ENSAYO GERENCIANDO PROYECTOS PARA CUMPLIR OBJECTIVOS.

JOSE MANUEL GIL ALZATE

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA MODULO: Gerencia de Proyectos de Tecnologa Educativa

ARMENIA - QUINDIO 2014

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado nico; limitado y regulado en recursos y en tiempo.

La Gerencia de Proyectos es la disciplina que consiste en organizar y administrar los

recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las

restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio permitiendo vislumbrar todos

los elementos necesarios para que dicho proyecto prospere y no se quede en el camino por

cualquier tipo de obstculo que se presente y que son aspectos normales que siempre se

encontrarn en el diseo y desarrollo de un proyecto. De esta manera se puede asegurar que

una buena gerencia permite resguardar, cuidar y administrar los recursos de un proyecto

como lo son: el tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energa, comunicacin, entre

otros; todo esto con miras a lograr los objetivos planeados. En el presente documento se

sustentar la importancia de aplicar unos planes de gestin que permiten minimizar los

errores de dichos aspectos, planes que son considerados como los principales elementos o

fases, al momento de determinar la realidad de un proyecto y mostrar las metas, los

recursos y el tiempo que se necesita para ejecutarlo y llegar a obtener unos resultados

tangibles.

En un proyecto se requiere adicionalmente, mantener una estructura organizada que permita

el correcto desarrollo del mismo. En este caso se procede a trabajar con el concepto de

planificacin estratgica.

El plan de gestin de la integracin es definido por los procesos y actividades que

realizan los diferentes elementos de la direccin del proyecto. La integracin trae implcito

tener que tomar decisiones sobre dnde y en qu momento concentrar recursos y esfuerzos,

previendo inconvenientes y dndoles buen manejo si se llegaren a presentar. Tambin

implica priorizar objetivos concurrentes y diferentes alternativas (Romano & Yacuzzi,

2014). Se debe destacar en esta fase de integracin, la creacin de un acta de constitucin y

del desarrollo del plan de direccin. Esta acta debe contener estos puntos:

Requisitos entregados por el cliente, del patrocinador y de los interesados en el

proyecto.

Necesidades propias del proyecto, incluyendo los requisitos del producto que el

proyecto debe generar.

Finalidad y justificacin del proyecto.

Asignacin del Director del proyecto.

Cronograma inicial.

Influencias de los Interesados.

Organizaciones funcionales y su participacin.

Asunciones de la organizacin, ambientales y externas.

Restricciones de la organizacin, ambientales y externas.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la

inversin.

Presupuesto resumido.

A parte del acta de constitucin, esta fase de integracin tambin contiene el

enunciado del alcance del proyecto, supervisar y controlar el trabajo del proyecto y el

proceso de cierre del proyecto.

Un proyecto educativo corresponde al proceso de planeacin para alcanzar una meta

educativa y unos objetivos de aprendizaje, esto implica seleccionar un problema surgido en

un contexto educativo, la manera de tratarse y presentar el informe final. Para realizar esto

se deben aprovechar los recursos disponibles y respetar las restricciones impuestas por la

tarea a desarrollar y por el contexto como tal (Intituto Tecnolgico de Monterrey, 2014).

Teniendo en cuenta lo planteado, cabe resaltar la importancia de esta primera fase

en un proyecto educativo pues donde no se implementara el plan de gestin de integracin

habra mayor probabilidad de encontrar obstculos en su implementacin que no puedan ser

superados adecuadamente y por ende se vea fallida la meta educativa del proyecto,

vindose directamente afectados los estudiantes y en general, la comunidad educativa.

Otro proceso importante para la integracin del proyecto es la creacin de un plan

de gestin consolidado que se nutrir de los distintos esfuerzos de planificacin que

realizar el equipo del proyecto (Romano & Yacuzzi, 2014), los principales procesos, y

que se seguirn tratando en este documento son:

Plan de gestin del alcance

Plan de gestin del tiempo

Plan de gestin de costos

El plan de gestin del alcance del proyecto es la fase donde se incluyen todos los

Procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo para completarlo

exitosamente. (Medios educativos, 2013). La funcin principal de este plan es definir

adecuadamente el alcance del proyecto; una vez definido el alcance se procede a desarrollar

una herramienta denominada Estructura de Desglose del Trabajo, y finalmente a identificar

la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto (CVUDES).

Determinar lo que est y lo que no est incluido en el proyecto es un factor

determinante para alcanzar su xito, por eso en esta fase se encuentra la recopilacin de

requisitos, la definicin y la verificacin del alcance. El primer paso para definir el alcance

es analizar la informacin del acta de constitucin del proyecto, ya que es indispensable

que se realice una crtica detallada para poder alinear los alcances del proyecto con los

objetivos que ha trazado la empresa, en este caso, la institucin educativa y el proyecto

educativo como tal.

La importancia de aplicar esta fase en proyectos educativos radica en que es all

donde se establece la claridad frente a lo que se quiere hacer, es decir, los objetivos; los

requisitos, las limitaciones, los productos a entregar, los criterios de aceptacin y las

restricciones del proyecto educativo.

El plan de gestin del tiempo hace referencia a todos los elementos que hacen parte

de un proyecto y que son necesarios para la finalizacin oportuna del mismo. Para

garantizar una entrega oportuna e idnea se recomiendan realizar los siguientes pasos:

Definir las actividades

Secuenciar las actividades

Estimar los recursos de las actividades

Estimar la duracin de las actividades

Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

Concretar los objetivos del proyecto dentro del plazo estipulado es un punto que se

tiene

en cuenta al momento de considerar si un proyecto fue exitoso o no. Al momento de

cuantificar la duracin de las actividades se puede utilizar uno de varios mtodos existentes

para calcular el tiempo total de las actividades y de esta manera generar la totalidad del

cronograma, los mtodos ms conocidos para realizar esto son:

Diagrama de red

La ruta crtica

Diagrama de Gantt

Esta fase en un proyecto educativo es de vital importancia ya que muestra

grficamente el

Progreso de cada una de las actividades y fases del proyecto, lo que permite identificar

rpida y oportunamente las actividades que no se estn efectuando adecuadamente en el

factor tiempo, y de esta manera tener la posibilidad de aplicar los correctivos necesarios

que permitan finalizar el proyecto sin retrasos para que no se vea afectada la comunidad

educativa.

El plan de gestin de costos incluye todos los procesos necesarios para planificar,

estimar

y controlar los costos para que el proyecto pueda ser concluido con el presupuesto

acordado. En esta fase se pueden definir aspectos como:

Nivel de precisin de las estimaciones

Unidades de medida

Reglas de medicin para valor ganado

Formato de reportes

Descripciones de procesos (Romano & Yacuzzi, 2014)

Este plan es de gran importancia ya que es un factor primordial a la hora de rechazar

o aprobar el proyecto planteado ya que el valor de la inversin puede verse como

inviable por la relacin costo/beneficio o por otros factores que puedan tomar en

cuenta los entes patrocinadores.

La aplicacin eficaz de estas fases en un proyecto educativo, permitir determinar la

realidad del proyecto y garantizar un seguimiento y control para minimizar las

probabilidades de fallo que puede tener cualquier tipo de actividad o proyecto; y/o que no

se pueda cumplir con las metas establecidas ya que se vera directamente afectada toda la

comunidad educativa que se tuvo en cuenta para disear el proyecto.

Si nosotros como diseadores o gerentes de proyectos no cumplimos y hacemos cumplir

todos estos requerimientos, estaramos afectando o llevando al fracaso absoluto de nuestro

proyecto. Por esto es importante tener en cuenta y seguir cada uno de los pasos y

requerimientos, para llegar a un feliz trmino. Y de esta manera cumplir con los objetivos

planteados.