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Emite recibos electrnicos con Aspel-NOI 7.0

Aspel-NOI 7.0 se encuentra preparado para emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de los recibos de nmina, para dar cumplimiento a la reforma fiscal 2014. Para comenzar a emitir recibos electrnicos se debe realizar lo siguiente:

1. Preparar el sistema para emitir recibos electrnicos. 2. Definir los datos obligatorios del trabajador. 3. Realizar el cierre de la nmina. 4. Consultar recibos y timbrarlos.

A continuacin se explican los pasos de forma detallada:

1. Preparar el sistema para emitir recibos electrnicos.

Ingresar a men Configuracin / Parmetros del sistema y realizar la configuracin de:

a) Datos de la empresa. Se deben capturar los datos de Razn social, Registros patronales y Domicilio fiscal que correspondan a la empresa que emite los recibos electrnicos, como lo son: Registro Federal de Contribuyentes (RFC), el Rgimen fiscal, Lugar de expedicin, entre otros. Los datos marcados en rojo son obligatorios.

Figura 1. Datos de la empresa.

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b) Recibo electrnico

Generales. En esta seccin, se define el Certificado de Sello Digital, este es un dato que asigna el SAT a cada Contribuyente, si no se cuenta con l, ingresar a la pgina: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15564.html

El Certificado de sello digital est formado por un archivo con extensin *.cer, la llave privada *.key, y una contrasea. Estos datos se deben indicar en los primeros campos.

En el campo Serie, Aspel-NOI asigna por omisin la palabra NOMINA, pero sta puede ser personalizada con una letra de tal manera que permita identificar el tipo de documento. La serie es informativa y puede ser A, o cualquier letra.

Configuracin de comprobantes.

Servicio de timbrado uno a uno.

En el campo Usuario, se debe indicar el RFC emisor. En Contrasea, debes indicar:

i. Si se contrat Aspel-NOI 7.0 en renta, el Cdigo de activacin del sistema.

Figura 2. Configuracin de certificados para emitir recibos electrnicos.

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ii. Si se adquiri el paquete de timbres de Aspel Sellado CFDI, se debe indicar la Contrasea del Escritorio de servicios en aspel.com que adquiri Aspel Sellado CFDI. Si no cuentas con el servicio Aspel-Sellado CFDI, contrtalo desde www.aspel.com/timbrado.

Al terminar la captura se debe hacer clic en Probar conexin y posteriormente Firmar contrato, mismo que se debe leer y aceptar. Para esto se debe estar conectado a Internet y con ello comprobar una correcta configuracin.

Figura 3. Prueba de conexin del servicio de timbrado uno a uno.

Mensaje de conexin exitosa.

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Servicio de timbrado masivo.

En el campo Usuario, se debe indicar el RFC emisor. En Contrasea, debes indicar:

i. La Contrasea del Escritorio de servicios en aspel.com que adquiri Aspel Sellado CFDI.

Si no cuentas con el servicio Aspel-Sellado CFDI, contrtalo desde www.aspel.com/timbrado.

Al terminar la captura se debe hacer clic en Probar conexin y posteriormente Firmar contrato, mismo que se debe leer y aceptar. Para esto se debe estar conectado a Internet y con ello comprobar una correcta configuracin.

Figura 4. Firma de contrato del servicio de timbrado uno a uno.

Mensaje de firma exitosa.

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Mensaje de conexin exitosa.

Figura 5. Prueba de conexin del servicio de timbrado masivo.

Figura 6. Firma de contrato del servicio de timbrado masivo.

Mensaje de firma exitosa.

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Servicio de cancelacin.

En el campo Usuario, se debe indicar el RFC emisor. En Contrasea, debes indicar:

La Contrasea del Escritorio de servicios en aspel.com que adquiri Aspel Sellado CFDI.

Dichos datos deben ser capturados y posteriormente se realiza una prueba de conexin.

c) Correo electrnico. En esta seccin se debe configurar la cuenta de correo electrnico para enviar automticamente los comprobantes. Es importante indicar la empresa que ofrece el servicio de correo, por ejemplo Hotmail, el sistema a partir del Proveedor seleccionado sugiere la configuracin, en los campos de Usuario y Contrasea se deben definir los datos de la cuenta creada que va a enviar los correos y la contrasea respectiva.

Si se desea que el correo se enve automticamente al trabajador despus de generar el comprobante se debe habilitar la opcin Envo automtico de CFDI a los trabajadores que tengan configurado su correo.

Figura 8. Configuracin del servicio de cancelacin de recibos electrnicos.

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Ingresar a men Configuracin / Parmetros de la nmina y definir:

Periodicidad. En este campo se debe indicar cada cuando se realiza el pago de la nmina, por ejemplo: catorcenal, quincenal o mensual.

Figura 10. Definicin de la periodicidad de la nmina.

Figura 9 Configuracin de correo electrnico para el envo de recibos electrnicos.

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Ingresar a men Archivo / Percepciones y Deducciones y definir:

Clave SAT. Indica en este campo la clave que corresponda a la Percepcin / Deduccin segn el catlogo publicado en el portal del Sistema de Administracin Tributaria (SAT):

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_26019.html

Aspel-NOI 7.0 incluye la Ayuda de claves SAT, que permite asignar la clave que corresponda al concepto de acuerdo al catlogo definido por la autoridad:

Definir los datos obligatorios del trabajador.

Ingresar a men Archivo / Trabajadores / Catlogo de trabajadores y validar lo siguiente:

Comprobar en Datos generales que se encuentre definido el RFC y la CURP del trabajador en sus respectivos campos, as como en la seccin Datos personales el campo de Pas.

Figura 11. Configuracin de la clave SAT que corresponde a la percepcin.

Ayuda de claves SAT.

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2. Cierre de la nmina

Ingresar a men Archivo / Administrador de periodos, seleccionar la nmina en la que se

generarn los recibos electrnicos y presionar el botn Cierre de nmina, que consiste en auditarla o inhabilitarla para realizar cambios. Antes de realizar este proceso, es conveniente tener la seguridad de que los datos de los trabajadores son correctos. Posteriormente dar doble clic sobre la nmina para consultarla.

Figura 13. Campos obligatorios en trabajadores.

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3. Consultar recibos y timbrarlos.

a) Timbrado uno a uno

Ingresar a men Consultas / Recibos electrnicos o presiona el botn . Mediante esta consulta se podr generar, consultar y enviar los CFDI de los recibos de pago de los trabajadores en la nmina. Se debe seleccionar al trabajador en cuestin y

presionar el botn Timbrar CFDI para generar el comprobante fiscal.

Figura 15. Consulta para la emisin y envo de comprobantes fiscales de la nmina.

Figura 14. Realizando el cierre de la nmina.

Al cerrar la nmina solicita la contrasea del usuario administrador.

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Posteriormente, el sistema solicita indicar la fecha del pago efectivo de la nmina en la siguiente ventana, para lo cual se debe capturar la fecha que corresponda:

b) Timbrado de forma masiva

Ingresar a men Consultas / Recibos electrnicos o presiona el botn . Mediante esta consulta se podr generar, consultar y enviar los CFDI de los recibos de pago de los trabajadores en la nmina. Se debe seleccionar todos los trabajadores y presionar el botn

Timbrado Masivo.

NOTA: Podras seleccionar los trabajadores de forma consecutiva o separados mediante la tecla ctrl y dando clic sobre el trabajador.

Figura 16. Fecha de pago de la nmina.

Figura 17. Consulta para la emisin y envo de comprobantes fiscales de la nmina.

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Posteriormente, el sistema solicita indicar la fecha del pago efectivo de la nmina en la siguiente ventana, para lo cual se debe capturar la fecha que corresponda:

En caso de no haberse timbrado todos los trabajadores se podr consultar el detalle del mismo mediante el botn Ver detalle.

Figura 19. Informacin de documentos enviados a timbrar.

Figura 18. Fecha de pago de la nmina.

Figura 20. Detalle de folios no enviados a timbrar.

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Despus se debe presionar el botn Obtener Comprobantes para obtener el UUID y cambiar del estado del CFDI de Generado a Timbrado.

Figura 21. Consulta de estado del CFDI del recibo de nmina.

Figura 22. Respuesta de documentos timbrados y pendientes por recibir.

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En caso de no obtener todos los comprobantes se puede consultar el detalle del suceso.

Despus de esto se visualiza en la consulta la informacin del recibo de nmina timbrado.

Figura 24. Consulta de Recibos de nmina timbrados.

Figura 23. Detalle de comprobantes no obtenidos.

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Si se habilit el parmetro Envo automtico de CFDI a los trabajadores que tengan configurado su correo (Paso no. 1, inciso c ) mostrar la siguiente ventana para el envo del comprobante, donde automticamente se adjuntan los archivos *.XML y la

representacin impresa *.PDF. De lo contrario, se debe presionar el botn para su envo:

Figura 25. Envo de recibos electrnicos.

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Finalmente, para visualizar la representacin impresa del comprobante, basta con dar doble clic sobre el registro del trabajador:

Aspel Soporte Tcnico

/soporteaspeldemexico

Figura 26. Representacin impresa del CFDI del recibo de nmina.