EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE IPIALES

UNIMOS S.A. E.S.P.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO Estrategia Anticorrupción y de atención al ciudadano

Corte: 31 de diciembre de 2018.

Fecha de Presentación: 02 de enero de 2019

En cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 73, 76 de la Ley 1474 de 2011, los Decretos 2482 y 2641 2012 y el Documento CONPES de Rendición de Cuentas 3654 de 2010, al igual que lo establecido por el literal b) del Artículo 2.2.21.4.9 del decreto 648 de 2017 La Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A. E.S.P pone a disposición de los interesados y la ciudadanía en general, el “Informe de Seguimiento a las Estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, con corte a 31 de diciembre de 2018.

1. OBJETO Y ALCANCE El presente informe tiene como finalidad hacer el seguimiento al plan Anticorrupción de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A. E.S.P. y al Mapa de riesgos elaborado bajo las directrices de lo estipulado en el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano Ley 1474 de 2011 y los decretos 2482 y 2641 de 2012, para lo cual el Artículo 5 del precitado decreto, preceptúa:

“El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, estará a cargo de las oficinas de control interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos.”

Dentro del Plan se han definido cinco (05) componentes, derivados de lo preceptuado por el Estatuto Anticorrupción y los lineamientos del decreto reglamentario para garantizar su

cumplimiento, entre ellos están: 1. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción, 2. Gestión del Riesgo de Corrupción - Racionalización de Tramites, 3. Gestión del Riesgo de Corrupción - Rendición de Cuentas. 4. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano. y 5. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mecanismo para la Transparencia y Acceso a la Información.

2. NORMATIVIDAD.

Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 2641 del 17 de diciembre de 2012, “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011”.

Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República", Artículos 2.1.4.1 y subsiguientes que señalan como metodología para elaborar la estrategia de lucha contra la corrupción la contenida en el documento Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Decreto 124 del 26 de Enero de 2016, “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.

Circular Externa número 100-02-2016 del 27 de enero de 2016 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, Departamento Nacional de Planeación y Departamento Administrativo de la Función Pública.

Decreto 648 del 19 de abril de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública” literal b) del Artículo 2.2.21.4.9.

3. METODOLOGÍA.

Para el desarrollo del presente informe se aplicó la siguiente metodología:

Solicitud de información a la oficina asesora de Planeación. Entrevistas con los funcionarios responsables de los diferentes temas. Revisión de página Web de UNIMOS S.A. E.S.P. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2018 y documento contentivo

del mapa de riesgos de corrupción 2018.

4. ANÁLISIS, OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.

4.1 ANTECEDENTES. De acuerdo con el Decreto 2641 de 2012, se estableció como metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, la establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contenida en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. En dicho Decreto se determinó además que las entidades del orden nacional, departamental y municipal, deberán publicar en un medio de fácil acceso al ciudadano su Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano a más tardar el 31 de enero de cada año, estableciendo a las Oficinas de Planeación de las entidades la función de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo, así como de su consolidación. Fue así como, para la presente vigencia, en la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A. E.S.P. a través de la oficina asesora de planeación, proyectaron la propuesta de Plan Anticorrupción, el cual después de la concerniente revisión fue aprobado por la alta gerencia de la entidad, mediante Resolución No. 011 del 31 de enero de 2018, documento que fue publicado en los correos internos de las dependencias para conocimiento y comentarios de sus funcionarios y contratistas, y en la página Web de la Empresa con el mismo objetivo ante la ciudadanía. El Plan Anticorrupción de UNIMOS S.A E.S. P. se encuentra debidamente publicado bajo el link http://unimosesp.com.co/inicio/files/2018/informes/Plan-Anticorrupcion-y-atencion-al-cliente-2018.pdf de la página Web de la empresa

4.2. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN 2018. En cuanto al contenido del Plan Anticorrupción definido para el año 2018 por parte de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A. E.S.P., se presentan a continuación los principales aspectos observados frente a cada uno de sus componentes: 4.2.1 Primer Componente: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción.

Según lo establecido en las “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, el mapa de riesgos de corrupción es una herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. Para el caso de UNIMOS S.A. E.S.P., el Plan Anticorrupción 2018 determinó en este componente la realización de actividades frente a cinco (5) de los Subcomponentes que contempla el tema:

1. Política de Administración de Riesgos; 2. Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción, 3. Consulta y Divulgación del Mapa de Riesgos de Corrupción, 4. Monitoreo y Revisión. 5. Seguimiento.

Que para su cumplimiento se distribuye en 13 actividades y un cronograma para su ejecución En cuanto a la Política de Administración del Riesgo, en la empresa UNIMOS S.A. E.S.P. se cuenta con el documento identificado con el código 000, versión 1, vigencia 2017, introducido como anexo 1 al plan anticorrupción el cual establece la metodología para la identificación, análisis, valoración, seguimiento y medición del riesgo; el cual contempla los lineamientos y especificaciones estipulados en la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción 2015, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, según el cual: “La Política de Administración de Riesgos se puede adoptar a través de manuales o guías. Para estos efectos, se deben tener en cuenta entre otros: (i) objetivos que se espera lograr, (ii) Estrategias para establecer cómo se va a desarrollar la política; (iii) acciones que se van a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido; (iv) seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas.”. Para el caso específico del Mapa de Riesgos de Corrupción, el documento de Estrategias arriba mencionado establece que debe ser construido conforme a los lineamientos de la “Guía para la gestión de riesgo de corrupción”, matriz que se publicó en la página web de la entidad, el 31 de enero de 2018. Al respecto, vale la pena mencionar que el mapa de riesgos de corrupción que aparece publicado como anexo al Plan Anticorrupción 2018 denominado “Mapa de riesgos de corrupción 2018”, cuenta con dieciocho (18) riesgos de corrupción identificados por medio de número, proceso al cual pertenece y el nombre del mismo.

De igual manera se ha publicado el cronograma de ejecución del plan el cual contempla actividades que van desde el 01 de enero de 2018 hasta el 31 de diciembre del mismo año, y después de su revisión por parte de la Oficina de Control Interno, se pudo establecer que no se cumplió cabalmente el cronograma ni tampoco se evidenciaron avances significativos que demuestren la ejecución de las actividades propuestas dentro de la Política de Administración de los Riesgos de Corrupción. 4.2.2 Segundo componente: Racionalización de Trámites.

Busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública y permitirle a las entidades simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar sus trámites, acercando al ciudadano a los servicios que presta el Estado. Es así como el Plan Anticorrupción 2018 de UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A E.S.P., se encuentra en un proceso de mejoramiento continuo y de desarrollo e implementación del Modelo Estándar de Control Interno, esto con el fin de aumentar la eficiencia de los procesos y así facilitar el acceso de los usuarios a los diferentes servicios y trámites que se brindan en la empresa. Para ello se habían establecido o proyectado las siguientes actividades: Subcomponente de identificación de trámites

Socialización de la metodología de Racionalización de trámites

Realizar el inventario de trámites propuestos por la Función Publica.

Registro del inventario en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT. Subcomponente priorización de trámites

Analizar variables externas e internas que afectan el trámite para intervenir y mejorar. Racionalización de trámites

Aplicación Matriz de racionalización de tramites según priorización

Ejecución de actividades de racionalización de tramites descritos en la matriz

Realizar el seguimiento cuatrimestral al plan anticorrupción y Atención al Ciudadano Interoperabilidad

Análisis de la información que pueda ser compartida entre entidades estatales y privadas que ejerzan funciones publicas

Definición de estrategias de racionalización de trámites una vez identificada la información.

Después de la entrevista con el personal de planeación, por parte de la oficina de control Interno se pudo establecer que no se dio cumplimiento a estas actividades, por lo tanto no se ha efectuado la racionalización ni identificación a través de un inventario consolidado de los trámites que se desarrollan en la entidad.

4.2.3 Tercer Componente: Rendición de Cuentas.

La Rendición de Cuentas es la expresión del control social, a través de un proceso transversal y permanente de información entre entidades y ciudadanos que busca la transparencia de la gestión de la Administración Pública. La estrategia formulada para este componente dentro del Plan Anticorrupción 2018, incluye los diferentes subcomponentes definidos en ella: Información de calidad y en lenguaje comprensible; diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones; incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas, y evaluación y retroalimentación de la gestión institucional. Para ello se habían establecido o proyectado las siguientes actividades: Subcomponente de Información de calidad y en lenguaje comprensible

Publicar los informes de gestión y ejecución presupuestal de la empresa.

Actualizar la página web de la entidad y redes sociales. Subcomponente Dialogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones

Generar espacios de participación ciudadana para interactuar sobre la gestión de la empresa.

Interactuar con los grupos de interés a través del uso de nuevas tecnologías de la información

Desarrollar e implementar la estrategia de rendición de cuentas anual. Subcomponente de incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas.

Despliegue de capacitaciones internas y externas sobre el manual Unico de Rendicion de Cuentas.

la oficina asesora de planeación viene trabajando en el diseño de la Estrategia de Rendición de Cuentas, la cual ha avanzado notoriamente gracias al interés de la actual administración de la entidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad que regula la materia. Actividades que seguramente se estarán aplicando para la presente vigencia. Se espera, por lo tanto, que se adelanten las labores necesarias para culminar con el diseño de la Estrategia de rendición de cuentas, se construya, apruebe y socialice el Manual Único de Rendición de Cuentas para la entidad de conformidad con los lineamientos establecidos en él, de manera que los resultados de este proceso queden plasmados en un informe de evaluación de la estrategia, sean divulgados a los actores identificados y a la ciudadanía en general, y publicados en el la página web de la empresa; lo anterior, considerando que a partir de dichos resultados se deberá elaborar y divulgar el plan de mejoramiento a que haya lugar. Igualmente, incluir dentro de dicha Estrategia de rendición de cuentas la promoción y divulgación del Plan Anticorrupción, dándolo a conocer interna y externamente, así como su seguimiento y monitoreo. 4.2.4 Cuarto Componente: Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano.

Este componente busca garantizar el acceso de los ciudadanos a los trámites y servicios que presta la Administración Pública conforme a los principios de información completa, clara, consistente, con altos niveles de calidad, oportunidad en el servicio y ajuste a sus necesidades, realidades y expectativas. El documento de “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” menciona que este componente deben desarrollarse los siguientes subcomponentes y actividades: Subcomponente Estructura administrativa y direccionamiento estratégico:

Establecer mecanismos de comunicación directa entre los proceso de comercialización y la alta dirección para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de iniciativas de mejora.

Realizar informes trimestrales de análisis de PQR´S y definir estrategias que permitan disminuirlas

Subcomponente de Fortalecimiento de los canales de atención

Aplicar un autodiagnóstico de espacios físicos y definir un plan de mejora

Intervenir los espacios físicos de atención al usuario para brindar comodidad y seguridad

Implementar instrumentos y herramientas para garantizar la accesibilidad a la pagina web de la empresa.

Asignar responsables de la gestión de los diferentes canales de atención .

Subcomponente de Talento Humano

Incluir en el plan institucional de capacitación temáticas relacionadas con el mejoramiento del servicio al ciudadano.

Subcomponente Normativo y Procedimental

Elaborar periódicamente informes de PQR¨S para identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios.

Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de las peticiones, quejas y reclamos.

Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de los tramites y otros procesos administrativos.

Subcomponente de Relacionamiento con el ciudadano

Caracterizar a los ciudadanos – usuarios- grupos de interés y revisar la pertinencia de la oferta, canales mecanismos de información y comunicación empleados por la entidad.

Realizar mediciones de percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta institucional y el servicio recibido e informar los resultados al nivel directivo con el fin de identificar oportunidades de mejora.

En el marco de la Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio al Ciudadano, a través de la cual se definió un Modelo de Gestión Pública Eficiente al Servicio al Ciudadano que lo ubica como eje central de la administración pública, y propende porque la gestión del servicio

al ciudadano deje de entenderse como una tarea exclusiva de las dependencias que interactúan directamente con los mismos o de quienes atienden sus peticiones, quejas o reclamos. Si bien dicho diagnóstico no ha sido levantado al interior de la empresa UNIMOS S.A. E.S.P, las acciones que fueron incluidas por cada subcomponente de este componente en el Plan Anticorrupción 2018 permitirían determinar los aspectos necesarios de mejora, ya que se están incorporando muchas de las sugeridas en la Estrategia. Según el plan para 2018, se debieron haber ejecutado las siguientes actividades:

Atender, asesorar y proveer la información misional veraz y oportuna a los ciudadanos, de forma presencial, virtual y vía telefónica. A través del punto de atención, pagina web, líneas gratuitas 113,114, 184 Y 185. OBSERVACION: Se ha cumplido en un 85%

Afianzar la cultura de servicio al cliente en los servidores públicos, gestionando capacitaciones en temas relacionados con atención al ciudadano que incluyan entre otros, rapidez en la información, habilidad en la atención oportuna, solución y respeto por parte de los funcionarios, orden de la fila y sitios de espera.

OBSERVACION: No se implementaron campañas para lograr los objetivos propuestos.

Ejecutar el protocolo de atención al usuario y actualización de procedimientos establecidos. OBSERVACION: Los protocolos y procedimientos vienen siendo objeto de implementación, ya se encuentran documentados, falta socialización.

Diseñar estrategias institucionales y formularios para los diferentes canales de atención al cliente, facilitando el acceso a la información requerida por los ciudadanos de forma práctica y sencilla, sin afectar la accesibilidad y confidencialidad. OBSERVACION: Se implementaron nuevos formatos y se avanzó en la aplicación y funcionamiento de una mesa de ayuda virtual, la cual servirá de herramienta indispensable para mejorar la comunicación entre usuarios y empresa, al igual que la cultura de la autoayuda en el evento de atender daños u errores más frecuentes en la prestación del servicio sin necesidad de esperar el desplazamiento de un operativo de la entidad ahorrando tiempos y calidad de atención.

Realizar informes de análisis de PQR´s y definir estrategias que permitan disminuirlas. OBSERVACION: la publicación de indicadores de atención al ciudadano, hasta la fecha de presentación de este informe se pudo evidenciar que se cumple en un 100%

Se especifica que la publicación dentro del mismo link relacionada con los niveles de calidad y de prestación de los servicios de telefonía e internet, estos se publicaron solo hasta el primer trimestre de 2017, en razón a que por virtud y disposición de la resolución No. 5010 de 2017, esta información solo debe ser aportada por los PRST que a nivel nacional representen el 5% de los clientes totales de internet, tal como se puede evidenciar en la siguiente captura de pantalla.

4.2.5 Quinto Componente: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información.

Este componente recoge los lineamientos para la garantía del derecho fundamental de acceso a la información pública, según la cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley, excepto la información y los documentos considerados como legalmente reservados. A este respecto, el Plan Anticorrupción 2018, contempla diversas actividades enmarcadas en los siguientes subcomponentes así: Subcomponente Lineamientos de Transparencia activa

Evaluación del nivel de implementación de la ley 1712 de 2014, con la herramienta Matriz de autodiagnóstico desarrollada y disponible por la Procuraduría General de la Nación, en el link: www.procuraduria.gov.co/portal/grupo-transparencia.page

Diseño e implementación del plan de mejoramiento para dar cumplimiento a la estrategia GEL (Fase I)

Subcomponente Lineamiento de transparencia pasiva

Diseño de un procedimiento para la gestión de solicitudes según decreto 1081 de 2015.

Socialización procedimiento para la gestión de solicitudes.

Subcomponente Elaboración de Instrumentos de Gestión de la Información

Definir el esquema de publicación de información y el índice de información clasificada y reservada.

Revisión y publicación del esquema en el enlace “Transparencia y acceso a información pública”

Subcomponente Criterio diferencial de Accesibilidad

Diseño y socialización de un procedimiento para la publicación de información en formatos alternativos comprensibles para toda la población

Implementar los lineamientos de accesibilidad a espacios físicos para población en situación de discapacidad.

Subcomponente Monitoreo de acceso a la Información Publica

Publicación trimestral del informe que contenga: número de solicitudes recibidas, número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. El tiempo de respuesta a cada solicitud y El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

5. CONCLUSIONES. Conforme a lo establecido en el Decreto 2641 de 2012 y el Decreto 124 de 2016, la Empresa Unimos SA ESP a través de la oficina asesora de Planeación, elaboró y publicó su Plan Anticorrupción 2018, contemplando los lineamientos definidos a este respecto en el documento denominado “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.

No obstante lo anterior, la Oficina de Control Interno evidenció la necesidad de dar aplicabilidad a su contenido, puesto que si bien es cierto la estrategia está diseñada de acuerdo a las necesidades de la empresa, pero se han quedado en letra muerta de allí las observaciones y las recomendaciones que esta oficina a incluido y relacionado a lo largo del presente informe. Para determinar el avance en el cumplimiento de las actividades incluidas en el Plan Anticorrupción 2018, se tiene en cuenta el siguiente criterio:

A. Bajo el Criterio de Probabilidad, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

B. Bajo el criterio de Impacto, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

En ese orden de ideas, en la siguiente matriz se detalla, el componente, las actividades programadas, las estrategias incluidas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano vigencia 2018, las observaciones que la oficina de control interno hace producto de la verificación de cada acción y los responsables de las estrategias implementadas y evaluadas de la siguiente manera:

FORMATO PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

EMPRESA: EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE IPIALES UNIMOS S.A E.S.P

PERIDO EVALUADO : SEPTIEMBRE a DICIEMBRE DE 2018

FECHA PUBLICACION: 02 de enero de 2019

PRESENTADO POR : WILMER J. MORALES ACOSTA CARGO: JEFE ASESOR DE CONTROL INTERNO

COMPONENTE 1. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción

SUBCOMPONENTES ACTIVIDADES META O PRODUCTO

RESPONSABLE FECHA PROGRAMAD

A

SEGUIMIENTO 1

Política de Administración de

Riesgos

Revisión Política de Administración de Riesgos

Política Revisada Gestión Gerencial - Planeación y Calidad

15/01/2018 Cumplió

Aprobación y divulgación política de Administración de Riesgos

Política aprobada y socializada

Gestión Gerencial - Planeación y Calidad

16/01/2018 Cumplió

Construcción del Mapa de Riesgos de

Corrupción

Socialización metodología de construcción de mapa de riesgos de corrupción

metodología socializada

Planeación y Calidad 17/01/2018 Cumplió

Construcción mapa de riesgos de corrupción

Mapas de riesgos de corrupción elaborados

Procesos UNIMOS 23/01/2018 Cumplió

Consolidación mapa de riesgos de corrupción Institucional

Mapa de riesgos de corrupción Institucional

Planeación y Calidad 24/01/2018 Cumplió: Publicado 31 de enero de 2018 link:files/2018/informes/Mapa-de-Riesgos-Corrupcion-UNIMOS-S_A-E_S_P_-2018.xlsx

Consulta y divulgación

Socializar mapa de riesgos de corrupción Institucional

Mapa de riesgos de corrupción Institucional socializado

Planeación y Calidad 25/01/2018 Cumplió: A través de correos electrónicos institucionales y la página web.

Ajustes mapa de riesgos de corrupción Institucional

Mapa de riesgos de corrupción Institucional ajustado según recomendaciones

planeación y Calidad 25/01/2018 Cumplió:

Publicación del mapa de riesgos de corrupción en página web de UNIMOS

Mapa de riesgos de corrupción Institucional publicado

planeación y Calidad 31/01/2018 Cumplió: Publicado 31 de enero de 2018 link:files/2018/informes/Mapa-de-Riesgos-Corrupcion-UNIMOS-S_A-E_S_P_-2018.xlsx

Socialización Interna del mapa de riesgos de corrupción institucional

Mapa de riesgos de corrupción Institucional Socializado

planeación y Calidad 05/02/2018 Cumplió: Se socializó y se difundió a través de los correos electrónicos institucionales el día 12 de febrero de 2018

Monitoreo y Revisión

Revisión trimestral al cumplimiento e implementación de controles para evitar la ocurrencia de riesgos de corrupción

Evaluación riesgo residual

planeación y Calidad Trimestralmente

Se efectuó la evaluación y actualización al mapa de riesgos de corrupción

Retroalimentación trimestral de resultados de monitoreo a la Alta dirección

Retroalimentación a Gerencia

planeación y Calidad Trimestralmente

Cumplió: Correo electrónico enviado a gerencia

Seguimiento

Realizar el seguimiento cuatrimestral al plan Anticorrupción y Atención al ciudadano

Seguimientos al Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano

Control Interno Cuatrimestral Se cumplió: Informe No. 2 de seguimiento a la estrategia

Reporte de resultados de seguimiento en página web

Publicación de informes de seguimiento por control Interno

Control Interno Cuatrimestral Cumplió: Publicado en la página web

COMPONENTE 2. Gestión del Riesgo de Corrupción - Racionalización de Tramites

SUBCOMPONENTES ACTIVIDADES META O PRODUCTO

RESPONSABLE FECHA PROGRAMAD

A

SEGUIMIENTO 1

Identificación de Tramites

Socialización de la metodología de Racionalización de tramites (identificación de Tramites)

metodología socializada

planeación y Calidad 30/03/2018 NO existen evidencias de cumplimiento

Realizar el inventario de trámites propuestos por la Función Pública

Inventario de tramites

At. Al Cliente y Comercialización

30/03/2018 No se aportaron soportes de avance sobre el levantamiento de dicho inventario

Registrarlos el inventario en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT)

Registro de inventario SUIT

At. Al Cliente y Comercialización

30/06/2018 No se ha realizado el registro,

Priorización de Tramites

Analizar variables externas e internas que afectan el trámite para intervenir y mejorar

Relación de tramites priorizados

At. Al Cliente y Comercialización

05/03/2018 NO existen evidencias de cumplimiento

Racionalización de Tramites

Aplicación Matriz de racionalización de tramites según priorización

Matriz Aplicada At. Al Cliente y Comercialización

30/04/2018 NO existen evidencias de cumplimiento

Ejecución de actividades de racionalización de tramites descritos en la matriz

Acciones de matriz ejecutadas

At. Al Cliente y Comercialización - UNIMOS S.A E.S.P

01/05/18 al 31/12/18

El jefe de planeación informa que se encuentra desarrollando la estrategia y las actividades para el levantamiento del inventario de trámites y posteriormente su racionalización tal como se encuentra proyectado.

Realizar el seguimiento cuatrimestral al plan Anticorrupción y Atención al ciudadano

Seguimientos al Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano

planeación y Calidad Trimestral Cumplió: Se efectuó el seguimiento respectivo

Análisis de información que pueda ser compartida entre entidades estatales y privadas que ejerzan funciones públicas

Información compartida entre instituciones identificada (En caso de aplicar)

At. Al Cliente y Comercialización - UNIMOS S.A E.S.P

05/03/2018

Cumplió: La información es compartida clasificada y enrutada a través del sistema de atención al ciudadano SAC programa de la administración Municipal

Interoperabilidad Definición de estrategias de racionalización de tramites una vez identificada la información

Estrategias definidas y aplicadas

At. Al Cliente y Comercialización - UNIMOS S.A E.S.P

15/03/2018

NO existen evidencias de cumplimiento

COMPONENTE 3. Gestión del Riesgo de Corrupción - Rendición de Cuentas

Subcomponentes Actividades Meta o Producto Responsable Fecha Programada

Seguimiento 1

Información de calidad y en lenguaje comprensible

Publicar los informes de gestión y ejecución presupuestal de la empresa

Informes publicados

planeación y Calidad Gestión Financiera

Semestralmente

No se encuentran publicadas las ejecuciones presupuestales

Actualizar la página Web de la entidad y redes sociales

Página web y redes sociales actualizadas

Sistemas y facturación

Permanentemente

Cumplió

Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones

Generar espacios de participación ciudadana para interactuar sobre la gestión de la empresa

Informes de gestión socializados con la comunidad

planeación y Calidad

Semestralmente

Cumplió: Existe mejor comunicación a través de los medios de comunicación como las redes sociales y fanpage

Interactuar con los grupos de interés a través del uso de nuevas tecnologías de información

Chats - pantallazos Gestión Gerencial - planeación y Calidad

15/03/18 a 31/12/18

Se cumple: Existe comunicación y activación de canales de comunicación redes sociales, correo electrónico y pagina web

Desarrollar e implementar la estrategia de rendición

Rendición de cuentas ejecutada

Gestión Gerencial - planeación y Calidad

30/11/2018

Aun no se cumple el plazo de implementación de la estrategia

de cuentas anual

Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas

Despliegue de capacitaciones internas y externas sobre el Manual Único de Rendición de Cuentas

Plan de capacitación ejecutado

planeación y Calidad - ESAP

15/03/18 a 31/12/18

Hasta la fecha de seguimiento de este informe aún no se ha desarrollado la capacitación.

COMPONENTE 4. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano

Subcomponentes Actividades Meta o Producto Responsable Fecha Programada

Seguimiento 1

Estructura Administrativa y direccionamiento estratégico

Establecer mecanismos de comunicación directa entre los proceso de comercialización y la alta dirección para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de iniciativas de mejora

Estrategias identificadas y aplicadas

Gestión Gerencial - planeación y Calidad - Atención al Usuario y comercialización

08/04/2018 Cumplió: Se han implementado estrategias de comunicación entre la alta dirección y los procesos misionales y de apoyo. Se efectúan comités gerenciales periódicos para actualizar información y tratar asuntos donde se toma las decisiones en equipo.

Realizar informes trimestrales de análisis de PQR´s y definir estrategias que permitan disminuirlas

Informes de Gestión de PQRS

Atención al Usuario y comercialización

Trimestralmente

Cumplió: El subgerente comercial y de atención al usuario rinde el informe trimestral de calidad de atención al usuario y el consolidado de PQRS

Aplicar un Autodiagnóstico de espacios físicos y definir un plan de mejora

Plan de mejora de espacios físicos

Gestión Gerencial - planeación y Calidad - Atención al Usuario y comercialización

12/04/2018 Cumplió: Se mejoró los espacios de la oficina física de atención al usuario al igual que se proyecta la

Fortalecimiento de los canales de atención

adquisición de un software para mejorar la atención y turnos.

Intervenir los espacios físicos de atención al Usuario para brindar comodidad y seguridad

Plan de mejora de espacios físicos

Gestión Gerencial - Atención al Usuario y comercialización

12/04/2018 a 31/12/18

Cumplió Se intervinieron los espacios de la oficina física de atención al usuario generando mayor comodidad y seguridad

Implementar instrumentos y herramientas para garantizar la accesibilidad a la página web de la Empresa

Herramientas y/o instrumentos aplicados

Sistemas y Facturación

12/03/2018 a 31/12/18

Cumplió: Se diseñó una nueva imagen institucional y una nueva página web más accequibles a la participación de la ciudadanía y con mejor información

Asignar responsables de la gestión de los diferentes canales de atención

Matriz de responsabilidad

planeación y Calidad 21/03/2018 Cumplió: Se designaron los responsables del manejo y administración de los canales de comunicación

Talento Humano

Incluir en el Plan Institucional de Capacitación temáticas relacionadas con el mejoramiento del servicio al ciudadano

Plan de Capacitación con temáticas de servicio al ciudadano

Atención al Usuario y Comercialización - G. Talento Humano

12/03/2018 Aun no se ha formulado el plan institucional de capacitación para la vigencia 2018

Elaborar periódicamente informes de PQRSD para identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios.

Informes de Gestión de PQRS

Atención al Usuario y Comercialización

Trimestralmente

Cumplió: El subgerente comercial y de atención al usuario rinde el informe trimestral de calidad de atención al usuario y el consolidado de PQRS

Normativo y Procedimental

Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de las peticiones, quejas y reclamos.

Procedimientos de PQR estandarizados

planeación y Calidad - Atención al Usuario y comercialización

12/03/2018 a 31/12/18

Cumplió: Se encuentra caracterizado el proceso por parte de planeación

Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de los trámites y otros procedimientos adtivos.

Procedimientos administrativos estandarizados

planeación y Calidad - Atención al Usuario y comercialización

12/03/2018 a 31/12/18

Cumplió: Se encuentra caracterizado el proceso por parte de planeación

Relacionamiento con el ciudadano

Caracterizar a los ciudadanos - usuarios - grupos de interés y revisar la pertinencia de la oferta, canales, mecanismos de información y comunicación empleados por la entidad.

Caracterizaciones de población

planeación y Calidad - Atención al Usuario y comercialización

30/04/2018 a 31/12/18

No existe evidencia del desarrollo

de esta actividad, ni de la

caracterización de los grupos

poblacionales

Realizar mediciones de percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta institucional y el servicio recibido, e informar los resultados al nivel directivo con el fin de identificar oportunidades y acciones de mejora.

Informes de satisfacción

Atención al Usuario y comercialización - Gestión Telecomunicaciones

Trimestral

Cumplió: Se efectúa medición de indicadores de calidad de atención y percepción de satisfacción de los clientes de la empresa, su reporte se hace trimestralmente a la superintendencias de industria y comercio SIC

COMPONENTE 5. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mecanismo para la Transparencia y Acceso a la Información

SUBCOMPONENTES ACTIVIDADES META O PRODUCTO

RESPONSABLE FECHA PROGRAMADA

SEGUIMIENTO 1

Lineamientos de Transparencia Activa

Revisión de cumplimiento estrategia Gobierno en Línea

Informe de verificación

Sistemas y Facturación - Gestión Información

08/03/2018 Se ha realizado seguimiento con un resultado muy bajo de cumplimiento del 35%

Diseño e implementación plan de mejoramiento para dar cumplimiento a la Estrategia GEL (Fase I)

Plan de Mejoramiento

Sistemas y Facturación - Gestión Información

13/03/2018 al 31/12/18

No se ha diseñado aun la estrategia de gobierno en línea para la entidad.

Evaluación del nivel de implementación de la ley 1712 de 2014, con la herramienta Matriz de autodiagnóstico desarrollada y disponible por la Procuraduría General de la Nación, en el link: www.procuraduria.gov.co/portal/grupo- transparencia.page

Informe de autodiagnóstico

Sistemas y Facturación - Gestión Información

15/03/2018 No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad.

Diseño e implementación del plan de mejoramiento para dar cumplimiento a la Estrategia GEL (Fase I)

Plan de Mejoramiento

Sistemas y Facturación - Gestión Información

20/03/2018 al 31/12/18

No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad

Diseño de un procedimiento para la gestión de solicitudes según Decreto 1081 de 2015

Procedimiento documentado

planeación y Calidad 28/03/2018 No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad

Lineamientos de Transparencia Pasiva

Socialización Procedimiento para la gestión de solicitudes

Procedimiento socializado

planeación y Calidad 29/03/2018 No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad

Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información

Levantar el registro o inventario de activos de Información.

Inventario de activos de información

Gestión Información 15/05/2018 No existe evidencia del desarrollo de esta actividad, pero el ing de planeación informa que se está trabajando en el inventario de tramites

Definir el esquema de publicación de información, y el Índice de Información Clasificada y Reservada

Esquema de publicación elaborado

Gestión Información 18/06/2018 No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad

Revisión y publicación del esquema en el enlace “Transparencia y acceso a información pública”

Publicación de esquema en sitio web de la empresa

Sistemas y Facturación - Gestión Información

31/08/2018 No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad

Criterio Diferencial de Accesibilidad

Diseño y socialización de un procedimiento para la publicación de información en formatos alternativos comprensibles para toda la población

Procedimiento documentado y socializado

planeación y Calidad 01/06/2018 No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad

Implementar los lineamientos de accesibilidad a espacios físicos para población en situación de discapacidad.

Acciones de mejora para facilitar acceso a la población

Gestión Gerencial - At. Al usuario y comercialización - planeación y Calidad

01-06-18 al 31/12/18

No existe evidencia del cumplimiento de esta actividad

Publicación trimestral del informe que contenga: Número de solicitudes recibidas.

Informes publicados en medios de comunicación

At. Al usuario y comercialización

Trimestralmente Cumplió: El subgerente comercial y

Monitoreo del Acceso a la Información Pública

Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. El tiempo de respuesta a cada solicitud. El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

disponibles por UNIMOS

de atención al usuario rinde el informe trimestral de calidad de atención al usuario y el consolidado de PQRS

6. RECOMENDACIONES

Teniendo en cuenta las fechas de seguimiento y publicación, cada (4) meses

programados, se recomienda que las actividades de cada componente, se ejecuten en periodos cuatrimestrales, lo anterior para que las acciones puedan medirse concordantemente.

En el Mapa de Riesgos de Corrupción Institucional se deben diligenciar todos los

campos del Anexo A - Mapa de Riesgos de Corrupción. Las acciones deberían programarse dentro del cuatrimestre de evaluación, para facilitar su monitoreo y seguimiento.

Los indicadores de las acciones del mapa de riesgos de corrupción, deberían ajustarse cuatrimestralmente.

Se recomienda realizar los ajustes necesarios al mapa de riesgos de corrupción y

al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano"

Se recomienda dar estricto cumplimiento a las actividades programadas con el fin

de evitar que se materialicen los riegos detectados en el Mapa de riesgos. Así las cosas, la Oficina de Control Interno concertará, con las áreas responsables de las actividades incumplidas, las acciones de mejora y/o acciones de seguimiento y continuidad a que haya lugar.