Entendiendo la contabilidad del ERP ODOO
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C\ Musico Vert 12 Entresuelo 2, Ontinyent (Valencia), 46870 Tel. 96 119 41 11 Email: [email protected] www.soluntec.es contabilidad del ERP ODOO Entendiendo la contabilidad del ERP ODOO Para aquellas empresas que no están acostumbradas a trabajar con un ERP el área contable les puede resultar un tanto confusa debido a que la contabilidad de un ERP está integrada y es parte de la gestión del resto de áreas de la empresa, esto puede dar lugar a un primer rechazo si no se entiende cómo funciona y el por qué funciona de esta manera. En este artículo trato de explicar lo más sencillo posible el cómo y el por qué, y qué ventajas representa respecto a programas no integrados. ¿En qué cambia la contabilidad respecto de un ERP como ODOO (sistema de gestión integrado) respecto al clásico programa de contabilidad específico? El ERP ODOO persigue la optimización y la automatización de los procesos. El área contable no es el corazón del ERP, hay empresas que trabajan con el ERP ODOO sin la función de contabilidad. La contabilidad es consecuencia de la gestión, en decir, la contabilidad se puede controlar desde las operaciones del ERP ODOO. La contabilidad además de utilizarse para elaborar los libros legales va más allá, también se utiliza para ayudar a gestionar las empresas relacionando la información contable con las operaciones. En el ERP ODOO la contabilidad no se utiliza para clasificar para eso está la gestión, así se consiguen sinergias y se evitan trabajos adicionales innecesarios. ¿Qué quiere decir que el ERP ODOO persigue la optimización y automatización de procesos? El ERP ODOO evita repetir la información y duplicar trabajos. La contabilidad empieza cuando se da de alta un cliente. El cliente se puede haber originado como un contacto en el CRM, ¿es necesario crear una cuenta contable para este cliente? No, la cuenta contable viene dada por defecto y es una cuenta contable de cliente genérica, aquí es cuando los contables puristas se llevan la mano a la cabeza, ¿una única cuenta contable para todos los clientes?
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contabilidad del ERP ODOO
Entendiendo la contabilidad del ERP ODOO Para aquellas empresas que no están acostumbradas a trabajar con un ERP el área contable les puede resultar un tanto confusa debido a que la contabilidad de un ERP está integrada y es parte de la gestión del resto de áreas de la empresa, esto puede dar lugar a un primer rechazo si no se entiende cómo funciona y el por qué funciona de esta manera.
En este artículo trato de explicar lo más sencillo posible el cómo y el por qué, y qué ventajas representa respecto a programas no integrados.
¿En qué cambia la contabilidad respecto de un ERP como ODOO (sistema de gestión integrado) respecto al clásico programa de contabilidad específico?
El ERP ODOO persigue la optimización y la automatización de los procesos. El área contable no es el corazón del ERP, hay empresas que trabajan con el ERP
ODOO sin la función de contabilidad. La contabilidad es consecuencia de la gestión, en decir, la contabilidad se puede
controlar desde las operaciones del ERP ODOO. La contabilidad además de utilizarse para elaborar los libros legales va más allá,
también se utiliza para ayudar a gestionar las empresas relacionando la información contable con las operaciones.
En el ERP ODOO la contabilidad no se utiliza para clasificar para eso está la gestión, así se consiguen sinergias y se evitan trabajos adicionales innecesarios.
¿Qué quiere decir que el ERP ODOO persigue la optimización y automatización de procesos? El ERP ODOO evita repetir la información y duplicar trabajos.
La contabilidad empieza cuando se da de alta un cliente. El cliente se puede haber originado como un contacto en el CRM, ¿es necesario crear una cuenta contable para este cliente?
No, la cuenta contable viene dada por defecto y es una cuenta contable de cliente genérica, aquí es cuando los contables puristas se llevan la mano a la cabeza, ¿una única cuenta contable para todos los clientes?
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¿Y cómo se identifican los clientes? Los clientes trasladan su información a la contabilidad, en un asiento contable siempre aparecerá el nombre del cliente.
Como se puede ver en la siguiente imagen a la hora de dar de alta un cliente no hay que asignarle ninguna cuenta ya que por defecto tiene asignada una genérica.
En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de un asiento contable originado por una factura, en el campo Empresa de los apuntes del asiento aparece el cliente.
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Esta información se utilizará para controlar saldos sin necesidad de abrir un informe contable. Como se puede ver en la siguiente imagen en la propia ficha del cliente se controlan los saldos contables, esto es así porque la información de gestión y la contable están completamente integradas, las barreras entre funciones desaparecen, solo hay una única función que es la gestión global de la empresa.
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En el caso de que una empresa sea cliente y proveedor al mismo tiempo, ¿es necesario abrir una ficha para el cliente y otra si es proveedor? No es necesario y generaría errores.
La ficha de cliente en realidad se denomina ficha de empresa ya que una empresa puede ser cliente, proveedor o ambos casos al mismo tiempo.
En las siguientes imágenes se muestra cómo una empresa es cliente y proveedor al mismo tiempo y no hemos tenido que crear cuenta contable alguna.
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Ahora generamos una factura para la empresa que hemos creado y como se puede ver en las imágenes el asiento contable se ha generado y validado automáticamente. El asiento es consecuencia de la operación Validar la factura.
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Desde la propia ficha de la empresa se pueden llevar los controles contables de la misma. Se puede por ejemplo sacar un listado de todos los apuntes contables relacionados con la misma, se puede controlar aquellos apuntes pendientes de cobro o de pago o se puede acceder directamente a sus facturas.
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Desde la propia factura se pueden controlar los cobros y pagos, por lo que no hace falta controlarlos desde un mayor. Si todo se ha realizado correctamente el mayor coincidirá con la información controlada en gestión. En la propia factura se indica el importe pendiente de adeudo y su estado.
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¿Qué ocurre con los plazos de pago? En el ERP ODOO el modo de pago y el plazo de pago están separados y lo recomendable es configurarlo en la ficha de la empresa, de esta manera aparecerán por defecto en los pedidos y facturas, ¿significa esto que no se puede cambiar en la factura el modo y el plazo de pago? No, por supuesto que se puede cambiar en caso de ser necesario.
¿Tiene algún efecto el modo de pago y el plazo de pago en la contabilidad? El plazo de pago genera vencimientos en los apuntes contables tal como se muestra en las siguientes imágenes.
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Al igual que en la ficha de empresa configuramos apartados relacionados con la contabilidad para la automatización, lo mismo se hace con la ficha de productos.
Como hemos comentado antes en el ERP ODOO información contable no se utiliza para clasificar, esto se realiza desde gestión. Como se puede ver en las siguientes imágenes en la ficha del producto podemos asignar una cuenta contable de ingresos y otra de gastos ya que un producto puede ser comprado, vendido o ambos casos.
También se puede asignar un impuesto o varios por producto tanto para la venta como para la compra. A la hora de automatizar los impuestos en los pedidos y/o facturas, el ERP asigna el impuesto del producto y en segundo lugar la posición fiscal en la ficha de la empresa.
La posición fiscal es un mapeo de impuestos, es decir sustituye el impuesto original por el correspondiente a la posición fiscal asignada (intracomunitarios, exportaciones, recargo equivalencia, retenciones IRPF…)
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¿Cómo se contabilizan los cobros y los pagos? ¿Se tienen que hacer asientos manuales? No, lo que se realiza es una gestión de los movimientos bancarios y de caja y en consecuencia se generan automáticamente los asientos contables.
Otro ejemplo de automatización contable sería la contabilización de activos fijos y la importación de nóminas para su contabilización automática y su gestión, esto último lo podéis revisar pulsando aquí.
Después de todo esto, ¿es posible controlar la contabilidad de forma clásica y obtener los libros legales? Por supuesto, se puede consultar el libro mayor, el libro diario, el balance de sumas y saldos, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias e informes de los distintos modelos de impuestos.
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Ya has visto que un ERP optimiza los trabajos, automatiza gran parte de los procesos y centraliza la información para poder combinar información contable y financiera con información operativa o no financiera. ¿Esto implica que el trabajo del contable va a reducirse? Lo que se reduce del trabajo del contable son aquellas actividades que no aportan valor como la introducción de asientos de forma manual.
También beneficia a la empresa en tener la información contable al día para poder analizarla para tomar mejores decisiones. Con un ERP el contable reduce su trabajo administrativo para incrementar su tiempo en análisis y control y facilitar información clave a la gerencia para tomar mejores decisiones, con el ERP el contable dedicará su tiempo a funciones que aportan un gran valor a la empresa.
