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Rev. 11.2017 ELYSIUM Enterprise GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES

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Rev. 11.2017

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1 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES

Contenido ¿Cómo acceder a la aplicación? .................................................................................................................................. 2

Nuevo usuario ............................................................................................................................................................ 2

Navegación .................................................................................................................................................................... 3

Página de inicio ......................................................................................................................................................... 3

Secciones de la página de inicio .............................................................................................................................. 3

Menú / Menu .............................................................................................................................................................. 4

Solicitudes de licencias y registro de asistencia ........................................................................................................ 4

Nuevas solicitudes .................................................................................................................................................... 4

Eliminar o cancelar solicitudes ................................................................................................................................ 5

Hoja de asistencia / Timesheet ................................................................................................................................... 6

Confirmación de registro de asistencia ................................................................................................................... 7

Reloj virtual / Timestamp ............................................................................................................................................. 8

Registro de asistencia ............................................................................................................................................... 8

Nóminas / Payrolls ........................................................................................................................................................ 9

Realizar consultas ..................................................................................................................................................... 9

Supervisores ................................................................................................................................................................ 10

Aprobaciones / Approvals ...................................................................................................................................... 10

Delegados / Delegates ............................................................................................................................................ 11

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2 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES

¡Bienvenido a ELYSIUM Enterprise! Hemos creado una guía sencilla que le ayudará a familiarizarse con la aplicación y así se beneficie de todas las funcionalidades a las que tendrá acceso.

¿Cómo acceder a la aplicación? ▪ Escriba elysium.intechsol-pr.net en la barra de direcciones de su navegador web. ▪ Para iniciar sesión debe ingresar su usuario y contraseña.

Nuevo usuario ▪ Utilice el usuario y contraseña genérica que le facilitó el departamento de Recursos Humanos de su

empresa. ▪ Cuando inicie sesión debe asignar una nueva contraseña que debe estar compuesta de 4 a 12 caracteres

entre los que se incluya una letra en mayúscula y un número (ej. mE2sdcvf).

La experiencia de uso puede variar por perfil de usuario o configuración de su empresa.

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3 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES

Navegación Página de inicio La página de inicio provee acceso al menú, balance de horas disponible y el historial de solicitudes. Además, podrá realizar solicitudes de tiempo y correcciones de registro de entrada y/o salida.

Secciones de la página de inicio

▪ Su nombre aparecerá en extremo derecho superior. Coloque el cursor sobre su nombre en caso de que necesite cambiar su contraseña o cerrar sesión.

Si utiliza una computadora pública debe cerrar la sesión cuando finalice de utilizar la aplicación.

▪ Sus Balances / Your Balances: Muestra los balances actuales y uso por tipo de licencia. Totales son

presentados en horas y días. ▪ Historial de Balances / Balances History: Le permite efectuar búsquedas de los balances y uso en un

período en específico. ▪ Solicitudes / Requests: Le permite realizar nuevas solicitudes y ver su historial. Aquí podrá encontrar toda

la información relacionada a su solicitud, como el día en el cual se efectuó, la fecha en la cual se procesó, así como también los comentarios de su supervisor, si alguno.

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Menú / Menu Desde la página de inicio puede acceder a otras secciones de la aplicación. Solo seleccione el icono correspondiente. A continuación, le presentamos las secciones disponibles para todos los empleados.

Home para regresar a la página de inicio.

Timesheet para realizar consultas a su hoja de asistencia.

Timestamp para registrar asistencia en un reloj virtual.

Payroll para realizar consultas a sus talonarios de nómina.

En el caso de tener asignado un perfil de supervisor, en adición tendrá acceso a las siguientes secciones:

Approvals para autorizar solicitudes de tiempo y asistencia.

Delegate para asignar temporeramente a otro supervisor la aprobación de solicitudes.

Solicitudes de licencias y registro de asistencia Nuevas solicitudes Si necesita realizar una nueva solicitud de licencia o registro de asistencia, debe completar los siguientes pasos desde la página de inicio:

▪ En la sección de Solicitudes / Request haga clic en el botón Agregar Nueva Solicitud / Add New Request.

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▪ Complete los campos requeridos del formulario y presione clic en el botón de Agregar Nueva Solicitud / Add New Request.

▪ Repita por cada solicitud que necesite realizar. ▪ Para finalizar o cancelar, presione clic en sus respectivos botones.

Recibirá por correo electrónico copia de la solicitud enviada a su supervisor. Recibirá otro correo electrónico cuando la solicitud sea procesada.

Eliminar o cancelar solicitudes Si necesita eliminar una solicitud no aprobada puede hacerlo desde la página de inicio haciendo clic en el botón Eliminar Solicitud / Delete Request. La aplicación le va a solicitar confirmar la acción.

En el caso de solicitudes aprobadas complete el mismo proceso, pero debe proveer una justificación para la aprobación de su supervisor.

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Hoja de asistencia / Timesheet Puede realizar consultas de las tres secciones que componen el resumen de la data de su hoja de asistencia:

▪ Hoja de Asistencia / Timesheet: Ponches registrados en su tarjeta para el rango de fechas seleccionado.

▪ Totales Diarios / Daily Totals: Totales diarios del día seleccionado en la tabla principal. Estos aparecen desglosados según el departamento y la tasa de pago.

▪ Totales del Período / Period Totals: Muestra los totales para el período de tiempo seleccionado en la tabla principal. Estos aparecen desglosados según el departamento y la tasa de pago.

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Confirmación de registro de asistencia Una vez revise y asegure que su tarjeta tiene los ponches correctos, puede realizar una confirmación con su firma electrónica. De esta forma, su supervisor puede entonces los mismos y pasarlos al proceso de nómina.

▪ Seleccione las fechas para las cuales desea confirmar los ponches, ya sea por período (Período Previo / Previous Period) o por rango de fecha (Rango / Range).

▪ Haga clic en el botón Firmar Tarjeta / Sign Timesheet ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

▪ Confirme que desea firmar electrónicamente los ponches correspondientes a las fechas antes seleccionadas.

▪ Un icono de lápiz aparecerá al lado derecho de todos los días seleccionados confirmando que los mismos han sido firmados electrónicamente por usted.

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Reloj virtual / Timestamp Registro de asistencia Para registrar una entrada o salida de manera remota utilizando el reloj virtual seleccione del menú Timestamp ubicado en el menú superior de la aplicación.

▪ Una caja resaltada le mostrará la fecha y hora para la cual se registrará el ponche. ▪ Haga clic en el icono de reloj. ▪ La aplicación confirmará el ponche con la fecha y hora del mismo. Igualmente, se mostrarán los

ponches registrados para el día corriente, si alguno. ▪ Finalmente, la aplicación le indicará el tiempo que debe esperar si desea realizar una nueva entrada o

salida.

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9 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES

Nóminas / Payrolls Realizar consultas Sus talonarios de nóminas están disponibles para consulta. Se presentan organizados por año.

▪ Para ver el detalle de un talonario haga clic en el botón de Ver Talonario /View Payment Slip. Una nueva pestaña le mostrará el talonario en formato PDF, podrá imprimirlo o guardarlo en su computadora.

▪ Si aplica, estará disponible su formulario W2, seleccione el año. Una nueva pestaña le mostrará el talonario en formato PDF, podrá imprimirlo o guardarlo en su computadora.

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10 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES

Supervisores Los empleados con funciones de supervisor tendrán acceso a secciones adicionales en ESS, tales como:

Aprobaciones / Approvals Las solicitudes realizadas por los empleados a los que supervisa estarán disponibles para ser aprobadas o denegadas en esta sección. Se le provee la opción de realizar búsquedas y filtrar por estatus.

Cuando un empleado realice una solicitud, el supervisor recibirá por correo electrónico una notificación. Ver ejemplo.

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Delegados / Delegates

En caso de no estar disponible para recibir y aprobar las solicitudes de los empleados a los que supervisa, puede asignar a otro supervisor para que realice la tarea por un periodo de tiempo.