ORGANIZACIN Y METODOS

ORGANIZACIN Y METODOS

UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MEXICOPROFESOR: CLAUDIA ELIZABETH PEREZ 23/04/2015NOE GUERRERO OLMEDO.

INDICE

1) Presentacin

2) Generalidades de los Manuales Administrativos

i) Clasificacin de Manuales

ii) Objetivos

iii) Etapas para la Elaboracin de Manuales

3) Manual de Organizacin 4) Contenido del Manual de Organizacin

5) Descripcin del Contenido

6) Manual de Procedimientos

7) Contenido del Manual de Procedimientos

8) Descripcin de Procedimientos

9) Diagrama de Flujo 10) Anexos

11) Anexo I Cuestionario

12) Anexo II Manual de Organizacin

i) Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Especficas ii) Anexo IV Manual de Procedimientos iii) Anexo V Simbologa para la Elaboracin de Diagramas 13) Anexo VI Diagramacin 14) Metodologa de la elaboracin del manual de procedimientos

GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin, a travs de la especificacin de bases jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc.

CLASIFICACION DE MANUALES

Los manuales administrativos reflejan en general la organizacin de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser:

Manual de Organizacin. Manual de Procedimientos. Manual de Historia de la Organizacin. Manual de Polticas. Manual de Contenido Mltiple. Manual de Trmites, etc.

OBJETIVOS

Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser:

Presentar una visin en conjunto de la institucin. Precisar las funciones que se han encomendado a cada rea, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso.La elaboracin o actualizacin de los Manuales Administrativos requiere de la aplicacin de una metodologa que permita obtener informacin completa y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusin en la interpretacin del contenido.

ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES

Para la elaboracin o actualizacin del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

1. Planeacin del Trabajo2. Aplicacin de Tcnicas de Investigacin3. Anlisis de la Informacin4. Estructuracin5. Validacin de la Informacin6. Autorizacin del Manual7. Distribucin

1.- Planeacin del trabajo

Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes ms representativas como son:

Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o Entidad. Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. Los Manuales Administrativos existentes. Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente.Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronolgico, las actividades necesarias para la elaboracin de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin del Manual.2.- Aplicacin de Tcnicas de Investigacin

Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales o de campo.Investigacin documental.- Consiste en recopilar documentos para la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarn en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurdico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.

Observacin.- Es la percepcin reflexiva de la realizacin de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigacin documental.Cuestionarios.- La aplicacin de esta tcnica se desarrolla a travs de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo.

Este medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisin de la misma depender del diseo y la presentacin del cuestionario, as como de la disposicin del personal al que se aplica (Anexo I).Entrevistas.- Consiste en obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes.Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas. Tener claro el objetivo de la entrevista. Concertar previamente cita con el servidor pblico.

Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del enfoque de la entrevista. Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.3.- Anlisis de la Informacin

En el anlisis de la informacin obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin.

Describir ese hecho o situacin. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos crticamente. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el anlisis de la informacin

Podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes:

Qu trabajo se hace? Para qu se hace?Quin lo hace? Cmo se hace?

Con qu se hace? Cundo se hace?

Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el Manual, es necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu?

Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se puede continuar con las etapas de:

ESTRUCTURACION.- En esta etapa se debe establecer el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos.

VALIDACION DE LA INFORMACION.- Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las reas.

AUTORIZACION DEL MANUAL.- Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el documento.DISTRIBUCION.- Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

MANUAL DE ORGANIZACION

El manual de organizacin es un documento normativo que permite conocer la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por antecedentes, marco jurdico, atribuciones, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinacin, organigramas, etc. Adems, define

Concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las reas que integran la institucin.

Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se clasifican en: Manual General de Organizacin.- Refleja toda la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad, a partir de la descripcin del primer nivel. Manual Especfico de Organizacin.- Comprende las funciones y responsabilidades de un rea en especial, de acuerdo a la divisin

Administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por ejemplo:

Subsecretara, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc.

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACION

La informacin que contendr el Manual de Organizacin depender de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos:

Portada. Indic. Presentacin. Antecedentes de la Dependencia o Entidad. Marco Jurdico. Atribuciones de la Dependencia. Estructura Orgnica. Descripcin de Puestos. Directorio. Firmas de Autorizacin.DESCRIPCIN DEL CONTENIDO (Anexo II).

Portada:Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos:

Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo. Ttulo y alcance del documento. rea responsable de su elaboracin. Lugar y fecha de elaboracin.

Indic o contenido:Incluye la relacin de los captulos que conforman el Manual aplicndose lo siguiente:

Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto.

Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos. Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina.

Presentacin:Es el texto que encabeza

El Manual y puede contener lo siguiente: Importancia de contar con un Manual.

Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo.

Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos bsicos que se pretenden alcanzar.

Antecedentes:

Comprende una breve descripcin del origen de la Dependencia o Entidad, del Decreto o Ley que le dio origen y del proceso de su desarrollo hasta la actualidad.

Marco Jurdico:

Es una relacin de los ordenamientos o disposiciones jurdicas, de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad; es importante que se mencionen las fechas de publicacin o vigencia y se presente de acuerdo a un orden como es:

Constitucin.

Tratados.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Estatal. Leyes.

Cdigos. Reglamentos. Convenios. Acuerdos.

Atribuciones:

Se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo o en el Reglamento Interior.

Estructura Orgnica:

Es la representacin grfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de manera general los puestos o reas que la integran y establece los niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y asesora.

Descripcin de puestos o funciones:

Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica, que le permiten a la institucin cumplir con sus atribuciones legales.

Las funciones incluidas en un Manual de Organizacin debern denotar actividades de direccin, programacin, operacin, supervisin, asesora, etc., todas sern presentadas inicialmente en verbo infinitivo

(Anexo III), describindolas brevemente.Ejemplo:

Disear y difundir las bases para la determinacin, implantacin y evaluacin de las acciones del Programa Estatal de Desarrollo Administrativo en las Dependencias y Entidades Pblicas Estatales. Asesorar en la elaboracin de estudios y en el establecimiento de acciones orientadas a eficientar las funciones de los servidores pblicos.

La descripcin del puesto se integra con los siguientes elementos: Identificacin.- Indica el nombre del puesto y su tramo de control.

Descripcin General.- Describe brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto para el logro de los objetivos. Ubicacin en la estructura organizacional.- Presenta un organigrama que incluya el puesto inmediato superior y los puestos subordinados, remarcando aquel que se describe.

Descripcin de funciones.- Enuncia concretamente las funciones que corresponden al puesto.

Niveles de coordinacin.- Seala la relacin que existe entre un puesto con las reas internas de la Dependencia, o en su caso, con organismos externos a la misma.Ejemplo de coordinacin interna:

CON: El Director General de Auditora Gubernamental.PARA: Recibir instrucciones, proporcionar informacin y coordinar actividades.Ejemplo de coordinacin externa:CON: Las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal.PARA: Solicitar y recibir informacin, as como coordinar actividades.Directorio:Relacin de los principales funcionarios que componen la estructura de la Dependencia, Subsecretara, Direccin, etc.

Firmas de Autorizacin:

Representa la formalizacin del Manual y comprende las firmas del titular o del jefe

Del rea a la que corresponde el Manual y de la que lo realiz.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de acuerdo a sus atribuciones para la ejecucin eficiente de las mismas, sealando generalmente quin, cmo, cundo dnde y para qu han de realizarse.

Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se clasifican en:

Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripcin de los procedimientos de toda la Dependencia o Entidad. Manual Especfico de Procedimientos.- Comprende las actividades a

Realizarse en un rea en especial de la Dependencia o Entidad, por ejemplo:

Subsecretara, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc.CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La informacin que contendr el Manual de Procedimientos depender de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes puntos: Portada

ndice Presentacin Estructura Orgnica

Simbologa Descripcin de Procedimientos Diagramas de Flujo Firmas de AutorizacinEl contenido del Manual de Procedimientos vara de acuerdo al objetivo de la Dependencia y es muy similar al de organizacin, por lo que slo se definir la descripcin de procedimientos y los diagramas de flujo (Anexo IV).

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS:

Es la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consiste, cundo, cmo, dnde, con qu y en cunto tiempo se hacen; sealando los responsables de llevarlo a cabo.

Cuando

La descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la que tiene a su cargo cada operacin.El procedimiento se presenta mediante:

Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dar de acuerdo con la funcin o actividad que se describa.

Objetivo.- Expresa claramente los resultados que se buscan obtener al realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento. Normas.- Es la descripcin de las reglas especficas a las que se sujeta la realizacin de una actividad o procedimiento.

Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (anual, mensual, semanal, diario, eventual, etc.).

Descripcin narrativa.- Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempea el trabajo y seala quines son los responsables de su ejecucin.

Para su redaccin y presentacin: Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa).

Ejemplo: Recibe del rea de Registro y Control de la Nmina, la Nmina en un tanto, los Cheques, la Factura del centro de trabajo en dos tantos y la Factura de entrega en original y copia; procediendo a verificar que la cantidad indicada en la Nmina coincida en los cuatro documentos.

Cuando se redacten actividades referidas a opciones, se utilizarn trminos como si, cuando, en caso, etctera.Ejemplo:

En caso de no coincidir:Se levanta Acta administrativa en original y dos copias, especificando las inconsistencias en el conteo y se recaba laFirma de los titulares de la Unidad Administrativa La redaccin de cada actividad ser clara, precisa y responder a las preguntas: Quin lo hace?, qu hace?, cmo y con qu se realiza la actividad? Se indicar la periodicidad con que se realizan las actividades.

Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotar su nombre, se har referencia a la trayectoria de su trmite y al nmero de copias. El procedimiento se presenta en tres columnas, la primera seala al responsable de su ejecucin, la segunda el nmero de actividad y la tercera la actividad a desarrollar (Anexo IV).

DIAGRAMA DE FLUJO

Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de la ejecucin.

Para su diseo y redaccin:

Se utiliza una simbologa especial (Anexo V). Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las actividades, as como su secuencia a travs de flechas.

Cada diagrama tendr un encabezado con el nombre del procedimiento. Las actividades se expresarn en forma breve y precisa, e iniciarn con un verbo en tiempo presente, conjugando en tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.).

Notas para el diseo de los diagramas de flujo:En cuanto a dibujo (Anexo VI):

Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.

Ejemplo:

El contenido del Manual de Organizacin depende de la amplitud y alcance del mismo, y puede integrarse con los elementos antes mencionados en este material.

A N E X O S

Metodologa de la elaboracin del manual de procedimientos

Es indispensable elaborar en primer lugar el manual de organizacin, pues constituye el marco de referencia del manual de procedimientos carcter general del manual de procedimientos

Los manuales de procedimientos contienen informacin sobre el conjunto de operaciones o de etapas que en forma cronolgica se estableen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo.

El manual de procedimientos es un instrumento de informacin en el que se consignan en forma metdica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una o varias entidades.El manual de procedimientos es til porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos, y a los puestos responsables de su ejecucin.

Los manuales de procedimientos persiguen los siguientes objetivos. Comprender en forma ordenada, secuencial, detallada las operaciones que estas se efectan.

Establecer formalmente los mtodos y tcnicas de trabajo que deben perseguirse para la realizacin de las actividades precisar responsabilidades operativas para la ejecucin, control, y evaluacin de las actividades.

Clasificacin del manual de procedimientos:

Tareas y trabajo individuales: por ejemplo, como operar una maquina de contabilidadPrcticas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento

Practicas generales de un rea determinada de actividad, como manuales de procedimientos comerciales, de produccin, financieros, etctera

En la administracin pblica los manuales de procedimientos se clasifican segn su mbito de aplicacin y alcances en:

Manuales de procedimientos macro-administrativos: contienen informacin sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la administracin pblica o en ms de un sector administrativo.

Manuales de procedimientos meso administrativos o institucionales: contienen informacin sobre los procedimientos que involucran a todo un sector administrativo o a dos ms instituciones que lo conforman.

Manuales de procedimientos micro administrativo o institucional:

Contienen informacin sobre los procedimientos que se siguen para realizarse las operaciones internas en una dependencia o entidad con el fin de cumplir

Sistemticamente con el fin de cumplir sistemticamente con sus funciones y objetivos.

Contenido del manual de procedimientos

1. Texto. En l se expresan por escrito las informaciones o instrucciones que contienen en el procedimiento. El texto describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran, en orden cronolgico, precisa en qu consiste cada operacin y quien debe ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que deba ejecutarse.

2. Diagramas. Un diagrama administrativo es un modelo grafico que representa en forma esquemtica y simplificada algn fenmeno administrativo, ya sea de organizacin, de procedimiento. Los diagramas pueden ser: organogramas, fluxo-gramas o diagramas de flujo, de produccin, de oficina, de personal, cronogramas, estadsticos, que expresan datos, hechos o fenmenos comparables y sus relaciones, replantados por puntos, lneas, figuras o volmenes y diversos.

3. Formas. Es importante incluir en el manual de procedimientos las formas empleadas en las operaciones secuenciales del procedimiento que se describe. La forma impresa es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con estaciones para que se anote en ellos una informacin variable. Ejemplo de forma: puede ser un cheque o una factura y un ejemplo de machote pueden ser los que sirven de base para elaborar algunos contratos o cartas que suelen utilizarse con frecuencia pero que no estn impresas.Los principales temas que debe contener un manual de procedimientos son los siguientes:* Identificacin* ndice* Contenido* Prologo y/o introduccin* Objetivo de los procedimientos* reas de aplicacin* Polticas o normas de informacin* Descripcin de las operaciones* Formularios impresos* Diagramas de flujoFases del proceso de elaboracin del manual de procedimientos la presentacin de los datos en forma escrita, en diagramas y en forma, y la presentacin para su aprobacin del proyecto.La presentacin debe comprender principalmente los siguientes aspectos:1. Una justificacin de la necesidad de elaborarlo cuando:* Existan trmites que mantengan cierto grado de complejidad para facilitar su comprensin.* Resulta conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trmites* Se desee en emprender tareas de simplificacin de operaciones.* Se desee capacitar al personal2. Una proposicin sobre el tipo de procedimientos que abarca:Procedimiento de reclutamiento y seleccin de personal y procedimientos de formulacin y seleccin de personal y procedimiento de formulacin presupuestaria3. Una proposicin sobre el contenido del manual y la forma en que se piensa recopilar y analizar la informacin

4. Un calendo-grama de actividadesLa de informacin que se debe recopilar en cada uno de los apartados del manual y un modelo.*Identificacin: nombre oficial de la dependencia, nombre completo de los procedimientos que refiere el manual.*Nombre de la unidad coordinadora cuya unidad bsica corresponde a los procedimientos sealados.* Nmero de identificacin del o de los procedimientos en su caso.* Lugar y fecha de elaboracin.* Responsables de su elaboracin* Cantidad de ejemplares impresos1. ndice o contenido: es la parte que presenta de una manera sinttica y ordenada los elementos constitutivos del documento o los temas principales que comprende el manual.

2. Prologo y/o introduccin: aqu deben explicarse en forma clara y concisa los objetivos del manual.

3. Objetivo de los procedimientos: es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo que explique en el manual de forma clara y precisa a fin de que el personal de la dependencia sepa para que se desarrolla.

4. reas de aplicacin: este apartado se refiere al mbito de procedimientos y contiene una relacin de las unidades orgnicas que intervienen en los procedimientos. Tambin se deben sealar los puestos que intervienen por secuencia de aparicin dentro del procedimiento.

5. Polticas o normas de operacin: para facilitar las tareas de las unidades orgnicas que intervienen en el procedimiento, se determinan las polticas o normas operativas que deben observarse en el desarrollo del procedimiento.

6. Descripcin de las operaciones: es el punto central del manual de procedimientos en este apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben realizarse dentro de un procedimiento.

7. Formularios o impresos: las formas impresas que se utilizan dentro de un procedimiento para captar, registrar y proporcionar informes.Diagramas de flujoRepresentan en forma grafica la secuencia en que se realizan las operaciones en un determinado procedimiento o recorrido; con el fin de obtener una visin de conjunto de un procedimiento.Fuentes de informacin del manual de procedimientosDocumentacin: se puede obtener informacin documental en los archivos de la institucin, que son fuente til de procedimientos de trabajo, tambin se pueden localizar en los archivos, leyes, reglamentos, decretos, circulares internas y manuales administrativos.Personas: cuando la documentacin que sea recopilado es insuficiente u obsoleta se debe recurrir a los servidores pblicos responsables de las reas, donde se realizan los procedimientos de trabajo.Realidad administrativa: la limitante que se observa en la realidad administrativa es el rea de trabajo que puede estar distante como las unidades desconcentradas y por otra parte el tiempo para observar directamente el rea de trabajo.Para facilitar en anlisis de operacin se debe tener los siguientes:* Objetivos del rea de trabajo* Estructura orgnica* Normas y polticasAdministrativas*Funciones y operaciones de las reas o unidades que se relacionan con el procedimiento.* Instrumentos jurdicos administrativos.* Equipo y ambiente laboral.a) Utilizar las preguntas Qu hace?, Cmo lo hace?, para que lo hace?, Cundo lo hace?b) Utilizar las tcnicas de investigacin administrativa como la simplificacin de operaciones, los diagramas de flujo, el anlisis y diseo de formas y el anlisis y distribucin del espacio.Tcnicas de simplificacin de operaciones.Un proceso de simplificacin de operaciones se debe buscar las respuestas a las siguientes preguntas:Qu trabajo se hace? Se pretende determinar el propsito u objetivo de la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad orgnica.Quin lo hace? Se intenta definir que unidades orgnicas o personas intervienen en el procedimiento.Cmo se hace? Se busca determinar los medios con los que se cuenta para realizar la tarea.Cuando se hace? Se determina el orden o secuencia en que se desarrolla las actividades de la unidad orgnica, ubicacin y domicilio de las oficinas.Por qu se hace? se busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento.Elaboracin de diagramas de flujoLa elaboracin de diagramas de flujo es importante para comprender el mejor el procedimiento que se describe. Se incluye en el manual de procedimientos para que en forma sencilla y accesible proporcionen una descripcin del conjunto de las operaciones a las unidades orgnicas o puestos que intervienen en el procedimiento.Los smbolos que se utilizan general mente en los diagramas de flujo son de 2 tipos:1.- smbolos abstractos: se trata en su mayora de perfiles de figuras geomtricas a los que se atribuye condicionalmente un significado por ejemplo algunas operaciones que ejecuta o experimenta una persona una maquina, un material, o un documento o dato.2.- Smbolos figurativos: se trata de fotografas, dibujos o caricaturas que representen alguna operacin que ejecuta o experimenta una persona como maquina, como material, o documento dato.Principales recomendaciones en la utilizacin de los diagramas de flujo* No mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.* No debe a ver ms de una lnea de unin entre dos smbolos.* El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida.* Las lneas de unin se deben de presentar en lneas rectas y en casos necesarios ngulos rectos.* Los smbolos deben mantener uniformidad en su tamao.* La redaccin del contenido debe ser mediante frases breves y sencillas.* Cuando el smbolo terminal identifique una unidad orgnica debe contener el nombre completo de ella.* El smbolo documento debe contener el nombre original.1.- por su formato de clasifican en:Verticales: el flujo debe de ir de arriba hacia abajoHorizontales: el flujo deber ir de izquierda a derechaPanormicos: una sola carta representa el proceso entero registra en lnea vertical y horizontal.Recomendaciones para el diseo de formasPara una mejor presentacin y utilizacin adecuada de la forma es necesario seguir las siguientes recomendaciones:Unidad. Para que exista unidad en el diseo se requiere cuidar que la impresin de la forma tenga posicin estndar y proporcional.Divisin modular. El modelo es un elemento de orden y estandarizacin de datos. Debe conservarse orden en su tamao, colocacin, etc., con el objeto de permitir una mejor apreciacin de los datos y ocupar adecuadamente los espacios.Claridad. Al tener los mdulos un correcto diseo y una adecuada distribucin, las anotaciones que se hagan en ellos facilitan la comprensin, utilizacin o captacin inmediata de los datos registrados.Agrupacin y jerarquizacin. Los datos deben agrupare, tomando en consideracin su importancia y utilidad posterior.ndice de saturacin. El diseo de una forma debe basarse en un ndice d saturacin de datos.Movimiento. El diseo adecuado de una forma facilita su llenado mediante el movimiento en espiral, lo cual le da una imagen dinmica.Ritmo. La distribucin de los datos que contiene una forma, debe contar con un ritmo que permita al lector captar rpidamente la secuencia de los mismos.Imagen residual. Debe preocupar el disear las formas de manera que el lector se lleve como ltima imagen aquello que se desea conservar en su memoria.El control de las formasEl control de las formas consiste en proveer a la dependencia de todas las formas necesarias para el buen desempeo de sus funciones, al tratar de eliminar todas aquellas que se dupliquen o son obsoletas.Para el control de las formas lo primero que tiene que hacerse es clasificar las formas segn el criterio funcional, por unidad orgnica o por sus caractersticas fsicas. Despus de su clasificacin es conveniente elaborar un catalogo de formas.

Factibilidad del estudio de formas

Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigacin previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideracin:

1. El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus caractersticas relevantes, tales como la cantidad de unidades administrativas que involucran el nmero de operaciones y las formas que se emplean.

2. Recursos humanos: personal tcnico necesario para la investigacin y, en su caso, para el anlisis, diseo y control.

3. Recursos materiales para el diseo y reproduccin: el equipo de diseo depende del volumen de formas manejadas en la institucin y sus posibilidades econmicas.4. Requisitos mnimos: una vez determinado el tipo de procedimiento en que intervienen las formas, su importancia, su volumen y los recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos mnimos indispensables en cantidad y calidad.5. Autorizacin: el principal obstculo para realizarlo es el acceso a las unidades que usan formas, por lo que resulta indispensable contar con el apoyo total de la direccin del organismo.El catalogo de formas debe contener los siguientes datos:Clasificacin. De acuerdo con las que se mencionaron arriba, para facilitar la localizacin de las formas en el catalogo.Descripcin de la forma. En este apartado se hace mencin del tipo de material que se utilizo para el diseo de la forma y el mnimo de existencia.Objetivo. Aqu se describe el propsito que cumple la forma dentro del procedimiento.Modelo desplazado. Se refiere a la forma que se desplaz para comparar objetivamente cuales fueron los cambios.Modelo vigente autorizado. Se refiere a la forma que se utiliza actualmente y cuyo empleo est autorizado.Fase del procedimiento. En donde se encuentra la formaDiagrama de flujo. Se refiere a elaborar un diagrama de flujo de las formas que se utilizan en los procedimientos.Tcnicas de distribucin del espacioLa planeacin de la distribucin del espacio en las dependencias pblicas es un procedimiento indispensable para racionalizar el uso de los locales y edificios as como del mobiliario y equipo.El objetivo central de la distribucin del espacio es integrar y adecuar la estructura, los procedimientos y el personal al local, edificio, mobiliario y equipo necesarios para el desempeo de las funciones de la dependencia.La planeacin de la distribucin del espacio debe efectuarse en dos operaciones: diagnostico y elaboracin del plan de distribucin.DiagnosticoEl diagnostico de la distribucin actual de espacio en una dependencia permite determinar las necesidades de espacio y la distribucin requerida para facilitar el desarrollo del trabajo.Se justifica un diagnostico cuando hay cambios en la estructura de organizacin, y en los sistemas y procedimientos de trabajo; por inconformidades del personal; por aumento en el volumen; entre otras.De ah que para el diagnstico se necesite estudiar y analizar:La estructura de organizacin. Con el fin de que la disposicin del espacio refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades orgnicas, se deben determinar las funciones que desempea la unidad orgnicas, se debe determinar lasFunciones que desempea la unidad orgnica que se estudie y las actividades que desempea cada servidor pblico.Los procedimientos de trabajo. Se analiza la naturaleza, el volumen, la frecuencia y la manera en que se desarrollan las funciones departamentales, en relacin con la maquinaria y equipo utilizado.La distribucin actual del espacio. Con el anlisis de la distribucin actual del trabajo se delimitan y localizan las reas de conflicto, tanto internas como aquellas que prestan servicios al pblico.Para obtener una representacin de la distribucin actual y que su comprensin sea ms fcil, se utilizan planos, modelos y maquetas.* Los planos representan la ubicacin precisa y el tamao de los diversos elementos.* Los modelos son reproducciones o patronatos hechos a escala de equipo, maquinaria y mobiliario.* Las maquetas se usan para examinar la distribucin existente y proponer otra mejor.El personal. El nmero de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidades orgnicas.Plan de distribucin del espacioEl plan de distribucin del espacio debe considerarse algunos principios bsicos, la previsin de necesidades futuras y la presentacin de un proyecto de distribucin.Algunas guas bsicas para la distribucin del espacio* Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo.* El trabajo debe fluir siempre hacia adelante formando, en lo posible, una lnea recta.* Las unidades orgnicas que tengan funciones similares y relacionadas entre s deben colocarse prximas y adyacentes.* Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias al trabajo.* La ubicacin de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.* Los archiveros y otros gabinetes debe conservar una altura uniforme.* Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas mximas de trabajo.* Las unidades centrales deben localizarse cerca de las unidades orgnicas que mas requieren sus servicios.* Ubicar las unidades que utilizan maquinas y equipos segn sea el caso.Los principios bsicos para una mejor distribucin son:Integracin total. Es necesaria una distribucin que integre y coordine hombres, equipos, maquinas y materiales, que d como resultado un organismo administrativo que funcione como una unidad total.Mnima distancia recorrida. Se requiere una distribucin que permita que los objetivos circulen lo menos posible entre las operaciones de un proceso.Circulacin. Es necesaria una distribucin que disponga la zona de trabajo de manera tal, que cada unidad orgnica se situ en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.Flexibilidad. Se requiere una distribucin que permita que los reajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mnimos.Establecimientos de necesidades futuras. Las necesidades futuras de espacio deben reverse en el plan de distribucin comprenden las reas del diagnostico.Previsin por cambios en la estructura de organizacin. Los organismos Administrativos de creciente actividad deben prever ampliaciones futuras de espacio, en el caso de que existan planes por parte de las autoridades pblicas paraExtender i reducir el tamao de la unidad orgnica; debido a decisiones de descentralizacin administrativa o transferencia de funciones que por el momento no se llevan a cabo.Previsin por cambios en los sistemas y procedimientos. Se deben planear la reduccin o ampliacin de los lugares de trabajo o del equipo utilizado en los procedimientos del trabajo.Mobiliario y equipo. Se debe prever las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, y la seleccin del tipo de divisiones y canceles en los lugares de trabajo.Personal. Se debe planear las necesidades de personal y los cambios futuros del mismo, pues en muchas ocasiones el espacio resulta insuficiente para la instalacin de servicios del personal como sanitarios, guardarropas, etc.Espacio requerido. Para estimular este precepto se puede multiplicar el nmero de puestos de un mismo nivel por el indicador que se determine en cada dependencia del espacio asignado a cada unidad orgnica.Presentacin del proyecto de plan de distribucin del espacioEn la presentacin del proyecto de plan de distribucin es importante contar con una planeacin de la ubicacin de los locales y de la distribucin del personal y el equipo dentro de cada unidad orgnica Se debe presentar el nuevo esquema de distribucin de acuerdo con los siguientes pasos:* Reunir los instrumentos de la distribucin del espacio.* Arreglar los modelos dentro de su rea respectiva.* Revisar el acomodo tentativo y hacer ajustes menores conforme se requiera.* Preparar la distribucin final.* Aprobacin.BibliografaResumen tomado del Libro: Organizacin y mtodos en la Administracin Pblica, de Gustavo Quiroga Leos.

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