ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS...referencia puede ser abierta por cualquier persona del Departamento...

PROCEDIMIENTO

Despacho de mercancía (Importaciones)

CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA

UIS-PR-OPA-01 13 marzo 2020 09 1 DE 19

1. PROPOSITO: Establecer los lineamientos a seguir para la realización del despacho de mercancía, desde la recolección de guías hasta la entrega de la mercancía, realizadas por Universal Internacional Services en el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México. 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con la importación de mercancía realizada por Universal Internacional Services en el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México. 3. LINEAMIENTOS: Asegurar que las actividades para realizar los despachos de importación se realicen en tiempo y forma, cumpliendo con el marco regulatorio vigente y asegurando el adecuado manejo de las mercancías. Consideraciones para el manejo de la mercancía.

a) Respetar y seguir las indicaciones de la mercancía del empaque. b) Evitar rodar o arrastrar los empaques que contienen la mercancía. c) Asegurar que el espacio designado para realizar el previo se encuentre libre de sustancias que puedan dañar la

mercancía. d) No entregar mercancía al encargado del almacén que no esté debidamente sellada con la cita rotulada de UIS. e) No usar herramientas que puedan dañar los empaques durante la manipulación de la mercancía. f) No tapar con la cinta rotulada de UIS la visibilidad de ninguna de las etiquetas que contenga el empaque. g) No escribir ni colocar ninguna leyenda directamente sobre los corrugados o el empaque de la mercancía. h) Los embarques de mercancías misceláneas, así como las refacciones y los productos que tienen nos. de parte, serie o

modelo se tienen que revisar al 100% en el previo. i) En los embarques de producto homogéneo se realiza un conteo externo de las cajas o corrugados que existen en cada

cama, así como de las camas que existen por tarima. Se realiza un muestreo selectivo de un envase primario del producto para poder determinar los datos de fabricante, lotes, país de origen y demás información que permita la correcta clasificación de las mercancías.

j) En el caso de que se detecten tarimas rotas o dañadas, solicitar al almacén la facturación de una nueva tarima y reemplazar la tarima dañada.

Excepciones a la realización del Previo No se realizará previo en los siguientes casos:

a) Cuando se trate de despachos realizados mediante un servicio extraordinario en horas no hábiles, ya sea en la noche o en fin de semana.

b) Cuando se trate de mercancía perecedera o sean por su naturaleza “sensibles”, como por ejemplo las “corneas para trasplante”.

c) Cuando se trate de mercancías de clientes que utilizan un esquema de empresa confiable denominado “Revisión en Origen”

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4. DESARROLLO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

RECOLECCIÓN DE GUÍAS

1 Recolector de Guías Solicita transferencias para pago de des consolidaciones y/o fletes a los Ejecutivos de Tráfico

2 Recolector de Guías

Realiza diariamente el recorrido en la aduana y verifica si hay guías aéreas consignadas al Agente Aduanal de UIS o al cliente; reporta las guías que encontró en los estrados que no tenía notificadas y solicita cartas poder al Ejecutivo y/o el Jefe de Tráfico para que le notifiquen al cliente.

3 Recolector de Guías

Realiza el pago de desconsolidaciones y/o fletes. Revalida las guías a nombre del Agente Aduanal que corresponda al cliente y entrega copia al Coordinador de Previos y/o Verificadores para realizar el previo.

4 Ejecutivo de Trafico

Abre referencia de guía para realizar el control de los despachos. El número de referencia esta integrado de la siguiente manera: I – 6 – 08 - 1111 A X YY ZZZZ

A = Indica si es Importación (I), Exportación (E) o Retorno (K) X = año actual YY = mes ZZZZ = numero consecutivo de la operación. *Nota: En ausencia del Recolector de Guías y a petición del Jefe de Trafico, la referencia puede ser abierta por cualquier persona del Departamento de Trafico.”

5 Ejecutivos de trafico

Elabora formato UIS-FO-AD-01 SOLICITUD DE para pago de fletes y desconsolidación, envía a Administración para que hagan la transferencia. Una vez que le confirman que se realizó la transferencia la envían vía correo electrónico ([email protected]) al módulo de la aduana y le notifican al Recolector vía mensaje o llamada telefónica.

REALIZACIÓN DE PREVIO

6 Coordinador de Previos

Recibe copia de las guías revalidadas las cuales asigna y distribuye con el personal a su cargo, revisa las prioridades de acuerdo a lo solicitado por parte del Jefe de Tráfico y/o Ejecutivos.

7 Verificador Va al almacén correspondiente y entrega una copia de la guía revalidada y copia de su gafete al encargado para que le entregue la mercancía para su revisión. Recibe la mercancía solicitada y antes de abrir el empaque, verifica que el número de

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guía coincida con la etiqueta de la carga en cuestión. Revisa que la guía aérea corresponda con la factura o lista de empaque.

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Verificador Realiza el previo de la mercancía de acuerdo a lo siguiente y tomando en cuenta lo descrito en los Lineamientos Consideraciones para el Manejo de la Mercancía.

a) Toma fotografías de la mercancía cuando se presente una avería, algún faltante, sobrante o se tenga duda de qué clase de mercancía se trata y aleatoriamente de las etiquetas y bultos amparados por la guía.

b) Revisa físicamente la mercancía contra los datos registrados en la factura y/o lista de empaque.

c) Revisa el estado de la mercancía y reporta cualquier anomalía. d) Identifica el número de serie, país de origen y las características que sean

necesarias de acuerdo al tipo de mercancía y a lo estipulado en la Ley Aduanera.

e) Revisa si las tarimas son de madera para verificar que cumplan con la Norma Oficial Mexicana correspondiente, y sí están rotas o dañadas, solicita al almacén la compra y cambio de dichas tarimas.

f) Indica en qué almacén se encuentra la carga. ¿Hay problemas con el desarrollo del previo? No: continúa con la siguiente actividad. Si: informa inmediatamente al Clasificador y/o Jefe de Trafico para recibir las instrucciones de acuerdo al tipo de falla encontrada.

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Verificador Termina el previo, sella las cajas y/o tarimas que fueron abiertas con la cinta rotulada de UIS, asegurándose de no tapar la visibilidad de ninguna de las etiquetas que contenga el empaque. Anota las observaciones del resultado del previo en el formato de Reporte de Previo UIS-FO-OPA-02. Envía el reporte al Ejecutivo, así como las fotografías relacionadas a dicho previo.

NOTIFICACIÓN DE EMBARQUES

10 Ejecutivo de Tráfico

Recibe las notificaciones de los clientes para inicio de trámite de liberación. Reporta las guías al Recolector para dar seguimiento y solicita carta poder en caso de requerirla.


Abre el expediente con una nueva referencia y revisa la documentación anexa.


Solicita información al cliente referente a su mercancía para determinar la fracción arancelaria, cartas o escritos que cumplan con las RRNA que requiere la fracción para su despacho. ¿Información suficiente para clasificar la mercancía?

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Si: Continúa con el siguiente paso. No: Solicita información adicional.

13 Ejecutivo de Tráfico Recibe el Reporte de Previo UIS-FO-OPA-02 y fotografías asociadas. Notifica al cliente el resultado del previo, reportando cualquier clase de incidencia como, por ejemplo: carga rota, averiada, faltantes, sobrantes, etc.


Entrega el expediente al Clasificador para la determinación de la fracción arancelaria, en caso de que no se cuente con ella. Si ya tiene las fracciones arancelarias, elabora el archivo de facturas (Layout), asigna número de referencia A.A. y pedimento, y entrega al Documentador el expediente para su captura. Para Captura de proformas de pedimento en la oficina en Nuevo Laredo envían la siguiente información por email: Carta de instrucciones/Archivo de facturas (Layout), documentos para el despacho.


En caso de subdivisiones llenará y entregará al Clasificador o Documentador el formato UIS-FO-OPA-10 Subdivisión para que el Documentador tenga conocimiento que se trata de un embarque que se va a subdividir y pueda glosarlo junto con dicho formato.

DETERMINACIÓN DE LA FRACCIÓN ARANCELARIA

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Clasificador

Coteja el resultado del previo con los Verificadores para aclaraciones, sobrantes cualquier duda que se tenga con la realización de este considerando lo siguiente:

a) descripción de mercancía b) conteo de piezas c) condiciones de la mercancía d) países de origen e) fotografías f) otros documentos relacionados con el despacho de la mercancía.

¿Hay dudas sobre la información de la mercancía? Si: Solicita la información requerida al Ejecutivo de Tráfico o, si se requiere, directamente al cliente para aclaraciones. No: Continúa con la siguiente actividad.

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Clasificador

En caso de que presente alguna anomalía (averías, sobrantes faltantes) en el previo debe de reportar de inmediato al Ejecutivo y/o Jefe de Tráfico para informarle al cliente de estas anomalías y esperar que el cliente gire instrucciones para continuar con el despacho.

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Clasificador Realiza la clasificación de la mercancía que no se tengan registradas en el sistema de acuerdo a lo que marca la TIGIE y determina las Regulaciones y Restricciones No Arancelarias. Esta información es entregada al Documentador y/o Ejecutivo de Tráfico para elaboración de proforma de pedimento y solicitar al cliente RRNA.

CAPTURA DEL PEDIMENTO

19 Documentador Captura la Pro Forma de Pedimento y genera los Comprobantes de Valor Electrónico

(COVE’s) en el sistema de captura de pedimentos.

20 Documentador

Entrega la Pro Forma de Pedimento y COVE’S al Clasificador y/o Glosador para glosa de estos. Para las proformas que requieran permisos o registros sanitarios, imprimir con número e-document asociado y base de datos correspondientes a los e-document generados.

21 Clasificador y/o Glosador

de pedimentos

Si la mercancía a despachar requiere de un permiso o registro sanitario, solicita al Ejecutivo de Tráfico le entregue llenado el formato UIS-FO-OPA-09 Check List de Cumplimiento de RRNA y realiza la revisión documental de dicho permiso o registro sanitario registrando en dicho formato el resultado de su revisión. En caso de que exista alguna discrepancia en el permiso o registro sanitario revisará con el Jefe de Trafico y/o Gerente de Operación Aérea si se puede realizar el despacho en dichas condiciones o, en su defecto, se le notificará al Cliente de que no es posible realizar el despacho con el permiso o registro sanitario enviado.

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Clasificador y/o Glosador de pedimentos

Revisa la Pro Forma de Pedimento, COVE’s, RRNA’s, la documentación anexa al pedimento, verifica que los e-document correspondientes a los números de registro sanitario están agregados en los pedimentos además de los impuestos a pagar antes de dar el visto bueno y se proceda con la validación y pago; si se requiere alguna carta o escrito para cumplir con las RRNA’s se le entrega al Ejecutivo de Tráfico para que lo solicite al cliente. ¿Hay errores en la pro forma? No: Firma la proforma y continúa con la actividad 24. Si: Indica las correcciones en la proforma de pedimento y entrega al Documentador para su corrección.

23 Documentador Recibe Pro Forma de Pedimento para realizar las correcciones correspondientes y la

devuelve la corregida al Clasificador y/o Glosador de pedimentos.

24 Clasificador y/o Glosador

de pedimentos ¿Se corrigieron los errores? No: Se regresa la pro forma al Documentador para su corrección.

PROCEDIMIENTO





Si: Firma la proforma de pedimento.

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Documentador Genera y revisa la digitalización de los documentos electrónicos (E-document) agregados al sistema, asegurándose de que sean correctos. NOTA: Todos aquellos pedimentos que cumplan con las siguientes características, serán enviados para una última revisión -antes de pagar el pedimento- al Gerente de Operación Aduanera. En estos casos, se deberá esperar autorización por parte del Gerente mencionado o, en su defecto, autorización por parte del Gerente de Operación Aérea o Jefe de Tráfico:

• Aquellos pedimentos cuyas contribuciones a pagar sean superiores a $170,000.00 pesos.

26 Documentador

Verifica como filtro final que los documentos electrónicos están cargados correctamente en el sistema antes de enviar a validar.

SOLICITUD DE ANTICIPO Y PAGO DE PEDIMENTO


Verifica si se trata de un cliente financiado. Si: Continúa con la siguiente actividad. No: Elabora Solicitud de Anticipo UIS-FO-OPA-03 y envía al cliente para que realice el o los depósitos correspondientes. Nota: A expresa solicitud del cliente se enviará únicamente Pro Forma de Pedimento para solicitar impuestos.

28 Documentador

Realiza validación de pedimento, COVE’s; Elabora la Solicitud de UIS-FO-AD-01 de fondos para pago de impuestos o gastos de operación y la envía a Contabilidad para la generación de órdenes de pago (Ver procedimiento de Tesorería UIS-PR-TS-01)

29 Ejecutivo de trafico

Si el flete es coordinado por Universal y, una vez que el pedimento se envía a validación y pago, solicita a Logística la unidad con 2 horas de anticipación mediante la Orden de embarque UIS-FO-CL-19. Cuando se trata de mercancía que se va reexpedir al interior del país por medio de un re-expedidor de carga, ejemplo: 3 Guerras, Mercurio, etc., solicita la cotización a Logística, previa al despacho, para autorización del cliente.

30 Documentador

Recibe confirmación de la orden de pago generada por Contabilidad, espera la trasferencia y archivo de pago de Tesorería y procede con el pago;

31 Documentador Entrega al Jefe de Tráfico, Coordinador de Despacho y/o Tramitador el pedimento

PROCEDIMIENTO





pagado para enviar a despacho.

DESPACHO DE MERCANCÍA

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Coordinador de Despacho y/o Tramitador

Recibe documentos y prepara pedimento para despacho de acuerdo a las prioridades asignadas por el Jefe de Tráfico. Saca copias y arma los juegos correspondientes.

a) Pedimento simplificado y desglosado con código de barras b) Documento de Operación para Despacho Aduanero (DODA) c) Original para la aduana (solo bajo el esquema de contingencia)

33 Coordinador de Despacho

y/o Tramitador Recibe a través de correo electrónico notificación de UIS-FO-CL-19 Orden de Embarque la cual contiene los datos de los pedimentos a modular, línea transportista y caja o placas asignadas por Logística para cargar la mercancía


y/o Tramitador Solicita transferencias del monto para pago de maniobras al Ejecutivo de Tráfico, en los casos que no se tiene crédito negociado con los almacenes.

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Ejecutivo de Tráfico Elabora UIS-FO-AD-01 Solicitud de para pago de maniobras, envía al área de Contabilidad para que hagan la transferencia. Una vez que confirma transferencia, se envía vía correo electrónico ([email protected]) al módulo de la aduana y le notifica a los tramitadores vía mensaje o llamada.

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Tramitador Ingresa a la Aduana y se dirige al almacén que corresponda, paga los gastos por concepto de maniobras, almacenaje y demás requisitos solicitados. Modulación en unidad: Una vez que facturan maniobras, ya con el DODA generado sale por la unidad e ingresan a la aduana dirigiéndose al Almacén correspondiente para solicitar la salida de la carga. Modulación a pie: Una vez que facturan maniobras, ya con el DODA generado solicitan al Almacen la salida de la carga. Nota: Para mercancía con un peso mayor a 50 kg se solicita unidad de trasporte, no puede ser liberada a pie. En caso de mercancías refrigeradas o peligrosas tienen que modularse en unidad de trasporte, independientemente del peso de las mismas.

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Tramitador Cuando el Almacén hace entrega de la carga verifica que la etiqueta de identificación de la mercancía corresponda con el número de guía Master, número de bultos, cajas o pallets contra pedimento y hoja de salida. ¿La mercancía se encuentra en buenas condiciones?

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Si: Continúa con la siguiente actividad. No: Informa al encargado del almacén para que emita el Reporte de Avería correspondiente al daño causado a la mercancía, así mismo notifica por llamada o mensaje al Jefe de Tráfico o Ejecutivo de Tráfico para recibir instrucciones, el Ejecutivo a su vez notifica al Cliente para tener documentado si asume el riesgo de daño en trayecto o se reprograma el despacho hasta que se haya acondicionado la mercancía.


y/o Tramitador

Antes de Modular ya que la mercancía este cargada verificará el DODA mediante la aplicación SAT móvil valida lo siguiente:

a) DODA “NO” modulado b) Placas correspondan al vehículo cargado c) El número de bultos y los pedimentos corresponde a la mercancía cargada d) Toma fotografías de la unidad cuando ya está cargada y las comparte con los

Ejecutivos Concluida la revisión se dirige al semáforo fiscal de la Aduana y actúa conforme al resultado:

a) Desaduanamiento libre (verde): Se dirige a la salida de la aduana. b) Reconocimiento (rojo): Se dirige al área de reconocimiento para su

revisión física. Pasa al punto 39


y/o Tramitador

Se dirige al área de verificación de reconocimiento hace una revisión previa para detectar cualquier anomalía posible y en su caso reportarla antes de que el Verificador aduanal lo llame. Una vez que el Verificador aduanal lo llama, procede a la revisión de la mercancía y los documentos.


y/o Tramitador

Recibe el dictamen del Verificador Aduanal. ¿Dictamen Favorable? Si: Se asegura que el Verificador Aduanal le entregue el DODA que indica que el trámite del Primer Reconocimiento ha sido concluido. No: Notifica vía radio al Jefe de Tráfico y/o Gerente de Operación. Pasa a la actividad siguiente.

41 Jefe de Tráfico Notifica al Gerente de Operación Aérea para evaluar en conjunto si el resultado del

dictamen es defendible.


y/o Tramitador Notifica de inmediato al Clasificador y/o Jefe de Tráfico para revisar las aclaraciones en el Reconocimiento que puedan necesitarse respecto a Fracciones arancelarias, Glosa,

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Incidencias, PAMA´s y Presentarse en caso que se Requiera. ¿Se levanta Acta de Incidencia? No: Pasa a la siguiente actividad. Si: Recibe DODA y da seguimiento a la recepción del Acta para iniciar los trámites correspondientes (Ver Procedimiento Control de Salidas No Conformes UIS-FO-CC-04)


y/o Tramitador Recibe el DODA y se dirige al módulo de salida donde presenta al operador para verificación y autorice salida si no detecta anomalías.


y/o Tramitador A su salida de la aduana entrega un juego del pedimento y la documentación anexa al al Transportista para entrega a los clientes que así lo requieren.

45 Coordinador de Despacho y/o Tramitador, Auxiliar

de operación

Una vez que finalizó el despacho, arma el expediente, digitaliza el pedimento y la documentación anexa y se sube al portal los documentos digitalizados.

46

Coordinador Post Despacho

Realiza comprobación y cierre de gastos de operación en el sistema. Da seguimiento a dudas y/o aclaraciones relacionadas a conceptos de gastos efectuados. Ver Procedimiento de Gastos de Operación UIS-PR-AD-01.

47 Coordinador Post

Despacho

Una vez verificados todos los documentos que integran el despacho, lo notifica a Facturación para elaborar la cuenta de gastos correspondiente y realiza comprobación de gastos de pedimento. Ver Procedimiento de Facturación UIS-PR-AD-03.

48

Ejecutivo de Tráfico Actualiza la Pizarra del Sistema de Tráfico AICM UIS-FO-OPA-04 conforme vayan concluyendo las etapas del despacho de la mercancía.

49

Gerente de Operación Aérea

Elabora Reporte Gerencial de Operaciones Aeropuerto UIS-FO-OPA-05 y lo envía de manera mensual al Representante de la Dirección y Coordinador de ISO para su difusión.

Fin del procedimiento.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO:

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6. REFERENCIAS:

Código Documento

ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad: Requisitos.

ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad- Fundamentos y Vocabulario (definiciones)

NMX-R-026-SCFI-2016 Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de Comprobación.

OEA Operado Económico Autorizado “Socio Comercial Certificado”

7. DEFINICIONES: ADUANAS: Son los lugares autorizados para la entrada o la salida del territorio nacional de mercancías y de los medios en que se transportan o conducen. COVE: Comprobante de Valor Electrónico. Despacho de mercancía: Es el conjunto de actos y formalidades relativos a la entrada de mercancías al territorio nacional y a su salida del mismo, que de acuerdo a los diferentes tráficos y regímenes aduaneros deben realizar en la aduana las autoridades aduaneras, los consignatarios, destinatarios, propietarios, poseedores o tenedores en las importaciones y los remitentes en las exportaciones, así como los Agentes o Apoderados Aduanales. Envase primario: es aquel recipiente que contiene directamente al producto para su distribución y venta (Caja, botella, bolsa, lata, etc.). E-document: Documento electrónico adjunto al pedimento de importación y exportación. Guía aérea: Es un documento expedido por una empresa de transporte aéreo, mediante el cual se ampara el servicio de transportación de una mercancía de un país a otro y/o dentro del territorio nacional. Pedimento aduanal: Este formato es un documento oficial predeterminado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público SHCP, por tal motivo no es codificado en el sistema. Previo: El previo consiste en la revisión física de las mercancías para allegarse de los elementos que las permitan identificar claramente para poder determinar: Números de serie, parte, marca, modelo. Datos de identificación individual. Características para su correcta clasificación y por ende determinar los impuestos a pagar y las Regulaciones o permisos que le aplican. Marcados de país de origen. Datos de los fabricantes. Cantidades (para determinar si las mercancías se encuentran completas y en buen estado) Pro forma del pedimento: Es la impresión en papel de un pedimento aduanal sin firma y sin validez. RRNA: Regulación o restricción no arancelaria (algún permiso o autorización emitido por alguna dependencia de Gobierno)

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TIGIE: Tarifa General de Impuestos de Importación y Exportación.

CONTROL DE CAMBIOS

No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO

09 11/03/2020 Se hace cambio del responsable en el punto 48 de Jefe de Tráfico por Gerente de Operación Airea y se modifica en envió del Reporte Gerencial de manera semanal por mensual.

08 27/02/2020 Se anexa inciso j) a Consideraciones para el manejo de la mercancía, del punto 4 se elimina el llenado de la Bitácora, se anexa a punto 8 inciso c), e); se agrega punto 15 y se recorre numeración, se complementa la nota del punto 37, se actualiza el nombre del responsable del punto 46 y 47.

07 07/10/2019 Se actualizan las actividades acordes a como se están llevando actualmente, así como los responsables los puntos 1,5,6,8, 30 al 45.

06 25/09/2018 Se actualiza y modifica la redacción del punto13,23, 28 y 44. Se eliminan el punto 42 porque ya no se realiza la actividad, se recorre la numeración.

05 04/07/2018 Se actualizan en el DESARROLLO las actividades y/o responsables de los puntos 4, 5, 10, 11, 18, 20, 24, 26, 28, y 29. Se eliminan los puntos 30, 45 y 47 porque ya no se realizan esas actividades, se recorre la numeración actualizándose también los puntos 30 y 31 antes 31 y 32 respectivamente.

04 23/04/2018 Cambio de nombre formato UIS-FO-OPA-03 a Solicitud de Anticipo.

03 05/09/2017 Se agrega en los puntos 35, 36, 37, 40 y 41 como responsable al Coordinador de despacho. Y se modifica la actividad del punto 35 para mencionar el recibo de Orden de Embarque como notificación para que se lleve a cabo la carga de mercancía con el transportista correspondiente.

02 19/07/2017 Se unifican las actividades del punto 6 y 7 ahora punto 7. Se agregan las actividades de los puntos 6,27 y 44 por lo que se recorre la numeración. Se modifican las actividades los puntos 3, 9, 13, 16, 17, 19, 23 al 25, 29 al 31, 35, 36, 39, 42, 46 y 49. Se modifican los responsables en los puntos 4,19, 20, 22, 31, 32, 39, 43, 45, 46, 47 eliminando algunos agregando otros. Se hace mención de formato Orden de embarque UIS-FO-CL-19. Se corrige al responsable de la actividad del punto 24 Decía: Clasificador lo correcto es: Glosador de Pedimentos. Adecuándolo a la actualidad

01 27/01/2017 Migración a ISO 9001:2015 y NMX-R-026-SCFI-2016.

00 01/04/2016 Publicación del Sistema de Gestión Integral

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