EMPRESA NACIONAL DE ENERGÍA ELÉCTRICA ENEE Apoyo a …

EMPRESA NACIONAL DE ENERGÍA ELÉCTRICA

ENEE

Apoyo a la Integración de Honduras en el Mercado Eléctrico Regional

Contrato de Préstamo BID No. 3103/BL-HO

Manual Operativo

Tegucigalpa M.D.C. mayo de 2014

Manual Operativo, Préstamo No. 3103/BL-HO UCP-BID/ENEE

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES ................................................................................ 8

2. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA ...................................................................................... 9

2.1. Alcance y objetivos del Programa ......................................................................... 9

2.2. Componentes y costos del Programa .................................................................. 10

2.3 Indicadores de impacto, resultados y productos ................................................. 11

3. PROPÓSITO Y ESTRUCTURA DEL MANUAL OPERATIVO ................................................ 12

3.1 Ámbito de aplicación ......................................................................................... 13

3.2 Vigencia y actualización del Manual ................................................................... 13

3.3 Normas, Leyes Aplicables y documentos relacionados ........................................ 13

4. MARCO INSTITUCIONAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA .................................... 14

4.1. Estructura Organizativa y Organigrama de la UCP ............................................... 14

4.1.1. Perfiles y funciones de los miembros de la UCP ....................................... 16

a. Coordinador General ............................................................................... 16

b. Coordinador Técnico ............................................................................... 18

c. Especialista en Adquisiciones .................................................................. 19

d. Especialista Financiero ............................................................................ 21

e. Especialista de Monitoreo ....................................................................... 23

f. Especialista en Medioambiente ............................................................... 25

g. Contador ................................................................................................ 26

h. Oficial Financiero .................................................................................... 27

i. Auxiliar Administrativo ........................................................................... 29

5. MECANISMOS OPERATIVOS DEL PROGRAMA .............................................................. 30

5.1. Técnicos ............................................................................................................. 30

5.1.1. Supervisión de contratos .................................................................................... 30

5.2. Fiduciarios ......................................................................................................... 31

6. MECANISMOS OPERATIVOS DE ADQUISICIONES DEL PROGRAMA ............................... 32

6.1. Condiciones generales para los procesos de adquisición..................................... 32

6.2 Plan de Adquisiciones ........................................................................................ 32

6.3 Métodos y umbrales de las Adquisiciones .......................................................... 33

6.4 Procedimiento de Licitación de obras y bienes ................................................... 34

6.5 Procesos de Selección y Contratación de Servicios de Consultoría (Empresas) ..... 36

6.6 Procesos de Selección y Contratación de Servicios de Consultoría Individual ....... 40

6.7 Comité de Recepción y Apertura ........................................................................ 40

6.8 Comité de Evaluación ......................................................................................... 40


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7. MECANISMOS OPERATIVOS FINANCIEROS DEL PROGRAMA ........................................ 41

7.1. Administración Financiera .................................................................................. 41

7.2. Formulación del Presupuesto ............................................................................. 41

7.3. Proceso para la Provisión de Fondos .................................................................. 42

7.4. Proceso de Programación Financiera .................................................................. 44

7.5. Proceso de Ejecución del Gasto .......................................................................... 44

7.6. Provisión de Fondos de la Libreta Pagadora de la CUT. ....................................... 44

7.7. Procedimiento de Pago a Proveedor/Contratista ................................................ 44

7.8. Contabilidad ...................................................................................................... 45

7.9. Activos Fijos ....................................................................................................... 45

7.10. Procedimiento de Ingreso al Inventario de Activos Fijos ..................................... 46

7.11. Inspección anual de activos fijos ........................................................................ 47

7.12. Informes Financieros / Paquete Contable ........................................................... 47

8. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LA OPERATIVIDAD DEL PROGRAMA ............. 48

9. MECANISMO DE PLANIFICACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA ........ 49

9.1. Recopilación de Información e Instrumentos ...................................................... 49

9.2. Sistema de seguimiento y evaluación ................................................................. 49

10. MECANISMOS OPERATIVOS DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL DEL PROGRAMA ........ 52

11. MECANISMOS DE COORDINACIÓN .............................................................................. 53

11.1. Análisis de Interesados ...................................................................................... 53

12. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS ........................................................................ 54

13. ANEXOS ...................................................................................................................... 55

Anexo 1: Definiciones ................................................................................................. 55

Anexo 2: Montos para Adquisición de Bienes y Obras y Selección Servicios de Consultoría ........................................................................................................ 58

Anexo 3: Flujos de Procesos de las Actividades de Adquisiciones ................................. 60

Anexo 4: Procedimiento de Pago a Proveedor / Contratista ........................................ 63

Anexo 5: Matriz de Comunicaciones ........................................................................... 64

Anexo 6: Contenido de Informes ................................................................................. 65


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Siglas y Abreviaturas

A Apoyo

AL Asesoría Legal

ASE Programa de Apoyo al Sector Energía

AT Área Técnica Especializada ENEE

BID Banco Interamericano de Desarrollo

C Consulta

CDMER Consejo Directivo del MER

CE Comité de Evaluación

CG Coordinador General

CN Congreso Nacional

CNE Comisión Nacional de Energía

CO Contador

CONT Contratista

CRIE Comisión Regional de Interconexión Eléctrica

CT Coordinador Técnico

CUT Cuenta Única del Tesoro

DEL Documento Estándar de Licitación (Bienes y Obras)

DGCP Dirección General de Crédito Público

DGIP Dirección General de Inversión Pública

DI División de Ingeniería

DP Dirección de Planificación

DO División de Operaciones

EAd Especialista en Adquisiciones

ECG Grupo de Evaluación Cooperativo (BID)


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EMa Especialista en Medioambiente

EF Especialista Financiero

EI Expresión de interés

ENEE Empresa Nacional de Energía Eléctrica

EOR Ente Operador Regional

EPR Empresa Propietaria de la Red

GG Gerencia General

GHO Gobierno de Honduras

GWh Gigawatt hora

IET Informe de Evaluación Técnica

IGAS Informe de Gestión Ambiental y Social

Km Kilómetros

kV Kilovoltios

LC Lista Corta

LMSE Ley Marco del Subsector Eléctrico

LPI Licitación Pública Internacional

LPN Licitación Pública Nacional

MO Manual Operativo del Programa

MER Mercado Eléctrico Regional

MW Megawatt

MWh Megawatt hora

NIC Normas Internacional de Contaduría

OF Oficial Financiero

OM Operador de Mercado


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ONCAE Oficina de Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado

OS Operador de Sistema

PA Plan de Adquisiciones

PEP Plan de Ejecución del Programa

PGAS Plan de Gestión Ambiental y Social

PME Plan de Monitoreo y Evaluación

PMR Reporte de Monitoreo de Progreso

POA Plan Operativo Anual

POD Propuesta de Desarrollo de la Operación

R Responsable

RP Relaciones Públicas

RTR Red de Transmisión Regional

SAF Subgerencia Administrativa Financiera

SEXT Supervisión Externa

SEFIN Secretaria de Finanzas

SEPA Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones

SIAFI Sistema de Administración Financiera

SIEPAC Sistema de Interconexión Eléctrica para América Central

SEP Solicitud Estándar de Propuesta

SP Solicitud Propuesta

SUP Supervisión

T Tesorero

TdR Términos de Referencia

TEC Traspasos entre Cuenta


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TES Tesorero ENEE

TGR Tesorería General de República

TIRE Tasa Interna de Retorno Económico

UEA Unidad de Estudios Ambientales

UEPEX Unidades Ejecutoras de Proyectos con Recursos Externos

UCP Unidad de Coordinadora del Programa

UGP Unidad de Gestión de Proyectos

UMA Unidad de Medio Ambiente

UNOPS Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos


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1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES

El Mercado Eléctrico Regional de Centroamérica (MER) fue acordado mediante un Tratado Marco suscrito por Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica y Panamá el cuál se viabilizó mediante la construcción del proyecto Sistema de Interconexión Eléctrica para los Países de América Central (SIEPAC) el cual permite mayores intercambios de energía eléctrica entre los países.

El SIEPAC/MER enfrenta todavía retos a superar para su consolidación final, siendo uno de ellos la puesta en operación comercial de toda la línea. Para que esto sea posible hace falta poner en operación comercial dos de los 19 tramos:

i. Tramo Parrita - Palmar Norte en Costa Rica, se encuentra en construcción y tiene fecha estimada de operación para fines de 2014

ii. Tramo Panaluya en Guatemala - San Buenaventura en Honduras, se encuentra construido pero aún no cuenta con autorización para operación comercial debido a que la Empresa Nacional de Energía Eléctrica de Honduras (ENEE) realizó, en este tramo, una conexión sin seguir el procedimiento que establece la regulación regional, al conectar la subestación móvil San Nicolás para solucionar un grave problema de suministro en la zona occidental de Honduras.

A consecuencia de lo anterior, este tramo, el tramo Panaluya - SE San Nicolás se encuentra fuera de servicio y el tramo San Buenaventura – SE San Nicolás se utiliza para alimentar la citada subestación San Nicolás, es decir, como línea doméstica o nacional.

El Préstamo “Apoyo a la Integración de Honduras en el Mercado Eléctrico Regional (3103/BL-HO) por un monto de $22.930 Mm fue suscrito el 19 de diciembre de 2013, con el propósito de apoyar a la integración de Honduras en el MER a través del SIEPAC y contempla particularmente:

Hacer operativo el tramo Panaluya en Guatemala - San Buenaventura en Honduras, el cual es uno de los ejes principales del SIEPAC

Terminar las obras de dos operaciones del Banco que apoyan la inserción de Honduras en el MER, y que están actualmente bajo ejecución; y

Fortalecer la Empresa Nacional de Energía Eléctrica (ENEE) para una efectiva participación en el MER.

a. En el año 2011, la ENEE declaró en emergencia la prestación de los servicios de energía eléctrica en la zona occidental de Honduras, lo cual fue la base para desarrollar un plan de acción para mejorar el servicio de energía en dicha zona. El plan implicaba utilizar provisionalmente parte de la línea SIEPAC en el tramo de Panaluya (GU) a San Buenaventura (HO) y conectó una subestación móvil de 50 MVA a 230/34.5 kV, lo que generó inconvenientes con el regulador regional, quien tomando en cuenta que se realizó


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una conexión al margen de las normas y reglamentaciones regionales vigentes no aprobó esta conexión.

La falta de operación comercial del tramo Panaluya - San Buenaventura impide realizar transacciones eléctricas y obtener beneficios del mercado eléctrico regional. Asimismo pone en riesgo la sostenibilidad financiera y el buen funcionamiento de una de las operaciones más importantes de integración regional de América Latina afectando a la Empresa Propietaria de la Red (EPR) como a la ENEE.

Para resolver el problema generado por la conexión de la ENEE a la línea SIEPAC en el tramo San Buenaventura - Panaluya, la CRIE y el EOR determinaron la necesidad de que la ENEE adopte una solución definitiva que satisfaga las normas regionales, remplazando la subestación móvil existente por una solución definitiva.

Esta solución definitiva sería la construcción de la subestación La Entrada, lo que permitirá que la CRIE autorice la conexión a la línea del SIEPAC en este punto y se normalice la operación comercial de este tramo del SIEPAC. El diseño de la subestación toma en consideración estándares técnicos que incorpora sistemas de medición comercial en la línea San Buenaventura – Panaluya, con la finalidad de cuantificar los valores de energía comercializada entre los países, conexión al centro de control de la ENEE y ajuste de control automático de generación.

Tomando en cuenta lo anterior, éste Programa financiará inversiones prioritarias para apoyar la integración regional y el fortalecimiento de la gestión comercial de ENEE, financiando los déficits mencionados, dando continuidad a los préstamos en ejecución (1584/SF-HO y 2016/BL-HO) y el fortalecimiento de la ENEE para la integración eléctrica centroamericana.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

2.1. Alcance y objetivos del Programa

El objetivo general del Programa es:

Apoyar la entrada en operación comercial de uno de los tramos del SIEPAC y mejorar las condiciones de infraestructura física de Honduras que le permita una participación efectiva en el MER.

Los objetivos específicos son:

i. Restablecer las condiciones de operatividad de la única interconexión eléctrica del SIEPAC entre Guatemala y Honduras, uno de los ejes principales del SIEPAC; y

ii. Fortalecimiento operativo y de gestión de la ENEE para maximizar los beneficios de comercialización de electricidad en el MER.


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2.2. Componentes y costos del Programa

Para lograr los objetivos antes mencionados se estructuró una operación de préstamo de inversión por US$22.930.000 con la siguiente distribución por categorías de inversión y por fuentes de financiamiento:

Conceptos Financiamiento US$ Mm

No Descripción Banco Total

1 Costos Directos 20,04 20,04

1.1 Subestación La Entrada 13,53 13,53

1.2 Reposición del financiamiento 1584/SF-HO y/ 2016/BL-HO 4,79 4,79

1.3 Fortalecimiento Institucional 1,73 1,73

2 Contingencias 1,39 1,39

3 Ingeniería, Administración, Auditoría y Evaluaciones 1,50 1,50

3.1 Ingeniería, Administración y Medio Ambiente 1,34 1,34

3.2 Auditoría Externa 0,13 0,13

3.3 Evaluación Medio Término y Final 0,03 0,03

Total del Programa 22,93 22,93

* Los intereses podrán ser financiados con recursos del Financiamiento

Componente I: Inversión en obras relacionadas con la integración de Honduras al SIEPAC

Este componente tiene un monto disponible de US$ 19.7 millones y está dividido en dos partes:

a. Construcción de la Subestación La Entrada (US$13.53 millones). El cual incluye:

i. La construcción de una subestación con capacidad de transformación de 50 MVA a 230 kV/34,5 kV, con sus líneas de salida asociadas, para crear un enlace entre SIEPAC y la red de transmisión de Honduras;

ii. Instalación de tres torres para la entrada de las líneas de transmisión;

iii. Mejoras en líneas de distribución asociadas; y

iv. La adquisición de terreno para la construcción de la subestación.

b. Inversiones en Infraestructura de Transmisión Eléctrica (US$4,79 millones).

Permitirá finalizar las obras contempladas y alcanzar los resultados de los préstamos 1584/SF-HO y 2016/BL-HO. Las obras por terminar bajo dichos préstamos son: (i) dos líneas de transmisión en 69 kV: Las Flores–Erandique (62 km) y Danlí–Chichicaste (33 km); (ii) una línea de transmisión a 138 kV: San Pedro Sula Sur–Naco (23 km); (iii) la ampliación de las Subestaciones Las Flores y Danlí (todo bajo el 1584/SF-HO); y (iv) la subestación Amarateca con capacidad de transformación de 150 MVA a 230 kV (2016/BL-HO). Estas son obras contempladas en el diseño original de las operaciones y que ya están contratadas pero que principalmente por motivos de servidumbres se retrasaron en su ejecución. Estas dos


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operaciones, 1584/SF-HO y 2016/BL-HO, que apoyan la inserción de Honduras en el MER, están con déficit de recursos financieros para terminar las obras que tenían contemplados y que están contratadas.

Componente II. Fortalecimiento de ENEE en comercialización en el MER

Este componente tiene un monto disponible de US$ 1.73 millones y apoyará a la ENEE a mejorar su capacidad de gestión, incluyendo:

i. Creación de la Unidad de Comercialización / Transacciones Eléctricas en el Centro Nacional de Despacho de energía de la ENEE con el objetivo de potenciar los beneficios de comercialización de energía de la ENEE en el MER; y

ii. Mejora en la gestión financiera de la ENEE para un manejo adecuado de información de transacciones comerciales en el MER.

Ingeniería, administración, auditoría y evaluaciones.

Esta sección tiene un monto disponible de US$ 1.50 millones y apoyará la ejecución del Programa mediante recursos para realizar la supervisión del Programa, incluyendo la supervisión externa de la construcción de la subestación La Entrada, el monitoreo ambiental, auditoría y evaluación.

2.3 Indicadores de impacto, resultados y productos

Los indicadores de impacto del programa son los siguientes:

Indicador de Impacto Línea Base 2012

Meta 2017

Fuente de información Frecuencia de Verificación

Activación definitiva de la operación comercial del tramo San Buenaventura (HO) – Panaluya (GU) en el SIEPAC

NO SI CRIE Anual

Los indicadores de resultados del programa son los siguientes:

Indicadores de Resultado Línea Base 2012

Meta 2017


Comercialización de energía en el MER (GWh)

310 1000 o más

EPR ANUAL

Potencia instalada con fuentes renovables en Zona Occidental (MW)

22.5 84 ENEE/División de Operación

ANUAL

Tiempo equivalente de interrupciones en la Zona de Occidente (horas/año)

77 25 ENEE/División de Operación

ANUAL

Porcentaje promedio de sobrecarga en las 97 60 ENEE/División de ANUAL


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Indicadores de Resultado Línea Base 2012

Meta 2017


subestaciones de Occidente (%) Operación

Personal que conforma Unidad de Comercialización/ transacciones eléctricas en ENEE

0 4 ENEE/Gerencia ANUAL

Los productos a entregar por el programa son los siguientes:

Indicadores de Producto Línea Base 2012

2013 2014 2015 2016 2017 Total Fuente de Información

Componente I. Inversión en obras relacionadas con la integración de Honduras al SIEPAC

Subestación La Entrada terminada - - - - - 50 MVA 50 MVA Reporte de firma supervisora

Rehabilitación de líneas de distribución terminadas (km)

- - - 9 9 - 18 Reporte de firma supervisora

Nuevas líneas de distribución terminadas (km)

- - - 3 3 6 12 Reporte de firma supervisora

Componente II. Fortalecimiento de ENEE en comercialización en el MER

Unidad de Comercialización / Transacciones Eléctricas de la ENEE creada

0 - - 1 1 1 1 Gerencia ENEE

Transacciones con el MER No - - - - Si Si División de Operación /ENEE

3. PROPÓSITO Y ESTRUCTURA DEL MANUAL OPERATIVO

El propósito del Manual Operativo (MO) es establecer las normas, criterios y procedimientos que regulan la administración, gestión y ejecución del préstamo “Apoyo a la Integración de Honduras en el Mercado Eléctrico Regional” (3103/BL-HO), en adelante El Programa, celebrado entre el Gobierno de la República de Honduras a través de la Secretaría de Finanzas (SEFIN) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

El MO establece los lineamientos operativos del Programa, orientados a brindar previsibilidad, ordenamiento y transparencia a la ejecución del mismo. Estos lineamientos incluyen los criterios y procedimientos para la gestión operativa, administrativa y financiera del Programa y la definición de los mecanismos de coordinación entre las diferentes instancias de la ENEE.

Los mecanismos administrativos, técnicos y fiduciarios establecidos en esta herramienta permiten implementar procedimientos eficientes, transparentes y equitativos, que permitan la coordinación de la ejecución de los componentes previstos en el Programa.

En este MO también se establecen los mecanismos de monitoreo y evaluación a las actividades, productos y resultados, con el fin de asegurar el fiel cumplimiento de las condiciones


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requeridas para las acciones programadas, y de igual manera asegurar la oportuna ejecución de la programación contenida en los diferentes instrumentos de gestión administrativa del Programa.

El MO se aplicará de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo IV del Anexo Único Contrato de Préstamo del Programa, permanecerá en vigencia durante el período de ejecución del mismo y no podrá ser modificado sin la previa no objeción del Banco.

3.1 Ámbito de aplicación

Los lineamientos, normas y procedimientos establecidos en el MO se aplicarán a todas las actividades financiadas por el Programa, la UCP, en su calidad de instancia de coordinación y de direccionamiento, velará por la observación y la aplicación de las normas y procedimientos establecidos en el MO.

El Manual está dirigido a las siguientes instancias:

a. Junta Directiva

b. Gerencia General

c. Subgerencia Técnica (Divisiones de Ingeniería y operación), Subgerencia Administrativa Financiera

d. Asesoría Legal

e. Equipo de la UCP

f. Dirección de Planificación de la ENEE

3.2 Vigencia y actualización del Manual

Este MO entrará en vigencia una vez cuente con la No Objeción del Banco, podrá ser revisado periódicamente para reflejar las experiencias de la ejecución del Programa conforme éstas se vayan desarrollando, se podrán introducir, modificar o mejorar los procedimientos descritos en este Manual, con el fin de realizar los cambios que sean necesarios para la correcta ejecución de las actividades consideradas, sin menoscabo de los procesos de control y seguimiento de procedimientos que aseguren la transparencia, efectividad y correcta aplicación de los fondos contemplados en el Contrato de Préstamo.

Las modificaciones al MO que sean requeridas durante la ejecución podrán ser propuestas por la ENEE las que serán canalizadas y acordadas con UCP para su presentación al Banco, cuya no objeción permitirá poner en vigencia dichas modificaciones.

3.3 Normas, Leyes Aplicables y documentos relacionados

Los aspectos vinculados a la ejecución del Programa se gobernarán de acuerdo con:

a. Contrato de préstamo


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b. Manual Operativo del Programa (MO). Este Manual contiene las normas y los detalles relativos a los mecanismos que regulan la ejecución de las actividades del Programa. La "No Objeción" del BID a este Manual y su aprobación se incluye como condición previa al primer desembolso del Programa. Para lo no previsto en el Manual, las normas aplicables del BID, de acuerdo con el Contrato de Préstamo

c. El Informe de Gestión Ambiental y Social (IGAS) del programa

d. En lo no previsto en los literales anteriores, por las normas aplicables del Gobierno de Honduras.

Adicional a los documentos mencionados en los incisos anteriores se deberá tomar como referencia vinculante el documento de Propuesta de Préstamo con sus respectivos anexos.

4. MARCO INSTITUCIONAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

El beneficiario de la operación es la República de Honduras quien transferirá los recursos a la ENEE (Ejecutor) para su ejecución mediante un Convenio Subsidiario en el que se pacte la transferencia de los recursos así como las condiciones especiales previas en la cláusula 3.03 del Contrato de Préstamo. La ENEE utilizará su estructura organizacional además de la Unidad Coordinadora del Programa (UCP), unidad que actualmente está a cargo de la ejecución de los préstamos 1584/SF-HO y 2016/BL-HO y tiene experiencia y capacidad constatada.

En este sentido, la UCP es una dependencia de la Gerencia General y se coordina con las Subgerencias Técnica y Administrativa Financiera en las áreas que le compete apoyando a estas instancias, en particular el área técnica especializada de la ENEE que está involucrada en cada una de las etapas de los procesos de adquisición, financieros, administración de contratos. Siendo responsabilidad primordial del área técnica especializada de la ENEE la elaboración de términos de referencias, especificaciones técnicas, seguimiento y supervisión técnica de los proyectos o adquisiciones de obras, bienes o servicios. En este sentido la ENEE en su conjunto participa de la ejecución del préstamo con diferentes niveles de involucramiento, toma de decisiones y actividades particulares. La definición de las responsabilidades de las diferentes áreas se encuentra en el Anexo No. 1

4.1. Estructura Organizativa y Organigrama de la UCP

La UCP está conformada por un equipo interdisciplinario de profesionales que incluye además del personal indicado en el contrato de Préstamo, las funciones y posiciones requeridas para la facilitación de procesos financieros, adquisición, monitoreo y evaluación.


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Esta estructura tiene como propósito facilitar y fortalecer la toma de decisiones a nivel gerencial de la ENEE con respecto a la ejecución del préstamo, generar un ámbito de participación efectiva a las dependencia de la ENEE involucradas en los procesos, a efecto de que la UCP cumpla con el propósito de ejecutar el préstamo en el tiempo y la forma prevista en el Contrato.

Específicamente la UCP estará compuesta por el siguiente personal:

Financiados por el Contrato de Préstamo Financiados por la ENEE

Coordinador General Especialista de Adquisiciones Especialista de Monitoreo Especialista Financiero

Coordinador Técnico Especialista en Medioambiente Contador Oficial Financiero Auxiliar Administrativo


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El equipo de profesionales de la UCP tanto los profesionales financiados por el préstamo como los financiados por la ENEE, deberán ajustarse al perfil descrito en este MO y poseer valores y altos estándares éticos para ejercer su trabajo, capacidad de trabajar bajo presión, capacidad analítica, orden y disciplina previo a su contratación; en el caso del personal financiado por el préstamo deberá contar con la No Objeción del Banco.

4.1.1. Perfiles y funciones de los miembros de la UCP a. Coordinador General

La Coordinación General del Programa estará a cargo de un (a) profesional de las áreas de Administración de empresas, Gerencia de Proyectos, Economía con capacidad de coordinación y comunicación entre equipos interdisciplinarios, con experiencia en la coordinación de proyectos con la cooperación internacional. Amplio conocimientos de las normas del BID preferiblemente en la gerencia de programas del sector energía. Certificación de PMP® o por lo menos haber llevado estudios en los estándares del PMI, conocimiento del Inglés, marco regulatorio de las adquisiciones (Ley de contratación del estado).

Objetivo

Gerencia del Programa, coordinando y articulando las actividades de la Unidad con las instituciones y órganos participantes del Programa, informando periódicamente a la Gerencia General de la ENEE, y su relación con al Banco acerca del avance de las actividades y ejecución presupuestal, aplicando la normativa del BID y el MO del Programa, velando porque se lleve a


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cabo un buen manejo administrativo-financiero de los recursos materiales, económicos y humanos asignados.

Funciones

a. Asegurar el cumplimiento de los acuerdos del Contrato de Préstamo.

b. Gerenciar el Programa siguiendo las direcciones generales, políticas y normas establecidas en los documentos del Programa.

c. Representar al Programa ante las autoridades gubernamentales, organizaciones y entidades públicas y privadas nacionales e internacionales.

d. Asumir la responsabilidad por la ejecución del Programa alcanzando las metas previstas en los planes operativos anuales, responsable de las curvas de tiempo, costos y alcance del Programa.

e. Designar perfiles en el SIAFI/UEPEX para la operatividad del Programa.

f. Aprobar el PEP para el Programa, detallando las actividades y siguiendo lo dispuesto en el Contrato de Préstamo.

g. Validar en base al PEP y sus actualizaciones, los POA y PA para posterior remisión a No Objeción del BID.

h. Asegurar la oportuna emisión de la información requerida al Programa por el BID, la ENEE y entidades del Estado que así lo requieran.

i. Monitorear el progreso de cada uno de los componentes del Programa comparándolos con las metas e indicadores establecidos en la Matriz de Resultados y los POA.

j. Identificar cuellos de botella y problemas que afecten la marcha del Programa, proponiendo medidas para su solución; resolver problemas institucionales que estén en su ámbito de responsabilidad.

k. Notificar Oportunamente al Banco y a la ENEE sobre retrasos considerables e identificar tempranamente situaciones que podrían convertirse en riesgo.

l. Informar trimestralmente la Gerencia General de la ENEE las modificaciones y actualizaciones al Plan General de Adquisiciones del Programa

m. Ser el interlocutor ante el BID y gestionar las solicitudes de No Objeción.

n. Remitir los reportes de avance y evaluación de las actividades y componentes del programa tanto a nivel físico como financiero de manera oportuna y periódicamente al Banco

o. Revisar los Estados Financieros del Programa

p. Solicitar los anticipos de fondos para el funcionamiento del Programa

q. Dirigir, supervisar todos los puestos de la UCP.


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Coordinación y supervisión

Tendrá como autoridad inmediata superior al Gerente General de la ENEE y desempeñará sus funciones supervisando las áreas financiera, adquisiciones y monitoreo así como el personal de apoyo de la UCP en estrecha relación y coordinación con la Subgerencia Técnica y Subgerencia Administrativa Financiera de la ENEE, además de las otras instancias gubernamentales relacionadas con el seguimiento y control de proyectos financiados por la Cooperación multilateral.

b. Coordinador Técnico

La Coordinación Técnica estará a cargo de un especialista en el tema de energía, con estudios universitarios en el área de ingeniería eléctrica, ejecución de proyectos financiados por organismos internacionales, experiencia demostrada en el desarrollo de proyectos de transmisión de electricidad y electrificación rural valorados en al menos US$ 6 millones, altos conocimientos y habilidades en planificación, coordinación y comunicación con equipos interdisciplinarios. Experiencia de trabajo y conocimiento de las políticas del BID, mínima de 4 años.

Objetivo

Coordinar y articular las actividades técnicas y operativas del programa con las diferentes instancias de la ENEE, en estrecha comunicación con la Coordinación General de la UCP, para la toma de decisiones oportunas, acerca del avance de la coordinación de los procesos de monitoreo y seguimiento en el marco del Programa y el MO.

Funciones

a. Servir de enlace en los aspectos técnicos entre la UCP y las diversas Áreas Técnicas de la ENEE.

b. Supervisar la correcta y oportuna ejecución de las actividades de los componentes del Programa

c. Coordinar y apoyar a las Áreas Técnicas de la ENEE y el/la especialista de adquisiciones en la elaboración de los términos de referencia, especificaciones técnicas y expedientes técnicos requeridos para la contratación o adquisición de las actividades previstas en el Programa.

d. Dar asistencia técnica a las áreas del ENEE que así lo requieran en cuanto a la Supervisión de Proyectos.

e. Coordinar con el Especialista de Monitoreo la ejecución de las actividades del componente a su cargo, así como del seguimiento de los indicadores correspondientes.

f. Coordinar con el Especialista en medioambiente la ejecución de las actividades del


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componente a su cargo, con respecto al cumplimiento de los Planes de Gestión ambiental respectivos así como los requerimientos especificados en el IGAS

g. Asistir a las áreas técnicas de ENEE en la preparación de los documentos necesarios para cumplir con la ejecución de las actividades del proyecto, incluyendo los términos de referencia, especificaciones técnicas y criterios de evaluación para la contratación de bienes, obras, consultorías y servicios de no consultoría,

h. Revisar la información técnica existente, de los procesos identificados en el Plan Operativo del Proyecto y verificar su consistencia y su actualización;

i. Colaborar con la Unidad de Adquisiciones de la UCP, en la formulación de documentos de licitación, pedidos de propuestas o llamados a cotización de los procesos identificados;

j. Supervisa la elaboración del PEP, PA, POA.

k. Apoya al área técnica en la ejecución de los contratos para el suministro de bienes, obras y servicios de acuerdo con las políticas financieras y de adquisiciones del Banco;

l. Dar seguimiento a la correcta ejecución de las actividades planificadas y ejecutadas;

m. Participar en los comités de evaluación, de bienes, obras y servicios, para las que ha sido nombrado;

n. Otras actividades que se le asignen en apoyo a la gestión de la UCP;


Tendrá como autoridad inmediata superior al Coordinador General de la UCP y desempeñará sus funciones coordinando y supervisando al Especialista de Monitoreo y Especialista en Medioambiente.

c. Especialista en Adquisiciones

El área de adquisiciones estará a cargo de un profesional universitario en ingeniería, ciencias económicas o áreas afines. Con experiencia de 5 años en el campo de las adquisiciones bajo políticas de organismos multilaterales (BID/Banco Mundial/UNOPS) en procesos de licitación de Obras, Bienes y Concursos de Servicios de Consultoría por montos iguales o superiores a los US$15.0 millones; 2 años en procesos de adquisición de Obras. Conocimientos: Ley de contratación del estado, Intermedio/avanzado en el manejo de herramientas Microsoft Office (Word, Excel, Power Point Project Access) en ambiente Windows e Internet, metodologías de adquisición de multilaterales y del estado.


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Objetivo

a. Preparar y facilitar los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios de consultoría del Programa Apoyo a la Integración de Honduras en el MER en el marco del Plan de Adquisiciones y Plan de Ejecución del Proyecto, aplicando la normativa del BID y asegurando la aplicación estricta de las normas y las mejores prácticas a fin de que los procesos fluyan adecuadamente en tiempo y forma interactuando con las diferentes instancias de la ENEE involucradas en los procesos.

b. Asegurar la elaboración de los documentos de adquisición aplicables, Comités de Evaluación y completar el proceso de adjudicación previo la No objeción del Banco, coordinando la apertura de las propuestas, formulación de informes, elaboración de contratos y toda documentación requerida para la adjudicación de los procesos.

Funciones

a. Preparar el Plan de Adquisiciones (PA) del Proyecto de los diferentes Componentes para las diferentes Categorías de inversión, utilizando el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) o mediante una hoja electrónica, como esté acordado con el Banco.

b. Preparar y publicar anualmente, con las autorizaciones respectivas, el anuncio general de adquisiciones del Proyecto, para su publicación en el United Nations Development Business (UNDB) basado en las principales actividades del PA a su cargo.

c. Planificar, coordinar y dar seguimiento al avance de los diferentes procesos de licitación/concurso de bienes, obras y servicios de consultoría

d. Realizar las gestiones necesarias para resolver cualquier problema generado en un proceso de adquisición relacionado con aclaraciones, inconformidades, solicitudes de información según se ha previsto en las normas y el Manual Operativo del proyecto.

e. Garantizar el fiel cumplimiento de las condiciones de elegibilidad que se establecen en el Documento de la Operación y en las políticas de adquisiciones del Banco Interamericano de Desarrollo, para el uso de fondos en las diferentes categorías de inversión y con los diferentes métodos de adquisición establecidos.

f. Dar seguimiento al avance de las diferentes licitaciones y/o contrataciones de bienes, obras, servicios distintos a los de consultoría, y servicios de consultoría con los Coordinadores de Componente y los Directores de Línea de la ENEE. De igual manera realizar las gestiones necesarias para resolver cualquier duda o problema generado en un proceso de adquisiciones o contratación relacionado con aclaraciones, inconformidades, solicitudes de información, conforme se haya previsto en el Manual de Operación del Proyecto.

g. Preparar toda la documentación necesaria, para el funcionamiento de los comités y coordinar los comités de apertura, evaluación y negociación de ofertas de servicios.

h. Coordinar con las áreas Técnicas de la ENEE la información y contenido de las partes no estándares de los documentos estándar/armonizados y modelos acordados con el BID para


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la ejecución, asegurando que la información técnica sea consistente, con los temas de elegibilidad de bienes y servicios y otros insumos que rigen los contratos.

i. Formular los expedientes documentales y electrónicos relacionados con las actividades de adquisición, y proporcionar aclaraciones, actualizaciones o llevar a cabo ajustes, conforme se acuerde para la operación del Proyecto, y para cumplir con los requerimientos de la revisión ex ante y expos que aplican al Proyecto.

j. Garantizar la preparación de los expedientes de cada proceso conforme a la Normativa.

k. Establecer el procedimiento de resguardo de todos los documentos legales y financieros requeridos para el proceso de evaluación de ofertas.

l. Elaborar los contratos adjudicados y notificaciones correspondientes


Tendrá como autoridad inmediata al Coordinador General de la UCP y desempeñará sus funciones en relación con las áreas técnicas de la ENEE involucradas en los procesos descritos en el Plan General de Adquisiciones.

d. Especialista Financiero

El área Financiera estará a cargo de un profesional universitario del área administrativa financiera, contaduría pública, gerencia de proyectos o carreras afines. Con experiencia de 10 años en posiciones relacionadas con la administración de proyectos del sector público, 5 años en el campo financiero contable en proyectos de la cooperación internacional por montos igual o superior a los 20 millones de dólares, al menos 3 años en proyectos financiados por el BID. Con conocimientos generales de la Ley de contratación del estado, Intermedio/avanzado en el manejo de herramientas Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Project, Access) en ambiente Windows e Internet; adquisición de organismos multilaterales y del estado, programación financiera y flujos de caja, gestión de trámites administrativos para la ejecución de acciones propias de la administración pública, diseño e implementación de herramientas financiero contables.

Objetivo

Asegurar el manejo administrativo financiero y contable de los fondos del Programa garantizando el uso y manejo transparente de los recursos para lograr los objetivos del Programa, con un adecuado control Interno, que implique el cumplimiento de los procedimientos y formas establecidos en el Manual Operativo del Programa, las normas y políticas del Banco y las buenas prácticas de gestión administrativa financiera.


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Funciones

a. Asegurar el cumplimiento de los requerimientos del Banco en lo relativo a las cláusulas de carácter contable/financiero del Proyecto elaborando una matriz de seguimiento (préstamo, Manual operativo y convenios interinstitucionales aplicables a la ejecución del Programa)

b. Elaborar y revisar la programación financiera de las necesidades de recursos del Proyecto.

c. Elaborar y revisar flujo de caja y el Plan Anual de Adquisiciones (PAA), con base al Plan Operativo Anual (POA). Asegurando que todas las actividades financiadas con recursos del Préstamo sean consistentes con lo dispuesto por el Contrato de Préstamo y el Manual Operativo.

d. Asegurar que el registro contable de la ejecución de los recursos del Programa sea según los requerimientos del Banco, aplicando elementos de control interno.

e. Revisar las conciliaciones bancarias del anticipo de fondos en forma mensual conforme a los registros contables, según los requerimientos del Banco y mantenerlas actualizadas.

f. Elaborar conjuntamente con el Coordinador de la UCP el anteproyecto de presupuesto anual, requerido por la Secretaría de Finanzas.

g. Elaborar los informes del Programa en forma periódica conforme a los requerimientos del Banco (informe mensuales y semestral del uso del anticipo de fondo y estados financieros anuales auditados, y otra información financiera – administrativa solicitada) y las justificaciones del uso de los recursos del Programa acompañados de la documentación soporte.

h. Preparar los informes financieros requeridos por la SEFIN y BID, que reflejen el avance financiero del programa, disponibilidades, gastos y cualquier otra información financiera solicitada.

i. Procesar en forma adecuada y oportuna todas las obligaciones financieras a ejecutar por la UCP, asegurando la disponibilidad de fondos para cubrir los compromisos en forma oportuna.

j. Elaborar los términos de referencia para la contratación de los auditores externos.

k. En coordinación con el Especialista de Adquisiciones, contratar la auditoría del Programa según los procedimientos del Banco.

l. Revisar los Estados Financieros mensuales y elevarlos al Coordinador General y al Subgerente Administrativo Financiero para su revisión y firma.

m. Implementar políticas y herramientas de control interno para asegurar una adecuada gestión fiduciaria del Programa.


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n. Asegurar un adecuado y actualizado archivo y custodia de la documentación original de soporte de la ejecución del Programa (pagos, solicitudes de desembolso y justificación de gastos).

o. Gestionar y tramitar las solicitudes de desembolso del financiamiento, asegurando que se presenten al Banco completas y cumplan con los requerimientos establecidos en las normas y políticas del Banco.

p. Velar por el buen uso de los fondos, asegurando que los pagos que se presenten a la UCP estén completos y cumplan con los requerimientos establecidos en el contrato suscrito con el proveedor de obras, bienes o servicios, MO, normas y políticas del Banco.

q. Revisar todas las transacciones operativo/financieras, de acuerdo al momento que ocurran los eventos, y generar los reportes correspondientes.

r. Revisar, proponer, y una vez aprobados dichos cambios, implementar las modificaciones aprobadas al Manual Operativo.

s. Todas las demás funciones administrativas – financieras necesarias para el logro de los objetivos del Programa, que defina el Coordinador de la UCP.


Tendrá como autoridad inmediata al Coordinador General del Programa y desempeñará sus funciones en estrecha relación con la Coordinación Técnica de la UCP.

e. Especialista de Monitoreo

El área de Monitoreo y Evaluación, la integrará un Profesional Universitario de Ingeniería Eléctrica, Civil, Mecánica o carreras afines a las ramas de la ingeniería aplicada a la construcción o perfeccionamiento de estructuras. Experiencia: Al menos 2 años de experiencia en proyectos de construcción en el sector energía eléctrica o infraestructura. Al menos 2 años de experiencia en diseño, ejecución, evaluación o seguimiento de proyectos financiados por la cooperación internacional o el sector privado y público. Conocimientos: En el manejo de Microsoft Project, herramientas Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Access) en ambiente Windows e Internet; en áreas tales como planificación estratégica, investigación, formulación, evaluación de proyectos, desarrollo social, Marco Lógico, seguimiento y evaluación de indicadores o afines, presupuestos y costos.

Objetivo

Garantizar la correcta y oportuna información sobre el seguimiento y monitoreo de los proyectos, cumplimientos de indicadores, reportes periódicos, implementando las herramientas establecidas por el Banco, ENEE y Gobierno Central para efectos de generar los reportes y controles establecidos por estas instituciones.


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Funciones

a. Liderar la preparación del PEP y sus actualizaciones

b. Elaborar los POA

c. Revisar periódicamente el cumplimiento de los indicadores de la Matriz de Resultados del Programa.

d. Realizar el seguimiento de las actividades del Programa y supervisar el cumplimiento de las metas físicas en coordinación con los Órganos de línea de Proyecto y la ejecución financiera con el administrador/financiero.

e. Realizar el seguimiento y monitoreo de los indicadores, actividades, productos, resultados previstos en la Matriz de Resultados, el POA y PA.

f. En conjunto con la ECG recopilará información para brindar insumos para la elaboración del Project Monitoring Report - PMR, and Project Completion Report – PCR.

g. Participar en la medición de indicadores de resultados e impacto y su metodología de medición y llevar el archivo sobre las fuentes de verificación.

h. Efectuar periódicamente visitas de inspección para verificar la ejecución de las actividades de los Proyectos.

i. Mantener actualizados los sistemas y bases de datos para monitorear el Programa financiado por el BID.

j. Elaborar los reportes para retroalimentar a la toma de decisiones del Programa sobre las medidas necesarias para el adecuado avance y el cumplimiento de indicadores.

k. Coordinar con la Firma Supervisora Externa y con el Área Técnica de ENEE la realización de reuniones periódicas y la entrega de informes de seguimiento, que se programen para el desarrollo del programa.

l. Elaborar Informes semestrales de progreso como instrumento para la supervisión y ejecución del programa.

m. Elaborar los informes trimestrales y fichas ejecutivas del proyecto para remisión a Gerencia y SEFIN.

n. Elaborar toda la documentación e informes de seguimiento requeridos por las diferentes instancias.

o. Mantener actualizado el Manual de Operaciones en los aspectos de monitoreo y evaluación.

p. Otras funciones que el Coordinador General, le designen en su Área de especialidad.


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Tendrá como autoridad inmediata superior al Coordinador Técnico y desempeñará sus funciones en estrecha relación y coordinación con la Unidad de Planificación

f. Especialista en Medioambiente

El Especialista en Medioambiente estará a cargo de un profesional de ingeniería ambiental o carreras afines con conocimientos de la legislación de país sobre el tema, las políticas ambientales de la cooperación internacional y su aplicación en la ejecución y monitoreo de las actividades medioambientales. Debe contar con experiencia de 5 años en posiciones relacionadas con la supervisión ambiental de proyectos del sector energía eléctrica o infraestructura. Al menos 2 años de experiencia en el seguimiento ambiental de proyectos financiados por la cooperación internacional o el sector privado y público. Con conocimientos Intermedio/avanzado en el manejo de herramientas Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Project, Access) en ambiente Windows e Internet.

Objetivo

Asegurar el cumplimiento del PGAS, y el IGAS del Banco que incluye entre otras: las Medidas de mitigación, contratos de los contratistas, términos de referencia del supervisor ambiental, entre otros, en estrecha relación y en coordinación con la Unidad Ambiental de la ENEE, las entidades de control ambiental nacional y local y Departamento de Salvaguardas ambientales del Banco.

Funciones

a. Servir de enlace con la Unidad de Estudios Ambientales, Áreas Técnicas de ENEE, el Banco y UMA’s durante la ejecución del Programa

b. Elaboración del PGAS del proyecto conforme a los términos de referencia indicados por la SERNA.

c. Gestionar y dar seguimiento de la licencia ambiental del proyecto y otras autorizaciones y permisos complementarios de carácter ambiental que sean necesarias previo a la ejecución del proyecto.

d. Dar seguimiento y asegurar el cumplimiento de las actividades ambientales indicadas en los documentos técnicos emitidos por la SERNA en la ejecución del proyecto.

e. Velar por el cumplimiento del IGAS y PGAS en la ejecución del proyecto en coordinación de la UEA.

f. Elaborar la sección de Medioambiente del Informe Semestral del Programa.

g. Elaborar toda la documentación e informes requeridos por las diferentes instancias.

h. Control y seguimiento de la vigencia y actualización de las licencias ambientales para la


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ejecución de las obras que se ejecuten en el marco del Programa

i. Elaborar los Términos de Referencia y posterior seguimiento de consultorías ambientales derivadas del Programa.

j. Apoyar las actividades relacionadas con las evaluaciones y auditorías ambientales que se deriven de la ejecución del Programa, cuando aplique.

k. Participar e integrar cuando se requiera los comités de evaluación de los procesos de selección de diversas consultorías relacionadas con el tema ambiental.

l. Revisar la documentación presentada por consultores relativos al tema ambiental, validación de la misma, productos y pagos.

m. Efectuar la supervisión, control y seguimiento en el aspecto ambiental de las obras y consultorías contratadas por el programa.

n. Otras funciones que el Coordinador General, le designen en su Área de especialidad.


Tendrá como autoridad inmediata superior al Coordinador Técnico y desempeñará sus funciones en estrecha relación y coordinación con la UEA.

g. Contador

Esta posición estará a cargo de un profesional universitario a nivel de Licenciatura en Contaduría Pública, haber sido capacitado en el SIAFI/UEPEX, con conocimientos de los dispositivos del BID en materia contable, las guías para la preparación de estados financieros y requisitos de auditoria (AF200) y otras que regulan la ejecución contable. Cinco años de experiencia en contabilidad en el sector público, y no menor de tres con organismos de cooperación multilateral. Experiencia en la elaboración de estados financieros basados en las Normas del BID.

Objetivo

Realizar y tener a su cargo el manejo contable del Programa.

Funciones

a. Generar y analizar el paquete contable acordado entre el BID y la Secretaria de Finanzas a fin de cumplir con la generación de Estados Financieros mensuales desde el SIAFI/UEPEX.

b. Desarrollar e implementar sistemas de control interno contable, efectivo para garantizar la confiabilidad del proceso de desembolsos y ejecución del Programa.


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c. Elaborar los estados Financieros, y otros reportes financieros del Programa de conformidad a las normas y fechas establecidas en los lineamientos del Contrato de Préstamo.

d. Elaborar los asientos contables a partir de las operaciones que se efectúen.

e. Ejecutar la fase de devengado en el SIAFI de las operaciones que realiza el Programa, verificando la conformidad de la documentación que sustenta cada operación de egreso e ingreso de fondos del Programa, de acuerdo con las exigencias de la normatividad vigente, elaborando informes respecto de los devengados no girados.

f. Elaborar los registros contables de cada operación de egreso e ingreso de fondos del programa para su registro administrativo-contable en el SIAFI/UEPEX así como todas aquellas otros registros que afecten la ejecución de los proyectos los cuales deberán efectuarse en el momento que ocurran.

g. Efectuar el análisis de las cuentas y mantener los saldos debidamente conciliados

h. Facilitar a la Firma Auditora la información y documentación de respaldo de la gestión administrativa financiera.

i. Realizar los ajustes y regularizaciones de las cuentas patrimoniales del Programa a fin de conciliarlas posteriormente con la contabilidad de la ENEE.

j. Mantener actualizada la matriz de bienes adquiridos con recursos del Programa para su respectivo control de bienes.

k. Realizar la conciliación de las cuentas contables con la ENEE.

l. Efectuar el cierre contable mensual generando reportes en la primera quincena del mes.

m. Cerciorarse de que todos los asientos contables que se deriven de la ejecución del Programa sean registrados en forma oportuna en la contabilidad de la ENEE.

n. Registrar todas las transacciones operativo/financieras, de acuerdo al momento que ocurran los eventos, y generar los reportes correspondientes.


Tendrá como autoridad inmediata superior al Especialista Financiero y desempeñará sus funciones en coordinación con el Oficial Financiero.

h. Oficial Financiero

La posición de Oficial Financiero está a cargo de un(a) profesional con formación universitaria en contaduría pública, finanzas, economía o carreras afines, con conocimientos de las normas del BID, leyes y normas del Sector Público, SIAFI/UEPEX. Cinco años de experiencia general en el área financiera y como mínimo un año en Programas financiados con fondos externos. Experiencia en el manejo del SIAFI/UEPEX.


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Objetivo

Asistir operativamente al Especialista Financiero en la realización de tareas administrativas,

financieras y contables, requeridas para la correcta y oportuna ejecución de los procesos a realizarse

en el marco del Programa

Funciones

a. Apertura y mantenimiento de las cuentas bancarias específicas a nombre del Programa,

b. Elaborar las conciliaciones bancarias del fondo rotatorio en forma mensual conforme a los registros contables, según los requerimientos del Banco y mantenerlas actualizadas,

c. Apoyar al Especialista Financiero en la elaboración del anteproyecto de presupuesto anual, requerido por la SEFIN,

d. Elaborar la parte financiera del informe trimestral entregado a la Junta Directiva de la ENEE,

e. Apoyar en la elaboración de los informes periódicos de ejecuciones financieras mensuales, trimestrales y anuales requeridos por entes estatales especializados y el Organismo Financiador

f. Ingresar al SIAFI en forma adecuada y oportuna todas las obligaciones financieras (precompromisos) a ejecutar por la UCP, asegurando la disponibilidad de fondos para cubrir los compromisos en forma oportuna, incluyendo los pagos,

g. Mantener un adecuado y actualizado archivo y custodia de la documentación original de soporte de los gastos del Programa, las solicitudes de desembolso y todo lo relativo a la gestión Administrativa Financiera de la UCP

h. Gestionar y tramitar las solicitudes de desembolso de los fondos de contraparte ante la ENEE,

i. Revisar cada una de las solicitudes de pago que se presenten a la UCP estén completas y cumplan con los requerimientos establecidos en las normas y políticas del Banco,

j. Monitorear el pago correspondiente de los consultores, proveedores y contratistas y de los otros compromisos asumidos por el Programa,

k. Controlar y custodiar las fianzas y garantías efectuando el seguimiento correspondiente hasta su devolución o ejecución según sea el caso,

l. Programar el pago de los compromisos contraídos y/o por contraer, de acuerdo al presupuesto de gastos aprobado y al calendario de compromiso y a la programación de los desembolsos con recursos del Banco

m. Capacitar y entrenar en materia de políticas y procedimientos financieros a los consultores del Proyecto que sean contratados para apoyar a las áreas técnicas, así como proporcionar asistencia técnica a las áreas técnicas de la ENEE, para garantizar la correcta aplicación de los procedimientos del Banco Interamericano de Desarrollo en todas y cada una de las actividades de adquisiciones en el Proyecto,

n. Ingresar los pagos en el SIAFI generados de los compromisos contractuales suscritos con recursos del Programa


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o. Ingresar cuotas de compromiso trimestrales y modificaciones a las mismas,

p. Realizar todos los pasos que alimentan al módulo UEPEX hasta generar las solicitudes de desembolso,

q. Otras funciones pertinentes que le asigne el Especialista en Administración Financiera o el Coordinador de la UCP.


Tendrá como autoridad inmediata superior al Especialista Financiero y desempeñará sus funciones en coordinación con el Contador.

i. Auxiliar Administrativo

La posición de Auxiliar Administrativo está a cargo de un(a) profesional con formación universitaria o pasante universitario en el área de las ciencias económicas con conocimientos de las normas de ejecución de proyectos de la cooperación internacional. Cinco años de experiencia general, y dos años en campo administrativo en Programas financiados con fondos externos. Conocimiento en el SIAFI y en el manejo del Avanzados de Oficce (Access, Excel, infoPath Designer, infoPath Filler, One Note, Outlook, Power Point, Project, Publisher, Visio, Word y otros) , Adobe Acrobat, entre otros.

Objetivo

Asistir administrativamente al personal de la UCP para la realización de las diferentes actividades requeridas para la correcta y oportuna ejecución de los procesos en las áreas financiera, de adquisiciones y técnicas en el marco del Programa.

Funciones

a. Elaboración, programación, administración, vinculación, monitoreo, seguimiento y cumplimiento de base de datos (Access) a nivel externo e interno.

b. Mantener y controlar el equipo y materiales de oficina del Proyecto.

c. Control de la correspondencia externo, ruta de documentación, control de pendientes en

diferentes dependencias tanto a nivel interno como externo, control interno de

cumplimiento de actividades de personal de la unidad.

d. Monitoreo y seguimiento de Casillero oficial de la UCP.

e. Recepción y remisión de documentación oficial.

f. Asistencia al Área de Adquisiciones en la recepción, remisión y seguimiento a solicitudes de

participación, avisos, consultas, aclaraciones, enmiendas de los procesos de licitación a

diferentes empresas y/o instituciones en los procesos de adquisición con normas BID.

g. Asistir en la preparación de expedientes de adquisiciones, administración de contratos.


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h. Asistir al Área Técnica en compilación de información para la elaboración de los informes u

otros documentos.

i. Apoyar al Área Financiera en la gestión de pagos.

j. Realizar gestiones administrativas para el funcionamiento de la UCP, elaboración y

seguimiento de órdenes de taller, órdenes de envíos, órdenes de compra, requisiciones,

retiro de materiales, equipo y útiles de Oficina, licencias de personal, tramites de pago

entre otras.

k. Archivo y Custodia de la correspondencia.

l. Coordinación logística.

m. Realizar configuración, instalación de software necesario para las actividades en la UCP y

back-up de toda la información del equipo de la UCP.


Tendrá como autoridad inmediata al Coordinador General del Programa y desempeñará sus funciones en estrecha relación con todas las áreas de la UCP.

5. MECANISMOS OPERATIVOS DEL PROGRAMA

5.1. Técnicos 5.1.1. Supervisión de contratos

La supervisión de las obras, bienes o servicios contratados por la ENEE con cargo al préstamo son responsabilidad directa del área técnica especializada de la ENEE, es decir la dependencia para la que se ha efectuado la adquisición conforme a los componentes del proyecto. Esta supervisión implica el seguimiento en campo para el cumplimiento del contrato con los proveedores, consultores o contratistas y debe ser oficializada en cada Contrato suscrito con el Proveedor de Obras, Bienes o Servicios por designación de la Gerencia General, debido a que estas dependencias cuentan con el personal especializado de campo y técnico.

La UCP apoya al área técnica especializada de la ENEE en el cumplimiento de estos contratos y sus cláusulas desde la perspectiva de la aplicación de las normas de adquisiciones, financieras y las mejores prácticas, velando por eficiencia en el uso de los recursos y la implementación del proyecto, apoyando al área técnica y otras instancias de la ENEE en la supervisión y cumplimiento de los contratos suscritos con los proveedores de obras bienes y servicios, asegurando el fiel cumplimiento de la normativa y la ejecución en los plazos previstos .

En adición, la supervisión de las obras descritas en el Componente I del préstamo estará complementada por una Supervisión Externa para lo cual la UCP efectuará el proceso de adquisiciones correspondiente en base al Plan de Adquisiciones. La administración del contrato de Supervisión Externa estará a cargo de la División de Ingeniería.


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El Área Técnica Especializada de la ENEE es la responsable de recibir a satisfacción las obras, bienes o servicios, emite su opinión acerca del cumplimiento de las condiciones requeridas en el contrato. En el caso de las Obras específicamente citadas en el Componente I estará a cargo de la Supervisión Externa en coordinación con la División de Ingeniería y la UCP para asegurar el cumplimiento de las cláusulas del contrato y la aplicación de las normas.

El área técnica especializada de la ENEE designará el personal técnico y de campo requerido para la supervisión de los proyectos, esto incluye pero no se limita a Ingenieros electricistas, mecánicos, civiles, comunicaciones, técnicos electricistas y civiles, cadeneros, topógrafos.

Asimismo el Área Técnica especializada de la ENEE es responsable de preparar cuando sea requerido informes sobre la ejecución de los proyectos según el contenido descrito en el Anexo 5.

5.2. Fiduciarios

La UCP es la responsable de efectuar los procedimientos fiduciarios que permitan la adecuada gestión del Préstamo, esto incluye la adquisición en base a las políticas del Banco, los pagos en base a las normas financieras y las disposiciones nacionales tales como: la Ley de Presupuesto, Disposiciones Generales del Presupuesto así como las disposiciones internas de la ENEE en cuanto al control de proyectos, desembolsos, registros de la información financiera del Programa y de los aportes de la ENEE, la ejecución de contratos con la participación del área técnica en la supervisión de campo.

La Gerencia General, Subgerencia Administrativa Financiera, Asesoría Legal, Tesorería, Recursos Financieros, Contabilidad y Presupuesto participan en los procesos en diferentes niveles, es decir ya sea para el suministro e intercambio de información, elaboración de reportes institucionales, aprobación y emisión de pagos, elaboración de dictámenes previo a la contratación, opiniones legales y dictámenes durante la ejecución de los contratos, modificaciones/incrementos presupuestarios tanto de fondos externos como nacionales.

Las modificaciones presupuestarias (incrementos/decrementos) y la aprobación del Plan General de Adquisiciones del Programa requieren la aprobación de la Junta Directiva.

El Área Técnica especializada de la ENEE participa en la elaboración de términos de referencias, especificaciones técnicas, criterios de evaluación, seguimiento y supervisión técnica de los proyectos o adquisiciones de obras, bienes o servicios así como también la recepción de las obras y aprobación de las estimaciones y documentación de pago presentadas por los contratistas.


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6. MECANISMOS OPERATIVOS DE ADQUISICIONES DEL PROGRAMA

6.1. Condiciones generales para los procesos de adquisición

a) La ejecución de las adquisiciones será realizado de acuerdo a lo establecido en el

Contrato de Préstamo. Las Políticas de Adquisiciones aplicables en este Programa están

recogidas en el documento GN-2349-9 “Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras

financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo” y GN-2350-9 “Políticas para la

Selección y Contratación de Consultores financiados por el Banco Interamericano de

Desarrollo”. Si las Políticas de Adquisiciones fueran modificadas por el Banco, serán

llevadas a cabo de acuerdo con las disposiciones de las Políticas de Adquisiciones

modificadas, una vez que éstas sean puestas en conocimiento del Prestatario y el

Prestatario acepte por escrito su aplicación.

b) Antes de iniciar cualquier proceso se debe haber publicado el Aviso General de

Adquisiciones (AGA) y tener un Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco.

c) Para la contratación de consultorías, obras, servicios diferentes de consultoría y la

adquisición de bienes, se podrá utilizar cualquiera de los métodos descritos en las

Políticas de Adquisiciones, siempre que dicho método haya sido identificado para la

respectiva adquisición o contratación en el Plan de Adquisiciones aprobado por el

Banco.

6.2 Plan de Adquisiciones El Plan de Adquisiciones (PA) y sus actualizaciones será generado del Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA), el cual será sometido a la No Objeción del Banco a través de este mismo sistema. El PA detallará las adquisiciones para los primeros dieciocho (18) meses de ejecución del Programa y será actualizado anualmente o cuando sea necesario. No podrá iniciarse ningún proceso de adquisición que no se encuentre incluido en el PA vigente. En el SEPA se ingresará la siguiente información: a. El presupuesto asignado para cada tipo de gastos: obras, bienes, consultorías y

capacitaciones.

b. El presupuesto del Programa por categoría de inversión.

c. Los umbrales que determinan el uso de la licitación pública internacional para obras y

bienes y la integración de lista corta con consultores internacionales.

d. La carga del PA se hace introduciendo los siguientes datos: tipo de gasto (obras, bienes,

consultorías o capacitaciones) nombre y descripción del proceso, método de selección,


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documento base a ser utilizado, forma de contrato, presupuesto estimado para la ejecución

del contrato, tipo de revisión del banco “ex – ante” o “ex – post” según se haya acordado

con el Banco, fechas programadas para hitos claves del proceso.

e. El seguimiento al PA se realiza introduciendo los datos reales de contratación incluyendo

nombre de la empresa ganadora, fechas reales de los hitos claves del proceso y los montos

de los contratos suscritos.

Los perfiles de los usuarios del SEPA, son:

“Edición” asignado al Especialista de Adquisiciones, responsable de cargar el SEPA y

generar el PA.

“Aprobación” asignado a la Coordinadora General de la UCP, responsable de aprobar los

datos y enviar al Banco para No Objeción.

“Consulta” asignado al Especialista en Monitoreo.

El avance de las contrataciones de acuerdo a lo previsto en el PA, se reportará trimestralmente a la Gerencia General para su posterior remisión a la Junta Directiva. 6.3 Métodos y umbrales de las Adquisiciones

De acuerdo al Contrato de Préstamo los umbrales que determinan el uso de LPI y la integración de listas cortas con consultores internacionales se encuentra en el Sitio Web www.iadb.org/procurement (Ver Anexo No. 2 Montos para Adquisición de Bienes y Obras y Selección Servicios de Consultoría). A continuación se resumen los valores que aplican para Honduras:

MONTOS LÍMITES en Miles de US$

Tipo de Adquisición

Licitación Pública Internacional

Licitación Pública Nacional

Tres Presupuestos / Comparación de Precios

OBRAS >1,500 150 – 1,500 <150

BIENES >150 25 – 150 <25

MONTOS LÍMITES

Lista corta Lista corta integrada únicamente por Nacionales

CONSULTORÍA >=200 <200

Cuando se trate de obras sencillas y bienes comunes y cuyo valor se encuentre por debajo del monto para LPI, se podrán adquirir a través de Comparación de Precios.

http://www.iadb.org/procurement


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6.4 Procedimiento de Licitación de obras y bienes Aspectos relevantes a considerar: a) El Documento Estándar de Licitación (DEL) a ser utilizado deberá ser acordado con el Banco.

Para las LPN, se utilizará el documento estándar de licitación homologado entre la Oficina

Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE) y el Banco.

b) No se realizará una precalificación separada, por lo que se solicitará a los oferentes en el

DDL, la información y documentos requeridos para establecer la capacidad técnica y

financiera de los oferentes.

c) El plazo que se conceda para la preparación y presentación de ofertas se determinará

teniendo en cuenta las circunstancias, magnitud y complejidad del contrato. De acuerdo a

las políticas este plazo no debe ser inferior a seis (6) semanas en LPI y, cuando se trate de

obras civiles de gran envergadura o de elementos de equipo complejo no debe ser menor a

doce (12) semanas.1

d) Las Enmiendas o Adendas modifican el DDL y requieren la No Objeción del Banco. Las

Aclaraciones no modifican el DDL y por lo tanto no requieren la No Objeción del Banco.

e) No se cobrará a los Oferentes por adquirir los DDL.

f) Las ofertas se abrirán en acto público y se levantará un acta, copia de la cual se enviará al

Banco y a todos los participantes.

g) El Comité de Evaluación preparará un informe detallado sobre la evaluación y comparación

de las ofertas en el cual se explique las razones específicas en que se basa la recomendación

para la adjudicación del contrato.

El proceso de licitación de obras y bienes se desarrolla en las siguientes etapas con los responsables e involucrados como se describe en la siguiente tabla:

Etapa Responsable Otros Involucrados

1. Definición de

especificaciones

técnicas, planos, lista

de cantidades,

presupuesto y

criterios de

evaluación.

Área Técnica ENEE especializada en el tema u objeto de la licitación. Componente I: División de Ingeniería. Componente II: División de Operación. El Especialista Ambiental prepara los documentos de su especialidad.

El Coordinador Técnico (CT) verificará la documentación recibida del Área

Técnica especializada de la ENEE.

1 Artículo 2.44 de las Políticas GN-2349-9


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2. Elaboración de

Documento base.

Especialista de Adquisiciones en estrecha relación con el Coordinador Técnico (CT).

La Asesoría Legal revisará el formato de contrato previo al envío al Banco. El Área Técnica ENEE validará el DDL, previo al envío al Banco para No Objeción.

3. Publicación del

Llamado a Licitación

(cuando se reciba la

No Objeción del

Banco al DDL)

Especialista de Adquisiciones realiza la publicación en el UNDB si es LPI. En HONDUCOMPRAS y en la página WEB de la ENEE en todos los casos. Relaciones Públicas realiza la publicación en los periódicos locales en todos los casos.

El Gerente General (GG) firma el llamado a licitación como requisito previo a la publicación. La Coordinadora General valida el aviso y gestiona la firma del GG.

4. Enmiendas y

Aclaraciones. (Las

Enmiendas

Requieren la No

objeción del Banco)

Especialista de Adquisiciones cuando las consultas sean de procedimiento. Área Técnica de la ENEE especializada cuando las consultas sean de tipo técnico.

El CT revisa las Enmiendas y Aclaraciones. La Coordinadora General valida el documento y gestiona la firma del GG. El Gerente General (GG) firma las Enmiendas como requisito previo a la publicación y entrega a los participantes.

5. Recepción y Apertura

de Ofertas

Comité de Recepción y Apertura nombrado como se indica más adelante.

El Especialista de Adquisiciones asesora al Comité de Recepción en procedimientos de adquisiciones.

6. Evaluación de

Ofertas (Preparación

de Informe de

Evaluación)

Comité de Evaluación nombrado como se indica más adelante.

El Especialista de Adquisiciones asesora al CE en temas de adquisiciones y aplicación de políticas.

7. Notificación de

Resultados y

Adjudicación del

Contrato (cuando se

reciba la No Objeción

del Banco al Informe

de Evaluación).

El Especialista de Adquisiciones prepara la Carta de Aceptación de Oferta (Adjudicación) y las cartas de notificación de resultados.

El Gerente General (GG) firma las cartas. La Coordinadora General valida las cartas y gestiona la firma del GG.

8. Preparación del

Contrato

El Especialista de Adquisiciones prepara el contrato.

Asesoría Legal emite dictamen.

9. Suscripción del

Contrato

Gerente General La Coordinadora General gestiona la firma del GG.

10. Publicación de la El Especialista de Adquisiciones La Coordinadora General valida el


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adjudicación prepara el Informe de Adjudicación conforme a lo dispuesto en el Artículo 2.60 de las Políticas GN-2349-9, prepara la carta de remisión al Banco y solicita la publicación en el UNDB online.

informe y lo remite al Banco.

6.5 Procesos de Selección y Contratación de Servicios de Consultoría (Empresas)

Aspectos relevantes a considerar: a) La Solicitud Estándar de Propuesta (SEP) a ser utilizada será la Versión Julio 2013 que se

encuentra en el Sitio Web del Banco. Este mismo documento se utilizará para procesos con

Listas Cortas compuestas únicamente por Consultores Nacionales (umbral menor a USD

200,000.00), debido a que la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado

(ONCAE) no tiene una SEP para concursos nacionales.

b) El plazo que se conceda para la preparación de propuestas debe considerar las tareas que

se asignen al Consultor, el cual no deberá ser inferior a cuatro (4) semanas ni superior a tres

(3) meses (por ejemplo, para servicios que requieran el establecimiento de una metodología

sofisticada o la preparación de un plan maestro multidisciplinario).2

c) Las Enmiendas o Adendas modifican la SP y requieren la No Objeción del Banco. Las

Aclaraciones no modifican la SP y por lo tanto no requieren la No Objeción del Banco.

d) No se cobrará a los Consultores participantes por adquirir la SP.

e) Los sobres con las propuestas técnicas deben ser abiertos inmediatamente por el Comité de

Recepción de Propuestas, después de la hora de cierre para la presentación de propuestas.

Las propuestas de precio deben permanecer cerradas y deben quedar en custodia de la UCP

hasta que se proceda a abrirlas en público.

f) El Comité de Evaluación preparará el Informe de Evaluación Técnica (IET) aplicando los

criterios de evaluación establecidos en la SP.

g) Las propuestas de precio serán abiertas en público por el Comité de Evaluación en presencia

de los representantes de los Consultores que decidan asistir, de conformidad al

procedimiento establecido en la SP. De este acto se levantará un acta, copia de la cual se

entregará a los Consultores que hayan entregado Propuestas y al Banco.

h) El Comité de Evaluación hará la Evaluación Combinada de Calidad y Costo de conformidad

con las disposiciones de la SP y preparará el Informe Final de Evaluación. 2 Artículo 2.13 de las Políticas GN-2350-9


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i) El Informe de Evaluación Final deberá ser remitido para información del Banco; después de

lo cual, se notificará a la Firma que haya recibido la calificación más alta en la evaluación

final la intención de adjudicarle el contrato y será invitada a negociar.3

El proceso de Selección y Contratación de Servicios de Consultoría (Empresas) se desarrolla en las siguientes etapas con los responsables e involucrados como se describen en la siguiente tabla:


1. Elaboración de TDRs

y presupuesto.

Área Técnica ENEE especializada en el tema de la Consultoría. Componente I: División de Ingeniería. Componente II: División de Operación.

El CT verificará la documentación recibida del Área Técnica

especializada de la ENEE.

2. Preparación del

Aviso de Solicitud de

Expresiones de

Interés (EI).

Especialista de Adquisiciones en estrecha comunicación con el Coordinador Técnico.

Ninguno

3. Publicación anuncio

con solicitud de EI


No Objeción del

Banco al anuncio, a

los TDR y al

Presupuesto)

Especialista de Adquisiciones realiza la publicación en el UNDB si el concurso es internacional. En HONDUCOMPRAS y en sitio WEB de la ENEE en todos los casos. Relaciones Públicas realiza la publicación en los periódicos locales en todos los casos.

El Gerente General (GG) firma el aviso como requisito previo a la publicación. La Coordinadora General valida el aviso y gestiona la firma del GG.

4. Recepción de

Documentos de EI.

Comité de Recepción nombrado como se indica más adelante.

El Especialista de Adquisiciones apoya en el acto de recepción.

5. Análisis de

expresiones de

interés (Informe con

Lista Corta)



3 Apéndice 1, literal (c ) de las Políticas GN-2350-9


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6. Preparación de

documento de

Solicitud de

Propuesta (SP).

Especialista de Adquisiciones en estrecha relación con el Coordinador Técnico (CT).

La Asesoría Legal revisará el formato de contrato previo al envío a No Objeción del Banco. El Área Técnica ENEE especializada validará la SP, previo al envío al Banco para No Objeción.

7. Notificación de

conformación de

Lista Corta (LC),


No Objeción del

Banco).

El Especialista de Adquisiciones prepara las cartas de notificación a los consultores que integran la LC y a los que no queden en la LC.


8. Remisión de SP a

integrantes de la LC

(cuando se tenga la

No Objeción del

Banco a la SP y LC).

El Especialista de Adquisiciones prepara las Cartas de Invitación para los consultores que integran la LC.

El Gerente General (GG) firma las CI. La Coordinadora General valida las cartas y gestiona la firma del GG.

9. Enmiendas y

Aclaraciones

El Especialista de Adquisiciones cuando las consultas sean de procedimiento. Área Técnica ENEE especializada cuando las consultas sean de tipo técnico.

El CT revisa las Enmiendas y Aclaraciones. El Gerente General (GG) firma las Enmiendas como requisito previo a la publicación y entrega a los participantes. La Coordinadora General valida el documento y gestiona la firma del GG.

10. Evaluación de

propuestas técnicas.

(Preparación de IET)



11. Notificación de

resultados de la

Evaluación técnica


No Objeción del

Banco al IET).

El Especialista de Adquisiciones prepara las cartas de notificación de resultados.


12. Apertura de

propuestas de


Ninguno


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precios.

13. Evaluación

combinada de

calidad y costo

(preparación del

Informe Final de

Evaluación)



14. Negociaciones

Técnicas,

Negociaciones

Financieras y

Preparación del

Contrato Preliminar.

Comité de Evaluación nombrado como se indica más adelante. El Especialista de Adquisiciones prepara el contrato preliminar.


15. Adjudicación del

contrato y

notificación de

resultados (cuando

se reciba la No

Objeción del Banco

al Contrato

Preliminar

negociado)

El Especialista de Adquisiciones prepara la Carta de Adjudicación y las cartas de notificación de resultados a los demás consultores de la LC.

El Gerente General (GG) firma las cartas. El Coordinador (a) General valida las cartas y gestiona la firma del GG.

11. Suscripción del

Contrato

Gerente General El Coordinador (a) General gestiona la firma del GG.

16. Publicación de la

adjudicación

El Especialista de Adquisiciones prepara el Informe de Adjudicación conforme a lo dispuesto en el Artículo 2.28 de las Políticas GN-2350-9, prepara la carta de remisión al BID y solicita la publicación en el UNDB online.

El Coordinador (a) General valida el informe y lo remite al Banco.

En el Anexo 3 se muestran los Flujos de Procesos de los diferentes procesos de adquisiciones descritos anteriormente.


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6.6 Procesos de Selección y Contratación de Servicios de Consultoría Individual

Los documentos de los contratos de consultores individuales sujetos a revisión ex-ante, deben

enviarse para revisión del banco en las siguientes etapas:

a. Términos de referencia, presupuesto y modelo de aviso de publicación; b. Informe de Calificación de Hojas de Vida y Recomendación de Adjudicación, después de

ser firmado por el Comité de Evaluación y antes de la notificación de resultados. Se debe incluir borrador de contrato propuesto para el candidato ganador;

c. Cualquier cambio en los documentos revisados previamente por el Banco, incluyendo Adenda a contratos, previo a su firma y entrada.

6.7 Comité de Recepción y Apertura La apertura de propuestas, ofertas, cotizaciones y expresiones de interés estarán a cargo de un Comité de Recepción y Apertura designado por la Coordinación General del Programa a lo interno de la UCP y adicionalmente un miembro designado por Asesoría Legal. Los miembros del Comité de Recepción y Apertura no serán las mismas personas nombradas dentro del Comité de Evaluación, excepto el Especialista de Adquisiciones y el representante de Asesoría Legal. 6.8 Comité de Evaluación La UCP solicita al Área Técnica ENEE especializada y Asesoría Legal la designación de los miembros del Comité de Evaluación que tendrán la responsabilidad de realizar la evaluación de los documentos de expresiones de interés, ofertas o propuestas, en base a los criterios de evaluación acordados en los Documentos de Licitación o Documento de Solicitud de Propuesta. El Comité de Evaluación deberá estar compuesto por un mínimo tres (3) y hasta cinco (5) miembros con capacidad y competencia técnica para evaluar las ofertas, las hojas de vida o propuestas recibidas. Los miembros del CE suscribirán la Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad en consistencia con las políticas de adquisiciones del Banco.

La conformación del Comité de Evaluación debe ser aprobada por el Coordinador General de la UCP y podría contar con la participación de:

i. Dos (2) o (3) miembros del área técnica de la ENEE involucrada con la ejecución de la actividad que origina el proceso de adquisición (preferentemente, quienes trabajaron en la elaboración de los Documentos de Licitación o de Solicitud de Propuesta, las especificaciones técnicas y/o los términos de referencia); y,

ii. Un representante de Asesoría Legal.


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iii. El Especialista de adquisiciones con voz pero sin voto, cuya función principal será asegurar el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones establecidos en los documentos de licitación y la correcta aplicación de las políticas del Banco.

iv. Otras personas que se estimen necesarias.

7. MECANISMOS OPERATIVOS FINANCIEROS DEL PROGRAMA

7.1. Administración Financiera

El control y la ejecución de los recursos financieros asignados al Programa, estarán bajo la responsabilidad de la UCP. La Administración Financiera y el Sistema de Control Interno, deberán ajustarse a los requerimientos del Organismo financiador, detallados en este MO y en las normas específicas que establezcan administración superior de la ENEE.

La UCP utilizará el Módulo UEPEX del SIAFI, para la ejecución del Programa, ya que según las disposiciones generales del presupuesto y su Ley Orgánica del Presupuesto No. 83-2004, es de carácter obligatorio que todos los fondos, independientemente de su fuente de financiamiento, sean ejecutados a través del SIAFI.

El Módulo UEPEX permitirá interrelacionar el Sistema Contable con el Sistema Financiero y Presupuestal, de tal forma que la codificación de las cuentas contables jerárquicas del Sistema, reflejen los saldos o montos iniciales en efectivo, total en bancos, las transferencias de fondos, las categorías de inversión, a ser cubiertos con fondos nacionales o de operación (combustible, servicios públicos, viáticos y gastos de viaje, mantenimiento de equipo, mantenimiento de vehículos, materiales y suministros, acondicionamientos de oficinas y edificios, misceláneos, otros) y origen de los fondos (contraparte / externos).

Mediante el Módulo UEPEX se podrán generar los reportes requeridos para realizar los cierres contables mensuales, trimestrales y anuales del Proyecto. La presentación de informes en los formatos requeridos por el Banco será efectuada por la UCP quien velará por su calidad y oportunidad.

7.2. Formulación del Presupuesto

La Subgerencia Administrativa Financiera de la ENEE es responsable de llevar adelante las acciones necesarias para la programación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto, en coordinación con el responsable de la UCP. La Coordinadora General aprobará el presupuesto del Programa en el Sistema en base a techos asignados por SEFIN y la SAF de la ENEE.

Con vistas a la presentación del Presupuesto Nacional en el Congreso Nacional en Septiembre de cada año, en los meses de Junio y Julio el anteproyecto deberá de contar con un POA para el siguiente año. Este plan será el insumo principal para la elaboración de una programación de gastos por fuente de financiamiento y la planificación presupuestaria para el próximo año. Con esta actividad se dará inicio a la preparación de la información necesaria tal como definición de


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la Categoría de Inversión, Renglón Presupuestario, Monto asignado a cada Renglón, Fuente de Financiamiento, Institución Financiera etc.

En aplicación de la Ley Orgánica del Presupuesto, la UCP formulará e implementará el presupuesto anual, con base en el POA, el cual deberá ser presentado a la Secretaria de Finanzas (SEFIN), de acuerdo con el calendario que la Dirección General de Presupuesto establezca. La UCP deberá incorporar el presupuesto del Programa al de la ENEE y registrarlo en el SIAFI.

7.3. Proceso para la Provisión de Fondos

Una vez que el Contrato de Préstamo sea publicado en La Gaceta, se procede a aperturar la Cuenta especial en el Banco Central de Honduras a través de una solicitud de la Secretaría de Finanzas y se registra el código del Programa en el Banco Integrado de Proyectos que es administrado por la Dirección General de Inversión Pública.

Según el Plan Financiero del Convenio y el Plan de Adquisiciones, se deberá formular el presupuesto en el sistema de acuerdo a las disposiciones presupuestarias del país. Este deberá asignarse a la UCP, la cual deberá estar identificada como administradora del proyecto dentro de la estructura administrativa de la ENEE en el SIAFI.

Seguidamente la UCP con el código BIP deberá registrar el Convenio en el Módulo UEPEX.

En la elaboración de documentos en el UEPEX se requieren los siguientes perfiles:

PERFIL SIAFI /UEPEX –

ENCARGADO ROL

Analista Financiero - Contador

Registro Estructuras

Registro Relación Presupuestaria

Registro de Costos de Convenio

Registro de la Matriz de Resultados - Plan Financiero

Registro Solicitudes de Desembolso

Registro Notificación de Pago

Registro de Fecha de Corte

Jefe/Analista de Monitoreo y Seguimiento

– Especialista de Monitoreo.

Registro de la Matriz de Resultados

Registro de la Matriz de Resultados - Indicadores

Gerente Administrativo – Coordinador General

Aprobar Estructuras

Aprobar Relación Presupuestaria

Aprobar Costos de Convenio

Aprobar Registro de la Matriz de Resultados

Aprobar Registro de la Matriz de Resultados -


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PERFIL SIAFI /UEPEX –

ENCARGADO ROL

Indicadores

Aprobar Registro de la Matriz de Resultados - Plan Financiero

Aprobar Solicitudes de Desembolso

Aprobar Notificación de Pago

Aprobar Fecha de Corte

A través del UEPEX también se generarán las solicitudes de desembolso, y esto se debe hacer cuando se haya justificado al menos, el 80% del total de los fondos desembolsados por concepto de anticipo u otro porcentaje previamente acordado con el Banco acompañado de un flujo de caja en donde refleje las necesidades reales de recursos.

Con el desembolso en la cuenta especial se registrará el movimiento con el extracto lo que generará un registro de la Notificación de Pago.

Según las asignaciones presupuestarias, la UCP registrará las ejecuciones presupuestarias.

Dentro de la ENEE y la UCP, se deben asignar los siguientes perfiles de ejecución del gasto que tendrán tareas definidas:

PERFIL SIAFI UPEX -

ENCARGADO ROL

Usuario 246 - Oficial Financiero

Registro de Documentos de Ejecución del Gasto

Contador 245 – Contador Aprobación de Documentos de Ejecución del Gasto

Coordinador de Programa 244 - Especialista

Financiero Firma y Autorización de la Ejecución del Gasto

Tesorero o Jefe de Departamento 445 - Tesorera de la ENEE

Prioriza Pagos

Coordinador o Director UAP 529 - Coordinadora de

Proyectos Aprueba la Priorización

Para poder realizar la ejecución se deberán hacer las reservaciones de cuotas de compromiso trimestrales que corresponden a la programación financiera en la UCP.

Adicionalmente, la UCP deberá solicitar la creación de las libretas en la Cuenta Única del Tesoro (CUT), que estará relacionada al Convenio.


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Con los fondos que sean desembolsados en la cuenta especial, se harán las provisiones hacia la libreta de la CUT, solicitando a la Dirección General de Crédito Público su aprobación (vía electrónica). Los movimientos de fondos hacia esta libreta deben ser equivalentes al monto pendiente de pago según F01 cargados.

Con la provisión de fondos y el documento que ordena el pago, se hará el depósito a las cuentas de los beneficiarios indicados en cada F01.

7.4. Proceso de Programación Financiera

De acuerdo a la planificación de gastos efectuada al inicio del periodo y al presupuesto asignado, la UCP preparará el programa de gastos para cada trimestre, y hará la solicitud de los fondos conforme a la política fiduciaria en el caso de fondos externos y en el caso de los fondos de contraparte se solicita la transferencia a la ENEE.

7.5. Proceso de Ejecución del Gasto

La UCP hará el registro del gasto. Esta ejecución se hace a través de formularios en el sistema que reciben el nombre de F-01.

7.6. Provisión de Fondos de la Libreta Pagadora de la CUT.

Una vez que sea necesario efectuar los pagos de los registros de gastos, la UCP deberá elaborar y verificar los Traspasos entre cuentas (TEC) de la Cuenta Especial, que implica el movimiento de fondos desde la cuenta especial hacia la libreta pagadora dentro de la CUT. Estos traspasos son autorizados electrónicamente por la DGCP.

7.7. Procedimiento de Pago a Proveedor/Contratista

Con base en el registro de documentos de gastos, se realiza la provisión de fondos a la libreta dentro de la CUT y luego la priorización de pago, de acuerdo a la delegación que efectúa la TGR. Esta priorización hace que se generen los débitos en la libreta pagadora y que se acredite la cuenta de cada beneficiario de acuerdo a las distribuciones que se realizan a través del BCH a cada banco comercial.

El proceso de pago desde la presentación de la solicitud, hasta su autorización final se encuentra en el Anexo 4

Para presentar la solicitud de pago se deberá adjuntar los siguientes documentos como mínimos:

1. Originales de Factura y recibo firmados 2. Nota de recepción o aprobación de conformidad de la obra bien o servicio, emitida por

el Área Técnica especializada de la ENEE. 3. Copia de Registro del beneficiario (Inscripción en el SIAFI) 4. Otros según contratos


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7.8. Contabilidad

La UCP deberá utilizar el Módulo UEPEX del SIAFI. Los registros contables deberán mantenerse actualizados, reflejando la situación financiera del Programa. La UCP contabilizará la contraparte del Gobierno en registros auxiliares

Los registros contables del Programa deberán ser llevados de manera que:

a. Permitan identificar las sumas recibidas de las distintas fuentes,

b. Demuestren el costo de las inversiones y otras erogaciones del programa.

c. Permitan verificar la conversión de las inversiones o gastos en moneda local a dólares en que se haya otorgado el financiamiento.

La UCP mantendrá sistemas de archivos adecuados, completos y actualizados de toda la documentación de soporte para la parte contable financiera del Programa. El Banco y los Auditores Externos tendrán acceso irrestricto a dichos archivos para las visitas de inspección, las revisiones ex – post, o en la oportunidad que lo estimen conveniente.

Los estados financieros y los demás reportes periódicos que genera el Módulo UEPEX del SIAFI están presentados sobre la base contable de efectivo en la cual se registran los ingresos cuando se reciben los fondos, no cuando se devengan, y los gastos son reconocidos cuando se pagan, y no cuando se incurren. Toda la documentación soporte de las operaciones realizadas será adecuadamente archivada y reguardada para facilitar su revisión ex–post y las auditorías externas. Estos documentos deben ser mantenidos por un mínimo de cinco (5) años, velando por el cumplimiento de todas las formalidades de Ley.

Las operaciones contables serán procesadas utilizando el Módulo UEPEX del SIAFI, el cual entre otros genera el paquete contable acordado entre el BID y la SEFIN e incluye los siguientes aspectos:

a. Controles internos,

b. Flujos de fondos relacionados a las actividades del proyecto,

c. Preparación y presentación de estados financieros y otros reportes, incluyendo su relación con los principales indicadores de desempeño y disposiciones de auditoría.

7.9. Activos Fijos

La Unidad de Activo Fijo de la ENEE llevará a cabo los registros de los activos adquiridos con fondos tanto externos como de contraparte, sin embargo en la UCP llevará una Matriz de Bienes adquiridos con ambas fuentes, como parte del control interno.

El registro de los bienes adquiridos se llevará a cabo mediante el módulo para Control de Bienes del SIAFI, siempre y cuando este habilitado. Los reportes de Depreciación de bienes serán también emitidos a través del SIAFI.


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El registro de activos consiste en identificar los bienes adquiridos, conocer su ubicación y las personas responsables de su custodia y buen uso. El registro deberá contener, por lo menos la siguiente información:

i. Fecha de compra

ii. Proveedor del Bien

iii. Tiempo de garantía

iv. Descripción del Bien adquirido

v. Valor del Bien

vi. Localización del Bien (Unidad y nombre del usuario)

vii. El número del inventario por el cual pueda verificarse en el registro respectivo

viii. La condición o estado físico del bien (Buen estado, dañado, etc.)

ix. Recibos de cargo firmado por el Usuario.

Este reporte sobre el control de inventarios de bienes adquiridos con ambas fuentes, deberá llevarse por usuarios, con todas las evidencias documentales relativas a las compras de los bienes.

7.10. Procedimiento de Ingreso al Inventario de Activos Fijos

a. El Contador de la UCP recibe los originales del comprobante de compra de un activo fijo y en conjunto con la Unidad de Activo Fijo proceden a ingresar dicho bien al inventario de activos fijos. Llena un formulario de identificación y responsabilidad para cada activo fijo adquirido (anexo e identifica el activo fijo con un código ) y en el que se identificará el número de inventario qué unidad lo tiene bajo su responsabilidad

b. Cuando el bien es entregado, la persona que lo entregue obtendrá la firma en el formulario de identificación y responsabilidad de la persona a la que le será entregado el bien para su custodia y buen uso.

c. La persona que entrega el bien devolverá el original del formulario firmado a Contabilidad de la coordinación del Programa, un original para la Unidad de Activo Fijo y dejará la copia al responsable del bien.

d. En los casos en que el custodio o responsable del activo fijo renuncie o sea destituido se procederá a efectuarle el descargo de inventario físico de los bienes a su cargo y si le faltare alguno se procederá de acuerdo a la Ley de Inventarios; los bienes que entregue se trasladaran a la persona que sea nombrada para recibir los mismos, efectuándose el traslado respectivo

e. La UCP archivará el formulario de bienes, siendo responsable el Contador de la custodia de estos archivos.

kandradeo

Resaltado

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Resaltado

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7.11. Inspección anual de activos fijos

a. El objetivo de la inspección es dar seguimiento a los activos fijos adquiridos por el componente del programa, asegurando que los mismos estén en buenas condiciones, que haya una persona responsable de los mismos y evitar que se extravíen. El procedimiento para la Inspección de activos fijos incluye los pasos a continuación:

b. La Unidad de Activos Fijos de la ENEE mediante un delegado y el contador de la UCP, realizará la revisión de activos fijos, haciendo uso del formato de identificación y responsabilidad de cada uno de los bienes que va a revisar.

c. Verificará la identificación del bien, el estado y el nombre de la persona responsable del mismo.

d. Anotará en el formato de identificación y responsabilidad el estado en que se encuentra el activo fijo o alguna situación que no sea la normal y la demás información que requiere la tarjeta.

e. Obtendrá la firma de la persona responsable del bien.

7.12. Informes Financieros / Paquete Contable

El paquete contable que se genera mensualmente es el acordado entre el BID y la SEFIN:

a. Estado de fuentes y usos de fondos por categorías de gasto.

b. Estado comparativo de inversiones realizadas con las programadas por estructura de convenio.

c. Detalle de pagos asociados a reportes periódicos por categoría de inversión d. Conciliación del Fondo Rotatorio. e. Gastos pendientes de autorizar sin solicitud de desembolso. f. Gastos en proceso de autorización por solicitud de desembolso. g. Detalle de gastos en proceso de pagos. h. Estado de desembolsos por categoría del Gasto. i. Formulario de solicitudes de desembolsos (justificaciones y desembolso o lo que

aplique). j. Detalle de pagos. k. Control de desembolsos y aporte local. l. Estados de cuentas de contratos por cada uno de los beneficiarios generado por el

Módulo de contratos en lempiras. m. Estado de cuenta de BCH. n. Movimiento de las libretas L y US$, y extracto bancario la cuenta especial en US$

(auxiliares). o. Estado de ejecución del presupuesto de Egresos en lempiras p. Formulario F1 y F07 por beneficiario en Moneda Extranjera.

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Resaltado


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Elaborado en Excel

a. Conciliaciones bancarias de la cuenta especial y de las libretas. b. Conciliación entre los registros del proyecto con los registros del Banco (el LMS1). c. Conciliación entre los registros del proyecto con los registros del Banco LMS10. d. Comparativo del presupuesto anual aprobado en SIAFI con la ejecución del período

auditado, con explicación de variaciones. e. Clasificación del Detalle de gastos pendientes de autorizar sin solicitud de desembolsos,

por categoría del gasto. f. Matriz de cláusulas contractuales

8. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LA OPERATIVIDAD DEL PROGRAMA

El control interno tiene como propósito evitar el uso inadecuado de los recursos del Programa, manteniendo una adecuada estructura organizativa y definiendo claramente los procesos relacionados con la administración del Programa.

A. Valoración del Riesgo y Matriz de Riesgos

Para la evaluación de riesgos se ha considerado elaborar la Matriz de probabilidad de riesgos, la evaluación de los mismos y su correspondiente Plan de Mitigación; Sistemas establecidos; y Documentación de respaldo. En dicha matriz deberá describirse todos los posibles riesgos que puedan presentarse en la ejecución del Programa, tomando en consideración los factores internos y externos, esta matriz deberá actualizarse con los involucrados en la ejecución de Programa.

B. Proceso de Control y documentación.

Deberán adoptarse todas las medidas que se consideren convenientes en el sentido de mantener, mejorar continuamente y hacer ajustes a los controles y la documentación en cada proceso en los casos que sean necesarios.

C. Auditorias Financieras.

Como política del Banco, se deben efectuar auditorias financieras con el fin de garantizar que los procesos y manejos de fondos se realizan sobre la base contable de efectivo y de conformidad con las estipulaciones que contemple cada préstamo o financiamiento.

Las auditorías referidas serán efectuadas por una firma de auditores independiente. De conformidad con los Términos de Referencia previamente acordados con el Banco. En la selección y contratación de la firma, se utilizarán los procedimientos establecidos por el BID.

Durante la ejecución del Programa se presentará anualmente al BID los Estados Financieros Auditados (EFA´s), dentro de los 120 días al cierre del ejercicio fiscal y semestralmente un


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informe preliminar de acuerdo a los requerimientos del BID (a excepción del primer año de ejecución donde se presentará únicamente el informe anual).

Cada informe de auditoría debe prepararse tomando en consideración lo descrito en los Términos de Referencia los que fueron preparados en base a lo establecido en las condiciones del Contrato de Préstamo y el contrato suscrito con la firma auditora.

9. MECANISMO DE PLANIFICACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

El objetivo general del monitoreo es realizar un adecuado seguimiento del avance y consecución de los productos y resultados, con lo que se pretende acompañar la ejecución del Programa, a fin de identificar los resultados intermedios logrados por cada uno de los componentes del Programa, planteando acciones correctivas de ser necesarias.

9.1. Recopilación de Información e Instrumentos

La recopilación de los datos para el monitoreo de los resultados e indicadores del Programa serán proporcionados por la Unidad de Planificación de la ENEE, los cuales serán revisados en cuanto a la calidad de los datos, consistencia de los registros históricos por el Especialista de Monitoreo de la UCP, quien adicionalmente realizará el análisis de los mismos. En la sección 2.3 de este Manual Operativo se detallan los indicadores de resultados los que serán monitoreados en un periodo de 5.5 años conforme lo establece el Contrato del Préstamo.

9.2. Sistema de seguimiento y evaluación

El sistema de seguimiento y monitoreo incluye una serie de actividades que deben realizarse conforme al ciclo del proyecto para la evaluación de la ejecución; bajo esta perspectiva es responsabilidad de la UCP la definición de actividades en la fase de implementación y cierre del proyecto.

9.2.1 Ejecución

Esta fase inicia con la suscripción del préstamo, incluye el proceso de aprobación y ratificación del Congreso Nacional así como el cumplimiento de condiciones previas para lograr la declaratoria de elegibilidad. Una vez obtenida esta declaratoria de elegibilidad se formulan los instrumentos de seguimiento y control establecidos en el Contrato de Préstamo y las normas del banco: PEP, POA, PA, Matriz de Riesgos, Matriz de Interesados, Plan de Comunicaciones.

Estos instrumentos describen la totalidad de actividades a realizar durante el plazo de vigencia del programa, los involucrados internos (ejecutor) y externos, define la estrategia de


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comunicación con los interesados, procesos de adquisición a efectuar y los riesgos previstos durante la implementación/ejecución del préstamo; las actualizaciones se efectúan semestralmente y la evaluación anual.

Al haber otorgado el Banco la No Objeción a los instrumentos antes descritos se inicia con la fase de etapa de adquisiciones y por consiguiente el proceso de seguimiento del PA cuyos avances se incluyen en los informes citados en la sección 9.2.3.

A medida que se ejecuta el PA inician las contrataciones de obras, bienes o servicios dando paso a la ejecución de contratos con los proveedores; el seguimiento de estos contratos se incluye en los informes diarios, trimestrales y semestrales al igual que en los reportes y controles que emite la UCP.

El seguimiento en la fase de implementación implica el monitoreo de los indicadores del préstamo, los que son analizados y planteados tanto en los informes semestrales, informe intermedio y evaluación final.

Durante esta fase de implementación se realiza la evaluación de medio término requerida en el Contrato de Préstamo conforme al avance en la ejecución financiera del Programa.

9.2.2 Cierre

Cuando el programa ha sido ejecutado, se realizan evaluaciones para medir el desarrollo de los resultados de un proyecto, esta incluye la evaluación final y el Informe de Terminación del Proyecto (PCR) que es preparado por el banco.

9.2.3 Informes

Es responsabilidad de la UCP la emisión de informes para diferentes instancias externas e internas de la ENEE, tales como SEFIN, Casa Presidencial, BID, Planificación, Gerencia General y Subgerencias, los que se preparan en base a los formatos indicados por los solicitantes. Estos informes se emiten con la periodicidad indicada en el Contrato de Préstamo o la solicitada por los interesados, asimismo, se cuenta con una matriz de comunicaciones elaborada por el equipo de la UCP que se encuentra en el Anexo 5.

A continuación se detalla un listado de los tipos de informes:

I. Informes diarios o mensuales

1.1 Contratista

a. Bitácora

b. Informe de avance mensual del contratista

c. Informe de avance de la supervisión Externa

d. Otros informes que se requieran conforme al avance


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1.2 ENEE/ UCP

a. Informe de supervisión área técnica de ENEE b. Informes y controles de seguimiento elaborados por la UCP

II. Informes Trimestrales

2.1 ENEE a. Gerencia General: Informe de avance y seguimiento de PA y proyectos

b. Planificación ENEE: Fichas Ejecutivas 1.2 Secretaria General de Gobierno y Gabinetes Sectorial

a. Dirección de Inversiones Públicas: Informe trimestral de actividades e Informe de metas físicas.

III. Informes Semestrales

3.1 BID

a. Informe de Ejecución, Progreso de PA y Proyectos

b. Informes de Auditoria Externa Preliminar

c. Avance de PEP y POA

d. Los demás informes que el banco razonablemente solicite

IV. Otros Informes

Ayudas de Memoria de las reuniones de seguimiento entre las áreas técnicas

especializada de la ENEE y la UCP y el banco.

V. Informe de Medio termino

VI. Informe Final

VII. Informe de Mantenimiento

VIII. Informes Anuales y Final de Auditoria Externa

El Anexo 6 indica el modelo de informe a utilizar por el Área Técnica ENEE especializada y la UCP para la presentación de sus reportes periódicos al banco.


52 de 65

10. MECANISMOS OPERATIVOS DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL DEL PROGRAMA

El cumplimiento del IGAS, la aplicación del PGAS y Plan para Remediar los Pasivos Ambientales estarán bajo responsabilidad de la UEA de la ENEE en estrecha colaboración con el Especialista en Medioambiente.

El Programa debe cumplir con las Políticas y Salvaguardias del Banco y con las normativas nacionales para el logro de la protección del ambiente (calidad del aire, agua, suelo, flora, fauna, paisaje), la sostenibilidad en el desarrollo y la valorización y protección de su patrimonio cultural, particularmente con las siguientes: Ley General del Ambiente, Ley Forestal Áreas Protegidas y Vida Silvestre, Ley para la Protección del Patrimonio Cultural de la Nación y otras establecidas:

Ley del Ministerio Público

Ley Orgánica de la Policía Nacional

Ley de Municipalidades y sus reformas

Ley para la Modernización y el Desarrollo del Sector Agrícola

Ley Marco del Subsector Eléctrico

Reglamento de la Ley General del Ambiente.

Reglamento del Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental

Reglamento General de la Ley de Municipalidades

Reglamento para la instalación y funcionamiento de estaciones y depósitos de combustibles líquidos derivados del petróleo

Reglamento General de Salud.

Reglamento para el Manejo de Residuos Sólidos

Reglamento para la Regulación de las Emisiones de gases contaminantes y Humo de los vehículos Normas.

Norma Técnica Nacional para la Calidad del Agua Potable

Norma Técnica para las Descargas de aguas Residuales a Cuerpos Receptores

El Especialista en Medioambiente deberá detallar las obligaciones socio-ambientales y la forma en que se dará cumplimiento a las mismas, la cual estará contenida en un compendio de documentos e informes citados a continuación:

a. El PGAS y el Plan para remediar los pasivos ambientales.

b. La presentación, cumplimiento y seguimiento de los requerimientos asociados con cualquier permiso, autorización o licencia ambiental, social, laboral o de salud y seguridad que sea aplicable al Proyecto, al Ejecutor o a cualquier parte responsable de la ejecución del proyecto o sus medidas de mitigación.


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c. Los requerimientos ambientales, sociales, laborales y de salud y seguridad de los contratos de la operación y sus subsecuentes modificaciones.

d. Los aspectos y componentes de todos los documentos ambientales, sociales, laborales y de salud y seguridad del Proyecto.

e. El procedimiento y los requisitos para obtener la no-objeción del Banco antes de aprobar o implementar cualquier cambio sustantivo en el Proyecto (incluyendo el trazado, sus planes de manejo y de mitigación ambientales y sociales) o su cronograma, que puedan potencialmente tener efectos negativos ambientales, sociales, laborales o de salud y seguridad.

f. Los procedimientos y medidas para asegurar y documentar que todos los subcontratistas que intervienen en las actividades de construcción y operación del Proyecto cumplan periódicamente con los requerimientos aplicables ambientales, sociales laborales y de salud y seguridad indicadas en el IGAS; así como, de los estudios de impacto ambiental y social de los PGAS, y de la legislación nacional y local.

g. Los procedimientos y medidas para implementar y documentar en forma continúa las actividades de difusión de información y de consulta pública relacionadas con aspectos ambientales, sociales laborales y de salud y seguridad del Proyecto.

11. MECANISMOS DE COORDINACIÓN

11.1. Análisis de Interesados

Para la ejecución exitosa del programa se identifican los actores que cumplen un rol en los diferentes procesos del programa. Para efecto de establecer mecanismos de coordinación, se identifican interesados internos y externos con los que se debe planificar una relación sistemática de información, coordinación, consulta, toma de decisiones, rendición de cuentas entre otros aspectos.

Interesados Externos: Interesados Internos

a. BID b. SEFIN c. Torre de Control/Casa Presidencial d. Población Beneficiada por mejora en

servicios e. EOR/EPR/CRIE

a. Subgerencia Administrativa Financiera b. Asesoría Legal c. Dirección de Planificación d. Área Técnica Especializada ENEE


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El PEP que incluye los procesos y actividades del programa es la guía principal para el monitoreo de las actividades y lograr el cumplimiento de las mestas previstas bajo una perspectiva de calidad. En este sentido, dada la magnitud de actividades, diferentes interesados y sus niveles de participación; los mecanismos de coordinación incluyen la remisión de reportes de la base de datos a los interesados, reuniones de seguimiento semanales con los involucrados internos, gestión técnica administrativa con las áreas correspondientes, notificaciones especificas a los contratistas en apoyo al supervisor, estrecha coordinación con interesados externos en los temas pertinentes, elaboración y distribución de matrices de control y seguimiento entre otros.

12. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS

Si bien es cierto la permanencia de la UGP para la ejecución de procesos en el marco de las normas y políticas del Banco desde el año 2009 a la fecha además de levantar los niveles de ejecución de los préstamos, según lo indica el informe de evaluación final, aleatoriamente también ha generado un pequeño nivel de instrucción en los involucrados sobre los procedimientos, mejores prácticas y procesos enmarcados en la políticas BID. Sin embargo con el propósito de fortalecer los sistemas de gestión de la ENEE y en especial de los actores internos involucrados en el proceso, procurará en colaboración con la UCP y el Banco la implementación de un programa de capacitación que fortalezca los mandos medios institucionales en cuanto a la gestión de programas y proyectos financiados por la cooperación multilateral.


55 de 65

13. ANEXOS

Anexo 1: Definiciones

a. Asesoría Legal: Instancia dependiente de la Gerencia General que apoya a la UCP en la ejecución de los procesos de adquisición y administración de contratos, participa de los Comités de Evaluación, opina y dictamina sobre los contratos, enmiendas, y situaciones de carácter legal ocurridas de la aplicación de los contratos sean estos de obras bienes o servicios.

b. Empresa Propietaria de la Red (EPR): Instancia con funciones de desarrollar, financiar, construir y mantener el sistema de transmisión regional para interconectar los sistemas eléctricos de los países socios.

c. Comisión Regional de Interconexión Eléctrica (CRIE): Instancia encargada de hacer cumplir el Tratado Marco para el Funcionamiento del Mercador Eléctrico Regional (MER), procurar el desarrollo y la consolidación del mercado, velar por su transparencia y buen funcionamiento, promover la competencia entre los agentes del mercado, garantizar competencia y no discriminación, resolver sobre las autorizaciones para integrarse al mercado y para compra y venta de energía, adoptar medidas para evitar el abuso de posición dominante, imponer sanciones, aprobar tarifas, habilitar las empresas que fungen como agentes del mercado, resolver conflictos y coordinar con agentes regulatorios nacionales para el buen funcionamiento de la red.

d. Ente Operador de la Red (EOR): Proponer a la CRIE los procedimientos de operación del mercado y del uso de la Red de Transmisión Regional, asegurar que la operación y el despacho regional sea realizado con un criterio económico, procurando alcanzar niveles adecuados de seguridad, calidad y confiablidad, llevar a cabo la gestión comercial de las transacciones entre los agentes del mercado.

e. ENEE: Empresa estatal verticalmente integrada, responsable de prestar el servicio de energía eléctrica y de desarrollar, operar y mantener la infraestructura de generación, transmisión y distribución de su propiedad.

f. Junta Directiva: Instancia responsable de establecer las políticas generales de la Empresa, aprueba planes y programas y delega suficiente autoridad en el Gerente para permitirle el ejercicio de criterio independiente en la ejecución de las políticas establecidas por la Junta Directiva.

g. Gerencia General de la ENEE: Instancia responsable de coordinación técnica y operativa del Programa. Con competencias de

1. Emitir las directrices a seguir con respecto a la ejecución del programa.

2. Revisar y aprobar los informes de seguimiento trimestrales, y evaluación del Programa, previstos en el MO y establecer que la ejecución se ajuste a lo previsto en el Contrato de Préstamo con el BID.


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3. Aprobar en los casos que corresponda las modificaciones que sean necesarios implementar durante la ejecución del Programa tanto al PEP, al MO o a los POA, previa No Objeción del Banco. Resolver los problemas relacionados con la buena marcha de las operaciones del Programa.

4. Seleccionar de acuerdo a los procedimientos del Banco al Coordinador del programa, previa no-objeción del Banco.

5. Aprobar la contratación de contratistas y consultores a partir de los informes de evaluación de las respectivas Comisiones de Evaluación

6. Ordenar el establecimiento de los Controles Internos y realizar el monitoreo de su funcionamiento, de acuerdo con este Manual Operativo

El Gerente es el superior jerárquico del personal, encargado de todas las funciones de operación y administración y será exclusivamente responsable ante la Junta Directiva del funcionamiento correcto y eficiente de la ENEE.

h. Sub Gerencia Técnica: Instancia responsable de los aspectos técnicos necesarios para la planificación, coordinación, ejecución, supervisión y control, las inversiones a realizar en los componentes del programa. Rinde cuentas a la Gerencia General.

i. División de Ingeniería: Instancia operativa responsable de los aspectos técnicos necesarios para la planificación, coordinación, ejecución, supervisión interna y control, de las inversiones a realizar en el Componente I del programa.

La división de ingeniería de la ENEE reporta a la Sub Gerencia Técnica, tiene la responsabilidad de operar los aspectos técnicos necesarios mediante la planeación, coordinación, ejecución, supervisión y control de las inversiones a realizarse en los componentes del programa; mantiene alto interés e influencia en el programa y una relación permanente con la UCP y la firma supervisora del programa.

j. División de Operaciones: Instancia operativa responsable de los aspectos técnicos necesarios para la planificación, coordinación, ejecución y control, de las inversiones a realizar del Componente II del programa, rindiendo cuentas a la Sub Gerencia Técnica.

La división de Operaciones de la ENEE, tiene a su cargo el Centro Nacional de Despacho, reporta a la Sub Gerencia Técnica, es la responsable de definir los aspectos técnicos necesarios mediante la planeación, coordinación, ejecución, supervisión y control de las inversiones a realizarse en el Componente II del programa; mantiene alto interés e influencia en el programa y una relación permanente con la UCP.

k. Dirección de Planificación: Instancia responsable y operativa de los aspectos técnicos necesarios para el monitoreo y evaluación de los resultados e indicadores del programa; así como del desempeño de la UCP con respecto a la planificación anual de las actividades del programa.


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Proporcionará a la UCP, la información necesaria confiable y oportuna para la elaboración de los informes de ejecución del Programa y reportes especiales requeridos, rindiendo cuentas a la Sub gerencia Técnica.

La Dirección de Planificación de la ENEE, trabaja de manera coordinada con el Especialista de Monitoreo de la Unidad Coordinadora del Programa y realiza una labor importante en el monitoreo y seguimiento continuo de las actividades y evaluaciones de los indicadores asociados a los avances en la ejecución del Programa.

La Dirección de Planificación debe elaborar Informes Semestrales que documenten los resultados obtenidos del Programa. Esencialmente, debe dar seguimiento al POA derivado del PEP para asegurar su cumplimiento.

l. Unidad de Estudios Ambientales: La Unidad de Estudios Ambientales de la ENEE es la responsable de la Gestión Ambiental del Programa, lo que entre otros consiste en:

a. Desarrollar las actividades de acuerdo con lo establecido en el Informe de Gestión Ambiental y Social del Programa (IGAS) y cumplir con las obligaciones ambientales y sociales allí establecidas

b. Implementar las acciones previstas en el Plan de Gestión Ambiental y Social del Programa (PGAS);

m. Unidad Coordinadora del Programa (UCP): Ejecutor de las directrices de la Gerencia General, siendo responsable del avance general del programa y el enlace único con el BID, constituyéndose en la instancia operativa responsable de los aspectos fiduciarios del programa, así como de la coordinación con las instancias respectivas de la ENEE en los aspectos técnicos, financieros, ambientales y de monitoreo y evaluación del Programa.

La UCP, recopila, consolida y emite su opinión de la gestión técnico – fiduciaria generada por la ENEE y/o contratistas y consultores, previo a la remisión al Banco.

Rinde cuentas a la Gerencia General y somete al banco para No objeción los documentos requeridos en cada una de las etapas de adquisiciones, financiero, administración de contratos (supervisión), así como los ajustes a los POA, PA y PEP.

n. Supervisión Externa: Firma consultora contratada para el control y seguimiento físico, financiero, técnico y contractual de contratistas. Emite instrucciones a los contratistas de acuerdo a las condiciones establecidas en los respectivos contratos.

Anexo 2: Montos para Adquisición de Bienes y Obras y Selección Servicios de Consultoría


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Anexo 3: Flujos de Procesos de las Actividades de Adquisiciones

Licitación Pública Internacionalde Obras

INVOLUCRADOS

Actividad Días UCP

CG CT E Ad E Am UEA CE GG AL RP

Preparación de:

Especificaciones Técnicas,

Presupuesto

15

Preparación de

documentos de licitación

8

Revisión y aprobación del

proceso por parte de UCP

13

Solicitud de No objeción al

BID

1

No objeción del BID 14

Convocatoria publica a

participar (llamado a

licitación)

5

Entrega de bases de

licitación

1

Presentación de ofertas

incluye; respuesta a

consulta y emisión de

adendas.

67

Recepción de ofertas y

apertura de sobres.

1

Evaluación de ofertas y

elaboración de informe

22


BID (inf.de evaluación)

1


Notificación a oferentes 3

Elaboración del contrato 7

Suscripción del contrato 10

Envío del contrato firmado

al BID

2

Solicitud y recepción de

garantías

10

AT

A A A

A A

A A

A

A

A

A A

A

A

A

A

A

A

A

A

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

A

C

C

C

A

A

A

A

A

A


61 de 65

Proceso de Contratación de Consultoria SBCC

INVOLUCRADOS

Actividad Días UCP

CG CT E Ad E Am UEA CE GG RP ALElaboración de TDRs y

presupuesto

5 días

Elaboración de anuncio de

Solicitud de Expresiones de

Interés.

1 día

Solicitud de no objeción al BID 2 días

No objeción 5 días

Publicación anuncio con

solicitud de expresiones de

interés

15 días

Análisis de expresiones de

interés y determinación de

Lista Corta

5 días

Preparación de documento de

solicitud de propuesta

5 días

Solicitud de no objeción al BID 2 días

No objeción 5 días

Notificación de conformación

de lista corta

2 días

Remisión de SP a integrantes

de la lista corta

3 días

Preparación de Enmiendas y

Aclaraciones durante el

período de preparación de

45 días

Evaluación de propuestas

técnicas

10 días

Solicitud de no objeción del

BID

2 días

No objeción del BID 5 días

Notificación de resultados a

los participantes (Evaluación

técnica)

2 días

Apertura de propuestas de

precios

5 días

Evaluación combinada de

calidad y costo

3 días

Negociación del contrato 5 días

Solicitud de no objeción del

BID a la evaluación

combinada, negociación del

contrato y borrador del mismo

2 días

No objeción del BID 5 días

Adjudicación del contrato y

notificación de resultados

3 días

Publicación de la adjudicación 4 días

Suscripción del contrato 5 días

Envío de contrato firmado al

BID

2 días

Presentación y aprobación de

garantías contractuales

10 días

Pago del Anticipo

Orden de inicio 1 día

AT

A A

A

A

A

A

R

R

R

R

R

R

R

R

R

RA

R

A A

A A

A

A

A A

A

A

A

A

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AR

A

A

A

R

R

R

R A

AA R

RA

A R A

R A

A A

R A

A R

C

A


62 de 65

Contratación de Consultor Individual

INVOLUCRADOS

Actividad Días UCP

CG ET E Ad E Am UA CE GG

Elaboracion de TDRs y de

presupuesto

7

Designación del comité de

evaluación

2

Elaboración de lista corta 3


BID

1

No objeción 7

Presentación de hojas de

vida

10

Evaluación y calificación de

hojas de vida

3

Solicitud de No objeción

del BID

1


Negociación del contrato 5

Suscripción del contrato 10

Envío del contrato firmado

al BID

2

AT

AA A

A

A

A

A

R

R

R

R

R

R

R

R

R

A

A

A


63 de 65

Anexo 4: Procedimiento de Pago a Proveedor / Contratista

Anexo 5: Matriz de Comunicaciones

Tiempo

Preparación Envío RetroalimentaciónFecha

InicialFrecuencia Observación

1

La construccion

de la SE La

Entrada

Para que la poblacion beneficiada en la zona de

influencia del proyecto tenga conocimiento que

la ENEE va a mejorar la calidad del servicio en la

zona.

Gerencia General ENEE/Alcadias

Municipales.

Reunion de presentacion del

proyecto a las alcadias a que

corresponde la poblacion beneficiada

y notificaciones a los entes

responsables del SIEPAC

La Unidad de

Gestion de

Proyectos

Gerencia

General

ENEE

La Unidad de Gestion

de Proyectossep-13 Eventual

2

La construccion

de la SE La

Entrada

Para que la EPR este informada de las acciones

que la ENEE esta realizando para conectar la SE

a la linea SIEPAC bajo normas y arreglos

topologicos que garantizan la confiabilidad del

sistema.

EPR, EOR y CRIE Informes de avance del ProyectoDivision de

Operaciones

Gerencia

General

ENEE


de Proyectosmay-13

Durante

asambleas de

SIEPAC

3

Preparacion de los

documentos de

licitacion para la

construccion de la

SE La Entrada

Para que las areas tecnicas dentro de la ENEE

apoye a la Unidad de Gestion de Proyectos,

dando los insumos (especificaciones tecnicas,

planos, cantidades de obra, critererios de

evaluacion, etc) para elaborar los DDL

Unidad de Gestion de

Proyectos/Division de

Ingenieria, Division de Operación

y Unidad de Estudios

Ambientales

Reunion de trabajo y notificaciones

por escrito

La Unidad de

Gestion de

Proyectos

Coordinador

de la UGP


de Proyectosago-13 quincenal

conforme el

avance en la

fluidez de la

informacion

presentada

4

La publicacion de

los documentos

de licitacion

Por transparencia y en apego a las normas

establecidas por el organismo financiador

Gerencia General

ENEE/empresas interesadas en

participar en el proceso de

licitacion, para la construccion

de la SE La Entrada

Medios de comunicación escrito

(periodicos de mayor circulacion en

el pais), pagina web de ENEE,

Honducompras y Development

Buisness

La Unidad de

Gestion de

Proyectos

Gerencia

General

ENEE


de Proyectosnov-13 unica

5

La publicacion de

los resultados del

proceso de

evaluacion de la

licitacion

Por transparencia y en apego a las normas

establecidas por el organismo financiador

Gerencia General

ENEE/empresas interesadas en

participar en el proceso de

licitacion, para la construccion

de la SE La Entrada

Medios de comunicación escrito

(periodicos de mayor circulacion en

el pais), pagina web de ENEE,

Honducompras y Develoment

Buisness

La Unidad de

Gestion de

Proyectos

Gerencia

General

ENEE


de Proyectosene-14 unica

6Avance del

proyecto

para monitorear el desarrollo y cumplimiento de

las metas

DI, Supervision Externa/UGP,

SEFIN, Direccion de

Planificacion, BID, Torre de

control, Gerencia General ENEE

Informes escritos y via correo

oficiales, semanales, trimestrales y

semestrales

La Unidad de

Gestion de

Proyectos

Coordinador

de la UGP

Coordinador de la

UGP

Desde el

arranque del

proyecto a

junio de

2016

semanal,

trimestral y

semestral

7

Impactos

ambientales de las

obras

a fin de identificar las medidas de mitigacion a

dichos impactos

DI, Supervisor Externo, Unidad

de estudios

ambientales/SERNA, Secretaria

de Salud, UMA de las alcadias

en la zona de influencia

Por los medios vigentes y exigidos

La Unidad de

Estudios

Ambientales

ENEE

Jefe de la

Unidad de

Estudios

Ambientales

ENEE

Jefe de la Unidad de

estudios ambientales

durante el

diseño de

las obras

Mensualmente

Para el diseño

de la obra, y

monitoreo

durante la

ejecucion de la

misma

8

Viabilizar la

participacion de la

ENEE en el MER,

a traves de la

construccion de la

SE La Entrada

Dar a cononocer la culminacion de las mejoras

definitivas que formalizan la entrada en

operacion de la construccion de la SE La

Entrada en el tramo de linea San BuenaVentura

- Panaluya de la linea SIEPAC en apego a las

normas y reglamentos regionales vigentes

Gerencia General de ENEE/CRIE,

EOR, EPR

Reunion de trabajo y notificaciones

por escrito

Gerencia

GeneralGerente Gerente

al finalizar la

construccion

del proyecto

en reuniones

de trabajo y

notificaciones

por escrito,

necesarias

9Gestion del

Proyecto

Dar a conocer a la Entidad de Financiamiento

los avances del proyecto, informes de

cumplimiento de clausulas del Convenio de

prestamo

UGP/ BID Reunion de trabajo e informes

La Unidad de

Gestion de

Proyectos

La Unidad

de Gestion

de

Proyectos

Gerenteal inicio del

proyectoMensualmente

COMPONENTE I: Inversion en obras relacionadas con la incorporacion de Honduras en SIEPAC y el MER

COMPONENTE II: Fortalecimiento de ENEE en comercializacion en el MER

Responsabilidad

Matriz de Comunicación

Método de ComunicaciónItem¿Qué

comunicamos?¿Por qué? Remitente / Destinatario

Anexo 6: Contenido de Informes

1.1 Los informes que deberá presentar el Área Técnica Especializada ENEE, deberán contener como mínimo:

I. Descripción Breve del Proyecto.

II. Avance Físico, separado por actividades, y tipo de obra (Ingeniería de Detalle,

suministro de los bienes, obra electromecánica, obra civil y pruebas) y avance

Financiero.

III. Resumen de la ejecución de las obras y estado actual del proyecto conforme a la

programación.

IV. Aspectos a resaltar el periodo.

V. Cronograma de ejecución actualizado

VI. Dificultades o problemas detectados y acciones correctivas.

VII. Anexo fotográfico.

1.2 Los informes que deberá presentar la UCP, deberán contener

I. Resumen Ejecutivo

II. Introducción

III. El Proyecto

a. Componente I: Inversión en Obras relacionadas con la integración de Honduras al SIEPAC. (Detalle de los proyectos en ejecución)

b. Componente II: Fortalecimiento de ENEE en comercialización en el MER. (Detalle de los proyectos en ejecución)

IV. Ejecución Financiera

a. Información General b. Ejecución con Fondos BID c. Auditoría Financiera del Préstamo

V. Actividades de Seguimiento y Monitoreo

a. Medición del desempeño b. Gestión de Riesgos c. Gestión Ambiental d. Seguimiento a los Indicadores del Marco Lógico e. Cumplimiento de Cláusulas Contractuales f. Reuniones de Seguimiento de Proyectos

VI. Anexos

EMPRESA NACIONAL DE ENERGÍA ELÉCTRICA ENEE Apoyo a …

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