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Sistema de Información Gerencial Cámara de Comercio de Guatemala.

El crecimiento y la expansión que han tenido últimamente las empresas en

el mercado, ocasionado por la globalización, ha provocado que estas se

encuentren saturadas con mucha información de todo tipo, provocando

dificultades y en algunas ocasiones serios problemas; es por ello que se han

visto con la necesidad de dividir la información que poseen, para saber cuál es

la que necesitan y cuál es la prioritaria para la correcta y oportuna toma de

decisiones, que permita ser competitivos y tomar ventajas en el mundo de los

negocios.

Tomando en cuenta que se necesita depurar la información y así tener

aquella que es necesaria, muchas de las empresas se han valido de la

tecnología para poder lograrlo, tecnología que les permita tener información al

instante; debido al problema de mucha información se han creado programas

que faciliten la fluidez de la información y que se adapten al giro del negocio de

las múltiples cantidades de empresas que existen.

La empresa Cámara de Comercio de Guatemala, como todas las empresas

tiene información que es necesaria conocerla de forma oportuna para que el

negocio se mantenga en constante competición, debido al giro del negocio, que

son los préstamos para los micro y pequeños empresarios. Por tal razón hace

seis años decidieron modernizar el sistema de información que tenían, con el

que contaban anteriormente ya no era del todo funcional. Es por ello que se

decidió adquirir un sistema al cual han denominado Microsmart-bantotal; dicho

sistema fue creado con la asesoría de una empresa extranjera especialista en

requerimientos de esa naturaleza.

El sistema debía de ser funcional y satisfacer las necesidades de

información de la empresa en todos y cada uno de los procesos, como: el inicio

de relaciones de los clientes por medio de créditos, hasta el retiro de un cliente

de la institución. No solamente debía de satisfacer la necesidad de información

para la empresa sino también de sus clientes, quienes solicitan información de

sus saldos y de cada uno de los pagos que han hecho a favor de la empresa.

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PROGRAMA: MICROSMART-BANTOTAL

Herramienta útil para crear Inicio de Relación de un cliente.

Al hablar de inicio de relación de un cliente con la institución nos referimos a

un cliente potencial; este sistema permite poder ingresar datos de futuros

clientes, para realizar sus investigaciones respectivas, datos que obtiene un

empleado al que se le denomina “asesor”, como los son la solicitud de crédito;

luego hacer una evaluación crediticia y que el sistema pueda realizar un

análisis financiero, determinando de esa forma el monto de crédito a otorgar y

la cuota que el futuro cliente podrá pagar sin ningún problema.

Luego el sistema lo cataloga como un cliente constante. En esta fase el

sistema brinda información acerca de: registros del cliente (dirección domiciliar,

número o números de teléfono, cónyuge, etc.), nombre del cliente y datos

personales, saber qué contrato se firmó, en esta parte también informa acerca

de el monto del crédito que se le otorgó, el plazo, cuanto será la cuota

mensual, la fecha en que se le otorgo, la fecha de pago de cada una de las

cuotas, la tasa de interés, cuanto de saldo de capital le quedará al momento de

pagar cada una de sus cuotas, el código del empleado responsable de darle

seguimiento al cliente.

Opciones con las que cuenta el Sistema:

Cartera Activa, Cartera Morosa, Cartera Productiva

La cartera activa representa el total de los clientes que posee la institución

en ciertas áreas, los saldos de los montos que se tienen a la fecha de la

consulta, el total del saldo de los montos; toda esa información la proporciona

el sistema, además muestra la opción de ver las carteras activas por asesores

o por empleados responsables del manejo de la cartera de clientes.

La cartera morosa, es aquella donde se encuentran los clientes atrasados,

este sistema permite poder obtener datos de los clientes de forma ordenada

por días; dándole un nivel de tipo de cliente; cliente atrasado desde un día a

treinta, cliente moroso manejable; desde treinta y uno días hasta sesenta,

cliente moroso con alerta; de sesenta y uno días a noventa días, cliente un

nivel de alerta alarmante; de noventa y uno días a ciento veinte días, cliente en

rojo; de ciento veintiuno días en adelante, candidato serio a demanda, esta

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información la muestra por agencia y también por cada uno de los asesores

responsables de las diferentes carteras activas, determinando el porcentaje de

mora que posee cada uno de los asesores.

La cartera productiva, indica aquellos clientes que posee la institución que

aparecen en la cartera activa, pero que sus pagos son puntuales y que sus

saldos no se encuentran en mora, son clientes que mes a mes le retribuyen

utilidades a la institución, también los muestra por agencia y por asesores

responsables, aquí muestra el porcentaje de cartera sana que el asesor a

logrado obtener.

Para Consultar Saldos, Cuotas, Direcciones laborales y Domiciliares de

un cliente existente.

Este sistema brinda el apoyo en lo que se refiere a poder brindar estados de

cuenta de los clientes activos, esta información es útil para la empresa como

para el cliente, permitiéndole a las dos partes tener un registro y control de sus

saldos sin que existan inconformidades.

Permite así mismo observar en el estado de cuenta las cuotas canceladas,

desglosando cada uno de los pagos en: fecha de pago (día, mes, año); pagos

a capital; pagos a intereses; pagos a intereses moratorios (si existieran

atrasos); días de atrasos (si existieran) y el total de la cuota.

Muestra también las direcciones laborales de los codeudores, esta

información es útil para poder contactar a los codeudores en caso de atraso del

deudor en una de sus cuotas. Permitiendo a la vez obtener de forma oportuna

las direcciones de domicilio de deudores y codeudores y realizar el respectivo

cobro.

Para Renegociar créditos Atrasados, Revisión de Clientes Castigados en

el Buró y en lista Negra a nivel Bancario.

Esta parte del sistema brinda información relacionada con aquellos clientes

en atrasos, dependiendo del capital pendiente de cancelar, de los intereses

vencidos, de los intereses moratorios, es cómo evalúa diferentes opciones para

poder recuperar a esos clientes y convertirlos en clientes productivos.

Además brinda información a la hora de querer iniciar una relación cliente-

institución y viceversa, mostrando a aquellos clientes que se encuentran sobre

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endeudados o con malas referencias dentro del sistema crediticio nacional.

Mostrando a aquellos que también se encuentran en demandas. Esto para

evitar posibles clientes morosos.

Equipo y Máquinas que utiliza Cámara de Comercio de Guatemala.

Esta empresa cuenta con computadoras de marca HP, todas las máquinas

son de esta marca en cada una de las oficinas que tiene esta empresa, todas

estas máquinas se encuentran en red y descargan toda la información a una

matriz, para que sea descargada por los usuarios de la central.

Dentro de las oficinas el equipo se divide en tres áreas; el área de la

asistente, quien es la que maneja la mayor parte de información teniendo una

computadora a su cargo, una impresora y aquel equipo que sirva para que la

computadora funcione de la mejor manera. También se encuentra el área del

jefe, quien al igual que la asistente cuenta con una computadora y una

impresora, y el área de los asesores, estos cuentan con el mismo equipo, pero

es compartido por todos ellos.

Cuentan con impresoras y computadoras de la misma marca, por

cuestiones de de políticas de la empresa, las cuales son utilizadas por los

asistentes y los jefes de agencia y cada uno de los usuarios en la central.

La información que se envía al servidor central se hace por medio de

internet, todos los días, para que se tenga en el instante y pueda ser

información oportuna y se tenga en el momento que se necesita para la toma

de decisiones, es por ello que todo el equipo debe de funcionar de la mejor

manera posible y sin margen de errores, para no provocar inconvenientes que

le puedan costar mucho a la empresa.

Este sistema y su equipo de computo han sido herramientas de mucha

utilidad para Cámara de Comercio de Guatemala, ya que le ha permitido

introducir su producto a un mercado que cada día es más competitivo; le ha

ayudado el poder atender a sus clientes de forma oportuna, brindándoles

soluciones a las diferentes necesidades de muchos negocios y sus

propietarios. El sistema es una herramienta que le ha permitido poder competir

con el sistema bancario nacional, siendo de mucha ayuda para ganar terreno y

respeto en el mundo de los negocios de créditos para las empresas que se

dedican al comercio.

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Con estas herramientas ha obtenido un crecimiento sostenible, la

satisfacción de cada uno de los clientes, el ser reconocido por las otras

empresas que compiten con ella y por otras empresas de prestigio

internacional como una empresa de éxito. Es por ello la tecnología debe de ir

de la mano con el negocio de cada empresa, para poder salir hacia adelante y

obtener el éxito deseado.

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