En busca de la excelencia

Recomendaciones y propuestas de

mejoras para el máximo

aprovechamiento de sus sistemas SAP

Índice

Auditorías de formaciónObjetivos Mejora del uso de aplicaciones Análisis de funcionalidad estándar no utilizada y/o no integrada en los procesos estándar Nuestra metodología: TNA Análisis de requerimientos Diseño de la estratégia de aprendizaje Desarrollo de la estratégia de aprendizaje Entrega de la estratégia de aprendizajeEjemplos

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Uno de los problemas tradicionales a los que se han enfrentado las empresas en la utilización de herramientas complejas es la adecuada formación e información de sus usuarios. Y no es descabellado afirmar que, con frecuencia, el usuario medio utiliza sólo el 30 por ciento de la potencialidad de sus sistemas y habitualmente conoce mal el sistema con el que tiene que trabajar en su día a día.

Podemos hablar principalmente de cuatro supuestos que lastran la eficiencia de los sistemas implementados:

• El usuario realiza sus tareas de modo autómata sin conocer el sentido y el porqué de lo que ejecuta.

• El usuario realiza sus tareas de modo autómata sin conocer el sentido y el porqué de lo que ejecuta.

• El usuario, incluso conociendo su herramienta diaria, desconoce funcionalidades específicas que le ayudarían a ser más eficaz, ahorrar tiempo, etc.

• El sistema implementado tiene funcionalidades no activas que podrían ser incorporadas a su sistema productivo con un coste muy bajo, mejorando mucho sus procesos.

Una auditoría de uso y capacidades del sistema, junto con un análisis de los conocimientos de los usuarios, permite diseñar planes de formación adaptados, workshops de trabajo con usuarios focalizados en temas específicos y propuestas de mejora del propio sistema, que con seguridad pueden aportar un gran valor con ROI asegurado.

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La mayoría de los analistas coinciden en que la capacitación de los futuros usuarios se hace con demasiada frecuencia de manera improvisada y sin dedicar el tiempo y los recursos necesarios. Y que es más importante como factor crítico, la falta de formación que la inadecuación de la configuración del sistema. Una Auditoría de conocimientos y sus consecuentes planes de formación supondrá un aumento importante en la productividad y una mejora en la calidad de la información.

El objetivo principal del proyecto de Auditoría es la optimización del uso de los sistemas SAP que los clientes utilizan en sus procesos de negocio y se puede subdividir en:

A. Mejora en el uso de las aplicaciones

a. Identificación de carencia de conocimiento en el uso de los sistemas por parte de los usuarios finales.

b. Creación de los planes de formación adecuados para solventar las carencias detectadas.

Principales objetivos

Con respecto a este primer objetivo, la auditoría de conocimientos se realiza a partir de entrevistas y test a los usuarios o un grupo representativo de ellos, que permitirá identificar las “áreas oscuras”. Dependiendo del tamaño y características de la organización, este análisis podrá ser individualizado o agrupando a los usuarios pro grupos homogéneos (roles). Este análisis se materializará en un informe con el diagnostico preciso en cuanto a necesidad de formación / información e individualizado por individuos o roles. El informe concluye con unas recomendaciones en cuanto a acciones formativas y su correspondiente presupuesto. Las acciones formativas se concretarán en planes de formación eminentemente prácticos.

B. Análisis de funcionalidad estándar no utilizada y/o no integrada en los procesos estándar

a. Análisis de la configuración de los sistemas.

b. Identificación de funcionalidad “no activada”

c. Mini proyecto de activación e integración en los procesos estándar.

La metodología desarrollada por SCL Consulting para cubrir este segundo objetivo, identificación de funcionalidad no usada / no activada, se basa en el análisis comparativo entre la realidad de los procesos utilizados y los modelos utilizados como referencia. SCL Consulting ha desarrollado estos modelos a partir de susexperiencias en empresas de diferentes sectores y tamaños. Disponer de estos modelos implica un análisis rápido y eficiente. El informe concluye con recomendaciones para la activación de aquella funcionalidad no activa y que puede aportar valor a los procesos. Es importante resaltar que la idea que subyace en este concepto es la de mejorar la configuración de los sistemas solamente en aquellos que tengan costes claramente reducidos y sin afectar a la configuración de base. No se trata de cambiar procesos ni conceptos generales, sino de activar funcionalidad que ayude al desempeño de los procesos ya definidos y configurados.

Nuestra metodología:TNA (Training Needs Analysis)Visión general

Training Needs Analysis

Habilidades

Conocimiento

Experiencia

Informe Presupuesto Planes deformación

Metodología TNA

Análisis de funcionalidades yprocesos clave

Análisis de las necesidadesformativas del cliente

Desarrollo de los componentes clavede la estrategia deaprendizaje

Desarrollo de losrequisitos deformación por áreas yroles

Alineación con lassoluciones SAP delcliente

Diseño del alcance dela estrategia ycomponentes clave

Catálogo

Mapa de ruta

Informe detallado

Resumen ejecutivo

Marco económico

Análisis de requerimientos Diseño de la estrategiade aprendizaje

Desarrollo de laestrategia de aprendizaje

Entrega de laestrategia de aprendizaje

1 2 3 4

3

Análisis de requerimientos1

4

• La toma de requerimientos se realiza, ya sea en su totalidad o solo a una muestra representativa en el caso de se trate de un número muy alto de empleados, a través de: o Cuestionarios a los usuarios, previamente diseñados y adaptados a las peculiaridades de la empresa analizada. o Entrevistas a los usuarios, mediante un guion previo. De esta forma se obtiene el nivel de conocimiento que tienen los usuarios, agrupados por áreas funcionales, roles y procesos. • Con el fin de minimizar el tiempo y el esfuerzo, los usuarios pueden ser agrupados en roles con competencias similares. A su vez, las necesidades de formación por rol pueden categorizarse. • El análisis debe contemplar escenarios dinámicos donde se prevean futuras responsabilidades de los roles o las personas, evoluciones, planes de carrera, etc. • Las necesidades de formación SAP se apoyan, aunque no de manera exclusiva, en los estándares definidos por SAP (Itinerarios formativos y cursos) para los perfiles técnicos y usuarios clave. Para los usuarios finales, las necesidades de formación se concretan en programas diseñados “a medida”.

RolesSituación actual deresponsabilidades

Situación futura deresponsabilidades

Necesidades de formaciónSAP Riesgos identificados

Criterios utilizados en la toma de requerimientos

• Con los resultados de las entrevistas y cuestionarios, se realiza una primera evaluación y clasificación, que permitirá establecer la prioridades en función del riesgo y nivel de conocimientos.

Ejemplo de diagnóstico

Gestión de Proyectos

Arquitectura de Software

Desarrollo y Mantenimiento de Producto

Seguridad Informática

Arquitectura Técnica y Administración de Proyectos

Auditoría Informática, calidad y Certificación del Software

Producto de Negocio

Centro de Competencias SAP

Departamento EjecuciónConocimientoRiesgo

5

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Análisis de requerimientosA

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ónDiseño de la estratégia de apredizaje2

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Formación Básica(Formación general específica para cada rol)

• Una vez identificado el mapa de conocimientos reales y los gaps existentes, por análisis comparativo con el nivel de conocimientos necesario, se diseña el plan de formación en cuanto a contenidos y destinatarios.

• Los planes pueden contener, como prerrequisito, formación básica en procesos, políticas de a compañía, seguridad, etc., además de la formación especifica para el optimo manejo de las herramientas.

• Los planes deben recomendar, además, todas las herramientas de soporte a la formación y a la mejora contínua que sean o vayan a ser necesarios.

Formación Específica(Adaptada a las funciones de cada rol)

Soporte a la Formación(Herramientas de apoyo (WPB, LH)

Configuración de entornos de parendizaje)

Componentes

Formación básicaFormación básica vinculada al rol y previa a laformación en el uso del sistema

• Análisis de necesidades formativas• Compromiso de las áreas de negocio involucradas.• Responsabilidad del cliente o del partner

Soporte a la formaciónSistemas de formación, copia del productivo,para realización de ejercicios y prácticas durantey después de la formación

• Sistemas de formación (Cloud on-Premise)• Escenarios y casos de uso del cliente desplegados en el sistema de formación

Formación específica Formación en sistema adecuada al área y al rol • Asistencia a los cursos pre-requisito• Realizar el currículum SAP definido

Mejora continuaSoporte al rendimiento formativo necesario paraperfeccionar, actualizar y mejorar el modelo deaprendizaje continuo y las gestión delconocimiento

• Aplicar técnicas de mejora del rendimiento (Tutorías)• Entorno colaborativo de conocimiento• Repositorio de documentación SAP• Evaluaciones y certificación.

Definición Prerrequisitos

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Análisis de requerimientosDiseño de la estrategia

de aprendizajeDesarrollo de la

estrategia de aprendizajeEntrega de la

estrategia de aprendizaje

• En la fase de desarrollo de la estrategia se genera la documentación, se configuran los escenarios y los sistemas de aprendizaje.

• Durante la misma se preparan los escenarioscolaborativos, si se hubiese decidido usarlos.

Soporte a laformación

Sistemas deformación

Casos deuso

Escenarios denegocio

Tutorías(Mentoring / Coaching)

Desarrollo de la estratégia de aprendizaje3

Sistemas de formación SAP Actualización de losescenarios de negocio

Repositorio dedocumentación formativa

SAP

Actualización de los casosde uso

Entorno colaborativo deconocimiento Refuerzo al conocimiento

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Análisis de requerimientos

Role SAP

JP

JP

JP

JP

JP

JP

JP

JP

JP

JP

JP

JP

Solución

Genérico

Genérico

SRM

BO

MM

PS

PM

GRC

SM

SM

SM

BW

Descripción

Visión general de SAP para ICM

Visión general tecnológica de SAP para ICM

Visión general de SRM

Business Objects

Compras

Gestión de proyectos

Mantenimiento de planta

Governance, Risk and Compilance

Solution Manager IMPLEMENTATION AND OPERATIONS

Solution Manager PROJECT MANAGEMENT

Solution Manager PROJECT MANAGEMENT

Business Warehouse

Nivel

1

1

2

2

2

2

2

1

3

3

3

1

Importancia

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Prioridad

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Código

ICM01

SAPTEC/NW

SAPSRM

BO100

SCM500

PLM200

PLM300

GRC100

SM100

ASA380

OCM100

SAPBI

Duración

2

3

3

5

5

3

3

2

5

3

2

2

Tipo de formación

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

• El plan se concreta en una serie de cursos, construidos ad hoc, con destinatarios específicos y nivel de urgencia.

• A continuación se elabora el calendario de impartición

Entrega de la estratégia de aprendizaje4

Ejemplo de calendario de formación

Curriculum SAPFinanzas Cursos relacionados (Nivel 1)Finanzas Cursos relacionados (Nivel 2)Recursos Humanos Cursos relacionados (Nivel 1)Recursos Humanos Cursos relacionados (Nivel 2)

Soporte a laformación

Sistema de formación SAP y ejerciciosValidación de los casos de usoEscenarios de negocio claveTutorías (Mentoring y Coaching)

Mejora contínua

Sistemas de formación SAP disponiblesRefresco y actualización de los casos de usoRefresco y actualización de los procesos de negocio claveEntorno colaborativo compartidoAcceso a la SAP On-Line Academy (Repositorio)Refuerzo al conocimiento SAP

Tarea2014

abr-14 may-14 jun-14 jul-14 agos-14 sep-14 oct-14 nov-14 dic-14 ene-15

GES

TIÓ

N D

E PR

OYE

CTO

S

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Estructura tipo informe auditoría de formación

Personal entrevistado Hallazgos

Nombre:Apellidos:Cargo:

Errores detectadosConsecuenciasRiesgosMedidas correctoras

Análisis de las necesidadesResultados del ejercicioDiseño de la estrategia de aprendizajeEntregable

Antecedentes Objetivos Metodología y enfoque

Error detectadoCuando llega mercancía con referencia a un pedido de compras, éstos no se cierran correctamente en el caso de que la cantidad enviada no coincida exactamente con la cantidad pedida. No se marca el indicador de entrega final en el pedido, por lo que éste permanece abierto y se queda un pequeño stock en curso, que se va acumulando con el paso del tiempo.

Consecuencia La más importante es que el proceso de planificación de necesidades (MRP) se va haciendo más

impreciso con el paso del tiempo, pues considera como disponibles las cantidades pendientes de entregar, con fecha de disponibilidad la fecha de entrega prevista del pedido. Esto, con el tiempo,

puede hacer que haya desabastecimiento de materias primas, con el consecuente impacto en la planificación de la producción. Hay otras consecuencias, menos importantes, como que en los listados de pedidos abiertos o pendientes aparecen estos pedidos que no han sido cerrados pero de los que no se espera recepción de mercancías alguna. También en determinados listados de valoración de stocks se tienen en cuenta los stocks en curso, por lo que los resultados son incorrectos. Además, a la hora de una eventual evaluación de proveedores (proceso que actualmente no se está llevando a cabo) todos estos pedidos carecerían de validez en un posterior análisis, ya que el sistema considerará un incumplimiento en plazos y cantidades, cuando realmente no es así.

Algunos ejemplos:Ejemplo 1 auditoría de formación (versión simplificada)

Propuesta plan de proyecto Beneficios Conclusiones Marco económico

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RiesgosHemos llegado a ver casos de líneas de producción paradas por desabastecimiento de materias primas, con origen en este error originado por no cerrar correctamente los pedidos no entregados completamente. En cualquier caso, no se optimizan los stocks, de ser precisos en este proceso, se podrían reducir los stocks de seguridad, que actualmente son demasiado elevados debido a la

falta de rigurosidad en el cierre de los pedidos.

Medidas correctoras y propuesta de plan de acciónYa se ha informado a los usuarios con los que se ha interactuado sobre la forma correcta de cerrar los pedidos de compra.

Se propone formar a todos los usuarios de compras, y aprovechar esa formación para ver otros procesos en los que no todo el mundo sigue los procedimientos de forma correcta. Duración de la formación: 1 jornada de 6 horas. Es necesario actualizar los manuales de usuario para incluir esta casuística. Además, para arreglar los datos erróneos en el sistema, se recomienda crear un sencillo programa que detecte los pedidos antiguos que permanecen abiertos y los cierre. Hay que tener en cuenta que el proceso de MRP que se ejecute a continuación ofrecerá datos diferentes a la tendencia seguida en los últimos meses.

Algunos ejemplos:Ejemplo 2 auditoría de formación (versión simplificada)Error detectado

Cuando se crea la orden de producción, no es posible determinar la cantidad real que se notificará en la misma, de forma que la cantidad planificada en la orden es un estimado.

Cuando se realizan las notificaciones en la orden de producción sucede que la cantidad notificada real supera la cantidad planificada.

Por defecto el sistema marca la orden como entregada totalmente, calculando desviación de producción y no existencias en curso (WIP). ConsecuenciasSe está calculando una desviación de producción, cuando se debe calcular trabajo en curso. Esta

desviación de producción impacta en el precio real del material, y por extensión en el valor de las existencias y consumos, afectando por tanto al coste de venta.

Por lo tanto, se está trabajando con un precio que no es real. Se tienen valoradas las existencias incorrectamente y si ese material se consume en un proceso posterior de producción o se vende, afecta al precio del producto terminado o al coste de venta.

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RiesgosSi el precio de venta para el material se calcula en base al coste real del material, se puede estar calculando un precio de venta del material no acorde a su coste real, ya que este precio no es correcto.Esto puede ocasionar que los márgenes en la cuenta de resultados no sean reales.

Medidas correctorasEn el caso de que la notificación real supere la planificada, ajustar la cantidad planificada para que siempre esté por encima de la cantidad notificada real. Cuando sea necesario realizar la última

notificación, se marcará como notificación final.

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