ELECTROHUILA S.A. E.S.P. INVITACION PÚBLICA A COTIZAR … · 2015. 12. 10. · Fotocopia de la...

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ELECTROHUILA S.A. E.S.P.

INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-123 DE 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 OBJETO

Construcción línea a 34,5 kV entre las subestaciones Pitalito y Acevedo del

sistema eléctrico del Huila.

1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE

La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho

privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,

art. 8, y el Acuerdo No.- 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue

expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.

La construcción de las líneas deberá ejecutarse de acuerdo a las "Normas para

Sistemas de Subtransmisión y Distribución" del ICEL. , las Normas Técnicas de

la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., el Reglamento Técnico de Instalaciones

Eléctricas “RETIE” y demás normas técnicas aplicables.

1.3 ALCANCE DEL CONTRATO

Las actividades solicitadas por ELECTROHUILA S.A. ES.P. se encuentran listadas

en ítems, las cuales serán liquidadas teniendo en cuenta como unidad de pago el

valor unitario cotizado por el OFERENTE y aceptado por ELECTROHULA S.A.

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E.S.P. para cada ítem; dichas actividades y los recursos necesarios para

ejecutarlas podrán variar en cantidad después del acta de replanteo.

Para la ejecución de los trabajos, ELECTROHUILA, entregará el diseño de la obra,

donde se encuentran los detalles para su construcción.

1.3.1 Descripciones y Cantidades

Ver ANEXO 2. Cantidad de materiales y mano de obra.

1.3.2 GESTIÓN DE CALIDAD

En el momento de entregar la propuesta, el CONTRATISTA deberá preparar y

presentar a ELECTROHUILA el plan de calidad en el que especifique cuales

procesos, procedimientos y recursos se aplicaran, por quién y cuándo, para dar

cumplimiento a los requisitos contractuales. El plan de calidad* deberá

comprender como mínimo:

Alcance del servicio

Objetivos de calidad

Especificaciones del servicio

Responsabilidades

Control de documentos, datos y registros

Recursos (Provisión de recursos, materiales, Recurso Humano,

Infraestructura y ambiente de trabajo)

Identificación de requisitos

Comunicación con ELECTROHUILA

Procedimientos

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Control de compras

Control de producto no conforme

Seguimiento y medición

Auditorias

Retroalimentación y mejora.

Este documento será revisado y formalmente aceptado dentro de los treinta (30)

días calendarios siguientes a la formalización del contrato.

*Guía para la elaboración: NTC ISO 10005

1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO

APERTURA

La apertura de la invitación será el día 0 9 de D i c i e mbre de 2015, en la

página www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el día 05

de Diciembre de 2015.

FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES

Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 10

de Diciembre de 2015 y hasta el día 14 de Diciembre de 2015, las cuales

serán resueltas hasta el 17 de Diciembre de 2015.

Correo electrónico: [email protected] y

[email protected]

http://www.electrohuila.com.co/

mailto:[email protected]


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Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web

www.electrohuila.com.co.

VALOR DE LOS PLIEGOS

Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de cuatro millones

quinientos mil pesos ($4.500.000) M/Cte, los cuales deberán consignarse a

nombre de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente número

39001009-8 del Banco Popular, indicando en el comprobante: “VALOR PLIEGOS

INVITACION PUBLICA EHUI-SD-123 -2015”. Con copia del recibo de

consignación se obtendrá el derecho de participar en la Invitación Pública EHUI-

SD-0123-2015. El plazo máximo para compra de pliegos será hasta el día 10 de

Diciembre de 2015.

VISITA

Se realizará la visita el día 11 de Diciembre de 2015 a las 09:00 a.m. El sitio de

encuentro será en el edificio de la Zona Sur Ubicado en la Calle 19 Sur No.3-05

Barrio: Solarte Municipio Pitalito - Huila. El transporte al sitio de las obras correrá

por cuenta de cada proponente. Será requisito para participar en la visita presentar

el documento que acredite la compra de los pliegos, carta en donde se acredite la

representación de la compañía que compró los pliegos, presentar los documentos

de seguro de salud y riesgos profesionales.

Los proponentes serán representados en la visita por un ingeniero Electricista, que

deberá acreditar por escrito dicha representación y demostrará su condición

profesional con las fotocopias de su tarjeta profesional, cédula de ciudadanía y


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presentar los documentos de seguridad social y riesgos profesionales. Se expedirá

certificación de asistencia a la visita, documento que será requisito indispensable

para presentar la propuesta.

1.4 PRESUPUESTO

Electrohuila pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro

presupuestal 03057502001018 denominado “Redes Media y Baja Tensión Zona

Sur” del Presupuesto de Ingresos y Gastos de las vigencias 2016.

1.5 CONTRIBUCION ESPECIAL (Ley 1106 de 2006, art. 6)

Conforme a lo previsto en la ley 1106 de 2006, art. 6, Electrohuila S.A E.S.P

efectuara el recaudo de la contribución especial del cinco por ciento (5%) del

contrato o la respectiva adición.

1.6 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o

indirectamente de la presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán

dirimidas por la jurisdicción ordinaria.

Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva. Lo

anterior sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno

de los mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.

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1.7 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTA

No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran

alguna o varias de las siguientes circunstancias:

a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de

convocatoria.

b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio

diferente a la entrega personal o mensajería.

c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en

el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.

d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.

1.8 LIMITACIONES PARA OFERTAR

No podrán ofertar en la presente invitación:

a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido

proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del

respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que

imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.

b. Quienes hayan promovido contra Electrohuila la resolución de conflictos a

través de Tribunal de Arbitramento.

c. Consorcios o Uniones Temporales.

d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila

S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han

presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente

invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO

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CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de

6 meses y no han presentado plan de mejora.

e. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P

haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido

acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de

contrato.

f. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra

Electrohuila S.A E.S.P convocatoria a conciliación extrajudicial o hubieren

iniciado acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento

de contrato.

1.9 ENTREGA DE PROPUESTAS

Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción

de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨

kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 21 de Diciembre de 2015 a las

03:00:00 Pm.

Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como

hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el

funcionario encargado de recibirla.

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2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:

a. Carta de presentación de la propuesta.

La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,

dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al

Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo

electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se

requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.

b. Garantía de seriedad de la propuesta.

El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe

presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por

compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes

requisitos:

Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.

Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.

Vigencia: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de

cierre de la invitación.

Tomador / Afianzado: El proponente.

Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el

nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y

Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el

documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el

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proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la

misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.

Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y Aseguradora)

Anexar el recibo de pago de la prima.

c. La oferta técnica - económica.

La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso, pesos

colombianos y en números enteros.

d. Certificación ISO 9001: 2008 vigente a la fecha de presentación de la oferta

relacionada con el objeto del contrato, es decir en la construcción y

adecuación de redes eléctricas a 13,2 Kv o superiores.

NOTA: Los anteriores documentos (a, b, c y d) se consideran “NO

SUBSANABLES” de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la

propuesta será rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración,

complementación o modificación respecto a cualquiera de los documentos

anteriores que hubiesen sido presentados.

Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de

“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su

remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el

caso.

e. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable

(Excel).

f. Certificado de existencia y representación legal.

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La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90

días anteriores a la presentación de la propuesta.

g. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona

Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.

h. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre

de 2014 (Balance General y Estado de Resultado).

i. Registro Único Tributario – RUT actualizado.

j. Copia de la consignación de compra de pliegos.

k. Constancia de asistencia a la visita.

La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos

de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al

momento de calificar a todos sus proveedores.

Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son

considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá

solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de

presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité

evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión

de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.

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2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el

nombre o razón social, dirección y correo electrónico del oferente, debidamente

selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de

recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio

“El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para

la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el

numeral 1.9 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de

recibo de la misma.

Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que

conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:

Certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas

(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.

La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha

examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta

contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila

S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta

jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.

Como en el edificio “El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control

previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas

instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con

suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido

a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que

puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los

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controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir

en la entrega oportuna de la oferta.

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3. EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS

3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS

Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar

las propuestas:

CRITERIO PUNTAJE

- Experiencia 300

- Capacidad económica y

financiera

200

Índice de liquidez 70

Nivel de endeudamiento 70

Capital de trabajo 60

- Valor económico de la oferta 500

TOTAL 1000

- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)

De acuerdo con las certificaciones o actas de liquidación de contratos ejecutados

por el Oferente en los últimos (5) cinco años, relacionadas con la construcción de

redes eléctricas a 13,2 KV o superiores. Para tal efecto se asignará a cada

propuesta una calificación así:

- Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a 16.000 SMMLV

se le asignaran 300 puntos.

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- Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 8000 SMMLV y

menor a 16.000 SMMLV, tendrá entre uno y doscientos cincuenta

(1 - 250) puntos, siguiendo una relación lineal.

- Al oferente que acredite una experiencia menor a 8000 SMMLV tendrá

cero (0) puntos.

Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de

presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos

realmente ejecutados sean los más representativos a la fecha de liquidación del

contrato.

Las certificaciones deberán tener el valor del contrato, el número del contrato,

objeto, fecha de inicio, fecha de liquidación y valor real ejecutado de manera clara,

en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se tomará

como cero.

Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como

referencia la fecha de liquidación del mismo.

Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar

claramente el valor real ejecutado y la fecha de liquidación del contrato.

No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto

certificaciones.

Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya

evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de

liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el

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oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese

valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.

Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales

legales vigentes al momento del acta de liquidación el valor correspondiente, para

lo cual se deberá diligenciar el siguiente cuadro:

Item No.-

Contrato Objeto Valor* TRM

Valor ejecutado en

pesos

Fecha liquidación

SMMLV Valor

expresado en SMMLV

1

2

3

4

5

Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera

En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los

oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos

años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma

Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la

calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-

evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la

calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con

calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.

Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de

atención a un proveedor cuando su contrato se encuentre en ejecución, este será

considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo

estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas

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por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación

de la experiencia en 25 puntos por cada contrato.

- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)

En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir

con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el

mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general

del último periodo contable a 31 de diciembre de 2014, debidamente firmado por el

representante legal, por su contador y/o revisor fiscal si es el caso.

- INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)

El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo

corriente y se calificara de la siguiente manera:

IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente

IL < 1.5 Cero Puntos (0)

IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una

relación lineal

IL >2.0 setenta (70) Puntos.

- NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)

El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el

Activo Total y se calificará así:

NE= Pasivo Total / Activo Total

NE menor al 50%, setenta (70) Puntos

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NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una

relación lineal.

NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos.

- CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)

El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo

Corriente y se calificará así:

CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente

CT Mayor a 5.600 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.

CT Entre 2.800 SMMLV y 5.600 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50)

puntos, siguiendo una relación lineal.

CT Menor a 2.800 SMMLV, Cero (0) Puntos.

- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)

Cálculo del puntaje

La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje

será calculado así:

POi = (VOmin / VOi) * 500

Dónde: POi Puntaje de la oferta i

VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;

VOi: Valor de la oferta i.

El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido

errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán

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corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios

contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero.

Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por

la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.

Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio

magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente

3.2 NEGOCIACION ECONOMICA

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la

oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique

en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la

invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien

ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin

de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará

con cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de

forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.

3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE

En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de

puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá la oferta económicamente más

favorable.

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3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA

DESIERTA

ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta esta invitación, sin

que por esta causa deba dar contraprestación alguna a los proponentes, si en su

criterio considera que el proceso y/o las invitaciones a cotizar presentadas, son

inconvenientes a sus intereses.

En los siguientes casos:

1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.

2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas

en estos términos.

3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la

violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida

para la entrega de las mismas.

4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la

PROPUESTA más favorable.

3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS

Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más

favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,

económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de

referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la

ponderación establecida en estos términos.

Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no

se obliga a contratar.

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Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las

condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de

Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de

2006 emitido por la Junta Directiva).

3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes

eventos:

a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.

b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que

atenten contra la selección objetiva del proveedor.

c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.

La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,

cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación está que se

entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección

será comunicada a los proponentes.

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4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

4.1 DURACION DEL CONTRATO

El contrato deberá ejecutarse durante el término de doscientos setenta (270) días

calendarios, contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el

interventor y el proveedor; el acta de inicio deberá ser suscrita en un término no

mayor a diez (10) días calendarios una vez firmado el presente contrato y

presentadas las pólizas correspondientes.

4.2 FORMA DE PAGO.

Electrohuila S.A E.S.P pagará el valor del contrato así:

a) Un anticipo del 30% del valor inicial del contrato dentro de los 30 días

calendarios siguientes a la presentación de cuenta de cobro acompañada del acta

de replanteo aprobada por la interventoría previa presentación por el proveedor de

la garantía única del contrato. Igualmente el plan de inversión del anticipo, acta de

inicio, cronograma de actividades, listado de personal, programa de salud

ocupacional Plan de Manejo Ambiental, afiliaciones de los trabajadores y

certificado de la interventoría del recibo de la documentación de los usuarios

intervenidos.

b) Un 60% será pagado mediante actas de recibo parcial suscritas entre el

interventor y el proveedor de acuerdo al avance realizado, dentro de los treinta

(30) días siguientes a la presentación de factura que cumpla los requisitos de ley,

acompañada del acta de recibo parcial a satisfacción, expedida por el interventor,

los pagos a la seguridad social y parafiscal.

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c) El 10% restante será cancelado con la liquidación del contrato, dentro de los 30

días siguientes a la correcta presentación de la factura que cumpla los requisitos

de Ley, acompañada del acta de recibo y liquidación final y el certificado de la

modificación que establezca la vigencia del amparo de calidad y estabilidad.

Del valor de cada acta se descontará el 30% para amortizar el anticipo y un 5% de

retención adicional que se cancelará al proveedor en el acta de liquidación del

contrato.

4.3 INTERVENTORIA.

Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio

personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará

facultada para liquidar el contrato.

4.4 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Y RECURSOS REQUERIDOS

4.4.1 Información y planos

Electrohuila S.A. E.S.P. indicará las características generales de la obra a

ejecutar.

4.4.2 Medios de Transporte, Seguridad Industrial, Equipos,

Herramientas y Elementos de Oficina

Será responsabilidad del proveedor la adquisición y suministro de todos los

medios de transporte a utilizar, equipos, herramientas, elementos de oficina y

demás que sean requeridos para el desarrollo del contrato. El proveedor

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transportará el personal bajo su responsabilidad observando la reglamentación

que para el efecto expidan las autoridades competentes. Los vehículos deberán

estar en buen estado.

El proveedor deberá garantizar la implementación total del programa de salud

ocupacional, el cual debe como mínimo contemplar los siguientes aspectos:

Subprograma de medicina preventiva y del trabajo

Subprograma de seguridad industrial

Subprograma de higiene industrial

Funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional - COPASO

Panorama de riesgos

Al inicio del contrato el proveedor deberá garantizar el suministro total de los

elementos de protección personal que en cada sitio de trabajo sea necesario para

proteger su integridad.

Previo a la ejecución del contrato, el proveedor deberá suministrar a Electrohuila

S.A. E.S.P. el listado del personal contratado para la ejecución de la obra. El

personal deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud,

pensiones y riesgos profesionales).

El proveedor se obliga a cumplir con las normas de seguridad de Electrohuila S.A.

E.S.P. y atender las instrucciones que en tal sentido se le impartan de la

Interventoría en este sentido.

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La interventoría al inicio del contrato velará que el contratista cumpla con los

programas de salud ocupacional, medicina preventiva y del trabajo, así como con

las normas de protección ambiental.

4.4.3 Identificación del Personal

El personal del proveedor deberá poseer su dotación (ropa de trabajo) en la que

este claramente identificada la firma proveedor y la leyenda "Proveedor -

ELECTROHUILA S.A. E.S.P.” e igualmente un carnet de doble faz que lo

identifique y lo autoriza para ejecutar los trabajos contratados. El carnet debe

portarse en un lugar visible.

El proveedor reportará a Electrohuila S.A E.S.P la entrega y restitución de carnés

que deberán estar debidamente codificados y numerados.

4.4.4 Condiciones Contractuales del Personal

La asignación salarial no deberá ser inferior al salario mínimo legal.

Desde el inicio, durante su desarrollo y hasta la terminación del contrato, el

proveedor se obliga a mantenerse a paz y salvo en el pago de salarios

correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de

seguridad social integral y aportes parafiscales.

Finalizada la ejecución parcial y cuando el proveedor presente las facturas para el

cobro de actas de recibo parcial, deberá antes del día 20 de cada mes reportar a

Electrohuila S.A. E.S.P., a través de la Interventoría, la relación completa de la

nómina correspondiente al mes inmediatamente finalizado de ejecución del

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contrato donde conste su pago a cada trabajador y novedades de carácter laboral

(vinculaciones y desvinculaciones).

El proveedor deberá considerar dentro de su oferta que para la afiliación del

personal a la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP, todos los

trabajadores de carácter operativo se clasifiquen en categoría cuatro (4) y todo el

personal de apoyo y oficina se clasifique en categoría uno (1) conforme al Decreto

1295 de 1994 y en consecuencia se apliquen las tablas establecidas en el Decreto

Reglamentario 1772 de 1994.

El Proveedor será responsable como único patrono, de los salarios, prestaciones

sociales y mantendrá al día y disponibles para la inspección de Electrohuila S.A.

E.S.P. todos los documentos que requiera para verificar el cumplimiento de sus

obligaciones laborales. Al finalizar el contrato o al momento del retiro de cualquier

trabajador del proveedor, éste deberá efectuar la liquidación.

4.5 GARANTIAS

El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el

cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de

Electrohuila S.A. E.S.P, una garantía única del contrato mediante póliza expedida

por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los siguientes

amparos:

a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del

contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días

más.

de 45

b. De buen manejo e inversión del anticipo. Equivalente al 100% de la

suma anticipada, con vigencia a partir de la firma del contrato, durante el

plazo del mismo y 180 días más.

c. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del

personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente

a partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.

d. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor

total del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y

un año más.

e. De calidad de los materiales suministrados. Equivalente al 30% del valor

de los materiales, con vigencia de un año contado a partir de la fecha del

acta de recibo final de las obras.

f. De estabilidad de la obra. Equivalente al 15% del valor total del contrato

con vigencia de 5 años contados a partir de la fecha del acta de recibo final.

La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)

días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.

Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a

ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División Servicios

Administrativos para su aprobación.

4.6 REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales

vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

de 45

Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de

cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato

que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto

que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el

servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es del 1 al 15

de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que quedó

establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta presentada.

4.7 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR

Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a

cumplir las siguientes:

a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.

b. Obrar con lealtad y buena fe.

c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.

d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.

e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato de

conformidad con los perfiles ofrecidos.

f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos

necesarios para la adecuada realización del contrato.

g. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que

ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por

autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las

acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del

contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente

contrato.

de 45

El proveedor deberá instalar una valla por cada proyecto en el sitio de la obra de 3

metros de ancha por 2 metros de alta ubicada a 2 metros del piso. La información

y el diseño, igual que el tipo de letra y colores institucionales serán suministrados

por la interventoría. Los costos de la valla deberán estar incluidos en los costos

generales de la oferta.

4.8 INDEMNIDAD

El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o

perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus

actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el

evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a

terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a

este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes

orientadas a su recuperación.

4.9 DESVIACIONES TÉCNICAS

Se entiende como desviaciones técnicas, las características que poseen los

equipos y que difieren de las especificaciones de estos términos de referencia.

Estas desviaciones deben ser declaradas específicamente por los oferentes en

hoja aparte.

Las desviaciones técnicas no declaradas corresponden a las desviaciones

presentes en la oferta y no consignadas en los formularios del presente pliego y

que han sido detectadas por LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. en

de 45

el proceso del análisis técnico de las ofertas. Si las desviaciones no han sido

declaradas y no son substanciales, se aceptarán, pero exigiendo sin costo

adicional para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. en caso de

adjudicación, el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas.

De todas maneras, en caso de existir desviaciones declaradas o no declaradas,

LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. se reserva el derecho de

aceptarlas o rechazarlas.

Las desviaciones técnicas declaradas por el oferente y aceptadas por LA

ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., serán la base para suscribir el

contrato.

4.10 ERRORES ARITMÉTICOS Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las

operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos

de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades

en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.

Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por

la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la

corrección aritmética el valor de la oferta aumenta, el proponente deberá

modificar el valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta, de acuerdo

a las condiciones y al porcentaje establecido en los presentes términos de

referencia.

de 45

4.11 CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS

En caso de que la oferta se aparte de las especificaciones técnicas en aspectos

de fondo, de tal naturaleza que el suministro en los términos propuestos no

satisfacen, el objeto de la Invitación, y que estas desviaciones no sean

convenientes para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., la propuesta

no será tenida en cuenta para el resto de la evaluación ni para la adjudicación

final.

4.12 LIQUIDACIÓN

El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)

meses siguientes a su terminación.

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de

que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.

de 45

ANEXO No 1

MODELO CARTA DE PRESENTACION

Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la

_________________________________________________________________

Ciudad y fecha

Neiva

Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo

con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la

siguiente propuesta para

la__________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora

del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.

Declaro así mismo que:

1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la

Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de

2006).

2. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y

protección ambiental para el contratista.

3. Conozco el sitio de las obras y tomado nota cuidadosa de sus

características y de las condiciones que puedan afectar su ejecución.

4. Conozco los diseños y planos, especificaciones y demás documentos de la

invitación y acepto los requisitos en ellos contenidos.

de 45

5. Acepto las cantidades de obra que se indican en el formulario "Lista de

cantidades de obra, precios unitarios y valor total de la propuesta"

entendiendo que son aproximadas y por lo tanto variables, y que podrán

aumentar o disminuir en el desarrollo del contrato y ofrecemos ejecutar todo

el trabajo necesario y suministrar todos los elementos requeridos para la

obra propuesta a los precios unitarios que figuran en el citado formulario.

6. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.

______________________________ (indicar en número y la fecha de cada

uno) y aceptamos su contenido.

7. Me comprometo a ejecutar totalmente la obra en un plazo de

__________________ ( ) meses, contados a partir de la fecha del acta

de iniciación de ejecución de la obra.

8. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la

ley o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en

algún tipo de prohibición especial para contratar.

9. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las

garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos

señalados.

10. En calidad de director de la obra estará el Ingeniero

____________________________ con matrícula profesional

No.__________ del Consejo Profesional Nacional de Ingeniarías Eléctrica,

mecánica y profesiones afines de _______________.

11. El valor de la propuesta es de:

___________________________ (Valor básico).

Discriminado así:

de 45

Administración (________%)

Imprevistos (________%)

Utilidades (________%)

12. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente

numerados.

Atentamente,

Nombre: ________________________________

Nit o C.C. No : __________________ De_________________

Matrícula No: _________________________

Dirección: ______________________________

Teléfono: ______________________________

Correo Electrónico ______________________________

Ciudad: _________________________________

______________________________

FIRMA

NOTA: Cuando el oferente sea una persona natural y no tanga la calidad de

ingeniero electricista, la propuesta deberá ser abonada de la siguiente forma:

Yo _________________________________ Ingeniero Electricista, con matrícula

No. __________del Consejo Profesional Nacional de Ingeniarías Eléctrica,

mecánica y profesiones afines de ___________ e identificado con cedula de

ciudadanía No. ________________ de _________________ manifiesto que

abono la presente propuesta y el contrato que de esta se llegare a suscribir.

Lo anterior conforme a lo dispuesto en ley 51 de 1986 y debido a que el suscriptor

de la presente propuesta, no es ingeniero electricista matriculado.

_________________________________________

FIRMA DE QUIEN ABONA LA PROPUESTA

de 45

ANEXO No. 2

FORMATO PARA PRESUPUESTO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA

de 45

ANEXO No. 3

REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN

(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).

de 45

ANEXO No. 4

ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por

reteica conforme la siguiente tabla:

MUNICIPIOS TARIFA SOBRETASABOMBERIL AVISOS Y TABLEROS

SERVICIOS COMPRAS

ACEVEDO 6*1000 1 1

AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1

AIPE 9*1000 1 1

ALGECIRAS 4*1000 113.000 764.000

ALTAMIRA 5*1000 113.000 764.000

ARGENTINA

8*1000 Compras y

Honorarrios /

7*1000 Servicios 1 1

BARAYA 5*1000 1 1

CAMPOALEGRE 5*1000 98.250 98.250

COLOMBIA 10*1000 589.500 589.500

ELIAS 4*1000 113.000 764.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250

GIGANTE 3*1000 452.000 3.056.000

GUADALUPE 7*1000 1 1

ISNOS 10*1000 1 1

LA PLATA 4*1000 113.000 764.000

NATAGA 5*1000 113.000 764.000

NEIVA 5*1000 134.000 805.000

PAICOL 4*1000 113.000 764.000

PALERMO 10, 5*1000 5*100 141.000 818.000

PALESTINA 10*1000 1 1

PITALITO 6*1000 1.171.000 1.171.000

SALADOBLANCO 5*1000 176.850 589.500

SAN AGUSTIN 6*1000 1.232.000 1.232.000

SANTA MARIA 4*1000 161.163 322.325

SUAZA 7*1000 1 1

TELLO 10*1000 2*1000 1 1

TERUEL 10*1000 1*1000 1 1

TESALIA 5*1000 1 1

VILLAVIEJA 7*1000 1 1

YAGUARA 10*1000 1 1

BASE PARA FUERA DEL

MUNICIPIO

de 45

ANEXO No. 5

INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE

PROVEEDORES

ELABORADO

19-04-2013

Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el

proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P,

Trámite a seguir:

1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.

2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en

formato de inscripción de proveedores.

3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el

cual deberá ser impreso y diligenciado en su totalidad.


de 45

4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se

deberá adjuntar la siguiente documentación:

a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios

b. Certificado de Existencia y representación legal expedido por la

cámara de comercio, con una expedición no mayor a 30 días de

antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.

c. Fotocopia del Registro Único tributario (RUT) expedido por la DIAN

actualizado.

d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.

Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño

que facilite su legibilidad.

5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada

en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación

únicamente vía email al correo

[email protected], detallando en el asunto

INSCRIPCION DE PROVEEDORES.


de 45

ANEXO No.6

ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P.

MANUAL DE INTERVENTORÍA

INTRODUCCIÓN

GENERALIDADES

OBJETO DE LA INTERVENTORÍA

En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA

S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y

control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las

obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones

técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades

administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al

presupuesto asignado.

DEFINICIONES

Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.

Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato,

encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de

éste se deriven.

Interventor externo: Persona con quien la Empresa celebra un contrato de

interventoría. La selección y contratación, se realizará según lo estipulado

en el Acuerdo de Contratación de la Empresa.

de 45

Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o

por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de

interventoría.

Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan

obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes

aspectos: denominación d las partes, objeto, valor, alcance, plazos y

compromisos de las partes.

Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente

contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo

con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá

ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.

Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.

Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al

proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente

establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o

durante su desarrollo.

Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el

fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de

anticipo.

Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los

requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y

deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.

de 45

Acta de iniciación: Documento que firma el interventor y el proveedor en el

que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a

partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.

Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor

acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.

Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el

proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y

ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el

cese de su desarrollo.

Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el

acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del

contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a

cargo del proveedor.

Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el

proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los

Servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de

la Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan

declararse a paz y salvo.

Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones

efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta

de Liquidación.

de 45

DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR

El facultado para contratar designará el interventor del contrato, la División de

Servicios Administrativos le entregará antes de iniciar la ejecución del contrato

los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, tales como: copia

del contrato y de las pólizas, así como los documentos que estime le servirán

de soporte para desarrollar la interventoría.

ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA

TÉCNICAS

Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes

a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad

contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el

efecto se deberá:

Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o Servicios que se

estipule en el contrato.

Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de

ejecución aprobado.

Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y

procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de

construcción y/o fabricación.

Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas

de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se

dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.

Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.

de 45

Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos

suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y

cantidad.

Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa

cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.

ADMINISTRATIVAS

Comprende las siguientes actividades:

Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el proveedor y la

Empresa.

Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los

compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la

programación establecida.

Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la

correcta ejecución del contrato.

Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de

personas externas a las áreas de influencia del contrato.

Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la

información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.

La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato,

que deberá contener los siguientes documentos:

1. El contrato debidamente legalizado.

2. Solicitud de ofertas.

3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas.

4. Oferta presentada por el proveedor.

5. Comunicación de adjudicación al proveedor.

6. Garantías del contrato.

de 45

7. Cronograma de actividades si se requiere.

8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.

9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice

trabajos o actividades adicionales.

10. Copia de las cuentas de cobro autorizadas.

11. Informes de interventoría.

12. Acta de Recibo y Liquidación.

13. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.

FINANCIERAS Y CONTABLES

Contemplan las siguientes actividades:

Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.

Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Asegurar la amortización total del anticipo.

Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del

valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales.

LEGALES

Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del

Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:

Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores

establecidos.

Controlar la vigencia de las garantías.

Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y

ambientales que sean aplicables.

de 45

Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre

afiliado al régimen de seguridad social.

Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la

aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.

Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones

del contrato.

Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren

vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.

Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las

correspondientes soluciones.

Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.

ELECTROHUILA S.A. E.S.P. INVITACION PÚBLICA A COTIZAR … · 2015. 12. 10. · Fotocopia de la...

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