En colaboración con: White Paper Ricoh Colaboración...

En colaboración con: Ricoh

Autor:Ignacio Cobisa

Mayo 2018

White Paper

Colaboración empresarial:la clave para impulsar la productividad de las organizaciones

Mayo 2018, IDC www.idcspain.com | Página 2

White Paper | Colaboración empresarial: la clave para impulsar la productividad de las organizaciones

RESUMEN EJECUTIVO

La transformación digital que estamos viviendo en el conjunto de las organizaciones obliga a replantear el contenido que subyace tras los conceptos puesto de trabajo, entorno laboral, espacio y cultura de trabajo, y gestión del capital humano.

La tecnología juega un papel esencial, pero también resulta fundamental cómo las nuevas maneras de trabajar están dibujando un nuevo escenario en la cultura de trabajo y la gestión de las personas. El espacio de trabajo se está redefiniendo para permitir cada vez en mayor medida la colaboración ágil entre todos los que forman parte de una organización.

Este nuevo clima de colaboración empresarial está teniendo como resultado una mejora de la productividad, una mayor agilidad en el trabajo y los procesos y un ahorro de costes.

Además, es creciente la demanda por parte de los empleados de nuevos modos de gestión del capital humano, la posibilidad de una mayor conciliación entre vida laboral y personal y, en definitiva, una mayor flexibilidad.

Este informe de IDC, en colaboración con RICOH, es fruto de la encuesta realizada a más de 200 empresas y administraciones públicas para saber más sobre la situación actual y las tendencias de la colaboración empresarial en España.

Entre los principales resultados destacan:

» Las tecnologías para la colaboración empresarial son las principales iniciativas de transformación digital que han implementado las empresas en el último año, si bien la mayor parte

El espacio de trabajo se está redefiniendo para permitir cada vez en mayor medida la colaboración ágil entre todos los que forman parte de una organización

¿QUÉ ES LA COLABORACIÓN EMPRESARIAL?

La colaboración empresarial es una forma de trabajar que se basa en obtener el máximo potencial derivado del talento y la interacción de las personas a través del uso frecuente de tecnologías que permiten comunicación e interactividad y de una transformación física de los espacios de oficina hacia centros de recursos de valor añadido. La colaboración empresarial pone el foco en las personas y necesita de una cultura corporativa que fomente el trabajo en equipo para impulsar la productividad de las empresas y mejorar la experiencia de los usuarios, convirtiéndose en un factor estratégico para el crecimiento de las organizaciones.



sigue llevando a cabo sus reuniones de manera presencial (63%). Y es que, aunque se ha multiplicado la implantación de estas soluciones, todavía no se aprovecha todo su potencial, quedando infrautilizadas, probablemente por desconocimiento y por la falta de formación de los usuarios. De hecho, más de la mitad de los encuestados declara estar de acuerdo con que el uso de la videoconferencia se reduce a pocos usuarios dentro de la organización.

» La inversión en colaboración empresarial ayuda a impulsar la productividad de las organizaciones. Los datos sugieren que la implantación de soluciones de colaboración empresarial está vinculada a la mejora de la experiencia de usuario gracias a la integración de los distintas herramientas, tecnologías y dispositivos, lo que conlleva un aumento de la productividad. Precisamente, este es, según las organizaciones encuestadas, el principal beneficio que aporta la buena cultura de colaboración empresarial a las empresas españolas, cuyas prioridades pasan en la actualidad por conseguir una mayor agilidad en la forma de trabajar y promover una forma de trabajo más digital. Y es que, según las empresas encuestadas, el 77% de las reuniones se siguen realizando de manera presencial o telefónica, siendo las empresas de menos de 100 empleados las que realizan reuniones presenciales en mayor porcentaje, 85%. Para mejorar la eficiencia de las reuniones, las empresas destacan la necesidad de aumentar el uso de la videoconferencia, acortar las reuniones demasiado largas y convocarlas sólo si son necesarias.

» La experiencia de uso es satisfactoria. Entre las organizaciones que utilizan herramientas colaborativas, la valoración es, en general, buena. Es el caso de Cuatrecasas y Agbar, que han confiado en un proveedor externo sus servicios de colaboración gracias a su experiencia, su poder de innovación y la necesidad de protección frente a las amenazas de seguridad. Ambas empresas destacan, como beneficios aportados por las soluciones de colaboración empresarial, la mejora de la experiencia de usuario y la democratización del acceso a estas herramientas.

» El desconocimiento de la colaboración empresarial. En general, las empresas no conocen el significado del término “colaboración empresarial”. Sólo el 30% de los encuestados tiene claros los conceptos que van ligados a ello. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones están ya utilizando soluciones de trabajo compartido para documentos y espacios on-line (68%), mensajería instantánea corporativa (55%) y videoconferencia de PC y sala (53% y 50% respectivamente).

Conseguir una mayor agilidad en la forma de trabajar y promover una forma de trabajo más digital son las dos prioridades estratégicas de las empresas españolas en relación al lugar de trabajo



» Falta de visión integral. Solo un 7% de las organizaciones tienen soluciones completas de colaboración. La falta de integración de estas herramientas en soluciones completas hace que no se perciban substancialmente los beneficios de trabajar de manera colaborativa. De hecho, el 71% de las empresas considera que el sistema de colaboración empresarial con el que cuentan no es del todo apropiado a sus necesidades.

Es evidente, pues, la necesidad de contar con un experto en este

ámbito que asesore a las organizaciones y asegure la buena integración entre dispositivos para sacarle el máximo provecho a estas soluciones.

ENCUESTA SOBRE LA COLABORACIÓN EMPRESARIAL

IDC en colaboración con Ricoh ha realizado una encuesta cuyo objetivo es conocer la situación actual de la colaboración empresarial en España y las tendencias que IDC prevé en este entorno

FIGURA 1

Ficha técnica del estudio

España, 201 entrevistas telefónica25 preguntas, 12 minutos de duración

aproximadaTrabajo de campo: Del 6 al 17 de

noviembre de 2017 Margen de error: ± 6,9% para p=q=0,5. Nivel de confianza del 95,5% para datos

globales.

39% IT Director/ Manager29% CIO/CTO

7% Director de RRHH 4% COO/Director de operaciones

3% CEO, Propietario

Multisectorial (incluyendo Administración Pública)

8% 2.500 o más empleados14% 500 a 2.499 empleados

39% de 100 a 499 empleados39% hasta 99 empleados

Muestra

Participación por sectores (%)



COLABORACIÓN, PILAR DE LA TRANSFORMACION DIGITAL

La transformación digital es un término totalmente popularizado en la sociedad y un proceso estratégico que están adoptando en menor o mayor medida la mayoría de las organizaciones. Basta decir que según datos de IDC, más del 80% de los CEOs de las empresas FT500 tienen la transformación digital en el centro de su agenda corporativa y más de la mitad de las grandes organizaciones europeas gastan más de 8 millones EUR al año en transformación digital*.

Cuando nos referimos a la transformación digital en el ámbito empresarial, concretamente nos referimos al proceso continuo por el que las empresas implementan cambios disruptivos en su organización para unificar de forma natural el componente digital y el físico. De esta forma, mejoran la experiencia de cliente, los resultados operativos y la eficiencia de todos los departamentos de la organización.

Esta transformación se centra en varios ámbitos de la empresa entre los que destaca la gestión de la información. Nos referimos a identificar acciones requeridas para que la información sea un habilitador en la transformación digital. La información se usa no solo para tomar mejores decisiones y optimizar las operaciones, sino también para monetizarla en forma de productos y servicios.

Asimismo, resulta necesario una transformación en la manera de trabajar de las personas que forman esa organización. Esto significa evolucionar la gestión hacia la integración de recursos humanos internos y externos de modo que impulsen las interacciones digitales y el trabajo en equipo mediante la colaboración empresarial, conexión y relación entre personas. Se trata de aprovechar al máximo el talento de las personas para mejorar su experiencia en el trabajo, así como la productividad de la empresa. Este es el campo de estudio principal de este informe.

En cuanto a las tendencias propias de comunicaciones unificadas y colaboración empresarial, cabe destacar que el mercado se está transformando desde silos tecnológicos con soluciones que no se comunican entre ellas y con posibilidades limitadas de desarrollo, hacia un modelo con múltiples opciones de desarrollo.

Más del 80%de los CEOs de las empresas

FT500 tienen la transformación

digital en el centro de su

agenda

80%

* IDC Digital Transformation Forecast, 2017; IDC European Digital Transformation Survey, 2017



Se prevé una proliferación de las comunicaciones unificadas administradas y basadas en la nube, o comunicaciones unificadas como servicio (UcaaS). A esta previsión debemos unir la ubicuidad en las comunicaciones, lo que en su conjunto va a facilitar aún en mayor medida la implementación de servicios de colaboración empresarial.

COLABORACIÓN EMPRESARIAL, CONECTANDO IDEAS Y TALENTO

En el actual contexto de globalización y especialización del conocimiento, la colaboración empresarial es el catalizador necesario para hacer realidad tanto las iniciativas estratégicas de las compañías como las de los propios empleados. Cualquier propuesta de mejora, de resolución de problemas o de innovación requiere hoy día de la suma de distintos talentos para implementarse con éxito.

Muchas herramientas de software de colaboración empresarial se desarrollaron para cubrir una necesidad de tipo social, pero en la actualidad han sido adaptadas para mejorar la comunicación profesional y de negocios, y al unirlas a la movilidad, adquieren una capacidad de agilizar y facilitar el trabajo empresarial sin precedentes. Asimismo, dada la entrada de nuevas generaciones en el trabajo y la nueva manera de trabajar que tienen basada en la tecnología, la colaboración empresarial ya no es una opción sino un elemento necesario para las empresas.

Un sistema de colaboración empresarial bien diseñado simplifica el proceso de comunicación, el intercambio de información, incrementa la agilidad y la capacidad de respuesta, lo que significa una mejora de la relación con clientes y partners y redunda en una mayor productividad.

Una colaboración efectiva, permite conectar personas con procesos a través de toda la empresa. La tecnología asociada ayuda a reducir el ciclo de ejecución de los proyectos, al permitir a los empleados formar equipos multifuncionales de manera más rápida, gestionar procesos y cumplir con los plazos de finalización de proyectos desde distintos departamentos y ubicaciones geográficas.

Un sistema de colaboración empresarial bien diseñado mejora la relación con clientes, partners y redunda en una mayor productividad



La digitalización está cambiando el trabajo en tres dimensiones: el espacio de trabajo, la tecnología que facilita la colaboración y la cultura empresarial

El 81% de las organizaciones consideran que

las personas son el aspecto más relevante en el contexto

de colaboración empresarial

81%

BENEFICIOS DE LA COLABORACIÓN EMPRESARIAL

En resumen, la colaboración empresarial mejora la experiencia de las personas y la productividad de la organización con unos beneficios tangibles, entre los que destacan:

» Conecta con empleados internos y externos, donde y cuando sea, a través de cualquier dispositivo

» Reduce los viajes y las emisiones de CO2

» Permite acceder a la información de manera inmediata y segura » Mejora la experiencia del empleado » Agiliza la toma de decisiones » Potencia la productividad de la empresa

PERSONAS, ESPACIOS Y TECNOLOGÍA

La digitalización está cambiando el trabajo tal y como lo conocemos. Esto afecta en tres dimensiones: el espacio de trabajo, la tecnología que facilita la colaboración y la cultura empresarial junto con las personas que forman las organizaciones.

De acuerdo con los resultados de la encuesta de IDC a empresas y Administraciones Públicas españolas, resulta destacable que el 81% de las organizaciones consideran que la gestión de las personas es el aspecto más relevante en el contexto de colaboración empresarial por delante de la tecnología o el espacio como muestra la figura 2.

FIGURA 2 Impacto percibido de las 3 dimensiones de la colaboración



EL ESPACIO DE TRABAJO DIGITAL

Transformación del lugar de trabajo en el tiempo

La evolución del espacio de trabajo en los último 50 años ha sido más que evidente, motivada principalmente por el impacto de la tecnología.

Desde la aparición de los primeros sistemas computacionales en las grandes empresas en los 70, pasando por popularización de la microinformática en todo tipo de empresas en los 80 y 90, hasta el inicio de la movilidad con el cambio de siglo.

Actualmente, el espacio de trabajo se está redefiniendo para permitir cada vez en mayor medida la colaboración ágil entre empleados, una mayor flexibilidad de horarios, movilidad física y el uso de dispositivos diversos a la hora de trabajar.

El trabajo ya no está asociado a un lugar o ubicación física, ni a tiempos estrictamente definidos del día; ahora es una actividad que se puede realizar desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. A nivel general, se está imponiendo la tendencia a eliminar puestos fijos para ofrecer más espacios de colaboración en la oficina. En estos lugares de trabajo hay que destacar la importancia de crear una excelente experiencia del usuario en entornos virtuales y físicos con transiciones perfectas, que permitan y fomenten el cambio cultural.

Las organizaciones parecen haber comprendido que la digitalización requiere repensar por completo cómo las personas trabajan juntas. En este sentido, las tecnologías para la colaboración son las principales iniciativas de transformación digital que han implementado las empresas europeas en el último año (57%), tal como se ilustra en la Figura 3. Le siguen los “canales online y móvil” (54%) y la “autogestión de clientes” (52%).

La colaboración empresarial es una iniciativa clave para mejorar la forma en la que las personas trabajan juntas



Se percibe que estas iniciativas son realizadas para lograr el “mejor servicio y experiencia de cliente” (55%) y la “capacidad para innovar” (55%) * . Con ello, se detecta que las organizaciones parecen comprender que impulsar la transformación digital requiere la mejora de cómo las personas trabajan juntas.

FIGURA 3 Top 5 iniciativas de transformación digital y beneficios¿Qué iniciativas de transformación digital ha implementado su organización en el último año y cuáles son los beneficios más destacados?

Top 5 iniciativas digitales

Top 5 beneficios de la implantación de iniciativas de transformación digital

* European Digital Transformation Survey 2016

Las tecnologías para la

colaboración son, con un 57%,

las principales iniciativas de

transformación digital que han implementado las empresas

europeas en el último año

57%



Colaboración empresarial para mejorar la productividad

Las características del nuevo lugar de trabajo digital hacen posible una mayor productividad. La tendencia en este sentido es clara, y en IDC prevemos que para el año 2021, la colaboración hombre-máquina impulsará la productividad en un 15%.* Si nos fijamos en datos actuales, y de acuerdo con la encuesta realizada por IDC en España, la mejora de la productividad destaca como la principal prioridad de negocio para el 19% de las empresas españolas por delante de la reducción de costes (16%) como vemos en la figura 4.

El incremento de la productividad tiene especial importancia en el sector de banca, seguro y servicios, donde el 37% de las empresas lo destacan como su máxima prioridad. Por tamaño de empresa, esta prioridad es más importante para las empresas de menor tamaño (hasta 99 empleados), mientras que las empresas grandes (más de 2.500 empleados) priorizan la mejora de los procesos de negocio (40%).

FIGURA 4 Prioridades de negocio¿Cuáles son las 3 principales prioridades de negocio en su empresa durante los siguientes 12 meses?

La mejora de la productividad destaca como

la principal prioridad de negocio para el 19% de las

empresas españolas

19%

* IDC Predictions 2018, Noviembre 2017



Esta misma encuesta destaca las dos principales prioridades estratégicas en relación al lugar de trabajo: conseguir una mayor agilidad en la forma de trabajar (69%) y promover una forma de trabajo más digital (46%) como indica la figura 5. La mayor agilidad es especialmente destacada en los casos de educación, sanidad y administraciones públicas, donde es prioritario para el 84% de los encuestados.

Es importante evolucionar y encontrar un equilibrio entre el enfoque "control total y foco en tecnología" y el enfoque "centrado en el usuario y con visión de negocio". Por tanto, ofrecer agilidad y permitir la flexibilidad de acuerdo con el modelo de negocio se vislumbran como factores clave en las organizaciones.

FIGURA 5 Prioridades del lugar de trabajo¿Cuáles son las prioridades estratégicas de su empresa en relación al lugar de trabajo para los próximos 12 meses? (selección múltiple)

TECNOLOGÍA DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL

La tecnología está facilitando y garantizando el nivel adecuado de colaboración entre los trabajadores, compaginándolo además con la seguridad para las empresas. Las soluciones tecnológicas de colaboración hacen que los lugares de trabajo sean más inteligentes, con recursos y herramientas fiables, seguras y de fácil uso al alcance de todos los empleados.

Las dos principales prioridades estratégicas en relación al lugar de trabajo son conseguir una mayor agilidad (69%) y promover una forma de trabajo más digital (46%)



En general, las tecnologías usadas en la colaboración llevan disponibles en el mercado desde hace tiempo. Sin embargo, la calidad en los entornos de colaboración no siempre ha sido óptima. En este sentido, la mejora en las comunicaciones en estos últimos años, explicadas en buena medida por el aumento del ancho de banda en conexiones tanto fijas como en movilidad, así como las mejoras en la facilidad de uso en los dispositivos y la seguridad, han sido factores determinantes para la popularización de la colaboración empresarial.

Tipos y herramientas de colaboración empresarial

Podemos distinguir dos grupos de herramientas de colaboración empresarial en función del tipo de comunicación:

Asíncrona. En la que la colaboración no tiene por qué ser en tiempo real. Hablamos de herramientas como el e-mail, los directorios de red o las soluciones que nos permiten compartir archivos en la nube.

Síncrona. Es la que se produce en tiempo real. Se trata de modelos de comunicación unificada que incluyen audio, chat o vídeo, soluciones que pueden ser grupales o individuales. También incluye soluciones de web conference o retransmisiones en streaming más pensadas para colaboraciones de uno a muchos. Así como soluciones de videoconferencia, telepresencia o pantallas interactivas, más asociadas con espacios físicos y que habitualmente corresponde a colaboración de grupo con grupo. En la colaboración síncrona, dadas las nuevas necesidades de las empresas, cada vez son más importantes la flexibilidad y la compatibilidad de las soluciones.

Además, también podemos diferenciar las soluciones de colaboración empresarial en función de la dimensión espacio-temporal donde tiene lugar esa colaboración:

Todos en el mismo espacio. Las instalaciones van a continuar avanzando en su digitalización, cada vez más equipadas con infraestructura, hardware y software. Son cada vez más inteligentes gracias a Internet of Things (IoT) y con una presencia creciente de la robótica. Se impondrán nuevos modos de interacción: con máquina, con personas en remoto y una combinación de ambos.

En distintos espacios y zonas horarias. El trabajo ubicuo en cualquier momento y desde cualquier lugar supone un nuevo paradigma frente al trabajo tradicional.

El trabajo ubicuo en cualquier momento y desde cualquier lugar supone un nuevo paradigma frente al trabajo tradicional



Gracias a una conectividad mejorada, las nuevas tecnologías permiten el acceso remoto no solo a múltiples programas y aplicaciones, sino también a fuentes de información. Los empleados pueden disfrutar de una experiencia continua en diferentes soportes (por ejemplo, las aplicaciones y los recursos comerciales en PC también están disponibles en tableta o smartphone). Con IoT, el acceso remoto significa que la información recopilada en múltiples geografías se puede usar de inmediato. Con realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR) los empleados van a poder unirse a otros e interactuar con mayor facilidad.

La figura 6 ilustra el valor que las empresas dan a los distintos productos y servicios que permiten la colaboración empresarial, según la encuesta llevada a cabo por IDC en España. Destacan sobre los demás, las herramientas de colaboración en equipo (72%) como por ejemplo WebEx de Cisco. Le sigue en importancia las herramientas que permiten compartir información entre empleados y trabajar juntos en proyectos desde diferentes ubicaciones geográficas (71%), como por ejemplo SharePoint de Microsoft. El tercer servicio más valorado son los sistemas de comunicación entre empleados como los chats empresariales (60%).

FIGURA 6 Productos y servicios que facilitan la colaboración empresarial¿Cúales son los siguientes productos y servicios necesarios para la colaboración empresarial?(selección múltiple)

Las herramientas de colaboración en equipo, así como los sistemas de comunicación entre empleados son las soluciones de colaboración empresarial consideradas más necesarias



Prioridades de inversión en TI

Entender la estrategia de inversión de las empresas es fundamental para conocer las tendencias tecnológicas y cómo pueden aportar valor a sus negocios.

Según podemos apreciar en la figura 7, la principal prioridad de inversión en TI destacada por las empresas son las mejoras de procesos (39%), seguidas de iniciativas Cloud (20%).

Los sistemas para colaboración empresarial (sistemas de videoconferencia, software para compartir información) se sitúan en segundo lugar en el caso del sector de industria, construcción y energía (16%), ver figura 8. También, es la segunda prioridad entre los CEOs consultados (20%). Cabe destacar, además que las soluciones de colaboración pueden estar incluidas también tanto en las mejoras de procesos como en iniciativas cloud.

FIGURA 7 Prioridades de inversión en TI¿Cuál es la principal prioridad de inversión de TI en su organización en los próximos 12 meses?

Iniciativas

...

Las prioridades de inversión en TI están claras:mejora de procesos, iniciativas Cloud y analítica de negocio



FIGURA 8 Prioridades de inversión en TI por sectores¿Cuál es la principal prioridad de inversión de TI en su organización en los próximos 12 meses?

Adopción de soluciones de colaboración

Podemos decir que aún existe un amplio desconocimiento del concepto de colaboración empresarial, según se desprende de la encuesta efectuada por IDC. Así, ante la pregunta abierta hecha a las organizaciones de qué entiende por colaboración empresarial, aproximadamente un 30% dieron una respuesta alineada con el concepto que abordamos en este informe. Entre ellas hay algunas que merece la pena destacar:

» "Buena comunicación entre departamentos. clientes y servicios"

» "Ofrecer acceso sencillo a la información compartida"

» "Interconexión entre departamentos para conseguir mejor los objetivos"

» "Trabajar de una forma transversal en los diferentes proyectos"

» "Herramientas que se utilizan para facilitar el trabajo entre todos"

» "Agilidad entre departamentos" » "Comunicación y colaboración entre

empresas de forma global."

» "Comunicación entre distintas sedes"

» "Mejorar en calidad el trabajo de los empleados y empresa"

» "Trabajar en equipo" » "Compartir iniciativas e ideas para

conseguir mejores productos y entorno de trabajo"

» "Mayor comunicación" » "Tener un sistema en el que todo el

personal pueda compartir recursos y comunicación"

Los sistemas de colaboración

empresarial se sitúan como

segunda prioridad del

sector de industria,

construcción y energía (16%)

El 70% de las empresas

encuestadas no saben qué es

la colaboración empresarial

16%

70%



Como vemos, la correcta definición de colaboración empresarial sería un compendio de muchas de ellas.

Por otra parte, de los resultados de la encuesta se puede deducir que entre las organizaciones que han probado herramientas colaborativas, la experiencia es, en la mayoría de los casos, satisfactoria. Si unimos los encuestados que respondieron bastante satisfactoria y los que respondieron totalmente satisfactoria, suponen un 77% de las organizaciones como podemos ver en la figura 9.

FIGURA 9 Experiencia de uso de herramientas colaborativas

CLAVES PARA EL ÉXITO DE LA COLABORACIÓN EMPRESARIALA la hora de adoptar una solución específica de colaboración empresarial cabe destacar 3 claves para el éxito:

» Entender la colaboración como un todo, en sus distintas formas y dimensiones

» Asegurar una buena experiencia de usuario » Acompañar a las organizaciones de principio a fin, con múltiples

servicios: desde la preventa, hasta los programas de adopción y los servicios gestionados

Para el 77% de las organizaciones

que usan herramientas colaborativas, la experiencia

es bastante o totalmente satisfactoria

77%

Bastante insatisfactoria Ni satisfactoria ni insatisfactoria

Bastante satisfactoria Totalmente satisfactoria

62%

20%

3%15%



En cuanto a las soluciones de colaboración que tienen actualmente desplegadas las empresas españolas, el 29% no disponen de ningún tipo de sistema de videoconferencia (PC o sala) y solo un 7% de las organizaciones tienen soluciones completas de colaboración empresarial, tal como muestra la figura 10. Entre las soluciones desplegadas, destacan las soluciones de trabajo compartido en documentos y espacios on-line (68%), la mensajería instantánea corporativa (55%) la videoconferencia de PC y sala (53% y 50% respectivamente), las soluciones de comunicaciones unificadas (46%), las pizarras digitales interactivas (15%).

FIGURA 10 Soluciones de colaboración desplegadas¿Cuáles de las siguientes soluciones de colaboración empresarial tiene actualmente desplegadas su organización? (selección múltiple)

Las empresas han destacado que la principal razón para adoptar las soluciones de colaboración que tienen en la actualidad ha sido la integración de los distintas herramientas, tecnologías y dispositivos, bastante por encima de los costes como se muestra en la figura 11. En el caso de las grandes empresas, la integración es destacada incluso con un mayor peso (67%) como se puede ver en la figura 12.

El 29% de las empresas no disponen de

ningún tipo de sistemas de

videoconferencia (PC o sala) y solo un 7%

tiene soluciones completas de colaboración

29%



67

33

20

13

7

0

48

11

18

11

21

7

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Integración

Ahorro de costes

Agilidad

Eficiencia

Otros

NS/NC

Grandes empresas Total muestra

FIGURA 11 Razones adopción soluciones colaboración¿Cuáles han sido las razones para la adopción de las soluciones de colaboración desplegadas?

El 71% de las empresas consideran que el sistema de colaboración empresarial con el que cuentan no es óptimo, como se muestra en la figura 12.

Entre los sectores analizados, cabe destacar que el 75% de las empresas del sector “medios de comunicación y ocio” consideran tener unos sistemas de colaboración más apropiados. En sentido contrario, el 48% de las empresas del sector de “educación, sanidad y administraciones públicas” consideran tener unos sistemas de colaboración menos apropiados (ver figura 13).

La integración de los distintas herramientas, tecnologías y dispositivos es la principal razón para adoptar las soluciones de colaboración



FIGURA 12 ¿Considera que su organización tiene un sistema apropiado para fomentar la colaboración empresarial?

Completamente en desacuerdo

Algo en desacuerdo Ni de acuerdo ni en desacuerdo

Algo de acuerdo Completamente de acuerdo

14%

11%

19%

27%

29%

13%El 71% de las organizaciones

considera que no dispone de un

escenario óptimo de colaboración

71%



FIGURA 13 Sistema de colaboración apropiado por sectores¿Considera que su organización tiene un sistema apropiado para fomentar la colaboración empresarial?

Cómo podemos ver en la figura 14, los tres principales motivos destacados por las organizaciones para utilizar un proveedor externo en servicios de colaboración son la experiencia y profesionalidad del proveedor (68%), facilitar actualizaciones tecnológicas o despliegue de nuevas aplicaciones (41%) y mejorar la protección contra amenazas de seguridad (36%).



FIGURA 14 Motivos para contratar un proveedor externo¿Cuáles son los tres principales motivos que han llevado o cree que podrían llevar a su organización a utilizar un proveedor externo de servicios de colaboración?

LA CULTURA DE TRABAJO Y LA GESTIÓN DE PERSONAS EN LAS ORGANIZACIONES

Cultura empresarial y su relación con la colaboración

Las nuevas maneras de trabajar están dibujando un nuevo escenario en lo referente a la cultura de trabajo y la gestión de las personas. El mercado laboral está superando los modelos tradicionales de abastecimiento de talento y es cada vez más dinámico, online, sin fronteras y orientado a tareas. Esto es posible gracias al uso de plataformas web con capacidades de Big Data y Machine Learning, los modelos de contratación "como servicio" o Marketplace de talento y el crowdsourcing.

El uso de estas tecnologías aumenta la probabilidad de resolver las necesidades específicas de adquisición de talento de la industria. En este sentido, el 24%* de las organizaciones en toda Europa admiten que no tienen suficientes personas con habilidades digitales, y encontrarlas fuera de la organización es un desafío. Hay que tener en cuenta, además, que según las previsiones de IDC, para 2021 el 45% de los trabajadores de Europa trabajarán por cuenta propia.

En este sentido, es importante poner a disposición del conjunto de la empresa programas formativos que ayudan a desarrollar las competencias del empleado para trabajar de forma colaborativa y el uso de la tecnología asociada para compartir el conocimiento.

Los principales motivos para utilizar un proveedor externo en servicios de colaboración empresarial son la experiencia, la innovación y la ciberseguridad

* IDC Predictions 2018, Noviembre 2017



Además, actualmente, uno de los requisitos imprescindibles a la hora de optar a un puesto de trabajo es saber trabajar en equipo, es decir, colaborar. Así se complementan las habilidades y los talentos y, por tanto, disminuyen las debilidades y se potencian las fortalezas. Y, también, se favorece la creatividad y el aprendizaje, mejorando el desempeño y aumentando tanto la eficiencia como la productividad.

Por otra parte, para evolucionar en esta era digital, se necesita gestionar con éxito la colaboración entre humanos y con las máquinas para aumentar la productividad y automatizar el trabajo, así como crear nuevas oportunidades para la generación de valor dentro de la organización.

En este sentido, la experiencia de empleado está cobrando cada vez más importancia, entendido como una forma de atraer y retener talento. En este ámbito hay que tener en cuenta la convivencia de diferentes generaciones en un mismo espacio, cada una de ellas con necesidades diferentes para desarrollar su trabajo.

El 75% de las empresas españolas consideran que las necesidades de colaboración son diferentes en las diversas generaciones que conviven actualmente en la empresa. De hecho, preguntados por las necesidades de colaboración específicas por generaciones, el 35% de los encuestados manifiesta que las generaciones más jóvenes demandan herramientas de última generación, mientras que las generaciones más mayores demandas principalmente más preparación y formación.

En este ámbito, las soluciones de colaboración empresarial ayudan a mejorar la experiencia del empleado y reducen la brecha intergeneracional.

Como decíamos en capítulos anteriores, la colaboración en todas sus dimensiones debe ser impulsada desde la dirección y adoptada por todos los empleados como parte de la cultura empresarial para que tenga un impacto positivo en toda la organización.

Las organizaciones deben hacer un mapa de la estructura de su fuerza de trabajo existente. Luego identificar y priorizar las áreas y las funciones comerciales que tienen más probabilidades de verse afectadas por la revolución en la cultura de trabajo. El objetivo es encontrar el equilibrio adecuado entre velocidad, coste y calidad al remodelar su estrategia de gestión de personas.

Uno de los requisitos imprescindibles a la hora de optar a un puesto de trabajo es saber trabajar en equipo, es decir, colaborar

Las soluciones de colaboración empresarial mejoran la experiencia del empleado y reducen la brecha intergeneracional



Como se puede apreciar en la figura 15, la mayor parte de las empresas españolas siguen llevando a cabo sus reuniones de manera presencial (63%), los resultados de la encuesta este porcentaje aumenta hasta un 74% en las empresas de menos de 99 trabajadores y disminuye hasta el 56% entre las empresas de más de 2500 empleados.

El 77% de las reuniones se siguen realizando de manera presencial o telefónica, siendo las empresas de menos 100 empleados las que realizan reuniones presenciales en mayor porcentaje, 85%.

Si analizamos este resultado junto al tipo de soluciones de colaboración desplegadas, que veíamos en la figura 10, vemos que entre las empresas que declaran disponer de sistemas de videoconferencia, el 71% de las reuniones se siguen haciendo de forma presencial o telefónica. Además, el 10% de las empresas que sí disponen de sistemas de videoconferencia no están utilizando ninguno de estos sistemas y siguen haciendo las reuniones únicamente de forma presencial o telefónica.

FIGURA 15 Tipos de reuniones

En referencia a la eficiencia de las reuniones, las empresas destacan varios puntos de mejora.

De los encuestados que cuentan con sistemas de videoconferencia, un 54% declaran estar de acuerdo con que el uso de la videoconferencia se reduce a pocos usuarios dentro de la organización.

El 21% de las empresas no disponen de ningún sistema de videoconferencia (ni PC ni sala), aumentando entre las empresas de menor tamaño (hasta 100 trabajadores) donde el 40% no disponen de dispositivo de videoconferencia.

Videoconferencia

Videoconferencia

La mayor parte de las empresas españolas sigue llevando a cabo sus reuniones

de manera presencial

Para mejorar la eficiencia de las reuniones, las empresas destacan la necesidad de aumentar el uso de la videoconferencia, acortar las reuniones y convocarlas solo si son necesarias

63%



Otro resultado que arroja la encuesta es que las salas de reuniones están infrautilizadas. El 33% de las empresas se muestran de acuerdo con que las reuniones por videoconferencia se realizan casi exclusivamente desde PCs o tablets de los usuarios y no desde las salas de reuniones. Este porcentaje desciende al 28% entre las empresas que disponen de sistemas de videoconferencia de sala.

Asimismo, el servicio de videoconferencia, especialmente en sala, está altamente demandado y en algunos casos las empresas ven restringido su uso por la indisponibilidad físicas de salas de videoconferencia.

Otra conclusión es que, actualmente, la empresa española no realiza las reuniones de manera óptima. El 32% de las empresas declaran que se tratan temas que se podrían solucionar con una llamada o un email, el 28% las reuniones son demasiado largas, el 24% que se convocan reuniones sin preparar, el 22% opina que se convocan demasiadas reuniones, el 21% que se convocan reuniones con demasiada gente y el 19% que las reuniones son demasiado frecuentes.

Todos estos resultados confirman que las herramientas de colaboración son una gran ayuda para mejorar las reuniones.

Todo ello, nos muestra que hay una parte importante de formación por parte de las empresas que no se ha realizado para sacar el máximo provecho a las nuevas herramientas de trabajo.

Asimismo, pone en evidencia la necesidad de contar con ayuda externa de un experto que evalúe los hábitos y herramientas a cambiar para mejorar la eficiencia de las reuniones.

En cuanto a los beneficios que aporta la buena cultura de colaboración empresarial, las organizaciones destacan principalmente la mayor productividad (37%) y la agilidad en la toma de decisiones (20%), como vemos en la figura 16. Analizando las respuestas en función del cargo, destaca que los CEOs perciben la agilidad en la toma de decisiones como principal beneficio.

El servicio de videoconferencia, especialmente en sala, está altamente demandado y en algunos casos las empresas ven restringido su uso por la indisponibilidad físicas de salas de videoconferencia



FIGURA 16 Beneficios de la cultura de colaboraciónPrincipales beneficios que puede aportar una buena cultura de colaboración empresarial

LA PROPOSICIÓN DE VALOR EN COLABORACIÓN EMPRESARIAL SEGÚN RICOH

En este contexto, Ricoh presenta sus soluciones de colaboración empresarial llave en mano para usuarios. Su propuesta se basa en la experiencia bajo la marca Techno Trends, a Ricoh Company, especialista en soluciones y servicios de salas de reuniones y telepresencia, integración de audio y vídeo y comunicaciones unificadas de la compañía. Ricoh ofrece sus soluciones de colaboración empresarial con una gestión unificada que abarca desde la infraestructura a la integración de hardware y software de la mano de los mejores fabricantes, así como el rediseño de espacio y el acompañamiento a las personas para la adopción de los nuevos hábitos digitales. Los resultados del estudio llevado a cabo por IDC, confirman a Ricoh como una marca reconocida en el mercado de la colaboración empresarial español por delante de sus principales competidores.

Ricoh es experto en soluciones integrales de colaboración empresarial y ha desarrollado proyectos para importantes multinacionales españolas. A continuación, se exponen dos casos de éxito de las soluciones implementadas por Ricoh para dos clientes de la relevancia de Cuatrecasas y Agbar.

La mayor productividad es el principal beneficio que aporta la buena cultura de colaboración empresarial a las organizaciones españolas

El estudio confirma a Ricoh como una marca reconocida en el mercado de la colaboración empresarial español por delante de sus principales competidores

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Mayor productividad

Agilidad en la toma de decisiones

Conciliación personal / laboral

Mejora la seguridad

Ahorro en desplazamientos

Mejora la creatividad de los equipos

Reducción de emisiones de CO2

Rotura de silos

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Cuatrecasas

Cuatrecasas considera a Ricoh, a través de Techno Trends, como uno de los principales especialistas y referente en el mundo de las comunicaciones por vídeo. La relación empresarial entre ambas compañías se basa en la confianza y es consolidada por la cantidad de años que llevan colaborando.

Como proveedor exclusivo de soluciones de videoconferencia, Ricoh ha ayudado a Cuatrecasas en la implementación en sus nuevas oficinas de soluciones de colaboración basadas en video, como la videoconferencia, y para compartir pantallas, así como en la integración con las herramientas de gestión.

El principal uso que se hace de la solución de colaboración es la comunicación entre distintas sedes de compañía, ya que Cuatrecasas es una empresa global con presencia en 12 países y distintos despachos que colaboran entre sí. En total, se han instalado 41 equipos de videoconferencia.

El principal aspecto que ha mejorado Cuatrecasas es su experiencia de usuario.En la actualidad se dan menos incidencias técnicas, lo que ha hecho que aumente la colaboración entre las distintas sedes de la compañía. Así, se ha conseguido una mejora de la experiencia de usuario y una “democratización” de la colaboración con un uso cada vez mayor de las salas de videoconferencia. En la actualidad, se facilita el acceso a cualquier abogado de la firma en caso de ser necesario.

La necesidad de implementar las nuevas herramientas de colaboración ha sido progresiva en el caso de Cuatrecasas. Desde mediados de los 90 han ido evolucionando en sus soluciones. De hecho, fue la primera empresa después de Telefónica en implantar una Unidad de Control Multipunto, o MCU por sus siglas en inglés, en el ámbito de la videoconferencia.

La amplia experiencia de Cuatrecasas en este sentido constata cómo los sistemas de colaboración han evolucionado desde sistemas inconexos y no compatibles con poca fiabilidad hacia sistemas más robustos, fáciles e intuitivos en su utilización.

En cuanto a las dimensiones que contempla la colaboración empresarial, Cuatrecasas considera que la Cultura es fundamental, especialmente en los negocios de personas y talento como el suyo que son bastante horizontales. Asimismo, considera que es necesario que la tecnología se emplee para generar un círculo virtuoso que facilite el trabajo.

Respecto a los departamentos involucrados en este caso de éxito, el compromiso de la alta dirección ha sido fundamental para la extensión en el uso de las soluciones de colaboración empresarial, aunque siempre respaldado por el plan estratégico e inversiones suficientes impulsadas desde el departamento de IT.

En la actualidad, Cuatrecasas tiene menos incidencias técnicas, lo que ha hecho que aumente la colaboración entre las distintas sedes de la compañía



Agbar

En el caso de Agbar, tras un cambio en la sede de la compañía en 2015 en Barcelona, se decide instalar salas virtuales con Ricoh. Esto supone una clara mejoría en la calidad de la colaboración empresarial. Desde entonces, estas salas virtuales se han ido extendiendo al resto de las sedes de la compañía.

Con las nuevas salas virtuales, la colaboración ha pasado a ser mucho más sencilla y flexible. Una de las mejoras más destacadas por Agbar, es la posibilidad de conectarse desde cualquier dispositivo móvil sin necesidad de estar físicamente en la sala.

Gracias a la colaboración con Ricoh, en Agbar ha aumentado la autonomía del usuario a la hora de gestionar las comunicaciones, y ha descendido la necesidad del departamento de soporte en la ejecución de las mismas. Con la nueva solución, se han resuelto problemas de comunicaciones de equipos a nivel internacional al ser transparente respecto a si la comunicación es RDSI o IP, con una reducción en la necesidad de alquiler de líneas y una consecuente reducción de costes. A esta reducción de costes también ha ayudado el descenso de los viajes entre la alta dirección tras la instalación de las salas virtuales.

Otro impacto positivo destacado por Agbar, es que se ha producido un aumento de la seguridad a nivel de respaldo. Si en una sesión falla el hardware, la nueva solución permite usar un PC cualquiera como back-up, lo que ha generado una mayor fiabilidad.

En cuanto al uso que se hace de la solución de colaboración, en un 80% de los casos es para comunicaciones internas entre diferentes sedes de la compañía y el 20% restante para comunicaciones con terceros. Al igual que en el caso de Cuatrecasas, en Agbar se ha democratizado el acceso a las soluciones de colaboración.

El principal impulsor de la implantación de las herramientas de colaboración empresarial en el caso de Agbar ha sido el CIO, quien fue el que propuso a la alta dirección la introducción de este nuevo tipo de soluciones de colaboración. Por otra parte, consideran que la cultura es la dimensión más relevante de la colaboración empresarial con independencia de la tecnología que la acompañe.En cuanto a los motivos que han llevado a Agbar a confiar en Ricoh como proveedor externo de servicios de colaboración, destacan que habían colaborado con ellos anteriormente y eran conscientes de la facilidad de trato, la calidad del trabajo, la experiencia en la materia, la calidad del soporte, la profesionalidad del equipo y el compromiso con el cliente.

Ricoh ha proporcionado a Agbar una solución de colaboración sencilla, flexible y compatible con todo tipo de tecnologías de comunicación y dispositivos, que garantiza la continuidad del servicio y con un impacto positivo en costes.



En definitiva, Ricoh ha proporcionado a Agbar una solución de colaboración sencilla, flexible y compatible con todo tipo de tecnologías de comunicación y dispositivos, que garantiza la continuidad del servicio y con un impacto positivo en costes.

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Acerca de Ricoh

Ricoh fomenta los lugares de trabajo digitales con foco en la colaboración empresarial, utilizando tecnologías y servicios innovadores que permiten a las personas trabajar de manera más eficaz. Durante más de 80 años, Ricoh ha impulsado la innovación y actualmente es un proveedor líder de soluciones de gestión documental, servicios TI, soluciones de impresión comercial e industrial, sistemas de comunicaciones visuales, cámaras digitales y sistemas industriales. Con oficinas centrales en Tokio, el Grupo Ricoh opera en unos 200 países y regiones. En el año fiscal finalizado en marzo de 2017, las ventas mundiales del Grupo Ricoh sumaron 2.028 miles de millones de yenes (aproximadamente 18.200 millones de dólares).

Ricoh España y Portugal inició su actividad hace más de tres décadas. Hoy, la compañía, con sede central en Sant Cugat del Vallés (Barcelona), cuenta con 17 delegaciones, 2.000 profesionales, más de 100 distribuidores y 50.000 clientes. Tres son los ejes sobre los que Ricoh vertebra actualmente el desarrollo de su negocio en España y Portugal: office printing, office service, y commercial and industrial printing. Para más información, visita https://www.ricoh.es y http://www.ricoh.pt

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