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EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI) PARA EL SERVICIO DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE SOFTWARE EMPRESARIAL MAYO 2014
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EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI)
PARA EL SERVICIO DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE SOFTWARE
EMPRESARIAL
MAYO 2014
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO Y ALCANCE ........................................................................................................... 3
1.1 OBJETIVO ........................................................................................................................... 3 1.2 ALCANCE ............................................................................................................................ 4
2 CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI ............................................................................ 4
2.1 GLOSARIO ............................................................................................................................. 4 2.2 INSCRIPCIÓN.......................................................................................................................... 5 2.3 FECHA DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR EPM. ............................................. 5 2.4 CONTACTOS DE EPM PARA ENVIAR LA INFORMACIÓN O HACER CONSULTAS. ............................. 5 2.5 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ................................................................................. 5 2.6 IDIOMA DE LA RESPUESTA AL RFI ............................................................................................ 5
3 INFORMACION GENERAL DE AMBIENTACION ACERCA DE EPM ..................................... 6
3.1 INFORMACIÓN GENERAL ......................................................................................................... 6 3.2 CONTEXTO DE NEGOCIO ........................................................................................................ 7
4 INFORMACION SOLICITADA POR EPM .................................................................................. 7
4.1 INFORMACION GENERAL ACERCA DE LA EMPRESA ................................................... 7 4.2 INFORMACION GENERAL RELACIONADA CON EL SERVICIO .................................... 11
4.2.1 IMPARCIALIDAD ........................................................................................................... 11 4.2.2 RECURSOS .................................................................................................................. 12 4.2.3 EXPERIENCIA .............................................................................................................. 13 4.2.4 METODOLOGÍA ............................................................................................................ 15
4.3 INFORMACION SOBRE CONTRATACIONES: ................................................................ 16 4.4 INFORMACION SOBRE PRECIOS DE LISTA: ................................................................. 18 4.5 SERVICIOS DE PERSONAL ............................................................................................. 19 4.6 CLIENTES DE LA FIRMA .................................................................................................. 19 4.7 INFORMACION DE LA PERSONA QUE RESPONDE EL RFI: ......................................... 20
RFI – Evaluación y Selección Software Empresarial Página 3 de 20
INTRODUCCIÓN
El presente documento, Request for Information (RFI) forma parte de la investigación de
mercado que Empresas Públicas de Medellín E.S.P. EPM está llevando a cabo para
seleccionar un proveedor que apoye el proceso de evaluación y selección del sistema
ERP y sus soluciones extendidas complementarias para satisfacer las necesidades de
negocio del Grupo EPM.
Con la información recopilada acerca de los proveedores potenciales, se pretende
conocer las condiciones comerciales y económicas del entorno, que permitan disminuir
los riesgos de una futura negociación, lo cual servirá de insumo para refinar el Pliego de
Condiciones que enmarcará el proceso final de contratación.
La información que se desea recolectar en la presente solicitud tiene como objeto
conocer:
Proveedores potenciales del servicio.
Tipos de servicios y esquemas de prestación de los mismos.
Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio.
Experiencias de las firmas en la prestación del servicio.
Metodologías apropiadas para la prestación del servicio
Roles funcionales y técnicos requeridos para la prestación del servicio
Esquemas de facturación, licenciamiento y costo del servicio, entre otros.
Este RFI está dirigido a empresas de consultoría en servicios con experiencia y
metodología en asesoramiento, evaluación y selección de software empresarial.
1 OBJETIVO Y ALCANCE
1.1 OBJETIVO
La investigación de mercado es un proceso mediante el cual se pretende conocer algunas
condiciones comerciales, contractuales y económicas del mercado, que permitan
disminuir los riesgos de una negociación.
El objetivo de esta Inteligencia investigación de mercados es recopilar información acerca
de las encontrar empresas que podrían ofrecer servicios de consultoría para la evaluación
y selección de software empresarial tipo ERP y sus productos asociados, denominados
soluciones extendidas del sistema ERP.
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1.2 ALCANCE
Este RFI tiene como alcance para EPM conocer los potenciales proveedores con
experiencia, capacidad e idoneidad en la prestación de servicios de evaluación y
selección de software empresarial, y para ello se solicita a quienes estén interesados,
suministrar información que nos permita cubrir los siguientes tópicos:
Conocer sobre la capacidad operativa de los proveedores para prestar
servicios consultivos para la evaluación y selección de software empresarial
tipo ERP.
Obtener información sobre los conocimientos, metodologías, tecnologías,
experiencias, certificaciones y alianzas establecidas con proveedores de
software empresarial.
Obtener información sobre los roles, niveles de conocimiento, experiencia y
certificaciones requeridos para conformar equipos de trabajo que lleven a cabo
las labores requeridas.
Conocer la experiencia de posibles proveedores en la planeación, dirección,
ejecución y control de proyectos relacionados con el objeto del RFI.
Obtener insumos para disminuir riesgos en una negociación y refinar el pliego
de condiciones o términos de referencia que enmarcarán el proceso
contractual para los servicios requeridos.
2 CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI
2.1 Glosario
Soluciones extendidas: Son módulos o componentes de software integrados al ERP y
acompañan la familia de productos del proveedor. Las soluciones extendidas especializan
capacidades de TI para soportar necesidades específicas (diferenciación e innovación) de
ciertos dominios de negocio del Grupo tales como: Gestión del Talento Humano, Gestión
Integral de Activos, Gestión Cadena de Suministro, Gestión de Proyectos, Gestión
financiera.
ERP: Enterprise Resources Planning
HCM: Human Capital Management
EAM: Gestión de Activos Empresariales
SRM: Gestión Relaciones con Proveedores
PPM: Gestión del Portafolio de Proyectos
RFI – Evaluación y Selección Software Empresarial Página 5 de 20
2.2 Inscripción
Los proveedores interesados en presentar la información solicitada en este documento,
deben informarlo a la Dirección Estrategia y Arquitectura de TI, enviando un correo
electrónico a las direcciones enunciadas en el párrafo “Contactos de EPM…”,
manifestando su intención en participar.
2.3 Fecha de entrega de la información solicitada por EPM.
La fecha límite para la entrega de la información solicitada en el RFI, es el día 28 de Mayo
de 2014 a las 10AM, no obstante la información puede ser entregada antes de esta fecha,
vía correo electrónico o en medio físico.
2.4 Contactos de EPM para enviar la información o hacer consultas.
La información podrá ser enviada en documento físico dirigida a la Dirección Estrategia y
Arquitectura de la Gerencia de TI en la siguiente dirección: Carrera 58 No 42-125, Edificio
Empresas Públicas de Medellín, Sótano 2, Oficina de recepción de correspondencia; o por
correo electrónico dirigido a la cuenta indicada en el siguiente párrafo.
Nombre: Olga Luz Cadavid Uribe Cargo: Profesional Informático Empresa: Empresas Públicas de Medellín E.S.P. Dirección: Carrera 58 No. 42 – 125, Medellín – Colombia Teléfono: (574) 380 - 48 24 E-mail: [email protected]
2.5 Confidencialidad de la información
Toda la información entregada por EPM y la suministrada por los proveedores es
Confidencial y no podrá ser utilizada por terceros. Los proveedores deberán mantener la
confidencialidad sobre toda la información de EPM suministrada en el presente RFI, y no
la utilizarán para la presentación de su producto en otras organizaciones.
Igualmente no utilizarán la Información Confidencial de EPM para cualquier otro fin
distinto a esta solicitud de información. El Contratista se compromete a mantener en
secreto la Información Confidencial de EPM y a adoptar todas las medidas
razonablemente necesarias para garantizar que la Información Confidencial no sea
revelada o divulgada por sus empleados o agentes en incumplimiento de este proceso.
2.6 Idioma de la respuesta al RFI
Las respuestas al RFI y toda la correspondencia o documentos relativos a este deben
redactarse en español. La información técnica podrá estar en español o en inglés.
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Este documento no obliga contractualmente a ninguna de las partes con la información
suministrada, dado que corresponde a un proceso de investigación de mercado. Se
ratifica que el único compromiso es que se mantendrá la confidencialidad de la
información.
3 INFORMACION GENERAL DE AMBIENTACION ACERCA DE EPM
3.1 Información General
Con el ánimo de dar a conocer el ámbito de influencia para la prestación de los servicios,
tanto geográfico como normativo, se da la información detallada de Las Empresas.
Empresas Públicas de Medellín E.S.P. es una empresa de servicios públicos domiciliarios
cuyo objeto es proveer los servicios de agua, saneamiento básico, generación,
transmisión y distribución de energía eléctrica, y gas por red, además del manejo del
medio ambiente en lo que hace relación con la prestación de estos servicios en la ciudad
de Medellín y en otros municipios.
Hasta 1997 Empresas Públicas de Medellín fue una entidad descentralizada del orden
municipal, creada en 1955 por el Consejo Administrativo de Medellín. Desde enero de
1998, y en virtud de lo previsto en el Acuerdo 69 de 1997 expedido por el Consejo de
Medellín y en aplicación de las previsiones de la Ley 142 de 1994, Las Empresas Públicas
de Medellín E.S.P. fueron transformadas en una Empresa Industrial y Comercial del
Estado.
Por su naturaleza de Empresa Industrial y Comercial del Estado se encuentra sometida a
las disposiciones de la ley comercial para el desarrollo de sus actividades, lo cual la sitúa,
en principio, en igualdad de condiciones con las demás empresas de servicios públicos
domiciliarios. Por el objeto al cual se encuentra dedicada, está sujeta a las disposiciones
de la Ley 142 de 1994 - Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios- y debe
desenvolverse en el ambiente de competencia entre los diferentes prestadores de los
servicios, según lo previsto en el mencionado régimen.
Su sede es la ciudad de Medellín, capital del departamento de Antioquia, República de
Colombia, con una población de 2.500.000 de habitantes. Con sus servicios atiende
clientes en los departamentos de Antioquia, Chocó, Caldas, Quindío, Santander, Norte de
Santander y Atlántico en Colombia, adicionalmente, tiene participación en Empresas de
distribución de energía eléctrica, saneamiento básico y generación de energía eólica en
los siguientes países: Guatemala, Salvador, Panamá, México y Chile.
La aplicación de rigurosos criterios de eficiencia administrativa y el empleo de sistemas
tecnológicos adecuados, la han consolidado como una de Las Empresas de servicios
públicos modelo en Latinoamérica y como la primera en Colombia.
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La seriedad de su gestión, sus niveles de calidad y cobertura y el estricto cumplimiento de
sus compromisos financieros le han valido el respaldo de los organismos crediticios
nacionales e internacionales.
La máxima autoridad de Las Empresas es la Junta Directiva, conformada por
representantes de la Alcaldía de Medellín, el Concejo y las entidades cívicas o de
usuarios de los servicios, con presidencia del Alcalde Metropolitano. La representación
legal y la administración están a cargo del Gerente General, nombrado por el Alcalde.
Para mayor información acerca de Las Empresas, visite la página web: www.epm.com.co
3.2 Contexto de Negocio
En el 2011 EPM refinó su visión y MEGA pretendiendo para el 2022 posicionarse entre las
50 primeras multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil,
Chile, Perú y México, alcanzando unos ingresos de US$16.000 millones, con un EBITDA
de al menos US$5.500 millones con rentabilidad socio-económica y financiera.
EPM inició en el año 2011 el proyecto EPM Sin Fronteras que busca la consolidación
como Grupo Empresarial y definición de capacidades organizacionales claves para
desarrollar en los años venideros con el fin de materializar su estrategia empresarial.
Por lo cual, entre otros retos, TI debe propender por reducir el número de aplicaciones
con el fin de mejorar la interacción entre las diferentes empresas del Grupo EPM, reducir
la complejidad de aplicaciones y homologarlas de manera vertical y transversal a las
unidades de negocio y por ende los costos de soporte, mantenimiento y evolución de los
sistemas actuales que poseen en sus diferentes filiales.
Dentro de las oportunidades precisadas en el Programa EPM Sin Fronteras para TI se
identificó la oportunidad de “Racionalización y Estandarización” de la arquitectura de TI.
La racionalización de aplicaciones busca concentrar en plataformas de solución la gran
cantidad y diversidad de soluciones que existen actualmente en el Grupo.
4 INFORMACION SOLICITADA POR EPM
4.1 INFORMACION GENERAL ACERCA DE LA EMPRESA
Datos Solicitados Respuesta
INFORMACIÓN COMERCIAL
Nombre de la
empresa
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Datos Solicitados Respuesta
Dirección
Ciudad
País
Teléfonos
Nombre del
representante legal
Cargo del
Representante legal
Nombre persona
contacto
Líneas de negocio
en las que está
enmarcada su
compañía, que
apliquen al objeto
del presente RFI.
Distribuidor de soluciones ____
Implementador de soluciones ____
Consultor de servicios de TI ___
Otros ____ Cuáles ____________________________
¿De las líneas de
negocio
enumeradas, cuál es
su principal enfoque
en la actualidad?
¿Qué
característica(s)
relacionadas con el
objeto del RFI tiene
su empresa que la
diferencie de sus
competidores?
¿Años de la
compañía
especializada en
prestar servicios
para la evaluación y
selección de
software
empresarial?
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Indique y describa
BREVEMENTE la
metodología
utilizada por su
empresa para
realizar la prestación
de los servicios
indicados en los
términos del
presente RFI.
Indique y describa
detallamente los
principales
entregables
generados al aplicar
su metodología de
evaluación y
selección de
software
empresarial.
Nota: En un anexo,
entregar el detalle
que ayude a
entender los
entregables.
Indique si su
empresa está
certificada ISO
9001:2000, y en
cuáles procesos y
vigencias.
Certificaciones - ISO
- Norma ISO 9001
versión 2008
Sí:
No:
Proceso(s):
Vigencia(s):
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Indique las normas y
estándares
aplicados por su
empresa para
realizar la prestación
de los servicios del
tipo indicado en los
términos del
presente RFI.
Describa la
estructura
organizacional de la
casa matriz y de las
sedes respectivas.
(Anexar organigrama
de la empresa)
Describa el portafolio
de servicios
relacionados con la
evaluación y
selección de
software empresarial
y sus productos
asociados.
Indique si la
empresa es del
orden local
(Medellín-
Antioquia), nacional
(Colombia), regional
(Latinoamérica) o
Global (Fuera de
LA).
Local:
Nacional:
Internacional:
Otro: Cuál: ____________________
Indique si la
empresa es de
carácter
gubernamental o
privada.
Gubernamental
Privada
Mixta
Otros: Cuáles: __________________
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Indique si su
empresa está
certificada en
procesos
relacionados con la
prestación de los
servicios solicitados
y en qué nivel, en
caso de que aplique.
Sí
No
Nivel(s):
Vigencia(s):
Cantidad de
empleados de su
empresa, con
vínculo laboral
directo.
Entre 1 y 50:
Entre 51 y 100:
Entre 101 y 200:
Entre 201 y 500:
Entre 501 y 1000:
Más de 1000:
4.2 INFORMACION GENERAL RELACIONADA CON EL SERVICIO
4.2.1 IMPARCIALIDAD
CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN
¿Su enfoque de
evaluación y selección
de software es
imparcial e
independiente de los
proveedores de
software?
¿Pueden certificar que
actualmente su
compañía no tiene
alianzas (comercializar
e implementar
soluciones o integrar)
con proveedores de
software empresarial?
¿Pueden certificar que
el recurso dedicado a
apoyar los proyectos
evaluación y selección
RFI – Evaluación y Selección Software Empresarial Página 12 de 20
de software no tiene
preferencias o
inhabilidades para
realizar la evaluación?
¿La mayoría de las
experiencias como
firma consultora han
estado relacionadas
con proyectos de
evaluación y selección
de software?
¿La principal actividad
comercial de su
organización consiste
en ofrecer servicios de
evaluación y selección
de software? ¿Cuáles
otras?
4.2.2 RECURSOS
CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN
¿Disponen de gerentes
de proyecto dedicados
a apoyar los proyectos
de evaluación y
selección de software?
¿Tienen analistas de
negocio certificados en
evaluaciones de
categorías de software
específico?
¿Tienen acceso a la
información del tercero
y validada con el
proveedor del software?
¿Proveen acceso a
plantillas de mejores
prácticas sobre
funcionalidades y
características de las
soluciones?
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¿Disponen de
evaluaciones y
comparaciones de
productos y
proveedores a nivel de
requisitos? ¿Cuál tipo
de soluciones?
4.2.3 EXPERIENCIA
CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN
¿Disponen de personal
experimentado con
experiencias previas en
dirección de proyectos
relacionados con
evaluación y selección
de software?
¿Disponen de personal
experimentado con la
habilidad funcional y
conocimiento de los
dominios relacionados
con el servicio
requerido?
¿Podrían referenciar en
los últimos 3 años
cuales han sido las
experiencias más
relevantes relacionadas
con la evaluación y
selección de software?
Fecha experiencia
Cliente
Sector del cliente
Tipo de Solución
Duración
Ingresos aproximados
Número empleados
Valor aproximado contrato
(US$)
Fecha experiencia
Cliente
Sector del cliente
Tipo de Solución
Duración
Ingresos aproximados
Número empleados
Valor aproximado contrato
(US$)
Fecha experiencia
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Cliente
Sector del cliente
Tipo de Solución
Duración
Ingresos aproximados
Número empleados
Valor aproximado contrato
(US$)
¿Tienen experiencias
en evaluación y
selección de software
empresarial para
empresas del sector de
servicios públicos y
multi-servicio (Agua,
Energía, Gas, Aseo?
¿Tiene experiencia en
evaluaciones
relacionadas con las
versiones más
recientes de los
sistemas ERP: JD
Edwards
EnterpriseOne, E-
Business, People Soft,
Fusion y SAP?
¿Cuáles?
¿Su compañía tiene
experiencia en
proyectos de
evaluación de
soluciones de software
tales como: Enterprise
Asset Management
(EAM), PPM (Project
Portfolio Management),
SRM (Supplier
Relationship
Management), Human
Capital Management
(HCM), Customer
Information System
(CIS)?
¿Cuáles?
¿Disponen de personal
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capacitado y las
metodologías
apropiadas para
modelar procesos de
negocio, definir
requisitos funcionales y
técnicos, obtención de
propuestas, evaluación
de proveedores,
negociación de
precios?
¿Tienen establecido un
tiempo promedio para
evaluar cada solución?
Indique este tiempo.
4.2.4 METODOLOGÍA
CARACTERÍSTICAS SI NO DESCRIPCIÓN/JUSTIFICACIÓN
¿Disponen de un
enfoque y método
estructurado y repetible
para evaluación y
selección de software
empresarial?
¿Las fases, actividades,
tareas e hitos de su
metodología están
debidamente
documentadas?
¿La metodología es
soportaba por una
solución tecnológica?
Describa
tecnológicamente como
es soportada su
metodología.
¿Los factores
metodológicos pueden
ser personalizados y
definidos en métricas
cuantificables?
RFI – Evaluación y Selección Software Empresarial Página 16 de 20
¿La metodología soporta
la definición de métricas
cualitativas?
¿Su metodología permite
realizar análisis de
riesgos asociados a la
evaluación, selección,
implementación del
software empresarial que
se adquiera?
¿Su metodología permite
fomentar la
transparencia en la
toma de decisiones
imparcial?
¿La solución tecnológica
que soporta su
metodología provee
informes, gráficos, tablas
para fundamentar la
decisión final?
¿Su metodología soporta
la definición y control de
la estrategia de
negociación de precios
(TCO, ROI)?
Nota: En un anexo,
entregar el detalle que
su organización
considere puede ayudar
a entender su
metodología.
4.3 INFORMACION SOBRE CONTRATACIONES:
Datos Solicitados Respuesta
INFORMACIÓN CONTRACTUAL
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Datos Solicitados Respuesta
Indique entre que
rangos de dólares
Americanos (USD),
están los valores de
los contratos que su
empresa ha realizado
para la prestación de
los servicios del tipo
indicado en los
términos del presente
RFI en los últimos 5
años.
Miles de USD Cantidad de
Proyectos Valor Total
Entre 50 y 100
Entre 100 y 200
Entre 200 y 400
Entre 400 y 1.000
Más de 1.000
Indique la(s)
moneda(s) en las su
empresa hace y/o
estaría dispuesta a
hacer negocios.
Dólar americano
Euro
Peso Colombiano
Otro: Cuál: ____________________
Indique cuales
actividades se
realizarían en la sede
de su empresa en su
país de origen y
cuales en Colombia
para la prestación de
los servicios indicados
en los términos del
presente RFI.
Actividades Sede
(Exterior)
Colombia
(Oficina)
RFI – Evaluación y Selección Software Empresarial Página 18 de 20
Datos Solicitados Respuesta
De las actividades a
realizar en Colombia,
indique cuales serían
realizadas
directamente por la
empresa y cuales
serían subcontratadas
con empresas
Colombianas.
Actividades a realizar
en Colombia
Atendidas
directamente por
la empresa
Subcontratadas con
empresas
colombianas
4.4 INFORMACION SOBRE PRECIOS DE LISTA:
Favor diligenciar el siguiente cuadro con las actividades requeridas para la prestación de
los servicios de evaluación y selección de software empresarial tipo ERP y sus productos
asociados, denominados soluciones especializadas extendidas del sistema ERP:
Actividad Tareas a Realizar Duración Costo actividad
(USD)
Notas: Por favor indicar si las actividades son las mismas para cualquier tipo de
solución requeridas en el objeto de este RFI. Adicionalmente, en caso de ser
necesario adicione otras actividades.
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4.5 SERVICIOS DE PERSONAL
Diligencie la siguiente tabla con los roles con los cuales contaría para la prestación del
servicio (Director proyecto, asesoría técnica, analista de producto, capacitación, soporte
plataforma de evaluación, etc.).
Actividad: _____________________________
Rol Descripción de las
tareas del Rol
Experiencia (en
años)
Requiere estar disponible en el sitio
(Medellín)?
Actividad: _____________________________
Rol Descripción Experiencia (en
años)
Requiere estar disponible en el sitio
(Medellín)?
4.6 CLIENTES DE LA FIRMA
Complete los siguientes datos con respecto a los clientes más representativos que ha
tenido en la prestación de servicios de evaluación y selección de software empresarial del
tipo indicado en los términos del presente RFI.
Puede enviar anexos más detallados sobre este tema.
Nombre de
la empresa
cliente
Ubicación Vigencia del
contrato
Valor del
contrato (USD
Contacto (Nombre,
teléfono y e-mail)
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4.7 INFORMACION DE LA PERSONA QUE RESPONDE EL RFI:
Datos Solicitados Respuesta
Nombre:
Cargo:
Dirección:
Teléfono:
E-mail:
Celular:
