“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos PDF/a6719 -...

1

“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE

CAJICÁ”

RICARDO ALBERTO SÁNCHEZ RODRÍGUEZ CÓDIGO 8414

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ D.C.

2008

2

“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE

CAJICÁ”

RICARDO ALBERTO SÁNCHEZ RODRÍGUEZ CODIGO 8414

INFORME FINA DE PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS REALIZADAS EN CUMPLIMIENTO DEL ÚLTIMO REQUISITO ACADÉMICO PARA OPTENER

EL TITULO DE ADMINISTRADOR PÚBLICO

ASESOR ACADÉMICO ESAP: LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTÍNEZ

ASESOR ADMINISTRATIVO: GERENCIA FINANCIERA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAJICÁ ANA PATRICIA JOYA LIZARAZO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ D.C.

2008

3

A mis Padres: Ricardo Orlando y María Cristina Por el gran apoyo que me brindaron durante el

Transcurso de mi carrera, Que hoy culmina.

4

AGRADECIMIENTOS Agradezco muy especialmente la colaboración y orientación de mis asesores

Profesor LUIS ARGEMIRO MALAMBO , Administrador Público (Asesor

Académico) y la Doctora ANA PATRICIA JOYA Contador Público (Asesor

Administrativo) por haber depositado su confianza y respaldo en el desarrollo

de la práctica Administrativa, los cuales con su conocimiento y apoyo

permitieron la realización de este trabajo.

5

TABLA DE CONTENIDO

I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA INTRODUCCION………………………………………………….…………10

1. IDENTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA……………………………….……14

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA …………….…….16

2.1 OBJETIVO GENERAL………………………………………………………16

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS………………………………………………..16

3. RESULTADOS ESPERADOS……………………………………………..17

4. MARCO DE REFERENCIA…………………………………………………17

4.1 MARCO TEORICO..................................................................................17

4.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS………………….18

4.3 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS……………………19

4.4 MARCO CONCEPTUAL……………………………………………………20

4.4.1 PROCESO ……………………………………………………………….20

4.4.2 PROCEDIMIENTO……………………………………………………….20

4.4.3 MANUAL…………………………………………………………………..20

4.4.4. CONTROL INTERNO…………………………………………………….21 4.4.5 AMBIENTE DE CONTROL………………………………….…………..22 4.4.6 EVALUACION DEL RIESGO………………………………………...…22

4.4.7 ACTIVIDADES DE CONTROL…………………………………………23

4.4.8 INFORMACION Y COMUNICACIÓN…………………………………23

4.4.9 SUPERVISION Y MONITOREO………………………………………24

4.4.10 PRODUCTO……………………………………………………………..24

6

4.4.11 SERVICIOS PÚBLICOS…………………………………………………24

4.4.12 SERVIDORES PÚBLICOS…………………………………………...…24 5 MARCO GEOGRAFICO Y CONTEXTUAL ………………………………..25

5.1 MISIÓN………………………………………………………………………..26

5.2 VISIÓN……………………………………………………………………..…27

5.3 LOCALIZACION……………………………………………………………..28

5.4 LIMITES………………………………………………………………………28

5.5. MARCO HISTORICO………………………………………………………29 5.6 MARCO NORMATIVO …………………………………………………….30

5.7 MARCO NORMATIVO NACIONAL………………………………………..30

5.8 MARCO NORMATIVO INTERNO………………………………………….33

6 METODOLOGÍA…………………………………………………………………33 6.1. TIPO DE ESTUDIO………………………………………………….......33

6.2. FASES O ETAPAS …………………………………………………………34

6.2.1. FASE I: ANALISIS DE INFORMACION……………………………......34 6.2.2. FASE II: DIAGNOSTICO ………………………………………………..34

6.2.3. FASE III: DISEÑO………………………………………………………...35 6.3. FUENTES DE INFORMACION……………………………………………35 6.3.1. FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS………………………….35 6.3.2. FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS……………………..36

7

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 7 DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA

Y LA ADMINISTRACION CENTRAL…………………………………………38

7.1. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA……………………………………………………………..……..38

7.2. PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA……..41

7.3. OBJETIVO DEL MANUAL ……………………………………………...41

7.4. DESTINATARIOS DEL MANUAL ……………………………………..42

7.5. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL ÁREA DE ESTUDIO

8. PRESENTACION DE LA ENTIDAD ………………………………………….43

8.1. RESEÑA HISTORICA DE LA ENTIDAD………………………………43

8.2. PROGRAMA DE GOBIERNO: CAJICA DE PIE, EL CAMBIO ES

CON TODOS …………………………………………………………….44

8.3. FUNDAMENTOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO……………….44

8.4. MISION……………………………………………………………….......45

8.5. VISION ……………………………………………………………………47

8.6. OBJETIVO………………………………………………………………...48

8.7. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL………………..49 8.7.1. Funciones Generales ……………………………………………….49

8.7.2. Funciones Específicas ……………………………………………...49

8.8. ESTRUCTURA ORGANICA…………………………………………….51

9. DESCRIPCION DEL AREA FINANCIERA …………………………………..52

9.1. MISION DE LA GERENCIA FINANCIERA……………………………52

9.2. OBJETIVOS GERENCIA FINANCIERA……………………………….53

9.3. ESTRUCTURA ORGANICA GERENCIA FINANCIERA …………....57

8

10. INVENTARIO DE PROCESOS………………………………………………...10

11. METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS …….59

12. CATÁLOGOS DE PROCEDIMIENTOS …………………………………...…61

12.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS…………………………………………62

12.2. PROCESOS MISIONALES……………………………………………..62

12.3. PROCESOS DE APOYO ……………………………………………….63

12.4. PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL………………………..63

12.5. INVENTARIO DEPROCESO GERENCIA FINANCIERA……………63

13. METODOLOGÍA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS……………………………………………………………..65

13.1. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA PRESUPUESTO…………………….68

13.2. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA CONTABILIDAD……………………..79

13.3. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA TESORERIA………………………….90

14. METODOLOGÍA PARA LA IMPLENTACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ………………………………………...108

15. LOGROS ALCANZADOS…………………………………………………….109

16. DIFICULTADES OBSERVADAS ……………………………………………110

17. REFLEXIÓN TEORICO-DISCIPLINAR…………………………………...…111

18. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………113

BIBLIOGRAFÍA

9

ANEXOS…………………………………………………………………………….118 FIGURA No. 1……………………………………………………………………....119

FIGURA No. 2……………………………………………………………………….120

FIGURA No. 3……………………………………………………………………….121

FIGURA No. 4……………………………………………………………………….122

FIGURA No. 5……………………………………………………………………….123

FIGURA No. 6……………………………………………………………………….124

FIGURA No. 7……………………………………………………………………….125

CATALOGO DE PROCESOS…………………………………………………….126

10

INTRODUCCIÓN

La práctica administrativa es una estrategia para que el estudiante desarrolle

sus habilidades y concrete su conocimiento en temas específicos, hace

también que la entidad se vea apoyada con nuevos aportes e ideas, que entran

a reforzar su conjunto de técnicas y herramientas de gestión.

Los Manuales de Procesos y Procedimientos son un instrumento que facilitan

el manejo de las diferentes entidades y sirven de guía y soporte para el

desarrollo de actividades y funciones misionales con las que está

comprometida.

Todas las organizaciones se crean con un propósito específico para lo cual se

definen unos objetivos, se adopta una estructura administrativa y se determinan

las reglas para su organización y funcionamiento.

Cuando se consolida una organización, la estrategia institucional se desarrolla

a partir de la planeación estratégica la cual permite la formulación de visión,

misión, estrategia, políticas, metas y objetivos. Posteriormente se establece la

estructura interna que equivale a la determinación de la forma de organización

y funcionamiento requerida para el cumplimiento de los objetivos y

11

señalamiento de las dependencias o unidades misionales y administrativas, sus

funciones e interrelaciones.

El propósito de este trabajo, es la elaboración del manual de Procesos y

Procedimientos ya que es un elemento del Sistema de Control Interno que

contiene información detallada e integral, ordenada y sistemática sobre:

responsabilidades, funciones, sistemas y reglamentos de las diferentes

operaciones que realiza una entidad en todas sus áreas, departamentos y

servicios. Por lo tanto es pertinente e imperioso para la Gerencia Financiera de

la Alcaldía Municipal de Cajicá, la elaboración de dicho manual.

La Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá no cuenta con un

Manual Específico de Procesos y Procedimientos, que permita a los

funcionarios comprender en forma clara la naturaleza y el propósito de cada

puesto de trabajo, por ello la importancia de su diseño para ligar los objetivos y

funciones generales de la entidad y las funciones de las dependencias, con las

de cada uno de los cargos que conforman la planta de personal.

Para cualquier Entidad Pública es de gran importancia contar con instrumentos

que en forma unificada permitan el alcance de sus objetivos o propósitos, para

lograrlo, se requiere de herramientas de fácil acceso e interpretación.

Este modelo hace parte de una serie de instrumentos metodológicos

encaminados a facilitar a la alta dirección, los procesos de modernización de

las entidades y el mejoramiento de la gestión. Por tal motivo es importante

12

contar con funcionarios que se desempeñen en concordancia con las políticas

de gobierno municipal, para que sean líderes en el campo de acción que les

corresponde y particularmente para el desempeño de actividades financieras

municipales.

Con la elaboración de este manual se espera que contribuya a incrementar la

calidad del servicio que se presta en el Municipio de Cajicá, para garantizar una

mejor gestión.

Aprovechando la vinculación laboral que tengo con la Alcaldía Municipal de

Cajicá, y la oportunidad que me brindan al permitir realizar mi práctica

administrativa, y teniendo en cuenta la inexistencia de Manuales de Procesos y

Procedimientos en esta entidad; presento el proyecto de práctica como opción

de Grado “ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA

MUNICIPAL DE CAJICÁ”

13

I PARTE:

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

14

1. IDENTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA

El tema a desarrollar en la práctica administrativa es la “ELABORACIÓN DEL

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA

FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICÁ” se busca realizar un

instrumento de trabajo que garantice la buena gestión en el desarrollo de todos

los procedimientos que realiza dicha gerencia.

Este trabajo realiza la revisión y análisis de los procedimientos adoptados y

aprobados actualmente, los cuales se han venido desarrollando sin ningún

instrumento que permita su verificación y evaluación.

Las evaluaciones y conceptos emitidos por los entes controladores han

evidenciado la necesidad de revisar los procesos y procedimientos, es de esta

manera que se hace necesario la elaboración de un instrumento que reflejen

las actuales realidades y exigencias tanto internas como externas que

aseguren la calidad de la gestión financiera en el municipio.

Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento del sistema de

control interno, que contiene información detallada, integral, de manera

ordenada y sistemática con respecto a responsabilidades, funciones, sistemas

y reglamentos de las diferentes operaciones que realiza una entidad en todas

sus áreas, departamentos y servicios, es el soporte técnico que justifica y da

15

sentido a la existencia de los cargos en la organización, adicionalmente sirve

como medio de supervisión y capacitación para los nuevos empleados.

La Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá no cuenta con un

Manual Especifico de Proceso y Procedimientos, que permita a los

funcionarios comprender en forma clara la naturaleza y el propósito de cada

puesto de trabajo, por ello la importancia de su diseño para ligar los objetivos y

funciones generales de la entidad y las funciones de las dependencias, con las

de cada uno de los cargos que conforman la planta de personal.

Por lo tanto, la práctica administrativa se inscribe en un conjunto de actividades

desarrolladas en el marco de procesos de asesoría y/o consultoría.

16

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1 . OBJETIVO GENERAL

Elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos para la Gerencia Financiera

de la Alcaldía Municipal de Cajicá.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2.2.1 Realizar un diagnostico para establecer la situación actual de la

Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá.

2.2.2 Establecer los procesos y procedimientos internos de la Gerencia

Financiera en relación con la misión, la visión y los objetivos

institucionales.

2.2.3 Realizar el inventario de los procedimientos de la Gerencia

Financiera.

2.2.4 Diseñar un modelo para cada uno de los procesos que se

desarrollan, y los diagramas para cada uno de los procedimientos de

la Gerencia Financiera.

17

3 RESULTADOS ESPERADOS

Al finalizar el periodo de Práctica Administrativa, se entregará a la Alcaldía

Municipal de Cajicá, y a la Escuela Superior de Administración Pública ESAP,

un (1) documento, informe final en el que se evidencie las actividades

desarrolladas y los siguientes resultados:

• Un (1) diagnostico del estado actual de la Gerencia Financiera.

• Un (1) inventario de los procedimientos de la Gerencia Financiera.

• Un (1) Manual de Procesos y Procedimientos para la Gerencia

Financiera.

4 MARCO DE REFERENCIA

4.1 MARCO TEORICO

El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de

Control Interno, el cual es un documento instrumental detallado e integral, que

contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e

información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas

operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en

una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.

18

Requiere identificar y señalar: ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿para

qué?, ¿por qué?, de cada uno de los pasos que integra cada uno de los

procedimientos

4.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Desarrollar y mantener una línea funcional de autoridad y

responsabilidad para complementar los controles de organización.

Definir claramente las funciones y las responsabilidades de cada

departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo

todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

Contar con un sistema contable que suministre una oportuna, completa y

exacta información de los resultados operativos y de organización en el

conjunto.

Poseer un sistema de información para la dirección y para los diversos

niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables,

diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las

operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los

procedimientos.

Contar con un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,

conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis

efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y

corrupción.

19

Tener un sistema presupuestario que establezca un procedimiento de

control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión

proyectada y los objetivos futuros.

4.3 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos

responsables de su ejecución.

Apoya en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada

puesto de trabajo.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Permite establecer un sistema de información o bien modificar el ya

existente.

Sirve para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo

y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o

errores.

Facilita las labores de auditoria y evaluación del control interno.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben

hacer y cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

20

Proporcionan una base firme para el diseño de sistema de control

Interno de la entidad.

4.4 MARCO CONCEPTUAL

4.4.1 PROCESO

Serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados,

orientados a obtener un resultado específico y predeterminado, como

consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se

llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las

funciones de acuerdo con su estructura orgánica.

4.4.2 PROCEDIMIENTOS

Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales

conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas

secuencial mente en relación con los responsables de la ejecución, que deben

cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de

documentos.

4.4.3 MANUAL

Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más sustancial

de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión. Orienta y

21

dirige a quien lo consulta en la realización o manejo. Los manuales deben

cumplir con ciertos requisitos, para que cumplan con sus objetivos y para que

lleguen a ser efectivos. Estos requisitos son:

Indicar el quién, cómo, cuándo, dónde y por qué, respecto a todos los

procesos y todos los participantes.

Producir información oportuna y utilizable para la administración en

forma completa, concisa, clara y real.

Ser panorámico o general para que pueda ser entendido por cualquier

persona de la compañía.

Ser flexible y rápidamente adaptable a cualquier cambio.

Ofrecer oportunidades para que todos los funcionarios puedan participar

en su realización, evaluación y mejoramiento.

Ser didáctico, es decir, que posea los medios para que el personal

pueda ampliar sus conocimientos y habilidades.

4.4.4 CONTROL INTERNO

Según la ley 87 de 1993, “se entiende por control interno el sistema Integrado

por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,

principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación

adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,

operaciones y actuaciones, así como la administración de la Información y los

recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales

22

vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las

metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control Interno debe consultar los principios de igualdad,

moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y

valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y

organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las

funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las

asignadas aquellas que tengan responsabilidad del mando

4.4.5 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control está soportado y afectado por la conciencia de su

personal, el cual es la esencia de cualquier entidad, este es el fundamento de

los demás componentes del control interno, pues proporciona disciplina,

integridad y la competencia de la gente, así como sus atributos individuales y

valores éticos en el ambiente en que opera la administración. El personal es el

motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todos los procesos

administrativos funcionan.

4.4.6 EVALUACION DEL RIESGO

Consiste en la identificación y análisis de riesgos relevantes que afectan el

cumplimiento de los objetivos y la base para determinar que tales riesgos

deben ser manejados. También se refiere a los mecanismos necesarios para

23

identificar y manejar los riesgos específicos asociados con los cambios, tanto

los que influyen en el entorno de la organización como al interior de la misma.

La entidad se enfrenta a riesgos internos y externos que deben ser evaluados

tales como: riesgos de mercado, crédito, liquidez, tipo de interés, operacional,

legal, de fraude. El control de los riesgos requiere de identificación, medición,

cuantificación y seguimiento de los mismos.

4.4.7 ACTIVIDADES DE CONTROL

Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a

asegurar a las directivas administrativas que se estén aplicando efectivamente

las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar

los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad, a todas las

unidades de la organización, incluyendo autorizaciones, aprobaciones,

segregación de funciones, delegaciones, verificaciones, conciliaciones,

revisiones de desempeño operacional, seguridad y protección de los bienes.

4.4.8 INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Contempla la necesidad de contar con sistemas de información y

comunicación eficientes interrelacionados entre sí, para que la información sea

debidamente identificada, capturada, procesada y comunicada al personal

dentro del tiempo indicado, de tal forma que le permita cumplir con sus

responsabilidades.

24

4.4.9 SUPERVISION Y MONITOREO

Resalta la necesidad de que la gerencia coordine la revisión sistemática de los

componentes y elementos que forman parte de los sistemas. Teniendo en

cuenta que todo proceso de control interno debe ser vigilado de forma

continuada la supervisión debe llevarse a cabo por unidades internas o

externas de tal forma que pueda lograrse la retroalimentación en el Sistema de

Control Interno.

4.4.10 PRODUCTO

Resultado concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más

inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de

eficiencia, etc.

4.4.11 SERVICIOS PÚBLICOS:

Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir a la

comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los

principios, derechos y deberes constitucionales.

4.4.12 SERVIDORES PÚBLICOS:

Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores

del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

25

5 MARCO GEOGRAFICO Y CONTEXTUAL -1.

El Municipio de Cajicá esta situado en el Departamento de Cundinamarca en la

Sabana centro al norte de la capital de la República. La economía del

departamento se basa en la agricultura, la ganadería y la industria. La dinámica

económica se encuentra determinada en gran medida por la amplia actividad

industrial, comercial y de servicios que se origina en Bogotá la cual condiciona

en un alto grado el desarrollo económico del departamento de Cundinamarca.

Cajicá hace parte de la Asociación de Municipios de Sabana centro junto con

Zipaquirá, Chía, Cogua, Gachancipá, Cota, Tenjo, Nemocón, Sopó, Tabio, y

Tocancipá con una extensión territorial aproximada de 52 Km2, la cual

equivale al 0.21% del total departamental, concentrando el 0.01% de la

población departamental.

La economía del municipio de Cajicá se soporta sobre la industria

manufacturera, el transporte, el comercio y agroindustria y el sector servicios

especialmente relacionados con el turismo. Estos sectores son los que más

aportan a los ingresos del municipio y los que generan el mayor número de

puestos de trabajo.

_______________________

-1. www.cajica.gov.com

26

Su localización geográfica estratégica en Sabana Centro al norte de Bogotá,

así como sus fortalezas en la producción y sus tradiciones históricas, reflejadas

principalmente en su patrimonio cultural, histórico, natural y paisajístico y en la

prestación y la tradición de los servicios educativos, le han permitido

consolidarse como Municipio de importancia funcional para su provincia y en

general toda la región norte de Cundinamarca

5.1 MISIÓN

El Municipio de Cajicá, es un ente territorial descentralizado ubicado en el

Departamento de Cundinamarca, que hace parte de los 11 municipios de la

Provincia de Sabana Centro. Se destaca como un municipio Industrial,

Comercial y de Servicios y agropecuario. Cuenta con un territorio

mayoritariamente rural de gran vocación agropecuaria y forestal y un territorio

urbano donde se concentra la mayoría de la población municipal, con buenos

niveles de Desarrollo urbanos donde se concentra la industria, el comercio y la

prestación de servicios sobre todo Educativos y de Salud. Con esta perspectiva

de reconocimiento y enfoque Municipal, y teniendo en cuenta la Ley orgánica

de ordenamiento territorial y demás leyes que definen las competencias entre

la nación y las entidades territoriales.

27

5.2 VISIÓN.

El municipio de Cajicá en el año 2020 será líder en la planificación y desarrollo

del sector industrial, Comercial y de servicios y agropecuario con sostenibilidad

ambiental, con modelo de desarrollo humano con inclusión social, donde las

capacidades y oportunidades de iniciativa particular y empresarial de sus

habitantes sean impulsadas y fortalecidas; contara con escenarios

democráticos, redes de tejido social, seguridad y una sana convivencia

ciudadana que permita la construcción de un municipio autónomo, equitativo,

justo, y solidario. Será reconocido regionalmente como un municipio con una

población organizada y participativa en todos los asuntos locales y regionales,

mediante capacitación y compromiso político; con líderes reconocidos y

respaldados por su comunidad dentro de procesos de formación cívica y de

liderazgo de la población civil.

Con un territorio urbano rural identificado, valorado y planificado por el

Gobierno con sostenibilidad ambiental y económica partiendo de un buen

diagnostico base; con una administración municipal que logra excelentes

niveles de gobernabilidad institucional local, mediante capacitación y

modernización permanente de las instituciones. La población urbana rural

reconocerá la gestión y la evolución positiva del desarrollo social económico

físico e institucional del gobierno municipal con principios de igualdad,

moralidad eficiencia, eficacia, economía imparcialidad y publicidad con un buen

diagnostico, formulación y ejecución de prioridades con participación y

compromiso de los líderes en los logros alcanzados en cada uno de los

indicadores sectoriales y programáticos.

28

5.3 LOCALIZACION

Latitud Norte : 4 º55´11´´

Longitud Oeste : 74 º01´82´

Provincia : Sabana Centro

Tamaño del Territorio : 52 Km2

Altitud : 2.558

Clima : 14°C

Año de fundación : 1537

Distancia a Bogotá : 27 Km

La zona urbana se localiza en el centro del municipio y en el barrio la

Capellanía ubicado por fuera del perímetro urbano al norte del municipio.

La zona rural esta conformada por cuatro (4) veredas: 1. Canelón, 2.

Calahorra, 3. Chuntame y 4. Río Grande.

5.4 LIMITES

Norte : con el municipio de Zipaquirá

Sur : con el municipio de Chía

Oriente : con el municipio de Sopó

Occidente : con el municipio de Tabio

29

5.5 MARCO HISTORICO -2

Cajicá que en lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra,

palabra compuesta de cercado, y Cajicá, piedra, advirtiéndose, dice Acosta

Ortegón, "que los escritores del idioma Cundinamarqués representan la J de

Cahicá por H" o sea que se escribe Cajicá. El pueblo aborigen estaba sobre el

camino de Tabio a Zipaquirá, que iba por el pie del cerro Busongote, más o

menos próximo a la vereda llamada hoy las manas, frente del cual tuvo lugar el

23 de marzo de 1537 el primer encuentro de estos indios con la Cajicá en

lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra, el camino de Tabio a

Zipaquirá que iba por el pie del cerro Busongote, más o menos próximo al sitio

hoy llamado Las Manas. No se precisa hasta cuando estuvo allí el poblado, que

pudo haber sido hasta antes de la visita de Ibarra en 1593, de la descripción

resultó que había 301 varones y 475 chusma para un total de 776.

_____________________

-2. www.cajica.gov.com

30

Desde los primeros años de la conquista hubo iglesia doctrinera, que era un

simple bohío de bahareque, en cuyo contorno estaban los ranchos tratando de

formar pueblo.

En la visita del oidor Gabriel de Carvajal de 29 de septiembre de 1638 se hizo

la descripción de 688 indios; de la visita concluyó que los indios no estaban

poblados en torno a la iglesia sino dispersos por la escasez de agua. El

poblado indio se consolidó con la construcción de la iglesia de ladrillo, tapia y

teja, que hizo en 1598 el albañil Juan del Hoyo por mandado del Oidor Miguel

de Ibarra.

Al año siguiente de su construcción aparecieron graves defectos y fue

necesario avaluarla de nuevo y proyectar su reparación, su deterioro vino a

aumentarse por un temblor a finales de enero o el 2 de febrero de 1616. Su

reconstrucción se contrató por escritura de 26 agosto del mismo año. Cuando

se levantaba sufrió graves daños por causa de un temblor y fue necesario

reconocerlos para un nuevo avalúo, de la terminación se encargo el Cura Diego

Rojas cuyos gastos le fueron pagados en 1634.

El 28 de febrero de 1867 el arzobispo Antonio Sanz Lozano en su visita

pastoral dispuso la reconstrucción por estar muy deteriorada. Por el terremoto

de 12 de julio de 1785 otra vez quedó casi en ruinas. La actual iglesia iniciada a

finales del siglo pasado fue terminada en 1930 bajo la dirección de los

Arquitectos Juan de la Cruz Guerra y Julio Atehortúa siendo Párroco José del

31

Carmen Castro. Son patronos de la parroquia San Roque y la Inmaculada

Concepción

5.6 MARCO NORMATIVO

5.7 MARCO NORMATIVO NACIONAL

• Constitución Política, Artículos 209-269

• Ley 87 de 1993; Por la cual se establecen normas para el

ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del

Estado y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1826 de 1994; Por el cual se reglamenta parcialmente la

Ley 87 de 1993.

• Decreto 2145 de 1999; Por el cual se dictan normas sobre el

Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y

organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y

Territorial.

• Decreto 2539 de 2000; Por el cual se modifica parcialmente el

Decreto 2145 de 1999.

32

• Decreto 2756 de 2003; Por el cual se modifica el Artículo 20 del

Decreto 2145 de 1999.

• Directiva Presidencial 02 de 1994; Desarrollo de la función de

Control Interno en las entidades y organizamos de la Rama

Ejecutiva del Orden Nacional.

• Directiva Presidencial 01 de 1997; Desarrollo del Sistema de

Control Interno.

• Ley 190 de 1994; estatuto anticorrupción

• Ley 872 de 2003: Es la norma que define, estructura y formaliza

el Sistema de Gestión de Calidad

• Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

NTCGP1000:2004: Esta norma documenta el desarrollo de la

implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las

entidades a que corresponde.

• Mediante Decreto 1599 del 20 de mayo 2005 el Gobierno

Nacional adopta el Modelo Estándar de Control Interno para las

Entidades del Estado Colombiano

33

• LEY 909 DE 2004

• LEY 489 DE 1998

5.8 MARCO NORMATIVO INTERNO

• Resolución 147 de 2007- Por la cual se designa al Gerencia

Administrativo las funciones de Control Interno

• Manual de Funciones y Competencias

• Manual de riesgos

6 METODOLOGÍA

Para realizar la Práctica Administrativa referente a la elaboración del Manual de

Procesos y Procedimientos del área Financiera de la Alcaldía Municipal de

Cajicá se desarrollará en tres (3) fases comprendidas en Dieciséis (16)

semanas como son:

6.1 TIPO DE ESTUDIO:

La práctica administrativa se realizará mediante el tipo de estudio descriptivo, el

cual pretende analizar cuáles son y cómo se desarrollan los procesos y

34

procedimientos internos de la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de

Cajicá

6.2 FASES O ETAPAS

6.2.1 FASE I: ANALISIS DE INFORMACION

Análisis de información existente respecto a la estructura de la

administración central y la gerencia Financiera.

Identificación de objetivos y funciones generales de la entidad.

6.2.2 FASE II: DIAGNOSTICO

Recolección de la Información e Identificación de los procesos básicos y de

soporte. Mediante el análisis y descripción de cargos se procede a la

recolección, ordenamiento, análisis y síntesis de la información detallada de

los procedimientos y características de los empleos, de los objetivos, de los

resultados esperados, así como las habilidades, conocimientos,

experiencia, responsabilidades, cualidades y demás exigencias requeridas

para su desempeño.

Levantamiento del inventario de los procedimientos de la gerencia

financiera.

35

6.2.3 FASE III: DISEÑO

Elaboración del modelo para cada uno de los procesos que se desarrollan

en la gerencia financiera.

Diseño de diagramas de cada uno de los procedimientos desarrollados en

la gerencia financiera.

Determinación de conclusiones y recomendaciones.

6.3 FUENTES DE INFORMACION

El desarrollo de la práctica se hará través de la consulta de las siguientes

fuentes de informaciones primarias y secundarias.

6.3.1 FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS

Como fuentes de información primaria se consultarán los archivos, las bases

de datos y la normatividad interna de la Gerencia Financiera y de otras

dependencias de la Alcaldía Municipal de Cajicá que tienen relación con el

Manual de procesos y procedimiento de la misma. También se tendrá

encuentra la información recaudada de las entrevista informarles que se les

realizará a los funcionarios encargados de manejar dicho temas.

36

6.3.2 FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS

Como fuentes de información secundaria se consultarán las normas

nacionales, documentos y libros especializado sobre la materia, que se

reseñaran en el Marco de Referencia y en la Fuentes Bibliográficas.

37

II PARTE:

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

38

7 DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA Y LA ADMINISTRACION CENTRAL

7.1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA

FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICÁ El Manual de Procesos y Procedimientos de la Gerencia financiera, es producto

del interés de la actual administración, en cabeza de la Ingeniera Fabiola

Jácome Rincón, Alcaldesa Municipal y el Doctor Luis Hernán Vargas Forero,

Gerente Financiero; los cuales esperan con ésta implementación, iniciar un

proceso de racionalización que permita la identificación y formulación de los

procesos, que propendan a la oportuna, eficaz y eficiente prestación de los

servicios que presta dicha gerencia; de la misma forma con este instrumento se

busca tener una herramienta para poder realizar seguimiento y verificación del

efectivo cumplimiento de los procesos.

Este Manual se realiza dentro del proceso de mejoramiento continuo que está

realizando la alcaldía Municipal, con el fin de atender eficazmente los

requisitos, necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto

externos como internos, la identificación, estructuración y documentación de los

procesos y procedimientos inmersos en su quehacer, se constituye en un

mecanismo de planificación idóneo y específico para orientar el rumbo hacia el

logro de los objetivos institucionales.

39

Ordenar y documentar dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades,

permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar

trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinición,

evitar la evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en la excelente

prestación del servicio.

Este manual va direccionado y orientado con la implementación de un sistema

de gestión de la calidad, (norma NTCGP 1000:2004), el cual busca ser una

plataforma para desarrollar al interior de la entidad, una serie de actividades,

procesos y procedimientos, encaminados a lograr que se cumplan las

expectativas del cliente o usuario de la organización.

La ley 872 de 2003 sirve como guía para la elaboración de este manual ya que

especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad aplicable a

entidades, municipales, también se e constituye en una herramienta de gestión

que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad

y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades.

Este manual debe tener correspondencia entre el sistema de control interno,

sistema de gestión de calidad y aplicable a los manuales de Procesos y

Procedimientos de esta Gerencia.

40

PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA

La propuesta de elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos para la

Gerencia Financiera, se realizó ante la evidencia de la falta de procesos y

procedimientos debidamente definidos, integrados y recopilados en un

instrumento que esté a disposición de los funcionarios responsables de dicha

gerencia, adicionalmente se detecta en el área la inexistencia de mecanismos

para controlar y verificar el desarrollo de las actividades, las responsabilidades

y su evaluación; con la elaboración de este manual se podrá orientar las

actividades en busca de eliminar una serie de pasos y tramites repetitivos y

complejos tanto para el funcionario como para el usuario.

Este manual pretende ser una fuente de información que oriente e indique de

manera más sencilla, lógica y secuencial, el cómo, cuándo y en qué momento

se realizan los procedimientos y quiénes son los que intervienen en ellos.

Por esta razón la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá,

requiere de un manual de procesos y procedimientos, actualizado que

responda a las normas que regulan la asignación y ejecución de los recursos y

consolide las actividades presupuestales, contables y de tesorería que se

desarrollan en esta Gerencia.

41

7.2 OBJETIVO DEL MANUAL

El objetivo de este manual es definir los procesos y procedimientos,

precisar actividades, responsabilidades y autoridades relacionadas

con la organización y el desarrollo de las actividades de la Gerencia

Financiera, con el propósito de cumplir con las políticas, directrices y la

actividad misional de la institución.

7.3 DESTINATARIOS DEL MANUAL

Este manual de Procesos y Procedimientos está dirigido principalmente a los

funcionarios del área financiera, el cual debe ser guía de estricto cumplimiento

para el desarrollo de su labor.

Debe ser un instrumento de consulta permanente para aquellos funcionarios

que tienen responsabilidad de ejecutar, dirigir y controlar dichos procesos,

igualmente a quienes integran las otras áreas y participan de uno u otra

manera en dichos procedimientos.

42

7.4 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL ÁREA DE ESTUDIO

Conocimiento detallado de la Entidad

Para comprender el comportamiento y la organización de la Gerencia

Financiera, es necesario entender el contexto dentro del cual se desempeña,

para ello se requiere la identificación de los siguientes aspectos:

La misión: Constituye la razón de ser o propósito para el cual fue creada

la organización.

La visión: Es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de

referencia de lo que una organización es y quiere ser en el futuro, a

través de la proyección de la entidad o de su máxima aspiración.

Reseña Histórica de la entidad.

Explicación Programa de gobierno

Objetivos de la entidad

Conjuntamente es necesario tener un completo conocimiento de la estructura

organizacional de la entidad, específicamente del área o dependencia objeto de

estudio, es este caso se debe preparar un organigrama detallado que muestre

las principales divisiones y líneas de autoridad de la Gerencia Financiera.

43

8 PRESENTACION DE LA ENTIDAD

8.1 RESEÑA HISTORICA DE LA ENTIDAD

Cajicá en lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra, palabra

compuesta de cercado, y jica, piedra, advirtiéndose, dice Acosta Ortegón, "que

los escritores del idioma Cundinamarqués representan la J de jica por H" o sea

que se escribe cahica. El pueblo aborigen estaba sobre el camino de Tabio a

Zipaquirá que iba por el pie del cerro Busongote, más o menos próximo al sitio

hoy llamado Las Manas, frente del cual tuvo lugar el 23 de marzo de 1537 el

primer encuentro de estos indios con la vanguardia de Jiménez de Quesada.

No se precisa hasta cuando estuvo allí el poblado, que pudo haber sido hasta

antes de la visita de Ibarra en 1593, de la descripción resultó que había 301

varones y 475 chusma para un total de 776. Desde los primeros años de la

conquista hubo iglesia doctrinera, que era un simple bohío de bahareque, en

cuyo contorno estaban los ranchos tratando de formar pueblo.

En la visita del oidor Gabriel de Carvajal de 29 de septiembre de 1638 se hizo

la descripción de 688 indios; de la visita concluyó que los indios no estaban

poblados en torno a la iglesia sino dispersos por la escasez de agua. El

poblado indio se consolidó con la construcción de la iglesia de ladrillo, tapia y

teja, que hizo en 1598 el albañil Juan del Hoyo por mandado del Oidor Miguel

de Ibarra.

Al año siguiente de su construcción aparecieron graves defectos y fue

necesario avaluarla de nuevo y proyectar su reparación, su deterioro vino a

44

aumentarse por un temblor a finales de enero o el 2 de febrero de 1616. Su

reconstrucción se contrató por escritura de 26 agosto del mismo año. Cuando

se levantaba sufrió graves daños por causa de un temblor y fue necesario

reconocerlos para un nuevo avalúo, de la terminación se encargo el Cura Diego

Rojas cuyos gastos le fueron pagados en 1634.

El 28 de febrero de 1867 el arzobispo Antonio Sanz Lozano en su visita

pastoral dispuso la reconstrucción por estar muy deteriorada. Por el terremoto

de 12 de julio de 1785 otra vez quedó casi en ruinas. La actual iglesia iniciada a

finales del siglo pasado fue terminada en 1930 bajo la dirección de los

Arquitectos Juan de la Cruz Guerra y Julio Atehortúa siendo Párroco José del

Carmen Castro. Son patronos de la parroquia San Roque y la Inmaculada

Concepción.

8.2 PROGRAMA DE GOBIERNO: CAJICA DE PIE, EL CAMBIO ES CON

TODOS

Cajicá de pie, desarrollara un programa con planeación estratégica de cultura

ciudadana, que mejore la calidad de vida de los Cajiqueños, disminuir los

índices de pobreza y desigualdad social, mejorar la seguridad, modernizar y

transformar el Municipio en su malla vial, andenes y ciclo rutas, Apoyar todos

los sectores productivos para impulsar el EMPLEO.

8.3 FUNDAMENTOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO

El programa de Gobierno “ Cajicá de pie, el cambio es con todos” se

fundamenta en la construcción colectiva de las condiciones para el ejercicio

efectivo, progresivo Sostenible y moderno de un estado social de Derecho

45

donde el Gobierno Municipal propiciara escenarios para que la inversión social

(principal objetivo administrativo) llegue a todos y a cada uno de los habitantes

del Municipio en forma justa y equitativa impulsando el aspecto turístico, social,

cultural, educativo y de salud, reconociendo el género y sus capacidades,

haciendo de la calidad de vida el punto referente de las acciones de Estado

donde la gestión pública actúe de una forma participativa y comprometida en

torno a un proyecto de cultura ciudadana que nos permita desarrollar en cada

Cajiqueño responsabilidad.

8.4 MISION

El Municipio de Cajicá, es un ente territorial del Departamento de

Cundinamarca, que hace parte de los 11 municipios de la Provincia de Sabana

Centro, se destaca como un municipio Industrial, Comercial y de Servicios y

agropecuario. Cuenta con un territorio mayoritariamente rural de gran vocación

agropecuaria y forestal y un territorio urbano donde se concentra la mayoría de

la población municipal, con buenos niveles de Desarrollo urbanos donde se

concentra la industria, el comercio y la prestación de servicios sobre todo

Educativos y de Salud. Con esta perspectiva de reconocimiento y enfoque

Municipal, y teniendo en cuenta la Ley orgánica de ordenamiento territorial y

demás leyes que definen las competencias entre la nación y las entidades

territoriales, cumple entre otras las funciones siguientes:

Facilitar los medios para el Desarrollo individual y colectivo de su población, el

libre desarrollo de su personalidad con enfoque de derechos, promover la

46

participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes.

Mantener altos niveles de gobernabilidad, tanto de la población con seguridad

ciudadana como de su territorio urbano rural con normas de regulación, control

y evaluación.

Construir las obras que generan el desarrollo social y económico local con

sostenibilidad ambiental.

Garantizar la buena prestación de los servicios públicos como lo determina la

Ley.

Generar espacios y oportunidades de autorrealización individual y colectiva en

su población urbana y rural con calidad social y desarrollo sostenible del

municipio y la región.

Brindar atención integral a la familia, con el objetivo de disminuir la violencia

intrafamiliar prestando especial interés en la divulgación del código de la

Infancia y la Adolescencia (ley 1098 del 2006) en cada uno de los programas

sociales del Municipio.

Apoyar y fortalecer las diferentes organizaciones de la sociedad civil de apoyo

institucional como de interés particular .

Apoyar y fortalecer la iniciativa empresarial de los líderes del Municipio, tanto

rurales en los sectores agropecuarios, forestales y la agroindustria; como los

urbanos con empresas Comerciales y de Servicios.

47

Planificar la ocupación y uso del territorio con principios de sostenibilidad

ambiental de largo plazo, para garantizar la vida del ser humano y de los

ecosistemas naturales.

8.5 VISION

El municipio de Cajicá en el año 2020 será líder en la planificación y desarrollo

del sector industrial, Comercial y de servicios y agropecuario con sostenibilidad

ambiental, con modelo de desarrollo humano con inclusión social, donde las

capacidades y oportunidades de iniciativa particular y empresarial de sus

habitantes sean impulsadas y fortalecidas; contara con escenarios

democráticos, redes de tejido social, seguridad y una sana convivencia

ciudadana que permita la construcción de un municipio autónomo, equitativo,

justo, y solidario. Será reconocido regionalmente como un municipio con una

población organizada y participativa en todos los asuntos locales y regionales,

mediante capacitación y compromiso político; con líderes reconocidos y

respaldados por su comunidad dentro de procesos de formación cívica y de

liderazgo de la población civil.

Con un territorio urbano rural identificado, valorado y planificado por el

Gobierno con sostenibilidad ambiental y económica partiendo de un buen

diagnostico base; con una administración municipal que logra excelentes

niveles de gobernabilidad institucional local, mediante capacitación y

modernización permanente de las instituciones. La población urbana rural

reconocerá la gestión y la evolución positiva del desarrollo social económico

físico e institucional del gobierno municipal con principios de igualdad,

moralidad eficiencia, eficacia, economía imparcialidad y publicidad con un buen

48

diagnostico, formulación y ejecución de prioridades con participación y

compromiso de los líderes en los logros alcanzados en cada uno de los

indicadores sectoriales y programáticos.

8.6 OBJETIVOS

1. Generar condiciones, oportunidades y espacios para convertir a los

ciudadanos en actores de su propio Desarrollo, con capacidad de atender y

satisfacer sus necesidades particulares y las del colectivo social y erradicar la

pobreza extrema en el municipio.

2. Apoyar y fortalecer la iniciativa de organización y empresarial de los

ciudadanos y de la sociedad civil en general.

3. Organizar y comprometer las diferentes organizaciones de la sociedad civil

en el Desarrollo sectorial y general del municipio.

4. Apoyar a los Industriales, Comerciantes, Prestadores de servicios y

agropecuarios, en la legalidad y productividad de sus actividades.

5. Mantener buenos niveles de gobernabilidad en el municipio, tanto de la

población como del territorio.

6. Planificar el uso y la ocupación del territorio, Construir las obras civiles que

demanda el Desarrollo urbano, rural y regional del Municipio.

7. Ajustar el Plan básico de ordenamiento territorial del municipio, por cuanto la

circunstancia de Desarrollo Municipal lo amerita.

49

8. Mejorar y construir vivienda de interés social, mejorar y optimizar los

espacios públicos y la malla ecológica urbana y rural.

9. Garantizar la protección de los derechos fundamentales a la vida y contribuir

a su mejoramiento.

10. Optimizar la capacidad de la administración local para enfrentar los nuevos

retos de la administración pública con tecnología y conocimientos competitivos.

11. Gestionar y optimizar los recursos financieros con las diferentes fuentes,

para la ejecución del Plan de Desarrollo.

12. Mejorar la calidad de vida de la población urbana y rural y generar el

bienestar individual y colectivo de Sociedad.

8.7 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL

8.7.1 Funciones Generales

Ejercer la administración pública en el municipio, ejecutar los acuerdos y las

funciones que la sean asignadas por el presidente de la República o el

Gobernador, además de ser jefe superior de la policía en el territorio de su

ejecución.

8.7.2 Funciones Específicas

1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los decretos del gobierno, las

Ordenanzas y los Acuerdos en el municipio.

50

2. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la ley, las

instituciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del

Gobernador.

3. Presentar proyectos, planes y programas para la buena marcha del

Municipio.

4. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las

funciones y la prestación de servicios a su cargo; representarlo judicial y

extrajudicialmente; Nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia

y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas

industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones

pertinentes.

5. Colaborar con buen desempeño de las funciones de los funcionarios del

municipio, presentar informes generales sobre su administración y convocarlo a

sesiones extraordinarias.

9. Garantizar la oportuna información a la ciudadanía del desarrollo de su

gestión.

51

8.8. ESTRUCTURA ORGÁNICA

_________________ TOMADO: EQUIPO CONSULTOR OEI ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS CONSULTOR: CAROLINA FIGUEROA CONVENIO 001/2007

52

9. DESCRIPCION DEL AREA FINANCIERA

La Gerencia Financiera dentro de la estructura orgánica de la administración

municipal central, depende de la Gerencia de Desarrollo Administrativo y ésta

directamente del Alcalde.

La Gerencia Financiera es la encargada de coordinar, controlar y vigilar los

recursos que percibe el municipio y sus transferencias, las cuales buscan dar

un cumplimiento efectivo y oportuno a las obligaciones adquiridas por la

Alcaldía y de esta manera medir el rendimiento de la gestión financiera, para el

cumplimiento de metas y objetivos, es por esta razón que se hace necesario

elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos, correspondiente al

Gerencia, que incluya el área de presupuesto, contabilidad y tesorería, ya que

son estas áreas las que recogen e integran el funcionamiento de esta

Gerencia.

9.1 MISION DE LA GERENCIA FINANCIERA

Planear, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar planes y programas para la

gestión y desarrollo de las competencias propias de la Gerencia a su cargo

para lograr el cumplimiento de la misión institucional, los planes y proyectos

planteados en el Plan de Desarrollo Municipal.

53

9.2 OBJETIVOS GERENCIA FINANCIERA

1. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de liquidación,

recaudo y registro de impuestos, rentas, tasas, contribuciones y

transferencias a favor del Municipio.

2. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de liquidación,

reconocimiento, registro y pago de manera oportuna los gastos,

obligaciones y transferencias a cargo de la Administración Municipal.

3. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de la política fiscal del

Municipio.

4. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de actualización y

sistematización de la información, relacionada con los censos de

contribuyentes, catastro, fondos, cuentas, títulos valores, boletines,

recaudos, pagos, transferencias, inversiones, pasivos prestacionales y

pensiónales y deudores.

5. Ejecutar y controlar los métodos, procedimientos, trámites y actuaciones

para la recepción, administración, conservación, manejo y custodia de

cuentas y fondos especiales, títulos y valores del municipio de

responsabilidad de la dependencia.

54

6. Elaborar y viabilizar los informes de rendición de cuentas a los organismos

de control, presentación oportuna y sustentación de los mismos.

7. Dirigir, coordinar, evaluar y controlar el sistema presupuestal municipal.

8. Organizar, dirigir, coordinar y controlar procesos tendientes a garantizar la

integración y funcionamiento del sistema presupuestal, contable y financiero

municipal en los términos que establece la normatividad respectiva.

9. Coordinar la ejecución de estudios y diagnósticos relacionados con el

área de informática y desarrollo de procesos de sistematización de la Hacienda

Municipal.

10. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión y relaciones fiscales y

parafiscales intergubernamentales.

11. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de procesos para la

formulación del Presupuesto General del Municipio, PAC, Plan de Inversiones y

Plan Financiero, Plan Táctico y Operativo, para el sistema presupuestal y

general del Municipio en coordinación con la Gerencia para el Desarrollo

Administrativo.

12. Participar en el diseño y formulación del plan general de compras del

Municipio.

13. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos, procedimientos

relacionados con la ejecución activa y pasiva del presupuesto.

55

14. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los procesos de

certificación, registro y expedición de disponibilidades y reservas

presupuestales.

15. Organizar, dirigir, coordinar el desarrollo del sistema, los planes y procesos

de contabilidad pública municipal en los subsistemas financiero,

presupuestal, patrimonial y de costos de la Administración Municipal a nivel

central y descentralizado.

16. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de programas y

procesos relacionados con la jurisdicción coactiva por delegación del

despacho del Alcalde.

17. Organizar, dirigir, coordinar y controlar programas y procesos relacionados

con liquidación, recaudo, registro de impuestos, rentas, tasas,

contribuciones y transferencias a favor del municipio o de terceros que

deban ser canalizados por el área de Tesorería Municipal.

18. Organizar, dirigir, coordinar y controlar procesos relacionados con la

Inspección y Control fiscal que tiendan a minimizar los índices de evasión

por los particulares que sean sujetos de aplicación de impuestos, tasas y

contribuciones municipales.

19. Dirigir, planear, coordinar y supervisar la preparación del Presupuesto

Anual de Rentas y Gastos de cada vigencia fiscal.

56

20. Contribuir en el diseño e implementación de políticas de endeudamiento;

administración de la deuda municipal, registrar y controlar su ejecución y

servicio.

21. Coordinar y supervisar la elaboración de los proyectos de traslados,

adiciones y reducciones presupuéstales, de conformidad con las normas

vigentes.

22. Asegurar que los procesos que ejecuta la Gerencia tengan implementado y

se aplique periódicamente un sistema efectivo de control interno.

23. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración y presentación oportuna de los

informes requeridos por las diferentes Gerencias, organismos de control y

demás instituciones que los requieran de conformidad con los procedimientos

establecidos.

24. Responder por el cuidado, uso adecuado y conservación de los equipos,

programas tecnológicos, software, bienes y elementos asignados a su

dependencia para el desempeño de sus funciones.

25. Las demás competencias y funciones de carácter legal señaladas para los

municipios referentes al sistema presupuestal y de contabilidad pública.

57

9.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA FINANCIERA

_________________ TOMADO: EQUIPO CONSULTOR OEI ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS CONSULTOR: CAROLINA FIGUEROA CONVENIO 001/2007

58

10. INVENTARIO DE PROCESOS

En esta etapa se identificaron en forma clara y precisa las actividades que

realizaron todos los funcionarios del área objeto de estudio, para esto cada

funcionario diligenció un formulario de actividades, donde se describen las

tareas que realizan, la información que requieren para su ejecución, los

recursos que necesitan y el resultado obtenido (ver figuras 1). Los pasos a

seguir en esta etapa son los siguientes:

Se elaboró un memorando del jefe del área con las instrucciones para el

levantamiento del inventario de procedimientos (ver figura 2).

Se distribuyeron entre los funcionarios del área, los formularios de

descripción de actividades junto con la copia de la circular, y se les da

las instrucciones para su diligenciamiento.

Con los formularios completamente diligenciados se determina el posible

nombre de cada procedimiento, y se procede al inventario de los mismos

el cual se debe presentar a manera de catálogo, especificando el área y

funcionario responsable (ver figura 3).

El jefe de área de acuerdo con el inventario realizado, realizó un acta

donde aprueba los nombres y cantidad de procedimientos identificados

(ver figura 4).

59

11. METODOLOGIA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS

Partiendo del inventario, se procedió a realizar una descripción detallada de las

tareas que se llevan a cabo para cada procedimiento, los pasos a seguir son

los siguientes:

Identificar los cargos que intervienen en cada uno de los procedimientos.

Recopilar las circulares, resoluciones, decretos, memorandos u otros

documentos que regulen cada procedimiento.

Diligenciar el Formato de Descripción de Procedimientos, indicando en

forma detallada y “el porque?, cuando?, donde? Qué? y cómo? se hace

paso a paso cada trámite.

Entrevistar a cada funcionario que interviene en cada procedimiento y

escribir el detalle de los pasos en el Formato de Descripción de

Procedimientos.

Recopilar copias de las formas y los documentos que hacen parte del

procedimiento.

El Formato de Descripción de Procedimientos está integrado por las siguientes

casillas:

Dependencia: Nombre de la dependencia que tiene bajo su

responsabilidad la ejecución del procedimiento.

Nombre del Procedimiento: Denominación que permite al usuario

obtener una idea general de la naturaleza del procedimiento.

60

Se define el orden lógico que ocupa cada actividad dentro de la

estructura del procedimiento.

Empleado Responsable: Cargo del empleado que tiene bajo su

responsabilidad la ejecución de una o varias actividades dentro del

procedimiento.

Dependencia: Unidad organizacional a la que pertenece el empleado

responsable de la ejecución de la actividad que conforma el

procedimiento.

Descripción de las Actividades: Acciones que agregan valor y que en su

conjunto conforman la estructura del procedimiento. La descripción del

paso debe comenzar con verbo en tercera persona del singular, ejemplo:

diligencia, verifica, archiva, etc.

Punto de Control: Actividad el procedimiento encaminado al logro de los

objetivos propuesto, mediante la verificación y evaluación del

cumplimiento de los requisitos establecidos por la autoridad competente,

y que generalmente deben ser mediante comprobación o verificación

automática.

61

12. CATALOGOS DE PROCEDIMIENTOS

Este instrumento define un listado de intems organizados por códigos que

contienen la identificación y codificación de cada procedimiento de la Gerencia;

este catalogo se desarrollo de la siguiente manera:

• Se diseño estructura del catalogo de procedimientos de acuerdo a las

relaciones establecidas en el mapa de procesos.

• Se identifican los procedimientos que se adelantan en la Gerencia,

nominado cada uno con el nombre que defina una idea general de la

actividad personal que desarrolla.

• Se asigna código a cada uno de los procedimientos según la relación

establecida. (ANEXO CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS)

62

12.1 PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS ESTRATEGICOS

PLANEACION DEL DESARROLLO PLANEACION ECONOMICA Y SOCIAL PLANEACION DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL

PLANEACION DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO -SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

COMUNICACIÓN PUBLICA ELABORACION DE INFORMES PARA ENTES CONTRLADORES

MEJORA CONTINUA

CONTROL PRODUCTOATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS

ADMINISTRACION DEL RIESGO MEJORA CONTINUA

12.2 PROCESOS MISIONALES

PROCESOS MISIONALES

DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL

DESARROLLO EDUCATIVO

DESARROLLO DE SALUD PUBLICA

DESARRLLO DE CULTURA Y TURISMO

DESARROLLO DE DEPORTES Y RECREACION

DESARROLLO SOSTENIBLE DEL TERRITORIO

DESARROLLO CULTURA CIUDADANA

63

12.3 PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE APOYO

ADMINISTRACION DE RECURSO HUMANO

GESTION DE SELECCIÓN DE PERSONAL

LIQUIDACION DE NÓMICA CAPACITACION GESTION DE BIENESTAR RETIRO DE SERVICIO EVALUACION DE DESEMPEÑO ENCARGO REUBICACION

GESTION FINANCIERA (HACIENDA PUBLICA )

GESTION DE TESORERIA GESTION DE PRESUPUESTO PROCESOS CONTABLES

SOPORTE INSTITUCIONAL GESTION DOCUMENTAL GESTION LEGAL Y JURIDICA GESTION LOGISTICA

CONTRATACION

12.4 PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL

PROCESOS EVALUACION Y CONTROL

EVALUACION INDEPENDIENTEAUDITORIAS INTERNAS EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO GESTION INSPETITUCIONAL

12.5 INVENTARIO DE PROCESOS GERENCIA FINANCIERA

64

INVENTARIOS DE PROCESOS GERENCIA FINANCIERA

PRESUPUESTO

PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO

MODIFICACION DEL PAC

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA

MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA APROPIACION PRESUPUESTAL

TESORERIA

PROCESO GLOBAL DE TESORERIA COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO

COMPROBANTES DE INGRESOS GIROS BOLETIN DIARIO DE TESORERIA

PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS

PAGO RETENCIONES

CONTABILIDAD

CONCILIACION BANCARIA CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR

INVENTARIOS DE ALMACEN

REVISION ESTADOS FIANCIEROS CUSACION CUENTAS POR PAGAR ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS

AMORTIZACIONES

IMPRESIÓN DE OFICIALES CERTIFICADO DE RETEIVA

65

13. METODOLOGÍA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS

Una vez recolectada la información se procedió a realizar el procesamiento y

análisis de la misma, con el fin de establecer las relaciones existentes entre los

diferentes procedimientos.

Una vez definida la información se realizó la elaboración de los diagramas de

flujo o flujograma, los cuales son la representación gráfica de un procedimiento,

este es un instrumento muy importante que direcciona su ejecución

ordenadamente; permite visualizar en forma dinámica y lógica la secuencia del

trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a

través de los elementos que lo integran como las actividades, las tareas, los

documentos, las unidades administrativas y los cargos que intervienen en él.

Para la diagramación de los procedimientos se utilizarán los símbolos

universales del diagrama de flujo (ver figura 5).

Los pasos a seguir durante la elaboración del diagrama de flujo son los

siguientes:

El encabezamiento de la hoja debe contener nombre y logotipo de la

empresa, dependencia, nombre del procedimiento, código y número de

páginas (ver figura 6).

Debe utilizarse una sola columna por cada cargo que interviene.

66

El diagrama se elabora siguiendo la lógica del procedimiento, dibujando

de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

La descripción de cada uno de los pasos debe hacerse dentro del

símbolo correspondiente (ver figura 7).

Las líneas que cruzan de una columna a otra, deben dibujarse saliendo

por debajo del último paso y entrando por encima del primer paso de la

columna destino.

Se revisaron los diagramas de flujo con los funcionarios respectivos y el

jefe del área realizó las correcciones necesarias.

67

DIAGRAMAS DE FLUJOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA GERENCIA FINANCIERA

PRESUPUESTO - CONTABILIDAD – TESORERIA

68

13.1 DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA PRESUPUESTO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENOS


ÁREA PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO

MODIFICACION DEL PAC PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA APROPIACION PRESUPUESTAL

69



ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO

1. Se elabora presupuesto gastos de funcionamiento con base en directriz de Minihacienda, analizando la ejecución presupuestal de años anteriores y la envía a la Gerencia de Planeación e Infraestructura.

2. Gerencia de Planeación e Infraestructura consolida el anteproyecto de Presupuesto y Envía a el Alcalde Municipal a más tardar el día 5 de Marzo.

3. Evalúa el anteproyecto de Presupuesto y lo presenta a la Dirección

General de Presupuesto Nacional antes del 15 de Marzo de cada año, para la siguiente vigencia; acompañado de la justificación de los ingresos y gastos, así como las bases legales del cálculo y envía al Congreso de la República copia del anteproyecto a más tardar la primera semana de Abril.

4. Remite a la Dirección del Presupuesto Nacional el anteproyecto del

Presupuesto de Inversión antes del 20 de julio de la vigencia.

5. El Gobierno Nacional por conducto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, someterá a consideración del Congreso de la República, el proyecto de Presupuesto General de la Nación y su informe económico, dentro de los 10 primeros días de las sesiones ordinarias de ese cuerpo legislativo.

6. El Congreso de la República fija por partidas para la Corporación

mediante Ley de la República por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia Fiscal Siguiente.

7. El Presidente de la República a través del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público emite Decreto de liquidación del Presupuesto General de la Nación detalladas las apropiaciones, clasifica y define las cuantías.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FECHA OCTUBRE 15 DE 2008OCTUBRE 30 DE

2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008

NOMBRE RICARDO A. SANCHEZ

RODRIGUEZ ANA PATRICIA JOYA

LIZARAZO LUIS HERNA VARGAS

FORRERO

CARGO TECNICO

ADMINISTRATIVO COORDINADORA DE

IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

70




8. El consejo Municipal mediante acuerdo adopta el Presupuesto, una vez conocido el Decreto de liquidación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

9. Aprobado por el Consejo Municipal procede a cargar en el sistema el

Presupuesto discriminado.

10. Prepara proceso de solicitud de PAC (Plan anual mensualizado de caja); si es presupuesto Nacional se envía a Minihacienda; si son recursos propios prepara resolución para aprobación y firma del Alcalde Municipal.

11. De acuerdo al comportamiento de los ingresos, inicia procedimiento para

la modificación del PAC.

12. Inicia procedimiento de traslados, cuando se detecten eventuales faltantes de apropiación por seguimiento realizado a la ejecución presupuestal.

13. Cuando se trate de apropiaciones que correspondan al presupuesto de

inversión, se requiere, el concepto previo del Departamento Nacional de Planeación, se envían las actas Administrativas a Minhacienda, Dirección General de Presupuesto para su aprobación.

14. Hace los ajustes y registra en los rubros presupuestales y Software

correspondientes una vez se comunique la aprobación por el Ministerio e inicie la ejecución presupuestal.

15. Expide Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registrando

compromisos contra las apropiaciones presupuestales aprobadas, los registros se actualizan en el programa contable en cada uno de sus rubros.


FECHA OCTUBRE 15 DE 2008 OCTUBRE 30 DE

2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

71




16. Afecta apropiación presupuestal con base en órdenes de compra, contratos, licitaciones.

17. Presenta a la Alcaldesa de Municipal, informes de ejecución del programa anual de caja, informe de ejecución de ingresos, gastos de reservas y de cuentas por pagar.

18. Hace el cierre presupuestal al final de la vigencia y adelanta los procesos de constitución de reservas de apropiación.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

72






2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

73






2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

74






2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO

ADMINISTRATIVOCOORDINADORA DE

IMPUESTOSGERENTE

FINANCIERO

75



ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN DEL PAC

1. Se estudia la necesidad de modificar o

reprogramar el PAC de acuerdo con la programación de pagos de sus proyectos.

2. Diligencia solicitud de modificación del PAC en formato diseñado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con la información suministrada por el área ejecutora, suscrita por el jefe de presupuesto y el Alcalde Municipal.

3. Envía solicitud de modificación a la

División del PAC- Dirección del Tesoro Nacional, soportada con un oficio donde se explican las razones de la modificación. La fecha máxima para presentar solicitud ante Minhacienda es la primera semana de cada mes.

4. División de PAC de Minhacienda, recibe

y revisa. Si aprueba la modificación, refrenda y envía a la corporación. Si no, la rechaza y devuelve.

5. Presupuesto digita la modificación del

PAC en el sistema y confirma al área ejecutora su disponibilidad para la ejecución. Si la modificación del PAC es de recursos propios, la realiza mediante Acuerdo del Consejo Municipal.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

76



ÁREA PRESUPUESTO – PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA

1. Conocido el presupuesto de la vigencia y las cuentas por pagar financiadas con aportes del Gobierno Nacional, presenta ante la Dirección del Tesoro Nacional Minhacienda una propuesta de PAC para la ejecución de dicho presupuesto.

2. Recibe la propuesta, estudia y recomienda para aprobación CONFIS.

3. Aprueba el PAC, convirtiéndolo

en el tope máximo mensual de situación de fondos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional y de pago para la entidad.

4. Elabora el PAC de recursos propios con base en la autorización máxima de pago expedida por el CONFIS. Lo elabora por concepto de gasto mensualizados e incluye cuentas por pagar y vigencia

. 5. Proyecta acuerdo de PAC para

firma del Consejo Municipal.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

77



ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO TRASLADO

DE LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL

1. Analiza ejecución presupuestal, justifica el traslado y en caso de que haya rubros deficitarios y otros con superavit, mira la opción de hacer el traslado de la asignación presupuestal de un rubro y/o proyecto a otro.

2. Proyecta acuerdo para aprobación del Consejo Municipal si se trata de traslados presupuestales de gastos de funcionamiento. Si las modificaciones corresponden a gastos de inversión , solicita concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación .

3. Obtenida la aprobación correspondiente elabora y envia oficio al Director General del Presupuesto Nacional suscrito por el Alcalde Municipal y adjunta los siguientes soportes.

– Certificado de disponibilidad Presupuestal de los rubros y/o proyectos que se van a contraqueditar debidamente firmados por el coordinador del área de Presupuesto y el Gerente Administrativo y Gerente Financiero.

– Justificación económica. – Acuerdo aprobado por el Concejo Municipal y/o concepto previo

favorable expedido por el Departamento Nacional de Planeación ( Para traslados de Inversión)

– ELABORÓ REVISÓ APROBÓ


2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

78



ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN ALPRESUPUESTO TRANSLADO

DE LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL

4. Direccion General de Presupuesto Nacional; revisa el acuerdo y/o concepto favorable y firma quedando aprobado el traslado presupuestal. Si no esta de acuerdo devuelve sin el trámite respectivo

5. Area de presupuesto: Si el acuerdo y/o concepto es aprobado, digita en el sistema el traslado correspondiente



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

79

13.2 DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA CONTABILIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENOS


ÁREA CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CONCILIACIÓN BANCARIA CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

INVENTARIOS DE ALMACEN

REVISIN ESTADOS FIANCIEROS CUSACION CUENTAS POR PAGAR ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS

AMORTIZACIONES

80



ÁREA CONTABILIDAD – CONCILIACIONES BANCARIAS

1. Entidades financieras hacen llegar a la Gerencia Finaniera los respectivos extractos de las cuentas.

2. De acuerdo con los extractos recibidos se elaboran las conciliaciones, haciendo un análisis comparativo de los extractos bancarios con los saldos y los registros hechos en el paquete contable.

3. Realiza cruces de saldos

con las conciliaciones bancarias efectuadas y verifica diferencias e inconsistencias llevando una relación de ellas.

4. Con relación de

inconsistencias o diferencias se realizan los respectivos Ajustes contables.

5. Archiva documentos:

Original en tesorería y copia en contabilidad.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

81



ÁREA CONTABILIDAD – CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

1. Clasifica las cuentas de bienes y/o servicios que se hayan recibido a satisfacción y de cuentas que recibieron anticipos a 31 de Diciembre de la Vigencia Fiscal.

2. Continua con el proceso de trámite de cuentas en tesorería haciendo una relación de todas las cuentas por pagar de la corporación y con dineros del P.G.N. Y envía a la Alcaldesa Municipal para su aprobación.

3. La Alcaldesa Municipal

devuelve aprobado a tesorería.

4. En el caso de que hubiere cuentas por pagar con recursos de la Nación, se enviará relación a la Dirección del Tesoro Nacional para los ajustes respectivos.

5. Archiva documentos.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

82



ÁREA CONTABILIDAD – INVENTARIOS DE ALMACEN

1. Envía memorando con documentos contables:

• Comprobante de entrega de elementos devolutivos ( C.E.D.)

• Comprobante de entrega elementos de consumo ( C. E.C.)

• Actas de baja • Notas aclaratorias • C.E D. Entrada elementos. • C.E D. Traslados internos • C. E. D. Reintegros

Hoja de análisis del movimiento por grupo de inventario con soporte.

2. Verifica que los documentos estén completos y bien elaborados

3. Legaja por tipo de documento en carpetas, mes por mes.

4. Revisa: cuenta, nit, valores, concepto y fecha.

5. Aclara diferencias, solicita corrección o corrige en el sistema si el error es contable; si no devuelve a almacén.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

83



ÁREA CONTABILIDAD – INVENTARIOS DE ALMACEN

6. Revisa y actualiza documento contable.

7. Autoriza el cierre contable de prueba.

8. Imprime movimiento mensual de prueba de almacén.

9. Revisa y aclara inconsistencias con almacén.

10. Autoriza el cierre contable definitivo.

11. Imprime movimiento definitivo

12. Archiva documento en carpetas.

13. Ejecuta seguimiento a las cuentas en los meses siguientes.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

84



ÁREA CONTABILIDAD – REVISIÓN ESTADOS FIANCIEROS

1. Investiga y responde glosas a la Contraloría General de la República u otra Entidad que lo requiera, pasa a firma del Gerente Financiero. Y remite cuentas del balance al Técnico Administrativo.

2. Analiza cuentas del balance para depurar los terceros. Verifica que los terceros concuerden con el saldo en el balance general.

3. Imprime balance general consolidado y estado de pérdidas y ganancias que se rinde al Contador General de la Nación u otras entidades que la corporación debe rendir Información Financiera.

4. El Contador revisa, aprueba, propone reclasificaciones a que haya lugar y Firma.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

85



ÁREA CONTABILIDAD – REVISIÓN ESTADOS FIANCIEROS

5. Efectúa correcciones de acuerdo con las instrucciones del Contador.

6. Genera balance definitivo y estado de Pérdidas y ganancias para la firma del contador, Gerente Financiero y Alcaldesa Municipal.

7. Elabora las notas a los Estados Financieros, con las explicaciones del comportamiento de las cuentas del balance, Ganancias y Perdidas

8. Entrega el balance consolidado a la Alcaldesa Municipal.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

86



ÁREA CONTABILIDAD – CAUSACION CUENTAS POR PAGAR

1. Jurídica remite a contabilidad los antecedentes y documentos soporte de los pagos, términos de referencia o pliegos de condiciones de los contratos, ordenes de trabajo, órdenes de compra y contratos suscritos por la corporación , C D P , facturas y cuentas de cobro, comprobantes de ingreso de elementos a almacén e informes de interventora.

2. El Técnico Administrativo verifica en documentos: soportes, forma de pago, devuelve los que no estén correctos y pasa a presupuestó y radica.

3. Presupuesto expide registro presupuestal y pasa a contabilidad.

4. Elabora orden de pago y efectúa liquidación de Retención en la Fuente, ICA e IVA, codifica afectando las cuentas correspondientes.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

87



ÁREA CONTABILIDAD – CUSACIÓN CUENTAS POR PAGAR

5. Imprime orden de pago para Visto bueno del Gerente Financiero.

6. El Gerente Financiero da Visto Bueno. Y devuelve a Contabilidad.

7. El Técnico Administrativo pasa a revisión y Visto Bueno del Alcalde Municipal..

8. Ordenador del gasto firma y ordena Giro.

9. Archiva copia de Orden de pago y pasa a tesorería para giro.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

88



ÁREA CONTABILIDAD – ELABORACIÓN ESTADOS FINANCIEROS

1. Imprimir Balance General y Estado de Resultados al final del periodo, una vez se hayan incorporado los asientos contables realizados.

2. Revisa el Balance General. En caso de no aprobación lo devuelve al contador con oficio de observaciones y se revisa de acuerdo con estas, igual para Estado de Resultados.

3. Firma Balance General

en caso de aprobación y envía al Alcalde Municipal, lo mismo que el Estado de Resultados.

4. Firma Estados Financieros y envía a la oficina de contabilidad

5. Archiva original y copia de los Estados Financieros.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

89



ÁREA CONTABILIDAD – AMORTIZACIONES

1. El Técnico Administrativo imprime el auxiliar De la cuenta 19 “amortizaciones “ del mes anterior y el vigente para saber que se compra en los primeros días para Amortizar.

2. Con la información anterior se alimenta el libro de Excel y se amortiza según el caso.

3. Se imprime cada uno de los cuadros de Excel y se registran en el paquete contable de sysman.

4. Se archivan los cuadros en la carpeta de amortizaciones.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO

ADMINISTRATIVOCOORDINADORA DE

IMPUESTOSGERENTE

FINANCIERO

90

13.3 DIAGRAMA DE FLUJO AREA TESORERIA



ÁREA TESORERÍA

TESORERÍA

PROCESO GLOBAL DE TESORERIA COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO

COMPROBANTES DE INGRESOS GIROS BOLETIN DIARIO DE TESORERIA

PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS

PAGO RETENCIONES

91



ÁREA TESORERÍA – PROCESOS GLOBAL DE TESORERÍA

1. Atender la percepción de ingresos y por diferentes conceptos: Recursos del Presupuesto Nacional provenientes de la Tesorería General de la Nación, Recursos de capital provenientes del Sistema Financiero y de los usuarios de la Alcaldia, en general, al igual que dar oportuno cumplimiento a los pagos de las cuentas y sus correspondientes registros.

2. Llevar el boletín diario de tesorería con el fin de actualizar sus saldos diariamente.

3. Atender oportunamente el pago de nominas de personal de planta y relación de contratistas.

4. Cumplir con los descuentos de Retención en la fuente, Retención de ICA y su giro a favor de la DIAN y Municipio respectivmamente.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

92



ÁREA TESORERÍA – PROCESOS GLOBAL DE TESORERÍA

5. Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas abiertas por la Alcaldia en las diferentes entidades financieras.

6. Al finalizar la vigencia fiscal clasificar las cuentas que quedaron pendientes de pago sacando la relación de cuentas por pagar.

7. Rendir mensualmente las informaciones requeridas

por el Ministrio del Medio Ambiente, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Tesorería General de la Nación, Departamento Nacional de Planeación y Contraloría General de la República. Relación de promedios y saldos en cuentas con recursos de la Nación y recursos Administrativos con destino a la Tesorería General de la Republica, conciliaciones bancarias, informes de las cuentas corrientes y de ahorros de la Alcaldia. Declaraciones mensuales de retención en la Fuente e impuesto de Timbre a la DIAN. Solicitud de fondos al Ministerio de Hacienda. Tramitaciones y Administración del PAC ante la Tesorería General de la Nación (T.G.N.) Informe Trimestral de operaciones efectivas a la Tesorería General de la Nación.

8. Archivo de informes presentados. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ


2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

93



ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS

1. Envía Boletín de tesorería

• Relación comprobantes de Egreso • Comprobante de ingresos y egresos • Recibos de consignación

2. Verifica que los documentos estén

completos y bien elaboradas.

3. Legaja por tipo de documento en carpetas separadas por mes.

4. Imprime cada orden de pago

5. Verifica que la sumatoria del boletín de ingresos corresponda con las consignaciones.

6. Verifica que la sumatoria de egresos corresponda con los comprobantes de egreso.

7. Verifica en los comprobantes de ingreso y egreso; Fecha, Nit, concepto, valor en números y letras, forma de pago, valor girado y nombres.

8. Verifica que el IVA declarado corresponda a las ventas del periodo.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

94



ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS

9. Aclara inconsistencias con tesorería, si las hay, digita las correcciones si el error es contable.

10. Autoriza el cierre contable de prueba.

11. Imprime los auxiliares, después del cierre de Tesorería, concilia registros contables vs. Registros de Tesorería.

12. Digita comprobantes de ajuste en el sistema, si el error es contable.

13. Autoriza el cierre contable definitivo, y pasa al Técnico administrativo.

14. Archiva documentos en carpetas en orden cronológico.

15. Efectúa seguimiento en los meses subsiguientes.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

95



ÁREA TESORERÍA – INGRESOS POR NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO

1. El banco comunica la consignación

o la nota debito y/o crédito a tesorería de la Alcaldia para elaborar el comprobante de ingreso y/o egreso respectivamente.

2. Registra contablemente las notas debito y/o crédito abonadas o cargadas a la cuenta corriente de la corporación, asi su concepto o valor sean incorrectos, en este caso se hace seguimiento a la solicitud de corrección al banco.

3. Original y copia del comprobante con el extracto y la nota debito y/o crédito se archiva en tesorería y pasa al contador para su revisión diaria con la segunda copia del comprobante.

4. Contador revisa y devuelve a tesorería.

5. Tesorería espera para la revisión del contador.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

96



ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTES DE INGRESOS

1. Se realiza el comprobante verificando la consignación o nota crédito hecho por el contribuyente o expedido por el respectivo banco.

2. Archiva copia del comprobante de ingreso y consignación.

3. Entrega al usuario original y copia.

4. Usuario lleva original a dependencia respectiva para su tramite.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

97



ÁREA TESORERÍA – GIROS

1. Hace llegar ordenes de pago junto con sus soportes a tesorería.

2. Recibe ordenes de pago, firma el control de entrega.

3. Revisa las ordenes de pago, en lo relacionado a la legalización de los soportes, la existencia de todos los requisitos y la exactitud de la liquidación.

4. Decide sobre banco a girar con base en información de saldos bancarios y los registros presupuestales.

5. Establece número de comprobantes consecutivo, anexa cheque para respectivo giro y pasa a el Técnico Administrativo.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

98



ÁREA TESORERÍA – GIROS

6. Elabora el cheque y pasa para firma del Gerente Financiero

7. Gerente Financiero firma cheque y hace llegar para la firma del Alcalde Municipal.

8. Firma cheque, presente el beneficiario verifica su identidad y los entrega.

9. Hace firmar comprobante de egreso del beneficiario.

10. Archiva comprobante de egreso.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

99



ÁREA TESORERÍA - BOLETÍN DIARIO DE TESORERÍA

1. Procesa en el sistema el boletín de tesorería en original y copia.

2. Anexa soportes archivados

en tesorería y pasa a revisión y firma de tesorero.

3. Tesorero: Revisa y firma,

pasa a contabilidad para su revisión.

4. Verifica el boletín si hay

correcciones informa a tesorería , si no hay pasa a el Gerente Financiero para firma.

5. Firma Gerente Financiero

6. Archivo documentos.



2008NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

100



ÁREA TESORERÍA - PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA

1. Hace novedades de empleados de planta y con base en ellos elabora la nomina y envía a Alcaldesa Municipal para su aprobación.

2. Aprueba y pasa a revisión contable y presupuestal

3. Revisa y codifica contable y

presupuestalmente, anexa certificado de disponibilidad presupuestal y envía a tesorería.

4. Elabora cheque, lo anexa ala nomina y envía a la Gerencia Financiera

5. Firma cheques, nómina y relación

para cuentas de nómina , devuelve a tesorería.

6. Firma cheque, envía relación a

bancos, comprobante de egreso y cheque para cargar en las cuentas de los empleados.

7. Con recibido de banco, archiva comprobante de egreso.

. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ


2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

101



ÁREA TESORERÍA – RELACIÓN PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

1. Elabora planilla de novedades con relación de contratistas por O.P.S en la Alcaldia y pasa a contabilidad.

2. Elabora orden de pago para cada contratista, con visto bueno de contador, pasa a la Gerencia financiera, para revisión y visto bueno.

3. Revisado y firmado pasa a el Alcalde

para firma.

4. Firma ordenador de pago devuelve a tesorería.

5. Gira cheque con su respectivo

comprobante y pasa a la Gerencia Financiera para firma.

6. Firma cheque y pasa a tesorería.

.



2008NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

102



ÁREA TESORERÍA – RELACIÓN PAGO DE CONTRATISTAS POR

ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

7. El Tesorero firma cheque.

8. Identificado el beneficiario solicita documentos con visto bueno de Recursos Humanos para entrega de cheque.

9. Hace firmar del contratista comprobante de egreso con orden de pago.

10. Archiva comrpobante de egreso. .



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

103



ÁREA TESORERÍA – PAGO RETENCIONES

1. Se procesa en el sistema la relación de retenciones realizadas por contabilidad en el mes anterior y pasa a la Gerencia Financiera .

2. Verifica información junto con tesorería de la relación con los de egreso.

3. Verificada la información se elabora la liquidación de la declaración. Se firma por tesorero y Revisor Fiscal.

4. Se elaboran los cheques con

los comprobantes de egreso respectivos, según cuenta bancaria con la cual se hubiera retenido.

5. Presenta declaración en

banco dentro de la fecha establecida para tal fin por la DIAN.

6. Recibida declaración, se archiva copia con recibo de comprobante de

pago.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

104



ÁREA TESORERÍA – INSCRIPCIÓN A INDUSTRIA Y COMERCIO

1. El usuario solicita en la Gerencia Financiera formulario de inscripcion de establecimiento comercia y/o industrial.

2. El usuario realiza solicitud de certificado de uso de suelo viable por parte de la Gerencia de Planeacion e Infraestructura.

3. Se realiza la cancelacion de los derechos de inscripcion en los respectivos bancos autorizados en el municipio, se diligencian los documentos requeridos y se radican en la Gerencia Financiera.

4. Se ingresa al sistema los datos del formulario y se realiza asiganaion de código.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

105



ÁREA TESORERÍA – RECAUDO INDUSTRIA Y COMERCIO

1. Se realiza la cancelacion del formulario de industria y comercio en los respectivos bancos autorizados en el municipio.

2. El usuario solicita en la Gerencia fianciera el formularo para su liquidacion.

3. El usuario liquida el formulario teniendo en cuenta las instrucciones dadas para tal fin.

4. Se realiza la cancelacion según liquidacion realizada en los respectivos bancos autorizados en el municipio.

5. La gerencia financiera ingresa al sistema los datos del formulario y lo sella.

6. Se archiva el formulario junto con la consignacion.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

106



ÁREA TESORERÍA – LIQUIDACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL

1. Se realiza pago del trámite en cualquiera de las entidades bancarias autorizadas en el Municipio.

2. Radica en la Gerencia Financiera con los documentos solicitados.

3. El técnico administrativo ingresa al sistema los datos necesarios para generar el Paz y Slavo.

4. El Gerente fianciero firma el Paz y Salvo.

5. Se entrega en la Gerencia Financiera el origina al usuario y la copia se archiva.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

107



ÁREA TESORERÍA – CERTIFICACIÓN DE PAZ Y SALVO DE IMPUESTO

PREDIAL

1. El usuario solicita en la Gerencia Financiera la liquidación del impuesto predial con el recibo anterior, cédula catastral o cédula de ciudadanía.

2. Realiza la cancelacion del impuesto en los banco autorizados, dentro de las fechas establecidas.

3. El banco sella el recibido y entrega

al contribuyente una de las copias. Las otras copias las archiva para control y para enviarla a la alcaldia.

4. El banco remite a la Gerencia Financiera los desprendibles de pago recibidos.

5. El funcionario encargado del impuesto predial organiza los desprendibles de pago por fecha y los ingresa al sistema.

6. El sistema automatica descarga

Los pagos de cada usuario.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

108

14. METODOLOGÍA PARA LA IMPLENTACIÓN DE LOS MANUALES DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Luego de la conformación del Manual de procesos y procedimientos, el

responsable de la implementación y el Gerente Financiero realizaron unas

reuniones con el personal que participa en cada procedimiento donde se

dieron las aclaraciones para cada una de las actividades establecidas.

Los funcionarios que participaron en cada procedimiento ejecutaron las

actividades a seguir para cada uno de estos, cumpliendo las normas

establecidas.

Se realizó entrega a cada uno de los funcionarios del área copia de los

procedimientos de los cuales ellos participan, con el fin de que se apropien e

implementen de manera inmediata, después de la fecha de su aprobación, la

cual se realizara mediante resolución.

109

15. LOGROS ALCANZADOS

Gracias al trabajo realizado durante el desarrollo de mi práctica administrativa,

obtuve significativos y valiosos beneficios, los cuales enuncio a continuación:

Crear valor agregado para la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal

de Cajicá, gracias a la elaboración e implementación del Manual de

Procesos y Procedimientos de dicha Gerencia.

Ampliar los conocimientos y experiencia correspondientes a la elaboración e

implementación de Manuales de Procesos y Procedimientos.

Conocer, ampliar y manejar términos empleados en la auditoría y control

interno.

Ampliar la capacidad de interpretación y conceptualización para poder

realizar reflexiones teóricas y metodológicas.

Adquirir una actitud crítica frente a la problemática planteada y proponer

mecanismos de solución.

Fomentar mi capacidad de liderazgo, organización y disciplina.

Interactuar con profesionales con mayor experiencia y así adquirir nuevos

conocimientos. De igual forma, transmitir a otros mis conocimientos

adquiridos en la academia.

110

16. DIFICULTADES OBSERVADAS

Durante la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos, de la

Gerencia Financiera, se presentaron algunas situaciones que dificultaron el

avance eficiente de la práctica administrativa, dichas situaciones fueron las

siguientes:

El personal carece de una cultura respecto a la implantación de los

manuales y el sistema de control interno, lo que se tradujo en poca

dedicación y colaboración en el suministro de la información necesaria,

retrasando la centralización de los datos.

Debido a la falta de definición específica sobre las tareas y actividades a

desarrollar, al igual que, la carencia de responsabilidades adquiridas de

acuerdo al área y cargo, se presentó una concentración de funciones, que

dificultó la unificación entre cargos para establecer o adquirir dichas

responsabilidades.

Falta de tiempo y dedicación por parte de los empleados para el

diligenciamiento del formatos establecidos.

Poca credibilidad sobre el funcionamiento e implementación de los

Manuales de Procesos y Procedimientos.

111

17. REFLEXION TEORICO-DISCIPLINAR

Actualmente cada vez es mayor la exigencia de profesionales de la

Administración Pública, en la entidades territoriales y nacionales; actualmente

las organizaciones no buscan funcionarios que se limiten a la teneduría de

libros, necesitan profesionales capaces de responder a las situaciones

cotidianas a las que se ven enfrentadas las entidades, cambios en el mercado,

nuevos competidores, nuevos impuestos, cambios en las necesidades de los

usuarios, cambios tecnológicos, etc.

Es por esto necesario que el Administrador Público posea conocimientos en

diversas áreas, como la contable, Auditoría, Economía, presupuesto, Sistemas

de información, Derecho, Finanzas, control interno, control de la gestión entre

otras. De esta manera debe ser una persona con gran capacidad de análisis,

abierta al cambio, y que se actualice permanentemente.

Observando la situación actual nos damos cuenta que el conocimiento

adquirido en la Universidad es tan sólo el comienzo de nuestra etapa

académica, como estudiantes tenemos la idea de que el fin último del estudio

es conseguir el título y comenzar a ganar dinero; pero que lejos estamos de la

realidad, el fin del estudio es aprender y a través de nuestra profesión servir a

los demás, realizar una labor en pro de los demás y ayudar al desarrollo de

nuestro país. Y la mejor forma de hacerlo es desde nuestro propio puesto de

trabajo, actuando con responsabilidad y honestidad, sin olvidarnos de la ética

112

que debe tener el Administrador Público y que le otorga la confianza para ser

un excelente trabajador al servicio del Estado.

El desarrollo de la práctica Administrativa como Opción de Grado es una gran

alternativa para aproximarse a la realidad laboral, ya que estos programas

incentivan al estudiante a adquirir responsabilidad a nivel personal y le da un

sentido de pertenencia con la Escuela Superior de Administración Pública al

procurar mantener su buen nombre a través de las labores realizadas

Los conocimientos adquiridos en nuestra institución son suficientes para

desarrollar una Práctica Administrativa de manera adecuada, fundamentos

administrativos, contables, de Auditoria y especialmente de Control Interno y

Gestión, fueron básicos para enfrentar éste reto académico-profesional.

Por todo lo anterior es conveniente que la Escuela Superior de Administración

Pública “ESAP” mantenga vigente la Opción de Grado “Práctica

Administrativa”, ya que esta proporciona al estudiante herramientas prácticas

para el buen ejercicio profesional de la Administración Pública en un futuro,

bien sea, de forma independiente o al interior de cualquier entidad..

113

18. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

• Los manuales de procesos y procedimientos son una herramienta de

vital importancia para el desarrollo de los objetivos de cualquier entidad,

ya que establecen directrices y determinan la manera de llevar a cabo

las actividades que desarrollan todos los funcionarios integrantes de

una entidad.

• La ausencia de procedimientos documentados y actualizados es un

gran problema para las entidades, pues al no existir memoria

institucional, se concentra en cabeza de individuos aislados y se abre la

posibilidad de que el desarrollo de los procesos sea susceptible de

diversas interpretaciones, además no se puede realizar un control del

desempeño de las actividades, pues estas no se encuentran

establecidas en ningún documento.

• Otro factor determinante de la necesidad de unos procedimientos

actualizados, es la importancia de tener claro como es desarrollado cada

proceso de la entidad, para el caso en que un funcionario necesite ser

reemplazado por otro, el funcionario entrante puede saber y conocer

exactamente las actividades que debe desarrollar y cómo debe

realizarlas.

• El modelo propuesto y aplicado en la Práctica administrativa, es una

buena herramienta para la realización de los manuales de

procedimientos y funciones, direccionando las entidades al

mejoramiento de su gestión.

114

• La elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos me permitió

aplicar los conocimientos adquiridos en la carrera ya que encierra en

conjunto, todos los elementos que cualquier entidad necesita para su

correcta organización y control, en todas las áreas que la conforman.

• La elaboración del manual permite recopilar de manera detallada y

organizativa las directrices que se deben seguir en el desarrollo de las

actividades y en la adquisición de responsabilidades, de esta manera,

poder alcanzar las metas propuestas para la entidad.

• Este trabajo permitió elaborar un modelo para la realización de

Manuales de Procesos y Procedimientos, el cual podrá ser

implementado en cualquier área de la entidad.

• La estructura orgánica de la entidad presenta una dificultad en la

organización y representación de sus unidades administrativas, ya que

presenta la oficina de control interno como unidad administrativa,

debiendo ser catalogada esta en el nivel asesor y representada como

unidad administrativa especial.

• Los manuales de Proceso y Procedimientos proporcionan a los

empleados una fuente de consulta de las actividades inherentes a sus

cargos, brindando una excelente guía sobre los métodos y actividades

presentadas en la consecución del objeto social de la compañía.

• Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento

fundamental para la reducción de tiempos improductivos, lo que trae

como mayores beneficios, puesto que, se ve incrementada la

115

productividad de cada funcionario y como consecuencia de esto la de la

entidad.

• El papel que cumplen los manuales de Procesos y Procedimientos es el

de formalizar y adecuar la estructura organizacional de la entidad,

siendo una herramienta para tener una visión global de la entidad.

• El trabajo realizado en la Práctica Administrativa brindó un gran aporte a

mi vida profesional, pues permitió vincular los conocimientos adquiridos

en la escuela con el desarrollo de un proyecto que se realizó en un

ambiente totalmente laboral, lo que de hecho significa adquirir una

experiencia que sin duda representa un punto a mi favor para

desenvolverme en la vida profesional.

• El hecho de elaborar los manuales de Procesos y Procedimientos de la

Gerencia Financiera, me permitió conocer todas las actividades que se

adelantan en esta Gerencia, lo cual facilita mi desempeño laboral ya

que hago parte de dicha Gerencia.

• El establecimiento de la Práctica Administrativa como Opción de Grado

en la Facultad de Ciencias Políticas y Administrativas proporciona una

herramienta muy útil para los estudiantes que optamos por ésta,

teniendo en cuenta que, nos presenta un acercamiento a la realidad, nos

permite pasar de un área teórica a un área práctica; abriéndonos

muchas puertas en el campo laboral.

Se recomienda que el Control Interno y los mecanismos para

implementarlo sean una parte prioritaria para que se eviten errores,

fraudes, confusiones y demoras en las actividades realizadas y en

general en la eficiencia y eficacia de la entidad.

116

Se debe crear una cultura de control y capacitar e inducir al personal

para que eso se lleve a cabo, así se optimizarían las labores y se

incurriría en menos costos.

Se debe aplicar, mejorar y actualizar el Manual, y establecer fechas

periódicas para la evaluación del proceso que se ha venido realizando, y

así hacer eficiente y eficaz cada una de las actividades, procedimientos

y de esta manera poder establecer que puntos de control se deben

fortalecer.

117

BIBLIOGRAFIA

LINARES VELEZ, Guillermo. Como Hacer Procedimientos

Editorial Filigrana EU

Bogotá D.C. 2002

BELTRAN PARDO, Luis Carlos. Instructivo para la Elaboración de los

Manuales de Procedimientos y Funciones.

Universidad Nacional de Colombia

Bogotá D.C.

Departamento Administrativo de la Función Pública.

Guía Para la Elaboración de Manuales de Procedimientos

Bogotá D.C. Agosto de 2001

Asociación Colombiana de Administradores Públicos – ACAP

Guía Para la Elaboración del Manual Específico de Funciones y

Requisitos

Bogotá D.C. Junio de 2000

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

(COSO). Traducing Samuel Alberto Mantilla Blanco

Bogotá D.C. Tercera Edición.1999.

BLANCO LUNA, Yanel. El Proceso de la Revisoría fiscal Como Auditoria

Integral.

Bogotá D.C.1999.

• Ley 87 de 1993, Art. 1°. Diario Oficial 29 de Noviembre de 1993.

• Norma NTCGP 1000:2004

118

ANEXOS

119

FIGURA No. 1

Formulario de Descripción de actividades

FORMULARIO DE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA FECHA__________________________________

AREA____________________________

DEPARTAMENTO__________________________

CARGO _________________________

No.

ACTIVIDAD

QUE PROCESOS Y/O INFORMACION REQUIERE PARA PARA INCIAR ESTA

ACTIVIDAD

QUE RECURSOS NECESITA PARA

REALIZAR LA ACTIVIDAD?

QUE SE OPTIENE AL REALIZAR

ESTA ACTIVIDAD

FIRMA DEL FUNCIONARIO________________________________________________

120

FIGURA 2

CAJICA, OCTUBRE 26 DE 2008

MEMORANDO No. 001

DE: LUIS HERNAN VARGAS FORERO GERENTE FINANCIERO PARA: FUNCIONARIOS GERENCIA FINANCIERO OBJETO: INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Con el fin de identificar con mayor claridad cuales son los procedimientos de la Gerencia Financiera, y poder definir las prioridades para el levantamiento y diagramación de dichos procedimientos, se han diseñado los formularios de descripción de actividades, los cuales deben ser diligenciados por cada uno de los funcionarios de la gerencia, con el fin de identificar el nombre de cada procedimiento y asi elaborar la lista de todos los tramites actualmente en uso del departamento. Los funcionarios deben ser diligenciados según las instrucciones y remitirse en el t{termino de cinco (5) días, hábiles a partir de la fecha de recibido de la presenta comunicación. Agradezco a todos los funcionarios su habitual colaboración para la realización de este inventario de procedimientos. Atentamente, LUIS HERNAN VARGAS FORERO GERENTE FINANCIERO

PROYECTO: RICARDO SANCHEZ

121

FIGURA No. 3

INVENTARIO DE PROCESOS

ALCALDIA MUNICIPAL

FECHA: octubre 26 de 2008 AREA: Contabilidad

No. NOMBRE DEL PROCEDIMIETO RESPONSABLE 1 Realizar conciliaciones bancarias Profesional universitario 2 Contabilizar translados bancarios Profesional universitario 3 4 5

|| |

122

FIGURA No. 4

CAJICA, NOVIEMBRE 10 DE 2008

ACTA No. 001

APROBACION DEL INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS 1- Se reviso el primer borrador del inventario de procedimientos arrojados por el formulario de descripción de actividades, con el jefe responsable del área, a grapándose la información resultante del analisi efectuado para la conformación de procedimientos definitivos, excluyendo de la lista aquellos que hacen parte o se inician en otras áreas. 2- Se aprobó que la lista definitiva de procedimientos puede tener variación en la etapa del levantamiento y diagramación actual de la información. 3- Se aprobó la lista de ___________ procedimientos, los cuales se describen en el inventario. Atentamente, LUIS HERNAN VARGAS FORERO GERENTE FINANCIERO

PROYECTO: RICARDO SANCHEZ

123

FIGURA No. 5

SIMBOLO

NOMBRE DESCRIPCION

PRINCIPIO O FIN

Indica la iniciación o terminación del procedimiento.

OPERACION

Describe en forma literal la actividad o tarea a ejecutar.

DECISION

Indica una acción dentro del flujo con posibles caminos alternativos.

DOCUMENTO

Representa cualquier tipo de documento impreso usado, el nombre del documento debe aparecer en el símbolo. El documento solo se indica cuando aparece por primera vez en el procedimiento.

ARCHIVO

Se utiliza cuando existe una condición de almacenamiento controlado. Igualmente cuando se deben archivar los documentos.

COMUNICACIÓN

VERBAL

Indica que existe comunicación hablada.

FLUJO

Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos. Define de esta manera la secuencia del proceso.

CONECTOR DE ACTIVIDADES

Representa una conexión o enlace de un paso del procedimiento con otro dentro de la misma página. El símbolo lleva inserto un número.

CONECTOR DE

PAGINA

Representa una conexión o enlace en un paso al final de la página con otro paso en el inicio de la página siguiente, donde continua el diagrama de flujo. El símbolo lleva inserta una letra mayúscula.

CINTA

MAGNETICA

Utilizado cuando se genera un documento en disco blando (diskette).

REMISION

Lleva el código del procedimiento a seguir.

TIRA DE

SUMADORA

Información que genera una sumadora como parte de un proceso.

124

FIGURA No. 6

EJEMPLO EMCABEZADO DE PAGINA

MANUAL DE PROCESOS Y POCEDIMIENOS


AREA TESORERIA – PAGO RETENCIONES

PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

125

FIGURA No. 7

EJEMPLO DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS Y POCEDIMIENOS


AREA TESORERIA – COMPROBANTES DE INGRESOS

1. Se realiza el comprobante verificando la consignación o nota crédito hecho por el contribuyente o expedido por el respectivo banco.

2. Archiva copia del comprobante de ingreso y consignación.

3. Entrega al usuario original y copia.

4. Usuario lleva original a dependencia respectiva para su tramite.



2008 NOVIEMBRE 4 DE

2008




FORRERO

CARGO TECNICO


IMPUESTOS GERENTE

FINANCIERO

126

CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS

127

CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL DE

CAJICA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TESORERIA

PROCEDIMIENTOS PROCESOS GLOBAL DE TESORERIA

CODIGO

VERSION

1

Atender la percepción de ingresos por diferentes conceptos: Transferencias, Recursos de capital provenientes del Sistema Financiero y de los usuarios de la Alcaldia, en general, al igual que dar oportuno cumplimiento a los pagos de las cuentas y sus correspondientes registros.

GERENCIA FINANCIER

A

Código 367 Grado 05 Recibo de ingreso

2 Llevar el boletín diario de tesorería con el fin de actualizar sus saldos diariamente.

GERENCIA FINANCIER

A Código 367 Grado 05

Impresión Boletín Diario

3 Atender oportunamente el pago de nominas de personal de planta y relación de contratistas.

GERENCIA FINANCIER


Disponibilidad y Registro

4 Cumplir con los descuentos de Retención en la fuente, Retención de ICA y su giro a favor de la DIAN y Municipio respectivmamente.

GERENCIA FINANCIER


Orden de Pago y Egreso

128

5 Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas abiertas por la Alcaldia en las diferentes entidades financieras.

GERENCIA FINANCIER

A

Código 219 Grado 05


Codigo 219 Grado 03

Impresión Conciliaciones, soportes

6 Al finalizar la vigencia fiscal clasificar las cuentas que quedaron pendientes de pago sacando la relación de cuentas por pagar.

GERENCIA FINANCIER

A


Documentos Interno

7

Rendir mensualmente las informaciones requeridas por el Departamento Nacional de Planeación y Contraloría . Relación de promedios y saldos en cuentas con recursos de la Nación y recursos Administrativos con destino a la contraloria, conciliaciones bancarias, informes de las cuentas corrientes y de ahorros de la Declaraciones mensuales de retención en la Fuente e impuesto de Timbre a la DIAN.

GERENCIA FINANCIER

A


Código 219 Grado 3

Documentos soportes de envíos

8

Archivo de informes presentados

GERENCIA FINANCIER

A


Código 219 Grado 3

9 Aclara inconsistencias con tesorería, si las hay, digita las correcciones si el error es contable.

GERENCIA FINANCIER

A


Comprobantes de contabilidad

10 Autoriza el cierre contable de prueba.

GERENCIA FINANCIER

A


11 Imprime los auxiliares, después del cierre de Tesorería, concilia registros contables vs. Registros de Tesorería.

GERENCIA FINANCIER

A


Auxiliares

129

12 Digita comprobantes de ajuste en el sistema, si el error es contable.

GERENCIA FINANCIER

A


13 Realiza el cierre contable definitivo,

GERENCIA FINANCIER

A


14 Archiva documentos en carpetas en orden cronológico.

GERENCIA FINANCIER

A


Auxiliares impresos

15 Efectúa seguimiento en los meses subsiguientes.

GERENCIA FINANCIER

A


130


CAJICA


PROCEDIMIENTOS INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO

CODIGO VERSION

1

El banco comunica la consignación o la nota debito y/o crédito a tesorería de lapara elaborar el comprobante de ingreso y/o egreso respectivamente.

GERENCIA FINANCIERA Código 219

Grado 05 y 03

Extracto bancario

2

Registra contablemente las notas debito y/o crédito abonadas o cargadas a la cuenta corriente de la Alcaldia, asi su concepto o valor sean incorrectos, en este caso se hace seguimiento a la solicitud de corrección al banco.

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 05 y 03

3 Original y copia del comprobante con el extracto y la nota debito y/o crédito se archiva comprobante.

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 05 y 03

Comprobante de nota bancaria

131


CAJICA


PROCEDIMIENTOS COMPROBANTES DE INGRESOS

CODIGO VERSION

1 El usuario trae la consignacion sellada por el Banco, con el valor que pago para el respetivo tramite

GERENCIA FINANCIERA Codigo 367 Grado 05

Consignación Banco

2 El funcionario de la ventanilla contabiliza dependiendo el pago en las cuentas correspondientes para contabilidad y presupuesto


3

El funcionario se queda con el original de la consignacion e imprime dos recibos de ingreso uno para que la persona que realiza la consignacion continue con su tramite en las otras dependencias y otro para el archivo de la alcaldia

GERENCIA FINANCIERA Codigo 367 Grado 05 Recibo de Ingreso

4 Al finalizar el dia o amas tardar el dia siguiente, se hace revision para luego archivar


132


CAJICA


PROCEDIMIENTOS GIROS

CODIGO

VERSION

1 Hace llegar ordenes de pago junto con sus soportes a tesorería.

GERENCIA FINANCIERA

Codigo 367 Grado 04 Comprobante de Pago

2 Recibe ordenes de pago, firma el control de entrega.

GERENCIA FINANCIERA

Codigo 219 Grado 03

3

Revisa las ordenes de pago, en lo relacionado a la legalización de los soportes, la existencia de todos los requisitos y la exactitud de la liquidación.

GERENCIA FINANCIERA

Codigo 219 Grado 03

4 Decide sobre banco a girar con base en información de saldos bancarios y los registros presupuestales.

GERENCIA FINANCIERA Codigo 219

Grado 03

Comprobante de Egreso

5 Establece número de comprobantes consecutivo, anexa cheque para respectivo giro .


Grado 03

133


CAJICA


PROCEDIMIENTOS BOLETIN DIARIO DE TESORERIA

CODIGO

VERSION

1 Procesa en el sistema el boletín de tesorería en original y copia.

GERENCIA FINANCIERA

Código 367 grado 05

2 Anexa soportes archivados en tesorería y pasa a revisión .

GERENCIA FINANCIERA


3 Revisa y se devuelve a la persona dueña del `proceso

GERENCIA FINANCIERA


6 Archivo documentos.

GERENCIA FINANCIERA


134


CAJICA


PROCEDIMIENTOS PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA

CODIGO

VERSION

1 Hace novedades de empleados de planta y con base en ellos elabora la nomina


Grado 05 Soportes de liquidación de nomina

2 Se hace llegar para dar disponibilidad y registro presupuestal

GERENCIA FINANCIERA


Se expide la disponibilida y el registro

3 Se hace la interface de Nomina a contabilidad y se hace revision de esta

GERENCIA FINANCIERA Código 367 219

Grado 04 05 Comprobante de interface

4 Elabora comprobante de egreso, lo anexa ala nomina y envía al Gerente Financiero

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado03 Comprobante de Egreso

5 El Gerente hace la transferencia virtual

GERENCIA FINANCIERA

Codigo 039 grado 01

6 Se revisa que se halla cargado a la cuenta de cada empleado se archiva comprobantes de egreso

GERENCIA FINANCIERA

Codigo 039 grado 01

Codigo 219 Grado03 Comprobante de egreso

135


CAJICA


PROCEDIMIENTOS RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE

PRESTACION DE SERVICIOS

CODIGO

VERSION

1 Se reciben las carpetas para el pago de C.P.S. en la Alcaldia


Grado 04

2 Elabora orden de pago para cada contratista, con visto bueno de contador, pasa a tesoreria , para su pago

GERENCIA FINANCIERA


Orden de Pago

3

Tesoreria Elabora El comprobante de egreso y cheque o se hace transferencia virtual afectando los recursos correspondientes para cada pago y girando del banco respectivo, lo envia al Gerente Financiero y la Alcaldesa para la firma

GERENCIA FINANCIERA


4 Firma el Gerente Financiero y el ordenador del gasto y devuelven a tesoreria

GERENCIA FINANCIERA


5 Tesoreria Entrega los cheques a los contratistas haciendoles firman los respectivos comrpobantes de pago.


Grado 03

6 Archiva comrpobante de egreso.

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 03 Comprobante de Egreso

136


CAJICA


PROCEDIMIENTOS PAGO RETENCIONES

CODIGO VERSION

1 Se procesa en el sistema la relación de retenciones realizadas por contabilidad en el mes anterior


Grado 05

2 Verifica información En el sistema

GERENCIA FINANCIERA


3 Verificada la información se elabora la liquidación de la declaración en la pagina de la DIAN


Grado 05

4 El contador la comunica al al Gerente Financiero para la Firma Virtual

GERENCIA FINANCIERA



5 Se imprimen los respectivos formularios de retencion y se pasa a tesoreia para su pago

GERENCIA FINANCIERA


Formularios de Retención

6 Se hace el comprobantre de egreso y se gira el valor de la retencion

GERENCIA FINANCIERA


7 Se archivan los respectivos egresos con sus soportes

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 03 Comprobante de Egreso

137


CAJICA


PROCEDIMIENTOS INSCRIPCION A INDUSTRIA Y COMERCIO

CODIGO VERSION

1 El usuario solicita en la Gerencia Financiera formulario de inscripcion de establecimiento comercia y/o industrial.


grado 05 Formulario de inscripción

2 El usuario realiza solicitud de certificado de uso de suelo viable por parte de la Gerencia de Planeacion e Infraestructura.

GERENCIA FINANCIERA

3

Se realiza la cancelacion de los derechos de inscripcion en los respectivos bancos autorizados en el municipio, se diligencian los documentos requeridos y se radican en la Gerencia Financiera.

GERENCIA FINANCIERA

Recibo de ingreso, uso de suelo, cámara de comercio, bomberos, rut

4 Se ingresa al sistema los datos del formulario y se realiza asiganaion de código.

GERENCIA FINANCIERA

Código 367 grado 05 Formulario sellado por la tesorería

138


CAJICA


PROCEDIMIENTOS RECAUDO INDUSTRIA Y COMERCIO

CODIGO VERSION

1 Se realiza la cancelacion del formulario de industria y comercio en los respectivos bancos autorizados en el municipio.

GERENCIA FINANCIERA

consignación

2 El usuario solicita en la Gerencia fianciera el formularo para su liquidacion. (Formularin No.1)

GERENCIA FINANCIERA

formulario

3 El usuario liquida el formulario teniendo en cuenta las instrucciones dadas para tal fin.

GERENCIA FINANCIERA

4 Se realiza la cancelacion según liquidacion realizada en los respectivos bancos autorizados en el municipio.

GERENCIA FINANCIERA

5 La gerencia financiera ingresa al sistema los datos del formulario y lo sella.

GERENCIA FINANCIERA Código 367 grado 05

6 Se archiva el formulario junto con la consignacion.


Formulario y Declaración

139


CAJICA


PROCEDIMIENTOS CERTIFICACION DE PAZ Y SALVO DE IMPUESTO

PREDIAL

CODIGO

VERSION

1 Se realiza pago del tramite en cualquiera de las entidades bancarias autorizadas en el Municipio.

GERENCIA FINANCIERA Recibo de ingreso o

consignacion

2 Radica en la Gerencia Financiera con los documentos solicitados.


3 El técnico administrativo ingresa al sistema los datos necesarios para generar el Paz y Slavo.

GERENCIA FINANCIERA


4 El Gerente fianciero firma el Paz y Salvo.

GERENCIA FINANCIERA

5 Se entrega un original al usuario y la copia se archiva en la Gerencia Financiera

GERENCIA FINANCIERA Código 367 grado 05 Paz y salvo impreso

140


CAJICA


PROCEDIMIENTOS LIQUIDACION Y PAGO IMPUESTO PREDIAL

CODIGO VERSION

1

El usuario solicita en la Gerencia Financiera la liquidacion del impuesto predial con el recibo anterior, cédula catastral o cédula deciudadania.

GERENCIA FINANCIERA

Código 367 grado 05 Recibo de pago

2 Realiza la cancelacion del impuesto en los banco autorizados, dentro de las fechas establecidas.

GERENCIA FINANCIERA

3

El banco sella el recibido y entrega al contribuyente una de las copias. Las otras copias las archiva para control y para enviarla a la alcaldia.

GERENCIA FINANCIERA

4 El banco remite a la Gerencia Financiera los desprendibles de pago recibidos.

GERENCIA FINANCIERA

5 El funcionario encargado del impuesto predial organiza los desprendibles de pago por fecha y los ingresa al sistema.


grado 05 Desprendible del recibo de predial sellado por el banco

6 El sistema automatica descarga Los pagos de cada usuario.

GERENCIA FINANCIERA

141


CAJICA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE COTABILIDAD

PROCEDIMIENTOS CONCILIACIONES BANCARIAS

CODIGO

VERSION

1 Entidades financieras hacen llegar a la Gerencia Financiera los respectivos extractos de las cuentas.

GERENCIA FINANCIERA

Extractos bancarios impresos

2

De acuerdo con los extractos recibidos se elaboran las conciliaciones, haciendo un análisis comparativo de los extractos bancarios con los saldos y los registros hechos en el paquete contable.

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 05, 03 Código 367 Grado 04

3

Realiza cruces de saldos con las conciliaciones bancarias efectuadas y verifica diferencias e inconsistencias llevando una relación de ellas.

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 05, 03

4 Con relación de inconsistencias o diferencias se realizan los respectivos Ajustes contables.

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 05, 03

5

Archiva documentos en contabilidad.

GERENCIA FINANCIERA


Conciliación impresa

142


CAJICA


PROCEDIMIENTOS CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR

CODIGO VERSION

1 Clasifica las cuentas de bienes y/o servicios que se hayan recibido a satisfacción y de cuentas que recibieron anticipos a 31 de Diciembre de la Vigencia Fiscal.

GERENCIA FINANCIERA


Relación de Cuentas por pagar impresa

2

Continua con el proceso de trámite de cuentas en LA Gerencia haciendo una relación de todas las cuentas por pagar Y envía a la Alcaldesa Municipal para su aprobación.

GERENCIA FINANCIERA


3 Alcaldesa Municipal devuelve aprobado a la Gerencia

GERENCIA FINANCIERA

4 Se archivan los documentos soportes

GERENCIA FINANCIERA

Relación c x p firmada y aprobada

143


CAJICA


PROCEDIMIENTOS REVISION ESTADOS FIANCIEROS

CODIGO VERSION

1 Investiga y responde glosas a la Contraloría General de la República u otra Entidad que lo requiera, pasa a firma del Gerente Financiero.

GERENCIA FINANCIERA


2 Analiza cuentas del balance para depurar los terceros. Verifica que los terceros concuerden con el saldo en el balance general.

GERENCIA FINANCIERA


3

Imprime balance general consolidado y estado de pérdidas y ganancias hace la revisión correspondiente y sus respectivos ajustes

GERENCIA FINANCIERA


Balance impreso

4 Genera balance definitivo y estado de Pérdidas y ganancias para la firma del Gerente Financiero y Alcaldesa Municipal.

GERENCIA FINANCIERA


Impresión notas para archivo fisico

5 Elabora las notas a los Estados Financieros, con las explicaciones del comportamiento de las cuentas del balance, Ganancias y Perdidas

GERENCIA FINANCIERA


Impresión notas para archivo fisico

144

6 Entrega el balance consolidado al Gerente Financierol.

GERENCIA FINANCIERA


145


CAJICA


PROCEDIMIENTOS CAUSACION CUENTAS POR PAGAR

CODIGO VERSION

1 Jurídica Remite a contabilidad las carpetas con todos los documentos incluyendo la disponibilidad y registro para su causación

GERENCIA FINANCIERA

2 el Técnico Administrativo verifica en documentos: soportes, forma de pago, devuelve los que no estén correctos a jurídica para la corrección

GERENCIA FINANCIERA


3 Elabora orden de pago y efectúa liquidación de Retención en la Fuente, ICA e IVA, codifica afectando las cuentas correspondientes.


Grado 04

4 Imprime orden de pago para Visto bueno del Contador

GERENCIA FINANCIERA


Orden de pago

5 Contador revisa y coloca visto bueno y pasa a tesorería para su pago

GERENCIA FINANCIERA


146


CAJICA


PROCESO DE COTABILIDAD

PROCEDIMIENTOS ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS

FINANCIEROS

CODIGO

VERSION

1 Mensualmente se hace una ultima revisión para generar los estados financieros

GERENCIA FINANCIERA


2 Se hacen los ajustes a que haya lugar, se realiza interface de presupuesto a contabilidad para generar cuentas cero.

GERENCIA FINANCIERA


3 Se general el CHIP contable para su validación, para luego enviarlos a la Contaduría General.

GERENCIA FINANCIERA


4 Cuanto están validados se imprimen para la firma del Gerente Financiera y la Alcaldesa

GERENCIA FINANCIERA

Código 219 Grado 05 Impresión balance

general

5 Archiva original y copia de los Estados Financieros.

GERENCIA FINANCIERA


147


CAJICA


PROCEDIMIENTOS CERTIFICADO DE RETEIVA

CODIGO VERSION

1 La Gerencia Financiera recibe la solicitud del certificado de retención del interesado,

GERENCIA FINANCIERA


2 Basándose en auxiliares de soporte deretención elabora en el programa SYSMAN y pasa para la revisión y firma del Contador

GERENCIA FINANCIERA


3 El original se entrega al solicitante o se entrega vía fax según la solicitud, la copia se archiva en la carpeta de certificados.

GERENCIA FINANCIERA


Certificado de ingresos y retenciones

148


CAJICA


PROCESO DE PRESUPUESTO

PROCEDIMIENTOS EXPEDICION CERIFICADO DE DISPONIBILIDAD y REGISTRO

CODIGO

VERSION

1

El funcionario interesado hace llegar una solicitud de certificado de disponibilidad al área de presupuesto donde especifique el objeto valor y rubro

GERENCIA FINANCIERA


2

Afecta apropiación presupuestal con base en las solicitudes dependiendo para lo que es como órdenes de compra, contratos, licitaciones.

GERENCIA FINANCIERA


3

Después de verificar los saldos en el sistema Entrega a los funcionarios las solicitudes que le enviaron para registro o disponibilidad con su respectiva firma.

GERENCIA FINANCIERA


Impresión de documentos

4

Se entrega un original para el funcionario solicitante y la copia queda archivada en la Gerencia con las firmas del recibido a satisfacción

GERENCIA FINANCIERA


Archivo de documentos

5 Mensualmente se hace la depuración de saldos presupuestales

GERENCIA FINANCIERA


149

6

Después de la depuración, se envía al Gerente Financiero los saldos de la ejecución Activa y Pasiva, para la toma de decisiones

GERENCIA FINANCIERA


7

Bimensualmente esta información es enviada a los entes de control Contraloría , Planeación Nacional

GERENCIA FINANCIERA


8 Trimestralmente envía el FUT, a la contaduría General

GERENCIA FINANCIERA


Impresión informe enviado a entes de control

150


CAJICA


PROCESO DE PRESUPUESTO P

ROCEDIMIENTOS MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA

APROPIACION PRESUPUESTAL

CODIGO

VERSION

1

Según la solicitud de las gerencias cuando hay faltantes en un rubro presupuestal que son del mimso programa se puede hacer una modificacion a la desagregacion del presupuesto.

GERENCIA FINANCIERA

2 Se proyecta un Decreto de traslado entre rubros del mismo programa.


Grado 05

3

Cuando se requieren traslados de programas diferentes se deben presentar un proyecto de Acuerdo al concejo Municipal para su aprobación

GERENCIA FINANCIERA

4

Una Vez aprobado el acuerdo, pasa para sanción del ordenador del gasto y se procede a incorporarlo al Sistema


Grado 05 Impresión de los acuerdos

151


CAJICA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE PRESUPUESTO

PROCEDIMIENTOS ELABORACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Y

DISTRIBUCION DE LAS APROPIACIONES

CODIGO

VERSION

1

Proyectar el oficio solitando la informacion para consolidad el anteproyecto del presupuesto y remitir a la Alcaldesa con firma del Gerente Financiero

GERENCIA FINANCIERA


Oficio

2

La Gerencia Financiera recibe el documento con la firma del Ordenador del Gasto y consolida la informacion de acuerdo a los parametros señalados por la Ley y el Ordenador del Gasto


Grado 01

3

La Gerencia Financiera hace la proyección del presupuesto (gastos de personal, seguridad social, etc)


Grado 01 Imprime proyección del presupuesto

4

El Gerente Financiero firma y hace llegar con oficio remisoria a la Oficina del Ordenador para la firma


Grado 04

5 Después de las firmas, se presenta al concejo Municipal para su aprobación


Grado 01 Presupuesto impreso

6

Una vez aprobado por parte del Concejo, el Gerente Financiero proyecta acto administrativo de liquidación del presupuesto donde se distribuyen las apropiaciones, con numero de Resolución consecutivo dado por la Gerencia

GERENCIA FINANCIERA


152

Administrativa

7 Envía para la firma del Ordenador del Gasto GERENCIA

FINANCIERA Código 039 Grado 01 Acto Administrativo

8 Después de las firma se envía a la Gerencia Administrativa para su publicación


Grado 01 Acto Administrativo

9 LA Gerencia Financiera se Queda con copia de los actos administrativos


Grado 01 Impresión Acto Administrativo

“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos PDF/a6719 -...

Documents

Transcript of “ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos PDF/a6719 -...