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1 ELECTROHUILA S.A E.S.P. INVITACION A COTIZAR EHUI-ORSA-121/2015 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 OBJETO. Realizar mantenimiento de redes de energía en cuanto a tareas forestales de control de vegetación, tala, descope, rocería, recolección, transporte y disposición final del residuo para procesos productivos no contaminantes, cumpliendo los estándares de seguridad y normatividad ambiental en la ciudad de Neiva. 1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994, art. 8, y el Acuerdo No. 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. 1.3 ALCANCE DEL CONTRATO Comprende el suministro de servicios y recursos para atender el objeto de la presente invitación. Los recursos requeridos para ello son personal, herramienta, máquina trituradora, equipo y transporte, los cuales serán liquidados teniendo en
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ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACION A COTIZAR EHUI-ORSA-121/2015
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Realizar mantenimiento de redes de energía en cuanto a tareas forestales de
control de vegetación, tala, descope, rocería, recolección, transporte y disposición
final del residuo para procesos productivos no contaminantes, cumpliendo los
estándares de seguridad y normatividad ambiental en la ciudad de Neiva.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho
privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,
art. 8, y el Acuerdo No. 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue
expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.3 ALCANCE DEL CONTRATO
Comprende el suministro de servicios y recursos para atender el objeto de la
presente invitación. Los recursos requeridos para ello son personal, herramienta,
máquina trituradora, equipo y transporte, los cuales serán liquidados teniendo en
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cuenta como unidad base de pago el valor cotizado por el oferente en días y
aceptado por la ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A E.S.P, para cada ítem.
Los recursos humanos y técnicos suministrados por el Contratista serán dirigidos y
controlados directamente por él y bajo su supervisión, administración y control. El
contratista recibirá del jefe de la División Zona Norte de ELECTROHUILA la
programación de los trabajos y el contratista planeará, ejecutará y controlará,
de manera diligente, la realización de los mismos utilizando los recursos ofertados.
Estos recursos los utilizará el contratista, en la forma antes descrita, para
realizar trabajos de mantenimiento de redes de energía en actividades forestales
de control de vegetación, tala, descope, y rocería, recolección del residuo en la
fuente, transporte, aprovechamiento y disposición final del residuo para procesos
productivos no contaminantes, cumpliendo los estándares de seguridad y
normatividad ambiental correspondiente a todos los circuitos asociados a las
subestación Bote, subestación Norte, subestación Oriente, subestación Sur,
subestación Planta Diesel, subestación Centro, subestación Canaima (en la
ciudad de Neiva) en los niveles de tensión I, II, III y IV.
Adicionalmente se podrá disponer de los servicios en otros Municipios en
situaciones de Emergencias o en circuitos de gran extensión y que sea necesario
dar uso a más de un proveedor para podas controladas en el tiempo programado,
evitando suspender el servicio más de una jornada a los usuarios.
Al término del contrato todas las líneas a 34.5 y 13.8 Kv programadas deben estar
sin interferencias o contactos con la vegetación.
En casos de situaciones de fuerza mayor (Lluvias, vías de acceso, orden público
etc…) donde no se pueda realizar la labor y se tenga programado el
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mantenimiento no se reconocerá el valor del día si no se ha dado inicio a la
consigna.
El valor final del contrato será el que resulte de las programaciones establecidas
por la zona diariamente hasta cubrir los 210 días.
1.3.1 CRITERIOS PARA LA PODA
Consiste en suprimir ramas muertas, plagadas, superfluas, sobrepuestas,
quebradas o muñones que estén afectando el adecuado funcionamiento de la
Prestación Servicio de Energía, y para bienestar del árbol mismo.
Cuando haya necesidad de cortar más de lo permitido se deberá consultar con el
interventor del contrato.
Las podas se deben realizar siguiendo las recomendaciones establecidas a
continuación:
Se debe evitar el desgarramiento de las ramas.
Es conveniente la aplicación de productos cicatrizantes en las zonas
afectadas producto de los cortes (cuando se corten ramas de diámetro
mayor a cinco centímetros).
Los cortes deben hacerse en bisel iniciando por aquellas ramas de menor
tamaño para terminar con las de menor grosor.
Una vez efectuada la poda se deben retirar las ramas cortadas y su
disposición final se hará en los lugares autorizados para ello y también
deberá hacerse máximo 24 horas después de efectuada la labor
correspondiente, no se deben dejar ramas colgando de los árboles ó al pié
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de ellos, ya que esto generaría molestia con la comunidad y problemas con
las autoridades ambientales.
P1: El área a podar no debe superar el 30% de la parte aérea del árbol a
intervenir, buscando mantener la estructura natural del árbol.
P2: Podas mayores al 30% sin superar el 50%.
En cada uno de estos casos la poda debe conservar una distancia de la red entre
2 y 3 metros.
Con el fin de eliminar el factor de riesgo como es el Arco Eléctrico Para la mayoría
de las especies de árboles, una vez que la distancia de seguridad mínima más
una asignación para el nuevo crecimiento se determina para cada rama, que se
recorta en el punto de crecimiento cercano o cuello fuera del límite del espacio
libre requerido. Se trata de un requisito en virtud de la norma como el recorte en
un punto de crecimiento de los árboles protege de la infección o la enfermedad y
reduce al mínimo el desarrollo de un crecimiento débil adjunta (ver ilustración).
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Se debe realizar un corte en la mitad de la rama, así evitara que la rama se
desgarre y no se pueda realizar un buen corte. Esto hará que no se obtenga una
buena cicatrización.
TALA: Intervención mayor al 50%, cuando su estado fitosanitario lo requiera
según el criterio de la autoridad ambiental, o esté causando daños a nuestra
infraestructura eléctrica que no permitan hacer otro tipo de intervención.
1.3.2 RECURSOS MÍNIMOS REQUERIDOS
El oferente debe incluir dentro de los costos de cada ítem de su propuesta, al
menos los siguientes elementos:
8 motosierras pequeñas.
Cuatro motosierras de 4 HP con espada de 40cm.
Una sierras rígidas manual por podador.
Veinte machetes barrigones No.18 con cubierta por podador.
Cinco tijeras telescópicas aisladas con alcance de 10 m.
Dos medialunas con pértiga de madera de 3.50 m.
Cinco limas para afilar herramientas.
Diez manilas de polipropileno en los tamaños y diámetros necesarios para
las labores.
Diez aparejos dobles.
Cinco escaleras de doble cuerpo 8 metros fibra de vidrio dieléctrica.
Dos escaleras de doble cuerpo de 12 m de altura en fibra de vidrio
dieléctrica.
Materiales y herramientas utilizadas en el manejo de la vegetación (cuerdas
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o sogas, sierras de arco, serrucho plegable de poda, serrucho sobre
mando telescópico, tijera telescópica, tijera de dos manos o de fuerza).
Una camilla con inmovilizador de cuello para cada vehículo que labore.
Botiquín de Primeros Auxilios para cada vehículo.
Seis cámaras fotográficas con resolución de mínimo 12 Mega pixeles.
Tres equipos de GPS.
Cinco pértigas Aisladas.
Un Load Buster.
Cicatrizantes vegetales.
Un equipo de cómputo con internet.
La ejecución de las actividades por parte del contratista estará de acuerdo a lo
indicado por ELECTROHUILA. El contratista deberá garantizar la correcta y
continua disponibilidad de recurso humano, vehículos, equipos, herramientas y
elementos requeridos; el respeto y cumplimiento estricto de la normatividad
ambiental y lo referente a la ejecución del plan de gestión ambiental. Además la
coordinación, por parte del funcionario asignado por ELECTROHUILA y los
profesionales o tecnólogos forestales del contratista, en lo que aplique a la
ejecución del contrato que se suscriba.
Los vehículos y talento humano como mínimo utilizado para esta labor debe ser el
detallado en el anexo 2.
El Contratista responderá por los daños y perjuicios que se causen durante la
ejecución del contrato cuando se demuestre su responsabilidad.
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1.3.3. PLAN DE CALIDAD
En el momento de entregar la propuesta, el CONTRATISTA deberá preparar y
presentar a ELECTROHUILA el plan de calidad en el que especifique cuales
procesos, procedimientos y recursos se aplicaran, por quién y cuándo, para dar
cumplimiento a los requisitos contractuales. El plan de calidad* deberá comprender
como mínimo:
Alcance del servicio.
Objetivos de calidad.
Especificaciones del servicio.
Responsabilidades.
Control de documentos, datos y registros.
Recursos (Provisión de recursos, materiales, Recurso Humano,
Infraestructura y ambiente de trabajo).
Identificación de requisitos.
Comunicación con ELECTROHUILA.
Procedimientos.
Control de compras.
Control de producto no conforme.
Seguimiento y medición.
Auditorias.
Retroalimentación y mejora.
Este documento será revisado y formalmente aceptado dentro de los treinta (30)
días calendarios siguientes a la formalización del contrato.
*Guía para la elaboración: NTC ISO 10005.
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1.3.4 SEGURIDAD INDUSTRIAL
Durante la ejecución de los trabajos el contratista está obligado a respetar y hacer
cumplir por el personal a su cargo, las normas de seguridad industrial y las
instrucciones y observaciones que el funcionario encargado de este tema en
ELECTROHUILA exija durante el término de duración del presente contrato, así
como se compromete al uso de la dotación adecuada, tales como:
Casco dieléctrico con barbuquejo.
Gafas de Seguridad y protección.
Protector auditivo tipo Tapón.
Equipo de protección apícola.
Guantes de vaqueta con refuerzo de carnaza.
Ropa adecuada en algodón.
Botas dieléctricas.
Arnés completo y homologado con línea de vida y tercer pretal.
Uso de pretales de ascenso.
Señalización del parqueadero de automotores en el sitio de la obra. Mínimo
cuatro (4) conos por vehículo.
Capas Impermeables tipo abrigo.
Cinta Reflectiva.
Detector de tensión.
Equipos de puesta a tierra, tanto en baja como media tensión (2 para cada
Nivel de tensión).
Banderolas (Pare – Siga).
Señalización y cerramiento del área de trabajo, especificando tipo y
características.
Coordinar el cumplimiento de las Reglas de Oro y cumplir obligatoriamente
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las que correspondan al contratista.
Uso de cinturón de seguridad.
Guantes dieléctricos para operar controles a 13,2 y 34,5 Kv.
La indumentaria o el uniforme que porten las personas contratadas, deberá tener
los colores y diseños según el manual de imagen corporativa de Electrohuila S.A.
E.S.P., el cual deberá permanecer en buenas condiciones, en caso de deteriorarse
por el uso, con una frecuencia igual o superior a la legal, el contratista deberá
suministrar una nueva dotación, a fin de garantizar su adecuada presentación
personal y seguridad.
Las personas deberán portar un carné que los acredite como empresa contratista
de Electrohuila S.A. E.S.P.
Certificación de Alturas para los linieros y podadores, certificación de coordinador de
Alturas para el Ingeniero Electricista, Ingeniero Ambiental, linieros y personal de
seguridad.
Radio con frecuencia de Electrohuila para el Ingeniero Electricista y el Ingeniero
Ambiental para coordinación de maniobras y labores.
Una vez legalizado el contrato el contratista deberá proceder al alistamiento del
personal, equipo, vehículos y documentación asociada para lo cual tendrá cinco
días hábiles para el inicio de los trabajos.
1.3.5 COMUNICACIONES
El contratista deberá disponer de por lo menos dos radio teléfonos programados
con la frecuencia de ELECTROHUILA a fin de coordinar las maniobras que
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correspondan.
1.3.6 PENALIZACIONES
a. Se penaliza al contratista por incumplimiento al horario definido en la
consigna programada si es ocasionada por el mismo, facturando la
demanda no atendida generada por el tiempo de incumplimiento.
b. Si por incumplimiento injustificado del proveedor no se interviene la
totalidad de lo programado se penaliza con el valor de la demanda no
atendida que se requiere para terminar las labores incumplidas, o en su
defecto si se requiere recurso de línea viva para no apagar y terminar los
trabajos que se dejaron pendientes, se facturara al contratista el valor del
mismo según los precios de la resolución de gerencia.
c. Si existe una falla en la prestación del servicio por un árbol intervenido por
el proveedor durante el presente contrato, se factura el valor de la
demanda no atendida más el recurso que Electrohuila utilice para
restablecer el servicio.
1.3.7 CUADRO DE CANTIDADES
El cuadro de cantidades mediante el cual el contratista presentará su oferta está
definido en el anexo No 2.
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1.3.8 ASPECTOS AMBIENTALES
Durante la ejecución de los trabajos el contratista está obligado a respetar y hacer
cumplir por el personal a su cargo, las normas y legislación ambiental. Se
compromete además:
a. Realizar las prácticas de manejo de la vegetación (actividades forestales) ;
control de vegetación POR DEBAJO DE LA RED DE BAJA TENSIÓN (O
EN LA EXISTENTE), tala de árboles, manejo de residuos de poda y tala,
despeje de redes en clara observancia de las normas ambientales vigentes,
de los compromisos con la autoridad ambiental local y con los propietarios de
los predios intervenidos.
b. Tomar todas las medidas preventivas de manejo ambiental para evitar
impactos al medio biótico, físico y social (Generación de residuos vegetales,
provenientes de la poda y tala de la arborización; emisión de material
particulado y generación de ruido proveniente del parque automotor;
Afectación a la vegetación por poda inadecuada ocasionando deformaciones
a las copas y deterioro a la arborización; afectación al paisaje por poda y tala
de árboles; afectación a la comunidad por presencia de trabajadores en la
zona; obstrucción del tráfico vehicular y peatonal.
c. Realizar adecuado manejo de residuos de poda y tala (recolección,
transporte y disposición final del material vegetal), al igual que el retiro de las
raíces o cepas, los cuales son de su única responsabilidad y cuyos costos se
entienden incluidos dentro de los ítems de su propuesta, en ningún caso se
aceptarán sobrecostos que no hayan sido considerados dentro de su
propuesta.
d. Acatar las recomendaciones y lineamientos del Plan de Manejo Ambiental de
ELECTROHUILA y cumplir con el cronograma de actividades mensual de
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acuerdo con la programación del interventor.
e. Documentar diaria, semanal y mensualmente los procesos operativos en las
planillas y formatos definidos por ELECTROHUILA, incluyendo: la
evaluación, el análisis y el diagnóstico de la vegetación asociada a las redes
y las características de las especies forestales a intervenir documentar en
medio fotográfico y escrito: estimativos en Kg de residuos de poda,
determinar numéricamente cuántos árboles se van a intervenir, qué otros
residuos se generan, etc. Con ésta información deberá presentar un informe
mensual en MEDIO FÍSICO y MAGNÉTICO debidamente documentado.
f. El contratista deberá presentar un informe ejecutivo semanal que contenga
los sectores o arboles pendientes de intervenir indicando la respectiva
consigna programada, de manera justificada.
g. En caso de que el contratista realice alguna acción u omisión de acuerdo a lo
requerido por la autoridad ambiental dentro de la ejecución del objeto, y que
esto conlleve a alguna sanción para ELECTROHUILA S.A. E.S.P, ésta será
descontada de los pagos pendientes, cuando el contrato aún esté en
ejecución o vía solicitud al contratista si el contrato ya ha finalizado, sin
detrimento de las acciones legales que ELECTROHUILA puede iniciar. El
proponente con la sola presentación de su oferta acepta esta condición.
h. Los funcionarios del contratista, antes de iniciar las labores propias del objeto
de este contrato, deben asistir obligatoriamente a la capacitación que
ELECTROHUILA les dará en la aplicación de sus actividades, de los
aspectos ambientales que actualmente tenemos. Prácticas de intervenciones
forestales, actitud ante los propietarios de los predios o especies, ante la
comunidad en general.
i. El Contratista debe dejar limpia el área de trabajo intervenida y darle buen
uso y destino final adecuado a las basuras o escombros generados en la
realización de las actividades de tal manera, además, que eliminen riesgos
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en la circulación de peatones, animales o vehículos.
1.3.9 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PERSONAL
Todos los trabajadores serán de libre vinculación y desvinculación del contratista
con quien se suscriba el contrato y no adquieren vinculación laboral, administrativa,
ni de ninguna índole con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. Por tanto corre a cargo del
contratista el pago de salarios, indemnización, bonificaciones y prestaciones
sociales a que ellos tengan derecho. No obstante lo anterior, ELECTROHUILA
podrá solicitar al contratista, sin que sea necesario justificación alguna, la
desvinculación de cualquier trabajador de las obras materia de este contrato sin que
por ello adquiera obligación alguna con el trabajador o con el contratista.
1.3.9.1 FUNCIONARIOS INGENIEROS AMBIENTAL Y ELECTRICISTA
La persona encargada por el contratista, para realizar las actividades de
Coordinador de los grupos de trabajo, deberá poseer el título de Ingeniero
ambiental o electricista, en éste último caso debe acreditar conocimientos en
ambiental o haber laborado en trabajos con funciones relacionadas con el objeto
de la presente invitación, adicionalmente tendrán que tener el certificado básico
actualizado para trabajo en altura.
Acreditar experiencia y/o conocimiento de la realización de las actividades o
funciones más adelante relacionadas.
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1.3.9.1.1 Funciones
Estos profesionales, durante el periodo de ejecución del contrato, deberán ejercer
o realizar las siguientes funciones básicas:
a. Deberán programar y/o Coordinar recorridos previos por los circuitos
asignados por Electrohuila para la definición de tiempos de las
consignas y recursos necesarios para intervenir lo programado.
b. Conocer la legislación ambiental y del sector eléctrico.
c. Evaluar, analizar y diagnosticar la vegetación asociada y las
características de los árboles que están dentro del área de influencia de
los circuitos de distribución de energía (talla o porte del árbol; morfología
de los árboles; velocidad de crecimiento; sistema radicular, estado
fitosanitario, entre otras).
d. Manejar técnicamente los aspectos generales sobre los árboles, poda
técnica de árboles, tala de árboles, siembra o plantación, trasplante de
árboles, manejo de residuos de poda y tala, despeje de redes.
e. Manejar los programas de EXCEL, WORD y PROJECT e interpretación
de planos.
f. Realizar la coordinación del manejo de residuos de poda y tala
(recolección, transporte y disposición final del material vegetal).
g. Realizar la coordinación del manejo de residuos generales (recolección,
transporte, almacenamiento, aprovechamiento y disposición final).
h. disposición final de material resultante de la actividad vegetal, y la no
vegetal se entrega a Electrohuila para su disposición final.
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i. Aportar en el mejoramiento de los documentos que ELECTROHUILA
disponga para el Plan de Manejo Forestal y Plan de Manejo de Residuos
Sólidos, en los aspectos concernientes al objeto del contrato.
j. Acatar las recomendaciones y lineamientos del Plan de Manejo
Ambiental de ELECTROHUILA y cumplir con el cronograma de
actividades mensual de acuerdo con la programación del interventor.
k. Asistir y participar activamente en las capacitaciones de normatividad
ambiental, aspectos técnico -ambientales o actividades similares que
lideren ELECTROHUILA o la autoridad ambiental competente.
l. Documentar diaria, semanal y mensual los procesos operativos en las
planillas y formatos definidos por ELECTROHUILA, incluyendo: la
evaluación, el análisis y el diagnóstico de la vegetación asociada a las
redes y las características de las especies forestales a intervenir (talla o
porte; morfología; velocidad de crecimiento; sistema radicular, estado
fitosanitario, entre otras).
m. Documentar en medio fotográfico y escrito: estimativos en kg de
residuos de poda, determinar numéricamente cuántos árboles se van a
intervenir, qué otros residuos se generan, etc.
n. Aplicar las reglas y normas técnicas y ambientales para realizar trabajos
en redes de energía eléctrica.
o. Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser
respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad.
p. Aplicación básica de primeros auxilios para afrontar situaciones de
emergencia.
q. Conducir camioneta asignada y tener su respectivo pase de conducción
y cursos mínimos.
r. Evidenciar con registro fotográfico de antes y después, todos y cada uno
de los árboles intervenidos.
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s. Gestionar información a través del SITEC de Electrohuila y mantenerlo
actualizado de manera permanente, ingresando la información con
máximo un día posterior a la ejecución de los trabajos.
t. El ingeniero electricista deberá adelantar todas las labores necesarias
que permitan dar cumplimiento a la normatividad asociada con el
ejercicio de trabajos en redes eléctricas, con el objeto de garantizar la
correcta ejecución de los trabajos por parte del personal del contratista y
por tanto estará a cargo de todas las labores asociadas a las redes
eléctricas.
1.3.9.2 FUNCIONARIO OPERADOR – PODADOR MAQUINA
TRITURADORA
Los requisitos mínimos de este funcionario son los siguientes:
1. Las mismas del podador más las que siguen.
2. Con un grado de escolaridad de mínimo 4 de bachillerato.
3. Conocimiento y capacitación en la operación de la máquina
trituradora
4. Poseer licencia de conducción.
5. Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser
respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad.
6. Certificado básico actualizado para trabajo en altura.
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1.3.9.2.1 Funciones
Las siguientes son las funciones y actividades que debe realizar el funcionario que
el contratista suministre en este oficio.
1. Tiene a su cargo la operación con seguridad de la máquina
trituradora.
2. Propender que las ramas, troncos, hojas y desechos sean recogidos
y procesados por la maquina conforme a las normas de seguridad e
higiene.
3. Velar por el buen funcionamiento, presentación y la seguridad de la
máquina.
4. Propender para que todo el material triturado sea transportado a un
lugar ambientalmente permitido.
5. Colocar señales preventivas en las zonas donde se realizan los
trabajos.
6. Colaborar con el control del flujo vehicular en las labores o
situaciones que se requieran.
7. Acatar las órdenes y observaciones por parte del coordinador de
campo así como de los funcionarios de LA EMPRESA (que este
encargado de estas labores).
1.3.9.3 FUNCIONARIO CONDUCTOR DE VEHÍCULO
Los siguientes son los requisitos mínimos que deben cumplir los Conductores
encargados de los vehículos de trabajo, los cuales serán verificados por LA
EMPRESA.
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1. Experiencia mínima de dos (2) años en la conducción de vehículos.
2. Poseer licencia para conducir el vehículo que le corresponda según
este contrato.
3. Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser
respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad.
4. Adelantar además sus labores como ayudante.
5. Certificado básico actualizado para trabajo en altura.
1.3.9.3.1. Funciones
Las siguientes son las funciones y actividades que debe realizar el funcionario que
el contratista suministre en el oficio de Conductor Encargado de trabajo de campo:
1. Tiene a su cargo conducir el vehículo asignado así como los
materiales necesarios para la ejecución de los trabajos.
2. Tendrá a su cargo la responsabilidad por las herramientas y equipos
que sean transportados en el vehículo.
3. Velar por el buen funcionamiento, presentación y la seguridad del
vehículo.
4. Colocar señales preventivas en las zonas donde se realizan los
trabajos.
5. Colaborar con el control del flujo vehicular en las labores o situaciones
que se requieran.
6. Acatar las órdenes y observaciones por parte del coordinador de
campo así como de los funcionarios de LA EMPRESA (que este
encargado de estas labores).
7. Mantener al día tanto la documentación del vehículo como la del
conductor.
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1.3.9.4 FUNCIONARIOS CON EL ROL DE PODADOR- LINIERO
Los siguientes son los requisitos mínimos que debe cumplir el podador, los cuales
serán verificados por LA EMPRESA.
1. Conocer las reglas de oro.
2. Conocer y entender el uso de las normas de mantenimiento de redes
aéreas eléctricas en las actividades de manejo de la vegetación.
3. Tener experiencia comprobada en actividades de manejo de la
vegetación para despejar redes de energía eléctrica, como mínimo de
dos (2) años.
4. Tener la habilidad física y mental para ejecutar trabajos en altura.
5. Conocer y aplicar las normas de seguridad para realizar trabajos
en las diferentes redes de energía eléctrica.
6. Tener conocimiento básico de primeros auxilios para afrontar
situaciones de emergencia.
7. Tener disposición para capacitarse en los programas de capacitación
que lideren ELECTROHUILA, La ARP, el Contratista y el responsable
en Seguridad Industrial, etc.
8. Tener curso de certificación avanzado actualizado de trabajo en
alturas.
1.3.9.4.1 Funciones
Las siguientes son las funciones y actividades que debe realizar el funcionario que
el contratista suministre en el oficio de Podador:
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1. Tendrá a su cargo la ejecución de las actividades de manejo de la
vegetación para despejar redes de distribución de energía eléctrica
bajo las normas y especificaciones de ELECTROHUILA.
2. Despejar redes de energía eléctrica y garantizar su perfecto
funcionamiento.
3. Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser
respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad.
4. Acatar las órdenes y observaciones por parte del Jefe designado por el
contratista y esta a su vez del tecnólogo y con el ingeniero quien se
entiende con la interventoría o la persona encargada por parte de
ELECTROHUILA.
5. Ser respetuoso de la propiedad privada y de sus propietarios y
residentes.
6. Actuar con responsabilidad y conciencia ambiental.
7. Adecuada presentación personal y expresión con decoro, acorde a la
dignidad de la empresa que representan, ELECTROHUILA S.A. E.S.P
1.3.9.5 DE VEHICULOS
El contratista deberá ofertar como mínimo los vehículos establecidos en el anexo
2.
El combustible, peajes y todos los gastos que requieran los vehículos y equipos
contratados serán por cuenta del Contratista.
El contratista deberá disponer con el recurso necesario para respaldar
oportunamente el servicio de transporte ante cualquier anomalía o imprevisto que
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se presente durante la prestación del mismo. ELECTROHUILA S.A. E.S.P no
reconocerá el tiempo que dure el imprevisto del vehículo.
El transporte hasta el sitio de los trabajos de equipos y materiales componentes de
los trabajos por realizar es por cuenta y bajo la responsabilidad del Contratista.
En todos los aspectos relacionados con el transporte, el contratista deberá cumplir
con todas las normas de seguridad indicadas por ELECTROHUILA S.A. E.S.P, las
Secretarías de Obras Públicas y las Direcciones de Tránsito Departamentales y
Municipales o regulación nacional aplicable.
Para efectos de aceptación y aprobación del vehículo, el contratista deberá
presentar los siguientes documentos:
1. Revisión técnico – mecánica, si aplica.
2. Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo.
3. Fotocopia del certificado de movilización vigente.
4. Fotocopia del seguro obligatorio vigente.
5. Copia del seguro de responsabilidad civil extracontractual por daños
contra terceros.
6. Copia del seguro de responsabilidad civil contractual.
7. Copia del seguro contra todo riesgo.
8. Copia de la licencia de conducción de quien va a conducir el vehículo.
La Empresa está en libertad de solicitar el cambio del conductor o vehículo, sin
que se requiera para ello justificación alguna, cuando éste o aquél no ofrezcan
garantía y seguridad para los usuarios del servicio o cuando no cuente con los
equipamentos de seguridad y comodidad de los pasajeros así como cuando los
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usuarios del servicio consideren que el conductor falte al orden, la disciplina y
otras situaciones que dificulten o impidan la prestación del servicio.
1.3.10 JORNADA LABORAL
Dentro de la propuesta se tiene estimado trabajar de lunes a sábado, sin embargo
dependiendo de las necesidades de Electrohuila, se puede ampliar a dominicales
y festivos incluso jornadas nocturnas según la conveniencia de la empresa, previa
autorización por parte del interventor y sin que se generen sobrecostos para
ELECTROHUILA.
El contratista debe disponer de un sitio apropiado en la ciudad de Neiva, donde se
coordinen las actividades de despacho de personal, parqueo de automotores,
mantenimiento de las herramientas y actividades administrativas.
1.3.11 ESPECIFICACIONES DE UNIFORMES – DOTACIÓN
El Contratista dotará a todos sus trabajadores desde el inicio del contrato y desde
el ingreso del personal, de uniformes de trabajo, conforme lo establece la
legislación vigente.
El contratista dotará a todos sus trabajadores con el uniforme indicado, debe
portar un carné que lo acredite como contratista de Electrohuila.
En cuanto a especificaciones técnicas de los zapatos para todo el personal del
contratista, aquél deberá ser de seguridad, con suela de caucho y reforzado en
cuero externamente o tipo guayo con puntera reforzada.
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1.3.12 SEÑALIZACIÓN INFORMATIVA PARA LOS SITIOS DE TRABAJO
Durante la ejecución de los trabajos el contratista debe disponer de suficiente
señalización en la zona circundante del mantenimiento, para lo cual debe disponer
permanentemente de cinta plástica de señalización y seguridad que será de color
Amarillo con negro.
1.3.13 ANOTACIÓN PARA FUTURAS INVITACIONES
ELECTROHUILA, dispone de un sistema de evaluación de proveedores, en donde
el interventor designado por la Empresa podrá efectuar las valoraciones que
correspondan con los criterios de dicha evaluación sin que el contratista pueda
objetar tales calificaciones.
1.3.14 PROTECCIÓN DE LA SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
Se debe presentar un programa de salud ocupacional que contenga el
panorama general de riesgos, cronogramas de trabajo para el control de riesgos
encontrados en el panorama, el cual debe incluir el procedimiento de seguridad
documentado para controlar el riesgo eléctrico y trabajo en altura. El programa
debe estar firmado por el representante legal y el profesional de salud ocupacional
con número de licencia.
Dado el caso que el contratista no cumpla con lo estipulado en el programa de
salud ocupacional, debe suspenderse temporalmente el contrato, y presentar la
justificación para el análisis de ELECTROHUILA. Si la justificación no es aceptada,
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se levantará un acta de no conformidad según sea el caso, y se dará por
terminado el contrato.
A continuación se presentan los aspectos básicos que se deben tener en cuenta
en este programa.
1.3.14.1 SEGURIDAD SOCIAL DE LOS TRABAJADORES
El Contratista se obliga a afiliar a todos sus trabajadores al sistema de seguridad
social integral, prestado por las entidades públicas o privadas autorizadas, con el
fin de garantizar las prestaciones de salud, económicas y servicios sociales
establecidos para los riesgos comunes y profesionales. Sin el cumplimiento de los
anteriores requisitos, ninguna persona podrá participar en los trabajos objeto del
contrato.
1.3.14.2 RIESGOS PROFESIONALES
El Contratista se obliga a afiliar y cotizar para todos sus trabajadores por accidente
de trabajo y enfermedad profesional, en la clase de riesgo para trabajo en redes
eléctricas.
Antes de iniciar el servicio el Contratista informará a la Administración del
Contrato, la administradora de Riesgos Laborales (ARL) a que tiene afiliados
a sus trabajadores, reportando de inmediato todo cambio que haga al respecto.
Si por causa de riesgos profesionales se presentare alguna disminución o
detrimento de la capacidad laboral de un trabajador, ELECTROHUILA, a través de
25
su personal, podrán investigar y efectuar seguimiento del tipo de acciones llevadas
a cabo por el Contratista para remediar o compensar esta situación.
El Interventor, a su juicio, podrá exigir al Contratista modificaciones y/o
complementos a las mencionadas acciones sin que esto conlleve obligaciones por
parte de ELECTROHUILA.
1.3.15 ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
1.3.15.1 MARCO LEGAL DE LA SALUD OCUPACIONAL
Durante la ejecución del contrato, el Contratista desarrollará el programa de Salud
Ocupacional, el cual contempla, entre otras, las siguientes actividades:
Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad
Industrial; adicionalmente se compromete al cumplimiento de toda la legislación
aplicable.
Durante la ejecución del contrato el contratista ordenará las actividades y
proveerá los recursos que sean necesarios para garantizar la higiene, salubridad y
seguridad de sus empleados, los de ELECTROHUILA y de los visitantes o de
terceras personas; y la seguridad de las instalaciones y los equipos
encomendados por ELECTROHUILA.
El contratista exigirá a sus empleados el cumplimiento de todas las condiciones
relativas a la higiene, salubridad y seguridad establecidas en los documentos del
contrato.
26
El Contratista será responsable de todos los accidentes que pueda sufrir su
personal, el de ELECTROHUILA, los visitantes o terceras personas, resultantes de
su negligencia o descuido, sus empleados o proveedores requeridos en la
ejecución del contrato, para tomar las medidas de seguridad e higiene
necesarias para la prevención de accidentes; Por consiguiente, todas las
indemnizaciones correspondientes serán por cuenta del Contratista.
El contratista se obliga a emplear personal apto, saludable, capacitado,
especializado y con experiencia para cada tipo de trabajo con el fin de que las
actividades se ejecuten en forma segura, técnica y eficiente.
El contratista deberá suministrar personal idóneo y en número suficiente, para
garantizar la correcta supervisión de cada tipo de actividad, en todos los frentes y
durante todos los turnos.
El contratista será directamente responsable de la atención de todo lo
relacionado con aspectos de Medicina Preventiva, Higiene y Seguridad
Industrial, contando para ello con personal calificado y experimentado y
oficialmente autorizado.
El contratista, junto con el programa de ejecución de las obras, debe presentar a
consideración del Interventor del Contrato, su organización prevista para la
atención de todo lo relacionado con la salud ocupacional y seguridad industrial
durante la ejecución de las mismas.
27
Para el efecto el Contratista:
a. Emitirá e implementará una política al más alto nivel organizacional en
relación con la Salud Ocupacional y velará porque todo el personal
relacionado con los servicios prestados la conozca y la respete.
b. Definirá los mecanismos necesarios para garantizar que todos los
trabajadores vinculados a los servicios cumplan las disposiciones de Salud
Ocupacional establecidas por el contratista y aprobadas por la
Administración del Contrato.
c. Definirá la organización del programa de Salud Ocupacional para la
prevención y control de accidentes y enfermedad profesional en el contrato
y describirá su modo de funcionamiento.
d. Designará un encargado responsable del programa de Salud Ocupacional
que se reporte a un nivel jerárquico suficientemente alto para garantizar la
efectividad de su acción y con autonomía organizacional para decidir e
implantar acciones.
e. El contratista informará a la Administración del Contrato acerca de cualquier
accidente que ocurra en relación con la ejecución del contrato y que
ocasione lesión a cualquier persona, o daño a la propiedad y en los casos
de enfermedad profesional que ocurran por causa y con ocasión del
contrato.
f. El contratista deberá cumplir con lo establecido en la Resolución 1401 de
2007, para suministrar el informe de cada accidente de trabajo que ocurra
28
en la obra con todos los datos contenidos en el formato diseñado y
suministrado por la ARL a que estén afiliados sus trabajadores.
1.3.16 NORMAS GENERALES DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE RIESGOS
Durante la ejecución del presente contrato, el CONTRATISTA se obliga
a cumplir con las normas aplicables sobre seguridad industrial, salud y
medio ambiente.
1.3.17 TRANSPORTE DE PERSONAL, DE MATERIALES Y EQUIPOS
El contratista debe contribuir y vigilar que los vehículos automotores estén en
perfectas condiciones mecánicas y apropiados para transporte de personas o
materiales y equipos necesarios en los diferentes frentes de trabajo.
Durante el transporte, el personal deberá viajar sentado dentro del vehículo
ubicándose en el sitio más seguro que exista.
Los productos inflamables, explosivos, corrosivos o que generen gases, sólo
podrán transportarse en vehículos apropiados, conducidos por personal adiestrado
para tal fin y dotados de los avisos de peligro y demás requisitos exigidos por la
autoridad competente. Por ningún motivo se transportará personal conjuntamente
con este tipo de materiales.
29
1.3.18 LA ZONA DE TRABAJO - SEÑALIZACIÓN DE SEGURIDAD
Durante la ejecución de las actividades el contratista deberá colocar la
señalización reglamentaria, preventiva e informativa de acuerdo con el riesgo, en
la cantidad y tamaño requeridos en cada lugar de trabajo.
1.3.19 MÁQUINAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
El Contratista se obliga a suministrar las herramientas básicas adecuadas, en
buen estado y necesarios para cada trabajo o actividad. Deberán ser revisados
periódicamente, y siempre que se detecte un daño o deterioro se ordenará de
inmediato la reparación o la reposición si fuere necesario.
ELECTROHUILA proporcionará los equipos y herramientas especiales que
requiera el Contratista para que sus funcionarios adelanten las labores que se
deriven del objeto de esta invitación.
Los equipos, máquinas y herramientas solamente podrán ser operados por
personal calificado y autorizado por el Contratista.
Todos los equipos, máquinas y herramientas deberán estar dotados con los
dispositivos, instructivos, controles y señales de seguridad exigidos por la ley o
recomendados por los fabricantes.
30
1.3.20 APLICACIÓN DEL CICATRIZANTE
Una vez el contratista realice el trabajo de poda conforme a las normas técnicas
ambientales, este colocará en el sitio podado un cicatrizante en la forma y
cantidad que requiera el árbol intervenido.
Para tal efecto antes del inicio del contrato se realizará una capacitación por parte
de ELECTROHUILA o la autoridad ambiental en donde se defina muy claramente
la metodología para su aplicación, sin embargo, el contratista será responsable de
hacerlo y de garantizar su adecuado uso.
1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO
La apertura de la invitación será el día 9 de diciembre de 2015, en la página
www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 5 de
diciembre de 2015.
FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES
Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 10
de diciembre de 2015 y hasta el día 14 de diciembre de 2015, las cuales serán
resueltas hasta el 16 de diciembre de 2015.
Correo electrónico: [email protected],
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web
www.electrohuila.com.co.
31
VALOR DE LOS PLIEGOS
Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de un millón
quinientos mil pesos ($1.500.000) M/Cte, los cuales deberán consignarse en la
cuenta a nombre de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente
número 390-01009-8 del Banco Popular, indicando en el comprobante: “VALOR
PLIEGOS INVITACION PUBLICA EHUI-ORSA-121-2015”. Con copia del recibo de
consignación se obtendrá el derecho de participar en la invitación pública EHUI-
ORSA-121-2015. El plazo máximo para compra de pliegos será hasta el día 10
de diciembre de 2015.
Electrohuila está adelantando actualmente los procesos de contratación EHUI-
ORSA-121-2015, EHUI-ORSA-122-2015. Se establece que los proponentes no
podrán presentarse a más de un proceso de contratación de los anteriormente
mencionados, y en el evento de que lo hicieren Electrohuila solamente tendrá en
cuenta para efectos de calificación la primera propuesta radicada.
VISITA
Se realizará la visita el día 11 de diciembre de 2015 a las 09:00 a.m. El sitio de
encuentro será en el Auditorio del Edificio SAIRE, ubicado en la carrera 18 calle 9
esquina. El transporte al sitio de la reunión correrá por cuenta de cada proponente.
Será requisito para participar en la visita presentar el documento que acredite la
compra de los pliegos, carta en donde se acredite la representación de la
compañía que compró los pliegos, presentar los documentos de seguro de salud y
riesgos profesionales.
Los proponentes serán representados en la visita por un ingeniero electricista,
forestal o ambiental, que deberá acreditar por escrito dicha representación y
32
demostrará su condición profesional con las fotocopias de su tarjeta profesional,
cédula de ciudadanía y presentar los documentos de seguridad social y riesgos
profesionales. Se expedirá certificación de asistencia a la visita, documento que
será requisito indispensable para presentar la propuesta.
1.5 PRESUPUESTO
Electrohuila pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03057502001038 denominado “Mejoramiento Confiabilidad a través de Podas” del
Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia 2016.
1.6 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o
indirectamente de la presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán
dirimidas por la jurisdicción ordinaria.
Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva. Lo
anterior sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno
de los mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.
1.7 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran
alguna o varias de las siguientes circunstancias:
33
a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de
convocatoria.
b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio
diferente a la entrega personal o mensajería.
c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en
el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
1.8 LIMITACIONES PARA OFERTAR
No podrán ofertar en la presente invitación:
a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido
proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del
respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que
imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.
b. Quienes hayan promovido contra Electrohuila la resolución de conflictos a
través de Tribunal de Arbitramento.
c. Consorcios o Uniones Temporales.
d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han
presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente
invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO
CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de
6 meses y no han presentado plan de mejora.
34
e. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P
haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido
acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de
contrato.
f. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra
Electrohuila S.A E.S.P convocatoria a conciliación extrajudicial o hubieren
iniciado acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento
de contrato.
g. Los oferentes que no cuenten con la certificación ISO 9001: 2008, ISO
14.001: 2004 a la fecha de presentación de la oferta relacionado con el
mantenimiento de redes de energía en cuanto a tareas forestales de control
de vegetación, tala, descope, siembra y rocería, recolección del residuo en
la fuente, transporte y almacenamiento.
1.9 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 21 de Diciembre de 2015 a las
09:00:00 H.
Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como
hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el
funcionario encargado de recibirla.
35
2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:
a. Carta de presentación de la propuesta.
La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,
dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al
Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo
electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se
requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe
presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por
compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes
requisitos:
Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
Vigencia: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de
cierre de la invitación.
Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el
documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el
36
proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la
misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y Aseguradora)
Anexar el recibo de pago de la prima.
c. La oferta técnica - económica.
La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso, pesos
colombianos y en números enteros.
d. Certificación ISO 9001: 2008, ISO 14.001: 2004 vigentes a la fecha de
presentación de la oferta relacionada con el mantenimiento de redes de
energía en cuanto a tareas forestales de control de vegetación, tala, descope,
siembra y rocería, recolección del residuo en la fuente, transporte y
almacenamiento.
NOTA: Los anteriores documentos (a, b, c y d) se consideran “NO
SUBSANABLES” de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la
propuesta será rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración,
complementación o modificación respecto a cualquiera de los documentos
anteriores que hubiesen sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de
“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su
remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el
caso.
e. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable
(Excel).
37
f. Certificado de existencia y representación legal.
La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90
días anteriores a la presentación de la propuesta.
g. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona
Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.
h. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre
de 2014 (Balance General y Estado de Resultado).
i. Registro Único Tributario – RUT actualizado.
j. Copia de la consignación de compra de pliegos.
k. Constancia de asistencia a la visita.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos
de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al
momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son
considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá
solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de
presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité
evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión
de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.
38
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el
nombre o razón social, dirección y correo electrónico del oferente, debidamente
selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de
recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio
“El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para
la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el
numeral 1.9 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de
recibo de la misma.
Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que
conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:
Certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas
(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha
examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta
contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila
S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta
jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
Como en el edificio “El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control
previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas
instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con
suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido
a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que
puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los
39
controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la oferta.
40
3. EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar
las propuestas:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Capacidad económica y
financiera
200
Índice de liquidez 70
Nivel de endeudamiento 70
Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1000
- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones expedidas por la persona natural o jurídica
contratante o actas de liquidación de contratos que el oferente presente
ejecutados en los últimos (5) cinco años, relacionadas con el mantenimiento de
redes de energía en cuanto a tareas forestales de control de vegetación, tala,
descope, rocería, recolección del residuo en la fuente, transporte y disposición
final del residuo; objeto del contrato se asignará a cada propuesta una calificación
así:
41
- Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a 5000 SMMLV
se le asignaran 300 puntos.
- Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 2500 SMMLV y
menor a 5000 SMMLV, tendrá entre uno y doscientos cincuenta (1 - 250)
puntos, siguiendo una relación lineal.
- Al oferente que acredite una experiencia menor a 2500 SMMLV tendrá
cero (0) puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de
presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos
realmente ejecutados sean los más representativos a la fecha de liquidación del
contrato.
Las certificaciones deberán tener el valor del contrato, el número del contrato,
objeto, fecha de inicio, fecha de liquidación y valor real ejecutado de manera clara,
en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se tomará
como cero.
Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como
referencia la fecha de liquidación del mismo.
Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar
claramente el valor real ejecutado y la fecha de liquidación del contrato.
No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto
certificaciones.
42
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya
evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de
liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el
oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese
valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.
Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales
legales vigentes al momento del acta de liquidación el valor correspondiente, para
lo cual se deberá diligenciar el siguiente cuadro:
ítem No
contrato objeto Valor* TRM
Valor ejecutado en pesos
Fecha liquidación
SMMLV
Valor expresado
en SMMLV
1
2
3
4
5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los
oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos
años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma
Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-
evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con
calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
43
Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de
atención a un proveedor que su contrato se encuentre en ejecución, este será
considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo
estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas
por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación
de la experiencia en 25 puntos por cada contrato.
- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir
con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el
mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general
del último periodo contable (31 de diciembre de 2014), debidamente firmado por el
representante legal, por su contador y/o revisor fiscal si es el caso.
- INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo
corriente y se calificara de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 1.5 Cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una
relación lineal
IL >2.0 setenta (70) Puntos.
44
- NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el
Activo Total y se calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 50%, setenta (70) Puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una
relación lineal.
NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos
- CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo
Corriente y se calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a 600 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 300 SMMLV y 600 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50) puntos,
siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 300 SMMLV, Cero (0) Puntos.
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)
Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje
será calculado así:
45
POi = (VOmin / VOi) * 500
Dónde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido
errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán
corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios
contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio
magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.
3.2 NEGOCIACION ECONOMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la
oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique
en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la
invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien
ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de
forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
46
3.3. CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de
puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. podrá escoger la oferta económicamente más
favorable.
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA
DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o
parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación
alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las
invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
Así mismo en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas
en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la
violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para
la entrega de las mismas.
4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la
PROPUESTA más favorable.
47
3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más
favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,
económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de
referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la
ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la
presente invitación.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no
se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de
2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes
eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que
atenten contra la selección objetiva del proveedor.
c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
48
La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,
cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se
entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección
será comunicada a los proponentes.
49
4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACION DEL CONTRATO
El contrato deberá ejecutarse durante un término contado a partir de la fecha del
acta de inicio suscrita entre el interventor y el proveedor, hasta completar 210
días efectivos de trabajo; el acta deberá ser suscrita en un término no mayor a
diez (10) días una vez legalizado el contrato.
4.2 FORMA DE PAGO.
EELCTROHUILA S.A. E.S.P. pagará al CONTRATISTA el valor del contrato
mediante pagos parcial suscritas entre el interventor y el contratista, a los 30 días
calendarios siguientes a la correcta presentación de la factura que cumpla los
requisitos de ley, debidamente diligenciada acompañada del acta parcial suscrita
entre el interventor y el contratista, un informe detallado de las labores realizadas y
los pagos a la Seguridad Social y parafiscales. Para el pago de la última cuenta
se requiere el acta de liquidación final.
4.3 INTERVENTORIA.
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio
personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará
facultada para liquidar el contrato.
50
4.4 GARANTIAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el
cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de
Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza
expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los
siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días
más.
b. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del
personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.
c. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total
del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año
más.
d. De calidad del servicio. Equivalente al 30% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a
ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División de Servicios
Administrativos para su aprobación.
51
4.5 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales
vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato
que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto
que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el
servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es del 1 al 15
de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que quedó
establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta presentada.
4.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a
cumplir las siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.
g. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que
ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por
52
autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las
acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del
contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente
contrato.
4.7 INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el
evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a
terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a
este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes
orientadas a su recuperación.
4.8 ERRORES ARITMÉTICOS
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la
corrección aritmética el valor de la oferta aumenta, el proponente deberá
modificar el valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta, de acuerdo
53
a las condiciones y al porcentaje establecido en los presentes términos de
referencia.
4.9 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)
meses siguientes a su terminación.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de
que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.
54
ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________ Ciudad y fecha Neiva Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo
con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la
siguiente propuesta para
la__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora
del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la
Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de
2006).
2. Que tuve conocimiento de los términos de referencia y condiciones de la
presente invitación a través de la página web www.electrohuila.com.co.
3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y
protección ambiental para el contratista.
55
4. Conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos
contenidos.
5. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada
uno) y aceptamos su contenido.
6. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo
de __________________ ( ) meses, contados a partir de la fecha del
acta de inicio suscrita entre el interventor y el contratista.
7. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la
ley o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en
algún tipo de prohibición especial para contratar.
8. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las
garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos
señalados.
9. El valor de la propuesta es de:
___________________________
10. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente
numerados.
Atentamente,
Nombre: ________________________________
Nit o C.C. No : __________________ De_________________
Matrícula No: _________________________
Dirección: ______________________________
Correo Electrónico ______________________________
Teléfono: ______________________________
Ciudad: _________________________________
______________________________
FIRMA
56
ANEXO No. 2
DESCRIPCION DE CANTIDADES
NOTA. Los vehículos a cotizar deben ser KIA, CHEVROLET, TOYOTA, FORD, NISSAN, DODGE, MAZDA.
ITEM DESCRIPCION CANT VR UNIT
DIA TOTAL COSTO
1 Podador 16
2 Conductor – ayudante 8
3 Linieros 5
4 Podador - operador de máquina trituradora 1
5 Camioneta modelo 2011 o superior. Incluye herramientas y comunicaciones
5
6 Camión turbo (Cap 3 toneladas) modelo 2009 o superior. Cabina sencilla. Incluye herramientas y comunicaciones. Para Transporte de residuos.
1
7 Camión y Grúa modelo 2009 o superior con canastilla con un alcance mínimo de 12 metros- Debe incluir herramienta para el vehículo, equipo de comunicaciones, botiquín de Primeros Auxilios y camilla.
2
8 Máquina trituradora modelo 2011 o superior Vermeen o similar, con capacidad para triturar troncos hasta 15 cm, motor de 27 hp o similar.
1
9 Ingeniero ambiental con experiencia en mantenimiento de redes eléctricas y control de vegetación. Debe disponer de equipos de medida, comunicaciones, cámara fotográfica y herramienta
1
10 Ingeniero electricista con experiencia en mantenimiento de redes eléctricas y control de vegetación. Debe disponer de equipos de medida, comunicaciones, cámara fotográfica y herramientas
1
TOTAL COSTO DIRECTO
ADMINISTRACION 12%
UTILIDAD 8%
TOTAL COSTO DIRECTO MAS A.I.U. POR DIA
NUMERO DE DIAS LIQUIDADOS 210
IVA 16%
VALOR TOTAL DEL CONTRATO
57
ANEXO No. 3
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).
58
ANEXO No. 4
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por
reteica conforme la siguiente tabla:
MUNICIPIOS TARIFA SOBRETASABOMBERIL AVISOS Y TABLEROS
SERVICIOS COMPRAS
ACEVEDO 6*1000 1 1
AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1
AIPE 9*1000 1 1
ALGECIRAS 4*1000 113.000 764.000
ALTAMIRA 5*1000 113.000 764.000
ARGENTINA
8*1000 Compras y
Honorarrios /
7*1000 Servicios 1 1
BARAYA 5*1000 1 1
CAMPOALEGRE 5*1000 98.250 98.250
COLOMBIA 10*1000 589.500 589.500
ELIAS 4*1000 113.000 764.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250
GIGANTE 3*1000 452.000 3.056.000
GUADALUPE 7*1000 1 1
ISNOS 10*1000 1 1
LA PLATA 4*1000 113.000 764.000
NATAGA 5*1000 113.000 764.000
NEIVA 5*1000 134.000 805.000
PAICOL 4*1000 113.000 764.000
PALERMO 10, 5*1000 5*100 141.000 818.000
PALESTINA 10*1000 1 1
PITALITO 6*1000 1.171.000 1.171.000
SALADOBLANCO 5*1000 176.850 589.500
SAN AGUSTIN 6*1000 1.232.000 1.232.000
SANTA MARIA 4*1000 161.163 322.325
SUAZA 7*1000 1 1
TELLO 10*1000 2*1000 1 1
TERUEL 10*1000 1*1000 1 1
TESALIA 5*1000 1 1
VILLAVIEJA 7*1000 1 1
YAGUARA 10*1000 1 1
BASE PARA FUERA DEL
MUNICIPIO
59
ANEXO No. 5
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
ELABORADO 19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P, Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en
formato de inscripción de proveedores.
3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el
cual deberá ser impreso y diligenciado en su totalidad.
60
4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se
deberá adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara de Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de
antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN
actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada
en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación
únicamente vía email al correo
[email protected], detallando en el asunto
INSCRIPCION DE PROVEEDORES.
61
ANEXO No.6
ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P.
MANUAL DE INTERVENTORÍA
INTRODUCCIÓN
GENERALIDADES
OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA
S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y
control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones
técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades
administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al
presupuesto asignado.
DEFINICIONES
Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.
Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato,
encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de
éste se deriven.
Interventor externo: Persona con quien la Empresa celebra un contrato de
interventoría. La selección y contratación, se realizará según lo estipulado
en el Acuerdo de Contratación de la Empresa.
62
Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o
por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de
interventoría.
Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan
obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes
aspectos: Denominación de las partes, objeto, valor, alcance, plazos y
compromisos de las partes.
Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente
contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo
con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá
ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.
Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.
Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al
proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente
establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o
durante su desarrollo.
Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el
fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de
anticipo.
63
Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los
requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y
deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.
Acta de iniciación: Documento que firma el interventor y el proveedor en el
que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a
partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.
Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor
acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.
Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el
proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y
ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el
cese de su desarrollo.
Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el
acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del
contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a
cargo del proveedor.
Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el
proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los
servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de la
Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan
declararse a paz y salvo.
64
Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones
efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta
de Liquidación.
DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR
El facultado para contratar designará el interventor del contrato, la División de
Servicios Administrativos le entregará antes de iniciar la ejecución del contrato
los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, tales como:
Copia del contrato y de las pólizas, así como los documentos que estime le
servirán de soporte para desarrollar la interventoría.
ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA
TÉCNICAS
Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes
a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad
contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el
efecto se deberá:
Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o servicios que se
estipule en el contrato.
Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de
ejecución aprobado.
Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y
procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de
construcción y/o fabricación.
65
Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas
de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se
dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.
Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.
Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos
suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y
cantidad.
Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa
cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.
ADMINISTRATIVAS
Comprende las siguientes actividades:
Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el proveedor y la
Empresa.
Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los
compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la
programación establecida.
Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la
correcta ejecución del contrato.
Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de
personas externas a las áreas de influencia del contrato.
Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la
información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.
La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato,
que deberá contener los siguientes documentos:
1. El contrato debidamente legalizado.
2. Solicitud de ofertas.
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3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas.
4. Oferta presentada por el proveedor.
5. Comunicación de adjudicación al proveedor.
6. Garantías del contrato.
7. Cronograma de actividades si se requiere.
8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.
9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice
trabajos o actividades adicionales.
10. Copia de las cuentas de cobro autorizadas.
11. Informes de interventoría.
12. Acta de Recibo y Liquidación.
13. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.
FINANCIERAS Y CONTABLES
Contemplan las siguientes actividades:
Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.
Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Asegurar la amortización total del anticipo.
Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del
valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales.
LEGALES
Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del
Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:
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Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores
establecidos.
Controlar la vigencia de las garantías.
Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y
ambientales que sean aplicables.
Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre
afiliado al régimen de seguridad social.
Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la
aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.
Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones
del contrato.
Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren
vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.
Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las
correspondientes soluciones.
Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.
