Elkarlan

IntroducciónPráctica: Introducción

Edición rápidaAcceso a contenidos

Acciones del sitioGestión de usuarios

Elkarlan (Sharepoint)Herramienta web de colaboración

Digna María González Otero

[email protected]

15 de enero de 2012

Digna González Otero Elkarlan (Sharepoint) 1/94




Índice I

1 Introducción¿Qué es Elkarlan?¿Se puede restringir el acceso?¿Cómo lo puedo utilizar?Condiciones de uso

2 Práctica: IntroducciónPágina de informaciónAcceso a sitio de pruebaAspecto de la ventana principal

3 Edición rápidaAñadir anunciosAcciones del anuncioAñadir documentos





Índice IICalendario de eventosAcciones del evento

4 Acceso a contenidosPágina principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera

5 Administración: acciones del sitioCrear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página

6 Gestión de usuariosDigna González Otero Elkarlan (Sharepoint) 3/94




¿Qué es Elkarlan?¿Se puede restringir el acceso?¿Cómo lo puedo utilizar?Condiciones de uso

Elkarlan

Introducción• Elkarlan: herramienta web de colaboración basada enSharepoint.

• Diferentes módulos:• Servicio de ficheros.• Agenda.• Tareas.• Tablón.• Encuestas.• Otros.






Permisos de acceso• Perfiles de usuarios:

• Administrador.• Escritor.• Lector.

• Los permisos se aplican a todo el sitio, pero se pueden definirpermisos para cada elemento de forma individual.






Aplicaciones• Pensado para el trabajo colaborativo: control de versiones,alertas cuando un documento se modifica, etc.

• Gestión de proyectos:• Agenda común.• Lista de tareas pendientes.• Repositorio de documentos.

• Sitio personal (documentos, agenda, notas importantes...)• Incluso comunicación con los alumnos (documentos, foros,encuestas...). Realmente, para eso está Moodle.






Condiciones de uso• Para solicitar un sitio en Elkarlan, hay que ser PAS o PDI.• Para editar, basta con ser alumno.• Accesible desde todo Internet (no hace falta VPN).• Sólo accesible a personas de la universidad, con cuenta LDAP.• Página de información sobre Elkarlan:

http://www.ehu.es/elkarlan






Página de informaciónAcceso a sitio de pruebaPantalla principal

Acceso a la web de información• Vamos a acceder a la web de información de Elkarlan:








Página de información• La página de información contiene:

• Condiciones del servicio.• Manual de usuario.• Manual del administrador.• Enlace para solicitar alta en el servicio (tarda varias horas).






Acceso a sitio de prueba• Accede al sitio de Elkarlan de la siguiente página:

https://www.elkarlan.ehu.es/guneak/formacion• Introduce tus datos de LDAP.• Antes de tu nombre de usuario, escribe ADM\. Ejemplo: si tunombre de usuario es dgonzalez003, escribeADM\dgonzalez003.


https://www.elkarlan.ehu.es/guneak/formacion





Página principal del sitio• Fijáos en los paneles de la página principal.• El menú “Acciones del sitio” sólo está disponible para losadministradores.





Añadir anunciosAcciones del anuncioAñadir documentosCalendario de eventosAcciones del evento

Edición rápida• En la página principal de Elkarlan hay acceso rápido aanuncios, documentos y calendario.

Edición rápida• Vamos a utilizar los accesos de la página principal para creardiferentes elementos.






Tablón de anuncios

Tablón de anuncios• Uno de los elementos de la página principal es un tablón deanuncios.

• Permite publicar noticias o avisos.

Crear un nuevo anuncio• Vamos a crear un nuevo anuncio que se publicará en la página.






1. Haz clic en “Agregar nuevo anuncio”






2. Aparecerá un formulario para rellenar el anuncio






3. Rellena el anuncio con los datos a publicar






4. El anuncio publicado aparecerá en la página principal






Acciones del anuncio

Tablón de anuncios• Haciendo clic en el nombre del anuncio podemos verlocompleto y realizar algunas acciones.

Acciones del anuncio• Vamos a entrar en un anuncio ya existente y ver las opcionesque tenemos disponibles.






1. Haz clic en el nombre de un anuncio






2. Vemos el anuncio y una barra de herramientas






3. Nuevo elemento: crear nuevo anuncio






4. Editar elemento: modificar el anuncio






5. Eliminar elemento: eliminar el anuncio






6. Administrar permisos: configurar acceso

• Permite configurar quién puede acceder al elemento y con quépermisos.






6. Administrar permisos: configurar acceso






7. Enviarme alertas: recibir avisos

• Permite suscribirse a cambios en el elemento.






7. Enviarme alertas: recibir avisos






Biblioteca de documentos

Biblioteca de documentos• Otro elemento de la página principal es la biblioteca dedocumentos.

• Se pueden subir documentos, organizarlos por carpetas, etc.• Se puede llevar un control de versiones y recibir alertascuando un documento es modificado.

Crear un documento• Vamos a cargar un fichero ya creado.






1. Haz clic en “Agregar nuevo documento”






2. Aparecerá un formulario para subir el documento






3. Rellena el formulario con los datos del documento






4. El documento aparecerá en la página principal






Calendario de eventos

Calendario de eventos• En la página principal también hay un calendario de eventos.• Permite establecer un calendario compartido.

Crear eventos• Vamos a ver cómo crear nuevos eventos.






1. Haz clic en “Agregar nuevo evento”






2. Aparecerá un formulario para crear el evento






3. Rellena el formulario con los datos del evento






4. El evento aparecerá en la página principal






Acciones del evento

Eventos del calendario• Haciendo clic en el nombre del evento podemos verlo completo y

realizar algunas acciones (barra casi igual a la de anuncios).





Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera

Página principal: acceso a contenidos

Acceso a contenidos• En la página principal, haciendo clic en el título de losdiferentes bloques (“Anuncios”, “Documentos”,“Calendario”), podemos ver el contenido de cada bloque.

• Desde ahí de nuevo podremos crear elementos, editarlos oeliminarlos.

• Además, si tenemos permisos, podremos configurar la vista.






Página principal: acceso a contenidos






Práctica

Práctica• Vamos a practicar con las diferentes páginas, para ver quéopciones proporcionan y preguntar las dudas que vayansurgiendo.






Página de anuncios






Página de documentos






Página de calendario






Documentos

Nuevo documento• La opción de “Nuevo documento” abre el editor para crear undocumento nuevo, sin necesidad de tenerlo ya creado.

• Problema: Sólo compatible con Internet Explorer y MicrosoftWord.

• Para mayor compatibilidad, se puede usar la opción de“Cargar documento”.






Nuevo documento






Nuevo documento con Firefox (No compatible)






Nuevo documento con Internet Explorer






Nuevo documento






Documentos

Protección y desprotección• Opciones de protección y desprotección para evitar problemaspor la edición concurrente de un documento.

• Si se desproteje un documento, el resto de usuarios no podránmodificar el documento ni ver los cambios hasta que se vuelvaa proteger.






Cargar documento






Cargar documento

Gestión de versiones• Al cargar un documento podemos habilitar el control deversiones: “Agregar como versión nueva a los archivosexistentes”.

• Eso nos permite consultar el historial de versiones, recuperaruna versión anterior, etc.

• Para subir una nueva versión, simplemente subir de nuevo elfichero con el mismo nombre y con la opción de versionesactivada.






Gestión de versiones






Papelera de reciclaje

Gestión de la papelera• Los elementos eliminados se almacenan en la papelera delusuario, desde donde se pueden recuperar.

• Pasados 30 días, desaparecen de la papelera del usuario y sololos puede recuperar el administrador.





Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página

Acciones del sitio

Acciones del sitio• El menú de acciones del sitio nos permite configurar el sitio deElkarlan.

• Podemos añadir bibliotecas (de documentos, de imágenes),nuevos calendarios, etc.

• También se puede configurar el aspecto






Acciones del sitio






Acciones del sitio

Práctica con acciones del sitio• Vamos a ir probando algunas de las herramientas de “Accionesdel sitio” y preguntando las dudas que nos vayan surgiendo.







Bibliotecas de documentos• Las bibliotecas de documentos permiten estructurar losdocumentos subidos por temática.

• Dentro de cada biblioteca puede haber subcarpetas.• Podemos tener un enlace a la biblioteca de documentos en labarra de inicio rápido (menú de la izquierda).

• También se puede definir una plantilla de documento (quétipo de archivo queremos que se genere al dar a “Nuevodocumento”).






Biblioteca de imágenes

Bibliotecas de imágenes• De forma muy similar podemos crear bibliotecas de imágenes.• Esto nos permite, por ejemplo, tener un repositorio deimágenes que solemos usar en nuestros artículos, trabajos, etc.para tenerlas accesibles y compartirlas con nuestroscompañeros.






Biblioteca de imágenes






Acciones del sitio

Acciones del sitio• Se pueden crear muchos más tipos de elementos: repositoriosde páginas wiki, listas de tareas...

Pruebas con acciones del sitio• Fijáos en las diferentes opciones disponibles y pruebas las quecrean que te puedan ser útiles en tu trabajo.






Acciones del sitio






Acciones del sitio: Editar página

Editar página• Se pueden reorganizar las cajas (widgets) de la página,cambiar su aspecto, etc.





Permisos de acceso

Permisos de acceso• Existen tres niveles de permisos:

• Lectura.• Edición.• Control total (administración).

• La gestión de usuarios se hace a través de Bilatu:http://www.ehu.es/bilatu


http://www.ehu.es/bilatu




Gestión de usuarios

Gestión de usuarios• Entrad en Bilatu: http://www.ehu.es/bilatu• Vamos a ver cómo gestionar los grupos y sus miembros(añadir usuarios, etc).

• AVISO: Para gestionar los grupos hay que ser dueño(OWNER) de los mismos.


http://www.ehu.es/bilatu




1. Acceder a Bilatu con nuestra cuenta LDAP





2. En el menú Gestión de Grupos → Añadir miembros





3. Seleccionar el grupo





4. Aparecerán listados los miembros actuales





5. Busca el usuario usando el formulario





6. Selecciona Member y pulsa Insertar





7. El código del usuario se añadirá a la lista





8. Repite las veces que necesites. Guarda al finalizar


Conclusiones

Elkarlan (Sharepoint): Herramienta web de colaboración quepermite editar documentos de forma colaborativa,compartir calendarios, imágenes, listas de tarea, etc.Especial énfasis en el control de versiones dedocumentos.

Ventajas• Servicio muy completo: gestión de documentos(control de versiones), calendario, anuncios,tareas, páginas wiki, etc.

• Fácil de usar.• Facilita la realización de trabajo colaborativo.• Accesible desde todo internet (no hace faltaVPN).

Conclusiones

Desventajas• Servicio privativo de Microsoft.• Alto coste en licencias (para la UPV/EHU).• Sólo totalmente compatible con Internet Explorery Microsoft Office. Limitaciones en otros casos.

• Sólo para personas con cuenta LDAP de launiversidad. En principio, no para colaborar conpersonas externas.a

aExiste la posibilidad de crear cuentas para usuarios externoscomo avalados, a través de GAUR.

Licencia CC by-sa

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/legalcode

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/legalcode




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