UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASCARRERA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

TRABAJO EN EQUIPO DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS IITEMA: PLANEACN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO.DOCENTE: Ing. Mara Fernanda RecaldeINTEGRANTES: Andrade EstebanCadena YeseniaCrdova NinaDaz Juan FranciscoGuerra LeonardoPARALELO: AE6-1AULA: 72ContenidoEMPRESA ROYAL PRESTIGE3MAJESTIC CORPORATION Ca. Ltda.3Resea Histrica3Misin4Visin4PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO4Objetivo General4Objetivos Especficos4DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL4ANLISIS DE LA ORGANIZACIN5REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS5DISTRIBUCIN ACTUAL DEL ESPACIO6LISTA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO6PLANTILLA DEL PERSONAL6PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS7Organizacin7PROCEDIMIENTOS9MOBILIARIO9PERSONAL10ESTIMACIN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA10INVENTARIO DEL PERSONAL ACTUAL Y NECESIDAD DE ESPACIO10TRANSFORMACIN DE LA SUPERFICIE NETA EN SUPERFICIE BRUTA11PLAN BSICO11UBICACIN DE UNIDADES11ASIGNACIN POR PERSONAL Y EQUIPO DE PERSONAL12MTODO PARA PREPARAR EL PLAN DE DISTRIBUCIN12Reunir los instrumentos para la distribucin del espacio.-12Configurar los modelos por rea.-13Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores14Preparar la distribucin final14Aprobacin15AMBIENTE FSICO15ILUMINACIN15COLOR DE LAS REAS15TEMPERATURA AMBIENTE16ISONORIZACIN16MOBILIARIO DE TRABAJO16

EMPRESA ROYAL PRESTIGEMAJESTIC CORPORATION Ca. Ltda.

La Compaa Majestic Corporation Ca. Ltda., fue constituida mediante escritura pblica el diez de Septiembre del 2003 y legalmente escrita en el Registro Mercantil del Cantn Quito el diecinueve de Noviembre del mismo ao. Se encuentra ubicada en la Ciudad de Quito, parroquia Chaupicruz, barrio Granda Centeno en las calles Av. Amrica N37-204 y Barn de Carondelet. El objeto social de la Entidad es la distribucin, importacin, representacin, concesin y en general todo lo relacionado con la comercializacin de productos. Tiene sucursales a Nivel Nacional en las ciudades de Quito (Matriz), Ibarra, Riobamba, Ambato, Cuenca, Loja, Santo Domingo de los Tschilas y Guayaquil.

Resea Histrica

Majestic Corporation Ca. Ltda. Es representante exclusivo en el Ecuador de la marca americanaRoyal Prestige. Esta marca inicia en el ao de 1959, cuando Peter Johnson Sr. encontr un negocio en la venta de utensilios de cocina de acero quirrgico, vajilla de porcelana y cristalera fina; le puso por nombre HY CITE CORPORATION. Peter Johnson Sr. se desempe como coordinador de ventas a nivel nacional, su funcin consista en trabajar con distribuidores en todo Estados Unidos, y tambin conseguir distribuidores potenciales que tambin quisieran unirse. Despus de un tiempo puso su propia marca Royal Prestige a inicios de 1972, Decidi promover un programa de franquicia para proveer su distribucin a la gente, y puedan tener sus propios gerentes de distrito, gerentes regionales y vendedores. Para 1980 se presentaron al mercado hispano, brindando la oportunidad a las familias latinoamericanas. En agosto del ao 2003, la Sra. Mara Isabel Torres se contacta con la compaa ROYAL PRESTIGE (HY CITE), para entablar una relacin de negocios. Despus de ver el crecimiento econmico y profesional de la Compaa. En octubre del ao 2003, la Sra. Ana Pieiro visita Ecuador donde conoce a Mara Isabel Torres y se da cuenta de sus dotes de liderazgo y desarrollo. Ella resuelve dar una distribucin a Mara Isabel Torres Pastor, para que arranque con la comercializacin de la marca ROYAL PRESTIGE en Ecuador. Es as que Majestic Corporation, distribuidor exclusivo de la marca en Ecuador, inicia la comercializacin de sistemas de salud, accesorios de cocina de acero quirrgico, purificadores de aire y agua, vajillas de porcelana, entre otros.La comercializacin de los productos se realiza a travs de la venta directa, con una presentacin que se realiza en los hogares de las personas, la cual consiste en la preparacin de un plato demostrativo en las ollas de acero quirrgico y una charla de salud y nutricin. Brindando a sus clientes un buen servicio y se sientan satisfechos con el producto.Misin

Ofrecer la mejor oportunidad de crecimiento a nuestros socios y brindar a nuestros clientes productos de excelente calidad, salud y economa, siendo verdaderos socios de nuestros distribuidores respetando mutuamente la contribucin de cada uno, su talento, experiencia y responsabilidad.Visin

Mejorar la calidad de vida de sus clientes y socios, como resultado del esfuerzo y dedicacin constante siendo considerados lderes en la comercializacin de productos para el hogar a travs de la venta directa.

PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Objetivo General Buscar una optimizacin mediante un adecuado sistema de distribucin del espacio para ahorrar costos de tiempo y dinero dentro del rea de Call Center en Royal Prestige EcuadorObjetivos Especficos Dar mayor comodidad en el espacio fsico al personal del Call center, enfocndonos en los equipos de trabajo y la necesidad con respecto a las dimensiones para mejorar la productividad. Mejorar el mobiliario (ergonmico) de la organizacin mediante un estudio adecuado para alcanzar una eficiencia.

DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUALImagen 1

Imagen 2

Imagen 3

Es un espacio fsico que est compuesta por un cuarto de cuatro paredes en la esquina derecha hay un bao el cual lo utilizan tanto hombres como mujeres, con una puerta que no ha sido renovada, a lado izquierdo cuenta con dos ventanas grandes por la cual ingresa directamente la luz del sol y cada una cuenta con su respectiva apertura de ventilacin.El mobiliario de call center se encuentra adherido a cada pared y en la mitad del rea dispone con un mueble en donde se encuentran las lneas telefnicas para realizar las actividades a las que se dedica esta rea.ANLISIS DE LA ORGANIZACIN

REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

JV: Dirigen la base de datos que la empresa les provee, de los mayores usuarios de las tarjetas Diners Club, Visa, AmericanExpress, Master Card y Discover, distribuyndolos para cada uno de los integrantes de su equipo de trabajo, para con ello poder realizar demostraciones y a las personas que ya tienen el producto para realizar el respectivo mantenimiento o servicio de post-venta.Sales person: Son quienes mediante la base de datos se encargan de realizar las llamadas mediante unos scribs que les proporciona la empresa y son 100% comprobados, de igual forma ellos son quienes realizan las demostraciones y post-ventas.DISTRIBUCIN ACTUAL DEL ESPACIO

DISTRIBUCINActualPropuesta

Inequidad en la distribucin del espacio. Servicio higinico de uso general. Falta de divisin en lneas de trabajo. Espacio reducido. Modulares compartidos. Equipo telefnico inadecuado. Correcta distribucin del espacio por lneas de trabajo. Adaptacin y remodelacin del servicio higinico. Implementacin de modulares individuales para el personal. Ampliacin del espacio fsico. Modulares individuales. Renovacin de una parte del Equipo telefnico.

LISTA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO

Mobiliario 4 Modulares compartidos 8 Escritorios compartidos 31 sillas (del total de sillas un 100% son readaptarles a la distribucin final)Equipo 31 telfonos (del total de telfonos un 60% son readaptarles a la distribucin final)PLANTILLA DEL PERSONAL

JV

NHombresMujeres

1Alejandro Valencia

2Jhon Benalczar

3Carolina Sampedro

4Denisse Bonilla

Sales person (agente vendedor)

NHombre Mujer

1Leonardo Guerra

2Byron Yanchaliqun

3Byron Espinoza

4Esteban Andrade

5Flor Ortz

6Fernanda Caldern

7Francisco Caldern

8Alejandro Arboleda

9Gabriela Tobar

10Lizeth Zabala

11Demian Medina

12Diego Benalczar

13Gerardo Rivadeneira

14Dayana Tapia

15Adriana Sierra

16Kathy lvarez

17Paola Crdenas

18Francisco Ynez

19Ral Gutierrez

20Adolfo Cabrales

21Ruben Parra

22ngela Jaramillo

23Olga Cabrera

24Mercedes Quishpe

25Dayln Diaz

26Jons Fernndez

27Mathas Cadena

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

La previsin constituye la segunda etapa en la elaboracin del plan de distribucin del espacio. Los aspectos que deben cubrir son los siguientes:ORGANIZACIN

a) Ampliar o reducir la estructura orgnicaAmpliar la estructura orgnica debido a la falta de espacio para un adecuado desempeo dentro de la organizacin.b) Descentralizar o desconcentrar funciones o unidadesEste punto no ha sido modificado debido a que esta rea es descentralizada.c) Incluir nuevas funcionesLas funciones determinadas se considera que son acordes para esta rea.d) Reorientar FuncionesLas funciones se mantienen pero con la nueva propuesta, cada JV va hacerse cargo de una manera ms directa de su equipo de trabajo.e) Modificar las cargas de trabajoLos JV se encargaran de la supervisin de su equipo de trabajo, mientras que sales person se encontrara ms comprometido con su funcin.f) Implementar nuevos sistemasEste punto no ha sido modificado dentro de esta rea.g) Desincorporar reas equipos o ambos.Eliminar una pared que divide a dos oficinas del piso para permitir una mejor distribucin del espacio.h) Modificar el objeto de la organizacinEste punto no ha sido modificado dentro de esta rea.i) Invertir recursos de capitalPara readecuar el espacio fsico y funcional se necesit realizar inversiones en: Separadores de los modulares de llamadas por equipos de trabajo elaboradas en MDF para una mayor flexibilidad. Remodelacin e incorporacin de baos. Implementacin de iluminacin Reinstalacin de lneas telefnicas. Renovacin de los equipos telefnico. (40%) Incorporacin del rea de recreacin.

Materiales en paredDebido que aadimos nuevo baos tuvimos que destruir la pared derecha del fondo, ya que aprovechamos para recubrirla con una pared de hormign Materiales de Piso Cermica: beage

j) Diversificar los productos y servicios de mercadoDebido a que es una Multinacional esta empresa se encuentra en constante innovacin y ofreciendo nuevos productos a los consumidores.k) Reorientar los productos y servicios que ofrecen al mercadoLos productos actuales que provee la empresa son acordes a un porcentaje del total de la poblacin. (personas que poseedoras de tarjetas de crdito) l) Fortalecer los canales de distribucinLa nueva distribucin del espacio por equipos de trabajo hace que los integrantes de cada equipo desempeen con mayor productividad sus funciones.PROCEDIMIENTOS

Debido a que el flujo de las operaciones no han sido modificadas se van a mantener los procedimientos.MOBILIARIO

Se debe tomar en consideracin las necesidades del siguiente mobiliario Modulares con telfono 27Estos mobiliarios son elaborados en MDF deben ser flexibles a las necesidades que se puedan presentar a futuro.Medidas: 60cmx60cm Escritorios 4Estn elaborados en MDF, y nos da la facilidad de cada JV controle su lnea de trabajo.Medidas: 130cmx70cm Mesas 3Elaborados en MDF, fueron adquiridas para formar reas de recreacin.Medidas: mesa esquinera 80cmx40cm 2 mesas medidas: 60cmx60cm Archivadores 5Elaborados en MDF, de esta manera se cuenta con un mejor registro de la base de datos de los clientes.Medidas: 100cmx70cm Cajoneras 2Elaborados en MDF, de esta manera se cuenta con un mejor registro de la base de datos de los clientes.Medidas: 40cmx40cm

Sillas 31Ergonmicas para la adecuada realizacin de las actividades.PERSONAL

Este punto no ha sido modificado dentro de la organizacin ya que los equipos de trabajo se encuentran de forma estable.Al mantener el personal y determinar que es un nmero excesivo de personas para realizar una correcta distribucin del espacio necesitamos de una ampliacin.ESTIMACIN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA

Se necesita una superficie de 12mx14m (aumento)El rea total es de 168m2 distribuidos de la siguiente manera: Sales person ocupan 16.20m2 que equivale a 9.64% JV ocupan 23.66 m2 que equivale a 14.08% Baos ocupan 8.1m2 que equivale a 4.82% rea de recreacin ocupa 2.95m2 que equivale 1.76% Papelera ocupa 4.42m2 que equivale a 2.63% Pasillos ocupan 112,67m2 que equivale a 67.07%Equipos Alejandro Valencia 10.12m2 que equivale a 5.66% Jhon Benalczar 8.92 m2 que equivale a 5.67% Carolina Sampedro 9.92m2 que equivale a 5.69% Denisse Bonilla 11.32m2 que equivale a 6.70%

INVENTARIO DEL PERSONAL ACTUAL Y NECESIDAD DE ESPACIO Equipo Alejandro Valencia Mdulos 7 Escritorio 1 Sillas 8 Telfonos 8 Archivador

Equipo Jhon Benalczar Mdulos 5 Escritorio 1 Sillas 6 Telfonos 6 Archivador

Equipo Carolina Sampedro Mdulos 6 Escritorio 1 Sillas 7 Telfonos 7 Archivador

Equipo Denisse Bonilla Mdulos 9 Escritorio 1 Sillas 10 Telfonos 10 Archivador Sector de papelera Archivador Cajoneras 2

rea de recreacin Mesa esquinera 1 Mesas 2TRANSFORMACIN DE LA SUPERFICIE NETA EN SUPERFICIE BRUTA

Debido a que el espacio actual era de 113.40 m2 y el personal no tena su espacio fsico requerido se tuvo la necesidad de ampliar la superficie a 168 m2.

PLAN BSICO

La tercera etapa de la planeacin comprende los aspectos siguientes:UBICACIN DE UNIDADESIMAGEN 4

Alejandro Valencia 7 equipo color verde John Benalczar de 5 equipo color rojo Carolina Sampedro 6 equipo rosado Denisse Bonilla 9 equipo color blancoDebido a que los equipos de trabajo se distribuyeron de una manera, ptima existe una mejor comunicacin y desempeo en sus labores.ASIGNACIN POR PERSONAL Y EQUIPO DE PERSONAL

Imagen 5

La oficina de cada JV se la adecuado de esta forma con el fin de optimizar el espacio y generar un mejor ambiente de trabajo para cada lnea de negocio como se puede apreciar en la imagen.Imagen 6

Cada Sales person cuenta con un modular individual para una mayor concentracin y efectividad en la labor asignada.

MTODO PARA PREPARAR EL PLAN DE DISTRIBUCIN Reunir los instrumentos para la distribucin del espacio.Planos, diagramas, CD, DVD, USB, etctera.

Configurar los modelos por rea Mediante una adecuada readaptacin del espacio se puede lograr una distribucin eficiente.Imagen 7

Como se puede apreciar en este imagen las reas de trabajo de los (sales person) no son las ms adecuadas ya que como principal punto tenemos la falta de privacidad y por ende una mayor difusin del ruido lo que impide lograr una buena concentracin para de esta manera lograr un trabajo eficiente.Imagen 8

La distribucin actual es la que se ve en las imgenes en dnde se puede apreciar la falta de espacio y de privacidad de cada uno de los integrantes de la organizacin.Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores

Imagen 9

Una vez que se ha determinado la distribucin del espacio como se encuentra en la IMAGEN 9 se ha podido llegar a la conclusin de que esta est distribuido de una forma eficiente, eficaz y efectiva ya que va ayudar a la consecucin de los objetivos planteados al inicio de la PLANEACIN. Preparar la distribucin final

Esta distribucin se la realizo acorde a la IMAGEN 4 como se encuentra detallada ah por quipos y cada uno con un diferente color para su fcil identificacin.

NombresEscritoriosModularesSillasE. Telef.ArchivadorCajonerasMesas

JVAlejandro Valencia1111

1Leonardo Guerra111

2Byron Yanchaliqun111

3Byron Espinoza111

4Esteban Andrade111

5Flor Ortz111

6Fernanda Caldern111

7Francisco Caldern111

JVJohn Benalczar1111

1Alejandro Arboleda111

2Gabriela Tobar111

3Lizeth Zabala111

4Demian Medina111

5Diego Benalczar111

JVCarolina Sampedro1111

1Gerardo Rivadeneira111

2Dayana Tapia111

3Adriana Sierra111

4Kathy lvarez111

5Paola Crdenas111

6Francisco Ynez111

JVDenisse Bonilla1111

1Ral Gutierrez111

2Adolfo Cabrales111

3Ruben Parra111

4ngela Jaramillo111

5Olga Cabrera111

6Mercedes Quishpe 111

7Dayln Diaz111

8Jons Fernndez111

9Mathas Cadena111

Papelera12

rea de recreacin3

TOTALES 4273131523

AprobacinLa aprobacin debe ser revisada y aprobada por los responsables de Royal Prestige en Ecuador que es Magister Corporation Ca. Ltda., tomando en cuenta la opinin de todos los niveles jerrquicos que se encuentra dentro de la organizacin as como recabar sugerencias de los dems grupos de inters.AMBIENTE FSICOLa disposicin fsica de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, as como la ubicacin de servicios al personal y al pblico no deben hacer caso omiso de aquellos factores fsicos que contribuyen a la creacin de un ambiente de trabajo favorable.ILUMINACINDebido a la realizacin de la ampliacin hubo una reduccin de luz natural por lo que vamos hacer ms uso de la luz elctrica, ya que existen reas de trabajo a las que no llega la luz natural.

COLOR DE LAS REASHemos elegido pintar las paredes con los siguientes colores que se especifica a continuacin: Gris: Inspira la creatividad y simboliza el xito.

Azul: Tranquiliza la mente y disipa temores.

TEMPERATURA AMBIENTEDebido a la ampliacin del espacio va existir una mayor ventilacin el rea ya que anteriormente el ambiente era muy exhaustivo. Es por eso que al hacer esta adecuacin hemos alcanzado una temperatura ambiente entre 18 y 220 C.ISONORIZACINLos modulares compartidos hacan que las personas no se concentrasen al 100% en una llamada, haciendo que la efectividad de la misma sea mnima. En la actualidad con la propuesta de los modulares individuales, la concentracin es mayor debido a una notable disminucin de ruido.

MOBILIARIO DE TRABAJOSe ha elaborado ergonmicamente los muebles que van a formar parte de la distribucin del espacio propuesto. Adems se cuentan con reas de papelera que estn ubicados estratgicamente para cada equipo. (Franklin, 2009)

Presidente

Gerencia General

Asesora Externa Gerencia Financiera Asistencia Administrativa y Sucursales

Gerencia ComercialGerencia Talento HumanoLimpiezaMensajeraAsistente/ RecepcinArchivo

FinancieroSeleccin del personal

Contabilidad

Tesorera

Capacitacin del personalPosventaCall centerPublicidad

Sales personJVGerencia AdministrativaCompras

PresidenteRepresentante legal de la empres, cumple y hace cumplir las normas internas, aprobar pagos, entregar informes

Gerencia General *Vigilar el cumplimiento de los programas*Controlar los asuntos financieros y tomar decisiones*Disear programas y estrategias de mejora

Asesora Externa Gerencia Financiera *Vigilar el cumplimiento de los programas*Controlar los asuntos financieros y tomar decisiones*Disear programas y estrategias de mejora

Asistencia Administrativa y Sucursales

Gerencia ComercialIntroduccin de productos nuevos al mercado, estudio del nivel de comercializacin de productos

Gerencia Talento HumanoAyudar y prestar servicios a la organizacin, a sus dirigentes, gerentes y empleados.

LimpiezaMensajeraAsistente/ RecepcinArchivo

FinancieroSeleccin del personal

Contabilidad

Tesorera

Capacitacin del personalPosventaCall centerPublicidad

Gerencia AdministrativaObtener recursos financieros que la empresa necesita para desarrollar una actividad.

Compras

JV

Sales person

BibliografaFranklin, B. (2009). Organizacin de empresas. Editorial McGrawHill.

Manual de Procesos de la empresa Royal Prestige, Majestic Corporation Ca. Ltda.