Separar
semestralmente el
residuo de acuerdo con
sus características
Listado de residuos
separados
2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
2. Mensualmente
verificar el rotulado el
recipiente para los
residuos peligrosos
Formato de registro
RP1. Información
de residuos
peligrosos en
almacenamiento
temporal
12 01/09/2011 30/08/2012 52 4 33% 17 0 0
3. Verificar
semestralmente la
implementación de los
procedimientos e
instructivos para el
manejo de residuos
peligrosos
Formatos y
registros de los
procedimientos 2 01/09/2011 30/08/2012 52 1 50% 26 0 0
4.Actualización mensual
del registro de residuos
generados
Reporte de
residuos peligrosos
generados 12 01/09/2011 30/08/2012 52 4 33% 17 0 0
Reconocer en los Estados
Financieros el concepto de
comodato
179 1801002
SEDE ORINOQUIA. Avances para viáticos y gastos
de viaje (142011).- En revisión realizada a las órdenes
de pago y comprobantes de egreso, se encontró que
varios de los avances realizados por concepto de viáticos,
no soportan la respectiva legalización, impidiendo
determinar el cumplimiento de la comisión respectiva.
numeral 7 del Titulo II del
Régimen de Contabilidad
Pública y al procedimiento N-
PR-12002005 referido al
Seguimiento y control del
proceso de Adquisición de
bienes y servicios
Deficiencias en
los mecanismos
de Control
Interno del area
de contabilidad
180
Jefe Unidad
Administrativa y
Financiera
9. GESTION AMBIENTAL
175
177 1801002
SEDE MANIZALES. Construcciones en curso (1615).-
La cuenta Construcciones en Curso, presenta saldo
contable por valor de $696,1 millones, el cual se informa
que está en proceso de identificación y depuración. Al no
evidenciarse soportes sobre el mismo se genera
incertidumbre en el valor asignado. Esta situación
contraviene la descripción y dinámica de la cuenta 1615
del Catalogo de Cuentas del Libro II del Manual de
Procedimientos de Contabilidad Pública.
descripción y dinámica de la
cuenta 1615 del Catalogo de
Cuentas del Libro II del
Manual de Procedimientos de
Contabilidad Pública
Deficiencias en
los mecanismos
de Control
Interno del area
de contabilidad
se genera
incertidumbre
en el valor
asignado
21 05 001
SEDE MANIZALES. Disposición de Residuos
Peligrosos.- No se encuentra evidencia de certificados
de disposición final de los residuos peligrosos generados
por los laboratorios de la Sede Manizales de la
Universidad Nacional de Colombia. Los residuos que
están próximos a ser dispuestos en la vigencia 2011, son
los resultantes de varios años de operación de los citados
laboratorios.
El Decreto 4741 del 30 de
diciembre de 2005, por el cual
se reglamenta parcialmente la
prevención y manejo de los
residuos o desechos
peligrosos generados en el
marco de la gestión integral,
en su Artículo 10
Se presenta por
deficiencias en
los mecanismos
de control
ambiental
encargados de
verificar el
cumplimiento de
lo Nnormado:
Coloca pone en
serio peligro la
salud y la vida
de los
estudiantes,
profesores y
personal
administrativo
de la Sede
Manizales.
1801002
Revelar la realidad economica
de la Sede Bogotá en sus
Estados Financieros
Sección de Inventarios y
Almacén
Continuar la depuración del
saldo contable de
Construcciones en Curso
Auxiliar Campus La Nubia
Registrar mensualmente en el
Sistema de Bienes y Servicios
los bienes no activados y
actualizar los saldos contables
1. Se continuará con la
implementación de las
actividades descritas en plan de
gestión integral de residuos
peligrosos elaborado y
entregado a la Corporación
Autónoma Regional de Caldas
mediante el oficio DAS- 1098
del 16 de Diciembre de 2010
Garantizar el retiro de los
residuos peligrosos dentro de
un plazo no superior a lo
establecido en el decreto 4741
de Diciembre de 2005
Dirección Administrativa
y Financiera Sede
Manizales
Garantizar la legalización de los
recursos entregados
correspondientes a viáticos.
SEDE BOGOTA. Bienes inmuebles entregados en
comodato (192006).- Se presenta una subestimación de
la cuenta 192006 por valor de $2.918,9 millones que
corresponden al valor de las edificaciones que se
entregaron mediante Contrato de Comodato suscrito con
la Caja Nacional de Previsión social en liquidación con
ocasión de la firma del convenio interadministrativo 11 de
compra del lote destinado al Hospital Universitario, las
cuales fueron entregadas en comodato por 1 año, y a 31
de diciembre de 2010 todavía se encontraban en
administración de Cajanal.
numeral 8 del Titulo II del
Plan General de Contabilidad
Pública
Deficiencias en
los mecanismos
de Control
Interno del area
de contabilidad al
momento de
registro de los
hechos
economicos
subestimación
de la cuenta
Bienes
Inmuebles
entregados en
Comodato
determinar el
cumplimiento
de la comisión
respectiva y
generando
incertidumbre
en la cuenta de
Anticipos y
Avances para
viaticos
69
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
5. Almacenar
temporalmente los
residuos en los lugares
dispuestos para estos en
cada laboratorio
Formato de registro
RP1. Información
de residuos
peligrosos en
almacenamiento
temporal
12 01/09/2011 30/08/2012 52 4 33% 17 0 0
6. Trasladar
semestralmente los
residuos hasta el centro
de acopio de residuos
peligrosos
Registro RP2.
Información de
residuos peligrosos
en el centro de
acopio
2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
7. Gestionar
semestralmente el retiro
y disposición final
adecuada de los
residuos peligrosos con
los gestores autorizados
por los entes regulatorios
Certificados de
disposición final de
residuos peligrosos 2 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
2. Solicitar aprobación ante el
Consejo de Sede de la
definición de las
responsabilidades de las
personas que tienen incidencia
sobre el manejo de residuos
peligrosos en la Sede.
Definir claramente la
responsabilidad que cada
miembro de la comunidad tiene
frente al adecuado manejo de
los residuos peligrosos
Presentación ante el
Consejo de Sede del
documento de
Estructura y
responsabilidades del
Sistema de Gestión
Ambiental Universidad
Nacional de Colombia
Sede Manizales, el cual
ya fue avalado por el
comité Ambiental de la
Sede en la sesión
realizada el 10 de Agosto
de 2011
Documento de
estructura y
responsabilidades
del Sistema de
Gestión Ambiental
Universidad
Nacional de
Colombia Sede
Manizales
1 01/09/2011 30/03/2012 30 1 100% 30 0 0 ACCION CUMPLIDA
3. Comunicar a los
responsables del manejo de los
residuos peligrosos su
responsabilidad frente al
cuidado del medio ambiente
Informar a cada miembro
encargado su responsabilidad
frente al adecuado manejo de
los residuos peligrosos.
Taller: Sensibilización
para la creación de
conciencia ambiental
para el adecuado manejo
de los residuos
peligrosos
Lista de asistencia
1 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Revisión anual de la
normatividad
Registro de
evaluación del
cumplimiento de los
requisitos legales
1 01/09/2011 30/08/2012 52 1 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
Análisis anual de la
aplicabilidad
Registro de
evaluación del
cumplimiento de los
requisitos legales
1 01/09/2011 30/08/2012 52 1 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
Informe anual al comité
ambiental sobre
variaciones en la
normatividad
Informe 1 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
1. Realizar seguimiento
en sitio con su
respectivo informe
Informe de
Seguimiento1 01/09/2011 30/08/2012 52 1 100% 52 0 0 ACCION CUMPLIDA
2. Comunicar informe de
seguimiento al comité
ambiental
Oficio remisorio con
el informe de
seguimiento
1 01/09/2011 30/08/2012 52 0 0% 0 0 0
Unidad Administrativa
Ciencias Humanas
Realizar el levantamiento
de las actividades que se
realizan en las Unidad
identificado las cargas
de trabajo existente
Matriz de
levantamiento de
informacion
1 31/10/2011 31/03/2012 22 0 0% 0 0 0
Analisis de la matriz de
levantamiento de la
informacion
Documento de
Analisis 1 31/03/2012 30/04/2012 4 0 0% 0 0 0
10. QUEJAS
Evaluar el cumplimiento de la
normatividad que aplica
4. Continuar con el
cumplimiento del procedimiento
sobre la revisión de la
normatividad y la aplicabilidad
en la Sede e informar a los
responsables sobre cualquier
variación que se presente.
180
Identificar que las cargas de
trabajo se encuentran
debidamente distruibidas de
acuerdo a los perfiles y
capacidades del personal de la
Unidad.
181 15 03 002
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS - SEDE
BOGOTA. Austeridad del Gasto.- Para las ODS 1423
y 33, y para la ODS 2120 se contrato para funciones de
Tesorería de la Facultad de Ciencias Humanas, teniendo
una persona de planta que funge como Tesorero y cumple
las mismas funciones. Esta contratación no está
debidamente justificada, dado que no hay una
comunicación de Talento Humano que indique la planta de
personal es insuficiente para garantizar el desarrollo de las
actividades de la Tesorería.
El numeral 3 del artículo 32
de la Ley 80 de 1993
Deficiencias en l
etapa
precontractual al
establecer las
necesidades de
contratación de la
Facultad
21 05 001
SEDE MANIZALES. Disposición de Residuos
Peligrosos.- No se encuentra evidencia de certificados
de disposición final de los residuos peligrosos generados
por los laboratorios de la Sede Manizales de la
Universidad Nacional de Colombia. Los residuos que
están próximos a ser dispuestos en la vigencia 2011, son
los resultantes de varios años de operación de los citados
laboratorios.
El Decreto 4741 del 30 de
diciembre de 2005, por el cual
se reglamenta parcialmente la
prevención y manejo de los
residuos o desechos
peligrosos generados en el
marco de la gestión integral,
en su Artículo 10
Se presenta por
deficiencias en
los mecanismos
de control
ambiental
encargados de
verificar el
cumplimiento de
lo Nnormado:
Coloca pone en
serio peligro la
salud y la vida
de los
estudiantes,
profesores y
personal
administrativo
de la Sede
Manizales.
Unidad Administrativa
Ciencias Humanas
Realizar un analisis de Cargas
de Trabajo que permita realizar
una distribucion de actividades
con el personal existente en la
Unidad
1. Se continuará con la
implementación de las
actividades descritas en plan de
gestión integral de residuos
peligrosos elaborado y
entregado a la Corporación
Autónoma Regional de Caldas
mediante el oficio DAS- 1098
del 16 de Diciembre de 2010
Garantizar el retiro de los
residuos peligrosos dentro de
un plazo no superior a lo
establecido en el decreto 4741
de Diciembre de 2005
Dirección Administrativa
y Financiera Sede
Manizales
Se desatiende
las políticas de
austeridad y
eficiencia del
gasto
5. Ejecutar auditoría al manejo
de residuos peligrosos en la
Sede
Dar cumplimiento a la
normatividad ambiental vigente
aplicable
70
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Verificar semestralmente y de
manera alaetoria que los
procesos contractuales se
realicen con politicas de
austeridad y eficiencia en el
gasto, asi como que se
identifique que no existe
personal de planta suficiente
para desarrollar las actividades
que se contratan.
Realizar una verificacion
semestral de manera
alaetoria en la cual se
verifique que los
procesos contractuales
se han realizado con
politicas de austeridad y
eficiencia en el gasto, asi
como que en la
justificacion se
encuentra identificado
que no existe personal
Informe aleatorio 2 01/10/2011 01/10/2012 52 0 0% 0 0 0
Desarrollar un taller de
socialización con el
personal de Unidad
Administrativa,
encargado de la
elaboración de contratos
u ordenes contractuales
de la Facultad
Taller 1 01/11/2011 31/12/2011 9 1 100% 9 9 9 ACCION CUMPLIDA
Realizar una revision
aleatoria de los procesos
precontractuales, con el
fin de evidenciar la
aplicación de los
diferentes criterios de
evaluacion aplicados.
Acta 2 01/01/2012 30/12/2012 52 0 0% 0 0 0
Desarrollar un taller de
socialización con el
personal de la Unidad
Administrativa,
encargado de las
actividades
contractuales
Taller 1 01/12/2011 31/12/2011 4 0 0% 0 0 4 ACCION CUMPLIDA
Realizar una revision
aleatoria de los procesos
precontractuales, con el
fin de evidenciar la
aplicación de los
diferentes criterios de
evaluacion aplicados.
Acta 2 01/01/2012 30/12/2012 52 0 0% 0 0 0
184 15 01 011
SEDE PALMIRA. Convocatoria para proveer el cargo
de asesor.- El análisis normativo enunciado en los
Párrafos anteriores tiene como propósito contextualizar y
definir las inconsistencias evidenciadas en la
Convocatoria para proveer el cargo Asesor 102-1 (Libre
Nombramiento y Remoción), las cuales se relacionan en
los literales a) a i) señalados en las páginas 343 y 344. de
donde se permite inferir la violación de los principios
contenidos en los artículos 3 y 12 literal b) del Decreto
Extraordinario 1210 de 1993, en lo que
respecta a los valores de la equidad, la justicia y la
responsabilidad.
inciso 4 del articulo 11 de la
resolución No. 1073 de 2010.
Se desconoció
los lineamientos
en materia de
ingreso a cargos
públicos por vía
de los concursos
de meritos
establecidos,
Se afecta no
solamente los
principios
constitucionales
como confianza
legítima, y la
moralidad
pública, sino
también
derechos
constitucionales
fundamentales
al debido
proceso, al
trabajo y a la
igualdad.
Implementar los lineamientos
definidos por la Dirección
Nacional de Personal para la
selección en los cargos de libre
nombramiento y remoción
(Resolución de Rectoría
No.1494 de 2009 o protocolos
de selección), según solicitud
de la Vicerrectoría de Sede.
Cumplir con los criterios
definidos, para garantizar la
transparencia en la selección de
cargos de libre nombramiento y
remoción.
Oficina de Personal
Sede Palmira
Implementar los
lineamientos definidos
por la Dirección Nacional
de Personal para la
selección en los cargos
de libre nombramiento y
remoción (Resolución de
Rectoría No.1494 de
2009 o protocolos de
selección), según
solicitud de la
Vicerrectoría de Sede.
Reportes
trimestrales de
implementación de
los lineamientos
establecidos
4 30/09/2011 30/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Unidad Administrativa
Ciencias Humanas183 14 01 005
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS - SEDE
BOGOTA. Selección Objetiva.- Con respecto a la
selección objetiva del contratista para las ODS 1423 y 33
2120, 770 y 2026, no se evidencia invitación a ofertar, no
se encuentra la recomendación suscrita por el Jefe de
contratación, ni la aceptación por parte del ordenador del
gasto.
articulo 29 , capitulo II
Ordenes Contractuales
Menores, del Manual de
Convenios
falta de vigilancia
y control del área
de contratación
tanto en la
evaluación y
verificación de
lores requisitos
exigidos por la
Universidad para
celebrar las
respectivas
órdenes, como
en la suscripción
de las mismas sin
los requisitos
plenos. De igual
manera, refleja
debilidades en los
procesos de
autocontrol de la
sede.
Suscripción de
las mismas sin
los requisitos
plenos
Fortalecer y retroalimentar el
proceso de revisión
precontractual, con el fin de que
cumpla con lo establecido en el
Manual de Convenios de
Contratos
Garantizar que previa a la
elaboración de las Ordenes de
Prestacion de Servicios, los
procesos se hayan realizado de
conformidad con los requisitos
previos a la contratacion
Detrimento al
patrimonio del
Estado por el
sobrecosto del
contrato
182 15 03 002
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS - SEDE
BOGOTA. Sobrecostos en la Contratación.- En las
ordenes contractuales 333 y 1423 se presenta un
sobrecosto, dado que en el numeral 3 de la circular 23 de
16 de junio de 2008 establece la determinación del valor a
pagar para técnico profesional es de 2.4 salarios mínimos
legales vigentes hasta 3 SMLV, que equivale a un máximo
de $1.545.000, lo que implica un sobrecosto en el pago
mensual de acuerdo al detalle expuesto en la página 332
del informe.
Numeral 3 de la Circular 23
de 2008 de la Dirección de
Sede Bogotá
Fallas en la labor
de interventoría y
se configura
Unidad Administrativa
Ciencias Humanas
181 15 03 002
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS - SEDE
BOGOTA. Austeridad del Gasto.- Para las ODS 1423
y 33, y para la ODS 2120 se contrato para funciones de
Tesorería de la Facultad de Ciencias Humanas, teniendo
una persona de planta que funge como Tesorero y cumple
las mismas funciones. Esta contratación no está
debidamente justificada, dado que no hay una
comunicación de Talento Humano que indique la planta de
personal es insuficiente para garantizar el desarrollo de las
actividades de la Tesorería.
El numeral 3 del artículo 32
de la Ley 80 de 1993
Deficiencias en l
etapa
precontractual al
establecer las
necesidades de
contratación de la
FacultadUnidad Administrativa
Ciencias Humanas
Realizar un analisis de Cargas
de Trabajo que permita realizar
una distribucion de actividades
con el personal existente en la
Unidad
Se desatiende
las políticas de
austeridad y
eficiencia del
gasto
Fortalecer en el proceso de
revisión precontractual, que la
Solicitudes, en los numerales 7
y 8 ccorrespondientes a plazo y
valor,esten de acuerdo con lo
establecido en la Circular 23 de
2008 y 07 de 2010.
Asegurar previa a la elaboración
de las Ordenes de Prestacion
de Servicios que cumpla con lo
establecido en la Normatividad
71
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
185 15 01 001
SEDE PALMIRA. Convocatorias Técnicos
Operativos y auxiliar administrativo.- En la Invitación
Externa Cargo Técnico Operativo- 408-03, se pudo
establecer que la UN Sede Palmira se permite invitar al
personal interesado para ocupar mediante provisionalidad
el cargo técnico operativo 408-03, cuyos requisitos
mínimos son formación técnica o tecnológica, más un
año de experiencia relacionada. Debe poseer
conocimientos en bases de datos, en aplicativos SIA,
creación y mantenimiento de estudio, asignaturas,
conocimientos a nivel intermedio en office, con capacidad
de diseñar recopilar elaborar, y validar información técnica,
conocimientos básicos en estadísticas.
Convocatoria direccionada por cuanto se exige
conocimientos en el aplicativo SIA (Sistema de
Información Académica) que es una aplicación
desarrollada por la universidad con el fin de ¨optimizar los
procesos académicos y administrativos en cada una de
sus sedes para los docentes, y personal
administrativo.Similar caso se presente en las
convocatorias 05.2010.006 (Técnico operativo con
experiencia en SARA), 05-2010.10 y 05-2010.11
(auxiliares administrativo con experiencia en QUIPU).
inciso 4 del articulo 11 de la
resolución No. 1073 de 2010.
Se desconoció
los lineamientos
en materia de
ingreso a cargos
públicos por vía
de los concursos
de meritos
establecidos,
Se afecta no
solamente los
principios
constitucionales
como confianza
legítima, y la
moralidad
pública, sino
también
derechos
constitucionales
fundamentales
al debido
proceso, al
trabajo y a la
igualdad.
Aplicar los perfiles definidos en
el manual de funciones de la
Resolución 1714 de 2010. el
cual contempla manual de
funciones.
Garantizar la aplicación de la
normatividad de la universidad
en procesos de vinculación de
personal Administrativo.
Oficina de Personal
Sede Palmira
Aplicar los perfiles
definidos en el manual
de funciones de la
Resolución 1714 de
2010. el cual contempla
manual de funciones.
Reportes
trimestrales de
aplicación de los
perfiles
establecidos
4 30/09/2011 30/09/2012 52 1 25% 13 0 0
Emitir una circular de
Vicerrectoría dando
instrucciones a los
responsables de proyectos de
extensión sobre la importancia
de reportar la información
relacionada con procesos
contables de manera oportuna
Mantener actualizadas las
cuentas por cobrar y las
cuentas de orden
Vicerrectoría de Sede
Emitir circular a los
directores de Proyectos
de Extensión
Circular 1 01/09/2011 30/10/2011 8 1 100% 8 8 8 ACCION CUMPLIDA
Reconocer contablemente los
hechos economicos según
circular emitida por vicerrectoria
de sede Manizales
Garantizar el reconocimiento
contable.
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Registrar contablemente
los hechos economicos
relacionados en el
hallazgo
Comprobante
contable1 01/01/2012 28/02/2012 8 1 100% 8 0 0
ACCION CUMPLIDA
Sección Financiera
Pedir la información de
créditos condonables a
la Vicerrectoría de
Investigación
Oficio trimestral de
solicitud de
información
4 01/09/2011 31/08/2012 52 1 25% 13 0 0
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Registrar contablemente
los hechos economicos
relacionados en el
hallazgo
Comprobante
contable1 01/01/2012 28/02/2012 8 0 0% 0 0 0
Sección Financiera
(Grupo Contabilidad)
Enviar oficio a la
Gerencia Nacional
Administrativa y
Finaciera para que
estudio el caso y emita la
correspondiente directriz
Oficio 1 15/09/2011 15/10/2011 4 1 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA
Seccion de contabilidad
sede Manizales
Registrar contablemente
los hechos economicos
relacionados en el
hallazgo
Comprobante
contable1 01/01/2012 28/02/2012 8 0 0% 0 0 0
18 01 002
Hallazgo 34- Bancos.- La Sede Manizales no tiene
contabilizadas las cifras adeudadas por la Gobernación
producto de las interventorías efectuadas, las cuales
ascienden a la suma de $542,5 millones por concepto de
interventoría prestada a la Gobernación de Caldas según
Convenio N°20122005-134; valor que subestima en el
mismo valor las Cuentas por Cobrar o las cuentas de
orden.
Régimen de Contabilidad
Pública Resolución 222 de
2007
PGCP Párrafo 117, Principio
de Causación
Párrafo 122. Revelación.
Normas Técnicas relativas a
los deudores, Párrafo 154
Dicha situación se
origina en las
deficiencias de los
canales de
comunicación entre
las dependencias
que interactúan en
el proceso (Jurídica-
Financiera); hecho
que se presenta por
la no aplicación de
los procedimientos
establecidos en el
Régimen de
Contabilidad
Pública y
específicamente lo
relacionado con las
Normas Técnicas
Relativas a los
Subestimacuón
en las Cuentas
por Cobrar o las
cuentas de
orden.
186
Solicitar trimestralmente la
información a la Vicerrectoría de
Investigaciones relacionada con
préstamos condonables de
Colciencias para realizar la
contabilización correspondiente
18 01 002
Hallazgo 37.- Deudores - Cuenta Préstamos
Condonables – Colciencias.- La entidad contabiliza
préstamos condonables por valor de $83,9 millones. Del
seguimiento efectuado se logró determinar que
corresponden a créditos otorgados por la División de
Investigaciones del Nivel Central y supeditada su
condonación a que previo al grado en Doctorado se
presenten los respectivos trabajos de investigación,
situación está que, supuestamente, debió haber hecho
trámite.
Observa la Contraloría que su contabilización, dependería
directamente del Nivel Central, al igual que por la
información dada, las personas ya optaron por el título,
situación que demandaría la reclasificación contable.
No se evidencian gestiones encaminadas a verificar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales y
consecuentemente determinar la razonabilidad de la
causación contable en la Sede.
Régimen de Contabilidad
Pública Resolución 222 de
2007
PGCP Párrafos 152 y 153
Norma Técnica relativa a los
Deudores
Resolución 768 de 2009 DAF
Resolución 141 de 2007 DAF
La situación
descrita se
origina en las
deficiencias de
comunicación
entre las
dependencias
asociadas al
proceso contable
y
consecuentement
e a debilidades
en el sistema de
control interno
contable.
Esta situación
lleva a
establecer una
sobreestimació
n de los
estados
financieros de
la sede.
Mantener depurado el saldo
contable de la cuenta deudores
préstamos condonables
Colciencias
Desagregar el valor de la
depreciación de los bienes no
explotados
Realizar la reclasificación
contable de la cuenta
depreciación de bienes no
explotados, de acuerdo con las
directrices del Nivel Nacional
Afectacuón en
la razonabilidad
de los estados
financieros
188 18 01 002
Hallazgo 39.- PPE Bienes Muebles en Bodega y No
Explotados.- La entidad no tiene desagregado el valor de
la depreciación correspondiente a las partidas objeto de la
presente observación, situación que da lugar a la
apreciación inicial. Igualmente, si se consideran las cifras
de los bienes retirados del servicio aportadas por la Sede
en relación con los saldos de contabilidad se logra
determinar que existe una diferencia de $152,9 millones
en el costo histórico.
Considera la CGR que existe incertidumbre en la
valoración de la PPE por Bienes Muebles en Bodega y
Bienes No explotados en la suma de $152,9 millones,
además de no evidenciar contablemente cifras de
depreciación asociadas a estas partidas. (VER
HALLAZGO COMPLETO EN EL INFORME DE LA
SEDE)
Régimen de Contabilidad
Pública Resolución 222 de
2007
PGCP Párrafo 120, Principio
de prudencia
Párrafo 165 Norma Técnica
relativa a los Activos
Los anteriores
hechos son
asociados a
debilidades del
sistema de
control interno
contable
187
11. INFORME FINAL SEDE MANIZALES
72
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
189 22 02 001
Consistencia de la información oficial de los
proyectos.
La información registrada en el BPUN, considerada
información oficial (art. 8 Resolución 309 de 2009) no es
consistente con lo ejecutado en los proyectos;
perdiéndose la utilidad del BPUN establecida en el
acuerdo 418 de 2000.
H1 El BPUN no
registra
resultados
consolidados de
ejecución de los
proyectos de
inversión, es
decir, el grado de
cumplimento de
cada uno de los
objetivos y metas
de forma integral
o agregada, solo
muestra
resultados de
cada uno de
forma aislada, sin
presentar
ejecución de
recursos.
El sistema no
identifica con
precisión el
valor ejecutado
por cada meta
en los
proyectos de
inversión.
Creación en el aplicativo del
BPUN de reportes de avances
de cumplimiento de objetivos
por proyecto por Sede y
Consolidado Institucional
Facilitar el seguimiento de los
proyectos de inversion que
forman parte del Plan de Acción
Institucional
Oficina Nacional de
Planeación
1.7 Prueba piloto de
interacción entre los dos
sistemas BPUN y
QUIPÚ
Informe de prueba
piloto1 01-nov-10 30-jun-11 34 1 100% 34 34 34 ACCION CUMPLIDA
Evaluación Final y Acta
de Liquidación de todos
los proyectos de
inversión de gestión y
soporte institucional que
forman parte del Plan de
Acción Institucional
Formato de
evaluación final y
acta de liquidación
94 01-ene-11 30-jun-11 26 101 100% 26 26 26ACCION CUMPLIDA.
Los formatos se verifican directamente en el BPUN
1. Prueba piloto de
interacción entre los dos
sistemas BPUN y
QUIPU que de resultar
favorable se aplicará a
todos los proyectos de
inversión de gestión y
soporte institucional
Informe de prueba
piloto1 01-nov-10 30-jun-11 34 1 100% 34 34 34 ACCION CUMPLIDA.
191 11 01 002
Diferencias en la ejecución de recursos. Existe una
diferencia de $97.72 millones entre los cálculos
elaborados por la CGR sobre recursos ejecutados en el
proyecto Promoción a la excelencia en la investigación
sede Bogotá y lo reportado por la DIB. Para la CGR
ascendieron a $4.965.40 millones frente a lo reportado por
la DIB en oficio DIB-728-10 del 31 de mayo de 2010 por
$5.063.12 millones con un saldo por ejecutar de $166.02
millones.
H3 La entidad no
cuenta con un
informe que
presente de
manera
discriminada
ejecución meta
por meta y valor
consolidado
sede Bogotá a 31
de diciembre de
2009.
Se desconoce
la ejecución
pormenorizada
de recursos.
Creación en el aplicativo del
BPUN de reportes de avance de
cumplimiento de objetivos por
proyecto por Sede y
consolidado institucional
Facilitar el seguimiento
consolidado de los proyectos de
inversión que forman parte del
Plan de Acción Institucional
Oficina Nacional de
Planeación
Prueba piloto de
interacción entre los dos
sistemas BPUN y
QUIPU
Informe de prueba
piloto1 01-nov-10 30-jun-11 34 1 100% 34 34 34 ACCION CUMPLIDA.
192 11 03 002
Informe de seguimiento a la ejecución de recursos
del proyecto, por parte de la Oficina de Planeación
Institucional y del Territorio .
La Comisión Auditora no contó con un informe que
presentara de forma consolidada la ejecución total de
recursos vigencia 2009 sede Bogotá, ni en la DIB, ni en
Planeación Institucional y del Territorio, ni en el Informe de
Balance Estratégico 2009, respecto al proyecto de
inversión Promoción de la excelencia en la Investigación
en la Sede Bogotá, vigencia 2009.
H4La Oficina de
Planeación
Institucional y del
Desarrollo no
presentó un
informe que
reportara de
manera
discriminada el
valor consolidado
del proyecto
sede Bogotá a 31
de diciembre de
2009.
Dificultades en
el análisis de la
información
reportada por
cuanto cada
responsable no
conoce la
totalidad del
proyecto que
maneja, y
contraviene la
resolución de
Rectoría 309 de
2009, artículo
6.
Creación en el aplicativo del
BPUN de reportes de avance de
cumplimiento de objetivos por
proyecto por Sede y
consolidado institucional
Facilitar el seguimiento
consolidado de todos los
proyectos de inversión de
gestión y soporte institucional
que forman parte del Plan de
Acción Institucional
Oficina Nacional de
Planeación
Prueba piloto de
interacción entre los dos
sistemas BPUN y
QUIPU que de resultar
favorable se aplicará a
todos los proyectos de
inversión de gestión y
soporte institucional
Informe de prueba
piloto1 01-nov-10 30-jun-11 34 1 100% 34 34 34 ACCION CUMPLIDA.
Controlar y hacer seguimiento
de los recursos planeados y
ejecutados,
Realizar seguimiento y control
de la planeaciòn y ejecuciòn de
los recursos
Dirección de
Investigación - Sede
Bogotá
Realizar actas
trimestrales de
seguimiento de la
planeaciòn y ejecuciòn
de recursos
Actas Trimestrales 4 30-oct-10 30-oct-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
Elaborar un formato
complementario a la formulación
detallada BPUN por cada
proyecto de inversión vigente en
el Plan de Acción de la Sede
Bogotá (17 proyectos), con el
que se programe anualmente el
costo por meta según la
apropiación total del año 2011 y
sirva de referencia para su
seguimiento
Fortalecer la planeación de los
proyectos de inversión del Plan
de Acción de la Sede Bogotá
Oficina de Planeación
Institucional y del
Territorio
Elaboración del formato
de costos por metas de
los proyectos de
inversión vigentes del
Plan de Acción de la
Sede Bogotá
Formato de
programación de
costos por metas
17 04-ene-11 29-ene-11 4 17 100% 4 4 4 ACCION CUMPLIDA.
Revisión y ajuste de las
apropiaciones y ejecucuciones
de los proyectos de inversión
Promoción de la Excelencian en
la Investigación Sede Bogotá y
Adecuación Física y
Continuación de la organización
del patrimonio documental de la
Sede Bogotá, a través de la
evaluación final y acta de
liquidación, conforme a la
información entregada y
validada con los respectivos
directores de proyectos
Verificar el estado final de los
dos proyectos de inversión en
relación con la apropiación y la
ejecución, expresados en la
evaluación final y cierre del
proyecto
NIVEL NACIONAL Y SEDE BOGOTA
Oficina de Planeación
Institucional y del
Territorio
La entidad no
ejecuta la
totalidad de
recursos con
los que
dispone.
No se conoce
lo ejecutado por
cada meta , por
tanto se
desconoce la
cifra real de
ejecución de
los proyectos
de inversión
sede Bogotá,
vigencia 2009.
lo que está
restando
confiabilidad a
la información
reportada en
este sistema.
12. EVALUACION GESTION MISIONAL
190
H2
El Bpun no
registra el valor
de lo ejecutado
por cada meta a
diciembre de
2009 por tanto lo
reportado no
corresponde a la
totalidad de lo
realmente
ejecutado.
193 11 01 001
Planeación de recursos.
Se observa falta de planeación en la asignación de
recursos para el cumplimiento de objetivos. Inicialmente, el
Plan de Acción asignó $45.2 millones para la meta 3.1 y
más tarde mediante Resolución de Vicerrectoría de Sede
213 de febrero de 2009 se asignaron $225 millones.La
primera meta se cumplió, la segunda en un 25% por
cuanto durante las vigencias 2007-2008 y 2009 solo se
financió una publicación directa a través del proyecto, no
obstante la ejecución de recursos fue del 52% frente a la
asignación. Por su parte la meta 3.4 ejecutó 10% $8.81
millones de lo asignado por $82.81 millones.
H6
Debilidades en la
Universidad
Nacional en el
momento de
realizar la
planeación de los
proyectos.
22 02 001
Seguimiento y Registro de ejecución de gastos
reportados en el BPUN.
El sistema, como facilitador tanto del seguimiento de la
ejecución de la inversión (oficio R 868- 07-07-10 p.4), en
la evaluación final y acta de liquidación del proyecto
Promoción a la Excelencia en Investigación presenta una
ejecución de $369.53 millones, y lo efectivamente
ejecutado fue $4.965.40 millones, según cálculos CGR, lo
que representa una diferencia de $4.595.87 millones.
Igual situación se presenta con el proyecto Adecuación
Física y Continuación de la organización del Patrimonio
Documental de la Sede Bogotá, donde se presenta una
ejecución de $741.41 millones y lo efectivamente
ejecutado fueron $521.63 millones según cálculos CGR,
lo que representa una diferencia de $219.77 millones .
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR VIGENCIA 2009
73
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
194 19 02 001
Reporte en el BPUN de cumplimiento de la meta 3.5.
El reporte de metas registrado en el BPUN presenta un
cumplimiento de la meta patentes del 100%. Verificada la
información con la DAB y con la Oficina Jurídica Nacional
se evidenció que la información allí reportada no es
confiable, por cuanto al cruzarla con las oficinas
mencionadas se observó que las dos últimas invenciones
registradas en el BPUN apenas empezaron su trámite
ante el Comité de Propiedad Intelectual en noviembre de
2009, es decir la meta se cumplió en un 50% de lo
propuesto.
H7
Información
reportada en el
BPUN no es
confiable.
Se está
generando un
riesgo al
reportar
información no
confiable para
la población
interesada.
Consolidar la informaciòn de las
patentes solicitadas versus las
patentes apoyadas
Dirección de
Investigación - Sede
Bogotá
Realizar un informe que
consolide la información
de las patentes
solicitadas, aprobadas
financieramente y
aprobadas de acuerdo a
la normatividad vigente.
Informe 1 01-feb-11 30-abr-11 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Presentar propuesta a
consideración del
Comité de sostenibilidad
solicitando
recomendacion de
saneamiento de los
bienes por legalizar
Propuesta 1 1-abr-11 31-dic-11 39 1 100% 39 39 39 ACCION CUMPLIDA
Proyectar acto
administrativo que
permita el saneamiento
de los inventarios
pendientes de los 75
exfuncionarios
Acto administrativo 1 1-abr-11 31-dic-11 39 0 0% 0 0 39
Continuar con las gestiones
necesarias para la depuración
de los inventarios de los Jefes
de Unidad o funcionarios que
aun tienen bienes pendietes por
legalizar
Sanear el inventario individual
de los Jefes de Unidad
Administrativa o funcionarios de
la Universidad Nacional que
aún tienen pendientes
inventario por legalizar
Sección de Inventarios y
Almacén
Diseñar mecanimos que
permitan la recuperacion
de los bienes y el
saneamiento definitivo
de los inventarios
pendientes por legalizar
Documento
definitivo con
mecanismos por
implementar
1 8-oct-10 30-jul-11 42 1 100% 42 42 42 ACCION CUMPLIDA
Implementación del Manual de
Funciones y Competencias de
la Planta Administrativa de la
Universidad.
Disponer de el Manual de
Funciones y de Competencias
de la Planta Administrativa de la
Universidad.
Dirección Nacional de
Personal.
La implementación del
Manual de Funciones y
Competencias de la
Planta de Personal
Administrativo de la
Universidad.
c) Reuniones con
las Oficinas de
Personal de las
Sedes para
socializar el Manual
de Funciones.
1 1-mar-11 1-sep-11 26 1 100% 26 26 26
ACCION CUMPLIDA. En el mes de abril se publicaron los
Manuales de todas las Sedes en la página web de la Dirección
Nacional de Personal: www.unal.edu.co/dnp.
En desarrollo del Encuentro de Talento Humano que se realizó en
la Sede Amazonia entre el 21 y el 24 de junio de 2011, en el cual
participaron los jefes de las Oficinas de Personal de las diferentes
Sdes de la Universidad, se acordó expedir semestralmente un
acto administrativo de actualización del Manual, del tal manera
que el primer acto administrativo se expedirá en el mes de julio.
1. Construcción de las
hojas de vida de los
indicadores en versión
preliminar
1. Documento que
compile las Hojas
de Vida de los
indicadores
definidos en
versión borrador
1 30-nov-09 30-nov-10 52 1 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
2. Validación de las
Hojas de Vida de los
indicadores en versión
preliminar
2. Documento con
las Observaciones
producto de la
validación de las
Hojas de Vida de
los Indicadores
preliminares.
1 1-dic-10 30-mar-11 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
3. Definición de las
Hojas de Vida de los
indicadores en versión
Final
3. Documento que
compile las Hojas
de Vida de los
indicadores
definidos en
versión final
1 1-abr-11 30-jun-11 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
4. Definición de
lineamientos de
administración,
alimentación y
evaluación de los
indicadores construidos
4. Documento de
lineamientos para la
administración,
alimentación y
evaluación de los
indicadores
1 1-abr-11 30-jun-11 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Sanear el inventarios de los 75
exfuncionarios que aùn tienen
bienes por legalizar
Continuar con las gestiones
necesarias para la depuración
de los inventarios de los 75
exfuncionarios de la
Universidad que aún tienen
pendiente bienes por legalizar.
Construir un cuerpo de
Indicadores que permitan medir
la efectivdad del Sistema de
Control Interno de la
Universidad, con sus
respectivas hojas de vida y
lineamientos de administración,
alimentación y evaluación.
Estructuración de un cuerpo de
indicadores que permitan medir,
visualizar, orientar y mejoraa el
impacto del desempeño del
Sistema de Control Interno y
asímismo fortalecer la
evaluación Institucional
Vicerrectoría General
19 08 003 H10
Por debilidades
en la formulación
del plan de
mejoramiento
Se plantean
metas que para
poderse cumplir
requeiren de
otras acciones
que no
aparecen
explicitas y
como requisito,
lo que hace que
los avances se
muestren como
cero, a pesar de
haber ejecutado
actividades en
los mismos.
Cumplimiento plan de mejoramiento.
LA UN no ha cumplido con las metas establecidas desde
el 2003 hasta 2009, incumpliendo los periodos en los que
se ha propuesto eliminar las observaciones realizadas por
la Contraloría, igualmente presenta deficiencias en la
formulación de los nuevos planes al dejar como meta la
realización de un documento, una capacitación, entre
otros, los cuales requieren de la ejecución de otras
actividades para su cumplimiento. Por incumplimiento a lo
establecido en la Resolución 5554 de 2003.
Direcciòn de Gestiòn
Sección de Inventarios y
Almacén - Sede Bogotá
195
13. EVALUACION CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
74
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
Finalizar las pruebas de los
ajustes realizados al módulo de
Adquisiciones y ponerlo en
producción en la Sede Nivel
Nacional,
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
en coordinación con el
Director Nacional de
Informática y
Comunicaciones
Implantar el módulo de
Adquisiciones integrado
al módulo de Activos
Fijos y al Sistema
Financiero QUIPU, en
las sede Nivel Nacional
:
- Parametrización
asociada a la gestión de
adquisiciones
- Capacitación a
usuarios de cada sede.
- Estandarización e
implantación de
procesos para la gestión
de adquisiciones.
Poner en
funcionamiento el
módulo de
Adquisiciones en
la sede Nivel
Nacional:
Actualizar el
módulo con los
nuevos ajustes en
la sede de la
Universidad que ya
operan el módulo
de Adquisiciones
1 3-ene-11 30-may-11 21 0,5 50% 11 11 21
Finalizar las pruebas de los
ajustes realizados al módulo de
Adquisiciones y ponerlo en
producción en la Sede Bogotá
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
en coordinación con
Director de Gestión
Sede Bogotá y Director
Nacional de Informática
y Comunicaciones
Implantar el módulo de
Adquisiciones integrado
al módulo de Activos
Fijos y al Sistema
Financiero QUIPU, en la
sede Bogotá:
- Parametrización
asociada a la gestión de
adquisiciones
- Capacitación a
usuarios de cada sede.
- Estandarización e
implantación de
procesos para la gestión
de adquisiciones.
Poner en
funcionamiento el
módulo de
Adquisiciones en
la sede Bogotá
1 3-ene-11 30-sep-11 39 0,5 50% 19 19 39
Finalizar las pruebas de los
ajustes realizados al módulo de
Adquisiciones y ponerlo en
producción en la Sede Medellín
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
en coordinación con y
Directores
Administrativos Sedes
Medellín. Director
Nacional de Informática
y Comunicaciones
Implantar el módulo de
Adquisiciones integrado
al módulo de Activos
Fijos y al Sistema
Financiero QUIPU, en la
sede Medellín:
- Parametrización
asociada a la gestión de
adquisiciones
- Capacitación a
usuarios de cada sede.
- Estandarización e
implantación de
procesos para la gestión
de adquisiciones.
Poner en
funcionamiento el
módulo de
Adquisiciones en
la sede Medellín.
1 3-ene-11 31-dic-11 52 0,5 50% 26 26 52
Apertura y ejecución de
concurso público de
méritos para la provisión
de 153 cargos vacantes
en el Nivel Nacional,
Sede Bogotá y Sedes de
Presencia Nacional.
Concurso público
de méritos para la
provisión de
cargos, convocado.
1 15-oct-10 31-may-11 33 1 100% 33 33 33 ACCION CUMPLIDA
Apertura y ejecución de
concurso público de
méritos para la provisión
de 74 cargos vacantes
en la Sede Medellín.
Concurso público
de méritos para la
provisión de
cargos, convocado.
1 15-oct-10 30-jul-11 41 1 100% 41 41 41 ACCION CUMPLIDA
197 13 01 001
Manual de Funciones y Competencias Laborales
Los más recientes concursos de méritos para el personal
administrativo llevados a cabo entre los años 2007 y 2008
se realizaron en el marco de un Manual de Funciones y
Competencias Laborales desactualizado, y la gestión del
personal administrativo carece de este instrumento (como
por ejemplo la valoración anual del mérito de los
empleados administrativos). Este hallazgo viene siendo
observado por la CGR desde hace varias vigencias, sin
que a la fecha la UN le haya dado cumplimiento.
H12
Desconocimiento
de las Directivas
de la entidad de
la importancia de
contar con un
instrumento
actualizado de
gestión del
personal como lo
es el Manual de
Funciones.
Desconocimient
o de los
empleados de
la entidad de
sus funciones y
responsabilidad
es en los
cargos que
desempeñan,
así como
desvinculación
entre las
funciones de
los cargos y el
proceso de
valuación anual
del mérito.
Implementación del Manual de
Funciones y Competencias de
la Planta Administrativa de la
Universidad.
Disponer de el Manual de
Funciones y de Competencias
de la Planta Administrativa de la
Universidad.
Dirección Nacional de
Personal.
La implementación del
Manual de Funciones y
Competencias de la
Planta de Personal
Administrativo de la
Universidad.
c) Reuniones con
las Oficinas de
Personal de las
Sedes para
socializar el Manual
de Funciones.
1 1-mar-11 1-sep-11 26 1 100% 26 26 26
ACCION CUMPLIDA
En el mes de abril se publicaron los Manuales de todas las
Sedes en la página web de la Dirección Nacional de
Personal: www.unal.edu.co/dnp.
En desarrollo del Encuentro de Talento Humano que se
realizó en la Sede Amazonia entre el 21 y el 24 de junio de
2011, en el cual participaron los jefes de las Oficinas de
Personal de las diferentes Sdes de la Universidad, se
acordó expedir semestralmente un acto administrativo de
actualización del Manual, del tal manera que el primer
acto administrativo se expedirá en el mes de julio.
H11
196
Dirección Nacional de
Personal y Oficinas de
Personal de las Sedes
Desgaste
administrativo
en la
vinculación de
personal de
manera
transitoria para
el desempeño
de cargos de
carrera
administrativa,
y aplicación
parcial del
sistema de
Realización de concurso de
méritos para la provisión de
cargos vacantes en la Planta
Administrativa de la
Universidad.
Proveer 255 cargos vacantes
en la Planta de Personal
Administravo de la Universidad.
15 01 001
Aplicación del Sistema de Carrera Administrativa.
Dado que 459 cargos de carrera administrativa de la
planta de personal de la Sede Bogotá (que corresponden
al 37,3% del total de los cargos de carrera) están provistos
de manera transitoria y el más reciente concurso de
méritos realizado en la UN se dio entre los años 2007 y
2008, se evidencia que en la UN Sede Bogotá no es
efectiva la aplicación del sistema de carrera administrativa
que vincule por mérito al personal que reúna los requisitos
y competencias requeridas por tales cargos.
Finalizar las pruebas de los
ajustes realizados al módulo de
Adquisiciones y ponerlo en
producción en las Sedes Nivel
Nacional, Bogotá y Medellín
14. EVALUACION GESTION DEL TALENTO HUMANO
19 08 003 H10
Por debilidades
en la formulación
del plan de
mejoramiento
Se plantean
metas que para
poderse cumplir
requeiren de
otras acciones
que no
aparecen
explicitas y
como requisito,
lo que hace que
los avances se
muestren como
cero, a pesar de
haber ejecutado
actividades en
los mismos.
Cumplimiento plan de mejoramiento.
LA UN no ha cumplido con las metas establecidas desde
el 2003 hasta 2009, incumpliendo los periodos en los que
se ha propuesto eliminar las observaciones realizadas por
la Contraloría, igualmente presenta deficiencias en la
formulación de los nuevos planes al dejar como meta la
realización de un documento, una capacitación, entre
otros, los cuales requieren de la ejecución de otras
actividades para su cumplimiento. Por incumplimiento a lo
establecido en la Resolución 5554 de 2003.
195
Insuficiencia de
los concursos de
méritos para la
provisión de
cargos vacantes
de carrera
administrativa, y
demoras en la
planeación de los
consursos de
méritos.
75
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
198 15 06 001
Desempeño de cargos académico-administrativos
Se evidencia que la UN estatutariamente no ha
establecido los cargos académicos administrativos que
pueden ser desempeñados por personal docente, en
concordancia con el Decreto 1279 de 2002 y que a la
fecha de realización de la presente Auditoría había
docentes ocupando cargos no clasificados como
académico administrativos, por lo tanto su nombramiento
en dichos cargos es contrario a las disposiciones legales
en la materia.
H14 La UN
internamente no
ha establecido
con precisisón
los cargos
académico
administrativos
que pueden ser
desempeñados
por docentes,
acorde con el
Decreto 1279 de
2002.
Inobservacia de
las
disposiciones
legales en la
materia, que
estimula la
provisión de
cargos
administrativos
con cargos
docentes en
casos no
establecidos
legalmente.
Establecimiento de los cargos
académico-administrativos que
pueden ser desempeñados por
personal docente, en
concordancia con el Decreto
1279 de 2002
Precisar los cargos académico-
administrativos que pueden ser
desempeñados por personal
docente, en concordancia con el
Decreto 1279 de 2002
Dirección Nacional de
Personal
y Oficina del Comité de
Puntaje
Emisión de un acto
administrativo que
establezca los cargos
académico-
administrativos
Acto administrativo 1 01-nov-10 01-jul-11 35 0 0% 0 0 35
Establecer un procedimiento
para el diligenciamiento del PTA
y para el seguimiento en el
cumplimiento de esta obligación,
en la Sede Bogotá, con base en
las normas aplicables y las
acciones que se han venido
ejecutando hasta ahora en
desarrollo de esta tarea.
Determinar los pasos y
responsables en las etapas de
diligenciamiento, autorización y
aprobación del PTA, en un solo
procedimiento
División de Personal
Académico Sede
Bogotá
Levantamiento de un
procedimiento para el
diligenciamiento del PTA
Procedimiento
levantado1 30-mar-11 30-nov-11 35 0,5 50% 18 18 35
Relizar seguimiento periodico al
diligenciamiento de los PTA del
los docentes en la Sede Bogotá.
Verificar que los docentes
cumplan con el diligenciamiento
de los PTA
División de Personal
Académico Sede
Bogotá
Elaborar informe
trimestral sobre el
registro y
diligenciamiento de los
PTA de los docentes de
la Sede Bogotà, a partir
de la información
ingresada en el Sistema
de Información del
Talento Humano -SARA.
Informe trimestral 4 26-nov-10 25-nov-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
Informar a los Decanos el
nombre de los profesores que a
la fecha no tienen su PTA en
estado APROBADO, con el fin
de que sean reportados a la
Comisión investigadora de
Asuntos del personal Docente
Exigir a los profesores el
cumplimiento de la obligación
establecida en el Estatuto de
Personal Académico
División de Personal
Académico Sede
Bogotá
Informar a las
Facultades el nombre de
los docentes que a la
fecha no presentan su
PTA en estado
APROBADO
2 oficios a cada
Facultad e Instituto;
uno en marzo y otro
en noviembre
36 30-nov-10 30-nov-11 52 36 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
Verificar que la evaluación del
desempeño se realice con el
pleno de los requisitos.
Cumplir con la evaluación del
desempeño de acuerdo a la
normatividad vigente
División de Personal
Académico Sede
Bogotá
Comunicar a las
Facultades la necesidad
de que la evaluación del
desempeño se deba
presentar según los
lineamientos
establecidos para el
efecto
Un (1) oficio a cada
Facultad e Instituto
en el mes de
febrero
18 01-ene-11 30-nov-11 48 18 100% 48 48 48 ACCION CUMPLIDA
Incrementar el número de
Profesores que diligencian el
PTA
Lograr que la evaluación anual
del desempeño se realice
atendiendo el PTA de los
docentes
División de Personal
Académico Sede
Bogotá
Recordar a los Consejos
de Facultad, que no es
posible realizar la
evaluación anual del
desempeño de los
profesores que no han
diligenciado el PTA
Un (1) oficio a cada
Facultad e Instituto
en el mes de
febrero
18 01-feb-11 30-nov-11 43 18 100% 43 43 43 ACCION CUMPLIDA
Efectuar seguimiento a la
Evaluación del desempeño
docente, de manera que entre
los factores a evaluar se
incluya el Programa de Trabajo
Académico - PTA.
Buscar que la evaluacion
docente se realice teniendo en
cuenta el Pograma de Trabajo
Académico Diligenciado - PTA.
División de Personal
Académico Sede
Bogotá
Informar y solicitar a los
Consejos de Facultad e
Instituto que las
evaluaciones docentes
deben reflejar el PTA
diligenciado y que este
ha sido tenido en cuenta
para la evaluacion
Un (1) oficio a cada
Facultad e Instituto
en el mes de
febrero
18 01-feb-11 30-nov-11 43 18 100% 43 43 43 ACCION CUMPLIDA
Ausencia de
lineamientos que
obliguen a la
vinculación de los
PTA con el
proceso de
evaluación del
desempeño
docente.
199 15 07 002
H16
Evaluación del desempeño docente.
La CGR evidencia que la evaluación anual del desempeño
de algunos docentes de la Sede Bogotá se realiza sin
tener en cuenta el Programa de Trabajo Académico-PTA,
instrumento establecido por la UN para la planeación de la
actividad docente.
H|5
Pérdida de
credibildad del
proceso de
evaluación del
desempeño
docente, y que
este se
constituya en
un mero trámite
administrativo
sin efectos
prácticos.
Ausencia de
medidas
administrativas
efectivas que
induzcan u
obliguen a los
docentes al
cumplimiento de
los PTA, bajos
niveles de
celeridad en el
inicio de
actuaciones
administrativas y
disciplinarias que
establezcan
incumplimientos
de docentes
frente a los PTA
y falta de
apropiación de
los docentes de
las herramientas
tecnológicas para
el
diligenciamiento y
aprobación de los
PTA.
Pérdida de
credibilidad de
este
instrumento
para la
planeación de
las actividades
docentes y que
este se
constituya en
un mero trámite
administrativo
sin efectos
prácticos.
Programas de Trabajo Académico-PTA
Frente a la situación referida de los PTA las autoridades
competentes de la UN no han adelantado oportunamente
actuaciones tendientes a corregir el incumplimiento de los
deberes de los docentes frente al diligenciamiento y
aprobación de los PTA, por lo cual dicho incumplimiento, a
la fecha de la presente Auditoría, no ha generado ningún
tipo de investigaciones disciplinarias, responsabilidades o
sanciones para los implicados.
76
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
200 21 03 002
Interventoría, monitoreo y seguridad en la gestión
ambiental
Se observan acciones que van en contravía de lo
estipulado en el Decreto 4741 de 2005 “por el cual se
reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los
residuos o desechos peligrosos generados en el arco de la
gestión integral”.
En visita realizada con miembros del SGA y el GAGA
(Grupo Administrativo de Gestión Ambiental) los días
miércoles 21 y viernes 23 de abril de 2010, se constataron
inconsistencias en las labores de interventoría y monitoreo
así como fallas en la gestión operativa relativas a la
gestión ambiental relacionada con la recolección,
tratamiento y disposición de residuos peligrosos; toda vez
que se encontraron bolsas rojas, contentivas de residuos
o desechos peligrosos fuera del lugar de almacenamiento
y custodia de estos materiales, y además el carro
recolector de estos residuos se encontraba con las bolsas
y sin sello o candado de seguridad.
H17
Se encontraron bolsas
rojas, contentivas de
residuos o desechos
peligrosos fuera del
lugar de
almacenamiento y
custodia de estos
materiales, además el
carro recolector de estos
residuos se encontraba
con las bolsas y sin
sello o candado de
seguridad, debido a
inconsistencias en las
labores de interventoría
y monitoreo así como
fallas en la gestión
operativa relativas a la
gestión ambiental
relacionada con la
recolección, tratamiento
y disposición de
residuos peligrosos.
Incumplimiento de
la legislación
aplicable en esta
materia, a saber
el Decreto 4741
de 2005, “por el
cual se
reglamenta
parcialmente la
prevención y el
manejo de los
residuos o
desechos
peligrosos
generados en el
marco de la
gestión integral” y
demás normas
especiales
aplicables.
Realizar un proceso de
verificación interna liderada por
el Gestor Ambiental de la Sede
para la supervisión de los
procedimientos establecidos en
el PGIRS-H en cuanto al
manejo de residuos de riesgo
biologico.
Dar cumplimiento a lo estipulado
en la normatividad Vigente
Sistema de Gestión
Ambiental
Control en el registro de
residuos por parte de la
empresa prestadora del
servicio, las unidades
generadoras y las rutas
de recolección internas y
externas.
Controles
Trimestrales4 30-oct-10 30-oct-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
201 19 05 001
Formatos presentados en la cuenta.
Se observaron deficiencias en la presentación de los
formatos rendidos en la cuenta. En el formato 4A no se
incluyeron todas las actividades descritas en el Plan de
Acción del nivel central sede Bogotá 2007 – 2009,
faltando por incluir las becas para estudiantes de
postgrado. En el formato 6, los valores reportados no
coinciden con los establecidos en la ejecución
presupuestal, como se muestra en el cuadro siguiente. En
el formato 8 relacionado con medio ambiente tampoco se
incluyeron todos los gastos ejecutados. Existe
inconsistencia en la información de la inversión en radio y
telecomunicaciones.
H19
En el formato 4A
no se incluyeron
todas las
actividades
descritas en el
Plan de Acción
del nivel central
sede Bogotá
2007 – 2009, así
mismo en el
formato 6, los
valores
reportados no
coinciden con los
establecidos en la
ejecución
presupuestal y en
el formato 8
relacionado con
medio ambiente
tampoco se
incluyeron todos
los gastos
ejecutados como
tampoco se
entienden los
indicadores de
gestión
se puede
afirmar que la
UN carece de
un sistema
consolidado de
indicadores de
gestión que
permita realizar
seguimiento y
evaluación de
los resultados
de su gestión,
además de que
la información
de las
ejecuciones
presupuestales
de gastos de
inversión de la
rendición no
sean confiables
y veraces.
Verificación semestral de la
información para la Rendición
de la Cuenta
Efectuar el control de calidad de
la información que genera la
dependencia para garantizar la
veracidad y oportunidad de la
misma
Jefes de cada una de
las áreas que diligencian
formatos de información
para la Rendición de la
Cuenta en los términos
establecidos en la
Resolución de Rectoría
número 1275 de octubre
7 de 2010.
Verificación de la
información para
Rendición de la Cuenta
Conjunto de
formatos
diligenciados de
Rendición de la
Cuenta suscritos
por los
responsables de
cada área.
1 15-ene-11 30-ago-11 32 1 100% 32 32 32
ACCION CUMPLIDA.
En el plan de Mejoramiento se tenía previsto la
presentación de dos Informes de Rendición de Cuenta,
uno por semestre. Teniendo en cuenta que se expídió la
Resolución 6289 del 08 de marzo de 2011 “Por la cual se
establece el Sistema de Rendición Electrónica de la
Cuenta e Informes – “SIRECI”, que deben utilizar los
sujetos de control fiscal para la presentación de la
Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General
de la República.” ya no se requiere la presentación
semestral sino anual. Por lo tanto ya se cumplió la meta.
202 14 06 002
Planeación en las compras.
la Sede Bogotá cuenta con 30 empresas y varios
ordenadores del gasto. La CGR evidenció que la
Universidad no cuenta con políticas que le permitan hacer
una efectiva planeación de las compras, sobre todo
cuando se trata de un mismo insumo para varias
empresas. En el análisis realizado a la contratación del
2009 se realizaron 35 compras a un mismo contratista,
repartidas en cinco (5) empresas, para la adquisición de
puestos de estudio, tapetes, vidrios, entre otros, que si
fueran planificadas permitirían a la universidad negociar
mejores precios
H20La distribución
que tienen la
entidadhace que
se tengan
muchos
ordenadores de
gasto y que entre
ellos no exista
interrelación que
les permita dar
una buena
planificación a los
bienes y servicios
que va a adquirir
la UN
El desgaste
administrativo,
que hace que
se de una alta
contratación,
más de 26.000
contratos por
año.
Emitir una directriz a Nivel
Nacional para que cada una de
las empresas planifique las
adquisiciones, para la vigencia
de acuerdo a lo estipulado en el
Plan de Compras ,indicando la
responsabilidad de hacer
seguimiento desde las jefaturas
administrativas de las Sedes,
buscando economias y
eficiencias
Optimizar los recursos
presupuestales y humanos,
necesarios para adelantar un
proceso de adquisición de
bienes y servicios de manera
oportuna y eficiente
División Nacional de
Servicios
Administrativos
en coordinación con la
Sección Contratación
Sede Bogotá
Socializacion del
instructivo a los equipos
administrativos
responsables.
Publicacion en
pagina WEB del
instructivo y/o
remitido via circular
1 01-feb-11 30-jun-11 21 1 100% 21 21 21
ACCION CUMPLIDA
Se definió el instructivo "ELABORACIÓN DE PLAN DE
COMPRAS PROGRAMADO EN EL MARCO DE LA
PRESENTACIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE
CUENTA A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA" identificado con código U-IN-12.009.015
que puede ser consultado en la página web de la Gerencia
Nacional Financiera y Administrativa
www.unal.edu.co/gerencia_finad en el menú "Procesos"
ingresando por el tablero de control
17. EVALUACION GESTION CONTRACTUAL
16. EVALUACION VERIFICACION DE LA CUENTA
15. EVALUACION GESTION AMBIENTAL
77
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
203 14 04 002
Registro de contratos.
Se puedo establecer, tal como se muestra en le cuadro
anterior, que la Universidad registró 1.678 contratos de
forma extemporánea, la mayoría en diciembre de 2009, lo
que está incumpliendo lo establecido en el Decreto 3512
de 2003 y los acuerdos que lo reglamentan. Esta anomalía
al igual que la siguiente, relacionadas con el SICE, genera
el inicio de un proceso administrativo sancionatorio por
parte de la CGR.
H21 La UN no ha
cumplido con lo
establecido en el
Decreto 3512 de
2003, que
establece que los
contratos se
deben registrar
en los 5 primeros
días del mes
siguiente a la
suscripión del
contrato
Que se
presente un
gran número de
alarmas en el
aplicativo del
SICE, y esto
genere
sanciones para
la entidad.
Formular y socializar un
instructivo dirigido a los
ordenadores de gasto y su
referente administrativo,
reiterando los procedimientos,
plazos y acciones a seguir para
el adecuado registro de los
contratos ante el SICE
Realizar el reporte de contratos
ante el SICE de manera
oportuna
División Nacional de
Servicios
Administrativos
Socializacion del
instructivo a los equipos
administrativos
responsables.
Publicacion en
pagina WEB del
instructivo y/o
remitido via circular
1 01-nov-10 30-jun-11 34 1 100% 34 34 34
ACCION CUMPLIDA
Se definió el instructivo "ELABORACIÓN INFORME
MENSUAL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA
VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL –
SICE" identificado con código U-IN-12.009.012 que puede
ser consultado en la página web de la Gerencia Nacional
Financiera y Administrativa
www.unal.edu.co/gerencia_finad en el menú "Procesos"
ingresando por el tablero de control
204 19 05 001
Reportes entregados a la CGR.
Verificada la encuesta entregada a la CGR relacionada
con las prácticas de corrupción, se observan diferencias
en la información reportada, así: En el formato F5 y F5A,
para el segundo semestre de 2009 se reporta contratación
por $97.074.46 millones, mientras que el capítulo V
contratación numeral 20.1 la universidad reporta
82.919.94 millones por toda la vigencia 2009. Frente a
estos dos valores se presenta una diferencia de
$14.154.52 millones. Con respecto a la cantidad de
contratos establecidos el numeral 23, se observa que la
entidad responde que son 4.685 y el SICE tiene
registrados 6.959, lo que genera una diferencia de 2.274.
Frente al valor reportado en el numeral 32 $82.919.94
millones, el portal del SICE reporta $46.707.91 millones, lo
que genera una diferencia de $36.212.03 millones. Frente
al número de empleados de planta numeral 34 la
Universidad reporta 5.981 y según los datos entregados
por la oficina de personal son 6.434, lo que genera una
diferencia de 453.
La UN no
consolida su
información de tal
forma que en
todos los reportes
que entregue
correspondan a
información
consolidada
Se entregue a
diferentes
oficinas
información
diferente y no
se pueda tener
confiabilidad en
los informes
que entregue la
Universidad
Formular y socializar un
instructivo dirigido a los
ordenadores de gasto y su
referente administrativo,
reiterando la informacion que
debera reportarse en cada uno
de los informes requeridos
Realizar el reporte de contratos
con la informacion completa y
de manera adecuada
División Nacional de
Servicios
Administrativos
Socializacion de
instructivos a los equipos
administrativos
responsables.
Publicacion en
pagina WEB de los
instructivos y/o
remitidos via
circular
1 01-nov-10 30-jun-11 34 1 100% 34 34 34
ACCION CUMPLIDA
Se definieron los instructivos "ELABORACIÓN DE
INFORMACIÓN CONTRACTUAL EN EL MARCO DE
LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN
DE CUENTA A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA" con código U-IN-12.009.014,
ELABORACIÓN INFORME MENSUAL SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA
CONTRATACIÓN ESTATAL – SICE" con código U-IN-
12.009.012 y "ELABORACIÓN DE PLAN DE COMPRAS
PROGRAMADO EN EL MARCO DE LA
PRESENTACIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE
CUENTA A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA" con código U-IN-12.009.015 que pueden
ser consultados en la página web de la Gerencia Nacional
Financiera y Administrativa
www.unal.edu.co/gerencia_finad en el menú "Procesos"
ingresando por el tablero de control
205 18 01 002
Legalización Avances Viáticos y Gastos de Viaje.
La Universidad continúa incumpliendo lo establecido en la
normatividad que establece que a diciembre 31 de cada
periodo no debe existir en la contabilidad saldos por
Avances Para Viáticos y Gastos de Viaje cuenta 142011,
valor que en la sede Bogotá asciende a $106.14 millones,
de los cuales $56.7 millones tienes autorización de
legalización en la siguiente vigencia y el excedente de los
$49.44 millones no lo tienen, por lo cual a estos
funcionarios que a diciembre 31 no legalizaron se les debe
iniciar proceso disciplinario por incumplimiento de las
directrices establecidas por la Universidad de legalizar los
anticipos a los cinco (5) días siguientes de terminada la
comisión.
H24
No se tienen los
mecanismos
necesarios para
exigir de los
funcionarios y
docentes la
legalización de
forma oportuna
de los recursos
recibidos para
viaticos y gastos
de viaje
Que se pase de
un año a otro
con cuentas por
cobrar que no
son ciertas y no
se muestre de
forma real los
gastos
ocasionados
por estos
viaticos
Verificar la aplicabilidad de las
directrices emitidas con el fin de
garantizar la legalización de
avances
Garantizar la aplicabilidad de las
directrices emitidas para el
segumiento de lo avances
pendientes por legalizar.
Tesorería de la Sede
Bogotá
Realizar una visita
semestral de manera
aleatoria a 6 de las
facultades existentes
para evidenciar los
mecanismos utilizados
para el cumplimiento de
la directriz dada en
cuanto al seguimiento de
avances pendientes por
legalizar
Visita semestral 2 30-oct-10 30-oct-11 52 2 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
206 18 04 100
Propiedad, Planta y Equipo no explotado.
La cuenta tiene un incremento significativo en la vigencia
2009 con relación a la vigencia 2008, en las Facultades y
UGIs, en los estados financieros acienden a $3.979,11
millones, de los cuales el mas representativo se encuentra
en los equipos de comunicación y computación que
asicende a $2.570,13 millones, cuenta que en promedio
mensual presentó saldos por $1.567,35 millones, lo que
genera que se tengan activos improductivos.
H28no tienen un
buen sistema de
inventarios en
toda la
Universidad y el
sistema que tiene
presenta muchas
falencias, mas a
la hora de
mostrar informes
se tienen
activos
improductivos y
este aumenta
notablemente la
cuenta de
activos y
sobreestima la
cuenta de
patrimonio
Acompañar a las areas de
Inventarios de las diferentes
Sedes para adelanten los
procesos de baja de los bienes
no explotados
eJecutar los procesos de baja
de acuerdo con las condiciones
comerciales y ambientales, lo
cual se reflejara en el valor de la
cuenta de bienes no explotados
Jefe de inventarios y
Almacen Nivel Nacional
Seguimiento permanente
al avance de los
procesos de baja
mediante
videoconferencias o
visitas a cada una de las
Sedes
Acta de
seguimiento 7 01-feb-11 31-dic-11 48 7 100% 48 48 48 ACCION CUMPLIDA
207 18 01 004
Anticipos recibidos.
Existen en la contabilidad saldos sin movimientos de esta
cuenta de anticipos recibidos, sin que se le haga
seguimiento a los mismos ignorándose si se ejecutaron las
obras o prestaron los servicios para el cual fue contratada
la Universidad
H32
Falta de
verificación y
amortización de
los ingresos que
se reciben en las
diferentes
facultades para la
ejecución de
contratos, cuyo
contratista es la
Universidad
Se tenga
sobreestimado
el pasivo y
subestimados
los ingresos,
además que se
ignore el
cumplimiento
de las
obligaciones
que tiene
establecidas la
UN con
terceros.
Amortización de anticipos
recibidos
Revelar la realidad económica
de la Sede Bogotá en sus
Estados Financieros
Jefe Sección de
Contabilidad, en
coordinación con los
profesionales del área,
Jefes de Unidad y
Tesoreros de Dirección
Académica y de Fondos
Especiales
Analizar los saldos y
realizar los trámites
pertinentes para la
amortización de los
anticipos, a través del
módulo de facturación y
cartera.
Notas a los estados
financieros de los
fondos especiales
4 1-oct-10 1-oct-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
208 18 01 004
Litigios o Demandas.
Verificada la información presentada por el área contable
se observa que existe diferencia entre los valores
reportados por la oficina jurídica y los estados financieros
en $1.120.02 millones
H33 La información
que se reporta no
es verificada en
el sistema , lo
que determina
que se presenten
valores diferentes
a lo que
establece el
QUIPU
Se genere
incertidumbre
en las cifras
reportadas
Verificar la información
referente a Procesos Judiciales
entregada a la Contraloría
General de la República.
Garantizar que la información
referente a Procesos Judiciales
entregada a la Contraloría
General de la República sea la
definitiva.
División Nacional de
Contabilidad y Sección
de Contabilidad Sede
Bogotá.
Certificar el formato
"Relación de procesos
judiciales, laudos
arbitrales y
conciliaciones
extrajudiciales" con el
Visto Bueno de las áreas
de JurÍdica y
Contabilidad.
Documento 1 1-ene-11 1-ene-12 52 1 100% 52 0 0
ACCION CUMPLIDA
Con el formato U-FT-12.005.011 aprobado en versión 0.0
CONCILIACION PROCESOS JUDICIALES, LAUDOS
ARBITRALES , CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES
Y EMBARGOS DECRETADOS, se validó las firmas del
responsable y del contador, no del área jurídica. Por lo
tanto se valida el formato entregado a septiembre de 2011
de la Sede Bogotá
18. EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES E INFORMACION PRESUPUESTAL
78
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010Efectuar verificaciones
trimestrales de los
registro contables de las
facultades y las UGIS
para garantizar el
reconocimiento del
concepto en los Estados
Financieros según el
concepto que la originó
Acta de verificaciòn 4 1-oct-10 1-oct-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
Socializar el resultado de
las verificaciones
realizadas a los
registros, para garantizar
la realidad económica de
la Sede Bogotá en sus
Estados Financieros
Reuniones 2 1-oct-10 1-oct-11 52 2 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
210 18 01 002
Causación.
Se observa no todos los meses se realizó causación de
prestaciones sociales, como se observa en los meses de
junio a noviembre de 2009 y se realiza una causación en
diciembre tanto del Fondo Nacional del Ahorro como de
los demás fondos privados; igual sucede con las demás
prestaciones sociales. Adicionalmente se observa que los
servicios de vigilancia y aseo no son causados en todos
los meses de la vigencia. Lo que va en contra de lo
establecido con el Plan General de la Contabilidad que
establece que los gastos deben ser causados en el
momento en el que se produce.
H36
Falta de
permanente
verificación de
las interfaces que
se generan de
otros aplicativos
caso SARA
No se cuente
en todo
momento con
estados
financieros que
muestren una
revelación
plena
Gestionar la oportuna causación
de los hechos financieros,
económicos, sociales y
ambientales en el momento en
que sucedan, con
independencia del instante en
que se paguen.
Dar cumplimiento a lo estipulado
en la normatividad Vigente
División Administrativa y
Financiera Sede Bogotá
Garantizar la causación
de los servicios
prestados a través de la
verificación de las
interfases.
Acta de verificación 4 30-oct-10 30-oct-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
Realizar seguimientode con
base en el estado actual del
parque automotor para verificar
la declaración y pago de
impuestos
Mitigar la ocurrencia de eventos
no deseados en la liquidación,
Declaración y pago de
impuestos de automotores en la
sede-Bogotá
Sección de Transportes
Sede Bogotá
Garantizar la declaración
y pago oportuno de los
impuestos a cargo del
parque automotor.
Acta 1 1-abr-11 30-jun-11 13 1 100% 13 13 13 ACCION CUMPLIDA
Informar a la oficina Nacional de
control Disciplinario, a cerca de
las novedades en los procesos
de liquidación, declaración y
pago de impuestos en las
vigencias anteriores
Mitigar la ocurrencia de eventos
no deseados en la liquidación,
Declaración y pago de
impuestos de automotores en la
sede-Bogotá
Sección de Transportes
Sede Bogotá
Reporte consolidado de
novedades en el pago de
impuestos en vigencias
anteriores
Reporte 1 1-ene-11 1-jun-11 22 1 100% 22 22 22 ACCION CUMPLIDA
Revisar y ajustar el proceso de
recaudo de cuotas
moderadoras, para asegurar
que incluya puntos de control
Asegurar que el registro de los
recaudos se aplique
correctamente
Jefatura Administrativa y
Financiera sede Bogotá
(tesorería). UNISALUD
Hacer la revisión y
ajuste ó rediseño del
procedimiento de
recaudo de cuotas
moderadoras
Documento del
procedimiento1 1-oct-10 15-dic-10 11 1 100% 11 11 11 ACCION CUMPLIDA
Hacer seguimiento y
verificación periodica de
los valores registrados
por recaudo en
contabilidad y
presupuesto
Informes de
seguimiento4 1-nov-10 31-oct-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
Hacer seguimiento y
verificación diaria de
cierres de caja
Informes
TRIMESTRALES
consolidados de
seguimiento
4 1-oct-10 30-sep-11 52 4 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
213 18 02 003
Transferencia Ministerio de Educación Nacional.
Faltó inorporar en el presupuesto de la Universidad los
valores girados por el MEN al ICFES, lo que hace que
éste presente un mayor valor al reportado en contabilidad
y en esta entidad por $11.134,16 millones
H40
no incorporacion
en el presupuesto
de la Universidad
los valores
girados por el
MEN al ICFES.
con el giro que se
recibe del
Ministerio se
descuenta el
valor del ICFES.
se presente un
mayor valor por
cobrar en
presupuesto
que al
reportado en
contabilidad
ocasionando
una
desigualdad en
ingresos
presupuestales
y contables.
Verificar el adecuado registro
contable de las partidas giradas
por el MEN al ICFES
Confirmar si la Universidad esta
realizando correctamente el
registro contable relacionado
con las partidas que
corresponden al ICFES.
División Nacional de
Contabilidad
Realizar consulta a la
Contaduría General de la
Nación
Consulta 1 01-jul-11 31-dic-11 26 1 100% 26 26 26 ACCION CUMPLIDA
Revisar el procedimiento de
conciliación entre presupuesto y
contabilidad de las cuentas de
presupuesto y tesorería
(cuentas cero).
Mejorar el procedimiento de
conciliación entre presupuesto y
contabilidad de las cuentas de
presupuesto y tesorería
(cuentas cero).
División Nacional de
Presupuesto y División
Nacional de
Contabilidad
Reuniones para definir el
procedimiento de
conciliación
Reunión 4 01-mar-11 31-dic-11 44 4 100% 44 44 44 ACCION CUMPLIDA
Socializar elel procedimiento de
conciliación entre presupuesto y
contabilidad de las cuentas de
presupuesto y tesorería
(cuentas cero) con las Sedes y
Unidades Especiales.
Mejorar el procedimiento de
conciliación entre presupuesto y
contabilidad de las cuentas de
presupuesto y tesorería
(cuentas cero).
División Nacional de
Presupuesto y División
Nacional de
Contabilidad
Videoconferencia de
socializaciónVideoconferencia 1 01-sep-11 31-dic-11 17 1 100% 17 17 17 ACCION CUMPLIDA
Fortalecer el seguimiento en los
procesos de recaudo
211 18 01 100
Intereses de Mora.
Se observa que la Sede Bogotá de la Universidad
Nacional canceló por intereses de mora $1.29 millones, en
la cancelación de impuestos de vehículos.
Se desconozca
el paradero de
activos como
los vehículos
sobre los
cuales debio
cancelar
impuestos y las
sanciones
Evitar que se presenten
inconsistencias en el registro de
los valores recaudados
Jefatura Administrativa y
Financiera sede Bogotá
(Contabilidad y
presupuesto).
UNISALUD
Reconocer los ingresos el
según el concepto que lo
originó.
Revelar la realidad económica
de la Sede Bogotá en sus
Estados Financieros
214 18 01 004
Cruce Cuentas cero y Contabilidad Realizando la
conciliación de las cuentas cero con Contabilidad, se
observa que los movimientos antes descritos si son
iguales cuando se los consolida, pero si se comparan a
nivel de auxiliar se observan diferencias como es el caso
de los Ingresos por servicios educativos de Contabilidad
que no coinciden con el rubro de servicios educativos de
Presupuesto.
H42 Se observa que
los movimientos a
nivel de auxiliar
tienen diferencias
como es el caso
de los Ingresos
por servicios
educativos de
Contabilidad que
no coinciden con
el rubro de
servicios
educativos de
Siempre se van
a presentar
diferencias en
la información
cuando se
realice el cruce
entre cuentas
cero y
contabilidad, lo
que ocasiona
que no halla
universalidad
en la
En registros
permanente no
se efectua la
conciliación de
las cuentas
H37
No se mantenga
actualizado el
inventario
212 18 02 002
Cuotas Moderadoras UNISALUD .
Existe diferencia entre los valores reportados por cuotas
moderadoras cobradas por Unisalud reportadas en
contabilidad y en Presupuesto.
H39
Falta de control y
seguimiento en el
registro de los
ingresos y el
presupuesto
Mala codificación
de los ingresos209 18 01 002
Premios.
Se registro como un ingreso de la Universidad el premio
obtenido por dos estudiantes de otras ciudades para
realizar una pasantía entre 4 y 8 semanas por $0.8
millones, valor entregado por el Ministerio de Educación
Nacional y que en el convenio se establece que es la
matrícula y no un premio obtenido por la Universidad.
H35
No se
presenten las
cuentas en los
códigos
establecidos
por la
Contaduria
General de la
Nación
Sección de Contabilidad
Sede Bogotá
79
N° Código
HallazgoDescripción Hallazgo Criterio
Causa del
Hallazgo
Efecto del
HallazgoAcción de mejoramiento
Propósito de la Acción de
MejoraArea Responsable
Descripción de las
Actividades
Denominación de
la Unidad de
medida de la
Actividad
Cantidad de
Medida de la
Actividad
Fecha
iniciación de
la Actividad
Fecha
terminación
de la
Actividad
Plazo en
semanas de
la Actividad
Avance fisico
de ejecución
de las
Actividades
Porcentaje de
Avance fisico de
ejecución de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
(PLAI)
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(PLAVI)
Puntaje
atribuido a
las
actividades
vencidas
(PAAVI)
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 2010
215 14 04 100
Registro Presupuestal. En la minuta contractual de las
ODC y de las ODS (enunciados particularmente en el
desarrollo del informe de auditoría) se incluye el Registro
Presupuestal (RP), situación que resulta extraña, en el
entendido que éste es un procedimiento posterior a la
suscripción del contrato, el documento que lo contenga
debe ser posterior y por consiguiente independiente a ella;
además en la mayoría de los procesos revisados, el RP
tiene fecha posterior a la del contrato, por lo tanto
físicamente no podría estar contenida en la minuta,
infiriéndose que las fechas de éstas minutas no son las
reales del perfeccionamiento de la relación
contractual.//En los contratos 100 y 119, el RP, presenta
error el beneficiario del compromiso registrado, teniendo
en cuenta que éstos incluyen el Gravamen a los
Movimientos Financieros del cual el beneficiario es la
DIAN y no el contratista.
H59
Debilidades de
control interno del
proceso
contractual de la
Entidad
Incumplimiento
de la
normatividad
respectiva
Visitas de acompañamiento y
verificacion dirigidas a los
equipos responsables del
proceso contractual, con su
respectiva retroalimentacion
Realizar acompañamiento y
retroalimentacion a los equipos
administrativos, especialmente
a las oficinas de contratacion o
quien haga sus veces, mediante
talleres para resolver y disipar
dudas
Jefe Division Nacional
de Servicios
Administrativos
Talleres de
acompañamiento,
verificacion y
retraolimentacion de la
aplicacion adecuada de
la normatividad vigente
Documento que
recoge dudas e
inquietudes
referidas a la
normatividad
vigente, con su
respectiva
retroalimentacion
1 01-ene-11 31-dic-11 52 0,8 80% 42 42 52
216 14 04 100
Impuesto de Timbre. En el contrato 119 es incorrecto el
valor del impuesto de timbre por las adiciones 1 y 2// ODC
346, no obra el Recibo de pago del Impuesto de Timbre.//
En la ODS 449 y en las adiciones a las ODS 445 y 545
no se exigió el pago del Impuesto de timbre.
H62
Debilidades de
control interno del
proceso
contractual de la
Entidad
Incumplimiento
de la
normatividad
respectiva
Visitas de acompañamiento y
verificacion dirigidas a los
equipos responsables del
proceso contractual, con su
respectiva retroalimentacion
Realizar acompañamiento y
retroalimentacion a los equipos
administrativos, especialmente
a las oficinas de contratacion o
quien haga sus veces, mediante
talleres para resolver y disipar
dudas
Jefe Division Nacional
de Servicios
Administrativos
Talleres de
acompañamiento,
verificacion y
retraolimentacion de la
aplicacion adecuada de
la normatividad vigente
Documento que
recoge dudas e
inquietudes
referidas a la
normatividad
vigente, con su
respectiva
retroalimentacion
1 01-ene-11 31-dic-11 52 0,8 80% 42 42 52
217 14 04 004
Acta de Inicio (AI). En las ODC 343 y 345 y en las ODS
798 y 864, no obra AI a pesar de constituir un requisito
para la ejecución.// El AI del contrato 066, se suscribe 20
días después del desembolso del anticipo, sin justificación
al respecto.//El AI del contrato 097 se suscribió un mes
después de haberse suscrito.//La fecha del AI del contrato
110 no es congruente con el proceso contractual, ni refleja
la necesidad de la UN en el trámite del mismo, toda vez
que la ejecución inicia apenas mes y medio después de
suscribirse el contrato.
H63
Debilidades de
control interno del
proceso
contractual de la
Entidad
Incumplimiento
de la
normatividad
respectiva
Visitas de acompañamiento y
verificacion dirigidas a los
equipos responsables del
proceso contractual, con su
respectiva retroalimentacion
Realizar acompañamiento y
retroalimentacion a los equipos
administrativos, especialmente
a las oficinas de contratacion o
quien haga sus veces, mediante
talleres para resolver y disipar
dudas
Jefe Division Nacional
de Servicios
Administrativos
Talleres de
acompañamiento,
verificacion y
retraolimentacion de la
aplicacion adecuada de
la normatividad vigente
Documento que
recoge dudas e
inquietudes
referidas a la
normatividad
vigente, con su
respectiva
retroalimentacion
1 01-ene-11 31-dic-11 52 0,8 80% 42 42 52
218 14 04 010
Manejo del anticipo. La UN no tiene establecido en su
Manual de Contratación un mecanismo que garantice el
correcto manejo del anticipo. // En la ODC 097 no fue
cancelado el anticipo pactado al contratista y no obra
justificación para ello.
H64
Debilidades en la
normatividad
vigente sobre el
proceso
contractual.
Falta de control
en el uso de
estos recursos
Visitas de acompañamiento y
verificacion dirigidas a los
equipos responsables del
proceso contractual, con su
respectiva retroalimentacion
Realizar acompañamiento y
retroalimentacion a los equipos
administrativos, especialmente
a las oficinas de contratacion o
quien haga sus veces, mediante
talleres para resolver y disipar
dudas
Jefe Division Nacional
de Servicios
Administrativos
Talleres de
acompañamiento,
verificacion y
retraolimentacion de la
aplicacion adecuada de
la normatividad vigente
Documento que
recoge dudas e
inquietudes
referidas a la
normatividad
vigente, con su
respectiva
retroalimentacion
1 01-ene-11 31-dic-11 52 0,8 80% 42 42 52
219 14 02 003
Planeación en la contratación. Los objetos
contractuales de los contratos 100 y 119, tratándose de
un servicio necesario y permanente durante toda la
vigencia, la contratación no se planea de forma tal que se
dé un solo proceso contractual para la vigencia, en los
términos del capítulo VI de la Res. 313/08, en vez de abrir
varios procesos, lo cual conllevaría sin duda a menores
costos, teniendo en cuenta que los bienes y servicios son
más económicos cuando se adquieren en cantidad.
H70 Falta articulación
entre las
dependencias
que requieren el
servicio y las
instancias
administrativas
que aprueban el
servicio.
Posible uso
inadecuado de
los recursos.
Hacer seguimiento a la
formulación y ejecución del plan
de compras definido para la
vigencia
Garantizar la contratación
eficiente y oportuna de las
necesidades de bienes y
servicios de la Universidad
Jefe Division Nacional
de Servicios
Administrativos
Jefe Sección
Contratación Sede
Bogotá
Verificación semestral
del cumplimiento del plan
de compras definido para
la vigencia
Acta de
Verificación
semestral
3 30-jul-10 30-jul-11 52 3 100% 52 52 52 ACCION CUMPLIDA
Puntajes base de evaluación :
PBEC 4.814,3
PBEA 19.837,9Puntaje obtenido por la actividad i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido PLAVI 4.288,0
Puntaje obtenido por la actividad i PLAI 7.153,5
Cumplimiento del plan de mejoramiento a 31 de diciembre de 2011 CPM = PLAVI/PBEC 89,07%
Avance del plan de mejoramiento a 30 de diciembre de 2011 AP = PLAI/PBEA 36,06%
INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular Vigencia 2008
Evaluación del plan de mejoramiento
MOISES WASSERMAN LERNER
Puntaje base de evaluación del cumplimiento del plan
Puntaje base de evaluación del avance global del plan
MARIA INES GRANADOS URREA
19. EVALUACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL
Rector
(Original firmado por) (Original firmado por)
Jefe Oficina Nacional de Control Interno
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