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62 Section 15 – Catalog Load Process April 2019

eMarket Sección 15 - Proceso de carga de catálogo

Proceso de carga de catálogo Hay tres tipos de catálogos en eMarket:

• Punchout Site: un catálogo en línea de elementos alojados por el proveedor que utiliza codificación HTML

• PRG – Un catálogo de artículos del archivo de artículos de compras utilizado principalmente en los Estados Unidos

• Supplier Catalog (catálogo de proveedores): Una carga de Excel de artículos preparados por el proveedor y Compras. Esta opción es el uso principal del catálogo en áreas fuera de los Estados Unidos

Creación del catálogo Punchout

El catálogo Punchout Site es creado por eMarket con un proveedor que tiene el software cXML. El proveedor tendrá un catálogo electrónico en línea para la Iglesia con artículos de la Iglesia y precios de la Iglesia

• Compras identifica las capacidades del proveedor con el sitio Punchout para su inclusión en eMarket

• Compras proporciona al personal técnico de la iglesia en Salt Lake los nombres de las personas del proveedor que serán los contactos para establecer el catálogo punchout.

• El personal técnico de la iglesia en Salt Lake envía esos nombres al Gerente de Producto de Aquiire (eMarket), que se pondrá en contacto con esos individuos. Aquiire estará interesado en obtener información de credenciales (URL, nombre de usuario, contraseña, etc.) y tipo de conexión (OCI, cXML) para establecer un vínculo entre el proveedor y Aquiire (eMarket)

• Es posible que Compras tenga que organizar una llamada telefónica inicial. • Cualquier pregunta entre Aquiire (eMarket) y el Proveedor deberá ser resuelta tanto por el

personal técnico de la Iglesia en Salt Lake como por Compras. • Una vez que Aquiire (eMarket) establezca el enlace en su base de datos de etapas, se le solicitará

a Compras que verifique el contenido del catálogo. • Cuando Purchasing verifique que el catálogo es correcto, Aquiire (eMarket) moverá el catálogo a

producción


Los siguientes criterios se deben considerar para la creación punchout.

Criterios para Punchout o creación de catálogo de proveedores

PunchoutsUS$ 3000 por conexión

Volumen muy grande de artículos en catálogo

Cambios de precios frecuentes y variables

Configuraciones de artículos especializados

Alto uso para ambas transacciones y gasto (> US $ 100,000)

Necesidad de especificaciones detalladas e imágenes de elementos

Precios actualizados por el vendedor

Catálogos de proveedoresGratis - Sin costo

Capaz de incluir varios cientos de artículos

Fijación de precios estable, pero actualizada anualmente

Dos variables de opción disponibles

Campos de texto de forma libre para una descripción de línea adicional

El uso de la transacción puede ser alto y bajo durante un año

El gasto puede ser alto y bajo durante un año

Precios actualizados según sea necesario


Nota sobre el despacho de cXML: los proveedores que proporcionan un catálogo de sitios punchout también pueden recibir órdenes de compra mediante el envío de cXML. La Iglesia debe tener un Acuerdo de servicio maestro válido con el proveedor.

Durante las conversaciones con el personal técnico del proveedor, Compras y el personal técnico de la Iglesia en Salt Lake revisarán la posibilidad de enviar pedidos a través de cXML. El personal técnico de la iglesia en Salt Lake necesitará información de credenciales (URL, nombre de usuario, contraseña, etc.) del proveedor para establecer el vínculo entre la Iglesia y el proveedor para el despacho de cXML

Guía de referencia de compras (PRG) Creación de archivos

El PRG se crea a partir de elementos dentro del archivo de Artículo de compras en los Estados Unidos. Esta sección no es aplicable fuera de los Estados Unidos. Si tiene alguna pregunta sobre el PRG en los Estados Unidos, comuníquese con su Gerente Regional de Operaciones (ROM).

Pasos para crear un nuevo catálogo de proveedores

(Consulte la página 71 para conocer los pasos para actualizar un catálogo existente).

Se debe tomar una decisión inicial para determinar si el catálogo debe contener múltiples proveedores o un solo proveedor. Preparación de archivos El proceso del catálogo de proveedores comienza con Compras que identifica a un proveedor para ser incluido en el repositorio de catálogos eMarket.

• Compras envía al proveedor el catálogo de formato de archivo de Excel • Compras y el proveedor trabajan juntos para definir el conjunto de artículos para incluir en el

catálogo utilizando los precios de La Iglesia. • El proveedor prepara el archivo de Excel y es responsable de mantener los precios y las

descripciones de los artículos a lo largo del tiempo. • El proveedor reenvía el archivo Excel completo a Compras • El nombre del archivo debe comenzar con el código de país de dos letras seguido de un guión, el

nombre del proveedor y la identificación del proveedor. Ejemplo: AR-nombre de la empresa Argentina3243.xlsx


Este es el formato actual del catálogo eMarket. Póngase en contacto con su ROM o representante de compras para obtener un formato electrónico de este archivo.

Cargando el archivo en eMarket

Compras supervisa la carga inicial del catálogo en eMarket y aprueba el catálogo cuando se carga. Se aceptan dos formatos de archivo diferentes: .csv y .txt

• Esto se hace abriendo el archivo Excel; seleccionando File – Save As’ (archivo - Guardar como); y cambiando el tipo de archivo a 'CSV (delimitado por comas) (* .csv)' como se muestra en el siguiente diagrama.


• Guarde el archivo .csv en su computadora (desktop)

• Si el archivo contiene caracteres UNICODE, el archivo debe guardarse como un archivo de texto Unicode (.txt).

• Guarde el archivo .txt en su computadora (desktop)

• Dentro de eMarket, vaya a eMarket – Vendor Catalogs – Vendor Catalog (eMarket -

Catálogos de proveedores - Catálogo de proveedores). Haga clic en Add a New Value (agregar un nuevo valor).

• Crea una Catalog ID (identificación de catálogo) y haz clic en el botón Add (agregar)

Pautas para crear una Catalog ID (identificación de catálogo):

• La identificación del catálogo debe ser única • Prefijo la identificación del catálogo con el código de país de dos letras del país de origen • Coloque una raya entre el código del país y el nombre del catálogo

• El nombre del catálogo debe ser lo más breve posible: no más de 10 caracteres. Los ejemplos incluyen: US-DSRTBK, BR-INFO, AR-HUB, AU-BGC, US-RSD, US-RSD

Complete la información en la página del Catálogo de proveedores que describe el catálogo.

• Ingrese el nombre del catálogo. Este es el nombre con el que desea que aparezca el catálogo en eMarket.

• Ingrese el tipo de catálogo. El tipo de catálogo de proveedor es para un catálogo con un solo proveedor. Este es el tipo mas común . Catalog Fragment y Catalog Shell trabajan juntos para un catálogo con múltiples proveedores. Cada proveedor se definirá como un fragmento. Cada fragmento contendrá elementos cargados desde una hoja de cálculo de Excel. Los fragmentos se reúnen bajo el shell, que contiene campos de tipo encabezado.

• Ingrese la Catalog Description (descripción del catálogo). Este texto se mostrará en el texto debajo del nombre del catálogo en eMarket.

• Ingrese la identificación del proveedor • Indique el Comprador responsable del catálogo.


• El campo Notes (notas) debe usarse para cualquier detalle que desee conservar sobre el catálogo o Ingrese el currency code (código de moneda) o Si se trata de un Catálogo preferido, lo que significa que desea que los Solicitantes

utilicen los elementos de este catálogo encima de otros elementos, seleccione el indicador de Catálogo preferido.

o Haga clic en el enlace Related Business Units (unidades de

negocios relacionadas). Ingrese las unidades de negocios que deberían tener visibilidad para el catálogo.

• Adjuntar el archivo de datos

o Adjunte el archivo de datos haciendo clic en el icono Adjuntar Attach el icono Attach (adjuntar)

o Browse (explore) su computadora para encontrar el archivo y Cargar el archivo.

Haga clic en el botón Save (guardar) ubicado en la esquina inferior izquierda de la página del catálogo de proveedores Tenga en cuenta lo siguiente:

• Cuando el texto en los campos Catalog Name (nombre del catálogo) o Catalog Description (descripción del catálogo) cambia, se envía un correo electrónico al personal técnico de la Iglesia para actualizar estos campos en Aquiire

• Después de cargar un archivo, el icono Attach (conexión) cambiará a un icono de View Attachment (vista de archivo adjunto). Esto permitirá la exportación del archivo actual.

• Si se produce un cambio en el catálogo, use el icono Trash Can (papelera) para eliminar el archivo de datos. Vuelva a conectar el archivo actualizado utilizando el icono Attach (adjuntar).


• El enlace Export Dates (exportar fechas) le mostrará las fechas en que el archivo se cargó en Aquiire

• Si el catálogo ya no es válido, haga clic en Request Catalog Deletion (solicitar eliminación de catálogo). Será eliminado por alguien en Salt Lake dentro de 1 día.

Cargando el archivo

• Haga clic en el enlace Goto Load File Page (Ir a cargar página)

• Haga clic en el botón Run (ejecutar) Tenga en cuenta que puede regresar a la página del catálogo de proveedores haciendo clic en Goto Vendor Catalog Page.

• Haga clic en el botón OK (aceptar) en la página Solicitud de Programador de Procesos


• Haga clic en el enlace Process Monitor (monitor de procesos)

Asegúrese de que el proceso C_PV_CATALOG se ejecute en Success (éxito). Si el estado de ejecución muestra que No Success (no ha tenido éxito), deténgase y solicite ayuda de su ROM y/o al personal técnico de la iglesia en Salt Lake. Si el proceso muestra Success (éxito ), el archivo ahora está cargado.


Aprobar el catálogo

Después de que el catálogo se haya cargado correctamente en eMarket, está listo para su aprobación

• Navegue hasta eMarket – Vendor Catalogs – Vendor Catalog (eMarket - Catálogos de proveedores - Catálogo de proveedores) e ingrese la identificación o nombre del catálogo

• Revisar los contenidos del catálogo Verifique que los precios sean correctos para los artículos Verificar que la descripción del artículo sea correcta Verifique que el número de elementos en el archivo Excel coincida con la cantidad de elementos en el catálogo.

• Aprobar el catálogo haciendo clic en la casilla Approve (aprobar) Nota: Puede recibir un mensaje al aprobar el catálogo que indica que un código UNSPS, tiempo de entrega o unidad de medida no es válido o que falta. Si eso ocurre, corrija el archivo de Excel, vuelva a cargar el archivo y vuelva a aprobar el catálogo

Configuración Aquiire de nuevos catálogos PRG y proveedores

Después de configurar el catálogo en eMarket, también debe configurarse dentro de la herramienta de administración de catálogos de Aquiire por parte del personal técnico de la iglesia en Salt Lake. Esto generalmente se completa dentro de las 24 horas posteriores a la aprobación del catálogo.


Actualización de catálogos de proveedores existentes

Actualización y recarga de archivos

• El archivo actual debe estar adjunto al catálogo

• Haga clic en el icono Download (descargar) para abrir el archivo actual

• Actualice cualquier valor a la hoja de cálculo del catálogo.

• Cuando esté listo para volver a conectar el archivo actualizado, use el icono the Trash Can (papelera) para eliminar el archivo de datos actual. Vuelva a conectar el archivo actualizado utilizando el icono Attach (adjuntar)

• Browse (Explore) su computadora para encontrar el archivo y

Upload (cargar) el nuevo archivo Haga clic en el botón Save (guardar) ubicado en la esquina inferior izquierda de la página del catálogo de proveedores

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Cuando el texto en los campos Nombre del catálogo o Descripción del catálogo cambia, se envía un correo electrónico al personal técnico de la Iglesia en Salt Lake para actualizar estos campos en Aquiire.

• Después de cargar un archivo, el icono Attach (conexión) cambiará a un icono de View Attachment (vista de archivo adjunto). Esto permitirá la exportación del archivo actual .


Cargando el nuevo archivo

• Haga clic en el enlace Goto Load File Page (Ir a cargar página de archivo)

• Haz clic en el botón Run (ejecutar)

• Observe que puede volver a la página Goto Vendor Catalog (catálogo de proveedores) haciendo clic en la página Ir a catálogo de proveedores.

• Haga clic en el botón OK (aceptar) en la página Process Scheduler Request (solicitud de Programador de Procesos)


• Haga clic en el enlace Process Monitor (monitor de procesos)

Asegúrese de que el proceso C_PV_CATALOG se ejecute en Success (éxito). Si el estado de ejecución muestra No Success (no ha tenido éxito), deténgase y solicite ayuda de su ROM o al personal técnico de la iglesia en Salt Lake. Si el proceso muestra Correcto, el archivo ahora está cargado.

Después de que el catálogo se haya cargado correctamente en eMarket, verifique lo siguiente:

• La marca File Loaded está marcada

• El estado del catálogo todavía está aprobado

• Si no se aprueba, las líneas están en estado de error. Para ver las líneas en estado de error, seleccione Products with Errors (productos con errores) en el menú desplegable. Resuelva las líneas en estado de error al arreglar el archivo y volver a cargarlo.

Sincronización

Todos los catálogos aprobados y actualizados se actualizarán en el lado Aquiire dentro de 1 hora de la actualización.

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