ELMA Web Portal 2 · Cada usuario tiene una licencia de nombre. Si está conectado el número...

Capítulo 1. Portal Web de ELMA

ELMA Web Portal 1

Contenido Introducción………….......................................................................................................3

Capítulo 1. Portal Web de ELMA .................................................................................... 4

Capítulo 2. Cuentas de usuario ..................................................................................... 5

Tipos de las Licencias de Usuario ............................................................................. 6

Importación de LDAP ............................................................................................... 8

Página de Usuario .................................................................................................. 11

Capítulo 3. Acceso al Sistema ...................................................................................... 15

Autenticación de Usuario ....................................................................................... 16

Autenticación mediante Certificado ........................................................................ 16

Autenticación Single Sign On ................................................................................. 19

Dispositivos de Confianza ...................................................................................... 20

Capítulo 4. Organización de un Espacio de Trabajo Compartido ................................... 22

Mensajes ............................................................................................................... 23

Canales Públicos ................................................................................................... 25

Interfaces .............................................................................................................. 29

Interfaz ELMA.RE .................................................................................................. 30

ELMA Agent........................................................................................................... 32

Capítulo 5. Cumplimiento del Horario .......................................................................... 33

Tareas de usuario .................................................................................................. 33

Control de Tareas .................................................................................................. 38

Mi Departamento ................................................................................................... 41

Informes ................................................................................................................ 42

Capítulo 6. Planificación de Actividades ....................................................................... 46

Calendario de usuario ............................................................................................ 47

Calendarios Comunes ............................................................................................ 51

Ejemplos de procesos de negocio ............................................................................ 56

Capítulo 7. Reportes de Tiempo y Monitorización ......................................................... 61

Configuración del modulo Reporte de Tiempo ......................................................... 63

Contenido


ELMA Web Portal 2

Objetos de reportes de tiempo ................................................................................ 66

Tipos de actividad .................................................................................................. 68

Añadiendo reportes de tiempo a tareas ................................................................... 70

Sometiendo un reporte de tiempo ........................................................................... 73

Aprobación de reportes de tiempo .......................................................................... 79

Chapter 8. Empresa .................................................................................................... 82

Chapter 9. Sustituciones y Gráfico de Ausencias .......................................................... 84

Chapter 10. Almacenamiento de Documentos .............................................................. 87

Chapter 11. CRM ........................................................................................................ 88

Chapter 12. Personalización del Portal Web .................................................................. 90

Chapter 13. Referencias Útiles ..................................................................................... 91


ELMA Web Portal 3

Introducción Este documento es un manual de usuario para el Portal Web ELMA, uno de los

componenetes principals del sistema que le permite crear un portal corporal a base de la

Plataforma ELMA BPM. El manual está dirigido a usuarios que quieren dominar ELMA BPM

por su propia cuenta, y para los profesionales que quieren implementar ELMA. El objetivo

principal del manual es dar una comprensión básica de cómo trabajar con el Portal Web.

Se espera que usted ya esté familiarizado con las funciones básicas de ELMA descritas en

el manual de usuario para la Plataforma ELMA BPM y que el sistema ELMA esté instalado y

listo para trabajar, incluyendo la estructura organizacional (el manual de la Plataforma ELMA

BPM proporciona instrucciones sobre cómo hacerlo).

A continuación se muestra la lista de manuales de usuario:

Manual de usuario para la Plataforma ELMA BPM

Manual de usuario para el Portal Web ELMA

Manual de usuario para ELMA ECM+

Manual de usuario para ELMA CRM+

Manual de usuario para ELMA Projects+

Manual de usuario para ELMA KPI

Para obtener más información sobre las funciones del Portal Web, consulte la Ayuda de

ELMA. La Ayuda de ELMA se proporciona con el sistema y está siempre disponible en la Base

de Conocimientos de ELMA: http://www.elma-bpm.com/kb/help/.

Base de Conocimientos de ELMA (http://www.elma-bpm.com/kb/) proporciona una

descripción de numerosas cuestiones técnicas y se actualiza constantemente por los

especialistas de la empresa.

Este manual es más un tutorial que una guía de referencia. Describe gradualmente las

principales funciones y configuraciones del Portal Web de ELMA. Antes de comenzar a leer

este manual, le recomendamos que se familiarice con el manual de usuario para la Plataforma

ELMA BPM que ofrece una comprensión básica del sistema.

Introducción

http://www.elma-bpm.com/kb/help/

http://www.elma-bpm.com/kb/


ELMA Web Portal 4

Capítulo 1. Portal Web de ELMA Portal Web de ELMA también llamado Aplicación Web es uno de los componentes clave

del sistema, un espacio de trabajo compartido para todos los usuarios.

Aquí se puede intercambiar mensajes, asignar tareas, iniciar y completar tareas de

procesos de negocio, administrar el calendario, documentación, objetos e informes,

administrar reportes de tiempo, crear y almacenar perfiles de contratantes y acuerdos,

registrar y planificar comunicación y realizar otras actividades numerosas.

Aplicaciones adicionales para ELMA, como ELMA Projects+ y ELMA CRM+, añaden

nuevas secciones y capacidades al Portal Web de ELMA.

Al abrir el Portal Web de ELMA, aparece la página principal que muestra enlaces a las

secciones principales del sistema, menú de usuario, conjunto de páginas principales y

portlets. El conjunto de secciones y acciones disponibles depende de los permisos de acceso

del usuario actual. Aquí, usted puede encontrar toda la información necesaria y realizar

actividades relacionadas con sus deberes.

ELMA le permite personalizar interfaces de usuario para hacer la interacción con el

sistema más eficiente.

Capítulo 2. Cuentas de usuario

ELMA Web Portal 5

Capítulo 2. Cuentas de usuario En este capítulo se describen los tipos de licencia de usuario y las formas de gestionar las

cuentas de usuario de ELMA.

Un usuario es un empleado que utiliza las funciones de ELMA para realizar sus funciones

laborales.

Una cuenta de usuario contiene toda la información necesaria para autenticar al usuario

en el sistema y proporcionar acceso a sus datos personales y ajustes.

ELMA permite crear cuentas de forma manual (esto está descrito en el Manual de Usuario

para la Plataforma ELMA BPM y en la Ayuda de ELMA) e importando usuarios de LDAP (para

más detalles, vea la sección 2.2 del manual dado). Las cuentas se administran por el

administrador de ELMA.


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Tipos de las Licencias de Usuario

Una Licencia de Usuario determina los derechos de un usuario a trabajar en la

Aplicación Web ELMA con su propio login y contraseña.

ELMA tieтe dos tipos de licensias de usuario: licencias nombradas y licensias

concurrentes (las licencias concurrentes son disponibles solo en la edición Enterprise de

ELMA).

Las licencias de nombre limitan el número de usuarios en ELMA. Cada usuario tiene una

licencia de nombre. Si está conectado el número máximo de usuarios, para que un nuevo

usuario podrá ingresar al sistema y trabajar en la Aplicación Web se puede bloquear a uno de

los usuarios conectados y así hacer una licencia disponible.

Las licencias competitivas limitan el número de usuarios activos que pueden trabajar en

el sistema al mismo tiempo. Cuando este número alcanza su valor máximo, ningún otro

usuario puede iniciar sesión. Las licencias competitivas pueden ser comunes o privilegiadas.

Las licencias comunes están destinadas a usuarios que tienen al menos una sesión activa y

no están incluidos en el grupo de usuarios Acceso Privilegiado a ELMA. Las licencias

privilegiadas están dirigidas a usuarios del grupo de usuarios Acceso Privilegiado a ELMA.

Un usuario privilegiado puede iniciar sesión en la Aplicación Web en cualquier momento sin

que importe el número de usuarios activos. El número de licencias privilegiadas no puede

exceder el número de licencias de nombre.

La cuenta del administrador no está incluida en el número de licencias ocupadas.

La información general sobre las licencias se encuentra en Administración → Página de

inicio → Información sobre licencias (Fig. 1). Para más información, véase Administración

→ Sistema → Componentes (Fig. 2).

Fig. 1. Administración → Página de inicio → Información sobre licencias


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Fig. 2. Administración → Sistema → Componentes

Si desea activar licencias adicionales, póngase en contacto con su representante de ventas

o partner de ELMA. Una vez pagadas las licencias adicionales, recibirá una clave de activación.

Abra Administración → Sistema → Componentes (Fig. 2), haga click en Añadir Clave e

introduzca la clave.

En caso de licencias concurrentes, el administrador de sistema puede usar la opción de

Sesiones de los usuarios autorizados (Fig. 3). Muestra información sobre las sesiones

registradas de los usuarios activos y permite eliminar las sesiones para que las licencias estén

disponibles. Se encuentra en Administración → Usuarios → Usuarios activos.

Fig. 3. Sesiones de los usuarios autorizados

Cuando no hay actividad durante un cierto intervalo de tiempo, la sesión activa se expira.

El intervalo de tiempo se especifica en Administración → Sistema → Configuraciones de

seguridad.


ELMA Web Portal 8

Importación de LDAP

Si su empresa utiliza un servidor LDAP (por ejemplo, Active Directory o 389 Directory Server),

puede añadir datos de usuarios desde el catálogo LDAP y configurar la autenticación única

(Single Sign On) en ELMA (sección Ошибка! Источник ссылки не найден.).

Para importar usuarios de LDAP, abra Administración → Sistema → Configuración del

sistema, encuere la sección Integración con LDAP (Fig. 4). Estas configuraciones se manejan

por el administrador del sistema.

Fig. 4. Ejemplo de ajustes para integración con LDAP

Fig. 4 muestra una configuración ejemplar de la sección Integración con LDAP. Para una

descripción detallada de todos los campos, véase la Ayuda de ELMA.

Una vez ajustada la sección Integración con LDAP, puede importar usuarios de LDAP.

Para ello, abra Administración → Usuarios (Fig. 5) y haga click en Importar → Usuarios de

LDAP. Abrirá la página Importar de LDAP (Fig. 6).

Al importar desde LDAP (Fig. 6) lo primero que debe hacer es asignar todos los usuarios

importados a groupos específicos y hacer clic en Buscar. El grupo por defecto es Todos los

usuarios, pero se puede cambiarlo.


ELMA Web Portal 9

Fig. 5. User Import from LDAP

Fig. 6. First phase of User Import from LDAP

Si la configuración para la integración con LDAP es correcta, verá una lista de usuarios

disponibles para la importación (Fig. ). Si usted escribe una parte del nombre de usuario en

el campo de búsqueda y hace clic en Buscar, el sistema ofrecerá una lista de usuarios cuyos

nombres de usuario contienen la misma combinación de simbolos.

Seleccione el usuario que desea importar, pulse Importar en el menú superior de la

página. Sólo puede importar usuarios si hay licencias ELMA disponibles.


ELMA Web Portal 10

Fig. 8. List of users to be imported to ELMA from LDAP

Cuando usted importa los usuarios por primera vez, están marcados con diferentes

colores:

Verde para usuarios importados a ELMA con éxito;

Rojo para usuarios importados a ELMA pero bloqueados o inactivos porque no

pueden ser autorizados en el sistema;

Blanco para los usuarios que aún no se han importado;

Amarillo para usuarios que existen tanto en ELMA como en la base de datos LDAP,

pero sus datos difieren. Durante la importación, los datos de usuario del sistema se

sustituyen por los datos de LDAP, incluida la contraseña.

La información sobre las cuentas de usuario personales importadas de LDAP no se

almacena directamente en ELMA. Cuando estos usuarios inician el sistema, los datos que

ingresan se comparan con los datos almacenados en LDAP. Las páginas de los usuarios

importados de LDAP se marcan respectivamente.


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Página de Usuario

Junto con la cuenta de usuario, ELMA crea una página de usuario. La página de usuario

muestra toda la información principal sobre el usuario y ofrece funciones básicas para

administrar la cuenta del usuario (para el administrador del sistema).

Cualquier usuario del sistema puede ver una versión limitada de la página de cualquier

usuario. Muestra una foto, los datos de contacto y el puesto de trabajo del usuario (Fig. 7).

Hay enlaces debajo de la foto que se puede usar para asignar una tarea o actividad y enviar

un mensaje.

Fig. 7. Página de usuario accesible a otros usuarios

Cada usuario tiene acceso a su página, o perfil (Fig. 8). De acuerdo con la configuración

del sistema, puede que tenga o no el derecho de editarla. Para ver su perfil, haga clic en su

apellido o en la foto que aparece en la esquina superior derecha de cualquier página de la

Aplicación Web.

Fig. 8. Perfil de usuario


ELMA Web Portal 12

El perfil de usuario incluye (Fig. 8):

Datos personales y datos de contacto.

Una lista de dispositivos de confianza. Al hacer clic en Editar, puede abrir la página

de control del dispositivo de confianza.

La sección Descargas. Contiene enlaces para descargar ELMA Agent y ELMA

Designer (si tiene acceso a ELMA Designer).

La sección Acciones. Proporciona enlaces a las acciones disponibles al usuario, por

ejemplo, cambiar la contraseña, registrar ausencia, asignar sustituto o cambiar el

idioma de la interfaz.

La sección Usuarios. Aquí puede añadir su navegador actual a la lista de los

dispositivos de confianza y habilitar autenticación solo desde dispositivos de

confianza (depende de su permisos de acceso, para más información, véase el

Capítulo 3).

Para una descripción más detallada de estas capacidades, vea la Ayuda de ELMA.

Si tiene permiso para editar su perfil, tendrá disponible el botón Editar. Con el botón

Editar, puede cambiar sus datos personales, elegir interfaces y administrar las tareas y los

ajustes de notificación. Los usuarios pueden editar sus páginas y cambiar la contraseña si el

adminisrador del sistema les asigna respectivos permisos. La conrtaseña de un usuario

importado de LDAP no puede ser cambiada hasta por el administrador del sistema porque la

conrtaseña no se almacena en ELMA y puede ser cambiada solo en LDAP.

Si desea impedir que un usuario cambie su contraseña o edite su perfil, vaya a

Administración → Configuraciones de acceso → Configuraciones global de acceso y

añada el usuario a uno de los siguientes grupos: Prohibir al ususario a editar su perfil o

Prohibir al usuario a cambiar la contraseña.

El Administrador o un usuario autorizado puede editar las páginas de usuarios, crear

nuevos usuarios y bloquear los existentes. Para administrar cuentas, abra Administración

→ Usuarios. Aquí en la Lista de usuarios enconrtará la lsita completa de todos los usuarios

del sistema (por defecto, los usuarios bloqueados no están incluidos en la lista).


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Fig. 11. Administración → Usuarios

Al hacer clic en el nombre en la columna Usuario, se abrirá la página del usuario que

contiene información completa sobre el usuario (Fig. 12).

Un usuario no tiene acceso completo a su perfil; sólo ve su página de usuario (Fig. 12),

mientras que el administrador tiene acceso a funciones adicionales. En la sección Usuarios,

pueden cambiar la contraseña (excepto para los usuarios importados de LDAP), asignar

ausencia, agregar una sustitución o bloquear a un usuario. El administrador puede ver los

grupos y privilegios del usuario (permisos de acceso para secciones y ajustes del sistema).

Cuando la página está abierta para edición por el administrador, todos los campos están

disponibles incluyendo para agregar y eliminar usuarios de los grupos.


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Fig.12. Perfil de usuario abierto para ser editado por el Administrador

Capítulo 3. Acceso al Sistema

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Capítulo 3. Acceso al Sistema La Aplicación Web sólo es accesible a aquellos usuarios que tienen cuentas en el sistema.

Una vez autorizados, pueden trabajar en la Aplicación Web conforme a sus permisos de

acceso.

Autenticación significa que el ususario es identifcado y tiene permisos de acceso.

Por defecto, los usuarios se autentifican por los nombres de usuario y contraseñas. Puede

configurar opciones adicionales para mejorar la seguridad:

• Autenticación mediante certificado.

• Autenticación única con el mecanismo Single Sign On. Puede importar usuarios de

Active Directory y utilizar estas cuentas para la autenticación de usuarios.

• Autenticación con inicio de sesión y contraseña con acceso limitado sólo desde

dispositivos de confianza.

Aplicación Web ELMA es compatible con Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google

Chrome y Safari.

El administrador del sistema gestiona la configuración de acceso en la red interna y puede

prohibir o limitar el acceso desde Internet.


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Autenticación de Usuario

Para comenzar a trabajar en la Aplicación Web ELMA, ingrese la dirección o el nombre

del servidor ELMA en la barra de direcciones de su navegador. Luego, especifique el puerto

para la conexión al servidor ELMA. Ingrese su nombre de usuario y contraseña (Fig.13) y haga

clic en Iniciar Sesión.

Fig. 13. Ventana de autenticación

Si el nombre de usuario y la contraseña son correctos, se accede al sistema.

Si el nombre de usuario y la contraseña son incorrectos, aparece un mensaje de error y el

acceso se deniega.

Autenticación mediante Certificado

Para obtener más seguridad de TI, puede agregar autorización por certificado.

Un Certificado es un documento emitido por un centro de certificación que confirma que

el usuario tiene una clave abierta u otros atributos específicos.

Para habilitar la autorización por certificado, tiene que hacer ciertos ajustes en el servidor

(para obtener más información, consulte la Ayuda de ELMA):


ELMA Web Portal 17

Establezca un centro de certificación (pueda utilizar el servidor corporativo de su

empresa o dirigirse a una organización que ofrece servicios de certificación);

Obtenga certificados de raíz;

Importe los certificados (externos/internos) al servidor web;

En la Aplicación Web, abra Administración → Sistema → Configuración del

sistema. En la sección Configuración de seguridad seleccione Sí en el campo

Permitir registrarse con certificado (Fig.14).

Haga los siguientes ajustes en el PC del usuario:

Instale el complemento CAPICOM en el navegador web (si está utilizando Internet

Explorer). Descárguelo desde el sitio web oficial de Microsoft;

Obtenga certificados de usuario;

Importe los certificados (externos/internos) al navegador web;

Asigna el certificado al usuario.

Fig.14. Ajustes de usuario

Puede acceder a ELMA con un certificado sólo en Mozilla Firefox e Internet Explorer.

Un certificado se asigna al PC del usuario. Al iniciar sesión con nombre de usuario y

conraseña, el usuario tiene que abrir su perfil y seleccionar Añadir Certificado en la sección

Usuarios (Fig.15).


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Fig.15. Binding a Certificate and connecting a Token

Para iniciar sesión con un certificado, haga clic en el icono de la llave en el lado derecho

del botón Iniciar sesión en la ventana de inicio de sesión (Fig.13). Verá una ventana donde

podrá seleccionar una forma diferente de iniciar sesión (Fig.16). Elija su opción, luego

seleccione el certificado y haga clic en Iniciar sesión.

Fig.16. Authorization with Token or Certificate

Para obtener más información sobre el acceso con certificados, consulte la Ayuda de

ELMA, para obtener información adicional, consulte la Base de Conocimientos de ELMA.


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Autenticación Single Sign On

Para las organizaciones que utilizan un servidor LDAP (por ejemplo, Active Directory o 389

Directory Server), ELMA proporciona la autenticación única Single Sign On.

Para usarlo, hay ciertas condiciones que debe cumplir:

ELMA debe instalarse en el servidor IIS (Internet Information Services).

Para que funcione, todos los PC con Windows instalados (incluidos los virtuales)

deben estar en un solo dominio.

Para utilizar Single Sign On, primero hay que importar los usuarios de LDAP (véase

Cápitulo 2).

Para configurar Single Sign On, el usuario debe tener permisos de acceso de

administrador de IIS.

La configuración de Single Sign On para ELMA implementada en un servidor con

Windows Server 2008 Enterprise se describe en Ayuda de ELMA. En las PC de los usuarios,

agregue el servidor ELMA a Intranet y establezca un nivel de seguridad bajo. Si el Single Sign

On está funcionando, no aparecerá la ventana de inicio de sesión de ELMA.


ELMA Web Portal 20

Dispositivos de Confianza

Otra forma de aumentar la seguridad en ELMA es permitir entrar al sistema sólo desde

dispositivos de confianza. Los dispositivos de confianza funcionan combinados con cualquier

otro método de autenticación ELMA.

Los dispositivos de confianza incluyen:

Navegadores;

Tabletas;

Certificados.

Para limitar el acceso a estos dispositivos de confianza, el usuario tiene que hacer lo

siguiente:

Hacer una lista de los dispositivos de confianza;

Habilitar acceso solo desde los dispositivos en esta lista.

Para agregar un dispositivo a la lista de dispositivos de confianza, primero autorice en el

sistema desde este dispositivo (navegador). Luego, haga clic en Añadir dispositivos de

confianza es la sección Usuarios de su perfil (Fig.17).

La lista de dispositivos de confianza se muestra en la sección Dispositivos de confianza

(Fig. 17). Para administrar la lista, haga clic en Editar o en el botón Dispositivos de confianza

en el menú superior de su página de usuario (Fig.17).

Fig.17. Perfil de usuario. Dispositivos de confianza


ELMA Web Portal 21

Fig.18. Dispositivos de confianza listados en el perfil de usuario

Para que el acceso esté disponible sólo desde los dispositivos listados, active la opción

Habilitar autenticación solo desde dispositivos de confianza en la sección Usuarios de su

perfil (Fig. 18).

Después de eso, sólo será posible iniciar sesión desde los dispositivos listados como

dispositivos de confianza. Si intenta acceder al sistema desde otro dispositivo, recibirá una

notificación sobre el nombre de usuario o contraseña incorrectos.

Capítulo 4. Organización de un Espacio de Trabajo Compartido

ELMA Web Portal 22

Capítulo 4. Organización de un Espacio de Trabajo Compartido ELMA proporciona un espacio de trabajo compartido y ofrece una variedad de funciones

y capacidades para su uso y personalización.

El objetivo principal de un espacio de trabajo compartido es dar a cada usuario acceso a

información diferente desde un único punto de entrada. Viniendo de diferentes fuentes, esta

información se combina, se estructura y se muestra n la manera más eficiente para ayudar a

los empleados cumplir su trabajo. Es también una base para la comunicación y procesamiento

de información que ahorra tiempo para la búsqueda y la integración de datos.

Si la Aplicación Web está configurada correctamente, los usuarios reciben acceso a toda

la información necesaria de acuerdo a sus deberes. Dentro de la Aplicación Web, los usuarios

pueden asignar y completar tareas, enviar mensajes y participar en conversaciones, agregar

su horario de trabajo al calendario, iniciar procesos de negocio y participar en ellos, trabajar

con documentos electrónicos y hacer muchas otras cosas. Para los ejecutivos, la Aplicación

Web ofrece herramientas para supervisar los procesos de negocio y controlar el cumplimiento

de horario. Además, con la aplicación ELMA KPI se puede monitorear el desempeño de los

empleados. Flexibles permisos de acceso a diferentes secciones del sistema, documentos u

objetos permiten a los empleados de todos los departamentos trabajar en un espacio de trabajo

compartido, proporcionando acceso de acuerdo a sus funciones de trabajo.

En este capítulo, usted aprenderá a organizar un rápido intercambio de información

dentro de la Aplicación Web. Los siguientes capítulos describen otras herramientas de

infomedia disponibles en ELMA.


ELMA Web Portal 23

Mensajes

La sección Mensajes es una parte importante de la Aplicación Web (Fig.19). Muestra

todas las notificaciones de eventos y cambios del sistema, así como mensajes de otros usuarios

(por ejemplo, tareas creadas o editadas, documentos, comentarios relacionados, etc.).

Cuando usted crea o edita documentos, tareas, eventos, relaciones, proyectos y otros

elementos del sistema, ELMA automáticamente envía mensajes a los usuarios que están

involucrados.

Fig.19. Mensajes

Para enviar un mensaje, haga clic en Enviar mensaje. De forma predeterminada, este

botón se encuentra en la sección Mensajes y en la página principal. Al personalizar la interfaz,

puede colocarla en cualquier otra sección de ELMA.

Cuando cree un mensaje, elija el canal de información y/o los usuarios a los que desea

direccionar. Puede adjuntar un archivo desde su computadora o un documento creado en

ELMA. Una vez que se envíe el mensaje, no se puede eliminarlo ni editarlo, toda la información

está registrada en el sistema.

ELMA resalta mensajes no leídos y mensajes leídos con diferentes colores. Si usted hace

clic en un mensaje no leído, cambiará automáticamente su color y el sistema lo marcará como

leído.

La sección Mensajes muestra el mensaje mismo y los comentarios relacionados. Se puede

dejar un comentario o hacer una pregunta en un campo especial.


ELMA Web Portal 24

Los mensajes más recientes se muestran en la parte superior de la lista.

De forma predeterminada, esta sección muestra los últimos 10 mensajes y 10 comentarios

relacionados. Para ver más mensajes, haga clic en Siguiente en el último mensaje o

desplácese hacia abajo en la página. Haga clic en el asunto del mensaje para abrir su página.

La sección Mensajes incluye la Búsqueda rápida de mensajes por tema y por contenido,

así como por autor y fecha de creación. También puede especificar la importancia del mensaje

en los mensajes recibidos a través de los canales de información, administrar notificaciones

en un canal y establecer excepciones para las notificaciones de eventos. De esta manera, cada

usuario sólo puede recibir la información que es importante para ello.


ELMA Web Portal 25

Canales Públicos

En un espacio de información compartido es importante facilitar las discusiones en grupo

y, sin embargo, garantizar la confidencialidad de algunas categorías de información.

Para tales discusiones en grupo existen los canales públicos. Están creados por el

administrador de sistema quien también configura los permisos de acceso para un usuario o

grupo de usuarios. Para crear y administrar los canales públicos abra Administración →

Aplicaciones básicas → Canales públicos (Fig.20).

Fig.20. Administración → Aplicaciones básicas → Canales públicos

Hay tres secciones disponibles:

Canales Públicos – Aquí los usuarios pueden hablar y discutir diferentes temas

(Fig.21);

Proyectos - Destinado a la comunicación dentro de un determinado proyecto. Al

activar la aplicación ELMA Projects+, esta característica se pone a disposición de

los usuarios que tienen acceso a la aplicación. Al crear un proyecto, también puede

crear un canal de información para él, dando acceso sólo a los miembros del

proyecto;

Archivo – Lista de los canales públicos archivados.


ELMA Web Portal 26

Fig.21. Sección de canales públicos.

Es más efectivo crear varios canales públicos con diferentes objetivos y permisos de

acceso.

Un canal público común está abierto para comentarios y es accesible a todos los usuarios.

Su principal función es notificar a todos los usuarios del sistema sobre los próximos eventos,

actividades y cambios dentro de la empresa. Cada usuario puede participar en discusiones.

Los canales públicos separados están destinados a los departamentos, sucursales o

grupos de empleados que trabajan en el mismo asunto. Permiten limitar las discusiones sólo

a un cierto grupo de usuarios. Estos canales están abiertos para comentarios y mensajes de

los usuarios que tienen acceso. Por ejemplo, se puede crear un canal para el departamento de

ventas o un canal independiente solamente para ejecutivos.

Hay canales que no permiten comentarios. Utilícelos para la notificación rápida de los

usuarios. Puede limitar el número de usuarios autorizados a crear notificaciones en dichos

canales, por ejemplo, hacer que solo los ejecutivos puedan escribir mensajes en un canal de

noticias.

Para crear un canal público, abra Administración → Aplicaciones básicas → Canales

públicos → Canales públicos comúnes (Fig.20), haga clic en Crear en el menu superior,

rellene y guarde el formulario (Fig.22).


ELMA Web Portal 27

Fig.22. Formulario para crear canal público

Para limitar el acceso, establezca el botón de opción Canal público abierto en No. En este

caso, todas las suscripciones son administradas por el administrador.

Para prohibir suscripciones y comentarios en el canal, establezca los botones de opciones

correspondientes en No. Para cerrar el canal, establezca el botón de opción Archivo en Sí.

El administrador del sistema puede cambiar la configuración de cualquier canal público

existente.

Una vez que se crea un canal, hay que administrar sus suscripciones. Vaya a la página

que enumera todos los canales públicos (Fig. 20) y haga clic en el nombre de un canal para

abrir su página. A continuación, establezca los permisos de acceso en la pestaña Suscritores

(Fig.23).


ELMA Web Portal 28

Fig.23 Pestaña Suscritores.

Niveles de acceso a canales públicos:

El nivel Leer/Comentar proporciona permisos para ver los mensajes del canal y

comentarlos.

El nivel Editar da los mismos permisos que el nivel de Leer/Comentar y también permite

enviar mensajes al canal.

El nivel Acceso Completo proporciona acceso completo a un canal público y permite

otorgar permisos de acceso a otros usuarios. Pero para administrar a un canal no es suficiente

tener los permisos de este nivel, también se necesitan los permisos para administrar los

canales públicos que se manejan en Administración → Usuarios → Cofiguraciones de

acceso → Cofiguraciones de acceso global → Administración de canales públicos.

Un administrador del sistema puede crear, archivar o cambiar permisos de acceso para

canales públicos en cualquier momento. Los canales públicos con su configuración flexible

proporcionan un espacio conveniente para las notificaciones y discusiones de los eventos de

la empresa.


ELMA Web Portal 29

Interfaces

Si está utilizando Aplicación Web como espacio de trabajo compartido de su empresa, le

recomendamos que personalice sus interfaces.

ELMA permite cambiar y personalizar interfaces de usuario sin programación, utilizando

un editor visual de interfaz.

Puede personalizar las interfaces para cada grupo de usuarios haciendo que las funciones

altamente utilizadas sean fácilmente accesibles y las secciones no utilizadas sean retiradas

del menú. Por ejemplo, sería útil para un departamento de ventas tener plantillas de contrato

y enlaces a los procesos usados con frecuencia en su página principal, mientras que los

empleados de la secretaría desearían enlaces a registración de documents y procesamiento de

correo.

Las configuraciones de interfaces se encuenran en Administración → Configuración del

portal → Interfaces (Fig.24). Aquí se encuentra la lista de todas las interfaces del sistema.

En el principio, sólo están disponibles la Interfaz predeterminada y la Interfaz Lite.

Fig.24. Interfaces

Para más detalles sobre la configuración de interfaces, véase Ayuda de ELMA y el Manual

de Usuario para Plataforma ELMA BPM.


ELMA Web Portal 30

Interfaz ELMA.RE

Para las personas que usan servicios de correo electrónico en su trabajo, hemos creado la

interfaz de correo electrónico ELMA Rich (ELMA.RE). ELMA.RE envía notificaciones de

tareas directamente a su cuenta de correo electrónico y le permite tomar una decisión

directamente en su agente de correo.

Todas las tareas entrantes se colocan en su bandeja de entrada. Puede crear una carpeta

independiente y filtrar las tareas entrantes para verlas por separado.

En lugar de enviar una simple notificación, ELMA.RE proporciona toda la información

necesaria para tomar una decisión. Digamos que se le asigna a usted una tarea para

considerar un documento. ELMA.RE le envía este documento junto con otra información

relevante, proporcionando todos los botones necesarios para completar la tarea.

ELMA.RE es accessible a todos los usuarios. Para habilitarlo, abra su perfil de usuario,

haga clic en Editar, seleccione la pestaña Configuración de notificaciones y seleccione la

opción Rich para sus tareas entrantes (Fig.25).

Fig.25. Configuración de notificaciones.

El formato del mensaje de correo electrónico se cambia a HTML, que ofrece un mejor

diseño y muestra enlaces como botones que le permiten realizar determinadas acciones.

Para que funcione la notificación Rich, usted debe estar autenticado en el sistema. Si no

está autenticado, se le dirigirá a la página de inicio de sesión.

Puede encontrar un ejemplo de una notificación Rich en Fig.26.


ELMA Web Portal 31

Fig.26. Notificación Rich


ELMA Web Portal 32

ELMA Agent

ELMA Agent es un programa diseñado para recibir notificaciones sobre eventos del

sistema y facilitar el trabajo con la documentación. Con ELMA Agent, los usuarios reciben

las notificaciones del sistema a tiempo y pueden reaccionar rápidamente a cualquier cosa que

esté ocurriendo.

Si tiene un servidor ELMA instalado y funcionando, puede instalar ELMA Agent en cada

PC de usuario. No se requiere registración adicional.

Con ELMA Agent, se puede recibir la siguiente información (sin referirse directamente al

sistema):

Notificaciones sobre las actividades de trabajo en ELMA: tareas asignadas y completadas,

reuniones con clientes, documentos creados;

Notificaciones desde los canales públicos;

Información sobre documentos electrónicos editados y guardados en el servidor o sobre

nuevas versiones de documentos creadas;

Acceso rápido a los documentos con que usted ha trabajado antes. La pestaña Documentos

muestra todos los documentos abiertos o los que se han abierto recientamente en ELMA.

Usted puede editar y guardar documentos o crear nuevas versiones de documentos

directamente en el servidor.

Fig.27. ELMA Agent. Messages section

ELMA Agent es compatible con Windows, Mac OS y Linux. Para instalación, configuración y

descripción básica, véase Manual de usuario para Plataforma ELMA BPM y Ayuda de ELMA.

Capítulo 5. Cumplimiento del Horario

ELMA Web Portal 33

Capítulo 5. Cumplimiento del Horario Con la Aplicación Web, puede asignar tareas a sus empleados y supervisar la finalización

de tareas para aumentar la eficiencia y la calidad del trabajo.

Tareas de usuario

Por defecto, cualquier usuario de Aplicación Web puede crear, aprobar, ejecutar y control

las tareas de usuario.

Para crear una tarea, haga clic en Tarea en el menu superior de la página principal

(Fig.28), o en la sección Tareas del menú principal. Para abrir el menú principal, mueva el

puntero del ratón sobre el logotipo de ELMA en la esquina superior izquierda de la página

principal y espere hasta que aparezca el botón azul. Este botón abre el menú principal.

También puede crear tareas directamente desde las páginas de los clientes y otros objetos

del portal. Al personalizar la interfaz, puede colocar los botones de tareas en otras páginas

también.

Fig.28. Botón para crear tareas

Las tareas de usuario se dividen en tareas simples y periódicas o repetidas. Al crear una

tarea periódica, debe establecer su frecuencia. Cada vez ELMA automáticamente creará esta

tarea a partir de una plantilla y la asignará a todos los participantes especificados.

Toda la información sobre las tareas creadas, completadas o supervisadas por un usuario

está disponible en la sección Tareas (Fig.29). Esta sección no sólo muestra tareas de usuario

(es decir, tareas creadas por otros empleados) sino que también muestra tareas relacionadas

con procesos de negocio, documentación y proyectos.


ELMA Web Portal 34

Fig.29. Tareas

La sección Tareas le permite:

Ver diferentes grupos de tareas:

o Tareas entrantes – son tareas asignadas a usted;

o Tareas salientes – son tareas asignadas por usted a otros usuarios;

o Tareas bajo control – son tareas controladas por usted;

o Tareas periódicas;

o Tares asignadas al departamento – todas las tareas actuales y caducadas

asignadas a los empleados de un departamento (esta sección sólo está

disponible para los ejecutivos);

o Tares asignadas por el departamento – todas las tareas actuales,

caducadas y completadas, asignadas por los empleados de un departamento

(esta sección sólo está disponible para los ejecutivos);

o Archivo – lista de tareas completadas y comprobadas (esta sección sólo está

disponible para los ejecutivos);

Crear y completar tareas;

Someter un reporte de tiempo sobre las horas trabajadas;

Buscar tareas.

Un usuario puede tener las siguientes funciones dentro de una tarea:

Autor – Persona que ha creado la tarea;

Ejecutor - Usuario encargado de ejecutar la tarea. Esta persona se asigna por el

autor de la tarea, pero se puede cambiar durante la ejecución de la tarea.


ELMA Web Portal 35

Co-ejecutor - Usuario que trabaja en la tarea junto con el ejecutor pero no es

responsable de la tarea. El co-ejecutor recibe las mismas notificaciones de tareas

que el ejecutor.

Observador - Usuario que recibe notificaciones sobre cualquier actividad de la

tarea.

Aprobador - Usuario que aprueba la tarea.

Supervisor - Usuario que controla la ejecución y finalización de la tarea.

Independientemente de su función, todos estos usuarios pueden ver la página de la tarea.

Los superiores del autor, del ejecutor y co-ejecutor (de acuerdo con la estructura de la

organización) también tienen permisos para ver la página de la tarea.

El administrador del sistema puede permitir a ciertos grupos de usuarios ver páginas de

cualquier tarea dentro de la empresa.

La tarea puede ser editada por el autor o su superior (de acuerdo con la estructura de la

organización).

Cuando cree una tarea de usuario (Fig. 30), especifique el nombre de la tarea, el ejecutor

y la fecha de vencimiento. También puede definir una categoría y una prioridad; Agregar una

descripción, un documento o un archivo de computadora. Hay opciones adicionales

disponibles en el menú superior de la página de creación de tareas. Por ejemplo, puede asignar

supervisión y control (botón de control) a un empleado determinado (normalmente, un

superior). De forma predeterminada, el autor de tareas se especifica como supervisor. Se

puede agregar un aprobador haciendo clic en Aprobador.

El ejecutor de la tarea puede agregar co-ejecutores (con el botón Co-ejecutores). Los co-

ejecutores reciben información sobre la tarea y participan en correspondienes actividades de

trabajo.

También puede especificar el límite de tiempo (botón Límite de reporte de tiempo). En

este caso, el reporte de tiempo para esta tarea se limitará con este tiempo especificado. Todos

los participantes y las acciones relacionadas con la tarea se muestran en la página de tareas.


ELMA Web Portal 36

Fig.30. Creación de tarea

Puede ver la página de la tarea en la sección Tareas (Fig.29). Utilice el botón Acciones en

el menú superior para crear subtareas, agregar comentarios, hacer preguntas, reasignar la

tarea, supervisar su ejecución, enviar para aprobación ya añadir observadores. Además, el

autor de la tarea y su superior pueden editar la tarea y cambiar su fecha de vencimiento.

Fig.31 Página de tarea


ELMA Web Portal 37

El botón Cumplido indica que el trabajo está finalizado. Con el botón Imposible

Completar se puede detener la ejecución de la tarea. El supervisor será notificado y puede

reabrir la tarea o cancelarla.

Al completar una tarea, haga clic en el botón Cumplido. En la ventana proporcionada,

puede añadir un comentario sobre la tarea, adjuntar un archivo desde su computadora o un

documento creado en el sistema y confirmar la finalización de la tarea (Fig. 32).

Fig.32. Cumplimiento de tara

Una vez que una tarea se ha cumplido, su estado se cambia a Cumplido. Si se asigna el

control de la finalización de la tarea, la tarea se dirigirá al supervisor.


ELMA Web Portal 38

Control de Tareas

Al finalizar una tarea, el ejecutor hace clic en Cumplido en la página de tarea, deja un

comentario si es necesario y adjunta documentos o archivos. A continuación, la tarea pasa al

usuario especificado como supervisor de tareas (por defecto es el autor de la tarea). Este

usuario acepta el trabajo y marca la tarea como cumplida. Si es necesario, puede enviar la

tarea de nuevo al trabajo, dejando un comentario o realizando cambios en la tarea. Una vez

finalizado el control, la tarea se considera finalizada y se envía al archivo.

Para asignar un supervisor, haga clic en el botón Control (Fig.33) al crear un tarea. Por

defecto, el autor de la tarea también es su supervisor.

Fig.33. Página de creación de tara. Control

Existen tres tipo de control:

Notificar al cumplirse la tarea – El supervisor recibe una notificación cuando se

completa la tarea. También puede aprobar o rechazar el resultado del trabajo.

Verificar cumplimiento – El supervisor recibe una notificación cuando se completa la

tarea. Tales tareas se muestran en la sección Verificar cumplimiento del supervisor

(Fig.34). Cuando el ejecutor termina de trabajar en la tarea (y hace clic en Cumplido),

ELMA asigna al supervisor una tarea de comprobar los resultados del trabajo. El

supervisor puede enviar la tarea al trabajo de nuevo.


ELMA Web Portal 39

Fig.34. Completion Check subsection

Monitoreo de tareas - Supervisor recibe una notificación cuando la tarea se ha

completado. Tales tareas se muestran en la sección de monitoreo de tareas del

supervisor (Fig.35). Este tipo de control permite monitorear todo el proceso de

trabajo (una vez creada, la tarea aparece en la sección Monitoreo de tareas del

supervisor). Una vez finalizada la tarea, aparece en la sección Verificar

cumplimiento del supervisor. En este momento, el supervisor puede enviar la

tarea nuevamente al trabajo.

Fig.35.Task Monitoring subsection

Para marcar la tarea como cumplida, haga clic en Cumplido en el menú superior de la

tarea (Fig.36). Para volver a enviar la tarea al trabajo, haga clic en Reabrir.


ELMA Web Portal 40

Fig.36 Monitoreo de tareas

El autor o supervisor de la tarea puede modificar la configuración del control de tareas.

Pueden cambiar el supervisor, el tipo de control o cancelarlo. Para cambiar el tipo de control,

vaya al menú superior de la página de tarea y haga clic en Acciones → Cambiar monitoreo.


ELMA Web Portal 41

Mi Departamento

Mi Departamento es otra herramienta para monitorear el cumplimiento de los plazos;

Puede encontrarlo en la sección Tareas (Fig.37).

Mi Departamento sólo está disponible para Jefes de Departamento. Muestra información

sobre todas las tareas de sus empleados, para que sea más fácil evaluar la carga de trabajo y

ver a los usuarios con tareas caducadas.

Fig. 37. Sección Mi Departamento.

Las tareas se agrupan según los usuarios a los que están asignados. Abra el panel de un

usuario para ver su lista de tareas.

El filtro Tareas asignadas por el departamento muestra todas las tareas asignadas por

los empleados del dicho departamento. Se dividen en tareas activas y cumplidas. Las tareas

caducadas se marcan por separado.


ELMA Web Portal 42

Informes

Para una mejor monitorización del cumplimiento del horario, ELMA ofrece varios informes

que permiten hacer un análisis rápido del trabajo de los empleados. Se puede crear y ver

informes en la sección Informes.

Para trabajar con la sección Informes o con un informe determinado, necesita los

permisos de acceso correspondientes. De forma predeterminada, esta sección (así como

cualquier otro informe del sistema) sólo está disponible para el administrador del sistema.

Para configurar el permiso de acceso (sólo el administrador puede hacerlo), vaya a

Administración → Aplicaciones básicas → Informes → Permisos de acceso al módulo

"Informes". Por defecto, la sección Informes le permite recibir los siguientes informes sobre

el cumplimiento del horario:

Informe agregado sobre cumplimiento del horario;

Informe sobre cumplimiento del horario.

También está el Informe sobre la actividad empresarial, que muestra todas las tareas, la

comunicación, los eventos de calendario, tratos y leads durante un cierto tiempo para los

usuarios de ELMA seleccionados.

• Informe agregado sobre cumplimiento del horario

El informe agregado sobre el cumplimiento del horario muestra la estadísticas de las

tareas de usuario durante un cierto período de tiempo:

Número total de tareas;

Número de tareas cumplidas;

Número de tareas activas;

Número de tareas cumplidas a tiempo;

Número de tareas caducadas;

Porcentaje de tareas cumplidas a tiempo;

Porcentaje de tareas caducadas.

El informe agregado no incluye tareas con los siguientes estados: Pendiente de aprobación

previa, Aprobación previa rechazada, Cerrado por autor, No se puede ejecutar y Verificado

Para generar este informe, vaya a la sección Informes y haga clic en el Informe agregado

sobre el cumplimiento del horario. En la página que aparece, rellene todos los campos

obligatorios y haga clic en el botón Mostrar informe en el menú superior de la página actual

(Fig.38).


ELMA Web Portal 43

Fig. 38. Parámetros para generar un informe

En la Fig.39 se puede ver un fragmento del informe agregado sobre cumplimiento del

horario.

Fig. 39. Ejemplo del informe agregado sobre cumplimiento del horario


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Si hace clic en un número en azul, el informe mostrará una lista de tareas asignadas a

esta columna de acuerdo con el usuario en la columna Usuario.

Informe sobre cumplimiento del horario

El informe sobre cumplimiento del horario muestra información detallada sobre las tareas

del usuario durante cierto período de tiempo, mostrando una lista de tareas generales, tareas

finalizadas a tiempo, tareas caducadas, etc. Las columnas de la tabla varían según el diseño

seleccionado. El informe sobre cumplimiento del horario muestra sólo las tareas con fechas

de vencimiento planificadas (tienen especificada la fecha de finalización en la página de tarea)

que se caben en el tiempo especificado.

Para generar un informe sobre cumplimiento del horario, vaya a Informes y haga clic en

Informe sobre cumplimiento del horario. Rellene todos los parámetros requeridos en los

campos proporcionados y haga clic en Mostrar informe en el menú superior de la página

(Fig.40).

Fig. 40. Parámetros de un informe sobre cumplimiento del horario

Fig. 41 muestra en Informe sobre cumplimiento del horario.


ELMA Web Portal 45

Fig. 41 Ejemplo de informe sobre cumplimiento del horario

Utilice los botones del menú superior de la página del informe para exportar el informe a

un formato diferente: PDF, Excel 2003 y 2007, Word 2007, RTF o texto. Imprima el informe

completo o una parte de él o guárdelo en ELMA como un documento web.

Con los datos de los informes de cumplimiento de horario, usted puede analizar cómo

trabajan los empleados.

Capítulo 6. Planificación de Actividades

ELMA Web Portal 46

Capítulo 6. Planificación de Actividades Para ayudar a los empleados a planificar sus actividades de trabajo, ELMA cuenta con el

Calendario. Cada empleado tiene su propio calendario, donde puede programar todos los

eventos, la comunicación y las fechas de sus tareas actuales. También es posible crear y ver

calendarios comunes, pero esta opción sólo está disponible para usuarios con permisos de

acceso especiales.

En ELMA, un Evento es una nota sobre una cierta actividad, puede ser creado por

cualquier usuario. Especifique el tema del evento, fecha y lugar, así como la lista de

participantes y otra información. Si desea grabar un evento que ya ha ocurrido, es posible

introducir una fecha anterior.

Se puede exportar el calendario ELMA a:

Un archivo iCalendar (*.ics, iCal), que puede abrir en cualquier organizador

electrónico;

Un calendario de Internet. En este caso, puede ver el calendario del usuario actual, de

un tercer usuario o un calendario compartido en otro programa de software que admita

calendarios de Internet (por ejemplo, calendarios Microsoft Outlook y Google).

En el software externo, los calendarios ELMA sólo son accesibles para su visualización.

Puede importar uno o varios eventos de calendarios en línea externos al Calendario

ELMA. Solo estarán disponibles para visualización.

Para la exportación e importación del calendario, consulte la Ayuda de ELMA.

También puede utilizar procesos de negocio para planificar la actividad de la empresa.


ELMA Web Portal 47

Calendario de usuario

El Calendario de usuario muestra difirerentes actividades del usuario actual:

Eventos regulares o periódicos;

Comunicación con clientes (por ejemplo, una llamada telefónica, una entrevista, un

recordatorio para enviar correo electrónico);

El Calendario tambén muestra las tareas para las cuales el usuario ha especificado

las fechas de finalización.

Utilice el Сalendario para programar su trabajo. Aquí se puede ver todas sus actividades

de trabajo en un cierto período (un día, una semana o un mes). Para obtener información

completa, haga clic en la actividad en el calendario para abrir su página.

En la sección Calendario del menú izquierdo de ELMA puede ver todos los calendarios

accesibles para usted.

Por defecto, el calendario personal de un usuario puede ser visto por todos sus superiores

de acuerdo con la estructura organizacional. Un usuario puede dar permiso para ver o editar

su calendario (o incluso proporcionar acceso completo) a cualquier otro usuario.

Con el Calendario usted puede:

Programar eventos, tareas, llamadas, mensajes electrónicos, entrevistas;

Ver actividades de cualquier periodo (un día, una semana laboral, un mes);

Ver las actividades en diferentes diseños: como una tabla o una lista;

Revisar calendarios comunes (si tiene permisos de acceso);

Ver los calendarios de otros usuarios (si tiene permisos de acceso);

Establecer acceso a su propio calendario para otros usuarios;

Imprimir las actividades del calendario.


ELMA Web Portal 48

Fig. 42 Página de calendario de usuario

Para crear un evento o una actividad de comunicación, utilice el botón Añadir (Fig. 43) en

el menú superior de la página del calendario. O puede hacer clic en la fecha y hora deseadas

en el campo de eventos de su calendario.

(Fig. 43) Creación de un nuveo evento en el calendario

Añade el portlet Calendario a su página principal para facilitar aún más el control de

eventos (Fig. 44). El portlet Calendario muestra las actividades y las tareas programadas en

orden cronológico a partir del día actual y durante una semana, mostrando también las

actividades caducadas en el momento dado. Si usted hace clic en el nombre del portlet, irá

directamente a la sección Calendario.


ELMA Web Portal 49

Fig. 44 Calendar portlet

Por defecto, las tareas de usuario no se muestran en el calendario. Para que estén

mostradas usted tiene que planificarlos. Para ello, vaya a la página de calendario, abra el

panel de planificación (Fig. 45) y arrastre las tareas no planificadas en el campo de actividad.

Para abrir el panel de planificación, haga clic en en la parte izquierda superior del panel.

Para cerrarlo, haga clic en .

Fig. 45. Panel de planificación expandida


ELMA Web Portal 50

También puede programar sus tareas en cualquiera de las subsecciones de la sección

Lista de tareas o en el portlet Tareas. Para ello, haga clic en (Fig. 46) en el campo Fecha

de fin de la tarea. Aparecerá una ventana que mostrará la página de Calendario. En esta

página, haga clic en la hora requerida. A continuación, confirme la fecha planificada haciendo

clic en Añadir en la ventana proporcionada.

Fig. 46. Planificación de tareas


ELMA Web Portal 51

Calendarios Comunes

En un Calendario Común, las actividades están abiertas para ver y editar a todos los

usuarios del sistema que tienen correspondientes permisos de acceso.

Puede utilizar calendarios comunes para planificar los recursos generales de su empresa,

por ejemplo, para reservar tiempo en una sala de reuniones. Dado que el calendario muestra

todos los eventos planificados, siempre está claro a qué hora la sala de reuniones está

disponible.

Los calendarios y sus permisos de acceso son configurados por el administrador en

Administración → Aplicaciones básicas → Calendarios comunes (Fig. 47). El número de

calendarios comunes no está limitado.

Fig. 47 Administración → Aplicaciones básicas → Calendarios comunes

Para crear un calendario común, haga clic en Crear en el menu superior de la sección.

the top menu of the section. Aparecerá un cuadro de diálogo (Fig. 48), donde usted tendrá que

rellenar todos los campos obligatorios y hacer clic en Crear.


ELMA Web Portal 52

Fig. 48 Cuadro de dialogo para crear un calendario común

Luego, configure el calendario. Para ir a la página del calendario (Fig. 49) y administrar su

configuración, haga clic en su nombre en la lista de calendarios comunes. Para establecer los

permisos de acceso, vaya a la pestaña Privilegios y agregue usuarios o grupos a la lista y

asigne sus permisos de acceso.

Fig. 49. Pestaña Privilegios

Existen tres niveles de acceso en un calendario común:

Ver eventos - Proporciona acceso para ver eventos en el calendario. No se permite

editar los eventos.

Editar eventos - Da acceso para añadir y modificar eventos en el calendario.

Cuando esta casilla de verificación está seleccionada, la casilla de verificación "Ver

eventos" (y respectivos permisos de acceso) se selecciona automáticamente.

Acceso completo - Ofrece acceso completo incluyendo la administración de

permisos de acceso al calendario. Las casillas de verificación "Ver eventos" y "Editar

eventos" se seleccionan automáticamente.


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Puede agregar varios calendarios a la pestaña Calendarios externos, el Calendario de

ELMA automáticamente mostrará sus eventos.

Para ver los calendarios comunes a los que usted tiene acceso, vaya a la sección

Calendario y haga clic en Calendarios en el menú superior de la página. Verá una lista de

calendarios comunes y privados accesibles para usted (al menos en el nivel de Ver eventos).

Fig. 50. Seleccionando un calendario

Puede crear un evento desde la página del Calendario, desde la página principal de la

Aplicación Web o desde el menú principal. Para crearlo desde la página principal o desde el

menú principal, haga clic en Crear evento. Aparecerá la página del evento. Para crearlo desde

el menú superior del calendario, haga clic en Calendarios comunes (Fig.51). Debajo de las

fechas del evento verá una lista de calendarios accesibles, seleccione el que necesita.


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Fig. 51. Creando un evento desde Calendario

Una vez guardado, el evento aparece en el calendario seleccionado y en el calendario

privado de cada participante.

Si el evento se coincide en el tiempo y/o el lugar con otro evento ya creado, verá una

notificación (Fig. 52).

Fig. 52. Notificación sobre eventos coincididos

Para abrir el evento con el cual coincido su evento, haga clic su nombre.


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Si usted hace clic en Guardar y continuar, el evento que creó se guardará con este tiempo

especificado. El Calendario mostrará que los eventos se coinciden. Para cancelar y volver a la

página de creación, haga clic en Cancelar.

ELMA notifica al autor del otro evento pero este usuario no puede prohibir la creación de

su evento.


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Ejemplos de procesos de negocio

Puede utilizar procesos de negocio para programar actividades dentro de su empresa. En

este capítulo, verá dos procesos de negocio que permiten planificar eventos y recursos

comunes. Nos enfocaremos en la lógica del proceso en lugar de la tecnología de creación de

procesos. Para el modelado de procesos de negocio, consulte el manual de usuario para la

Plataforma ELMA BPM, para el flujo de documentos en los procesos de negocio consulte el

manual de usuario para ELMA ECM+. Toda esta información también está disponible en la

Ayuda de ELMA.

El primer proceso de negocio que vamos a ver es “Organizar reunión”.

En primer lugar, vamos a ver como se organiza una reunión y se preparan los minutos de

reunión sin un sistema de información.

El iniciador (o su secretario) notifica a todos los participantes sobre la fecha, hora, lugar

y tema de la reunión, mediante una llamada telefónica o un mensaje de correo electrónico. A

la hora especificada, todos los participantes se reúnen en la sala de reuniones. El secretario

de la reunión prepara los minutos de la reunión y los envía para aprobación a todos los

participantes. Si es necesario, hacen correcciones al documento y lo envían de nuevo a

aprobación. Una vez aprobados, los minutos se entregan para ser firmados al jefe de la

reunión. A continuación, se escanea el original firmado y se envía a todos los participantes y

empleados interesados.

Durante la reunión, se han discutido ciertos temas, tareas, se han tomado decisiones y

asignado personas responsables.

Ahora, veamos cómo todo esto se puede hacer con un proceso de negocio en ELMA.

Fig. 53 demuestra el mapa del proceso de negocio "Organizar Reunión".


ELMA Web Portal 57

Fig. 53 Mapa del proceso Organizar Reunión

Cualquiera de los ejecutivos (o su secretario) puede iniciar este proceso en la Aplicación

Web. La primera tarea para el iniciador del proceso es programar la reunión en un calendario

común y especificar el tema, el jefe de la reunión y los participantes. Luego el proceso puede

ser suspendido mediante un temporizador hasta la fecha de la reunión.

En el día especificado, el jefe de la reunión lleva a cabo la reunión y prepara los minutos

de la reunión: crea un documento en ELMA. Los minutos se envían a todos los participantes.

Si el documento no es aprobado, el secretario recibe el documento para su corrección. Una

vez aprobado, el documento se envía al jefe de reunión, quien lo firma y toma una decisión al

respecto.

El secretario está asignado con dos tareas:

- asignar tareas de acuerdo con los minutos de reunión y la decisión tomada;

- hacer una lista de usuarios quienes deben leer los minutos.

A cada usuario de esta lista se le asigna la tarea para revisar el documento. Al mismo

tiempo, los empleados reciben tareas de acuerdo a los minutos de la reunión, y comienzan a

trabajar.


ELMA Web Portal 58

Cuando todos han completado sus tareas de acuerdo con el documento, el iniciador del

proceso es notificado que el trabajo está completado. Entonces el proceso está completo.

Este proceso es fácil de modelar y no toma mucho tiempo. Puede mejorarlo agregando

scripts, por ejemplo, para automáticamente crear y completar eventos en el calendario o crear

minutos de reunión desde una plantilla. Puede limitar el tiempo permitido para leer, firmar y

aprobar documentos y configurar la escalamiento de tareas después de un tiempo

determinado.

Un proceso de negocio le permite organizar una reunión, coordinar, firmar y cumplir los

minutos de acuerdo a un esquema determinado. No es necesario utilizar documentos

originales en papel. Todos los minutos de la reunión se almacenan en ELMA para que pueda

verificar las tareas activas en cualquier momento y saber cuando estén comletados. También

puede convertir todos los documentos en documentos electrónicos para que el trabajo de sus

empleados sea más organizado y productivo.

Vamos a ver otro ejemplo de un proceso de negocio que facilita la programación de

recursos: "Solicitud de un bus". Digamos que una empresa tiene un departamento de

transporte. Este departamento tiene varios autobuses. Otros departamentos y divisiones

hacen peticiones para utilizar estos autobuses para propósitos de negocio. Si un empleado

quiere pedir un autobús, él o ella tiene que llenar un formulario en papel, obtener una

aprobación escrita de su superior y luego darlo al Jefe del Departamento de Transporte. El

Jefe del Departamento de Transportes considera la solicitud y puede aprobarla o rechazarla

si, por ejemplo, no hay autobús disponible para esa fecha. Si el empleado decide cambiar la

fecha, tienen que llenar un nuevo formulario y repetir todos los pasos una vez más.

Fig. 54 demuestra un ejemplo de este proceso de negocio.

El empledo inicia el proceso en Aplicación Web y llena toda la información: fecha, hora,

punto de partida, propósito, número de pasajeros, etc. ELMA cuenta con un calendario

disponible para todos los usuarios, que sólo el operador o Jefe del Departamento de

Transporte puede editar. Es posible crear un evento periódico: por ejemplo, si desea

proporcionar un autobus para llevar los empleados a la oficina cada día a las 8, es mejor

reservar este tiempo de inmediato. Antes de enviar la solicitud, puede comprobar el horario

para ver si el bus está disponible en el momento deseado.


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Fig. 54 “Request for Bus Use” business process map

La solicitud va al superior del iniciador de proceso para aprobación. El superior vea toda

la información incluida en la solicitud. Puede hacer un comentario y aprobar o rechazar la

solicitud, al igual que el Jefe del Departamento de Transporte. Si la solicitud se rechaza, se

puede corregirla de acuerdo con los comentarios realizados o cancelarla.

Si la solicitud está aprobada, se envía al operador, quien confirma que la solicitud y añade

información específica para el conductor. El operador imprime la nueva versión de la solicitud,

adjunta otros documentos requeridos y lo entrega al conductor.

Después de utilizar el bus, el iniciador debe confirmarlo o notificar al Jefe del

Departamento de Transporte sobre cualquier problema. La tarea "Confirmar cumplimiento de

solicitud " incluye un temporizador de tarea y escalamiento. Esto significa que si durante, por

ejemplo, tres días el iniciador no marca esta tarea como cumplida, se considerará complida

automáticamente. Si la solicitud no se ha cimplido, se asignará al superior una tarea para

revisar este problema.

El proceso de negocio cuenta con ciertos estados que permiten controlar la solicitud. El

iniciador puede chequear su petición en el Monitor de procesos. Para el operador, se

recomienda coloсar un portlet con todas las instancias de proceso activas en la página

principal. Para nombrar las tareas se puede utilizar las plantillas. En una plantilla se puede

introducir toda la información necesaria, como la fecha y la hora. Es posible mejorar el proceso

mediante scripts, por ejemplo, para verificar si los eventos en calendarios comunes se


ELMA Web Portal 60

coinciden o para limitar las fechas disponibles (por ejemplo, prohibir a hacer la solicitud más

tarde que 2 días antes de la fecha requerida).

Un calendario común es muy conveniente para este proceso y para programar el horario

del uso del autobús. Aumenta la calidad de los servicios prestados y permite programar la

disponibilidad, facilitando el control y manejo de información sobre las solicitudes (tanto

cumplidas como activas). Con todo esto el proceso se hace mucho más rápido.

Capítulo 7. Reportes de Tiempo y Monitorización

ELMA Web Portal 61

Capítulo 7. Reportes de Tiempo y Monitorización ELMA proporciona herramientas para monitorear y registrar las horas trabajadas.

Al final de un período (un día, una semana o un mes) cada usuario rellena un reporte,

especificando qué tareas ha completado y cuánto tiempo ha gastado. A continuación, el

informe se envía para aprobación a la persona que asignó las tareas. El aprobador puede

aprobarlo o rechazarlo. Al final, hay un número de horas aprobadas que se pueden utilizar

para calcular el salario del empleado.

Puede limitar esta función y hacerla accesible para sólo varios empleados.

Es útil en los siguientes casos:

Si el salario de estos empleados se basa en el tiempo trabajado

Si desea hacer un informe sobre la actividad laboral

Si desea ver la cantidad de recursos gastados en una determinada tarea.

Para registrar el tiempo gastado en una tarea, utilice la subsección Reporte de tiempo

de la sección Tareas (Fig. 55). Se divide en dos partes: Reportes y Aprobar.

La página Reportes muestra todas las horas ingresadas por el usuario y/o sus empleados.

Hay varios filtros por categorías. Los informes que están pendientes de aprobación pueden ser

editados o eliminados. Esta página también permite enviar un reporte de tiempo.

De forma predeterminada, el autor de tarea/actividad se especifica como el aprobador. La

página Aprobar muestra todos los reportes de tiempo pendientes de aprobación por el usuario

actual. En esta página, se puede ver un reporte o una actividad, hacer una pregunta y

reasignar la aprobación a otro usuario.


ELMA Web Portal 62

Fig. 55. Tareas → Reporte de tiempo → Reportes

Fig. 55 muestra una tabla que contiene todas las actividades. Demuestra el número total

de horas sometidas divididas según los estados Pendiente de aprobación, Aprobado,

Rechazado. Se puede agrupar la información según ocupación o según ejecutor. Para hacerlo,

haga clic en Por ocupación o Por ejecutor en el menú superior.


ELMA Web Portal 63

Configuración del modulo Reporte de Tiempo

La función Reporte de tiempo está configurada por el administrador en la siguiente

manera:

Se especifican los parametros principales;

Se configuran los permisos de acceso para el control de los reportes;

Se especifican los objetos utilizados en los reportes;

Se rellena el objeto Ocupación para clasificar los reportes.

Para configurar los parámetros principales, vaya a Administración → Aplicaciones

básicas → Tareas → Reporte de tiempo (Fig. 56).

Fig. 56. Task Settings module, Timer Report section

La sección Reporte de tiempo contiene varias opciones que puede utilizar para configurar

los ajustes de reporte de tiempo para su empresa. La figura 56 muestra los ajustes

predeterminados. Para cambiarlos, haga clic en .

Descripción de los ajustes:

Permitir crear reportes de tiempo – Activar la función de reporte de tiempo en

ELMA.

Establecer límites para reportes de tiempo – No puede enviar más horas que

especificado en el límite del reporte de tiempo.

Es obligatorio comentar al rechazar los reportes – Se debe dar una razón al

rechazar un informe de tiempo


ELMA Web Portal 64

Notificar sobre nuevas tareas de aprobación – El aprobador recibe una

notificación sobre un reporte de tiempo enviado.

Notificar sobre resutlados de aprobación – La persona que envió el reporte de

tiempo se notifica sobre los resultados de la aprobación.

Notificar cuando se editan los reportes de tiempo – La persona que envía el

reporte y el aprobador se notifican sobre cualquier cambio realizado en el reporte

de tiempo enviado.

Número de taras para un día – Número predeterminado de campos disponibles en

un reporte de tiempo por cada día.

Cuando se configuran los ajustes básicos, hay que establecer permisos de acceso

para el control de informes de tiempo. Vaya a Administración → Usuarios →

Configuraciones de acceso → Configuración global de acceso y busque la sección

Tareas (Fig. 57).

Fig. 57. Configuración global de acceso → Tareas

La sección Tareas proporciona los siguientes permisos para los reportes de tiempo:

Aprobación de los reportes de tiempo personales – Especifica grupos de usuarios

que pueden aprobar sus propios reportes de tiempo.


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Administración de los reportes de tiempo – Especifica grupos de usuarios que

tienen acceso completo a todos los reportes de tiempo en ELMA. Cuando abren la

sección Reporte de tiempo → Reportes, el filtro Todos muestra los reportes de

todos los empleados. Pueden gestionar estos informes de cualquier manera y

rechazar su aprobación.

Reportes de tiempo son obligatorios – Especifica grupos de usuarios que están

obligados a someter un reporte de tiempo al realizar una tarea. No pueden marcar

una tarea como cumplida hasta que presenten un reporte de tiempo sobre esta

tarea.

ELMA cuenta con predeterminados grupos de usuarios a los que se les permite administrar

los reportes de tiempo. Esto significa que si usted desea otorgar correspondientes permisos a ciertos

usuarios, simplemente puede agregarlos a estos grupos.

Después de configurar los ajustes, tiene que seleccionar el objetol de reporte de tiempo.


ELMA Web Portal 66

Objetos de reportes de tiempo

Los Objetos de reporte de tiempo son objetos de sistema que los empleados especifican

al someter un reporte de tiempo, por ejemplo, eventos y tareas. Los objetos se manejan en

Administración → Aplicaciones básicas → Tareas → Objetos de los reportes de tiempo

(Fig. 58)

Fig. 58. Sección de los objetos de los reportes de tiempo

Muchos de los objetos de ELMA pueden ser utilizados como objetos de los reportes de

tiempo, pero de forma predeterminada, sólo se incluyen las tareas de usuario (como mostrado

en Fig. 58). Se puede añadir nuevos tipos de tares (por ejemplo, tareas de procesos de negocio

o proyectos), eventos, reuniones y otros objetos administrados en ELMA.

Para añadir un objeto a la lista, haga clic en Añadir objeto de reporte de tiempo. Verá

un formulario (Fig. 59) donde tendrá que seleccionar el objeto para añadir.

Si desea eliminar un objeto de reporte de tiempo de la lista, coloque el ratón sobre el

nombre del objeto y haga clic en . El administrador del sistema puede agregar y eliminar

objetos de reporte de tiempo en cualquier momento.


ELMA Web Portal 67

Fig. 59. Formulario para añadir objetos de los reportes de tiempo

Una vez que los objetos de reporte de tiempo se agregan, los usuarios pueden utilizarlos en

sus reportes.

El siguiente paso es especificar los tipos de actividad.


ELMA Web Portal 68

Tipos de actividad

Puede agrupar los reportes de tiempo por tipo de actividad. Esto le permite evaluar la

carga de trabajo efectiva y organizarla de acuerdo con la dirección de desarrollo de la

compañía. La lista de los tipos se forma en el objeto Ocupación (Fig. 60). Puede abrir el objeto

desde Administración → Aplicación básica → Tareas o de la sección Tareas de Objetos. De

forma predeterminada, este objeto se deja en blanco.

Fig. 60. Objeto Ocupación

El tipo de actividad siempre debe especificarse en los reportes de tiempo, y los reportes se

agrupan por tipos. Es importante para el análisis del desempeño del personal, o en caso de

que las horas facturables se pagan de acuerdo con el tipo de actividad.

Para crear un nuevo tipo de actividad, haga clic en Crear en el menú superior y rellene el

formulario que aparece. Introduzca un nombre y especifique si los objetos de reporte de tiempo

para este tipo son limitados (Fig. 61).

Para cada tipo de actividad, se puede limitar los objetos de reporte de tiempo. Establezca

la opción Todos tipos de objetos en No y seleccione los objetos de reporte de tiempo que

están disponibles para este tipo de ocupación (Fig. 61). Para seleccionar un objeto, haga clic

en Añadir tipo de objeto y marca los objetos deseados. Para guardar, haga clic en

Seleccionar.

Para guardar el objeto, haga clic en el botón Guardar en el menú superior del formulario

de creación. Los elementos del objeto pueden ser eliminados o editados.


ELMA Web Portal 69

Fig. 61. Agregando objetos al objeto Ocupación

Si no se especifican los objetos de reporte de tiempo para este tipo de actividad, es posible

someter reportes de tiempo sobre todos otros objetos accesibles.

Después de configurar todos los ajustes, el módulo de reportes de tiempo está listo para

el trabajo. En el capítulo siguiente, aprenderá a agregar reportes de tiempo a sus tareas y a

presentar informes para aprobación.


ELMA Web Portal 70

Añadiendo reportes de tiempo a tareas

ELMA le permite agregar un reporte de tiempo para una tarea actual o ya finalizada. La

presentación de los reportes de tiempo es posible sólo para los objetos seleccionados hasta

este momento.

Para añadir un reporte de tiempo a una tarea actual o finalizada, pulse el botón Acciones

y seleccione Añadir reportes de tiempo en el menú desplegable (Fig. 62). Verá el formulario

en el que se debe especificar la cantidad de horas trabajadas, el tiempo (días y/o horas y/o

minutos) y la fecha. También puede hacer un comentario para describir el trabajo realizado.

Luego, haga clic en el botón Añadir.

Fig. 62. Añadiendo un reporte de tiempo a una tarea

Todos los reportes de tiempo añadidos se almacenan en el log de reportes de tiempo en la

página de tarea en la pestaña Log de reportes de tiempo, figura 63. Esta pestaña aparace sólo

si se han añadido reportes de tiempo a la tarea.


ELMA Web Portal 71

Cuando un usuario somete un informe de tiempo, todos los nuevos datos se incluyen

automáticamente en los logs y se envían para aprobación.

Fig. 63. Pestaña con el log de reporte de tiempo

Hay otra forma de añadir un reporte de tiempo: una vez que haya completado una tarea

(excepto las tareas de proceso de negocio), haga clic en Cumplido en el menú superior y añada

un reporte de tiempo en la ventana que aparece. Para ello, abra el panel Reporte de tiempo en

la ventana Cumplido y especifique la fecha y la hora (Fig. 64).

Fig. 64. Añadiendo un reporte de tiempo al completar un tarea

Los reportes de tiempo agregados de esta manera también se registran y se envían para

aprobación.


ELMA Web Portal 72

Al momento de que se le asigna una tarea, usted puede añadir un reporte de tiempo a esta

tarea, y sólo se lo puede hacer una vez. Mientras que puede añadir varios reportes de tiempo

durante su trabajo en la tarea o al completar la tarea.

Puede establecer un límite de reporte de tiempo para una tarea (Fig. 65). Vaya a la página

de creación de tareas y pulse Reporte de tiempo en su menú superior. Aparecerá un nuevo

campo donde puede especificar el tiempo limite para los reportes de tiempo en esta tarea (Fig.

65). El ejecutor verá este tiempo estimado en la página de tarea.

Fig. 65. Limite de reportes de tiempo para una tarea

También puede establecer un límite de tiempo para tareas de procesos de negocio; se

establece cuando un proceso es modelado en ELMA Designer (véase Aydua de ELMA).

Estas tareas no permiten someter un reporte de tiempo para aprobación si se excede el

tiempo estimado para la tarea. En este caso se muestra un comentario en rojo en la página

del reporte de tiempo diciendo que se excedió el límite de tiempo.

Tal reporte puede ser procesado de diferentes formas. Eso depende de la opción Establecer

límties para repores de tiempo en de Administración → Aplicaciones básicas → Tareas →

Reporte de tiempo. Si se selecciona No, el sistema notificará al usuario que ha superado el

límite y le permitirá someter el informe para aprobación. Si se selecciona Sí, será imposible

someter un tal informe para su aprobación.


ELMA Web Portal 73

Sometiendo un reporte de tiempo

Si queire monitorizar el tiempo que pasa en una tarea, añada reportes de tiempo a todas

las tareas en las que trabaja durante el día. Todos los reportes se almacenan en los logs de

reportes de tiempo. De acuerdo con las políticas de la compañía, una vez a la semana o una

vez al mes los empleados someten estos reportes de tiempo para aprobación.

Para someter un reporte de tiempo:

Haga clic en el botón Reporte de tiempo en el menú superior de cualquier página

en la sección Tareas o Lista de tareas;

Haga clic en el botón Reporte de tiempo en el menú superior de cualquier página

en la sección Reporte de tiempo o Reportes (Fig. 66);

En el menú principal, haga clic en Reporte de tiempo o Enviar reporte de tiempo

(en la lista a la izquierda). Para abrir el menú principal, ponga el puntero del ratón

sobre el logo de ELMA en la esquina superior izquierda de la página principal y

espere hasta que aparezca el botón azul. Este botón abre el menú principal (Fig.67).

Fig. 66. Botón de creación de un reporte de tiempo


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Fig.67 Menú principal. Reportes de tiempo.

Aparecerá una página donde se puede llenar los reportes para la semana actual. Se

mostrará todas las horas agregadas durante la semana (Fig. 68). Los cambios que usted hace

en los reportes de tiempo se guardan automáticamente.

Si desea someter un reporte de tiempo para otras semanas, haga clic en Seleccione la

semana en el menú superior, seleccione la fecha y pulse Seleccionar.


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Fig. 68. Llenando un reporte de tiempo

Aquí puede añadir o editar la cantidad de horas y eliminar los reportes de tiempo.

Para abrir y cerrar la lista de informes de tiempo para un día determinado, haga clic en el

día que necesite.

Para someter un reporte de tiempo:

1. Seleccione el día.

2. Espcifique la Ocupación:

Seleccione la ocupación adecuada de la lista desplegable (aquí se encuentran sólo

las actividades recientes);

Haga clic en para abrir la ventana con el objeto de reporte de tiempo (Fig. 68),

donde puede encontrar las tareas de cualquier fecha;

Haga clic en para añadir una tarea (Fig. 68).


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Fig. 69. Seleccionando objeto de reporte de tiempo

Fig. 70. Ventana para seleccionar objeto de reporte de tiempo. Pestaña Crear tarea.

Un objeto de reporte de tiempo se añade al reporte al ser seleccionado.

Para cambiar el aprobador, haga clic en cambiar al lado del nombre del aporbador (Fig.

71). De forma predeterminada, el aprobador es el autor de la tarea.


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Fig. 71. Cambiando el aprobador del reporte de tiempo

3. En el campo Tipo de actividad seleccione un item del objeto Actividad en la lista

desplegable (Fig. 72).

4. En el campo Reporte de tiempo, introduzca el tiempo gastado en la tarea especificada.

Se puede gestionar los reportes de tiempo en grupo, es decir, asignar aprobadores,

eliminar y especificar tipo de actividad para varios reportes de tiempo a la vez. Para esto,

seleccione los reportes marcando las casillas de verificación a su izquierda, haga clic en

Seleccionados en el menú superior y seleccione la acción deseada.

Fig. 72. Cambiando tipo de actividad de varios reportes de tiempo seleccionados.

Una vez llenados todos los reportes, haga clic en Enviar. Si desea someter solo varios

reportes seleccionados, haga clic en Enviar seleccionados ubicado en la lista desplegable del

botón Enviar (Fig.73).


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Fig. 73. Botones para someter reportes a aprobación

Si hay algún error en el reporte (por ejemplo, no está especificado el tipo de actividad) el

informe no se enviará y usted verá una notificación (Fig. 74). Corrija todos los errores y vuelva

a enviar el reporte.

Fig. 75. Time Report error

Si usted está incluido en el grupo de usuarios Puede aprobar su propio reporte de

tiempo y está especificado como aprobador al enviar un reporte, aparecerá una ventana para

confirmar dichos reportes.

Cada reporte se envía a la persona especificada como Aprobador. En Tareas → Reporte

de tiempo → Reportes se puede comprobar el estado actual de sus reportes de tiempo y

editar los reportes que están pendiente de aprobacicón.


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Aprobación de reportes de tiempo

Los aprobadores tienen que aprobar o rechazar los reportes de tiempo sometidos. Si la

opción Notificar sobre nuevas tareas de aprobación está puesta a Sí el aprobadr recibe las

notificaciones (Fig. 76) y pueden hacer clic en la notificaicón para ir a Tareas → Reporte de

tiempo → Aprobar (Fig. 77).

Fig. 76. Notificación sobre nuevos reportes de tiempo pendientes de aprobación

Los reports se apruean o rechazan en Tareas → Reporte de tiempo → Aprobar (Fig. 77).

Fig. 77. Tareas → Reporte de tiempo → Aprobar

Está sección demuestra todos los reportes de tiempo pendientes de aprobación. Se los

puede organizar por usuario o por día (utilize los botones del menú superior Por empleados

y Por fechas). Debajo de la lista de los reportes se ve un resumen de todos los reportes de

tiempo.

Para hacer una pregunta sobre un reporte de tiempo pendiente de aprobación, haga clic

en a la derecha del reporte.

Al hacer clic en el título del reporte de tiempo, abrirá su página (Figura 77), que contiene

información completa sobre la tarea de aprobación.


ELMA Web Portal 80

Fig. 78. Página de un

Usted puede rechazar o aprobar un reporte de tiempo en la página del reporte (Fig. 78) o en la

sección Aprobar, donde se puede administrar varios reportes a la vez.

Aprobando un reporte de tiempo desde la página del reporte. Haga clic en Aprobar o

Rechazar en el menú superior de la página del reporte (Fig. 77). Después de hacer clic en Aprobar,

verá una ventana en la que debe especificar el número de horas aprobadas (puede aprobar sólo

una parte de las horas sometidas a aprobación) (Fig. 79). Si usted hace clic en Rechazar, debe

especificar el motivo del rechazo.

Fig. 79. Especificando la cantidad de horas aprobadas

Aprobando un reporte de tiempo en la sección Aprobar. Seleccione los reportes que desea

aprobar o rechazar en la tabla de reportes. Si es necesario, edite el número de horas aprobadas y


ELMA Web Portal 81

haga clic en Aprobar o Rechazar en el menú superior de la página. Si usted hace clic en Rechazar,

debe especificar el motivo del rechazo.

Si la opción Notificar sobre resultados de aprobación en los ajustes de reportes de

tiempo está puesta en Sí, el usuario que envió el informe de tiempo verá una notificación en

su Mensajes.

Un usuario con ciertos permisos de acceso puede ver y modificar los reportes aprobados.

Estos permisos de acceso se manejan en Administración → Usuarios → Configuraciones de

acceso → Configuraciones global de acceso → Tareas → Administración de los reportes

de tiempo. Tales usuarios pueden ver los reportes de tiempo de otros usuarios en la página

de Tareas → Reporte de tiempo → Reportes al usar el filtro Todos.

Chapter 8. Empresa

ELMA Web Portal 82

Chapter 8. Empresa La sección Empresa ofrece información resumida sobre todos los usuarios de ELMA en

su empresa y proporciona acceso rápido a acciones tales como crear una tarea, un mensaje o

un evento. Esta sección es accesible desde el menú izquierdo y el menú principal de la

Aplicación Web.

Fig. 80. Sección Empresa

Esta sección incluye un menú superior, un botón de opción para elegir un periodo (por

meses), formularios de búsqueda y/o filtros para usuarios y cuadros de datos de usuario (Fig.

80).

1. Con los botones del menú superior, se puede configurar los cuadros de datos para que

muestren información sobre el cumplimiento del horario, el número de tareas (todas las tareas

y las tareas cumplidas) y la cantidad total de tiempo en los reportes de tiempo sometidos.

2. Con el botón de período se puede elegir para qué período desea que se muestren los

datos adicionales y los cuadros de datos de usuario.

3. El formulario de búsqueda/filtro permite buscar usuarios por su nombre completo.

Debajo del campo de búsqueda, se encuenran los siguientes botones de filtración:

Todos – todos los usuarios;

Mi Departamento – sólo los empleados subordinados del usuario actual (según la

estructura organizacional de la empresa);

Nuevos – empleados contratados durante el período seleccionado;

Cumpleaños – empleados que tienen cumpleaños durante el período actual;

Chapter 8. Empresa

ELMA Web Portal 83

Última búsqueda – empleados previamente mostrados (su apellido y/o nombre fue

estrito en el campo de búsqueda).

Para buscar un empleado en el esquema organizacional, haga clic en al lado del campo

de búsqueda. Luego haga clic en . ELMA le ofrecerá una lista de todos los empleados de la

organización.

4. Los cuadros de datos de usuario contienen información personal y datos de contacto

del usuario seleccionado (colapsados por defecto) y botones para crear tareas, eventos o

mensajes. Haga clic en Más para expandir el cuadro y ver información adicional sobre el

cumplimiento del horario y los reportes de tiempo sometidos.

En la sección Empresa se puede enviar un mensaje y crear una tarea o un evento para

un grupo de usuarios. Puede seleccionar los usuarios en el campo de búsqueda o haciendo

clic en su imagen. Los usuarios seleccionados se marcarán con . Luego, debajo del campo

de búsqueda, haga clic en el icono de la acción que desea realizar (Fig. 81). Para deseleccionar

un usuario, simplemente haga clic en su imagen.

Fig. Usuarios seleccionados y los botones Tarea, Evento y Mensaje

Chapter 9. Sustituciones y Gráfico de Ausencias

ELMA Web Portal 84


ELMA permite gestionar ausencias y sustituciones de empleados.

Si un empleado está ausente, otro empleado puede sustituirlo para que los procesos de

negocio dentro de la empresa no se interrumpan. En este caso, todas las tareas del usuario

ausente se delegan automáticamente al usuario sustituto. ELMA informa al autor de la tarea

sobre esta sustitución. Las tareas asignadas antes de la fecha de sustitución no se reasignan

automáticamente al sustituto. Las sustituciones de administran en Administración →

Usuarios → Sustituciones. Para más detalles véa la Ayuda de ELMA y el manual de

Plataform ELMA BPM.

El gráfico de ausencias no reasigna las tareas de los procesos de negocio y se utiliza con

fines de información. Si está ausente el ejecutor que usted desea seleccionar al crear una

tarea, se le informará al respecto. Esta notificación no afecta de ninguna manera a la tarea.

El usuario ausente todavía recibe mensajes, tareas, notificaciones, etc.

El gráfico de ausencias se administra en Administración → Usuarios → Gráfico de

ausencias (Fig. 82) y es accesible para los usuarios con permisos de acceso correspondientes.

Los permisos de acceso se gestionan en Administración → Configuraciones de acceso →

Configuración global de acceso → Administración de ausencia. Por defecto, sólo el

administrador del sistema puede gestionar los permisos de acceso.

Fig. 82. Gráfico de ausencias

La sección Gráfico de ausencias (Fig. 82) tiene un formulario de filtros y una lista de

datos.

Para registrar una ausencia, haga clic en Registrar ausencia (Fig. 82) en el menú

superior. El el formulario que aparece (Fig. 83) seleccione el usuario ausente, las fechas y la

razón de ausencia. Haga clic Guardar en el menú superior.


ELMA Web Portal 85

Fig. 83. Registración de una ausencia

La ausencia aparecerá en el gráfico de ausencias (Fig. 84). En el menú desplegable de una

ausencia se puede eliminar o redactar la ausencia o asignar un sustituto.

Fig. 84. Lista de empleados ausentes

La notificación de ausencia sólo aparece en la página de creación de tarea cuando el

usuario ausente está seleccionado como ejecutor de la tarea (Fig. 85).


ELMA Web Portal 86

Fig. 85. Notificación sobre fechas de ausencia de un usuario

Chapter 10. Almacenamiento de Documentos

ELMA Web Portal 87

Chapter 10. Almacenamiento de Documentos Almacén de documentos es un sistema de almacenamiento de documentos y carpetas

electrónicas que permite rápidamente acceder y gestionar la información, ver el historial de

un documento, manejar los permisos de acceso, etc.

ELMA almacena los documentos en la sección Documentos (Fig. 85) donde los

documentos se almacenan en carpetas y subcarpetas. La jerarquía de carpetas se administra

por los usuarios del sistema y forma el archivo completo de la empresa. Este sistema de

almacenamiento facilita la búsqueda de documentos y proporciona seguridad de datos y

documentos.

Fig. 86. Documentos → Carpetas compartidas

Para aprender a crear, configurar y gestionar los documentos en ELMA lea el manual de

usuario para la aplicación ELMA ECM+. Aquel manual describe las capacidades básicas de

ELMA ECM+ para organizar la gestión electrónica de documentos en una empresa. Para más

detalles, véase la Ayuda de ELMA.

Chapter 11. CRM

ELMA Web Portal 88

Chapter 11. CRM Para gestionar las relacions con clientes, ELMA proporciona la sección CRM (Fig. 87) que

está dividida en varias subsecciones.

Fig. 87. Sección CRM

Hay ciertas funciones de CRM que están disponibles en ELMA sin tener que instalar la

aplicación ELMA CRM+:

Planificar llamadas telefónicas, reuniones, mensajes y registrar sus resultados;

Mantener una base de datos de leads y contratantes;

Gestionar contratos;

Gestionar acuerdos;

Planificar pagos entrantes;

Configurar y gestionar el embudo de ventas;

Marketing (lista de actividades de marketing, analisis del rendimiento);

Aplicación de los elementos de CRM en los procesos de negocio.

Con el módulo CRM+ están disponibles las siguientes capaciades:

Embudo de ventas activo (activa a los procesos de negocio cuando se cambia una

etapa de un acuerdo);

Analisis de la dinámica de ventas (Deal Dynamics);

Integración con telefonía IP.

Chapter 11. CRM

ELMA Web Portal 89

Lea el manual usuario de ELMA CRM+ para obtener más información sobre configuración

y casos de uso de CRM. Describe las características básicas de ELMA CRM+ para la gestión

de relaciones con clientes dentro de una empresa. Para más detalles, vea la Ayuda de ELMA.

Chapter 12. Personalización del Portal Web

ELMA Web Portal 90

Chapter 12. Personalización del Portal Web ELMA ofrece interfaces de usuario flexibles que se pueden personalizar sin programación.

Para que sea más fácil trabajar en la Aplicación Web recomendamos usar varias interfaces

que proporcionan sólo las funciones que los usuarios necesitan para su trabajo.

Puede encontrar información sobre cómo personalizar la Aplicación Web y crear y utilizar

interfaces en el manual de usuario para la Plataforma ELMA BPM. Para más detalles, vea la

Ayuda de ELMA.

Chapter 13. Referencias Útiles

ELMA Web Portal 91

Chapter 13. Referencias Útiles Aparte del manual de usuario para el Portal Web de ELMA, los siguientes recursos

también describen las funciones básicas de las aplicaciones ELMA:

Manual de usuario para ELMA BPM

Manual de usuario para ELMA ECM+

Manual de usuario para ELMA Projects+

Manual de usuario para ELMA KPI

Estos manuales describen las características principales de ELMA. Para una descripción

detallada de las funciones, consulte la Ayuda de ELMA. La Ayuda está dividida en tres

categorías: para usuario, para administrador y para implementación.

El sitio web de ELMA http://www.elma-bpm.es/ proporciona información sobre las

aplicaciones ELMA, sus precios y condiciones de compra.

La versión demo online muestra todas las capabilidades básicas de ELMA. Se la puede ver

en nustro sitio web http://www.elma-bpm.es/take-a-tour/.

Siempre seguimos desarrollando a ELMA y sus componentes para tareas más específicas.

Puede encontrar una lista de estos componentes y condiciones de compra en ELMA Store:

http://store.elma-bpm.com/

Si desea desarrollar sus propias soluciones basadas en la plataforma ELMA, puede

consultar la Base de Conocimientos de ELMA: http://www.elma-bpm.com/kb.

Si necesita ayuda con el sistema o tiene alguna pregunta sobre el programa de partners

de ELMA, por favor contáctenos:

Luxemburg: + (353) 20-30-11-40

http://www.elma-bpm.es/data/User_Manual_ELMA_BPM.pdf

http://www.elma-bpm.com/data/User_Manual_ELMA_ECM.pdf

http://www.elma-bpm.com/data/User_Manual_ELMA_Project.pdf

http://www.elma-bpm.es/data/User_Manual_ELMA_KPI.pdf

http://www.elma-bpm.es/

http://www.elma-bpm.es/take-a-tour/

http://www.elma-bpm.com/kb

ELMA Web Portal 2 · Cada usuario tiene una licencia de nombre. Si está conectado el número...

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