ENTIDAD: EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI - EMCALI E ICE ESP ... · TERCER SEGUIMIENTO AL PLAN...

Lineamientos / ACTIVIDADES PORTADORAS DE ÉXITO

ProgramadasResponsables Actividades Cumplidas

% de

avanceObservaciones

Lineamiento 1. Implementar un Modelo de Gestion Integral de Riesgos en Emcali

a) Contar con un Modelo que integre los Riesgos de Corrupción al Modelo de Gestion,

Control y Medición del Riesgo.

b) Fortalecimiento del Sistema Integral de Gestión del Riesgo, como herramienta

estratégica que le permitirá anticipar y responder en forma oportuna y óptima a dichos

riesgos, a fin de contribuir con el cumplimiento de los objetivos institucionales y

aprovechar al máximo los Recursos.

Dirección de

Planeación

Corporativa

Continúa la implementación del modelo de Gestión Integral de Riesgos bajo la metodología ERM y las

Capacitaciones en ERM.

Se registran Escenarios de riesgos levantados, asociados a Detonante o Causa, Efecto Negativo y Tipo de

R.

Se evalúa el Riesgo Inherente y se registran niveles de exposición, probabilidad, amenaza, vulnerabilidad,

índice de R y posible tratamiento.

Se evalúa el Riesgo Residual y se asocian controles, responsables, autoridades, periodicidad, propósito y

como ejecutar el control.

Se registra en la Matriz de Riesgos consolidada, el Objetivo estratégico corporativo alineado al escenario de

riesgo analizado, el Objetivo estratégico de negocio alineado al escenario de riesgo analizado

100%Sigue su curso normal para

el 2019

Lineamiento 2. Seguimiento.

Analizar las causas y la efectividad de los controles incorporados en el Mapa de

Riesgos de Corrupción.

Dirección de

Planeación

Corporativa

Se evalúa el Riesgo 100%Sigue su curso normal para

el 2019

Lineamiento 3. Monitoreo y Revisión

Monitoreo y revisión periódica del Mapa de Riesgos de Corrupción por parte de los

dueños de los procesos, ajustar de ser necesario y hacer publico los cambios.

Dirección de

Planeación

Corporativa

Durante este cuatrimestres no se presentaron cambios en los Riesgos de Corrupción. 100%Sigue su curso normal para

el 2019

Lineamiento 4. Divulgación.

Cada Macroproceso deberá realizar gestión de promoción y divulgación de los riesgos

de corrupción.

Dirección de

Planeación

Corporativa

Los lideres de Macroprocesos y Procesos de todas las Gerencias realizaron esta actividad en los informes

están las evidencias.100%

Sigue su curso normal para

el 2019

1) Optimizar el uso de Registro de Proveedores

2) Adquirir Suscripciones o convenios con base de datos / Difundir en diferentes

medios de comunicación la información

3) Realizar Workshops, vistas pares, empresas modelo en contratación, así como

asistencia a ferias, congresos, foros. Gerente de Área

4) Hacer parte y reunirse con gremios y asociaciones Dir. Abastecimiento

5) Realizar capacitaciones al personal de la Dirección de Abastecimiento Gerente de Área

1) Estandarizar procesos a través de normas, procedimientos, instructivos y formatos

2) Convocar equipos interdisciplinarios para la realización de términos de referencia

3) Efectuar revisiones en las diferentes etapas del proceso contractual por diferentes

personas

Dir. Contractual y

Coord. a cargo

Al finalizar la vigencia 2018 se efectuó lo acordado en el cronograma establecido, la Gerencia de Área de

Abastecimiento Empresarial dio cumplimiento a las acciones asociadas al control definidas dentro de la

realización de la identificación, definición, valoración y tratamiento de los riegos de corrupción asociados al

proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios y no se ha materializado ningún riesgo de corrupción

asociado al proceso.


el 2019


el 2019

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Manipular un proceso de contratación a favor de un tercero

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Manipular un proceso de contratación en la evaluación a favor de un

tercero

COMPONENTE

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo de

Corrupción

ESTRATEGIA:

Diseñar e implementar el

Modelo de Gestion Integral de

Riesgos , que contribuya a

combatir y prevenir la

corrupción.

Dirección de Planeación Corporativa. - Actividades Plan de Riesgo - Fecha Cumplimiento: Dic. 2018 -

Indicador: Cumplimiento

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO EMPRESARIAL. Actividades Plan de Riesgo - Fecha Cumplimiento:

Dic. 2018 - Indicador: Cumplimiento: [Cantidad de Acciones Ejecutadas / Cantidad Acciones Programadas]x

100

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Sesgar la inteligencia de mercado para beneficio de un tercero.

Director de

Abastecimiento Al finalizar la vigencia 2018 se efectuó lo acordado en el cronograma establecido, la Gerencia de Área de





ENTIDAD: EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI - EMCALI E ICE ESP - DIRECCION DE CONTROL INTERNO

TERCER SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO VIGENCIA 2018

Fecha de PUBLICACION: Enero 16 de 2019

Fecha de Corte: Diciembre 31 de 2018 Fecha de Seguimiento DCI: Enero 8 al 16 de 2018

3er SgmntoDCI PA y AC Dic-2018 Página 1



% de

avanceObservacionesCOMPONENTE





1) Establecer los lineamientos correspondientes en la norma complementaria y en los

términos de referencia de los procesos

2) Convocar equipos interdisciplinarios para la realización de términos de referencia

3) Establecer controles en el CURP para garantizar buenas prácticas en el manejo de

ofertas

GAE, Dir. de

Abastecimiento

Dir. Contractual y

Coord. a cargo

Al finalizar la vigencia 2018 se efectuó lo acordado en el cronograma establecido, la Gerencia de Área de






el 2019

1) Exigir a los funcionarios informes de los asuntos tratados en reuniones con los

grupos de valor.

2) Realizar verificación directa de gestión de funcionarios y contratistas de manera

aleatoria e imprevista.

3) Elaborar matriz de seguimiento a las actividades que realizan los funcionarios

y contratistas en la gestión comunitaria para promover el autocontrol y exigir que los

usuarios formalicen los requerimientos al Call Center 177 y se reporte el respectivo

código para hacerle seguimiento al acompañamiento por la DRS su Dpto. de Gestión

Comunitaria y Defensoría del Usuario.

4) Realizar actividades de formación para crear consciencia sobre las consecuencias

de realizar actos ilícitos.

Dir. de

Responsabilidad

Social.

Se exigió a los funcionarios informes con los respectivos soportes de los asuntos y de la forma como fueron

tratados en las reuniones con los grupos de valor para atender requerimientos y Derechos de Petición.

Se realizó verificación directa de la gestión a funcionarios y contratistas de manera aleatoria e imprevista.

Se elaboró una matriz para hacerle seguimiento al reporte de las actividades que realizaron los funcionarios

y los contratistas de la DRS y de su DGC en la gestión comunitaria lo cual promovió el autocontrol y permitió

que los usuarios formalizaran la mayoría de sus requerimientos al Call Center 177 para obtener previamente

un número de radicado y de esta manera ejercer un seguimiento al ético comportamiento delos funcionarios

y contratistas y de paso al cumplimiento de los compromisos adquiridos con los usuarios por parte e la DRS

y de las EUN de Emcali, lo cual ha empezado a redundar en un proceso de mejor sostenibilidad y de

generación de gobernanza en una perspectiva de mejoramiento continuo de calidad con responsabilidad

social.

Se realizaron talleres y actividades de sensibilización y formación para crear conciencia sobre las

consecuencias de realizar actos ilícitos de corrupción.

100% Cumplido

1) En los contratos de los prestadores de servicios, se incluye una cláusula que obliga

a mantener la confidencialidad sobre toda información reservada que conozca por

cualquier medio durante el plazo de ejecución del contrato y dos años más.

2) Respetar los acuerdos de confidencialidad suscritos por EMCALI con terceros para

la celebración de negocios, pre-acuerdos o acuerdos por el mismo tiempo por el que

EMCALI se compromete con los terceros a guardar la debida reserva.

3) Limitar el acceso a la información confidencial de la empresa y de la DRS al

funcionario y al contratista solamente al ejercicio de su pertinencia, competencias y

funciones.

Dir. de

Responsabilidad

Social.

En los contratos de los prestadores de servicios, se incluye una cláusula que obliga a mantener la

confidencialidad sobre toda información reservada que conozca por cualquier medio durante el plazo de

ejecución del contrato y dos años más.

Se es consciente y se respetan los acuerdos de confidencialidad suscritos por EMCALI con terceros para la

celebración de negocios, pre-acuerdos o acuerdos por el mismo tiempo por el que EMCALI se compromete

con los terceros a guardar la debida reserva.

La Dirección y su departamento de comunicaciones limita el acceso a la información confidencial de la

empresa y de la DRS al funcionario y al contratista solamente al ejercicio de su pertinencia, competencias y

funciones.

100% Cumplido

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

DIRECCION DE RESPONSABILIDAD SOCIAL - Actividades Plan de Riesgo - Fecha Cumplimiento: Dic.

2018 - Indicador: Cumplimiento: [Cantidad de Acciones Ejecutadas / Cantidad Acciones Programadas]x 100

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Solicitar o recibir dinero o dadivas a cambio de favores o beneficios

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Ofrecer o difundir información reservada en beneficio propio o de

terceros

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Tráfico de influencias en beneficio propio o de terceros a partir de

actividades derivadas en el ejercicio de su cargo

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.




% de






1) Los funcionarios y/o contratistas realizan programación semanal de las actividades

comunitarias planeadas y se presentan informes periódicos.

2) Se hace evaluación y seguimiento a la gestión comunitaria a funcionarios y

contratistas en los Comités de Dirección el primer día laborable de la semana.

3) En las matrices de seguimiento y control se verifican los porcentajes de

cumplimiento a las actividades que realizan los funcionarios y contratistas

especialmente en la atención a requerimientos y PQR’s de la ciudadanía.

4) Tanto la Dirección de Responsabilidad Social como la Jefatura del Departamento de

Gestión Comunitaria y Defensoría del Usuario, realizan de manera permanente

acompañamiento y verificación de la calidad de la gestión a los funcionarios y

contratistas encargados de la gestión comunitaria

5) Las reuniones generales con los grupos de valor cuentan con la presencia de jefes

de Dpto., gerentes de área y Directores.

6) Los funcionarios y contratistas deberán exigir a los usuarios que todo requerimiento

sea previamente reportado al Call Center 177 y que soliciten el código respectivo

como requisito para formalizar el acompañamiento ético y eficiente del DGC y hacer el

control de seguimiento apropiado.

Dir. de

Responsabilidad

Social.

Se adelanto programación semanal de actividades comunitarias planeadas y presentaron informes

periódicos impresos que fueron incluidos en las carpetas elaboradas para cada una de la comunas y de los

corregimientos; también los reportes de gestión digitales reportados en la respectiva matriz de una

plataforma que fue diseñada e implementada para tal efecto sobre los cuales se les hace seguimiento y

control permanente Este mecanismo no solo ha contribuido a optimizar los controles para mitigar el riesgo

de corrupción, también ha optimizado la calidad de los procesos y procedimientos de la gestión socialmente

responsable de la Dirección.

En la perspectiva de un mejoramiento continuo, se hizo evaluación y seguimiento a la gestión comunitaria a

funcionarios y contratistas en los Comités de Dirección habitualmente el primer día laborable de la semana.

Esta instancia de participación evaluación ha sido muy importante porque el control ha sido efectivo para la

mitigación de un eventual riesgo de corrupción.

En las matrices de seguimiento y control se verificaron los porcentajes de cumplimiento a las actividades

que realizaron los funcionarios y contratistas especialmente en la forma en que se hizo atención a

requerimientos y PQR's de la ciudadanía.

Tanto la Dirección de Responsabilidad Social como la Jefatura del Departamento de Gestión Comunitaria y

Defensoría del Usuario, realizaron de manera permanente acompañamiento y verificación de la calidad de la

gestión a los funcionarios y contratistas encargados de la gestión comunitaria

Para constatar la transparencia, calidad y oportunidad del servicio de gestión e interventoría social La

Dirección de Responsabilidad Social y la Jefatura del Departamento de Gestión Comunitaria, incluyendo a

gerentes y directores de área, efectuaron reuniones con los grupos de valor que demandaron atención a

requerimientos y a mitigación de conflictos sociales.

Los funcionarios y contratistas cumplieron con la exigencia a los usuarios que todo requerimiento fuera

previamente reportado al Call Center 177 y que solicitaran el código respectivo como requisito que se

cumplió para formalizar el acompañamiento ético y eficiente del DGC, por lo cual se le dio trazabilidad a la

gestión y hizo el control de seguimiento apropiado.

100% Cumplido

1. Gestionar la provisión de personal de EMCALI a partir de aplicación de los

procedimientos vigentes de selección y vinculación de personal directo e indirecto

(SENA; PS; servidores públicos).

GAGHA

El indicador determina la cantidad de Talento Humano evaluado y vinculado que finalmente es provisionado

a la empresa, bajo la modalidad de Trabajador Oficial por Enganche Directo, Por Concurso y Empleados

Públicos, de acuerdo con lo aprobado por la alta Gerencia, se logra en el tercer cuatrimestre del año 2018

vincular (3) tres servidores Públicos, que corresponden a (2) enganches directos y (1) empleado público.

100%Sin eventos de

materialización

1. Realizar las actividades producto de las directrices de comité gobierno en línea GEL GAGHA

Número de incidentes de seguridad de la información: cero

En cuanto el resultado del indicador que mide el número de incidentes de seguridad de la información del

proceso Gestión Talento Humano, la Gerencia de Tecnología de la información, reporta que no se presentan

incidentes entre los meses de septiembre – diciembre 2018 (a la fecha).

100%Sin eventos de

materialización

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Uso indebido de la información asociada a la Gestión de Talento

Humano. Indicadores: Indicador: # de incidentes de seguridad de información de los aplicativos asociados a

la GTH

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

GERENCIA DE ÁREA GESTIÓN HUMANA Y ACTIVOS - Riesgos Proceso Gestión Talento Humano

Actividades Plan de Riesgo - Fecha Cumplimiento: Dic. 2018 - Indicador: Provisión de talento humano

Critico (<) 25%, Aceptable (>=) - (<) 25% - 36% , Deseable (>=) 36%

RIESGO DE CORRUPCIÓN: Direccionamiento por tráfico de influencias en la provisión de personal




% de






Asociados con el tiempo laboral. - Indicadores: No. De horas extras totales laboradas

por cada UEN y el valor en $ de las mismas.GAGHA

Asociadas con la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - Indicadores: No. De

horas extras totales laboradas por cada UEN y el valor en $ de las mismas.GAGHA

Realizar actividades producto de las directrices de comité de gobierno en línea GEL.

1) Conceptualización y factibilidad de los PQR:

2) El proyecto de Gestión de trabajo en terreno.

3) El proyecto ERP.

GAGHA

Número de incidentes de seguridad de la información: cero. En cuanto el resultado del indicador que mide el

número de incidentes de seguridad de la información del proceso Gestión Talento Humano, la Gerencia de

Tecnología de la información, reporta que no se presentan incidentes entre los meses de septiembre –

diciembre 2018 (a la fecha).

En oct/18 la GAGHA hace entrega a la GTI de la totalidad de la información que, en aplicación de la

metodología y cronograma definidos, corresponde al nivel de proceso y subproceso (procedimientos) a

cargo de la gerencia. 44 procedimientos documentados para el proceso GTH y 36 procedimientos

documentados para el proceso Gestión Logística de Bienes y Servicios

Durante el tercer cuatrimestre del año 2018, EMCALI EICE ESP da inicio a la fase de “Implantación”, en la

cual los líderes de los procesos se familiarizan con el aplicativo para la puesta en marcha del mismo.

100%No se evidencian eventos

de materialización

Acciones relacionadas con el Plan Estratégico de Seguridad Vial de Emcali

1. Los pilares: Fortalecimiento en la gestión institucional y Comportamiento Humano

institucional.

2. El pilar: Vehículo seguro.

3. En el pilar: Infraestructura segura.

GAGHA

Acciones relacionadas con la Gestión de Seguridad Física.

1) Administrar la Información de Seguridad.GAGHA

2) Gestionar la Seguridad de la Infraestructura. - • Acompañamiento a las unidades de

negocio para el desarrollo de labores misionales en zonas de alto riesgo,

especialmente al componente de telecomunicaciones.

GAGHA

3) Gestionar la Seguridad de Electrónica. GAGHA

Controlado

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Uso indebido de los activos y recursos de la empresa asociadas a la

Gestión de Talento Humano (Tiempo laboral, elementos de protección personal, dotación, entre otros) para

realizar otras actividades y/o realizar actividades propias de los servicios a cambio de beneficios particulares.

Indicador asociado con el tiempo laboral: 1. Para el tercer cuatrimestre del año 2018 se ha ejecutado el

84,18% del total de presupuesto asignado para horas extras, lo que equivale a 241.662 horas que

corresponde a $ 5.901.901.104 acumulados.

Indicador asociado con la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: 2. Con corte al mes de diciembre de

2018 se obtiene para el tercer cuatrimestre de 2018 los siguientes resultados:

* Frecuencia de Accidentes de Trabajo (No. total de accidentes en el período): 23

* Severidad de Accidentes de Trabajo (No de días de incapacidad): 133 días

100% Controlado

GERENCIA DE ÁREA GESTIÓN HUMANA Y ACTIVOS - Gestión Logística de Bienes y Servicios -

Actividades Plan de Riesgo - Fecha Cumplimiento: Dic. 2018 - RIESGO DE CORRUPCIÓN: Uso

indebido de la información asociados a la gestión logística de bienes y servicios

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Uso indebido de los recursos y activos de la empresa asociados a la

gestión logística de bienes y servicios. - Indicador: PESVE: El plan estratégico de Seguridad Vial de

EMCALI

Indicador: Número de agresiones al patrimonio - Indicador: Número de robos

1.Nivel de implementación del plan estratégico de seguridad vial en EMCALI.

Resultado Septiembre -Diciembre : El programa de gerenciamiento de flota impacta en el pilar de

comportamiento humano y el de vehículo seguro,

Total Vehículos con dispositivo instalado en el mes de sep. : 7. / Total Vehículos con dispositivo instalado en

el mes de oct: 5. / Total Vehículos con dispositivo instalado en el mes de nov: 11.

Número de robos al patrimonio de las sedes de EMCALI protegidas <= 10% anual / Número de agresiones

al patrimonio de las sedes de EMCALI protegidas <= 10% anual

2.2 Número de agresiones al patrimonio: Gracias el esquema de seguridad implementado por el

departamento y los comités de seguridad realizados, entre los meses de septiembre y diciembre se

presentó agresión al aire acondicionado del primer piso en la telefónica Salomia

2.2 Número de robos: no se presenta en el último cuatrimestre de 2018 eventos de hurto.

Resultado Septiembre -diciembre de 2018: En consecuencia, con la gestión realizada se obtiene como

resultado para el tercer cuatrimestre de 2018, que no se presentaron eventos de hurto si se presenta una

agresión a la infraestructura de las diferentes sedes, lo que indica un resultado en el nivel deseable.

100%




% de






Revisiones mensual en el Link blade 2. - Fecha de cumplimiento: 31 DIC DE 2018 -

Meta: 12 reportes al año, uno cada mes. - Resultado: 4 reportes/12 reportes Jefe Dpto. de Cartera

En la evaluación realizada con corte nov/2018 se tiene un 91,67% de avance, dado que a la fecha se cuenta

con 11 reportes. El avance de la ejecución de las actividades depende de la necesidad del servicio ya que

se generan con frecuencia.

1) Frente a la Parametrización del sistema quedo registrada en el OSF y es permanente. A diciembre de

2018 no se haya materializado el riesgo.

2) Respecto del Vo.Bo. del jefe del departamento en los acuerdos de pago el control es constante y se

aplica cada vez que un usuario lo requiere.

3) Se encuentra programada para el primer semestre del 2019 la re inducción en las resoluciones sobre

facilidades de pago.

92%Sin eventos de

materialización

Revisiones mensuales en el Link blade 2, por notas y filtrando funcionarios del Dpto.

de Cartera Detalle notas y causa. - Fecha de cumplimiento: 31 DIC DE 2018 - Meta:

12 reportes al año, uno cada mes. - Resultado: 4 reportes/12 reportes

Jefe Dpto. de Cartera

Al contar con los roles definidos, con GTI se están realizando las pruebas para que se puedan implementar

para todos los funcionarios de cartera de tal forma que solo queden en el reporte los perfiles con los roles

levantados. Con 11 reportes al mes de nov/ 2018.

A dic/18 este riesgo no se ha materializado. Actualmente se definen formas por roles para los funcionarios

del departamento que cuentan con usuario de acceso a el OSF.

100% Controlado

Rotación de los funcionarios para la asignación de causaciones.- Meta: 0 veces N° de

veces que se ha materializado el riesgo en el CuatrimestreDir. de Contabilidad

La actividades de control establecidas para mitigar la materialización del riesgo han sido efectivas, para el

tercer cuatrimestre del año 2018100% Controlado

Presupuesto. 1. Rotación de actividades durante cada periodo a los funcionarios que

conforman grupos de trabajo.

2. Verificación y validación de la información antes de su entrega. Indicador:

OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL. - Fecha de

Cumplimiento: Permanente - Dic. 2018

Dir. de PresupuestoNo se presentaron novedades, toda vez que se siguen llevando a cabo los controles para evitar que se

materialice el riego.100%

No se Evidencian eventos

de materialización

Contabilidad. 1.Rotación de funcionarios

2. Autoevaluación a las cuentas antes del cierre.

Meta: Máxima 12 autoevaluaciones en el año una por mes. - Mínima 4

autoevaluaciones en el año, una cada trimestre. - Resultado 3/12 =0,25 *100

Dir. de ContabilidadDurante el tercer cuatrimestre del año 2018 se realizaron dos (2) autoevaluaciones, una por mes antes del

cierre de las cuentas contables. Resultado con corte diciembre 18 -2018. Autoevaluaciones: 10100%

Se realizan 4

autoevaluaciones, una por

mes antes del cierre de las

cuentas.

1.Limitacion en autoridades.

2.Bloqueo de perfil en ausencia del funcionario y activación del mismo en el momento

de ingreso.

3. Revisión periódica de autoridades en el aplicativo.

Indicador: No. De verificaciones a la aplicación de pagos manuales /2 al año

Fecha de Cumplimiento: Permanente - Dic. 2018

Dir. Tesorería, Líder

Area RecaudosNo se registro durante este periodo materialización del riesgo. 100%


de materialización

1.Requerimientos a la GTI

2.Revisión de la documentación soporte del pago

3.Realizar el verifico en la Dir. de Tesorería de acuerdo con las normas, controles y

procedimientos vigentes.

4. Seguimiento a las mejoras en el sistema.

Indicador: La medición de este control es de cumplimiento diario.



Area CXPNo se registro durante este periodo materialización del riesgo. 100%


de materialización

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGO DE CORRUPCIÓN: Liberar la cuenta sin el cumplimiento de los requisitos establecidos.

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

GERENCIA DE ÁREA FINANCIERA. - RIESGO DE CORRUPCIÓN: Inadecuado uso del perfil en los

acuerdos de pago.

RIESGO DE CORRUPCIÓN: Dar de baja la cartera de un usuario sin autorización.

RIESGO DE CORRUPCIÓN: Realizar causaciones sin el cumplimiento de los requisitos legales

RIESGO DE CORRUPCIÓN: Alteración de información financiera oficial privilegiada

RIESGO DE CORRUPCIÓN: Direccionar a beneficio propio o de terceros los recursos de la Empresa




% de






1. Seguimiento al cumplimiento de la Res. 120 de feb./20/2017.

2. Verificación del Informe de UPRO Opción 18 (estado de las causaciones) o NCSA

en el aplicativo FPL.

Indicador: La medición de este control es de cumplimiento diario.



Area CXPNo se registro durante este periodo materialización del riesgo. 100%


de materialización

1) Capacitación Gestión Documental.

2) Capacitación Código Único Disciplinario.

3) Capacitación Código de Ética.

Ger. Área Comercial y

de Atención al Cliente

1) Revisión de las tablas de retención documental, como parte del compromiso del componente de

Transparencia, realizada el 7 de dic/2018 y entregada con memo 6200917432018 de dic/ 14 de 2018 (100%)

El día 13 de nov/2018, la GAE, realizó workshop y a partir de la información recogida solicita que se ajuste el

requerimiento y las especificaciones técnicas, dado que no se puede contratar con el existente.

Adicionalmente, en el memo 9100818462018 de nov/15/2018, indican que el tiempo mínimo para efectuar

una Competencia abierta con IM es de tres (3) meses, por lo que a la fecha de emisión del memorando

citado no es posible realizar el proceso de contratación. Frente a lo anterior, se continúan con las actividades

de organización física y digital con personal propio y con apoyo de cuota adicional de estudiantes SENA.

(0%)

2) Se citaron 88 personas: (UT 57, EMCALI 31), realizaron y aprobaron el curso 67, informe de Talento

Humano, es decir un 76% del personal citado.

3) Se citaron 81 personas (UT 50, EMCALI 31), realizaron y aprobaron el curso 73, informe de Talento

Humano, es decir un 90% del personal citado

66%Se evidencian Actividades

incumplidas

1) Capacitaciones en Código Único Disciplinario y Código de Ética

2) Revisión y verificación de requisitos asociados a los trámites por parte de los

líderes de Centros de Atención.



1) Se citaron 88 personas: (UT 57, EMCALI 31), realizaron y aprobaron el curso 67, informe de Talento

Humano, es decir un 76% del personal citado. Se citaron 81 personas (UT 50, EMCALI 31), realizaron y

aprobaron el curso 73, informe de Talento Humano, es decir un 90% del personal citado.

2) Se detectan documentos adulterados como: Autenticaciones, Tarjetas Profesionales, Certificados de

tradición.

Procedimientos finalizados en cuatrimestre anteriores: 401P01I002 Realizar cambio de tarifa y/o de uso, en

junio 5 de 2018. 141P02 Factibilidad, viabilidad y disponibilidad de servicio, en agosto 24 de 2018.

85%Se presentaron eventos

que fueron controlados.

1) Capacitaciones en Código Único Disciplinario y Código de ÉticaGer. Área Comercial y


Se citaron 88 personas: (UT 57, EMCALI 31), realizaron y aprobaron el curso 67, informe de Talento



Se actualizó el procedimiento 163P05 versión 2 y se informó a Coordinadores para su aplicación con memo

6200795682018 de nov/8/2018. Se aclararon instrucciones para el manejo de las oficinas físicas de atención

al usuario.

100% Cumplido

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGO DE CORRUPCIÓN: Retener o adelantar el pago de un tercero a beneficio propio.

GERENCIA DE ÁREA COMERCIAL Y DE ATENCIÓN AL CLIENTE. RIESGO DE CORRUPCIÓN:

RCGCSC01 – Manipulación de expedientes.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCGCSC02 – Requisitos incompletos y/o adulterados

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: – RCGCSC03 – Intermediación para acelerar la ejecución de un trámite

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCGCSC04 -Uso indebido del perfil




% de






1) Capacitaciones en Código Único Disciplinario y Código de Ética

2) Revisiones de ajustes.



Se citaron 88 personas: (UT 57, EMCALI 31), realizaron y aprobaron el curso 67, informe de Talento



Por parte del Area Funcional Identificación y Registro de Cuentas, se revisaron entre septiembre y

noviembre el 15% de los reclamos generados en el mes.

100% Cumplido

1) Talleres de Código Único Disciplinario.

2) Auditoría e informes periódicos.

3) Monitoreo Liquidación de Servicios.

4) Capacitaciones.

5) Actualización Procedimientos e Instructivos



El subproceso de facturación opera para cada una de sus actividades en el sistema comercial OSF,

conforme con el proyecto de roles estructurado y documentado.

Esta actividad es permanente, se verifican las variables que intervienen en la liquidación de los servicios,

como Consumos por desviaciones significativas, cobro de servicios instalados de telecomunicaciones, entre

otros.

Se generan registros de controles de ciclo, revisión de servicios instalados vs facturación, análisis de

inconsistencias, recargos por mora y tasa de usura, aplicación tarifas; memorandos y correos electrónicos

que soportan las acciones detalladas, tanto para Servicios Públicos Domiciliarios y Telecomunicaciones.

Se realiza retroalimentación permanente a los funcionarios de las áreas: Liquidación Servicios, Lectura,

Revisión (correo electrónico y/o capacitación personalizada); con base en las casuísticas diarias, incidentes

y demás novedades evidenciadas, que permiten controlar la operación y garantizar la calidad de la

facturación.

En el marco del proyecto de actualización del aplicativo OSF se realizó inventario a procedimientos e

Instructivos del Departamento de Facturación.

100% Cumplido

1) Evaluar riesgos e indicadores. - Feb. 2018

2) Capacitación riesgos de corrupción. Mar, 2018

3) Socialización del mapa de riesgos de corrupción. Abr. 2018

Secretaria General

Seguimiento al plan de acción del proceso se realiza la divulgación y socialización de los temas de riesgos.

Plan de trabajo del Departamento de Gestión Documental, diseñado con base en los lineamientos de la

gestión de la Información desde el aplicativo OnBase.

100%Sin eventos de

materialización




Secretaria General




100%Sin eventos de

materialización




Secretaria General




100%Sin eventos de

materialización




Secretaria General




100%Sin eventos de

materialización

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

GESTIONAR SERVICIOS LEGALES - SECRETARIA GENERAL. RIESGO DE CORRUPCIÓN: Fuga de

información confidencial y/o de estrategias de defensa judicial

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Inadecuada representación judicial

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: – Amiguismo, Clientelismo, Concusión o Soborno

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: – Asesoría u orientación de un proceso de contratación en beneficio

propio o de un tercero.

GERENCIA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO - RIESGO DE CORRUPCIÓN: GAC-01 Programar y/o

ejecutar actividades de la operación y el mantenimiento de los servicios por recomendaciones, dinero

y otros beneficios.

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Subproceso Facturación - Uso indebido del perfil RCGCSC05




% de






1) Realizar seguimiento a las socializaciones del Código de Ética.

2) Programar y coordinar la continuidad de las socializaciones de la Ley de Control

Disciplinario (Ley 055 de 2014) al interior de la UENAA.

3) Seguimiento a la programación de horas extras

4) Seguimiento a órdenes de trabajo.

Dpto. de Planeación

(1 y 2) y Prof. de los

Dptos. de la Dn de

Aguas Residuales (3 y

4)

Se realizan 21 Socializaciones del Mapa de Riesgos 2018 junto con sus acciones de mitigación.

Adicionalmente, se aprovechó la oportunidad para divulgar la actualización del Código Disciplinario (Ley 055

de 2014). Asistieron 430 funcionarios

DN AGUAS RESIDUALES Y AGUA POTABLE. *Cumplimiento de la programación de horas extras y el

presupuesto asignado a la GUENAA.

*Revisión del Módulo de Daños y Órdenes del Open Smart Flex .

*Verificación del Tiempo Extra por Informes de Resultados de OT.

*Revisión de las OT de los MTTO preventivo y correctivo en los equipos de las Estaciones de Bombeo

100%Sin eventos de

materialización




3) Revisar y compartir a los Jefes y Directores de la UENAA los informes de

cumplimiento de los protocolos de seguridad en las diferentes Plantas Operativas.

4) Solicitar la evaluación de la periodicidad del seguimiento a las cuentas personales

5) Seguimiento a órdenes de Trabajo.

Dpto. de Planeación

(1,2,3)

Prof. y Jefes (4 y 5)

de los

Deptos. de la Dn de

Aguas Residuales y

Agua Potable

Se han realizado 21 Socializaciones del Mapa de Riesgos 2018 junto con sus acciones de mitigación.

Adicionalmente, se aprovechó la oportunidad para divulgar la actualización del Código Disciplinario (Ley 055

de 2014). Asistieron 430 funcionarios

DN AGUAS RESIDUALES Y AGUA POTABLE. *Cumplimiento de la programación de horas extras y el

presupuesto asignado a la GUENAA.

*Revisión del Módulo de Daños y Órdenes del Open Smart Flex .

*Verificación del Tiempo Extra por Informes de Resultados de OT.

*Revisión de las OT de los MTTO preventivo y correctivo en los equipos de las Estaciones de Bombeo

100%Sin eventos de

materialización




3) Implementar mecanismos para control de salida de personal.

Depto. Planeación

(1,2) y Prof. y Jefes

Deptos. de Dir.

Aguas Residuales y

Agua Potable (3)

DEPTO PLANEACIÓN . -Correos electrónicos para coordinar con la DCI y las áreas operativas de la DAR la

programación de las Socializaciones del Código Disciplinario.

-Citaciones de Gestión del Conocimiento

-Registros de Asistencias

100%Sin eventos de

materialización

1) Actualización y Capacitación del personal (Normas, procedimientos y nuevas

tecnologías) relacionadas con la Gestión Integral de Proyectos.

Coord. Dir. Técnica y

Jefes Dpto. Dir.

Técnica

*Las acciones de mitigación para este riesgo se trasladarán para su ejecución en la próxima vigencia junto

con la Actualización del Mapa de Riesgos de Corrupción 2019.0% Trasladado al 2019

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: – GAC-05 Manipular los datos de los informes de ensayos y/o

certificados de calibración por parte del personal involucrado de los laboratorios de Agua Potable,

Aguas Residuales y Medidores de Acueducto a cambio de beneficios propios y/o de terceros

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: GAC-O2 Sustracción y/o uso de elementos propiedad de la empresa para

fines personales y/o particulares en detrimento del patrimonio de la empresa.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: – GAC-03 Usar el tiempo laboral para realizar otras actividades a cambio

de beneficios particulares

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: – GAC-04 Actuaciones indebidas en la planeación, diseño y supervisión

de los contratos de la UENAA por parte de los responsables que afectan el alcance, tiempo, costo y

calidad del mismo a cambio de beneficios.




% de






1) Evaluaciones de Organismos de acreditación

2) Auditorías Internas

3) Revisiones por la Dirección

4) Revisión de Datos e Informes

5) Conductas contrarias en los valores de lealtad y honestidad del código de ética,

reportadas ante 6l Director Técnico.

Prof. de los

Laboratorios de Agua

Potable, Aguas

Residuales y

Medidores de

Acueducto

LAR, LAP Y LMA: 230P01I001F003 - Ficha de requerimiento para contratar servicios de auditoría interna

para los SGC bajo normativa NTC-ISO/IEC 17025:2005 implementados en los Laboratorios de Ensayos y

Calibraciones de EMCALI.

Laboratorio Aguas Residuales (LAR): - Registro 054M03F016 Informe de ensayo

- Registros varios de datos y cálculos de ensayos revisados (datos primarios)

Laboratorio de Agua Potable (LAP): - Registro 054M01F013 Verificación del contenido del informe de ensayo

- Registro 054M01F012 Informe simplificado de ensayos del Laboratorio de Agua Potable

- Registro 054M01F017 Informe de Ensayos del Laboratorio de Agua Potable

Laboratorio de Medidores Acueducto (LMA): - Registro 053P01II010F006 Certificado de Calibración de

Medidor.

- Relación de comprobación de datos primarios en el Software de Gestión SOTMED P&P V3-

100%Sin eventos de

materialización

1. Cumplimiento procedimientos asignación de perfiles y control de acceso, incluida la

firma por cada usuario del formato "Acta de Buen Uso del Perfil de usuario".

2. Cumplimiento Res. de políticas de la Gerencia de TI.

3. Talleres de Código Único Disciplinario, Código de Ética y MECI.

4. Registros de Auditorias en los sistemas de Información para soportar auditorias de

Organismos de Control.

Indicador: Permanente - Dic. 2018

Gerente TI,

Jefe Dpto. Op. de TI,

y Jefes Dptos.,

Directores y Coord...'s

de las diferentes

áreas

1. Depuración de los perfiles de accesos no autorizados por los líderes de los procesos.

2. Se desactivan perfiles de los nombrados trasladados.

3. Se desactivan perfiles de Contratistas y PS’s que no estaban en uso o ya no prestaban los servicios a

EMCALI.

4. Se desactivan perfiles que no pertenecen a cada una de las gerencias.

5. Se asignan roles según responsabilidades y se asigna de acuerdo a solicitud que hacen Jefes de

Departamentos por la herramienta Service Manager, según el procedimiento establecido.

Se está implementando una solución de Gobiernos federados que permite exponer a través de un portal web

unificado las aplicaciones y recursos de su organización, elevando los niveles de seguridad, e

implementando de forma ágil controles de acceso basados en políticas y marcos regulatorios.

100% Cumplido

1. Cumplimiento de Políticas de Seguridad de la Información internas y normatividad

2. Cumplimiento Res. de políticas de la Gerencia de TI.

3. Talleres de Código Único Disciplinario, Código de Ética y MECI.

4. Depuración periódica de permisos y gestión de roles de aplicativos de sistemas de

información.

Indicador: Permanente - Dic. 2018

Gerente TI,

Jefe Dpto. Op. de TI,

y Jefes Dptos.,

Directores y Coord...'s

de las diferentes

áreas

1. Depuración de los perfiles de accesos no autorizados por los líderes de los procesos.

2. Se desactivan perfiles de los nombrados trasladados.

3. Se desactivan perfiles de Contratistas y PS’s que no estaban en uso o ya no prestaban los servicios a

EMCALI.

4. Se desactivan perfiles que no pertenecen a cada una de las gerencias.

5. Se asignan roles según responsabilidades y se asigna de acuerdo a solicitud que hacen Jefes de

Departamentos por la herramienta Service Manager, según el procedimiento establecido.

Se está implementando una solución de Gobiernos federados que permite exponer a través de un portal web

unificado las aplicaciones y recursos de su organización, elevando los niveles de seguridad, e

implementando de forma ágil controles de acceso basados en políticas y marcos regulatorios.

100% Cumplido

2018-2023 la alineación de los objetivos estratégicos de la UENT con el corporativo

C2, validación del despliegue del Plan de Acción de la UENT 2018 el cual contiene los

programas de los procesos y subprocesos

Verificación de la alineación de los diferentes programas y planes con los objetivos

planteados en el plan estratégico

Validación del presupuesto solicitado.

Seguimiento al plan de acción: objetivos estratégicos, tácticos y operativos.

Jefe Dpto. planeación

UENT.

Jefe Dpto.

Administrativo y

Financiero UENT.

Seguimiento del plan de acción de la UENT acorde al nuevo plan estratégico 2018-2023 la alineación de los

objetivos estratégicos de la UENT con el corporativo C2, seguimiento del despliegue del Plan de Acción de

la UENT 2018 a nivel táctico el cual contiene los programas de los procesos y subprocesos. Seguimiento de

los diferentes programas y planes con los objetivos planteados en el plan estratégico

Validación del presupuesto solicitado.

100%Sin eventos de

materialización

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

GERENCIA DE TEGNOLOGIA DE INFORMACION. - RC. Asignación de perfiles sin autorización

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Asignación de perfiles con mayores opciones de los del cargo

GERENCIA DE TELECOMUNICACIONES. - RCPPTIC-01 Acto malintencionado en la planeación que se

realiza o requieren los sub procesos




% de






Seguimiento supervisión de contratos

Capacitación a interventores en manual de contratación y supervisión a contratos

Definición funciones área funcional de Gestion de proyectos.

Ing. JM Sanchez jefe

de Dpto., Ing. Edgar

F. Muñoz

Seguimiento y supervisión de contratos según informes de Supervisores 100%Sin eventos de

materialización

Participación en la formulación del plan estratégico

Definición roles área funcional gestión de proyectos adscrita al Dpto. de proyectos

En proceso de elaboración procedimiento de formulación, gestión y evolución de

proyectos

Ing. EFernando

MuñozElaboración informe de gestión del área gestión de proyectos 100%

Sin eventos de

materialización

Flujograma Formulación y Gestion de Proyectos Ing. EFernando

MuñozCoordinación y Participación en el proyecto ARTTE 100%

Sin eventos de

materialización

Conciliaciones (mensuales) / Reportes de otros operadores / Entrega de reportes de

acuerdo a solicitud de las áreas

Líder AF Gestión

(DMS)

Se sigue entregando puntualmente las Conciliaciones (mensuales) y los Reportes de otros operadores a

Ingeniería.

Se hace ajuste al módulo antifraude sobre servicios de Larga distancia y Celular

Entrega de reportes de acuerdo a solicitud de las áreas.

100%Sin eventos de

materialización

Solicitud de autorización de ingreso a las centrales por correo al Depto. de seguridad

para proveedores y operadores.

Dir. Equipos, Dpto.

Multiservicios, Dpto.

Multiacceso, Dpto.

Equipos de Apoyo.

DEPTO. MULTISERVICIOS. Solicitud de autorización de ingreso a las centrales por correo al Depto. de

seguridad para proveedores y operadores

La Dirección Operativa equipos dentro de los controles al acceso a Centrales, adelanta proyecto para

controlar acceso a la Centrales Limonar, Colon, Guabito y San Fernando con tecnología OTT.

DEPTO. EQUPOS DE APOYO. No se presentó novedad y los controles siguen siendo los mismos

DEPTO. DE MULTIACCESO. No suministra información

De parte de los Deptos. de Multiservicios y Multiacceso no se tuvo retroalimentación.

50% Controlado

En caso de presentarse, las acciones a tomar es enviar a descargos el personal

involucrado a Recursos humanos para que le hagan una entrevista y pueda

defenderse. De acuerdo al resultado, se dan las sanciones respectivas.

En el grupo de soporte AF Diagnóstico y pruebas y Corporativos no se registró ningún

caso.

Coord. GRUPO HELP

DESK -

LIDERES DE AF

GRUPO DE HELP DESK. En este grupo no se presentó ninguna novedad y se siguen manejando los

mismos controles

GRUPO RMS RED DE DATOS. No se presentó ninguna novedad

GRUPO DIAGNOSTICO Y PRUEBAS. Se evidenció en el seguimiento de los informes periódicos de los

reportes de falla, que varios contratistas con perfil de programador realizaron cierres sin el protocolo

adecuado y que además estos cierres deben realizarse a través de los técnicos del 162.

Las acciones tomadas fueron: Informe al supervisor del Contrato vía correo electrónico, El supervisor realizó

de acuerdo a lo contractual el debido proceso para penalizar esa acción. Por parte de los responsables de

manejo de perfiles se ajustó el perfil de programación desha

66% Controlado

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCOME-01 Realizar y permitir interconexiones que faciliten el curso de

tráfico no autorizado

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCOME-02 Hurto de equipos: batería, aires acondicionados, tarjetas de

centrales, etc

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCASTIC-01 Comportamiento indebido durante las actividades de

creación, consulta, diagnóstico y gestión de reportes de daños de los servicios

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCDPTIC-01 Omisión a los lineamientos establecidos para realizar la

gestión de interventoría y/o ejecución de los contratos

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCDPTIC-02 Destinación oficial diferente (misión y visión corporativa)

del presupuesto asignado a un proyecto

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCDPTIC-03 Deficiencia en la incorporación y manejo de la información

inexactitud y/o falsedad por falta de integración en los sistemas de información internos




% de






Charla dictada a lideres de la dar. Fomento de la Cultura del Control con Énfasis en

Riesgos dada a dos grupos de la DOR en Julio 13 y septiembre 19 de 2017 en la

Planta Telefónica Colón. por Iván Ospina Varela de Control interno

Laureano Erasmo

Avila Olaya

Gestion del Conocimiento Dphyo convoco a:

• Socialización ETICA EMPRESARIAL, el 15 de junio del 2018.

• Conferencia “SER HUMANO- 5 VALORES ESENCIALES” expositor Juan Pablo Neira, que se realizó: el 25

de octubre de 2018 en el Teatro Calima

• SOCIALIZACIÓN PEC 2018-2023, entre varias fechas fecha 20 de junio de 2018

Se trabajó el tema moral y ético de la persona con el fin de fortalecer los valores desde los jefes, hasta toda

la planta de personal.

El comité de ética gestiono las actividades culturales: Chamo y Chemo, los cuales nos enseñaron la mezcla

ideal para construir buenas relaciones en el trabajo, porque “juntos sabemos y podemos más”. Estas

actividades se hicieron en las plantas : COLON, TELECONTROL, CAES, CALLE 13, NAVARRO, GUABITO,

ALCANTARILLADO, DIESEL, RIO CAUCA ,PUERTO MALLARINO, PTAR, CENTRO DE CONTROL, LA

FLORA, RIO CALI, PEÑON, PLANTA LIMONAR , SAN FERNANDO , BOULEVARD, CAM, CAM, SALOMIA,

SAN LUIS.

100%Sin eventos de

materialización

El hurto de materiales, equipos y herramientas, se ha controlado así: Laureano Erasmo

Avila Olaya

Se presentaron 547 Denuncias Penales ante la Fiscalía General de la Nación.

Se adelantaron reuniones con el ejercito para reforzar acciones investigativas , con las cuales se espera

hacer un análisis de causas y con ello mitigar el hurto de cable primario y secundario, que afectan la

ciudadanía vallecaucana en sus servicios de telecomunicaciones.

66%Se presentaron eventos de

materialización

Los informes vienen textuales y sustentando por los profesionales y los datos del Dass

(Dep. atención y soporte al servicio).

Laureano Erasmo

Avila Olaya

Jefes de Departamento revisan estadísticas de manera constante para corroborar la información enviada

por sus lideres100% Controlado

Supervisión por parte del contratista al proceso de las instalación realizado por el

mismo contratista.

Se efectúan visitas de supervisión por parte de Emcali sobre una muestra del 20% de

las instalaciones realizadas por los contratistas.

Jefe Dpto.

implementación de la

infraestructura

Supervisión por parte del contratista al proceso de las instalación realizado.

Visitas de supervisión por parte de EMCALI sobre una muestra del 20% de las instalaciones realizadas por

los contratistas.

Control en la ejecución del contrato venta instale por parte del Líder Funcional del Area (supervisor del

contrato)

100% Controlado

• Comité de maniobras

• Control de materiales del área

• Coordinación con el centro de control

• Control de vehículos

• Base de datos y georeferenciación de los activos del SDL

• Dptos. de Op. Y

Mntto. (1)

• Depto. de Mntto, Dir.

Distribución y GUENE

(2,3 y 4)

• Catastro (5)

Participación activa de todas las áreas que requieren maniobras

Desarrollo la implementación del Sistema de Gestión de Trabajo en Terrenos, donde se llevará este control.

Seguimiento en los comités de operativos de distribución que se realizan el primer día de cada semana.

Instalación de AVL para todos los vehículos y registro de ingreso y salida de todos los vehículos de a panta

Diésel .

Cumplimiento de protocolos de indicar los cambios que se hacen en el SDL por acciones de mantenimiento,

Aplicación del sistema de gestión de calidad

100% Cumplido

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCOMR-03 Informes de gestión susceptibles de manipulación o

adulteración

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCIITIC-01 Percibir dádivas en razón de su actividad durante el proceso

de instalación de un servicio

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCUENE01 Utilizar los Bienes, recursos y/o Equipos del Sistema de

Distribución de Energía en Beneficio Propio y/o de Terceros

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCUENE02 No Ejecutar, No Revisar y no reportar Las Irregularidades

encontradas para la reducción de pérdidas de Energía aceptando para Sí, O para otro, dinero u otra

utilidad por acto que debía ejecutar en el Desempeño de sus funciones.

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCOMR-01 PRESIONAR AL CLIENTE PARA RECIBIR DADIVAS DURANTE

EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DEL CARGO DURANTE EL PROCESO DE REPARACION DE UN

SERVICIO.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCOMR-02 Hurto de materiales, equipos y herramientas.




% de






• Interventoría al contrato.

• Informe de interventoría.

• Indicadores de gestión.

• Actas de revisión e instalación en terreno.

• Sistema comercial de EMCALI EICE ESP open Smart Flex.

• Informe mensual de conciliación de actividades ejecutadas por programa.

• Software de pérdidas.

• Seguimiento operativo a las actividades del plan de pérdidas de energía.

• El Dpto. Control de

Energía.

• Se realizan seguimientos semanales a los diferentes programas de disminución de pérdidas contando con

el apoyo del contratista de interventoría WSP y se integra en un informe trimestral.

• Se realizan comités de pérdidas quincenalmente, el primer y el tercer martes del mes con cada Empresa

Contratista.

• Se están ejecutando los contratos de disminución de pérdidas no técnicas de energía 500-GE-PS-1111-

2016 DELTEC, 500-GE-PS-1145-2016 CAM, contrato de Detección de irregularidades 500-GE-PS-1267-

2016 PROING y el contrato de interventoría 500-GE-PS- 0707-2017 WSP.

• Seguimiento al diligenciamiento de actas en conjunto con el personal de los contratistas CAM, DELTEC y la

interventoría WSP

100% Cumplido

• Interventoría al contrato.

• Informe de interventoría.

• Indicadores de gestión.

• Actas de revisión e instalación en terreno.

• Sistema comercial de EMCALI EICE ESP open Smart Flex.

• Informe mensual de conciliación de actividades ejecutadas por programa.

• Software de pérdidas.

• Seguimiento operativo a las actividades del plan de pérdidas de energía.

• El Dpto. Control de

Energía.

• Mesas de trabajo en capacitación y diligenciamiento de actas.

• Ajuste y mejora del proceso de actuaciones administrativas gracias al refuerzo en el diligenciamiento de

Actas

• Implementación de proceso de despacho operativo en compañía de interventoría WSP en pro de tener

mas seguridad en cada caso y acta que se diligencia.

100% Cumplido

• Comité operativo de compra venta de energía

• Comité directivo de compra venta de energía

• Revisión por otros funcionarios de las actas de pago

Aplicativo MITRHA

• El Dpto. Compra de

Energía.

• Comité Operativo de Compra/Venta de Energía

• Comité Directivo de Compra/Venta de Energía (Carpeta W:\Comun\COMITES GE\COMPRA VENTA DE

ENERGIA\COMITE OPERATIVO\2018)

• Pagos de la 426 a la 441 (W:\Comun\A-F TRANSACCIONES\CONTRATOS\CONTRATOS 2018\XM

S.A\COMERCIALIZADOR\Actas Definitivas).

• Pagos de la 657 a la 664 (Carpeta W:\Comun\A-F TRANSACCIONES\CONTRATOS\CONTRATOS 2018\

XM S.A\ GENERADOR\ Actas Definitivas)

• Pagos Contratos bilaterales (Carpeta T:\Facturacion\2018)

• Verificación Actas de Pago a través del Software MITHRA

100% Cumplido

• Sistematización de los ensayos y calibraciones

• Manejo de información en Base de Datos de Dominio Corporativo

• Sistema de Gestión bajo la norma internacional ISO/IEC 17025

• Políticas de imparcialidad y confidencialidad de los laboratorios

• Dpto. Uso de

Infraestructura,

Laboratorios y

Alumbrado Público.

• Trámite de Contratación en Departamento de Gestión Administrativa GUENE.

• Evaluación de Vigilancia del ONAC y Certificados de Acreditación ONAC 11-LAB-006 y 12-LAC-001

publicados en las páginas WEB del www.onac.org.co y de EMCALI www.emcali.com.co

100% Cumplido

• Aplicación de Normatividad vigentes

• Verificación en terreno

• Verificación y análisis de la información

• Rotación del personal de terreno

• Sistematización del proceso

• Dpto. Uso de

Infraestructura,

Laboratorios y

Alumbrado Público.

Actas de visita a terreno.

• Evidencias Fotográficas.

• Reunión internas.

• Reuniones con cableoperadores.

100% Cumplido

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCUENE05 Manipulación de los resultados de ensayos y calibraciones

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCUENE06 Manipulación y omisión de la información de los proyectos

para el uso de la infraestructura en beneficio de terceros

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:





corrupción.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCUENE03 Reportar actividades no ejecutadas o incompletas, e

irregularidades en el reporte del suministro de materiales, en los diferentes programas de

disminución de pérdidas de energía

RIESGOS DE CORRUPCIÓN: RCUENE04 Intervención en la tramitación, aprobación o celebración de

un contrato con violación al régimen legal en favorecimiento propio o de un tercero.




% de






Categoría 1. Registrar y actualizar trámites y otros procedimientos

administrativos en el SUIT

1) Revisar trámites cargados para verificar si requieren actualización. - Fecha

cumplimiento: Primer cuatrimestre. - Meta: Meta: 100% trámites revisados - Fórmula:

Tramites revisados / 15 trámites en estado inscrito

2) Registrar en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), los siguientes

trámites: a) Denuncio del Contrato de Arrendamiento. b)Instalación temporal del

servicio público. Fecha cumplimiento: 2o. cuatrimestre. - Meta: 100% de trámites

cargados - Fórmula: Tramites cargados / Dos (2) trámites pendientes

1) Dir. Atención al

Cliente


Cliente

Dpto. Facturación

Secretaria General

Dpto. de Cartera

Gerencia Financiera

Se tienen 16 tramites inscritos en el SUIT de los cuales se enviaron para revisión cinco (5) trámites, las

revisiones solicitadas quedaron con observaciones por parte del Departamento Administrativo de la Función

Pública DAFP, lo cual no afecta la cantidad de tramites inscritos. Solo se avanzó en un 33%,

Se realizó el registro del trámite “Instalación Temporal del Servicio Público”, quedando pendiente el trámite

“Denuncio del Contrato de Arrendamiento”, el cual requiere diseño para lograr su implementación y

modificación de la Resolución GG-000805 de noviembre 10 de 2016. . Avance: 50%

42%Cumplimientos de:

1) 33% y de 2) 50%

Categoría 2. Identificar trámites de alto impacto y priorizar.

1) Analizar trámites de acuerdo con variables identificadas en el MIPG (Modelo

Integrado de Planeación y Gestión) para su priorización. Fecha de cumplimiento; 2o.

Cuatrimestre. - Meta: Meta: 15 trámites priorizados

Dir. de Atención al

Cliente

En relación con el autodiagnóstico de la Politica de Racionalización de Trámites (MIPG), se hicieron avances

importantes en la vigencia 2018, iniciando el cuatrimestre con una calificación de 41%, en el segundo

cuatrimestre 68% y finalizando vigencia con un 70%.

70% Tramitado

Categoría 3. Formular la estrategia de racionalización de trámites.

1) Formular la estrategia de racionalización de trámites cumpliendo con los parámetros

establecidos por la política de racionalización de trámites. Fecha cumplimiento: 2o.

Cuatrimestre. - Meta: Estrategia de racionalización formulada

2) Registrar en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT la estrategia de

racionalización de trámites. Fecha cumplimiento: 2o. Cuatrimestre. - Meta: Estrategia

de racionalización registrada en el SUIT


Cliente, UEN's, GTI

2) Planeación

Corporativa

1) Planes de trabajo con seguimientos y evidencias de trabajo- Avance: 100%

2) Registrada en SUIT- Avance: 100%

100% Tramitado

Categoría 4. Implementar acciones de racionalización

Plan de implementación de racionalización de trámites. Fecha cumplimiento: 2o.

Cuatrimestre. - Meta: Dos (2) trámites racionalizados

Dir. Atención al

Cliente,

GTI

Se hacen dos (2) planes para EMCALI que cubren cuatro (4) trámites del inventario SUIT. Avance: 100% 100% Tramitado

Lineamiento 1. Definir los parámetros para la rendición de cuentas.

a) Construir los criterios que le den marco al informe de Rendición de cuentas - Se

definió programa <Los territorios progresan contigo> con la Alcaldía de Cali

Meta o producto: Publicación semanal en la Web de EMCALI

Indicadores: 12 reportes al año

Fecha de cumplimiento: Dic. 2018

b) Se elabora el informe de rendición de cuentas del año 2017

Meta o producto: Informe de Rendición de Cuentas publicado


1) Alta Gerencia, D.

Resp. Social y Area

de Comunicaciones.

2) Dir. Planeación

Corporativa

Solo se identifica Participación en las mesas de trabajo de la Alcaldía 33%No se tienen registros de

los 12 reportes del año

Lineamiento 2. Evaluación y retroalimentación a la Gestion - Establecimiento de

espacios de Diálogos participativos.

a) Fortalecer la Política de Comunicaciones, orientada hacia una imagen corporativa

que genere valor para los Grupos de Interés en el componente.

Meta o producto: Política fortalecida


Alta Gerencia

Dentro del Indicador 3 del Objetivo Estratégico C1, el área funcional de Comunicación Organizacional se

ubica en los dos pilares: Transparencia y Rendición de Cuentas y por medio del Indicador 6 del C1 participa

en la adopción de buenas prácticas. Todo esto contemplado en el proceso de transformación empresarial

que propone el PEC 2018-2023.

Debido a que nos encontramos en proceso de ajuste, la Política de Comunicaciones del 2011, continúa

vigente hasta que reciba una directriz de modificación. El área de Funcional de Comunicación

Organizacional, es de apoyo para los Diálogos Participativos y eventos de Rendición de Cuentas.

66%No se conoce una política

fortalecida

2o. COMPONENTE:

Racionalización de Trámites

ESTRATEGIA:

Cerrar brechas y definir

nuevos tramites para

racionalizar.

3er. COMPONENTE:

Rendición de Cuentas

ESTRATEGIA:

Generar espacios de dialogo

participativos en la Rendición

de cuentas. Interiorización de

la Cultura de Rendición de

cuentas.




% de






Subcomponente 1. Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico.

Establecer herramientas de consulta instantánea, bajo la perspectiva de Business

Intelligence –BI-, alrededor de los datos de gestión de las PQR´s, con el fin de

optimizar el proceso de toma de decisiones de la Alta Dirección. Fecha de

Cumplimiento: 3er. Cuatrimestre Meta: Construcción de al menos un (1) reporte por

BI

Dir. Operaciones

Comerciales / Dir.

Atención al Cliente /

GTI

A agosto 29 de 2018, los BI iniciaron con requerimientos de Acueducto y Energía. En la segunda fase con

los datamart de PQR y SCRR. Fuente: Gerencia de Area de Tecnología de la Información. 100% Cumplido

Subcomponente 2. Fortalecimiento de los canales de atención.

Realizar encuesta de satisfacción por uso de canales (personalizado, telefónico y

virtual). Fecha de Cumplimiento: 3er. Cuatrimestre Meta: Obtener una calificación

promedio de satisfacción de 4 (satisfecho), iniciando con la medición producto

telecomunicaciones.

Dir. Atención al

Cliente.

La actividad inició ejecución desde el primer cuatrimestre, es decir quedó implementada de acuerdo con los

parámetros establecidos en el Régimen de Protección al Usuario, articulo 5 de la Resolución CRC- 5197 de

agosto 30 de 2017, en los canales de atención personalizada, telefónica y virtual.

La encuesta se aplica una vez terminada la atención de los productos de comunicaciones, preguntándole al

usuario: ¿Cuál es su nivel de satisfacción general con la atención recibida en este medio de atención?

100% Cumplido


Adicionar pregunta de uso o satisfacción por información sobre tramites y

procedimientos de la página web. Fecha de Cumplimiento: 2o. Cuatrimestre Meta: Al

menos el 80% de menciones positivas

Coordinación

Comunicaciones

No se ejecuta por problemas del portal corporativo, el plan de acción a cargo de la Gerencia de Área de

Tecnología de la Información es separar el contenido estático del transaccional, para estabilizar el portal y

garantizar continuidad e identificar la aplicación que causa las interrupciones o caídas del sistema.

0% No Ejecutado


Identificar el estado de las categorías de accesibilidad y usabilidad de la página Web.

Fecha de Cumplimiento: 1er. Cuatrimestre Meta: Autodiagnóstico realizado

GTI

Los criterios de accesibilidad y usabilidad, hacen parte del autodiagnóstico de Gobierno Digital, tercera

Dimensión de MIPG, componente TIC para Gobierno Abierto, Indicadores de Proceso.

Logro: Transparencia, cuyo puntaje fue de 20,4 quedando identificado como Operativo Bajo. Fuente: GTI.

Evidencia: Informe de Autodiagnósticos MIPG Ago./18/2018 de Planeación Corporativa. Avance: 100%

100%Cerrada en segundo

cuatrimestre


Establecer plan de trabajo para cierre de brechas relacionadas con accebilidad y

usabilidad de la página web. Fecha de Cumplimiento: 2o. Cuatrimestre Meta: Plan de

Trabajo

GTI La GTI, desarrolla plan de acción para accesibilidad y usabilidad con fecha inicio diciembre 2018 fecha final

diciembre 2019. Avance: 100%.100%

Cerrada en segundo

cuatrimestre


Terminar diseño del Módulo de PQR, con orientación a que también se use para

APPs(posteriormente solicitar presupuesto). Fecha de Cumplimiento: 3er.

Cuatrimestre Meta: Diseño del Módulo de PQR

GTI - Dir. de Atención

al Cliente.

El líder del proyecto es la Gerencia de Área de Tecnología de la Información, el cambio de metodología

implica un cambio en la forma de medición, en la actualidad se mide por SPI (metodologías ágiles). 72%

El alcance fue ampliado no

se termina en la vigencia

2018

Subcomponente 3. Talento Humano.

Realizar capacitaciones en temas de servicio al cliente (1) Gestión de PQR´s. 2)

Gestión de Trámites. 3) Gestión de solicitudes. 4) Realizar ventas de utilities y

telecomunicaciones. 5) Realizar la retención de clientes de telecomunicaciones. 6)

Atención telefónica. 7) Protocolo de Servicio al Cliente. Fecha de Cumplimiento: 3er.

Cuatrimestre Meta: 70% de capacitaciones programadas.

LB: 7 capacitaciones

GAGHA

Dir. de Atención al

Cliente.

El Área Funcional Gestión del Conocimiento, con base en presupuesto contrató: 1) Gestión de PQR´s y 2)

Gestión de Trámites, en esta última se incluyó lo de ventas; no se contrata Gestión de solicitudes y retención

de clientes y atención telefónica. 3) Protocolo de Servicio al Cliente, se solicita para apertura en e-learning

para el mes de septiembre de 2018.De siete (7) temas se pasan a tres (3) para ejecución.

Cursos realizados entre noviembre y diciembre de 2018 a través de la plataforma e-learning.

100% Cumplido

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para Mejorar la

Atención del Ciudadano

ESTRATEGIA:

Modernización ,

Fortalecimiento y

automatización de los

canales de atención.




% de






Subcomponente 5. Relacionamiento con el ciudadano.

Caracterizar a los ciudadanos - usuarios - grupos de interés y revisar la pertinencia de

la oferta canales, mecanismos de información y comunicación empleados por la

entidad. Fecha de Cumplimiento: 3er. Cuatrimestre Meta: Revisar y actualizar

caracterización / segmentación usuarios

Dir. Comercial / Dir.

de Responsabilidad

Social / Dir. de

Atención al Cliente

Se unificó metodología de caracterización de partes interesadas a nivel corporativo y se realizó la

caracterización de 18 grupos de interés y 92 actores.

De igual forma se realizaron los ajustes propuestos a la herramienta de “Caracterizar a los ciudadanos”, se

implementó el mapa social, propuesto por la Dirección de Responsabilidad Social, para identificar aspectos

socioeconómicos de los usuarios proyectos que se desarrollan en las comunidades, infraestructura de

servicios públicos con que cuentas e identificación de los actores que intervienen estas comunidades.

100% Cumplido


Fortalecimiento del relacionamiento interinstitucional. Fecha de Cumplimiento: 3er.

Cuatrimestre Meta: Cantidad de acompañamiento a programas gubernamentales.

Dir. Responsabilidad

Social

En cumplimiento de esta actividad, se atendieron alrededor de 702 ciudadanos / usuarios de los servicios

públicos de EMCALI en los siguientes programas: Recorrido con el alcalde, Audiencias Ciudadanas,

Encuesta Mínimo Vital, Programa Tios y Ferias de servicios.

100% Cumplido


Propiciar espacios de sensibilización sobre uso eficiente y seguro de los servicios

públicos. Fecha de Cumplimiento: 3er. Cuatrimestre Meta: Capacitaciones a grupos

de interés.


Social

Se brindó capacitación a 1623 usuarios de las comunas 22, 21, 20, 19, 2, 1,4, el los corregimientos de

Guanabanal y los municipios de Yumbo y La Dolores Palmira, estudiantes del Sena de Bogotá, estudiantes

del Instituto Técnico Colombiano Salud Ocupacional y la Universidad Pedagógica de Bogotá.

100% Cumplido


Mesas de trabajo con grupos de interés organizados para socialización de obras y

atención de requerimientos relacionados con el servicio. Fecha de Cumplimiento: 3er.

Cuatrimestre Meta: Cantidad de mesas de trabajo


Social

En cumplimiento de esta actividad se atienden 617 usuarios habitantes de las comunas 22, 20, 21, 19, 17,

15, 14, 13, 11, 8, 7, 6, 5, 4, 2, 1, en 91 jornadas de trabajo con líderes y comunidad en general.100% Cumplido

Lineamiento 1. Diseñar e Implementar acciones de “Alto Impacto” para promover la

Transparencia & el Acceso a la Información pública en EMCALI EICE ESP

Actividad:1) Optimizar para el cliente los canales que permitan el acceso a la

información pública, que posea, administre o tenga en custodia EMCALI.

Tarea:

a) Diagnosticar el estado de los canales de atención al cliente

1.1 Personalizados / 1.2 Virtual y electrónico / 1.3 Telefónico

b). Formular acciones para optimizar los canales de atención al cliente.

c) Ejecutar las acciones concertadas

Meta o producto: Diagnóstico final y acciones cumplidas (pruebas)

Indicadores: Número de canales optimizados.

Fecha de cumplimiento: N/A

Secretaría General -

Gerencia Área

Comercial y Gestión

al Cliente - GTI-

Coordinación de

Comunicaciones

Tarea cerrada en el primer cuatrimestre. 100%

Tarea cerrada conforme

observación registrada en

el primer cuatrimestre.

Actividad:2) Desarrollar un canal de comunicación entre el cliente y todos los grupos

de valor de la empresa que permita identificar en tiempo real actos de corrupción y/o

transparencia al interior de la empresa.

Tarea:

a) Elaborar e implementar protocolo para atención de los actos de corrupción.

b) Adicionar al interior del IVR (línea de atención al cliente 177), opción del reporte de

actos de corrupción.

c) Incluir en el botón de transparencia en la página web, botón para reporte de actos

de corrupción y afectación a la transparencia.

Meta o producto: a). Protocolo adoptado b). Opción adicionada IVR c). Botón

implementado

Indicadores: Porcentaje de implementación del canal.

Fecha de cumplimiento: Diciembre 31 2018

Secretaría General-

GTI-Dirección Control

Disciplinario -

Coordinación

Comunicaciones-

Gerencia Área

Comercial y Gestión

al Cliente

Es necesario reprogramar la fecha inicial, trasladando el compromiso para la vigencia 2019, en

consideración a que ya se cuenta con el borrador del ESQUEMA DE PROTOCOLO para someterlo a

discusiones con las áreas responsables y aprobación por parte de la Secretaría General de EMCALI

10%

Se tiene un borrador del

PROTOCOLO para

someterlo a discusiones.

Para la vigencia 2019 se

tiene previsto su

suscripción e

implementación.5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el Acceso a

la Información

ESTRATEGIA:

Fortalecerá el Gestor de

Información Empresarial –

Aplicativo On Base

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para Mejorar la

Atención del Ciudadano

ESTRATEGIA:

Modernización ,

Fortalecimiento y

automatización de los

canales de atención.




% de






Lineamiento 2. Propender por el fortalecimiento de gestión tecnológica en EMCALI:

Implementación aplicativo ONBASE.

Actividad: 1. Proteger y asegurar el patrimonio documental de EMCALI.

Tarea: a) Realizar acompañamiento a las dependencias para mantener actualizados

los archivos de gestión.

Meta o producto: Archivos de gestión actualizados.

Indicadores: Cantidad de visitas realizadas a las dependencias/total de dependencias

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2018 al 31 diciembre 2018.


Dpto. Gestión

Documental-todas las

dependencias de

EMCALI.

Se han realizado 21 visitas de Revisión a Archivos de Gestión durante el periodo septiembre-diciembre, para

un total acumulado de 60 visitas en el año.100% Cumplido

Tarea: b) Centralizar la documentación en el Centro Único de Información, CUI.

Meta o producto: Archivos transferidos.

Indicadores: Cantidad de transferencias realizadas /Transferencias programadas.

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2018 al 31 diciembre 2018.

Dpto. de Gestión

Documental

Se han recepcionado 18 Transferencias de los Archivos de Gestión de las 20 visitas realizadas en el periodo

septiembre-diciembre por cuanto fueron las que cumplieron con los criterios de organización técnica, para un

total acumulado de 42 transferencias en el transcurso del año. Adicionalmente conforme a la circular de

centralización de archivos de gestión en el Centro Único se han recibido expedientes de 46 dependencias,

algunos han sido devueltos por no cumplir con lo establecido en la estructura de las Tablas de Retención

Documental.

100% Cumplido

Tarea: c).Estructurar el proceso de digitalización de la documentación física que

reposa en el CUI.

Meta o producto: Formulación presupuestal.

Indicadores: N/A.

Fecha de cumplimiento: 01 de Julio 2018 al 31 diciembre 2018.

Dpto. de Gestión

Documental -

Secretaría General.

De acuerdo al diagnóstico y al presupuesto de los metros lineales de la documentación que se encuentra

custodiada en el Centro Único de Información, se envió ficha de requerimiento a la Gerencia de

Abastecimiento para que se empiece a realizar la inteligencia de mercado del trámite contractual.

100% Cumplido

Tarea: d) Realizar la indexación de los documentos en los expedientes electrónicos de

ONBASE y realizar auditoría de los mismos conforme a la estructura de las Tablas de

Retención Documental.

Meta o producto: Información correctamente indexada en la estructura documental.

Indicadores: Cumplimiento de auditorías programadas.

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2018 al 31 diciembre 2018, auditoría semestral.

Todas las

dependencias de

EMCALI-Dpto.

Gestion Documental

Se realizó memorando No.1120800322018 y se envió a todos los directivos de la empresa y a sus

secretarias para que se realicen el cargue de los documentos en la estructura del Aplicativo OnBase

conforme a las series y subseries definidas en las Tablas de Retención Documental. Igualmente, en los

talleres realizados se está haciendo referencia a este punto.

100%

Circular No.

1120800322018 del 09 de

noviembre/18

Actividad:2. Facilitar y estimular el conocimiento, y uso del aplicativo ONBASE en toda

la empresa, para fortalecer el servicio al cliente.

Tarea: Elaborar y ejecutar cronograma de capacitación.

Meta o producto: Funcionarios de todas las dependencias capacitados.

Indicadores: % de funcionarios capacitados.

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2018 al 31 diciembre 2018

Dpto. de Gestión

Documental.

Se ha realizado acompañamiento en sitio y refuerzo de capacitaciones a las diferentes áreas de la empresa,

durante el periodo septiembre-diciembre se han capacitado 144 funcionarios, para un total acumulado de

1616 funcionarios capacitados, adicional al soporte funcional telefónico, por correo y a través de los talleres

donde se han capacitado cerca de 400 funcionarios, lo cual corresponde a unos 2000 funcionarios,

cumpliendo con los 1740 presupuestados.

100% Cumplido

Actividad:3. Liderar cultura “CERO PAPEL” en EMCALI y fortalecimiento gestión

documental

Tarea: a) Generar lineamientos de cultura CERO PAPEL a través de la política de

Gestión Documental.

Meta o producto: Formulación Política . / Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: 01 abril 2018 a 31 diciembre 2018.

Dpto. de Gestión

Documental - Dpto. de

Regulación.

Se construyó la política de operación de gestión documental, donde se detallan directrices y parámetros

para el manejo de la gestión documental y se incluyen lineamientos de la política Cero Papel. 80%

La política fue enviada a la Dir.

Jurídica para el

correspondiente control de

legalidad con el memo No.

1120880402018 del 17 de

dic/18. Para 2019 se tiene

previsto su suscripción e

implementación.

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la


la Información

ESTRATEGIA:



Aplicativo On Base

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la


la Información

ESTRATEGIA:



Aplicativo On Base




% de






Tarea: b). Fortalecer las estrategias publicitarias para generar cultura CERO PAPEL al

interior de EMCALI.

Meta o producto: Formulación Política. / Indicadores: Estrategias publicitarias.

Fecha de cumplimiento: a 31 de diciembre de 2018

Depto. de Gestión

Documental -

Coordinación de

Comunicaciones.

Se realizó nueva campaña publicitaria orientada a un balance de resultados, seguridad de la información y

recordando conceptos y usos de la herramienta OnBase, la cual fue publicada en los dos últimos meses del

año.

De igual manera con el apoyo de la Dirección Ambiental se diseñó y realizó campaña “Cero Papel”, una

estrategia de socialización del agrado de los funcionarios, con un mensaje acorde a los lineamentos de

gestión del documento electrónico, de cero papel, y tips ambientales que permitió impactar culturalmente a

los funcionarios participantes.

100% Cumplido

Actividad:4. Actualización Tablas de Retención Documental.

Tarea: a) Requerir la actualización de las TRD a las dependencias de la empresa.

Meta o producto: Tablas de Retención Documental Actualizadas.

Indicadores: Comunicaciones enviadas.

Fecha de cumplimiento: 01 mayo 2018 a 31 diciembre 2018.

Dpto. de Gestión

Documental - todas

las dependencias de

EMCALI

El Departamento se encuentra realizando talleres conforme al cronograma publicado con personal directivo,

profesional y asistencial de las áreas para que realicen la actualización de las Tablas de Retención

Documental. A la fecha se han capacitado 79 dependencias de las 87 dependencias de la empresa.

Tarea: b) Hacer actualizaciones en ONBASE

Meta o producto: Tablas de Retención Documental Actualizadas.

Indicadores: Actualizaciones de TRD realizadas / Actualizaciones de TRD solicitadas.

Fecha de cumplimiento: 01 mayo 2018 a 31 diciembre 2018.

Dpto. de Gestión

Documental.

Una vez actualizadas las Tablas de Retención Documental por las dependencias y aprobadas por el Comité

de Archivo serán cargadas en la aplicación OnBase

Actividad:5. Institucionalizar el uso del aplicativo.

Tarea: Hacer obligatorio el uso del aplicativo ONBASE.

Meta o producto: Producción documental de las dependencias sobre la herramienta

OnBase.

Indicadores: Comunicaciones enviadas a las dependencias.

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2018 al 31 diciembre 2018


Coordinación de

Comunicaciones.

De acuerdo al seguimiento periódico realizado al aplicativo, durante el cuatrimestre de septiembre a

diciembre se han enviado 625 comunicaciones a funcionarios recordándoles la depuración diaria que debe

hacerse a las bandejas para la gestión del documento electrónico. Mensualmente se realiza el reporte de

producción documental de las dependencias en la herramienta, durante el periodo del mes de septiembre a

diciembre se han realizado 36012 consecutivos y se ha realizado informe de estadísticas por dependencia.

100% Cumplido

Lineamiento 3. Integrar ONBASE con otros aplicativos de EMCALI.

Tarea: a) Elaborar Diagnóstico. / Meta o producto: Diagnóstico.

Indicadores: Cumplimiento presentación de Diagnóstico.

Fecha de cumplimiento: 01 mayo 2018 a 31 julio 2018


GTI.

Con el apoyo de la Gerencia de Tecnología se realizó diagnóstico de los aplicativos posibles a integrar con

ONBASE, con el fin de empezar a realizar pruebas funcionales en el entendido que OnBase es el repositorio

documental de todos los tipos documental que se generan en las dependencias de la empresa como

evidencia a sus funciones y deben ser archivados conforme a la estructura de las Tablas de Retención

Documental.

100% Cumplido

Actividad:2) Integración e implementación.

Tarea: a) Hacer pruebas pilotos. / b) Puesta en producción.

Meta o producto: Pruebas piloto-integraciones.

Indicadores:1.Aplicativos integrados / Aplicativos viables para su integración.

Fecha de cumplimiento: 01 agosto 2018 a 31 diciembre 2018 (avance)


GTI.

Actualmente el aplicativo OnBase se encuentra integrado con el Sistema de Recursos Humanos, el

Directorio Activo y estas integraciones se encuentran en funcionamiento. El sistema Open y el Outlook se

encuentran integrados y GTI está realizando las acciones para la puesta en producción de acuerdo a los

requerimientos para el próximo año. Adicionalmente se tiene previsto que con la implementación del ERP, la

documentación producto final de las aplicaciones que lo integran se almacenen en el aplicativo OnBase

como repositorio oficial de la empresa.

100% Cumplido

LINEAMIENTO 4. Establecer sinergia con plataformas tecnológicas de otras

entidades

Actividad:1. Establecer convenios y acuerdos interinstitucionales.

Tarea: a) Definir entidades con las que se requiere establecer sinergia con sus

plataformas.

Meta o producto: Establecer acuerdos.

Indicadores:# Acuerdos realizados / Total de Entidades vinculadas

Fecha de cumplimiento: a 31 de diciembre de 2018


Unidades Estratégicas

de Negocios. - GTI.

Se realizó diagnóstico de las Entidades con las cuales es conveniente que EMCALI realice sinergia entre sus

aplicaciones con el fin de que la comunicación y tramites sean más efectivos y oportunos. El establecimiento

de convenios se realizará el próximo año de acuerdo al diagnóstico realizado.

50%

Para la vigencia 2019 se

tiene previsto concretar los

convenios

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la


la Información

ESTRATEGIA:



Aplicativo On Base

91%

Las dependencias que no

se les ha dictado taller es

por falta de disponibilidad

de las mismas. Se

reprograman fechas. Esta

actividad continua en 2019

actualizando OnBase en su

última versión.




% de






LINEAMIENTO 5. Declaración de compromisos por la transparencia, la integridad y la

prevención de la corrupción.

Actividad:1) Elaborar, suscribir y difundir Declaración de compromisos por la

transparencia, alineado con el suscrito por la Alcaldía en julio de 2017.

Tarea: a) Articular esfuerzos con la Secretaría de Gobierno del Municipio de Santiago

de Cali, para actuar conjuntamente sobre política de transparencia. / b) Retomar,

reforzar y hacer seguimiento a la declaración de compromiso por la transparencia de

EMCALI y prevención de la corrupción.

Indicadores: a) # de Reuniones conjuntas. b) # Declaraciones de Transparencia

Suscritas / Total de Declaraciones de Transparencia por alinear. -

Fecha de cumplimiento: Agosto 31 de 2018


Departamento de

Regulación


consideración que el borrador de la DECLARACIÓN DEL COMPROMISO PARA LA TRANSPARENCIA, LA

INTEGRIDAD Y LA PREVENCIÓN DE LA CORRUPCIÓN EN EMCALI EICE ESP se encuentra en estudio y

aprobación por parte de la Secretaria General de EMCALI.

75%

Existe un borrador del

documento pendiente de

aprobación. Para la

vigencia 2019 se tiene


implementación.

Actividad:2) Política Empresarial de transparencia y lucha contra la corrupción en

EMCALI EICE E.S.P.

Tarea: a) Elaborar proyecto de política. / b) Suscripción del acto administrativo que la

perfeccione.

Meta o producto: Politica de prevención anticorrupción

Indicadores: Porcentaje de avance de la política de prevención anticorrupción



Departamento de

Regulación


consideración a que ya se cuenta con el borrador de la política y se está a la espera del estudio y aprobación

por parte de la Secretaria General de EMCALI.

75%






implementación.

Actividad:3) Política para la declaración y trámite de los conflictos de interés.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de política

b) Suscripción del acto administrativo que la perfeccione.

Meta o producto: Política trámite de conflictos de interés

Indicadores: Porcentaje de avance de la politica trámite de conflictos de interés



Departamento de

Regulación



por parte de la Secretaria General de EMCALI.

75%






implementación.

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la


la Información

ESTRATEGIA:



Aplicativo On Base




% de






Lineamiento 1. Código de Ética. Programa de consolidación de la gestión ética para

EMCALI

a) Gestionar la inclusión de Programa de consolidación de la gestión ética en PEC

2018-2023

Meta o producto: Incluir en PEC 2018-2023

b) Comité de Ética funcionando.

-Determinar plan de trabajo de la vigencia

-Revisar y ajustar el Código de Ética de EMCALI de acuerdo al direccionamiento

estratégico

-Gestionar requerimiento contractual para socialización e implementación de

estrategias de mejoramiento de la cultura ética.

-Desarrollar logística de la gestión de socialización e interiorización de la gestión ética

de EMCALI

-Desarrollar actividades de socialización e interiorización

Meta o producto: Plan de Trabajo 2018 - Cumplimiento del 100% de las actividades

planeadas

Indicadores: % de Cumplimiento de actividades: (No de actividades cumplidas / No

total de actividades planeadas)x 100%

Fecha de cumplimiento: Enero- Diciembre de 2018

c) Soporte, seguimiento y evaluación del código de ética. Preparar y presentar informe

de la gestión realizada - medición de cobertura

Meta o producto: impactar como mínimo al 50% del total de trabajadores a intervenir

Indicadores: % de Servidores Públicos Impactados en Socialización e Interiorización

de Valores Éticos - (No. de servidores públicos impactados en la socialización e

interiorización de los valores éticos/ No. Total de servidores públicos a impactar con la

socialización e interiorización de los valores éticos ) *100

Fecha de cumplimiento: Medición anual - Diciembre de 2018

Carmen Elvira Ospina

de Borrero- Gerente

de área Gestión

Humana y Activos

Maria del Pilar

Hernandez Cruz- Jefe

de Dpto. Gestión

Talento Humano y

Organizacional

Comité de ética de

EMCALI

En la ejecución de las jornadas culturales participaron un total 630 Servidores Públicos de los diferentes

niveles jerárquicos de la Empresa, así como contratistas y aprendices de las siguientes sedes de la

empresa:

COLON, TELECONTROL, CAES, CALLE 13, NAVARRO, GUABITO, ALCANTARILLADO, CAM,

BOULEVARD, LIMONAR, SAN FERNANDO, DIESEL, RIO CAUCA, PUERTO MALLARINO, PTAR, LA

FLORA.

Se aplicó una encuesta de satisfacción e impacto de la jornada al 35% de los participantes (220 Servidores

Públicos), de los cuales el 100% calificó como excelente la jornada.

Se ejecutó el 100% del presupuesto establecido para la socialización e interiorización de valores asignado

para la vigencia 2018, de cinco millones de pesos ($5.000. 000.oo), soportado en el CDP No. 201803211 del

8 de junio de 2018.

Indicadores: % de Servidores Públicos Impactados en Socialización e Interiorización de Valores Éticos

Formula: (No. de servidores públicos impactados en la socialización e interiorización de los valores éticos/

No. Total de servidores públicos a impactar con la socialización e interiorización de los valores éticos) *100

(630 servidores públicos impactados /740 servidores públicos a impactar) *100%=85% de servidores

públicos impactados en jornadas de socialización e interiorización de valore éticos de EMCALI EICE ESP.

100% Cumplido

Lineamiento 2. Código de Conducta para proveedores y contratistas de Emcali.

a) Elaborar el Código de Conducta teniendo en cuenta la Carta de presentación de la

propuesta anexo manifiesto por parte de los proveedores.

b) Compromiso.

Meta o producto: Código de Conducta para Proveedores y Contratistas de Emcali.

Indicadores: Cumplimiento de cronograma establecido

Fecha de cumplimiento: Noviembre de 2018 (socialización del código)

Gerencia de Área de

Abastecimiento

Empresarial

Cumpliendo con el avance de las actividades establecidas en el cronograma, a la fecha el documento

Código de Conducta para Proveedores y Contratistas de EMCALI EICE ESP, se encuentra vigente en la

página de Emcali y en el aplicativo DARUMA codificado 252G001.

Se adelantaron las respectivas socializaciones, con memorando con consecutivo No.9000754532018 del 25

de oct/2018 a Gerentes de Área, Gerentes de Unidades de Negocio, Directores y Jefes de Departamento.

100% Cumplido

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:

Diseño e Implementación de la

propuesta del componente No.

6 Código de conducta de

proveedores – Declaración de

Compromisos por la

transparencia y la prevención

de la corrupción.

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:





Compromisos por la


de la corrupción.




% de






Lineamiento 3. Declaración de compromisos por la transparencia, la integridad y la

prevención de la corrupción.

1) Elaborar, suscribir y difundir Declaración de compromisos por la transparencia,

alineado con el suscrito por la Alcaldía en julio de 2017.

a) Articular esfuerzos con la Secretaría de Gobierno del Municipio de Santiago de Cali,

para actuar conjuntamente sobre política de transparencia.

Fecha de cumplimiento: Agosto 31 de 2018 - Indicador: # de Reuniones conjuntas. -

Politica de Transparencia.

b) Retomar, reforzar y hacer seguimiento a la declaración de compromiso por la

transparencia de EMCALI y prevención de la corrupción.

Fecha de cumplimiento: Agosto 31 de 2018 - Indicador: # declaraciones de

Transparencia suscritas / Total de declaraciones de transparencia por alinear. -

Política de prevención anticorrupción.


Departamento de

Regulación


consideración que el borrador de la DECLARACIÓN DEL COMPROMISO PARA LA TRANSPARENCIA, LA

INTEGRIDAD Y LA PREVENCIÓN DE LA CORRUPCIÓN EN EMCALI EICE ESP se encuentra en estudio y

aprobación por parte de la Secretaria General de EMCALI.

75%






implementación.

2. Politica Empresarial de transparencia y lucha contra la corrupción en EMCALI EICE

E.S.P



Fecha de cumplimiento: Agosto 31 de 2018 - Indicador: Porcentaje de avance de la

política de prevención anticorrupción - Política de prevención anticorrupción.


Departamento de

Regulación



por parte de la Secretaria General de EMCALI.75%






implementación.

3. Politica para la declaración y trámite de los conflictos de interés.



Fecha de cumplimiento: Agosto 31 de 2018 - Indicador: Porcentaje de avance de la

política de prevención anticorrupción - Política trámite de conflictos de interés


Departamento de

Regulación



por parte de la Secretaria General de EMCALI.75%






implementación.

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:





Compromisos por la


de la corrupción.

ELABORO: DIOGENES VELASCO LERMA

Dirección de Control Interno DCI - Enero 16-2019


ENTIDAD: EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI - EMCALI E ICE ESP ... · TERCER SEGUIMIENTO AL PLAN...

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